Kommunstyrelsens reglemente

Transkript

1 Kommunledningskontoret Datum Ärendenr Kommunstyrelsens reglemente Tibro kommun TIBRO Växel:

2 Sida 2 (19) Innehållsförteckning Kommunstyrelsens övergripande uppgifter Styrfunktionen Ekonomisk förvaltning Personalpolitiken Övriga uppgifter... 7 Förvaltning enligt speciallag Övrig verksamhet Delegering från kommunfullmäktige... 8 Med rätt för kommunstyrelsen att vidaredelegera Kommunstyrelsens administration Ansvar och rapporteringsskyldighet Kommunstyrelsens arbetsformer Sammansättning Ersättares tjänstgöring i styrelse och utskott Växeltjänstgöring Inkallande av ersättare Ersättare för ordföranden i styrelse och utskott Sammanträde Tidpunkt Tjänstemännens deltagande Kallelse Handläggning i utskotten Protokoll Reservation

3 Sida 3 (19) Ordföranden Kommunalråd Delgivning Undertecknande av handlingar Utskott Arbetsutskott Personalutskott Offentliga sammanträden Kontroll av ekonomiska transaktioner

4 Sida 4 (19) Utöver det som föreskrivs om kommunstyrelsen i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente. Kommunstyrelsens övergripande uppgifter 1 Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Kommunstyrelsen har ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Har uppsikt över övriga nämnders verksamhet och den verksamhet som sker i kommunalförbunden och de kommunala bolagen. Kommunstyrelsen leder och samordnar planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter. Direkt under kommunstyrelsen lyder kommunledningskontoret, IT- och informationsenheten, Tillväxt Tibro-Näringslivsenheten, Arbetsmarknadsenheten, TTC och Integrationsenheten. 2 Kommunstyrelsens ledningsfunktion innebär att leda och samordna bland annat utvecklingen av den kommunala demokratin utvecklingen av jämställdhets- och mångfaldsarbetet personal och lönepolitiken den strategiska planeringen av användningen av mark och vatten den strategiska miljöplaneringen och därvid verka för en miljöanpassad samhällsutveckling strategiska frågor kring kollektivtrafik och infrastruktur. planering för och hantering av extraordinära händelser som innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för allvarliga störningar i viktiga samhällsfunktioner. extern och intern informationsverksamhet arbetet med utformning av reglementen, riktlinjer för delegering och övergripande policydokument organisations- och förändringsarbete för att effektivisera administrations- och nämndarbete kommunövergripande IT och kommunikationssystem

5 Sida 5 (19) kommunstyrelsen leder och samordnar planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomiska ställning Kommunstyrelsen skall vidare med uppmärksamhet följa miljövårds, kulturmiljövårds- och naturvårdspolitiken och verka för en god miljö i kommunen socialtjänsten och därvid verka för att socialtjänstlagens mål kan uppfyllas den kommunala hälso- och sjukvården och verka för en god kommunal hälso- och sjukvård omsorgsverksamheten och verka för god kommunal omsorgsverksamhet skol- och utbildningsväsendet och verka för att skollagstiftningens mål kan uppfyllas kultur- och fritidspolitiken och verka för en god kultur- och fritidsverksamhet i kommunen samhällsplaneringen och verka för en god teknisk service i balans med teknik, natur/miljö och ekonomi arbetsmarknadspolitiken integrationsverksamheten näringslivsfrågorna verksamheten i de kommunalförbund som kommunen är medlem i samt de kommunala bolagen. Styrfunktionen 3 I kommunstyrelsens styrfunktion ingår att leda arbetet med och samordna utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten, ta initiativ och göra framställningar i målfrågor som inte i lag är förbehållna annan nämnd övervaka att de av fullmäktige fastställda målen och planerna för all verksamhet och ekonomi efterlevs och att kommunens löpande förvaltning handhas rationellt och ekonomiskt tillse att rapportering och uppföljning sker till fullmäktige från samtliga nämnder om hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret

6 Sida 6 (19) agera och ta initiativ vid situationer som kräver detta i ekonomiska frågor eller verksamhetsfrågor leda och samordna redovisningen inom kommunen upprätta årsbokslut för kommunen och sammanfatta detta i en årsredovisning enligt de riktlinjer fullmäktige anger utarbeta och sammanställa förslag till ekonomiska direktiv för nämnders budgetarbete ansvara för samordningsträffar med nämndpresidierna ha uppsikt över verksamheten i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, avseende ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen tillvarata kommunens intressen inom annan nämnds verksamhetsområde vid behov utfärda direktiv till de bolag som kommunen helt eller delvis äger. Ekonomisk förvaltning 4 Kommunstyrelsen skall ha hand om kommunens medelsförvaltning och därvid följa av kommunfullmäktige meddelade föreskrifter. Medelsförvaltningen skall omfatta placering av medel och i förekommande fall lång- och kortsiktig upplåning. I denna uppgift ingår också att bevaka att kommunens inkomster inflyter och att betalningar görs i tid samt vidta de åtgärder som behövs för indrivning av förfallna fordringar. Kommunstyrelsen har också hand om övrig ekonomisk förvaltning såsom underhåll och förvaltning av lös egendom inom kommunstyrelsens förvaltningsområden tillse att kommunens behov av försäkringsskydd är tillgodosett handha kommunens donationsförvaltning vars avkastning disponeras av annan nämnd.

7 Sida 7 (19) Personalpolitiken 5 Kommunstyrelsen skall ha hand om centrala frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare och har till uppgift att utforma riktlinjer för kommunens löne- och personalpolitik. Inom kommunstyrelsen skall finnas ett personalutskott, tillika KSau, bestående av 5 ledamöter och 5 ersättare. De ordinarie ledamöterna i utskottet bör vara ordinarie ledamöter i kommunstyrelsen. Koppling mellan personalutskott och ksau/budgetberedningen bör finnas, t.ex. via utskottets ordförande. Delegationsordningen beskriver personalutskottets uppgift. Se också Övriga uppgifter Förvaltning enligt speciallag 6 Kommunstyrelsen är arbetslöshetsnämnd och personalorgan. Räddningstjänstens operativa verksamhet, förebyggande brandförsvar och delar av verksamheten för civilt försvar ombesörjes av kommunalförbundet Räddningstjänsten Östra Skaraborg. Kommunstyrelsen är krisledningsnämnd och ansvarar för kommunens åligganden enligt lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Kommunstyrelsen beslutar om gatukostnader m m enligt 6 kap plan- och bygglagen (SFS 1987:10. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Närmare föreskrifter om arkivvården finns i arkivreglemente. Kommunstyrelsen är registeransvarig för de personregister som styrelsen har i sin verksamhet och förfogar över. Kommunstyrelsen svarar för kommunens anslagstavla. Kommunstyrelsen utövar tillsyn över lokala lotterier.

8 Sida 8 (19) Övrig verksamhet 7 Kommunstyrelsen har också hand om sysselsättnings- och näringslivsfrågor och ansvarar för åtgärder för att allmänt främja sysselsättning och näringslivet i kommunen kommunens informationsenhet projektledning för större investeringsprojekt reformering av kommunstyrelsens regelbestånd och utformning av kommunfullmäktiges arbetsordning och handlingar uppgiften att stödja och söka utveckla besöksnäringen i kommunen de förvaltnings- och verkställighetsuppgifter som inte uppdragits åt annan nämnd. Delegering från kommunfullmäktige Med rätt för kommunstyrelsen att vidaredelegera 8 Kommunstyrelsen skall besluta i följande grupper av ärenden vid behov ta upp lån inom den beloppsram och de riktlinjer som fullmäktige fastställt teckna borgen enligt de riktlinjer fullmäktige antagit frågor rörande styrelsens egen förvaltningsorganisation omfördela medel i driftsbudgeten som anslagits till styrelsen inom den budgetram och verksamhetsvolym fullmäktige antagit vid behov inrätta, indraga eller konvertera tjänster inom styrelsens förvaltningsområde besluta om att påkalla prövning enligt 3 a och 10 lag (1975:1132) om förvärv av hyresfastighet mm i sådana mål och ärenden, där det ankommer på kommunstyrelsen att träffa överenskommelse om betalning av fordran, antaga ackord, ingå förlikning och sluta annat avtal föra kommunens talan i mål och ärenden av kommunövergripande natur i samtliga rättsinstanser

9 Sida 9 (19) att avge yttrande av allehanda slag som ankommer på kommunfullmäktige om yttrandet ej är av principiell betydelse för den kommunala självstyrelsen. kommunstyrelsen får även besluta i ovan nämnda slag av yttrande om remisstiden inte medgiver att yttrandet behandlas vid kommunfullmäktiges ordinarie sammanträde. Kommunstyrelsens administration 9 Kommunstyrelsen skall se till att verksamheten har en tillfredsställande administration. Handlingar som inkommit eller upprättats inom kommunstyrelsens administrativa organ, skall registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för verksamheten. Beträffande handling som registreras skall av registret framgå: 1. datum, då handlingen kom in eller upprättades 2. diarienummer eller annan identifikation 3. från vem handlingen härrör 4. beslut som fattats och till vem expediering skett 5. rubrik vad handlingen rör Ansvar och rapporteringsskyldighet 10 Kommunstyrelsen ska se till att den kommunala verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige beslutat och som angivits i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente. Kommunstyrelsen skall regelmässigt, eller minst en gång om året, till fullmäktige rapportera hur kommunens samlade verksamhet utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret.

10 Sida 10 (19) Kommunstyrelsens arbetsformer Sammansättning 11 Kommunstyrelsen består av 11 ordinarie ledamöter och 11 ersättare. Förutom ordförande ska det finnas en vice ordförande. Ersättares tjänstgöring i styrelse och utskott 12 Om en ordinarie ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare deltaga i ett sammanträde, skall en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Ersättare ska närvara vid utskottens sammanträde endast om ledamot är förhindrad att närvara. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Om inte ersättarna väljes proportionellt skall ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige bestämda turordningen. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna påverkas får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda till i stället för den ersättare som tjänstgör trots lägre turordning. Avgår en ledamot eller en ersättare i utskotten som inte utsetts via proportionellt val, ska fyllnadsval snarast förrättas. Växeltjänstgöring 13 En ledamot eller ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får återgå i tjänst, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som avbrutit sin tjänstgöring en gång under sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde påverkat styrkebalansen mellan partierna.

11 Sida 11 (19) Inkallande av ersättare 14 En ledamot som är förhindrad att delta i helt sammanträde eller i en del av sammanträde skall snarast anmäla detta till en företrädare för sitt parti. Partiföreträdaren låter kalla in ersättare enligt beslutad turordning. Kommunstyrelsens sekreterare ska informeras om förhinder att tjänstgöra i ks och ksau. Ersättare för ordföranden i styrelse och utskott 15 Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde utser styrelsen en annan ledamot att vara ordförande tillfälligt. Den till åldern äldste ledamoten tjänstgör som ordförande till den tillfällige ordföranden har utsetts. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får styrelsen utse annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör därmed ordförandens samtliga uppgifter. Sammanträde Tidpunkt 16 Kommunstyrelsen sammanträder på dag, tid och plats som styrelsen eller ordföranden bestämmer. Kommunstyrelsen skall för varje verksamhetsår upprätta en plan över sina sammanträden. Utskotten sammanträder på dag och tid som varje utskott bestämmer. Sammanträden ska hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst två ledamöter alternativt när minst en tredjedel av styrelsens ledamöter begär det.

12 Sida 12 (19) Tjänstemännens deltagande 17 Vid kommunstyrelsens och utskottets sammanträden får om ej styrelsen eller utskottet för särskilt fall beslutar annat, förvaltningschefer och/ eller föredragande tjänsteman vara närvarande med rätt att delta i överläggningarna i ärende som berör vederbörandes verksamhetsområde. Kallelse 18 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträden med styrelse/utskott. Kallelsen skall vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen skall senast fyra dagar före sammanträdesdagen, på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare. Kallelsen skall åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ärendet på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Om särskilda skäl föreligger får kallelse ske på annan sätt. Om ordföranden eller vice ordföranden är förhindrade att kalla till sammanträde skall den till åldern äldste ledamoten göra detta. Handläggning i utskotten 19 Utskotten får handlägga ärenden bara när minst hälften av ledamöterna är närvarande. Protokoll 20 Vid kommunstyrelsens och utskottens sammanträde skall föras protokoll. Ordföranden ansvarar för att protokoll skrives och dess innehåll. Protokollet skall justeras av ordföranden och ytterligare en ledamot. Kommunstyrelsen och utskotten kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart.

13 Sida 13 (19) Paragrafens innehåll bör därvid föreligga i skriftlig form innan beslut om omedelbar justering fattas. Reservation 21 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen skall ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen skall lämnas före den tidpunkt som fastställts för justering av protokollet. Ordföranden 22 Det åligger kommunstyrelsens ordförande att ha särskild uppsikt över kommunstyrelsens förvaltningsområde för kommunstyrelsens räkning ha uppsikt över kommunens övriga nämndförvaltning med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intressen, samt effektiviteten i verksamheten och om så erfordras ta initiativ i dessa frågor främja samförstånd och samverkan mellan kommunstyrelsen och kommunens övriga nämnder representera kommunstyrelsen och i förekommande fall även kommunen som helhet vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och motsvarande Kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande får närvara vid sammanträde med kommunens övriga nämnder, styrelser och utskott. Ordföranden och vice ordföranden får därvid deltaga i överläggningarna, yttra sig, men ej deltaga i besluten.

14 Sida 14 (19) Närvarorätten gäller dock inte ärenden som rör myndighetsutövning, eller då i övrigt jäv föreligger. Kommunalråd 23 Sedan val av kommunstyrelse verkställts utser kommunfullmäktige bland styrelsens ledamöter en ordförande och en vice ordförande. Kommunstyrelsens ordförande skall tillika vara kommunalråd. Kommunalrådet skall vara heltidsengagerad. Kommunalrådets ansvarsområde sammanfaller med ordförandes enligt ovan. Vidare anges i delegationsförteckningen och ersättningsreglementet vad som särskilt ankommer på ordföranden att utföra. Delgivning 24 Delgivning av handlingar med kommunen/kommunstyrelsen kvitteras av ordföranden, kommunchefen eller annan anställd eller förtroendevald som kommunstyrelsen särskilt bestämmer. Undertecknande av handlingar 25 Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutats av kommunstyrelsen skall undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordföranden och kontrasigneras av ansvarig tjänsteman vars verksamhetsområde frågan berör. I övrigt bestämmer kommunstyrelsen vem som skall underteckna avtal och handlingar.

15 Sida 15 (19) Handlingar och skrivelser som beslutats av utskotten ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall vice ordföranden och kontrasigneras av berörd tjänsteman. Utskott 26 De ärenden som ska avgöras av kommunstyrelsen i dess helhet bör beredas av utskott om beredning behövs. Inom kommunstyrelsen skall finnas ett arbetsutskott bestående av 5 ledamöter och 5 ersättare, ett personalutskott, tillika KSau, bestående av 5 ledamöter och 5 ersättare. Utskotten har ordförande och vice ordförande. Utskotten får handlägga ärenden och är beslutsför när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Ang strategiska viktiga frågor ska samverkan ske mellan representanter för kommunstyrelsen och övriga nämnder beroende på frågans karaktär. 27 Kommunstyrelsens ordförande skall tillika vara ordförande i arbetsutskottet. Kommunstyrelsens vice ordförande skall tillika vara vice ordförande i arbetsutskottet. Kommunstyrelsen väljer för den tid styrelsen bestämmer bland utskottens ledamöter en ordförande och en vice ordförande. Om ordföranden i arbetsutskottet eller personalutskottet grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag för längre tid får kommunstyrelsen utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. 28 Ersättare skall närvara vid utskottens sammanträden endast om ordinarie ledamoten är förhindrad att tjänstgöra. Ersättare skall kallas till tjänstgöring i den av kommunstyrelsen vid valet bestämda ordningen.

16 Sida 16 (19) Avgår en ledamot eller ersättare i något av utskotten, som inte utsetts vid proportionellt val, skall fyllnadsval snarast förrättas. Från kommunens nämnder, beredningar, utskott och anställda får kommunstyrelsens utskott infordra de yttranden och upplysningar som behövs för att de ska kunna fullgöra sina uppgifter. Vid beredning av ärenden, som också berör annan nämnds verksamhetsområde får utskotten adjungera representanter från berörd nämnd, eller annat av kommunstyrelsens utskott. De adjungerade får yttra sig men ej delta i besluten. 29 De ärenden som skall avgöras av kommunstyrelsen i dess helhet skall beredas av utskotten om beredning behövs. Ordföranden, kommunchefen eller annan som ålagts beredningsuppgifter skall överlämna sådana ärenden till utskotten. Efter sedvanlig beredning skall utskotten till kommunstyrelsen lägga fram förslag till beslut. Om särskilda skäl föreligger och beredning ej anses nödvändig får kommunstyrelsen behandla ärende som ej är berett. Arbetsutskott 30 Kommunstyrelsens arbetsutskott ska inför kommunstyrelsen bereda ärenden angående den långsiktiga planeringen av kommunens ekonomi, den fysiska översiktsplaneringen (marköversikt, områdesplaner och dylikt), fysisk riksplanering, länsplanering, bostadsförsörjningsplanering samt gemensamma planeringsförutsättningar. Likaså har utskottet att bereda andra ärenden avseende kommunens långsiktiga planering och strategiska utveckling. Ärenden som hänförs till kommunlednings-kontorets, IT- och informationsenhetens, Tillväxt Tibro Näringslivsenhetens, Arbetsmarknadsenhetens, TTC:s och Integrationsenhetens verksamheter bereds normalt i arbetsutskottet. Vidare ska utskottet fatta beslut i sådana ärenden, som med stöd av delegation kan ha överlämnats till detsamma.

17 Sida 17 (19) Arbetsutskottet eller delegat bereder/handlägger ärenden rörande: infrastrukturfrågor kommunal beredskap andra ärenden vilka till sin art är jämförliga med ovan angivna uppföljning av frågor som berör RÖS, Räddningstjänsten Östra Skaraborg, MÖS, Miljösamverkan Östra Skaraborg, AÖS, Avfallshantering Östra Skaraborg och Skaraborgs kommunalförbund. Personalutskott 31 Personalutskottet, tillika KSau, består av 5 ledamöter och 5 ersättare Personalutskottet ska inför kommunstyrelsen bereda ärenden av de slag som anges i ärendeförteckningen nedan. Vidare ska utskottet fatta beslut i sådana ärenden som med stöd av delegation kan ha överlämnats till detsamma. Personalutskottet eller delegat bereder/handlägger ärenden rörande: utveckling och samordning av personaladministrationen i kommunen kollektivavtal förhandlingsrätt enligt lokalt samverkansavtal och och 38 enligt lagen om medbestämmande i arbetslivet i kommunövergripande frågor förhandlingsrätt enligt 14 lagen om medbestämmande i arbetslivet oavsett myndighetsområde, samt övriga centrala intresse- och tvisteförhandlingar stridsåtgärder efter samråd med kommunstyrelsen tolkning och tillämpning av avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare. Utskottet ska i sådana frågor utfärda föreskrifter och anvisningar rekrytering, introduktion, övergripande utbildning, företagshälsovård, tjänstbarhetsintyg, omplacering och personalavveckling i den mån inte beslutanderätten tillerkänts annan nämnd, samt lämna råd och anvisningar till nämnderna återbesättning av samtliga vakanta tillsvidareanställningar ur omplacerings- och övertalighetssynpunkt

18 Sida 18 (19) samordning av löneöversynsförhandlingar personalredovisning, om detta inte uppdragits åt annan, samt medverkan till att erforderlig löne- och personalstatistik upprättas ersättning från tredje man och lön under ledighet samt övriga löne- och samordningsfrågor arbetsgivarens befogenhet rörande flexibel arbetstid andra ärenden vilka till sin art är jämförliga med ovan angivna Offentliga sammanträden 32 Kommunstyrelsens och utskottens sammanträden är ej offentliga. Kontroll av ekonomiska transaktioner 33 Kommunstyrelsen ansvarar för den egna interna kontrollen av ekonomiska transaktioner och skall tillse att nedan angivna bestämmelser efterleves och att tillämpliga attestmoment utföres. Attestarbetet skall utföras så att den interna kontrollen uppfyller kraven på god redovisningssed. Varje transaktion skall attesteras av minst två personer innan fakturan godkänns för betalning. Attest innebär: * beställningsattest: kontroll av beställning * mottagningsattest: kontroll mot leverans eller prestation * granskningsattest: kontroll av uträkning * beslutsattest: kontroll mot underlag, beställning, beslut och villkor 34 Kommunstyrelsen skall utse tjänsteman och/eller förtroendevald inom sitt förvaltningsområde med rätt att attestera eller vara ersättare.

19 Sida 19 (19) Attesträtten skall gälla för mandatperioden. Attesträtten skall omprövas vid frånfälle, behörighetsmissbruk eller motsvarande orsak. Attestmoment får ej utföras av den som själv skall betala till kommunen och därvid mottaga transaktionen eller själv mottaga betalning från kommunen. 35 Kommunstyrelsen svarar för att, inom sitt förvaltningsområde upprätta och hålla en aktuell förteckning över utsedda attestanter. 36 Detta reglemente skall äga tillämpning från och med den 1 januari 2015.