Förfrågningsunderlag inkl avtalsvillkor

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlingsansvarig Upphandling Halmstads kommun Varudistribution Lena Dalström KS 2011/0479 Sista anbudsdag: :59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen Förfrågningsunderlag inkl avtalsvillkor 1. Allmän orientering 1.1. Beskrivning av tjänsten Halmstads kommun inbjuder er att inkomma med anbud på samordnad varudistribution. Halmstads kommun är en av föregångarna inom samordnad varudistribution. Projektarbetet påbörjades redan 2005 och efter politisk fattade beslut upphandlades tjänsten med driftstart mars I dagsläget ingår ca 15 avtalsområden och leveranserna från ca 30 leverantörer samordnas. Både livsmedel med speciella temperaturkrav och övriga varor med andra särskilda hänsyn samdistribueras. Målet är att samtliga leveransmottagare skall kunna få minst en leverans per vecka. Stora leveransmottagare får leverans två eller tre gånger per vecka Upphandlande myndighet Halmstads kommun (orgnr ) med kommunala bolag. Se avtalsvillkoren. De upphandlande myndigheterna benämns "kommunen" nedan. Halmstads kommun har cirka invånare. Den kommunala verksamheten har cirka anställda och kostar sex miljarder kronor per år att driva. Mer information om Halmstad finns på Bakgrund Halmstads kommun påbörjade under 2005 arbetet för att se om en samordning av varuleveranser till kommunens enheter var möjlig. Efter slutfört utredningsarbete togs beslut om införande och upphandling. Under 2007 genomfördes upphandlingen och driftstart var den 1 mars Gällande avtal är förlängt och löper ut Huvudmålen för samordnad varudistribution är att genom minskat antal transporter: 1/ Minska utsläppen av koldioxid och andra emissioner. Utskrivet: :28 Sida 1 av 26

2 2/ Förbättrad säkerhet på skolgårdar och i stadsmiljön. 3/ Bättre service genom färre avbrott i det ordinarie arbetet. 4/ Bidra till en gynnsam pris- och kvalitetsutveckling. Under gällande avtalsperiod har följande utveckling skett: * våra transporter till enheterna har halverats vilket haft en positiv inverkan på utsläppen * säkerheten har förbättras genom krav på säkerhet, alkolås samt backkamera på fordonen, vi har även fått kända förare som uppträder i en van miljö samt halverat antal transporter * en ökad samordningsgrad av leveranserna gör att verksamheten kan planera arbetstiden bättre * möjlighet för anbudsgivare att lämna anbud även om de inte har möjlighet till egen distribution vilket gynnar konkurrensen samt underlätta för mindre och lokala leverantörer Beskrivning av nuläge Distribution skall kunna ske till samtliga adresser inom kommunens gränser, befintliga och tillkommande. Även temporära verksamheter skall erbjudas leverans via varudistributionen. I dagsläget sker leveranser från ca 30 leverantörer (helt eller delvis) till varudistributionscentralen. Det är mestadels livsmedel och förbrukningsartiklar som hanteras via distributionen. Vid varje varu-upphandlingstillfälle genomgås noga förusättningarna för att samordna leveranserna. Kommunen eftersträvar att öka antalet varuleverantörer och volymer som distribueras via distributionscentralen. Kvantiteterna kan komma att över- och underskridas. Det senaste året har antalet varu-utleveranser varit cirka st. Vid jultid och under sommarhalvåret minskar leveranserna. Statistik som beskriver nuläget bifogas Transporter, nuläge Kommunen har ca 320 leveransställen som har behov av regelbundna varuleveranser för att kunna fullgöra sina åtaganden (äldreboenden, skolor, förskolor, dagverksamheter mm). Verksamheterna beställer varor direkt av varuleverantöerna. Leverans sker till distributionscentralen som samordnar leveranserna från olika varuleverantörer. Distributören levererar varorna till respektive verksamhet. Volym Under det senaste året har ca 2800 ton livsmedel och 900 ton övriga varor distribuerats. Frekvens De flesta enheter får leverans en gång/vecka, större enheter får leverans två eller tre gånger per vecka. Förteckning över enheterna (dagsläget) bifogas som information till förfrågan, benämnd "enhetsförteckning". Under en genomsnittlig månad genomfördes ca 1570 leveranser, varav 920 livsmedelsleveranser, till kommunens enheter Varuflöden I dagsläget finns två flöden; ett för livsmedel och ett för övriga varor. Varje flöde har en egen struktur vilket innebär att våra kök kan få två leveranser samma dag. I det nya avtalet strävar kommunen efter att ytterligare optimera varuflödena så att de i största möjliga mån sammanstrålar till ett flöde. De enheter som idag får leverans av livsmedel skall även få övriga varor med samma leverans. Undantaget är, vad vi erfar idag, Utskrivet: :28 Sida 2 av 26

3 kem-tekniska artiklar, kontorsmaterial, tvätt och entrémattor. De olika leveranserna kallas "köksleveranser" och "övriga varuleveranser". Kommunen avgör vid tecknandet av nya varuavtal vart godset skall styras. Se även punkt 6.8 definitioner. Köksflödet bör kunna levereras 5 dagar/vecka, skall dock levereras minst 3 dagar/vecka. Övriga varuflödet skall kunna levereras minst 1 dag/vecka. Denna fördelning innebär att vi beräknar att antalet leveranser kommer att reduceras ytterligare, jämfört med dagsläget, vilket innebär en avsevärd minskning av miljöbelastningen. 2. Upphandlingsföreskrifter 2.1. Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs enligt Lagen om offentlig upphandling SFS 2007:1091, öppet förfarande. Förfarandet medger inte förhandling. Det är därför viktigt att bästa villkor lämnas i anbudet och att alla krav och villkor enligt detta förfrågningsunderlag följs. Kommunen ersätter ej anbudsgivare för upprättande av anbud Helt eller delat anbud Anbud kan bara lämnas på hela upphandlingen Reservationer Anbud får inte innehålla reservationer utan alla krav måste accepteras i sin helhet Anbudets form Halmstads kommun strävar efter att förenkla anbudsarbetet för alla berörda parter och använder därför elektronisk anbudsgivning via upphandlingsverktyget Tend&Sign. Anbudsgivaren får bl.a. kostnadsfritt stöd i anbudsgivningen och kontroll av att anbudet är komplett vid avlämnandet. Systemet är kostnadsfritt för leverantören och kräver endast en enkel registrering på (klicka på "Nya leverantörer"). Telefonnummer till supporten: Observera att det företag som registrerats som anbudslämnare skall vara samma företag som tecknar eventuellt avtal. Ombud kan alltså inte lämna anbud. Anbudet förkastas om inte samtliga krav som anges i förfrågningsunderlaget uppfylls. Observera att svar skall lämnas på anvisad plats för respektive fråga och inte som separat bilaga. Detta görs för att underlätta utvärderingsarbetet och gäller naturligtvis inte bilagor som specifikt efterfrågas, t ex intyg och prisbilagor. Separata anbudsskrivelser eller sk offerter kommer inte att beaktas. Bifoga inte material som inte efterfrågas. Anbudsspråk skall vara svenska. Utskrivet: :28 Sida 3 av 26

4 2.5. Frågor om upphandlingen Förfrågningsunderlaget har framställts för att klart och tydligt beskriva de förutsättningar som råder och de krav som kommunen ställer på uppdraget och på den leverantör som skall utföra uppdraget. Det är angeläget att anbudsgivaren kontaktar kommunen om något är oklart. Detta sker via tendsign.com, funktionen "frågor och svar". Kommunen är skyldig att lämna svar senast sex dagar före sista anbudsdag, varför frågor måste komma in i senast 12 dagar före sista anbudsdag så de hinner bearbetas. Kommunen kommer att publicera eventuella förtydliganden. Anbudsgivare underrättas om dessa via systemet Inlämnande av anbud Anbud skall lämnas elektroniskt via Anbud tas ej emot på annat sätt Sista anbudsdag Sista dag för inlämnande av anbud är Förtydliganden och kompletteringar av anbud Uppenbara felskrivningar, felräkningar eller något annat uppenbart fel i anbudet får rättas. Den upphandlande myndigheten får begära att anbudet förtydligas om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Det kan innebära att uppgifter begärs för att sk nollställning skall kunna göras. Det innebär att anbuden behandlas så att de blir jämförbara Anbudets giltighet Anbudet skall vara giltigt åtta månader efter sista anbudsdag. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning skall anbuden vara giltiga två veckor efter det att dom vunnit laga kraft Prövning av anbudsgivare och anbud Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal krav både avseende anbudsgivare och efterfrågad produkt. Obligatoriska krav, s.k. skall-krav, måste uppfyllas. Se vidare punkt Kravspecifikation, punkt Kontroll av leverantörers lämplighet, punkt Tilldelning av kontrakt och punkt Avtalsvillkor nedan Avbrytande av upphandling Kommunen förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om omständigheter inträffar som väsentligen påverkar eller förändrar förutsättningarna för upphandlingens fullföljande. Kommunen förbehåller sig rätten att i anbudsprövningen pröva inkomna anbud mot kostnader förenade med utförande i egen regi. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas om detta Sekretess Inkomna anbud är som regel allmän handling. Anbudsgivare skall i anbudet ange om någon del i anbudet anses omfattas av sekretess. Detta görs lämpligen på avsedd plats i punkt 4.4 nedan. Utskrivet: :28 Sida 4 av 26

5 Anbudsgivaren skall i sådana fall motivera på vilka grunder specifik del anses omfattas av sekretess. I de fall som anbudsgivaren ej anger något kommer kommunen att tolka det som att anbudsgivaren inte anser att någon information i anbudet omfattas av sekretess. Observera att ett angivande av att delar av anbudet skall omfattas av sekretess i sig inte innebär att det kommer att omfattas av sekretess. Kommunen kommer att i varje enskilt fall och vid varje förfrågan göra en prövning av huruvida en specifik uppgift omfattas av sekretess Tilldelningsbesked Efter avslutad anbudsutvärdering fattas så kallat tilldelningsbeslut som visar resultatet av upphandlingen. Meddelande om detta, så kallat tilldelningsbesked, skickas ut till samtliga anbudsgivare per e-post till den adress som anges i systemet. Anbudsgivare uppmanas kontrollera att rätt epostadress är angiven och tillse att denna epostadress bevakas löpande. Avtal tecknas tidigast tio dagar från den dag då informationen har nått anbudsgivaren, det vill säga då tiden för överprövning/avtalsspärr gått ut. Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan Halmstads kommun och leverantören undertecknat särskilt upprättat skriftligt kontrakt. 3. Kravspecifikation 3.1. Leveranssäkerhet Kommunen värdesätter leveranssäkerhet som innebär att rätt vara, i rätt mängd levereras vid rätt tid till rätt leveransplats. Anbudsgivaren skall beskriva hur dennes leveransäkerhet säkerställer att de varor som inlevererats till distributionscentralen levereras ut till enheterna enligt överenskommet tidsfönster. Anbudsgivaren skall även beskriva hur man säkerställer att förare har aktuell information om enheterna på rutten. Leveranssäkerhet ingår i utvärderingen inom kriteriet kvalitet, beskriv tydligt. Beskriv hur ni säkerställer leveranssäkerhet (Fritextsvar) Hur uppfylls kravet på leveranssäkerhet? (Fasta % 30,00 svarsalternativ) poäng = mycket hög nivå, långt över förväntan, ger stort mervärde poäng = hög nivå, över förväntan, ger mervärde poäng = godtagbar nivå, enligt förväntan, ger dock inget mervärde poäng = låg nivå, under förväntan poäng = kvalitetsbrister, ej acceptabel nivå 0 0 poäng = inget svar 3.2. Verksamhetssystem och administrativa processer Halmstads kommun arbetar med att införa elektronisk handel (EDI) enligt SFTI-standard. Electronic Data Interchange (EDI) innebär överföring av strukturerad Utskrivet: :28 Sida 5 av 26

6 information enligt ett överenskommet format. Benämningen EDI refererar ofta till överföring mellan företag av information såsom lagersaldon, kataloginformation, order, orderbekräftelse, leveransaviseringar och fakturor. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), Ekonomistyrningsverket (ESV) och Kammarkollegiet bedriver gemensamt ett arbete med att främja förutsättningarna för elektronisk handel. Detta för att skapa kostnadseffektivare hantering av inköps- och fakturaprocesserna. Arbetet inriktas på framtagande och rekommendationer av öppna standarder för elektronisk affärskommunikation under begreppet SFTI (Single Face To Industry). Läs gärna mera på SFTI.se Anbudsgivaren skall ha ett datoriserat verksamhets/logistiksystem som stödjer den administrativa processen. Verksamhetssystemet skall kunna hantera EDI (elektronisk handel) enligt SFTI-standard inom ett år efter avtalsstart. Anbudsgivaren skall redogöra för sitt verksamhetssystem. Detta ingår i utvärderingen inom kriteriet kvalitet, beskriv tydligt. Svaret kommer att ingå i avtalstexten. Beskriv ert verksamhetssystem (Fritextsvar) Hur uppfylls kravet verksamhetssystem och administrativ % 20,00 infrastruktur? (Fasta svarsalternativ) poäng = mycket hög nivå, långt över förväntan, ger stort mervärde poäng = hög nivå, över förväntan, ger mervärde poäng = godtagbar nivå, enligt förväntan, ger dock inget mervärde poäng = låg nivå, under förväntan poäng = kvalitetsbrister, ej acceptabel nivå 0 0 poäng = inget svar 3.3. Ruttoptimering Från ett underlag av kommunens leveransställen samt volymer skapas förslag på geografiska rutter med tidsfönster. Distributörens terminal utgör bas för utleverans. Rutterna fastställs i samråd med kommunen. Kommunens övergripande miljömål styr fördelningen av resurser för optimering av fordonen. Högsta möjliga fyllnadsgrad eftersträvas. Optimerade körturer för varje dags aktuella leveranser skapas. Kommunen ser det som positivt om anbudsgivaren kan erbjuda ruttoptimering (typ DPS-Logix eller likvärdigt) från driftstart. Antagen leverantör skall inom ett år från avtalsstart kunna erbjuda ruttoptimering enligt offererat förslag. Ruttoptimeringssystemet skall främja framtagande av miljöredovisning enligt punkt Anbudsgivaren skall redogöra för sitt sätt att arbeta med ruttoptimering. Detta ingår i utvärderingen inom kriteriet miljö, beskriv tydligt. Svaret kommer att ingå i avtalstexten. Beskriv er möjlighet till ruttoptimering (Fritextsvar) Hur uppfylls ruttoptimering? (Fasta svarsalternativ) % 25,00 Utskrivet: :28 Sida 6 av 26

7 poäng = mycket hög nivå, långt över förväntan, ger stort mervärde poäng = hög nivå, över förväntan, ger mervärde poäng = godtagbar nivå, enligt förväntan, ger dock inget mervärde poäng = låg nivå, under förväntan poäng = kvalitetsbrister, ej acceptabel nivå 0 0 poäng = inget svar 3.4. Miljökrav på fordonen Tunga fordon dvs > 3,5 ton Baskrav Vid genomförandet av uppdraget skall fordon som uppfyller lägst kraven i Euro III användas. Vid byte av däck på fordon som används för uppdraget skall de nya däcken vara fria från antioxidanten IPPD. Vid anskaffning av fordon som under avtalstiden kommer att användas i transportuppdraget skall dessa fordon lägst uppfylla kraven för Euro IV eller bättre. Mervärden (utvärderas) Minst 50 % av transportarbetet som omfattas av uppdraget utförs av fordon som lägst uppfyller kraven för Euro IV eller bättre. Alternativt drivmedel som sänker koldioxidutsläppen gentemot den aktuella Euroklassen bör användas. Bevis skall inlämnas senast vid driftstart. Lätta lastbilar dvs < 3,5 ton Baskrav: Vid genomförandet av transportuppdraget ska lätta lastbilar som är maximalt 8 år gamla, dvs MK 2005 eller bättre, användas. Vid genomförande av transportuppdraget ska lätta lastbilar som maximalt släpper ut 230 g koldioxid vid blandad körning enligt uppgifter i vägtrafikregistret eller motsvarande utländska register användas åtminstone i samma proportion som transportuppdraget utgör av leverantörens samlade transportuppdrag. Dubbfria däck skall användas om inte transportarbetet regelmässigt utförs i områden med låg snöröjnings- och halkbekämpningsstandard. Mervärde (utvärderas inom kriteriet miljö) Vid anskaffning av fordon som under avtalstiden kommer att användas i transportuppdraget skall dessa enligt uppgift i vägtrafikregistret släppa ut högst 5 milligram partiklar per kilometer vid blandad körning. Svaren kommer att ingå i avtalstexten. Uppfylls skallkraven för tunga fordon Euro III samt däck fria från IPPD vid nyanskaffning? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Uppfylls mervärdet att minst 50 % av de tunga fordonen har Euro IV? (Fasta svarsalternativ) 100 Ja 0 Nej % 5,00 Utskrivet: :28 Sida 7 av 26

8 Uppfylls mervärdet att vid nyanskaffning av tunga fordon ska dessa lägst uppfylla kraven för Euro IV? (Fasta svarsalternativ) 100 Ja 0 Nej Uppfylls mervärdet på lätta lastbilar gällande utsläpp? (Fasta svarsalternativ) 100 Ja 0 Nej % 5,00 % 5, Distributionscentralens placering Ett av de främsta skälen till samordning av varutransporter är den positiva miljöpåverkan som det resulterar i. För att förstärka miljöhänsynen ytterligare kommer distributionscentralens placering och transporterna från denna till kommunens enheter att utvärderas. Kommunen har delat in enheterna i olika zoner enligt beskrivning nedan. Zonerna utgår från Stora Torg Halmstad, ju kortare transporter för varudistributionen desto större värde för miljön. Zonindelning: zon 1 max 6 km (2/3-delar av enheterna ingår) zon 2 >6 km - max 25 km (1/3-del av enheterna ingår) zon 3 >25 km (ca 4 enheter) Anbudsgivaren skall ange placering för distributionscentralen. Om placering enligt uppgift i anbudet inte skett vid driftstart, kommer vite att uttagas. Se mera under punkten "vite" i avtalsvillkoren. Distributionscentralens placering utvärderas inom kriteriet miljö. Ange placering av distributionscentralen (Fritextsvar) Vilken zon kommer distributionscentralen att placeras inom? (Fasta svarsalternativ) 100 Zon1 50 Zon 2 0 Zon 3 % 10, Anbudspresentation Anbudsgivare skall, l vid behov, muntligen redovisa sitt anbud för kommunen. Redovisning sker hos kommunen under februari - mars Uppfylls kravet på anbudspresentation? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 3.7. Pris Priserna skall anges i SEK exkl. mervärdesskatt. Expeditions- och faktureringsavgifter eller liknande avgifter godkänns ej. Speciellt pris för skrymmande vikt accepteras ej. Pris skall anges för samtliga positioner nedan. Angivna volymer är uppskattade och är endast för utvärdering. Utskrivet: :28 Sida 8 av 26

9 Ange pris i prismatrisen (Prismatris) Specifikation Kvantitet Enhet Pris/stopp ,00 st Pris/kg ,00 st Pris/akutleverans (stopp inkl kostnad för vikt <500 kg, kostnad för vikt överstigande 500 kg tillkommer enligt pris/kg) 50,00 st Pris/extra leverans (stopp, kostnad för vikt tillkommer enligt pris/kg) 500,00 st Pris/byte av entrématta oavsett storlek, inkl alla kostnader och arbetsuppgifter (exempelvis stoppavgift, inbärning, terminalarbete mm) ,00 st Inbärning av gods till anvisad plats i byggnad. Debitering per påbörjad 5-minuters period ,00 st 4. Kontroll av leverantörs lämplighet 4.1. Registreringar mm Anbudsgivare skall ha fullgjort sina lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och betalningar för sociala avgifter och skatter i Sverige, alternativt i hemlandet, om företaget är registrerat i annat land, enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer för att utföra tjänster som uppdragits, skall även detta företag uppfylla dessa krav. Kommunen samarbetar med Skatteverket och kommer att kontrollera att lämnade uppgifter är korrekta. Utländsk anbudsgivare skall på begäran kunna visa motsvarande dokumentation. Uppfylls kravet på registrering? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 4.2. Ekonomisk ställning Anbudsgivare skall ha en stabil ekonomisk bas. Kommunen kommer att begära in uppgifter om anbudsgivaren från kreditupplysningsföretag. Anbudsgivare skall ha minst rating 40 enligt Creditsafe eller på annat sätt styrka företagets ekonomiska och finansiella ställning. I fall lägre rating visas, skall anbudsgivare ändå anses uppfylla detta krav om anbudsgivaren lämnar sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Samma kvalificeringskrav tillämpas för nystartade företag och utländska anbudsgivare. Uppfylls kravet på ekonomisk ställning? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 4.3. Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivare skall inneha och visa att de har dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. Detta skall framgå av anbudet som skall innehålla en kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget. Utskrivet: :28 Sida 9 av 26

10 Anbudsgivaren skall ha rutiner för kvalitetssäkring som säkerställer att uppdraget utförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Beskrivning av hur detta krav tillgodoses skall lämnas i anbudet. Anbudsgivaren skall ha erfarenhet från tidigare utförda uppdrag av liknande art och omfattning, exempelvis distribution eller spedition, utförda under de senaste tre åren. Detta skall styrkas med till anbudet bifogade kundreferenser (2 st) med kontaktperson och telefonnummer samt en kort beskrivning av det genomförda uppdraget. Beskrivning av det anbudsgivande företaget (Fritextsvar) Referens 1 med kontaktperson, telefonnummer och kort beskrivning av uppdraget: (Fritextsvar) Referens 2 med kontaktperson, telefonnummer och kort beskrivning av uppdraget: (Fritextsvar) 4.4. Företags- och kontaktuppgifter Fyll i följande uppgifter: Företagsnamn, adress, telefonnummer, webbplats (Fritextsvar) Kontaktperson för anbudet med e-postadress och telefonnummer (Fritextsvar) Kontaktperson för avtalet med e-postadress och telefonnummer (Fritextsvar) Telefonnummer och e-postadress till kundtjänst (Fritextsvar) Transportledare/Logistikansvarig med e-postadress och telefonnummer: (Fritextsvar) Avtalstecknare med namn, titel och postadress (ej e-postadress!) (Fritextsvar) Finns möjlighet att skicka e-faktura enligt Svefakturastandard? (Fritextsvar) Ev. begäran om sekretess (Fritextsvar) 5. Tilldelning av kontrakt 5.1. Grund för tilldelning av kontrakt Vid prövning av anbuden kommer det anbud att antas som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för kommunen med hänsyn till följande viktade kriterier: - pris, - kvalitet - miljö Med pris avses den sammanlagda summan enligt punkt 3.7 i förfrågningsunderlaget. Med kvalitet avses den erhållna sammanlagda poängen på punkterna 3.1 och 3.2 i förfågningsunderlaget. Med miljö avses den erhållna poängen på punkterna 3.3 och 3.4 i förfrågningsunderlaget. Den sammanlagda maximala poängen för miljö och kvalitet som kan uppnås är 100. Kvalitets-och miljöavvikelsen räknas (max poäng - uppnådd poäng). Uppräkningstalet är SEK per poäng kvalitetsavvikelse. Se även bifogad bilaga "uppräkningstal SEK". Utskrivet: :28 Sida 10 av 26

11 6. Avtalsvillkor 6.1. Allmänt Efter avslutad upphandling kommer avtal med nedanstående innehåll att skapas. Samtliga avtalsvillkor skall godkännas av anbudsgivaren. Observera att vissa villkor gäller från avtalsstart medan andra gäller från driftstart. Accepteras samtliga avtalsvillkor? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 6.2. Avtalsparter Halmstads kommun, nedan kallad kommunen och Distributörens namn, nedan kallad distributören. Halmstads kommun (orgnr ) Halmstads Rådhus AB ( ) Halmstad & Co AB ( ) Halmstads Näringslivs AB ( ) Halmstads Energi och Miljö AB ( ) Halmstads Energi och Miljö Nät AB ( ) Halmstad IT-Nät AB ( ) AB Industristaden ( ) Halmstads Fastighets AB ( ) Halmstads Flygplats AB ( ) Halmstad Hamn AB ( ) 6.3. Avtalsperiod Avtalsstart med driftstart Avtalsperioden upphör Vid avtalsperiodens utgång upphör avtalet att gälla utan föregående uppsägning. Kommunen äger rätt men är inte skyldig att förlänga avtalet på oförändrade villkor högst sammanlagt fyra år. Avser kommunen att förlänga avtalet skall kommunen skriftligen meddela leverantören detta senast tolv (12) månader före det datum som avtalet annars upphör att gälla Avtalshandlingar För avtalet gäller nedanstående handlingar. Förekommer i handlingarna motstridiga uppgifter gäller de sinsemellan i följande ordning. 1. Skriftliga tillägg till och ändringar i avtalet 2. Avtalet med tillhörande bilagor 3. Förfrågningsunderlag inkl kompletteringar 4. Leverantörens anbud inklusive kompletteringar och förtydligande 5. NSAB Uppdragets art och omfattning I uppdraget ingår: Utskrivet: :28 Sida 11 av 26

12 godsmottagning (i vissa fall har leveransavisering med olika informationsmängd skett) avstämning mot avisering (manuell och/eller elektronisk) transportoptimering ruttoptimering resursfördelning av bl.a. fordonen terminalhantering utlastning framtagande av fraktsedel transport lossning på kommunens enheter returhantering av lastbärare returhantering av varor (felbeställt mm) kundtjänst fakturering statistikframtagning 6.6. Kvantitet Avtalet innehåller ej några utfästelser att avropa en viss volym under avtalsperioden. Leverantören förbinder sig att leverera kommunens verkliga behov Definitioner Här definieras vad som i avtalet avses med vissa begrepp. Stopp - huvudingång fysisk leveransadress innanför dörr oavsett våningsplan, dvs knutet till respektive GLN-kod. Vid leverans på pall/rullpall skall denna ske endast innanför dörr i anslutning till gatuplan Leveransadress - enligt "stopp" kopplat till GPS-koordinat, kan innebära flera GLN-koder Lastbärare - rullpallar (rullburar), EUR-pallar, SJ-pallar, engångspallar, mejerivagnar, backar, tvättvagnar, ställ etc. EUR-pallar och SJ-pallar betraktas som engångspallar, dvs ingår ej i pantsystem. Kolli - enskild lastbärare/kartong/låda etc Leveransmottagare/beställare - kommunens avropare/enheter för de olika verksamheterna, exempelvis skola, förskola, servicehus mm Köksleveranser - leverans av varor till kommunens verksamheter som köper livsmedel. Varor från samtliga varuområden med undantag av kemikalier, kontorsmaterial, tvätt och entrémattor ingår. Övriga varuleveranser - leverans av samtliga varor till kommunens verksamheter som inte köper livsmedel. Dessutom leverans av kemikalier, kontorsmaterial, tvätt och entrémattor till kommunens kök. Tidsfönster - en tidsperiod under vilken tid leverans ska ske GLN-kod - (Global Location Number) lokaliseringsnummer som nyttjas för att entydigt identifiera exempelvis en exakt leveransplats SFTI - Single Face To Industry, är en standard för elektronisk handel, som publiceras och är allmänt tillgänglig på webbplatsen sfti.se.ustry). Bakom SFTI står idag Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), Ekonomistyrningsverket (ESV) samt Kammarkollegiet. Utskrivet: :28 Sida 12 av 26

13 EAN-kod - European Article Number, förkortat EAN, är ett nummersystem som används världen över för att märka varor Distributörens åtagande Distributören skall driftsätta samt säkerställa att löpande verksamhet och uppföljning sker på ett adekvat sätt. Distributören skall även vidareutveckla system för leveranser i enlighet med avtalet. Distributören skall i samråd med kommunen bidraga till en optimerad distributionslösning. Distributören skall vid behov tillsammans med kommunen genomföra informations-/utbildningsinsatser för kommunens berörda personal. Generellt Distributionscentralen skall distribuera samtliga inkomna sändningar enligt ovanstående villkor oavsett mängden inkommet gods. Distributören skall eftersträva att även varor som inkommit till distributionscentralen efter den överenskomna tiden men före transport till verksamheten, kommer med på aktuell leverans. Kundtjänst Leverantören skall besvara beställarnas frågor gällande distribution till aktuell enhet. Resursen skall vara tillgänglig mellan klockan , helgfri måndag fredag. Om frågeställningarna är komplicerade eller av sådan art att kundservice inte kan besvara dem, skall hänvisning ske till kommunens samordnare. Distributionscentral Kommunens upphandlade varor levereras till distributionscentralen. Undantag kan finnas vid t.ex. mycket skrymmande gods, varor som behöver montering etc. Distributören skall mottaga kollin för vidaretransport till kommunens leveransställen. Tillfällig lagring kan bli aktuell för tiden från det att varor kommer till distributionscentralen och aktuellt utleveranstillfälle. Leveransavisering Kommunens målsättning är att varuleverantörerna skall avisera leverans till distributionscentralen före leverans. Detta för att underlätta optimal transportplanering och statistik. Avisering sker senast kl dagen före leverans. I de fall varuleverantören ej kan leverera uppgifterna digitalt som inläsningsbar datafil, EDI, skall distributören manuellt mata in de erhållna uppgifterna i sitt logistiksystem. Inleverans Livsmedel, exklusive färskt bröd, som anländer till distributionscentralen före kl skall levereras till leveransmottagaren nästkommande leveranstillfälle i enlighet med överenskomna tidsfönster. Färskt bröd, kan inlevereras fram till kl leveransdagen. Övriga varor som anländer till distributionscentralen före kl helgfri måndag-fredag skall levereras till leveransmottagaren nästkommande leveranstillfälle i enlighet med överenskomna tidsfönster. Förändringar i inleveranstiderna kan ske men först efter överenskommelse mellan kommunens kontaktperson, varuleverantören och distributören. Utskrivet: :28 Sida 13 av 26

14 Leverans skall ske till kommunens verksamheter vardagar mellan kl i enlighet med följande tidsfönster: Leverans av varor i köksflödet skall ske inom 30 min före och 30 min efter angiven tid. Exempel angiven tid är kl 10.30, leverans skall ske mellan kl Leverans av varor i övriga varuflödet skall ske inom 1 timme före och 1 timme efter angiven tid. Exempel angiven tid är kl 10.15, leverans skall ske mellan kl Akutleverans skall ske omedelbart efter inleverans till distributionscentralen enligt överenskommelse med leveransmottagaren. Extra leveranser skall kunna ske kl på dag enligt leveransmottagarens beställning. Kan nyttjas tex då ordinarie leveransdag är en helgdag. Returtransport av tomma lastbärare skall ingå i uppdraget. Tilläggstjänster som kan avropas: Inbärning av gods. Leverans och återtagande av tvättbehållare till/från anvisad plats i byggnad överstigande vad som anges i "stopp". Distributören tar fram förslag på tidsåtgång vilket godkänns av kommunens kontaktperson. Mattbyte Returer enligt punkt 6.16 nedan Leveransfrekvens Stora kök skall ha möjlighet till leverans av varor via köksflödet tre dagar per vecka, exempelvis måndag, onsdag och fredag. Andra kök skall ha möjlighet till leverans av varor via köksflödet två dagar per vecka, måndag/tisdag/onsdag samt onsdag/torsdag/fredag. De minsta köken skall ha möjlighet till en leverans per vecka av varor via köksflödet. Samtliga verksamheter skall ha möjlighet till en leverans per vecka av varor via övriga varu-flödet. Leveransdagar och tidsfönster Distributören tar fram förslag till samt justeringar av leveransdagar och tidsfönster för godkännande av kommunens kontaktperson Kommunens åtagande Kommunen ansvarar för att förse distributören med korrekt dokumentation/information om verksamheterna och om varuleverantörerna. Under avtalsperioden kan justeringar i dokumentationen komma att ske. Kommunen ansvarar för att placera stoppen och varorna i rätt leveransflöde. Kommunen ansvarar för att informera varuleverantörerna om distributionscentralen och hur leveranser till kommunen skall ske Hantering av livsmedel Utskrivet: :28 Sida 14 av 26

15 Rutinerna för att ta emot, förvara och leverera livsmedel till godsmottagaren skall utformas så att förvaringstemperaturen inom föreskrifter enligt Livsmedelslagstiftningen upprätthålls. Tillstånd för livsmedelhantering skall finnas från driftstart och under hela avtalstiden. Utförande av egenkontroll ingår i uppdraget. Kyl och frysrum skall dimensioneras efter kommunens behov Ansvar för gods Distributören övertar ansvaret för mottaget gods när godset avlämnats av varuleverantören på distributionscentralens avlastningskaj och distributören godkänt och kvitterat godset. Distributörens ansvar upphör när godset överlämnats till kommunens leveransmottagare och denne godkänt och kvitterat godset. Mottagningskontroll Distributören skall göra mottagningskontroll av godset enligt vedertagen praxis. Kontroll av temperatur enligt krav på obruten kylkedja, rätt mängd och inga till synes skadade kollin och korrekt märkning skall göras. Om godset vid ankomst till distributionscentralen är skadat noteras det på fraktsedeln och verksamheten uppmärksammas på det vid leverans. Gods som skadas vid hantering m.m. skall omedelbart rapporteras till leveransmottagaren och/eller kommunens kontaktperson. Omlastning Vid samlastning i lastbärare, komprimering, får inte godset överstiga lastbärarens höjd. Lastsäkring De fordon som används i uppdraget skall vara utrustade med lämplig utrustning för lastsäkring. Förare som utför uppdraget skall ha dokumenterad utbildning inom lastsäkring Farligt gods och ömtåligt gods Farligt gods får endast hanteras efter särskild prövning av kommunens kontaktperson. Ömtåligt gods skall hanteras varsamt Avisering av leverans, försening av leverans Leveranser till kommunens verksamheter som utförs inom tidsfönstret får utföras utan särskild avisering. Övriga leveranser skall aviseras till leveransmottagaren. Förseningar skall meddelas berörda leveransmottagare inom ramen för tidsfönstret Avlämnande av gods, fraktsedel Fysisk lastning och lossning skall utföras av distributören. I de fall överenskommelse träffats med verksamheten tillhandahålles passerkort/nyckel av respektive verksamhetsansvarig. Fraktsedel Fraktsedeln skall uppfylla SIS Svensk Standard Tid för ankomst anges på fraktsedeln av chaufför. Kopia på fraktsedeln lämnas till leveransmottagaren. Kvittering av fraktsedeln görs av leveransmottagaren. Leveransmottagaren skall kvittera mottaget gods på fraktsedeln. Avvikelser exempelvis synliga skador på ytteremballage, fel antal kollin mm skall noteras på fraktsedeln. Utskrivet: :28 Sida 15 av 26

16 6.15. Felaktig leverans Vid felaktig leverans, orsakad av varuleverantören, kan distributören komma att genomföra en omleverans enligt överenskommelse med enheten och varuleverantör. Om leveranser avser livsmedel skall denna omleverans ske så snabbt som möjligt. Om distributören är ansvarig för felleveransen skall omleveransen utföras som akutleverans utan kostnad för enheten Returer pga reklamation, felbeställt, felleverans mm Kommunens verksamheter och varuleverantörer har möjlighet men är ej skyldiga att anlita distributören för returer. Om leveransmottagaren önskar returnera produkter pga reklamation, felbeställning eller liknande skall distributören ombesörja det. Produkterna skall ingå i de ordinarie varuområdena. Kommunen tillhandahåller en blankett för returhantering, som enheten fyller i och skickar med returgodset. Distributören bör upprätta avtal med de vanligast förekommande speditionsföretagen för hantering av returer av olika slag. Vid felbeställning gjord av kommunens verksamheter ersätts distributör med extern fraktkostnad samt 100 kr för eget arbete. Distributören skall vid anmodan kunna uppge uppskattad kostnad för extern frakt Leveranser som ej kan utföras I det fall lastning och lossning inte kan utföras pga att leveransmottagaren inte är på plats skall avvikelsen dokumenteras, så att tid, plats och orsak till avvikelsen framgår. Stoppkostnad debiteras enligt ordinarie taxa. Chauffören gör notering på fraktsedeln. Chauffören skall förvissa sig om att personal inte finns på plats innan enheten lämnas. Godset återtages till distributionscentralen utan kostnad Fordonen Här kommer även text från uppfyllda krav i kravspecifkationen att läggas in. Tunga fordon dvs > 3,5 ton Vid genomförandet av uppdraget skall fordon som uppfyller lägst kraven i Euro III användas. Vid byte av däck på fordon som används för uppdraget skall de nya däcken vara fria från antioxidanten IPPD. Vid anskaffning av fordon som under avtalstiden kommer att användas i transportuppdraget skall dessa fordon lägst uppfylla kraven för Euro IV eller bättre. Lätta lastbilar dvs < 3,5 ton Vid genomförandet av transportuppdraget ska lätta lastbilar som är maximalt 8 år gamla dvs MK 2005 eller bättre, användas. Vid genomförande av transportuppdraget ska lätta lastbilar som maximalt släpper ut 230 g Utskrivet: :28 Sida 16 av 26

17 koldioxid vid blandad körning enligt uppgifter i vägtrafikregistret eller motsvarande utländska register användas åtminstone i samma proportion som transportuppdraget utgör av leverantörens samlade transportuppdrag. Dubbfria däck skall användas om inte transportarbetet regelmässigt utförs i områden med låg snöröjnings- och halkbekämpningsstandard. Samtliga fordon som används för uppdraget skall vara utrustade med alkolås, backljudsignal och backkamera eller motsvarande. Kombinationsfordon För livsmedelsleveranserna krävs fordon av kombinationstyp för kyl och frystransport. Service och reparationer Fordonen skall underhållas och genomgå service på verkstäder och tvättanläggningar som inte har några förelägganden från tillsynsmyndighet. Service skall följa rekommendationer från fabrikanterna. Fel på fordon får inte leda till försenade leveranser för andra än de som direkt berörs av det inträffade felet. Om distributören som ersättning för fel på eget fordon tillfälligt, under reparationstiden, tar in reservkapacitet i form av fordon från annan distributör behöver inte fordonskrav i denna punkt uppfyllas Trafiksäkerhet Distributören skall under avtalstiden ha ett ledningssystem som främjar en bra trafiksäkerhet. Systemet skall omfatta den verksamhet som utför transporterna och inkludera minst: - en införd policy som omfattar trafiksäkerhet - en införd policy rörande droger, alkohol och medicin samt rutiner för att hantera alkohol-, drog- och medicineringsproblematik - rutiner för att säkerställa att alla förare som omfattas av uppdraget har rätt behörighet för de fordon och den trafik som utförs - rutiner för att säkerställa att alla förare som omfattas av avtalet är införstådda med vad avtalet innebär - rutiner för övriga faktorer för trafiksäkerhet såsom; användning av mobiltelefon, arbetstider, kör- och vilotider samt användning av bilbälte. Övriga trafiksäkerhetskrav: Samtliga fordon som används i transportuppdraget skall vara utrustade med trepunktsbälte i förarsätet. Samtliga fordon som används för uppdraget ska vara utrustade med; första hjälpenutrustning, brandsläckare, reflekterande skyddsväst, handlampa, bälteskniv och varningstriangel. Förare skall ha genomgått utbildning i första hjälpen. Distributören skall omedelbart underrätta kommunen om det finns trafiksäkerhetsrisker vid genomförandet av uppdraget Priser och prisjustering Kommunen ersätter leverantören enligt i anbudet lämnade priser. Avropsdagens pris gäller om inte annat överenskommes. Utskrivet: :28 Sida 17 av 26

18 Fast pris gäller första avtalsåret. Prisjusteringar får ske tidigast 12 månader från avtalsstart efter skriftlig överenskommelse mellan behöriga företrädare för parterna. Efter första avtalsåret kan priserna justeras enligt TPI (tjänsteprisindex) transport- och magasineringstjänster, basmånad kvartal Prisjusteringen får ske med högst 80% av indexets förändring. Begäran om prisjusteringar skall vara parterna tillhanda senast 30 dagar innan de träder i kraft för att äga giltighet. Retroaktiva prishöjningar godkänns inte. Överenskommen prisjustering skall därefter gälla i minst 12 månader Betalningsvillkor och fakturering Kommunens målsättning är att all fakturering skall ske elektroniskt och kommunen önskar att fakturering sker enligt Svefaktura eller Fulltextfakturastandard. Om elektronisk faktura inte kan skickas skall pappersfaktura skickas till Addici, Luleå för skanning. För det fall leverantören använder pappersfaktura kan kommunen under avtalstiden anmoda leverantören att gå över till elektronisk faktura. Leverantören är skyldig att inom tre månader från anmodan endast använda sig av elektroniska fakturor. Leverantören kan registrera fakturor gratis på Om ingen anmärkning föreligger mot fakturan, erläggs betalning inom 30 dagar, räknat från fakturans ankomstdag. Faktureringsavgift eller motsvarande får inte debiteras kommunen. Vid försenad betalning har leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt svensk lag på fakturerat ostridigt belopp. För att leveransen skall vara godkänd och ersättning utgå fordras att följesedeln är undertecknad av behörig godsmottagare Bestridande av faktura Om kommunen helt eller till någon del inte anser sig betalningsskyldig enligt fakturan får kommunen innehålla det omstridda beloppet. Om parterna endast är oense om en viss del av det fakturerade beloppet skall kommunen betala det ostridiga beloppet inom den ovan angivna tiden. Bestridande av faktura skall ske inom femton dagar från fakturans ankomstdag till kommunen Betalningsmottagare/factoringbolag Fakturering enligt detta avtal får inte överlåtas på annan betalningsmottagare/factoringbolag utan skriftligt medgivande från kommunen Slutavräkning Slutavräkning skall ske vid avtalets upphörande. Distributören skall inom tre (3) månader efter det att uppdraget slutförts översända faktura som upptar återstående fordringar avseende uppdraget till kommunen Lagar och regelverk Distributören skall utföra uppdrag enligt detta avtal fackmannamässigt och med omsorg. Distributören skall vid utförande av uppdrag enligt detta avtal följa alla lagar, förordningar och föreskrifter och allmänna råd som utfärdats av statliga och kommunala myndigheter och verk samt kommunens egna föreskrifter och riktlinjer som från tid till annan är tillämpliga på uppdraget eller som på annat sätt berör distributören vid utförande av uppdraget. Utskrivet: :28 Sida 18 av 26

19 6.26. Reklam Distributören får ej använda kommunens namn eller varumärke i syfte att marknadsföra sig själv utan kommunens skriftliga medgivande Otillbörlig påverkan Distributören får ej utöva någon form av otillbörlig påverkan på kommunens personal Underleverantör Under förutsättning att kommunen i förhand givit sitt skriftliga godkännande får distributören anlita underleverantör för att genomföra delar av uppdraget. Kommunen skall i varje enskilt fall och i alla led godkänna eventuella underleverantörer. Dessa underleverantörer omfattas av samma krav och villkor som distributören. Om underleverantör anlitas svarar distributören alltid gentemot kommunen för underleverantören som för distributörens egen del enligt detta avtal. Distributören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut sådan underleverantör som kommunen anser saknar erforderlig kompetens, som anses vara jävig eller av andra skäl bedöms olämplig för uppdraget. Åtgärden skall alltid föregås av överläggning mellan parterna. Byte av underleverantör berättigar inte distributören till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor Distributörens personal Distributören ansvarar för att erforderlig kompetens och kapacitet finns hos distributören under hela avtalsperioden avseende samtliga de tjänster som omfattas av detta avtal. Förlust av enskild person får inte medföra att leverantörens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. Distributörens personal skall på ett tydligt sätt verifiera vilket företag den kommer ifrån. Distributörens personal skall bära väl synlig namnskylt med foto. Distributörens personal skall använda kläder med firmanamn som styrker vilket företag de företräder. Distributören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut personal som kommunen anser saknar erforderlig kompetens, som anses vara jäviga eller med vilken kommunen anser sig ha samarbetssvårigheter. Förare Samtliga förare skall ha en sådan hälsostatus att denne är bedömd lämplig att köra i yrkesmässig trafik. Kommunen äger rätt att begära att distributören låter förare genomgå hälsokontroll för att säkerställa lämpligheten som förare. Förare över 65 år skall genomgå läkarundersökning avseende förlängning av körkort för högre behörighet en gång per år. Samtliga förare som utför transporter för kommunens räkning skall vara utbildade i sparsam körning vid driftstart. Samtliga tillkommande förare skall erhålla motsvarande utbildning. Dokumentation skall inlämnas till kommunen före driftstart. Om förare vid minst tre dokumenterade tillfällen har brustit i utförandet av uppdraget på ett sådant sätt köruppdraget inte har utförts i enlighet med vad som anges i detta avtal, skall kommunen ha möjlighet att begära att föraren avstängs från samtliga köruppdrag som utförs för kommunens räkning. Distributören svarar ensam för de arbetsrättsliga Utskrivet: :28 Sida 19 av 26

20 konsekvenserna av att en förare avstängs från uppdraget Tystnadsplikt Distributören är skyldig att informera alla berörda om offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser och tillse att tystnadsplikten efterlevs. Distributören och den personal som utför uppdrag enligt detta avtal åt kommunen, skall följa hos kommunen gällande säkerhets- och sekretessföreskrifter. Distributören förbinder sig att se till att: varken skriftligen, muntligen eller på annat sätt röja eller utnyttja hos kommunen förekommande sekretessbelagd uppgift med sin personal träffa avtal om samma tystnadsplikt med hänsyn till uppgifternas art vidta alla rimliga åtgärder för att förhindra att handlingar, datamedier och annat material, som kan innehålla uppgifter av det slag som nämnts ovan sprids eller kommer på avvägar Arbetsmiljöansvar Distributören ansvarar för arbetsmiljön enligt arbetsmiljölagen. Distributören skall ha metoder för att upprätthålla en god arbetsmiljö och kontinuerligt utveckla denna. Samtliga arbetsskador och tillbud skall dokumenteras på ett sådant sätt att erfarenheter kan återföras till verksamheten Uppbyggnadsfas inför driftstart samt implementering Kommunen skall inom ramen för kraven i kravspecifikationen ha möjlighet att lämna synpunkter och förslag samt i övrigt kunna föreslå förändringar som ur kommunens synvinkel innebär förbättringar. Kommunen skall verka för att distributionslösningen skall uppfattas som rationell, miljöeffektiv och trafiksäker. Implementering Distributören skall senast 3 månader före driftstart presentera plan för överlåtande och övertagande. Distributören skall senast 1 månad före driftstart visa erforderliga tillstånd för uppdraget. Kommunen är skyldig att se till att nyckelpersoner finns tillgängliga i tillräcklig omfattning för uppdragets utförande. Distributören skall vid driftstart redovisa aktuella fordons registreringsnummer, bränsletyp samt bränsleförbrukning vid blandad körning/10 km. Handlingsplan för extraordinära händelser presenteras och godkännas av kommunen senast 1 månad innan driftstart Utveckling Under avtalsperioden skall distributören tillsammans med kommunen successivt fortsätta utvecklingen med nya godsflöden, förbättrad trafiksäkerhet och optimala lösningar för miljö och ekonomi. Kompetens inom logistikområdet i kombination med flexibilitet och samarbetsförmåga kommer därför att vara en förutsättning för uppdraget. Elektronisk handel Distributören skall aktivt medverka till kommunens fortsatta införande/utveckling av elektronisk handel. Utskrivet: :28 Sida 20 av 26

21 6.34. Nya varuområden När nya varuområden/varuleverantörer införlivas i varudistributionen skall distributören medverka vid uppstartsmöten tillsammans med kommunen och aktuell varuleverantör. Varuområden som ingår i respektive varuleverans kan förändras under avtalsperioden. Kommunen beslutar om förändringen i samråd med distributören Information Parterna är skyldiga att fortlöpande via respektive kontaktperson informera varandra om förhållanden i sina respektive verksamheter som kan vara av betydelse för motparten. Informationsskyldigheten innebär bland annat att parterna ska hålla varandra underrättade om aktuella adresser, telefonnummer, e-postadresser samt ev namnbyten. För fullgörande av detta avtal behöver kommunen endast försöka nå distributören på den adress, telefon- och faxnummer samt e-postadress som angivits i detta avtal eller på de ändrade adresser kommunen fått del av Statistik Kommunen behöver statistik för att fördela kostnaderna internt samt för att redovisa miljövinsterna. Statistik lämnas utan anmodan till kommunens kontaktperson senast 5 arbetsdagar efter varje månadsskifte. Statistik för in- och utleveranser samt miljöredovisning skall lämnas i månadsvis i Excelformat. Statistik och miljöredovisning lämnas för senaste månaden samt ackumulerad för innevarande år. Inleveranser - Datum - Åkeriets namn - Varuleverantörs namn - GLN-koder - Antal kolli - Antal kilo Utleveranser - Datum - Flöde - GLN-kod - Enhetens namn - Förvaltning/bolag - Varuleverantörens namn - Antal kolli - Antal kilo - Namn på tilläggstjänst (inbärning, mattbyte, returer, akutleverans? extra leverans? är ej tilläggstj) - Kostnad Miljöredovisning - Datum - Fordon (enligt redovisning inför avtalsstart) - Rutt Utskrivet: :28 Sida 21 av 26

22 - Km - CO2-utsläpp Avvikelser Statistik för avvikelser skall lämnas varje halvårsskifte i Excelformat. Statistik för avvikelser lämnas för senaste halvåret samt ackumulerad för innevarande år. Följande uppgifter lämnas: - Leveranser som ej kunnat genomföras, datum och GLN-kod - Felaktiga leveranser orsakade av varuleverantörerna, datum samt leverantörernas namn - Felaktiga leveranser orsakade av distributören, datum samt GLN-kod - Övriga avvikelser, datum samt avvikelsens art Uppföljning Distributören och kommunen skall minst en gång per kvartal träffas för uppföljning av kvaliteten vid planerings- och uppföljningsmöte. Kommunen är sammankallande. Uppföljningsmötena skall protokollföras. Distributören skall följa upp att tjänsten utförs i enlighet med uppställda krav och förutsättningar. Kontroll- och uppföljningsarbetet skall bedrivas på ett sådant sätt att avvikelser från avtalade villkor och krav inte uppstår. Kommunen skall äga rätt att kontrollera och följa upp avtalad verksamhet. Kommun skall, tillsammans med företrädare för leverantören, äga tillträde till de lokaler där verksamheten bedrivs samt få tillgång till sådana uppgifter om verksamheten som kommunen anser vara erforderliga. Åtgärder och påföljder vid brister Brister som framkommer vid uppföljningar eller som i övrigt framkommit på annat sätt skall åtgärdas inom en av parterna överenskommen tidsrymd. Distributören skall skriftligt redovisa sina åtgärder till kommunen. Av den skriftliga redovisningen skall tydligt framgå på vilket sätt och inom vilken tidsrymd påtalade brister åtgärdats. Parterna kan kalla till samråd om så krävs för att åtgärda brister Back-up av it-system Daglig back-up av samtlig dokumentation gällande uppdraget skall ske Rationaliseringar och effektiviseringar Under utförandet av åtagande skall distributören aktivt sträva efter att utveckla detta i syfte att uppnå effektiviseringar och kvalitetsutveckling. När distributören under avtalstiden finner att åtagandet kan utföras effektivare skall distributören kontakta kommunen för att tillsammans med kommunen fastställa de konsekvenser som effektiviseringen innebär samt klarlägga de effekter som dessa innebär för avtalade priser och villkor. Uppnådda och påvisbara effektiveringsvinster, miljövinster och eventuella kostnader för förändringar kan ligga till grund för en förhandling parterna emellan Nyttjande och äganderätt Nyttjande- och äganderätt till samtliga i uppdraget upprättade handlingar, datafiler etc. skall tillhöra kommunen. Vid avslutat uppdrag skall samtliga originaldokument samt Utskrivet: :28 Sida 22 av 26