KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING 2016: Plan för Flens kommuns krisberedskapsarbete Antagen av kommunfullmäktige

Transkript

1 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING 2016: Plan för Flens kommuns krisberedskapsarbete Antagen av kommunfullmäktige

2 1 Innehåll INLEDNING... 2 CENTRALA BEGREPP... 3 KRISBEREDSKAPSARBETE I FLENS KOMMUN... 4 FÖRBEREDANDE OCH FÖREBYGGANDE ARBETE... 4 Arbete med risk- och sårbarhetsanalyser... 4 Arbete med åtgärder... 5 Arbete med utbildning och övning... 5 Arbete med samverkan... 6 Uppföljning av arbetet med krisberedskap och statlig ersättning för kommunernas krisberedskap... 6 ÅTGÄRDSPLAN Risk- och sårbarhetsanalys... 7 Geografiskt områdesansvar... 7 Utbildning och övning... 8 Rapportering... 8 Höjd beredskap... 9 Övriga åtgärder... 9 HANTERING AV EN PÅGÅENDE HÄNDELSE ANVÄNDNING AV STATLIG ERSÄTTNING FÖR KOMMUNERNAS KRISBEREDSKAP Funktion för samordning av kommunens uppgifter Verksamhetsersättning Ersättning för utomhusvarning Samverkansersättning BILAGA: PLAN FÖR HANTERING AV ALVARLIGA OCH EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER...12

3 2 Inledning Kommunen har ett övergripande ansvar inom området krisberedskap. I ansvaret ingår bland annat att verka för att risken för kriser inom kommunens geografiska område minskar, att sårbarheten i kommunens verksamheter är liten och att hantera uppkomna kriser så att de negativa konsekvenserna blir så begränsade som möjligt. Ansvaret sträcker sig därmed från ett förberedande och förebyggande arbete före något händer till att agera under en kris och se till att lärdomar dras efter en händelse. Genom sårbarhetsreducerande åtgärder och en god förmåga att hantera krissituationer i fred ska också en grundläggande förmåga till civilt försvar uppnås. Syftet med krisberedskapsarbetet är även att bidra till uppfyllelsen av kommunens strategiska mål gällande en trygg kommun. Kraven på kommunen inom krisberedskapsområdet regleras främst i lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap och Överenskommelse om kommunernas krisberedskap som slutits mellan staten och Sveriges kommuner och landsting (SKL). Föreliggande dokument utgör kommunens övergripande styrdokument för arbetet med krisberedskap och innehåller en plan för åtgärder, utbildning och övning under Som bilaga finns Plan för hantering av allvarliga och extraordinära händelser, som beskriver kommunens organisation och krav på dess förmåga i samband med en akut händelse. Dokumentet är styrande för kommunens förvaltningar, Flens Bostads AB samt Flens Kommunfastigheters AB. Det är endast de två senare som avses med begreppet bolag i det följande.

4 3 Centrala begrepp Kris och extraordinär händelse Begreppen kris och extraordinär händelse förekommer båda två i föreliggande dokument och fångar in samma typ av händelser och område. Kris kan definieras på flera sätt. Regeringen har beskrivit kris som en händelse som drabbar många människor och stora delar av samhället och hotar grundläggande värden och funktioner. Kris är ett tillstånd som inte kan hanteras med normala resurser och organisation. En kris är oväntad, utanför det vanliga och vardagliga och att lösa krisen kräver samordnade åtgärder från flera aktörer. (prop. 2007/08:92 s. 77) Begreppet extraordinär händelse används i lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap och är närbesläktat med krisbegreppet men är omgärdat av särskilda regler. Begreppet definieras enligt lagen som en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. Detta begrepp används i bilagan Plan för hantering av allvarliga och extraordinära händelser. Krisberedskap Krisberedskap definieras i förordning (2015:1052) om krisberedskap och bevakningsansvariga myndigheters åtgärder vid höjd beredskap som förmågan att genom utbildning, övning och andra åtgärder samt genom den organisation och de strukturer som skapas före, under och efter en kris förebygga, motstå och hantera krissituationer.

5 4 Krisberedskapsarbete i Flens kommun Förberedande och förebyggande arbete Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret vad gäller Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Kommunens förberedande och förebyggande arbete utgår från de tre principer som genomsyrar det svenska krishanteringssystemet: Ansvarsprincipen - den som har ansvar för en verksamhet under normala förhållanden har också motsvarande ansvar vid en kris. Likhetsprincipen - en verksamhets organisation och lokalisering ska så långt som möjligt överensstämma under normala förhållanden och under en kris. Närhetsprincipen - en kris ska hanteras på lägsta möjliga nivå i samhället. I enlighet med de tre principerna är utgångspunkten att varje verksamhet, förvaltning och bolag själva i första hand ansvarar för att hantera och leda i allvarliga händelser som uppstår, se Plan för hantering av allvarliga och extraordinära händelser. I linje med det ansvaret är utgångspunkten också att det förebyggande och förberedande arbetet genomförs på motsvarande sätt. Varje förvaltning och bolag ska ha en kontaktperson inom området krisberedskap som representerar förvaltningen eller bolaget i kommunövergripande sammanhang. Denna samordnar även det förberedande och förebyggande arbetet inom förvaltningen eller bolaget. Kommunstyrelsen har ansvar för att samordna de kommunala verksamheternas krisberedskapsarbete, uppnå likriktning och samsyn i nödvändiga delar och i övrigt ge verksamheterna stöd i sitt arbete. Kommunstyrelsen ansvarar även för det förebyggande och förberedande arbetet gällande samverkan med externa aktörer samt kommunövergripande krisorganisation och styrdokument. Nedan beskrivs specifika krav på kommunens verksamheter. Arbete med risk- och sårbarhetsanalyser Kommunen ska varje mandatperiod sammanställa en risk- och sårbarhetsanalys ur ett krisberedskapsperspektiv. Varje nämnd och styrelse ska arbeta med analys av risk- och sårbarhet i sina verksamheter. Arbetet ska bidra till den kommunövergripande risk- och sårbarhetsanalysen. Kommunstyrelsen ansvarar för den kommunövergripande risk- och sårbarhetsanalysen och ska samordna och stödja övriga nämnders och styrelsers arbete. Den kommunövergripande analysen ska godkännas av kommunfullmäktige.

6 5 Arbete med åtgärder Kommunstyrelsen ska utifrån risk- och sårbarhetsanalyser och i övrigt uppkomna behov ta fram en åtgärdsplan för varje mandatperiod för att reducera risker, minska sårbarheten i kommunens verksamheter och höja krishanteringsförmågan. Åtgärdsplanen sammanställs i föreliggande plan för Flens kommuns krisberedskapsarbete och ska antas av kommunfullmäktige. Varje nämnd och styrelse ska utifrån risk- och sårbarhetsanalyser, den föreliggande planen och i övrigt uppkomna behov ta fram ett åtgärdsplan för varje mandatperiod för att reducera risker, minska sårbarheten i nämndens eller styrelsens verksamhet och höja krishanteringsförmågan. Åtgärdsplanen ska antas av nämnd respektive styrelse. Varje nämnd och styrelse ansvarar för att genomföra sina åtgärdsplan. Kommunstyrelsen ansvarar för de kommunövergripande åtgärderna och ska samordna och stödja nämndernas och styrelsernas arbete med sina åtgärder. Arbete med utbildning och övning Plan för hantering av allvarliga och extraordinära händelser ställer krav på viss kompetens hos de som ingår i kommunens krisorganisation. Syftet med kommunens utbildnings- och övningsverksamhet är att kompetensmässigt upprätthålla den förmåga att hantera händelser som krävs enligt planen. Kommunstyrelsen ansvarar för planering och genomförande av utbildningar och övningar. Varje nämnd och styrelse ansvarar för att medarbetare har möjlighet att delta i relevanta utbildningar och övningar, varje förvaltningschef och bolags verkställande direktör tillser att sådant utrymme frigörs.

7 6 Funktion Varje medarbetare och chef Tjänsteman i beredskap och medlem i krisledningsstaben Medarbetare som tjänstgör som tjänsteman i beredskap Krisledningsstaben (ordinarie medlemmar och ersättare) Personer som kan vara aktuella i en förstärkt stab Krisledningsnämnden (ordinarie medlemmar och ersättare) Ordinarie nämnder Externa aktörer i kommunen med samhällsviktig verksamhet Övrigt Krav Introduktion om krisberedskapsområdet, kommunens och ens egna roll i kris, vid nyanställning och för chef vid ny befattning. Introduktion till uppdraget. Minst tre övnings- och/eller utbildningstillfällen varje år. Minst tre övnings- och/eller utbildningstillfällen varje år. Minst ett övnings- och/eller utbildningstillfälle varje år. Minst tre övnings- och/eller utbildningstillfällen varje år, samt en introduktion av uppdraget för nya medlemmar. Minst två övnings- och/eller utbildningstillfällen varje mandatperiod. Kommunen ska erbjuda minst ett övnings- och/eller utbildningstillfälle varje år. Utöver ovanstående krav ska larmvägar testas i enlighet med kraven i Plan för hantering av allvarliga och extraordinära händelser. Arbete med samverkan Kommunen ska aktivt delta i förebyggande och förberedande samverkansaktiviteter med aktörer som kan komma att bli berörda av en krissituation där Flens kommun involveras. Kommunen ska verka för ett gott samarbete med samhällsviktiga aktörer och frivilliga resursgrupper (FRG) i kommunen samt krisberedskapsaktörer i länet. Uppföljning av arbetet med krisberedskap och statlig ersättning för kommunernas krisberedskap Varje år ska kommunens krisberedskapsarbete följas upp genom kontrollmål i internkontrollplanen. Arbetet med och måluppfyllelsen av åtgärdsplanerna som beskrivs i föreliggande dokument ska redovisas till kommunstyrelsen i årsredovisning och budgetuppföljning.

8 7 Åtgärdsplan Åtgärder som ska genomföras före utgången av Parenteserna avser huvudansvarig nämnd/bolag. SBN: Samhällsbyggnadsnämnden SN: Socialnämnden BUKN: Barn-, utbildning- och kulturnämnden KS: Kommunstyrelsen FBAB: Flens bostads AB FKAB: Flens Kommunfastigheters AB Risk- och sårbarhetsanalys Mål Kommunens verksamheter ska arbeta löpande med kontinuitetshantering. Kontinuitetshantering kan beskrivas som ett ledningssystem för att uppnå en förmåga att fortsätta tillhandahålla varor och tjänster i en förväg accepterad omfattning, trots avbrott som hotar verksamheten. Aktivitet Byte av metod för risk- och sårbarhetsanalyser till en metod med fokus på kontinuitet i samhällsviktig verksamhet och kritiska beroenden. Metoden ska användas i den analys som ska färdigställas (SBN, SN, BUKN, KS, FBAB, FKAB) Geografiskt områdesansvar Mål Det ska finnas förberedda platser i kommunen dit boende och andra som vistas i kommunen kan bege sig i krissituationer för att få information om händelsen och stöd. Kommunens boende ska inför en händelse ha möjlighet att på olika sätt få kunskap om deras roll och ansvar i krissituationer. Kommunen ska ha det samverkansorgan som krävs av Överenskommelse om kommunernas krisberedskap som slutits mellan staten och Sveriges kommuner och landsting, (SKL). Aktiviteter Upprättande av minst fem informations- och trygghetspunkter i kommunen. (KS, SBN, FKAB) Genomförande eller stödjande av en eller flera kunskapshöjande aktiviteter riktade mot boende i kommunen varav minst en är riktad mot skolelever. (KS, BUKN) Etablering av ett samverkansorgan med samhällsviktiga aktörer i kommunen. (KS)

9 8 Utbildning och övning Mål Kommunens krav gällande utbildning och övning inom krisberedskapsområdet, som återfinns i avsnittet Arbete med utbildning och övning i föreliggande dokument, ska vara uppfyllda. Aktiviteter Det ska finnas en planering för utbildning och övning under mandatperioden, för att uppfylla kraven i föreliggande dokument. (KS) Bland utbildnings- och övningsaktiviteterna avses följande genomföras: (KS) Övning i samverkan med extern aktör. (Övade funktioner: exempelvis krisledningsstab, TiB.) Oannonserat test av larmrutiner. Utbildning om kommunens roll under höjd beredskap. (Krisledningsstab, kommunstyrelsen.) Övning i stabsarbete. (Övade funktioner: exempelvis krisledningsstab, förvaltningars krisledningsgrupper.) Oannonserad test av larmrutiner. Stabsmetodikutbildning. (Övade funktioner: exempelvis nytillkomna i krisledningsstab.) Övning i för kommunen relevant riskscenario. (Övade funktioner: personer som kan vara aktuella i en förstärkt stab.) Oannonserad test av larmrutiner. Rapportering Mål Kommunen ska ha praktisk erfarenhet av samverkan via den teknik som avses i Överenskommelse om kommunernas krisberedskap som slutits mellan staten och Sveriges kommuner och landsting, SKL. Aktiviteter Medarbetare som kan komma att arbeta med samverkan med externa aktörer i en kris ska ha samverkat med externa krisberedskapsaktörer via nämnd teknik. (KS, SBN)

10 9 Höjd beredskap Mål Kommunens ledningsfunktioner ska ha den grundläggande kunskap som krävs enligt lagen. Aktiviteter En utbildning ska hållas för krisledningsstab och kommunstyrelsen om kommunens roll vid höjd beredskap. (KS) Övriga åtgärder Mål Krisorganisationen ska ha förmåga att hantera en krissituation som omfattar flera förvaltningar och externa aktörer och får stor påverkan på många som bor eller vistas i kommunen. Kommunen ska ha minskat sårbarheten i samhällsviktig verksamhet. Aktiviteter Utveckling av krisorganisation och samband Utifrån en ny plan för hantering av extraordinära händelser ska rutiner, organisation och instruktioner ses över och vid behov revideras. (KS i kommunövergripande delar, SBN, SN, BUKN, FBAB, FKAB inom respektive område.) Tekniska förutsättningar för krisorganisationen ska ses över och effektiva lösningar tas i drift. (KS) Inventering ska göras av krisledningsplatserna, och de ska vid behov utvecklas för att vara ändamålsenliga. (KS) Kontinuitetshöjande åtgärder Kommunen ska ha genomfört en eller flera kontinuitetshöjande åtgärder i samtliga samhällsviktiga verksamheter. (SBN, SN, BUKN, KS, FBAB, FKAB) Utöver dessa ska specifika åtgärder genomföras: En översyn av alternativa lokaler för samhällsviktig verksamhet ska genomföras. (SBN, SN, BUKN, KS, FBAB, FKAB) En översyn av personella resurser vid bortfall av många medarbetare i samhällsviktig verksamhet ska genomföras. (SBN, SN, BUKN, KS, FBAB, FKAB) Åtgärder ska genomföras för att säkerställa kontinuitet i tjänster och verksamheter som kommunen har avtal med och som är samhällsviktiga eller som samhällsviktig verksamhet är kritiskt beroende av. (KS)

11 10 Kriskommunikation En översyn av strukturen för intern och extern kriskommunikation, kommunikationskanaler och tekniska förutsättningar inom området ska göras. (KS) Vid behov ska rutiner och instruktioner tas fram efter översynen ovan. (KS) Rutiner för att hantera extern kriskommunikation på andra språk än svenska ska utformas. (KS) En översyn av behovet av utbildning och övning inom kriskommunikation ska göras. Vid behov ska utbildnings- och övningsinsatser genomföras. (KS) Kommunikationskanalernas kapacitet i en stor störning med hög belastning ska säkerställas. (KS) Hantering av en pågående händelse Pågående händelser regleras i Plan för hantering av allvarliga och extraordinära händelser som återfinns som bilaga till detta dokument. Användning av statlig ersättning för kommunernas krisberedskap Funktion för samordning av kommunens uppgifter Ersättningen ska gå till lönekostnader för en funktion som arbetar med krisberedskap. Verksamhetsersättning Ersättningen avses att användas till planering och genomförande av risk- och sårbarhetsanalys i enlighet med kraven i föreliggande plan (exempelvis rådgivning till verksamheter, utredningsverksamhet, seminarier och sammanställningsarbete) utbildnings- och övningsverksamhet i enlighet med kraven i föreliggande plan (exempelvis planering och genomförande av aktiviteter) utvecklingsarbete i enlighet med åtgärdsplanen i föreliggande plan (exempelvis samordningsaktiviteter, framtagande av rutiner, rådgivning och utredningsverksamhet) rapportering av arbete inom krisberedskap till länsstyrelsen (exempelvis sammanställningar av kommunens verksamhet och förmåga). Stora delar av ersättningen avses användas till lönekostnader för att utföra ovannämnd verksamhet.

12 11 Ersättning för utomhusvarning Ersättningen avses användas till underhåll av utrustning för utomhusvarning. Samverkansersättning Ersättningen avses användas till utvecklingsåtgärder tillsammans med aktörer i länet (exempelvis utbildningar eller övningar inom området samverkan mellan aktörer utanför kommunen).

13 12 Bilaga: Plan för hantering av allvarliga och extraordinära händelser Innehåll INLEDNING CENTRALA BEGREPP ÖVRIGA BEGREPP MÅL MED KOMMUNENS KRISHANTERING ÖVERGRIPANDE ANSVAR LARMVÄGAR KRAV PÅ DEN KOMMUNÖVERGRIPANDE KRISORGANISATIONEN OCH DESS UPPGIFTER KRISLEDNINGSNÄMND Krisledningsnämndens förmåga Aktivering av krisledningsnämnd TJÄNSTEMAN I BEREDSKAP KRISKOMMUNIKATION När ska rutinen för kriskommunikation användas? Kommunikationsstrateg Viktigt meddelande till allmänheten KRISSTAB Krisstabens organisation och förmåga Krisstabens ledningsfunktion Samband Aktivering av krisstab LEDNINGSPLATS EFTER KRAV PÅ KRISORGANISATIONEN OCH DESS UPPGIFTER I KOMMUNENS FÖRVALTNINGAR OCH BOLAG ORGANISATION OCH FÖRMÅGA LEDNINGSPLATS EFTER MEDARBETARE EKONOMI HÖJD BEREDSKAP REVIDERING... 24

14 13 Inledning Plan för hantering av allvarliga och extraordinära händelser är inriktad mot kommunens arbete under en pågående allvarlig eller extraordinär händelse och efterarbete i samband med en sådan. Planen har ett kommunövergripande perspektiv och syftet med den är att klargöra vilken förmåga och organisation kommunen ska ha för att dygnet runt året runt kunna hantera allvarliga händelser på ett tillfredsställande sätt. Planen ska också bidra till att höja medvetenheten om allvarliga händelser, kriskommunikation och krishantering hos alla medarbetare. Planen utgår i delarna gällande extraordinära händelser från kraven i Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Dokumentet är styrande för kommunens förvaltningar, Flens Bostads AB samt Flens Kommunfastigheters AB. Det är endast de två senare som avses med begreppet bolag i det följande Centrala begrepp Istället för begreppet kris används i denna plan nedanstående två begrepp: Extraordinär händelse Med en extraordinär händelse i en kommun avses en händelse som avviker från det normala innebär en allvarlig störning eller medför överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner kräver skyndsamma insatser av en kommun. Krisledningsnämndens ordförande beslutar om en händelse är extraordinär, se vidare i avsnittet Aktivering av krisledningsnämnd. Allvarlig händelse Med en allvarlig händelse avses andra, mindre omfattande, händelser än de extraordinära händelserna, men som bedöms kräva att kommunens krisorganisation aktiveras. Ofta är det händelser som hotar eller riskerar att hota viktiga samhällsfunktioner i kommunen, kommunens verksamheter eller varumärke kräver skyndsamma insatser präglas av osäkerhet kräver samordning mellan flera förvaltningar eller bolag kräver omfattande kommunikationsinsatser inte bedöms kunna lösas av den ordinarie organisationen.

15 14 Övriga begrepp Krisledningsgrupp Varje förvaltning och bolag ska ha en krisledningsgrupp, se vidare i avsnittet Krav på krisorganisationen i kommunens förvaltningar och bolag. Krisledningsnämnd Krisledningsnämnden är kommunens politiska ledning i vissa situationer, se vidare i avsnittet Krisledningsnämnd. Krisstab Krisstaben är en tjänstemannaorganisation för krisledning på kommunövergripande nivå, se vidare i avsnittet Krisstab. TiB TiB, tjänsteman i beredskap, är en funktion som bland annat tillser att kommunen är tillgänglig dygnet runt, se vidare i avsnittet Tjänsteman i beredskap. Mål med kommunens krishantering Det övergripande målet med kommunens krishantering i varje händelse är att negativa konsekvenser i en händelse undviks, hindras och begränsas i möjligaste mån. Utgångspunkt är värnande om de nationella skyddsvärdena: människors liv och hälsa samhällets funktionalitet grundläggande värderingar, demokrati, rättssäkerhet samt mänskliga fri- och rättigheter miljö och ekonomiska värden nationell suveränitet. Krishanteringen ska mer specifikt säkerställa driften av den kommunala verksamheten, i synnerhet den samhällsviktiga skapa förutsättningar för samverkan, samordning och en samlad lägesbild mellan involverade aktörer inom kommunens geografiska gränser leda till att nödvändig information om händelsen delges alla som bor eller vistas inom kommunens gränser genom samverkan bidra till en god krishantering i länet i de fall aktörer utanför kommunen berörs av en händelse. Krishanteringen ska präglas av ett proaktivt förhållningssätt och tidigt agerande, även i osäkra situationer, för att nå målen, och vara genomtänkt och effektiv.

16 15 Övergripande ansvar Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret vad gäller Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Kommunens krishanteringsarbete utgår i övrigt från de tre principer som genomsyrar det svenska krishanteringssystemet: Ansvarsprincipen - den som har ansvar för en verksamhet under normala förhållanden har också motsvarande ansvar vid en kris. Likhetsprincipen - en verksamhets organisation och lokalisering ska så långt som möjligt överensstämma under normala förhållanden och under en kris. Närhetsprincipen - en kris ska hanteras på lägsta möjliga nivå i samhället. I enlighet med de tre principerna är utgångspunkten att varje verksamhet, förvaltning och bolag själva i första hand ansvarar för att hantera och leda i allvarliga händelser som uppstår. Även kommunikationsansvaret följer det egna verksamhetsansvaret. Kriskommunikationen ska därför planeras och förmedlas av ansvarig för den berörda verksamheten, så långt det är möjligt. Kommunen har en kommunövergripande krisstab och krisledningsnämnd. Om en händelse är så stor eller allvarlig att inte ordinarie arbetssätt, beslutsmandat eller exempelvis kompetens i den drabbade förvaltningen eller bolaget räcker till kan krisstaben och i vissa fall krisledningsnämnden aktiveras för att utöva stöd, övergripande ledning och samordning av händelsen, i enlighet med avsnitten nedan. Under höjd beredskap ansvarar kommunstyrelsen för ledningen av den del av det civila försvaret som kommunen ska bedriva. Larmvägar Kommunen ska vara tillgänglig dygnet runt, året om för att ta emot larm om händelser som kan riskera att bli allvarliga. Alla kommunens medarbetare har ett ansvar att larma till närmaste chef och räddningstjänsten om det finns risk för att en allvarlig händelse har inträffat, eller om en förvaltnings eller bolags krisledningsgrupp har aktiverats. Om händelsen bedöms mycket allvarlig och kräver ett skyndsamt agerande bör medarbetaren även larma kommunchefen. Det ska finnas kontaktuppgifter till närmaste chef, räddningstjänsten och kommunchefen tillgängliga för medarbetarna på arbetsplatsen. Räddningstjänsten vidarebefordrar larm till kommunens tjänsteman i beredskap (TiB) som efter värdering kan larma kommunchefen och ansvariga chefer. Kommunchefen ska vid behov larma krisledningsnämndens ordförande. I en händelse med behov av skyndsamt agerande på politisk nivå och problem att vidareförmedla larm enligt ovan ska också TiB larma krisledningsnämndens ordförande.

17 16 Minst tre kontaktvägar via minst två kommunikationskanaler ska finnas till varje person i den ordinarie krisstaben och krisledningsnämnden samt deras ersättare, i förekommande fall även till tillförordnade personer. Kontaktuppgifterna ska finnas tillgängliga på arbetsplatsen och utanför arbetet för TiB och i stycket nämnda personer. Kontaktvägarna ska testas skarpt årligen och uppdateras minst var sjätte månad, ansvarig för detta är beredskapssamordnaren. Krav på kontaktuppgifter till andra medarbetare återfinns i avsnittet Krav på krisorganisationen i kommunens förvaltningar och bolag. Det ska finnas en rutin som beskriver hur krisstab och krisledningsnämnd larmas samt vilka kommunikationskanaler som används. Krav på den kommunövergripande krisorganisationen och dess uppgifter Krisledningsnämnd Krisledningsnämnden är kommunens organ för övergripande politisk krisledning vid extraordinära händelser. Nämnden utgörs av medlemmarna i kommunstyrelsens arbetsutskott. Om ordföranden har förhinder träder vice ordförande i dennas ställe. Krisledningsnämndens ansvar och befogenheter är endast aktuella vid extraordinära händelser och om nämnden har aktiverats. Krisledningsnämnden ansvarar för beslutsfattande gällande den extraordinära händelsen på övergripande och principiell nivå, för att uppnå målen med kommunens krishantering. Krisledningsnämnden beslutar exempelvis om förändringar i kommunala servicenivåer och uppgifter omfattande omfördelning av resurser frågor som innebär särskilt höga kostnader begäran om omfattande bistånd från annan kommun, myndighet och/eller organisation. Nämnden kan fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen, i den utsträckning som anses vara nödvändig för att uppnå målen. Nämnden har samma sekreterare som kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige får, när krisledningsnämndens verksamhet som är föranledd av den extraordinära händelsen inte längre behövs, besluta att verksamheten ska upphöra. Om styrelsen fattar ett sådant beslut återgår de verksamhetsområden som krisledningsnämnden övertagit till ordinarie nämnd.

18 17 Vid utlämnande av information från krisledningsnämnden gäller den sekretess som skulle ha gällt i den ordinarie nämnden. Krisledningsnämnden använder sig av kommunstyrelsens diarium. Diarieföring och registrering sker i enlighet med kommunens regelverk för diarieföring och registrering. Kommunen ska ha ett reglemente för krisledningsnämnden som närmare beskriver dess uppgifter, och styrs i övrigt som andra nämnder samt utifrån Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Krisledningsnämndens förmåga Vid en extraordinär händelse ska kommunens krisledningsnämnd kunna starta sitt arbete inom 12 timmar efter aktivering. Krisledningsnämnden ska kunna utföra sitt uppdrag när en händelse pågår under en längre tid, men minst i 14 dygn. Aktivering av krisledningsnämnd Krisledningsnämndens ordförande larmas i enlighet med avsnittet Larmvägar. Denna beslutar om en händelse är extraordinär utifrån lagstiftningens definition. Beslutet ska om möjligt föregås av samråd med krisstaben eller ledamöter i krisledningsnämnden. Om en händelse beslutats vara extraordinär, bedömer ordföranden om händelsen medför att krisledningsnämnden ska träda i funktion och beslutar i sådana fall att så ska ske. För att nämnden ska träda i funktion ska bedömningen vara att nämnden och dess befogenheter skapar bättre förutsättningar för att nå kommunens mål med krishantering, än ordinarie politiska organisation. Beslut om att en händelse är extraordinär och beslut om att krisledningsnämnden träder i funktion ska dokumenteras som formella beslut. Tjänsteman i beredskap Tjänsteman i beredskap (TiB) är en funktion som ska finnas tillgänglig dygnet runt, året runt. Funktionen ansvarar för att ta emot, larma om och dela information vid en allvarlig eller extraordinär händelse, eller risk för en sådan. TiB ska kunna värdera om en händelse kan utvecklas till en allvarlig eller extraordinär händelse och vidareförmedlar informationen i enlighet med avsnittet Larmvägar och tillhörande rutin. TiB ska också genom omvärldsbevakning ha förmåga att upptäcka sådana händelser i ett tidigt skede. TiB är under tjänstgöring direkt underställd kommunchefen. TiB är kontaktpunkt mot länsstyrelsen och övriga regionala krisberedskapsaktörer.

19 18 TiB ska ständigt ha förmåga att svara på larm inom en minut. Vid behov ska TiB kunna inställa sig på kommunens ledningsplats inom 60 minuter. TiB ska ha utbildning, utrustning och beredskap för att kunna fullgöra sina uppgifter dygnet runt under tjänstgöringstiden. Det ska finnas en rutin för TiB som närmare beskriver dess uppgifter, utrustning och arbetsformer. Kriskommunikation Kriskommunikation är utbyte av information inom och mellan organisationer, medier, berörda individer och målgrupper, före, under och efter en kris. Det ska finnas en rutin för kriskommunikation som beskriver organisation av kommunikationsåtgärder, arbetsformer, arbetsuppgifter, ansvar, och instruktioner. Kriskommunikationen följer i övrigt kommunens andra styrdokument för kommunikation. När ska rutinen för kriskommunikation användas? Rutin för kriskommunikation ska användas när krisledningsnämnden eller krisstaben är aktiverad men även i andra slags situationer då delar av kommunens verksamhet eller hela Flens kommuns verksamhet till exempel är utsatt för extra hårt tryck. Rutinen kan tillämpas då det av andra skäl behövs förstärkt och intensifierad kommunikation. Kommunikationsstrateg Kommunen ska ha en kommunikationsstrateg som ansvarar för kriskommunikation, dels då krisstaben är aktiverad, dels vid andra tillfällen då rutinen för kriskommunikation används. Kommunikationsstrategen, eller dennas tillförordnade, ansvarar för att tillhandahålla kriskommunikation till ansvariga chefer när krisstaben är aktiverad och då den förvaltningsspecifika krisledningsgruppen är aktiverad stödjer berörd chef i dennas kriskommunikationsarbete säkerställer att kommunledningsgruppen är informerad och att kommunchefen håller den högsta politiska ledningen informerade om händelsen ansvarar för att samordna kriskommunikationen då fler än en förvaltning är inblandad i händelsen. Vid kommunikationsstrategens eller dennas tillfördordnades frånvaro ska det finnas en ersättare som kan fullgöra dennas uppgifter.

20 19 Viktigt meddelande till allmänheten Viktigt meddelande till allmänheten (VMA), som är ett varningssystem för bland annat olyckor och extraordinära händelser, kan användas av kommunen vid behov av skyndsam varning till boende och andra som vistas i kommunen. VMA, i form av nivån informationsmeddelande, kan begäras i extraordinära händelser. Befogenhet att begära viktigt meddelande till allmänheten är ordförande i krisledningsnämnden i de fall nämnden är aktiverad, kommunchef, räddningschef eller räddningsledare för aktuell händelse, eller deras tillförordnade. Vid deras frånvaro har deras ersättare samma befogenhet. Verkställandet av begäran kan delegeras. Avsnittet reglerar inte hanteringen av VMA som utgör en del av en räddningstjänstinsats. Krisstab Krisstaben är en organisation på tjänstemannanivå. Ordinarie medlemmar är kommunchef, räddningschef, IT-chef, kommunikationsstrateg och beredskapssamordnare, eller deras tillförordnade. För varje ordinarie medlem ska det finnas en ersättare som vid ordinarie medlems, eller dennas tillförordnades, frånvaro fullgör dess uppgifter. Vid behov utgörs den aktiverade staben av färre eller fler personer än de ordinarie medlemmarna, men den ska alltid innefatta en ledningsfunktion, se vidare nedan, och en dokumentationsfunktion som ansvarar för att stabens arbete dokumenteras. Krisstaben använder sig av kommunstyrelsens diarium. Diarieföring och registrering sker i enlighet med kommunens regelverk för diarieföring och registrering. Beslut som fattas av krisstabens ledningsfunktion dokumenteras och registreras i kommunens ärendehanteringssystem. Avseende sekretess och registrering av inkommande handlingar ska dialog ske mellan kommunkansliet och krisstaben. Krisstabens organisation och förmåga Kommunen ska ha förmåga att utforma staben, storleksmässigt och funktionsmässigt, efter aktuell händelses behov. Vid en extraordinär händelse och andra allvarliga händelser ska kommunens ordinarie krisstab kunna starta sitt arbete inom två timmar efter aktivering, dygnet runt, året runt. Krisstaben ska kunna utföra sitt arbete dygnet runt och när en händelse pågår under en längre tid, men minst 14 dygn. Krisstabens övergripande uppgift är att verka för att målen med kommunens krishantering uppfylls i möjligaste mån. För att nå målen för krishantering ska kommunen ha beredskap och förmåga att kunna aktivera funktioner i staben som

21 20 tar beslut på tjänstemannanivå om inriktning och beslut i stort (ledningsfunktion, se vidare nedan) leder och samordnar arbetet i staben (stabschef) bereder ärenden och tar fram beslutsunderlag till stabens ledning och i förekommande fall krisledningsnämnden i förekommande fall omvandlar krisledningsnämndens beslut till operativ verksamhet upprätthåller en aktuell lägesbild av händelsen samordnar och stödjer drabbade kommunala verksamheter i deras arbete samordnar samhällsviktiga verksamheter i kommunen och möjliggör en samlad lägesbild samverkar och delar information med regionala krisberedskapsaktörer analyserar händelsen och krishanteringen, och bidrar med ett långsiktigt perspektiv, bland annat planering för olika tänkbara händelseutvecklingar hanterar intern och extern kommunikation, bland annat samordning av information till alla som bor eller vistas i kommunen och uttalanden till medier informerar krisledningsnämnden och länsstyrelsen om händelsen stödjer staben tekniskt, administrativt, ekonomiskt, juridiskt och i övrigt. Kommunen ska också ha förmåga att bidra till den regionala krishanteringen i enlighet med länets strategi för regional samordning och inriktning av krishantering och räddningstjänst i Södermanlands län aktivera en samverkansfunktion där kommunens samhällsviktiga verksamheter ingår, för att uppnå ovannämnda samordning skapa händelsespecifika funktioner och komplettera staben med exempelvis resurser utanför kommunens organisation. Kommunen ska ha ett tillräckligt antal utbildade personer för att kunna uppfylla kraven på stabens förmåga och en rutin som beskriver möjliga arbetsuppgifter, ansvar och instruktioner. Krisstabens ledningsfunktion Krisstabens ledningsfunktion utgörs av kommunchefen i de fall beslutsfattandet berör kommunledningsförvaltningens område. Kommunchefen kan stärka ledningsfunktionen med berörd förvaltningschef eller berört bolags verkställande direktör, eller deras tillförordnade, alternativt ersättare, i de fall beslut behöver tas gällande andra förvaltningar eller bolag. Ledningsfunktionen är, när samtliga berörda förvaltningschefer och bolags verkställande direktörer ingår, ytterst ansvarig för kommunens krishantering på tjänstemannanivå och ledningsfunktionens medlemmar beslutar inom respektive ansvarsområde om krishanteringens inriktning och beslut i stort. Inriktningar och beslut i stort ska vara samordnade inom ledningsfunktionen.

22 21 Beslutsfattande och beslutsmandat i staben utgår från kommunens ordinarie regelverk i de fall krisledningsnämnden inte har beslutat något annat. Samband Kommunen ska ha förmåga att kommunicera och samverka med involverade kommunala verksamheter, andra involverade aktörer i kommunen samt krisberedskapsaktörer i länet, om staben är aktiverad. Staben ska därför ha förutsättningar för att använda fast telefoni, mobiltelefoni, internet, kommunikationssystemet Rakel och det webbaserade informationssystemet WIS. Kommunen ska ha kontaktvägar till relevanta aktörer. Dessa ska uppdateras årligen, ansvarig för detta är beredskapssamordnaren. Aktivering av krisstab krisstaben kan aktiveras i förhöjd risk för en allvarlig eller extraordinär händelse en allvarlig händelse en extraordinär händelse. Även händelser som inte faller inom kriterierna ovan kan föranleda aktivering av krisstaben om det anses nödvändigt, exempelvis för att staben ska vara informerad i ett tidigt skede. Mandat att aktivera staben har 1. TiB eller ordinarie medlemmar av krisstaben. 2. Om ovan inte går att nå: ersättare till ordinarie medlem. Ledningsplats Kommunen ska ha minst två förberedda ledningsplatser. I första hand används stadshuset i Flen som ledningsplats. I andra hand används räddningstjänstens brandstation i Flen. Krisstabens ledningsplatser ska fortlöpande hållas i ett sådant skick att de alltid kan användas för avsett ändamål inom två timmar. Ledningsplatserna ska ha ändamålsenliga, tillräckligt stora lokaler och vara utrustade för att krisstaben och krisledningsnämnden ska kunna fullgöra sina uppgifter vid en extraordinär händelse, även i händelser med bortfall av energiförsörjning och annan infrastruktur. På ledningsplatserna ska förutsättningar finnas för kommunikation i enlighet med planens krav på samband. Det ska finnas en rutin som beskriver krav på ledningsplatsernas lokaler och utrustning. Funktionskontroll av utrustning ska ske årligen.

23 22 Efter Det ska tydligt framgå när krisorganisationen avvecklas och alla arbetsformer övergår i ordinarie organisation. När krisorganisationen har avvecklats ska en utvärdering av dess arbete ske, med fokus på lärande inför framtiden. Utvärderingen ska vid behov efterföljas av förslag på förbättringsåtgärder och erfarenhetsåterföring till organisationen. Beredskapssamordnare ansvarar för utvärderingen. Kommunen ska ha rutiner för avveckling av krisorganisationen och utvärderingar efter att krisorganisationen varit aktiverad. Krav på krisorganisationen och dess uppgifter i kommunens förvaltningar och bolag Varje förvaltning och bolag ska ha förmåga att hantera allvarliga händelser och extraordinära händelser inom sitt ansvarsområde. Det ska finnas en utsedd krisledningsgrupp med ersättare i förvaltningen eller bolaget. I gruppen ska det finnas en ledningsfunktion bestående av förvaltningschefen eller bolagets verkställande direktör. Varje förvaltning och bolag ska ha kontaktuppgifter till sin krisledningsgrupp och andra personer i organisationen som kan behövas för att hantera krisen inom förvaltningen eller bolaget, alternativt stödja den kommunövergripande krisstaben. Minst tre kontaktvägar via minst två kommunikationskanaler ska finnas till varje person. Kontaktuppgifterna ska finnas tillgängliga på arbetsplatsen och utanför arbetet för TiB, den kommunövergripande krisstabens ordinarie medlemmar och förvaltningens eller bolagets krisledningsgrupp. Kontaktvägarna ska testas skarpt årligen och uppdateras minst var sjätte månad av förvaltningen eller bolaget. Varje förvaltning och bolag ska ha en egen plan för hantering av allvarliga och extraordinära händelser. Planen och krisorganisationen ska ligga i linje med kommunens övergripande plan och organisation och utgå från en liknande struktur. Planen ska beslutas av ansvarig nämnd. Varje avdelning eller enhet ska ha en krisorganisation och en beredskap för att kunna hantera händelser inom den egna verksamheten. Verksamheterna ska också ha en krispärm med information om larmvägar i kommunen, kommunövergripande krishantering, förvaltnings- eller bolagsspecifik krishantering samt rutiner för den egna avdelningens eller enhetens krishantering.

24 23 Organisation och förmåga Vid en allvarlig eller extraordinär händelse ska krisledningsgruppen kunna starta sitt arbete inom två timmar, dygnet runt, året runt. Krisledningsgruppen ska kunna utföra sitt uppdrag när en händelse pågår under en längre tid, men minst i 14 dygn. Krisledningsgruppen ska ha förmåga att leda den egna verksamheten utifrån kommunens mål för krishantering och kommunövergripande inriktning upprätthålla en aktuell lägesbild av händelsen inom förvaltningens eller bolagets verksamhetsområde samverka och dela information med övriga involverade förvaltningar, bolag och kommunövergripande krisstab stödja den kommunövergripande krisstaben i sitt arbete avsätta en person att ingå i den kommungemensamma staben som representant för förvaltningen eller bolaget. Krisledningsgruppen ska också ha förmåga, med stöd av den kommunövergripande staben, att analysera händelsen och krishanteringen, och bidra med ett långsiktigt perspektiv, bland annat planering för olika tänkbara händelseutvecklingar hantera intern och extern kommunikation, bland annat samordning av information till alla som bor eller vistas i kommunen, och berörs av händelsen omvandla krisledningsnämndens beslut till operativ verksamhet, om krisledningsnämnden aktiverats. Förvaltningen eller bolaget ska ha ett tillräckligt antal utbildade personer för att kunna uppfylla kraven på krisledningsgruppens förmåga. Ledningsplats Förvaltningen eller bolaget ska ha en förutbestämd ledningsplats som uppfyller samma krav som den kommunövergripande ledningsplatsen, men anpassad till förvaltningens eller bolagets krisledningsgrupp. Efter Efter en händelse ska förvaltningen eller bolaget utvärdera dess krishantering. Förvaltningen eller bolaget ska också ha förmåga att delta i och bidra till en kommunövergripande utvärdering. Medarbetare Varje medarbetare i den kommunala organisationen kan i en krissituation få till uppgift att bidra till hanteringen av händelsen. Det kan innebära andra uppgifter än de ordinarie.

25 24 Varje medarbetare ska ha kännedom om att den kan tas i anspråk av krisledningsorganisationen, och ha kunskap om krishanteringsrutinerna i den egna verksamheten. Ekonomi Vid en extraordinär händelse ska ekonomin redovisas separat. En tydlig dokumentation av kostnader och av vem som fattat beslut ska göras. Alla kostnader som går att hänföra till den extraordinära händelsen ska redovisas på ett särskilt samlings- eller genomgångskonto. Höjd beredskap I den mån det är möjligt och ändamålsenligt organiseras kommunens tjänstemannaorganisation i höjd beredskap på motsvarande sätt som i fredstid, se i övrigt avsnittet Övergripande ansvar. Revidering Plan för hantering av allvarliga och extraordinära händelser ska ses över och fastställas av kommunfullmäktige varje mandatperiod, eller vid behov, exempelvis efter kriser eller genomförda krisövningar. Varje rutin som krävs enligt planen ska ses över och revideras varje år. Ansvarig för översyn av de kommunövergripande rutinerna är beredskapssamordnaren. Undantag gäller för rutiner för kriskommunikation som kommunikationsstrategen ansvarar för. Rutinerna beslutas av kommunchef efter samråd med kommunledningsgruppen, eller av varje förvaltningschef och bolags verkställande direktör i de fall förvaltningarna och bolagen berörs av rutinerna. Varje förvaltnings och bolags egna plan för hantering av allvarliga och extraordinära händelser ska ses över och fastställas av nämnd eller styrelse varje mandatperiod, eller vid behov, exempelvis efter kriser eller genomförda krisövningar. Rutiner som krävs enligt föreliggande plan ska ses över varje år. Ansvarig är förvaltningens eller bolagets kontaktperson inom området krisberedskap. Beslut tas av förvaltningschef efter samråd med förvaltningsledningsgruppen respektive bolags verkställande direktör efter samråd med bolagsledningsgruppen.