Maja Connysson, Anna Hansson, Malin Johansson, Erika Petersson

Transkript

1 Linköpings universitet Marknadsföring 722G86 Marknadsplan Utrikespolitiska studentföreningen vid Linköpings universitet Maja Connysson, Anna Hansson, Malin Johansson, Erika Petersson

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Sammanfattning Situationsanalys Verksamhet Affärsidé Organisationsstruktur Makromiljö Mikromiljö SWOT-analys Styrkor Svagheter Möjligheter Hot Styrkor möter möjligheter Styrkor möter hot Svagheter möter möjligheter Svagheter möter hot Mål och målpåverkande faktorer Generella mål Specifika mål Marknadsstrategi Vägval Åtgärder Produktutveckling Profil, promotion Marknadskommunikation Föreningsrum Budget Uppföljning

3 1. Inledning Denna rapport syftar till att presentera en tvåårig marknadsplan för Utrikespolitiska studentföreningen (UF) vid Linköpings universitet. För att få inblick i föreningen och dess marknad har vi pratat med ordförande för att få en bild av nuläget och framtidsvisioner för föreningen. Vi har också gjort en mindre marknadsundersökning för att få en bild utav hur väl studenterna känner till UF. Vi har även använt oss av information från föreningens hemsida, verksamhetsberättelser och besökt föreläsningar. De upplevelser och den information vi fått kommer vi använda för att utforma relevanta lösningar för organisationen som kan gynna deras sätt att arbeta, växa och nå uppsatta mål. 2. Sammanfattning I denna rapport har vi undersökt hur UF:s nulägessituation är, vi har utifrån detta genom en SWOT-analys tagit fram föreningens styrkor och svagheter. Vi har även beskrivit hur omvärlden ser ut och vad som kan ses som möjligheter och hot för verksamheten. Utifrån detta har vi formulerat de problem som finns och mål som bör uppfyllas för att förbättra verksamheten. Till sist har vi utformat en strategi för hur målen ska uppnås. Strategin är utformad för att passa föreningen och dess ekonomiska förutsättningar. I marknadsplanen har vi formulerat de viktigaste aspekterna och satt upp dessa i målform. De viktigaste aspekterna är följande: Öka medlemsantalet och göra de befintliga medlemmarna mer lojala. Detta kan genomföras genom att skapa ett mervärde i medlemskapet, att erbjuda föreningens medlemmar mer än man gör i dagens läge. Man bör stärka sin konkurrenssituation genom att arbeta tydligare med differentiering. Detta kan man göra genom att sträva efter att stärka sitt varumärke och sin image genom en förändring i konkurrensmixen. Man bör eftersträva att byta till ett större föreningsrum för att gynna verksamheten och samarbetet mellan ledning och medlemmar. En uttalad strategi bör komma till stånd för att man ska arbeta mot gemensamma mål inom en given tidsram. Definierade mål och strategier för att nå dem kommer upp i en totalkostnad på ungefär kronor vilket ligger inom det budgeterade resultatet på kronor. 3. Situationsanalys Verksamhet Utrikespolitiska studentföreningen vid Linköpings universitet grundades år Föreningen är en partipolitiskt och religiös obunden ideell förening som syftar till att belysa och öka intresset för utrikespolitiska, internationella och globala frågor. Genom att gå med i UF kan medlemmarna tillgodose flera olika behov. Att vara medlem i en förening med likasinnade uppfyller ett socialt- och ett samhörighetsbehov. Medlemmarnas behov av utökad kunskap och allmänbildning uppfylls också inom UF genom föreläsningar som hålls av kompetenta och kunniga föreläsare som skapar ett interaktivt möte mellan sakkunniga och åhörare. Föreningens tjänst är alltså föreläsningar som hålls i Linköpings universitets lokaler. Sedan 3

4 föreningen grundades har den haft en stadig tillväxt både vad gäller antalet medlemmar och ekonomiska förutsättningar. Antalet medlemmar har ökat från 376 stycken år 2006 till över 1200 medlemmar år Medlemskap kostar 50 kronor per år och utgör en av de största intäktskällorna tillsammans med bidraget de får från UFS, Utrikespolitiska föreningen Sverige. Enligt förra årets resultaträkning spenderades totalt kr på marknadskommunikation. De totala kostnaderna uppgick till kr och i förhållande till de totala intäkterna som var kr gav det ett resultat på cirka kr efter avskrivningar. Det höga medlemstalet gör UF till en av universitetets största föreningar. Den största delen av UF:s verksamhet består av föreläsningar. Varje vecka hålls en föreläsning på svenska och varannan vecka även en på engelska för att tillgodose behovet hos det höga antalet utbytesstudenter på universitetet. Detta gör det även möjligt att bjuda in engelsktalande föreläsare. Såväl studenter som personer utan anknytning till universitetet får teckna medlemskap och får då möjlighet att gå på föreläsningar och delta i övriga sociala events. Föreningens mål är att öka sitt medlemsantal, det gäller både studenter och personer utan anknytning till universitetet. Föreningens målgrupp består av två segment, svensktalande och engelsktalande personer, utifrån detta anpassar de sin marknadskommunikation. Att segmentera innebär att dela in målgruppen i olika subgrupper som har samma behov, för att bättre anpassa sin marknadskommunikation och utseendet på produkten eller tjänsten. Kriterier som kan användas för att skapa ett segment kan vara ålder, kön, geografisk tillhörighet, personlighet och livsstil. UF:s segment baseras på att de finns en målgrupp som är relativt homogen men har två olika modersmål, därav skiljer man på dessa två grupper. Sättet man når ut till de olika segmenten skiljer sig på så vis att vissa föreläsningar håll på engelska, och informationen på affischerna för dessa är även de på engelska Affärsidé UF: s affärsidé är att erbjuda högkvalitativa och varierande föreläsningar och debatter kontinuerligt inom de utrikespolitiska ämnesområdena. Idag finns ingen uttalad strategi för föreningens marknadsföring. Föreningen försöker nå ut till sin målgrupp, som innefattar såväl studenter som personer utanför universitetet, genom affischering, utdelning av flyers, informationsmejl, informationsbord och sociala medier, så som Facebook Organisationsstruktur Föreningen består av dess medlemmar, utskott och en styrelse. Styrelsen består av tio ledamöter som är föreningens verkställande organ. Ny styrelse väljs varje år och det är frivilligt för alla studenter på universitetet att söka, detta medför att det finns flera olika program representerade i styrelsen. I årets syrelse finns sex olika program representerade. Det är ofta tidigare aktiva i de olika utskotten som söker till platserna i styrelsen. Som stödfunktioner finns även en revisor, valberedning och en UFS-representant som är föreningens talesman gentemot den rikstäckande organisationen UFS, där ett tiotal UF organisationer vid olika universitet är medlemmar. Föreningsstämman är det högsta beslutande organet i organisationen och ska hålla minst två sammanträden per år. 4

5 Det finns fem olika utskott där den dagliga verksamheten bedrivs. Programutskottet är det utskott som har ansvar för att anordna de svenska föreläsningarna som hålls varje vecka, medan det internationella utskottet är ansvarig för att arrangera föreläsningar på engelska. PRutskottet är ansvarigt för att marknadsföra olika events och förläsningar, mediautskottet ansvarar för hemsida och intervjuer med föreläsare och även för nättidningen Utpost som är knuten till föreningen. Aktivitetsutskottet är ansvarigt för alla aktiviteter utöver föreläsningar såsom pubkvällar, medlemsresor med mera. Den ansvarige för varje utskott är en styrelsemedlem som är vald till just den funktonen Makromiljö I makromiljön finner vi faktorer som kan påverka organisationen både positivt och negativt. Dessa faktorer är externa och svåra för UF att påverka, det gäller istället att anpassa sig och vara medvetna om dem. Exempel på externa faktorer är politiska beslut, konjunkturen och sociala aspekter. Vid större politiska händelser, t.ex. riksdagsval, kan man anta att det allmänna intresset för politik förändras. Vid valet till Riksdagen 2010 fanns det många som inte visste vilket parti de sympatiserade med och detta skulle kunna göra UF till ett attraktivt forum för både föreläsare och en informationssökande publik. UF strävar efter att öka sitt medlemsantal vilket kan påverkas av antalet studerande vid universitetet. Man kan se ett samband mellan konjunkturen, arbetslösheten och antalet studerande. År 2010 då arbetslösheten är hög ökade antalet sökande till universiteten över hela landet. Enligt högskoleverket ökade antalet sökande till Linköpings universitet med 7 % vilket har ökat UF:s potentiella målgrupp. Förändringar på arbetsmarknaden kan påverka studenters vilja att skaffa sig ett bredare nätverk och nya erfarenheter. Detta kan i sin tur leda till att flera söker sig till organisationen för att skaffa sig konkurrensfördelar genom engagemang som kan uppfattas som positivt av framtida arbetsgivare. UF är beroende av bidrag från paraplyorganisationen UFS, vilka i sin tur söker bidrag från staten och kan därför påverkas av nya bidragsbeslut. I dagsläget är UF en av nio föreningar som delar på statsbidraget som UFS får. Från år till år råder en viss osäkerhet inom UF angående hur stor del av detta bidrag som tilldelas just UF Linköping. Även statens beslut om att ta ut terminsavgift av utbytesstudenter kan påverka UF negativt eftersom utbytesstudenter står för en stor del av efterfrågan på de engelska föreläsningarna som UF anordnar. 5

6 3.3. Mikromiljö Även i mikromiljön finner vi faktorer som påverkar organisationen både positivt och negativt. Dessa faktorer är aktörer som finns i föreningens omedelbara omgivning så som leverantörer, distributörer, kunder och konkurrenter. UF producerar en tjänst i form av föreläsningar, UF har därför inga leverantörer i dess vanliga bemärkelse, det kan ses som att föreläsarna är de som levererar till UF. Föreningen är beroende av att det finns tillgängliga föreläsare. Det är dock inte troligt att det skulle uppstå en brist på föreläsare, eftersom ämnet utrikespolitik är brett finns det ofta många föreläsare att välja mellan. På grund av det stora urvalet av föreläsare finns det heller inte stora möjligheter för dessa att ställa krav på UF, de kan i så fall välja en annan föreläsare. UF:s ca 1200 medlemmar är också deras kunder eftersom det i dagsläget endast är medlemmar som kan ta del av föreläsningarna. Potentiella kunder är studenter som ännu inte är medlemmar och andra utanför universitetet som kan finna intresse i utrikespolitiska frågor. För att möjliggöra distributionen av föreläsningar till medlemmarna behöver UF tillgång till lokaler. Dels behöver de föreningsrum för den dagliga verksamheten, dels behöver de föreläsningssalar. Universitetet kan då ses som distributör eftersom det är de som förser UF med lokaler. UF hyr ett rum på universitetet och föreläsningssalar går att boka i stor utsträckning utan kostnad. Föreningsrummet är på 12 kvadratmeter vilket är litet för en så pass stor förening Konkurrens För att beskriva UF:s konkurrenssituation använder vi oss av Porters modell för branschkonkurrensens drivkrafter, som finns illustrerad nedan. UF: s konkurrenter består av andra studentföreningar vid Linköpings universitet. UF konkurrerar om studenterna och dess lediga tid utöver studierna. Konkurrenter till UF, sett till antalet medlemmar och verksamhet, är bland andra ekonomföreningen vid Linköpings universitet, ELIN, samt Börsgruppen som är en intresseorganisation öppen för alla. De politiska föreningarna vid universitetet som Centerstudenter, Gröna studenter, Moderata studenter i Linköping, Spartacus och VSF är också bland de främsta konkurrenterna i och med att de liksom UF behandlar politiska frågor. I förhållande till dessa föreningar har UF konkurrensfördelar, eftersom föreningen är den enda politiskt obundna föreningen på campus. Den politiska obundenheten är det som differentierar UF från de andra politiska föreningarna på universitetet. De behandlar även många olika områden som till exempel; demokrati, miljö, internationell ekonomi och inrikespolitik med internationell prägel. Det finns en konkurrent utanför universitetet, Utrikespolitiska förbundet Linköping, Upf. Denna förening har en snarlik agenda men i dagsläget har de en högre medelålder och riktar sig inte aktivt mot studenter. 6

7 Potentiella etablerare och därmed nya konkurrenter kan lätt uppstå för UF i och med att det är fritt för studenter att starta en förening vid Linköpings universitet, inga större etableringshinder finns. Som vi tidigare nämnt ser vi föreläsarna som UF:s leverantörer. Leverantörerna är en del av branschkonkurrensens drivkrafter och UF konkurrerar med andra organisationer om att få intressanta och kunniga föreläsare. UF har en fördel i denna konkurrens då man funnits 10 år i Linköping, och är därmed välkända bland föreläsare. Som medlem i UFS har man dessutom samarbete med liknande organisationer som har 85 års erfarenhet av verksamheten bakom sig. Ett exempel är när Leif Pagrotsky sökte efter forum och kontaktade då Spartacus, den socialdemokratiska studentföreningen vid Linköpings universitet. Spartacus frågade då UF om de ville anordna föreläsningen, eftersom de ansåg att UF skulle kunna nå ut till fler. De har även haft andra kända föreläsare på besök vilket visar att UF via sitt goda rykte kan attrahera föreläsare som inte från början tänkt sig att föreläsa för UF. Några exempel på kända föreläsare är bland andra Hans Blix, Jimmy Åkesson och Margot Wallström. Det finns inga direkta substitut istället för UF men andra forum som diskuterar liknande frågor och som uppfyller samma behov hos kunderna/medlemmarna kan ses som alternativ till vad UF erbjuder. Det kan vara forum på internet, artiklar i tidningar eller exempelvis debattprogram på TV. UF erbjuder dock så mycket mer än bara information och upplysningar, de erbjuder aktivt deltagande där de direkt kan få svar på frågor och funderingar. Det är även en social samverkan med andra människor som delar samma intressen och därmed också en möjlighet till att skapa betydelsefulla kontakter. 4. SWOT-analys Styrkor UF har en styrka i att de är en välkänd och etablerad förening. Föreningen är välkänd på Linköpings universitet i och med att de varit etablerade sedan tio år tillbaka, många studenter, både svenska och utländska, vet därför vad UF står för och vad de har för verksamhet. En bidragande orsak till att de är välkända hos studenterna är att föreläsningar anordnas varje onsdag och varannan torsdag under terminerna. Arbetet med föreläsningar är pålitligt och marknadskommunikationen syns därmed kontinuerligt. UF är även välkända utanför universitetet hos potentiella föreläsare som vet att UF är en bra informationskanal och ett seriöst forum för att nå ut med sitt budskap. Detta på grund av att andra utrikespolitiska föreningar har funnits etablerade runt om i landet sedan en lång tid tillbaka, därför ses UF som en seriös och pålitlig förening. Detta visar sig i UF Linköpings gedigna lista av tidigare föreläsare som i exemplet med Leif Pagrotsky. Den blandning av program som finns representerade i styrelsen är en styrka för UF. Med tanke på att alla i styrelsen studerar så sammanfaller inte alla styrelsemedlemmars betungande studieperioder samtidigt, till exempel tentamensperioder och dylikt. Blandningen av styrelsemedlemmar, både gällande årskurs och program, medför en mun-till-mun marknadskommunikation som är ett bra tillvägagångssätt att sprida information om UF:s föreläsningar och evenemang till andra studenter. När vi genomförde vår marknadsundersökning var denna metod den näst största anledningen, efter affischer, till att studenterna kände till föreningen. 7

8 UF är den enda religiöst och partipolitiskt obundna föreningen som behandlar politiska frågor på Linköpings universitet. Det gör att UF är unikt i förhållande till de andra politiska föreningarna. Det finns heller ingen som har liknande program eller aktiviteter, kontinuiteten på föreläsningar varje vecka är UF i stort sett ensamma om. I föregående års resultaträkning uppgick beloppet för marknadskommunikation till kr. Inför varje föreläsning trycks nya affischer, under föregående verksamhetsår hölls cirka 50 föreläsningar. Utöver dessa affischer inkluderas även roll-ups, flyers, pennor och lakan med logga i kostnaderna för marknadskommunikation. Medlemsantalet förra året var ca 1200, och enligt vår undersökning kände 58% av de tillfrågade studenterna till UF. Därmed kan slutsatsen dras att UF har en styrka i att kunna nå ut till många, med relativt små ekonomiska resurser. Föreningen har inte ökat sina kostnader nämnvärt trots att den ekonomiska situationen är god Svagheter UF är en ideell förening och därför kan man inte kräva att varje styrelsemedlem ska fullfölja sina arbetsuppgifter inom utsatt tid. Studierna är första prioritet och detta drabbar arbetet inom föreningen och verksamheten begränsas. Allt arbete som är ideellt sker på frivillig basis. Hela styrelsen byts ut i slutet av varje verksamhetsår. Det medför att all kompetens byts ut samtidigt och varje höst får den nya styrelsen uppfinna hjulet på nytt. Inför varje nytt verksamhetsår är man dessutom beroende av att redan aktiva men även vanliga medlemmar söker till styrelsen, konkurrensen om platserna de senaste åren har inte varit alltför stor, i värsta fall kan det leda till att en person som inte har tillräcklig kompetens kommer in i styrelsen. En ytterligare komplikation är att detta görs precis innan sommarlovet och att de flesta tidigare styrelsemedlemmar inte finns kvar till hösten för att bistå de nya medlemmarna. Inom föreningen finns också en relativt stor rullians på aktiva i de olika utskotten från år till år vilket bidrar till att kompetens försvinner ur föreningen. I vår intervju med UF:s ordförande framkom att föreningen inte har en uttalad marknadsstrategi. Marknadsföringen sker mer på rutin och är inte genomtänkt. Det finns ingen strategi som säger hur föreningen ska gå till väga i sin marknadsföring, vem som bär ansvar och när det ska göras, mer än att dela ut flyers och sätta upp affischer. Det finns ingen plan för långsiktigt framgångsrik marknadsföring. Föreningens marknadskommunikation och profil är gammaldags och ser inte professionella ut. Affischer, flyers, hemsida och andra reklamsaker tilltalar inte målgruppen och förmedlar inte en positiv image för föreningen Möjligheter I nuläget har man ett litet föreningsrum i universitetets lokaler. Det finns möjlighet att få ett större rum vilket skulle gynna föreningens verksamhet. Med ett större rum kan man ha fler aktiviteter och det blir en naturlig mötesplats mellan styrelsen och föreningens medlemmar. Föreningens engagerade medlemmar får dessutom en bättre arbetsplats för att genomföra sina arbetsuppgifter. Ökade anslag skulle främja föreningens verksamhet. Föreningens bidragsgivare baserar anslagen på antalet medlemmar, det ger möjligheter till ökat anslag vid högre medlemsantal. 8

9 Att med säkerhet veta bidragsstorleken år efter år skulle ge föreningen en möjlighet att planera investeringar och få en bättre översikt på sina fasta intäkter. Arbetsmarknaden efterfrågar idag mer än bara en utbildning, att ha erfarenhet från till exempel förtroendeuppdrag eller engagemang ökar konkurrensfördelarna hos arbetssökande. UF är en seriös och välkänd förening, speciellt inom statliga instanser och det ses som en ytterligare fördel hos framtida arbetsgivare. Om UF utnyttjar denna efterfråga och använder sig av det i sin marknadsföring för styrelseposter, finns det möjlighet att få mer konkurrens om styrelseplatserna och på så sätt få en mer kompetent styrelse. Det ökade antalet svenska studenter vid universitetet, på grund av den höga arbetslösheten, gör att UF:s målgrupp ökar. Detta ger en möjlighet att nå ut till fler och på så sitt öka sitt medlemsantal Hot Beslutet om att ta ut en terminsavgift av utländska studenter från länder utanför EESsamarbetet som träder i kraft år 2011 är ett hot för UF. Med denna restriktion kommer antalet utländska studenter i Sverige sannolikt att minska och då även i Linköping. Detta kan komma att påverka UF eftersom de idag håller föreläsningar på engelska varannan vecka som i huvudsak riktar sig just till de utländska studenterna vid Linköpings universitet. En stor del av UF:s intäkter kommer från bidrag. Bidraget går först till UFS som delar upp bidraget till de olika UF-föreningarna i Sverige och därför finns två osäkerhetsfaktorer. För det första, om UFS skulle få lägre bidrag från sina bidragsgivare skulle detta påverka UF Linköping. För det andra, kan de olika UF-föreningarna som är medlemmar i UFS tillsammans bestämma sig för att ändra sättet på hur bidraget fördelas. Negativa förändringar vad gällande bidraget skulle i hög grad påverka UF Linköping. Det är lätt för nya föreningar att etablera sig vid Linköpings universitet på grund av att det inte finns några större hinder. Ett hot för UF skulle vara att en ny förening med inriktning på inrikespolitik etablerar sig och börjar konkurrera med UF. UF inriktar sig på utrikespolitik men ämnet är brett och inkluderar mer än enbart utrikespolitik. De tar upp, som tidigare nämnt, ekonomiska frågor, inrikespolitiska frågor med utrikespolitisk prägel och miljö Styrkor möter möjligheter Det finns en möjlighet för UF Linköping att byta föreningsrum med en annan förening till ett större. Detta rum är ungefär dubbelt så stort och ligger i närheten av det nuvarande rummet, det är alltså inte sämre läge. Erbjudandet om ett större rum har getts UF eftersom de är en välkänd, etablerad och seriös förening som håller på att växa. Erbjudandet kan accepteras eftersom föreningen har god ekonomi och resurser till att betala den något högre hyran. För att få ökat anslag krävs att föreningen får fler medlemmar än föregående år. Det finns bra grund för UF att ta vara på denna möjlighet genom föreningens styrkor. I och med att de är väletablerade, differentierade, representerade av många program och bra på att nå ut med sin PR kan de öka sitt medlemsantal och därmed sitt medlemsbaserade bidrag. Målgruppen kommer att öka i framtiden genom det ökade antalet studenter och då får man en större målgrupp att arbeta med. Konkurrensfördelen de förtroendevalda har när de kommer ut i arbetslivet förstärks av att UF anses som seriös och är en partipolitisk obunden förening bland många av de föreläsare som 9

10 besökt UF. Föreningen är välkänd bland ett flertal statliga instanser. Möter UF den möjligheten kan de få större konkurrens om styrelseposterna och på så sätt en mer kompetent styrelse Styrkor möter hot Till hösten kommer antalet utbytesstudenter att minska på grund av att det då införs en terminsavgift. UF är en partipolitiskt och religiöst obunden förening, de utbytesstudenter som kommer att studera här trots de nya reglerna och är intresserade av politik kommer troligtvis välja UF som har en bredare agenda än en politiskt bunden förening. Föreningen håller många av sina föreläsningar på engelska och har redan idag representanter i styrelsen som är utbytesstudenter, därmed är UF redan etablerade hos de engelsktalande studenterna. Att fokusera extra mycket av sin marknadsföring på utbytesstudenter kan överbygga minskningen av målgruppen. UF har fått betydligt större bidrag de två senaste åren och föreningens kostnader har inte ökat i samma takt som intäkterna, vilket har resulterat i ett stort positivt resultat de två föregående verksamhetsåren. Skulle man få indikationer på att bidragen kommer att minska kan föreningen anpassa sig genom att inte öka sina kostnader vid högre intäkter, utan hålla kvar de löpande kostnaderna på en låg nivå. Om en ny förening som inriktar sig på inrikespolitik skulle etablera sig på Linköpings universitet skulle UF kunna sätta sig upp mot detta i och med att föreningen redan är starkt etablerade och har en rutin inom föreningen som gör att de kan erbjuda så mycket som tre föreläsningar på två veckor, vilket ingen annan förening på universitetet gör idag. UF är även känd bland potentiella föreläsare, vilket gör att UF redan har ett försprång och föreläsarna kommer troligen att besöka UF än en mindre etablerad förening Svagheter möter möjligheter Ett nytt och större föreningsrum skulle främja medlemmarnas samarbete och deras tillvägagångssätt i arbetet eftersom det blir en naturlig mötesplats. Detta kan delvis överbygga svagheten med en ideell förening, man blir mer motiverad om man har ett bra kontor där man kan utföra sina arbetssysslor. Om man kan använda kontoret så att det blir en bättre naturlig mötesplats framförallt mellan styrelsen och medlemmar kan man få bättre relation mellan dem. Detta leder i sin tur till att medlemmarna blir mer aktiva och förhoppningsvis kan man också överbygga svagheten att det är få som söker till styrelseposterna. Om föreningen skulle få ökat bidrag skulle man få ytterligare möjligheter att förbättra organisationens profil och utforma affischer och dylikt så att man får en mer professionell image. Om bidraget ökade skulle man kunna ta vara på denna möjlighet utan att behöva välja bort något annat som föreningen önskar satsa pengar på. En säkrad bidragsandel år för år skulle underlätta planeringen för organisationen och spara styrelsemedlemmar tid som man istället skulle kunna lägga på andra uppgifter. Arbetsmarknadens efterfrågan på andra erfarenheter än studier samt att antalet studenter vid universitetet ökar kan bidra till ökat konkurrens om styrelseposterna och därmed få in mer kompetens. 10

11 Svagheter möter hot Om man förbättrar sin profil och marknadsför sig effektivt mot utbytesstudenter behöver inte den minskade målgruppen innebära ett hot för verksamheten. Marknadsföringen kan förstärkas mot studenter från länder inom EES samarbetet. Eftersom UF är en ideell förening skulle inte ett minskat bidrag betyda att verksamheten är hotad. Självklart skulle man behöva justera sina kostnader men den kan fortfarande överleva och ha den verksamhet man har idag eftersom det inte krävs någon utdelning. För att stå emot nyetableringar av andra föreningar kan UF utveckla sin marknadsstrategi för att förstärka sin position på marknaden. Detta kan skapa större etableringshinder för nya föreningar. 5. Mål och målpåverkande faktorer 5.1. Generella mål Till höger visas BCG matrisen, den visar i vilket stadium en produkt befinner sig i. En kassa-ko är en produkt som inte kräver så mycket investeringar då den redan har en hög marknadsandel och är vinstgivande. En hund är en svag produkt som står för en låg marknadsandel och utan tillväxt och är på väg att fasas ut från marknaden. Frågetecknet är den produkt som kräver investeringar för att uppehålla en hög tillväxttakt på marknaden. En sådan produkt kan antingen bli till en stjärna eller försvinna helt från marknaden. En stjärna är ledande på marknaden, framgångsrik och har möjlighet att växa ytterligare. När den växt tillräckligt mycket blir den till en kassa-ko. UF:s tjänst, föreläsningar, är en stjärna. Trots att tillväxtakten har avstannat så finns det fortfarande en möjlighet att öka tillväxttakten igen innan produkten blir en kassa-ko vilket vi ser kommer hända i ett längre tidsperspektiv än vår tvååriga marknadsplan. Föreningen behöver i dagsläget utveckla sin strategi för att uppnå fortsatt hög tillväxttakt på marknaden under ytterligare något år framöver. För att fortsätta vara en stjärna bör UF sträva efter vissa mål, som beskrivs här nedan, och sedan utforma en strategi för att nå dem. Produktlivscykeln beskriver i vilken fas en produkt befinner sig. I introduktionsfasen är försäljningen låg och det krävs mycket marknadskommunikation för produkten eftersom marknadsandelen är liten. I tillväxtfasen ökar försäljningen genom att produkten blivit accepterad på marknaden. I mognadsfasen når försäljningen sin topp och produkten 11

12 måste kämpa för att hålla sin marknadsandel gentemot sina konkurrenter. I nedgångsfasen faller försäljningen på grund av, till exempel, utveckling på marknaden och produkten är inte längre attraktiv. UF:s produkt befinner sig i dagsläget i tillväxtfasen. Medlemsantalet har stadigt ökat från år till år och har potential att fortsätta öka. Om tillväxten skulle minska och produkten skulle hamna i nedgångsfasen så kommer inte UF medvetet fasa ur produkten. I och med att UF är en ideell förening och syftet är att belysa utrikespolitiska frågor så skulle föreningen fortsätta med sin verksamhet så länge det finns ett visst intresse från målgruppen även om kundkretsen skulle minska Specifika mål UF Linköping får större delen av sina intäkter från medlemskap, direkt genom de femtio kronor som det kostar per läsår men även indirekt genom att större delen av bidraget som UF erhåller är medlemsbaserat. Därför gynnas UF av fler medlemmar och även ett högre deltagande vid föreläsningar skulle gynna föreningen då man når ut till fler med sitt syfte, alltså genom expandering och marknadspenetration. Marknadspenetration innebär att man gör befintliga kunder mer lojala mot varumärket exempelvis genom att påverka dem till att använda produkten oftare och inte konsumera konkurrerande produkter i samma utsträckning. I UF:s fall innebär det att deras befintliga kunder (medlemmar) besöker fler föreläsningar per år och därmed utnyttjar produkten mer frekvent. UF kan expandera inom den befintliga marknaden genom att värva fler medlemmar. Två av de viktigaste målen är således att öka medlemsantalet och göra befintliga medlemmar mer lojala. Man bör sträva efter högre besöksfrekvens eftersom tjänsten ses som mer attraktiv för marknaden och varumärket stärks, föreläsarna får en mer seriös bild av UF. Från föreningens sida är ett viktigt mål att nå ut med kunskap om utrikespolitik, det uppfylls i högre grad vid ett högt besöksantal vid varje enskild föreläsning. De får en närmre kontakt med sina medlemmar, lär känna dem bättre och kan lättare rekrytera nya styrelsemedlemmar och aktiva till utskotten. Vid expandering får UF, förutom att de når ut till fler, även ökade bidrag. Från verksamhetsåret 08/09 till 09/10 ökade föreningen sitt medlemsantal med cirka 40 personer. Detta är en markant stagnation av tidigare tillväxttal på medlemmar som varit uppemot 50% under de tre åren innan Föreningen behöver en ny strategi för att fortsätta växa i en stadig takt. Med förutsättning att en ny strategi tillämpas så är det rimligt att sträva efter ett medlemsantal på medlemmar om två år. Faktorer som påverkar dessa mål är antalet studenter vid Linköpings universitet, kvaliteten på tjänsten (föreläsningarna), hur väl UF når ut med sin marknadskommunikation samt konkurrensen med andra föreningar, främst på universitetet. Ett större föreningsrum bör vara ett mål att eftersträva. Detta skulle gynna både verksamheten och medlemmarna eftersom man då kan arbeta mer tillsammans och skapa förutsättningar för att underlätta de regelbundna arbetsuppgifterna. UF har idag ingen uttalad strategi och inga uttalade mål för sin verksamhet. Vi föreslår att detta blir ett av de mål som bör uppnås för att utveckla verksamheten. En gemensam uttalad strategi skulle medföra att de aktiva känner till vart föreningen är på väg och hur de ska arbeta för att komma dit. Det innebär även att de skapar en motivation hos de aktiva när de ska utföra sina arbetsuppgifter. En påverkande faktor här är styrelsemedlemmarna. Har de organisationsvana förstår man bättre behovet av en affärsstrategi och tar lättare initiativet att skapa en strategi för att uppnå föreningens gemensamma mål. Idag byts hela styrelsen ut 12

13 samtidigt efter ett år, i framtiden bör ett delmål vara att byta ut en del av styrelsen vid en annan tidpunkt på året. Detta för att nå övriga mål uppsatta av styrelsen så att arbetet inte kommer av sig när man byter ut alla styrelsemedlemmar på en och samma gång. Det kommer också att underlätta för arbetet inom föreningen i helhet. Föreningen bör också ha som mål att stärka sin konkurrenssituation genom produktutveckling. Produktutveckling för UF kan bland annat innebära att man arbetar med att ge sina medlemmar mervärde av sitt medlemskap. Detta kommer att stärka UF:s konkurrenssituation, få fler medlemmar intresserade av att engagera sig eftersom de får en mer positiv bild av föreningen. Det ger också upphov till en bättre mun till mun marknadsföring. Faktorer som påverkar detta målet är hur väl föreningen lyckas differentiera sig gentemot andra liknande föreningar. 6. Marknadsstrategi 6.1 Vägval För att nå sina mål måste UF förändra sin konkurrensmix, även kallat marknadsmix. Det innebär att man anpassar sin marknadsföring utifrån olika segment i en målgrupp. Vi kommer att rikta våra föreslagna åtgärder till studenter vid universitetet eftersom de utgör merparten av UF:s medlemmar och i nuläget kan man inte fokusera på alla. Anpassningen sker utifrån fyra faktorer, produkt, plats, pris och promotion för att maximalt nå ut till målgruppen och därmed vinstmaximera, i UF:s fall vill man maximera möjligheten att nå ut med sitt budskap. Produkten anpassas efter de behov som den tilltänkta målgruppen har. Platsen handlar om hur man ska distribuera sin vara eller tjänst till konsumenten så att den tillgänglighet som önskas uppnås. Priset har stor betydelse om produkten inte är differentierad gentemot andra produkter, priset blir avgörande då det inte finns andra skillnader. Promotion handlar om att kommunicera med syftet att informera, differentiera, övertyga och förstärka intrycket av produkten/tjänsten. För en tjänsteproducerande organisation eller ett företag påverkar ytterligare tre andra faktorer marknadsmixen. Fysiska bevis på hur tjänsten ser ut, till exempel bilder på miljön där tjänsten levereras. Processen för hur tjänsten levereras bör vara standardiserad för att säkerställa att alla besökare får samma upplevelse och att återkommande besökare får sina förväntningar uppfyllda. Den sista faktorn som påverkar marknadsmixen för tjänsteproducerande organisationer är de personer som ska medverka till att leverera tjänsten. Ledningen ska säkerställa att medarbetarna bemöter kunderna på ett trevligt sätt och att de alltid är motiverade när de levererar tjänsten. För att UF ska nå de uppsatta målen ovan krävs en förändring i föreningens strategi, både internt och externt. Man behöver hitta nya arbetsformer och utveckla de redan befintliga. Vi använder oss av Ansoffmatrisen för att visa vilka vägval som är möjliga vid utveckling av en ny strategi för produkttillväxt. I ruta ett 13

14 koncentrerar man sig på den befintliga marknaden med den produkt som redan finns. Åtgärder för att få befintliga kunder mer lojala mot märket, och för att få nya kunder inom marknaden genomförs. Ofta använder man sig av varumärkesstärkande åtgärder såsom ökad annonsering. Ruta två omfattar en strategi där samma marknad erbjuds en ny eller delvis förändrad produkt, en produktförbättring kan exempelvis vara extra service eller produktgarantier. Den tredje rutan innebär att man riktar in sig mot en ny marknad men med den befintliga produkten. I fjärde rutan hittar vi det mest riskfyllda vägvalet. En ny produkt ska kommuniceras till en ny marknad. Vi kommer att återvända till denna modell när vi redogör för vår specifika strategi. För att stärka sin konkurrenssituation och få fler och mer frekventa besökare krävs att UF ger ett mervärde av sin produkt och har en tydlig differentiering gentemot sina konkurrenter. Föreningen behöver också arbeta på sin image genom att förändra sättet för hur man kommunicerar med marknaden. Styrelsen behöver arbeta med att medvetandegöra betydelsen av att ha en affärsidé och en strategi för att gemensamt inom styrelsen nå de mål som sätts upp inom en rimlig tidsplan. Det blir ineffektivt att arbeta mot otydliga mål med tidsplan som inte är given Åtgärder Målet med att skapa en gemensam och uttalad strategi inom styrelsen för hur verksamheten ska bedrivas och förbättras är ett centralt mål och en grundförutsättning för att uppnå de övriga målen och utveckla sin marknadsmix. Styrelsen bör tillsammans tydliggöra sina mål för sitt verksamhetsår på ett konkret sätt inom rimlig tidsram. För att kunna göra detta krävs att man kontinuerligt under möten avsätter tid för att utvärdera och följa upp sin verksamhet och tillsammans diskutera hur strategin fungerar. Detta skapar motivation bland styrelsemedlemmarna och alla arbetar mot samma mål. Det bör vara en person i styrelsen som har huvudansvaret för att målen diskuteras och utvärderas kontinuerligt. För att inte tappa fokus på målen och bevara kontinuiteten i arbetet bör man byta ut posterna i styrelsen vid två tillfällen istället för en gång varje år. För att göra detta behövs en ändring i föreningens stadgar vilket kräver 2/3 majoritet på två föreningsstämmor, varav en ordinarie, mellan vilka det förflutit minst två månader. Att till exempel byta vice ordförande, programansvarig och kommunikationsansvarig på hösten istället för våren skulle innebära att det alltid finns styrelsemedlemmar som är väl insatta i arbetet och kan föra vidare tidigare uppsatta mål. På så sätt behöver inte varje styrelse börja om från början. Detta bör föreslås redan på föreningsstämman i maj eftersom man då återigen kan ta upp den motionen på höstmötet 2011 och klubba igenom förslaget Produktutveckling För att uppnå målen med att få fler medlemmar och fler återkommande besökare på föreläsningar krävs förändringar i marknadsmixen. Vad gäller dessa två mål bör man se över faktorerna i marknadsmixen. Det finns två huvudsakliga konkurrensfördelar ett företag kan arbeta med, antingen genom att hålla lägre pris eller genom att differentiera sig gentemot andra företag med liknande produkter. UF konkurrerar inte genom sitt pris utan arbetar snarare med att differentiera sig gentemot sina konkurrenter, därmed behöver inte prisfaktorn i marknadsmixen förändras. Platsen där produkten levereras är idealisk, de flesta inom målgruppen har nära till platsen, däremot behöver man se över de övriga platserna där föreningen bedriver sin verksamhet men det kommer vi tillbaka till senare. 14

15 Innan verksamhetsåret är slut bör UF skapa ett mervärde för de befintliga medlemmarna, det ska bli attraktivare att vara medlem. Vi vill också utveckla tjänsten för att locka helt nya medlemmar till föreläsningarna. En viktig del i att skapa mervärde för medlemmarna ligger i faktorerna personal, process och fysiska bevis. Ledningen, som är styrelsen i UF, måste bemöta sina medlemmar både vid föreläsningar och vid andra tillfällen på ett positivt och professionellt sätt. Detta är viktigt för att skapa rätt känsla hos medlemmarna när tjänsten levereras. UF bör fortsätta med att ha tydliga rutiner kring föreläsningarnas utförande vad gäller tid, plats, försäljning av medlemskap och föreläsningarnas upplägg. Processen bör vara standardiserad så att upplevelsen blir lika för alla oavsett tillfälle. Fysiska bevis har UF i form av en vikvägg med affischer på tidigare föreläsare vilket ger en bild av vad föreningen erbjuder. Modellen bredvid beskriver faktorn produkt i marknadsmixen, som i UF:s fall är en tjänst. Tjänsten som UF säljer är en möjlighet att ta del av kunskap om utrikespolitik som levereras i form av föreläsningar. För att få nya kunder och göra de befintliga kunderna mer lojala bör man som ovan nämnts skapa ett mervärde i tjänsten. Enligt modellen framgår det att en produkt/tjänst består av tre olika nivåer. Den innersta cirkeln består av kärnprodukten, det vill säga det grundläggande behov som tillfredställs genom att använda produkten eller tjänsten. UF:s kärna består av kunskap om utrikespolitik. Den mellersta cirkeln består av den faktiska formen som visar hur tjänsten är utformad. I en tjänst blir begreppet kvalitet mer komplext än om det hade varit en produkt. Kvaliteten på tjänsten formas av de som medverkar när tjänsten levereras, alltså både de som säljer tjänsten och de som använder sig av den. Föreläsarens kunskap bidrar till kvalitet, men även publikens förkunskap och intresse formar kvaliteten på tjänsten. Den yttersta cirkeln består av den utökade produkten, alltså vad man får utöver tjänsten och dess egenskaper. För UF är det i dagsläget huvudsakligen ett socialt utbyte innan och efter föreläsningarna. Efter vissa föreläsningar erbjuds exempelvis UF:s pub, där besökarna kan umgås och diskutera föreläsningen. Utifrån modellen för de tre produktnivåerna, kan UF utöka sin tjänst och skapa mervärde genom att lägga till fler faktorer i den yttersta cirkeln. Vi tycker att UF så snart som möjligt bör utveckla tjänsten genom att alltid sälja smörgåsar och bjuda på kaffe eller te innan föreläsningarna. Föreläsningarna hålls oftast och efter en arbetsdag är de flesta besökarna trötta och hungriga och alternativkostnaden för att gå på en föreläsning hos UF ska inte behöva vara att köpa mat dyrt, till exempel kostar en sallad kronor på universitetet, eller lägga tid på att laga mat under dagen. De ställen man kan köpa billiga smörgåsar är stängt när föreläsningen börjar, men om UF beställer smörgåsar och kaffe från Baljan (det billigaste fiket på universitetet) kan man få dem levererade till klockan Kostnad: Föreningen anordnar cirka 50 förläsningar per år och föreningen ska sträva efter att ha minst 50 personer på varje föreläsning. Man kan tänka sig att 35 personer dricker kaffe och 15

16 15 personer dricker te. Kostnaden för kaffe per person är fem kronor och kostnaden för det blir därmed 50*5*35 lika med kronor per läsår. Kostnaden för att köpa in te är lägre och den totala kostnaden för att köpa in te och muggar ligger runt 2 kronor alltså blir den totala kostnader (15*2*50) = kronor. Skulle det vara en stor föreläsning där man beräknar att få betydligt fler besökare är det inte rimligt att bjuda alla på kaffe eller te utan bara de 50 första. UF behöver också arbeta med att skapa rätt stämning hos besökarna innan föreläsningen drar igång. Vi föreslår att de ska spela passande musik, ha en något dämpad belysning i föreläsningssalen och tända värmeljus för att skapa en annorlunda känsla jämfört med studenternas eventuella föreläsningar under dagen. De bör eftersträva att skapa en avslappnad och inspirerande känsla som gynnar föreläsningsklimatet. Kostnaden för värmeljus är marginell och därför beaktas den inte. Ett sätt att bemöta medlemmarnas behov och på så sätt skapa ett mervärde för kunderna är att bli mer marknadsorienterade. Vi föreslår en förslagslåda där medlemmar kan önska eller ge förslag på föreläsare eller ämnen som de är intresserade av. Förslagslådan bör finnas vid varje föreläsningstillfälle, utanför föreningsrummet och virtuellt på föreningens hemsida, så att den är lättillgänglig för medlemmar och potentiella medlemmar. Föreningen bör ännu tydligare sträva efter att behandla ämnen som intresserar målgruppen. Mer input från kunderna betyder att föreningen lättare kan uppfylla medlemmarnas behov. Kostnaden för den virtuella förslagslådan kommer ingå i kostnaden för en ny hemsida, vi återkommer till detta senare. En fysisk låda vid föreläsningar och vid föreningsrummet kan man ordna redan nu och innebär en försumbar kostnad, den kommer därför inte tas upp i budgeten. De åtgärder som vi föreslår handlar främst om att utveckla UF:s tjänst, alltså att arbeta med produktutveckling. Produktutveckling hittar vi ruta 2 i Ansoffmatrisen som vi visade tidigare, vi befinner oss på samma marknad som tidigare men med en utvecklad produkt. Tanken med UF:s produktutveckling är att få en högre tillväxt på sin försäljning samt att få mer lojala kunder Profil, promotion Nästa faktor i marknadsmixen för att uppnå målen med att få ett högre medlemsantal och fler återkommande medlemmar till föreläsningarna är promotionen. UF behöver dels omarbeta sin grafiska profil, samt göra förändringar i sättet de kommunicerar med marknaden för att nå ut till fler. Den stora förändringen, när det gäller promotion, bör ske i föreningens image, alltså hur föreningen uppfattas av sin målgrupp. Idag står föreningen för en seriös organisation, med en god organisationsförmåga, nytänkande och ibland ett viss mått av kontroversialitet vad gäller vilka föreläsare som bjuds in. Det senaste året har bland annat kontroversiella föreläsare som Jimmy Åkesson och Dror Feiler (om ämnet Ship to Gaza) besökt UF. Inom kort kommer konstnären Lars Vilks också att besöka UF. Föreningen är inte rädd för att provocera men gör det under ansvarsfulla former. De goda egenskaperna lyckas föreningen inte förmedla till sin målgrupp. Som vi beskrev i vår SWOT-analysen är en av föreningens svagheter just att marknadskommunikationen och profilen är gammaldags och att man inte lyckas förmedla sin identitet och skapa positiv image. Därför bör man framför allt arbeta med sin image för att förmedla varumärket UF på ett bättre sätt. Lyckas man med detta har föreningen en god chans att uppnå målen om fler medlemmar och fler återkommande besökare. Vår uppfattning utifrån föreningens marknadskommunikation är att UF speglar en motsatt bild till vad de faktiskt står för och hur de vill uppfattas. Gult och svart som är föreningens färger uppfattade vi, vid vårt 16

17 första möte med föreningen, som en vänstervriden, politisk aktivistorganisation med en smal agenda. Typsnittet, logotypen och hemsidan bidrar också till att ge en felaktig bild. Efter kontakten med UF ändrades vår uppfattning av föreningen till snarare tvärtom, det är en liberal organisation som belyser många av de aktuella samhällsfrågorna och har en mycket bred agenda och tjänar inga intressen förutom att belysa frågor som rör utrikespolitik från flera olika perspektiv. För att förmedla sin rätta identitet bör UF utforma en ny profil. En bra början är att ta fram en ny logotyp och typsnitt som sedan sätter färg och utformning på hemsida, affischer och övriga trycksaker. Vi föreslår färgerna vit, blå och svart som används av såväl UFS som av andra UF-föreningar. Detta skulle ge ett enhetligt intryck och göra det lättare för föreläsare att associera UF Linköping med de andra samarbetsföreningarna. Vi anser också att dessa färger skulle tilltala målgruppen mer och föreningens image skulle samstämma bättre med dess identitet. Förutom att bara förändra färger, typsnitt och logga skulle ett byte från vanliga pappersaffischer till glansiga affischer ge en bättre och en mer professionell bild av UF. Allt detta kan UF genomföra på två olika sätt. Ett alternativ är att utse två till tre personer i styrelsen som ansvarar över att genomföra dessa förändringar. Alternativt kan man utse en projektansvarig från styrelsen som sedan söker efter studenter som vill delta i en projektgrupp med erfarenheten som utbyte. Det viktiga är att den rätta kompetensen finns i projektgruppen för att uppnå en enhetlighet i föreningens kommunikationsmedel. När detta är genomfört är det ytterst väsentligt att UF lägger stor vikt vid att informera målgruppen om den nya profilen. Detta för att alla ska veta att det är samma förening och inte skapa förvirring hos målgruppen. De befintliga medlemmarna ska veta att föreningen fortfarande erbjuder samma tjänst och potentiella medlemmar ska få insikt och information om vad UF faktiskt står för. Arbetet med den nya profilen bör påbörjas så snart som möjligt. Ett bra tillfälle att lansera förändringen är i slutet av detta verksamhetsår då den nuvarande styrelsen på så sätt både kan påbörja och avsluta arbetet. Kostnad: Alla förbrukningsvaror såsom trycksaker kommer att behöva bytas ut samtidigt vilket kommer innebära en stor kostnad vid samma tidpunkt istället för utspridda kostnader som uppstår i takt med att trycksaker så som affischer, pennor, koppar och ballonger tar slut. Dessa kostnader är redan inräknade i den befintliga budget men kommer ske vid ett och samma tillfälle istället för utspritt över flera verksamhetsår. Dock kommer ett byte till glansiga affischer innebära en högre kostnad. De trycker ca 90 affischer per föreläsning och anordnar 50 föreläsningar per läsår. Att trycka en glansig affisch kostar 10 kronor/styck vilket ger en total kostnad på kronor/läsår. Inventarier, så som roll-ups är ingen förbrukningsvara och i och med att de behöver bytas ut kommer det innebära en engångskostnad för föreningen. För att ersätta de två befintliga roll-ups behöver de köpa in två nya vilket kostar konor (1 500*2). De lakan som föreningen använder sig av är till viss del förbrukningsvara och köps in kontinuerligt men föreningen har också ett lakan som är tänkt att användas under längre tid med bara loggan på, detta skulle behövas köpas in ett nytt. Kostnaden för ett nytt lakan av det slaget skulle kosta 600 kronor. Dessa förändringar som vi har beskrivit ovan kräver inte några större ekonomiska utgifter men däremot kommer den kräva mycket tid och engagemang av styrelsen i UF. Den största kostnaden vad gäller profilen kommer att vara utformningen av en ny hemsida. I bästa fall finns möjligheten ett en student med rätt kunskaper kan ta sig tid till detta, vi har dock räknat med att det kommer innebära en kostnad att använda sig av en extern part. En rimlig kostnad för att få en personligt utformad hemsida utförd av ett företag är runt kr. 17

18 Marknadskommunikation UF använder sig främst av masskommunikation genom affischering. De anpassar sig efter sina två segment genom att ha affischer på svenska och engelska vilket kan ses som en form av differentierad marknadskommunikation. Marknadsmixerna skiljer sig med avseende på promotion och produkt/tjänst. Föreläsningarna liksom informationen och affischerna för dessa är på engelska och ämnena för dessa har större fokus på internationella frågor. Vi tycker att denna metod fungerar bra men det går att utveckla ett ytterligare kommunikationsmedel. För att sprida information om föreningen bör man gå ut i föreläsningssalarna och berätta kort om organisationen. På så sätt kan man nå många personer på kort tid och informationen blir mer personlig än med den annars skriftliga kommunikationen. Ett bra sätt är att rikta in sig på studenter i första och andra årskursen eftersom de kommer finnas kvar på universitetet några år. Detta är något man kan börja med när som helts under detta verksamhetsår. När man informerar nya studenter på universitetet bör man gå ut i klasserna ett tag efter nollningsperioden då studenterna kommit in någorlunda i sina rutiner och är mer mottagliga för informationen. Genom en mer tilltalande image och bättre upplevelse av föreläsningarna som diskuterats ovan kommer UF kunna dra nytta av en positiv mun- till- mun marknadsföring. Medlemmar pratar gott om föreningen med andra vilket kan bidra till ökat medlemsantal Föreningsrum För att uppnå målet med ett nytt föreningsrum måste UF kontakta andra föreningar och upplysa om att de är villiga och intresserade av att göra ett byte. Möjligheten till att byta föreningsrum med andra föreningar på universitetet finns och det är bara för UF att ordna de praktiska detaljerna. Detta har framkommit under vårt samtal med kårservice som är UF:s hyresvärd. Det krävs att ekonomin tillåter en högre hyreskostnad för att föreningen ska kunna byta rum. Ökningen i hyra kommer att bli 5358 kronor per år. Undersökning av alternativen kan ske redan nu och utifrån detta kan man planera när det faktiska bytet ska ske. 7. Budget Föregående år uppgick kostnaderna för PR till kr och var därigenom en av de största kostnaderna i resultaträkningen. Under verksamhetsåret 2010/2011 är den totala budgeten för PR vilka är uppdelade på två poster; PR - papperstryck PR - inköp Budgeterat resultat detta verksamhetsår är runt kronor. Det finns därmed ett utrymme i budgeten för inköp av olika slag som inte definierade under någon särskild post. Vid en jämförelse av föregående verksamhetsårs resultaträkning kan vi fastslå att de flesta kostnader är räknade i överkant i årets budget och därav förstärks slutsatsen att dessa inte kommer att behövas användas för att täcka föreningens ordinarie verksamhet. Det har även avsatts en verksamhetsbuffert på kronor i händelse av uteblivna externa bidrag i framtiden. En annan orsak till att man bör använda dem är att föregående års resultat var plus cirka En ideell förening bör inte gå med så stora plusbelopp om bidragsgivarna i framtiden är relativt säkra. Hittills har inga indikationer dykt upp som tyder på att bidrag 18

19 kommer att minska i framtiden, alltså finns ingen anledning att lägga undan ytterligare. Dessa kronor kan användas mycket fritt till vad som anses mest angeläget för att nå de mål som satts upp. Det finns alltså ett stort utrymme i budgeten för satsningar på PR. En A3 färgaffisch kostar i dagsläget 2,50 kronor styck men eftersom UF trycker upp så pass många betalar föreningen endast 1 krona styck. En likadan affisch men i glansigare material kostar 10 kronor styck. Det är inte rimligt att betala 10 gånger mer. Kostnaden för detta skulle väsentligt överstiga den budgeterade summan för tryckkostnader på kronor. Alltså bör man köpa in liknande storlek och material på affischerna som tidigare. Den ökade kostnaden för ett nytt föreningsrum kan föreningen bära med sin nuvarande ekonomi och även i framtiden trots eventuella minskade bidrag. De övriga föreslagna kostnaderna för åtgärder ryms också inom budgeterat resultat och kan genomföras utan problem. Om de beräknade kostnaderna skulle bli högre, finns utrymme för det i budgeterat resultat. När det gäller kostnader för åtgärder vi har föreslagit i marknadsplanen har vi fokuserat på lösningar som inte innebär någon stor ökning i föreningens löpande kostnader, utan snarare engångskostnader. Under pågående verksamhetsår finns stort utrymme i budgeten och föreningen har en god ekonomi. Därför är det möjligt, och ett bra tillfälle, att genomföra åtgärder för att förbättra föreningens image. Kostnaden kan man ta under pågående och nästkommande verksamhetsår men fördelarna kommer att vara långsiktiga. De löpande kostnaderna kommer inte påverkas i stor grad vilket säkerställer kvalitet i framtiden även vid en minskade bidrag. Föreningen blir inte mer bidragsberoende av våra förslag. Kostnadsberäkning inklusive moms Hemsida ,00 kr Kaffe och te ,00 kr Lakan 600,00 kr Roll-ups 3 000,00 kr Hyra nytt föreningsrum 5 358,00 kr Totalt ,00 kr 8. Uppföljning Det är viktigt att man följer upp marknadsplanen så att man är på rätt väg mot att uppfylla målen. Ett av de viktigaste redskapen för att kunna följa upp sin marknadsföringsplan är att styrelsen kontinuerligt anordnar specifika möten, som rör just målen, och har en specifik agenda där styrelsemedlemmarna är väl föreberedda. De måste vara väl införstådda i hur viktigt det är med ett pedagogiskt och informativt överlämnande till nästkommande styrelse så arbetet inte stannar av. Uppföljningsarbetet skulle också bli smidigare om hela styrelsen inte byts ut på en och samma gång, som vi diskuterade ovan. Det är viktigt att UF kan revidera sin strategi för att uppfylla målen om strategin inte uppfyller sin funktion. Ett exempel är vårt förslag om försäljning av 50 mackor på föreläsningarna. Om det inte skulle gå åt 50 mackor på en föreläsning så kan man självklart skära ner på inköpen om man gång på gång märker att detta upprepas. Det gäller också att ha en lyhördhet vad gällande detta. Vet man till exempel att en föreläsning inträffar vid ett tillfälle där många studenter är inne i en tentamensperiod kan man förvänta sig att det inte kommer lika många medlemmar till just den föreläsningen och därför behöver man inte köpa in lika många mackor. Det är klart att det kan 19

20 vara omvänt också, att det efterfrågas mer än vad som finns, då bör man köpa in fler mackor om det finns utrymme för det. När det gäller att följa upp målet gällande medlemsantalet bör man göra även detta kontinuerligt. Beroende på om antalet nya medlemmar är högt eller lågt får man kanske lägga extra tid på att besöka lektionsföreläsningar, för att nå målantalet. Vi föreslår att som uppföljningsstrategi använda sig av möten där följande frågor diskuteras: Vilka är våra mål? Vad har vi gjort för att nå dem? Har vi nått våra mål? Om inte, vad ska vi göra annorlunda? När ska nästa uppföljning vara? 20