Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)

Transkript

1 Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31) Först publicerad: 23 mars 2016 Americas Headquarters Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA USA Tel: NETS (6387) Fax:

2 THE SPECIFICATIONS AND INFORMATION REGARDING THE PRODUCTS IN THIS MANUAL ARE SUBJECT TO CHANGE WITHOUT NOTICE. ALL STATEMENTS, INFORMATION, AND RECOMMENDATIONS IN THIS MANUAL ARE BELIEVED TO BE ACCURATE BUT ARE PRESENTED WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EXPRESS OR IMPLIED. USERS MUST TAKE FULL RESPONSIBILITY FOR THEIR APPLICATION OF ANY PRODUCTS. THE SOFTWARE LICENSE AND LIMITED WARRANTY FOR THE ACCOMPANYING PRODUCT ARE SET FORTH IN THE INFORMATION PACKET THAT SHIPPED WITH THE PRODUCT AND ARE INCORPORATED HEREIN BY THIS REFERENCE. IF YOU ARE UNABLE TO LOCATE THE SOFTWARE LICENSE OR LIMITED WARRANTY, CONTACT YOUR CISCO REPRESENTATIVE FOR A COPY. The Cisco implementation of TCP header compression is an adaptation of a program developed by the University of California, Berkeley (UCB) as part of UCB's public domain version of the UNIX operating system. All rights reserved. Copyright 1981, Regents of the University of California. NOTWITHSTANDING ANY OTHER WARRANTY HEREIN, ALL DOCUMENT FILES AND SOFTWARE OF THESE SUPPLIERS ARE PROVIDED AS IS" WITH ALL FAULTS. CISCO AND THE ABOVE-NAMED SUPPLIERS DISCLAIM ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, THOSE OF MERCHANTABILITY, FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE AND NONINFRINGEMENT OR ARISING FROM A COURSE OF DEALING, USAGE, OR TRADE PRACTICE. IN NO EVENT SHALL CISCO OR ITS SUPPLIERS BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, LOST PROFITS OR LOSS OR DAMAGE TO DATA ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THIS MANUAL, EVEN IF CISCO OR ITS SUPPLIERS HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES. Any Internet Protocol (IP) addresses and phone numbers used in this document are not intended to be actual addresses and phone numbers. Any examples, command display output, network topology diagrams, and other figures included in the document are shown for illustrative purposes only. Any use of actual IP addresses or phone numbers in illustrative content is unintentional and coincidental. Cisco and the Cisco logo are trademarks or registered trademarks of Cisco and/or its affiliates in the U.S. and other countries. To view a list of Cisco trademarks, go to this URL: Third-party trademarks mentioned are the property of their respective owners. The use of the word partner does not imply a partnership relationship between Cisco and any other company. (1110R) 2016 Cisco Systems, Inc. All rights reserved.

3 INNEHÅLL WebEx Integration till Outlook för Windows 1 Översikt av WebEx Integration till Outlook 1 Alternativ för Integration till Outlook 2 Schemalägga ett möte 5 Schemalägga möte översikt 5 Skapa ett möte och bjuda in deltagare 5 Schemalägga ett WebEx-möte 6 Schemalägg ett möte i ett personligt rum 7 Schemalägg ett personligt konferensmöte 8 Bjud in deltagare 9 Specificera ett återkommandemönster för ett möte 9 Stöd för återkommande mönster i WebEx-integreringen till Outlook 10 Utse en delegat som ska schemalägga möten för dig 12 Utse en delegat på din WebEx-webbplats 12 Utse en delegat i Microsoft Outlook 13 Schemalägga åt en alternativ värd 15 Översikt över schemaläggning av ett möte åt en annan värd 15 Schemalägga ett möte eller en avtalad tid åt en annan värd 15 Starta ett möte åt en annan värd 16 Redigera och avboka schemalagda möten 17 Redigera ett schemalagt möte 17 Avboka ett schemalagt möte 18 Starta ett möte 19 Starta ett schemalagt möte från Microsoft Outlook 19 Starta ett schemalagt möte från WebEx-menyn i Outlook 19 Starta ett möte från din WebEx-webbplats 20 Starta ett direktmöte eller ett personligt möte från WebEx-menyn i Outlook 20 Starta en personlig konferens från Outlook 20 Delta i ett möte 21 iii

4 Innehåll Ansluta till ett möte från e-postinbjudan till möte 21 Anslut till ett möte från WebEx-menyn i Outlook 22 Anslut till ett möte från WebEx-webbplatsen 22 Installera och konfigurera WebEx produktivitetsverktyg 23 Översikt om installation och konfigurering av WebEx produktivitetsverktyg 23 Installera WebEx produktivitetsverktyg 24 Installera WebEx produktivitetsverktyg 25 Öppna dialogrutan WebEx-inställningar 25 Konfigurera alternativ för WebEx produktivitetsverktyg 26 Om kontofliken 26 Om fliken Inställningar för Träffas nu 27 Om fliken Inställningar 28 Om fliken Verktyg 28 Kontrollera produktivitetsverktygsversion 29 Söka efter uppdateringar 29 Avinstallera WebEx produktivitetsverktyg 30 Avinstallera WebEx produktivitetsverktyg med hjälp av kommandona i startmenyn: 30 Avinstallera WebEx produktivitetsverktyg med hjälp av Kontrollpanelen: 31 iv

5 KAPITEL 1 WebEx Integration till Outlook för Windows Översikt av WebEx Integration till Outlook, sida 1 Alternativ för Integration till Outlook, sida 2 Översikt av WebEx Integration till Outlook WebEx-integrering till Outlook ger ett bekvämt sätt för dig att schemalägga eller starta WebEx-möten, WebEx-möten i personliga rum eller personliga WebEx-konferensmöten via Microsoft Outlook. Med WebEx-integrering till Outlook kan du utföra dessa uppgifter utan att behöva använda din WebEx-webbplats, d.v.s. den webbplats som du normalt använder för att schemalägga och delta i dina WebEx-möten. WebEx-integration till Outlook ingår i WebEx produktivitetsverktyg. Din webbplatsadministratör kan redan ha installerat WebEx produktivitetsverktyg åt dig. Annars kan du hämta WebEx produktivitetsverktyg från din WebEx-webbplats. Se Installera WebEx produktivitetsverktyg, på sidan 25 för mer information. Efter att du har installerat WebEx produktivitetsverktyg kommer alternativen för WebEx-integrering till Microsoft Outlook att visas, vilket låter dig schemalägga ett WebEx-möte snabbt och enkelt. OBS! Innan du använder WebEx Integration till Outlook måste du se till att: Du har ett användarkonto på din WebEx-webbplats. Alternativet WebEx-integrering till Outlook för WebEx produktivitetsverktyg finns på din WebEx-webbplats. Datorn är ansluten till Internet. Du vet hur man använder Microsoft Outlook. När du schemalägger ett möte kan du bjuda in deltagare till mötet via valfri Outlook-adresslista, inklusive den globala adresslistan, din personliga adresslista och mappen Kontakter. Deltagare behöver inte använda WebEx-integrering till Outlook för att delta i mötet och de behöver inte ha ett WebEx-konto, utom om mötet är begränsat till endast WebEx-användare på din webbplats. För att skydda dina möten använder WebEx-integrering till Outlook 128-bitars SSL-kryptering (Secure Sockets Layer) för alla data som skickas och tas emot via din WebEx-webbplats. 1

6 Alternativ för Integration till Outlook WebEx Integration till Outlook för Windows WebEx-integrering till Outlook möjliggör dessutom följande: Snabbåtkomst till Mitt WebEx på din WebEx-webbplats, där du hittar din personliga möteslista, användarprofil och andra kontoalternativ En funktion för att starta ett direktmöte med Träffas nu (gäller endast vissa WebEx-servicewebbplatser) Mallar för mötesinbjudan Alternativ för Integration till Outlook När WebEx produktivitetsverktyg är installerade visas WebEx-integreringsverktygsfältet i Microsoft Outlook-fönstret. Du kan klicka och dra i någon av dessa linjer för att få WebEx-verktygsfältet att flyta på samma sätt som är möjligt med verktygsfälten i Microsoft Outlook. Genom att trycka på X-knappen stängs det flytande verktygsfältet. För att återställa verktygsfältet högerklickar du på valfritt Outlook-verktygsfält och väljer sedan WebEx produktivitetsverktyg. Här följer en beskrivning av knapparna i WebEx-integreringens verktygsfält. Träffas nu: Starta ett direktmöte eller ett möte i ett personligt rum. Detta är ett möte som du kan starta när som helst utan att behöva schemalägga det i förväg. Du kan ange inställningar för direktmöten under fliken Träffas nu -inställningar i dialogrutan WebEx-inställningar. Som standard hålls direktmöten i ditt personliga rum. Om du inte vill använda ditt personliga rum för direktmöten ska du slå av alternativet Använd mitt personliga rum för alla mina direktmöten under avsnittet Träffas nu -inställningar i dina inställningar. Starta ett direktmöte eller ett personligt rum. Detta är ett möte som du kan starta när som helst utan att behöva schemalägga det i förväg. Du kan ange inställningar för direktmöten under fliken Träffas nu-inställningar i dialogrutan WebEx-inställningar. Schemalägga möte: Genom att välja denna knapp öppnar du Outlook-fönstret Avtalad tid som innehåller WebEx-integrering till Outlook-alternativen för att lägga till ett WebEx-möte, ett möte i ditt personliga rum eller ett personligt konferensmöte. Genom att välja Schemalägg ett möte i ett personligt rum kommer mötesinformationen om ditt personliga rum att läggas till i Outlook-inbjudan. Du kan ange alternativ för schemalagda möten i Schemaläggningsalternativen som du väljer på Mitt WebEx. Se Konfigurera alternativ för WebEx produktivitetsverktyg, på sidan 26 för mer information. OBS! Mötesfönstret i Outlook innehåller också WebEx-integreringsalternativen. Menyn Schemalägg möte: Genom att välja menyn Schemalägg möte i WebEx-verktygsfältet i Outlook får du följande alternativ: Mitt WebEx: Tillåter dig att komma åt Mitt WebEx, där du kan hantera din kontoinformation och möten som du har schemalagt, på din WebEx-webbplats. Se onlinehjälpen på din webbplats för mer information om Mitt WebEx. Kontoinställningar: Öppnar Kontofliken i dialogrutan WebEx-inställningar och tillåter dig specificera din WebEx-användarkontoinformation - såsom URL till din WebEx-webbplats samt ditt användarnamn och lösenord. Du kan även ange flera alternativ i dialogrutan WebEx-inställningar, till exempel alternativ för direktmöten. Mötesmallar: Låter dig visa mallar som du eller din webbplatsadministratör som sparat på din WebEx-webbplats. Mallarna innehåller mötesinställningar. Du kan välja mallen som uppfyller 2

7 WebEx Integration till Outlook för Windows Alternativ för Integration till Outlook dina behov. Mötesmallar är endast tillgängliga om inställningarna för administrering av webbplatsen tillåter värdar att använda mallar för Outlook. Ställ in schemaläggningsbehörighet: Öppnar profilsidan i Mitt WebEx där du kan utse ett ombud som kan schemalägga eller redigera möten åt dig. För mer information, se Utse ett ombud att schemalägga möten åt dig. Hjälp: Låter dig söka efter instruktioner om hur man använder WebEx-integreringen till Outlook. Om: Visar versionsnumret och licens- och patentinformation om WebEx-integrering till Outlook. Sök efter uppdatering: Kontrollerar om du använder den senaste produktivitetsverktygsversionen eller om det finns en nyare version att hämta. 3

8 Alternativ för Integration till Outlook WebEx Integration till Outlook för Windows 4

9 KAPITEL 2 Schemalägga ett möte Schemalägga möte översikt, sida 5 Skapa ett möte och bjuda in deltagare, sida 5 Schemalägga ett WebEx-möte, sida 6 Schemalägg ett möte i ett personligt rum, sida 7 Schemalägg ett personligt konferensmöte, sida 8 Bjud in deltagare, sida 9 Specificera ett återkommandemönster för ett möte, sida 9 Utse en delegat som ska schemalägga möten för dig, sida 12 Schemalägga möte översikt När du schemalägger ett onlinemöte och skickar mötesinbjudningar med WebEx-integreringen till Outlook måste du tänka på följande: WebEx-integrering till Outlook tillhandahåller grundläggande alternativ för att schemalägga ett möte. Vissa alternativ som visas på din WebEx-webbplats finns kanske inte i WebEx-integreringen till Outlook. WebEx-integreringen till Outlook stöder inte alla alternativ för återkommande möten som finns i Microsoft Outlook. Se Specificera ett återkommandemönster för ett möte, på sidan 9 för mer information. När du skickar mötesinbjudningar från Microsoft Outlook visas mötets starttid i den tidszon som är inställd i din dator och inte i den tidszon som du har angett för din WebEx-servicewebbplats. På din WebEx-webbplats visas alla mötestider i den tidszon som du har ställt in på webbplatsen, oavsett vilken tidszon du har angett i din dator. Skapa ett möte och bjuda in deltagare Se Schemalägga ett WebEx-möte, på sidan 6 för att skapa ett möte med WebEx-integrering till Outlook. 5

10 Schemalägga ett WebEx-möte Schemalägga ett möte Se Schemalägg ett personligt konferensmöte, på sidan 8 för att skapa ett personligt konferensmöte med WebEx-integrering till Outlook. Om du vill bjuda in deltagare till ett schemalagt möte se Bjud in deltagare, på sidan 9. Om du vill ange ett återkommande möte se Specificera ett återkommandemönster för ett möte, på sidan 9. Schemalägga ett WebEx-möte För att skapa ett onlinemöte med WebEx-integreringen till Outlook ska du öppna ett nytt Outlook-fönster för Mötesförfrågan eller Avtalad tid och sedan ange informationen och inställningarna för mötet. Steg 3 Steg 4 Steg 5 Steg 6 Gör något av följande i Microsoft Outlook: Välj Schemalägg möte i WebEx-verktygsfältet. Gå till Fil-menyn och välj Ny > Mötesförfrågan eller Ny > Avtalad tid. Ett schemaläggningsfönster visas med knappen Lägg till WebEx-möte. OBS! När du schemalägger ett WebEx-möte och din WebEx-webbplats har stöd för mötesrum för samarbete (CMR Cloud) blir det också ett CMR-möte, vilket inbegriper information som gör det möjligt för inbjudna att delta via videokonferenssystem och -program. Gör följande för att ange allmän mötesinformation: Skriv ett mötesämne i rutan Ämne. Ange start- och sluttider för mötet i listrutorna Starttid och Sluttid. (Valfritt) För att ange ett återkommande mönster för ditt möte, klicka på Återkommande och välj sedan återkommande-alternativ. Se Specificera ett återkommandemönster för ett möte, på sidan 9 för mer information. (Valfritt) Välj Lägg till rum för att schemalägga ett TelePresence-rum som en rumsresurs och därmed göra det möjligt för användare att delta från en TelePresence-enhet. OBS! Deltagare kan välja Delta i möte direkt på TelePresence-enheten om din WebEx-webbplats och ditt konto är aktiverade för CMR Cloud när du lägger till TelePresence-rummet som en rumsresurs. (Valfritt) Ange andra alternativ som Microsoft Outlook tillhandahåller, t.ex. en påminnelse om mötet. Välj Lägg till WebEx-möte för att ange mötesinställningar. I dialogrutan WebEx-inställningar väljer du Mötestyp för ett WebEx-möte eller Personlig konferens i MeetingPlace för ett personligt konferensmöte i MeetingPlace. OBS! Om du har ett Cisco Unified MeetingPlace-konto kan du också välja en WebEx tjänstetyp, och för Typ av konferens kan du sedan välja Cisco Unified MeetingPlace ljudkonferens. Ange ett möteslösenord eller godkänn det systemgenererade möteslösenordet. (Valfritt) Välj Resurser och ange sedan namnen på alla deltagare som du vill utse till alternativa värdar i listan Alternativ värd. 6

11 Schemalägga ett möte Schemalägg ett möte i ett personligt rum OBS! En alternativ värd kan starta, hantera och spela in mötet om värden ännu inte deltar. En alternativ värd måste ha ett användarkonto på din WebEx-webbplats. Om du utser fler än en alternativ värd får den första alternativa värden som deltar i mötet kontrollen över mötet. En alternativ värd måste vara en av personerna som du har bjudit in till mötet och måste ha ett användarkonto på din WebEx-webbplats. Om du utser fler än en alternativ värd får den första alternativa värden som deltar i mötet kontrollen över mötet. Även om en alternativ värd kan spela in mötet kommer den ursprungliga värden fortfarande att äga inspelningen och får meddelandet när inspelningen är klar. Steg 7 Steg 8 Ange fler inställningar för mötet och klicka sedan på OK. Se Konfigurera alternativ för WebEx produktivitetsverktyg, på sidan 26 för mer information. OBS! Om du schemalägger ett möte med Cisco Unified MeetingPlace ljudkonferens och du har stängt av både Deltagarna kan ansluta till mötet X minuter före starttiden och Deltagare kan också ansluta till telekonferensen innan den börjar, kan deltagarna inte delta i mötet från en mobil enhet utan att någon först startar mötet från WebEx-webbplatsen. Gör något av följande, om det är tillämpligt: Skicka en mötesinbjudan till deltagarna. Se Bjud in deltagare, på sidan 9 för mer information. Klicka på Spara och stäng och bjud in deltagarna till det schemalagda mötet senare. WebEx-integrering till Outlook kontaktar din WebEx-webbplats och lägger sedan till det schemalagda mötet i din Outlook-kalender, listan över möten på mötessidan i Mitt WebEx på din WebEx-webbplats och på din personliga rumssida, om ditt konto har ett personligt rum. Schemalägg ett möte i ett personligt rum När du schemalägger ett möte i ett personligt rum kommer mötet att ske i ditt personliga rum och länken för att delta i mötet är URL:en till ditt personliga rum. För att schemalägga ett möte i ett personligt rum med WebEx-integreringen till Outlook öppnar du ett nytt fönster för en ny Mötesbegäran eller Avtalad tid i Outlook och anger informationen och inställningarna för mötet. Steg 3 I arkivmenyn i Microsoft Outlook väljer du Ny > Mötesbegäran eller Ny > Avtalad tid. Ett schemaläggningsfönster visas med knappen Lägg till WebEx-möte i WebEx-verktygsfältet. Välj menyn Lägg till WebEx-möte och sedan Lägg till personligt rum för att lägga till inställningar för ett möte i ett personligt rum. OBS! När du schemalägger ett möte i ett personligt rum och din WebEx-webbplats har stöd för mötesrum för samarbete (CMR Cloud) är det också ett CMR-möte, vilket inbegriper information som gör det möjligt för deltagare att delta från videokonferenssystem och -program. Gör följande för att ange allmän mötesinformation: 7

12 Schemalägg ett personligt konferensmöte Schemalägga ett möte a) Skriv ett mötesämne i rutan Ämne. b) Ange start- och sluttider för mötet i listrutorna Starttid och Sluttid. c) (Valfritt) För att ange ett återkommande mönster för ditt möte, klicka på Återkommande och välj sedan återkommande-alternativ. Se Specificera ett återkommandemönster för ett möte, på sidan 9 för mer information. Steg 4 d) (Valfritt) Välj Lägg till rum för att schemalägga ett TelePresence-rum som en rumsresurs och därmed göra det möjligt för användare att delta från en TelePresence-enhet. OBS! Deltagare kan välja Delta i möte direkt på TelePresence-enheten om din WebEx-webbplats och ditt konto är aktiverade för CMR Cloud när du lägger till TelePresence-rummet som en rumsresurs. e) (Valfritt) Ange andra alternativ som Microsoft Outlook tillhandahåller, t.ex. en påminnelse om mötet. Skicka inbjudan. Schemalägg ett personligt konferensmöte För att skapa ett personligt konferensmöte via WebEx-integreringen till Outlook ska du öppna fönstret för en ny Mötesbegäran eller en Avtalad tid i Outlook och sedan ange informationen och inställningarna för mötet. Gör något av följande i Microsoft Outlook: Välj Schemalägg möte i WebEx-verktygsfältet. Gå till Fil-menyn och välj Ny > Mötesförfrågan eller Ny > Avtalad tid. Ett schemaläggningsfönster visas med knappen Lägg till personligt konferensmöte i WebEx-verktygsfältet. Steg 3 Steg 4 Steg 5 Gör följande för att ange allmän mötesinformation: Skriv ett mötesämne i rutan Ämne. Ange start- och sluttider för mötet i listrutorna Starttid och Sluttid. (Valfritt) För att ange ett återkommande mönster för ditt möte, klicka på Återkommande och välj sedan återkommande-alternativ. Se Specificera ett återkommandemönster för ett möte, på sidan 9 för mer information. (Valfritt) Ange andra alternativ som Microsoft Outlook tillhandahåller, t.ex. en påminnelse om mötet. Välj Lägg till personligt konferensmöte för att ange inställningarna för det personliga konferensmötet. Om Konto-fliken i dialogrutan WebEx-inställningar visas, skriver du in den nödvändiga informationen och väljer sedan OK. Dialogrutan WebEx-inställningar visas. Om du schemalägger mötet åt en annan värd visas meddelandet Du schemalägger åt [värdnamn] i dialogrutan WebEx-inställningar. Ange WebEx-inställningar och välj sedan OK. Se Konfigurera alternativ för WebEx produktivitetsverktyg, på sidan 26 för mer information. 8

13 Schemalägga ett möte Bjud in deltagare Steg 6 Gör något av följande, om det är tillämpligt: Skicka en mötesinbjudan till deltagarna. Se Bjud in deltagare, på sidan 9 för mer information. Klicka på Spara och stäng och bjud in deltagarna till det schemalagda mötet senare. WebEx-integreringen till Outlook kontaktar din WebEx-webbplats och lägger sedan till det schemalagda mötet i: Din Microsoft Outlook-kalender Listan med möten på sidan Mina WebEx-möten på din WebEx-webbplats Din personliga rumssida, om ditt konto har en sådan sida Bjud in deltagare När du använder WebEx-integreringen till Outlook för att schemalägga ett möte kan du bjuda in personer genom att välja deras namn eller e-postadresser i någon av listorna med Microsoft Outlook-kontakter. Om din organisation till exempel upprätthåller en global adresslista kan du bjuda in deltagare genom att välja deras namn i den listan. Du kan också bjuda in deltagare som inte finns med i en lista med Outlook-kontakter genom att ange deras e-postadresser. När du har bjudit in en deltagare till ett schemalagt möte får denne en e-postinbjudan. E-postmeddelandet inkluderar information om mötet, inklusive lösenord och en länk som deltagaren kan välja för att delta i mötet. Steg 3 Om du har schemalagt ett möte med WebEx-integreringen till Outlook öppnar du mötesposten i din Outlook-kalender. Om du öppnar ett Avtalad tid-fönster väljer du Bjud in deltagare för att se rutan Till där du kan ange deltagarnas namn eller e-postadresser. För att ta bort rutan Till väljer du Avbryt inbjudan. Ange deltagarnas namn eller e-postadresser i rutan Till och välj sedan Skicka. Specificera ett återkommandemönster för ett möte Med hjälp av alternativen för återkommande möten i Outlook kan du ange ett återkommande intervall för ditt online-möte. Du kan till exempel ange att ett möte ska återkomma 14:00 alla onsdagar till och med ett specifikt datum. WebEx-integreringen till Outlook schemalägger mötet på alla dagar som du har angett i det återkommande intervallet. De återkommande alternativen som du kan använda med WebEx-integreringen till Outlook är begränsade till alternativen som finns tillgängliga på din WebEx-webbplats. 9

14 Stöd för återkommande mönster i WebEx-integreringen till Outlook Schemalägga ett möte I fönstret Möte eller Avtalad tid för mötet väljer du Återkommande. Ange alternativen i dialogrutan och välj sedan OK. Stöd för återkommande mönster i WebEx-integreringen till Outlook Följande tabell visar hur återkommande intervall i Outlook hanteras i WebEx: WebEx Meetings Typ Dagligen Veckovis Månadsvis Outlook-alternativ Var [X] dag Varje veckodag Var [X] vecka på: [söndag, måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag] Dag [X] var [y]:e månad Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] dagen i varje månad Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] vardagen eller helgdagen Alternativet Konverterat till WebEx-möte Var [X] dag Varje veckodag För Event Center-händelser och Training Center-utbildningssessioner: Varje vecka på: [söndag, måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag] Om du använder Microsoft Outlook för att schemalägga ett möte som upprepas var X:e vecka och X är större än 1, schemaläggs mötet så som du angett i Outlook, men det visas som ett veckovist möte på din WebEx-webbplats. Veckostarten pekar alltid på standardvärdet som är söndag. Anpassning stöds inte, så om du ändrar veckostarten till en annan dag synkroniseras inte veckostarten med WebEx-webbplatsen. Dag [X] var [y]:e månad Stöds ej Stöds ej Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] söndagen, måndagen, tisdagen, onsdagen, torsdagen, fredagen, lördagen var [x] månad Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] söndagen, måndagen, tisdagen, onsdagen, torsdagen, fredagen, lördagen var [x] månad 10

15 Schemalägga ett möte Stöd för återkommande mönster i WebEx-integreringen till Outlook Typ Årligen Outlook-alternativ [1...31] [januari...december], vart n (n> 1) år [första, andra, tredje, fjärde, sista] [dag, vardag, helgdag] i [januari... december] Alternativet Konverterat till WebEx-möte [1...31] [januari...december], vart n (n> 1) år Stöds ej. [första, andra, tredje, fjärde, sista] [söndagen, måndagen, tisdagen, onsdagen, torsdagen, fredagen, lördagen] i [januari...december] vart n(n>1) år [första, andra, tredje, fjärde, sista] [söndagen, måndagen, tisdagen, onsdagen, torsdagen, fredagen, lördagen] i [januari...december] vart n(n>1) år Slutdatum Inget slutdatum. Upphör efter [X] förekomster. Upphör vid [datuminmatning] Inget slutdatum. Upphör efter [X] förekomster. Upphör vid [datuminmatning] Personliga konferensmöten i WebEx Typ Dagligen Veckovis Månadsvis Outlook-alternativ Var [X] dag Varje veckodag Var [X] vecka på: [söndag, måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag] Dag [X] var [y]:e månad Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] dagen i varje månad Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] vardagen eller helgdagen Alternativet Konverterat till personligt konferensmöte i WebEx Varje dag Varje veckodag Var [X] vecka på: [söndag, måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag] Dag [x] i varje månad. Dag [1,2,3,4,31] i varje månad. Stöds ej. Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] söndagen, måndagen, tisdagen, onsdagen, torsdagen, fredagen, lördagen var [x] månad Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] söndagen, måndagen, tisdagen, onsdagen, torsdagen, fredagen, lördagen var [x] månad 11

16 Utse en delegat som ska schemalägga möten för dig Schemalägga ett möte Typ Årligen Slutdatum Outlook-alternativ Varje [januari...december] [1,...31] [första, andra, tredje, fjärde, sista] [dag, vardag, helgdag] i [januari... december] [första, andra, tredje, fjärde, sista] [söndag, måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag] i [januari... december] Inget slutdatum. Upphör efter [x] förekomster. Upphör vid [datuminmatning] Alternativet Konverterat till personligt konferensmöte i WebEx Stöds ej. Stöds ej. Stöds ej. Om tidsperioden är längre än ett år kommer den att omvandlas till ett år. Om tidsperioden är längre än ett år kommer den att omvandlas till ett år. Om tidsperioden är längre än ett år kommer den att omvandlas till ett år. Utse en delegat som ska schemalägga möten för dig I WebEx-integreringen till Outlook kan du utse ett ombud som kan schemalägga eller redigera möten åt dig. Om du t.ex. regelbundet måste vara värd för WebEx-möten, kan du ge din assistent tillåtelse att schemalägga möten åt dig. När behörigheten har tilldelats kan ditt ombud schemalägga, redigera, avboka och starta möten åt dig. På din WebEx-webbplats ger du ombudet schemaläggningsbehörighet. I Microsoft Outlook delar du din kalender med ombudet. Viktigt Du kan när som helst ta bort schemaläggningsbehörigheten från ombudet. Utse en delegat på din WebEx-webbplats Du utser ett ombud genom att ge det schemaläggningsbehörighet på sidan Mitt WebEx > Mina inställningar på din WebEx-webbplats. Du kan gå till sidan direkt från Microsoft Outlook. Förutom att ge schemaläggningsbehörighet på din WebEx-webbplats, delar du din kalender med delegaten i Microsoft Outlook. Se Utse en delegat i Microsoft Outlook, på sidan 13 för mer information. 12

17 Schemalägga ett möte Utse en delegat i Microsoft Outlook Viktigt Om du inte ser alternativet att tilldela ett ombud på din WebEx-webbplats ska du be din administratör att aktivera funktionen. Ditt ombud måste också ha ett WebEx-värdkonto på din WebEx-webbplats. E-postadresserna för dig och för delegaternas konton på din WebEx-webbplats måste stämma överens med adresserna i Microsoft Outlook. Steg 3 Steg 4 Steg 5 Steg 6 I WebEx-verktygsfältet i Microsoft Outlook väljer du Schemalägg möte. Välj Ställ in schemaläggningsbehörighet på menyn som visas. Sidan Mitt WebEx > Inställningar visas. Expandera kategorin Schemaläggningsalternativ. Under Schemaläggningsbehörighet klickar du på Välj värd. I fönstret Välj värdar markerar du ombudets e-postadress och klickar på Lägg till > OK. Välj Spara. Utse en delegat i Microsoft Outlook Utse en delegat genom att dela din kalender med denne i Microsoft Outlook. Förutom att dela din kalender i Microsoft Outlook skall du även ge schemaläggningsbehörighet för din WebEx-webbplats. Se Utse en delegat på din WebEx-webbplats, på sidan 12 för mer information. Viktigt Säkerställ att kalendern som du delar inte finns i din personliga Microsoft Outlook-mapp. Ditt ombud kan bara få tillgång till din kalender om den ligger i en offentlig mapp. Namnet på ombudet som du vill utse måste finnas i den globala adresslistan i Microsoft Outlook. Steg 3 Steg 4 Steg 5 Steg 6 I arkivmenyn väljer du Kontoinställningar. Välj Ombudsåtkomst i menyn Kontoinställningar. I dialogrutan Delegater klickar du på Lägg till. Välj namnet på ombudet och klicka sedan på OK. I dialogrutan Delegatbehörighet väljer du Redigerare i Kalendern och klickar sedan på OK. Klicka på OK för att stänga dialogrutan Ombud. 13

18 Utse en delegat i Microsoft Outlook Schemalägga ett möte 14

19 KAPITEL 3 Schemalägga åt en alternativ värd Översikt över schemaläggning av ett möte åt en annan värd, sida 15 Schemalägga ett möte eller en avtalad tid åt en annan värd, sida 15 Starta ett möte åt en annan värd, sida 16 Översikt över schemaläggning av ett möte åt en annan värd Du kan schemalägga ett möte åt en annan värd om värden gett dig behörighet att göra det. Om du t.ex. är assistent till en värd som regelbundet måste hålla WebEx-möten, kan värden ge dig behörighet att schemalägga möten. När du har fått behörighet att schemalägga möten av en annan värd kan du schemalägga, redigera och avboka möten åt värden. Innan du schemalägger ett möte åt en annan värd ska du säkerställa att du har ett värdkonto och att du har WebEx produktivitetsverktyg installerade på din dator. Den faktiska värden måste också ge dig schemaläggningsbehörighet på WebEx-webbplatsen, välja dig som ombud i Microsoft Outlook och dela sin kalender med dig. OBS! När du har schemalagt ett möte åt en annan värd kan du vid behov även starta mötet för värden. Se Starta ett möte åt en annan värd, på sidan 16 för mer information. Den faktiska värden kan när som helst återkalla din schemaläggningsbehörighet. Schemalägga ett möte eller en avtalad tid åt en annan värd För att schemalägga ett möte eller en avtalad tid åt en annan värd, öppnar du först värdens Outlook-kalender som värden redan har delat med dig. Öppna den andra värdens kalender i Outlook genom att göra följande: 15

20 Starta ett möte åt en annan värd Schemalägga åt en alternativ värd Steg 3 a) I Arkiv-menyn i Microsoft Outlook väljer du Öppna > Annan användares mapp. Dialogrutan Öppna en annan användares mapp visas. b) Skriv in namnet på den faktiska värden eller välj Namn för att välja den faktiska värdens namn. c) Välj Kalender i listan över Mapptyp och klicka på OK. OBS! Du kan öppna en annan persons kalender på flera olika sätt, beroende på hur du har anpassat dina Outlook-vyer. För mer information, se Microsoft Outlook-hjälpen. Den delade kalendern visas. Om du visar flera kalendrar intill varandra ska du säkerställa att du har valt den faktiska värdens kalender genom att klicka på den en gång. Öppna ett nytt Mötesförfrågan- eller Avtalad tid-fönster i Outlook och ange sedan information och inställningar för mötet. Starta ett möte åt en annan värd När du schemalägger ett möte för en annan värd får den faktiska värden ett bekräftelsemeddelande via e-post till sin Outlook. Innan du börjar Se till att den faktiska värden fortfarande delar sin eller sin värds kalender. Steg 3 Öppna den andra värdens kalender i Outlook genom att göra följande: a) I Arkiv-menyn i Microsoft Outlook väljer du Öppna > Annan användares mapp. Dialogrutan Öppna en annan användares mapp visas. b) Skriv in namnet på den faktiska värden eller välj Namn för att välja den faktiska värdens namn. c) Välj Kalender i listan över Mapptyp och klicka på OK. OBS! Du kan öppna en annan persons kalender på flera olika sätt, beroende på hur du har anpassat dina Outlook-vyer. För mer information, se Microsoft Outlook-hjälpen. Den delade kalendern visas. Dubbelklicka på mötesposten i den andra värdens kalender. E-postbekräftelsemeddelandet visas. Starta mötet genom att följa instruktionerna i e-postmeddelandet och se till att du loggar in på ditt eget WebEx-värdkonto på WebEx-webbplatsen. 16

21 KAPITEL 4 Redigera och avboka schemalagda möten Redigera ett schemalagt möte, sida 17 Avboka ett schemalagt möte, sida 18 Redigera ett schemalagt möte När du har schemalagt ett möte med WebEx Integration till Outlook kan du när som helst göra ändringar i mötet i Microsoft Outlook. Du kan till exempel ändra starttiden, ange ett nytt lösenord, välja ett telekonferensalternativ o.s.v. När du har gjort ändringar i ett schemalagt möte skickar Integration till Outlook en uppdaterad inbjudan till de deltagare som du har bjudit in till mötet samt uppdaterar mötesinformationen på din WebEx-webbplats. OBS! Om du avbokar ett WebEx-möte via din WebEx-webbplats kommer dessa ändringar inte att återspeglas i Outlook. Om du till exempel avbokar mötet från din webbplats kommer mötet inte att avbokas i din Outlook-kalender. Därför rekommenderar vi att du endast använder Outlook för att avboka ett möte. Det är inte möjligt att redigera ett möte via din WebEx-webbplats om mötet har schemalagts via Outlook. Om du flyttar eller avbokar en enstaka förekomst av ett återkommande WebEx-möte med Microsoft Outlook kommer ändringarna även att visas på din WebEx-webbplats. I din Microsoft Outlook-kalender öppnar du posten för det schemalagda mötet. Redigera mötesinformation eller ändra alternativ antingen i verktygsfältet eller under fliken Avtalad tid. Till exempel: För att ändra WebEx-mötesinställningar väljer du Ändra inställningar. För att ta bort tidigare konfigurerade WebEx-mötesinställningar väljer du Avboka WebEx-möte. För att lägga till eller ändra ett återkommande intervall väljer du Återkommande. 17

22 Avboka ett schemalagt möte Redigera och avboka schemalagda möten För att redigera texten i mötets e-postinbjudan går du till fliken Avtalad tid. Steg 3 Gör något av följande, om det är tillämpligt: För att skicka den uppdaterade mötesinbjudan till de inbjudna deltagarna och spara det uppdaterade mötet i din Outlook-kalender väljer du Skicka uppdatering. Spara det uppdaterade mötet i Microsoft Outlook-kalendern genom att klicka på Spara och stäng. Integration till Outlook kontaktar din WebEx-servicewebbplats och uppdaterar mötet på webbplatsen. Avboka ett schemalagt möte Om du schemalägger ett möte med hjälp av Integration till Outlook kan du avboka mötet i Outlook. Efter att du har annullerat ett möte i Outlook, kontaktar Integration till Outlook din WebEx-plats och tar bort mötet därifrån. OBS! Om du avbokar ett endast-webex-möte via din WebEx-webbplats kommer dessa ändringar inte att återspeglas i Outlook. Om du till exempel avbokar mötet via din webbplats kommer din Outlook-kalender fortfarande att visa mötet. Av denna anledning ska du endast använda Outlook för att avboka eller redigera ett endast-webex-möte som du ursprungligen har schemalagt med Outlook. Steg 3 Steg 4 Öppna mötesposten från din Outlook-kalender. Välj Avboka möte. Välj Ja i bekräftelsemeddelandet. Välj Skicka avbokning. 18

23 KAPITEL 5 Starta ett möte Starta ett schemalagt möte från Microsoft Outlook, sida 19 Starta ett schemalagt möte från WebEx-menyn i Outlook, sida 19 Starta ett möte från din WebEx-webbplats, sida 20 Starta ett direktmöte eller ett personligt möte från WebEx-menyn i Outlook, sida 20 Starta en personlig konferens från Outlook, sida 20 Starta ett schemalagt möte från Microsoft Outlook Öppna mötesposten i din Microsoft Outlook-kalender. Starta mötet genom att klicka på länken. Länken som visas i din mötespost är endast för mötesvärdar. Länken som visas i deltagarnas inbjudningar är en annan länk som deltagarna kan välja för att delta i mötet. Se Ansluta till ett möte från e-postinbjudan till möte, på sidan 21 för mer information. Starta ett schemalagt möte från WebEx-menyn i Outlook I WebEx-verktygsfältet i Microsoft Outlook väljer du Schemalägg möte och sedan Starta ett schemalagt möte. 19

24 Starta ett möte från din WebEx-webbplats Starta ett möte Dialogrutan Starta schemalagt möte visas med en lista över dina tidigare schemalagda möten. Steg 3 Välj mötet som du vill starta. Välj Starta. Ditt möte startas och fönstret för möteshanteraren öppnas. Starta ett möte från din WebEx-webbplats Steg 3 Steg 4 I Microsoft Outlook väljer du WebEx. Välj Mitt WebEx i menyn Schemalagda möten. Du kan bli ombedd att logga in på din WebEx-webbplats om du inte redan är inloggad. Mötessidan i Mitt WebEx visas. Säkerställ att Möten som du är värd för är valt i listan överst på sidan. Välj Starta bredvid mötet som du vill starta. Starta ett direktmöte eller ett personligt möte från WebEx-menyn i Outlook För att starta ett direktmöte eller ett personligt möte i Microsoft Outlook väljer du Träffas nu. Som standard hålls direktmöten i ditt personliga rum. Om du inte vill använda ditt personliga rum för direktmöten ska du slå av alternativet Använd mitt personliga rum för alla mina direktmöten under avsnittet Träffas nu -inställningar i dina inställningar. Starta en personlig konferens från Outlook I Microsoft Outlook väljer du WebEx. Välj Starta en personlig konferens i menyn Schemalagda möten. 20

25 KAPITEL 6 Delta i ett möte Ansluta till ett möte från e-postinbjudan till möte, sida 21 Anslut till ett möte från WebEx-menyn i Outlook, sida 22 Anslut till ett möte från WebEx-webbplatsen, sida 22 Ansluta till ett möte från e-postinbjudan till möte När du får en e-postinbjudan till ett möte kan du delta på ett av följande sätt: Delta i WebEx-mötet: Du kan välja länken i e-postinbjudan för att delta i mötet. Om du väljer länken i inbjudan från en dator kommer du att delta i mötet från din dator. Om du väljer länken i inbjudan från din mobilenhet och du har installerat mobilappen Cisco WebEx Meetings omdirigeras du till mobilappen för att delta i mötet. Delta från ett videokonferenssystem eller -program: Om din WebEx-webbplats och ditt konto är aktiverat för mötesrum för samarbete (CMR Cloud) innehåller e-postinbjudan en videoadress till mötet. Du kan ange denna videoadress från ditt videokonferenssystem eller -program för att delta i mötet. Dessutom kan du, om värden har schemalagt ditt TelePresence-system som en rumsresurs i Microsoft Outlook, välja Delta i möte från TelePresence-systemet för att delta i mötet direkt från systemet. Delta via telefon: Om du inte deltar i mötet online och du bara vill delta från din telefon kan du slå numret i mötesinbjudan för att ringa in till mötet. På detta sätt kan du också delta i ett personligt konferensmöte eller ett möte med endast ljud. Mötesinbjudan innehåller också annan information som du kan behöva för att delta i mötet, såsom mötesnummer eller åtkomstkod, möteslösenord och det numeriska möteslösenordet om du deltar från ett videosystem eller en telefon. Om du är värden och du behöver värdnyckeln och värdåtkomstkoden, väljer du den tillhandahållna länken längst ned i e-postinbjudan. 21

26 Anslut till ett möte från WebEx-menyn i Outlook Delta i ett möte Anslut till ett möte från WebEx-menyn i Outlook Steg 3 Steg 4 Steg 5 Steg 6 I Microsoft Outlook väljer du WebEx. Välj Anslut till ett möte i menyn Schemalagda möten. Dialogrutan Anslut till möte öppnas och visar en lista med möten som du är inbjuden till för den aktuella dagen. (Valfritt) Välj ett annat datum för att visa mötena på datumet i fråga eller välj Veckovis eller Månadsvis för att visa mötena den veckan eller månaden. (Valfritt) Om du vill visa alla möten som du är bjuden till, välj Alla möten för att se en lista över möten på din WebEx-servicewebbplats. I rutan under listan med möten ska du skriva in din e-postadress, mobiltelefonnummer, eller mötesnummer. Välj Delta. Anslut till ett möte från WebEx-webbplatsen Innan du börjar Du kan behöva följande information för att delta i ett möte: Möteslösenord Registrerings-id: Endast för tjänsten Event Center. Om händelsens värd kräver att deltagarna uppger sitt registrerings-id innan de deltar i händelsen, kommer de att få ett unikt id i e-postbekräftelsen av registreringen. Mötesnummer: Deltagare måste ange detta för att kunna ansluta till ett oregistrerat möte det vill säga ett möte som inte visas i kalendern på din WebEx-webbplats. I Microsoft Outlook väljer du WebEx. Välj Mitt WebEx i menyn Schemalagda möten. Du kanske bli ombedd att logga in på din WebEx-servicewebbplats om du inte redan gjort detta. Mötessidan i Mitt WebEx visas. Steg 3 Se till att Mötena som du är inbjuden till är valda i listan överst på sidan. Steg 4 Välj Delta intill mötet som du vill delta i. 22

27 KAPITEL 7 Installera och konfigurera WebEx produktivitetsverktyg Översikt om installation och konfigurering av WebEx produktivitetsverktyg, sida 23 Installera WebEx produktivitetsverktyg, sida 24 Installera WebEx produktivitetsverktyg, sida 25 Öppna dialogrutan WebEx-inställningar, sida 25 Konfigurera alternativ för WebEx produktivitetsverktyg, sida 26 Om kontofliken, sida 26 Om fliken Inställningar för Träffas nu, sida 27 Om fliken Inställningar, sida 28 Om fliken Verktyg, sida 28 Kontrollera produktivitetsverktygsversion, sida 29 Söka efter uppdateringar, sida 29 Avinstallera WebEx produktivitetsverktyg, sida 30 Översikt om installation och konfigurering av WebEx produktivitetsverktyg Du kan installera WebEx produktivitetsverktyg för att direkt starta eller delta i möten via WebEx produktivitetsverktygspanel, Microsoft Office, webbläsare, Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes. Du kan också schemalägga möten i Microsoft Outlook eller IBM Lotus Notes utan att behöva gå till din WebEx-servicewebbplats. När du har installerat WebEx produktivitetsverktyg kan du logga in och konfigurera ditt WebEx-konto, ange inställningar för direktmöten och schemalagda möten, konfigurera WebEx produktivitetsverktygspanel samt välja vilka produktivitetsverktyg du kommer att använda med WebEx. Dialogrutan innehåller dessa flikar: 23

28 Installera WebEx produktivitetsverktyg Installera och konfigurera WebEx produktivitetsverktyg Konto Träffas nu-inställningar Schemalagda möten Inställningar Verktyg Installera WebEx produktivitetsverktyg Om webbplatsadministratören har valt att aktivera alternativen för WebEx produktivitetsverktyg på din WebEx servicewebbplats kommer alla WebEx produktivitetsverktyg att installeras automatiskt på din webbplats. Dessutom kommer WebEx produktivitetsverktyg att uppdateras automatiskt när nya versioner lanseras. Installationsprocessen installerar alla tillgängliga WebEx produktivitetsverktyg. Du kan dock när som helst ändra dina inställningar angående vilka program du vill använda med WebEx produktivitetsverktyg samt ändra andra WebEx-konton och mötesinställningar genom att konfigurera alternativen i dialogrutan WebEx-inställningar. Se Konfigurera alternativ för WebEx produktivitetsverktyg, på sidan 26 för mer information. Vid behov kan du också hämta och installera WebEx produktivitetsverktyg manuellt. Innan du installerar WebEx produktivitetsverktyg ska du säkerställa att din dator uppfyller följande minimisystemkrav: Du måste ha administratörsprivilegier på din dator. Se anteckningar om WebEx-plattformsoberoende för operativsystem som stöds, webbläsaren, och andra minimisystemkrav. Intel x86 (Pentium 400-MHZ +) eller motsvarande processor Webbläsaren ska ha JavaScript och cookies aktiverade OBS! Om du har en tidigare produktivitetsverktygsversion måste du avinstallera den versionen innan du kan installerar den nya versionen. Du kanske också måste stänga program som Microsoft Outlook och alla webbläsare innan du installerar den nya produktivitetsverktygsversionen. Dessa program måste startas upp igen och du kanske måste logga in innan du ser det nya gränssnittet. WebEx-integrering till IBM Lotus Notes inkluderas endast i installationen av WebEx produktivitetsverktyg eller hämtas om din webbplatsadministratör har slagit på Lotus Notes-alternativet för webbplatsen. Systemadministratörer kan även utföra en massinstallation av datorer på deras webbplats. För mer information, se IT-administratörsguiden för massdistribution av WebEx produktivitetsverktyg på 24

29 Installera och konfigurera WebEx produktivitetsverktyg Installera WebEx produktivitetsverktyg Installera WebEx produktivitetsverktyg Steg 3 Steg 4 Steg 5 Steg 6 Steg 7 Logga in på din WebEx-webbplats. Välj fliken Meeting Center. I den vänstra navigeringsraden, under Support, väljer du Hämtningar. På sidan Hämtningsbara filer under rubriken WebEx produktivitetsverktyg väljer du Hämta. Dialogrutan Filhämtning visas. Spara installationsprogrammet på din dator. Installationsfilen har tillägget.msi. Kör installationsfilen och följ anvisningarna. Dialogrutan WebEx produktivitetsverktyg visas. Ange URL, användarnamn och lösenord till din WebEx-webbplats. Vad du gör sedan Efter att du har slutfört installationen och har loggat in på ditt WebEx-konto ska du verifiera dina inställningar i dialogrutan WebEx-inställningar. Se Konfigurera alternativ för WebEx produktivitetsverktyg, på sidan 26 för mer information. Öppna dialogrutan WebEx-inställningar Välj ett av följande alternativ för att öppna dialogrutan WebEx-inställningar: Från dialogrutan WebEx-inställningar i Startmenyn väljer du Start > Program > WebEx > Produktivitetsverktyg > WebEx-inställnigar. Från dialogrutan WebEx-inställningar i WebEx produktivitetsverktygspanel: Om WebEx produktivitetsverktygspanel inte redan är öppen ska du göra något av följande: Dubbelklicka på ikonen WebEx produktivitetsverktyg på ditt skrivbord. Gå till Start > Program > WebEx > Produktivitetsverktyg > Öppna WebEx produktivitetsverktyg. I WebEx produktivitetsverktygspanel klickar du på Redigera WebEx-inställningar Från dialogrutan WebEx-inställningar i Microsoft Outlook eller IBM lotus Notes, i WebEx-menyn väljer du Kontoinställningar. Från dialogrutan WebEx-inställningar i Microsoft Office, i Microsoft Word, Microsoft Excel eller Microsoft PowerPoint väljer du WebEx-inställningar. 25

30 Konfigurera alternativ för WebEx produktivitetsverktyg Installera och konfigurera WebEx produktivitetsverktyg Konfigurera alternativ för WebEx produktivitetsverktyg Steg 3 Steg 4 Steg 5 Steg 6 Steg 7 Steg 8 Steg 9 Öppna dialogrutan WebEx-inställningar. På fliken Konto loggar du in på ditt konto genom att ange URL:en till din WebEx-webbplats och anger ditt användarnamn och lösenord. Mer information finns i Om kontofliken, på sidan 26. Välj Uppdatera. Välj fliken Träffas nu -inställningar. Ange inställningar för möten som startas direkt från WebEx produktivitetsverktygspanel, Microsoft Office, webbläsare, högerklicksmenyer eller från Microsoft Outlook och IBM Lotus Notes. Mer information finns i Om fliken Inställningar för Träffas nu, på sidan 27. Välj fliken Inställningar. Välj alternativen för WebEx produktivitetsverktygspanel. Mer information finns i Om fliken Inställningar, på sidan 28. Välj fliken Verktyg. Välj vilka program du vill använda tillsammans med WebEx-integrationer. Mer information finns i Om fliken Verktyg, på sidan 28. Om kontofliken Via kontoalternativen kan du logga in på din WebEx-webbplats. URL till webbplats: Ange URL-adressen till den WebEx Meeting Center-webbplats som du vill logga in på. Exempel på URL-format: företag.webex.com OBS! Om du anger URL:en till en webbplats som inte har stöd för TelePresence-integration kan du på webbplatsen i fråga schemalägga endast-webex-möten och får tillgång till tillämplig dokumentation. Username: Ange användarnamnet för ett värdkonto på din WebEx-webbplats. Lösenord: Ange lösenordet för värdkontot på din WebEx-webbplats. Kom ihåg mitt lösenord: Spara användarnamnet och lösenordet så att du inte behöver ange användarnamn och URL nästa gång du loggar in. Glömt ditt lösenord? Gå till sidan Glömt lösenordet? på din WebEx-webbplats. Där kan du skicka en begäran om att skapa ett nytt lösenord. Ändra lösenord: Öppnar en dialogruta där du kan ange ett nytt lösenord. Språk: Verifiera det aktuella språkvalet för din WebEx-webbplats. 26

31 Installera och konfigurera WebEx produktivitetsverktyg Om fliken Inställningar för Träffas nu Plats: Bekräfta det aktuella valet av land eller språk för din WebEx-webbplats. Tidszon: Bekräfta den aktuella tidszonen för din WebEx-webbplats. Ändra inställningar för din WebEx-servicewebbplats: Öppna sidan Mitt WebEx > Min Profil på din WebEx-webbplats och gör ändringarna i din profil. Uppdatera: Uppdatera dialogrutan WebEx-inställningar med de senaste inställningarna från din WebEx-webbplats. Om fliken Inställningar för Träffas nu Inställningar för direktmöten gäller möten som startas direkt från WebEx produktivitetsverktygspanel, Microsoft Office, webbläsare, snabbmeddelandeprogram, högerklicksmenyer och från Microsoft Outlook eller IBM Lotus Notes. Mötesmall: Välj vilken mall som ska användas för mötet. Mötestyp: Välj den typ av WebEx-möte som du vill använda för direktmöten. Detta alternativ listar endast de tillgängliga mötestyperna på din webbplats och för ditt användarkonto. Använd mitt personliga rum för direktmöten: Välj att använda ditt personliga rum för direktmöten som standard. Mötesämne: Ange namn eller ämne på mötet. Möteslösenord: Kräv att mötesdeltagarna uppger det lösenord som du anger här för att få delta i mötet. Din webbplatsadministratör kan ha bestämt att lösenordet måste uppfylla vissa säkerhetskriterier, t.ex. innehålla minst ett visst antal bokstäver, siffror och specialtecken. Listas i offentlig kalender: Ta med det här mötet i möteskalendrarna på WebEx-servicewebbplatsen. Gäller endast möten, säljmöten och utbildningsmöten. Fråga efter mitt godkännande när någon ansluter sig: Anger att dialogrutan Begär att få delta visas på din skärm när någon försöker delta i ditt möte. Endast tillgänglig för supportsessioner. Ljudanslutning: Välj vilken typ av ljudanslutning du vill använda: Ingen: Anger att mötet inte innehåller någon ljudanslutning, eller så innehåller mötet en ljudanslutning som kräver att du måste instruera mötesdeltagarna om hur de ansluter ljudet till mötet med en annan metod än den som din mötestjänst använder. WebEx-ljud: Anger att mötet innehåller WebEx-ljud som ljudanslutning, vilket innebär att du kan använda antingen din telefon eller dator som ljudenhet för att delta i ett möte. Välj ett av följande alternativ för WebEx-ljud om du väljer det här alternativet: Visa globala inringningsnummer för deltagare: Välj om du vill tillhandahålla en lista med nummer t.ex. avgiftsfria nummer eller lokalnummer som deltagare i andra länder kan ringa för att ansluta till ljudet. Visa avgiftsfritt nummer: Välj om din webbplats tillhandahåller avgiftsfria nummer och om du vill visa dem så att deltagare kan ringa in för att ansluta till ljudet. 27

32 Om fliken Inställningar Installera och konfigurera WebEx produktivitetsverktyg OBS! Efter att du har startat mötet kan mötesdeltagare välja att använda sin dator eller sin telefon som ljudenhet. Annan telekonferens: Anger att mötet innehåller en telekonferens som tillhandahålls av en annan tjänsteleverantör. Anvisningarna som du skriver i textrutan visas automatiskt på mötesdeltagarnas skärmar när de deltar i mötet. Tips En deltagare måste ha en direktlinje för att kunna ta emot samtal från telekonferenstjänsten. Däremot kan en deltagare som saknar direktlinje ansluta till en telekonferens genom att slå inringningsnumret som alltid visas i mötesfönstret. Ingångs- och utgångston: Välj vilken ton som spelas upp när en deltagare ansluter till eller lämnar en ljudanslutning. Om fliken Inställningar Inställningarna avgör vissa funktioner i WebEx produktivitetsverktygspanel. Alltid på skrivbordet: Välj att WebEx produktivitetsverktygspanel ska visas ovanpå alla öppna program på datorn. Visa WebEx produktivitetsverktygspanel när Windows startar Visa produktivitetsverktygsikonen i aktivitetsfältet Visa schemaläggningsfunktion i produktivitetsverktygspanelen: Visa länkarna Starta schemalagt möte och Schemalägg möte på panelen. Genom att välja någon av länkarna omdirigeras du till tillämpliga sidor på din WebEx-servicewebbplats. Standardadressbok: Välj ett e-post- och schemaläggningsprogram för en standardadressbok. WebEx produktivitetsverktyg integreras med e-postprogrammet du väljer, vilket gör det lättare för dig att hämta e-postadresserna till dina kontakter. Genom att välja WebEx produktivitetsverktygspanel öppnas en adressbok från e-postprogrammet som du väljer här. Starta mötesalternativ: Tillåt ändring av mötesämne när mötet börjar Tillåt ändring av lösenord för mötet när mötet börjar Om fliken Verktyg Verktygsinställningarna avgör vilka program som har WebEx-integrering och genvägar. E-post och schemaläggning: Visa WebEx produktivitetsverktygspanel och kommandon för att schemalägga möten eller starta direktmöten via WebEx produktivitetsverktyg med antingen Microsoft Outlook eller IBM Lotus med hjälp av kontakterna och kalendern i Microsoft Outlook eller IBM Lotus. 28