IM som medlemsorganisation ATT BILDA LOKALFÖRENING

Transkript

1 IM som medlemsorganisation ATT BILDA LOKALFÖRENING

2 Introduktion Den här lathundens syfte är att ge vägledning och inspiration till hur man bildar en lokalförening samt verktyg för det fortsatta styrelsearbetet. Tillsammans inom IM vill vi bekämpa och synliggöra fattigdom och utanförskap. Verksamheten är möjlig tack vare det samlade engagemanget hos IMs givare, medlemmar och volontärer. Att bilda en lokalförening är ett sätt att gå ihop och organisera sig på. Vi kan tillsammans göra aktiviteter lokalt för att påverka på nära håll såväl som långt borta och vi kan också påverka IM som organisation. Lathunden är indelad i olika delar för att få bättre överblick över hur det går till att bilda och driva en lokalförening: Röster från lokalföreningar ger tips och inspiration från grupper som redan bildat lokalförening. Bilda lokalförening informerar kring bildandet och vi får svar på frågorna varför, vad, och hur. Vi lär oss varför det är viktigt för oss som grupp att vara lokalförening, samt möjligheter och ansvar i detta arbete. Vi går in på vad det innebär att ha en styrelse och vilka roller som finns, samt vilka verktyg som behövs för att vara och driva en lokalförening, såsom stadgar, verksamhetsplan, budget och verksamhetsberättelse. Slutligen får vi konkreta instruktioner hur vi går till väga i bildandet och vi får information om årsmötet och styrelsemöten. Ordlistan förklarar ord som används i lathunden och som berör styrelsearbetet. Året som lokalförening ger en översikt av hur verksamhetsåret ser ut, viktiga saker att komma ihåg och när på året olika händelser tar plats. Bilagorna innehåller stadgar, exempel och mallar för att underlätta styrelsearbetet ytterligare. Viktigt att komma ihåg: Den 24 april 2016 fattade IMs medlemmar ett första beslut på IMs årsmöte om att ändra IMs stagar. Det behövs två på varandra följande årsmötesbeslut för att ändra stadgarna, därmed genomförs förändringen först efter bekräftelsebeslutet Den största förändringen i de nya stadgarna är att IM kommer att gå från att praktisera direktdemokrati, dvs. alla medlemmar har en röst på årsmötet och representerar bara sig själva, till att istället använda representativ demokrati. Detta innebär att lokalföreningarna utser ombud som åker till årsmötet och representerar sina medlemmar. De nya stadgarna täcker både den nationella organisationen och lokalföreningarna, alla kommer med andra ord ha samma stadgar. Vissa delar i denna lathund är redan nu anpassade efter de nya stadgarna, trots att de ännu inte gäller. Detta för att övergången efter årsmötet 2017 ska bli lättare för de föreningar som bildas under året. IM är en medlemsorganisation Vi förespråkar alla människors lika rätt och värde Vi stöttar våra internationella samarbetspartners att arbeta demokratiskt Vi vill göra det vi säger Vi vill fördjupa och utveckla medlemmars engagemang och delaktighet Vi tror att fler röster behövs

3 Innehållsförteckning RÖSTER FRÅN LOKALFÖRENINGAR 1 BILDA LOKALFÖRENING 2 Varför är det viktigt för oss som grupp att ha en lokalförening? 2 Vilka möjligheter ger det oss som lokalförening? 2 Vilket ansvar ger det oss som lokalförening? 2 Vilket ansvar har representanten? 2 Vad innebär det att vara lokalförening? 3 Mål och värdegrund 3 Medlemskap 3 Styrelse 3 Stadgar 5 Verksamhetsplan 5 Budget 5 Ansvar och redovisning 6 Insamling 6 Hur går vi till väga för att bilda lokalförening? 7 Steg för steg 7 Lokalföreningens årsmöte 8 Styrelsemöten 9 ORDLISTA 10 ÅRET SOM LOKALFÖRENING 11 Bilaga 1: Stadgar för IM 12 Bilaga 2: Normalstadgar för IMs lokalföreningar 14 Bilaga 3: Budgetmall 16 Bilaga 4: Mall för resultat- och balansräkning 17 Bilaga 5: Mall för kassaintyg 18 Bilaga 6: Dagordning konstituerande årsmötet 19 Bilaga 7: Förslag på dagordning till årsmöte 20 Bilaga 6: Vad innebär representativ demokrati för IM? 21 Bilaga 7: Tips på litteratur 22

4 Röster från lokalföreningar Tips från andra grupper inför bildandet av lokalförening: Börja enkelt! Att vara lokalförening behöver inte betyda någon större skillnad mot tidigare i hur man organiserar sig eller driver sin verksamhet. Be om hjälp från huvudkontoret och någon annan lokalförening. Bjud in IMare i området ni kanske blir fler. Ha regelbundna möten för att behålla kontakten. Fördela ansvaret och uppgifterna mellan varandra. Ha en stående punkt på mötena att läsa IM-litteratur för att hålla IMs historia levande. Positivt att få en gemensam röst och tillsammans ha ansvar för helheten. - Agneta Enermalm Tsiparis Vice Ordförande Lund lokalförening Genom att bilda lokalförening har vi blivit en mer sammansvetsad grupp med tydlig rollfördelning och olika ansvarsområden. - Alva Nilsson Ordförande Nyköping lokalförening Förståelsen för vikten av formell ordning och reda blir allt bättre när man ser att det faktiskt förenklar. - Bertil Gustavsson Ordförande Laholm lokalförening 1

5 Bilda lokalförening Varför är det viktigt för oss som grupp att ha en lokalförening? Att bilda lokalförening innebär större möjligheter, tydligare struktur och en starkare röst, men också ett ansvar att vara en demokratisk förening. Med många aktiva lokalföreningar kan vi arbeta för IMs mål att vara en stark medlemsorganisation som präglas av mångfald och icke-diskriminering. Vi kan vara med och bidra till ett starkt civilsamhälle och påverka grupper som vi arbetar med att finnas med i det arbetet. Med en stark medlemsorganisation kan vårt oberoende och våra kärnfrågor drivas med större tyngd. Vi kan vara med och utveckla demokratin i civilsamhället Vi blir kunniga och medvetna medlemmar och får större inflytande och starkare röst i organisationen. Som lokalförening blir vi en juridisk person och kan på så sätt enklare söka bidrag från kommunen eller andra organisationer. Vilka möjligheter ger det oss som lokalförening? Vi kan göra vår röst hörd och påverka. Vi kan välja vår representant samt diskutera vilket budskap denne ska ha med till det nationella årsmötet och i de demokratiska samtalen. En inbyggd kontinutitet som gör att engagemanget fortlever oavsett om någon medlem slutar. Att lyssna på varandra och ta till vara på varandras erfarenheter. Vilket ansvar ger det oss som lokalförening? Diskutera motioner och förslag Komma fram till gemensamma beslut Välja representanter Följa demokrati- och ickediskrimineringsaspekten och låta alla som är intresserade engagera sig samt kandidera till föreningens styrelse Vilket ansvar har representanten? Förmedla vårt budskap på det nationella årsmötet Förmedla beslut från det nationella årsmötet 2

6 Vad innebär det att vara lokalförening? Mål och värdegrund IMs lokalföreningar delar IMs mål och värdegrund. Medlemskap Medlemskap i IMs lokalförening innehas av person som är medlem i huvudorganisationen och som är boende i. kommun. Styrelse Att arbeta i en styrelse är intressant, roligt och lärorikt, och att vara vald med medlemmarnas förtroende innebär ett ansvar för föreningen och dess aktiviteter. Föreningens styrelse som har valts på årsmötet är ansvarig för att leda föreningens arbete fram till nästa årsmöte. Styrelsen ska ta ansvar för att föreningen blir så bra som möjligt och att verksamheten passar in med föreningens syfte och mål. Styrelsen fördelar ansvaret och arbetsuppgifterna inom sig. Det vanliga är att det finns en ordförande som leder arbetet, en sekreterare som skriver protokoll, en kassör som har hand om ekonomin, och några ledamöter. Men man kan också ha fler roller. Det viktiga är att man inom styrelsen delar arbetet på ett bra sätt. Styrelsen bör inte själva ansvara för allt utan föreningens medlemmar kan också bilda olika arbetsgrupper som ansvarar för olika delar av verksamheten. Styrelsen ansvarar för att planera medlemsmöten och/eller nästa årsmöte dit föreningens medlemmar bjuds in och får komma med förslag på vad föreningen ska göra och hur den ska arbeta. Kommunikation och utbyte med medlemmarna är viktigt för delaktighet och påverkan men också för fler idéer och mer energi. MEDLEMS- ORGANISATION DELAKTIGHET 3

7 Styrelsemedlemmar Obligatoriska poster: Ordförande Sammankallar styrelsen inför möten och fungerar som samordnare för föreningens verksamhet. Oftast den som tar rollen som ordförande på styrelsemöten, men inget krav. Kassör Har hand om föreningens ekonomi, bokföring samt den löpande hanteringen av t.ex. fakturor och kvitton. Ansvaret för att ekonomin sköts ligger dock på hela styrelsen. Firmatecknare Oftast ordförande och kassör. Beslutas varje år på första styrelsemötet. Viktigt att det står som en egen punkt i protokollet: Till firmatecknare valdes namn med personnummer xx och namn med personnummer xx. Kan agera var för sig eller i förening. Frivilliga poster: Sekreterare För anteckningar vid styrelsemöten. Brukar ofta ha ansvar för dokumentation i föreningen, t.ex. protokoll och pärmar med viktiga papper såsom försäkringsdokument och kontrakt. Ledamöter Om föreningen vill kan man ha ledamöter med specifika uppgifter, t.ex. utbildningsansvarig, medlemsansvarig och aktivitetsansvarig, beroende på vilken typ av verksamhet som finns på orten. Övriga uppdrag: Revisor Granskar och godkänner den ekonomiska redovisningen samt kontrollerar att verksamheten har skötts i enlighet med lokalföreningens stadgar. Väljs på årsmötet av medlemmarna. Revisorn får vara IM-medlem men inte vara med i styrelsen. Valberedning Lokalföreningen bör ha en valberedning som förbereder förslag till sammansättning av lokal föreningsstyrelse till det lokala årsmötet. Valberedningen har en demokratisk funktion i att säkerställa att alla medlemmar informeras och tillfrågas om att engagera sig i föreningsfrågor. 4

8 Stadgar För att vi i föreningen ska kunna agera som en juridisk person krävs det att vi har stadgar. Dessa kan ses som de yttre ramarna för vår verksamhet och de måste följa IMs stadgar. Den nationella styrelsen ska godkänna våra stadgar och informeras om ändringar av befintliga stadgar. Stadgarna reglerar vårt syfte och verksamhetsår. Stadgar för IM samt stadgeförslag för IMs lokalföreningar finns i bilaga 1 och 2. Efter ett andra beslut om nya stadgar på IMs årsmöte 2017 kommer hela organisationen att ha samma stadgar, dvs. lokalföreningarna kommer inte att ha individuella stadgar. Verksamhetsplan En verksamhetsplan är en skriftlig beskrivning av de planerade aktiviteterna i en lokalförening. Viktigt att komma ihåg är att denna ska ses som ett verktyg och draghjälp och inte som en fast mall. Verksamhetsplanen behöver inte vara alltför omfattande eller komplicerad utan ska fungera som en riktning för vår verksamhet och prioriterade fokusområden det kommande året. Målen kan vara mer övergripande, såsom föreningen ska verka för detta mål inom detta område, eller mer specifika, såsom föreningen ska ha x antal läxhjälpstillfällen under kommande år. Verksamhetsplanen är ett verktyg för att gemensamt i lokalföreningen komma fram till vad det är vi ska göra. När vi skriftligt uttrycker vad det är vi vill åstadkomma ökar möjligheterna för att det faktiskt blir av. Planen kan också fungera som en hjälp i att utvärdera och ta till vara på erfarenheter, vilket är till hjälp i kommande planeringar. Det är viktigt att planen är realistisk och inte blir en önskelista över aktiviteter vi vill göra. Verksamhetsplanen kan med fördel delas ut till medlemmarna. Budget En budget är en ekonomisk plan för verksamhetsåret som ska spegla verksamhetsplanen och visa på beräknade kostnader och intäkter. Vad har vi planerat att göra och vad kommer det att kosta/generera? En mall för budget finns i bilaga 3. Som IMs lokalförening har vi rätt att ansöka om bidrag/medel från IMs huvudstyrelse för vår verksamhet. Detta ska göras senast den 1 oktober. Verksamhetsplan och budget ligger till grund för hur mycket pengar vi blir beviljade. MÅL BUDGET 5

9 Ansvar och redovisning Vi ansvarar för verksamheten och den ekonomiska redovisningen. Det är viktigt att spara alla kvitton, alla utbetalningar som görs måste kunna styrkas av kvitton. Allt bokföringsmaterial arkiveras hos lokalföreningen. Vi ansöker om medel till vår verksamhet från IMs nationella styrelse genom att skicka in verksamhetsplan och budget senast den 1 oktober. Budgeten godkäns av kontoret och när alla dokument är redovisade efter vårt lokala årsmöte i februari skiver vi kontrakt med huvudkontoret och pengarna överförs. Vi har en kassör som tar hand om ekononomin och som redovisar till resten av styrelsen. Om flera personer i föreningen gör utlägg är det lättast att överföra pengar via datorbank. Det går att lämna förskott eller att ha en handkassa men det är bra om vi försöka undvika kontanter så långt det är möjligt. Skulle vi ha en handkassa är det viktigt att stämma av den kontinuerligt så att det stämmer mot uttag och kvitton. Som ideell förening utan inkomster är vi inte skattepliktiga men måste ändå lämna vissa uppgifter till skatteverket i samband med deklaration. Mer information om vad som gäller hittar vi på Som ideell förening är vi även momsbefriade. Efter vårt lokala årsmöte rapporterar vi till IM centralt i form av fyra dokument: Verksamhetsberättelse Ekonomisk redovisning (Balansräkning, se bilaga 4, kontospecifikation, kontoutdrag från banken från sista december året som redovisningen gäller samt kassaintyg från december året som redovisningen gäller. Mall för kassa intyg finns i bilaga 5) Revisionsberättelse Årsmötesprotokoll Eventuella bidrag från andra aktörer (exempelvis kommunen) disponeras helt av lokalföreningen. Ingen redovisningsskyldighet till IM, dock till finansiären. Insamling IMs Lokalföreningar har inget eget 90-konto och för trovärdighetens skull ska insamling från allmänheten därför ske till IMs 90-konto och gå in i IMs bokföring. Riktade insamlingar för lokala ändamål sker i kommunikation med Insamlingsavdelningen på huvudkontoret i Lund. 6

10 Hur går vi till väga för att bilda lokalförening? 1. Bilda en arbetsgrupp Vi medlemmar som är intresserade av att starta lokalförening bildar en arbetsgrupp. Vi arbetar fram ett förslag på stadgar, efter mallen här i lathunden, gör en verksamhetsplan och budget samt diskutera syftet med lokalföreningen och vilket upptagningsområde vi ska ha. Detta gör vi i samråd med medarbetare på IM. 2. Konstituerande möte/bildandemöte (första årsmöte) Vi kallar till ett första bildande konstituerande årsmöte. Detta kan annonseras i medlemstidningen eller skickas och/eller skickas som mail och brev till medlemmar som finns lokalt. Vi kan alltid kontakta verksamhetsutvecklare på vårt regionkontor för hjälp och coachning. På mötet röstar vi, bland annat, om att bilda en lokalförening, antar stadgar samt väljer styrelse. Se bilaga 4 för förslag på dagordning till mötet. OBS! Var ute i god tid för att stämma av utgivningsplan för medlemstidningen. 3. Godkännande Efter årsmötet skickar vi in stadgarna samt årsmötetsprotokoll, verksamhetsplan och budget till IMs nationella styrelse för godkännande. 4. Registrering Det finns inget krav på att ideella föreningar ska ha något organisationsnummer, men om vi vill ansöka om bidrag, projektmedel eller vill samverka på andra sätt med andra organisationer eller myndigheter är organisationsnummer ett krav. För att kunna äska pengar från IM måste föreingen ha ett eget bankkonto och för at skaffa det måste vi ha ett organisationsnummer. Det är därför bäst att registrera föreningen hos skatteverket. Om vi vill registrera oss och få ett organisationsnummer skickar vi kopia på protokollet för det konstituerande mötet, föreningens stadgar samt protokoll på vem som är firmatecknare till Skatteverket ( Blanketten heter: SKV När vi fått vårt organisationsnummer och bankkonto skickar vi uppgifterna till IMs huvudkontor. När föreningen registreras blir vi en juridisk person. Det betyder att vi kan äga pengar, öppna ett bankkonto och även skriva under avtal. Styrelsen är då ansvarig och inte den enskilde medlemmen. 7

11 Lokalföreningens årsmöte Årsmötet är lokalföreningens högsta beslutande organ och ska ske innan sista februari. Årsmötet är tillfället då alla våra medlemmar har möjlighet att komma med förslag, rösta igenom beslut och välja vilka som ska leda föreningen det närmsta året. Det är styrelsens uppgift att planera lokalföreningens årsmöte. Viktigt att tänka på är att det ska betyda något för medlemmarna, samt skapa förutsättningar för delaktighet och inflytande. Gruppen får själv ta ansvar för processen, men huvudkontoret finns till hands och kan svara på frågor och hjälpa till med adressuppgifter till medlemmar i gruppens närområde. TIPS! Bjud in en utlandspraktikant till årsmötet för att locka folk och göra det trevligt. Bra saker att tänka på inför ett årsmöte: Dag, tid, plats Vi tänker på att göra det tillgängligt för alla. Mötet behöver ej ta lång tid. Skicka kallelsen Vi kallar föreningens medlemmar till årsmöte minst fyra veckor före årsmötet. Detta kan göras genom Medmänsklighet, notis på hemsidan och/eller utskick via brev och mail. Motioner och propositioner Förslag från medlemmar/styrelse som ska ha lämnats in innan årsmötet och gärna skickats ut till medlemmar tillsammans med kallelsen. Dessa måste stå på dagordningen för att kunna fattas beslut om. Hitta mötesfunktionärer Vi väljer mötesordförande, sekreterare och justerare. Dagordning och möteshandlingar Årsmötet kan bara besluta om punkter som står på den dagordning som skickats ut till medlemmarna. Förslag på dagordning finns i bilaga 5. Välj styrelse Det är bra att ha kandidater förberedda. Ge plats för dessa att presentera sig själva och sina mål, men öppna också upp för andra att kandidera. Då avgörs det genom röstning. Ge plats för idéer Alla medlemmar behövs när det är dags att planera det kommande årets verksamhet. Ta tid, exempelvis under övriga frågor till gemensamt spånande av idéer. Hur ska vi nå målen? Årsmötesprotokoll Efter årsmötet skickar vi årsmötesprotokollet och styrelsens sammansättning till den nationella styrelsen. 8

12 Styrelsemöten Styrelsemöten är då styrelsen (och medlemmarna) träffas för planering av verksamheten och diskuterar nya idéer samt tar beslut, men också för uppföljning av verksamheten. Någon är ordförande och tydliggör de demokratiska spelreglerna, en annan är sekreterare och för protokoll över mötets innehåll. Det finns olika sätt att organisera styrelsemöten. Dessa kan även fortsättningsvis vara öppna för alla i gruppen; gruppens ordinarie möten kan helt enkelt få vara även styrelsemöten. I så fall har alla yttranderätt även om de inte har formell rösträtt. Detta kommer kanske inte att märkas, då de flesta grupper ändå tillämpar konsensusbeslut och endast undantagsvis behöver rösta i någon fråga. Om vi i gruppen tycker att det är en fördel och vill så kan styrelsemöten och de vanliga gruppmötena skiljas åt. Det kan t.ex. vara om gruppen och verksamheten är stor. I så fall kan styrelsemötena vara få och ägnas åt de stora och övergripande frågorna, medan verksamheten planeras vid särskilda möten i mindre grupper. Vi bestämmer själva hur många styrelsemöten vi vill ha, men ett bra riktmärke är minst fyra protokollförda möten per år. TIPS! I slutet av varje möte, kolla i kalendern och bestäm datum för nästa möte. Det skapar framförhållning och kanske också en större uppslutning. Ha detta som en punkt på dagordningen. TIPS! Börja mötet med en hur mår ni -runda eller interaktiv övning. Det skapar en öppen stämning. TIPS! Gå igenom dagordningen i början av mötet, lägg till punkter och ändra i den tillsammans. Ge utrymme till improvisation och nya idéer. 9

13 Ordlista Ansvarsfrihet Godkännande i efterhand av styrelsens verksamhet Beslutsmässig När en styrelse uppfyller stadgarnas krav för att fatta beslut Beslutsprotokoll Innehåller fattade beslut men ej diskussioner som förekommit Budget Ekonomisk planering för en viss tidsperiod Dagordning Lista på de ärenden som ska tas upp på mötet Ekonomisk redovisning - Redovisning över inkomster, utgifter och resultat över det gångna året Firmatecknare Person, behörig att underteckna i föreningens namn, t.ex. inbetalningar, utbetalningar, bidragsansökningar Fullmakt Befogenhet, t.ex. skriftligt intyg för rätt att göra bankuttag Förtroendevalda Av väljare utsedda personer, t.ex. styrelseledamot Justera Godkänna protokoll Konstituera Fördela uppdrag inom styrelsen Mandatperiod Den tid som en person är vald till sitt uppdrag Motion Skriftligt förslag från medlemmarna, t.ex. till årsmöte Nominera Föreslå kandidater till ett uppdrag eller en post, t.ex. i styrelsen Paragraf Del av lag, protokoll eller avtal Portalparagraf Den första paragrafen i en lag eller stadgar. Den beskriver ofta det övergripande syftet med lagen och inom vilket område den skall verka. Projektansökan Ansökan till finansiär med komplett projektplan och budget Projektmål De mål som ska uppnås för att syftet uppfylls. Kan delas upp i delmål Projektrapport/Slutrapport/ Projektredovisning Slutrapport av projektet som innehåller gjorda erfarenheter, uppnådda resultat och en beskrivning av hur projektet implementeras i ordinarie verksamhet. Proposition Skriftligt förslag från styrelsen, t.ex. till årsmöte Representant lokalförening Representant för hela gruppen med uppdrag att framföra gruppens talan samt återrapportera vad som sades, diskuterades och beslutades vid årsmötet Revisionsberättelse - Revisorernas berättelse där det framgår vad de kommit fram till under sin kontroll av föreningens dokumentation och ekonomiska redovisning samt om de tillstår eller avråder från att styrelsen får ansvarsfrihet över det gångna året. Stadgar Regler för hur föreningen ska fungera, föreningens lag Suppleant Ersättare för ordinarie ledamot Utslagsröst Ordförandes rätt att fälla avgörande vid lika röstetal i omröstning Valberedning En grupp personer som fått i uppgift att föreslå kandidater till poster och uppdrag Verksamhetsplan Föreningens nedskrivna plan på de aktiviteter den ska genomföra under året Verksamhetsberättelse Skriftlig berättelse av den verksamhet föreningen har haft under det gångna året. Årsberättelse Årsredogörelse från styrelse, verksamhetsberättelse Övriga frågor Punkt på dagordningen då nya frågor får tas upp 10

14 Året som lokalförening Verksamhetsåret börjar Januari Skriva verksamhetsberättelse Rapportering till IM av förra årets ekonomiska utfall (senast 20 jan) Motionsperiod fortsätter (november-februari) Lokalföreningarnas årsmöten* Februari/ mars Skicka in dokument* för det gångna året till IM Skriva avtal med IM om det nya verksamhetsårets bidrag April Maj Juni Juli Augusti Nationella årsmötet * Lokalföreningarnas årsmöten Val av ordförande och styrelseledamöter Beslut i övergripande frågor Ev. val av valberedning, om föreningen vill ha en sådan Skriva verksamhetsplan och budget för kommande år September * Skicka in dokument Verksamhetsberättelse Ekonomisk redovisning Revisionsberättelse Årsmötesprotokoll * Motionsperiod Period för att skriva förslag till både det lokala och det nationella årsmötet. Senast 15 februari till nationella årsmötet. Skicka in verksamhetsplan och budget till IM (senast 1 okt) Oktober Kommunikationsvägar och mötesplatser under året: Utbildningar lokalt och nationellt Cirklar och föreläsningar lokalt Lokala träffar/regionträffar Regionala nyhetsbrev Medmänsklighet Webb, Facebook och bloggar Riktade utskick med information Motionsperiod* Besked ges om beviljad budget November/ decemeber 11

15 Bilaga 1: Stadgar för IM 1 Mål och värdegrund Individuell Människohjälp (IM) är en ideell biståndsorganisation som arbetar för en rättvis och medmänsklig värld. IMs ändamål är att synliggöra och bekämpa fattigdom och utanförskap. IM bedriver internationellt utvecklingssamarbete och humanitärt bistånd samt socialt arbete i Sverige. IM har ett kristet ursprung och hävdar alla människors lika värde. IM arbetar med och för människor oavsett etnicitet, nationalitet, kön, religiös och politisk övertygelse. 2 Metoder IMs arbete bedrivs utifrån principerna engagemang, närhet, samverkan, hjälp till självhjälp, helhetssyn och långsiktighet. IMs arbete genomsyras av perspektivet från människa till människa. IMs arbete utförs av volontärer och anställda. 3 Medlem Medlem är den person som delar IMs mål och värdegrund och som betalar den medlemsavgift som års-mötet fastställer. 4 Årsmöte Årsmöte hålls på tid och plats som styrelsen bestämmer, dock före juni månads slut. Kallelse sker genom IMs tidskrift senast fyra veckor i förväg. Medlem under föregående verksamhetsår äger rösträtt vid års-möte. Vid årsmöte ska förekomma: Val av årsmötesfunktionärer Godkännande av föredragningslistan Styrelsens årsredovisning, fastställande av resultatoch balansräkning samt ansvarsfrihet för styrelsen Val av styrelse, revisorer och valberedning Fastställande av medlemsavgift Behandling av ärenden som styrelsen förelagt årsmötet Behandling av motioner Motioner ska lämnas in senast den 15 februari och ska beredas av styrelsen. Valberedningens förslag ska medfölja kallelsen. Anmälan till årsmöte ska ske senast två veckor i förväg. Extra årsmöte kan inkallas av styrelsen, revisorerna eller när minst 200 medlemmar begär det. Vid extra årsmöte får endast sådana ärenden förekomma som mötet utlysts för att behandla. För att extra årsmöte ska kunna fatta beslut måste minst 100 medlemmar vara närvarande. 5 Styrelse IMs arbete leds av en styrelse. Den består av ordförande och fem till sju ledamöter, jämte tre suppleanter. Ordförande väljs på ett år, övriga ledamöter och suppleanter på två år. Hälften av styrelsemedlemmarna väljs varje år. En person kan vara ledamot i högst åtta år i följd. En ledamot som under perioden blir vald till ordförande kan vara styrelsemedlem i högst tolv år. Styrelsen är beslutsmässig då minst fem ledamöter är närvarande. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. De anställda medarbetarna har rätt att utse en representant som utan rösträtt adjungeras till styrelsens sammanträden. Styrelsen har sitt säte i Lund. 12

16 6 Valberedning Valberedningen förbereder val av styrelse och revisorer. Valberedningen består av fyra till sex ledamöter varav en är sammankallande. Mandatperioden är två år. Hälften av ledamöterna väljs varje år. En person kan vara ledamot i högst åtta år i följd. 7 Verksamhetsår IMs verksamhets- och räkenskapsår är tiden 1 januari 31 december. 8 Revision IMs årsredovisning ska granskas av revisorer. Revisorsgruppen ska bestå av två revisorer och två suppleanter. En ordinarie och en suppleant ska vara auktoriserade revisorer. 9 Stadgeändring Ändring av dessa stadgar beslutas, efter beredning av styrelsen, med minst två tredjedelars majoritet vid två på varandra följande ordinarie årsmöten. 10 Upplösning För upplösning av IM krävs beslut, efter beredning av styrelsen, med minst två tredjedelars majoritet vid två på varandra följande årsmöten, varav det första ska vara ett ordinarie årsmöte. Minst två månader ska förflyta före det andra beslutet. IMs egendom ska då överlåtas till en organisation som delar IMs mål och värdegrund enligt 1. 13

17 Bilaga 2: Förslag på stadgar för IMs lokalföreningar 1 Mål och värdegrund IMs ändamål och värdegrund framgår av 1 i IMs stadgar. 2 Organisation IM XX, som är en lokalförening inom IM Individuell Människohjälp/Swedish Development Partner, har till uppgift att verka lokalt utifrån IMs stadgar och bedriva en verksamhet som är uttryck för IMs värderingar och grundtanken om rättvisa och medmänsklighet. Lokalföreningen leds av en lokal styrelse och med det lokala årsmötet som högsta beslutande organ. 3 Medlem Medlem är den som är medlem i organisationen IM och som bor i XX kommun. 4 Årsmöte Årsmöte hålls på tid och plats som styrelsen för IM XX bestämmer dock senast den sista februari. Föreningens medlemmar ska kallas genom IMs informationskanaler minst fyra veckor före årsmötet. a) Årsmötets dagordning ska innehålla: Val av årsmötesfunktionärer Fastställande av röstlängd Fastställande om årsmötet blivit behörigen utlyst Godkännande av föredragningslistan Styrelsens årsredovisning, fastställande av resultat- och balansräkning, revisorernas berättelse samt ansvarsfrihet för styrelsen Föredragning av verksamhetsplan och budget Godkännande av stadgar Behandling av propositioner och motioner Val av styrelse, revisorer och valberedning Övriga årsmötesfrågor b) Medlemmar i föreningen har rätt att lämna in motioner till årsmötet. Motioner ska vara föreningens styrelse tillhanda senast två veckor före föreningens årsmöte. c) Alla medlemmar i föreningen har rätt att närvara, yttra sig och rösta vid föreningens årsmöte. Styrelsemedlem har inte rösträtt i fråga om styrelsens förvaltning, beviljande av ansvarsfrihet och inte heller vid val av styrelsemedlemmar och revisorer. 4:1 Inlämning av uppgifter till den nationella styrelsen Föreningens verksamhetsberättelse, resultat- och balansräkning samt revisonsberättelse ska lämnas in till den nationella styrelsen senast vid utgången av mars månad. Organisationens revisorer kan på den nationella styrelsens uppdrag granska förvaltningen inom lokalföreningen. 4:2 Extra årsmöte i lokalföreningen Styrelsen kan på eget initiativ kalla till extra årsmöte. Om en tredjedel av föreningens medlemmar begär det, ska extra årsmöte sammankallas. Kallelse ska då utsändas 14

18 senast två veckor efter framställningen och genomföras senast fyra veckor efter att kallelsen skickats. Vid extra årsmöte i lokalföreningen får endast sådana ärenden förekomma som mötet utlyst för att behandla. 5 Styrelse Styrelsen för lokalföreningen IM XX består av ordförande och kassör samt eventuella övriga ledmöter och suppleanter. Antalet ledamöter och eventuella suppleanter ska fastställas av föreningens årsmöte. Ordförande och kassör väljs på årsmötet, övriga poster regleras inom styrelsen på konstituerande styrelsemöte. Styrelsen är beslutsmässig om ledamöterna kallats minst en vecka i förväg och fler än hälften av de röstberättigade ledamöterna är närvarande. 5:1 Lokalföreningsstyrelsens uppgift Styrelsens uppgift och ansvar är att: Ansvara för att lokalföreningens arbete följer IMs mål och värdegrund uttryckta i stadgar och aktuella styrdokument, nationellt och lokalt Ansvara för lokalföreningens ekonomi Ansvara för lokalföreningens verksamheter Rekrytera medlemmar Styrelsen företräder föreningens medlemmar och är remissinstans till den nationella styrelsen. 6 Valberedning Valberedningens uppgift är att förbereda de val som ska ske vid lokalföreningens årsmöte. Valberedningen består av minst två ledamöter, varav en ska utses till sammankallande. Mandattiden är ett år. Valberedningens förslag till val av styrelse, revisorer och ombud till det nationella årsmötet ska finnas tillgängligt för medlemmarna senast en vecka före mötet. 7 Verksamhetsår Verksamhets- och räkenskapsår är tiden 1 januari till 31 december. 8 Revision Lokalföreningens årsredovisning ska granskas av en revisor. Revisorsgruppen ska bestå av en ordinarie revisor och en revisorssuppleant. 9 Stadgeändringar För ändring av stadgarna fordras beslut med två tredjedels majoritet vid lokalföreningens årsmöte. Beslut gäller efter avslutat årsmöte. Undantag gäller för ändring av 1, 9 och 10. För ändring av 1 och 9 krävs beslut med minst två tredjedelars majoritet vid två på varandra följande ordinarie årsmöten. Regler för ändringar av 10 regleras i paragrafen. 10 Upplösning Lokalföreningen IM XX kan läggas ner efter beslut av två på varandra följande möten varav minst ett är ordinarie årsmöte. Föreningen kan endast upplösas om detta varit utsänt till alla medlemmar i samband med kallelsen till årsmötet. Upplöses föreningen beslutar IMs nationella styrelse om lokalföreningens eventuella tillgångar. 15

19 Bilaga 3: Budgetmall LF.. INTÄKTER Gåvor Gåvor, Testamente - Kontanter Medlemsavgifter - Summa Gåvor - Övriga intäkter BUDGET TOTALT 20 OBS! Försäljning Sverige, momsfri - - försäljning av tillverkade varor Summa Övriga intäkter - Summa intäkter - KOSTNADER Inköp av varor och material Material som insatsvara - - material som köps för att tillverka produkter som sedan säljs vidare till kund Summa Inköp av varor och material - Förbrukningsmaterial och inventarier Förbrukningsmaterial - Summa Transporter - Resekostnader Reskostnader, volontärer - - inkl. rese- och boendekostnader för årsmöte Summa Resekostnader - Reklam och PR Annonsering Utställning/mässor/konferens - - bord, lokal, deltagaravgit mm: t ex julmarknad Summa Reklam och PR Kontorsmaterial Kontorsmaterial - Övriga externa kostnader Extern avgift för aktivitet - - externa aktiviteter: t ex teater, film, utställningar etc. inklusive resor mm i samband med aktivitet Övrig kostnad för aktivitet - - interna aktiviteter: t ex fika med målgruppen Summa Övriga externa kostnader - S:A EXTERNA RÖRELSEKOSTNADER - Personalkostnader Övriga personalkostnader Övriga personalkostnader - - föreningens medlemmar: fika i samband med möte... Summa Övriga personalkostnader - S:A RÖRELSENS KOSTNADER - RESULTAT - 16

20 Bilaga 4: Mall för resultat- och balansräkning Föreningsnamn Resultaträkning 20xx Intäkter Bidrag från IM Externa bidrag Totalt Kostnader Material Resekostnader Aktiviteter Fika Totalt Resultat Balansräkning 20xx Tillgångar Kassa Bank Totalt Skulder Kortfristiga skulder Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter Totalt Resultat 17

21 Bilaga 5: Mall för kassaintyg IMs Lokalförening i 31 december 20xx Kontantkassa Bank TOTALT Ort Datum Namn (lokalföreningens kassör) Telefonnummer 18

22 Bilaga 6: Dagordning konstituerande årsmöte 1 Mötets öppnande 2 Val av mötesordförande 3 Val av mötessekreterare 4 Val och justerare tillika rösträknare 5 Fastställande av dagordning 6 Beslut om bildande av förening samt föreningens namn 7 Anta stadgar 8 Anta verksamhetsplan och budget 9 Beslut om antal ledamöter i styrelsen 10 Val av föreningsordförande 11 Val av styrelseledamöte 12 Val av revisorer 13 Val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Mötets avslutande 19

23 Bilaga 7: Förslag på dagordning till årsmöte 1 Mötets öppnande 2 Godkännande av dagordningen 3 Val av mötesordförande 4 Val av mötessekreterare 5 Val av två justeringsmän tillika rösträknare 6 Uppläsande av styrelsens verksamhetsberättelse 7 Uppläsande av styrelsens ekonomiska berättelse 8 Uppläsande av revisionsberättelsen 9 Beviljande av ansvarsfrihet 10 Uppläsning av kommande verksamhetsplan och budget (för kännedom) 11 Val av föreningsordförande 12 Val av styrelseledamöter 13 Val av revisorer 14 Val av valberedning 15 Övriga frågor 16 Mötet avslutas 20

24 Bilaga 8: Vad innebär representativ demokrati för IM? Fler röster och större förankring De beslut som tas inom IM ska förankras och omfattas av en majoritet medlemmar, på demokratiskt vis. En medlemsorganisation med införandet av en representativ demokrati ger på ett helt annat sätt möjlighet för fler medlemmar att representeras i de beslut som fattas. Lokalföreningar ges ett tydligare uppdrag att bereda och förankra frågor och det ger besluten en helt annan tyngd. Vi vill göra det vi säger Att stärka civilsamhället och demokratin är en viktig aspekt av IMs arbete såväl i Sverige som internationellt. Genom att införa en representativ medlemsorganisation ökar trovärdigheten i vår argumentation gentemot partnerorganisationer och andra aktörer vi samarbetar med såväl i Sverige som utomlands, genom att vi lever som vi lär. Ökad trygghet och kontinuitet Med representativ demokrati minskar risken för att oönskade aktörer tar över och driver igenom sina agendor vid årsmöten. Vilka möjligheter ger det IMs nationella styrelse med representativ medlemsdemokrati? Att få höra flera röster Att förstå vad medlemmarna vill Att förstå möjligheter och svårigheter lokalt 21

25 Bilaga 9: Tips på litteratur Här är förslag på litteratur för dig som vill läsa vidare och bygga mer kunskap kring föreningsarbete och medlemsdemokrati. Driv. Så startar du förening och driver projekt En praktisk och lättläst handbok med inspiration till att starta och driva förening. Boken innehåller tips, exempel och övningar som hjälper er fram på vägen. Boken berör rubriker som Gruppen och samarbetet, Kreativa och sjysta möten, Driv ett projekt och Pengarna skaffa fram dem. PeaceWorks. Driv. Så startar du förening och driver projekt. PeaceWorks Sverige Styrelse, stämma och stadgar i förening En lite mer avancerad bok som svarar på frågor kring lagar och regler om organisationsuppbyggnad och styrelsearbete. Boken berör rubriker som Föreningsstämman och medlemsdemokratin, Styrelsen i arbete, Protokoll och andra handlingar och Medlemmens rättigheter och skyldigheter. Nelson-Bülow, H & Lennung S (2005) Styrelse, stämma och stadgar i förening: effektivare målfokuserat arbete i ideella föreningar, bostadsrättsföreningar och andra ekonomiska föreningar. Lund: Studentlitteratur Ordförandehandboken En lättläst bok med inspiration, motivation och stöd till ordförande och andra styrelsemedlemmar. En praktisk guide om styrelsearbetet i sig, hur det är att vara ledare samt hur man på bästa sätt leder andra. Den ger bra tips på hur man inspirerar och engagerar andra, hur man hanterar konflikter och hur man utvecklas som förening. Jonsson, H (2005) Ordförandehandboken. Landsrådet för Sveriges Ungdomsorganisationer (LSU) 22

26 Egna anteckningar

27

28 IM-1089_Att bilda lokalförening_2016 Det här är IM IM är en svensk biståndsorganisation som bekämpar fattigdom och utanförskap. Vår vision är en rättvis och medmänsklig värld. IM grundades 1938 och verkar idag i Sverige och tolv länder världen över. Tillsammans med lokala organisationer och individer som brinner för förändring arbetar vi för att skapa hållbar utveckling. Vårt arbete är möjligt tack vare det samlade engagemanget hos IMs givare, medlemmar och volontärer. Läs mer om IM på manniskohjalp.se I pedagogiskt samarbete med IMs huvudkontor: Box 45, Lund Fabriksgatan 2F, Lund tel e-post individuell@manniskohjalp.se pg