Dagens program: Managing Project Teams Företag - Högskolan. 7 feb 2012 Rune Olsson. Samverkansövningar med Scaniafolk

Transkript

1 Managing Project Teams Företag - Högskolan TEIO04 7 feb 2012 Rune Olsson Dagens program: Projektgruppen - Starta grupp rätt Problemlösning Konflikter Möten Tar upp sådant som ni kan tillämpa nu i era grupper Info om frivilliga övningar i höst. Samverkansövningar med Scaniafolk Gruppdynamiska övningar Fokus på dynamik i projektgrupp 3 dagar i månadsskiftet sept okt Kostar boendet ca 950kr Göra detta i stället för vissa seminarier i Ledarskapskursen Hör med de som gick i höstas Intresseanmälan till rune.olsson@liu.se Framgångsrika arbetslag egna erfarenheter I små grupper diskutera erfarenheter från att ha varit i bra arbetslag. Tänk framför allt på grupper på högskolan. Notera vad som var bra Bikupan slut när denna bilden växlar.

2 Exempel på Framgångskriterier Projektet och Linjen Når målet God kommunikation Har kul Tydlig planering Bra ramverk Fixar milstolpar Tydligt mål förstått av alla Lyssnar Lyhörda Mål är mätbara Kan anpassa sig Engagemang Tydliga rollerfunktioner Fixar konflikter Tar ansvar I linjen finns kompetensen: resursägare Projektet görs vid sidan om : resursköpare Projekten startar ofta med idéer från linjen Folk arbetar ofta i flera projekt samtidigt: man är med i många grupper Det behövs tillfällen då man tittar närmare på gruppens inre dynamik. Fixar gruppdynamiken. Man möts i KICKAR: Kick-off, kick-on, kick-over, kick-out Arbete i Linjen Kickar i ett projekt: Idé kommer fram i linjen och ges en särskild organisation Kick-off: projektgruppen lär känna varandra och sina uppgifter Kick-on: man kollar av att allt fungerar enligt önskemål Kick-over: man lämnar ett delresultat till linjen Kick-out: Man avslutar projektet. Utvärderar. Idé Proj 1 Kick-off Proj 2 Kick-on Kick k-over Proj 3 Implementering Kick-o out Buildning High-Performance Project Teams Recruiting Abilities - oftast de som är lediga. Connections Kick-off - Checklistan: Att starta rätt. Establishing ground rules Train decision making Creating shared vision Kommunikationsplan

3 Att starta projekt rätt Följ en arbetsordning Mål Plan Aktiviteter Tydliga steg med framgångskriterier. Milstolpeplan Gör detta för era egna projekt. Hur vet du att du gjort ett bra jobb efter en arbetsdag? Ingen har skällt på mig i dag! Att-göra-listan avbockad Känner på mig Utan mål/delmål är det svårt att känna verklig framgång. Hur engagera, motivera, skapa vi-anda? I Grupp nu! Kick-off; Lära känna varandra, klargöra roller, rutiner, regler Fira framgångar: Fika, belöning för att vi nått målet eller delmål. Dela ut mindre uppgifter som ger Snabb, konstruktiv feedback Rätt information till rätt person vid rätt tidpunkt Platt organisation Projektmötet: Vad behöver vi tänka på före, under och efter mötet? TRÄNA PÅ HÖGSKOLAN! Ha ALLTID ordförande.

4 Anslag i alla konf-rum How to have a good meeting at Scania Come prepared Turn off the mobile phone Start on time Stick to the agenda Adress the whole group Be brief and to the point Don t interupt Are you listening? Decide: WHO is doing WHAT and WHEN Start and finish on time Meetings at Scania Before the meeting Define the meeting: information meeting or Decision-making meeting Decide form of meeting: face-to-face, telephone, video or web conference Define the goal and purpose of the meeting Decide who to invite to the meeting: the person calling the meeting formulates the agenda, which shall include participants, date,location as well as starting and finish times. Decide a set time for each item on the aganda and who is responsible for that item s discussion. Distribute the agenda and other relevant documents a week before the meeting at the latest so participants can be prepared. Scania-meeting During the meeting: the chairman: Open the meeting and welcome the participants Check that everyone invited is present Go through relevant background information e g previous decisions Sum up after each item and make clear: WHO is doing WHAT and WHEN Manages the meeting and keep the discussions relevant to the subject Ensure that time limits are not exceeded. After the meeting Brief minutes are to be written and circulated within two days of the meeting Decisions and assignements are clearly stated. Development of group What happens in a group between the members? How can the steps be described? There are cultural differences. Be careful. What situational characteristics are important when choosing Leadership Behaviour? We will discuss the development in general terms.

5 First meeting in the new group: Unsecure Conformity: be as everybody Why are we here? Who are you? What shall I do? How shall we cooperate? THE GROUP IS FORMING Group development step 1 Leadership mainly Directive: Explain the goal Talk about expectations on each. Give resources. After some time a new phase begins Who is the leader? How can I contribute? What is the purpose of this group? Why not individual tasks? Why is he and not I doing that task? Group development step 2 Leadership still mainly directive: Explain the goal Talk about expectations on each Clear motivation Listen to everybody This phase can be very STORMING The climate in the group stabilizes How can I influence? Responsibilities are sorted out. Group norms are cleared. Group development Step 3 Leadership mainly Participative Let everybody speak. The group is NORMING Asks for opinion Give clear feedback Reward the right behavior. Feeling of security. Mutual interdependence Give each other appreciation. Can deal with conflicts constructively. Differences are welcomed. Group development Step 4 Leadership mainly Delegating Be happy. Delegate and follow up and praise. The group is PERFORMING

6 How people think. What you can notice in the group. Why are we here? What shall I do? Who are you? Who is the leader? How can I contribute? What is the purpose of this group? Why not individual tasks? Why is he and not I doing that task? How can I influence? Responsibilities are sorted out. Group norms are cleared. Mutual interdependence Give each other appreciation. Can deal with conflicts constructively. Differences are welcomed. Steps FORMING STORMING NORMING PER- FORMING Feelings and attitudes in the group Unsecure Adaption Conformity: be as everybody Questioning Strict boundaries between person s assignments. Testing roles and rules. Who is actually in charge? CONTROL: Do they listen to me? Sorting out ranks. The boss is tested. End of power struggle. Feeling of security. Asks for opinions. Project Groups. Rune No need Olsson. to have the same opinion. The Leader s focus Directive: Explain the goal Talk about expectations on each. Give resources. Directive and Supportive: Explain the goal Talk about expectations on each Clear motivation Listen to everybody Participative: Let everybody speak. Asks for opinion Gives clear feedback Reward the right behavior. Delegating: Be happy. Delegate and follow up and praise. To start a PROJECT group the right way Hand-out on To start a group RIGHT: the steps 1 Who are we? 2 What do we want? 3 What is happening around us? 1 Who are we? 2 What do we want? 3 What is happening around us? 4 How shall we work together? 5 What do we manage? Competences? 6 Which are our resources? 7 What is the goal? 8 Working-agreement 9 Time plan R e v i s i o n 6 What are our resources and support? What and how shall we follow-up? 5 What can we manage to do? 7 What is the goal? How do we get there? Plans 4 How are we going to cooperate Execute!

7 1 Who are we? Introduce yourselves. Tell each other about the expectation, needs and wishes facing the future co- operation. Open-ended sentences: eg. 1 "The first time I meet a new team I feel..." 3 "Normally I am a person who " 13 "I prefer working with people who " Important! Everybody in the group writes down and completes the sentences. NEVER just talk. Remember the principal of conformity: everybody tends to agree with the previous talker. We tend to adjust to other s wishes. 2 What do we want to achieve? What is the vision? The goal in general terms? 3 What other things are happening around us? What am I going to do at the same time, apart for the project work? (hobbies, part time job, other project ) Write down! What other events might influence? (planned vacation, sister getting married, hockey etc.) Write down!

8 Risk Mini risk analysis Conse quence How to decrease the risk to occur? How to take care of the consequence when it has happen ed? Probability for the risk to happen P: 1-5 Measu re of the consequence C: 1-5 Minirisk P*C 1-25 Has this risk been regarded in the workingagreement and time plan? 4 How shall we work together? Agree to rules in general : Times for meetings. Book all meetings now! How to report results. What to do with the absent person? Clarify group norms eg: He, who says nothing, agrees. Write down! Criticism Everybody should tell how they what want to be made aware about misunderstandings or upcoming conflicts. If you think I have broken any deal or done something bad, I want you to tell me in this manner... and I promise to listen without defending myself right away. Example on Planned Renegotiation in a group of 5 persons. A: Face to face in a nice manner B: Just say it! Not necessarily eye to eye. C: D: Privately, calm and Calm collected From one person E: Just say it! Anytime. Don t wait!

9 5 What do we manage? Our own competences What are our resources, knowledge and experiences in the field? How can we all contribute? In which ways? What competence do we lack and thus need to develop? 6 Which are our other resources? Try to map from where/whom you can get help externally, and with what. What is included in the budget? How much time does everybody have at disposal for this work? Who are the stake holders? Write down! Write down! 8 Working-agreement Summarize what you have Written down under each point above. This document is called your Working- agreement or Group-contract. Use it as your guide through out the project. Revise it when necessary. Kick-on: Follow up and revision After some time the work is followed up. Some revision might be necessary: new goals? New mile stones? etc

10 Rationellt beslutsfattande Speciellt vid projektarbete behöver folk tänka rationellt. Öva dessa på högskolan. Rätt mötesordning: Intuitiv problemlösning Hitta viktigaste kraven: Parvisa jämförelser av krav Välj rätt beslut: Beslutsmatris Tank e- steg Intuitiv Problemlösning 1 Ställs inför ett problem Undersöker 2 Undrar, Tänker Sover på saken Arbetssteg Mötesordning anpassad till intuitivt tänkande 1 Möte 1: Diskussion Klargör. Undersöker. Staplar alternativ 2 Tid för eftertanke 3 IDÉ! Insikt! AHA 3 Möte 2:Analys av idéer 4 Kollar om det fungerar 4 Möte 3: Beslut Parvisa Jämförelser (fattigmans hierarki) Ett sätt att rangordna krav Arbetssteg: 1 lista tänkbara krav 2 gör eventuellt en grov sortering i två grupper 3 sätt de krav som finns i den viktigaste gruppen i kolumnen under Krav 4 skriv i samma ordning överst i kolumnerna jämför parvis te x Sugförmåga mot pris: vilket av dessa krav är viktigast? Sätt 1 om Sugförmåga vann över jämförelsen. 6 fortsätt med alla paren. 7 Räkna antal vunna jämförelser. Dessa ger en rangordning. Alternativa sätt att använda Parvisa Jämförelser: 8 Sätt en viktsfaktor för respektive krav. 9 I en grupp kan det vara svårt att komma överens. Då kan var och en få göra sitt val oberoende av de andra. I tabellen skriver man då in antalet personer som gjort valet ( tex valt sugförmåga mot pris på raden Sugförmåga ) Krav 1 Sugförmåga Parvisa Jämförelser Exempel. Köpa dammsugare 2 Pris 3 Räckvidd 4 Design 5 Buller 6 Tillbehör Antal vunna jämförels er Rang ord ning Sugförmåga Pris Räckvidd Design Buller Tillbehör Eventuell viktsfaktor

11 Parvisa Jämförelser Exempel. 5 pers i grupper jobbar var för sig. Summera valen Beslutsmatris SEMESTER MED FAMILJEN Krav 1 Sugförmåga 2 Pris 3 Räckvidd 4 Design 5 Buller 6 Tillbehör Antal vunna jämförels er Rang ord ning Sugförmåga Pris Räckvidd Design Buller Tillbehör Eventuell viktsfaktor Krav Idéer Bada Sol a Sh op a Nat ur Ko stn ad Fjällen Anv änd Gotland OK Mallorca Spa ra Spa r Analys Förk asta slän g Förslag till förbättring Pappa åker med kompis Spara pengar till annat år Hur kan ni använda dessa i ert projektarbete? Diskutera i er grupp 3 min Rätt mötesordning: Intuitiv problemlösning Hitta viktigaste kraven: Parvisa jämförelser av krav Välj rätt beslut: Beslutsmatris Inställning till konflikter som förenklar hanteringen Konflikter är ofrånkomliga, viktiga mänskliga processer. De är grunden till utveckling. Konflikter kan leda till såväl destruktiva som konstruktiva resultat, så var tydlig med målet som leder till det konstruktiva. Var tolerant därför att: Var och en har sitt eget sätt att hantera konflikter Konflikter kan ha olika orsak och ursprung. Det finns flera metoder att använda i en konfliktsituation. Den som har kunskaper om hur konflikter "fungerar", har bättre möjlighet att handskas med dem.

12 Tänk efter efter Bästa sättet att lära sig hantera konflikter är att varje vecka vid ett tillfälle fundera på om det som hänt den senaste tiden kunde varit annorlunda om du gjort på annat sätt under förra veckan (förra månaden, året). Du lär dig se sammanhang och konsekvenser av ditt handlande. Du lär dig förstå hur människor i din omgivning tänker. Din Emotionella Intelligens ökar Olika typer av konflikter Missförstånd Sakkonflikt, om något som kan avgöras objektivt Personkonflikt, t ex agera utanför förväntan Intressekonflikt, t ex värdering, en del fackliga frågor, politik Huvudstrategi Håll konflikten på så låg nivå som möjligt Se som sakfråga i stället för intresse Tolka som missförstånd i stället för personkonflikt Två kompletterande vägar Kommunikationsstrategier Fråga direkt vid osäkerhet Hur menar du? Om jag förstått rätt.. Om. så.. Samtal om förväntningar på varandra Problemlösarstrategier Objektiva värderingar Problemlösarkedja, Parvisa jämförelser för rangordning av krav Beslutsmatris för att välja lösning

13 Typ Missförstånd Sakkonflikt, Personkonflikt, Intressekonflikt Sätt att hantera Förebygg med hjälp av nedskrivna överenskommelser, Fråga direkt vid osäkerhet Hur menar du? Om jag förstått rätt.. Om. så.. Objektiva värderingar Samtal om förväntningar på varandra: Mer av dig/ Mindre av dig Förebygg genom en bra kick-off: tala om varandras intressen och kolla om några kolliderar. Kom.: Överens om/ Inte Överens om Gör man inget ökar behovet av ansträngning att lösa konflikten Energi Störning Svårighet normal energinivå Problem NU Framtid Surdeg Tid Upp- / Ned-trappning Olika stilar för konflikthantering UPPTRAPPNING Bristande kommunikation Attityden "det gäller att vinna eller förlora Argument som avser motpartens personlighet Hämnd Hotelser NEDTRAPPNING Lyssna aktivt och vilja förstå Visa respekt för varandra som människor Gå till mötes Ha en problemorienterad utgångspunkt Ge möjlighet att uttrycka undertryckta känslor Stanna upp och tänk efter Konkurrens Hävda sina egna behov Samverkan Söka vinna-vinna Anpassning Stödja den andres behov Undvikande Avfärda att det finns en konflikt Kompromiss Alla är med på någonting Har du kolla på alla stilarna för din egen del.

14 Viktigast om konflikter Vid störning fråga: Hur menar du? Förebygg genom Kick-off, Gruppkontrakt Berätta om förväntningar på varandra inför grupparbete. Håll lågt! Sikta på bollen! Inte Spelaren! Tolerera inte upprepning av misstag. Lycka till i era grupper! Använd checklistan: Att starta rätt Kolla Rune hemsida Se Vermas artikel om konflikter i projekt: conflmanagementver.pdf Tänk efter efter: egen inlärning. Ha kul!