Kommunfullmäktige. Ärende 7

Transkript

1 Kommunfullmäktige Ärende 7

2 Q Eda kommun Kommunrevisionen EDA KOMMUN Kommunstyrelsen Till: Kommunstyrelsen Dnr ~`-~ ~~~ För käf~nedom: Kommunfullmäktige Granskning av kommunens handläggning av anställdas bisysslor KPMG har på vårt uppdrag genom%rt en granskning av kommunens handläggning av anställdas bisysslor. Vid granskningen har genomförda registeranalyser påvisat att bisysslor förekommer i betydande omfattning. Samtidigt visar granskningen att kommunen inte har någon beslutad policy med riktlinjer på området och därmed inte heller någon allmänt etablerad rutin, som tillförsäkrar kommunen god kontroll över såväl förekomst som bedömning av de anställdas bisysslor. Vår uppfattning är att kommunen behöver se över regelverk och den praktiska handläggningen av bisysslor. I den bifogade rapporten har vårt biträde KPMG lämnat ett förslag på hur rutinen kan utformas. Med anledning av genomförd granskning önskar revisorerna kommunstyrelsens yttrande över rapporten. Yttrandet ska vara revisionen tillhanda 15 december Kommunens revisorer '~ Gunnar Andersson öin Persson Ordförande Revisor

3 /~PMG EDA KOMiViUN Kommunstyrelsen Dnr Eda kommun KPMG AB Antal sidor: I1 OO 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

4 /l M Eda kommiu: Innehåll 1. Sammanfattning och kommentar 1 2. Bakgrund, risk och väsentlighet 3 3. Syfte 3 4. Metod, avgränsning och genomförande 3 5. Noteringar från granskningen Förekommer bisysslor? Finns kännedom om bisysslor? Är förekommande bisysslor tillåtna enligt AB respektive förenliga med 7 LOA? Inköp från företag/förening där anställda har bisyssla Har kommunen ändamålsenliga rutiner för hantering av bisysslor? 9 OO 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

5 lc MG Eda ko~nn:nn 1. Sammanfattning och kommentar Bakgrund oclz inledning KPMG har av revisorerna i Eda kommun fått i uppdrag att granska rutiner för hantering av anställdas bisysslor. Med bisyssla förstås varje syssla, tillfällig eller stadigvarande, som utövas vid sidan av anställningen och som inte är hänförlig till privatlivet. Om arbetsgivaren anser att en bisyssla hindrar arbetsuppgifterna, kan påverka arbetstagarens handläggning av ärendet i sitt arbete eller konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet, kan arbetsgivaren förbjuda arbetstagaren att utöva sådan bisyssla. Revisionen bedömer att det finns risk att det föreligger brister i den interna kontrollen och att det är väsentligt att klarlägga om verksamhetsansvariga ikommunen har vetskap om eventuella bisysslor. Iaktt~rgelser Det förekommer bisysslor i Eda kommuns verksamhetsområden. 141 anställda av de som granskats har under perioden ti haft en eller flera mer eller mindre aktiva bisysslor i 152 olika näringsdrivande företag eller föreningar. Att anställda i sådan omfattning har bisysslor känner ingen av kommunens verksamhetschefer till. Det senaste året ställs fråga om bisyssla vid nyrekrytering och medarbetarsamtal. Våra iakttagelser gör att vi inte kan utesluta att kunskapen om AB (Kollektivavtalets allmänna bestämmelser) och LOA (Lagen om offentlig anställning) i bisysslefrågor generellt sett är svag eller inte finns. Kommunens har vid granskningstillfället heller ingen formellt beslutad policy med därtill hörande tillämpningsföreskrifter för att hantera bisysslor. 20 av de 152 (13,6 %) företagen där anställda i kommunen har en funktionärspost återfinns i kommunens leverantörsregister. Detta innebär 27 stycken involverade funktionärer likaledes anställda ikommunen. Av de 20 företagen/föreningarna hac 11 fått sammanlagt 459 fakturor betalade, och/eller erhållit medel från, kommunen under perioden ti Kommunen har med andra ord under 16 månader gjort inköp från, eller överfört medel till, företag eller föreningar där en anställd innehar en funktionärspost. Elva (11) fakturor med ett sammanlagt fakturabelopp om kronor har tagits ut för en översiktlig granskning i syfte att undersöka om det framgår av dessa hur inköpen hanterats när det gäller attestantens verksamhetstillhörighet i förhållande till den person som innehar bisyssla och därmed har anknytning till den association som fakturerat och/eller erhållit medel från kommunen. Granskningen visar att två (2)fakturor till ett sammanlagt fakturabelopp om kronor är mottagnings- och betalningsattesterade av personer som är placerade inom samma verksamhet där en anställd har en funktionärspost idet företag som ställt ut fakturan/erhållit utbetalningen. Detta granskningsmoment är enbart gjort för att visa på vilken potentiell effekt bisyssleinnehav kan ha på inköp och utbetalningar. O 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent memberfirms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

6 /C G Edn komnua~ Kommentarer Det råder ingen tvekan om att det förekommer bisysslor i Eda kommun. Nästan var åttonde anställd är registrerade som funktionär i en association som bedriver näringsverksamhet. Generellt sett har kommunen vad vi bedömer intagit en allt för avvaktande förhållningssätt till sina anställdas bisysslor. Såvitt granskningen kan visa har kommunen heller inte i ändamålsenlig grad agerat för att skaffa sig kunskap om den totala omfattningen av bisysslor och hur dessa skulle hinna påverka en anställning. Kunskapen om bisysslor hos ledande företrädare i kommunen får med ledning av lämnade enkätsvar bedömas som nödvändig att utveckla och fördjupa. På grund av detta bedömer vi att kommunen inte med säkerhet kan avgöra huruvida förekommande bisysslor: Påverkar de arbetsuppgifter de anställda har att utföra (vilket kan innebära risk för förh~oendeskada för berörd person och kommun). Inverkar hindrande på de anställdas arbetsuppgifter. Innebär att de anställda konkurrerar med kommunen. Rekommendation Med tanke på omfattningen och potentiella effekter, inte minst förtroendeskadliga och ekonomiska, av befintliga bisysslor som granskningen påvisat, bör ansvariga säkerställa att. en policy upprättas och formellt antas. Till den skall det finnas tillämpningsföreskrifter som minst årligen möjliggör en fullständigt och detaljerad överblick av de anställdas bisysslor. Som ett stöd för att möjliggöra en effektiv bedömningsgrund föt beslutsfattare i bisysslefrågor har vi under punkt 5.5 i rapporten lämnat ett förslag på hur bisysslor lean hanteras. Ändamålsenliga och efterlevda rutiner för att hantera bisysslor är en väsentlig del i arbetet med att uppnå god internkontroll i alla de verksamheter som bedrivs i kommunens regi. D 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms a~liated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 2

7 /C MG E~In kom»:iu: 2. Bakgrund, risk och väsentlighet 3. Syfte KPMG har av Eda kommuns revisorer fått i uppdrag att granska förekomsten av bisysslor i kommunen samt de styrande dokument och de rutiner som används för att hantera dessa. Med bisyssla förstås varje syssla, tillfällig eller stadigvarande, som utövas vid sidan av anställningen och som inte är hänförlig till privatlivet. Om arbetsgivaren anser att en bisyssla hindrar arbetsuppgifterna, kan påverka arbetstagarens handläggning av ärendet i sitt arbete eller lconkurrerar med arbetsgivarens verksamhet, kan arbetsgivaren förbjuda arbetstagaren att utöva sådan bisyssla. Detta gäller inte bara bisyssla som faktiskt utövas utan också bisyssla som aldrig har utövats men där det finns anledning att anta att en arbetstagare står i begrepp att åta sig någon sådan. Bestämmelsen ger däremot inte utrymme %r bisyssleförbud "för säkerhets skull". Revisionen bedömde att det finns risk att det föreligger brister i den interna kontrollen och att det är väsentligt att klarlägga om verksamhetsansvariga ikommunen har vetskap om eventuella bisysslor. Granskningen syftar till att ge svar på följande frågor: Förekommer bisysslor i kommunens verksamheter? Har verksamhetscheferna kännedom om aktuella bisysslor? Är förekommande bisysslor tillåtna enligt AB respektive förenliga med 7 LOA (lagen om offentlig anställning) avhandlande förtroendeskadliga bisysslor? Har inköp gjorts från företag där anställda har ekonomiska intressen etc. och när så eventuellt har inträffat har dessa inköp behandlats på ett korrekt sätt? Har kommunen och berörda bolag ändamålsenliga rutiner för hantering av bisysslor? 4. Metod, avgränsning och genomförande Information har inhämtats från kommunens personalregister per 2015-OS-12 omfattande anställningar under perioden till Vidare har inhämtats leverantörsregister per 2015-OS-22 samt leverantörsreskontran för perioden till Uppgifter från Bolagsverkets handels- och föreningsregister samt aktiebolagsregister per 2015-OS-18 har sammanställts och granskats. Granskningen har berört anställdas. Vi har även erhållit den samlade styrande och vägledande dokumentation som kommun har vad gäller bisysslor. En enkätundersökning ställd till fyra verksamhetschefer har genomförts. Rapportens innehåll är saklighetskontrollkontrollerad genom kommunchefens försorg. D 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms a~liated with KPMG International Cooperative ('KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

8 !<. ^~v' Edn kornmun 5. Noteringar från granskningen 5.1 Förekommer bisysslor? Av de 1225 anställda i kommunens verksamheter som granskats förekommer, enligt Bolagsverket, 141 som funktionärer i sammanlagt 152 företag och/eller föreningar som bedriver näringsverksamhet. Detta ger 171 stycken unika företags-/föreningsfunktionäiskombinationer (totalt antal bisysslor). I tabell 1 nedan visas antal anställda fördelade på anställningsform samt hur många per anställningsform som har bisyssla. I tabell 2 görs en fördelning mellan anställda som arbetar heltid respektive deltid. Tabell 3 redovisar fördelningen när det gäller antal bisysslor per person. Tabe114 visas företags-/föreningsfunktionärskombinationernas fördelning (totala antalet bisysslor) per associationsform. Tabell 1 Antal anst Aar bisyssla Andel per (%) Anställningsform (%) form 669 (54,6) Tillsvidare 83 (58,9) 12,4 339 (27,7) Tidsbegränsad 39 (27,6) 11,5 217 (17,7) Timavlönad 19 (13,5) 8, ,5 Tabell 2 Antal anst Aar bisyssla Andel per ( /a) Anställningens omfattning (%) omfattning 478 (39,0) Heltid 66 (46,8) 13,8 747 (61,0) Deltid 75 (53,2) 10, ,5 Tabell 3 Antal Antal Totalt antal bisysslor bis sslor anställda O 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International'), aswiss entity. All rights reserved. 4

9 /~ MG Etla ko~nmttn Tabell 4 Antal (%) förekommer som (5,8)... bolagsman, innehavare, styrelseledamot eller suppleant i bolag eller föreningar som under perioden ti avförts, avregistrerats, försatts i konkurs eller där konkurs avslutats. 1 (0,6)... styrelsesuppleant ibolag där kommunen har ägarintresse'. 11 (6,4)... styrelseledamot eller -suppleant i en bostadsrättsförening. 30 (17,5)... revisor, styrelseledamot eller -suppleant i en ekonomisk förening. 17 (9,9)... bolagsman i handelsbolag. 4 (2,3)... kommanditdelägare eller komplementär i ett kommanditbolag. 41 (24,0)... innehavare av en enskild firma. 57 (33,3)... delgivningsbar person, ordförande, styrelseledamot eller -suppleant i aktiebolag. 171 Kommentarer Granskningen visar att det förekommer bisysslor bland de anställda i kommunen. Att nästan var åttonde medarbetare under 16 månader har en mer eller mindre omfattande bisyssla skulle kunna innebära en inte försumbar effekt på den totala tjänsteutövningen ikommunen. Mot bakgrund av vad som framkommer i detta avsnitt bör ansvariga ha svårt för att finna skäl att inte utnyttja sin rätt att fiåga sina anställda om de innehar bisyssla. 5.2 Finns kännedom om bisysslor? Nedan redovisar vi de bisysslor vi identifierat per verksamhet tillsammans med vad som framkommer av enkätsvaren. Från kommunledningsstaben och samhällsbyggnadsverksamheten meddelas att det inte finns någon policy för bisysslor "men man följer lagstiftningens intensioner". Från och med 2015 genomförs så kallade RUS-samtal2, där finns en (1) fråga om bisyssla. Detta är ett samtal som skall genomföras varje år. De uppges förekomma bisysslor inom verksamheterna men inget antal anges. Det uppges finnas ett dokumenterat tillstyrkande. Granskningen visar på 39 anställda (9 på staben och 30 på samhällsbyggnad) som har en eller flera bisysslor. Av dessa är, enligt kommunens PA-system, 11 angivna som chef i någon omfattning. Tre på staben och åtta på samhällsbyggnad. 1 Bolag som berörs är Eda Bostads Aktiebolag 2 Res:~ltat och utvecklingssamtal OO 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member rms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International'), aswiss entity. Ali rights reserved. 5

10 Lf~2'!rlA~~C~ Edn kommun Vård och stöd meddelar att de använder de kommungemensamma instruktionerna "vid introduktion av nya medarbetare". Det uppges även finnas chefer som gör inventering en inventering när de börjar sitt uppdrag. Att ställa fråga om bisyssla skall numera ingå i årliga RUS-samtal. I närtid har sammanlagt två chefer haft möjlighet att ställa fråga om bisyssla i totalt åtta RUS-samtal. RUS-samtalen uppges skall genomföras en gång per år. Tidigare har det inte tydligt angivets med vilken regelbundenhet frågan skall ställas. På fiågan om det förekommer att anställda inom verksamheten har bisysslor svaras: "Ett fåtal." Inga tillstyrkanden eller avslag finns dokumenterade. Granskningen visar på 46 anställda som har en eller flera bisysslor. Av dessa är, enligt kommunens PA-system, 3 angivna som chef i någon omfattning Från bildningsverksamheten meddelar verksamhetschefen att "den enda dokumentation som jag har la ing bisyssla är delegeringsplanen där det framgår att bisyssla ska anmälas till kommunchefen." Det är också bekant att materialet för medarbetarsamtal (RUS) "har med en punkt kring bisyssla." I närtid har det vid medarbetarsamtal under våren 2015 ställts fiåga om bisyssla. Det meddelas att det förekommer "men inte så ofta". Verksamheten har inte dokumenterat vare sig tillstyrkanden eller avslag till bisyssla. Om sådana finns uppfattar vi det som att de skall finnas centralt på kommunledningsstaben. Granskningen visar på 56 anställda som har en eller flera bisysslor. Av dessa är, enligt kommunens PA-system, l angiven som chef i någon omfattning. Kommentarer Så långt enkätsvaren visar så förekommer bisysslor inte i någon nämnvärd omfattning i kommunen. Anledningen till denna missuppfattning grundar sig rimligen på att någon regelbunden och kunnigt utförd kontroll inte förekommit på flera år. Detta förhållande motiverar att en kartläggning utförs så snart tillfälle ges. Ovanstående iakttagelser (enkätsvar jämfört med granskningsresultatet) stärker även vårt motiv att rekommendera att man från centralt håll säkerställer att en sådan inventering och bedömning verkligen utförs. Notera i sammanhanget att förändrat tjänsteinnehåll, ansvar och organisatorisk tillhörighet är händelser som motiverar att inventeringar görs oftare än minst en gång per år. 5.3 Är förekommande bisysslor tillåtna enligt AB respektive förenliga med 7 LOA? AB (Allmänna bestämmelser), kapitel3 paragraf 8 lyder i sin helhet som följer: ~ 8 Mom. 1 Arbetstagare ska på begäran anmäla bisyssla och Zämna de z~ppgifter, som arbetsgivaren anser behövs för bedömning av bisysslan. Arbetsgivaren kan förbjuda bisysslan om arbetsgivaren finner att den kan a) inverka hindrande för m betsuppgifterna, b) innebära ve~ ksamhet sore konkarrr erar med arbetsgivarens. c) påverka arbetstagarens handläggning av ärenden i sitt arbete hos arbetsgivaren. Mom. 2 Förtroendeuppdrag morn fackliga, politiska eller ideella organisationer räknas inte som bisyssla enligt detta avtal. O 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International'), aswiss entity. All rights reserved. 6

11 lc MG Edn ko»:nuu: Anmrirkning: Förtroendeskadlig Msyssla för arbetstaga~ en inom konttnun, landsting eller kommut~alförbzmcl regleras i 7 ~ lagen orn offentlig anställning (LOA). 7 LOA (lagen om offentlig anställning) från Ol lyder i sin helhet som följer: 7 ~ En arbetstagare får inte ha någon anställni»g eller något uppdrag eller artöva någon verksarnhet sore kan rubba förb oendet för hans eller någon annan arbetstagares opaf tiskhet i arbetet eller sofn kan skada myndighetens anseende. 7 a ~A~ betsgivarerr skall på lämpligt sätt informera a~~betstagarna orn vilka slags förhållanden sore kan gö~~a en bisyssla otillåten enligt 7 ~. Lag (2001:1016). 7 b ~ En arbetstagare skall på a~~betsgivarerrs begäran lämna de zrppg~er som behövs för att a~ betsgivaren skall kzrnna bedöma arbetstaga~~ens bisysslor. Lag (2001:1016). 7 c y~ En arbetsgiva~~e skall besluta att en arbetstagare som har eller avser att åta sig en bisyssla som inte är förenlig med 7 skall z~pphö~~a med eller inte åta sig bisysslan. Beslutet skall va~~a skriftligt och innehålla en motiverif~g. Lag (2001:1016). 7 d, Ordinarie dorna~~e, chefer för myndigheter som lyder omedelbart under regeringen och di~ ektörer för allmänna fö~ säln~ingskasso~ skall på eget initiativ till arbetsgivaren anmäla vilka typer av bisysslor de har. Lag (2001:1016). I enkäten ställdes även en fråga om huruvida verksamheterna har kännedom om förekommande bisysslor är förenliga respektive tillåtna med ovanstående regelverk. Vård och omsorg uppger att enligt områdes- och enhetschefer är det "fåtal" som inte dokumenterats tillåtna enligt AB respektive förenliga med LOA. Bildningsverksamheten svar vet ej på frågan och hänvisar till kommunledningsstaben. Kommunledningsstaben uppger att det inte utesluts att tidigare bedömningar kan behöva göras om. Komment~crer Som det styrs och informeras om bisysslor i kommunen så saknas det redovisning av texterna i AB och LOA. Svaren hade kanske utformats med en annan insikt om texterna enligt ovan varit bekanta för alla ansvariga. Extra svårt blir det när det heller inte finns ett kommungemensamt och praktiskt bedömningsstöd att tillgå. Behovet av en genomgripande utredning av bisysslesituationen i kommunen blir, enligt vårt synsätt, nu alltmer tydlig. Antalet av kommunen identifierade bisysslor och en inom kommunen obefintlig dokumentation av bedömningar står, enligt vår mening, inte i rimlig proportion till den faktiska förekomsten. Våra iakttagelser gör att vi inte kan utesluta att verksamheternas kunskap om AB och LOA i bisysslefrågor inte finns eller är mycket svag. Ytterligare rekommendationer framgår av avsnittet 5.5 nedan. OO 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

12 ~ nn~ Erin kommun 5.4 Inköp från företag/förening där anställda har bisyssla 20 av de 152 (13,6 %) företagen där anställda i kommunen har en funktionärspost åtet~fuuis i kommunens leverantörsregister. Detta innebär 27 stycken involverade funktionärer likaledes anställda ikommunen. Av de 20 företagen/föreningarna har 11 fatt fakturor betalade, och/eller erhållit medel från, kommunen under perioden ti Fakturornas antals- och beloppsfördelning mellan de olika associationsformerna för analysperioden framgår av tabe115. Tabell S Antal Antal Antal S:a faktura- Företag/Förening företag/ funktionärer fakturor belopp [kr] förenio ar anställda Aktiebolag Enskild firma Ekonomisk förening Kommunalt bola ~ Kommunen har med andra ord hjort inköp av, eller på annat vis överfärt medel till, företag och föreningar, via sin leverantörsreskontra-och betalningsfunktion, där anställda innehar eller innehaft funktionärspost. E~cluderande det kommunala bolaget visat sammanställningen ovan att det är 459 fakturor till ett sammanlagt fakturabelopp om kronor. 11 fakturor med ett sammanlagt fakturabelopp om kronor har tagits ut för en översiktlig granskning. Syftet med gransknuigsmomentet är att undersöka om det framgår av dessa hur inköpen hanterats när det gäller attestantens verksamhetstillhörighet iförhållande till den person som innehar bisyssla och därmed har anknytning till den association som fakturerat och/eller erhållit medel från kommunen. Granskningen visar att 2 fakturor till ett sammanlagt fakturabelopp om kronor är mottagnings- och betalningsattesterade av personer som är placerade inom samma verksamhet där en anställd haren funktionärspost idet företag som ställt ut fakturan erhållit utbetalningen. Komnzent~crer Detta avsnitts granskning och redovisning är enbart gjord för att visa på vilken potentiell effekt bisyssleinnehav kan ha på inköp och utbetalningar. Denna effekt utläser vi bland annat från det totala beloppet som utbetalningarna omfattar samt verksamhetskopplingen mellan bisyssleinnehavare och attestanter. Utfallet av urvalet understryker vikten av att även ta hänsyn till potentiell effekt på kommunens hantering av upphandling, inköp och utbetalningar när innehavet av bisyssla kartläggs och beslut tas om den skall tillstyrkas eller avslås. 3 Bolag som berörs är Eda Bostads Aktiebolag OO 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

13 /~PMG Edn kon:miui 5.5 Har kommunen ändamålsenliga rutiner för hantering av bisysslor? Kommunen har ingen policy med tillhörande tillämpningsföreskrifter för hanteringen av bisysslor. nämns dock i ett antal dokument. Av delegeringsordningen framgår det att vid "prövning av arbetstagares bisyssla" är det kommunchefen som är beslutsfattare. I underlaget för RUS-samtalet infoi~rneras om bisyssla och foirnuleras en enstaka fråga enligt följande: "Med bisyssla menas att arbeta extra vid sidan om sitt ordinarie arbete. Har du sedan föregående samtal/det senaste året haft eller har du någon bisyssla". I den blankett som skall användas vid rapportering skall det anges grundläggande uppgifter för en bedömning. Det efterfrågas inte uppgifter i en omfattning som gör det möjligt att enbart på blankettuppgifterna göra enbedömning. Meningen "Jag är medveten om min skyldighet att anmäla bisyssla men har för närvarande ingen bisyssla" kan misstolkas då en arbetstagare inte är skyldig att meddela bisyssla eller avsikt att åta sig sådan. Den anställde är däremot skyldig att på en direkt fråga lämna dessa uppgifter. Ko»tmentarer Det fi amgår otillfredsställande lite information om hur kommunen förhåller sig till och bedömer bisysslor. Vi utesluter inte att det kan vara en av flera anledningar till att kommunen idag inte har en tillfredsställande kunskap om och bedömning av bisysslesituationen. Kommunen saknar enligt vår mening tydlig formell styrning vad gäller bisysslor och har inte på ett ändamålsenligt sätt skaffat sig kännedom om omfattningen, karaktären och utbredningen av bisysslor. För att exemplifiera med den allvarligaste risken med att kommunen inte aktivt och ändamålsenligt förhåller sig till bisysslor redovisas nedan med Statskontorets definition av oegentligheter och korruption från deras rapport "Köpta relationer" daterad juni Notera var i bilden Statskontoret placerar förmånen "förtroendeskadliga bisysslor". Med andra ord, Statskontoret definierar en konstaterad och bedömd förtroendeskadlig bisyssla som en oegentlighet. Gynna någon ~ Gynna någon mot ondltnin utan oroåttnin "Vånskaps- Tapantleoch korruption' Gynna annan p8 flivan~e av ~åy huvudmannona muta "Favoritism" bokosenod Exempel: Exempel: Exemuel: ~Brislande~ -VSrtlslösmyndig- -LeUantlepolitiker -Allvarliga efterlevnad KORRUPTION hetsu[bvning i kommunen eller formella fel.,~ av IOU ~' -- _ ~- Landstinget blir -S9 kallat p3vå(fad meu alt -Olåmpliga kommunalt köpe sexuell8 uttnlantlen i media domstolstrots tjänster, narkotika Stöltl eller meu att köra -Alt underl9ta ptt Andr:+farm'~ner, eearägeri G y nno sig sjåly bilon Ykter amm~infel,t.ex. tl~i exempel Förskingring p3 huvudmannens korruption, som fortroende- "L'~n"avnrbets- bokostnad harbeg:~ttsav givarens skuulifla nntlra anstålitla i bisysslor materiel organisationen MEDVETNA MEDVETNA FEL ELLER FEL ELLER OEGENTLIGHETER BROTT I BROTT UTOM SLARV 1 TJftNS7EN TJXNSTEN TJANSTEN FÖRTROENDESKADLIGA AGERANDEN Figa~r 3.1 sidan 46 i Statskontorets rapport OO 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG Internalionai Cooperative ('KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 9

14 C C Eda kommun Granskningsresultatet motiverar oss att rekommendera Eda kommun att snarast upprätta och anta en policy avseende bisysslor för beslut av kommunfullmäktige. När policyn är fastställd bör det läggas ansträngning på att göra den vä1 känd i hela organisationen. Isamband med detta blir det rimligtvis nödvändigt att både ersätta och komplettera befintliga dokument. Det är verksamhetschefer, vid behov med stöd av centrala resurser, som skall säkerställa att innehållet förstås och efterlevs. Nedan redovisar vi kortfattat vår uppfattning om vad policy och därtill nödvändiga tillämpningsföreskrifter (riktlinjer, anvisningar och instruktioner) bör innehålla. Det grundläggande styrande dokumentet, policydokumentet, bör innehålla en förklaring av vad en bisyssla är. Vidare bör ingå hur kommunen ser på bisysslor som %reteelse och en beskrivning av hur det påverkar en anställning, oavsett form och omfattning, i kommunen. Rimligtvis framgår här att bisysslor har både positiva likväl som negativa konsekvenser på en anställning. Av tillämpningsföreskrifternabör framgå: Vem som ansvarar för att de anställda blir informerade om kommunens syn och ståndpunkt samt att bisyssleinnehavet blh kartlagt. ~ Vilka som utför kartläggningen? När och hur ofta bör också framgå. Hur och av vem/vilka bisysslor skall bedömas samt på vilka grunder. Här bör anges om vissa tjänster och/eller organisatorisk tillhörighet särskilt påverkar bedömningen. Med tanke på den mängd av bisysslor vi identifierat bör verksamhetscheferna hasådan kunskap och dokumenterat stöd att de kan armlasta kommunchefen vid bedömningar. Hur kartläggning och bedömning skall dokumenteras. Här bör ingå underlag för tillstyrkanden med eventuella förbehåll som t ex för hur länge och i villcen omfattning. Underlag för avslag med anledningen angiven och hur man kan överklaga beslutet bör också finnas. Vilken/Vilka former av kontroller som kommer att utföras för att säkerställa att erhållna uppgifter är riktiga och fullständiga. Kartläggning, inhämtandet av uppgifter från de anställda, av eventuellt bisyssleinnehav bör göras skriftligen och återkommande, förslagsvis minst varje år och vid nyanställning eller när anställd far ändrat ansvar och/eller tjänsteinnehåll. Följande uppgifter bör ingå:. Otvetydig identifikation av den anställde. Anställningsform, sysselsättningsgrad, befattning och oiganisatorisl< tillhörighet (verksamhet och funktion). Möjlighet att enkelt ange att man för närvarande inte har en bisyssla eller att man inom en tidsrymd fram till nästa kartläggningstillfälle inte har för avsikt att åta sig någon. Om anställd har en eller flera bisysslor eller avser att åta sig en eller flera inom det närmaste året bör följande uppgifter inhämtas som underlag för bedömning. - Hur många? - Vilken/Vilka? - Om det är i eget företag eller förening och då under vilket organisationsnummer och namn. - Om det är som funktionär i en association (företag, förening, sti$else etc.) som är delägd. Organisationsnummer och namn. O 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International'), aswiss entity. All rights reserved. 10

15 /C M~ Er/n kornman RevisionsrnppoW - Om det är en association som helt eller delvis ägs av en närstående. Organisationsnummer och namn. - Om det är ett funktionärsuppdrag till följd av ett uppdrag från arbetsgivaren. Organisationsnummer och namn. - Om det är ett funktionärsuppdrag till följd av ett engagemang som enligt AB och LOA mite betecknas som en bisyssla. Organisationsnummer och namn. - Uppskattad tidsåtgång %r bisysslorna mätt i timmar per år. Det finns ingen anledning för kommunen att spara "inventeringsunderlag" från dem som uppgivet sig inte ha någon bisyssla. Däremot bör man varje år spara noteringar om vilka som tillfrågats och om svar erhållits. Dokumenterade tillstyrkanden respektive avslag skall bevaras hos ansvarig i samma form som det meddelats bisyssleinnehavaren. Dokumenten skall inte sparas längre än fram till nästa inventeringstillfälle. Det bör framgå skäl %r bedömning för alla tillstyrkanden och avslag. När det gäller frågan om bisysslor i relation till inköp och upphandling kan kommunens förfi ågningsunderlag isamband med upphandlingar kompletteras med krav på uppgifter om eventuell koppling mellan företaget och kommunen. Kommunen bör sedan ha sådan internkontroll att regelbundna uppföljningar av inköp och upphandlingar görs, t.ex. i linje med den kontroll av fakturor och leverantörsregister som gjorts i denna granskning. Dag som ovan Pr~ojektansvarig OO 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms a~liated with KPMG International Cooperative ("KPMG International'), aswiss entity. All rights reserved.