Rikstäckande upphandling

Transkript

1 Nyhetsbrev 2, 2007 Beställaren Om upphandling på Banverket Rikstäckande upphandling Banverkets upphandlingsfunktioner samlas i divisionerna Investering och Leverans båda med rikstäckande organisationer. I Banverkets gamla organisation hanterades upphandlingar inom var och en av de fem banregionerna samt inom dåvarande huvudkontor. Detta medförde att arbetssätt och utformning av förfrågningsunderlag kunde variera kraftigt mellan de olika regionerna. I den nya organisationen där upphandlingsfunktionerna har samlats i de två divisionerna Investering och Leverans, båda med rikstäckande organisationer, kommer samordning av arbetssätt och utformning av förfrågningsunderlag att enas på ett bra sätt. I och med den nya organisationen kommer Investeringsdivisionen att arbeta med stora projekt och nyinvesteringar, medan Leveransdivisionen huvudsakligen kommer att arbeta med drift och underhåll av Banverkets anläggningar. Divisionernas upphandlingsverksamhet arbetar rikstäckande och är huvudsakligen lokaliserade i Malmö, Göteborg, Stockholm, Gävle och Luleå. En försörjningsstrategi med visioner, mål och delmål överbryggar de båda divisionerna. Målet för strategin är att verksamheten skall effektiviseras med 30 % före år Björn Kruse är tf chef för Investeringsdivisionens upphandlingsenhet som stöder de tre projektdistrikten Syd, Mitt och Nord samt storprojekten. Enheten har tre gruppchefer med uppgift att samordna upphandlingsarbetet inom respektive distrikt. Målet är att leverantörerna ska känna igen sig, i såväl bemötande som förfrågningsunderlag varhelst i landet dom träffar divisionerna. Vi arbetar bl a med att få ett likartat arbetssätt på förfrågningsunderlagen inom båda divisionerna säger Björn Kruse. Vi vill nå en större affärsmässighet och bli bättre beställare, fortsätter han. Fotograf Kasper Dudzik.

2 U P P H A N D L I N G PÅ B A N V E R K E T Lars Roos är tf chef för Upphandling av Entreprenad och Tjänster inom Leveransdivisionen. Detta innebär att jag har upphandlare i Malmö, Göteborg, Stockholm, Gävle och Luleå och att vi stöder all upphandlingsverksamhet inom Leveransdivisionen på dessa orter, säger Lars Roos. Vi kommer att ha ett mycket tätt samarbete mellan divisionerna. Bland annat blir det gemensamma leverantörsträffar på respektive orter, vi kommer att kunna nyttja personal vid arbetstoppar och våra mallar för förfrågningsunderlagen blir gemensamma, säger Lars som också gläds åt att Banverket nu kan genomföra ett likartat arbetssätt när det gäller upphandlingsrutinerna inom hela Banverket. Förutom upphandlare på respektive ort så finns det upphandlingsexpeditioner i Malmö, Göteborg och Stockholm och skall även etableras i Gävle och Luleå. Upphandlingsexpeditionerna fungerar som ett nav genom att ta ett stort ansvar för den administrativa delen runt våra upphandlingar. Det ger också ger ökad tid för upp- handlarna att sköta det affärsmässiga arbetet. Upphandlingsexpeditionernas verksamheter är gemensamma för båda divisionerna, det gäller också rutinerna och arbetssätten. En gemensam mailadress, för både Leverans och Investering, kommer att finnas dit våra leverantörer kan vända sig med förfrågningar om anbud och förfrågningsunderlag. Björn Kruse är tf chef för Investeringsdivisionens upphandlingsenhet. Lars Roos är tf chef för Upphandling av Entreprenad och Tjänster inom Leveransdivisionen. 2 Beställaren

3 Ö V E R P R Ö V N I N G Nya järnvägsbron i Södertälje ett exempel på överprövning Rätten till överprövning av en upphandling finns under tio dagar efter ett tilldelningsbeslut. När Banverket handlade upp en entreprenör för att byta ut järnvägsbron över Södertälje kanal nyttjades den rätten av tvåan. Entreprenören vars anbud rangordnades som nummer två begärde också ut konkurrenternas anbudshandlingar och tyckte att det vinnande anbudet inte till fullo levde upp till de av Banverket ställda skallkraven. Upphandlingen handlade om järnvägsbron över Södertälje kanal. Bron är i dåligt skick och ska bytas ut. Roy Björkman är projektledare för arbetet och han berättar att det i projektet även ingår att bredda Södertälje kanal för att möjliggöra trafikering av större fartyg. Ett omfattande förfrågningsunderlag upprättades, där stor vikt lades i utvärderingen av inkommande anbuds så kallade mjuka parametrar, i det här fallet tekniska beskrivningar och genomförandebeskrivningar. Enligt Banverket skulle de här beskrivningarna på ett bra sätt avspegla hur väl entreprenören förstått förfrågningsunderlaget. Det var nämligen inte enbart priset som skulle få avgöra anbudstävlingen. Järnvägsbron över Södertälje kanal är ett så pass unikt projekt att upphandlingen annonserades ut på Europamarknaden för prekvalificering. Fem intresserade entreprenörer, som samtliga bedömdes, deltog i anbudstävlan. Men under anbudstiden hoppade två av entreprenörerna av så tre anbud kom in i december Seriös utvärdering Anbudsutvärderingen hanterades mycket seriöst, där genomförandebeskrivningarna utvärderades av personal på Banverket som vid utvärderingen inte hade vetskap om de kommersiella förutsättningarna (anbudssummorna). Utvärderingen slutade med att den entreprenör som fick Banverkets tilldelningsbeslut efter att nollställning skett av anbuden med hänsyn till de s.k. mjuka parametrarna hade en marginell prisskillnad till den som kom närmast. Entreprenören vars anbud slutade som tvåa valde i det här läget att överpröva tilldelningsbeslutet. Erica Jonsson är jurist på Banverket. Hon berättar att konsekvensen av det blev att länsrätten, efter ett antal inlagor från parterna, i april 2006 beslutade att Banverket skulle göra om utvärderingen. Anbudsgivaren som ursprungligen tilldelats kontraktet fick inte vara med. När Banverket hade gjort den nya utvärderingen konstaterade man att inte heller de andra två anbudsgivarna till fullo levt upp till samtliga skallkrav i sina anbud. Den nya bron är en lyftbro som blir totalt 180 m lång. Ny förfrågan Med den här bakgrunden och med tanke på att väsentliga förändringar av tidsplaner var nödvändiga valde Banverket att avbryta upphandlingen och gå ut med en ny förfrågan under augusti I den nya anbudsförfrågan minskade antalet skallkrav som skulle vara uppfyllda i anbudsskedet, och lägre vikt lades vid de mjuka parametrarna i utvärderingen. Samma anbudsgivare som deltagit 2005 svarade på den nya anbudsförfrågan i december Efter utvärdering har nu en entreprenör utsetts och brobygget kommer igång våren 2007, ett år senare än planerat och ett antal miljoner dyrare. Samma entreprenör hade det vinnande konceptet även vid andra försöket. Bron över Södertälje kanal ska vara färdig för trafik hösten Bron, som är av typen lyftbro, blir ca 180 m lång varav lyftspannet är 55 m. Det lyfts via vajerspel infästade i brodelens fyra pylontorn 65 m över kanalens vattenyta Den segelfria höjden i normalt läge är 26 m och i öppet läge 40,5 m. Inom projektet ingår det också vattenverksamhet som kräver miljödom och totalt omfattar projektet ca 700 m ny järnväg och demontering av den gamla bron och järnvägsbankar. Tidigare har en lyftbro byggts i Trollhättan, och när man nu skulle bygga en liknande bro i Södertälje, hade Banverket säkerställt att erfarenheten från det arbetet infångats. Beställaren 3

4 H U R G I LT I G T Ä R E T T KO N T R A K T? Hur giltigt är ett kontrakt? Hur tufft är Banverket att verkligen se till att vad som överenskommits i ett kontrakt också följs? Det finns ett ansvar att ställa krav, menar Lars Roos, tf Chef Upphandling Entreprenad och Tjänster. Upphandling av avtal kan vara en lång process. Och för ett företag som fått kontraktet har också detta ofta varit ett långt och mödosamt arbete. Det är mycket som skall regleras i avtalet mellan parterna. Ett kontrakt innebär ett ansvar för båda parter, det är en mycket viktig del i samarbetet. I kontrakt finns ofta avtalat om bonus och vite. Bonus om kontraktsinnehavaren sköter sig och vite om denna inte gör det. Där skall också preciseras hur bonus skall hanteras liksom vite. Men hur ofta utkräver vi vite när någon inte uppfyllt kraven, frågar Lars Roos. Det finns ett ansvar för oss att ställa krav. Och ett ansvar att utkräva vite när villkoren inte uppfylls. -Utkräver vi inte viten så är också detta att betrakta som ett kontraktsbrott, menar Lars. Skadas vi av att en entreprenör inte uppfyller kraven så lider vi en good will-förlust. Och det kan man sätta ett värde på. Lars uppmanar därför alla som arbetar utifrån ett kontrakt att läsa igenom dem noga och använda dem när det kan finnas anledning att ställa krav. Ett kontrakt innebär ett ansvarstagande från båda parter, säger han. Först så underrättar vi entreprenören eller klagar om man så vill och hjälper inte det så kan vi i värsta fall bryta ett kontrakt. Det slår Thomas Pettersson fast. Han är chef för Driftsområde Västra. Redan vid starten av en upphandling ger vi noggranna anvisningar som vi sedan styr genom hela processen, exempelvis vid drift och underhållsentreprenader. Följer inte entreprenören avtalet så påpekar man bristerna och räcker inte det så kan betalningen utebli. Och hjälper inte heller det så kan man i värsta fall säga upp kontraktet. Men det ser jag som ett misslyckande för båda parter, 4 Beställaren

5 säger Thomas och dessutom så innebär det en havererad relation och ofta ekonomiska förluster för båda. Kontrakt kan inte prövas rättsligt när Banverket tecknar avtal med de egna resultatenheterna även om kontrakten upphandlas i konkurrens. Tydliga krav Thomas är noga med att beställarens krav tydliggörs redan vid kontraktstillfället. Båda parter har ett ansvar här. Annars kan det lätt bli så att man tolkar förhållanden på olika sätt, skapar en outtalad policy som vid ett skarpt läge inte visar sig vara vad varken beställare eller utförare avsett. Det är viktigt med affärsmässighet och tydlighet i relationerna med våra entreprenörer, det skapar ett bra samarbetsklimat på sikt, säger Thomas. En entreprenör måste också kunna se våra krav som slutkundens krav. Vilka önskemål har kunden? Hur skall vi kunna tillfredsställa dem? De måste kunna ta till sig kundens synsätt för att kunna utföra sitt jobb på ett bra sätt. Detta kan för en helt ny entreprenör på marknaden innebära en del inkörningsproblem. Det är således inte så märkligt att vi har relativt få som lämnar anbud, säger Thomas. Med en allt ökande trafikmängd måste kraven på entreprenörer öka, anser Thomas. Det är viktigt att tillgängligheten och kvalitén i anläggningen ökar och att vi kan få ned felavhjälpningstider ytterligare. Det tjänar både entreprenören och Banverket på. Det finns en bonus inbyggd i drift och underhållsentreprenaderna. Håller man nere antalet fel finns pengar att tjäna. Detta kan entreprenören göra exempelvis genom att utveckla sina metoder vilket påverkar anläggningarna. En offensiv underhållsentreprenör har mycket att göra här och mycket att tjäna. Idag tycker jag inte att våra entreprenörer är tillräckligt offensiva på den punkten. Där är jag inte nöjd. Thomas Pettersson, chef för Driftsområde Västra. Beställaren 5

6 L U F S / F R A MT I D S P L A N O C H I N R I K T N I N G LUFS nya regler för upphandling Regeringen utreder frågan om nya lagar för offentlig upphandling. Bakgrunden är två nya direktiv som EU antog Syftet med upphandlingsdirektiven är - allmänt sett - att stimulera handeln över gränserna, berättar Karin Forslund Johansson, jurist på Banverket. Det ska inte finnas några konkurrenshämmande regler mellan länder eller leverantörsslag och alla ska behandlas lika. Det handlar om rättvisa i upphandlingarna. Direktiven skulle ha varit införda senast den 31 januari 2006, berättar Karin. Vi är kraftigt försenade i Sverige på grund av att rättsområdet är svårt och att vi vill anpassa texten till svenska förhållanden. Lagrådet har nu riktat kraftig kritik mot förslaget. Förhoppningsvis kommer regeringen, trots kritiken, att kunna lägga en proposition till hösten och i så fall borde den nya lagstiftningen kunna träda i kraft våren Målsättningen med de nya reglerna var också att det skulle bli en förenkling i upphandlingsförfarandet, men otydligheter kvarstår, menar Karin. De nya reglerna ska samtidigt innebära en anpassning till ny teknik. Till exempel ska de vara anpassade för auktioner på nätet. Blir det någon skillnad för upphandlarna och leverantörerna? Det blir troligen inte så stora förändringar, säger Karin. Det här är mer en kodifiering av praxis. Vi har arbetat på ett visst sätt och det har nu kommit på pränt. De bestämmelser i direktivet som kan gälla redan nu, dvs. ha s.k. direkt effekt och är till förmån för leverantörerna tillämpar vi redan inom Banverket. En nyhet som kommer är att begreppet affärsmässighet försvinner och ersätts av en uppräkning av de EG-rättsliga principerna t ex. de om likabehandling och öppenhet. Ändringen innebär i stort sett bara att det blir tydligare vad det vi nu kallar affärsmässighet faktiskt är. Sedan blir det vissa praktiska förändringar också, berättar Karin. Tröskelvärdena blir högre, auktioner blir möjliga (införs i steg 2) och man kan förkorta tidsfristerna. Det utdragna lagstiftningsärendet har lett till att upphandlarna undrar vad som gäller. Därför informerar nu Banverkets jurister om hur införandet kommer att ske och vad man redan nu bör tänka på. Banverket gör alltid allt för att vara en seriös upphandlare och vi vill ha många anbud. Därför är det viktigt för oss att hantera formalia korrekt, vara rättvisa och göra bra affärer. Vi slipar oss ständigt, tar till oss synpunkter och utvecklar oss vidare, avslutar Karin Forslund Johansson. Karin Forslund Johansson, jurist på Banverket. År 2004 antog EU två nya direktiv som gäller offentlig upphandling. Det ena direktivet gäller försörjningssektorerna (2004/17/EG) och det andra den klassiska sektorn (2004/18/EG). Banverket tillhör försörjningssektorerna. Direktiven skulle ha varit införda i svensk lagstiftning senast den 31 januari Sverige avser att införa direktiven i två steg. Först de obligatoriska delarna och sedan de frivilliga delarna. Lagstiftningsprocessen har kommit längst när det gäller de obligatoriska delarna och regeringen har i dessa delar under februari 2007 fått ett yttrande från lagrådet. Ärendet bereds nu återigen inom regeringskansliet. Nästa steg blir att regeringen lägger en proposition och ett lagförslag som ska antas av riksdagen. Något yttrande från lagrådet har ännu inte inhämtats för de frivilliga delarna. Framtidsplan och inriktningsplanering Banverket har fått två uppdrag av regeringen. Vi ska ta fram ett förslag till reviderad Framtidsplan för järnvägen och ett underlag som regeringen ska använda i en proposition till riksdagen om den övergripande inriktningen för åtgärder i transportsystemet Förslaget till revidering av Framtidsplan skickades på remiss den 2 april. Hårda prioriteringar har lett till att många projekt hamnar utanför planen. Den 18 maj ska remissinstanserna svara och den 18 juni skickas Banverkets förslag till regeringen. Banverket ska också ta fram ett underlag som regeringen ska använda i en proposition till riksdagen om den övergripande inriktningen för åtgärder i transportsystemet I inriktningsplaneringen ingår hela Banverkets verksamhet (driftledning och underhåll, sektorsverksamhet, investering, med mera). Den 27 juni lämnar Banverket sitt underlag till näringsdepartementet. 6 Beställaren

7 L E V E R A N S O C H I N V E S T E R I N G Kontakta upphandling på Leverans och Investering Banverket i Luleå Residensgatan 18 Box 43, Luleå Tel: upphandling.lulea@banverket.se Banverket i Borlänge Jussi Björlings väg Borlänge Tel: upphandling.borlange@banverket.se Banverket i Gävle N. Kungsgatan 1 Box 417, GÄVLE Tel: upphandling.gavle@banverket.se Banverket i Göteborg Stampgatan 34 Box 1014, GÖTEBORG Tel: upphandling.goteborg@banverket.se Banverket i Stockholm Landsvägen 50 Box 1070, SUNDBYBERG Tel: upphandling.stockholm@banverket.se Banverket i Malmö Östergatan 20 Box 366, MALMÖ Tel: upphandling.malmo@banverket.se Beställaren 7

8 B Porto Betalt Gemensamma leverantörsdagar Banverket är en stor beställare av entreprenader och tjänster. Varje år genomför vi många upphandlingar av projekt, både nyinvesteringar, drift och underhåll av befintliga anläggningar och utredningar. I vårt arbete för att fler leverantörer skall lämna anbud vid våra upphandlingar kommer divisionerna att ha gemensamma leverantörsträffar på olika orter Luleå, Gävle, Borlänge, Stockholm, Göteborg och Malmö. Vi återkommer med tidpunkter och inbjudan. Upphandlingstidplan Alla Banverkets upphandlingar över landet finns att tillgå på Banverkets hemsida. Något vi hoppas skall underlätta för våra leverantörer och även utveckla leverantörsmarknaden. På finns respektive divisions upphandlingstidplaner. Dessa är rikstäckande från Luleå i norr till Malmö i söder, och innehåller vad som skall upphandlas, utskicksmånad av förfrågningsunderlaget, samt vilken månad kontraktsstarten skall ske. Upphandlingstidplanerna uppdateras varje månad så våra leverantörer skall få information om kommande upphandlingar så tidigt som möjligt. Redaktion Nyhetsbrev 2, 2007 Utkommer med två tre nummer om året. Citera gärna, men ange källan. Ansvarig utgivare och stf: Lars Roos, Björn Kruse Redaktör: Kerstin Olsson Banverket Box Göteborg Skribenter: Gunnar Bohlin, Kristina Strömberg & Kerstin Olsson Telefon E-post kerstin.a.olsson@banverket.se Du kan också läsa Beställaren på nätet, Nästa nummer utkommer hösten Tel: Fax: e-post: registrator.goteborg@banverket.se Det här är Banverket Banverket är myndigheten som har det övergripande ansvaret för järnvägen. Vi lägger grunden för säker, prisvärd och miljöanpassad järnvägstrafik och utvecklar järnvägen med fokus på säkerhet och konkurrenskraft. Vi är medarbetare runt om i landet. Vi har vårt säte i Borlänge. Sveriges järnvägsnät har byggts ut sedan mitten av 1800-talet och omfattar närmare km järnväg, varav 9683 km är elektrifierad. Banverket står för drift och underhåll av större delen av järnvägsnätet i Sverige och delar mot en avgift ut plats på rälsen för de företag som vill frakta gods eller passagerare. Även nybyggnation av järnvägssträckningar upphandlas och planeras av Banverket. Prod. Banverket, Verksamhetsstöd Information, 2007/05-009