.A- TUNABYGGEN. i. 1 ./I. *fn-j ' S' 'Z'_!*_'- J' V. .i-,l. .Ik. ;ål. nann.p

Transkript

1 .A- i. 1 r./i ' S' 'Z'_!*_'- *fn-j 'x k. J» J' V fr,z.i-,l f. i ;ål.n.ik A nann.p

2 Innehållsförteckning Bakgrund och syfte med rapporten AB Stora Tunabyggen -det kommunala ändamålet Redovisande exempel från verksamhetsåret Borlänge studentbostäder AB - det kommunala ändamålet Verksamhetsåret tydlig affärsplan Antal bostäder och fördelning Beskrivning av styrelsearbetet under räkenskapsåret AB Stora Tunabyggen Borlänge studentbostäder AB Intern kontroll vad avser uppfyllande av bolagets ändamål Upplåtelseform Bostadsforsörjningen i Borlänge Kommun Boinflytande och inflytande i bolaget Affarsmässighet och värdeöverföring Internrevision Finansiell rapportering Uppföljning av risker Finansiella risker Kommunikation med revisorer och lekmannarevisorer Ärenden som lämnats till fullmäktige för ställningstagande ställningstagande

3 Bolagsrapport 1. Bakgrund och syfte med rapporten Målsättningen för verksamheten inom kommunkoncemen ska vara att tillgodose intressen som gagnar kommunen i sin helhet. Det kan sammanfattas i begreppet samhällsnytta. Bolagen ska i sin verksamhet ta hänsyn till den samlade effekten för den kommunala organisationen för att åstadkomma största möjliga samhällsnytta. Bolagen ska därför i samråd med kommunens förvaltning söka lösningar som tillgodoser helhetsintressetl Bolagen ska årligen upprätta en särskild rapport om bolagsstyrningsfrågor. Rapporten syftar till att informera ägaren - kommunen, kommuninvånare, och övriga intressenter om styrningen av bolaget. Den ska avges av bolagets styrelse och innehålla följande områden? a, Beskrivning av hur bolagets verksamhet varit förenligt med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenhetema som angetts i bolagsordningen. Beskrivningen ska bland annat omfatta frågeställningarna inför kommunstyrelsens årliga bedömning som ställs i avsnitt 3.4 (sid 4) i Borlänge kommun, Företagspolicy.3 b, Beskrivning och utvärdering av styrelsearbetet under räkenskapsåret4 c, Hur den interna kontrollen vad avser uppfyllande av bolagets ändamål, av ägaren beslutade mål och bolagets finansiella rapportering är organiserad och hur väl den fungerat under det senaste räkenskapsårets d, Hur bolagets risker följts upp6 e, Kommunikation med bolagets revisorer och lekmannarevisorer7 f, Beskrivning av ärenden som lämnats till kommunfullmäktige för ställningstagandeg Bolagsstymingsrapporten ska, för dotterbolagen, lämnas till BKF senast den sista februari samt, för BKF-koncemen-lämnas till kommunstyrelsen senast den 15 mars.9 l Borlänge kommun, Företagspolicy, sid 7 och 8 2 Borlänge Kommun, Företagspolicy, sid 9 3 rhaa T A j.

4 2. AB Stora Tunabyggen - det kommunala ändamålet Bolaget ska i allmännyttigt syfte och med iakttagande av kommunallagens lokaliseringsprincip främja bostadsforsörjningen i Borlänge kommun och erbjuda hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande och inflytande i bolaget. Verksamheten ska bedrivas enligt affärsmässiga principer. Bolaget har till föremål för sin verksamhet att inom Borlänge kommun förvärva, avyttra, bebygga, äga och förvalta fastigheter eller tomträtter med bostäder, affärslägenheter och därtill hörande anläggningar. Bolagets verksamhet måjämväl omfatta uppförande av småhus till försäljning. 2.1 Redovisande exempel från verksamhetsåret Nyproduktion Borlänge är, med sin starka utveckling, med och driver den regionala utvecklingen framåt. Detta påverkar bl.a. bostadsmarknaden, Idag är det bostadsbrist i kommunen och med en ökad inflyttning ökar också behovet av fler bostäder. Under de senaste tre åren (2013,2014, 2015) har AB Stora Tunabyggen byggt ca 62 lägenheter per år, men det är inte tillräckligt. AB Stora Tunabyggen kan inte på egen hand lösa bostadsbristen i kommunen, däremot vill vi vara en av de aktörer som står for en kontinuerlig bostadsproduktion. Genomförande år Vad Antal lägenheter Betesgatan, 83 nyproduktion LSS-boende, 5 Vinkelhaken Omsorgsboende, 47 Kungsljuset Kv. Lisselhagen Kv Fiskarna 8.$L

5 2.1.2 Planerade produktioner Plats/Genomförande år Vad Antal lägenheter Kv Kungsljuset Rad/parhus Ca Studievägen, Jakobs- Enskilda småhus Ca 30 med möjlighet Gårdarna Rad/parhus till ytterligare 30 i ett Ev. flerfamiljhus andra skede LSS-boende LSS-boende 6 Kv Jonas, Skräddarbacken Flerfamiljhus Ca Rad/parhus Läroverksparken Flerfamiljhus Ca Rad/parhus Bältartäppan, Centrum Flerfamiljshus Ca 60 Buskåker, Romme ESB(en1 senare beslut) ESB Vattenparken Rad/parhus Ca Kommentar: Ett varierat inslag av olika boendeformer är ett måste i en kommun. Hyresrätten är idag den enda boendeformen som finns inom Tunabyggens fastighetsbestånd. I framtiden kan det bli aktuellt att titta på andra upplåtelseformer eller att utveckla andra boendekoncept. Exempel på sådana kan vara kooperativ hyresrätt, bostadsrätt, hyrköp eller trygghetsboende Renoveringsprojekt En trygg och stabil fastighetsförvaltning innebär bland annat långsiktiga planer for det vi vill göra i våra fastigheter. Det handlar om att göra rätt saker, på rätt fastighet, vid rätt tidpunkt. Allt för att ha nöjda hyresgäster och bevara och utveckla fastigheternas värde över tid. Nedan följer en kort sammanfattning av våra större renoveringsprojekt. Plats och Vad Övrigt genomförande år Betesgatan Tunabyggens största Renoveringen renoveringsproj ekt omfattade 276 lägenheter J akobsgârdama Omfattande renovering Ca 125 av 800 är av hela bostadsområdet. Omfattar främst en teknisk renovering, tak renoverade. och fasader samt VA i området Tjärna Ängar Omfattande renovering Ca 1300 lägenheter i 2015-ca 2025 av fastigheterna i området. området. Renovering.&.

6 2.1.4 Boinflytande Hyresgästemas engagemang för sin bostad och boendemiljö är viktig för Tunabyggen. Vi har under många år arbetat aktivt, för att våra hyresgäster på olika sätt ska kunna bli delaktiga och få möjlighet att påverka sitt boende. Aktiviteter som är till för alla Vi vill att våra hyresgäster ska uppleva att man har möjlighet att föra en dialog med oss. Förutom den dagliga dialogen mellan våra hyresgäster och våra medarbetare, genomför vi olika aktiviteter och möte i områdena. Genom dessa har hyresgästerna möjlighet att tycka till och komma med förbättringsförslag. Det kan handla om allt från allmänna frågor i ett område, specifika utvecklings- och ombyggnadsprojektlz eller mindre åtgärder som när en lekplats eller en gårdsmiljö ska rustas upp. Tunabyggen har valt att samarbeta med Hyresgästföreningen kring boinflytandet, för att genomföra de aktiviteter som arbetats fram i dialog med våra hyresgäster. Aktiviteterna ska vara till för alla Tunabyggens hyresgäster, oavsett om man är medlem i Hyresgästföreningen eller inte. '3 Hyresgäster påverkar Inom ramen för boinflytande arbetet fördelas varje år pengar, s.k. fritidsmedel, till lokala hyresgästföreningar i våra bostadsområden. För pengarna kan de lokala föreningarna planera och genomföra aktiviteter i egen regi i området, allt utifrån vad som efterfrågas av hyresgästerna. Arbetet med boinflytandet utvärderas löpande, för att säkerställa att vi bedriver verksamhet som efterfrågas och som ger ett mervärde för våra hyresgäster och Tunabyggen CSR- socialt ansvarstagande Enligt Tunabyggens ägardirektiv ska bolaget ha ett socialt ansvarstagande. Vi ska också ta ett samhällsansvar för att främja kommunens och samhällets långsiktiga utveckling. Det handlar bl.a. om etiskt, socialt, ekonomiskt och miljömässigt ansvar. För att möta gemensamma utmaningar engagerar vi oss ofta i sociala projekt och arbetsprojekt i samarbete med kommunen, myndigheter, föreningar och företag. Under 2015 sysselsatte Tunabyggen totalt 57 personer förutom egen personal i olika former av arbetsprojekt. Resultatet av dessa projekt är bland annat att kommunens försörjningsstöd minskar. Arbetsprojekten vänder sig till personer i våra bostadsområden som idag står långt ifrån arbetsmarknaden..l x ä

7 3. Borlänge studentbostäder AB - det kommunala ändamålet Bolaget ska i allmännyttigt syfte och med iakttagande av kommunallages lokaliseringsprincip tillhandahålla goda och ändamålsenliga bostäder för i första hand studerande och därmed jämförlig verksamhet. 4 Verksamheten skall bedrivas enligt affärsmässiga principer. 15 Skulle bolaget upplösas, ska av dess behållna tillgångar ett belopp motsvarande tillskjutet aktiebelopp, utbetalas till vederbörande aktieägare, samt återstoden tillfalla Borlänge kommun, att användas till främjande av bostadsutvecklingen i kommunen. 16 Bolaget ska förvärva, avyttra, äga och förvalta fastigheter eller tomträtter med bostäder, affärslägenheter och därtill hörande anläggningar samt därmed förenligt verksamhet. 3.1 verksamhetsåret tydlig affärsplan Borlänge studentbostäder AB har under ett flertal år redovisat ett årligt underskott som en följd av de vakanser som bland annat uppstår i anslutning till terminavslut och sommarmånaderna. Ändrade studieförhållanden, så som ökad andel distans - och nätstudenter vid högskolan är också en bidragande orsak till att det under perioder råder obalans mellan utbud och efterfrågan av studentbostäder i Borlänge. 18 Under 2014 har Borlänge studentbostäder AB arbetat fram en affärsplan i syfte att långsiktigt utveckla verksamheten i bolaget. Affärsplanen följer i stort affärsplanen för moderbolaget AB Stora Tunabyggen och gäller för åren '9 För att uppnå affarsplanens syfte krävs ett utvecklat samarbete med Högskolan i Dalarna, Studentkåren, och utvalda samarbetspartners som vill vara med och positionera Borlänge kommun som en framtidskommun för studentema. M Borlänge kommun, Bolagsordning för Borlänge studentbostäder AB, sid 4, 4 15 Ibid ;w

8 3.2 Antal bostäder och fördelning Antalet bostäder i Borlänge Studentbostäder 2014, 266 st rum eller lägenhet. AB är, per den 31 december Bostäderna är fördelade enligt tabellen nedan. Var Typ av bostad Antal bostäder Kornstigen 23, Tjäma Rum i vanliga 62 Ängar lägenheter LOCUS, Tjärna Ängar Studentrum 126 Mångatan, Studentrum 78 J akobsgårdama 4. Beskrivning av styrelsearbetet under räkenskapsåret 4.1 AB Stora Tunabyggen Under 2015 har 11 styrelsemöten hållits i bolaget. Exempel på större beslutsärenden är bland annat att påbörja försäljningsförberedelser, start av projekt Kv. Kungsljuset, upphandling av Kv Jonas och upphandling av ett nytt LSS-boende. När styrelsen beslutar om investerings - och/eller ombyggnadsproj ekt sker det i två steg. Steg 1 är att styrelsen beslutar om upphandling av ett projekt. Efter genomförd upphandling ska Vd redovisa kostnader och långsiktig påverkan på bolaget, därefter tar styrelsen beslut i steg 2, att starta projektet utifrån redovisade förutsättningar. 4.2 Borlänge studentbostäder AB Under 2015 har 6 styrelsemöten hållits i bolaget. Fokus under 2015 har varit på att styra verksamhetens utifrån bolagets affärsplan. e_ l.

9 5. Intern kontroll vad avser uppfyllande av bolagets ändamål Tunabyggen, styrs, som allmännyttigt kommunalt bostadsbolag, av den s k Allbolagen som trädde i kraft 1 januari Allbolagens definition av ett allmännyttigt kommunalt bostadsbolag kan sammanfattas enligt nedanzzz l. Verksamheten skall huvudsakligen bestå av förvaltning av fastigheter i vilka bostadslägenheter upplåts med hyresrätt 2. Bolaget skall främja bostadsförsörjningen i kommunen 3. Bolaget skall erbjuda hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande och inflytande i bolaget Verksamheten skall också bedrivas enligt affärsmässiga principer. Lagen reglerar också värdeöverföring till ägaren. 5.1 Upplåtelseform Samtliga av Tunabyggens bostadslägenheter upplåts med hyresrätt. 5.2 Bostadsförsörjningen i Borlänge Kommun Främjandet av bostadsförsörjningen i kommunen sker dels i AB Stora Tunabyggen vad avser ordinarie bostadslägenheter och dels i Tunabyggens helägda dotterbolag Borlänge Studentbostäder AB avseende studentlägenheter. Tunabyggen äger idag ca lägenheter vilket innebär en marknadsandel på ca 66 %24 av antalet hyresrätter i Borlänge. Tunabyggen äger även samtliga studentlägenheter. Dessa blockuthyrs till dotterbolaget. Efterfrågan på hyreslägenheter har de senaste åren varit mycket stor. Antalet aktiva i bolagets bostadskö var vid årsskiftet 2015/2016 ca st. 77 % av dessa är personer som idag inte är hyresgäster hos Tunabyggen. Antalet studentrum/-lägenheter har minskats från ca 440 st 2011 till 266 st Minskningen har gjorts för att möta en lägre efterfrågan vad gäller studentlägenheter. Dessa bostäder har förts över i ordinarie bostadsbestånd där efterfrågan är mycket stor. Kommunen har krav på att Tunabyggen ska bygga st nya bostäder per år under de närmaste åren. De planerade investeringarna har också tagits in i bolagets femåriga investeringsbudget for perioden

10 5.3 Boinflytande och inflytande i bolaget Tunabyggens modell för arbete med boinflytande har beskrivits under avsnitt Under 2015 gjordes en andrapartsrevision av verksamheten tillsammans med Hyresgästföreningen. 5.4 Affärsmässighet och värdeöverföring Bolagets långsiktiga finansiella mål, mätt som ett genomsnitt över en rullande femårsperiod ska under-stödja god lönsamhet, finansiell stabilitet och investeringar utan ägartillskott. De definierade målen är direktavkastning och soliditet.2 Bolagets långsiktiga direktavkastning ska vara på samma nivå som övriga långsiktiga fastighetsägare har på bostadsmarknaden i Borlänge. Bolagets direktavkastning ska vara lägst 3,5 %.28 Utfallet för 2015 uppgick till 4,5 % - målet har uppnåtts. Bolaget ska ha en långsiktig Soliditet på minst 12 % beräknat på bolagets egna kapital. 29 Bolagets ambitiösa investeringsprogram har inneburit att soliditetsmålet inte har kunnat uppnås de senaste åren. Försäljningen av fastigheterna Kungsljuset och Vinkelhaken har dock bidragit positivt till en förstärkning av soliditeten. Utfallet blev 14,1 % - målet har uppnåtts. Vid beräkning, med hänsyn till marknadsvärdering, bör den långsiktiga Soliditeten vara minst 30 %.3 Utfall 2015 blev 46,9% - målet har uppnåtts. Bolaget skall också bedriva sin verksamhet utifrån konkurrensneutrala villkor. Detta innebär bland annat att finansieringen av verksamheten skall ske på marknadsmässiga villkor." Bolaget lånar uteslutande med kommunal borgen som säkerhet. För att neutralisera lånevillkoren i jämförelse med fastighetsbolag som inte har möjlighet att lämna borgen som säkerhet så betalar bolaget en s k borgensavgift till kommunen. Denna borgensavgift uppgår till skillnaden i marginal för lån med pantbrev som säkerhet jämfört med lån med kommunal borgen som säkerhet. Vid varje nyupplåning eller omsättning av lån inhämtas dessa uppgifter från bankerna som underlag för beräkning av borgensavgiften. Värdeöverföring till ägaren for 2015 har skett utifrån begränsningsregeln i Allbolagen. Utdelningen beräknas som ränta på insatt aktiekapital. Aktiekapitalet uppgår till tkr. Räntesatsen fastställs varje år utifrån den för året genomsnittliga statslåneräntan med tillägg av en procent. ä

11 5.5 Internrevision AB Stora Tunabyggen har en organiserad internrevision. Revisionsgruppen består utav åtta personer, vilka samtliga erhållit revisionsutbildning. Revisionsgruppen arbetar utifrån en beslutad revisionsplan i syfte att uppfylla kraven enligt miljö- och kvalitetscertifikaten (9001 och 14001). Under 2015 har följande internrevisioner genomförts. Reviderad avdelning/process/företag Revisionsdatum Omfattning/innehåll Uthymingsprocessen Uthyrnings av lägenheter och lokaler Utflyttningsprocess/ekonomi Utflyttning från lägenhet Andrapartsrevision-Ragnsells Ramavtal gällande slamsugning Andrapartsrevision Avtal om boinflytande Hyresgästföreningen Lagrevision-innemiljö Efterlevnad av miljölagstiñningen Lagrevision-kemiska produkter Efterlevnad av miljölagstiftningen Inköp och upphandling Dokumentation och arbetssätt Andrapartsrevision- VS Rör Ramavtal Vattenhuset Uppföljande revision och omcertifiering Tredj epartsrevision av Intertek enl ISO 9001 och Under 2015 har dessutom en revisionsplan för en intern genomgång av bolagets momshantering upprättats. Flera av revisionspunktema har genomförts av ekonomiavdelningen under året och resten beräknar man färdigställa under Utöver interrevisionen genomförs årligen uppföljande revisioner av Tunabyggens huvudprocesser och ledningssystem. Denna revision genomförs av oberoende part, Intertek, som efter varje revision avger en revisionsrapport. Huvudprocesserna utgår ifrån bolagets ändamål. I samband med revisionen genomfördes även en SWOT analys i syfte att identifiera kritiska åtgärder som behöver genomföras kopplat till huvudprocessema. U

12 6. Finansiell rapportering Rapport Rapporttidpunkt Mottagare Investeringsbudget inkl September/Oktober Tunabyggens styrelse ñnansieringsbehov Resultatbudget December Tunabyggens styrelse Löpande resultatrapport Månadsvis Tunabyggens ledningsgrupp Finansrapport, månatlig Styrelsemöte Tunabyggens styrelse Uthymingsgrad, Styrelsemöte Tunabyggens styrelse månatlig Projektuppföljning Augusti, December Tunabyggens styrelse Delårsbokslut april inkl Jun1 Tunabyggens styrelse helårsprognos l Delårsbokslut augusti September Tunabyggens styrelse inkl helårsprognos 2 och BKF Årsbokslut Mars Tunabyggens styrelse och BKF Bolagsrapport, muntlig Mars Kommunfullmäktige Förutom ovanstående rapportering sker löpande rapportering till styrelsen efter varje förändring i skuldportföljen och räntederivaten. 7. Uppföljning av risker 7.1 Finansiella risker Bolagets ñnansverksamhet baseras på nedanstående styrdokument: Styrdokument Beskrivning Beslutande organ Beslutdatum Finanspolicy Gemensamma regler för Kommunfullmäktige 20 l 3- l 2- l O kommunen och de kommunala bolagen Finansiella riktlinjer Precisering och förtydligande Tunabyggens av Finanspolicyn utifrån styrelse Tunabyggens specifika förutsättningar Säkringsredovisning Regler och krav på Tunabyggens dokumentation för användning styrelse av räntederivat Utöver ovanstående styrdokument sker också en samordning av kommunkoncemens likviditets- och lånebehov i Finanskommittén som består av ekonomichefema i kommunen och i AB Borlänge Energi, Fastighets AB Hushagen och AB Stora Tunabyggen. I bolaget finns också en F inansgrupp (med delegation från bolagets styrelse),

13 bestående av styrelseordförande, VD, ekonomichef och redovisningschef. Finansgruppen har ansvar för omvärldsbevakning samt beredning och upphandling vid nyupplåning, låneomsättning och derivathantering. Varje åtgärd redovisas för godkännande i styrelsen. Bolaget anlitar också en extern finansrådgivare för rådgivning vid både löpande och strategiska beslut. Bolagets belåningsgrad är, i likhet med de flesta bostadsbolag, hög. Detta kräver ett aktivt arbete för att balansera graden av risk med en så låg lånekostnad som möjligt. Eftersom räntekostnaden är en stor kostnadspost i bolaget är det viktigt med en lång planeringshorisont. Vid utgången av 2015 var bolagets genomsnittliga räntebindningstid 4,71 år. Enligt Finanspolicyn ska kapitalbindningen gemensamt i kommunkoncemen uppgå till lägst 2 år. Varje beslut om nyupplåning och låneomsättning sker med utgångspunkten att, även i bolaget, nå upp till detta krav. Bolagets kapitalbindning har under 2015 ökat från 1,34 år till 1,89 år. Kommunfullmäktige tog i december 2015 beslutet att begränsa den totala upplåningen i kommunkoncemen till 4,6 mdkr. Utifrån denna begränsning har borgensramarna for de enskilda bolagen anpassats och fastställts. För Tunabyggens del innebär detta att borgensramarna for ökar från Mkr år 2016 till 2611 Mkr år För att klara finansieringen av bolagets planerade investeringar under innebär nivån på de fastställda borgensramarna även ett krav på en delfinansiering via avyttring av fastigheter för ca 200 Mkr. 4%

14 8. Kommunikation med revisorer och Iekmannarevisorer Bolagets valda revisor är Joakim Nilsson på PwC. Lekmannarevisorer är Ulla Olsson och Marianne Nordlöf. Ordinarie revision har vanligtvis nedanstående upplägg: Åtgärd Tidpunkt Deltagare/Ansvariga Planering/uppstartsmöte September- o Tunabyggen; inför räkenskapsårets Oktober Styrelseordförande, VD, revision. Delårsbokslut per ekonomichef och 31 augusti inkl redovisningschef. helårsprognos samt 0 PwC, vald revisor väsentliga händelser under. Lekmannarevisorer året redovisas. Förvaltningsrevision November- PwC och Tunabyggens December ekonomiavdelnjng Granskning av årsbokslut Februari PwC och Tunabyggens ekonomiavdelning Slutrevisionsmöte Mars o Tunabyggen; Styrelseorförande, VD, ekonomichef och redovisningschef. 0 PwC, vald revisor 0 Lekmannarevisorer Avgivande av Mars o PwC, vald revisor revisionsberättelse 0 Lekmannarevisorer Avgivande av granskningsrapport Utöver ordinarie revision förekommer särskild granskning initierad av lekmannarevisorema och vanligtvis utförda av auktoriserad revisionsbyrå. Under verksamhetsåret sker löpande kommunikation med såväl vald revisor som skattejurister vid uppkomsten av viktiga frågeställningar. I och med tillämpningen av nya redovisningsregler enligt K3 har avstämning med revisor skett under året vad gäller: 0 Ned- och uppskrivning av fastighetsvärden 0 Säkringsredovisning avseende räntederivat 9. Ärenden som lämnats till fullmäktige för ställningstagande ä

15 Under 2015 har inte några ärenden lämnats till fullmäktige ställningstagande. for 10. ställningstagande Styrelsen i AB Stora Tunabyggen bedömer att bolaget har uppfyllt ägarens krav vad avser bolaget ändamål, beslutade mål och att den finansiella rapporteringen fungerat på ett tillfredställande sätt. Olle Rigbom Styrelseordförande AB Stora Tunabyggen..