Förslag till styrmodell för regionservice

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Förslag till styrmodell för regionservice"

Transkript

1 1 (8) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Regionkansliet regiondirektörens stab Handläggare: Eva Arrdal Telefon: E-post: Till regionstyrelsen Förslag till styrmodell för regionservice Förslag till beslut Regionstyrelsen föreslår att regionfullmäktige beslutar följande: 1. Regionfullmäktige fastställer styrmodell för regionservice. 2. Regionstyrelsen får i uppdrag att följa, utvärdera och återrapportera implementeringen av styrmodellen till regionfullmäktige. Regionstyrelsens beslut för egen del, under förutsättning av regionfullmäktiges beslut: 1. Regiondirektören får i uppdrag att inom regionkansliet etablera rollen VGRbeställare. Sammanfattning av ärendet Förtydliganden har gjorts i modellen utifrån de 14 svar som kommit in efter det att regionstyrelsen i juni skickade ut förslaget till ny styrmodell på remiss. Förtydliganden har gjort avseende säkerställa kvalitet i servicetjänsterna, självkostnadsprincipen, totalkostnadsbokslut samt nollställning av nuvarande finansieringsmodell. I tjänsteutlåtandet finns också en beskrivning över planerna kring det fortsatta arbetet med att implementera modellen. Styrmodellen i sammanfattning Utgångspunkten för arbetet med och förslaget till ny styrmodell för regionservice är att regionen fortsatt behöver en drivande och sammanhållande serviceverksamhet. Den nya modellen har fokus på ett utvecklat samspel mellan beställare, utförare och ägare. För att regionservice skall öka fokus på kvalitets- och produktivitetsförbättringar och öka sin egen möjlighet till kostnadskontroll föreslås att flera tjänster slås ihop till större tjänsteområden. Årliga fasta abonnemang skall fastställas totalt per beställare och där det är adekvat, skall normalvariationer i volymen inkluderas. I rapporten finns förslag på sådana större tjänsteområden och debiteringsprinciper för var och en av dessa. Huvudregeln för finansieringsmodellen är att regionstyrelsen, utifrån regionfullmäktiges beslut om inde, effektiviseringskrav etc., årligen fastställer den regioninterna prislistan för rörliga debiteringar och regionservice totala VGR-interna intäkt. Regionstyrelsen fastställer också vid behov kompletterande riktlinjer för samspelet. Nollställning av nuvarande finansieringsmodell sker successivt genom att regiongemensamt pris per tjänsteområde/produkt införs. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Residenset Torget Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

2 Datum Diarienummer RS (8) Överenskommelse ska även fortsättningsvis tecknas på förvaltningsnivå. Även om huvudstrategin är att effektivisera via stordrift, processorientering och standardisering så förekommer lokala variationer och särskilda förhållanden som måste hanteras med lokal kännedom För att öka tilliten till och förtroendet för regionservice krävs att resultatet av det interna arbetet inom regionservice för att förbättra kvaliteten i servicetjänsterna, öka produktiviteten och effektiviteten synliggörs och kommuniceras. I styrmodellsrapporten återfinns ett antal nyckeltal som skall följas fortsättningsvis. Regionservice kommer tillsammans med kundrådet att under 2013 arbeta fram ett antal kvalitetsindikatorer som beskriver kvalitetsutvecklingen i tjänsten både som helhet och gentemot respektive kund. Indikatorerna ska kunna följas från Regionservice och beställaren/kärnverksamheten ska fortsättningsvis genomföra utvecklingsprojekt tillsammans där alla tre parter i samspelet (ägare, regionservice och beställare) ska ha gemensamt drifts- och genomförandeansvar för förändringen som helhet men där var och en äger och ansvarar för den del som faller inom respektive parts kompetensområde. Utgångspunkten för finansiering av utvecklingsprojekt är att de skall självfinansieras genom de positiva effekter som effektiviseringen medför finansiellt alternativt att man vill åstadkomma en kvalitetshöjningseffekt som skulle vara dyrare att åstadkomma på annat sätt än att implementera förändringen. Tumregeln är att utvecklingsprojekt som närmast avser renodlade serviceprocesser finansieras av regionservice, medan övriga har en blandfinansiering beroende på situation. I vissa fall kan ägarbidrag bli nödvändigt för önskvärd styrning och utveckling. Regionkansliet kommer att skapa en särskild roll som VGR-beställare/ägare Service. Bemanning av rollen kommer att ske inom regionkansliets befintliga bemanning och organisation. Bedömningen är att den nya styrmodell som föreslås inte står i motsägelse till de riktlinjer och uppgifter som nämnden har enligt nu gällande reglemente. Bakgrund Regionstyrelsens internrevision överlämnade i november 2012 rapporten Servicesamspelet i Västra Götalandsregion. Regionstyrelsen beslutade i samband med att mottagandet av rapportern antecknades att uppdra åt regiondirektören att vidta åtgärder för att genomföra fortsatt arbete i enlighet med den inriktning som redovisades och återkomma till regionstyrelsen med förslag till beslut under våren Regiondirektören redovisade i juni 2013 förslag på styrmodell med vägledande intentioner och principer för det nya servicesamspelet i regionen samt konkreta förslag på åtgärder vad gäller den serviceverksamhet där regionservice är intern huvudleverantör. Regionstyrelsen beslutade att skicka förslaget på remiss till utförarstyrelser- och nämnder inom framförallt hälso- och sjukvård och till servicenämnden.

3 Datum Diarienummer RS (8) Ekans rapport och slutsatser Regionstyrelsens internrevisionsrapport togs fram av konsultbolaget Ekan. Rapportens Del B rekommendationer finns som bilaga. Beredning och inkomna remissvar Vid remisstidens utgång den 1 september 2013 hade 14 remissvar kommit in. En arbetsgrupp ur kundrådet med en representant från vardera sjukhus, övriga köpare, regionservice och regionkansliet har gått igenom remissvaren och förberett underlaget till detta tjänsteutlåtande. Sammanfattningsvis var beställarna i remissvaren positiva i grunden till den nya styrmodellen men önskade vissa förtydliganden. Utföraren å sin sida var kritisk i sitt remissvar men regionservice har varit konstruktiva i beredningen av det reviderade förslaget. Nedan följer en kortfattad sammanställning. Sammanställningen är gjord utifrån ordningen på den sammanfattning av förslaget som återfinns i tjänsteutlåtandet till regionstyrelsen i juni. I bilaga finns samtliga inkomna synpunkter listade. Förslag (A) Flera tjänster slås samman till större tjänsteområden - ska ge möjlighet till fokus på kvalitets- och produktionsförbättringar samt öka regionservice möjlighet till egen kostnadskontroll (B) Årliga fasta abonnemang per beställare och där det är adekvat inkludera normalvariationer - ska ge fokus på kvalitet istället för prissättning av stycketjänster (C ) Finansieringsmodell - RD fastställer årligen den regioninterna prislistan för rörliga debiteringar samt regionservice totala VGR:interna intäkt utifrån RF:s beslut om inde, effektiviseringskrav etc - Ingen nollställning Inkomna remissvar Beställare: De flesta remissvaren innehåller positiv kommentar till detta förslag. Förtydligande efterfrågas hur mätning ska gå till mm (27, 28, 38, 40, 41, 74, 75, 80, 92) Regionservice: Förtydligande efterfrågas avseende vad all inclusive innebär Beställare: Blandade synpunkter men samsyn för att fokus ska vara på kvalitet istället för pissättning Förtydliganden efterfrågas för begreppet normalvariation mm (10, 31, 37, 50, 53, 54, 55, 56, 77, 90) Regionservice: Konstaterar att volymen för varje år måste fastställas utifrån faktiskt nyttjande. Beställare: Ingen tydlig bild ses om avvikelse mot förslaget. Men flera ifrågasätter punkten om att det inte sker en nollställning. Förtydligande krävs för vad som avses med nollställning, uppdelning abonnemang/rörliga debiteringar mm (12, 18, 23, 25, 26, 29, 33, 39, 45, 61, 64, 65, 69, 70, 76, 79, 83, 89, 91,95, 96, 98, 99, 100, 104, 105, 106, 116, 117, 118, 119) Regionservice:

4 Datum Diarienummer RS (8) Förslag (D) Samspel - RD fastställer vid behov kompletterande riktlinjer (E) Överenskommelse regionservice (RÖK) - tecknas på förvaltningsnivå (F) Nyckeltal - för att öka tillit och förtroende ska resultat av regionservice interna arbetet synliggöras och kommuniceras genom till eempel nyckeltal - interna kundrådet ska tillsammans med regionservice får i uppdrag att utveckla dessa nyckeltal (G) Utvecklingsprojekt - utvecklingsprojekt genomförs fortsättningsvis tillsammans mellan parterna - finansiering av utvecklingsprojekt ska företrädesvis vara självfinansierade - utvecklingsprojekt som närmast avser renodlade serviceprocesser finansieras av regionservice medan övriga har en blandfinansiering (H) VGR-beställare/ägare service - särskild roll skapas inom regionkansliet som VGR-beställare/ägare service Inkomna remissvar Menar att nollställning skall ske men förberedas 2014 och införas Förtydligande kring att kunder kan ha särskilda behov och att tjänsterna kan behöva vara delvis olika. Poängterar att den sk. slutna modellen för drift och utveckling skall gälla. Beställare: De flesta svaren har samsyn i förslaget. Förtydligande behövs kring roller, uppdrag för interna kundrådet. (4, 9, 11, 13, 21, 22, 24, 30, 48, 85,109) Regionservie: Inga kommentarer på detta förslag. (36, 46, 52 78, 101) Beställare: Samsyn finns för detta förslag. (5, 15, 16, 17, 19, 20, 49, 57, 58, 59, 60, 72, 86) Regionservice: Förtydligande kring hur såväl regionservice som köpande part får rätt incitament att balansera kostnadsutveckling men önskade servicenivåer och kundnöjdhet. Beställare: Samsyn finns för detta förslag. (34, 44, 62, 63, 66, 67, 68, 75, 81, 84, 110, 111, 112, 120, ) Regionservice: - (delvis c ovan ang sluten modell) Beställare: Inga kommentarer för detta förslag men ett förtydligande efterfrågas. Förtydligande behövs om vad som avses med VGRbeställare. (2, 3, 6, 7, 9, 14, 32, 35, 82, 121) Reglemente Regionservice - ingen ändring föreslås i reglementet för Regionservice (Ö) Övriga kommentarer Relaterar i stort kring framtagen styrmodell mm samt specifik synpunkt Regionservice - Beställare och regionservice: Inga kommentarer om detta förslag. Beställare: Generellt positiva till översynen och intentionerna i rapporten. Viktigt att beakta att Folktandvården, Närhälsan- vårdvalsverksamhet, Folkhögskolorna verkar på en konkurrensutsatt marknad. (1, 8, 42, 43, 47, 73, 87, 88, 93, 94, 97, 102, 103, 107, 108, 113, 114, 115, )

5 Datum Diarienummer RS (8) Förslag Inkomna remissvar Regionservice: Förslaget behöver revideras och därefter testas i mindre skala och först därefter fattas beslut om eventuell förändring av nuvarande modell. Regionkansliets överväganden Eftersom samtliga svar från kärnverksamhetens styrelser och nämnder tillstyrker förslaget till ny styrmodell, efter det att vissa förtydliganden har gjorts, är det regionkansliets bedömning att liggande förslag ska kompletteras med vissa förtydliganden. De områden där förtydliganden krävs är: Självkostnadsprincipen Säkerställa kvalitet i servicetjänsterna Totalkostnadsbokslut Nollställning av nuvarande finansieringsmodell Förtydligandena inom dessa områden har inarbetats i det något reviderade förslaget till styrmodell. Utgångspunkt Utgångspunkten för arbetet med och förslaget till ny styrmodell för regionservice är att regionen fortsatt behöver en drivande och sammanhållande serviceverksamhet. Bildandet av regionservice var ett viktigt steg i regionens arbete för att kunna utveckla servicefunktionerna samtidigt som utförarna kan fokusera på de olika kärnverksamheterna. Regionservice har inom flera områden drivit utveckling av serviceområdet, som förmodligen inte skulle gjorts om ansvaret legat kvar hos de olika utförarna. Fortsatt arbete Att utforma och införa en styrmodell för en stor och komplicerad verksamhet som regionservice måste ske med utgångspunkten att hela tiden vara beredd att ompröva och korrigera fattade beslut för att säkra att de mål som satts upp kan nås. Efter beslut om ny styrmodell ska därför ett gemensamt arbete starta upp för att ta fram och precisera de riktlinjer och rutiner, roller och mandat som krävs för att modellen skall kunna införas. I detta arbete ska regionservice, kunderna och ägaren aktivt medverka. Det gemensamma arbetet, ska fokusera på kvalitetssäkring av tjänster/tjänsteområden och förankring av de principer och riktlinjer som lyfts i rapporten. Detta är nödvändigt för att den nya styrmodellen skall fungera fullt ut från och med Ett uppföljningsseminarium med ägarutskottet och berörda styrelser och nämnder kring servicefrågorna föreslås genomföras efter fullmäktiges beslut om styrmodellen. Seminariet ska fokusera på frågan om hur parterna (ägare-beställare-utförare) ska arbeta vidare för att skapa hög verkningsgrad utifrån fullmäktiges beslut. Förslagsvis planeras detta in i mars 2014.

6 Datum Diarienummer RS (8) Rapportering av arbetet med att införa den nya styrmodellen ska löpande ges till ägarutskottet. Förslag till förtydliganden Självkostnadsprincipen för pris/ersättning Regionservice är regionens utförare av många olika servicetjänster och agerar i allt väsentligt på en helt intern arena. Regionservice har också vissa eterna kunder. Ett antal av dessa eterna uppdrag, till eempel vissa tvättuppdrag och hjälpmedelsförsörjning, har regionservice vunnit efter regelrätta upphandlingar. För genomförandet och redovisning/uppföljning av dessa uppdrag gäller strikt affärsmässighet och inte minst det kommunalrättsliga regelverket kring självkostnadsprincipen. Denna princip ska hindra kommuner och landsting att inom den kommunala kompetensen bestämma avgifter (gentemot tredje man) så att vinst uppstår. Det grundläggande synsättet i den föreslagna styrmodellen är densamma som i den regioninterna styrmodellen för IS/IT. Där används begrepp som röda tjänster och gröna tjänster, där denna modell använder till eempel abonnemang och styckprisersättning. Detta för att skilja de tjänster som ingen förvaltning får välja bort från de tjänster där en sådan valmöjlighet ska finnas för att ge incitamentet för bästa regiontotala kostnadseffektivitet och kvalitetsutveckling. Regionservice totala ekonomiska ram (eklusive regioneterna uppdrag och förändrade uppdrag) ska inför kommande budgetår fastställas i samband med planeringsanvisningarna. Som grund för den ekonomiska ramen kommer, precis som för alla andra förvaltningar, att finnas kalkyler för rimliga kostnadsnivåer för den verksamhet som ska bedrivas. Utgångspunkten för kalkylen är totalkostnaden för beställaren enligt senaste överenskommelse. Till skillnad från idag ska priset för samma tjänst vara detsamma för alla interna köpare oavsett var i regionen verksamheten finns (jämför IS/IT). Av regionservice uppdrag är merparten av kostnaderna fasta eller halvfasta och påverkas bara marginellt av att volymen förändras upp eller ner inom en normalvariation. Beställaren och regionservice ska tillsammans identifiera belopp för abonnemang respektive volymer och i förekommande fall volymens normalvariation. Variationen ska innefattas i det totala abonnemangsbeloppet. Hur stor denna normalvariation ska vara måste bestämmas bilateralt utifrån de lokala förutsättningarna. Arbetet med att fastställa regionservice ekonomiska förutsättningar inför kommande budgetår byggs bland annat upp utifrån dialoger mellan respektive beställande förvaltning och regionservice. I denna identifieras eventuella förhållanden som kan påverka ersättningsnivåernas nivå och då framför allt: uthålliga trender i volymer per tjänst/ tjänsteområde som alltså inte kan definieras som normala volymvariationer under innevarande år önskemål om förändrade servicenivåer förändringar i tjänstestandards eller regelverk/ lagar som påverkar volymer/ utförandet av tjänsten, i enlighet med de riktlinjer som överenskommits regiongemensamt. andra förutsättningar hos kunden som påverkar volymen och därmed regionservice kostnader

7 Datum Diarienummer RS (8) Detta ska, tillsammans med andra utgångspunkter som till eempel politiska krav på effektiviseringar, utgöra utgångspunkter för det årliga besluten av regionstyrelsen om priser. Kundrådet får en viktig roll att stödja beställare, utförare och regionledning i detta arbete. För andra uppdrag, till eempel upphandlingsverksamheten och regionens diarium, ska regionens förvaltningar inte vara beställare alls. Dessa verksamheter ska även fortsättningsvis vara regionbidragsfinansierat och därmed fria nyttigheter. Uppdraget till de regionbidragsfinansierade delarna av regionservice preciseras av ägaren, VGR-beställaren, i samråd med regionservice. Med denna modell bör hemtagning av effektiviseringskrav på servicenämnden ske genom prisreducering utifrån ett fastställt årligt effektiviseringskrav och inte som ett avkastningskrav. Säkerställa kvalitet i servicetjänsterna I styrningen och uppföljningen av regionservice är en av grundprinciperna det gemensamma ansvaret för de tre parterna i servicesamspelet för att regionens totala servicekostnader - i förhållande till servicenivåer, kvalitet och kundnöjdhet blir rimliga. Förvaltningarna ska tillsammans med regionservice följa och agera på utvecklingen av nyckeltal. De bilaterala överenskommelserna kopplas till framtagna kvalitetsmått. Uppföljning och controlling kommer att ske kring utvecklingen dels av kvalitets- och ekonominyckeltal för hela regionservice men också utifrån benchmark kring utvecklingen av de olika interna regionserviceenheterna inom ett och samma tjänsteområde. Fokus blir då i dialogerna kvalitetsmått och utförande av tjänsten medan regionservice ansvar blir att sammantaget för hela regionen klara sin totala ekonomi och redovisa en positiv måluppfyllelse av kvalitetsoch verksamhetsindikatorer. För ett antal av tjänsterna kommer benchmark mot andra aktörer, både offentliga och privata, vara aktuell som ett underlag för fastställande av rimlig kostnadsnivå framöver. Totalkostnadsbokslut Totalkostnadsbokslut (TKB) ska göras av alla regionens förvaltningar för att på så sätt kunna stämma av förkalkylerade (planerade) kostnader per vara/tjänst/tjänstegrupp och föregående års faktiska kostnader mot faktisk kostnad enligt senaste bokslut. Huvudsyftet med TKB är att över tid internt kunna följa kostnadsutvecklingen för en vara/tjänst/tjänstegrupp dels totalt för förvaltningen regionservice och dels förvaltningsinternt för benchmark mellan olika enheter och som underlag för nyckeltal med mera. Transparens kring kostnadsutvecklingen totalt för förvaltningen för olika tjänsteområden är central. Nollställning av nuvarande finansieringsmodell Den föreslagna styrmodellen innebär enhetliga priser för samtliga regioninterna kunder för samma typ av tjänst/tjänsteområde och en strävan mot enhetlig måluppfyllelse avseende kvalitet och servicenivåer inom hela regionen på de tjänster som regionservice tillhandahåller. Därmed kommer de eventuella skillnader som finns i dag mellan regionservice kostnader och de debiteringar som sker gentemot respektive beställande enhet på sikt regleras, vilket innebär att en nollställning i praktiken sker.

8 Datum Diarienummer RS (8) Denna tänkta reglering (nollställnining) måste följas. Beslut om eventuell annan form av aktiv nollställning ska prövas om skillnaderna utifrån ett kundperspektiv bedöms vara så stora att en reglering är motiverad. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Eva Arrdal Direktör ägarstyrning Bilagor Respektive styrelses egen sammanfattning av sitt remissvar Förteckning över samtliga synpunkter i beställarnas remissvar Frågeställningar från regionservice, Reviderat förslag till styrmodell, Revisionsrapport: Granskning av servicesamspelet inom Västra Götalandsregionen, del B rekommendationer,

9 1(9) Dnr RS Rapport - Åtgärder med anledning av internrevisionens rapport Granskning av servicesamspelet inom Västra götalandsregionen Regionstyrelsens internrevision överlämnade i november 2012 rapporten Servicesamspelet i Västra Götalandsregion. Regionstyrelsen beslutade i samband med att mottagandet av rapportern antecknades att uppdra åt regiondirektören att vidta åtgärder för att genomföra fortsatt arbete i enlighet med den inriktning som redovisades och återkomma till regionstyrelsen med förslag till beslut under våren Sammantaget finns enligt revisionsrapporten brister i både struktur- och kulturfrågorna för att kunna få en serviceverksamhet och ett servicesamspel, där regionservice är huvudleverantören av service som fungerar tillräckligt bra. Det handlar i hög grad om frågor som handlar om förtroende och öppenhet, men också om tekniska frågor som totalkostnadsbokslut och priskalkylering. Styrmodell I tjänsteutlåtandet som låg till grund för regionstyrelsens uppdrag i november 2012 framhölls bland annat: Styrmodellen bör beskrivas i form av ägardirektiv eller i reglementet till servicenämnden. En handling som tydliggör samspelet och rollerna kring servicefrågor skall tas fram. Handlar inte bara om Regionservice utan innefattar även samarbetsformer, gränssnittsfrågor och ägarens roll. organiseringens idé ansvar, mål och mandat finansieringsprinciper incitament (styrbarhet) grad av internhandel den gemensamma ledningsprincipen och samarbetsformen prissättningsmodell och uppföljningsmodell I denna rapport redovisas förslag på styrmodell med vägledande intentioner och principer för det nya servicesamspelet i regionen (bilaga 1) samt konkreta förslag på åtgärder. Prissättning Bakgrund Konsultrapporten konstaterar bl.a. att prisfrågan är infekterad och att den måste lösas ut så att parterna kommer vidare. Prisfrågan skall inte ses som en del av servicesamspelet i kundrådet

10 2(9) utan ses som ett rent ägarbeslut. Syftet med detta är enligt konsultrapporten att parterna, regionservice och beställande kärnverksamhet, skall slippa ägna så mycket tid till ekonomiska frågor sinsemellan och i stället fokusera på att utveckla/förbättra samspelet om verksamhetens utveckling. I nuvarande budget och i nu liggande budgetförslag från den politiska ledningen för 2014 ges regionens verksamhet bl.a. i uppdrag att ha kostnadskontroll och redovisa en ekonomi i balans samt att arbeta för att öka sin produktivitet och effektivitet. I budgetförslaget konstateras också att regionens samlade intäkter sätter gränser för hur stora kostnaderna kan vara samt sätter gränser för verksamheternas volymutveckling. Den vanligaste internhandelsprincipen inom regionen är och har varit ren styckprisdebitering (använd volym priset enligt av förvaltningen/styrelsen fastställd prislista). Stora sådana flöden mellan förvaltningar i regionen sker och har skett vad gäller tjänster mellan Hälso- och sjukvårdens utförare och Hälso- och sjukvårdsnämnderna och från Arbetsliv & Hälsa, Västfastigheter, Servicenämnden och vissa laboratorietjänster till kärnverksamheten. För att kunna styra de totala kostnaderna för t.e. sjukhusens verksamhet finns en regel som innebär att styckprisdebitering skall ske men att utbetalning till sjukhusen inte sker med ett totalt högre belopp än vad som finns beskrivet i vårdöverenskommelsen oavsett faktiskt producerad volym. I praktiken innebär detta att sjukhusen i allmänhet har ett ekonomiskt anslag för sin verksamhet. Detta innebär i sin tur att förvaltningarna för att behålla en ekonomi i balans måste utföra vården på annat sätt och/eller förbättra produktiviteten. Detta sätt att reglera storleken på sjukhusens intäkter gör att fokus måste finnas på kostnadskontroll och inte på intäktsoptimering. I den nya styrmodell som för närvarande håller på att implementeras inom regionens IS/ITverksamhet har man valt att förändra ekonomistyrningen så att merparten av tjänsterna styrs och prioriteras regionsgemensamt i branscher som även kommer att ha ekonomiskt ansvar för drift och utveckling. Bakgrunden är att dessa tjänster ur ett ägarperspektiv måste standardiseras och samordnas och inte kan väljas bort av enskild verksamhet. Rörlig debitering direkt till kärnverksamheten kommer att ske för några få tjänster där kärnverksamheten bör och kan påverka sin konsumtion av tjänsten. Inom företagshälsovården har under året beslutats om en ny modell där kostnaden för basutbudet, som alla förvaltningar måste erbjuda sina medarbetare och inte kan avstå från, inte debiteras styckvis. Ett fast belopp kommer att debiteras alla förvaltningar och där storleken på beloppet bestäms av regiondirektören inför varje budgetår utifrån regionfullmäktiges beslut om indeförutsättningar och effektiviseringskrav samt antalet anställda i förvaltningen ett bestämt datum hösten före budgetåret. Övriga tjänster som företagshälsovården erbjuder debiteras i grunden styckvis. Regiondirektören har nyligen fått uppdrag att se över den prissättning som används vid kostnadsfördelning av förvaltningsöverskridande nyttjande av laboratorietjänster. Även här är det troligt att förändringar i tillämpningen av internhandelsmodellen med en större grad av abonnemang kommer att föreslås. Beredning Syftet med regionservice bildande var bl.a. att genom att nyttja regionens storlek kunna få en högre effektivitet i kvalitet och kostnader i utförandet av servicetjänster samtidigt som kärnverksamheten kan fokusera på vårdfrågor. En högre grad av standardisering av tjänster var ett av verktygen. I själva andemeningen i detta ligger att kostnaden totalt för service bör bli

11 3(9) lägre om en förvaltning ansvarar för den än summan av de kostnader många förvaltningar har för att producera samma verksamhet. Med detta följer att det viktigaste att följa är regionservice kostnad för tjänsten totalt inte i första hand regionservice kostnad per tjänst per regionintern kund. En konsekvens av detta blir också att kostnaden för regionservice kan vara olika på olika orter men det som kunden får betala är kan vara lika för regionens nyttjare av tjänsterna. Det är viktigt att antalet fakturor och/eller automatbokningar minskar kraftigt samtidigt som de produkter/tjänster som regionservice tillhandahåller blir så standardiserade som möjligt. Det är också viktigt att regionservice kan öka fokus att arbeta med sin totala kostnadsutveckling, produktivitet och kvalitetsförbättringar och minska det nu omfattande arbetet med priskalkylering och debiteringar. Regionkansliet har tillsammans med Regionservice gått igenom den tjänstekatalog som regionservice har för Vi har då gemensamt konstaterat att tjänsterna är uppdelade i en rad olika delkomponenter med några bastjänster och en mängd olika s.k. tilläggstjänster som varje förvaltning beställt och betalat separat. Endast ett fåtal av tjänsterna är sådana där volymförändringar under året i någon större utsträckning påverkar regionservice kostnader för tjänsten eftersom merparten av kostnaderna är fasta eller halvfasta. Vi kan också se att flera av tjänsterna är sådana där det varken är rimligt eller önskvärt att kärnverksamheten är aktiva beställare och därmed kan välja att beställa eller inte beställa dessa, t.e. patientmåltider, städ och tvätt. Förslag För att regionservice skall öka fokus på kvalitets- och produktivitetsförbättringar samt öka sin egen möjlighet till kostnadskontroll skall flera tjänster slås ihop till större tjänsteområden all inclusive. Årliga fasta abonnemang skall fastställas totalt per betalande förvaltning och där det är adekvat, inkluderar normalvariationer i volym. Stora volymförändringar kan innebära merkostnadsdebiteringar. Några av tjänsterna skall renodlas, t.e. skall lokalkostnaden för regionens hus inte debiteras via regionservice. Vissa tjänster, såsom ett antal logistiktjänster, postutdelning, avfallshantering skall i nuläget kostnadsfördelas till regionens förvaltningar utan koppling till särskild aktivitet men kan i en framtid komma att finansieras direkt från ägaren. Likaså gäller för att stimulera till ökat användande av regionens lokaler framför eterna lokaler vid dagkonferenser/möten skall den fasta kostnaden för lokalytorna som drivs av regionservice vara en fri nyttighet för användaren. Lokalkostnaderna skall därför också kostnadsfördelas utan koppling till särskild aktivitet. Andra tjänster skall även fortsättningsvis debiteras styckvis fullt ut utifrån nyttjandet. Huvudregeln är att utifrån regionfullmäktiges beslut om inde, effektiviseringskrav etc. fastställer regionstyrelsen årligen den regioninterna prislistan samt regionservice totala VGRinterna intäkt. Denna intäkt är den samma som budget för innevarande år justerat med regionfullmäktiges beslut och de eventuella förändringar som överenskommits/beslutats dels av ägaren dels av regionservice och beställande förvaltningar bilateralt.. Fakturering skall ske i 12-delar. I bilaga 2 redovisas den debiteringsgrund mm som skall gälla för respektive tjänst framöver.

12 4(9) Nollställning av nuvarande finansieringsmodell Regionservice har hittills haft en rad olika sätt att finansiera sitt tjänsteutbud. Graden av abonnemang, priser, tilläggsbeställningar etc. har överenskommits bilateralt med varje förvaltning/styrelse årligen. Till grund för den finansieringsmöjlighet respektive beställande förvaltning anser sig ha för interna köp av tjänsterna finns den verksamhetsövergång som gjordes från 2008 när regionservice bildades och resurser som användes av förvaltningarna för dessa uppdrag ombildades från drift av egenregiverksamhet till köp av tjänster från regionservice. Den ekonomistyrningsmodell som regionservice har internt innebär i grova drag att de organisatoriska enheterna distrikt är ekonomiskt och verksamhetsmässigt ansvariga för s.k. vårdnära tjänster, som inkluderar lokalvård, sjukhusintern logistik och övriga kundnära tjänster. Distrikens intäkter motsvarar de kostnader som respektive beställande förvaltningen inom distriktets geografiska område betalar för dessa tjänster. Övriga tjänster tillhör något av fem områden (administrativt centrum, gemensam produktion, inköp, måltider och partnerrelation) där vart och ett av områdena är ekonomiskt och verksamhetsmässigt ansvariga med samma intäktsprincip som distriken. Inom förvaltningen används en omfattande interndebitering. Med grund i bokslutet för 2012 har regionservice för första gången gjort ett s.k. totalkostnadsbokslut. Det här innebär att förvaltningens samtliga kostnader i bokslutet fördelas med hjälp av olika nycklar (beräknad andel av nyttjandet) till respektive regionserviceintern organisatorisk enhet (om kostnaden inte bokförts på den nivån från början) och därifrån (inklusive enhetens direkta kostnader) till respektive produkt på lägsta nivå (t.e. per kvm städad yta, tvätt av ett plagg, en portion mat). Detta är i grunden samma princip som använts vid priskalkylering. Regionservice har i slutet av april gjort en sammanställning av totalkostnadsbokslutet som visar kalkylerad totalkostnad år 2012 per distrikt/område relativt de intäkter som respektive kund har fakturerats. Se bilaga 3. Sammanställningen visar på avvikelser av varierande storlek i ett intervall av +-12 %. Att de kostnader som förvaltningarna betalat för respektive tjänster inte är helt överensstämmande med de (fördelade) kostnader som regionservice haft kan ha många olika orsaker. Det kan likaväl vara kostnaderna som är fel som intäkterna. Som tidigare nämnts innebär ju bl.a. en ökad standardisering och samordningsmöjlighet att det är regionservice totala kostnader och effektivitet som förväntas bli lägre och att det därmed inte självklart innebär att varje intern kund skall finansiera OH mm helt i proportion med nyttjandet av enskild produkt. Det är inte känt hur den faktiska kostnaden (ekl. fördelade kostnader) per produkt inom de olika distriken ser ut än mindre om en positiv produktivitetsutveckling skett och om den varit lika stor inom alla distrikt mm. Är innehållet jämförbart? Blir fördelningen av förvaltnings- områdesdistriktsgemensamma kostnader per produkt rimlig per produkt om förvaltningen köper stora eller små volymer? etc. etc. Den föreslagna styrmodellen innebär enhetliga priser för samtliga regioninterna kunder för samma typ av tjänst/tjänsteområde och en strävan mot enhetlig måluppfyllelse avseende kvalitet och servicenivåer inom hela regionen på de tjänster som regionservice tillhandahåller. Därmed kommer de eventuella skillnader som finns idag mellan regionservice kostnader och de debiteringar som sker gentemot respektive beställande enhet på sikt regleras, vilket innebär att en nollställning i praktiken sker.

13 5(9) Överenskommelser Mellan beställande förvaltningar och Regionservice skall årliga eller fleråriga överenskommelser som reglerar basförutsättningar, målsättning och ekonomiskt utrymme för leverantören och beställaren tecknas. Regionstyrelsen har 2012 beslutat om att tvååriga överenskommelser generellt skall tecknas mellan regionens samtliga beställare och respektive utförare. Överenskommelse skall tecknas på förvaltningsnivå. Även om huvudstrategin är att effektivisera via stordrift, processorientering och standardisering så förekommer lokala variationer och särskild förhållanden som måste hanteras med lokal kännedom och respekt. Lokala förutsättningar gör att varje förvaltning tillsammans med regionservice skall ha en gemensam plan för att möta dessa lokala möjligheter och problem. I överenskommelsen skall normalvariationen på volymer inom t.e. lokalvård, patientmåltider och tvätteri tydliggöras. En mall som skall användas för samtliga överenskommelser är framtagen. Avsteg från enhetligheten när det gäller överenskommelser får och bör ibland ske mot etern kund eller konkurrensutsatt kund. Effektivitetsmätning och kommunikation Nyckeltal För att öka tilliten till och förtroendet för regionservice krävs att resultatet av det interna arbetet inom regionservice för att öka produktiviteten och effektiviteten synliggörs och kommuniceras. Regionservice har med stöd från regionkansliet tagit fram ett antal mått (indikatorer) som i någon mening visar på utvecklingen av produktiviteten inom regionservice. De mått som nu redovisas och föreslås följas framöver har samtliga ett värde från 2012 som bas och kan tas fram och redovisas varje månad. Att det fanns ett resultat för 2012 var en förutsättning för att måtten skall kunna följas under 2013 men innebar också att måtten är ganska trubbiga då regionservice inte har fokuserat på den här typen av indikatorer tidigare. Arbetet med att utveckla måtten alternativt finna andra och mer relevanta/tydliga mått kommer att fortgå under året och framöver. Följande nyckeltal uttryckt i ekonomiska termer kommer att följas löpande under Regionservice rapporterar talen löpande enligt ordinarie tidplan för månadsrapportering. 1. Personalkostnad leverantörsfakturering/inköps omsättning på leverantörsfakturor (Adm. service) 2. Direkt kostnad depå/orderrader (Depåverksamheten) 3. Direkt kostnad/kg tvätt (Tvätt verksamheten) 4. Direkt kostnad kostverksamhet/producerade portioner (Måltidsverksamheten) 5. Personalkostnad städ/städad yta (Städverksamheten) 6. Leverantörstrohet, inköpsvolym giltiga avtal/total inköpsvolym motp 100 (Inköpsverksamheten) 7. Upphandlingseffekt Amesto, prisförändring mot tidigare avtal (Inköpsverksamheten) 8. Antal tecknade avtal/antal leverantörer (Inköpsverksamheten) I bilaga 4 återfinns en mer detaljerad beskrivning av respektive indikator samt värdet för 2012.

14 6(9) Kvalitetsindikatorer För att följa utvecklingen av effektiviteten räcker det inte med att följa produktiviteten utan förändring/utveckling av kvaliteten och kundnyttan måste också mätas och/eller på annat sätt beskrivas och kommuniceras och sättas i relation till kostnadsutvecklingen. Konsultrapporten konstaterade att det i vissa fall finns ett lågt förtroende för kvaliteten i de tjänster som levereras och att kvalitetsindikatorer inte kommuniceras i tillräcklig grad. Detta är särskilt tydligt och aktuellt för området lokalvård, där flera förvaltningar uttrycker en vilja att ta över verksamheten i egenregi. Det finns än så länge inga egentliga indikatorer, som visar kvaliteten i leveransen, framtagna. Regionservice kommer tillsammans med kundrådet att under 2013 arbeta fram ett antal sådana indikatorer och möjliga måltal som kommer att följas från Det är viktigt att de indikatorer som tas fram beskriver kvaliteten i tjänsten både som helhet på förvaltningsnivån och mot respektive beställare/kärnverksamhet. Detta är särskilt viktigt vad gäller t.e. städverksamhet. Framöver kommer mål för ett antal av dessa indikatorer att aktivt kunna användas för styrning av verksamheten. Internredovisningsresultaträkning Regionens verksamheter redovisar sin ekonomi i form av en traditionell resultaträkning där förvaltningens samtliga kostnader avräknas från samtliga intäkter (regioninterna och eterna) för att få fram förvaltningens ekonomiska resultat för perioden. Denna modell används både för att beskriva ekonomisk plan och vid uppföljning. I vissa fall kan det vara väsentligt att redovisa och följa kostnader respektive intäkter för t.e. drift och utveckling separat. Regionservice kommer därför från och med 2013 att förutom den ordinarie resultaträkningen även göra en så kallad internredovisningsresultaträkning. Den mall som skall användas återfinns i bilaga 5. Förutom att det i denna kommer att framgå kostnader, intäkter och resultat för respektive driftverksamhet och utvecklingsverksamhet med särskild finansiering, kommer även verksamhet med helt regioneterna kunder, t.e. hjälpmedel och tvätt-verksamhet för andra landsting/regioner att särredovisas. Redovisningen kommer att öka möjligheten att rätt analysera och kommunicera regionservice ekonomiska läge. Styrning av utvecklingsprojekt Kundråd Regionservice har hittills tagit eget ansvar för att driva förstudier, koncept-utveckling och genomförande av nya lösningar inom serviceverksamheten. Beställaren/ kärnverksamheten och ägaren har oftast kommit in sent i processen vilket har resulterat i att parterna inte haft samsyn varken avseende möjligheten till genomförande i sig, t.e. vad gäller personal- och ledningsrelaterade frågor, eller de ekonomiska effekterna vid ett genomförande. Grundförutsättningen är att regionservice och beställaren/kärnverksamheten fortsättningsvis skall genomföra utvecklingsprojekt tillsammans där alla tre parter i samspelet (ägare, regionservice och beställare) skall ha gemensamt drivnings- och genomförandeansvar för förändringen som helhet men där var och en äger och ansvarar för den del som faller inom respektive parts kompetensområde.

15 7(9) Kundrådets medlemmar har utsetts av regiondirektören och består av förvaltningsansvariga och andra nyckelpersoner i servicesamspelet. Kundrådet rapporterar till Koncernledningsgrupperna för Hälso- och sjukvård samt Intern service. Arbetsformer Det är kundrådet, där alla tre parter finns representerade, som skall vara styrgrupp för beredningen av gemensamma utvecklingsprojekt. Ägaren kommer ha en etra viktig roll när ett förändringsarbete inte är lika självklar för både kärnverksamhet och regionservice. För att ett sådant förändringsarbete skall kunna komma till stånd krävs att ägaren tar ansvar för en process som leder fram till ett beslut att förändringen i någon mening är väsentlig för regionen som helhet och därmed skall genomföras. Detta beslut kan vara av sådan art att regiondirektören har beslutsrätt. Om förändringen är väsentlig ansvarar regiondirektören för att ta fram underlag för ställningstagande i regionstyrelsen och i vissa fall regionfullmäktige. De flesta utvecklingsarbeten som pågår handlar dock i huvudsak om att förändra dagens arbetssätt i någon riktning och är inte mer omfattande än att en bilateral kommunikation mellan berörd kärnverksamhet och regionservice kring förändringen är tillräcklig. Om någon part i samband med en sådan dialog anser att förändringen är av sådan art att den egna verksamheten påverkas i stor utsträckning och att man därför inte kan komma överens bilateralt om förändringen, skall frågan väckas i kundrådet för en gemensam diskussion och ställningstagande till hur det fortsatta utvecklingsarbetet bör ske. Finansiering Utgångspunkten är att implementering av utvecklingsprojekt skall självfinansieras genom de positiva effekter som effektiviseringen medför finansiellt alternativt att man vill åstadkomma en kvalitetshöjningseffekt som skulle vara dyrare att åstadkomma på annat sätt än att implementera förändringen. Även finansiering av utvecklingsprojekt kan innehålla specialfall beroende på fas i utvecklingsprojektet och var effekt uppkommer. Tumregeln är att utvecklingsprojekt som närmast avser renodlade serviceprocesser finansieras av Regionservice, medan övriga har en blandfinansiering beroende på situation. Grundmodellen kan liksom andra finansierings/ersättningsmodeller i regionen ibland behöva brytas med särskilda bidrag eller krav till/från regionbudgeten till särskilda ändamål. Pågående förändringsprojekt Kundrådet har under våren påbörja arbetet med att förtydliga och konkretisera modellen för utvecklingsprojekt som skall gälla framöver. Modellen skall utgå från regionens metod för projektstyrning och nyttokalkylering (se nedan Projektilen och Peng ) Kundrådet kommer inom sig diskutera formerna för själva arbetet som kan komma att ske genom att en undergrupp. Bl.a. skall rådet under 2013 utreda frågan kring medarbetares organisatoriska tillhörighet inom serviceområdet kan medarbetare vara anställda i kärnverksamhetens förvaltning även om regionservice är processägare (t.e. städverksamheten, materialhantering)?

16 8(9) Kundrådet har under våren 2013 gått igenom de projekt som idag är pågående inom regionservice och har nu alat rollen som styrgrupp för ett antal av dessa. Vid kommande möten skall status på projekten redovisas varje gång och de beslut som tas i samband med beslutspunkterna kommer tydligt att dokumenteras. De projekt som Kundrådet inte kommer att vara styrgrupp för är sådana som nu är inne i ett slutskede och där avrapportering skall ske inom kort. Projektilen Vid utvecklings- och förändringsarbeten som drivs som projekt eller på ett projektliknande sätt skall verktyget Projektilen användas inom regionen. Det har konstaterats att verktyget i sig dels behöver uppdateras med gemensam och aktuell terminologi samt förtydligas vad gäller styr- och arbetsformer. Dessutom behöver följdsamheten till modellen inte minst vad gäller tydligheten i beslutsfattandet vid de s.k. beslutspunkterna bli mycket mer stringent. Inom regiondirektörens stab pågår sedan någon månad tillbaka ett arbete med att förbättra och utveckla Projektilen. Detta arbete beräknas vara klart tidigt i höst. Kundrådet kommer att erbjudas vara referensgrupp i detta arbete Peng Regionen har en metod för hur nyttokalkyler i samband med utvecklings och förändringsarbeten skall göras och beskrivas. Verktyget i sig behöver uppdateras och förtydligas. Inom regionkansliet har ett sådant utvecklingsarbete, som skall vara klart i höst, påbörjas. Årshjul Förutsättningarna i form av eventuellt större förändringar i tjänsteinnehåll samt priser och andra ekonomiska och verksamhetsmässiga förhållanden skall beredas via kundråd och konsernledningsgrupper senast i maj varje år. De frågor som så kräver kan sedan beslutas av regionstyrelsen i juni i samband med övriga planeringsförutsättningar inför kommande budgetår. Regionkansliets roller Tjänstemannaägarrollen på Regionkansliet har flera roller i samspelet. Controllingaktiviteten är en viktig och återkommande roll. Det pågår ett arbete inom regionkansliet som syftar till att generellt tydliggöra och utveckla controllingverksamhetens uppdrag. Utifrån de förändringar som beskrivs i denna rapport är det rimligt att etra aktiviteter planeras just för controllingen av servicesamspelet. Inte minst kommunikationsdelen av controllerrollen blir etra viktig så att utvecklingen sättas in i ett greppbart sammanhang för olika intressenter. Som tidigare beskrivits behöver regionkansliet ta en mer aktiv roll i både utvecklingsarbetet och även i vissa förvaltningsfrågor. Inte minst behöver regionkansliet inför varje budgetår aktivt medverka till att överenskommelser kring eventuellt nya tjänster, eventuella förändringar av tjänsteinnehåll och servicenivåer, kvalitetsmål och eventuellt prioriteringar av och mellan servicetjänster eller förändrade principer i samarbetet i övrigt är väl processade och genomförbara och finansierade.

17 9(9) Regionkansliet behöver också vara aktiv och ibland behöva ta initiativ till högre tempo, förändrad standardiseringstakt, legitimera prissättning, kalkyler eller sätta in tillfälliga förstärkningar och döma av i tvistemål. För att kunna möta dessa krav kommer det inom regionkansliet tillskapas en särskild roll som VGR-Beställare/Ägare Service. Bemanning av rollen kommer att ske inom regionkansliets befintliga bemanning och organisation. Det skall inte byggas upp en parallell organisation till den som idag finns inom Regionservice utan en nära samverkan kring fakta och framtagande av underlag mm är en förutsättning för ett fungerande samspel. Ett arbete har påbörjats för att mer i detalj formulera uppdrag och arbetssätt för rollen. Servicenämndens reglemente Servicenämndens nuvarande reglemente antogs av regionfullmäktige den 30 november Bedömningen är att den nya styrmodell som föreslås inte står i motsägelse till de riktlinjer och uppgifter som nämnden har enligt reglementet. I samband med nästa ordinarie revision av reglementet bör dock vissa förtydliganden skrivas in.

18 1 Bilaga 1 Ny styrmodell Regionservice Vägledande intensioner och principer Parterna i samspelet Allmänt Det finns tre tjänstemannaparter i samspelet. Beställaren, som i princip representeras av all inomregional verksamhet i VGR, men även en viss andel eterna kunder inom framförallt kommuner och landsting. Kunden har i vardagen en tämligen passiv roll i servicesamarbetet och är köpande mottagare av varor och tjänster. Det är leverantören eller servicelämnaren Regionservice som spelar huvudrollen i servicesamspelet. Regionservice har dock inte beslutskraft i alla frågor, men är nästan alltid inblandad och den som lägger mest tid i såväl förvaltningsfrågor som utvecklingsfrågor. Den tredje parten är ägaren och representeras tjänstemannamässigt av Regionkansliet under Regiondirektören. Regionkansliet har i servicesamspelet en traditionell ägarroll precis som mot andra förvaltningar, men också några tilläggsuppgifter som är specifika och/eller temporära i servicesamspelet. Alla tre parterna svarar mot sina respektive nämnder eller styrelser och det huvuduppdrag som där definieras. Det gemensamma åtagandet Partssamverkan mellan kund och leverantör är regionintern under internhandelsformer. Denna internhandel skall vara reglerad och systematisk, men mer åt det mjukare än hårdare hållet. Resultatansvar skall prägla både kund och leverantör. Det innebär att internhandeln skall bedrivas så att både kund och leverantör får incitament att vara sparsamma och delta i förbättringsaktiviteter. Över tid i en stor serviceverksamhet uppträder här och var problem med både kvalitet och produktivitet. Dessa skall alltid mötas offensivt, men med en strävan till lugn hantering och tillit mellan kund och leverantör. Ledorden skall vara samverkan och partnerskap. Med god kostnadstransparens, produktivitets- och kvalitetsmätning ifrån Regionservice samt en analytisk och kommunikativ controllerverksamhet av Regionkansliet skallr tjänstemannaparterna och politiker i nämnder och styrelser kunna följa utvecklingen. På så sätt är strävan att man skilja på stort från smått och rykte från fakta, utan att behöva lägga mycket tid. Forum i samspelet Ett samarbetsforum skall vara etablerat i servicesamspelet som även kan kompletteras med ett eller flera beredningsfora. Beslutsforumet skall vara bemannat med ledande tjänstemän för alla tre parter, men med representativ bemanning från kundsidan så att inte alla förvaltningar behöver delta. En av Regionkansliets representanter är ordförande, fastställer dagordning och har yttersta beslutsmandatet alternativt uppdrag att föra frågan till beslut på annan nivå, men samförstånd skall sökas i majoriteten av ärendena och där det är möjligt. Vanliga ärenden skall t.e. vara beslut som följer av idéberedning, kalkyler, utvärderingar och implementering av utvecklingsprojekt. Vidare skall den multilaterala dimensionen av förvaltningsfrågor; t.e. överenskommelseprinciper, leveransstandards, enhetliga tjänstebeskrivningar, kalkylprinciper och

19 2(5) kundsamarbetsmodell behandlas. Beslutsforumet skall fungera som styrgrupp för pilotprojekt och utredningsprojekt inom serviceområdet i de fall där både kunden och leverantörens inre arbetssituation och arbetsledning kan förändras som en följd av projektet. Ett annat uppdrag är att bereda multilaterala förvaltningsfrågor som syftar till mer enhetlig hantering som avlastar Regionservice och den enskilda kunden i deras partsförhandlingar. Syftet är att åstadkomma en regionenhetlig hantering där så går. Internhandel & prissättning Generella principer Regionen har fattat beslut om internhandelsprinciper. Dessa pekar principiellt åt samma håll som principerna för totalkostnadsbokslut samt tillika KPP-principerna. I tillämpningen av dessa regler har under senare år utvecklats mer enhetliga styrprinciper för alla regionens serviceverksamheter som går mot mer av funktionstjänster med finansiering genom abonnemang och mindre styckprisdebiteringar. För servicesamspelet gäller därför; Parterna skall i möjligaste mån undvika stora fakturavolymer om det inte undergräver incitament för att vara sparsam och ha kostnadskontroll hos kund och leverantör. De flesta tjänsteområden kan med fördel fungera som funktionstjänster vilket innebär ett fokus på resultatet, snarare än fokus på att tjänsten har genomförts. Kalkylering av priser skall baseras på metoden för totalkostnadsbokslut, där det anvisas att marginalprissättning kan/skall i förekommande fall användas när tjänster läggs till tillfälligt eller kostnader uppkommer tillfälligt. När merkostnadsdebitering används under löpande år skall OH inte inkluderas. Kalkylering av priser för styckprisdebitering skall utgå från planerad självkostnad och rimliga volymantaganden Det finns en stark poäng att inte alltid ha ett lokalt pris utan ett regionpris på en tjänst. Men om lokala kostnader skiljer sig tydligt finns det däremot starka skäl att ha olika priser. Förvaltning Huvudprinciper Med förvaltning avses alla de frågor som inte är utvecklingsrelaterade i organiserad projekt- eller utredningsform där både kund och leverantör deltar och/eller berörs direkt. Tvärs över serviceområdet och på alla organisatoriska nivåer talar vi om någon enstaka procent av all tid som läggs ner på utveckling gentemot förvaltning. Men, på övergripande nivå i servicesamspelet får de utvecklingsrelaterade frågorna dock en avsevärt större relativ plats på agendan. Huvudprinciperna i löpande förvaltningsfrågor är att det skall ske så enhetligt som möjligt tvärs över regionen. Undantagsbeslut kan förekomma, men principen är att Regionservice är huvudleverantör oavsett om serviceleveransen sker i egen regi eller av etern entreprenör. Vidare skall parterna via gemensamma forum prova om serviceinslag i andra yrkesroller inriktningsmässigt skall överföras till Regionservice eller inte. Även motsatsen kan förekomma. Här måste beslutsforum ta hänsyn till stora lokala variationer.

20 3(5) Årshjul Mellan beställande förvaltningar och Regionservice tecknas en årlig eller flerårig överenskommelse som reglerar basförutsättningar, målsättning och ekonomiskt utrymme för leverantören och beställaren. Överenskommelse tecknas på förvaltningsnivå. Årshjulet skall vara enhetligt för alla serviceöverenskommelser och i arbetet mellan två överenskommelser och tas fram av regionkansliet. Det innebär att Regionservice med beslutskraft från ovan nämnda beslutsforum och i samspel med sina kunder/beställare ständigt skall söka så standardiserade former som möjligt för servicesamarbetet i sig. Även om huvudstrategin är att effektivisera via stordrift, processorientering och standardisering så förekommer lokala variationer och särförhållanden som måste hanteras med omsorg och finess. Att driva standardiseringstesen skall inte bli en motsats till goda kundprocesser och kundbehovsdriven utveckling. Lokala förutsättningar gör att varje förvaltning tillsammans med Regionservice bör ha en strategi eller plan för att möta möjligheter och problem. Denna kan vara regionstandardiserad i sin form, men inte innehåll. Avsteg från enhetligheten när det gäller överenskommelser får och bör ibland ske mot etern kund eller konkurrensutsatt kund. Ansvar och befogenheter Kund- och leverantörsparterna har en internhandelsrelation som syftar till att skapa incitament för sparsamhet och förbättringssträvande, där samtidigt det gemensamma åtagandet betonas av regionstyrelsen, men där respektive part svarar mot sin styrelse eller nämnd med de mål, det balanskrav och den ekonomiska situation som där finns. Detta skapar en kompleitet som i ett gott samarbetsklimat tillfredsställer helheten i samtalet om servicenivåer, utvecklingsinsatser och förskjutningar av tjänsteinnehåll mellan servicemedarbetare och yrkesroller i kärnverksamheten, t.e. undersköterskerollen och/eller servicerollen. Utvecklingsprojekt Ansvar och befogenheter Andemeningen med servicesamspelet är att Regionservice är den part som skall ta initiativ och driva utvecklingsfrågorna. Regionservice skall ha stafettpinnen att driva förstudier, konceptutveckling och genomförande av nya lösningar. Förbättringsidéer kommer dock även från kundsidan och kunderna måste delta i urval av lovande idéer, pilotprojekt, kalkyler, utvärderingar och beslutsfattande. Detta sistnämnda behöver dock inte vara regel när förbättringsarbete rör mer renodlade serviceprocesser. Då kan god kommunikation från Regionservice till kunden räcka långt. Förbättringssynsätt För utvecklingsprojekt som kan leda till förändrade förutsättningar i kundens/beställarens organisation eller ändrad leverans/tjänsteinnehåll skall ett representativt urval av kunder delta. Graden av förändring avgör hur mycket. Standardisering Standardiseringspåverkan på kundorganisationen som en följd av utvecklingsprojekt måste hanteras omsorgsfullt men tydligt. Det är viktigt att en samlad bild av effekterna ligger på

21 4(5) bordet i beredning och beslut i gemensamt forum. Det är naturligt att olika förutsättningar på kundsidan leder till att det blir en oklar beslutsmiljö och konsensusbeslut blir svårt. I dessa situationer blir Regionkansliets roll etra viktig, tillsammans med kundparternas förmåga att låta sig representeras och att ta koncernansvar. Implementering Beslut om implementering av förändrade arbetssätt på en förvaltning kan se olika ut beroende på om ärendet grundbeslutats som ett regionärende eller inte. Grundargumentet skall dock alltid vara en total ekonomiskt positiv nettoeffekt och/eller en kvalitetshöjning som efterfrågas i kundledet. Finansiering och effekthemtagning Grundmodell Den ekonomiska styrmodellen skall vara i en grundform som självgöder servicesamspelet och ger både kund och Regionservice; Incitament för Regionservice att hela tiden öka sin egen effektivitet och hjälpa beställaren med sin. Incitament för beställaren att i vardagen ha en positiv grundsyn och ett gott utvecklande samarbetsklimat i servicesamspelet eftersom det leder till mer ekonomisa resurser till kärnverksamhet. Incitament för båda parter att arbeta med utvecklingsfrågor. Incitament för leverantören att implementera nya goda arbetssätt, men även möjlighet att avbryta sämre projektförsök. I praktiken innebär det att produktivitet från ett år till ett annat blir finansieringsbas för två ändamål. Dels att priserna på en och samma tjänst i reala termer i beställarledet blir billigare från ett år till ett annat - beställaren tar del av effekthemtagningen även då den uppkommer inom Regionservice. Dels att effektivisering helt eller delvis finansierar utvecklingsfrågor inom Regionservice. Det finns dock undantag för modellen så som t.e. finansiering av inköpsverksamheten. Där bör inköpseffekterna alltid direkt stanna hos köpande enhet för att stimulera till avtalstrohet och för att få kärnverksamheten att använda Regionservice inköpskompetens som en fri nyttighet. Regionservice inköpsverksamhet finansieras därför via särskilt regionbidrag. Även finansiering av utvecklingsprojekt kan innehålla specialfall beroende på fas i utvecklingsprojektet och var effekt uppkommer. Tumregeln är att utvecklingsprojekt som närmast avser renodlade serviceprocesser finansieras av Regionservice, medan övriga har en blandfinansiering beroende på situation. Grundmodellen kan liksom andra finansierings/ersättningsmodeller i regionen ibland behöva brytas med särskilda bidrag eller krav till/från regionbudgeten till särskilda ändamål. Finansierad implementering Finansierad implementering av utvecklingsprojekt bör i huvudsak ske enligt följande. Införandet finansieras av kundens egna medel oavsett om det rör sig om interna kostnader eller av Regionservice fakturerade kostnader.

22 5(5) Regionservice kostnader (egna kostnader och kostnader för upphandlade varor och tjänster) debiteras efter marginalkostnadsprincipen. Utgångspunkten är att implementering skall självfinansieras genom de positiva effekter som effektiviseringen medför finansiellt. Ett alternativt betraktelsesätt är att man vill åstadkomma en kvalitetshöjningseffekt som skulle vara dyrare att åstadkomma på annat sätt än implementeringen. Effektivitet, controlling, kommunikation Effektivitet Effektivitet kan ses som kombinationseffekten av produktivitet och kundupplevd kvalitet. Kunder på olika nivåer i organisationen, patienter m.fl. upplever dock tillfredställande kvalitetsnivå på olika sätt. I servicesamspelet är det den avtalstecknande beställarens tolkning av kvalitet som är det centrala. På så sätt möts avvägningen mellan pris och kvalitet på rätt nivå. Mätning och kommunikation I servicesamspelet skall produktivitets- och kvalitetsutveckling mätas kontinuerligt eftersom siffrornas och analysernas innebörd är själva skälet till samverkanssamspelet. Det skall också kommuniceras och sammanfattas som en helhet, med möjlighet att följa enskilda tjänsteområden. Informationen skall tillsammans med kostnadsjämförelser ge underlag för förbättringsanalyser. Rätt fungerande skall det också ses som ett viktigt verktyg för att upprätthålla tillit och öppenhet, men också tålamod som kan skapas genom att isolera delproblem från en efterhand bättre fungerande helhet. Samverkan mellan kärnverksamheten och inköpsverksamhet leder inte alltid, men ofta, till väsentliga besparingar. Det kan vara så att en del av den besparingen äts upp av ständigt uppskruvade volymer. Men det skall inte vara skäl att inte mäta och kommunicera effekterna (priseffekten). Den viktiga poängen är att mäta och kommunicera det i relation till resultaträkningen ute i organisationen där besparingen uppstår. På så sätt döljs inte effekten och man kan se analytiskt djupare på t.e. en avdelnings förutsättningar att klara sin ekonomi. Regionkansliets uppgifter Tjänstemannaägarrollen på Regionkansliet består i att operationalisera mål, parternas identitet och spelreglerna i samspelet, men också att följa upp, analysera och presentera hur det går i ekonomiska och kvalitetsmässiga avseenden (controlling). Kommunikationsdelen av controllerrollen är viktig på många sätt. Dels därför att kund och leverantör är part i målet. Dels därför att data behöver sättas in i ett sammanhang så att det blir greppbart för politiker m.fl. Under perioder bör också Regionkansliet ta en mer aktiv roll att döma av i tvistemål och ansvara för partsgemensamma forum samt ibland ta initiativ till högre tempo, förändrad standardiseringstakt, legitimera prissättning, kalkyler eller sätta in tillfälliga förstärkningar.

23 Förslag pris /ersättningsmodell för Regionservice tjänster Bilaga 2 Utgångspunkt för tjänstekatalog 2013 Lokalvård Deltjänster Undertjänster Dagligstäd Storstäd Fönsterputs Akutstäd Klottersanering Flyttstäd Byggstäd Golvvård Sjukhusintern logistik Övrig FMservice Skötsel av sköljrum Städning och bäddning av jour-rum Slutstäd, rengöring och bäddning mellan patienter på vårdavdelningar Operationsstäd, kringservice före, efter samt mellan operationer Principer för ny pris- /ersättningsmodell Abonnemang för överenskommen yta +- normala variationer Möjligt tillägg till ovanstående abonnemang Postutdelning Abonnemang VGR Interna budtransporter Abonnemang Förrådsmaterial Patientmat Tetilier Avfallshantering Abonnemang VGR Patienttransporter Abonnemang Personaltransporter Abonnemang Flyttservice inom tomt Abonnemang Bilhantering Fordonsadministrati on Enligt nyligen beslutad modell Däckbyte, tvätt etc Enligt nyligen beslutad modell Färdigt kontor (Regionens Hus och motsvarande) MiV (Förrådshantering) Abonnemang utifrån faktisk kostnad. Hyran faktureras separat från Västfastigheter Abonnemang som ingår i interna godstransporter Sida 1 av 11

24 Bud och turbilar Postala tjänster Depåservice Hantering av personaloch patienttetilier Skötsel av kök (personalrum/avdelnings kök) Källsortering Skötsel helikopterplatta Bemanningstjänster, t.e. Skötsel av konferensrum Vätservice Hantering av kaffemaskiner Parkeringsbevakning Eterna gods-, post- och provtransporter Riskavfall (ADR) Transport av skrymmande gods Budtransporter lab Budtransporter eterna Flyttjänst mellan tomter Etern postservice Anskaffning av material och förbrukningsartiklar Lagerhållning Informationsdisk Bokningscentral Sortering av ankommande och avgående post Förädling av utgående volymer Hantering och administration av värdepost och paketförsändelser Postöppning av returpost Hantering av svarspost Försäljning av frimärken, kuvert, farligt godsetiketter och vadderade kuvert Abonnemang Abonnemang Styckprisdebiteras Marginalkostnad Styckprisdebiteras Marginalkostnad Abonnemang Abonnemang VF VGR VGR Sida 2 av 11 Förslag pris och ersättningsmodell Regionservice

25 Repro, tryckeri, adress- och distributionscentrum Tvätt- och tetilservice Patientmåltider Restaurang och Café Catering Leverans av material från depå till lastkaj med ordinarie turbilar Kopiering (s/v, färg) Abonnemang Originalarbeten Efterbehandling Inskanning (s/v, färg) Kuverttryck Poster med roll-ups Broschyrer Utskick Inbindning Distribution av informationsmaterial Adressregister Efter förfrågan från kund Tvätta, efterbehandla, Arbetskläder Abonnemang för leverera och utveckla ett Patientkläder överenskommen volym funktionellt och Bädd- och +- normala variationer. kostnadseffektivt badtetilier bassortiment av Operationstetilier VGR Tillhandahålla person- VGR /avdelningsmärkta tetilier Leverans av Leverans av måltidskomponenter till vårdavdelningar Dagens lunch Dagens soppa Dagens vegetariska Salladsbuffé Måltidsdryck Bröd Caféutbud av mat, dryck och godis Mat och dryck enligt beställningsbart utbud Leverans av det beställningsbara utbudet Frukost normalkost, specialkost, beredda komponenter Lunch normalkost, specialkost Middag normalkost, specialkost Finansieras genom intäkter från restauranggäster. Abonnemang för överenskommen volym +- normala variationer. Styckprisdebiteras Marginalkostnad Styckprisdebiteras Marginalkostnad Styckprisdebiteras Marginalkostnad VGR VGR Sida 3 av 11 Förslag pris och ersättningsmodell Regionservice

26 Patientfakturering Redovisningstjänst Sjukresor Fakturaservice Beställningar utanför ordinarie utbud (bastjänst), t e dukning servering hyra av porslin Administration av patientfakturering Huvudmannafakturering Stöd i avgiftsfrågor genom callcenter Likvidhantering / Betalningar Debiteringsadministration Momsredovisning Avstämningar Periodiseringar Inrapportering anläggningsredovisning Periodbearbetningar och bokslutsstängning Internkontroll Revision av kassafunktion samt uppföljning av ekonomiska rutiner Systemadministration Ansvara för att ersättningar betalas ut till patienter enligt gällande sjukreseregler samt utfärdande av frikort Ansvara för information om sjukresor till patienter och vårdpersonal Ansvara för att genomföra upphandlingar av sjukresetjänster enligt behov Redovisa utfall av sjukresekostnader Lämna förslag till budget Analys och utredningar som inte omfattas av det löpande arbetet Leverantörsfakturahantering Kundfakturahantering Styckprisdebiteras Marginalkostnad Abonnemang för överenskommen volym +- normala variationer. Abonnemang för överenskommen volym +- normala variationer. Abonnemang för överenskommen volym +- normala variationer. Abonnemang för överenskommen volym +- normala variationer. Sida 4 av 11 Förslag pris och ersättningsmodell Regionservice VGR VGR VGR

27 Löneservice HR-service Kontering Hantera samlingsfaktura (leverantör) Utbildning Löneadministration och Heromasupport Heroma systemförvaltning (VGRövergripande) Pensionsservice (VGRövergripande) Upprätta anställningsavtal utifrån förvaltnings underlag, skall ligga som bas Support och systemförvaltning i Heroma-applikationerna: löneöversyn, LAS och personal-statistik (förvaltningsnivå) Kontaktperson för förvaltning i pensionsfrågor och försäkringar HR konsult Bevaka och informera från VGR PC grupp Information till chefer om nyheter, förändringar och uppdateringar inom sakområdet Rådgivning till chefer genom praktiska tips och handledning för vägval/beslut Abonnemang för överenskommen volym +- normala variationer. Abonnemang för överenskommen volym +- normala variationer. Medverka, genomföra, underlätta och implementera Sida 5 av 11 Förslag pris och ersättningsmodell Regionservice

28 HR-specialist Företräda kundens intresse i regiongemensamma grupper i HR frågor: Arbete i ledningsgrupper, Rekrytering, Arbetsmiljö, Arbetsrätt, Kompetensförsörjning, Organisationsutveckling, Lönebildning, Mänskliga rättigheter, Personalomställning, Rehabilitering, Uppföljning och statistik gällande månads-, delårs- och årsrapport, Verksamhetsplan /budget Vid större och komplea ärenden som kräver mer tid eller djupare specialistkompetens, inom samtliga bastjänster (se ovan) kan överenskommelsen utökas med tilläggstjänster, eempelvis komplicerade arbetsrätts- och rehabiliteringsärenden Abonnemang för överenskommen volym +- normala variationer. Sida 6 av 11 Förslag pris och ersättningsmodell Regionservice

29 Arbete i projekt Delta i projekt enligt projektdirektiv/ Uppdragsbeskrivning Diarieservice Ta emot, scanna, registrera och arkivera handlingar Ansvara för central postöppning inom respektive Regionens hus Skicka ut handlingar till handläggare genom e- länk och lämna ut allmänna handlingar till media och allmänheten genom e-post eller papperskopia Ansvara för att inkomna handlingar förbereds för arkivering och enligt respektive förvaltnings dokumenthanteringsplan och överlämnas till regionarkivet för slutlig förvaring Ansvara för systemförvaltningen av IT-stödet. Systemförvaltare, systemansvarig och systemadministratörer arbetar bl.a. med att systemet ska fungera Utbildning Utbildning till chefer om nyheter, förändringar och uppdateringar inom HR-området Medverka vid genomförande Planera utbildningsinsatser utifrån verksamhetens behov Regionbidrag eller Abonnemang för överenskommen volym +- normala variationer. Sida 7 av 11 Förslag pris och ersättningsmodell Regionservice

30 Konferensadministration optimalt och att användare utbildas och följer upp det avtal som erfordras för systemet. Ansvara för diarieadministration specifik förvaltning Grundåtagande för ett konferensengagemang Webbsida med koppling till anmälningsformulär Anmälningshantering Sammanställning av deltagarlista Underlag och beställning av namnskyltar Specialkosthantering Utskick av påminnelse till anmälda Fakturera deltagare som uteblir Kontakt med konferensanläggningen Projektledning av konferens/event Kundmöten Prisförhandling av teknik, underhållning, servering och anläggning Utvärdering av konferens Manuell inmatning av enkätsvar Personal på plats under konferensen Sammanställning och fakturering av deltagaravgifter Layout av program/inbjudan Utskick av program/inbjudan Packning av mappar och påsar Beställning av material till mappar, påsar / giveaways Utformning av konferensens program Fasta kostnader fördelas efter föregående års nyttjande. Rörliga kostnader debiteras per kund och tillfälle VGR Sida 8 av 11 Förslag pris och ersättningsmodell Regionservice

31 Tjänste-ID Service Telefonservice Kontraktering av talare, underhållare etc Enl beställning från kund fotografera, beställa och lämna ut kort till kund Tjänsteid + Tillhandahålla bokningssystem så att alla våra kunder kan boka tid för fotografering samt hämta sitt kort (etern åtkomst) Spärra kort som tappats bort Beställa PUK-kod till befintligt kort Reservkortshantering för distansutgivning Utfärda servercertifikat (bundet till en person genom ORA) Utfärda SITHS-certifikat till kort: TjänsteID+/SITHS/ e- Tjänstekort/Skatteverket Kortutlämningsplatser på fasta platser i VGR Kortutlämning från mobilt team Kortläsare Korthållare Förmedling av samtal inom regionen Patientupplysning Patienttelefoni Katastrof- och beredskapshantering Personsökarhantering/ akutnummer Jourändringar Trafikmätningar Grund rapporter och statistik på telefonanknytningar Telefonkonferenser Medicinska o tekniska larm Abonnemang för överenskommen volym +- normala variationer Abonnemang för överenskommen volym +- normala variationer. Sida 9 av 11 Förslag pris och ersättningsmodell Regionservice VGR

32 Projektledningstjänst Ajourhållning av databas 80/20 Inläggning av röstbrevlådor o 80/20 o VIP2000 Statistik o rapporter övriga Back-up funktion för kontaktpunkten Projektledning, programledning och verksamhetsutveckling Projektstyrning och projektkontorstjänster Kompetensstöd inom området Vid nyttjande av Backup funktion tecknas bilateral överenskommelse. Debitering sker utifrån faktiska kostnader Vid nyttjande av detta tecknas bilateral överenskommelse. Debitering sker utifrån faktiska kostnader Vid större åtaganden kan finansiering ske med överenskommet abonnemang. Hjälpmedel Utbildningsservice Tillhandahålla utbildningskatalog Bokning Anmälningsadministration Fakturering Utbildningssamordning Utvärdering Utbildningsadministration i övrigt Fasta kostnader fördelas efter föregående års nyttjande. Rörliga kostnader debiteras per kund och tillfälle I enlighet med det avtal som regionen och kommunerna tecknat med Regionservice Hjälpmedel VGR Läkemedelsnära Hemdistribution? Abonnemang? VGR produkter Upphandling Regionbidrag VGR Serviceteam inom internservice och kontor 11 Abonnemang för överenskommen volym +- intervall för normalvariationer. Sida 10 av Förslag pris och ersättningsmodell Regionservice

33 Abonnemang för överenskommen volym ± normala variationer Prismodellen innebär att tjänsten eller motsvarande betraktas som ett abonnemang där debitering sker en gång per månad. Båda parter ska vara överens om vilka volymer som abonnemanget avser och volymerna ska också finnas angivna i den årliga överenskommelsen. Förändringar av volymerna under året ska finnas med i överenskommelsen. Normala variationer eller förändringar som uppstår under löpande år ska inte påverka abonnemangets storlek, d v s debiteringen. Parterna ska vara överens om hur stor en volymförändring (normalvariation) ska vara för att påverka abonnemangets storlek. Abonnemang Prismodellen innebär att tjänsten eller motsvarande betraktas som ett abonnemang. Abonnemanget är fast och ändras inte under året. Styckprisdebiteras Marginalkostnad Prismodellen innebär att tjänsten eller motsvarande ska styckprisdebiteras. Utgångspunkten för styckpriset är att köparen debiteras den marginalkostnad eller merkostnad som utföraren har för att utföra just denna tjänst eller motsvarande. Detta används i undantagsfall och på leveranser av enstaka köp av t e produkter eller tjänster. Används då det är svårt att uppskatta en volym för kommande år. Regionbidrag Finansiering från Västra götalandsregionen direkt. Används då fakturering inte kan anses motiverat ur ett styrningsperspektiv eller då ett sådant system kan ge felaktiga styrsignaler. 11 Sida 11 av Förslag pris och ersättningsmodell Regionservice

34 Totalkostnadsbokslut 2012, Regionservice AL FS FTV HH KS NU PV SKAS SU SÄS ANS VF Rns VGR IT Regionka nsli övriga kunder Summa Inräknat RB Distrikt kostnader totalt Intäkter totalt Diff totalt AC kostnader totalt Intäkter totalt Diff totalt Måltider kostnader totalt Intäkter totalt Restaurangintäkter Diff totalt Försörjning ekl hjälpmedel kostnader totalt Intäkter totalt Diff totalt Totalt kostnader totalt Intäkter totalt Restaurangintäkter Diff totalt ( palatskostnad, 8,7milj, hyresökning AC, 6,9milj och blankettservice, 4,0 milj ligger med i fördelningen) Summa fördelat inköp kundservice hjälpmedel Diarum 8479 Totalt Kostnader AC Försörjning Måltider Inköp Kundservice( D Skaraborg D Södra älvsd Gbg centru D Gbg syd D Fyrbodal Rest närservii TKB Kostnader i bokslut Projekt/utvecklingskostna der Kostnader som clearas mot intäkt, te lönebidrag Efterkalkyler Engångskostnader Summa kalkylmässiga justeringar Tranfereringar Summa leveranskostnader Bilaga 3

35 Bilaga 4 1(2) Nyckeltal, Regionservice from 2013 Följande nyckeltal föreslås följas löpande. Syftet är att påvisa det pågående förbättringsarbetet inom Regionservice. Talen är inte heltäckande för verksamheten men har valts ut som indikatorer. Översyn av talen skall ske kontinuerligt. Regionservice rapporterar talen enligt tidplan för månadsrapportering. 1. Personalkostnad leverantörsfakturering/inköps omsättning på leverantörsfakturor (Adm service) 2. Direkt kostnad depå/orderrader (Depåverksamheten) 3. Direkt kostnad/kg tvätt (Tvättverksamheten) 4. Direkt kostnad kostverksamhet/producerade portioner (Måltidsverksamheten) 5. Personalkostnad städ/städad yta (Städverksamheten) 6. Leverantörstrohet, inköpsvolym giltiga avtal/total inköpsvolym motp 100 (Inköpsverksamheten) 7. Upphandlingseffekt Amesto, prisförändring mot tidigare avtal (Inköpsverksamheten) 8. Antal tecknade avtal/antal leverantörer (Inköpsverksamheten. Under utarbetande) Ny styrmodell Regionservice

36 2(2) 1) Mått Beskrivning Påverkan på mått Del av mått Definitioner Källa utfall 2012 Personalkostnad leverantörsfakturahantering Beskriver resursåtgång för en /inköps omslutning för av de största administrativa Effektivitet i den egna Nedanstående i relation till leveranstörsfakturor processerna. processen. varandra 18,03% Personalkostnad leverantörsfakturahantering Bokförda kostnader på konto 4XXX för tjänsten ggr 100 Raindance kr 2) Kostnad per orderrader Depå 3) Kostnad per kg Tvätt 4) Kostnad per portion 5) Distriktens personalkostnad/städad yta 6) Leverantörstrohet 7) Upphandlingseffekt Total kostnad för gjorda materialbeställningar till Regionens Depåer. Total kostnad per kg gods som sorteras och passerar tvättrör/tvättmaskiner Resursåtgång för producerade patient- och restaurangportioner. Distriktens personalåtgång i förhållande till städytan. Handel utanför leverantörsavtal per förvaltningsområde. Efter E- handelsinförande kommer även avtalstrohet på artikelnivå att kunna följas i Marknadsplatsen. Prissänkning vid ny upphandling Effektivitet i den egna processen. Felplock och felleveranser/beställningar. Införandet av marknadsplatsen. Akutordrar och transporter. Effektivitet i den egna processen. Omsättningshastighet. Metod och inlevererans. Svinn och saker i fickor. Effektivitet i den egna processen. Överbeställningar av patientkost. Måltidslösningar och råvarukostnad. Gemensamma menyer och utbud. Effektivitet i den egna processen genom bla teamarbete. Typ av yta och frekvens. Dialog med kund. Handel inom avtal. Avtalsvård med uppdatering av nya avtal, sortimentsförändringar, prisjusteringar mm i databasen. Ökad följsamhet till upphandlade avtal. Möjlighet till realisering genom följsamhet av upphandlande avtal. Omsättning i inköpskub för kunder Nedanstående i relation till varandra Kostnad Depå: En orderrrad: Nedanstående i relation till varandra Kostnad Tvätt: Regional inköpskub i Cognos. Samlad information från avtalsdatabas och Raindance. Regional inköpskub i Cognos. Samlad information från avtalsdatabas och Raindance kr 10,70 kr Depåernas direkta totala kostnad. Samtliga kontogrupper. Raindance kr Skapade orderrader inom gjorda beställningar. Jeeves ,44 kr Tvätteriets direkta totala kostnad. Samtliga kontogrupper. I Capslock finns information om kostnad per delprocess. Raindance kr Kg Tvätt: Antal kg Capslock Nedanstående i relation till varandra Kostnad portion: Portioner: Nedanstående i relation till varandra Distriktens personalkostnad: Städad yta: Leverantörstrohet: Upphandlingseffekt: 52,51 kr Produktionskökens direkta totala kostnad ekl transfereringar inom område gemensam produktion. Samtliga kontogrupper inkl café och cateringproduter. Raindance kr Patientportioner(frukost, lunch,middag och specialkost) och restaurangportioner. Catering och caféproduktion ingår ej i volym. Matilda Bokförda kostnader på konto 4XXX. Personalkategorierna inom städtjänsten. Antal m2 frekvens per månad. Andel av total inköpsvolym som fakturerats av leverantör med något giltigt avtal under perioden. Motpart 100 Raindance Landlord Regional inköpskub i Cognos. Samlad information från avtalsdatabas Amesto och Raindance. 80% Prisförändring på befintliga avtal i Amesto. (ca 8 mdnkr) Amesto 3%

37 Bilaga 5 Internresultaträkning regionservice from Intäkter från VGR-interna beställare (ekl. transfereringar) - Kostnader för verksamheten = Nettoresultat försäljning till köpare + Andra ej utvecklingsbaserade VGR-interna anslag/regionbidrag - Kostnader för dessa = Nettoresultat andra anslag - Kostnader utveckling egenverksamhet - Kostnader utveckling serviceprocesser = Nettoresultat inkl egen utveckling =Summa Förvaltningens resultat + Finansiering av utvecklingsprojekt från Ägare/Kund - Marginalkostnad utvecklingsprojekt =Netto Ägare/Kunders utvecklingsprojekt + Finansiering av införandeprojekt hos Kund - Marginalkostnad införandeprojekt =Netto Ägare/Kunders införandeprojekt = Summa Utvecklingsverksamhet + Intäkter för verksamhet som vunnits vid upphandling - Kostnad för verksamhet som vunnits vid upphandling = Summa Upphandlade uppdrag = Resultat Regionservice X Andra ej utvecklingsbaserade anslag/regionbidrag Avser anslag/bidrag som tillförs Servicenämnden med krav på leverans och motprestation inom ordinarie verksamhet t.e. drift av diarieverksamhet. Finansiering av utvecklingsprojekt från Ägare/Kund Avser anslag/finansiering som tillförs Servicenämnden med krav på leverans och motprestation inom utvecklingsverksamhet där Kundrådet är styrgrupp. Utvecklingsprojekten avser att skapa nya lösningar och koncept. Finansiering av införandeprojekt hos Kund Avser anslag/finansiering som tillförs Servicenämnden med krav på leverans och motprestation i form av införande av ett koncept eller lösning Finansiering av verksamhet som vunnits i en upphandling Avser för närvarande ett avtal om tetilhantering samt Hjälpmedel Ny styrmodell Regionservice

38

39

40 Regionservice önskan om förtydliganden/ fördjupade förklaringar från regionkansliet inför fortsatt arbete med styrmodell Kompletterat med regionkansliets förtydliganden och Ulfs förslag till kompletterande/ alternativa formuleringar Bakgrund I servicenämndens remissyttrande till föreslagen styrmodell ( dnr SN ) framhålls att Servicenämnden är för förändring i enlighet med Ekans förslag, men ser inte hur remissförslaget förbättrar styrning, uppföljning och effekthemtagning av servicetjänster inom regionens verksamheter. Nedan listas punkter som Regionservice anser behöver förtydligas och eller fördjupas, för att kunna utvärdera i vilken mån förslaget till ny styrmodell för Regionservice (dnr RS ) är i enlighet med den inriktning som redovisas för i Ekans rapport - Servicesamspelet i Västra Götalandsregionen. 1(12) Handläggare: Ulf Aronsson, Regionservice

41 Regionservice önskan om förtydliganden/ fördjupade förklaringar från regionkansliet inför fortsatt arbete med styrmodell Kompletterat med regionkansliets förtydliganden och Ulfs förslag till kompletterande/ alternativa formuleringar Från Remissyttrandet Önskan om förtydliganden / fördjupade förklaringar Regionkansliets svar Omfördelningen av finansieringsmodellen med utgångspunkt i totalkostnadsbokslut I rapporten fastställs att skall ingen noll-ställning av nuvarande finansieringsmodell ske. I servicenämndens remissyttrande argumenteras för vikten av denna nollställning. Detta är också något som även några andra remissyttranden lyfter. Regionservice inser att det i praktiken är en omöjlighet att genomföra denna nollställning till , men menar att den bör förberedas under 2014 och genomföras Hur ställer sig utredaren till detta? Förslaget med att inte nollställa nuvarande finansieringsmodell innebär i detta sammanhang att den ekonomiska reglering som gjordes 2008 samt de ömsesidigt beslutade justeringar som gjorts därefter står fast som fastställt belopp för respektive beställande förvaltning. (allt annat lika avseende uppdragens innehåll). Eftersom den föreslagna styrmodellen innebär enhetliga priser för samma typ av tjänst och en strävan mot enhetlig måluppfyllelse avseende kvalitet och servicenivåer inom hela regionen på de tjänster som regionservice tillhandahåller, kommer de eventuella skillnader som finns i dag mellan regionservice kostnader och de debiteringar som sker gentemot respektive beställande enhet på sikt regleras. Ulfs förslag på kompletterande/ alternativ formulering Regionkansliet listade i rapporten ett antal skäl till att ingen nollställning av nuvarande finansieringsmodell ska ske. Som lyfts i förtydligandet, så förväntas styrmodellen på sikt reglera de eventuella skillnader som idag finns mellan intäkter och kostnader per kund. Idé från Ulf:.Utvecklingen av den tänkta regleringen kommer att följas som en del i fastställandet av regionservice totalkostnadsbokslut från och med Beslutet om eventuell nollställning skall omprövas i det fall kvaliteten på totalkostnadsbokslutet då är av tillräckligt god kvalitet och skillnaderna mellan intäkter och kostnader på kundnivå bedöms vara så stora, att en nollställning är motiverad. 2(12) Handläggare: Ulf Aronsson, Regionservice

42 Regionservice önskan om förtydliganden/ fördjupade förklaringar från regionkansliet inför fortsatt arbete med styrmodell Kompletterat med regionkansliets förtydliganden och Ulfs förslag till kompletterande/ alternativa formuleringar Från Remissyttrandet Önskan om förtydliganden / fördjupade förklaringar Regionkansliets svar Sammanslagning av tjänster I rapporten fastställs att skall flera tjänster slås ihop till större tjänsteområden all inclusive all inclusive. I servicenämndens remissyttrande argumenteras för vikten av transparens i kostnadsredovisningen och att respektive tjänsts kostnadsdrivande faktorer tydligt måste kunna härledas. Utöver effekterna på incitament och styrbarhet, lyfts även förutsättningarna för eterna jämförelser och möjligheterna till upphandling. Regionservice vill se ett förtydligande i vad all inclusive innebär och då i beaktandet av vad som sägs i rapportens bilaga 1, bland annat: Resultatansvar skall prägla både kund och leverantör. Internhandeln skall bedrivas så att både kund och leverantör får incitament att vara sparsamma god kostnadstransparens, produktivitets- och kvalitetsmätning kalkylering av priser skall baseras på metoden för totalkostnadsbokslut kalkylering av priser för styckprisdebitering skall utgå från planerad självkostnad och rimliga volymantaganden Eempel på sådant som är oklart för Regionservice i rapporten är; är de årliga fasta abonnemangen per tjänst eller per förvaltning? Är det tänkt att tjänsters Det grundläggande synsättet i den föreslagna styrmodellen är den samma som i den regioninterna styrmodellen för IS/IT. Där används begrepp som röda tjänster och gröna tjänster, där denna modell använder t.e. abonnemang och styckprisersättning, för att skilja tjänster som ingen förvaltning av t.e ekonomiska skäl får välja bort från tjänster där en sådan valmöjlighetger bäst incitamentet för bästa regiontotal kostnadseffektivitet och kvalitetsutveckling. Inför framtagandet av bilaga 2 till den ursprungliga rapporten har en genomgång gjorts tillsammans med regionservice för att definiera t.e kostnadsdrivare och påverkbarhet. I de fall abonnemang föreslås som betalningsmodell menar vi att köpande förvaltningar inte kan avstå från att regionservice utför tjänsten till förmån för annan utförare, men att dialog och gemensam uppföljning kring genomförandet är centralt. Till dessa hör de tre stora tjänsteområdena städ, måltid och tvätt. Regionservice uppdrag är att utföra tjänsten med en strävan mot enhetlig måluppfyllelse avseende kostnad, kvalitet och servicenivåer, och få ersättning för det utifrån en rimlig kostnadsnivå. En rimlig total kostnad (självkostnad) för 3(12) Handläggare: Ulf Aronsson, Regionservice

43 Regionservice önskan om förtydliganden/ fördjupade förklaringar från regionkansliet inför fortsatt arbete med styrmodell Kompletterat med regionkansliets förtydliganden och Ulfs förslag till kompletterande/ alternativa formuleringar volymutveckling ska nettas mot varandra inom ett totalt abonnemang? Vad hela förvaltningen regionservice för det tjänsteområdet. menas med fri nyttighet och hur står sig detta begrepp mot principerna i bilaga För många av regionservice uppdrag är merparten av 1? kostnaderna fasta eller halvfasta och påverkas bara marginellt av att volymen förändras upp eller ner inom en normalvariation. För andra uppdrag, t.e upphandlingsverksamheten, skall regionens förvaltningar inte vara beställare alls utan det skall även fortsättningsvis vara regionbidragsfinansierat och därmed fri nyttighet. Uppdraget preciseras av ägaren VGR-beställaren Ulfs förslag på kompletterande/ alternativ formulering Med all-inclusive menas i rapporten att flera tjänster ska kunna slås ihop till större tjänsteområden, för vilka årliga fasta abonnemang fastställs och med beaktande av definierade normalvariationer i volymer. Ersättningen för tjänsteområdena grundar sig på självkostnaden för dessa var för sig och fastställs årligen i enlighet med föreslaget årshjul. Grundprincipen är att Regionservice sammantaget genom de kundvisa överenskomna ersättningsnivåerna ska få full kostnadstäckning för de tjänster som levereras under året enligt en regionintern prislista, i det fall förvaltningen i övrigt uppfyller de krav på till eempel effektivisering som fastställs av regiondirektören. 4(12) Handläggare: Ulf Aronsson, Regionservice

44 Regionservice önskan om förtydliganden/ fördjupade förklaringar från regionkansliet inför fortsatt arbete med styrmodell Kompletterat med regionkansliets förtydliganden och Ulfs förslag till kompletterande/ alternativa formuleringar Från Remissyttrandet Önskan om förtydliganden / fördjupade förklaringar Regionkansliets svar Volymen för varje år måste fastställas utifrån faktiskt nyttjande I rapporten finns ett antal förslag som berör hanteringen av volymer, t e i; kopplingen mellan vårdöverenskommelserna och serviceöverenskommelsen; i införandet av begreppet normalvariationer i volym och i bilaga 1 rimliga volymantaganden I servicenämndens remissyttrande argumenteras för vikten av att volymerna för varje år måste fastställas utifrån faktiskt nyttjande. Regionservice vill se ett förtydligande i de olika volymbegreppen ovan och hur de ska fastställas samt ett klargörande i frågan om årligt fastställande av volymer utifrån faktiskt nyttjande. Regionservice totala ekonomiska ram (ekl regioneterna uppdrag och förändrade uppdrag) skall inför kommande budgetår fastställas i samband med planeringsansvisningarna. Som grund för den ekonomiska ramen kommer, precis som för alla andra förvaltningar, att finnas kalkyler för rimliga kostnadsnivåer för den verksamhet som skall bedrivas. Basen är totalkostnaden för beställaren enligt senaste överenskommelse. Priset skall vara samma för alla internköpare för samma tjänst/uppdrag.(jmfr IS/IT). I dag är priset olika för olika kunder och beroende på att de bl.a. bygger på den kostnad som var och en av enheterna inom regionservice har. Beställaren och regionservice skall tillsammans identifiera belopp för abonnemang respektive volymer och i förekommande fall volymens normalvariation. Variationen skall ses innefattas i det totala abonnemangsbeloppet. Hur stor denna normalvariation skall vara måste bestämmas bilateralt utifrån de lokala förutsättningarna. Kundrådet får en viktig roll initialt att stödja beställare och utförare i detta arbete. 5(12) Handläggare: Ulf Aronsson, Regionservice

45 Regionservice önskan om förtydliganden/ fördjupade förklaringar från regionkansliet inför fortsatt arbete med styrmodell Kompletterat med regionkansliets förtydliganden och Ulfs förslag till kompletterande/ alternativa formuleringar Ulfs förslag på kompletterande/ alternativ formulering Arbetet med att fastställa regionservice totala ekonomiska ram inför kommande budgetår byggs bland annat upp utifrån dialoger mellan respektive beställande förvaltning och regionservice. I denna identifieras eventuella förhållanden som kan påverka ersättningsnivåernas nivå och då framför allt; uthålliga trender i volymer per tjänst/ tjänsteområde som alltså inte kan definieras som normala volymvariationer under innevarande år önskemål om förändrade servicenivåer förändringar i tjänstestandards eller regelverk/ lagar som påverkar volymer/ utförandet av tjänsten andra förutsättningar hos kunden som påverkar volymen på servicetjänsterna, t e nya ytor eller förändrade vårduppdrag Detta skall alltså varje år sammantaget tas hänsyn till vid fastställandet av den ekonomiska ramen för Regionservice och är en av grundförutsättningarna för att säkra att den totala ersättningen för servicetjänsterna är rimlig. /// I de fall som volymernas definierade årliga normalvariationer över-/ underskrids görs en sammantagen kundvisbedömning av konsekvenser på ersättningsnivåer och vid en eventuell reglering skall OH-kostnader ekluderas. 6(12) Handläggare: Ulf Aronsson, Regionservice

46 Regionservice önskan om förtydliganden/ fördjupade förklaringar från regionkansliet inför fortsatt arbete med styrmodell Kompletterat med regionkansliets förtydliganden och Ulfs förslag till kompletterande/ alternativa formuleringar Från Remissyttrandet Önskan om förtydliganden / fördjupade förklaringar Regionkansliets svar Att kunder kan ha skilda behov och att tjänsterna är olika Ulfs förslag på kompletterande/ alternativ formulering I rapporten lyfts avseende internhandelsprinciper bland annat att går mot mer av funktionstjänster med finansiering genom abonnemang och mindre styckprisdebiteringar. I huvudrapporten eemplifieras tankar om hanteringen av flera tjänster och i bilaga 2 redovisas för ett mycket detaljerat förslag till pris-/ ersättningsmodell för Regionservice tjänster. Regionservice ställer sig positiv till målsättningen att gå mot mer av funktionstjänster och de generella principer som slås fast avseende Internhandel och prissättning i bilaga 1. Vi menar dock att det är för tidigt att uttala sig om specifika tjänster utifrån den begränsade dialog vi medverkat i både vad gäller det som lyfts i rapporten som i bilaga 2. Respektive tjänst/ tjänsteområde bör analyseras noga med hänsyn till bland annat; kostnadsdrivare, påverkbarhet, jämförbarhet, administrativ effektivitet, uppföljbarhet av effekter, branschlogik, anpassning för specifika kundbehov, tekniska förutsättningar i system och tiden för att anpassa i system etc. innan slutliga ställningstaganden görs per tjänst/ tjänsteområde. Regionservice vill se ett klargörande i hur utredaren ser på det fortsatta arbetet med pris- och ersättningsmodell per tjänst. Efter beslut om ny styrmodell skall ett gemensamt arbete starta upp för att ta fram och precisera de riktlinjer och rutiner, roller och mandat som krävs för att modellen skall kunna implementeras. Modellen skall fungera fullt ut från och med 2015 I det gemensamma arbetet som ska startas upp efter beslut om ny styrmodell, ska det tidigt genomföras en kvalitetssäkring och förankring av de principer och riktlinjer som lyfts i rapporten avseende tjänster/ tjänsteområden för att säkerställa en förändringsprocess som tar hänsyn till bland annat; definiering av rätt kostnadsdrivare, jämförbarhet, administrativ effektivitet, uppföljbarhet av effekter, branschlogik, anpassning för specifika kundbehov, tekniska förutsättningar i system och tiden för att anpassa i system. 7(12) Handläggare: Ulf Aronsson, Regionservice

47 Regionservice önskan om förtydliganden/ fördjupade förklaringar från regionkansliet inför fortsatt arbete med styrmodell Kompletterat med regionkansliets förtydliganden och Ulfs förslag till kompletterande/ alternativa formuleringar Från Remissyttrandet Önskan om förtydliganden / fördjupade förklaringar Regionkansliets svar Fokus på Regionservice kostnadsutveckling Servicenämnden uppfattar att rapporten har ett starkt fokus på Regionservice kostnadsutveckling och i den sägs bland annat viktigaste att följa är regionservice kostnad för tjänsten totalt inte i första hand regionservice kostnad per tjänst och regionintern kund. I servicenämndens remissyttrande argumenteras bland annat för ansvaret även hos köpande part och vikten av att ha en styrmodell som ger rätt incitament och styrbarhet. I yttrandet lyfts också den nationella inriktningen mot värdebaserade ersättningssystem. Regionservice konstaterar att om man går mot mer av funktionstjänster, kommer naturligen ett ökat fokus på servicenivåer och kvalitet/ kundnöjdhet, vilka kan få en påverkan på kostnadsutvecklingen per tjänst och kund något som självfallet måste kunna följas upp och hanteras effektivt. Regionservice vill se ett förtydligande av hur den föreslagna styrmodellen konkret ska ge såväl Regionservice som köpande part rätt incitament/ mekanismer att balansera kostnadsutveckling med önskade servicenivåer och kundnöjdhet per tjänst och kund. Regionservice vill också få utredarens ställningstagande till hur den föreslagna styrmodellen förhåller sig till arbetet med målrelaterad ersättning (MRE) och dess syn på servicetjänster. Förvaltningarna skall tillsammans med regionservice följa och agera på utvecklingen av nyckeltal såsom omsättningshastighet för kläder och tetilier, mängden svinn vad gäller mat och hygiennivån vad gäller städ så att regionservice kostnader skall inom dessa områden blir rimliga De bilaterala överenskommelserna kopplas sedan till framtagna kvalitetsmått och följs via nyckeltal, indikatorer eller annan uppföljning. Uppföljning och controlling kommer att ske kring utvecklingen dels av kvalitets- och ekonominyckeltal för hela regionservice men också utifrån benchmark kring utvecklingen av de olika interna regionserviceenheterna inom ett och samma tjänsteområde. Fokus blir då i dialogerna kvalitetsmått och utförande av tjänst medan regionservice ansvar blir att sammantaget för hela regionen klara sin totala ekonomi och redovisa en positiv måluppfyllelse av kvalitets- och verksamhetsindikatorer. För ett antal av tjänsterna kommer benchmark mot andra aktörer, både offentliga och privata, vara viktig aktuell som ett underlag för fastställande av rimlig kostnadsnivå framöver. 8(12) Handläggare: Ulf Aronsson, Regionservice

48 Regionservice önskan om förtydliganden/ fördjupade förklaringar från regionkansliet inför fortsatt arbete med styrmodell Kompletterat med regionkansliets förtydliganden och Ulfs förslag till kompletterande/ alternativa formuleringar Ulfs förslag på kompletterande/ alternativ formulering I styrningen och uppföljningen av regionservice, är en av grundprinciperna det gemensamma ansvaret för de tre parterna i servicesamspelet för att regionens totala servicekostnader - i förhållande till servicenivåer, branschstandards och kundnöjdhet - blir rimliga. Detta ska säkerställsas genom att ge såväl regionservice som respektive köpande part rätt incitament och styrparametrar för att balansera den sammantagna kostnadsutvecklingen med önskade servicenivåer och kundnöjdhet. 9(12) Handläggare: Ulf Aronsson, Regionservice

49 Regionservice önskan om förtydliganden/ fördjupade förklaringar från regionkansliet inför fortsatt arbete med styrmodell Kompletterat med regionkansliets förtydliganden och Ulfs förslag till kompletterande/ alternativa formuleringar Från Remissyttrandet Önskan om förtydliganden/ fördjupade förklaringar Regionkansliets svar Finansieringsmodell och I rapporten och bilaga 1 beskrivs modellen för finansiering och koppling till budget effekthemtagning för såväl löpande verksamhet som utvecklingsprojekt Framgår inte tydligt (Ulfs kommentar) I servicenämndens remissyttrande hänvisas till den slutna finansieringsmodellen som föreslogs i Ekanrapporten. Dessutom framförs att Regionservice budget måste ändras i enlighet med konsekvensen av remissförslaget. Regionservice vill få ett förtydligande från utredaren om - och i så fall hur - rapportens förslag avviker från denna slutna modell och dess konsekvenser. Regionservice vill också få utredarens syn på i vilken mån budgeten för 2014 kommer att påverkas i det fall styrmodellen införs redan Ulfs förslag på kompletterande/ alternativ formulering Den förslagna styrmodellen avviker inte från den slutna modell som konsultrapporten föreslår och den föreslås vara fullt implementerad från och med budgetåret (12) Handläggare: Ulf Aronsson, Regionservice

50 Regionservice önskan om förtydliganden/ fördjupade förklaringar från regionkansliet inför fortsatt arbete med styrmodell Kompletterat med regionkansliets förtydliganden och Ulfs förslag till kompletterande/ alternativa formuleringar Från Remissyttrandet Önskan om förtydliganden/ fördjupade förklaringar Regionkansliets svar Införandet av styrmodellen Servicenämnden förstår det som att utredarens ambition är att styrmodellen ska 2014 införas från och med I servicenämndens yttrande framförs förslaget att ett reviderat förslag testas i mindre omfattning under 2014, och först därefter fattas beslut om eventuell förändring av nuvarande styrmodell. Regionservice vill få ett förtydligande på utredarens syn på vilka delar av styrmodellen som kan införas redan 1 januari 2014 och vilka delar som kan komma att implementeras under 2014 fram till Efter beslut om ny styrmodell skall ett gemensamt arbete starta upp för att ta fram och precisera de riktlinjer och rutiner, roller och mandat som krävs för att modellen skall kunna implementeras. Modellen skall fungera fullt ut från och med 2015 Ulfs förslag på kompletterande/ alternativ formulering I det gemensamma arbetet som ska startas upp efter beslut om ny styrmodell ska en detaljerad plan tas fram för implementeringen av styrmodellen. Regionkansliet ser idag följande huvudmoment i den plan: Fram till och med årsskiftet 2013/14; att fylla på.. Januari;. Februari;. Mars;. April;. Maj;. 11(12) Handläggare: Ulf Aronsson, Regionservice

51 Regionservice önskan om förtydliganden/ fördjupade förklaringar från regionkansliet inför fortsatt arbete med styrmodell Kompletterat med regionkansliets förtydliganden och Ulfs förslag till kompletterande/ alternativa formuleringar Övriga synpunkter från Ulf Jag tror att dokumentet med förtydliganden från regionkansliet skulle stärkas av att de styrande principerna för den nya styrmodellen kortfattat listas som inledning. Det jag personligen tycker bör lyftas tydligare är att det i grunden är regionens totala servicekostnader som står i fokus, varav de som återfinns i regionservice debitering självfallet är en betydande del av denna. Det är i det perspektivet som frågan om processägarskapet ska sättas in I skrivningen om eterna kunder. Tycker jag att man bör lägga in. samt LOU. efter självkostnadsprincipen.. Sista meningen tycker jag borde strykas. Jag förstår inte riktigt varför detta stycke står först, kanske borde lyftas nedåt i teten. Jag tycker inte att man ska föra in ett nytt begrepp rimlig total kostnad i förtydligandet. Jag hittar det inte i rapporten eller dess bilagor. Om det ska vara kvar, måste det definieras tydligt. I stycket som inleds med Förvaltningarna skall tillsammans. Tycker jag att sista meningen korrigeras i slutet med teten.så att regionens kostnader i förhållenade till standards, servicenivåer och kundnöjdhet blir rimliga. I stycket som inleds med Förslaget med att inte nollställa kanske man ska förtydliga med att ett antal av tjänsterna fördes över till regionservice från redan befintliga förvaltningar som Tvätteriet och Westma och alltså redan var konsoliderade och redan hade regionala prislistor. 12(12) Handläggare: Ulf Aronsson, Regionservice

52 Sammanställning remissvar: Ny styrmodell för Regionservice Datum: Diarienummer: RS Sammanställt av: Helena Blomberg, på uppdrag av Eva Arrdal Följande sammanställning av remissvar, senast inkomna 10/9 2013, är gjord utifrån varje svarande utförarstyrelse. Servicenämnden Sammanfattning av föreslagen ny styrmodell Förslaget till ny styrmodell utgår från i huvudsak fyra principer: 1. Ingen nollställning av nuvarande finansieringsmodell 2. Sammanslagning av tjänster all inclusive 3. Fokus på regionservice kostnadsutveckling 4. Ingen avräkning p.g.a. volym Servicenämndens sammanfattning Kombinationen av dessa principer innebär att de mekanismer för styrbarhet, uppföljningsbarhet och incitament som behöver samverka för att ge ett fungerande servicesamspel istället motverkar varandra och sätter styrmodellens funktion ur spel. Konsekvenser av förslagen ny styrmodell Remissförslaget innebär en sammanblandning av kostnad, tjänst och transaktionsmängd. Antal fakturor kan oavsett styrmodell minimeras genom samlingsfakturering. Däremot innebär e-handels utbyggnad att transaktionsmängderna kommer att öka. Transaktionsmängden är i sig inget problem utan möjliggör snarare uppföljningsbarhet och kostnadskontroll. Princip 1: Incitaments- och styrbarhetsprinciper faller Princip 2 och 3: Försvårar kraftigt och fördyrar ömsesidighet i kostnadskontroll och incitament att ta tillvara på möjliggjorda effektiviseringar hos köpande enhet Princip 4: En fast anslagsmodell där tjänster bakas ihop och inte följs upp och styrs från köpande enhet innebär en modell som tillåter fria nyttigheter. Regionservice kommer att styras på effektivitet och kostnadskontroll med kunderna ges ansvarsfrihet för kostnadskontroll och effekthemtagningar avseende servicetjänster inom sin egen verksamhet. Kommer i praktiken att innebära en styrning på kundernas villkor där kostnader för volymökningar successivt byggs på en redan felaktig självkostnad för tjänsterna hos respektive kund, En modell som ur ett ekonomiskt perspektiv saknar helhetssyn och tillåter Regionservice tjänster att bli en fri nyttighet för kunderna. Utdrag ur Servicenämndes remissvar Förslag till ny styrmodell (Dnr SN ) Alingsås lasarett I tjänsteutlåtande för arbetet till ny styrmodell framhölls följande målbild: Styrmodellen bör beskrivas i form av ägardirektiv eller i reglemente till servicenämnden. En handling som tydliggör samspelet och rollerna kring servicefrågor skall tas fram. Handlar inte bara om Regionservice utan innefattar samarbetsfromer, gränssnittsfrågor och ägarens roll. POSTADRESS: Regionens Hus Vänersborg BESÖKSADRESS: Residenset, Torget TELEFON: (väel) HEMSIDA: E-POST: regionkansliet@vgregion.se

53 Sida 2(6) Datum Diarienummer RS Organiseringens idé ansvar, mål och mandat - Finansieringsprinciper - Incitament (styrbarhet) - Gard av internhandel - Den gemensamma ledningsprincipen och samarbetsformen - Prissättningsmodell och uppföljningsmodell Remissförslaget svarar till delar på ovanstående men Allingsås lasarett efterfrågar en tydligare beskrivning över hur man ska möta framhållna brister utifrån den konsultrapport som ligger till grund för själva uppdraget. Rapporten behöver konkretiseras samt sammanfattas för att på ett mer påtagligt sätt beskriva förslagen till ny styrmodell. Den bör också följa ovanstående målbild på ett eplicitare sätt. Remissförslaget visar på goda ambitioner men Alingsås lasarett anser att större samverkan bör ske i utformningen av den nya styrmodellen mellan ägare/beställare och utförare. Utdrag ur Alingsås lasaretts remissvar förslag till ny styrmodell för regionservice RS Angereds Närsjukhus Angereds Närsjukhus (ANS) är en relativt ung förvaltning och har haft ett bra samarbete med regionservice allt sedan starten. Detta har inneburit att överenskommelsearbetet (omfattning och innehåll) tydligare kunnat definieras då vi startat från noll och inte har någon historik att bära med oss in i detta arbete. Att ägarstyrningen ökar stöder ANS och generellt ska överenskommelsearbete, ekonomiska transfereringar samt styrmodell förenklas så mycket det bara går. Av denna anledning står sjukhuset bakom mycket av det som lyfts fram i förslaget kring abonnemang inklusive smärre variationer. Förslag om att det är marginalpriser som skall debiteras därutöver är också bra. Viktiga synpunkter: - Det utbud av tjänster som regionservice erbjuder ska vara av den kvalitet och till det pris som gör att utförare inte har råd att avstå tjänsten - ANS anser att alla förvaltningar inte alltid kan hanteras på lika sätt. Det är viktigt att det tydligt framgår vad som måste vara lika och vad som kan vara olika. - Det är viktigt att systemstödet (i nuläget Diabas) utvecklas så att det blir lättare att huitta handlingar. - ANS vill förstärka vikten av att tidigt få vara delaktig i utvecklingsarbetet - Inde för prishöjningar måste likställas med vad sjukhuset erhåller i budget annars utarmas sjukvården till förmån för service. - Kvalitetssäkringsarbete är nödvändigt för att de föreslagna nyckeltalen ska få en praktisk betydelse. Utdrag ur synpunkter från Angereds Närsjukhus på förslag till ny styrmodell för regionservice Frölunda specialistsjukhus Sammanfattningsvis konstateras att skapa en ny styrmodell är ett mycket bra initiativ men som samtidigt ställer stora krav på struktur, tydliga mål och kontinuerlig uppföljning för alla tre parter i servicesamspelet. Utdrag ur Frölunda Specialistsjukhus remissvar rörande Ny styrmodell för regionservice Vägledande intensioner och principer

54 Sida 3(6) Datum Diarienummer RS Habilitering och hälsa Habilitering & Hälsa är positiv till ökat fokus på kvalitet och produktivitetsförbättringar inom regionservice. Det är bra att flera tjänster slås ihop till all inclusive med årliga fasta abonnemang per beställare och där det är adekvat att normalvariationer i volym inkluderas. Det bör understrykas att normalvariationen i överenskommelsen mellan regionservice och respektive kund ska fastställas. Den nya styrmodellen måste medge att normalvariationen kan variera mellan olika kunder beroende på en kunds storlek och verksamhetens innehåll. Utdrag ur Delegeringsprotokoll från styrelsen för Habilitering & Hälsa gällande remiss Förslag till ny styrmodell för Regionservice (Dnr RS ) Kungälvs sjukhus Det hade varit till stor hjälp om det hade funnits en sammanfattning som i korthet beskriver styrmodellens viktigaste delar samt de viktigaste förändringarna jämfört med nuläget. Styrmodellen innehåller många förslag till förbättringar och förenklingar av nuvarande styrmodell. Vi saknar däremot en tydlig beskrivning av ansvar och mandat avseende de för sjukhusen viktigaste processerna städ- och måltidsverksamheten. Vi noterar att ansvaret för dessa verksamheter skall utredas vidare. Med förslaget till ny styrmodell finns bättre förutsättningar att kontrollera att intentionerna efterlevs. Förslagen till uppföljning av verksamheten känns väl genomarbetade och bör ge en god transparens. Avgörande för uppföljningen av serviceverksamheten är att nyckeltal med mera finns lätt tillgängliga för samtliga parter. Vi uppfattar det som positivt att styrmodellen anpassas till det regelverk som reglerar det ekonomiska utrymmet mellan beställare och utförare. Som framgår av styrmodellen är det viktigt att arbetet med att kontinuerligt effektivisera verksamheten, kombineras med en noggrann uppföljning av kvaliteten. Vi ser det som positivt att det föreslagna kundrådet gemensamt skall driva utvecklingsprojekt där alla tre parter ingår (ägare, regionservice och beställare). Utdrag ur Remissvar från Kungälvs sjukhus angående Förslag till ny styrmodell för regionservice NU-sjukvården Sammanfattningsvis ger förslaget till styrmodell dels en grund för det nya servicesamspelet i regionen, dels konkreta förslag på åtgärder där Regionservice är leverantör. NU-sjukvården vänder sig dock mot att ingen nollställning av nuvarande finansieringsmodell ska ske innan styrmodellen tas i bruk. Dessutom anser NU-sjukvården att förslaget behöver förtydligas på vissa punkter för att styrmodellen ska utgöra en bra grund för det nya servicesamspelet. Utdrag ur protokollsutdrag från sammanträde med styrelsen för NU-sjukvården, angående förslag till ny styrmodell för regionservice (Dnr NU 157/2013:30) Närhälsan Styrelsen för beställd primärvård har fått möjlighet att yttra sig över ovan rubricerade förslag. Förslaget till ny styrmodell bygger på det gemensamma åtagandet. Att partsamverkan mellan kund och leverantör skall vara reglerad och systematisk, men mer åt det mjukare än hårdare hållet. Ett resultatansvar skall prägla både kund och leverantör. Detta innebär att internhandeln skall bedrivas så att både kund och leverantör får incitament att vara sparsamma och delta i förbättringsaktiviteter. Ledorden skall vara samverkan och partnerskap.

55 Sida 4(6) Datum Diarienummer RS Styrelsen för beställd primärvård finner att förslaget till en ny styrmodell uppfyller många av de krav som man kan ställa på en styrmodell. Målet för regionservice är att man skall leverera tjänsterna billigare jämfört med att de utförs inom respektive förvaltning. Om inte bör man överväga att föra över utförandet till förvaltningarna. Utdrag ur Närhälsans yttrande över förslag till ny styrmodell för regionservice (Dnr RS ) Sahlgrenska Universitetssjukhuset Den föreslagna styrmodellen syftar till att tydliggöra rollerna mellan ägaren, Regionservice och utförarna. Detta skapar förutsättningar för SU att i servicesamspelet med Regionservice i ökad omfattning fokusera på verksamhetens kvalitet och effektivitet. Styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset tillstyrker förslaget angående ny styrmodell för Regionservice, under förutsättning att de synpunkter som framställs i tjänsteutlåtandet beaktas: - SU ställer sig bakom skrivningen med rubrikerna Parterna i samspelet, Internhandel och prissättning, Förvaltning, Utvecklingsprojekt, Finansiering och effekthemtagning, Effektivitet, controlling, kommunikation samt Regionkansliets uppgifter. - SU stödjer förslaget att den ekonomiska styrningen av Regionservice och sjukhusförvaltningarna likställs innebärande fokus på kostnadskontroll och inte intäktsoptimering. - SU stödjer förslaget till pris-/ersättningsmodell för Regionservice tjänster med ett undantag och det gäller tjänsten Depåservice. Beträffande Depåservice bör den hanteras bilateralt mellan ägaren och Regionservice. Skälet är att SU inte har någon synpunkt på vilka varor som lämpligen levereras direkt till sjukhuset och vilka varor som levereras via Depån. - Regionservice totalkostnadsbokslut redovisar kostnaden per tjänst och förvaltning. SU föreslår att en nollställning av finansieringsmodellen sker på sikt. Tidigast kan det ske i budgetberedningen inför år SU stödjer förslaget till nyckeltal för Regionservice samt en uppdelning av resultaträkningen i driftskostnader och utvecklingskostnader Utdrag ur 138 Sus remissvar förslag ny styrmodell regionservice Dnr RS Skaraborgs sjukhus Sammanfattningsvis ställer sig styrelsen för SkaS bakom förslaget om en ändrad styrmodell för regionservice med de synpunkter och kompletteringar som angivits i detta remissvar och förtydligas nedan: - Regionservice ska vara utförare av servicetjänster - tjänstekatalogen bör definieras och ytterligare komprimeras, kvalitetskrav läggs in i tjänstebeskrivningen - ersättnings-, pris- och kalkylmodell bör förtydligas för att undvika missförstånd vid tecknande av överenskommelse - utveklingsarbeten drivs av Regionservice, berörda förvaltningar initierar förbättringsarbeten och deltar med verksamhetskompetens

56 Sida 5(6) Datum Diarienummer RS uppföljnings- och samarbetsgrupper skapas på förvaltningarna för att löpande följa överenskommelser. - regionala tjänster ska vara värdeskapande för både beställare och utförare och ska leda till sänkt totalkostnad. Utdrag ur Skaraborgs sjukhus remissvar Förslag till ny styrmodell för regionservice (RS ) Södra Älvsborgs Sjukhus Förvaltningen ser positivt på rapporten och förslaget till ny styrmodell för regionservice. Förvaltningen noterar med tillfredsställelse att förslaget innehåller formuleringar som öppnar för mer fleibla driftlösningar där tvärsnittet mellan regionservice och förvaltningarna kan anpassas efter lokala behov, det vill säga att förvaltningarna under regionservice processledning kan ta över driften av avgränsade delar av serviceutbudet. Styrelsen för Södra Älvsborgs Sjukhus ställer sig bakom förvaltningens svar och översänder det till regionstyrelsen. Utdrag ur Södra Älvsborgs Sjukhus yttrande över förslag till ny styrmodell för regionservice (Dnr RS ) Folkhögskolekansliet De sju folkhögskolorna som regionen äger är i regionens perspektiv små, även nu med en mer samlad organisation. Vi ser vikten av samordning inom en rad funktioner i våra verksamheter. Potentialen i olika former av förändringar och effektiviseringar är dock inte alltid lätt att räkna hem eftersom volymerna är små. Vi ser att denna styrmodell tar ansats i en dialog och förankring inför förändringar som ska komma verksamhet och region i sin helhet till nytta. Denna dialog blir viktig för oss. Skolorna arbetar på en konkurrensutsatt marknad där deltagare väljer (eller inte) att studera hos oss. Den förutsättningen ser vi som nödvändig att beakta i det sätt skolorna och Regionservice förhåller sig till varandra. Utdrag ur Remissvar från folkhögskolorna till förslag till ny styrmodell för regionservice (Dnr Rs ) Göteborgs botaniska trädgård Göteborgs botaniska trädgård uppskattar att ha getts möjlighet att kommentera förslaget innan beslut fattas Göteborgs botaniska trädgård ser allmänt positivt på de åtgärder och principer som beskrivs i rapporten. Det finns en förhoppning om att en ny styrmodell leder till kvalitetshöjning, ökad tydlighet, och ökat inflytande från kärnverksamheterna. Det är däremot svårt att, utifrån materialet, bedöma de ekonomiska eller verksamhetsrelaterade konsekvenserna för den egna förvaltningen. Utdrag ur Göteborgs botaniska trädgårds remissvar på Rapport åtgärder med anledning av internrevisionens rapport Granskning av servicesamspelet inom VGR (Dnr RS ) Folktandvården I rapporten eemplifieras verksamheten med styrningen av sjukhus. Konstateras att sjukhusen i praktiken har ett ekonomiskt anslag för sin verksamhet och att fokus måste finnas på kostnadskontroll och inte på intäktsoptimering. Detta synsätt präglar vidare förslagen i rapporten. Inom Folktandvårdens verksamhet finns på förvaltnings- och klinik/enhetsnivå

57 Sida 6(6) Datum Diarienummer RS stort fokus på resultatkontroll, där intäkter och kostnader har samma värde. Denna skillnad i synsätt påverkar flera av synpunkterna nedan: - Ökad effektivitet, produktivitet och på sikt lägre kostnader påverkas ofta av den minsta enhetens engagemang. Effektiviseringar i verksamheten som inte får något utslag i klinikens resultaträkning har svårare att få gehör vid nästkommande tillfälle. - Det är viktigt att Regionservice även fortsättningsvis har den samlade kompetensen kring verksamhetens innehåll, upphandling etc. Dock framhålls att abonnemang och standardisering inte får bli så strikta, att anpassningar för lokal enhet inte kan tillgodoses - Inslag av tjänster och därmed kostnader som skall kostnadsfördelas till regionens förvaltningar utan koppling till särskild aktivitet motsätter sig Tandvårdsstyrelsen. - Föreliggande rapport slår fast att ingen nollställning av nuvarande finansieringsmodell ska ske. Tandvårdsstyrelsen har avvikande uppfattning från det förslaget. Tandvårdsstyrelsen är positiv till att efter genomförda förändringar, 2 3 åriga överenskommelser inom serviceområdet sluts. Utdrag ur Folktandvårdens Remissvar angående Förslag till ny styrmodell för Regionservice (Dnr RS )

58 Bilaga till Styrmodell regionse 1 Översynen av styrmodellen är positiv 2 Regionkansliets roll, mandat och ansvar blir tydligt definierat redan från början 3 regionakansliet får de resurser som krävs för både controlling och en mer aktiv roll 4 Positivt med transparens och samverkan 5 Kontinuerlig och aktuell uppföljning av nyckeltal/indikatorer är en förutsättning för att att ny modell ska få genomslagskraft 6 När är den nya styrmodellen en framgång? viktigt att definiera målet på både kund, leverantörs och ägarnivån från början 7 En tydligare beskrivning efterfrågas över hur man skal möta framhållna brister utifrån konsultrapporten. 8 Förslaget behöver konkretiseras samt sammanfattas för en tydlig beskrivning 9 Ansvar, mål och mandat för samtliga parter behöver beskrivas tydligare 10 finansieringsprinciperna måste utgå från en sänkt totalkostnad med möjlighet till kostnadskontroll 11 Incitamentsdelen behöver ytterligare diskuteras 12 Prissättningsfrågan behöver konkretiseras och omgärdas av ett tydligare ramverk 13 Saknar en tydlig beskrivning av ansvar och mandat avseende de för sjukhusen viktiga processerna städ och måltidsverksamheten då det finns risker med delat ansvar för processerna. (Noterar att ansvaret för dessa verksamheter skall utredas vidare) 14 Regionservice som organisation har med stöd av sin storlek goda förutsättningar att effektivisera verksamheten och ge samtliga utförare samma förutsättningar. Med förslaget finns bättre förutsättningar att kontrollera att intentionerna efterlevs 15 Regionservice som organisation har med stöd av sin storlek goda förutsättningar att effektivisera verksamheten och ge samtliga utförare samma förutsättningar. Med förslaget finns bättre förutsättningar att kontrollera att intentionerna efterlevs 16 Förslagen till uppföljning av verksamheten känns väl genomarbetade och bör ge ne god transparens. 17 Nyckeltal mm måste finnas lätt tillgängliga för samtliga parter. 18 Positivt att modellen anpassas till det regelverk som reglerar det ekonomiska utrymmet mellan beställare och utförare 19 Genom fastställda taknivåer blir fokus på kostnaderna och arbetet med att effektivisera verksamheten vilket kommer att innebära en förändring jämfört med nuvarande arbetssätt, som vi uppfattar har ett för stort fokus på att maimera intäkterna.

59 20 Positiv till skrivningen att det är viktigt att arbetet med kontinuerligt effektivisera verksamheten skall kombineras med en noggrann uppföljn ing av kvaliteten. 21 Positivt att det föreslagna kundrådet gemensamt skall driva utvecklingsprojekt där alla tre parter ingår. 22 Viktigt att förtydliga hur kundrådet fångar upp den betydelse som Västfastigheter har för städ och måltidsprocesserna Som andra sjukhus också har uttryckt tyckte vi att det borde funnits en sammanfattning som i korthet beskriver styrmodellens viktigaste delar samt de viktigaste förändringarna jämfört med nuläget. 23 Oacceptabelt att ingen noll ställning av nuvarande finansieringsmodell ska ske 24 Viktigt att alla kunder får inblick och information om ärendena som ska beredas i samarbetsforumet före beslut tas. 25 Förtydliga: Abonnemang ska bygga på resursförbrukning 26 Förtydliga: Beskrivningarna om fria nyttigheter 27 Förtydliga:" De flesta tjänsteområden kan med fördel fungera som funktionstjänster, vilket innebär att fukus på resultatet, snarare än fokus på att tjänsten har genomförts" 28 NU sjukvården positiv till funktionstjänster 29 Ökad tydlighet kring när lokala priser ska tillämpas och få avvika från ett regionpris för en tjänst 30 Ökad tydlighet när avsteg från principen om enhetlighet i regionen kan och får ske. Regionnyttan måste vara överordnad den enskilda förvaltnignen. 31 Önskvärt att alla tjänster kan beskrivas på samma detaljeringsnivå och att någon av de fyra huvudmodelleran för pris /ersättningsmodell används för alla. (nu är ytterligare några varianter av prismodell beskriven) 32 Vad avses med "VGR" för vissa av tjänsterna? 33 Internresultaträkningen i bilaga 5 behöver kompletteras och förtydligas. (förslag på komplettering finns med i svaret) 34 Skrivningen kring hur nyttokalkyler ska användas i samband med utvecklings och förändringsarbeten är otydlig och behöver preciseras, det finns en hyfsat tydlig modell för hur nyttokalkyler ska göras inom VGR, som togs fram för ca 8 9 år sedan 35 Positivt att ägarstyrningen ökar 36 Överenskommelsearbete, ekonomiska transfereringar och styrmodell ska generellt förenklas så mycket det bara går. 37 Står bakom mycket av det som lyfts fram kring abonnemang inkl smärre variationer 38 Utbudet av tjänster som regionservice erbjuder ska vara av den kvalitet och till det pris som gör att utförare inte har råd att avstå 39 Alla förvaltningar kan inte alltid hanteras på lika sätt. 40 Det är viktigt att det tydligt framgår vad som måste vara lika och vad som kan vara olika 41 Bra att e. nyttjandet av interna konferenslokaler kan vara en fri nyttighet 42 Kan diariet också hanteras på detta sätt? 43 Diabas som diariesystem bör utvecklas så att det blir lättare hitta handlingar 44 Vill förstärka vikten av att tidigt få vara delaktig i utvecklingsarbetet 45 Prishöjningar måste likställas med de inde sjukhuset erhåller i budget.

60 46 Kvalitetssäkringsarbete är nödvändigt för att de föreslagna nyckeltalen ska få en praktisk betydelse. E vilken nivå på kvalitet är good enough för att vi skall kunna få ett rimligt pris på en vara? 47 Förvaltningen ser positivt på rapporten och förslaget till ny styrmodell för regionservice 48 Noterar med tillfredsställelse att förslaget innehåller formuleringar som öppnar för mer fleibla driftslösningar där tvärsnitt mellan reigonservice och förvaltningarna kan anpassas efter lokala behov, dvs att förvaltningarna under regionservice processle 49 Positiv till ökat fokus på kvalitet och produktivitetsförbättringar inom regionservice 50 Det är bra att flera tjänster slås ihop till "all inklusive" med årliga fasta abonnemang per beställare och där det är adekvat att normalvariationer i volymen inkluderas 52 Den nya styrmodellen måste medge att normalvariationen kan variera mellan olika kunder beroende på en kunds storlek och verksamhetens innehåll. 53 Viktigt att regionservice är behjälplig med underlag och relevanta fördelningsprinciper av abonnemanget så att det är möjligt att få fram en totalkostnad hos beställarens för benchmarkingrespektive enhet/verksamhet 54 Vid prissättning av avonnemanget av olika tjänster är det nödvändigt att ha olika priser för olka typer av verksamhet, t.e. dag och nattverksamhet 55 Berörda beställare bör få del av den effekthemtagning som har skett/sker vid upphandlingen av mindre objekt. 56 Viktigare lägga kraft på effektiviseringar inom regionservice som ger möjlgihet att sänka totalkostnaden än lägga tid på att omfrödela medel mellan förvaltningarna (fast bra om det gick att nollställa på ett lätt och säkert sätt) 57 Förslagen på nyckeltal är ett bra första steg. 58 Angeläget att fortsatt arbete för att utveckla mer relevanta nyckeltal/mått kommer till stånd 59 Väsentligt att kontinuerligt få uppföljning av kvaliteten. 60 Viktigt att arbetet med kvalitetsindikatorer genomförs 61 Samtliga kostnader måste faktureras på enhetsnivå 62 Mycket poitivt att kunden får en aktiv roll i utvecklingen 63 Synpunkter på tjänsten som sådan och förbättringsmöjligheter bör också kunna framföra i en direkt kundkontakt 64 Kostnadseffektivitet kan uppnås på olika sätt i förvaltningarna. 65 Större effektivitet kan i vissa fall uppnäs genom att tjänsten utförs inom den egna förvaltningen och då kopplat till behov och kvalitetsaspekter 66 Effekthemtagningen vid utvecklingsprojet måste stanna hos förvaltningarna och inte hos regionservice. 67 Otydlighet i skrivningen kring att effekthemtagningar skall vara med att delvis finansiera utvcklingsgrågor inom regionservice 68 Borde istället göra en projektplan med finansierng inför varje projekt 69 Bra att flera tjänster utförs som abonnemang. 70 Viktigt att grundvolymerna i abonnemanget är kan förändras 72 Bland nyckeltalen saknas mätningar av kundnöjdhet t.e hur är städtjänsten utförd

61 73 Generellt positivt att denna översyn gjorts 74 Principen att definiera tjänster som funktioner som på årsbas finansieras via abonnemang är positiv då det styr fokus till kvalitet i stället för detaljdebitering 75 Att fokus flyttas från prissättningsdiskussioner till siskussion om genomförande och kvalitet kommer ge möjlighet till större intresse från beställare att delta i gemensamma utvecklingsarbeten. 76 I prissättningsmodellen är det viktgt att definiera begreppen normalvariationer, stora volymförändringar, marginalkostnad, merkostnad. 77 Viktigt beskriva hur förändirngar mot normalvariationen kan identifieras 78 Positivt att ÖK anpassas ersättningsmässigt mot VÖK 79 Positivt att i detta initialskede inte nollställa finanseringsmodellen då det krävs en större inblick i TKB innan eventuella förändringar görs. 80 I de fall tjänter framöver utförs av nuvarande beställare ska regionservice vara behjälplig i kvalitetssäkring av tjänsterna samt utbildning av personalen. 81 En utveckling av tjänstekatalogen mot nya arbetssätt bör ske. Tjänsten för stöd bör i stället beskriva som tjänsten "rent rum". 82 Viktigt att det i skrivningen poängteras att det är regeionservice ensamt som kan avropa servicetjänster av etern part 83 Debitering av tjänster som är uppphandlade skall ske från regionservice enligt intern ordning 84 Positivt att man delar på den operativa driften och utvecklingsarbete 85 Uppföljnings och samarbetsgrupper skapas på förvaltningarna för att löpande följa överenskommelerna 86 Redovisade nyckeltat för uppföljning bör kompletteras med kvalitetsmått 87 Regionala tjänster ska vara värdeskapande för både beställare och utförare och sk leda till sänkt totalkostnad 88 Su ställer sig bakom skrivningarna med några kommentarer 89 SU stödjer förslaget att den ekonomiska styrningen av regionservice och sjukhusförvaltningarna likställs innebärande fokus på kostnadskontroll och inte intäktsoptimering 90 SU stödjer förslaget till pris /ersättningsmodell för regionservice tjänster med ett undantag och det gäller tjänsten Depåservice. Depåservice bör hanteras bilateralt mellan ägaren och regionservice 91 SU föreslår att en nollställning av finanseirngsmodellen sker på sikt tidigast SU:s styrelse skriver att nollställning kan ske på sikt och i samband med budgetberedningen. Varför senare och inte nu? Därför att det viktigast är att ha fokus på kostnadssidan och att genomföra rationaliseringar av serviceverksamheten så att mer pengar kan gå till vården alt. att undvika nedskärningar i vården. Parallellt kan analyser och en mer enhetlig struktur och definition av tjänster utvecklas liksom Regionservice totalkostnadsbokslut. 92 Modellen skapar förutsättningar för SU att i servicesamspelet i ökad omfattning fokusera på verksamhetens kvalitet och effektivitet. 93 OBS att nyligen beslutad nationella riktlinjer för landtingens hantering av ekonomisk redovisning av tandvårdsverksamhet påverkar tandvårdens svar. 94 OBS nyligen beslutade (RS 10/)) konkurrensneutrala villkor för folktandvården och Närhälsan

62 95 Folktandvårdens verksamhet har stort fokus på resultatkontroll påverkar svaret 96 Konstaterandet att det viktigaste är att följa regionservice totala kostnad för tjänsten och inte kostnadeper regionintern kund, är en balansgång 97 Det är viktigt Rns även fortsättningvis har den samlade kompetensen kring verksmhetens innehåll, upphandling etc 98 Abonnemnag och standardisering får inte bli så strikta att anpassningar för lokala enhet inte kan tillgodoses, kontinuertligt eller med säsonsvariationer 99 Tandvården mosätter sig "kostnadsfördelas till regionens förvaltningar utan koppling till särskild aktivitet" 100 Tandvården motsätter sig starkt att ingen nosställning av nuvarande finansieringsmodell ska ske åriga överenskommelser bör slutas efter genomförda förändringar 102 Vi ser att styrmodellen har ansats i en dialog och förnkring inför förändringar. Denna dialog är viktig för oss 103 Väsentligt att beakta att Folkhögksolorna verkar på en konkurrensutsatt marknad 104 Skolornas möjligheter till effekthemtagning kan vara små. Viktigt att ta hänsyn till detta 105 Ser positivt på att ök skrivs så att fakturamängden minskar 106 Önskar samförstånd kring hur gränssnitt runt gemensamma åtaganden hantera 107 Servicepersonalen är en viktig del i skolornas arbete med de studerande 108 Ser positivt på nuvarande organisationsform utifrån ovan. Vill utveckla och effektivisera den tillsammans med regionservice 109 Ser positivt på skrivningarna under rubriken förvaltning och årshjul 110 Vi ser nödvändigheten i att ha möjligheten att påverka förändringar som sker inom regionservice projekt 111 Förändringar kan slå fel mot en förvltning och rätt mot en annan Finansierad implementering: Effekthemtagningen kan i många fall bli svår för den lilla förvaltningen 113 Vi ser allmänt positivt på de åtgärder och principer som beskrivs i rapporten. 114 Svårt att bedöma de ekonomiska eller verksamhetsrelaterade konsekvenserna för den egna förvaltningen 115 Modellen med "Brancher" är en bra möjlighet att tillfredsställa olka behov 116 Förvaltningen instämmer i att prissättning bör vara ett ägarbeslut o att det finns ett behov av förenkling och ökad tydlighet 117 Önskvärt att prissättningen för kommande år är känt innan den egna budgeten läggs. 118 För att säkra att intern service är är de mest kostnadseffektiva alternativet bör omvärldsjämförelser genomföras regelbundet. 119 Att ha ett fast belopp baserat på antalet anställda vid ett visst datum slår väldigt olika i en säsongsbetonad verksamhet 120 Ser väldigt positivt på att utvecklingsprojekt sk drivas av tre parter 121 Instämmer i att controllingverksamheten är viktig och välkomnar att dess roll utvecklas och tydliggörs.

63 rvice Samtliga synpunkter lämnade i remissvaren från beställarna Alingsås Lasarett Kungälvs sjukhus Angereds Närsjukhus SÄS Frölunda specialistsjukhus NU sjukvården Habilitering och Hälsa Närhälsan SKaS

64

65

66

67 SU Tandvård en Botaniska Folkhögsk olorna

68

69

70 Protokollsutdrag Sammanträde: Regionstyrelsen Tid: Tisdagen 18 juni kl Plats: Sessionssalen, Residenset, Vänersborg 172 Förslag till ny styrmodell för regionservice Dnr RS Ärendet Regionstyrelsens internrevision har i november 2012 överlämnat rapporten Servicesamspelet i Västra Götalandsregion. Regionstyrelsen beslutade i samband med att mottagandet av rapporten antecknades att uppdra åt regiondirektören att vidta åtgärder för att genomföra fortsatt arbete i enlighet med den inriktning som redovisades och återkomma till regionstyrelsen med förslag till beslut under våren En rapport har upprättats med förslag på styrmodell med vägledande intentioner och principer för det nya servicesamspelet i regionen samt konkreta förslag på åtgärder vad gäller den serviceverksamhet där regionservice är intern huvudleverantör. Under sammanträdet enas regionstyrelsen om upprättad rapport ska skickas på remiss även till utförarstyrelserna inom naturbruk, folkhögskolorna och Göteborgs Botaniska trädgård. Regionstyrelsens beslut: 1. Upprättat förslag till rapport skickas på remiss till samtliga utförarstyrelser inom hälso- och sjukvård, tandvård, habilitering och hälsa, naturbruk, folkhögskolor, Göteborgs Botaniska trädgård, samt till servicenämnden. Svaren ska vara inne senast 1 september Regiondirektören får i uppdrag att återkomma till regionstyrelsen så snart som möjligt efter 1 september 2013 med en redovisning av inkomna remissvar och förslag till ställningstagande 3. Överenskommelsen mellan regionservice och internkunderna för 2014 skall vara ett-årig. POSTADRESS: Regionens Hus Vänersborg BESÖKSADRESS: Residenset, Torget TELEFON: (v) HEMSIDA: E-POST: regionstyrelsen@vgregion.se

71 Regionstyrelsen (2) Vid protokollet Frida Bjurström Sekreterare Justerat 20 juni 2013 Gert-Inge Andersson Ordförande Johnny Magnusson Justerare Rätt utdraget intygar Frida Bjurström Epedieras till + rapport: Samtliga sjukhusstyrelser Primärvårdsstyrelsen Styrelsen för beställd primärvård Tandvårdsstyrelsen Styrelsen för Habilitering & Hälsa Naturbruksstyrelsen Samtliga folkhögskolestyrelser Styrelsen för Göteborgs botaniska trädgård Servicenämnden Epedieras till: Eva Arrdal

72 Granskning av servicesamspelet inom Västra Götalandsregionen På uppdrag av Regionstyrelsens internrevision Del B Rekommendationer Ekan AB 29 oktober 2012

73 Dokument Författare Ansvarig Version Sida Del B: Rekommendationer Mia Svenheden/ Regionstyrelsens / av 19 Gay Stävhammar internrevision VGR INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Inledning Sammanfattning åtgärder Genomförandekraft Styrmodell Prissättning Överenskommelser Effektivitetsmätning och kommunikation Styrning av utvecklingsprojekt Beslut, forum, årshjul servicesamspelet Regionkansliets roller (0) I +46 (0) I

74 Dokument Författare Ansvarig Version Sida Del B: Rekommendationer Mia Svenheden/ Regionstyrelsens / av 19 Gay Stävhammar internrevision VGR REKOMMENDATIONER 1 Inledning BAKGRUND På uppdrag av Regionstyrelsens internrevision i Västra Götalandsregionen har Ekan genomfört en framåtblickande och lösningsorienterad granskning av serviceöverenskommelser och styrmodell inom serviceområdet. Bildandet av Regionservice år 2007 syftade till att koncentrera serviceverksamheten och frigöra resurser för kärnverksamheten. Kritiken mot förvaltningen har ökat de senaste åren då kärnverksamheten är tveksamma till att servicetjänsterna verkligen har effektiviserats på avsett sätt och man menar också att kvalitetsaspekterna i servicetjänsterna inte har beaktats i tillräckligt stor grad. Vi menar att bristfällig mätning av produktivitet och kvalitet har skapat förvirring och misstro. Återkommande konflikter kring ersättningsfrågor mellan parterna har förekommit och tjänstemannaägaren har varit tämligen passiv. Dagens situation är till viss del uppkommen ur kompromisser där hänsyn inte i tillräckligt stor utsträckning tagits till de bärande principer som finns. Detta har förvärrats av att andra viktiga styrinstrument saknats. Sammantaget så finns det brister både i struktur- och kulturfrågorna för att få en serviceverksamhet och ett servicesamspel som fungerar tillräckligt bra. Våra rekommendationer baseras därför på både hårda och mjuka förslag. Intra-organisatoriskt arbete är svårt och VGR delar den erfarenheten med många andra organisationer. Dock finns förutsättningar att vända den negativa trenden. Vid gemensamma övningar mellan parterna i servicesamspelet och samarbetet återvänder man till det gemensamma åtagandet med en nykter och konkret problemlösning. En del av dem återfinns i denna PM. LÄSANVISNINGAR Denna PM är en bilaga till Granskning av servicesamspelet inom Västra Götalandsregionen ( ) och beskriver mer i detalj de tjugoen förslagen till rekommendationer. För att underlätta för läsaren är varje punkt numrerad mellan Vissa av åtgärderna är redan genomförda när denna rapport publiceras. +46 (0) I +46 (0) I

75 Dokument Författare Ansvarig Version Sida Del B: Rekommendationer Mia Svenheden/ Regionstyrelsens / av 19 Gay Stävhammar internrevision VGR 2 Sammanfattning åtgärder Nedan sammanfattas rekommendationerna i en tjugoenpunkts åtgärdslista utifrån ett kronologiskt perspektiv. I avsnitten därefter beskrivs varje punkt mer ingående men är då inplacerad under någon av följande rubriker. - Genomförandekraft - Styrmodell - Prissättning - Överenskommelser - Effektivitetsmätning och kommunikation - Styrning av utvecklingsprojekt - Beslut, forum, årshjul i servicesamspelet - Regionkansliets roller Allmänna rekommendationer 1. Uppföljning av åtgärder/uppdrag görs löpande och utvärdering av modell och arbetssätt bör vara klar i april Synliggöra och kommunicera utrymmen i kärnverksamheten som skapats av inköpseffekter Direkta åtgärder i överenskommelser inför år En serviceöverenskommelsemodell där självkostnadsprincipen råder 4. Övergångslösning för år 2013, ny modell klar till april Regionkansliet rekommenderas gå in och legitimera prisaspekter nu i höst 2012 Punktuppdrag som skall vara tillämpbara från årsskiftet 2012/2013 (kan refereras till i överenskommelserna) 6. Två styrdokument upprättas: a. Ett tilläggsdokument till servicenämndens reglemente gällande uppdraget inklusive styrmodell b. Ett tilläggsdokument som beskriver hela servicesamspelets principer Punktuppdrag klar i april 2013 inför planeringsanvisningar år Styrmodellen (punkt 6 ovan) är finansieringsmässigt nollställd inför 2014 och praktiskt användbar inför Regionservice prissättning baseras fullt ut på principerna för totalkostnadsbokslut +46 (0) I +46 (0) I

76 Dokument Författare Ansvarig Version Sida Del B: Rekommendationer Mia Svenheden/ Regionstyrelsens / av 19 Gay Stävhammar internrevision VGR 9. För år 2013, 2014 och för den tvååriga överenskommelsen är Regionkansliet prissättare Direkta åtgärder klara oktober 2012, utanför överenskommelserna 10. Nya utvecklingsprojekt/nyligen startade skall arbeta enligt ny utvecklingsmodell (p 13) 11. För alla äldre, ej avslutade utvecklingsprojekt, görs en kort konsekvensanalys av att tillämpa ny utvecklingsmodell 12. Kommunikationsplan för spridning av bakgrund och beslut upprättas och genomförs Punktuppdrag, utanför överenskommelse som skall vara utförda december Ny (förädlad) utvecklingsmodell byggs kring befintliga metoder, forum och modeller 14. Projektilen och nyttokalkylen kompletteras 15. Klustergruppen återaktiveras som beslutsforum 16. En undergrupp till klustergruppen med berednings- och styrgruppsfunktion skapas 17. Effektivitetsmätning och kommunikation behöver förbättras avsevärt plan framställs 18. Regionkansliet rekommenderas stärka servicesamspelet med några permanenta och tillfälliga roller/uppgifter 19. Se över faktureringsnorm med hypotesen kraftig reduktion utan att tappa styrbarhet 20. Planera för en internredovisningsresultaträkning som visar effektivitet och finansiering Punktuppdrag, utanför överenskommelse som skall vara klara innan april Snabbrenovering av årshjulet i servicesamspelet med förbättringar avseende bilaterala och multilaterala relationer +46 (0) I +46 (0) I

77 Dokument Författare Ansvarig Version Sida Del B: Rekommendationer Mia Svenheden/ Regionstyrelsens / av 19 Gay Stävhammar internrevision VGR 3 Genomförandekraft Inledning Ansatsen i vårt uppdrag är att hitta en tillräckligt bra lösning för servicesamspelet som kan realiseras i närtid, och som möjliggör för regionen att utvecklas i rätt riktning. De tjugoen (21) rekommendationspunkterna är förvisso många och olika komplea, men regionen startar inte från noll. Det behövs några mindre utredningar för att skapa en helhet och snabbt komma på banan och ser man på varje enskild punkt krävs i dagsläget inga stora kraftsamlingar när det gäller strukturfrågan (lösningen). Vår förhoppning är också att teterna och bilderna i denna PM är en bra start på vägen. Utmaningen ligger snarare i kulturfrågan och att realisera uppdragen i de 21 punkterna. Tillsammans med risken att man inte lägger tillräckligt stor kraft bakom genomförandet är kulturfrågan det stora riskområdet. Det krävs förståelse och acceptans för behov av förändring för att få organisationen (personerna) att agera utifrån nya eller förädlade principer och ny styrmodell för serviceområdet. Trots mängden rekommendationer vill vi poängtera vikten av att de hålls ihop som en helhet och att den röda tråden följs med kraft och beslutsamhet. Rekommendation Effekten av förändringen = Förståelsen för Förändringen + Acceptans för Förändringen + Kvaliteten på Lösningen F Norrgren p12. Kommunikationsplan för spridning av bakgrund och beslut upprättas snarast för hantering mot alla parter. Det är viktigt att slösa med informationen åt olika håll, både till politiken och i tjänstemannaledet. I tjänstemannaledet finns chefer, specialister och medarbetare på olika nivåer hos alla inblandande parter. Alla behöver inte veta och känna till allt. Med en kommunikationsplan definieras vilken information som skall spridas till de olika målgrupperna. Kommunikationen kring servicefrågorna kan även med fördel kopplas till regionens årshjul och normala uppföljning, så att kommunikationen blir samlad. Kompetens- och resursfrågan är avgörande för att lyckas. Det blir kritiskt för genomförandet att bemanna uppdragen och projektet med personer som besitter olika kompetenser både avseende hårda och mjuka frågor. Det rör sig om en kritisk period på dryga halvåret då alla parter behöver arbeta mot ett gemensamt mål och förändrat mindset. Det är viktigt att slösa med informationen åt olika håll, coacha parterna i förståelsen för det nya och överväga utbildning/träning i en del moment. Och därefter till försommaren 2013 när mycket har klarnat släpp inte taget. Regionkansliet och Klustergruppen (fd styrgruppen Regionservice) har en viktig uppgift i att upprätthålla trycket och svara för beslutskraften tills beteenden sitter. Ett ansvar som delas med cheferna hos alla parter. Vår bedömning är att nästkommande överenskommelsearbetet inför år 2014 (vår/höst 2013) kan gå ganska smidigt. Men om det inte +46 (0) I +46 (0) I

78 Dokument Författare Ansvarig Version Sida Del B: Rekommendationer Mia Svenheden/ Regionstyrelsens / av 19 Gay Stävhammar internrevision VGR blir så och om gamla beteenden eller nya svårigheter dyker upp hantera det med en gång! Det tar mycket mer tid och kraft genom att vänta. p1. Uppföljning bör ske löpande av de uppdrag som regionen beslutar om. Dessutom bör en utvärdering göras av att ny styrmodell/lösning och nytt arbetssätt fungerar. Lämpligen skall utvärderingen vara klar till april 2014 inför kommande budgetprocess. Regiondirektörens genomförandeuppdrag var ursprungligen tänkt som en mellanakt mellan internrevisionens uppdrag och en förändring av hela styrmodellen. Så som uppdraget har förlöpt och om regionen fattar beslut enligt rekommendationerna, så handlar uppdraget snarare om att ta allt i mål. 4 Styrmodell Inledning Styrmodellsfrågan för serviceverksamheten måste lösas ut. Detta gäller möjligen också för Västfastigheter och VGR IT. Å ena sidan är det en fråga som enligt plan ligger längre fram. Men samtidigt finns det delar av styrmodellen som måste lösas omgående, men det går egentligen inte utan att beakta den totala styrmodellen. Den egentliga vägledningen i de enskilda frågorna finns i den totala styrmodellen. Vi har under arbetet därför redan nu försökt att finna en balanserad modell en målbild av hela styrmodellen. Sedan måste inte alla delarna av den realiseras omgående. Styrmodellen är inte begränsad till Regionservice, utan innefattar även samarbetsformer, kärnverksamhetens gränssnitt mot servicefrågor och i vissa avseenden även regionkansliets roller. Styrmodellen omfattar följande styrmedel: o o o o o o Organiseringens idé och utifrån denna utdelade ansvar, mål och mandat. Finansieringsprinciper. Incitament (styrbarhet) så att rätt effektivitetseffekter uppnås. Grad av internhandel. Den gemensamma ledningsprincipen och samarbetsformen i förvaltningsfrågor och utvecklingsfrågor. Prissättningsmodell (kalkylprincip, kostnad) och uppföljningsmodell. De tre sistnämnda punkterna hanteras i andra avsnitt i denna PM, men bör vara beskrivna i styrmodellen. Arbetet med styrmodellen rekommenderas starta omgående, helst med vägledning ifrån föreliggande uppdrag om den eller de föreslagna modellerna. Arbetet bör vara klart tidigt våren 2013 så att det kan tillämpas i budgetprocessen. Upplever beslutsfattarna (ägaren) att parterna någorlunda kan enas i en modell och framförallt själva (RK/RS) ser den som bättre totalbalanserad än idag - då finns ingen tid att förlora. Det går både att förädla modellen senare och/eller byta ut den om den inte får avsedd kraft. Men bättre än idag blir det. +46 (0) I +46 (0) I

79 Dokument Författare Ansvarig Version Sida Del B: Rekommendationer Mia Svenheden/ Regionstyrelsens / av 19 Gay Stävhammar internrevision VGR Styrmodellen åskådliggörs förslagsvis i dokument till parterna enligt följande; - Ett mer komplett ägardirektiv eller tillägg till reglementet för Servicenämnden. - En principiellt beslutad handling om samspelet och rollerna kring servicefrågor i regionen. Denna kan eventuellt bifogas internhandelsprinciperna vid nästa uppdateringstillfälle. Servicesamspelets grundidé Nedanstående bild är en ansats till att beskriva grundidén med servicesamspelet och identitetsfrågan för Regionservice och Servicenämnden. Utan detta sammanhang finns inget eistensberättigande för Regionservice, då regionen inte har ett kommersiellt syfte med att bedriva serviceverksamhet. Servicesamspelets roller och mandat Bilden nedan skall inte läsas alltför bokstavligt utan måste definieras ytterligare i tet och instruktioner. Bilden bekräftar ett synsätt där Regionservice har ett ganska brett ansvar och skall ha en aktiv roll annars skulle inte grundidébilden ovan fungera. Med Ja i rutorna nedan avses självklart inte att ägarens uppsiktsplikt sätts ur spel eller att serviceförvaltningens lyhördhetskrav mot kund skall sättas ur spel. Med Nej avses att Regionservice inte har fullt mandat, utan har ett delat ansvar för utveckling av serviceprocesser i kärnverksamheten. För att hantera denna situation krävs en interorganisatorisk modell mellan parterna (se avsnitt 8) +46 (0) I +46 (0) I

80 Dokument Författare Ansvarig Version Sida Del B: Rekommendationer Mia Svenheden/ Regionstyrelsens / av 19 Gay Stävhammar internrevision VGR Framöver kommer allt fler utvecklingsfrågor att ligga i gränslandet mellan Regionservice och kärnverksamheten. Hanteringen av detta beskrivs mer fördjupat i avsnitt 8 kring styrning av utvecklingsprojekt. Finansiering & incitament Styrmodellens finansiella strömmar behöver justeras så att förutsägbarhet och styrbarhet skapas och incitament för förbättring skapas inom kärnverksamheten och inom Regionservice. Det finns flera tänkbara modeller. Vi rekommenderar en mer sluten finansieringsmodell i servicesamspelet där påvisad och kravställd effektivitet göder samspelet och ger båda parter incitament enligt följande; Incitament för RnS att hela tiden öka sin egen effektivitet och hjälpa kunden med sin. Incitament för kunden att i vardagen ha en positiv grundsyn och ett gott utvecklande samarbetsklimat i servicesamspelet eftersom det leder till mer resurser till kärnverksamhet. Incitament för båda parter att arbeta med utvecklingsfrågor. Incitament för kunden att implementera nya goda arbetssätt, men även möjlighet att avbryta sämre. Nedanstående finansieringsmodell är förenklad och behöver fördjupas och beskrivas mer ingående än denna PM har utrymme för. Det finns undantag från modellen så som finansiering av inköpsverksamheten, där inköpseffekterna bör stanna hos köpande enhet för att stimulera till avtalstrohet och för att få kärnverksamheten att använda inköpskompetens som en fri nyttighet. Även +46 (0) I +46 (0) I

81 Dokument Författare Ansvarig Version Sida Del B: Rekommendationer Mia Svenheden/ Regionstyrelsens / av 19 Gay Stävhammar internrevision VGR finansiering av utvecklingsprojekt innehåller specialfall beroende på fas i utvecklingsprojektet och var effekt uppkommer. I anslutning till bilden ovan behövs förtydliganden minst en nivå ner i frågor såsom hur utvecklingsstaben på RnS finansieras, hur konceptutveckling och pilotprojekt hanteras och finansieras. Det finns en del material inom detta uppdrag att utgå från. Som ett eempel har vi nedan redogjort för implementering av utvecklingsprojekt. Implementering av utvecklingsprojekt är i dagens tillämpning onödigt konfliktfylld. Och det redan innan takten i standardiseringen i gränslandet serviceprocess/kärnprocess och breddinförande egentligen börjat. Denna fråga är dock inte bara finansiell utan har med utvecklingsmodellen att göra (avsnitt 8). Ett förslag till finansiellt förtydligande är enligt nedan. i. Införandet finansieras av kundens egna medel oavsett om det rör sig om interna kostnader, RnS kostnader eller regioneterna kostnader. ii. RnS kostnader (egna kostnader och kostnader för upphandlade varor och tjänster) debiteras efter marginalkostnadsprincipen. iii. Utgångspunkten är att implementering skall självfinansieras genom de positiva effekter som effektiviseringen medför finansiellt. iv. Om puckeleffekter eller fördröjningseffekter skapar problem med balanskravet så kan medel lånas av ägaren. En amorteringsplan upprättas som jämnar ut införandeeffekterna. Målsättningen med rekommendationerna kring hela finansieringsmodellen är att detaljfrågor och specialsituationer behöver förtydligas och fastställas för att modellen skall fungera i praktiskt bruk. Rekommenderad målsättning är att arbeta fram förslaget till april 2013 inför planeringsförutsättningarna, men modellen måste troligen vara klar tidigare. +46 (0) I +46 (0) I

Uppföljning av upphandling svar på revisionsskrivelse

Uppföljning av upphandling svar på revisionsskrivelse 8 april 2014 KS-2014/476.912 1 (7) HANDLÄGGARE Mikael Blomberg 08-535 302 98 mikael.blomberg@huddinge.se Kommunstyrelsen Uppföljning av upphandling svar på revisionsskrivelse Förslag till beslut Kommunstyrelsens

Läs mer

Regionstyrelsens uppdrag till Driftsnämnden för Regionservice

Regionstyrelsens uppdrag till Driftsnämnden för Regionservice 1(6) Datum Datum Diarienummer 2012-09-12 2012-09-12 Ls100344 Regionstyrelsens uppdrag till Driftsnämnden för Regionservice Inledning Regionstyrelsen leder och samordnar förvaltningen av regionens angelägenheter

Läs mer

Reglemente för servicenämnden

Reglemente för servicenämnden 1 (6) Reglemente Diarienummer RS 691-2012 Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den 24 november 2015, 204 Reglemente för servicenämnden Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig

Läs mer

styrning i Västra Götalandsregionen

styrning i Västra Götalandsregionen Antagen av regionfullmäktige 2017 09 19, 115 Diarienummer: RS 2017 00110 Policy för styrning i Västra Götalandsregionen Policyn gäller för: Västra Götalandsregionen Innehållsansvar: Koncernavdelning ärendesamordning

Läs mer

Vä gl ed n i n g för n ä m n d er s och styr e l se r s a r b e te

Vä gl ed n i n g för n ä m n d er s och styr e l se r s a r b e te Beslutad av: Regionstyrelsen, 2017-12 - 12 Diarienummer: RS 2017-04735 Giltighet: från 2018-01 - 02 till 2022-12 - 31 Vä gl ed n i n g för n ä m n d er s och styr e l se r s a r b e te G äller för: Vä

Läs mer

Handlingar. till möte med servicenämnden torsdag 18 dec 2014

Handlingar. till möte med servicenämnden torsdag 18 dec 2014 Handlingar till möte med servicenämnden torsdag 18 dec 2014 1 (2) Föredragningslista Sammanträde med servicenämnden 18 december 2014 Plats: Hotel Riverton, Göteborg, Stora Badhusgatan 26 Tid: Kl. 09.15-14.00

Läs mer

Remiss Regional folkhälsomodell

Remiss Regional folkhälsomodell sida 1 2014-02-19 Dnr: 2014-83 KOMMUNSTYRELSEN TJÄNSTESKRIVELSE Remiss Regional folkhälsomodell Bakgrund Västra Götalandsregionen (VGR) har ett väl förankrat folkhälsoarbete sedan många år. Synen på folkhälsoarbete

Läs mer

Förslag till reviderad mål- och styrmodell för Danderyds kommun

Förslag till reviderad mål- och styrmodell för Danderyds kommun DANDERYDS KOMMUN 1(11) Kommunstyrelsen Förslag till reviderad mål- och styrmodell för Danderyds kommun Intentionen med föreliggande förslag är att utveckla och tydliggöra kommunens mål- och styrmodell.

Läs mer

Västra Götal an dsregi on en s regi on gem en sam m a styran de doku m en t

Västra Götal an dsregi on en s regi on gem en sam m a styran de doku m en t Beslutad av: Regiondirektören, 2018-01 - 25 Diarienummer: RS 2017-06134 Giltighet: från 2018-01 - 29 till 2022-12 - 31 Riktlinje Västra Götal an dsregi on en s regi on gem en sam m a styran de doku m en

Läs mer

Västra Götalandsregionen. Från politiska intentioner till konkreta uppdrag

Västra Götalandsregionen. Från politiska intentioner till konkreta uppdrag Västra Götalandsregionen Från politiska intentioner till konkreta uppdrag Region Västra Götaland Bildades 1998 Syftet var regional utveckling Fyra landsting blev en region Stora kulturella skillnader Skilda

Läs mer

Mötesbok: servicenämnden ( ) servicenämnden Datum: Plats: Skövde, Regionens Hus, Lokal: Björken Kommentar:

Mötesbok: servicenämnden ( ) servicenämnden Datum: Plats: Skövde, Regionens Hus, Lokal: Björken Kommentar: Mötesbok: servicenämnden (2017-08-30) servicenämnden Datum: 2017-08-30 Plats: Skövde, Regionens Hus, Lokal: Björken Kommentar: Dagordning Beslutsärenden 43 Upphandling 3 44 Återbetalning av överskott 6

Läs mer

Regionens uppföljning av externa utförare inom primärvården

Regionens uppföljning av externa utförare inom primärvården Regionens uppföljning av externa utförare inom primärvården Dnr: Rev 34-2011 Genomförd av: Revisionsenheten Vilhelm Rundquist Behandlad av Revisorskollegiet den 14 december 2011 Regionens uppföljning av

Läs mer

Detaljbudget 2014 för Västra Götalandsregionen

Detaljbudget 2014 för Västra Götalandsregionen 1 (5) Tjänsteutlåtande Datum 2013-11-26 Regionstyrelsen Handläggare: Mattias Berntsson Telefon: 0700-82 42 50 E-post: mattias.h.berntsson@vgregion.se Till Regionstyrelsen Detaljbudget 2014 för Västra Götalandsregionen

Läs mer

Reglemente för nämnden för Hälsan och Stressmedicin

Reglemente för nämnden för Hälsan och Stressmedicin 1 (6) Reglemente Diarienummer RS 691-2012 Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den 24 november 2015, 204 Reglemente för nämnden för Hälsan och Stressmedicin Dokumentet består av tre delar.

Läs mer

Mål och inriktning för Regionservice 2016

Mål och inriktning för Regionservice 2016 1(7) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer Regionservice 2015-11-04 DNRGS Driftnämnden för Regionservice Mål och inriktning för Regionservice 2016 Förslag till beslut Driftnämnden beslutar om mål och inriktning

Läs mer

Evidensbaserad praktik inom socialtjänsten till nytta för brukaren (SOU 2008:18)

Evidensbaserad praktik inom socialtjänsten till nytta för brukaren (SOU 2008:18) YTTRANDE Vårt dnr 08/2336 Styrelsen 2008-09-26 Ert dnr S2008/2789/ST Avd för vård och omsorg Gigi Isacsson Socialdepartementet 103 33 STOCKHOLM Evidensbaserad praktik inom socialtjänsten till nytta för

Läs mer

Övergripande principer för parkeringsverksamheten

Övergripande principer för parkeringsverksamheten 1 (5) Tjänsteutlåtande Datum 2016-10-17 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret/VEI Handläggare: Lennart Ryler Telefon: 070-608 13 39 E-post: lennart.ryler@vgregion.se Till ägarutskottet Övergripande

Läs mer

RSK 677-2005. Utvärdering. Enheten för asyl- och flyktingfrågor. Hälso- och sjukvårdsavdelningen Analysenheten. Lars Palo

RSK 677-2005. Utvärdering. Enheten för asyl- och flyktingfrågor. Hälso- och sjukvårdsavdelningen Analysenheten. Lars Palo RSK 677-2005 Utvärdering Enheten för asyl- och flyktingfrågor Hälso- och sjukvårdsavdelningen Analysenheten Lars Palo Januari 2007 1. Förutsättningar Den 1 januari 1997 överfördes ansvaret för asylsökandes

Läs mer

Yrkande (S) (M) (MP) (V) (L) (KD) Kommunstyrelsen Ärende Yrkande angående ägardirektiv för HIGAB AB

Yrkande (S) (M) (MP) (V) (L) (KD) Kommunstyrelsen Ärende Yrkande angående ägardirektiv för HIGAB AB Yrkande (S) (M) (MP) (V) (L) (KD) Kommunstyrelsen 2017-01-25 Ärende 2.1.6 Yrkande angående ägardirektiv för HIGAB AB FÖRSLAG TILL BESLUT Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige föreslås besluta Att följande

Läs mer

Handlingar. till ägarutskottets sammanträde Vänersborg

Handlingar. till ägarutskottets sammanträde Vänersborg Handlingar till ägarutskottets sammanträde Vänersborg 2013-09-17 Föredragningslista Sidan 1 av 2 Ägarutskottet Sammanträde med Ägarutskottet 17 september 2013 Plats: Sessionssalen, Residenset, Vänersborg

Läs mer

Program Strategi Policy Riktlinje. Riktlinjer för politiska styrdokument

Program Strategi Policy Riktlinje. Riktlinjer för politiska styrdokument Program Strategi Policy Riktlinje Riktlinjer för politiska styrdokument Dokumentnamn: Riktlinjer för politiska styrdokument Berörd verksamhet: Alla nämnder och förvaltningar Fastställd av: 2017-12-19 242

Läs mer

Landstingets ärende- och beslutsprocess

Landstingets ärende- och beslutsprocess LANDSTINGET I VÄRMLAND REVISIONSRAPPORT Revisorerna AM/JM 2012-12-18 Rev/12017 Landstingets ärende- och beslutsprocess Sammanfattning Denna granskning har omfattat hantering enligt riktlinjen för landstingets

Läs mer

Bolagspolicy för Oskarshamns kommun

Bolagspolicy för Oskarshamns kommun Fastställd av Kommunfullmäktige 2014-02-10 21 Gäller från och med 2014-02-10 Inledning - ägaridé Kommunen äger bolag och driver bolagsverksamhet för att förverkliga kommunala ändamål. Verksamheten som

Läs mer

Västra Götalandsregionen 1 (3) Yttrande Datum 2015-01-14 Diarienummer RS 1705 2014 Ärende 4 och HS 150-2015 Regionstyrelsen Yttrande över motion av Linn Brandström m.fl. (M) om mödrahälsovård och gynekologi

Läs mer

RIKTLINJE Sandvikens kommuns Budget- och planeringsprocess - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Styrdokumentets data Beslutad av: Kommunfullmäktige Beslutsdatum och paragraf: 2014-12-15,

Läs mer

Balanserat styrkort Regionstyrelsen. Fastställt i Regionstyrelsen Dnr 18RS2137

Balanserat styrkort Regionstyrelsen. Fastställt i Regionstyrelsen Dnr 18RS2137 Balanserat styrkort Regionstyrelsen Fastställt i Regionstyrelsen 2019-08-29 Dnr 18RS2137 Balanserat styrkort Regionstyrelsen Regionstyrelsen är Region Västernorrlands ledande politiska förvaltningsorgan.

Läs mer

Remiss av KSL:s rekommendation att anta överenskommelsen om Samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård

Remiss av KSL:s rekommendation att anta överenskommelsen om Samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård Äldreförvaltningen Planeringsavdelningen Tjänsteutlåtande Sida 1 (8) 2017-08-17 Handläggare Christina Malmqvist Telefon: 08-508 36 222 Till Äldrenämnden den 19 september 2017 Remiss av KSL:s rekommendation

Läs mer

Yttrande över revisorernas granskning av landstingets budgetprocess

Yttrande över revisorernas granskning av landstingets budgetprocess Landstingsdirektörens stab Ekonomienheten TJÄNSTESKRIVELSE Sida 1 (1) Datum 2018-01-22 Diarienummer 170267 Landstingsfullmäktige Yttrande över revisorernas granskning av landstingets budgetprocess Förslag

Läs mer

Utveckling av den egendrivna hälsovalsverksamheten i Region Skåne - detaljutformad principmodell för resultathantering

Utveckling av den egendrivna hälsovalsverksamheten i Region Skåne - detaljutformad principmodell för resultathantering Vårdproduktionsberedningen Jan Eric Andersson Ledningsstrateg 046-275 20 35 JanEric.Andersson@skane.se BESLUTSFÖRSLAG Datum 2013-09-09 Dnr 1102221 1 (6) Vårdproduktionsberedningen Utveckling av den egendrivna

Läs mer

Lag om valfrihet - tillämpning i Stockholms stads äldreomsorg

Lag om valfrihet - tillämpning i Stockholms stads äldreomsorg ÄLDREFÖRVALTNINGEN STABEN TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1 (8) 2009-03-30 Handläggare: Staffan Halleskog Telefon: 08-508 36 203 Till Äldrenämnden den 21 april 2009 Lag om valfrihet - tillämpning i Stockholms stads

Läs mer

BILAGA C. Samarbetsorganisationen Samarbete och styrning inom ramen för samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel i Västra Götaland

BILAGA C. Samarbetsorganisationen Samarbete och styrning inom ramen för samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel i Västra Götaland BILAGA C Samarbetsorganisationen Samarbete och styrning inom ramen för samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel i Västra Götaland Bilaga C Samarbetsorganisationen - Samarbete och styrning

Läs mer

Generella ägardirektiv

Generella ägardirektiv Direktiv Generella ägardirektiv Gäller för Region Stockholms bolag. Fastställda i landstingsfullmäktige 2010-12-14, LS 1011 0949, reviderade i landstingsfullmäktige 2015-02-17, LS 1411-1289, 2017-06-13,

Läs mer

Införande av inköpscentral samt revidering av servicenämnden reglemente

Införande av inköpscentral samt revidering av servicenämnden reglemente Kommunstyrelsen 2019-03-26 Kommunledningskontoret Ekonomi och kvalitet KSKF/2019:133 Gunnar Ekdahl 016-710 52 61 1 (7) Kommunstyrelsen Införande av inköpscentral samt revidering av servicenämnden reglemente

Läs mer

Översyn av regelverk för avgifter inom delar av hälsovårdsområdet

Översyn av regelverk för avgifter inom delar av hälsovårdsområdet 1 (5) Tjänsteutlåtande Datum 2015-03-16 Ärende 9 Västra Götalandsregionen Hälso- och sjukvårdsavdelningen Handläggare: Margareta Axelson Tel: 010-441 13 73 E-post: margareta.f.axelson@vgregion.se Handläggare:

Läs mer

Datum 2013-11-15. Motion av Liza Boëthius (V) om att anställa personer med funktionsnedsättning i kommunal verksamhet

Datum 2013-11-15. Motion av Liza Boëthius (V) om att anställa personer med funktionsnedsättning i kommunal verksamhet KS 15 5 MARS 2014 KOMMUNLEDNINGSKONTORET Handläggare Hansen Gro Datum 2013-11-15 Diarienummer KSN-2013-0260 Kommunstyrelsen Motion av Liza Boëthius (V) om att anställa personer med funktionsnedsättning

Läs mer

Handlingar till personalutskottets möte den 19 augusti 2014 i Vänersborg

Handlingar till personalutskottets möte den 19 augusti 2014 i Vänersborg Handlingar till personalutskottets möte den 19 augusti 2014 i Vänersborg FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträde med personalutskottet den 19 augusti 2014 Plats: Blå salongen, Residenset, Vänersborg Tid: Kl. 09.00-15.00

Läs mer

Styr- och ledningsmodell för Sundsvalls kommunkoncern

Styr- och ledningsmodell för Sundsvalls kommunkoncern Styr- och ledningsmodell för Sundsvalls kommunkoncern Riktlinje Fastställt av Kommunfullmäktige Datum för fastställande 2017-09-25 177 Giltighetstid Tills vidare Första översyn december 2018 Ansvarig funktion

Läs mer

Yttrande över remiss av Personalpolicy för Stockholms stad Remiss från kommunstyrelsen

Yttrande över remiss av Personalpolicy för Stockholms stad Remiss från kommunstyrelsen Sida 1 (6) 2016-05-04 Handläggare Jónína Gísladóttir Telefon: 08-508 355 12 Till Arbetsmarknadsnämnden den 17 maj 2016 Ärende 6 Yttrande över remiss av Personalpolicy för Stockholms stad Remiss från kommunstyrelsen

Läs mer

Handläggare Datum Diarienummer Jan Malmberg 2011-08-30 KSN-2011-0330

Handläggare Datum Diarienummer Jan Malmberg 2011-08-30 KSN-2011-0330 KS 7 2011-09-07 KOMMUNLEDNINGSKONTORET Handläggare Datum Diarienummer Jan Malmberg 2011-08-30 KSN-2011-0330 Kommunstyrelsen Yttrande över SOU 2011:43 Offentlig upphandling från eget företag - och vissa

Läs mer

Svar på revisionsrapport Granskning av avvikelsehantering Region Kronoberg

Svar på revisionsrapport Granskning av avvikelsehantering Region Kronoberg Regionstyrelsen Svar på revisionsrapport Granskning av avvikelsehantering Region Kronoberg Ordförandes förslag till beslut Föreslås att regionstyrelsen beslutar att godkänna svar på revisionsrapport Granskning

Läs mer

Projektplan - Hållbarhetsintegrering

Projektplan - Hållbarhetsintegrering Projektplan - Hållbarhetsintegrering Stadskontoret Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: 2015-01-09 1.0 Susanna Jakobsson, Lotta Heckley, Maria Kronogård, Jenny Theander Stadskontoret

Läs mer

Regionstyrelsen. Region Östergötland har beretts möjlighet att yttra sig över betänkandet För kvalitet Med gemensamt ansvar (SOU-2015:17).

Regionstyrelsen. Region Östergötland har beretts möjlighet att yttra sig över betänkandet För kvalitet Med gemensamt ansvar (SOU-2015:17). BESLUTSUNDERLAG 1/2 2015-05-15 Dnr: RS 2015-354 Regionstyrelsen Remissvar För kvalitet Med gemensamt ansvar har beretts möjlighet att yttra sig över betänkandet För kvalitet Med gemensamt ansvar (SOU-2015:17).

Läs mer

Företagspolicy för Ulricehamns kommun och dess bolag

Företagspolicy för Ulricehamns kommun och dess bolag 1 Företagspolicy för Ulricehamns kommun och dess bolag 1 Bakgrund Kommunallagen ställer krav på kommunalt inflytande och kontroll över all kommunal verksamhet, även den som ägs och bedrivs i bolagsform.

Läs mer

TILLÄGGSYRKANDE/RESERVATION Ärende 5:3. Ekonomisk handlingsplan Linköping den 7 mars 2018

TILLÄGGSYRKANDE/RESERVATION Ärende 5:3. Ekonomisk handlingsplan Linköping den 7 mars 2018 Linköping den 7 mars 2018 TILLÄGGSYRKANDE/RESERVATION Ärende 5:3 Ekonomisk handlingsplan 2018 Vi är mycket oroade för Region Östergötlands ekonomiska utveckling när det gäller de sjukvårdande verksamheterna.

Läs mer

Handlingar. till mötet med styrelsen för NU-sjukvården

Handlingar. till mötet med styrelsen för NU-sjukvården Handlingar till mötet med styrelsen för Kompletterande handlingar Ärende 1 - Rapport juli 2015 Ärende 7 - TU Yttrande över remiss förslag till reglemente Ärende11 - Anmälningsärende 26 augusti 2015 Ärende

Läs mer

Beslutad av: Regionstyrelsen, Diarienummer: RS Giltighet: från till Riktlinje. Inköp

Beslutad av: Regionstyrelsen, Diarienummer: RS Giltighet: från till Riktlinje. Inköp Beslutad av: Regionstyrelsen, 2016-09-27 Diarienummer: RS-2016-03129 Giltighet: från 2017-01-01 till 2021-12-31 Riktlinje Inköp Riktlinjen gäller för: Västra Götalandsregionen Innehållsansvar: Koncernstab

Läs mer

Riktlinjer för styrande och stödjande dokument i Strängnäs kommun

Riktlinjer för styrande och stödjande dokument i Strängnäs kommun KS 14:1 TJÄNSTEUTLÅTANDE Stabsavdelningen Dnr KS/2015:395-003 2015-10-05 1/2 Handläggare Maria Eriksson Tel. 0152-291 78 Kommunstyrelsen r för styrande och stödjande dokument i Strängnäs kommun Förslag

Läs mer

Hälso- och sjukvårdsnämnden

Hälso- och sjukvårdsnämnden Hälso- och sjukvårdsnämnden BESLUTSFÖRSLAG Datum 2016-08-19 Dnr 1601845 1 (5) Hälso- och sjukvårdsnämnden Översyn av ambulanssjukvård och prehospitala resurser i Ordförandens förslag 1. Hälso- och sjukvårdsnämnden

Läs mer

Policy för styrdokument

Policy för styrdokument Policy för styrdokument Policy Diarienummer: KS 2016/0966 Dokumentansvarig: Chef för enheten, utveckling planering och uppföljning Beredande politiskt organ: Demokratiberedningen Beslutad av: Kommunfullmäktige

Läs mer

Fullmäktiges program för verksamhet som utförs av privata utförare MÅL OCH RIKTLINJER, UPPFÖLJNING OCH INSYN 1

Fullmäktiges program för verksamhet som utförs av privata utförare MÅL OCH RIKTLINJER, UPPFÖLJNING OCH INSYN 1 Fullmäktiges program för verksamhet som utförs av privata utförare MÅL OCH RIKTLINJER, UPPFÖLJNING OCH INSYN 1 2 Innehåll Varför program bakgrund och syfte... 4 Vad är privata utförare... 5 Vad ska fullmäktiges

Läs mer

Strategi för systematisk uppföljning och granskning av hälso- och sjukvården i Stockholms läns landsting

Strategi för systematisk uppföljning och granskning av hälso- och sjukvården i Stockholms läns landsting 1 (9) Ledning och styrning Strategisk enhet Handläggare Henrik Gaunitz Telefon 08-123 132 92 E-post henrik.gaunitz@sll.se Strategi för systematisk uppföljning och granskning av hälso- och sjukvården i

Läs mer

Riktlinje för nämndernas och bolagsstyrelsernas verksamhetsplanering och uppföljning samt interna kontroll

Riktlinje för nämndernas och bolagsstyrelsernas verksamhetsplanering och uppföljning samt interna kontroll Riktlinje för nämndernas och bolagsstyrelsernas verksamhetsplanering och uppföljning samt interna kontroll Ett normerande dokument som kommunstyrelsen fattade beslut om 14 september 2016. Dokumentnamn

Läs mer

Nytt ägardirektiv för Higab AB

Nytt ägardirektiv för Higab AB Bilaga J Styrelsen 2016-06-13 1 Diarienummer: 0055/16 Handläggare: Andreja Sarcevic Tel: 031-368 54 61 E-post: andreja.sarcevic@gshab.goteborg.se Nytt ägardirektiv för Higab AB Förslag till beslut i styrelsen

Läs mer

Revisionernas granskning av upphandling

Revisionernas granskning av upphandling 1(2) William Hedman, Ekonomidirektör Avdelningen för Ekonomisk styrning och kontroll 035-134755 William.hedman@regionhalland.se Datum Diarienummer 2014-03-26 RS130077 Region Hallands revisorer Revisionernas

Läs mer

Framtidens hemsjukvård i Halland. Slutrapport till Kommunberedningen

Framtidens hemsjukvård i Halland. Slutrapport till Kommunberedningen Framtidens hemsjukvård i Halland Slutrapport till Kommunberedningen 130313 Syfte Skapa en enhetlig och för patienten optimal och sammanhållen hemsjukvård. Modellen ska skapa förutsättningar för en resurseffektiv

Läs mer

Överenskommelsen Botkyrka. Idéburna organisationer och Botkyrka kommun i samverkan. för ett socialt, ekonomiskt och ekologiskt hållbart Botkyrka

Överenskommelsen Botkyrka. Idéburna organisationer och Botkyrka kommun i samverkan. för ett socialt, ekonomiskt och ekologiskt hållbart Botkyrka 1(6) Överenskommelsen Botkyrka Idéburna organisationer och Botkyrka kommun i samverkan för ett socialt, ekonomiskt och ekologiskt hållbart Botkyrka Gemensam deklaration Vår gemensamma deklaration om samverkan

Läs mer

Policy för konkurrensprövning i Nykvarns kommun

Policy för konkurrensprövning i Nykvarns kommun Policy för konkurrensprövning i Nykvarns kommun Antagen av kommunfullmäktige den 19 juni 2019 Innehållsförteckning Innehåll 1. Inledning... 2 2. Vad är konkurrensprövning?... 2 3. Syftet med konkurrensprövning...

Läs mer

Gemensam verksamhet i den nya nämndorganisationen

Gemensam verksamhet i den nya nämndorganisationen KOMMUNLEDNINGSKONTORET Handläggare Anderson Tomas Holmgren Ulla Datum 2016-08-30 Diarienummer KSN-2015-2455 Kommunstyrelsen Gemensam verksamhet i den nya nämndorganisationen Förslag till beslut Kommunstyrelsen

Läs mer

Förslag till gemensam värdegrund för äldreomsorgen i Stockholm Yttrande till kommunstyrelsen

Förslag till gemensam värdegrund för äldreomsorgen i Stockholm Yttrande till kommunstyrelsen FARSTA STADSDELSFÖRVALTNING AVDELNINGEN FÖR ÄLDR E TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1 (5) 2010-08-23 Handläggare: Christina Almqvist Telefon: 08-508 19 231 Till Farsta stadsdelsnämnd 2010-09-30 Förslag till gemensam

Läs mer

Styrdokument för Hammarö kommun

Styrdokument för Hammarö kommun Styrdokument för Hammarö kommun Huvudprinciper för styrning, uppföljning och utvärdering av den kommunala verksamheten i Hammarö kommun. Antaget 2012, reviderat 2015-05-18 2 1. Inledning 1.1 Vem vänder

Läs mer

Nytt förslag på regional utvecklingsenhet för socialtjänsten i Skåne med uppdrag att stödja kunskapsutveckling

Nytt förslag på regional utvecklingsenhet för socialtjänsten i Skåne med uppdrag att stödja kunskapsutveckling Datum 2014-12-01 Beteckning Dnr 14-7-57 Avdelning socialtjänst, vård och omsorg Skånes kommuner Nytt förslag på regional utvecklingsenhet för socialtjänsten i Skåne med uppdrag att stödja kunskapsutveckling

Läs mer

Styrmodellen och politikerrollen!

Styrmodellen och politikerrollen! Styrmodellen och politikerrollen! Maria Politisk sekreterare (C)-märkt Anställd i Västra Götalandsregionen sedan 2007 Arbetat på alla nivåer; Europa, nationell, och uppdrag i kommunen. Ansvarar för bl.a.

Läs mer

Politisk riktlinje för styrmodellen i Norrköpings kommun

Politisk riktlinje för styrmodellen i Norrköpings kommun 181 Riktlinje 2019-03-29 Politisk riktlinje för styrmodellen i Norrköpings kommun KS 2019/0457 Beslutad av kommunstyrelsen den 10 januari 2011. Redaktionella ändringar införda den 10 maj 2011 och den 8

Läs mer

RevisionenVästra Götalandsregionen, VGR Granskning av externa intäkter

RevisionenVästra Götalandsregionen, VGR Granskning av externa intäkter Granskning Externa intäkter Dnr: Rev 53-2010 Genomförd av: PWC AB Behandlad av Revisorskollegiet den 8 juni 2010 www.pwc.com/se RevisionenVästra Götalandsregionen, VGR Granskning av externa intäkter Lotta

Läs mer

Vårdval Primärvård Riktlinjer för landstinget som ägare

Vårdval Primärvård Riktlinjer för landstinget som ägare 1(5) Vårdval Primärvård Riktlinjer för landstinget som ägare 1. BAKGRUND Landstingsstyrelsen fastställde Konsekvenser och riktlinjer för utifrån ett ägarperspektiv, LiÖ 2009-378, i samband med att vårdval

Läs mer

I offentlighetens tjänst

I offentlighetens tjänst I offentlighetens tjänst Hur styrs Västra Götalandsregionen? Vad vi ska prata om Västra Götalandsregionens samhällsuppdrag Vad säger lagen? Västra Götalandsregionens styrmiljö reglementen Tjänstemannarollen

Läs mer

Riktlinje för Intern kontroll

Riktlinje för Intern kontroll Riktlinje för Intern kontroll Antaget av: Kommunstyrelsen den 2018-01-29 Datum för revidering: 2019-03-29 Ansvarig för revidering: Ekonomiavdelningen Diarienr.: Publicering - extern: www.nybro.se/politik-kommun/

Läs mer

Förslag till ägardirektiv för Business Region Göteborg AB

Förslag till ägardirektiv för Business Region Göteborg AB Bilaga E Styrelsen 1 Diarienummer: 0065/17 Handläggare: Peter Berggren Tel: 031-368 54 56 E-post: peter.berggren@gshab.goteborg.se Förslag till ägardirektiv för Business Region Göteborg AB Förslag till

Läs mer

Landstingets revisorer

Landstingets revisorer 1 (5) Datum Vår beteckning Ekonomistaben 2016-05-31 LK/160509 Handläggare och telefon Ert datum Er beteckning Veronica Hedlund Lundgren, 054-61 41 38 2016-02-18 Rev/15019 Landstingets revisorer Svar på

Läs mer

Yttrande över revisorernas granskningsrapport om intern kontroll avseende investeringsprojekt. Ärendebeskrivning LULEÅ KOMMUN

Yttrande över revisorernas granskningsrapport om intern kontroll avseende investeringsprojekt. Ärendebeskrivning LULEÅ KOMMUN Tekniska nämnden 2012 05 24 58 164 Tekniska nämndens arbetsutskott 2012 05 11 73 174 Dnr 2011/945.04 Yttrande över revisorernas granskningsrapport om intern kontroll avseende investeringsprojekt Bilaga:

Läs mer

Politisk riktlinje för styrmodellen i Norrköpings kommun

Politisk riktlinje för styrmodellen i Norrköpings kommun 181 Riktlinje 2014-12-08 Politisk riktlinje för styrmodellen i Norrköpings kommun KS 2013/0558 Beslutad av kommunstyrelsen den 10 januari 2011. Redaktionella ändringar införda den 10 maj 2011 och den 8

Läs mer

Handläggare: Inger Norman Telefon: Till Farsta stadsdelsnämnd

Handläggare: Inger Norman Telefon: Till Farsta stadsdelsnämnd FARSTA STADSDELSFÖRVALTNING AVDELNINGEN FÖR BARN OCH UNGDOM SID 1 (5) 2010-02-23 Handläggare: Inger Norman Telefon: 08-508 18 040 Till Farsta stadsdelsnämnd 2010-03-25 Förslag till riktlinjer för samverkan

Läs mer

PM DANDERYDS KOMMUN Kommunledningskontoret Johan Haesert KS 2008/0016. Organisationsöversyn av tekniska kontoret.

PM DANDERYDS KOMMUN Kommunledningskontoret Johan Haesert KS 2008/0016. Organisationsöversyn av tekniska kontoret. 1(6) KS 2008/0016 Organisationsöversyn av tekniska kontoret Ärendet På uppdrag av kommunstyrelsen har en utvärdering av verksamheten vid tekniska kontoret genomförts. Bakgrunden är den att kommunstyrelsen

Läs mer

Projektdirektiv. Verksamhet och Informatik (1)

Projektdirektiv. Verksamhet och Informatik (1) (1)10 (2)10 Innehållsförteckning 1 DOKUMENTSTYRNING... 4 1.1 shistorik...4 1.2 Referenser...4 1.3 avvikelse och förändringshantering i projektet...4 2 BAKGRUND OCH BESLUT OM PROJEKT... 5 2.1 Bakgrund...5

Läs mer

Delårsrapport mars 2015 Regionservice

Delårsrapport mars 2015 Regionservice Sida 1(8) Delårsrapport mars 2015 Regionservice 1. Sammanfattning Arbete med att införa ny styrmodell pågår. Ny tjänstekatalog och prislista är beslutad av regiondirektören. Under april har serviceöverenskommelser,

Läs mer

Hälso- och sjukvårdsnämnden

Hälso- och sjukvårdsnämnden Hälso- och sjukvårdsnämnden Greger Linander Hälso- och sjukvårdsstrateg 040-675 30 98 Greger.Linander@skane.se YTTRANDE Datum 2018-01-04 Dnr 1700184 1 (5) Granskning av Projekt Hälsostaden (rapport nr

Läs mer

Revisionsrapport. Granskning av kommunstyrelsens uppföljning av mål och majoritetens samverkansprogram.

Revisionsrapport. Granskning av kommunstyrelsens uppföljning av mål och majoritetens samverkansprogram. Revisionsrapport Granskning av kommunstyrelsens uppföljning av mål och majoritetens samverkansprogram. Granskningen utförd av: Peter Alexandersson Malin Eriksson Anders Larson Rapport 2017-06-28 Linköpings

Läs mer

Nämndplan Hjälpmedelsnämnden

Nämndplan Hjälpmedelsnämnden Nämndplan Hjälpmedelsnämnden INNEHÅLL SYFTE...2 VISION, VÄRDEGRUND OCH MÅL...2 NÄMNDENS MÅL...2 FÖRUTSÄTTNINGAR SOM ÄR STYRANDE FÖR NÄMNDENS ANSVARSOMRÅDE...2 NÄMNDENS UPPDRAG OCH FOKUS FÖR VERKSAMHETSÅRET

Läs mer

REGION GOTLANDS AKTIEÄGARPOLICY

REGION GOTLANDS AKTIEÄGARPOLICY Antagen av regionfullmäktige 2014-06-16, 99. Bakgrund 1. Kommunallagen ställer krav på Region Gotlands inflytande och kontroll över all regionens verksamhet, även den som ägs och bedrivs i privaträttslig

Läs mer

I OC U m.,,)i~den FÖR VÅRDEN

I OC U m.,,)i~den FÖR VÅRDEN I OC U m.,,)i~den FÖR VÅRDEN 2016-05-11 '2016-06-03 - ÄRENDE 12 BESLUT 1(1 ) Diarienummer LOC 1605-0658 VD stab Vice verkställande direktör Per-Inge Buskas Informationssäkerhetsklass Öppen Styrelsen för

Läs mer

Fullmäktiges program med mål och riktlinjer för verksamhet som utförs av privata utförare

Fullmäktiges program med mål och riktlinjer för verksamhet som utförs av privata utförare PM 2019-06-11 1 (7) Ekonomi och styrning Karin Tengdelius Fullmäktiges program med mål och riktlinjer för verksamhet som utförs av privata utförare Kommuner och regioner ska kontrollera och följa upp verksamhet

Läs mer

Förbundsöverenskommelse

Förbundsöverenskommelse Förbundsöverenskommelse 2012-12-17 Överenskommelse mellan medlemmarna och kommunalförbundet Räddningstjänsten Östra Götaland KS-834/2012 Antaget av kommunfullmäktige i Norrköpings kommun 2012-12-17 210

Läs mer

Västra Götalandsregionen

Västra Götalandsregionen Eva Arrdal, Koncernkontoret Västra Götalandsregionen Organisation, styrning & ledning Ledningssystemet dokumentationen som beskriver hur VGR ska styras och ledas utgår från den politiska styrningen beskriver

Läs mer

Remiss - förslag till regionalt Trafikförsörjningsprogram

Remiss - förslag till regionalt Trafikförsörjningsprogram TJÄNSTEUTLÅTANDE 1(5) Sektor kommunstyrelsen Diarienummer: KS.2016.46 Datum: 2016-03-03 Miljöplanerare Annika Friberg E-post: annika.friberg@ale.se Kommunstyrelsen Remiss - förslag till regionalt Trafikförsörjningsprogram

Läs mer

Sammanfattande redogörelse av genomförda dialoger med länets kommuner om en eventuell regionbildning i Stockholms län.

Sammanfattande redogörelse av genomförda dialoger med länets kommuner om en eventuell regionbildning i Stockholms län. Stockholms läns landsting 1(6) Landstingsstyrelsens förvaltning Landstingsdirektörens stab TJÄNSTEUTLÅTANDE Handläggare: Clara Wahren Regionbildning i Stockholms län Ärendebeskrivning Landstingsstyrelsens

Läs mer

Kvalitet och verksamhetsutveckling

Kvalitet och verksamhetsutveckling RIKTLINJER Kvalitet och verksamhetsutveckling Fastställd av regiondirektören Framtagen av regionstyrelseförvaltningen Datum 2019-06-18 Gäller 2019-2021 Version 2.0 God kvalitet har aldrig varit så viktigt

Läs mer

REVISIONSRAPPORT. Landstinget Halland. Granskning av projektredovisning. styrning och uppföljning 2004-05-18. Leif Johansson

REVISIONSRAPPORT. Landstinget Halland. Granskning av projektredovisning. styrning och uppföljning 2004-05-18. Leif Johansson REVISIONSRAPPORT Granskning av projektredovisning styrning och uppföljning Landstinget Halland 2004-05-18 Leif Johansson INNEHÅLLSFÖRTECKNING INNEHÅLLSFÖRTECKNING...1 1. Uppdrag...2 2. Syfte och metod...2

Läs mer

Förbundsöverenskommelse. Överenskommelse mellan medlemmarna och Kommunalförbundet Fjärde storstadsregionen KS 2015/0812

Förbundsöverenskommelse. Överenskommelse mellan medlemmarna och Kommunalförbundet Fjärde storstadsregionen KS 2015/0812 Förbundsöverenskommelse 2016-01-01 Överenskommelse mellan medlemmarna och Kommunalförbundet Fjärde storstadsregionen KS 2015/0812 Antagen av kommunfullmäktige i Norrköpings kommun 2012-12-17 209 och Linköpings

Läs mer

Remiss Förslag avseende landsting, regioners och kommuners samarbete inom ehälsoområdet

Remiss Förslag avseende landsting, regioners och kommuners samarbete inom ehälsoområdet TJÄNSTESKRIVELSE 1(5) Datum Diarienummer 2012-03-23 HSS120066 Solweig Rydmarker Utvecklare Vårdanalysavdelningen 035-17 96 68 solweig.rydmarker@regionhalland.se Regionstyrelsen Remiss Förslag avseende

Läs mer

RIKTLINJER VID TILLÄMPNING AV PROJEKTPOLICY

RIKTLINJER VID TILLÄMPNING AV PROJEKTPOLICY 1 (7) RIKTLINJER VID TILLÄMPNING AV PROJEKTPOLICY Inledning Syftet med denna projektpolicy är att skapa en tydlig och enhetlig styrning och struktur för projektarbete i kommunen. Målet med projekt i Strömsunds

Läs mer

Av reglementet kan följande uppdrag/ansvar lyftas fram:

Av reglementet kan följande uppdrag/ansvar lyftas fram: Norra Hälso- och sjukvårdsnämnden Intern styrning och kontroll Inledning Styrelser och nämnder har ett ansvar för att tillse att verksamheten bedrivs med en tillräcklig intern kontroll. Detta regleras

Läs mer

Svar på revisionsrapport om kommunens IT-strategi

Svar på revisionsrapport om kommunens IT-strategi TJÄNSTEUTLÅTANDE 2010-02-09 Dnr KS 157/2009-01 Leif Eriksson Kommunstyrelsen 2010-03-08 Svar på revisionsrapport om kommunens IT-strategi Sammanfattning KPMG har av Täby kommuns revisorer fått i uppdrag

Läs mer

Granskning intern kontroll

Granskning intern kontroll Revisionsrapport Granskning intern kontroll Kinda kommun Karin Jäderbrink Cert. kommunal revisor Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Bakgrund 2 2.1 Uppdrag och revisionsfråga 2 2.2 Avgränsning

Läs mer

Remiss Positionspapper om EU, staden och stockholmarna

Remiss Positionspapper om EU, staden och stockholmarna ÄLDREFÖRVALTNINGEN KOMMUNIKATION TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1 (5) 2012-01-30 Handläggare: Carl Smitterberg Telefon: 08-508 36 221 Till Äldrenämnden Remiss Positionspapper om EU, staden och stockholmarna Svar

Läs mer

TJÄNSTESKRIVELSE. Policy för Konkurrensprövning i Nykvarns Kommun KS/2019:231 TJÄNSTESKRIVELSE. Kommunstyrelsen

TJÄNSTESKRIVELSE. Policy för Konkurrensprövning i Nykvarns Kommun KS/2019:231 TJÄNSTESKRIVELSE. Kommunstyrelsen TJÄNSTESKRIVELSE 2019-04-26 Kommunstyrelsen Juliana Varli Ekonom Telefon 08 555 010 14 Juliana.varli@nykvarn.se Policy för Konkurrensprövning i Nykvarns Kommun KS/2019:231 Förvaltningens förslag till beslut

Läs mer

Specifikation gällande samarbete och styrning. inom samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel

Specifikation gällande samarbete och styrning. inom samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel Specifikation gällande samarbete och styrning inom samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel Allmänt Specifikationen anger hur samarbete och styrning hanteras inom samarbetsorganisationen.

Läs mer

Regionstyrelsen efterlevnad av reglemente. Region Gävleborg

Regionstyrelsen efterlevnad av reglemente. Region Gävleborg www.pwc.se Regionstyrelsen efterlevnad av reglemente Region Gävleborg Lars-Åke Ullström Mars 2018 Sammanfattning Regionstyrelsen utarbetar årligen en årsplan för sin verksamhet kommande år. Planen utgår

Läs mer

Verksamhets- och ekonomistyrningspolicy i Hällefors kommun

Verksamhets- och ekonomistyrningspolicy i Hällefors kommun Verksamhets- och ekonomistyrningspolicy i Hällefors kommun 2(5) 1 Syfte Kommunfullmäktige anger i denna policy vad som gäller för den styrning, målstyrning som ska tillämpas i Hällefors kommun och som

Läs mer

Handlingar till personalutskottets sammanträde den 20 maj 2015 i Vänersborg

Handlingar till personalutskottets sammanträde den 20 maj 2015 i Vänersborg Handlingar till personalutskottets sammanträde den 20 maj 2015 i Vänersborg 1 (2) Föredragningslista Sammanträde med personalutskottet den 20 maj 2015 Plats: Sessionssalen, residenset, Vänersborg Tid:

Läs mer

Köpings kommun. Verkställighet och återrapportering av uppdrag givna av fullmäktige Förstudie. Advisory KPMG AB 8 september 2015 Antal sidor: 5

Köpings kommun. Verkställighet och återrapportering av uppdrag givna av fullmäktige Förstudie. Advisory KPMG AB 8 september 2015 Antal sidor: 5 Verkställighet och återrapportering av uppdrag givna Förstudie Advisory KPMG AB 8 september 2015 Antal sidor: 5 Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte 1 3. Avgränsning 1 4. Revisionskriterier 2 5. Ansvarig nämnd/styrelse

Läs mer