GRANSKNINGSRAPPORT Bemanning i särskilt boende. Projektledare: Göran Holmberg. Beslutad av revisorskollegiet

Transkript

1 GRANSKNINGS Bemanning i särskilt boende Projektledare: Göran Holmberg Beslutad av revisorskollegiet Postadress: Stadshuset, Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): Hemsida: malmostadsrevision@malmo.se

2 1 SAMMANFATTNING BAKGRUND SYFTE, REVISIONSFRÅGA OCH AVGRÄNSNING Syfte Revisionsfråga Avgränsning REVISIONSKRITERIER GRANSKNINGSANSVARIGA METOD RESULTAT AV GRANSKNINGEN Rättsläget och övergripande beslut Politiska mål avseende bemanning Organisatorisk inplacering Dokumentation och system Centrum stadsdelsförvaltning Västra Innerstaden stadsdelsförvaltning Limhamn-Bunkeflo stadsdelsförvaltning SLUTSATS BILAGA BEMANNINGSNYCKELTAL KÄLLOR (19)

3 1 Sammanfattning har i enlighet med antagen revisionsplan för 2012 granskat Bemanning i särskilt boende. Syftet har varit att granska om det i stadsdelarnas särskilda boenden finns ett system för bemanning, som säkerställer att denna är tillräcklig och ändamålsenlig utifrån gjorda biståndsbedömningar. Granskningen har avgränsats till stadsdelsfullmäktige Centrum, Västra Innerstaden och Limhamn-Bunkeflo avseende två särskilda boenden (ett demensboende och ett vårdboende) i respektive stadsdel. Revisionskriterier har utgjorts av berörda lagrum i SoL (socialtjänstlagen)samt beslutad nivå/norm i form av bemanningsnyckeltal där granskningen prövar om normen uppnåtts. Granskningsansvarig från revisionskontoret är Göran Holmberg. Granskningen har bestått av intervjuer huvudsakligen med chefspersonal på respektive stadsdelskontor och med sektionschefer på respektive boende. I anslutning till intervjuerna har översiktlig granskning skett av relevant dokumentation som finns förtecknat sist i rapporten. Granskning av den faktiska bemanningen har gjorts för vecka Revisionen har noterat beträffande bemanning i särskilt boende att Socialstyrelsen under juni 2012 har beslutat om nya regler om bemanning på äldreboenden där det bor demenssjuka. Enligt Socialstyrelsen är det angeläget att kommunerna redan nu börjar anpassa sig till de nya krav som börjar gälla från och med Socialstyrelsen har även fått i uppdrag av regeringen att utöka föreskrifterna så att de kan gälla alla äldreboenden således inte bara de med demensinriktning. Revisionen konstaterar att det genom bemanningsnyckeltalen finns ett system för budgetering av personella resurser, som följs upp varje månad genom utfallsrapporter och kontakter mellan ekonomiavdelning och boende. Granskningen visar också för vecka att antalet bemannade timmar för omvårdande personal dag/kväll/natt har varit huvudsakligen tillräckligt vid granskade boenden i relation till budgeterade bemanningsnyckeltal. Vid fyra boenden uppgår icke ersatt frånvaro i genomsnitt till 10 timmar per boende och vecka i relation till utlagd schematid. Vid kvalitetsuppföljningar görs bland annat bedömningar av dokumentationen i verksamhetssystemet Origo gällande genomförandeplaner och i systemet Flexite avseende exempelvis läkemedelsavvikelser. Bedömningarna resulterar i handlingsplaner för att åtgärda påtalade brister. Granskade kvalitetsuppföljningar vid samtliga boenden visar att det saknas en samlad bedömning av bemanningens tillräcklighet, vilket är en brist i den interna kontrollen. Inom Malmö stad registreras genomförandeplaner i verksamhetssystemet Origo. Revisionen ser det därför som positivt att olika kontrollmoment avseende dokumentation i 3 (19)

4 verksamhetssystemet Origo finns med i Västra Innerstaden och Limhamn-Bunkeflo stadsdelsfullmäktiges interna kontrollplan för Sammanfattningsvis rekommenderar vi ansvariga nämnder att inför 2014 upprätta uppföljningsbara lokala verksamhetsmål för bemanning inom särskilt boende samt att bemanningssituationen regelbundet rapporteras till ansvarig nämnd. Ett verksamhetsmål kan vara att ersättande personal bör ha likvärdig utbildning jämfört med ordinarie personal. 2 Bakgrund Verksamheten vid kommunens eget drivna/upphandlade äldreboenden ska bedrivas med den kvalitet som lagar och föreskrifter anger samt den av nämnden beslutade servicenivån. Kvalitetssystem ska finnas som säkerställer detta. Risk föreligger emellertid att den personaltäthet som erfordras för att kvaliteten ska upprätthållas inte uppnås. Risk finns att vikarier inte sätts in eller att den beslutade nivån på personalstyrkan av andra anledningar inte är den planerade. 3 Syfte, revisionsfråga och avgränsning 3.1 Syfte Syftet har varit att granska om det i stadsdelarnas särskilda boenden finns ett system för bemanning, som säkerställer att denna är tillräcklig och ändamålsenlig utifrån gjorda biståndsbedömningar. 3.2 Revisionsfråga Syftet har brutits ner i följande frågeställningar, vilka revisionen har utgått ifrån: Finns lagkrav eller kommuncentrala direktiv avseende bemanning? Fastställs uppföljningsbara politiska mål avseende bemanning? Hur är verksamheten särskilt boende organiserad? Vilka statistiska uppgifter finns att tillgå? Hur säkerställer nämnden att bemanningen är tillräcklig och ändamålsenlig? Finns metoder, direktiv och rutiner? Hur säkerställs att bemanningen är tillräcklig i förhållande till gjorda biståndsbedömningar respektive till att de boendes behov tillgodoses? Vilka rutiner finns för att sätta in vikarier vid ordinarie personals frånvaro och hur tillämpas detta? Vilken kontroll och uppföljning av bemanningen genomförs? Finns metoder/rutiner/kvalitetssystem för detta? Hur åtgärdas konstaterade brister? 4 (19)

5 Vilken rapportering får stadsdelsfullmäktiges ledamöter angående bemanningssituationen? 3.3 Avgränsning Granskningen har avgränsats till stadsdelsfullmäktige Centrum, Västra Innerstaden och Limhamn-Bunkeflo avseende två särskilda boenden (ett demensboende och ett vårdboende) i respektive stadsdel. 4 Revisionskriterier Revisionskriterier i denna granskning har utgjorts av berörda lagrum i SoL (socialtjänstlagen) samt beslutad nivå/norm i form av bemanningsnyckeltal där granskningen har prövat om normen uppnåtts. 5 Granskningsansvariga Styrgruppen ur revisorskollegiet: Per Lilja, Claes Carlsson, Gösta Larsson och Robabeh Taeri. Projektledare från revisionskontoret: Göran Holmberg. Sakkunnig revisor har prövat sitt oberoende med mera enlighet med SKYREV:s rekommendation och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen. 6 Metod Granskningen har bestått av intervjuer huvudsakligen med chefspersonal på respektive stadsdelskontor och med sektionschefer på respektive boende. I anslutning till intervjuerna har översiktlig granskning skett av dokumentation som finns förtecknat sist i rapporten. Granskning av den faktiska bemanningen har gjorts för vecka Granskningen har genomförts väsentligen under juni och augusti (19)

6 7 Resultat av granskningen 7.1 Rättsläget och övergripande beslut Enligt 3 kapitel 3 SoL ska insatser inom socialtjänsten vara av god kvalitet, det ska finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet och kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Sedan gäller kvalitetsbestämmelsen i SoL även de som driver enskild verksamhet. Tidigare har det för kommunerna varit obligatoriskt att ha med att systematiskt kvalitetsarbete enligt SoL ska bedrivas i avtal med andra huvudmän. Sedan revisionskontorets tidigare granskningar om tillsyn och uppföljning har Socialstyrelsen från och med ingången av 2010 tagit över ansvaret för tillsynen av tillståndspliktig enskilt driven verksamhet enligt SoL och LSS såväl den löpande som den övergripande. Det innebär att kommunens ansvar för den löpande tillsynen, liksom rätten att inspektera sådan verksamhet har upphört. Vad avser särskilt boende behandlas denna boendeform bland annat i 4 kapitel 1 SoL under Rätten till bistånd. Vad avser bemanning i särskilt boende har Socialstyrelsen under juni 2012 beslutat om nya regler om bemanning på äldreboenden där det bor demenssjuka. Dessa regler börjar gälla från och med Behoven ska styra vilken omsorg de får och enligt Socialstyrelsen är det därför angeläget att kommunerna redan nu börjar anpassa sig till de nya kraven. I den nya författningen ställer Socialstyrelsen bland annat krav på att den som bedriver socialtjänst i särskilda boenden har ett ansvar för att det särskilda boendet är bemannat dygnet runt så att personal snabbt kan uppmärksamma om en person med demenssjukdom är i behov av hjälp till skydd för liv, personlig säkerhet och hälsa. Socialstyrelsen har även fått i uppdrag av regeringen att utöka föreskrifterna så att de kan gälla alla äldreboenden. Riktlinjer och anvisningar avseende särkskilt boende på kommunal nivå är enligt följande: Riktlinjer för bistånd i form av särskild boendeform för äldre och funktionsnedsatta i Malmö stad antagna av kommunstyrelsen Dessa riktlinjer behandlar inte bemanning. Mall för årlig kvalitetsuppföljning i särskilt boende. Mallen är antagen av myndighetschefsgruppen i Malmö stad. Mallen har bland annat ett avsnitt med frågor om personal/kompetens. Mallen används av respektive stadsdelsförvaltnings vård- och omsorgsavdelning. 6 (19)

7 7.2 Politiska mål avseende bemanning har kommunfullmäktige beslutat om följande inriktningsmål som indirekt har anknytning till bemanning i särskilt boende: Malmös äldre ska känna att de får den vård och omsorg de behöver. Målindikator är förändringen av nöjdheten hos vård- och omsorgstagare i eget och särskilt boende. Nationell brukarundersökning görs varje år i SCB:s regi och enligt deras bedömning är betyg över 40 godkänt och över 75 väl godkänt. Följande index redovisas för vid de tre stadsdelarna avseende helheten vid äldreboende. Stadsdel Utfall 2010 Utfall 2011 Centrum Västra Innestaden Limhamn-Bunkeflo Malmö totalt hade Limhamn-Bunkeflo uppföljningsbara politiska mål avseende bemanning. Centrum och Västra Innerstaden har inte haft motsvarande under tidsperioden. 7.3 Organisatorisk inplacering Vård och omsorg är en organisatorisk avdelning inom stadskontoret, vilken stödjer kommunstyrelsen när det gäller samordning, ledning och styrning av kommunens vårdoch omsorgsverksamhet samt färdtjänst. Till exempel att ta fram mål, riktlinjer och handlingsprogram för Malmös vård och omsorg. Avdelningen ska även vara ett stöd till stadsdelarna i långsiktiga planerings- och utvecklingsfrågor. I nedanstående definition av äldreboende ingår vårdboende, gruppboende med demensinriktning och korttidsboende. Vård och omsorg vid Centrum SDF har en vård- och omsorgschef, fyra enhetschefer varav en inom särskilt boende. Verksamheten har 6 sektionschefer och sektioner där äldreboenden är förlagda till 4 adresser med 155 platser. Vård och omsorg vid Västra Innerstaden SDF har en vård- och omsorgschef, tre enhetschefer varav samma chef inom särskilt, ordinärt och LSS-boende. Verksamheten särskilt boende har 7 sektionschefer och 7 äldreboenden med 280 platser. Vård och omsorg vid Limhamn-Bunkeflo SDF har en vård- och omsorgschef, fem enhetschefer varav en inom särskilt boende. Verksamheten har 5 sektionschefer och 5 äldreboenden med 149 platser. 7 (19)

8 7.4 Dokumentation och system Bemanningsnyckeltal, se bilaga Bemanningsnyckeltalen utgör normen som har förhandlats fram internt inom kommunen där kommunförbundets nyckeltal avser sättet att räkna. Nyckeltalen utgör underlag för budgetering och prissättning avseende samtliga stadsdelar och är upprättade av ekonom vid Fosie SDF, vilken ingår i prisgruppen som arbetar på uppdrag av stadsdelschefsgruppen. Nyckeltalen får därmed en indirekt påverkan på hur bemanningen sätts. Prisgruppen består av 11 personer från 7 stadsdelsförvaltningar jämte sociala resursförvaltningen. Prisgruppens uppgift är att årligen upprätta anvisningar för beräkning av internpriser till ekonomerna i stadsdelarna och sociala resursförvaltningen. Prisgruppen sammanställer dessa beräkningar och lämnar förslag på internpriser. Förslagen lämnas årligen till stadsdelschefsgruppen och vård- och omsorgsberedningen för beslut. Före beslut ges möjlighet till kontroll och jämförelser samt tid att lösa eventuella frågor som har väckts under bearbetningen. Prislistan utgör vid denna tidpunkt även ett underlag för en preliminär beräkning av budgeten inom respektive stadsdel. Det som påverkar priset är förutom beläggning och bemanning bland annat den hyra som stadsdelen ska betala till fastighetsägaren. Prislistan ändras normalt inte under året. Vid granskningen har angetts faktisk personaltäthet som enligt kommunförbundets nyckeltal räknas fram genom att dividera omvårdande personal dag/kväll/natt med antal budgeterade platser. I kommunförbundets nyckeltal ingår inte sjuksköterska dag/kväll/natt, arbetsledare, assistenter, vaktmästare eller liknande, varför dessa befattningar inte har tagits med i granskningen. Flexite Befintligt avvikelsesystem, Flexite, är ett system för rapportering och hantering av händelser. Syftet är att bidra till att säkra kvalitet och säkerhet i verksamheten. Alla som arbetar inom vård och omsorg i Malmö stad är skyldiga att göra denna rapportering. Systemet bygger på att samtliga personalkategorier enkelt ska kunna registrera en händelserapport när det har inträffat en oväntad händelse i verksamheten som medfört eller skulle ha kunnat medföra skada för vårdtagaren. Händelserapporten skickas med automatik vidare till den person som är ansvarig för den vidare hanteringen. Exempel på händelser är: Brister i läkemedelshanteringen Fall och fallskador som beror på brister i vården Brister i dokumentation Några sektionschefer har uppgett att vissa registrerade brister i Flexite indirekt kan kopplas till stress och otillräcklig bemanning. 8 (19)

9 Genomförandeplan enligt SoL och (LSS) I SoL 11 kap. 5 finns bland annat bestämmelser om vad som ska framgå av dokumentationen i samband med genomförandet av en insats. Genomförandeplanen är en med vårdtagaren skriftlig överenskommelse som beskriver hur en beslutad insats ska utföras. Planen är en arbetsbeskrivning som registreras i Origo av vårdtagarens kontaktperson och är även ett redskap för biståndshandläggare vid uppföljning av besluten i samband med kvalitetsuppföljning. Kvalitetsuppföljning Mall för årlig kvalitetsuppföljning i särskilt boende. Mallen är antagen av myndighetschefsgruppen i Malmö stad. Mallen har bland annat ett avsnitt med frågor om personal/kompetens där en del av dessa berör bemanningens tillräcklighet. Till exempel om bemanningen är tillfredsställande för att klara av att ge god vård. Mallen används av respektive stadsdelsförvaltnings vård- och omsorgsavdelning. 7.5 Centrum stadsdelsförvaltning Bemanningsrutiner Förvaltningen säkerställer att bemanningen är tillräcklig och ändamålsenlig genom till exempel att demensboendena är bemannade dygnet runt. Genom situationsbedömningar på respektive boendeenhet, uppföljning av biståndshandläggare samt av avvikelserapporter säkerställs att bemanningen bedöms vara tillräcklig i förhållande till gjorda biståndsbedömningar. Kontroll och uppföljning av bemanning görs på respektive boende. Analyser och åtgärdsplaner görs i dialog med berörda verksamheter/medarbetare. Uppkomna avvikelser analyseras och åtgärdas för att undvika att avvikelser av samma karaktär återkommer. Risk- och händelseanalyser utförs vid behov av bland annat medicinskt ansvarig sjuksköterska och arbetsledare. Det finns rutiner för att kalla in vikarier för att hantera akut frånvaro då arbetsledare inte är i tjänst. Vikarier bokas via vikariebanken, som är en webbtjänst styrd per stadsdel för att underlätta vikarieanskaffningen. Under 2012 startade vid förvaltningen enheten för korttidsbemanning som ansvarar för vikariebanken. Rönnens gruppboende plan 2 Nöjd-Kund-Index 2011 i intervallet Trygghet i boendet 79 Bemötandet 74 Helheten 71 Bemanning vecka Omvårdande personal dag/kväll/natt enligt budget motsvarar 559,1 timmar. Schemamässigt var det utlagt 553,3 timmar denna vecka. Frånvaron uppgick totalt till 88,5 timmar där denna ersattes med 74 timmar. Faktisk personaltäthet enligt kommunförbundets nyckeltal uppgick till cirka 0,90. Frånvaron (mer är 10 tim) har inte ersatts fullt ut. Celsiusgatans vårdboende 9 (19)

10 Nöjd-Kund-Index 2011 i intervallet Trygghet i boendet 80 Bemötandet 61 Helheten 50 Bemanning vecka Omvårdande personal dag/kväll/natt enligt budget motsvarar 589,3 timmar. Schemamässigt var det utlagt 586,3 timmar denna vecka. Frånvaron uppgick totalt till 124 timmar där denna ersattes med 117 timmar. Faktisk personaltäthet enligt kommunförbundets nyckeltal uppgick till cirka 0,82. Ersatt frånvaro verifierar att vikarieanskaffningen väsentligen har fungerat. Flexite På Rönnen 2 och Celsiusgatan registreras till exempel läkemedelsavvikelser och fallskador. Läkemedelsavvikelser innebär oftast att personalen missat att ge vårdtagaren sin medicin. Rapportering sker sedan från sektionschef till medicinskt ansvarig sjuksköterska. Genomförandeplan enligt SoL och (LSS) Vid Rönnen 2 och Celsiusgatan registreras genomförandeplanerna i Origo med genomgång tillsammans med anhörig/närstående 4 6 veckor efter inflyttning eller totalt två gånger per år. Kvalitetsuppföljningar Minst vartannat år görs kvalitetsuppföljning vid boendet av olika rutiner utifrån SoL och HSL. Uppföljningen utmynnar i en rapport där grunduppgifter ifylls av sektionschefen på boendet. Rapporten behandlas i ledningsgruppen. En iakttagelse är att det saknas en samlad bedömning av bemanningens tillräcklighet. Kvalitetsuppföljning enligt SoL och HSL har genomförts av biståndshandläggare respektive medicinskt ansvarig sjuksköterska under avseende Rönnen 2 och Celsiusgatan. Handlingsplan efter kvalitetsuppföljning har upprättats under Påtalade brister är exempelvis Utbildning angående datoriserade genomförandeplaner inte genomförd. Dokumentation i Origo/SoL är bristfällig. Medarbetarna saknar kunskap om hur de får tillgång till utredning/sol i Origo. Övriga uppföljningar Uppföljning av personalkostnader görs varje månad tillsammans med ekonom vid förvaltningen. Rapportering till stadsdelsfullmäktige Rapportering angående bemanningssituationen till stadsdelsfullmäktige har inte efterfrågats. Vid avvikelse kan enskilda ärenden tas upp i myndighetsutskottet. 10 (19)

11 7.6 Västra Innerstaden stadsdelsförvaltning Bemanningsrutiner Förvaltningen säkerställer att bemanningen är tillräcklig och ändamålsenlig genom att sektionscheferna kontinuerligt ser över omvårdnadsbehoven och förstärker bemanningen vid behov. Detta görs i samarbete med personalen som gör daglig uppföljning av omvårdnadsbehovet. Ledningsgruppen inom vård och omsorg har upprättat riktlinjer för bemanning av omvårdnadspersonal vid särskilt boende avseende normala omständigheter, insättning av vikarier samt vid akut frånvaro personal och akuta tillstånd vårdtagare. Basunens gruppboende Nöjd-Kund-Index 2011 i intervallet Trygghet i boendet 86 Bemötandet 74 Helheten 71 Bemanning vecka Omvårdande personal dag/kväll/natt enligt budget motsvarar 341 timmar. Schemamässigt var det utlagt 327 timmar denna vecka. Frånvaron uppgick totalt till 82 timmar där denna ersattes med 74 timmar. Faktisk personaltäthet enligt kommunförbundets nyckeltal uppgick till cirka 0,84. Ersatt frånvaro verifierar att vikarieanskaffningen väsentligen har fungerat. Marietorps vårdboende Nöjd-Kund-Index 2011 i intervallet Trygghet i boendet 79 Bemötandet 65 Helheten 70 Bemanning vecka Omvårdande personal dag/kväll/natt enligt budget motsvarar 790,5 timmar. Schemamässigt var det utlagt 807,75 timmar denna vecka. Frånvaron uppgick totalt till 125,5 timmar där denna ersattes med 127,5 timmar. Faktisk personaltäthet enligt kommunförbundets nyckeltal uppgick till cirka 0,82. Ersatt frånvaro verifierar att vikarieanskaffningen har fungerat. Flexite Uppföljning med en veckas perspektiv görs av personalen på Marietorp. Teamträffar äger rum cirka 4 gånger per år tillsammans med biståndshandläggare, arbetsterapeut, sjuksköterska, sjukgymnast och övrig omvårdnadspersonal för bland annat avvikelseuppföljning från Flexite. De vanligaste avvikelserna avser fallrapporter och läkemedel enligt minnesanteckningar från Marietorp under Månadsrapport om verksamheten särskilt boende skickas in från och med mars 2012 till vård- omsorgsavdelningen på förvaltningen. Månadsrapporten innehåller både verksamhet och ekonomi. 11 (19)

12 Genomförandeplan enligt SoL och (LSS) Genomförandeplanen registreras i Origo av omvårdnadspersonalen och beskriver hur en beslutad insats ska utföras. Omvårdnadspesonalen har genomgång med den enskilde två gånger per år eller vid större förändringar. Planen avser den personliga omvårdnaden kopplat till SoL. Särskilda riktlinjer gällande genomförandeplan har upprättats vid förvaltningen och finns på Komin. I stadsdelsfullmäktiges interna kontrollplan för 2012 finns fyra förvaltningsspecifika kontrollmoment avseende dokumentation i verksamhetssystemet Origo. Rapportering av resultatet sker dels i samband med DR 2, dels i samband med årsanalysen. Kvalitetsuppföljningar Mallen fylls i av biståndshandläggaren på det särskilda boendet. Efter föredragning i vård- och omsorgsgruppen överlämnas rapporten till socialutskottet. Ifyllda arkiveras hos biståndshandläggare med myndighetsansvar. En iakttagelse är att det saknas en samlad bedömning av bemanningens tillräcklighet. Övriga uppföljningar Uppföljning av personalkostnader görs varje månad tillsammans med ekonom vid förvaltningen. Rapportering till stadsdelsfullmäktige Rapportering angående bemanningssituationen till stadsdelsfullmäktige lämnas inte i dagsläget. 7.7 Limhamn-Bunkeflo stadsdelsförvaltning Bemanningsrutiner Förvaltningen säkerställer att bemanningen är tillräcklig och ändamålsenlig genom att ledningsgruppen för särskilt boende på ledningsmöten varannan vecka bland annat diskuterar behov av förändringar av bemanning. Vid akut behov ökas bemanningen upp omgående till exempel vid behov av vak där särskilda rutiner finns. Vikarier sätts alltid in vid ordinarie personals frånvaro. Det har under året vid förvaltningen inrättats en bemanningsenhet som ska underlätta vikarietillsättning. Annetorps gruppboende Nöjd-Kund-Index 2011 i intervallet Trygghet i boendet 68 Bemötandet 74 Helheten (19)

13 Bemanning vecka Omvårdande personal dag/kväll/natt enligt budget motsvarar 778,7 timmar. Schemamässigt var det utlagt 776,6 timmar denna vecka. Frånvaron uppgick totalt till 36,5 timmar där denna ersattes fullt ut. Faktisk personaltäthet enligt kommunförbundets nyckeltal uppgick till cirka 0,89. Ersatt frånvaro verifierar att vikarieanskaffningen har fungerat. Högsåkerringens vårdboende Nöjd-Kund-Index 2011 i intervallet Trygghet i boendet 93 Bemötandet 76 Helheten 74 Bemanning vecka Omvårdande personal dag/kväll/natt enligt budget motsvarar 648,7 timmar. Schemamässigt var det utlagt 649,08 timmar denna vecka. Frånvaron uppgick totalt till 72 timmar där denna ersattes med 64 timmar. Faktisk personaltäthet enligt kommunförbundets nyckeltal uppgick till cirka 0,80. Ersatt frånvaro verifierar att vikarieanskaffningen väsentligen har fungerat. Flexite På alla särskilda boenden har man kvalitetsråd var tredje månad på vilka avvikelser följs upp och åtgärder diskuteras. Framförallt avvikelse vid medicinhantering och fall prevention. Genomgång av Flexite utmynnar i en handlingsplan. Efter kvalitetsrådet skickas kopia på handlingsplanen till medicinskt ansvarig sjuksköterska. Genomförandeplan enligt SoL och LSS I samband med att genomförandeplaner har utvecklats blir bistånden och insatserna mer individuella och då säkerställs att bemanningen är tillräcklig i förhållande till gjorda biståndsbedömningar. Genomförandeplanerna ska följas upp halvårsvis eller vid behov. Planen är en arbetsbeskrivning som registreras i Origo av vårdtagarens kontaktperson och avser biståndet enligt SoL. Exempel är skötsel av hygien, matvanor och fysiska aktiviteter. I stadsdelsfullmäktiges interna kontrollplan för 2012 finns granskningsområdet Dokumentation/daganteckning enligt SoL/LSS. Kontrollen avser att daganteckningar görs i Origo och att det kvalitativa innehållet följer lagstiftningen på området. Rapportering av resultatet sker dels i samband med DR 1, dels i samband med årsanalysen. Kvalitetsuppföljning Dessa administreras av en utvecklingssekreterare och medicinskt ansvarig sjuksköterska. Vid kvalitetsuppföljningarna, som sker vid 6 boenden per år, används en kombination av kommungemensam mall. Uppföljningarna görs tillsammans för att täcka in alla lagrummen HSL, SoL och LSS. 13 (19)

14 Kvalitetsuppföljningarna redovisas alltid i AU och finns arkiverade hos assistenten till vård- och omsorgschefen. Kontroll och uppföljning av bemanning genomförs vid kvalitetstillsyner av verksamheten. Socialstyrelsens tillsynsrapport för Annetorpsgården ersatte förra årets tänkta kvalitetsuppföljning. En iakttagelse är att Socialstyrelsen i rapporten inte har några synpunkter på bemanningens tillräcklighet. Socialstyrelsen bedömer att det finns brister i dokumentationen gällande planeringen och genomförandet av insatser samt löpande journalanteckningar. Stadsdelsfullmäktige uppger i sitt yttrande att utbildning planeras för all personal i syfte att förbättra kvaliteten på genomförandeplaner och dokumentation. Ärendet avslutas men kan komma att följas upp. Övriga uppföljningar Uppföljning av personalkostnader görs varje månad tillsammans med ekonom vid förvaltningen. Rapportering till stadsdelsfullmäktige Rapportering sker till stadsdelsfullmäktige enligt måluppfyllelse och i samband med de olika ekonomiska rapporterna. Rapportering till arbetsutskottet sker flera gånger om året för de kvalitetsuppföljningar som har gjorts. Bemanningen tas upp här i samband med genomgång av hela verksamhetsstatistiken som platser, kösituation m.m. I samband med DR 1 och 2 görs en uppföljning av budgetavvikelser som ibland kan vara beroende på bemanningssituationen. 8 Slutsats Revisionen har noterat beträffande bemanning i särskilt boende att Socialstyrelsen under juni 2012 har beslutat om nya regler om bemanning på äldreboenden där det bor demenssjuka. Enligt Socialstyrelsen är det angeläget att kommunerna redan nu börjar anpassa sig till de nya krav som börjar gälla från och med Socialstyrelsen har även fått i uppdrag av regeringen att utöka föreskrifterna så att de kan gälla alla äldreboenden således inte bara de med demensinriktning. Revisionen konstaterar att det genom bemanningsnyckeltalen finns ett system för budgetering av personella resurser, som följs upp varje månad genom utfallsrapporter och kontakter mellan ekonomiavdelning och boende. Granskningen visar också för vecka att antalet bemannade timmar för omvårdande personal dag/kväll/natt har varit huvudsakligen tillräckligt vid granskade boenden i relation till budgeterade bemanningsnyckeltal. Vid fyra boenden uppgår icke ersatt frånvaro i genomsnitt till 10 timmar per boende och vecka i relation till utlagd schematid. Vid kvalitetsuppföljningar görs bland annat bedömningar av dokumentationen i verksamhetssystemet Origo gällande genomförandeplaner och i systemet Flexite avseende exempelvis läkemedelsavvikelser. Bedömningarna resulterar i handlingsplaner för att åtgärda påtalade brister. Granskade kvalitetsuppföljningar vid samtliga boenden visar att det saknas en samlad bedömning av bemanningens tillräcklighet, vilket är en brist i den interna kontrollen. 14 (19)

15 Inom Malmö stad registreras genomförandeplaner i verksamhetssystemet Origo. Revisionen ser det därför som positivt att olika kontrollmoment avseende dokumentation i verksamhetssystemet Origo finns med i Västra Innerstaden och Limhamn-Bunkeflo stadsdelsfullmäktiges interna kontrollplan för Sammanfattningsvis rekommenderar vi ansvariga nämnder att inför 2014 upprätta uppföljningsbara lokala verksamhetsmål avseende bemanning inom särskilt boende samt att bemanningssituationen regelbundet rapporteras till ansvarig nämnd. Ett verksamhetsmål kan vara att ersättande personal bör ha likvärdig utbildning jämfört med ordinarie personal. 15 (19)

16 9 Bilaga bemanningsnyckeltal Bemanningsnyckeltal 2012 Rönnens gruppboende plan 2 Budget 2012 Bemanning vecka 11 Antal inrättade platser 17 Antal budgeterade platser 16,32 Budgeterad beläggningsgrad % 96,00 Antal budgeterade heltidsbefattningar Omvårdande personal dag/kväll 12,44 11,89 Omvårdande personal natt 2,72 2,72 Sjuksköterska dag/kväll* 1,07 Sjuksköterska natt* 0,08 Arbetsledare* 0,43 Assistenter, vaktmästare eller liknande* 0,00 Totalt antal tjänster/boende 16,74 Tillägg/plats Städ gemensamhetsytor 0,01 Bemanning plats efter tillägg 0,99 Kommunförbundets nyckeltal Personalstat dag/plats 0,76 0,73 Personalstat natt/plats 0,17 0,17 Bemanningsnyckeltal 2012 Celsiusgatans vårdboende Budget 2012 Bemanning vecka 11 Antal inrättade platser 20 Antal budgeterade platser 19,20 Budgeterad beläggningsgrad % 96,00 Antal budgeterade heltidsbefattningar Omvårdande personal dag/kväll 12,00 11,73 Omvårdande personal natt 4,00 4,00 Sjuksköterska dag/kväll* 1,07 Sjuksköterska natt* 0,09 Arbetsledare* 0,44 Assistenter, vaktmästare eller liknande* 0,00 Totalt antal tjänster/boende 17,60 Tillägg/plats Städ gemensamhetsytor 0,01 Bemanning plats efter tillägg 0,89 Kommunförbundets nyckeltal Personalstat dag/plats 0,63 0,61 Personalstat natt/plats 0,21 0,21 *) Ingår ej i kommunförbundets nyckeltal. 16 (19)

17 Bemanningsnyckeltal 2012 Basunens gruppboende Budget 2012 Bemanning vecka 11 Antal inrättade platser 11 Antal budgeterade platser 10,50 Budgeterad beläggningsgrad % 95,50 Antal budgeterade heltidsbefattningar Omvårdande personal dag/kväll 7,13 6,78 Omvårdande personal natt 2,13 2,00 Sjuksköterska dag/kväll* 0,68 Sjuksköterska natt* 0,05 Arbetsledare* 0,35 Assistenter, vaktmästare eller liknande* 0,00 Totalt antal tjänster/boende 10,34 Tillägg/plats Städ gemensamhetsytor 0,00 Kvällsmat 0,01 Bemanning plats efter tillägg 0,95 Kommunförbundets nyckeltal Personalstat dag/plats 0,68 0,65 Personalstat natt/plats 0,20 0,19 Bemanningsnyckeltal 2012 Marietorps vårdboende Budget 2012 Bemanning vecka 11 Antal inrättade platser 27 Antal budgeterade platser 26,50 Budgeterad beläggningsgrad % 98,10 Antal budgeterade heltidsbefattningar Omvårdande personal dag/kväll 17,30 17,86 Omvårdande personal natt 4,14 4,05 Sjuksköterska dag/kväll* 1,85 Sjuksköterska natt* 0,12 Arbetsledare* 0,66 Assistenter, vaktmästare eller liknande* 0,00 Totalt antal tjänster/boende 24,07 Tillägg/plats Städ gemensamhetsytor 0,01 Kvällsmat 0,01 Bemanning plats efter tillägg 0,91 Kommunförbundets nyckeltal Personalstat dag/plats 0,65 0,67 Personalstat natt/plats 0,16 0,15 *) Ingår ej i kommunförbundets nyckeltal. 17 (19)

18 Bemanningsnyckeltal 2012 Annetorps gruppboende Budget 2012 Bemanning vecka 11 Antal inrättade platser 24 Antal budgeterade platser 23,52 Budgeterad beläggningsgrad % 98,00 Antal budgeterade heltidsbefattningar Omvårdande personal dag/kväll 17,02 17,05 Omvårdande personal natt 4,10 4,01 Sjuksköterska dag/kväll* 1,23 Sjuksköterska natt* 0,11 Arbetsledare* 1,00 Assistenter, vaktmästare eller liknande* 0,00 Totalt antal tjänster/boende 23,46 Tillägg/plats Kvällsmat 0,01 Bemanning plats efter tillägg 0,99 Kommunförbundets nyckeltal Personalstat dag/plats 0,72 0,72 Personalstat natt/plats 0,17 0,17 Bemanningsnyckeltal 2012 Högsåkerringens vårdboende Budget 2012 Bemanning vecka 11 Antal inrättade platser 22 Antal budgeterade platser 21,56 Budgeterad beläggningsgrad % 98,00 Antal budgeterade heltidsbefattningar Omvårdande personal dag/kväll 13,89 13,68 Omvårdande personal natt 3,71 3,72 Sjuksköterska dag/kväll* 1,21 Sjuksköterska natt* 0,10 Arbetsledare* 1,00 Assistenter, vaktmästare eller liknande* 0,00 Totalt antal tjänster/boende 19,91 Tillägg/plats Kvällsmat 0,01 Bemanning plats efter tillägg 0,92 Kommunförbundets nyckeltal Personalstat dag/plats 0,64 0,63 Personalstat natt/plats 0,17 0,17 *) Ingår ej i kommunförbundets nyckeltal. 18 (19)

19 10 Källor Skriftliga källor Beslutsorgan Avser Malmö stadsrevision Rapport Stadsdelarnas arbete med kvalitetsutveckling och uppföljning inom äldreomsorgen Socialstyrelsen Nya föreskrifter och allmänna råd om ansvaret för personer med demenssjukdom och bemanning i särskilda boenden. Vård- och omsorgsberedningen Bemanningsnyckeltal november 2011 Centrum SDF/Rönnen plan 2 Kvalitetsuppföljning SoL/HSL Centrum SDF/Rönnen plan 2 Handlingsplan kvalitetsuppföljning Centrum SDF/Celsiusgatan Verksamhetsberättelse 2011 Centrum SDF/Celsiusgatan Kvalitetsuppföljning SoL/HSL Centrum SDF/Celsiusgatan Handlingsplan kvalitetsuppföljning VI SDF/Basunen Kvalitetsuppföljning , VI SDF/Marietorp Kvalitetsuppföljning , L-B SDF/Annetorpsgården Socialstyrelsens tillsynsrapport L-B SDF/Högsåkerringen Handlingsplan-Kvalitetsråd Uppgiftslämnare Organisation/enhet Namn Stadskontoret/vård och omsorg Bertil Siöström, utrednings- och utvecklingssekr. Fosie SDF/ekonomi och IT Jörgen Hoppe, ekonom Centrum SDF/vård och omsorg Susann Svensson, enhetschef särskilt boende Centrum SDF/Rönnen plan 2 Inger Jeppsson Borg, sektionschef Centrum SDF/Celsiusgatan Ann Tynell, sektionschef VI SDF/vård och omsorg Helene Hellström, enhetschef VI SDF/vård och omsorg Christina Sundvall, utredningssekreterare VI SDF/Basunen Agneta Olofsson, sektionschef VI SDF/Marietorp Gunilla Cederlund, sektionschef L-B SDF/vård och omsorg Stig Persson, verksamhetscontroller L-B SDF/Annetorpsgården Agnetha Wallin, sektionschef L-B SDF/Högsåkerringen Eva Larsson, sektionschef 19 (19)