Handlingar till kommunfullmäktiges sammanträde den 18 februari Använd fliken bokmärken för att snabbt hitta till respektive ärende

Transkript

1 Handlingar till kommunfullmäktiges sammanträde den 18 februari 2010 Använd fliken bokmärken för att snabbt hitta till respektive ärende

2 Ärende 1 Interpellation till socialnämndens ordförande En landsomfattande undersökning om vård och omsorg om äldre utförd av Sveriges kommuner och landsting (SKL) för tredje året i rad visar att Upplands- Bro kommun ligger mycket lågt ner i rangordningen av Sveriges 290 kommuner. Undersökningen bygger huvudsakligen på brukarnas egna omdömen och upplevelser av vårdkvalitén. På de 28 kvalitetsområden som undersöks hamnar Upplands-Bro bland de sämsta med en rangordning över 200 (290 är sämst) i 13 fall. På sex områden har kommunen inte kunnat svara. Endast på tre områden kommer vi bland de 100 bästa. Vad avser ordförande för socialnämnden göra för att förbättra kvalitén på vården och omsorgen om våra äldre i kommunen? Vi vet att privatiseringar inte leder till bättre och säkrare vårdkvalitet. Däremot tror vi att ökat brukar- och personalinflytande skulle förbättra den. Kungsängen Kerstin Åkare, Vänsterpartiet

3 Kommunstyrelseförvaltningen TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare, telefon Datum Vår beteckning Karl-Erik Lindholm Dnr Ärende 2 1 Kommunstyrelsen Motion med rubriken Samordna hjälpen för bokstavsbarnen Förslag till beslut av kommunfullmäktige 1. Tidigare utredningsuppdrag till bildningsnämnden återtas (Kf , 111). 2. Motionen avslås med hänvisning till det arbetssätt som tillämpas i kommunen och landstinget och det utvecklingsarbete som pågår i länet inom BUS-samverkan (Barn och ungdomar som behöver särskilt stöd från såväl kommunen som landstinget). Sammanfattning Irène Seth (M), Stig Wideklev (FP), Jan Stefanson (KD) och Christina Brofalk (C) har skrivit en motion med rubriken Samordna hjälpen för bokstavsbarnen!, daterad den 24 februari En arbetsmodell från Uppsala beskrivs, den s.k. Vitsmodellen, som ett gott exempel. Motionärerna föreslår att kommundirektören får i uppdrag: att undersöka vilka olika fungerande modeller som finns. att tillsammans med de olika verksamheterna i kommunen som bör bli inblandade samt landstinget skapa en modell för tidig, samordnad och effektiv hjälp för barn med neuropsykiatriskt funktionshinder. Syftet är att få mer för pengarna och genom det ge barnen och föräldrarna ett mycket bättre liv. Ärendet behandlades av kommunfullmäktige i september 2005 då en minoritet återremitterade ärendet till Bildningsnämnden för att genomföra en brukarundersökning om hur nöjda brukarna är med de insatser de fått från kommunen eller med skälen till att de inte fått några insatser. Beslutsunderlag Motion om hjälp till bokstavsbarnen daterad den 24 februari 2005 Bildningsnämndens yttrande den 31 maj 2005, 46. Kommunfullmäktiges behandling av ärendet den 21 september 2005, 111. Bildningsnämndens yttrande den13 januari 2009, 2. Kommunstyrelseförvaltningens skrivelse den13 januari 2010.

4 2(3) Ärende 2 Ärendet Tidigare behandling av ärendet Bildningsnämndens yttrande 2005 Bildningsnämnden yttrade sig över motionen den 31 maj 2005, 46. Nämnden ansåg att med det arbetssätt som tillämpas i kommunen uppnås motionärernas intentioner om att tidig och samordnad hjälp ska sättas in för barn med neuropsykiatriska funktionshinder. Samarbetsmodell som används i Stockholms län. Den kallas BUS (Barn och ungdomar som behöver särskilt stöd från såväl kommunen som landstinget). Kommunfullmäktiges behandling 2005 Kommunfullmäktige behandlade motionen den 21 september 2005, 111. Ärendet återremitterades av en minoritet till bildningsnämnden med följande uppdrag: att i denna fråga göra en s.k. brukarundersökning av hur nöjda de barn och föräldrar är som fått en utredning och hur handlingsplanen därefter fungerar samt att undersöka hur nöjda de är som inte fått en utredning och om de accepterar och förstår skälen därtill. Bildningsnämndens yttrande 2009 Bildningsnämnden yttrade sig över återremissen den 13 januari 2009, 2. Nämnden föreslår att kommunfullmäktige återtar uppdraget och på nytt tar ställning till motionens innehåll. Bildningsförvaltningens skrivelse den 18 december 2008, som ligger till grund för beslutet, tar dels upp ärendets formella handläggning och utvecklingen av den så kallade BUS-samverkan som är Stockholms läns motsvarighet till Vitsmodellen. Kommunstyrelseförvaltningens kommentarer Bildningsförvaltningen har i sin skrivelse lämnat en korrekt beskrivning av ärendet formella hantering. Fullmäktige har att ta ställning till motionen och därvid besluta att bifalla eller avslå den, alternativt ge ett finansierat uppdrag som ligger inom motionens ram och som kan betraktas som berett av bildningsnämnden och kommunstyrelsen. Grundprincipen är att nämnden inte ska genomföra motionärernas förslag innan fullmäktige beslutat om uppdraget eller vidta några omfattande utredningar innan de vet om detta är fullmäktiges önskan. Som bildningsnämnden konstaterat måste beredningen såväl 2005 som denna komplettering 2009 anses vara ett tillräckligt fullödigt underlag för kommunfullmäktiges ställningstagande till motionen. Den givna återremissen går utöver beredningen och tangerar ett genomförande av remissen vilket inte får ske utan att fullmäktige tagit ställning till motionen. Beträffande skyldigheten att utföra de uppdrag som en minoritet i fullmäktige beslutat så är det tydligt i förarbetena till kommunallagen att det är majoriteten som avgör beredningens omfattning och genomförande. Kommunstyrelseförvaltningen tillstyrker därför bildningsnämndens förslag att det givna uppdraget ska återtas. I sakfrågan har bildningsnämnden redovisat dels vad den så kallade Vitsmodellen innebär och dels redovisat den modell som används i Stockholms län, den så kallade BUS-samverkan, som kommunfullmäktige enhälligt har

5 Ärende 2 3(3) ställt sig bakom. Eftersom detta är något som kräver samarbete över kommungränserna och med landstinget är det en mycket omfattande process att förändra och som kräver att flera parter anser att det finns ett bättre sätt att hantera dessa frågor. Nämndens förslag från våren 2005 innebär ett avslag på motionen med hänvisning till att den arbete som bedrivs i vårt län innebär att motionärernas intentioner uppnås. KOMMUNSTYRELSEFÖRVALTNINGEN Elisabeth Särenfors Kommundirektör Karl-Erik Lindholm Kanslichef Kopia av beslut till: Bildningsnämnden P:\MALLAR\KSF\Tjänsteskrivelse.dot /

6 Ärende 2

7 Ärende 2

8 Ärende 2

9 Ärende 2

10 Ärende 2

11 Ärende 2 PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum Kf 111 Motion med rubriken "Samordna hjälpen för bokstavsbarnen" Dnr Ärendebeskrivning Irène Seth (m), Stig Wideklev (fp), Jan Stefansson (kd) och Christina Brofalk (c) har skrivit en motion med rubriken Samordna hjälpen för bokstavsbarnen!, daterad den 24 februari En arbetsmodell från Uppsala beskrivs, den s.k. Vitsmodellen. Motionärerna föreslår att kommundirektören får i uppdrag: att undersöka vilka olika fungerande modeller som finns. att tillsammans med de olika verksamheterna i kommunen som bör bli inblandade samt landstinget skapa en modell för tidig, samordnad och effektiv hjälp för barn med neuropsykiatriskt funktionshinder. Syftet är att få mer för pengarna och genom det ge barnen och föräldrarna ett mycket bättre liv. Bildningsnämnden yttrade sig över motionen den 31 maj 2005, 46. Kommunstyrelseförvaltningen kommenterar ärendet i skrivelse daterad och föreslår att motionen kan anses besvarad med hänvisning till det arbetssätt som tillämpas i kommunen och det utvecklingsarbete som pågår i länet inom BUS-samverkan. Kommunstyrelsen behandlade ärendet Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktige beslutar Motionen anses besvarad med hänvisning till det arbetssätt som tillämpas i kommunen och det utvecklingsarbete som pågår i länet inom BUS-samverkan (Barn och ungdomar som behöver särskilt stöd från såväl kommunen som landstinget). Yrkanden Camilla Janson (s) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag. Irène Seth (m) yrkar att kommunfullmäktige ska besluta att ärendet återremitteras till bildningsnämnden med uppdrag att genomföra en brukarundersökning. Propositionsordning i omröstning om återremiss Ordföranden ställer proposition på Irène Seths återremissyrkande och finner att ärendet ska avgöras vid dagens sammanträde. Votering begärs. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

12 Ärende 2 PROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige godkänner följande propositionsordning: Den som vill avgöra ärendet vid dagens sammanträde röstar ja. Den som yrkar bifall till Irène Seths yrkande röstar nej. Omröstningsresultat i omröstning om återremiss Efter upprop konstateras att 22 ledamöter röstat ja, 17 ledamöter röstat nej och 1 ledamot avstått från att rösta. Kommunfullmäktige har således beslutat att ärendet ska återremitteras till bildningsnämnden. Beslut Kommunfullmäktige beslutar, med hänvisning till reglerna i 5 kap. 36 kommunallagen om minoritetsåterremiss, enligt Irène Seths yrkande. Ärendet återremitteras till bildningsnämnden med uppdrag att i denna fråga göra en s.k. brukarundersökning av hur nöjda de barn och föräldrar är som fått en utredning och hur handlingsplanen därefter fungerar samt att undersöka hur nöjda de är som inte fått en utredning och om de accepterar och förstår skälen därtill. Utdrag till: Bildningsnämnden Justerandes sign Utdragsbestyrkande

13 Ärende 2

14 Ärende 2

15 Ärende 2

16 Ärende 2

17 Ärende 2

18 Ärende 2

19 Kommunstyrelseförvaltningen TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare, telefon Datum Vår beteckning Karl-Erik Lindholm Dnr Kommunstyrelsen Ärende 3 1 Motion om införande av barnkonsekvensanalys i varje beslut i kommunens nämnder, styrelse och fullmäktige Förslag till beslut av kommunfullmäktige Motionen om införande av barnkonsekvensanalys i underlaget för kommunens beslut bifalls. Sammanfattning Per Lind (V) och Kerstin Åkare (V) har skrivet en motion med förslag att det i alla ärenden till nämnder, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige ska finnas en barnkonskevensanalys. Bakgrunden är att vi därmed kan visa att vi löpande följer upp de åtaganden som Sverige gjort enligt FN-konventionen om barns rättigheter. Kommunstyrelseförvaltningen tillstyrker motionärernas förslag. Beslutsunderlag Motion om införande av barnkonsekvensanalys daterad de 7 oktober Kommunstyrelseförvaltningens skrivelse den 13 januari Ärendet Sverige raticiferade FN:s barnkonvention Sedan dess har i olika omgångar frågor aktualiserats kring hur vi som kommun uppfyller konventionen. I den nu aktuella motionen lyfts frågan om uppföljning av hanterar barnperspektivet i de ärenden som tas upp till beslut i kommunens olika beslutsorgan. När vi mellan förvaltningarna tar upp dessa frågor konstateras att barnperspektivet ingår som en naturlig del i den löpande handläggningen, särskilt i de frågor som självklart har berör barn och ungdomar. Till exempel finns det med som en särskild rubrik i de flesta planprogram under de senaste åren. Motionärernas förslag att det ska finnas en rubrik i varje tjänsteskrivelse kan tillgodoses genom att vi i vår gemensamma dokumentmall skriver in detta. Sedan är det upp till handläggare och förvaltningschef att göra de nödvändiga bedömningarna och till nämnden att begära eventuella kompletteringar av dessa om det bedöms nödvändigt. Som en anvisning till vad som bör tas med i bedömningen kan de två punkter som motionärerna noterat finnas i beskrivningen av dokumentmallen. Kommunstyrelseförvaltningen tillstyrker således motionärernas förslag.. KOMMUNSTYRELSEFÖRVALTNINGEN Elisabeth Särenfors Kommundirektör Karl-Erik Lindholm Kanslichef

20 Ärende 3

21 Kommunstyrelseförvaltningen TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare, telefon Datum Vår beteckning Björn Strååt Dnr Ärende 4 1 Kommunstyrelsen e-strategi för Upplands-Bro kommun Förslag till beslut av kommunfullmäktige e-strategi för Upplands-Bro kommun fastställa enligt kommunstyrelseförvaltningens förslag Sammanfattning I detta ärende redovisas strategiska utgångspunkter för kommunens arbete med it/e-utveckling för åren Ärendet har beretts inom kommunstyrelseförvaltningens kommunikationsavdelning i samverkan med kommunens it-råd. Ärendet har behandlats i kommunens tjänstemannaledning. E-strategin avser att ge stöd för ett samlat och gemensamt förhållningssätt till användning och utveckling av informationstekniska lösningar för utveckling och effektivisering i kommunens verksamheter. I ärendet beskrivs de fyra områden där strategin avses vara ett stöd för utveckling; e-demokrati, e-service/e-tjänster, e-förvaltning, e-lärande. Strategin beskriver också mål, organisation, ansvarsfördelning och styrning av kommunens it, arbetssätt samt övergripande principer för kommunens tekniska plattform. Beslutsunderlag Kommunstyrelseförvaltningens tjänsteskrivelse den 11 januari 2010 Ärendet Kommunens it-drift upphandlades första gången 2001 och i samband med detta överfördes huvuddelen av kommunens egna personella resurser till Tieto Enator, som tillhandahöll drifttjänsten fram till Från juli 2008, som resultat av en andra generation upphandling, svarar Steria för driften av kommunens it. Avtalet omfattar tre år med möjlighet till förlängning med år om samarbetet bedöms motsvara kommunens förväntningar. Sterias driftansvar avser servrar, kommunikationsutrustning, servicedesk, applikationsdrift av kommunens större system (webb, personal, ekonomi- och ärendehanteringssystem) m m. Steria är också den naturliga partnern för utvecklingsprojekt och beställningar av olika slag. Utöver Steria har kommunen ett flertal partners i form av leverantörer av hårdvara samt tjänster och applikationer/mjukvara.

22 2(2) Ärende 4 Med driften förlagd till extern partner är kommunens roll att vara en kompetent beställare med utgångspunkt i verksamheternas behov. Detta förutsätter klara och överenskomna mål för it-stödet samt en tydlig och adekvat organisation för hur verksamhetsutveckling genom it ska ske. Kommunens revisorer bedömde i skrivelse till kommunstyrelsen ( ) att status kring styrande dokument och riktlinjer inom kommunen är otillfredsställande. Det är viktigt att ledningen tillsammans med verksamheterna och it-ansvariga förbättrar kommunens strategiska dokument och riktlinjer. Kommunstyrelseförvaltningen har utifrån detta, i samverkan mellan samtliga förvaltningar, arbetat fram bilagda e-strategi. Utöver detta kommer också en informationssäkerhetspolicy med instruktioner för drift/kontinuitet och för användare föreläggas kommunstyrelsen. E-strategin avses utgöra ett ramverk för planerad och samordnad it-utveckling inom och mellan kommunens förvaltningar. Utifrån strategin ska önskade utvecklingsprojekt samordnas och prioriteras i en för kommunen samordnad årlig handlingsplan i samband med den reguljära budgetberedningen. Aktiviteterna följs upp i samband med förvaltningarnas verksamhetsberättelse och bokslut. KOMMUNSTYRELSEFÖRVALTNINGEN Elisabeth Särenfors Kommundirektör Björn Strååt Kommunikationschef Bilagor: E-strategi för Upplands-Bro kommun

23 Ärende 4 1 Kommunstyrelseförvaltningen Johan Hedberg Datum Vår beteckning Dnr strategi för Upplands-Bro kommun

24 2(10) Ärende 4 Innehåll Strategins syfte... 3 Inledning... 3 e-utveckling förutsätter ett samlat grepp... 3 Kommunens uppdrag... 3 e-utvecklingen ska stärka kommunen... 4 Fyra e-områden... 4 e-demokrati... 5 e-service (med hjälp av e-tjänster)... 5 e-förvaltning... 5 e-lärande... 6 Målgruppsanpassning för att underlätta... 6 Organisationen... 7 Ledning och styrning... 7 Ansvarsfördelning... 7 IT-rådet... 8 Organisering för att driva utvecklingsarbetet... 8 Process- och projektorienterat arbetssätt... 8 Helhetsperspektiv på den tekniska miljön - fyra plattformar... 8 Sammanhållen standardiserad IT-miljö... 9 e-utveckling, en resa med många delmål Uppföljning... 10

25 Ärende 4 3(10) Strategins syfte e-strategins syfte är att ta ett samlat och gemensamt grepp om verksamhetsutveckling och effektivisering med hjälp av IT och e-tjänster. Den ska ge stadga och legitimitet till framtida satsningar. Inledning Upplands-Bro har i nuvarande översiktsplan en tydlig ambition att bejaka tillväxt och fler medborgare, scenariot framåt i tid växer fram i den nya översiktsplan som kommunen nu arbetar med. Kommuner, även i Stockholmsregionen, befinner sig i en konkurrenssituation vad gäller att locka nya invånare och företag till sig. För att kunna hävda sig i den konkurrensen krävs att kommunen är känd, har attraktionskraft och erbjuder - relativt andra kommuner modern och kvalitativ service för sina medborgare, näringsliv och föreningar. Mycket har gjorts och planeras f n i Upplands-Bro som innebär att kommunens attraktivitet som bostadsort ökar äventyrsbad, fotbollshall, ny idrottsplats, kulturhus, föreningshus m m. Man kan anta att kommuners service till sina medborgare, företag och besökare jämförs med bankers, företags och vissa myndigheters (exempelvis skattemyndigheten) effektiva kommunikation och höga servicenivå. Vill en kommun uppfattas som en attraktiv boendeort - eller etableringsort för företag är det viktigt att erbjuda modern, effektiv, tillgänglig och snabb leverans av tjänster, service och kommunikation med medborgare och företag. IT-baserade lösningar är centrala för verksamhetsutveckling i denna riktning. Då kommunen växer, växer även behovet av kommunens service. E-tjänster är här en möjlighet att hantera den volymökningen genom att skapa effektivare processer och genom att hålla kostnaderna nere samtidigt som man kan vinna mer kvalitetssäkrad, snabbare och tillgängligare service e-utveckling förutsätter ett samlat grepp För att möta dessa utmaningar och för att öka kvaliteten och servicen måste kommunen satsa brett på effektivisera och verksamhetsutveckling. Som en viktig del i en bred verksamhetsutveckling ser kommunen en utveckling med hjälp av IT-stöd och elektroniska tjänster (e-tjänster). Genom en klok satsning på kommunala e-tjänster för medborgare och näringsliv bidrar kommunen till att öka tillgänglighet, kvalitet och förbättra service och tjänster. Arbetet innebär att kartlägga, förenkla och automatisera alla processer där så är lämpligt utifrån ett kostnads-, nytto- och användarperspektiv. Kommunens uppdrag Upplands-Bro ska ha förskolor, skolor, äldreomsorg och övrig kommunal service med hög kvalitet. Kommunen ska utvecklas på ett långsiktigt ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbart sätt. Alla medborgare ska ha lika rättigheter. Oavsett ålder, ursprung, kön, eller funktionshinder ska medborgarna ha rätt till delaktighet och inflytande. Kommunen och dess medarbetare har en spännande utmaning i att vara nytänkande som människor, i arbetsgrupper och som organisation. Genom att lyfta fram och ständigt pröva om kommunen utför en uppgift/process på bästa sätt kan kommunen utveckla och profilera Upplands-Bro som en kommun med hög kvalitet på service, förmåga till snabba omställningar, en sund ekonomi

26 4(10) Ärende 4 och ett gott bemötande. Att lyckas med detta är viktigt för möjligheterna att rekrytera personal och attrahera inflyttare. e-utvecklingen ska stärka kommunen Genom arbetet med att förverkliga e-strategin förväntas kommunen utveckla sin organisation och sin verksamhet. Genom progressiva IT-lösningar i framkant ska det leda till en stärkt kommun känd för service och tjänsteproduktion präglad av effektivitet, snabbhet och hög tillgänglighet. Kommunen ska arbeta offensivt med att utveckla sin kommunikation med och service till medborgare och företag samt effektivisera sina administrativa processer. Det ska öka tillgängligheten till service och tjänster och ge en ökad insyn, delaktighet och service för medborgare och företag. Kommunens kommunikation med medborgare, företag, m fl. ska vara anpassade till målgruppernas livssituation. Tjänsterna ska utifrån detta kunna vara tillgängliga genom flera möjliga kanaler som t ex telefoni, Internet/dator, mobiltelefon och andra tekniska möjligheter. Kommunen ska underlätta för företag genom att skapa enkla och tydliga rutiner för ansökan om olika tillstånd. Målet är att en företagare endast ska behöva vända sig till en instans i kommunen för att lösa de tillstånd som krävs för att få bedriva en viss verksamhet i kommunen. En hög grad av automatisering genom e-tjänster gör det lätt för företag att kunna få den service de önskar på ett snabbt sätt och oberoende av öppettider. IT ska stödja utvecklingen av den kommunala verksamheten samt verksamheter som betalas med skattemedel men utförs av andra. Inom flera områden som berör kommunen pågår också planering och utveckling på nationell nivå där siktet är inställt på att samordna tjänster inom den offentliga sektorn. Därför är det också allt viktigare att ha gemensamma standarder inom kommunen som går att docka ihop med andra organisationers system. Ett stort behov finns t ex mellan landsting och kommun inom flera verksamhetsområden. Kommunens intressenter ska kunna kommunicera med kommunen på ett säkert sätt och med garantier för att integriteten säkerställs. Det ska vara enkelt att utföra tjänster och ta del av information när som helst på dygnet. Kommunen ska säkerställa att de tjänster som utvecklas möter de behov medborgaren har samt att information som är skyddad av lagar och förordningar skyddas mot obehörig åtkomst. Fyra e-områden Strategin omfattar fyra e-områden som representerar målområden för vad Upplands-Bro kommun avser åstadkomma med hjälp av information och informationssystem som möjliggörare. e-demokrati e-service e-förvaltning e-lärande

27 Ärende 4 5(10) e-demokrati Mål: Ta tillvara människors engagemang och få fler medborgare att engagera sig i det som händer i kommunen Med e-demokrati avses demokrati på internet. Ett möte mellan medborgare, företag och politiker som sker med hjälp av elektroniskt media, exempelvis via hemsidan. Syftet är att ge större möjlighet att delta i demokratiska processer samt möjlighet till samverkan och samspel med myndigheter. Upplands-Bro kommun ska verka för att människors makt över sin egen vardag ökar. Det innebär att metoder för att ta tillvara människors engagemang och den lokala demokratin ska utvecklas. Precis som i andra kommuner i landet är det en utmaning att få fler medborgare att engagera sig i det som händer i kommunen. Det är därför angeläget att Upplands-Bro kommun präglas av öppenhet och delaktighet. e-service (med hjälp av e-tjänster) Mål: Skapa kvalificerade e-tjänster för att öka tillgängligheten och frigöra tid till kärnverksamhet Med e-service avses service som ges till medborgare, företag och föreningar med hjälp av elektroniska självbetjäningstjänster (e-tjänster) i olika kanaler, i första hand via exempelvis genom elektroniska formulär. Kommunens service ska i så stor utsträckning som möjligt styras av medborgarnas och andra intressenters efterfrågan. Medborgare, företag och föreningar ska i sin kontakt med kommunen hamna rätt och få korrekt information oavsett vilken kontaktingång till kommunen de valt. Inom olika verksamhetsområden ägnar handläggare idag mycket tid åt enklare frågor som inte kan sägas utgöra den egentliga kärnverksamheten. Iinförande av kvalificerade e-tjänster med e-id professionaliserar kundkontakten och frigör tid till kärnverksamheten då medborgare och företag själva kan hämta information kring sina egna frågor och även utföra självservice. e-förvaltning Mål: Införa nya effektiva rutiner och processer inom kommunen genom att dra nytta av informations- och kommunikationsteknik Med e-förvaltning avses att kommunens förvaltning organiserar sitt utförande på ett sådant sätt att den drar nytta av informations- och kommunikationsteknik för att skapa bättre och effektivare processer som utgår från den som har behov av att utföra en tjänst mot kommunen. Kommunens verksamheter inom alla olika områden t ex förskola, skola, kultur/fritid, vård och omsorg, miljö- och byggnad ska kännetecknas av att modern teknik tas tillvara för att höja kvalitet och inre effektivitet i de tjänster som erbjuds. e-förvaltning omfattar allt internt stöd för att förenkla, förbättra och stödja kommunens verksamheter samt ge möjlighet till en effektiv samverkan inom kommunen. En bra e-förvaltning är också en förutsättning för framtida e-service och e-demokrati. För att uppnå detta är det nödvändigt att utveckla och införa nya trimmade rutiner och processer inom kommunen. Det är här som nyttorna kommer att uppstå och det är här ett genomförande måste börja. Ju större nytta ett projekts resultat kan redovisa ju högre prioritet bör det få.

28 6(10) Ärende 4 e-lärande Mål: Använda IT som verktyg i skolorna som en del i att utveckla undervisningen och förbättra elevernas resultat Med e-lärande avses användningen av IT som verktyg i skolorna för att utveckla undervisningen och förbättra elevernas resultat. Eleverna ska också utveckla digital kompetens genom att bli väl förtrogna med datorn som redskap. De yngsta eleverna i dagens skola kommer att vara verksamma i yrkeslivet fram till 2070-talet. Vi kan inte ens ana hur denna framtid ser ut. Det är därför angeläget att skolan förbereder barn och elever för att möta ett samhälle i snabb förändring med en ökande grad av internationalisering. IT kan bidra till nya undervisningsmetoder som är anpassade efter varje elev. Europaparlamentet och Europeiska rådet har utfärdat en rekommendation kring åtta olika nyckelkompetenser som en del av strategierna för ett livslångt lärande. Den fjärde kompetensen digital kompetens definieras på följande sätt: Digital kompetens innebär säker och kritisk användning av informationssamhällets teknik i arbetslivet, på fritiden och för kommunikationsändamål. Den underbyggs av grundläggande IKT (Information/kommunikationsteknik) -färdigheter, dvs. användning av datorer för att hämta fram, döma, lagra, producera, redovisa och utbyta information samt för att kommunicera och delta i samarbetsnätverk via Internet. Det är därför viktigt att förskolor och skolor har en modern IT-miljö och att tillgängligheten till IT som verktyg är god. Målgruppsanpassning för att underlätta Medborgare, företag och föreningar förväntar sig inte bara ökad tillgänglighet genom e-service på tider som passar dem, utan också att enkelt kunna få en samordnad service, oberoende av vilken kanal (vägen in till kommunen) de väljer och oberoende av hur kommunen är organiserad. Genom att utgå från kunden går det att förenkla och underlätta exempelvis genom att standardisera telefontider och att inte möta kunden med en svåröverblickbar organisation. Mycket av de ärenden som kommunen hanterar är av rutinartad karaktär. Kan kommunen i större utsträckning hantera dessa enklare ärenden elektroniskt eller via telefon i ett kontaktcenter, får tjänstemännen tid till mer kvalificerade uppgifter. En eventuell kontaktcenter-funktion kan arbeta genom flera kanaler; webb/etjänster, e-post, telefoni och personlig kontakt. IT-stödet för ett kontaktcenter förutsätter utveckling och större samordning bl. a. av kommunens olika stödsystem för ärendehantering. Medborgarna har idag flera möjligheter till kontakt med kommunen. Via publikationer, e-post, e-tjänster, vanlig post, telefonväxel, reception, hemsida, telefon och personliga möten. Kommunen ska dock erbjuda en likvärdig och enhetlig service och information oavsett vilken kommunikationsväg (kanal) som väljs. Hemsidan är den mest kostnadseffektiva kanalen med högst tillgänglighet medan det personliga mötet tar mest resurser i anspråk. Medborgare och övriga intressenter ska kunna välja det sätt som passar bäst i

29 Ärende 4 7(10) det enskilda fallet, men kommunen ska styra mot de mer kostnadseffektiva kanalerna. Organisationen För att gå mot en vision där alla i kommunen arbetar tillsammans med att skapa en så enkel väg som möjligt för användaren in i organisationen behöver kommunen skapa och ta till sig gemensamma riktlinjer och policies för hur information ska hanteras i systemen. I detta ligger också att bevaka användarens rätt till integritet i hanteringen av informationen i enlighet med lagar exempelvis PUL (personuppgiftslagen) och exempelvis Datainspektionens rekommendationer. Arbetet med e-strategin ska sikta mot tydliga mål och ha ett tydligt gemensamt ramverk som säkrar enhetlighet i process och resultat. De olika förvaltningarna bör sedan kunna skapa en process, baserad på det gemensamma ramverket, där de utifrån sin verksamhet driver arbetet med de e-strategiska frågorna. Ledning och styrning Ansvaret för IT-frågor ligger fördelat dels hos kommunstyrelseförvaltningen, kommunikationsavdelningen/it-funktionen, och dels hos respektive förvaltning, förvaltningschef som systemägare för sina verksamhetssystem och de administrativa cheferna som rollen IT-samordnare. Ansvarsfördelning För att arbetet med att utveckla kommunen ska fortlöpa på bästa sätt krävs en bra organisation. För att ge stadga åt arbetet med e-utvecklingen fördelas ansvaret enligt nedan. Kommunfullmäktige Beslutar om gemensam e-strategi för Upplands-Bro kommun. Kommunstyrelsen Beslutar om en kommunövergripande e-handlingsplan för verksamhetsutveckling med hjälp av e-tjänster. Kommundirektör/Kommunstyrelseförvaltning Bereder och föreslår i samverkan med övriga förvaltningar om innehåll i e-strategi för Upplands-Bro kommun. Bereder och föreslår i samverkan med övriga förvaltningar innehåll i e- handlingsplan för verksamhetsutveckling med hjälp av e-tjänster samt i vissa fall, beslutar om innehållet i dessa. Fördelar anslag som finns i en för kommunen gemensam investeringsbudget. Bereder, föreslår och i vissa fall beslutar om gemensamma riktlinjer. Tar fram riktlinjer för e-arkitekturen och beslutar om genomförande. Sammanhåller projekt som genomförs enligt årlig central e- handlingsplan. Nämnd/styrelse Beslutar i samband med budget om e-handlingsplan för den egna nämnden/styrelsen i överensstämmelse med e-strategin för Upplands- Bro kommun,

30 8(10) Ärende 4 Bildningsförvaltning, Socialförvaltning, Samhällsbyggnadsförvaltning IT-rådet Deltar aktivt i arbetet med sin respektive nämnds/styrelses handlingsplan och i det kommunövergripande arbetet bl.a genom deltagande i ett gemensamt IT-råd. IT-rådet samordnar under kommunledningen frågeställningar över förvaltningsgränserna och fångar upp idéer och medverkar vid beredande av e- strategi, Verksamhetsstyrd IT så gör vi i Upplands-Bro kommun, Handlingsplaner för e-utveckling, riktlinjer för e-arkitektur och andra kommungemensamma strategiska insatser. IT-rådet ska ge rekommendationer till kommunledningsgruppen om prioritering av framlagda projektidéer och angelägna utvecklingsområden för kommunen. Ett lyckat genomförande av e-strategin sker genom en gedigen förankringsprocess där tjänstemän på alla nivåer ser nyttan med arbetet och motiveras att driva frågorna inom sina respektive ansvarsområden. IT-rådet har här en viktig roll i att vara en motor för denna process och kommunikation. Organisering för att driva utvecklingsarbetet För att bedriva e-utveckling bör kommunen organisera sig så arbetet blir handlingskraftigt. Det behöver finnas en tydlig samordning och ett uttalat ansvar för att hålla ihop e-utvecklingen. Behov finns också att stödja och samordna förvaltningarnas verksamhetsutveckling med IT-stöd. Det behöver också finnas projektledarkompetens och kompetens i processkartläggning. Med fördel är detta kompetenser som kan agera inom hela den kommunala organisationen. Process- och projektorienterat arbetssätt Verksamhetsutveckling med hjälp av e-tjänster handlar om att utveckla arbetsprocesserna till att bli mer effektiva. Det innebär att arbetet än mer tydligt organiseras i en logisk kedja av aktiviteter med en tydligt definierad början, slut och förväntat resultat/nytta. Aktiviteterna kan involvera en eller flera olika verksamheter, allt beroende på processens komplexitet. Tydliga och väldefinierade processer underlättar införandet av effektiva IT-stöd i en verksamhet. När denna e-strategi ska förverkligas är en processkartläggning och översyn lämplig för att säkerställa att gamla processer inte cementeras då ny teknik införs. Då tekniken möjliggör en utveckling av verksamheten bör tillfället tas i akt att göra lämpliga förändringar i arbetssätt, process och organisation för att uppnå ökad effektivitet. Helhetsperspektiv på den tekniska miljön - fyra plattformar Förståelsen av hur en komplex ITstruktur hänger samman måste ständigt belysas och kommuniceras. Hur denna struktur ska utvecklas och förvaltas är en ledningsfråga. För att tydliggöra detta samband har kommunen tagit fram följande beskrivningsmodell Fyra plattformar.

31 Ärende 5 9(10) Publik plattform är det gränssnitt som användare (medarbetare, medborgare, företagare etc ) möter vid användning och tillämpning av kommunens IT-tjänster. Gränssnittet startar från hemsidan och intranätet. Gränssnittet bör så långt som möjligt vara likformigt för användarna för att förenkla och göra tjänsterna så lättillgängliga som möjligt. Administrativ plattform är den samling av e-tjänster, informationsdatabaser och andra IT-verktyg som används av kommunens förvaltningar och dess verksamheter. Pedagogisk plattform är den samling av e-tjänster, informationsdatabaser och andra IT-verktyg som används i undervisningen och i lärandet genom att hämta fram, bedöma, lagra, producera, redovisa och utbyta information samt för att kommunicera och delta i samarbetsnätverk exempelvis via Internet. Teknisk plattform är den tekniska miljö och IT-infrastruktur som möjliggör en effektiv och funktionell hantering av de administrativa-, pedagogiska- och publika plattformarna. Kommunikationsstruktur, integrationsstruktur, standardisering av hård- och mjukvara, drift och underhåll är delar som ryms inom detta. Sammanhållen standardiserad IT-miljö Framtiden ställer ökade krav på samverkan. Det kan vara samverkan mellan enheter som har ansvar för delar av ärendekedjor. Arbetsgrupper med representanter från olika verksamheter utreder och bereder allt fler ärenden. Andra organisationer och företag, exempelvis externa utförare, blir mer knutna samman i dessa kedjor. Utvecklingen går mot att man vill dela på information och dokument inom och mellan organisationer vilket ställer krav på standardisering av gränssnitt mellan informationssystem och standardisering av format på informationsmängderna. Genom att begränsa antalet tekniska plattformar inom en organisation minskar omfånget av det område där organisationen måste ha teknik- och supportkompetens vilket leder till ökad driftsäkerhet, lägre underhållskostnader och högre supportkvalitet. Det underlättar också framtid utveckling. Detta innebär att förvaltning och utveckling av teknisk plattform, infrastruktur och användarutrustning sker utifrån centralt beslutade standarder. Avsikten är att skapa stöd för e-tjänster för medborgare, företag, föreningar och medarbetare. Det är samtidigt viktigt att IT-miljön utgår från och stödjer verksamheterna, exempelvis hela utbildningsområdet. Genom att centralisera, standardisera och konsolidera går det att få en IT-miljö som stödjer utveckling och som hålls under kontroll, både vad gäller tekniska lösningar och kostnader. Det innebär att kommunen ska ha en teknisk plattform som försörjer de tre verksamhetsplattformarna administrativ-, pedagogisk- och publik ska ha ett rollstyrt nät ska, genom att centralisera, standardisera och konsolidera, skapa en IT-miljö som stödjer denna utveckling och som hålls under kontroll, både vad gäller tekniska lösningar och vad gäller kostnader. ska arbeta för att alla tjänster, så långt som möjligt och ekonomiskt önskvärt, ska vara likformiga. Med det menas att tjänster ska ha ett gränssnitt mot samma informationsinnehåll

32 10(10) Ärende 5 e-utveckling, en resa med många delmål Bilden ovan beskriver en arbetsmodell. Det är lämpligt är att se förverkligandet av e-strategin som ett samlat projekt som löper över ett antal år och som består av flera delmål (delprojekt). Varefter delmålen är avslutade och införda har kommunen gjort det möjligt att nå ökad tillgänglighet, ökad kvalitet och höjd service. Uppföljning Uppföljning av denna strategi med tillhörande årliga handlingsplaner ska göras i samband med kommunstyrelsens verksamhetsberättelse och bokslut. Vid sådan uppföljning ska bevakas att: strategin följs beslutade åtgärder är genomförda årliga mål är uppnådda regler följs Strategin ska revideras då förhållanden som påverkar grunden för utveckling inom Upplands-Bro kommun förändras.

33 TJÄNSTESKRIVELSE Kommunstyrelseförvaltningen Bengt Persson Datum Vår beteckning Informationsäkerhetssamordnare Dnr Ärende 5 1 Kommunstyrelsen Informationssäkerhetspolicy för Upplands-Bro kommun Förslag till beslut Förslag till beslut av kommunfullmäktige Informationssäkerhetspolicy för Upplands-Bro kommun fastställs Förslag till beslut av kommunstyrelsen Kommundirektören får i uppdrag att fastställa och fortlöpande besluta om revideringar av Informationssäkerhetsinstruktion för medarbetare, Informationssäkerhetsinstruktion för förvaltning Informationssäkerhetsinstruktion för drift och kontinuitet. Sammanfattning Kommunen handskas med betydande informationstillgångar huvudsakligen textdokument och elektroniskt lagrad information. Verksamheten blir allt mer beroende av hög säkerhet för sina informationstillgångar avseende förmåga att upprätthålla önskad konfidentialitet d.v.s. skydd mot att obehöriga tar del av informationen, riktighet och tillgänglighet. Med informationstillgångar menas både information och de resurser som används för att hantera informationen. Informationssäkerhet handlar därmed om mer än att säkra informationssystem. Även andra resurser, inte minst människors förmåga, är viktiga komponenter i informationssäkerhetsbegreppet. Kommunstyrelseförvaltningen har arbetat fram ett förslag till Informationssäkerhetspolicy med tillhörande instruktioner för användare, förvaltning och kontinuitet och drift. Beslutsunderlag Kommunstyrelseförvaltningens tjänstskrivelse den 13 januari Ärendet Vi lever idag i ett informationssamhälle där större mängder information än någonsin tidigare bearbetas, lagras, kommuniceras och mångfaldigas. Informationshanteringen utförs dessutom i allt högre grad med stöd av IT, och inte sällan över det publika nätverket Internet. Detta ökande beroende av informationsteknik (IT) innebär ökade risker det sker en tydlig ökning av incidenter såsom dataintrång, bedrägerier och spridning av skadlig kod. Bakomliggande aktörer utgörs av enskilda individer, men också i form av organiserad brottslighet, terrorister och statsmakter.

34 2(3) Ärende 5 Informationssäkerhet innebär att skydda information utifrån krav på dess konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet. Det gäller såväl hos enskilda som hos organisationer, både i näringslivet och i offentlig verksamhet. Informationssäkerhet omfattar därför hela samhället, och är en angelägenhet för alla. Informationssäkerhet är en stödjande verksamhet Samhällets ambition att använda IT för att förbättra service, främja demokratiprocessen och öka effektiviteten i offentlig förvaltning bygger på att nödvändig tillit kan etableras i relationen mellan offentlig förvaltning å ena sidan och medborgare och företag å andra sidan. Myndigheter som samverkar måste känna förtroende för varandra när det gäller åtkomst till och utbyte av information. Medborgare och företag måste känna tillit till myndigheternas sätt att hantera information. Bristande informationssäkerhet kan få konsekvenser i form av att verksamheten inte kan bedrivas på ett ändamålsenligt och effektivt sätt, bristande skydd för den personliga integriteten samt störningar i samhällsviktig verksamhet. Att åstadkomma säkerhet vid användning av IT är en förutsättning för att kunna utnyttja tekniken på bästa sätt. Informationssäkerhet är en stödjande verksamhet för att öka kvaliteten hos samhällets funktioner. I och med den ökande IT-användningen i samhället är informationssäkerhet en förutsättning för att nya företeelser i samhället som till exempel e-förvaltning ska kunna fungera. Informationssamhällets hot och sårbarheter Brister i informationssystem kan också påverka fysiska tillgångar. Skador på den kritiska infrastrukturen kan få ödesdigra följder. Incidenter som leder till oförmåga eller förstörelse av sådana system och tillgångar kan leda till allvarliga kriser som drabbar de finansiella systemen, allmänhetens hälsa, den nationella säkerheten eller kombinationer av dessa. Brister i hantering av information leder till ett försämrat förtroende för aktuella tjänster och bakomliggande aktörer, och kan därför äventyra aktörens verksamhet och användningen av dess tjänster. Kommunstyrelseförvaltningens underlag Kommunstyrelseförvaltningen har i samarbete med övriga förvaltningars representanter i kommunens It-råd och med hjälp av en extern konsult arbetat fram ett antal styrdokument Informationssäkerhetspolicy, Informationssäkerhetsinstruktion för medarbetare, Informationssäkerhetsinstruktion för förvaltning och Informationssäkerhetsinstruktion för drift och kontinuitet. Arbetet har sin utgångspunkt i skriften Basnivå för informationssäkerhet (BITS) utarbetad av Myndigheten för säkerhet och beredskap (MSB, tidigare Krisberedskapsmyndigheten). BITS är en enklare standard som överensstämmer med etablerade standarder inom informationssäkerhetsområdet och den är därför lämplig att tillämpa för den kommunala verksamheten. Kommunrevisionen granskade översiktligt kommunens It i december 2008 och lämnade förslag på ett antal förbättringsområden bl.a. styrningen av Informationssäkerhet. Med i ärende redovisade styrdokument får kommunen en mer robust struktur för att upprätthålla en hög Informationssäkerhet. Arbetet kommer att följas upp

35 Ärende 5 3(3) med utbildning inom området. Instruktionerna, som gäller hela den kommunala verksamheten, är av den karaktären att de fortlöpande måste revideras, för att hållas aktuella, varför att det är lämpligt att kommundirektören beslutar om dessa. KOMMUNSTYRELSEFÖRVALTNINGEN Elisabeth Särenfors Kommundirektör Björn Strååt Kommunikationschef Bilagor: Förslag till Informationssäkerhetspolicy dat Förslag till Informationssäkerhetsinstruktion för medarbetare dat Förslag till Informationssäkerhetsinstruktion för förvaltning dat (sekretess). Förslag till Informationssäkerhetsinstruktion för kontinuitet och drift dat (sekretess) C:\Documents and Settings\karlin\Imaging Suite\cache\View\1\44204\Tjskr Informationssäkerhetspolicy-Ks doc /

36 Ärende Policy för informationssäkerheten i Upplands-Bro kommun Antagen av kommunfullmäktige 2010-XX-XX