Tillämpning. Hudiksvalls kommun och. medier

Transkript

1 Tillämpning Hudiksvalls kommun och medier

2 kunskap personligt möte meddelarfrihet klarspråk hint.hudiksvall.se medier Medierelationer Det ska gå snabbt och enkelt att få information från Hudiksvalls kommun, både skriftlig och muntlig. Hudiksvalls kommun ska ha en öppen och positiv attityd till medierna och ha en beredskap att sakligt, snabbt och korrekt kunna svara på frågor från medierna. En hög tillgänglighet till chefer och verksamhetsansvariga är en förutsättning. Öppenhet bygger på offentlighetsprincipen medborgarens rätt till insyn i den kommunala verksamheten samt mediernas roll vad gäller informationsspridning, granskning och opinionsbildning. Grundregeln är total öppenhet med undantag för sekretessbelagda uppgifter. kunskap personligt möte meddelarfrihet klarspråk hint.hudiksvall.se medie

3 arbetsledare grafisk profil externinformation tillmötesgående avsändare kriskommunikation Ja och nej vid mediekontakter Du ska alltid Ställa upp, men du kan alltid köpa tid. Bli inte överrumplad, be att få återkomma och ta dig tid att samla tankarna. Återkom när du lovat Ta god tid på dig Tänka efter innan du svarar Hålla dig inom ditt eget område Säga om du inte vet, kan eller får svara på frågan Hålla dig till fakta Anta att allt är on the record, off the record finns inte Vara bestämd, rättvis och ärlig Du ska aldrig Ljuga, gissa eller ha egna teorier Bli upprörd eller förbannad Låta situationen eller reportern stressa dig Använda fackspråk, det är upplagt för missförstånd, ge konkreta exempel i stället Diskutera hemlig information Använda uttrycket ingen kommentar då verkar det som att du döljer något Tala om sådant som är utanför ditt yrkesområde r arbetsledare grafisk profil externinformation tillmötesgående avsändare kriskommunikation

4 kunskap personligt möte meddelarfrihet klarspråk hint.hudiksvall.se medier Kritik Sakliga fel och brister i organisationen ska bemötas snabbt på ett ärligt och korrekt sätt. Vi ska inte försöka bortförklara missförhållanden som uppmärksammas och vi måste ha förståelse för att medierna själva väljer hur de presenterar både nyheten och faktauppgifterna. Om medierna publicerat felaktigheter har vi dock rätt till en rättelse. Vad är grejen? Vi ska nyhetsvärdera både på kommunövergripande nivå och på verksamhetsnivå. Vi ska vara medvetna om vad som är en nyhet, och vad i verksamheterna som kan tänkas bli en nyhet, så att vi kan ligga steget före och inte bli överraskade när journalisten hör av sig. När nyheterna identifierats och rangordnats ska vi vara offensiva och gå ut med dem via hemsidan och/eller pressmeddelanden. Det minskar riskerna för missförstånd, felaktigheter och irritation. Det ökar också chansen att det är vår version som kommer ut i ett första skede. Det är bättre att vi tar initiativet såväl i negativa som positiva sammanhang för att inte hamna i försvarsställning. Vi ska följa hur kommunen framställs i medierna, vad som händer omkring oss och vad som händer inom våra verksamhetsområden. På så sätt får vi en bild av hur Hudiksvalls kommun framställs i medierna. Dessutom ser vi vilka frågor som är aktuella och inom vilka områden det kan tänkas att vi blir kontaktade av medierna. Kunskapen om omvärlden kan vi använda för att framhäva verksamheter med lite medieutrymme samt för att på ett bra sätt kunna bemöta frågor, föra fram vårt budskap och förstärka eller förändra den bild som finns av oss. kunskap personligt möte meddelarfrihet klarspråk hint.hudiksvall.se medie

5 arbetsledare grafisk profil externinformation tillmötesgående avsändare kriskommunikation Kanaler Pressmeddelanden är ett verktyg för att nå ut med information och nyheter. Det är ett av de sätt som finns där vi har tolkningsföreträde, där vi kan förekomma istället för att förekommas. Pressmeddelandet har emellertid ingen verkan om vi inte kan nå fram med budskapet. Det gör vi enklast genom att skriva journalistiskt, det vill säga på ett enkelt språk och med det viktigaste först. Pressmeddelandet ska vara enkelt, kort och kärnfullt, maximalt en A4 är riktmärket. Det ska dessutom finnas en kontaktperson som är anträffbar när pressmeddelandet går ut. Pressmeddelandet ska gå ut till alla lokala medier samtidigt. Dessutom ska vi överväga bredare utskick om informationen är av regionalt eller nationellt intresse. Om det är en nyhet som kan få genomslag i fackpress ska vi även skicka pressmeddelandet till dem. Alla pressmeddelanden ska publiceras på under rubriken press så de finns samlade på ett ställe som en service till medierna. Hemsidan, är ett verktyg för att nå ut med information och nyheter. Det är en kanal som medierna bevakar och får uppslag och inspiration från. Då det är vi själva som bestämmer vad som ska publiceras och hur har vi även här tolkningsföreträde. Vi ska inte bara publicera det vi måste på hemsidan utan lyfta verksamheterna och publicera nyheter från alla delar av vår organisation. Presskonferenser ska endast användas i undantagsfall. r arbetsledare grafisk profil externinformation tillmötesgående avsändare kriskommunikation

6 kunskap personligt möte meddelarfrihet klarspråk hint.hudiksvall.se medier Meddelarfrihet Meddelarfrihet innebär att myndigheters tjänstemän normalt får lämna hemliga uppgifter, men inte hemliga handlingar, till journalister. Meddelandet ska vara avsett för publicering eller som underlag för kommande publicering. Det förutsätter att utlämnandet inte strider mot Sekretesslagen 16:1 vilket innebär att sekretess gäller för personuppgift om det kan antas att ett utlämnande skulle medföra att uppgiften behandlas i strid med personuppgiftslagen (1998:204). Den som är anställd i allmän tjänst har rätten att fritt uttala sig om förhållanden på sin arbetsplats som han/hon anser ska komma till kunskap personligt möte meddelarfrihet klarspråk hint.hudiksvall.se medie

7 arbetsledare grafisk profil externinformation tillmötesgående avsändare kriskommunikation allmänhetens kännedom. Meddelarfrihet gäller däremot inte för uppgifter om grova brott mot rikets säkerhet. Den tillåter att man kritiserar men inte saboterar myndigheters verksamhet. Meddelarfriheten och dess begränsningar finns i Tryckfrihetsförordningen 1:1 och 7:3. Kris Kontakta informationsavdelningen vid vardagskriser, för hjälp med information till medier, berörda och allmänheten. r arbetsledare grafisk profil externinformation tillmötesgående avsändare kriskommunikation

8 Policys och tillämpningar Inom Hudiksvalls kommun finns policydokument som är antagna av kommunfullmäktige. Till varje policy finns tillämpningar. Senaste versionen finns alltid på HINT. Tryck november 2009.