RIKTLINJER FÖR KONKURRENSUTSÄTTNING

Transkript

1 RIKTLINJER FÖR KONKURRENSUTSÄTTNING INOM KUNGÄLVS KOMMUN Antagen av kommunstyrelse 180/2013 ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON vx FAX E-POST HEMSIDA

2 1. Inledning Riktlinjerna omfattar samtliga verksamheter inom Kungälvs kommun och utgör tillsammans med Konkurrenspolicyn och Reglementet för konkurrensutsättning styrdokument för handläggning och beslutsfattande i ärenden som rör konkurrensutsättning av kommunal verksamhet. Gällande upphandlingslagstiftning samt kommunens bestämmelser härom ska iakttas vid utredning av konkurrensutsättning. Kommunstyrelsen beslutar om antagande av riktlinjerna. 2(8) 2. Syfte Syftet med konkurrensutsättning är att öka valfrihet för brukare, medborgare och anställda men även att utveckla och effektivisera den egna verksamheten. Syftet är även att öppna marknaden för nya aktörer och därigenom göra Kungälvs kommun attraktiv som etableringsplats för näringslivet. Ett ökat utbud av tjänstedistributörer kan även öppna för nya och utökade möjligheter till jämförelse och utveckling. 3. Avgränsning Dessa riktlinjer avser endast verksamheter som bedrivs av Kungälvs kommun. Endast verksamhet som enligt lag får drivas av annan än kommunen får konkurrensutsättas. För viss verksamhet påverkar speciallagstiftning möjligheten till konkurrensutsättning t.ex. sker konkurrensprövning av grundskoleverksamhet enligt bestämmelser i Skollagen. Konkurrensutsättningen kan både avse hel eller en del av en verksamhet. 4. Jäv Se Kungälv kommuns riktlinjer mot mutor och jäv, dnr. KS2010/ Ansvar och arbetsfördelning Kommunstyrelsen ansvarar för att ärendet är tillräckligt utrett. Det löpande handläggningsarbetet leds av en utsedd projektledare som ansvarar för att fördela arbetsuppgifter samt inhämta utlåtanden från berörda verksamheter, fackliga organisationer och övriga parter. Berörd verksamhet ansvarar för att ta fram den information som krävs och vara behjälplig i utredningsarbetet. Verksamheterna deltar i utredningsarbetet genom att bidra med sin kompetens och erfarenhet. 6. Handläggningsprocessen En utredning kring konkurrensutsättning inleds med att kommunstyrelsen ger i uppdrag åt förvaltningen att utreda förutsättningarna för konkurrensutsättning av viss verksamhet. Kommunchefen ansvarar för att tilldela uppdraget till en utsedd projektledare som tillsammans med konkurrensutsatt verksamhet och övriga kompetenser i kommunen handlägger ärendet.

3 Eftersom privat och offentlig verksamhet skiljer sig åt t.ex. avseende handlingsoffentlighet och sekretess krävs vid utredning en belysning av de konflikter som kan uppstå samt hur de kan lösas. Vid utredning av alternativ driftsform av kärnverksamheter ska speciallagstiftningens regler beaktas. I skrifter från t.ex. Konkurrensverket, SKL och Tillväxtverket finns vägledning för konkurrensutsättning och uppföljning. 6.1 Förstudie Utredningen inleds med att förvaltningen granskar huruvida det finns hinder mot konkurrensprövningen t.ex. att verksamheten måste bedrivas i egen regi med egen personal. Granskningen presenteras för förvaltningsledningen som antingen beslutar att: utredning av ärendet ska fortsätta då det inte föreligger hinder för en konkurrensutsättning, alternativt, ärendet ska till kommunstyrelsen för beslut då det föreligger hinder för konkurrensutsättning av verksamheten 6.2 Nulägesbeskrivning Nulägesbeskrivningen syftar till att tydliggöra för beslutsfattarna vilken verksamhet som idag bedrivs, samt vilka resurser som används för att bedriva den. Nulägesbeskrivningen görs i nära samverkan med berörd verksamhet samt övriga kompetenser för att tydligt utreda och klargöra vilka resurser verksamheten besitter samt vilket arbete som de utför. Frågor om befintlig personal, lokaler, ekonomi tydliggörs och arbetsuppgifter, ansvar och kompetensområden specificeras. Även arbetssätt, arbetsfördelning och organisation ska presenteras. Om konkurrensutsättningen avser del av verksamhet ska det tydligt redovisas hur denna del är sammanlänkad med övrig verksamhet. 6.3 Konsekvensanalys och riskanalys Parallellt med nulägesbeskrivningen genomförs konsekvens- och riskanalyser av vilken påverkan en konkurrensutsättning och verksamhetsövergång kan få för kommunen. Analyserna ska både beakta direkta konsekvenser och risker men även de konsekvenser och risker som kan uppkomma under tiden ett entreprenadkontrakt löper. Även det framtida behovet av tillhandahållande av tjänsten ska beaktas i analysen och en diskussion om vilka konsekvenser ett ökat eller minskat behov kan få ska föras. I analyserna ska frågor avseende konsekvenserna och riskerna för: brukarna och medborgarna, personal och den interna organisationen samt näringslivet, marknad och samhälle särskilt uppmärksammas. Även konsekvenser och risker avseende ekonomi och resurstillgångar ska belysas och analyseras. Genomgående ska analyserna presentera vilka möjligheter, utmaningar, hot och styrkor en konkurrensutsättning för med sig för ovan nämnda grupper. Både positiva och negativa konsekvenser ska belysas och om möjligt ska förslag på lösning för att minimera konsekvenserna ges. Om det i uppdraget som överlämnats till förvaltningen inte specificerats vilken form av konkurrensprövning som avses bör utredarna granska huruvida olika driftsformer kan ge olika konsekvenser. Samtliga driftsformer finns presenterade i bilaga Utredningsrapport När utredningen är genomförd ska den presenteras för kommunchefen och förvaltningsledningen innan utredningen redovisas för kommunstyrelsen och kommunfullmäktige för beslut. 3(8)

4 4(8) 7. Beslutsprocessen 7.1 Kommunchefen och förvaltningsledningen Kommunchefen tar emot uppdraget från kommunstyrelsen att utreda förutsättningarna för att konkurrensutsätta viss verksamhet. Kommunchefen har, tillsammans med förvaltningsledningen, ansvar att beslut om handläggningsprocessen ska fortsätta efter förstudien presenterats eller om den ska skickas till kommunstyrelsen för beslut om att avbryta processen. Om förvaltningsledning beslutar att fortsätta handlägga ärendet ska samverkan ske mellan berörda fackliga organisationer. 7.2 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar om att avbryta en handläggning av konkurrensutsättning om den sker i strid med gällande lag. Kommunstyrelsen kan även besluta om att ärendet är tillräckligt utrett och skicka utredningen för beslut i kommunfullmäktige. 7.3 Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar huruvida en konkurrensutsättning ska verkställas eller inte. I enlighet med kommunallagens bestämmelser ska kommunfullmäktige besluta om all form av verksamhetsövergång. 8. Kontroll och uppföljning Rutiner för uppföljning ska presenteras i ett tidigt skede. God uppföljning ställer höga krav på beställarkompetens och uppföljningskompetens i den egna förvaltningen. Tydliga krav om vad som ska följas upp kopplade till ett sanktionssystem ska framgå av det avtal som sluts mellan kommunen och entreprenören. 9. Kommunikation och information Berörd verksamhet ska informeras på ett tidigt stadium att en utredning om konkurrensprövning inletts. Kommunikation ska även ske med kompetenser inom upphandling och personalfrågor. Berörda fackliga förbund ska underrättas och beredas möjlighet att yttra sig.

5 5(8) Bilaga 1: Definitioner Avknoppning Verksamhetsformen innebär att anställda i kommunen lämnar sin anställning och tar över viss verksamhet som egna företagare eller kooperativ efter upphandling. Relationen mellan kommunen och avknopparen regleras i ett avtal som löper under 3-4 år. Egen regiverksamhet Egen regiverksamhet bedrivs normalt sett i förvaltningsform med kommunen som huvudman. Kommunen har det totala juridiska ansvaret för verksamhetens bedrivande. Omfattningen av verksamheten kan vara lagstadgad eller fakultativ och behöver inte upphandlas enligt LOU. När verksamhet som bedrivits i egen regi ska upphandlas i konkurrens ska den egna verksamheten erbjudas möjlighet att lämna anbud och delta i upphandlingen. Bidrag till enskild finansierad verksamhet Vid bidragsfinansierad verksamhet avsäger sig kommunen huvudmannaskapet för viss verksamhet och annan part tar över. Kommunen avgör vem eller vilka som får bedriva verksamheten som finansieras via bidrag. Genom avsägandet har kommunen inte längre något juridiskt ansvar för verksamheten med dem kan inte heller styra hur verksamheten bedrivs. Om kommunen börjar reglerar hur verksamheten ska bedrivas anses det utgöra köp av tjänst och ska upphandlas. Kommunen bestämmer ensidigt villkoren för bidragsgivning och något avtal med bidragsmottagaren bör inte ingås. Bidraget ska årligen prövas både avseende storlek och om det fortsättningsvis ska utgå. Eftersom kommunen inte köper en tjänst utan ger ett bidrag, behöver denna verksamhetsform inte upphandlas enligt LOU. Om bidrag utges till en mottagare som bedriver kärnverksamhet, vilken styrs av speciallagstiftning, krävs både tillstånd och tillsyn. Vilken myndighet som utövar tillsyn regleras i speciallagstiftning. Entreprenad En entreprenad innebär att kommunen ingår avtal med extern part att genomföra viss tjänst. En entreprenad ska alltid upphandas. Relationen regleras i ett civilrättsligt juridiskt bindande avtal där avtalstiden kan variera mellan 3-7 år beroende på vilka investeringar som leverantören kan behöva effektuera för att fullgöra uppdraget. Kommunen innehar det juridiska ansvaret gentemot kommuninvånarna trots att entreprenaden utförs av extern part. Finansiella samordningsförbund För att samla samhällets resurser med inriktning på rehabilitering finns möjlighet för kommuner, landsting, arbetsförmedling och försäkringskassan kan samverka i gemensamt organ, finansiellt samordningsförbund. Särskild lag finns som reglerar formerna för samarbetet. Intraprenad Intraprenad kan uppstå som resultat av att kommunen tillämpar en beställar-utförarmodell alternativt att den egna regin deltagit i och vunnit en upphandling. Vid en intraprenad innebär alltid att kommunen behåller huvudmannaskapet och det totala juridiska ansvaret för verksamheten. Intraprenaden är samma juridiska person som kommunen och de regler som gäller för och inom kommunen gäller även intraprenaden. Kommunala bolag

6 Kommunala bolag är egna juridiska personer som ingår i kommunkoncernen. Enligt Kommunallagens bestämmelser ska Kommunalfullmäktige besluta om ägardirektiv och anta en bolagsordning som reglerar verksamheten. Ett kommunalt bolag får ett tydligare resultatansvar och kan till skillnad från en förvaltning inte gå med förlust utan att det får omedelbara konsekvenser. En kommun kan köpa varor och tjänster från bolag de helt eller delvis äger utan att göra en upphandling. Avsteget från kravet på upphandling gäller enbart om kontrollkriteriet och verksamhetskriteriet uppfylls. Konkurrensverket beskriver kriterierna på följande sätt: - Kontrollkriteriet: Den upphandlande myndigheten utövar en kontroll över den juridiska personen eller den gemensamma nämnden som motsvarar den kontroll som myndigheten utövar över sin egen förvaltning. - Verksamhetskriteriet: Den eventuella verksamhet som den juridiska personen eller den gemensamma nämnden utför tillsammans med någon annan än den upphandlande myndigheten endast är av marginell karaktär. Kommunalförbund Kommunalförbund innebär att två eller flera kommuner går samman och bildar en egen juridisk person vilken lyder under kommunerna. Kommunalförbundet styrs av kommunalförbundsfullmäktige som är en beslutande församling som består av minst en representant från varje kommun vilken utses av respektive fullmäktigeförsamling. Köp av tjänster När kommunen inte innehar nödvändig eller önskvärd kompetens eller resurs kan tjänster införskaffas från externa parter. Köpet genomförs genom en offentlig upphandling i enlighet med gällande författning härom. Affärsrelationen mellan kommunen och den externa utförare regeleras i ett civilrättsligt juridiskt bindande avtal som löper under 3-4 år. Kommunen har kvar det totala juridiska ansvaret gentemot kommuninvånarna. Offentlig regi Verksamheten drivs i egen regi i förvaltningsform genom att de styr, finansierar och driver verksamheten. Politikerna har direkt kontroll över verksamheten och förvaltningens egna medarbetare utför tjänsterna. Offentlig regi genom gemensam nämnd En eller flera kommuner enas om att bilda en gemensam nämnd som består av ledamöter valda av respektive fullmäktigeförsamling. En av de delatagande kommunerna är värd för den gemensamma nämnden. Offentlig upphandling En upphandlande myndighets tilldelning av kontrakt med ekonomiska villkor såsom köp, leasing, hyra av varor, byggentreprenader eller tjänster. Upphandlingen ska göras med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt. Anbudsgivare, anbudssökande och anbud ska behandlas utan ovidkommande hänsyn. Upphandlingen genomförts i enlighet med gällande lag. All verksamhet som ska bedrivas av annan än den egna kommunen mot en ekonomisk ersättning ska upphandlas. Kommunen behåller huvudmannaskapet men driften av verksamheten regleras genom avtal och förfrågningsunderlag. Stiftelser Stiftelser är egna juridiska personer som ingår i den kommunala koncernen. Om stiftelsen är helägd ska kommunalfullmäktige besluta om stiftelseurkund och stiftelseförordnande samt utse lekmannarevisor i enlighet med Kommunallagens bestämmelser. 6(8)

7 Tjänstekoncession En tjänstekoncession innebär att kommunen ingår ett kontrakt med en eller flera leverantörer där ersättning för tjänsterna utgår i form av en rätt att utnyttja tjänsterna eller en blandning av det och betalning, t.ex. driften av ett befintligt av ett befintligt badhus. Ett av kännetecknen för en koncession är att leverantören tar en uppenbar risk eftersom de ofta är beroende av de intäkter som erhålls från användarna. Lag om valfrihetssystem har tolkats som en tjänstekoncession. 7(8)

8 8(8) Bilaga 2 Processkarta Beslutskedjan Beslut Handläggningskedjan Kommunstyrelsen UPPDRAG: Utred möjligheten för konkurrensutsättning av verksamhet/enhet X Förvaltningsledningen Berörd verksamhet och fackliga organisationerna informeras Utser Projektledare och projektorganisation GRINDBESLUT FÖRVALTNINGSLEDNINGEN Verksamheten bör/ska/får inte konkurrensutsättas, ärendet skickas till kommunstyrelsen för beslut Verksamheten kan/får/bör konkurrensutsättas, utredning påbörjas 1. Förstudie Får/kan/bör denna verksamhet konkurrensutsättas? BESLUT FÖRVALTNINGSLEDNINGEN När förvaltningsledningen anser att ärendet är tillräckligt utrett går det vidare till kommunstyrelsen, via berörd nämnd för beslut. 2. Utredning Nulägesbeskrivning Konsekvensanalys Riskanalys Utmynnar i en rapport Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen BESLUT KOMMUNSTYRELSEN Ska verksamheten konkurrensutsättas? Ja, ärendet går till kommunfullmäktige för beslut. Nej ärendet stannar i kommunstyrelsen. Förvaltningsledningen BESLUT KOMMUNFULLMÄKTIGE Ska verksamheten konkurrensutsättas? Om beslut i kommunfullmäktigt om att konkurrensprövningen ska akutalliseras påbörjas arbetet med upphandling och verksamhetsövergång.