Hur länge har Mithlond haft Höstgillen och vilka teman har vi haft?... 7

Transkript

1

2 Innehållsförteckning: Förord... 5 Mithlonds Feststruktur... 6 Vilka fester har vi i Mithlond?... 6 Hur länge har Mithlond haft Höstgillen och vilka teman har vi haft?... 7 Hur en fest bör planeras i grova drag:... 8 Innan festen... 8 Ansökan till rådet och vad den skall innehålla?... 8 Tema... 8 Rekrytering... 9 Inbjudan... 9 Lokal...10 Möten...11 Intern information...11 Ansvarsposter...12 Tidsplanering...12 Under festen...13 Efter festen...14 Städning...14 Ekonomi...14 Uppföljningsmöte...15 Ansvarsområden Beskrivning...16 Generellt...17 Huvudansvarig inkl. vice huvudansvarig...18 Ekonomiansvarig...20 Köksansvarig...21 Serveringsansvarig

3 Transportansvarig...24 Dekoransvarig...26 Ceremoniansvarig...27 Baransvarig...28 Dansansvarig...29 Underhållning / aktiviteter...30 Diskansvarig...31 Städansvarig...32 Bordsplacerare...33 Informationsansvarig...34 Husmor...35 Lokalansvarig...36 Kvartermästare...37 Temaansvarig...38 Skådespelsansvarig...39 Toastmaster...40 Dryckespaketetsansvarig...41 Tips och handledningar...42 Budget...42 Bankettplaneringen...43 Barplanering...44 Checklista - Detta måste vara med till festen...44 Sortimentet...44 Mängdberäkning...44 Inköp...45 Dokumentation...45 Prissättningsmall

4 Väl på plats bör saker göras i följande ordning...46 När baren öppnat...46 Gällande utfärdande och inlösande av barkort...47 Packlista...48 Hygien i köket...49 Del 1: Den Personliga hygienen...49 Del 2: Livsmedel...50 Lokalhemsidor och andra lokaltips...53 Dekortips...54 Mithlonds påbud vilka berör fester...56 Mallar

5 Förord Festfixarpärmen innehåller tämligen detaljerad information som främst lämpar sig för planering och genomförande av Mithlonds större fester, men den går givetvis också bra att använda som stöd till riksmöten eller andra arrangemang i Mithlond. Hur använder man festpärmen på lämpligt sätt? Den är i första hand riktad till nybörjar-arrangörer. Det är en hel massa saker man måste tänka på när man arrangerar en större fest eller bankett i och för Mithlond. Man kanske är bra på vissa områden, men lite sämre på andra, då kan man ta hjälp av pärmen. Men även mer erfarna arrangörer bör använda pärmen för att bli påminda om saker som är bra att komma ihåg. Viktigt att tänka på är att varje arrangör själv väljer hur mycket denne utnyttjar innehållet i pärmen. Eftersom pärmen är avsedd att vara en handbok för alla situationer innehåller den oerhört mycket information. Låt inte pärmen överväldiga dig utan välj ut de delar som passar just din fest. Ett litet riksmöte behöver med största sannolikhet inte någon skådespelsansvarig men det är fortfarande viktigt att ekonomin fungerar så var inte rädd för att använda pärmen som en uppslagsbok. Pärmen är en samling tips och råd och du kanske har andra, bättre sätt att göra saker på! Påpeka gärna dessa förbättringar så att vi kan justera pärmen. 5

6 Mithlonds Feststruktur Vilka fester har vi i Mithlond? De namngivna festerna är lite större evenemang där rådet letar fram ansvariga. Hela Mithlond är välkommet på dessa fester. Riksmöten är föreningens månadsmöten som anordnas av gillen eller andra grupperingar av medlemmar där arrangörerna utses av gillesmästartinget. Alla i Mithlond är välkomna men festligheten är i regel av en friare och enklare karaktär. Riksmöten skall utlysas minst två veckor innan och skall helst placeras andra helgen i månaden. (se kapitel Tips och handledningar om gällande påbud) Det utgårda året börjar med att vi firar Tolkiens Födelsedag den 3 januari. Därefter följer: Februari: Riksmöte Vartannat år anordnas orgien i Mithlond då detta är en fest som gillet MMM delar med Morgothgillet i Forodrim och då kan den ta plats som denna månads riksmöte. Mars: Det Midgårda nyåret firas. (Vanligtvis runt den 17 mars) April & maj = riksmöten Juni = Riksmöte. En nygammal tradition är att vi arrangerar Ljusefesten i juni vilket är alvernas traditionella sommarfest vilken i början var belägen på midsommardagen. Juli, augusti & september = riksmöten Oktober: Den första helgen där lördagen ligger i oktober anordnas Mithlonds Höstgille vilket är den största fest vi anordnar. Alla tolkiensällskap i hela norden bjuds in och festen startar i regel på fredag eftermiddag och fortsätter till söndag förmiddag. November & december = Riksmöten 6

7 Hur länge har Mithlond haft Höstgillen och vilka teman har vi haft? Mithlond har arrangerat Höstgillet sedan 1990 och nedan följer en lista på vilka teman vi har haft och vart vi har varit. De första fyra-fem Höstgillena var temalöst. Vi var i Mithlond och gladdes åt varandras sällskap. I. Inget tema - Chalmers Sportstuga II. Samma som ovan - Chalmers Sportstuga III. Samma som ovan - Chalmers Sportstuga IV. Samma som ovan - Bockaberg V. Tema osäkert (Alvernas sista resa?) Tölögården i Kungsbacka VI. Numenor (under vattnet och folie i taket) - Bockaberg VII. Mithlond (Första Höstgillet som egen förening) - Fjärås Bygdegård VIII. Fylke - Skatås IX. Ensamma Berget Dvärgar & Drakar - Teaterladan i Mölndal X. Jubel (Temalöst, Mithlondtema) - Varbergs Fästning XI. Helcaraxë - Gråbo XII. Lorien - Koitjärve XIII. Rohan (Lajv) lokal osäkert XIV. Minas Tirith (Gondor) Koitjärve (Arr: Cirieth, Vice: Raniel, Gil-galad & Baranor) XV. Angmar (Segerfest hos Angmars konung) Koitjärve (Arr: Thengwyn) XVI. Harad (Traditionell hösthögtid) Koitjärve (Arr: Yelinwe, Vice: Erion) XVII. Mörkmården the musical - Fjärås Bygdegård (Arr: Erion, Vice: Arthalion) XVIII. Det dekadenta Numenor - Fjärås Bygdegård (Arr: Tar-Palantir, Vice: Erion) XIX. Rohan Fjärås Bygdegård (Arr: Thengwyn med hushåll) XX. Jubel: Resa genom Beleriand Kvibergs kantin (Arr: Ar-Pharazon, Fimbrethil, Uinen, Grendel och Arthalion) 7

8 Hur en fest bör planeras i grova drag: Innan festen Ansökan till rådet och vad den skall innehålla? Vilken fest ansökan avser med kort beskrivning om varför just du är lämplig som arrangör. Huvudansvarig/ansvariga Eventuella medhjälpare Tema Gärna även ett budgetförslag Annan tillgänglig information. Planerat datum, ceremonier, bar, mat osv. Ansökan (för Tolkiens födelsedag eller Nyår) skickas till Gr@mithlond.se eller lämnas till lämplig medlem i rådet. För riksmöten ansvarar gillesmästartinget och den ansökan skickas lämpligen till tm@mithlond.se. Ofta diskuterar och beslutar gillesmästartinget ett helt års riksmöten i taget på ett tingsmöte. När det gäller Höstgillet så brukar ansökan ske lite annorlunda. Då hela föreningen är med och arrangerar festligheterna, så brukar hela föreningen ges möjlighet att påverka valet av tema. Detta sker normalt sett via ett HG-uppstartsmöte som helst skall ske under hösten/förvintern året innan det höstgille som berörs. På detta möte bestäms sedan tema och vanligen även en huvudansvarige (båda dessa skall sedan godkännas av grå rådet). Tema Det är rekommenderat att ha ett tema på festen du ska ordna. Det är ett bra sätt att knyta ihop alla festens delar. Temat kan vara på den nivå du som huvudansvarig väljer att ha det, tydligt genomgående i allt eller bara i valda delar av festen. Är det en av de större festerna kan det vara lämpligt att inkludera fler personer i temaarbetet. Oftast är exempelvis höstgillena väldigt temastyrda. Att tänka på vid val av tema: Vad finns det för information om platsen/händelsen du/ni valt? Hur går detta att använda som röd tråd i dekor, mat, underhållning m.m.? Är temat något alla känner till eller behöver det förklaras? Och i så fall hur? Gestaltas med en pjäs? Sång och musik? Dekorationer? Högläsning? Behöver något förklaras i Mithlonds medlemstidning Elostirion innan festen? 8

9 Se gärna tidigare använda Höstgillesteman för att undvika upprepningar på de stora festerna. Tänk också på att Mithlond har ett påbud som säger att temat på Höstgillet och Nyår skall vara av midgårda karaktär. Tema på övriga riksmöten skall vara av midgårda eller mithlonda karaktär, men dispens kan ges av rådet. Rekrytering Det är viktigt att du som huvudansvarig ger de övriga som skall hjälpa till att producera festen tillräckligt med tid för att kunna göra ett bra jobb. Tänk också på att du som huvudansvarig kanske bara rekryterar och delar ut de större ansvarsområdena och att det senare är upp till dessa personer att hitta medhjälpare för att genomföra sina respektive ansvarsområden. Därför föreslår vi att du om möjligt, 3-6 månader innan en mindre fest och 8-12 månader innan ett höstgille skickar ut en rekryteringsförfrågan för att fylla de vakanta ansvarsområdena. När denna går ut kan det vara bra om du redan kan svara på övergripande frågor om t.ex. tema, bankettstorlek, budget m.m. Inbjudan Det är lämpligt att den första annonsen/inbjudan går ut senast 5 månader innan höstgillet (2 månader före mindre fester), många behöver god tid på sig att planera. Enligt beslut från Grå rådet skall inbjudan till riksmöte vara inbyggarna tillhanda senast två veckor innan träffen och en månad innan en större fest. Den allra första annonsen behöver egentligen bara vara en blänkare med datum, tema och arrangörsteam. En större annons, även den i god tid innan festen, bör innehålla: Datum Tid Plats Kostnad (PG , Göteborgs tolkiensällskap Mithlond) Sista betalningsdag tillika anmälningsdag samt sista avanmälningsdatum. * Tema Denna information samt följande bör publiceras som absolut senast i den sista inbjudan som kommer ut innan festen. Vägbeskrivning (både för bilister och folk som åker kommunalt) 9

10 Vad som skall tas med för personligt bruk, t.ex. bägare, kläder för utomhusbruk med mera. Toastmaster, samt när denne vill ha in tal (se även toastmaster) Om det finns en sluttid på festen, då gästerna ska vara utrymda. Gärna ett telefonnummer till en ansvarig person. *Sista betalningsdag bör placeras inte mindre än två veckor innan en större fest och inte mindre än en vecka före en mindre fest eller ett riksmöte. Sista betaldag och sista avanmälningsdag kan med fördel vara samma dag. Om man som ansvarig arrangör finner det störande att gäster anländer allt för tidigt kan man be gästerna att inte komma till festlokalen före angiven tid och istället avsätta tid för gästerna att byta om och socialisera innan festen startar. Information till andra sällskap går lämpligen via mithlonds utrikeskansler. Om inte annat är det lättast att hitta uppdaterad kontaktinformation till de övriga sällskapen den vägen. Lokal Lokalen är av tradition en av de enskilt största budgetposterna på en fest och det kan vara svårt att hitta en lokal som uppfyller alla behov som festen sätter på den. Därför är det lämpligt att leta lokal i god tid före en fest och var öppen för att du kan behöva titta på flera lokaler. Det är också väsentligt att du bokar lokalen i god tid så att ingen annan hyr den då vi behöver den. När ni letar efter festlokal är det viktigt att först bestämma vilka krav festen har och vad lokalen/lokaluthyraren har för krav och restrektioner. Storlek (hur många personer behöver få plats) Pris (Vad tillåter budget) Kök (Skall mat serveras? Undersök så att köket håller behövd standard) Utrustning (bord, stolar, köksutrustning, städartiklar, ljudanläggning m.m.) Tider (Vilken start och/eller sluttid måste beaktas.) Bar (Har lokalen några alkoholrestriktioner eller liknande ni måste ta hänsyn till?) Toaletter/tvätt (Hur många finns? Fungerar de? Finns dusch?) Ombyten/sovutrymmen (Finns det extra utrymmen för dessa ändamål om de behövs? FÅR man sova i lokalen?) Parkeringar/kollektivtrafik 10

11 Speciella behov (Är lokalen handikappanpassad? Finns utrymme för småbarnsföräldrars behov?) Säkerhet (Brand, El, Medicinsk säkerhet. Kontrollera utrustning samt nödtelefonnummer och utrymningsplan. Konsultera Mithlonds Väbel vid behov.) Dekor (Får man behandla väggarna hur man vill? Finns stege? Lokalritning?) Tänkvärt Se till att kontakten med uthyrare sker med professionell eftertanke och att alla ekonomiska åtagande sköts så att vi även i framtiden har möjlighet att hyra lokalen. Boka träff för överlämnande av nyckel både före och efter festtillfället. Notera gärna eventuella affärer i närheten för sista minuten behov och undersök också vart man kan vända sig om fel uppstår i lokalen. Var uppmärksam på vägen dit och anteckna gärna riktmärken med mera för att enklare kunna göra en vägbeskrivning i efterhand Möten Underskatta aldrig Mithlonditers behov av att träffas. Ni kan behöva både publika möten för att få tips och idéer samt möjligheten att värva arbetskraft etc. men också slutna möten för att diskutera en eller flera specifika punkter med berörda parter. Erfarenheten säger att det kan vara svårt att samordna sådana träffar så att alla kan komma. Ge därför samtliga deltagare god tid och gör er planeringskalender mer överskådlig genom att planera in möten i så god tid som möjligt. Intern information Man kan inte planera en fest enbart genom möten. Det stora arbetet sker i mindre grupper. Se därför till att tidigt skapa tydliga och fungerande informationsvägar. Till hjälp finns bland annat en hel del E- postlistor som är avsedda för detta ändamål exempelvis festplanering@mithlond.se och hg@mithlond.se. Var dessutom tydlig med vilken information som måste förmedlas mellan grupperna och vem som skall fungera som nav för spridning (vanligtvis huvudansvarige och/eller 11

12 temaansvarige). Det finns även en lista som heter som med fördel kan användas för att få ordning på anmälningarna som kommer in. Ansvarsposter De flesta av våra fester är tillräckligt omfattande för att arbetet skall behöva delas in i mindre portioner. När ni planerar festen är det därför viktigt att ni avgör vilka ansvarsposter ni behöver fylla för att kunna genomföra alla delar av festen och därefter fyller dessa platser med arbetskraft. Under förberedelsetiden inför festen är det också viktigt att stödja och följa upp de som tagit på sig ett ansvarsområde för att kunna hantera eventuella problem som kan uppstå. Tidsplanering De flesta inblandade i produktionen av en fest finner frid och ordning i att ett körschema skapas och publiceras. Du som huvudarrangör har därför som uppgift att ta reda på eller bestämma när alla delar av en fest skall falla på plats och därefter göra ett schema som de ansvariga för olika områden kan följa. Detta gör också att du som ansvarig kan se om det finns hålrum eller överlappningar i planeringen som du kan justera. Det är också viktigt att hålla koll på vem som gör vad under festen så att en person inte dubbelbokas vilket gärna inträffar i det välvilliga Mithlond. Vi föreslår därför att du inför festen begär in uppgifter från de områdesansvariga gällande vilka som arbetar med det området och under vilka tider personerna behövs. Vid behov skapar du ett personalschema för distribution samt avstyr eventuella personalproblem. 12

13 Under festen Vem gör vad uppföljning Finns schemat tydligt placerat så alla kan se det? Var skall alla saker få plats? Finns det en uppdaterad gästlista? Vem tar hand om gästerna när de anländer? Är alla inköp gjorda? Har någon områdesansvarig blivit sjuk? Annat viktigt att tänka på. (säkerhet, övergripande ansvar, akutnummer osv) Det här är en sektion som främst är till för att påminna om vikten av att dubbelkolla allt på plats. Ingen mängd planering kan plocka bort alla oförutsedda händelser. Det kan till exempel vara lämpligt att kontrollera så att alla vet vart de skall vara och när de skall vara där. Finns det personalscheman och andra tidsplaneringsverktyg tillgängliga bör dessa placeras så att berörda har tillgång till denna information. Finns det utsedda ansvariga för prylar, gästrelationer osv? om inte behöver du som huvudansvarig förvissa dig om att alla saker är på plats och att de har någonstans att ta vägen. Kontrollera att alla gäster hittar fram och får någonstans att placera sina saker på eller når sin utsedda sovplats om det är en sådan fest. Dubbelkolla också alla ansvarsområden. Är det någonting som saknas? Har du/ansvarig kontroll på säkerheten, dekoren, akutnummer, transport osv. 13

14 Efter festen Städning Det kanske är uppenbart vad vi menar med den här punkten men vi anser det vara en oerhört viktig punkt i festarbetet. Här vill vi dessutom lägga in andra delar som t.ex. inventering. Ju större fest desto fler deltagare brukar stanna kvar och städa men det är fortfarande oerhört viktigt att du som ansvarig för festen ser till att begära städhjälp. Tänk då på att du måste tala om när och hur det skall städas. På höstgillet sover städhjälpen oftast över och du som huvudansvarig har delegerat ansvaret för slutstädningen till en städansvarig. Där behöver du mest vara med och hjälpa till och kanske se till att allt ställs i ordning som det var när ni kom. Men på de mindre festerna städas det antingen när de flesta festdeltagarna gått hem eller kanske till och med dagen efter då städpatrullen måste ta sig tillbaka till lokalen för att städa och göra i ordning. Då är det oerhört viktigt för dig som ansvarig att veta att det kommer folk som hjälper dig. De flesta lokaler har ett eget städschema som är viktigt att vi i Mithlond följer eftersom det ofta innebär en straffavgift att inte städa enligt föreskrivet. Det är också här vi skall framhäva hur viktigt det är att inventera både lokalens prylar och Mithlonds prylar. Saknas någonting i lokalen innebär det en extrakostnad för föreningen och givetvis innebär det samma sak om Mithlonds prylar försvinner. Ekonomi Viktigt att tänka på i den ekonomiska uppföljningen Spara och samla in kvitton Samarbeta med skattmästaren och lämna in alla kvitton snarast Räkna ihop och jämför med budget På höstgillet finns det i regel ett ansvarsområde som berör ekonomin. I regel väljs skattmästaren som ekonomiskt ansvarig för vår största fest men på de lite mindre festerna är det i regel du som huvudansvarig som bär det huvudsakliga ekonomiska ansvaret. För att du skall känna dig säker med ditt ansvar är det extra viktigt att du skapar en budget inför festen och följer upp den med jämna mellanrum. Behöver du ett förskott kan du alltid prata med skattmästaren. 14

15 Uppföljningsmöte De flesta fester i Mithlond är så små att ett uppföljningsmöte många gånger kan bytas ut mot e- postkonversation för att sammanställa alla delar men för de större festerna och då speciellt Höstgillet är ett uppföljningsmöte mycket viktigt. Tänk på att föra protokoll på mötet och att överlämna protokollet till arkivarien för lagring. På detta sätt kan vi utveckla festerna och utnyttja de erfarenheter vi samlar på oss med åren. Tänkvärt Bjud in i god tid. Bjud gärna in fler än de som var med och arbetade med festen. För protokoll Följ en förutbestämd dagordning Arkivera protokollet Försök belysa både positiva & negativa delar av festen. Förslag på dagordning I den Mithlonda historien har endast Höstgillet haft protokollförda uppföljningsmöten och av de protokoll vi kunnat leta fram kan man utläsa att nedanstående dagordning är en god grund. En fullständig utvärdering av ett höstgille kan ta väldigt lång tid. Det kan därför vara bra att fundera ordentligt på upplägget och se till att alla begränsar sig. 1. Mötets öppnande 2. Val av mötesordförande 3. Val av mötessekreterare 4. Bästa med festen? En snabb kommentar per person. 5. Sämsta med festen? En snabb kommentar per person. 6. Genomgång av ansvarsområdena. Varje ansvarig redogör kort och övriga får kommentera vid behov. 7. Ekonomi. Även om det finns ett ansvarsområde för detta så är det viktigt att poängtera hur viktig ekonomin är. 8. Övriga frågor. 9. Mötets avslutande. 15

16 Ansvarsområden Beskrivning Det här avsnittet är till både för dig som arrangerar festen men också för dig som arbetar med ett specifikt område. Du som huvudansvarig kan med fördel använda det som en checklista för att se till så att du inte glömmer någonting. Var medveten om att du själv måste avgöra vilka områden som är lämpliga för just din fest. Du som innehar ett ansvarsområde eller som funderar på att ta på dig ett ansvarsområde kan få värdefull hjälp i ditt arbete men även du måste anpassa texten så att den passar dig eftersom den är allmän i sin utformning och alla delar kanske inte passar in på just den här festen eller på det just du skall göra. Här följer en lista på de ansvarsområden som använts på olika höstgillen. På mindre fester finns naturligtvis inte behov av alla dessa roller, och även på vissa höstgillen finns kanske inte detta behov. Huvudansvarig och eventuellt en vice Ekonomiansvarig Köksansvarig Kvällsmat Frukost Lunch Bankett Fika Servering Transportansvarig Dekoransvarig Ceremoniansvarig Baransvarig Dansansvarig Underhållning/Aktiviteter Disk Städ Bordsplacerare Informationsansvarig Husmor Lokalansvarig Kvartersmästare Temaansvarig Skådespelsansvarig (Kan utmärkt kombineras med Temaansvar) Toastmaster Vinpaketsansvarig 16

17 Generellt Oavsett vilket område du ansvarar för så finns det några saker att tänka på, nämligen: Finns det en beredskapsplan för om du, eller någon i din grupp är sjuk? Under arbetet, håll konstant kontakt med huvudansvarige och flagga tidigt om problem uppstår som ni inte kan lösa, eller behöver hjälp att lösa. Om du har budgetansvar: Färdigställ det ekonomiska underlaget inkl. eventuella körjournaler (glöm inte namn och utbetalningssätt) för redovisning. Det finns malla i slutet av detta dokument som med fördel kan användas. 17

18 Huvudansvarig inkl. vice huvudansvarig Som titeln avslöjar är den huvudansvarige projektledare för festligheten och det kan vara viktigt för dig som huvudansvarig att tänka i just de termerna. På små fester tar ofta den huvudansvariga ett större ansvar för verksamheten då det tenderar att vara ganska få personer inblandade i skapandet av festen men vid större fester är du som huvudansvarig tvungen att ta en mer administrativ roll. Tänk på att du är administrativt ansvarig för arbetet inför festen. Detta betyder att du skall organisera, strukturera och stödja. Det är inte din uppgift att detaljstyra alla områden. Du behöver sätta upp en lista på vilka ansvarsområden du behöver tillsätta och sedan tillsätta dessa. Tänk dock på att detta bara är en form av delegering. Även om du utser en ansvarig för en del, är det i slutändan ändå du som ansvarar för festen. I samråd med skattmästaren skall du och/eller ekonomiansvarig sätta upp en budget för festen som sedan skall följas. För stora fester som t.ex. höstgillet behöver budgeten inkludera de olika ansvarsområdenas enskilda budgetposter (Se kapitel Tips och handledningar för råd kring budget). Det är ditt ansvar att se till att en lokal hittas för festen och blir bokad. Det är upp till dig att se till att de olika ansvarsområdena kommunicerar. Allt ifrån regelbundna möten för alla eller bara ansvariga till om du väljer att använda telefon och e-post kan fungera. Var öppen för flera lösningar. Det kan vara bra att ha kontinuerlig uppföljning med de områdesansvariga. På så sätt kan du bekräfta att de har arbetat framåt enligt plan och ge mer stöd åt de som behöver det. I god tid innan festen bör du ta kontakt med Rådet, CM och ordensmästarna för att kontrollera deras önskemål och behov. Ofta handlar det om placering av ceremoniblock, tid för detta, etc. Men det kan finnas annat. Passa då på att be om beredskapsplan om någon inte kommer närvara på festen (vare sig det är planerat eller ej). Om du planerar att festen skall innehålla ceremonier är det viktigt att kontakta CM i god tid före och stämma av. Det är du som är ansvarig för att rätt information om festen kommer ut till gästerna. Det betyder att det är du som skall se till att informationsansvarig får den information som behövs. Detta inkluderar en påminnelse om att skicka inbjudan till övriga föreningar i Norden. Du har ett personalansvar som gör att du måste sätta upp ett schema för personalen på festen så att ingen person blir dubbelbokad och för att du skall kunna kontrollera så att ingen riskerar att bli utsliten. Du är också tvungen att skapa ett flödesschema för festlighetens aktiviteter så att du och övriga inblandade får en överblick över när, var och hur allt skall ske. När festen väl börjar är du den alla kommer att se som nav i organisationen. Oavsett hur detaljerade schema som skapats kommer många händelser vänta på din startsignal. Det kommer också uppstå ett flertal frågetecken som måste lösas direkt. Det är därför viktigt att du är tillgänglig i så stor omfattning som möjligt. Om du, på grund av aktiviteter eller liknande, 18

19 kommer vara upptagen under en period, se till att du har en vice huvudansvarig som tar över ditt huvudansvar under denna tid. Det är också ditt ansvar att se till att det sker en uppföljning av festligheten efteråt. När det gäller höstgillet tar ibland grå rådet på sig detta ansvar, men inte alltid. Man kan aldrig delegera bort huvudansvaret vilket innebär att du är ytterst ansvarig för alla delar av festen. Var noggrann så att inga delar glöms bort. 19

20 Ekonomiansvarig Det här ansvarsområdet sköts tillsammans med mithlonds skattmästare då de flesta in- och utbetalningar inför, under och efter en fest sker från mithlonds postgiro eller handkassa efter beslut där om från skattmästaren. Kan skattmästaren inte närvara under festen måste det i samråd med skattmästaren beslutas vem som är ansvarig för eventuell kontanthantering under festen. Skapa en budget för festen i samråd med andra ansvariga och övervaka att denna efterföljs. Driva in anmälningsavgifter för deltagare (anmälda) Flagga för huvudansvarige (i god tid) om det verkar som budgeten inte kommer hålla Tillsammans med huvudansvarige skapa en ekonomisk uppföljning efter festen. Tänk på att vara noggrann med redovisningsunderlag (kvitton, fakturor osv.). Samla in allt underlag från samtliga som haft utgifter för festen och redovisa dessa i enlighet med de föreskrifter skattmästaren förordar. Begär vid behov förskott i enlighet med budget i god tid. Hanterar du kontanter är det viktigt att dessa förvaras på ett säkert sätt. Mithlond äger låsbara kassaskrin som kan användas vid behov. Det är tillåtet för ansvariga på festen, som har utgifter, att få ut pengar i förskott, så att de inte skall behöva ligga ute med pengar. Det är då ditt ansvar att förmedla detta, samt följa upp att kvitton (och eventuellt överblivna pengar) kommer in till Mithlond. (se kapitlet Tips och handledningar om gällande påbud) 20

21 Köksansvarig När du tar på dig att ansvara för ett kök i Mithlond oavsett vilken typ av aktivitet det gäller så finns det ett antal saker du behöver tänka på. Du behöver först få ett uppdrag från huvudansvarig och en budget så att du kan börja planera din meny. Därefter behöver du se över personalbehovet och rekrytera den personal du bedömer att du kommer att behöva. Du behöver ta reda på vilka förutsättningar köket du kommer arbeta i, ger dig i form av utrustning och förvaring m.m. När det gäller Höstgillet har erfarenhet visat att banketten behöver två ansvariga, som båda har koll på hela menyn. Intern fördelning av dessa bör sedan vara att en är kökschef (styr matlagningen) och den andra är administratör (håller reda på allergier, rätter, uppläggning, etc.) Se till att du får en budget för ditt område från huvudansvarig/ekonomiansvarig och se till att denna efterlevs. Tänk på att budgeten kan revideras under tiden fram till festen om man ser att deltagarantalet blir annat än väntat. Skapa en meny för måltiden, där hänsyn (alternativ) har tagits till allergier, vegetarianer och andra matrestriktioner. Kolla gärna med temaansvarige i samband med detta, då det alltid är trevligt om även maten följer temat för festen. På ett tydligt sätt förmedla innehållet i maten och alternativ till gästerna, så att vi kan undvika att någon förgiftas. Om det kommer ske servering av din mat, så skall du samordna med serveringsansvarig och komma fram till vilken information som behöver förmedlas mellan er, samt fördelning av arbetsuppgifter mellan era båda grupper (Se kapitel Tips och handledningar för råd kring samordning med servering). Prata med toastmastern för att hjälpa denne att skapa ett körschema för banketten. Förmedla menyn till huvudansvarig, informationsansvarig och/eller vinpaketsansvarig i god tid före festen. Det kan vara bra att koordinera med diskansvarig så att du kan slippa avdela din surt förvärvade personal till att diska under matproduktionen. Bemanna köket med folk, och se till att dessa, i god tid innan festen, har koll på vad som skall lagas och hur detta går till (underskatta inte provlagningar). Förmedla till huvudansvarig vilka som ingår i din personalstyrka, samt tid du kommer att ta dessa i anspråk. Förbered gärna så mycket av maten som möjligt innan festen, då tiden under festligheterna är mycket begränsad. Vid behov, samordna med transportansvarige/klenodbevarare för att transportera ut maten till festlokalen, samt vad du behöver från förrådet. Led köksarbetet på plats. 21

22 Det är varje köks ansvar att se till att köket är städat när det lämnas, så att nästa gäng kan börja arbeta direkt då de anländer till köket. För mindre kök gäller ofta att städa serveringsyta/matsal efter att maten är avklarad. Samarbeta gärna med städansvarig på denna punkt. Följ säkerhetsföreskrifter och hygienbestämmelser för allas säkerhet. 22

23 Serveringsansvarig Denna roll finns inte på alla fester, men har en viktig roll på de fester där den finns. På höstgillet är det vanligtvis banketten som behöver servering, men det finns inget som säger att exempelvis fredagsmaten inte behöver detta också. Det är dock inte säkert att det blir samma person som ansvarar för båda serveringarna. Denna roll har sällan någon budget knuten till sig. Serveringstabarder och liknande brukar ingå i tema eller dekorbudget. Bland mithlonds klenoder finns serveringstabarder i olika färger så prata med klenodbevararen vid behov. Knyt folk till dig som vill arbeta med serveringen under festen. Förmedla din personal till huvudansvarig. Tiden för behovet är måltiden men räkna också med informationstid/genomgångar före servering samt avdukningstid efter måltiden. Samordna med köksansvarig och se till att komma överens om ett samarbetssätt mellan era uppdrag och hur information om allergier, etc. skall förmedlas mellan er. Se också till att få en meny, med information om antal serveringar och specialrätter (Se kapitel Tips och handledningar för råd kring samordning med köket). Prata med bordsplaceringsansvarig om att få en placeringslista i god tid innan. Denna lista kommer aldrig eller aldrig vara 100 % korrekt förrän festen börjat så planera för förändringar. Vid höstgillet och nyår kommer en ringbärare att utses som skall sitta vid högbordet. Då det är hemligt vem ringen delas ut till så vet du att åtminstone en person kommer att flyttas på men inte vem. Även dubbningar är hemliga i förväg och leder till omplaceringar. Skapa en serveringsplan för måltiden. Samla serveringsgänget en stund innan serveringen skall påbörjas och instruera om placeringskarta, info från köket, etc. Du leder serveringsarbetet på plats. 23

24 Transportansvarig Denna tjänst är ibland tudelad och då skiljer vi på person- och klenodtransport. Här kommer en beskrivning av båda områdena. Persontransport Du ansvarar för att samla in behov av persontransport och se till att dessa transporter utförs. Detta gäller i första hand gäster som behöver transporthjälp från närmaste hållplats för kollektivtrafik till festlokalen. Knyt folk till dig som vill sköta transporter under festen. Tänk på att man inte måste ha egen bil för att kunna transportera, det räcker med körkort (för transportansvarig behövs inte ens det även om det är att föredra). Ta emot anmälningar om transportbehov från gästerna Sammanställ ett transportschema som matchar upphämtningar med chaufförer. Tänk på att om det är långa transporter, så är det bra att se till att bilarna blir fulla vid varje resa och därför kan det vara bra att inte ge gästerna helt fria val vid ankomsttider. Meddela ditt personalbehov och tider till huvudansvarig. Det är ditt ansvar att på plats se till att körschemat efterföljs. Eventuellt betalar gästerna transporten till dig eller chaufförerna och då ansvarar du för att dessa pengar redovisas till ekonomiansvarig och/eller huvudansvarig. Du ansvarar också för att färdigställa körjournaler som underlag för den ekonomiska redovisningen. Klenodtransport Du ansvarar för att transportera de saker som behöver komma till festlokalen och tillbaka. Knyt folk till dig som kan hjälpa till vid förråd och festlokal innan festen börjar. Samla in transportbehov från alla ansvarsområden. Tänk på att det inte är säkert att alla prylar som skall ut kommer finnas i förrådet men tänk också på att det inte ingår i din uppgift att köra runt hela Mithlond och plocka upp prylar. Här krävs samordning och kommunikation (Se kapitel Tips och handledningar för utgångspunkt för packlista). Se till att boka lastbil/släp eller vad som nu behövs för att sköta transporten. Anlita de chaufförer som behövs för uppdraget. Se till att få en budget från huvudansvarige och håll dig till denna. Tänk på att budgeten kan revideras under tiden fram till festen om man ser att deltagarantalet blir annat än väntat. Samordna med klenodbevararen om status och plats på de klenoder som skall med från förrådet. Tänk på att ditt ansvar även inkluderar att få tillbaka klenoderna till förrådet efteråt. 24

25 Åk gärna till förrådet i förväg och tillsammans med kvartermästare, dekoransvarig och/eller klenodbevarare märk upp det som skall tas med. 25

26 Dekoransvarig Det är ditt ansvar att se till att rätt stämning infinner sig. Det hänger på dina axlar att folk som är på festen känner att de är i Midgård, och var i Midgård de är. Mycket av festupplevelsen hänger på dekoren. (se kapitel Tips och handledningar ) Se till att du får en budget för ditt område från huvudansvarige och se till att denna efterlevs. Tänk på budgeten kan revideras under tiden fram till festen om man ser att deltagarantalet blir annat än väntat. Planera och tillverka dekoren Dekorera/duka bankettborden Se till att du vet hur lokalen ser ut och vad som är tillåtet, får man exempelvis spika i väggarna? Måste något täckas över? Hur stort är utrymmet? Prata med Huvudansvarig och Temaansvarig om vad som är tanken med temat, var exakt utspelar sig festen? Finns det något som måste vara med i dekoren (ex något som spelar roll för eventuellt skådespel)? Planera med skådespelsansvarig, temaansvarig och serveringsansvarig om hur dekor skall placeras, hur borden kan stå, behövs rekvisita för skådespelen som ligger inom ditt område? Se till att knyta personal till dig, som kan jobba före och/eller på festen med dekorarbetet samt hjälpa till att ta ner den efter festen. Förmedla din personal, samt tid du kommer att ta dessa i anspråk, till huvudansvarig. Samordna med transportansvarig/klenodbevarare för att transportera dekor till festlokalen. Glöm inte att förmedla vad som behöver tas med från förrådet. Led arbetet på plats för att dekorera lokalen. 26

27 Ceremoniansvarig Det är din uppgift att Mithlonds ceremonier genomförs på de fester/rixmöten då sådant förekommer. Detta område har sällan någon budget så det åligger oftast dig att i god tid äska pengar om behovet skulle uppstå. Du har givetvis rätt till ersättning för utlägg men då måste det finnas med i budget. Ansvarig för Mithlonds ceremonier är ceremonimästaren (CM) som är utsedd av Mithlonds Grå Råd. Tala med huvudansvarig i god tid innan festen så att ni är överens om hur mycket tid och utrymme som kommer att tas i anspråk. Om ceremonimästaren själv inte kan vara med på festen så är denne själv ansvarig för att utse en härold eller biträdande ceremonimästare. Se till att Mithlonds ceremonier är uppdaterade och klara inför festen, samt att det finns manus för alla ceremonier. Stäm av med temaansvarig/skådespelsansvarige så det kommer fungera bra med temat och hör efter om det behövs någon ceremoniell övergång från normala festligheterna till Mithlonds ceremonier. Se till att manus finns tryckta för alla inblandade. Se till att i god tid rekrytera personal till ceremonierna. Även personer som inte har några repliker under ceremonierna (kuddedutta, svärdsbärare och bardoperatör m.fl.) behöver få veta vad som skall hända och vad de skall göra. Förmedla ditt personalbehov till huvudansvarig. Glöm inte att ta med rådet och ordensmästare. Tillsammans med festansvarige får ni bestämma när under dagen ceremonierna ska äga rum. Ceremonierna under ett höstgille eller nyår tar minst en timme, ofta en och en halv. Under mindre fester beror det på vad som ingår i ceremonin, hur många inresta gäster, etc. Samordna med transportansvarig/klenodbevarare för att transportera de saker som behövs för ceremonierna till festlokalen. Glöm inte att förmedla vad som behöver tas med från förrådet. Det är inte dumt att kontrollera att de uppladdningsbara batterierna till barden är fulladdade. Hör med lotsen om det är några intressenter som ska invigas. Under höstgillet så sker i regel endast invigningar av medlemmar från andra riken och då är det en kortare ceremoni under rådets ceremoniblock. Vid andra fester är det som en separat ceremoni. Det är du som leder ceremonierna på plats. Underskatta inte behovet av repetition. Övning ger färdighet så var ute i god tid och planera in flera övningstillfällen. 27

28 Baransvarig Du är ansvarig för baren under festligheten. Barens budget sköts av Mithlonds Munskänk i samråd med Skattmästaren. Det är också Munskänkens ansvar att fylla på baren med lämplig dryck inför varje fest, övervaka serveringen, godkänna barmenyn m.m. men flera av uppgifterna kan, efter överenskommelse, delegeras till dig. Planera barbehov som passar till festens karaktär (HG har ett annat/större utbud än exempelvis Nyår) Knyt personal till dig, som är villiga att arbeta i baren. Förmedla personal till huvudansvarige och få information om barens öppettider. Prata med dansansvarig, om sådan finns, gällande delning av resurser, hålltider, etc. Kommunicera med temaansvarig så att barens tema stämmer in i det övergripande temat på festen. Tänk på att du antagligen kommer behöva fokusera på baren under hela festen. Kommunicera med transportansvarig/klenodbevarare för att se till att baren transporteras till festen, samt prylar som behövs från förrådet. Kommunicera med frukostansvarig om hur lokalen skall vara städad och iordningställd inför morgonen. VIKTIGT: Se till att Sveriges och Mithlonds regler kring alkohol följs. Detta innebär bl.a. ingen servering till minderåriga (enligt Mithlonds regler är detta <20 år) och ingen servering till de som fått för mycket (använd ditt omdöme här). (se kapitel Tips och handledningar för påbud om alkoholhantering i Mithlond samt övriga råd gällande barer) Följ upp det ekonomiska resultatet för baren med Munskänken efter festen. Mithlonds Munskänk är ytterst ansvarig gällande Mithlonds barer men skall huvudsakligen ses som en resurs vid dessa tillfällen. Är du exempelvis osäker på om eller hur du skall avvisa en drucken person från baren, hur du skall prissätta produkterna osv. kan du alltid vända dig till munskänken för hjälp och råd. 28

29 Dansansvarig Du leder dansen under aftonen. Detta kan innebära viss genomgång av danserna innan dansen börjar och utbildning av dansarna. Detta ansvarsområde har sällan någon budget. Se till att media (cd-skivor, usb m.m.) med dansmusik kommer med till festen. Kommunicera med transportansvarig att barden kommer med till festen. Det kan vara en god idé att se till att de laddningsbara batterierna är fulladdade. Kommunicera med baransvarig om hålltider, resursfördelning (lokal), etc. Kommunicera med frukostansvarig om hur lokalen skall vara städad och iordningställd inför morgonen. 29

30 Underhållning / aktiviteter Det är din uppgift att samla in och leda aktiviteter som inte faller under CM/skådespel. Detta kan röra sig om tävlingar, lekar, workshops, etc. Det kan finnas ett visst budgetansvar inom ramen för detta ansvarsområde. Eventuellt kan också det du planerar kräva en extra budgetpost, ex separata avgifter för en speciell workshop. Kontrollera alltid med huvudansvarig/ekonomiansvarig vad som gäller just dig. Se till att samordna med temaansvarige så att föreslagna aktiviteter följer temat för festen. Knyt personal till dig som vill arbeta med/leda aktiviteterna Förmedla din personal till huvudansvarig, samt vilka tider du kommer behöva dessa. Kommunicera med transportansvarig om att få med de saker som kommer behövas för aktiviteterna till festen. Se till att det röjs upp efter aktiviteterna så att nästa gäng/aktivitet inte behöver inleda med att städa. Dubbelkolla körschemat med huvudansvarig så att det inte blir några krockar med andra händelser. 30

31 Diskansvarig Det är ditt ansvar att allt blir diskat under festen. Normalt sett skall varje kök sköta sin egen disk, men bli inte förvånad om ex. Bankettansvarige kontaktar dig och ber om hjälp. Som minst brukar ansvaret beröra serveringsporslin och liknande. Detta ansvarsområde har sällan någon budget. Knyt personal till dig som vill arbeta med disk under festen. Förmedla din personal till huvudansvarig, samt vilka tider du behöver dessa. Kontrollera med lokalansvarig vilka diskmöjligheter som finns i lokalen. Kommunicera med transportansvarig/klenodbevarare för att få med de saker som behövs från förrådet för att sköta din uppgift. Samordna med serveringsansvarige om var de tänker placera disk som bärs ut från bankettsalen. Se till att gästerna ges möjlighet att diska sina personliga tillhörigheter efter varje måltid, för de måltider då man använt sin egen utrustning. 31

32 Städansvarig Du är ansvarig för städning av lokalen. Detta inkluderar (vid behov) städning innan, under och efter festen. Normal sett får varje ansvarsområde ansvar för att lämna den plats de använt för sin aktivitet städad och klar, men det är ditt ansvar att se till att detta sker samt stödstäda de faciliteter där det behövs. Detta ansvarsområde har sällan någon budget. Prata med lokalansvarig om vilken städutrustning som finns och delge ytterligare behov om sådana finns, i god tid, så att dessa kan tillgodoses. Knyt personal till dig som kan hjälpa till med städning innan och under festen. Detta kan med fördel vara samma personer som arbetar med transport och/eller dekor. På mindre fester: Knyt personal till dig som kan arbeta med städ efter festen. Höstgillet är en så stor fest att i stort sett alla mithlonditer behövs för att städa efter festen. Informera därför mithlonditerna om detta i god tid innan festen så att alla kan planera sista dagen på höstgillet därefter. 32

33 Bordsplacerare Du bestämmer var folk ska sitta under taffeln. Detta är inte så lätt som det låter det behövs lite fingertoppskänsla och en hel del personkännedom. Du ska tänka på vilka som kan trivas tillsammans och i några enstaka fall vilka personer som inte bör sitta bredvid varandra. Detta ansvarsområde har sällan någon budget. Kontakta ordensmästarna för att se om det blir några dubbningar. Nydubbade sitter i regel vid ett högbord. Bered även plats för Mithlonds ringbärare vid högbordet under de fester denne utses (HG och nyår). Prata med temaansvarig, skådespelsansvarig, serveringsansvarig och/eller dekoransvarig om vilka bord som kommer finnas och hur dessa placeras. Ta reda på om det finns några yttre omständigheter kring varje gäst som kan påverka deras placering, så som barn, funktionshinder, personal till kök eller servering, etc. I god tid innan banketten, prata med serveringsansvarig om den färdiga bordsplaceringen. 33

34 Informationsansvarig Det är ditt ansvar att sammanställa den information som skall gå ut till gästerna och se till att denna når dem. Få en budget från huvudansvarig/ekonomiansvarig och följ denna. Samla in information från huvudansvarig om vad som behöver förmedlas till vem. Kontrollera med temaansvarig om vilken stämning som informationen skall ha. Skapa inbjudan m.m. enligt instruktionerna ovan. Skicka inbjudan till de som skall få den. Generellt gäller att för riksmöten går inbjudan till inbyggare, för TF & Nyår kan även en kopia skickas till övriga föreningar i Sverige, och för HG bör inbjudan gå till alla föreningar i Norden (Undantag/utökning kan gälla för vissa fester. Kolla med Huvudansvarig). Ta gärna hjälp av Utrikeskanslern för att nå övriga föreningar. För HG: Sätt ihop och skicka informationshäftet som skall nå gästerna senast 2 veckor före festen. Det kan vara ditt ansvar att framställa de fysiska exemplaren av schema och annan information som behövs på plats. Prata med huvudansvarig om detta. Det kan också vara bra att du är beredd på att skriva en insändare till Elostirion efter festen. Även detta bör du prata med huvudansvarig om innan festen. Eventuell CD-skiva med bilder och information kan falla på ditt ansvarsområde att producera efter festen. Prata med huvudansvarig. 34

35 Husmor Detta är en uppgift som vanligtvis bara finns under HG. Du ansvarar för att välkomna gästerna och se till att de hittar någonstans att sova/husera samt finnas tillgänglig under festen för gäster som behöver hjälp med login m.m. Detta ansvarsområde har sällan någon budget. Knyt personal till dig som vill jobba som pager under festen. Meddela din personal, samt tider du behöver dessa till huvudansvarig. Prata med lokalansvarig om lokalens utformning och vilka platser som är lämpliga att sova på. Tänk på att det kan vara så att vissa sovutrymmen används till annat under dagen, och då behöver ni hitta en plats för de berörda gästerna att ha sin utrustning på under denna period. Skapa ett placeringsschema för var alla gäster skall sova. Se även till att kolla upp om det finns några särskilda önskemål från gästerna ex behov av att lägga sig tidigt, möjlighet att komma undan under dagen, etc. Vid sovplanering är det också viktigt att tänka på vilka som skall vara uppe sent, vilka som snarkar mycket m.m. Du ansvarar också för löpande påfyllning av förbrukningsartiklar, så som toalettpapper, etc. Koordinera med transportansvarig/klenodbevarare och se till att förbrukningsmateriel kommer med till festen. Koordinera med klenodbevararen för att se till att förbrukningslådan är komplett inför festen. 35

36 Lokalansvarig Det är ditt ansvar att ha koll på lokalen. Var finns proppskåp, var finns proppar, var finns städutrustning, etc. I god tid innan festen bör du undersöka lokalens utformning och vad de olika utrymmena kan vara lämpliga till. Detta ansvarsområde har sällan någon budget. Besök lokalen i god tid innan festen, gärna tillsammans med uthyraren. Fotografera om möjligt lokalens utrymmen. Samordna med de olika områdesansvariga i frågor som rör lokal och utrymmen. 36

37 Kvartermästare Du är ansvarig för Mithlonds utrustning på plats. Det är din uppgift att se till att utrustningen hamnar på lämplig plats i festlokalen och att de som behöver dem på ett enkelt sätt får tillgång till dem. Detta ansvarsområde har sällan någon budget. Samordna med transportansvarig så att du får information om vad som kommer transporteras ut samt se till att du är med när prylarna anländer till lokalen. Samordna med lokalansvarig och husmor för att skapa en plan för placeringen av prylarna i god tid innan festen. Finns tillgänglig under festligheten så att de som har behov av utrustning enkelt kan hitta dig och/eller det de behöver. Åk gärna till förrådet i förväg och tillsammans med transportansvarig, dekoransvarig och/eller klenodbevarare märk upp det som skall tas med. 37

38 Temaansvarig Det är du som ser till att alla grupper arbetar mot samma mål när det gäller stämningen på festen. Det kan handla om att skapa och gestalta Midgård - men kan också vara mer lågmält och kanske snarare spegla mithlond på något sätt. Räcker det med rätt dekor för att vi ska känna att vi är på en speciell plats i Midgård? Eller behövs det skådespel och ett större grepp? Tänk på att stora fester involverar många personer så att du därför hela tiden måste ha en god kommunikation med övriga ansvariga. Detta område har sällan någon budget så det åligger oftast dig att i god tid äska pengar om behovet skulle uppstå. Du har givetvis rätt till ersättning för utlägg men då måste det finnas med i budget. Skapa en klar bild över hur du vill att temat på festen skall gestaltas. Detta bör baseras på vad som sades under eventuellt uppstartsmöte, där tema bestämdes. Samarbeta och kommunicera med huvudansvarig och ceremonimästare för att förmedla hur det går och intentioner under hela arbetet. Knyt personer till dig som vill arbeta med temautvecklingen. Kommunicera med alla ansvariga om temat så att festens alla delar knyter an till den stämning som skapas. Eftersträva en öppen dialog med alla som berörs av temat och var öppen för möjligheten att du behöver justera planerna allt eftersom. Lyssna på andras synpunkter så att ni tillsammans kommer fram till vad som är viktigt för att skapa stämning och gestalta temat så att allas kreativitet kommer till sin rätt. Förutom Tolkiens böcker är The Encyclopdeia of Arda en bra källa för inspiration och ett välfungerande uppslagsverk: Minns också att många av Tolkiens verk finns att låna i mithlonds bibliotek. 38

39 Skådespelsansvarig Det är du som ansvarar för de skådespel som skall genomföras under festen. Detta innebär att du ansvarar för att de skrivs, rollbesätts, övas och framförs. Detta område har sällan någon budget så det åligger oftast dig att i god tid äska pengar om behovet skulle uppstå. Du har givetvis rätt till ersättning för utlägg men då måste det finnas med i budget. Knyt personal till dig som vill arbeta med skådespel före och under festen. Samarbeta med temaansvarig så att de planerade skådespelen stämmer med temat. Vanligtvis leder temaarbetet fram till eventuella skådespel vilket innebär att temagrupp och skådespel ofta har behov av ett nära samarbete. Det händer att temaansvarig och skådespelsansvarig är samma person och att grupperna består av samma personer. Se till att skådespelen (inklusive dans, eller vad som nu skall framföras) skapas och skrivs i god tid innan festen. Meddela huvudansvarig din personal och vilka tider du behöver dessa. Boka in ett flertal repetitionstillfällen innan festen. Detta betyder också att du måste se till att det finns någonstans att repetera. Tänk på att det kan vara svårt att repetera skådespel hemma hos någon. Du leder och koordinerar skådespelen på plats. Skapa eller på annat sätt se till att eventuell rekvisita produceras och kommer till lokalen samt finns tillgänglig vid behov. Tillse att manus finns tillgängligt för alla inblandade. 39