KNUT ett kommunalt nätverk för utveckling Konferens på Bommersvik 7-8 mars 2006

Transkript

1 KNUT ett kommunalt nätverk för utveckling Konferens på Närvarande: Stig Hanno Lena Rogeland Tora Bergman ordförande processcoach sekr PL Anki Lundh Södertälje LE Hans Carlsson Södertälje LE Catarina Helling Södertälje EK Johan Kvist Södertälje AG Nadja Bogestam Södertälje LE Olli Miekk-Oja Järfälla LE Gunilla Ljungström Järfälla PL Helena Dahlin Kassé Sundbyberg LE LE Kjell Sundin Sundbyberg LE Torvald Staf Solna LE Christin Lundh Solna Björn Löfholm Solna (8/3) PL Anne Gislason Upplands-Bro PL Anders Upperud Upplands-Bro PL Anne Gustafsson Nynäshamn PL Monica Kullman Nynäshamn LE Eva Karlsson Nynäshamn AG Siv Jatko Nynäshamn (7/3) Katarina Gursoy Länsstyrelsen Inledning 1.Stig Hanno hälsade alla välkomna. Arbetsprogrammet gicks igenom och godkändes. Alla presenterade sig med namn och kommun. 2. Tora redogjorde för de praktiska frågorna. 3. Stig repeterade kort projektets syfte, mål och målgrupp. Syfte Genom strukturerat samarbete ta tillvara kunskap från arbetsmetoder och processer som sannolikt kan medföra att fler personer med försörjningsstöd blir självförsörjande. Målsättningar (mål att uppnå) Parterna ska utforma en mall för beskrivning av framgångsrikt arbete/goda exempel som underlag för spridning och kompetensutveckling. 1

2 Deltagande parter ska få ökad kunskap om dokumenterat framgångsrika arbetsmetoder och processer. Måluppfyllelse ska mätas genom enkäter. Starta och genomföra ett samordnat projekt där inhämtade, dokumenterade lärdomar implementeras i deltagande parters verksamhet. Målgrupp Förtroendevalda Chefstjänstemän Socialsekreterare med ansvar för ekonomiskt bistånd och arbetsmarknad Ansvariga för; studie- och yrkesvägledning sfi kommunala vuxenutbildningar kommunens personalförsörjning på kort och lång sikt. 4. Lena Rogeland presenterade ledningsgruppens Operaprocess från den 13 januari För att lyckas med att implementera utvecklingsprojekt/resultat: vad ska vi tänka på, vad är viktigt, vad ska vi vara bra på? a b c d e f 1 2 Integrera projektet Synliggöra samband Personalen måste så långt som möjligt mellan det problem vara delaktiga i linjeorganisationen som organisationen XXXX från start önskar lösa och med realistisk projektets nytta budget (Alla ska känna (Bygg inte luftslott) nytta) XXX XXX Bygga in i rutiner/ strukturer det nya arbetssättet fatta beslut XX Tydlig metod + organisation X Väldefinierade mål och noggrann uppföljning underlättar implementering XX Uppföljning. Fakta. X Det måste finnas en förankring, en mottagande, tillåtande attityd genom hela linjen (chef, kollegor) Upparbeta det! XX Tid för tanke och att göra XX 3 4 Redovisning av samtal Lena redogjorde för de utmaningar som framkommit under samtalen med respektive kommun, samt förväntningar och farhågor, liksom vilka projekt kommunerna är delaktiga i eller har varit delaktiga i som har bäring på KNUT. Samt utvärderingar/utredningar och samverkansprojekt som kan vara av intresse för KNUT. (Se presentation) 2

3 Projektets organisation KNUT är organiserat i tre arbetsgrupper; ledningsgrupp, projektledargrupp och en analysgrupp. Dessa tre arbetsgrupper är inte tre fristående grupper utan ska samspela för att på bästa sätt uppnå projektets syfte. Problem tree Lena redogjorde för ett problemträds uppbyggnad och hur det sträcker sig. Problemformulering diskuterades och följande beslutades att utgå ifrån inom KNUT: Vi använder inte alltid de mest effektiva arbetsmetoderna och processerna Vi arbetade med att ta fram de orsaker till problemet som gruppen upplevde samt de negativa effekter dessa orsaker ger upphov till. Sedan prioriterades fokusområden för KNUT av kommunerna. 3

4 Rubrik Orsaker Effekter A Effektiva metoder? - Vi vet inte vilka metoder som är mest effektiva - Avsaknad av processanalys, dokumentation och uppföljning - Det saknas tankar > målsättning > budgetpost för analys/metodutveckling inom socialtjänsten - Brist på analys leder till: *fel insatser *slöseri med resurser *personligt lidande - Utan målsättning vet man inte vad man ska mäta, inga mått - Inget att jämföra med (över tid, med andra, eget arbete) - Onödigt arbete - Svårt att samarbeta om man ej har några metoder - Kan inte avgöra problemet eller matcha mot rätt åtgärd för personer.- - Får individen rätt hjälp när vi gör som alla andra? - Brist på tid för uppsamling av metoder och utvärderingar B Nedskärningar och omorganisation - Nedskärning och omorganisation gör att vi tappar fart - Omorganisation personalbyten - Personalnedskärningar kunskaps (erfarenhets) bortfall - Omorganisation kan medföra att en fungerande metod blir mindre funktionell - Rädslor att erkänna att en oliktänkande kan ha rätt även då det gäller prioriteringar C Målgruppsanalys? - Vad behöver gruppen? - Stora grupper står utanför den ordinarie arbetsmarknaden - komplexa problem Åtgärdsinriktade D Bristande kontinuitet mot omvärlden - Bristande kontinuitet i verksamheten pga. omvärlden - Sektorisering av välfärdssystemet - Otydlig politisk ledning AF, FK, SOC - AMV har tvingat fram ett kommunalt arbetsmarknadsarbete - Brist på ansvar Var hör personen hemma? Kommun får ta allt? - Man samarbetar inte kring metoden, stuprörstänkande/revir, både internt och externt. - Bristande kontinuitet, kommer ingen vart, rundgång - Statliga o kommunala system går i otakt, hitta rätt i välfärdens gränsdragning och problem, otydlighet, frustration -alltid nystart 4

5 E F G Kortsiktigt tänkande Otydligt ledarskap Tillåtande miljö? - Kortsiktigt tänkande - Socialtjänst isolerad o tärande - Saknas politisk vilja - Prioriteringsproblem (fokuserar på annat vi ska göra sen) - Kreativ miljö saknas Fungerande styrsystem finns ej? ostrukturerat - Brist på tillåtande miljö - Rädda att göra fel (ovilja till förändring rädsla hos oss själva) - Så här har vi alltid gjort - Finns inte tillräcklig kompetens hos de som ska tillämpa metoden H Resursbrist - Personal m.m. -Insatser för klienter (vi får de som hör hemma hos andra) - Hög arbetsbelastning/tidsbrist - Kortsiktigt ekonomiskt tänkande ger en stressad arbetssituation - Begränsningar av ekonomiska skäl - Besparing pågått under många år - Finns inte nog resurser - medel - Lyckade metoder/arbetssätt hinner inte etableras och implementeras - Kostsamt (man kan ej vara lyhörd) - Otrygga medarbetare - Ej genomarbetade förändringar, stagnation - Kortsiktigt tänkande ger felsatsade pengar - Felaktiga prioriteringar, ekonomin i fokus - Dåligt ledarskap: dålig struktur och inga visioner - Bristande ledarskap medför att det är svårt att gå från teori till praktik - Brist på ledarskap skapar oro -ingen enhetlighet, personal blir osäker på vad de kan göra - Otydligt ledarskap/vet ej vad som skall prioriteras - Osäkerhet hos utförare - Var och en gör på sitt sätt - Stel organisation inget nytänk - Om inte kompetens/vilja finns längst ut i organisationen kan inte metoden förverkligas - Individen får inte något nytt perspektiv/styrka för att närma sig sin egen försörjning, trögt i förändringsprocessen - Söker pengar när det tillfälligt finns, utan långsiktig planering, utan tanke!? - Är det resursbrist kan inte den bästa metoden användas (eventuellt) - Hinner inte med uh.samverkan utv. - Sämre bemötande och utredningar - Kunskapsläckage - Ohälsa och otillfredsställelse - För många ärenden per handläggare klienten får inte optimalt stöd - Näringsliv viktig utmaning I Kunskapsbrist eller brist på att utnyttja varandras kunskaper - Personerna/klienterna har så blandade problem - Kompetensutveckling besparing under många år - Fel hänvisningar, fel bedömningar, fel bemötande - Svårt att förstå problemet ger fel insatser - Bristande kunskap/kompetens medför att vi inte kan/vet hur vi skall använda de effektivaste arbetsmetoderna 5

6 Prioritering Kommunerna prioriterade att arbeta med punkterna A, C, H och I. Det är dessa KNUT ska fokusera på. Antaganden Gruppen tydliggjorde de antaganden som ligger till grund för att vi ska lyckas med KNUT s syfte och målsättningar. Ledningsgruppen kommer att se över dessa och ta ställning till vilka som är viktiga för projektet och om det är troligt att detta kommer att påverka projektets möjlighet till genomförande och måluppfyllelse. Aktiviteter kan behövas för att tillfredsställa dessa antaganden att det verkligen kommer att hända. Målgruppsanalyser Vi antar att vi kommer överens om målgrupp (definition) att det finns kunskap att hämta Dokumenterat effektiva metoder Vi antar att vi har gemensam människosyn/värderingar att alla kommer att lyckas ta fram sina kartläggningar att det finns mod hos soc.sekr. att ledningen går med på att prioritera olika grupper att vi har tid för reflektion att vi har en metod och former för att prioritera att vi får hjälp att prioritera av ledningen stå upp för och konkretisera att vi har en realistisk aktivitets- och tidsplan som är förankrad i kommunen att alla är viktiga att ta bort saker som inte fungerar att det finns en rätt insats till fss och kan mätas att personalen/projektledarna får den support och det stöd de behöver Resursbrist Vi antar att det finns medel för Resurs målen att det går att prioritera om att vi antar att vi kan genomföra detta inom bef. resurs att politiker stödjer detta att chefer/tjänstemän kommer att stötta med tid/pengar Kunskapsbrist Vi antar att vi kan hitta sanningen den rätta vägen att pengar/tid finns för att inhämta kunskapen att det finns inte bara en väg utan flera sätt att personalen är villig och positiv till att arbeta med detta 6

7 Målsättningar Utifrån negativa effekter av problemet och dess orsaker omformulerades prioriterade områden till önskvärda tillstånd (endast en grov omformulering). Ingen reflektion över formuleringar eller analys gjordes under konferensen. Analysgruppen får i uppdrag att formulera om dessa, ge förslag på definitioner av begrepp, och analysera samspel och kongruens inom och mellan effektmålen. Analysgruppen ger till LG den 6 april förslag på mål och indikatorer som leder fram till dessa effekter på kort och lång sikt och hur de kan följas upp ur ett lärandeperspektiv. Lena och eventuellt Stig deltar i analysgruppens arbete. VI ARBETAR MED DOKUMENTERAT EFFEKTIVA METODER Vi har mätbara mål i klientarbetet Vi gör analyser av våra metoder, ska leda till rätt insats, tillvaratagande av resurser och personlig tillfredsställelse (personal och klient) VI HAR ANALYSER AV MÅLGRUPPER Vi har en gemensam, adekvat målgruppsindelning (av långvarigt beroende av fss). Tid och problematik är definierad Vi vet vad individen behöver utifrån en strukturerad målgruppsanalys Vi kan jämföra olika metoder (över tid, med andra, eget arbete) Vi har tid för reflektion, analys och utvärderingar Vi har metoder som underlättar samarbete med andra VI HAR DE RESURSER VI BEHÖVER Vi söker utvecklingsmedel utifrån långsiktig planering Vi har resurser att göra bra utredningar Vi har resurser att använda de bästa metoderna Vi har resurser att utveckla samverkan med intressenter (internt/extern) VI TILLFÖR DE KUNSKAPER VI BEHÖVER Vi förstår målgruppens problematik Vi gör rätt bedömningar Vi ger rätt bemötande Vi ger rätt insatser Vi vet vilka de mest effektiva metoderna är och hur vi ska använda dem Vi har antal ärenden per handläggare som ger klienten optimalt stöd Vi har antal ärenden per handläggare som skapar hälsa och tillfredsställelse hos handläggare och klient 7

8 Roller och förväntningar Ledningsgruppens roll Stötta projektledarna Ansvar kontinuitet och möjligheter Ansvar för framtagande i resp kommun + inkl resurser Åtgärda brister i Stöd för varandra Prioriteringsarbete Ansvar för spridning av proj erfarenheter Uppdragsgivare Etablera styrgrupp i resp kommun Ansvar för slutrapport till ESF Analysgruppens förväntningar på ledningsgruppen Klargöra mandat, tid, (extern rapport) resurser och ambitionsnivå Tydlig inriktning på projektet, tydliga val Dialog Klargöra analysgruppens roll/lgs förväntningar på gruppen. Resurser Dialog mellan analysgrupp och LG sker skriftligt. Ansvara för att nulägesbeskrivning utförs i resp kommun Projektledningsgruppens förväntningar på ledningsgrupp Bilda en lokal KNUT-grupp Ansvara för att nulägesbeskrivning utförs i resp kommun. Stå upp för KNUT även när det blåser/stormar. Skapa förutsättningar för att KNUT ska kunna uppnå vision och mål/effekt - motivation - -resurs Projekledargruppens roll Hitta en metod för målgruppsanalys Målgruppsanalys inv. av personer Flödesschema över klientens väg fas II Skapa delaktighet i det konkreta arbetet i faserna Designa en process för att mobilisera verksamheterna Lobba för KNUT hålla det aktuellt Metodik för lärande och utveckling, bench marking Designa projekt utifrån utvecklingsområden som kan implementeras direkt Presentera KNUT internt i de forum som finns Ledningsgruppens förväntningar på Projektledargruppen Sekreterare / föredragare i lokal styrgrupp (antogs ej) Ansvar för infoinsamling 8

9 - processen i den egna kommunen - flödesschema över klientens väg samarbete med de övriga projektledarna och Lena Bidra till en positiv attityd till KNUT i den egna kommunen Motor i kommunens arbete På uppdrag av lokal styrgrupp samverka med annat utvecklingsarbete Åtgärda brister från analysgruppen + att åtaganden i ansökan till ESF uppfylls Analysgruppens förväntningar på projektledargruppen Operationaliserade mål Definiera vad man menar med olika begrepp i projektet, t ex jämställdhet. Dialog om målen och hur de ska följas upp. Analysgruppens roll Följa upp och analysera uppsatta mål Kritiskt följa och granska processen från början till slut Är det ett effektivt utvecklingsarbete En extern utvärderare skall anställas som skall granska utvecklingen. Projektledargruppens förväntningar på analysgruppen Stöd i analysfas resultat/effekter utifrån kartläggning av klientens väg Helikopterseende Utvärdera effekter av KNUT lokalt + hela Ledningsgruppens förväntningar på analysgruppen Följa arbetsprocess och arbetet utifrån KNUTs syfte och mål (handlingsplaner m.m.) Samarbeta med övriga i analysgruppen övriga analytiker Medverka till att LG får skriftlig dokumentation från analysarbetet (2 ggr/år) - + slutrapport? Klargöra ESFs krav på utvärdering och uppföljning Förväntningar på ordförande Diskussionspartner/rådgivare Förbereda och leda LG ledningsmöten Följa upp LGs beslut Stig + Lena motorer Förväntningar på processcoach Drivande (?) i processen och coachrollen gentemot projektledarna utifrån direktiv Diskussionspartner/rådgivare åt alla i processen mest PL Vara rådgivare åt respektive kommuns styrgrupp Redovisa till LG projektets utveckling Svara för processuppföljning - dokumentation till LG 9

10 Förväntningar på Ekonomifunktion Ekonomiredovisning till LC + resp kommun + ESF Samordna allt ekonomiarbete inom projektet och samarbeta med en kontaktperson i varje kommun Förväntningar på sekreterare/administratör sekreterare i ledningsgruppen hålla ordning på KNUTs arkiv/dokumentation på hemsidan förbereder LGs sammanträden - praktiska frågor under Södertälje hemsida ( kommer KNUT ) kommer en länk att finnas till våren Nulägesbeskrivning Beslutades att ta fram en beskrivning av respektive kommun med följande rubriker. Ett första utkast från respektive kommun ska vara klart till ledningsgruppens möte den 6 april. Ledningsgruppen är ansvarig. Politiska målformuleringar och hur dessa är omsatta i verksamheten Socioekonomiska data Ex, invånarantal, storlek, medelinkomst, utbildningsbakgrund Klientens väg till input och output i kommunen, remitteringsvägar, insatser. Karta flödesschema. (Övergripande ej arbetsprocesser.) Organisation, var ligger vi I vilka förvaltningar hanterar man målgrupperna vilka yrkeskategorier har man inom resp. förvaltning Hur mycket fss man betalar per invånare Ärenden per handläggare Bemanning per målgrupp målgruppsindelning ni har idag Finns specifika problemgrupper Speciellt som inte finns någon annanstans (eget, metod, grupp) som fungerar Samarbetspartners Tids- och aktivitetsplaner Stig och Lena fick i uppdrag att göra ett förslag på en integrerad plan för Ledningsgruppens aktivitetsplan utifrån sin definierade roll 1. Gemensamt ansvar för proj.ekonomi + stötta Södertälje som proj.ägare. Kontinuerligt. 2. Stötta proj.ledarna Kontinuerligt + lokal styrgrupp + resp i LG stöttar sin proj.ledare (Lena coachar) 10

11 3. Uppdragsgivare åt ordförande + proj.coach 4. Ansvar för kontinuitet och måluppfyllelse (+ att åtagande i ansökan hos ESF uppfylls) 5. Stödjer förankringsarbete i resp kommun inkl resurser (i tid och pengar) Kontinuerligt + beslut i LG Rapporter från projektledningsgruppen + analysgruppen ger underlag till LG för beslut. Tidsplan för rapportering och process klar maj. Delar med oss av kunnande, agera bollplank 6. Stöd för varandra Utgår 7. Åtgärda brister enligt rapport från AG Se punkt 4 8. Prioriteringsarbete Se punkt 4 9. Ansvar för spridning LG upprättar handlingsplan internt + externt Plan för det interna arbetet klar till PL-gruppen till 9 maj 10. Etablera styrgrupper i resp kommun Klart till 6 april 11. Slutrapport till ESF LG ger uppdrag till PLgrupp + analysgrupp + ekonom (uppdragen formulerade i maj. Rapportmall bedöms i LG av processcoach + samordnare i AG i mötet i maj) 12. Klargöra analysgruppens roll/lgs förväntningar på gruppen. Resurser Startar med att hela analysgruppen med Lena (ev Stig) träffas för planering och förslag till LG 13. Dialog mellan analysgrupp och LG sker skriftligt. 14. Ansvara för att nulägesbeskrivn utförs i resp kommun Kontinuerligt, se även punkt 12. Klar 6 april 15. Jämställdhetsaspekten Hur diskuteras 9 maj. (se vår ansökan). Solnas Ann Fagreus + Stig + Katarina Gûrsoy förbereder. Det finns en rapport över jämställdhet inom Södertälje kommun; tas fram som underlag. En rapport från Socialstyrelsen finns. Tankar kring lokal styrgrupp Vem: Repr från LG, PL, Utv Socialchef Enhetschefer AM enhet (etc) utförare Näringslivsrepresentant Ekonom/vuxen IFO chef Vad: Information till politiker kontaktpolitiker. Uppgift för LG: vem ska vara med, varför? 11

12 Ledningsgruppens möten En halvtimme behövs fortsättningsvis i kommunernas möten (ledningsgruppsmöten) då en föredragshållare inbjuds att dryfta aktuella spörsmål inom värdkommunen. Styrgruppsmöte den 6 april i Solna Nulägesbeskrivning klar (utkast) LG Läge lokal styrgrupp; Vilka, varför, vad LG Analysgruppen redovisar hur de ska arbeta och arbetsuppgift kring mål och indikatorer AG (alla kommuner + extern resurs) Redovisning från från PL-gruppen Lena Ekonomiredovisning Johan Styrgruppsmöte den 9 maj i Järfälla Inventering hur man har dokumenterat best practice Lena Redovisning från PL-gruppen Lena Styrgruppsmöte den 15 juni i Upplands-Bro Styrgruppsmöte den 25 augusti i Nynäshamn Tidsplan för Projektledargruppen arbete Mars April Maj Juni-Augusti FAS II FAS II FAS II FAS III Skiss på flödesschema över klientens väg Göra klart flödesschema över klientens väg Designa en process för att mobilisera verksamheterna (görs samtidigt som utbildning) Sälja in projektet hos berörda skapa engagemang och vilja att arbeta för projektet. Ge utrymme för feedback och förbättringsidéer från de som berörs av projektet (metoder, processer, samverkan etc) Styrande värderingar och förhållningssätt Analys av flödesschema; vad ger vilka resultat och effekter Målgruppsanalys Hitta det respektive kommun är bra på samt utvecklingsområden OPERAutbildning mars Möte den 18 april Möte den 8 maj Möte den 9 juni 12

13 Vision och projektnamn KNUT blev det nya namnet på projektet. Kommunalt Nätverk för UTveckling Visionen som beslutades: Fler blir självförsörjande genom att vi blir bättre. Vi ska genom analys, metodutveckling, kunskapsutbyte, målgruppsorienterat arbetssätt och kunskapsutbyte bidra till att fler blir självförsörjande. Övrigt I receptionen ska i fortsättningen finnas en EU-lapp (Södertälje Kommun). I fortsättningen ska EU:s logo som finns i Lenas 6-kommuners logo finnas med. 13