Energy performance contracting

Transkript

1 Utveckling av fastighetsföretagande i offentlig sektor (U.F.O.S) Energy performance contracting En balansakt för besparingar med garantier

2

3 Förord Energy Performance Contracting (EPC) är ett sätt att arbeta med energieffektivisering, som håller på att etableras i Sverige. EPC är ett nytt begrepp men också en vidareutveckling av tjänster och produkter som tidigare tillhandahölls av energitjänstföretag. EPC innebär att man upphandlar en entreprenör som genomför en modernisering av tekniska installationer. Investeringarna finansieras med hjälp av de framtida garanterade besparingarna, och detta möjliggör bland annat att det blir lättare att företagsekonomiskt motivera och genomföra angelägna projekt. EPC-projekt kan genomföras såväl med som utan extern finansiering. Erfarenheterna visar att energieffektiviseringspotentialen kan vara så hög som 20 procent. Syftet med denna rapport är att beskriva hur offentliga fastighetsorganisationer inom kommun, landsting och stat genomfört EPC-projekt, och redovisa deras erfarenheter. Gemensamt för de undersökta företagen är att de är mycket nöjda med sina EPC-projekt. Rapporten blir förhoppningsvis en inspirationskälla för offentliga fastighetsorganisationer som undrar om EPC är en användbar modell för energiinvesteringar och modernisering av beståndet. Skriften har initierats och finansierats av samarbetsprojektet Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor (U.F.O.S.). Här ingår Sveriges Kommuner och Landsting, Akademiska Hus AB, Fortifikationsverket samt Samverkansforum för statliga byggherrar och förvaltare genom Statens fastighetsverk och Specialfastigheter i Sverige AB. Detta projekt har också stöttats ekonomiskt av Statens energimyndighet. Skriften är författad av Daniel Svensson, WSP Sverige AB. Till sin hjälp har han haft en styrgrupp som medverkat och bidragit med material och synpunkter. Styrgruppen har bestått av Robert Johansen, Regionfastigheter Skåne; Michael Zivkovic, Statens fastighetsverk; Stefan Westblom, Landstinget i Kalmar län; Bo Flinkberg, Nyköpings kommun; Mats Brantsberg, Örebro kommun och Hans Isaksson, representant för Statens energimyndighet. Ulf Sandgren och Fredrik Jönsson, Sveriges Kommuner och Landsting har på uppdrag av U.F.O.S. fungerat som projektledare. Stockholm i april

4 Innehåll Förord... 1 Sammanfattning Introduktion till EPC EPC:s principer och process Intervjuer med nio fastighetsägare Upphandling och avtal Ekonomi Marknaden, lagar och aktörer...68 U.F.O.S Adress: Stockholm, tfn E-post: fastighet@skl.se; ISBN: Text: Daniel Svensson Omslagsillustration: Oscar Ohlsson Tryck: AlfaPrint, Sundbyberg Redigering, form och produktion: Marie Staaf, Xerox, Björn Hårdstedt Distribution: tfn , fax , eller förbundens publikationssajt: välj Publikationer 2 Energy Performance Contracting

5 0 Sammanfattning Det finns en stor mängd lönsamma effektiviseringsprojekt som inte genomförs i den offentliga fastighetssektorn eftersom det råder brist på egna specialister, riskvilligt investeringskapital och tid för att genomföra åtgärderna. Denna rapport redovisar hur man kan låta en entreprenör genomföra alla dessa projekt som är omöjliga att hinna med i egen regi. Dessutom lämnar entreprenören en besparingsgaranti vilket innebär att den ekonomiska risken för fastighetsägaren minimeras. Den affärsmodell som beskrivs i rapporten heter Energy Performance Contracting, EPC. Det är en prestationsbaserad samverkansmodell för genomförande av besparingsfinansierad effektivisering och modernisering av större byggnader och fastighetsbestånd. Modellen kan även användas som plattform för kompetensutveckling av personal och utveckling av driftorganisationer samt för att kvalitetssäkra inomhusklimatet. De fastighetsägare som intervjuats för denna rapport har lyckats minska kostnaderna i sin verksamhet med 10 kr/kvm. För en kommun med invånare innebär detta ett överskott på 2 miljoner kronor per år efter att ett EPC-projekt genomförts. Det finns flera sätt att genomföra EPC-projekt, och syftet med denna rapport är dels att översiktligt beskriva affärsprinciperna, processen och grunderna för EPC, dels att ge råd och information om upphandling och genomförande av EPC-projekt. Rapporten klargör marknaden avseende EPC och resonerar kring hur fastighetsägare kan hantera de risker som finns i ett EPC-projekt. I kapitel 1 ges en introduktion till EPC. I kapitel 2 beskrivs de affärsprinciper som gäller för EPC och hur affärsprocessen kan se ut. I kapitel 3 berättar nio fastighetsägare om sina erfarenheter av EPC. I kapitel 4 behandlas upphandlingen och avtalen som är centrala i affärsmodellen. De ekonomiska parametrarna och EPC-projektets lönsamhet diskuteras i kapitel 5 och i kapitel 6 beskrivs hur EPC påverkar samhället och hur marknaden ser ut. Som grund för denna rapport har intervjuer gjorts med fastighets ägare som genomför EPC-projekt. Fastighetsägarna genomför tillsammans EPCprojekt på 2,5 miljoner kvm. Sammanfattning 3

6 Resultat De nio fastighetsägare som intervjuats är mycket nöjda med sina projekt. De har använt en affärsprocess i fem steg. 1. Första steget är förberedelsearbetet, vilket innehåller ett stort internt förankringsarbete. 2. Det andra steget är upphandlingen som oftast genomförs som en förhandlad upphandling, dvs en kvalificering av entreprenörerna görs samtidigt som man förhandlar. 3. Nästa steg är en projektutvecklingsfas som i detalj fastställer vad som ska göras och vilket resultat åtgärderna ska generera. 4. Denna fas är, precis som den första, ofta kompakt vilket innebär att det sällan tar längre tid än 3 år från uppstart av fas 1 till dess att fas 2 är genomförd för ett helt fastighetsbestånd. 5. Nästa steg är projektuppföljningsfasen som innebär uppföljning av projektet en gång i månaden och årsvisa avstämningsmöten där en eventuell bonus eller ett vite fastställs och betalas. Fastighetsägarnas syfte med EPC-projektet har varit att vidta så många lönsamma åtgärder som möjligt i hela eller stora delar av fastighetsbestånden. Alternativet har varit att inte göra någonting alls eftersom den tid och det antal specialister som finns i den egna organisationen inte räcker till. Affärsmodellen inbjuder även till interaktion och kunskapsöverföring mellan parterna vilket betyder att de åtgärder som genomförs och de produkter som installeras väljs i samråd mellan fastighetsägaren och entreprenören. Lönsamheten i de EPC-projekt som genomförts och studerats i denna rapport är mycket god. För det första är de administrativa kostnaderna för upphandlingen låga eftersom den kan omfatta ett helt fastighetsbestånd. Dessutom behöver fastighetsägaren bara genomföra de åtgärder som är lönsamma. Tack vare att entreprenören ställer upp med experter inom olika områden hinner man genomföra åtgärder, som annars aldrig skulle ha prioriterats, inom en 2 till 3-årsperiod. I genomsnitt minskar kostnaderna med 10 kr/kvm för fastighetsägarna. Samtliga fastighetsägare som intervjuats anser att konceptet är bra och att övriga fastighetsägare bör överväga konceptets möjligheter. På marknaden finns dessvärre bara ett fåtal entreprenörer som har erfarenhet av EPC-projekt. Ett begränsat antal konsulter behärskar affärsmodellen och tyvärr finns det få kurser på universiteten som tillgodoser behovet av personer kunniga inom EPC. Det finns alltså stora möjligheter för de befintliga aktörerna att utöka sin verksamhet samtidigt som det finns utrymme för fler aktörer på marknaden. 4 Energy Performance Contracting

7 1 Introduktion till EPC Energy Performance Contracting (EPC) är en bra affärsmodell att använda för att effektivisera energianvändningen och få modeller har en så stor effekt på både ekonomin och miljön. På Kommunfastigheter i Örebro, Regionfastigheter i Skåne, Lundafastigheter och i Säffle kommun anser man att EPC är ett lönsamt koncept där man som beställare successivt fattar större beslut. Generellt sett anser de att det kan vara bra att överväga de framtida möjligheterna med EPC som metod. Som så många andra affärsmodeller är EPC hämtat från USA. Där har det de senaste 20 åren varit lagstadgat att offentliga fastighetsägare ska använda EPC som modell vid energieffektiviseringsentreprenader. Affärsmodellen skapades i samförstånd mellan dels driftchefer som saknade kapital och dels kreativa entreprenörer. Entreprenören stod för analys, genomförande och besparingsgaranti i utbyte mot den besparing som åstadkommits medan driftchefen fick ett väl fungerande system till en lägre driftkostnad. Drivkraften på den amerikanska marknaden har varit att genomföra lönsamma effektiviseringsprojekt utan att belasta den offentliga ekonomin. Detta gör att EPC i USA är förknippat med tredjepartsfinansiering 1. I Sverige däremot är drivkraften en annan. För de intervjuade fastighetsägarna har drivkraften varit: Att genomföra alla lönsamma energieffektiviseringsåtgärder på ett så tidseffektivt sätt som möjligt! Denna drivkraft förklarar varför de flesta EPC-projekt omfattar hela eller stora delar av ett fastighetsbestånd och att flertalet finansieras på traditionellt sätt. EPC ska därför inte förväxlas med tredjepartsfinansiering utan är en affärsmodell som består av tre huvudfaser: Fas 1 Projektutveckling: En entreprenör genomför en analys av fastighetsbeståndet och tar fram underlag för åtgärder, besparingar, kostnader, utbildningsbehov med mera. Fas 2 Projektgenomförande: Samma entreprenör genomför de överenskomna åtgärderna och utbildar driftpersonalen. 1, Introduktion till EPC 5

8 Fas 3 Projektuppföljning: Samma entreprenör lämnar en besparingsgaranti för hela återbetalningstiden för att säkerställa att investeringen kan återbetalas. Det finns likheter mellan EPC och en traditionell energieffektiviseringsentreprenad eftersom man (1) först måste göra en utredning innan (2) åtgärderna kan genomföras och (3) resultaten kan verifieras. Men skillnaderna är väsentliga när det gäller vem som ansvarar för resultatet. EPC bygger på att den som fastställt vad som ska göras, även ska ansvara för att resultatet uppnås och därmed också genomföra åtgärderna. I en vanlig energieffektiviseringsentreprenad finns inte detta samband och ansvaret för att besparingsmålen nås ligger till 100 procent på fastighetsägaren. Eftersom EPC bygger på en annan affärslogik är projekten oftast betydligt större och idag omsätts mer pengar i EPC-projekt än i traditionella energieffektiviseringsentreprenader i den offentliga sektorn i Sverige. Fler och fler fastighetsägare upptäcker fördelarna med EPC. Vinsterna för fastighetsägaren är många och kan sammanfattas som följer: EPC är troligtvis den mest kostnadseffektiva affärsmodellen för energieffektivisering av ett fastighetsbestånd. Affärsprocessen gör det möjligt för alla fastighetsägare att genomföra en modernisering av hela fastighetsbeståndet på 2-3 år, vilket är mycket effektivt. Efter Fas 2 är de tekniska system som varit i behov av uppdatering eller utbyte, moderniserade. Personalen som ska sköta anläggningarna har fått utbildning vilket medför att förutsättningarna för fortsatt arbete med optimering och intrimning av anläggningarna är mycket goda. Affärsprocessen innehåller en femstegsmodell med avstigningspunkter så att processen kan avbrytas innan för stora kostnader lagts ner. Resultaten är mätbara, verifierbara och hållbara vilket över tiden ger mycket positiva effekter på driftkostnaderna och miljön. EPC-metoden kan i framtiden underlätta det arbete som genereras av lagen om energideklarationer och kommande EU-direktiv angående energitjänster. De flesta av slutsatserna från intervjuerna var att EPC är en bra lösning och att det var svårt att nå samma resultat i egen regi. Energisparande på traditionellt sätt ansågs inte vara lika effektivt och fungera lika bra som EPC. 6 Energy Performance Contracting

9 Summering av EPC EPC är en affärsmodell målet och syftet med att arbeta med EPC är att identifiera alla lönsamma besparingsåtgärder i ett fastighetsbestånd och att få dem genomförda med garantier, vilket gör det möjligt att snabbt få en kraftigt reducerad energikostnad och minskad energianvändning. Mål med EPC-projekt de projekt som fastighetsägare genomfört har flera målsättningar gemensamt, t ex att sänka energi- och övriga driftkostnader, modernisera de tekniska installationerna, höja personalens kompetens, strukturera fastighetsövervakningen samt skapa ett bättre inomhusklimat för att få nöjdare hyresgäster. Ekonomi de projekt som genomförs brukar ha en investeringsvolym på kr/kvm. Med 7-9 års återbetalningstid och ca 15 års avskrivningstid brukar lönsamheten förbättras med ca 10 kr/kvm. För en fastighetsägare med kvm betyder detta att driftkostnaderna kan sänkas med ca 1 miljon kr per år från dagens nivå. Lönsamheten kan ökas ytterligare med olika incitamentsmodeller. Eftersom många mindre åtgärder paketeras ihop till ett projekt skapas stora volymer som blir politiskt intressanta, vilket i sin tur leder till att investeringsmedel tillförs. Upphandlingen i Lagen om Offentlig Upphandling (1992:1528), LOU, finns ledning för val av det ekonomiskt mest lönsamma anbudet i 3 kap förhandlad upphandling eller 6 kap urvalsupphandling. Upphandlingen görs vid ett tillfälle för alla fastigheter och för hela projektet med optioner för Fas 2 och Fas 3. Upphandlingsformen ger varje fastighetsägare ytterst goda förutsättningar att vara delaktig i val av produkter, system, kompetensutvecklingsprogram etc. då projektet består av tre tydliga faser: Fas 1 Projektutveckling, Fas 2 Projektgenomförande och Fas 3 Projektuppföljning. Teknik i ett projekt undersöks alla system som använder energi och därmed kostar pengar, dvs värme, ventilation, vatten, el och byggnadsskalet m m samt stödsystem och synergieffekter. När undersökningen är genomförd förbättras, kompletteras och byts eventuellt system ut. Lagen om energideklaration ett EPC-projekt ger ett bra underlag för implementering av lagen om energideklaration som trädde i kraft i oktober Intern förankring det är ytterst viktigt att förankra ett EPC-projekt internt i organisationen och i den politiska strukturen. Att ta hjälp av andra fastighetsägare som lyckats med detta underlättar arbetet! Aktörer det finns två olika typer av aktörer på marknaden: konsulter som hjälper fastighetsägaren med projektstart, upphandling, avtalshantering och projektledning samt entreprenörer som handlas upp och genomför projektet i de tre faserna. 1, Introduktion till EPC 7

10 Internationellt energianvändningen ökar i hela världen vilket skapat betydligt högre energipriser. Som ett led i att förmå brukarna inom EU att effektivisera energianvändningen har två direktiv fastställts. Det ena direktivet trädde i kraft 1 oktober 2006 och innebär att alla fastighets ägare ska genomföra energideklarationer. 8 Energy Performance Contracting

11 2 EPC:s principer och process Affärsprinciper Det finns några fundamentala principer som styr EPC-affären. I alla affärer mellan fastighetsägare och entreprenörer varierar principerna utifrån de behov, problem och möjligheter som finns. Syftet och målsättningen med ett EPC-projekt är att finna alla lönsamma besparingsåtgärder i en byggnad eller ett fastighetsbestånd. Därefter genomförs dessa åtgärder vilket innebär att byggnadens teknik moderniseras så att inomhusklimatet blir bättre och energianvändningen minskar kraftigt, men framför allt så att driftkostnaderna sjunker. Upphandlingen genomförs som en förhandlad upphandling vid ett tillfälle. En offentlig fastighetsägare bör tillämpa LOUs 3 kap alternativt 6 kap. Fastighetsägaren köper kompetens för att nå ett gott inomhusklimat med bästa ekonomiska resultat. En förutsättning för att fastighetsägaren ska få en energibesparingsgaranti är att samma entreprenör genomför hela projektet från ax till limpa som en totalentreprenad, dvs. samma entreprenör ansvarar för: Fas 1 projektutvecklingsarbetet, Fas 2 projektgenomförandearbetet och Fas 3 projektuppföljningsarbetet. Entreprenören garanterar att de framräknade effektiviseringarna kommer till stånd, dvs. entreprenören garanterar att anläggningarna fungerar. Lyckade projekt bygger på en väldefinierad process, en helhetssyn på ekonomi, teknik och organisation, stort förtroende mellan parterna och engagerade människor. 2, EPC:s principer och process 9

12 Affärsprocess Den främsta anledningen till att använda EPC som affärsmodell är att man vill fokusera på energieffektiviseringsfrågorna så att lönsamma projekt blir genomförda. Ett annat skäl är att man som fastighetsägare får tillgång till en stor kompetent resurspool som under en kort och intensiv period kan genomföra en stor mängd åtgärder. Dessutom krävs endast en upphandling oberoende av hur många byggnader som ska ingå i projektet vilket är mycket tidsbesparande. För att lyckas med att sätta fokus på energieffektiviseringsfrågorna och att effektivt utnyttja resurserna behövs en väldefinierad affärsprocess. Att arbeta efter en process med väldefinierade aktiviteter och beslutspunkter innebär att de risker som kan uppstå i projektet kan hanteras på ett säkert sätt och att projektet i värsta fall kan avbrytas efter varje steg innan för stora kostnader lagts ner. Den process som rekommenderas för att lyckas med ett EPC-projekt innehåller fem huvudsteg: 1. Förberedelsearbete 2. Upphandling och avtal 3. Fas 1 Projektutveckling 4. Fas 2 Projektgenomförande 5. Fas 3 Projektuppföljning Steg 1 innebär att fastighetsägaren utreder om det är möjligt att starta ett EPC-projekt. Här kan fastighetsägaren få stöd av en konsult eller entreprenör som genomför en nyckeltalsanalys och en avgränsad förstudie av fastighetsbeståndet. I förberedelsearbetet fastställs en strategi för hur de övriga stegen bör se ut och hur de ska genomföras. Det är mycket viktigt att samla kompetens inom olika områden så att rimliga och riktiga krav kan ställas i upphandlingen samt under projektets genomförande och uppföljning. I det första steget fastställer man bland annat: En styrgrupp som ska vara involverad i olika frågor. Det behövs kompetens inom teknik, ekonomi, juridik, driftfrågor, kontakter med hyresgäster m m. Projektets omfattning dvs. antalet fastigheter som ska ingå i projektet, teknikgränsdragning, ekonomiska ramar, hur driftorganisationer ska utvecklas m m. Målsättning med projektet och hur uppföljning ska ske. Vilken upphandlingsform som ska användas. 10 Energy Performance Contracting

13 I steg 2 handlas en entreprenör upp och ett avtal som gäller för hela projektets livslängd förhandlas fram. Detta steg behandlas mer specifikt i Kapitel 5 Upphandling och avtal. Steg 3 som omfattar Fas 1 Projektutveckling, innebär att entreprenören genomför en analys av fastighetsbeståndet för att få underlag för åtgärder, besparingar, kostnader, utbildningsbehov m m och redovisar detta i en projektutvecklingsrapport. Denna fas kostar ca kr/kvm vid ett större projekt. Resultatet av fas 1 uppfyller de krav som ställs i lagen om energideklaration för byggnader vilken gäller från den 1 oktober Steg 4 som omfattar Fas 2 Projektgenomförande, innebär att samma entreprenör genomför de överenskomna åtgärderna och utbildar driftpersonalen. Denna fas kostar ca kr/kvm i genomsnitt vid ett större projekt. I fastighetsbestånd med mindre byggnader och då underhållet är kraftigt eftersatt, kan projektkostnaden stiga till uppemot kr/ kvm. Steg 5 omfattar Fas 3 Projektuppföljning och innebär att samma entreprenör lämnar en besparingsgaranti för hela återbetalningstiden för att säkerställa att investeringen kan återbetalas. Denna fas kostar ca kr/kvm/år i genomsnitt vid ett större projekt. För varje byggnad, område och för hela fastighetsbeståndet bör månatliga rapporter genereras. Vid de årliga avstämningsmötena regleras av avtalen och resultatet av projektet. Om projektet har underpresterat ska entreprenören betala ett vite lika stort som den uteblivna besparingen, medan det vid överprestation är vanligt att fastighetsägaren betalar en bonus till entreprenören. 2, EPC:s principer och process 11

14 3 Intervjuer med nio fastighetsägare I arbetet med denna rapport har intervjuer gjorts med nio offentliga fastighetsägare som genomför eller har genomfört EPC-projekt. För varje intervju finns en sammanställning av hur de startat upp projektet, genomfört upphandlingen och vilka resultat de fått samt reflektioner och råd till andra fastighetsägare. Offentliga fastighetsägare som genomför EPC I Sverige har det genomförts ett flertal EPC-projekt i den offentliga sektorn. I denna rapport har följande fastighetsägare bidragit med sina erfarenheter: Arboga kommun Gnesta kommun Nyköpings kommun Regionfastigheter Skåne Säffle kommun Kommunfastigheter Örebro Landstingsfastigheter i Kalmar län Lundafastigheter Akademiska hus I tabell 1 på nästa sida görs en sammanställning över de nio fastighets ägarna. Det saknas information i vissa rutor då några av fastighetsägarna inte hade passerat Fas 2 när de intervjuades. Gemensamma problem och målsättningar De fastighetsägare som intervjuats för denna rapport hade flera gemensamma problem och befann sig ofta i samma situation innan de startade sitt EPC-projekt. Några av de gemensamma problem som fastighets ägarna stod inför var: Kostnaden för energi steg mer än vad hyresintäkterna kunde höjas. En obalans mellan inkomster och kostnader uppstod vilket medförde att 12 Energy Performance Contracting

15 Sammanställning av fastighetsägarna som intervjuats Fastighetsägare Yta (kvm) Fas 2 Besparing/år Återbetalningstid Fas 1 kr/kvm Fas 2 kr/kvm Arboga kommun Gnesta kommun RegionFastigheter Skåne ,253 5,8 262 Nyköpings kommun Säffle kommun Kommunfastigheter Örebro Landstinget i Kalmar län I.U I.U 0 Lundafastigheter I.U I.U 0 Akademiska hus SUMMA underhållsåtgärder och andra projekt fick bortprioriteras eller skjutas på framtiden. De tekniska installationerna höll på att nå eller hade nått sin tekniska livslängd och det fanns ett stort moderniseringsbehov. Fokus på energifrågor fanns, men eftersom för få anställda hade den kompetens som krävs hann man inte tillgodose behoven av energieffektiviseringsprojekt. Energiuppföljningen var bristfällig och baserad på en struktur med för få mätare vilket omöjliggjorde mätning per byggnad. Dessutom fanns det inte tid för att regelbundet analysera energistatistiken för att snabbt hitta fel och förbättringsmöjligheter. Slutsatsen av probleminventeringen var att det är svårt att genomföra en modernisering av fastighetsbeståndet på traditionellt sätt. Kostnadsutvecklingen krävde dock ett snabbt genomförande för att omedelbart bryta den negativa spiralen. För att lösa sina problem har fastighetsägarna satt upp olika mål varav flera är gemensamma eller likartade. Huvudmålet för alla fastighetsägare är att sänka energikostnaderna och därmed bryta en negativ kostnadstrend. Ett annat mål är att kvalitetssäkra inomhusklimatet. Ofta har det funnits en miljöplan som drivit på arbetet med att sänka energianvändningen och att ta bort oljeberoendet. Detta vill man göra genom att modernisera byggnadernas tekniska installationer till dagens tekniknivå. 3, Intervjuer med nio fastighetsägare 13

16 Uppstartsprocessen Flera av de fastighetsägare som intervjuats har fått inspiration till sina EPC-projekt från entreprenörer, konsulter eller andra fastighetsägare som genomfört ett projekt. De har därefter sökt information för att lära sig mer om affärsmodellen innan en eventuell förstudie. En viktig del av uppstartsarbetet var att ta med en grupp av olika tjänstemän och politiker på studiebesök till en annan fastighetsägare för att höra vilka föroch nackdelar det finns med EPC säger Pelle Karlsson, driftingenjör i Säffle kommun. Att kunna åka över till Regionfastigheter med olika tjänstemän för att lyssna på hur de har arbetet med sitt EPC-projekt har förenklat arbetet med förankringen oerhört mycket säger Patrik Sjöstrand, energioptimerare vid Lundafastigheter. Några av fastighetsägarna har genomfört en förstudie. Förstudien har två syften. Den ligger dels till grund för en undersökning av om det finns potential för ett projekt, och dels fungerar den som ett diskussionsunderlag för att driva projektet internt. Genom att få bekräftat att det finns en stor besparingspotential samt att komma till slutsatsen att det inte går att genomföra ett EPC-projekt i egen regi har det funnits en plattform för att förankra affärsmodellen i det politiska ledet säger Mats Brantsberg, fastighetschef på Örebro Kommunfastigheter. Uppstartsarbetet innehåller många möten med information och förankring på flera parallella organisationsnivåer. Inledningsvis har flertalet projektledare stött på problem med att förklara EPC för politiker och tjänstemän men successivt har det skapats ett oerhört tryck från driftpersonalen och politikerna att skynda på processen. Många driftorganisationer har länge efterfrågat förändringar och förbättringar och har därför med stor tillförsikt sett fram emot att projekten skulle bli av. Det viktigaste rådet som alla intervjuade fastighetsägare ger dem som ej startat upp ett EPC-projekt är: Fundera på EPC! Upphandlingarna De flesta fastighetsägare har genomfört upphandlingen enligt kap 3 eller kap 6 i LOU för att kunna förhandla med anbudsgivarna. De har även handlat upp projektet som en helhet med option för den andra och tredje fasen som de sedan ropat av. Eftersom riskerna hanteras kontinuerligt har man kunnat förankra affären både internt på tjänstemannanivån och på den politiska nivån. 14 Energy Performance Contracting

17 Konsultstöd Några av fastighetsägarna har haft stöd av konsulter vid uppstart och upphandling. Detta har medfört att tiden från idé till Fas 1 gått snabbt och effektivt samtidigt som man haft tillgång till ett bollplank. Samtliga fastighetsägare tror att behovet av konsulttjänster kommer att öka då fler projekt ska genomföras och fler entreprenörer med mindre erfarenhet kommer att ge sig in på marknaden. Flera av de intervjuade fastighetsägarna rekommenderar att man anlitar en erfaren EPC-konsult som hjälper till med att skapa affärsförutsättningar och att genomföra upphandlingen samt med projektledningen. Omfattning Projekten omfattar ofta en stor del av och ibland hela fastighetsägarens fastighetsbestånd fördelat på sjukhus, skolor, idrottshallar, simhallar, slott, barnstugor och förvaltningslokaler med mera. Flertalet fastighetsägare rekommenderar att man genomför Fas 1 för alla fastigheter men sedan noggrant analyserar vilka fastigheter man ska ropa av för Fas 2 och Fas 3. Ett genomförande av Fas 1, 2 och 3 i hela fastighetsbeståndet medför att alla byggnader får mediaövervakning och en moderniserad teknisk anläggning. En reflektion från intervjuerna var att rika byggnader försörjer de fattiga vilket gör att andra kostnader i framtiden kan undvikas. Bo Flinkberg, teknisk chef i Nyköpings kommun anser att alla byggnader bör ingå: När ska man annars få råd att modernisera de byggnader som ej följer med i Fas 2 och Fas 3? Dessutom behöver alla byggnader mätning och uppföljning av mediaförbrukning i framtiden i och med lagen om energideklaration av byggnader. Utbildning och kompetensöverföring En av de viktigaste komponenterna i ett EPC-projekt som alla fastighetsägare framhåller är hur viktigt det är att de fastighetsskötare och driftingenjörer som ska arbeta med anläggningarna efter Fas 2 får rätt utbildning. En av riskerna som Stefan Westblom, projektansvarig vid Landstingsfastigheter i Kalmar län, ser med att genomföra ett EPCprojekt är att man låter ett externt företag genomföra åtgärder utan att utbilda eller fortbilda den interna organisationen. Därför har Landstingsfastigheter beslutat att projektet ska innehålla en stor utbildningsinsats av driftorganisationen. På så sätt får den egna driftorganisationen en knuff framåt och förhoppningsvis skapas ett mer entusiastiskt arbetsläge. Utbildningskostnaden är snabbt återbetald och är ofta en förutsättning för att entreprenörerna ska lämna en besparingsgaranti. Oftast omfattas 3, Intervjuer med nio fastighetsägare 15

18 samtliga anställda fastighetsskötare och driftpersonal av utbildningspaketen men utbildningen anpassas efter vilka behov som finns. Energiuppföljning I samband med Fas 2 installeras ett energiövervakningssystem för att kunna följa upp hur byggnaderna fungerar. Temperaturer med mera loggas och energiförbrukningen övervakas och sammanställs varje månad i enkla diagram som visar projektets utfall för fastighetsägaren. Exempel på tekniska åtgärder I de EPC-projekt som genomförs ingår många olika tekniska åtgärder. Bland de mest intressanta är att oljeberoendet vid uppvärmningen oftast upphör genom byte till biobränsleanläggningar eller värmepumpsanläggningar. Återvinningssystem installeras där sådana saknas, och värme och ventilation anpassas efter hyresgästernas behov. När projekten är färdiga kommer byggnaderna att övervakas via ett centralt styr- och övervakningssystem så att bland annat onödig bilkörning undviks och insatser kan göras innan eventuella problem blir alltför stora. De flesta fastighetsägare har varit involverade i vilka system och komponenter som monteras in av entreprenören. Detta innebär att entreprenören i flera fall fått erbjuda flera olika fabrikat. Vinsterna för fastighetsägaren Att tillämpa EPC vid energieffektiviseringsarbete kräver stor öppenhet för nya tillvägagångssätt och nya tankar. De intervjuade fastighetsägare som genomfört EPC-projekt är mycket positiva i sina uttalanden. Nedan summeras de effekter och resultat som de intervjuade anser sig ha uppnått. EPC är troligtvis den mest kostnadseffektiva affärsmodellen för energieffektivisering av ett fastighetsbestånd. Affärsmodellen bygger på att entreprenören får använda hela sin kreativitetsförmåga men samtidigt ta fullt ansvar för projektets resultat. Affärsprocessen gör det möjligt för alla fastighetsägare att genomföra en modernisering av hela fastighetsbeståndet på 2 3 år vilket är mycket effektivt. Politikerna får ett verktyg för att nå de mål som finns i miljöplaner, förvaltningsplaner etc. samtidigt som kostnaderna sjunker. Inomhusklimatet i de byggnader som berörs kommer att kvalitetssäkras genom kontinuerliga mätningar, vilket innebär att de som verkar i lokalerna får en bättre inomhusmiljö. 16 Energy Performance Contracting

19 De hyror som hyresgästerna ska betala ökar inte lika mycket vid en eventuell framtida energiprisuppgång eftersom energianvändningen har minskat. Efter Fas 2 är de tekniska system, som varit i behov av uppdatering eller utbyte, moderniserade. Personalen som ska sköta anläggningarna har fått utbildning vilket medför att förutsättningarna för fortsatt arbete med optimering och intrimning av anläggningarna är mycket goda. Resultaten är mätbara, verifierbara och hållbara vilket över tiden ger mycket positiva effekter på driftkostnaderna och miljön. 3, Intervjuer med nio fastighetsägare 17

20 Arboga kommun Intervju med: Tommy Ahlberg, driftingenjör i Arboga kommun Projektets löptid Fas 2 påbörjad Projektyta kvm i Fas 1 samt kvm i Fas 2 Investering 30 Mkr, varav ca 7 Mkr i bidrag Energibesparingar 3 Mkr/år Återbetalningstid 7,5 år Korta fakta Arboga kommun och Arboga Bostads AB ingår i EPC-projektet. Tommy Ahlberg har haft flera olika roller inom kommunen vid olika tillfällen men har under alla år som han arbetat aldrig tappat kontakten med kommunens verksamhet. Tommy har t ex varit mätningsingenjör, fastighetsförvaltare, byggnadsinspektör, byggprojekteringskonsult och entreprenör. Den första kontakten med EPC-modellen fick Tommy under 2002 men då gjordes ingenting för att starta upp projektet. En av orsakerna var att politikerna hade missuppfattat EPC-modellen, och trodde att verksamheten skulle lämnas över till en entreprenör som skulle tillgodogöra sig alla besparingar. Två år senare fattades beslut om en energiutredning. Resultatet av denna blev att några få punktåtgärder skulle utföras, men det saknades en helhetsbild av hur beståndet skulle kunna effektiviseras och hur kommunen skulle få kontroll på energianvändningen. Tommy kontaktade då entreprenörerna som i detalj beskrev hur ett EPC-projekt kan se ut. Beslut att genomföra projekt Sedan beställde Tommy en förstudie av en av entreprenörerna. Denne gick igenom statistik samt ett antal fastigheter och det visade sig att det fanns en stor besparingspotential till en rimlig kostnad. Utifrån förstudiens resultat beslutade kommunen att genomföra en upphandling. Under samma period påbörjade staten sin bidragssatsning på 2 miljarder kr för energieffektiviseringsåtgärder i kommunala fastigheter vilket underlättade det politiska beslutet att genomföra EPC-projektet. Enligt Tommy är det orimligt att en kommun ska klara av att genomföra ett projekt i egen regi. Dels för att det saknas energianalyskompetens inom kommunen, och dels för att det råder brist även på övriga egna resurser och det som krävs för att genomföra ett projekt på traditionell basis med upphandlingar av respektive entreprenadgren. 18 Energy Performance Contracting

21 Upphandlingen Upphandlingen hade två viktiga målsättningar. För det första ville kommunen få bort alla oljeanläggningar och för det andra ville man modernisera fastigheterna och upprätta mål för hur mycket energi varje byggnad ska använda. Upphandlingen inleddes med en annons och 17 entreprenörer visade intresse för att delta i upphandlingen. Av dessa fick 6 stycken lämna anbud. När sedan anbuden kom in tyckte man att det var svårt att genomföra utvärderingen. Förutom att det fanns mycket att läsa och värdera, var det svårt att avgöra vad som verkligen var viktigt. För att lösa detta problem tog man hjälp av en EPC-konsult vid utvärderingen. En entreprenör valdes ut för att genomföra Fas 1 med option för Fas 2 och Fas 3. Projektet Fas 1 har omfattat alla fastigheter i såväl kommunens fastighetsbestånd som i bostadsbolagets. Förutom energiinventeringar, åtgärdsförslag och ekonomiska kalkyler har entreprenören genomfört uppmätningar av byggnaderna i projektet eftersom flera av kommunens ritningar inte har uppdaterats i takt med varje ombyggnad. Fasen krävde relativt mycket tid av kommunens tjänstemän eftersom varje förslag som entreprenören kom med skulle gås igenom. Fas 2 har precis startat och kommer att vara genomförd innan årsskiftet 2006/2007. Hittills har inga mätbara resultat i form av besparingsrapporter levererats men utbildningen av personalen har påbörjats. Projektet har finansierats på traditionellt sätt. Investeringen på 5,5 miljoner kronor för bostadsbolaget kommer att lånas upp medan resterande 24,5 miljoner kronor ska hanteras inom det kommunala investeringsutrymmet. Härtill kommer ett bidrag på 7 miljoner kronor för de investeringar som görs i de kommunala fastigheterna. Totalt kommer cirka 3 miljoner kronor per år att sparas på energi, och därtill kommer ytterligare besparingar vilket gör projektet mycket lönsamt för kommunen. Tommy menar att det hade varit omöjligt att dela upp projektet i punktinsatser utan en besparingsgaranti och att komma till politikerna med små projekt och ansöka om pengar. Även om investeringsbidraget var en katalysator inledningsvis har det inte varit avgörande för att politikerna avsatt 30 miljoner till projektet. Projektet är lönsamt även utan bidrag. Resultat av projektet Hittills har projektet inte levererat mätbara ekonomiska besparingar. Trots detta finns en positiv syn på vad projektet kommer att innebära. En effekt blir att fastigheterna moderniseras, vilket är oerhört viktigt då 3, Intervjuer med nio fastighetsägare 19

22 kommunen befinner sig i en generationsväxling. Tommy tror att denna ska gå mycket smidigare när det finns modern teknik i alla fastigheter. Råd och reflektioner Tommy anser att alla bör genomföra åtminstone Fas 1 för att fastställa vilka åtgärder och besparingar som är möjliga i varje byggnad. För att lyckas med projektet är det viktigt att man lägger tid på att lära sig hur affärsmodellen ser ut och vilka steg som ingår. Som projektledare måste man avsätta mycket tid för att informera politiker, tjänstemän, driftpersonal och hyresgäster. Det är viktigt att alla förstår så att de inte känner sig överkörda. Hemligheten med att lyckas intressera politikerna, är att ständigt lyfta fram helhetsbilden. Att stycka upp projektet i delprojekt är inget framgångsrikt sätt att arbeta på anser Tommy. 20 Energy Performance Contracting

23 Gnesta kommun Intervju med: Projektets löptid Projektyta Investering Energibesparingar Återbetalningstid Korta fakta Hans Persson, VD på Gnestahem Fas 3 påbörjad kvm 7 Mkr 1,4 Mkr/år 5 år Gnesta kommuns fastighetsbestånd ägs och förvaltas av Gnestahem AB som är ett av kommunen helägt bolag. Hans Persson är den ende av intervjuobjekten som fått ärva ett EPC-projekt. Hans kom till Gnestahem 2003 och blev VD för bolaget 1 maj I Gnesta är det offentliga fastighetsägandet och förvaltandet uppdelat i tre kategorier: Kategori A ägs och förvaltas av Gnestahem Kategori B ägs av Gnesta kommun och förvaltas av Gnestahem. Kategori C ägs av en tredje part, förvaltas av Gnestahem och hyrs av Gnesta kommun. Det är inte alla fastigheter som ingår i EPC-projektet utan endast fastigheter från kategori A vilka bl a utgörs av stora offentliga byggnader såsom skolor. Att ärva ett projekt Sedan Hans tog över rollen som VD för Gnestahem har fokus legat på de ekonomiska nyckeltalen. Enligt Hans är det enkelt att se hur fastighetsförvaltningen fungerar genom att titta på de ekonomiska nyckeltalen i resultaträkningen. En annan faktor som är viktig att mäta är kundnyttan. Detta är dock relativt svårt att göra då resultatet ofta är subjektivt. Första gången som Hans kom i kontakt med EPC-projektet var när han fick en faktura från entreprenören. Inledningsvis ställde fakturan till problem eftersom Hans inte visste hur den skulle redovisas. Då avgående VD arbetade parallellt med Hans löstes problemet samtidigt som Hans fick en ordentlig genomgång av vad EPC-projektet innebär. Gnestahem har valt att finansiera EPC-projektet med hjälp av entreprenörens finansieringstjänst. Denna innebär att Gnestahem betalar en förutbestämd avgift per månad, som är lika stor som den garanterade besparingen, till entreprenören tills projektet är avbetalat efter fem år. Gnestahems revisorer har fastställt hur fakturorna för projektet ska redovisas. 3, Intervjuer med nio fastighetsägare 21

24 Entreprenörens finansieringstjänst valdes av politiska skäl. Gnestahem har genom att nyttja finansieringstjänsten inte behövt ta några nya lån, vilket var viktigt för att komma till avslut internt innan projektet startade. Genom stora energibesparingar har Gnestahem frigjort kapital som kan användas i andra sammanhang. Det är även viktigt att visa hyresgästerna att man satsar på att hålla hyresökningarna på så låg nivå som möjligt. Framtiden En viktig faktor att fundera på inför framtiden är vilka energikostnader man skulle haft om man inte genomfört EPC-projektet i kommunen? Det är lätt att tro att kostnaderna skulle ha legat på samma nivå men troligtvis hade de extra energikostnader som nu sparas in varje dag tagit en alldeles för stor del av driftbudgeten. Hans funderar därför på att utveckla projektet så att även de fastigheter som hittills inte ingått i EPC-projektet effektiviseras. Vid ett nytt projekt kommer kommunen inte att nyttja entreprenörens finansieringstjänst då det blir billigare att låna pengar. Att genomföra ett EPC-projekt i egen regi ser Hans som mycket svårt. Dels saknas den tid som behövs men framför allt saknas de resurser som entreprenören kan bidra med. Råd och reflektioner Hans insåg direkt att EPC-projektet varit till stor nytta för Gnesta kommun. Projektet är lönsamt och bygger på en mycket enkel affärsmodell. Hans har inte hittat några begravda hundar men det finns flera viktiga saker att tänka igenom. Utmaningarna i ett EPC-projekt handlar oftast om kommunikationsproblem mellan människor. Det är viktigt att driftpersonalen involveras tidigt och får rätt utbildning så att de kan ta hand om installationerna och bemöta hyresgäster som har åsikter om inomhusklimatet. Det är även viktigt att informera hyresgästerna om att ventilationen går ner i varv på kvällarna efter ett förutbestämt schema. Detta betyder att hyresgästerna måste meddela driftspersonalen så att drifttiderna ändras inför ett kvällsmöte etc. De risker som Hans ser med ett EPC-projekt är att optimeringen av drifttider och temperaturer går för långt, vilket kan leda till klagomål på inomhusklimatet och i värsta fall utflyttningar och ökade kostnader för service. För att undvika detta krävs utbildning och information. En annan risk är att man är ivrig att se det ekonomiska resultatet direkt vid ett EPC-projekt. Affärsmodellen bygger på att besparingarna används för att amortera investeringen men det kan vara frestande att istället använda besparingarna till andra projekt. Hans anser att de flesta fastighetsägare bör överväga ett EPC-projekt. Det främsta argumentet är kostnaden, att spara en krona ger direkt effekt på resultatet och är mycket enklare att genomföra än att höja intäkterna för 22 Energy Performance Contracting

25 att få samma vinstökning. Ett EPC-projekt innebär att man förändrar hela sin inköpsstrategi. Man köper en funktion istället för tekniska installationer vilket effektiviserar hela den interna organisationen. Att kunna säga till en säljare som kommer med en produkt att alla energieffektiviseringsåtgärder redan är genomförda är mycket tillfredsställande. Även om man köper ett EPC-projekt är det viktigt att definiera vad man vill köpa samt att man som fastighetsägare hela tiden har kontroll över vad som sker. Annars kan man få ett dåligt projekt som kostar mer än det smakar. 3, Intervjuer med nio fastighetsägare 23

26 Regionfastigheter Skåne Intervju med: Projektets löptid Projektyta Investering Underhåll Energibesparingar Återbetalningstid Korta fakta Robert Johansen, Utvecklingschef Fas 3 påbörjad kvm 75 Mkr 35 Mkr 12 Mkr/år 6,25 år Regionfastigheter förvaltar regionens fastigheter i Skåne som omfattar totalt 1,4 miljon kvm. Robert har varit anställd på Regionfastigheter i snart fem år och har erfarenhet inom flera olika områden som bland annat konsult, entreprenör och förvaltningschef i en kommun. Idag arbetar Robert som utvecklingschef inom Regionfastigheter med många olika frågor utöver energibesparingar. Situationen innan projektet Då Robert anställdes hade ledningen för Regionfastigheter insett att nyckeltalen för energianvändning inom fastighetsbeståndet överlag var bland de högsta jämfört med övriga landsting i Sverige. Det fanns ingen ansvarig för energifrågor vilket innebar att ingen fokuserade tillräckligt på dessa. Relationen mellan de resultatansvariga förvaltarna och den verkställande serviceorganisationen var otydlig utan klara gränsdragningar eller ansvarsbeskrivningar. Vid projektstarten år 2003 var de aktuella fastigheternas tekniska installationer till stora delar gamla och därför i behov av modernisering. Det var dock svårt att få ekonomiska medel för detta då det rådde investeringsstopp inom hela regionen. Dessutom saknades en ordentlig energimätarstruktur vilket gjorde energiuppföljningsarbetet mycket svårt. Under 2002 kontaktades Regionfastigheter av flera entreprenörer som beskrev sina olika varianter av garanterade energibesparingsprojekt för fastighetsägare med problematisk energiförbrukning. Dessa besök väckte en idé om att det fanns andra tillvägagångssätt än de traditionella med upphandling och egna energibesparingsprojekt. Eftersom det saknades referensmaterial om hur upphandlingen av ett nytt koncept skulle kunna utformas anlitades under 2002 en konsult för att strukturera upphandlingen. Detta första försök avbröts dock då det saknades tid internt och förankringen i organisationen inte hanns med. Andra bekymmer som identifierades var svårigheterna att sammanställa energianvändningen och att få ett grepp om energimätarstrukturen. 24 Energy Performance Contracting

27 I slutet av 2003 gjordes dock en omstart av projektet, nu med internt projektledningsstöd. Man började med att studera hur en upphandlingsmodell för köp av en produkt utan specifikationer kan se ut. Man fann att den upphandlingsmodell som i LOU kallas förhandlad upphandling, där en kvalificering kan göras, kunde tillämpas. Beslut om att genomföra projekt Innan upphandlingen startade informerades all berörd personal om projektet. Det var lätt att sälja in affärsmodellen till personalen då de här såg en unik möjlighet till finansiering av energibesparingsåtgärder som de under lång tid önskat genomföra. Affärsmodellen är mycket enkel och logisk, saker och ting faller på plats vartefter projektet (och beslutsunderlaget) utvecklas, samtidigt som entreprenören ska utfärda en garanti för att de utlovade effekterna verkligen uppnås. Under denna tid hittade man inga andra affärsmodeller som var bättre att arbeta med. Robert uppskattar att EPC-projekt idag omsätter betydligt mer i kronor räknat än traditionella energibesparingsprojekt på den svenska marknaden. En faktor som bidrog till det slutgiltiga beslutet att fullfölja med denna affärsmodell var att investerings- och besparingsvolymerna, liksom även miljöeffekterna, var stora nog för att vara politiskt intressanta. Detta är, i realiteten, svårt att uppnå vid traditionella upphandlingar som är utspridda under en lång tidsperiod och baserade på färdiga handlingar, då dessa ger för små effekter för att uppmärksammas i beslutsprocessen. Parallellt med den interna förankringsprocessen involverades även fastighetsnämnden för att säkerställa en politisk uppslutning så tidigt som möjligt i projektet. Beslutet att finansiera analyskostnaden (dvs kostnaden för Fas 1) togs av fastighetsdirektören. Redan under upphandlingens tidiga skeden togs diskussioner om finansiering och garantier upp med Region Skånes finansdirektör. Finansdirektören deltog också i utvärderingen av de olika finansieringsalternativ som presenterades av anbudsgivarna. I denna genomgång analyserades flera viktiga områden, såsom beställarens riskexponering, alternativens finansieringsomkostnader, leasingalternativens tillämplighet, samt entreprenad- och besparingsgarantiernas giltighet vid olika alternativ. Resultatet av denna genomgång blev att Region Skåne valde att själv finansiera projektet. Upphandlingen Målet med upphandlingen var primärt att projektet skulle resultera i besparingar utan att några försämringar gjordes för hyresgästen. Det var 3, Intervjuer med nio fastighetsägare 25

28 också viktigt att upphandlingen lyckades då upphandlingsmodellen var ny för Regionfastigheter. De entreprenörer som kvalificerades fick i anbudet lämna en uppskattning av projektomfattning. Samtliga anbudsgivare gjorde schablonberäkningar som visade på ett projekt på cirka 40 miljoner kronor. Detta innebar en viss besvikelse då både förhoppningarna och behovet av åtgärder var större än de 40 miljoner kronor som indikerades. Spänningen kring hur anbuden skulle se ut var stor och det var mycket intressant att läsa dem då det initialt var osäkert om det fanns aktörer på marknaden som var beredda att ställa upp på alla önskemål som Regionfastigheter hade. Robert poängterar att det var viktigt att anbuden var bra skrivna då det inte fanns någon specifikation av vilken produkt som skulle köpas. Den slutsats Robert dragit av upphandlingen är att det troligen inte är möjligt att använda en traditionell upphandlingsmodell för att nå de ekonomiska mål som satts upp utan att suboptimera hela arbetet. Robert konstaterar att det är mycket rationellare att handla upp och genomföra ett EPC-projekt via en förhandlad upphandling än att handla upp tiotals, kanske t o m hundratals, traditionella projekt baserade på färdiga handlingar. Finansiering Region Skåne har valt att själv finansiera projektet, men först efter att entreprenörens finansieringsmodell noggrant övervägts. Egenfinansiering valdes när det stod klart att Region Skånes kostnader för kapitalanskaffning var lägre än entreprenörernas, att revisorerna inte tillstyrkte leasing, samt att flera problem förknippade med modeller med tredjepartsfinansiering kunde undvikas. De frågor som kan uppkomma är: Vad händer om entreprenören går i konkurs under installationstiden när obetingat betalningsansvar till tredjepartsfinansiären föreligger? Hur erläggs momsen vid tredjepartsfinansiering? Vem äger installationerna? Vilka påtryckningsmedel har beställaren på entreprenören om förseningar uppstår i leveransen? Är förutsättningarna för finansiell eller operationell leasing uppfyllda? När Fas 1 Projektutvecklingen var klar och förhandlingen avslutad hade ett projekt utformats som omfattade 75 miljoner kronor i investeringar och 35 miljoner kronor i underhållsåtgärder. Totalt ett projekt på 110 miljoner kronor. Regionfastigheter har sökt off rot -bidrag och fått 20 miljoner kronor som har vidareinvesterats i nya energibesparande åtgärder inom det analyserade fastighetsbeståndet. De investeringar som genomförts under Fas 2 har bokförts som enskilda åtgärder. 26 Energy Performance Contracting

29 Projektet Totalt ingick kvm (BTA) av Regionfastigheters yta som omfattar 1,4 miljoner kvm. Projektet har tre tydliga faser där Fas 2 och Fas 3 var optioner som Regionfastigheter kunde avropa efter Fas 1 om projektets omfattning och lönsamhet var i paritet med den målsättning som fanns. Fas 1 Projektutvecklingen Projektet är kontraktsmässigt uppdelat i tre geografiska områden: Helsingborg, Kristianstad och Lund. I varje område tillsattes en projektledare som biträddes av de lokala verksamhetscheferna. Under Fas 1 upptäckte man att det fanns många mätare som aldrig varit registrerade. Dessa mätare hade lästs av i flera år av duktiga driftanställda vilket betydde att man plötsligt hade tillgång till en helt annan mätarstruktur och energistatistik än man vågat hoppas på innan projektet startade. Parallellt med och fristående från arbetena under Fas 1 införde Region Skåne en ny internhyresmodell som innebar att hyresgästerna fick en kallhyra där energianvändningen slutregleras vid varje årsskifte. Den nya hyresmodellen hade den positiva bieffekten att det blev enklare att diskutera kostnadsbesparande förändringar av inomhusklimatet. Arbetsinsatsen för Regionfastigheters personal under Fas 1 var betydligt mindre än förväntat. Entreprenörens personal var i stor utsträckning självgående. Det var dock stressigt i slutet av Fas 1 då förhandlingarna om projektinnehållet genomfördes. Fas 2 Projektgenomförandet Innan de olika delprojekten startades upp gjordes noggranna riskanalyser och detaljerade tidplaner för sådana moment som var kritiska för verksamheten på sjukhusen. Även i denna fas har entreprenören varit mycket följsam och självgående och handlagt alla småarbeten som ingått i projektet. Koordineringen av större eller mer kritiska åtgärder har skötts av entreprenören i samråd med Regionfastigheters projektledare. Besiktningsarbetet har skett på ett mycket strukturerat sätt med bland annat funktionskontroller efter montering av utrustning för att säkerställa att driften fungerat fram till slutbesiktningen. Fas 3 Projektuppföljningen Projektet har nyligen kommit till Fas 3 och ett första uppföljningsmöte har hållits. I några byggnader har de projekterade förbrukningsnivåerna ännu inte nåtts, vilket innebär att entreprenören genomför kompletterande åtgärder. Detta är dock av mindre betydelse för hela projektet, då det redan märks att den totala energianvändningen för hela Regionfastigheters bestånd sjunkit mycket kraftigt sedan projektet inleddes. 3, Intervjuer med nio fastighetsägare 27

30 Resultat av projektet Projektet har fått flera positiva sidoeffekter för Regionfastigheter. Den mest överraskande effekten är att utrymmet för planerat underhåll i 2007 års budget har kunnat ökas, mycket för att beslutsfattarna nått större insikt om att förebyggande underhållsarbete är lönsamt för en fastighetsägare. Mycket positivt är också att även medarbetare i de fastighetsdistrikt som inte ingått i projektet, har kunnat ta del av kompetensutvecklingsprogrammet. Detta har lett till tydliga besparings effekter även i fastigheter utanför entreprenaden. Som följd av den nya internhyresmodellen pågår idag också ett separat mätarprojekt runt om i regionen med målsättningen att varje hyresgäst ska veta vilken specifik energikostnad som kommer att ingå i hyran. Landstinget har i samband med projektet fått mycket uppmärksamhet både i Sverige och runt om i Europa. Flera utländska delegationer har varit på besök för att ta del av de erfarenheter man fått. Eftersom det är möjligt att spåra energikostnaden per byggnad har hyresgästernas medvetenhet om energikostnaderna ökat. Idag är det lättare att prata om olika drift- och energifrågor med hyresgästerna. Det ska även poängteras att projektet fått mycket stora miljöbesparande effekter vilket ligger i linje med den allmänna och politiska debatt som förs. Idag finns t ex målen att hela fastighetsbeståndet ska nå nyckeltalet 190 kwh/kvm för media inklusive värme, el och kyla, och att inga nya byggnader ska ha en energiförbrukning som överstiger 120 kwh/kvm. Råd och reflektioner Robert vill avslutningsvis ge några råd till de fastighetsägare som funderar på att starta upp ett EPC-projekt. För det första är det viktigt att alla involverade i projektet förstår affärsmodellen. Det är sedan viktigt att hitta en stabil partner, dvs. totalentreprenör, som lyssnar och är intresserad av att hjälpa till med att lösa era problem. Det är förmånligare att finansiera projektet själv och möjligheten att få en besparingsgaranti ökar beslutsorganisationens vilja att satsa pengar i ett projekt. Men det viktigaste rådet är att man inte ska vänta, det kostar väldigt mycket pengar varje dag som går utan att man gör något. För att lyckas med ett EPC-projekt behövs en eldsjäl som kan driva på arbetet i den egna organisationen. En annan reflektion är att stora projekt med rejäla effekter har lättare att slå igenom och att katalysatorn ofta måste komma utifrån eftersom ingen rättdimensionerad fastighetsorganisation själv förfogar över eller i det dagliga arbetet kan undvara de stora analysresurser som krävs. 28 Energy Performance Contracting

31 Robert avslutar med att framhålla som det mest positiva med ett EPC-projekt att entreprenören är självgående. Det skapas ett öppet förhållande som bygger på förtroende och därmed ett förtroendekapital som kan användas till att leta efter och föreslå nya spännande framgångsprojekt. 3, Intervjuer med nio fastighetsägare 29

32 Nyköpings kommun Intervju med: Projektets löptid Projektyta Investering Energibesparingar Återbetalningstid Korta fakta Bo Flinkberg, teknikchef på Kommunfastigheter Fas 3 påbörjad kvm kommunala verksamhetslokaler 54 Mkr MWh/år, 8 Mkr/år, 26 procent 10 år Nyköpings kommun förvaltar kommunens alla verksamhetslokaler. Bo Flinkberg arbetar idag som teknisk chef på Kommunfastigheter som förvaltar alla kommunens fastigheter. Bo har arbetat i kommunen i sex år och kom tidigare från det privata näringslivet där han bland annat arbetat som servicechef och underhållschef i stora processindustrier. Han har en bred utbildning och i botten ligger en teknisk examen med påbyggnad inom ekonomi och psykologi. Situationen innan projektet När Bo kom till kommunen liknade fastighetsbeståndet många andra kommuners bestånd. Den tekniska standarden var mycket varierande med både nya och gamla, ofta blandade, delsystem i samma byggnad vilka alla krävde sin service. Energistatistiken samlades in manuellt och matades in i ett gammalt system vilket innebar att det kunde ta ett halvår från det att ett fel uppstod tills att det upptäcktes vid granskningsarbetet. De många olika systemen i samma byggnad drev servicekostnaden uppåt då ofta fel servicebolag kallades till platsen när ett fel uppstod. Driftpersonalen hade en låg kompetensnivå innan projektet eftersom de inte hade fått någon utbildning. Anledningen till att man inte kunde ta sig ur den rådande situationen var främst att det fattades kapital inom kommunen. Eller snarare tron att det fattades kapital. Bo ser det som mycket intressant att så många tekniker inte tror att det finns kapital till bra affärer. I själva verket finns det kapital bara underlaget redovisas tydligt. Relativt snart efter att Bo börjat på kommunen genomförde han en enklare förstudie för att undersöka om det fanns en energibesparingspotential. Resultatet på 17 procent besparingspotential presenterade han för kommunstyrelsen som anslog 2 miljoner kronor för projektet. Detta anslag var alldeles för litet för att man skulle kunna genomföra alla de åtgärder som behövdes. Under sin kompletterande ekonomiutbildning fick Bo för första gången idén om en incitamentsmodell där alla tjänar på upplägget. Denna idé återväcktes när det beviljade anslaget inte blev så stort att det täckte behovet av åtgärder. 30 Energy Performance Contracting

33 Beslut att genomföra projekt Bo började utveckla incitamentsmodellen och anlitade en expert på styroch reglersystem som hjälpte till att skriva en teknisk kravspecifikation på vad kommunen behövde köpa för att få kontroll på energianvändningen i byggnaderna. Följande mål fanns med: 1. Att få till stånd ett centralt övervakningssystem med automatiskt avlästa mediamätare för att snabbt kunna spåra felkällor samt övervaka energianvändningen. 2. Att skapa storskalsfördelar genom att låta entreprenören byta ut gamla tekniska installationer mot nya. 3. Alla byggnader skulle ingå i projektet. För Bo är det naturligt att inte lämna någon byggnad utanför ett EPC-projekt, för då har man fortfarande en problembyggnad som kommer att kosta onödigt mycket pengar i form av akututryckningar och klagomål. När upphandlingsprocessen var definierad och kravspecifikationerna skrivna presenterades projektet för kommunstyrelsen som godkände det innan upphandlingen startade. Projektet låg även till grund för de energibesparingsmål på minst 10 procent till 2006 som fastställdes av kommunstyrelsen Upphandlingen Projektet handlades upp enligt de krav som gäller för selektiv upphandling i LoU, och fem företag inbjöds att lämna anbud. Två av dessa tackade nej då de insåg omfattningen av projektet. Under anbudstiden fick de tre anbudsgivarna genomföras i fastighetsbeståndet. När anbuden inkom gicks de igenom av en styrgrupp bestående av Bo, kommunjuristen, ekonomichefen, fastighetschefen samt styr- och reglerexperten. Bo poängterar att det är viktigt att skapa en styrgrupp med olika personligheter som kompletterar varandra för att fånga upp alla aspekter på ett projekt av denna typ. Det stod ganska tidigt i utvärderingen klart vilken anbudsgivare som skulle vinna upphandlingen. Eftersom Bo är väl bevandrad i branschen var han inte orolig för att det inte skulle inkomma bra anbud. Efter en upphandlingsprocess på ca tre månader valdes en anbudsgivare för att genomföra projektet i tre tydliga faser. Den första fasen skulle fastställa den energibesparingsvolym som fanns i fastighetsbeståndet och kostnaden och åtgärderna för att nå den. Efter denna fas hade Nyköpings kommun rätt att avbryta projektet, men hade då fått betala entreprenören för utredningsarbetet. Projektet visade sig bli dyrare än prognostiserat vilket krävde att kommunfullmäktige 3, Intervjuer med nio fastighetsägare 31

34 informerades ytterligare en gång. Efter att kommunfullmäktige godkänt projektets omfattning kunde de åtgärder som föreslagits i Fas 1 genomföras. Bo anser att denna typ av upphandling är relativt lätt att genomföra. Den är betydligt enklare att genomföra än en traditionell upphandling om man har tydliga mål, men risken finns att fastighetsägare saknar kompetens att driva en upphandling i egen regi och han rekommenderar därför att man tar hjälp av en konsult. Finansiering Ett av upphandlingens mål var att projektet inte skulle belasta kommunens balansräkning. Detta har visat sig mycket svårt att driva igenom redovisningstekniskt så nu finns det en avskrivningsplan för projektets olika delar. Fas 1 - Projektutvecklingen Arbetet i Fas 1 var inriktat på att hitta så mycket energibesparingar som möjligt. Till entreprenörens hjälp fanns flera vaktmästare som hjälpte entreprenörens anställda att hitta i de olika byggnaderna. För kommunen var det viktigt att alla pumpar, fläktar, ventiler med mera undersöktes så att energianvändningen kunde minskas. Detta arbete tog någon till några dagar per byggnad. Entreprenören var tvungen att redovisa alla förslag på åtgärder och besparingskalkyler klart och tydligt så att kommunen skulle kunna ta ställning till nästa fas. Fas 2 - Projektgenomförandet Efter att projektförslaget godkänts i kommunfullmäktige påbörjades installationerna och utbytena i byggnaderna. Bo har under hela projektet tydligt informerat hyresgästerna och brukarna om olika moment för att minska eventuell irritation. Två olika typer av besiktningar görs, en hårdvarubesiktning som genomförs så snart installationsarbetet avklarats per byggnad samt en mjukvarubesiktning som genomförs för alla byggnader samtidigt när alla installationsarbeten är klara. Samma konsult som skrivit förfrågningsunderlaget har också varit besiktningsman. Fas 3 - Projektuppföljningen Idag är projektet inne i Fas 3. De utlovade 17 procent har sedan länge överträffats och idag ligger besparingsnivån på ca 26 procent. Detta medför att återbetalningstiden kan kortas märkbart. Denna besparingsnivå har uppnåtts successivt och Bo tror att det blir svårt att ytterligare höja nivån. Idag får man besparingsrapporter från driftpersonalen varje månad. Dessa rapporter redovisas även för politikerna så att de vet att projektets utlovade lönsamhet uppfylls. 32 Energy Performance Contracting

35 Resultatet av projektet Projektet har inneburit mycket för kommunens fastigheter. För det första sparas ca 7 miljoner kronor varje år på uteblivet energislöseri. Dessutom har miljöbelastningen minskat så mycket att kommunens tidigare mål har överträffats med råge. En av sidoeffekterna är att även kommunens allmännyttiga bostadsbolag Nyköpingshem har påbörjat ett projekt som omfattar alla byggnaderna i beståndet. Eftersom kommunen köpt ett verktyg har arbetet med energistatistik förenklats avsevärt. Det är enklare att planera och genomföra underhållsåtgärder och driftpersonalens kompetens är betydligt högre. Hyresgästerna som tidigare hade mycket bekymmer med inomhusklimatet, har fått det bättre och kan idag fokusera mer på sin verksamhet istället för att ringa in felanmälningar då man får dessa automatiskt i styr- och övervakningssystemet. Det har skrivits flera artiklar om projektet och senast har innovationsgruppen i kommunen bjudit in Bo till ett seminarium. Frågan som innovationsgruppen och många andra i kommunen ställer sig är varför inte projektet genomfördes tidigare. Tips och råd Bo anser att det är betydligt vettigare att genomföra ett EPC-projekt än bara en energideklaration. För Nyköpings kommun skulle energideklarationen kosta mer än 4 miljoner kronor att genomföra. I kommunens EPC-projekt ingår denna del i projektet och bekostas av garanterade energibesparingar. Det är inte svårt att få lönsamhet i ett projekt om det går att spara minst 20 procent av energianvändningen. Enligt Bo är det viktigt att en besparingsgaranti ingår i affärsmodellen om projektet ska säljas in till politikerna. Det är även viktigt att peka på de stora miljövinster som projektet genererar. För att ett projekt ska fungera och målen nås, måste projektledaren få fullt stöd för att driva projektet framåt. De som ska vara delaktiga måste få information på ett tidigt stadium och det är viktigt att det finns ett stort engagemang från första början om projektet ska lyckas. Projektet ska omfatta alla byggnader, annars kommer man fortfarande att ha byggnader med problem och för höga energikostnader. Bo råder andra fastighetsägare att själva låna pengar till sina projekt då det blir betydligt billigare än att utnyttja entreprenörens finansieringstjänst. Avslutningsvis framhåller Bo vikten av att kommunicera mycket med entreprenören, skapa ett bra samarbetsklimat samt att försöka lösa problem och frågor i samförstånd. 3, Intervjuer med nio fastighetsägare 33

36 Säffle kommun Intervju med: Projektets löptid Projektyta Investering Energibesparingar Återbetalningstid Korta fakta Pelle Karlsson, driftingenjör och Per-Erik Andersson, media ansvarig Fas 2 påbörjad kvm kvm 14,7 Mkr + 6,5 Mkr 1,6 Mkr/år 10 år Säffle kommun förvaltar kvm kommunala verksamhets lokaler. Pelle Karlsson har arbetat ca 20 år i fastighetsbranschen och de senaste 5 åren som driftingenjör i kommunen med ansvar för kommunens fastighetsskötare. Han har själv arbetat som fastighetsskötare och har därmed en gedigen kunskap om de praktiska problem som fastighetsskötarna möter i vardagen. Ansvarig för mediauppföljningsarbetet är Per-Erik Andersson som arbetat 9 år som fastighetsskötare och de senaste 2,5 åren som mediauppföljare i kommunen. Situationen innan projektet När Pelle anställdes som driftingenjör sköttes allt arbete manuellt på kontoret. Det fanns ingen dator och mediamätarna lästes av manuellt, siffrorna fördes in på papper och följdes inte upp. De tekniska installationerna var gamla och det fanns inte pengar till en modernisering. Det första Pelle gjorde var att köpa in ett mediauppföljningsprogram där fastigheterna lades upp och därefter påbörjades en insamling av mediastatistik. Det stod klart relativt snart när mediastatistiken analyserades att det fanns mycket pengar att spara, bara enkla åtgärder sattes in. När Per- Erik började arbeta med mediauppföljningen startades även en ordentlig uppföljning av drifttider och temperaturer. Utan att investera i ny teknik kunde Per-Erik och Pelle tillsammans med fastighetsskötarna sänka energiförbrukningen ordentligt. För att genomföra de nödvändigaste moderniseringarna i byggnaderna avsattes ca 2 miljoner per år i budgeten för energibesparingsåtgärder. Detta gav endast möjlighet att genomföra små åtgärdspaket vilket i sin tur gav suboptimerade tekniska och ekonomiska lösningar. Eftersom kommunen, i likhet med många andra kommuner i Sverige, har en relativt knaper ekonomi fanns ett hot om nedskärningar i personalstyrkan. 34 Energy Performance Contracting

37 Vid en enkel analys konstaterades att fastighetsbudgeten fördelades på följande sätt: 66 procent går till mediakostnader 19 procent går till personalkostnader 15 procent går till akutkostnader och underhållsåtgärder När det stod klart att mediakostnaden var 3 till 4 gånger högre än personalkostnaden ställdes följande enkla fråga: Om nedskärningar ska ge en ekonomiskt stor effekt var ska då nedskärningarna göras? Svaret var lätt att formulera efter analysen och frågan var istället hur detta skulle genomföras. Målet blev att mediakostnaden skulle sänkas istället för att friställa personal. Beslut om att genomföra projekt Redan år 2002 kom Pelle i kontakt med ett företag som genomför EPCprojekt. Vid denna tidpunkt hade inte mediauppföljningsprogrammet köpts in så det fanns för lite information för att starta upp ett EPC-projekt. Dessutom var Pelle förbryllad över affärsmodellen: Var fanns haken? Det låter för bra för att vara sant!. Under hösten 2004 togs ny kontakt med företaget och projektets målsättningar började ta form. Dessutom kom Pelle fram till att detta var en fullt realistisk affärsmodell. Det ställdes upp fyra stora målsättningar för projektet: 1. Energikostnaderna stiger och energianvändningen måste därför sänkas kraftigt. 2. Det behövs ett centralt övervakningssystem för att få kontroll på användning och utgifter. 3. Det ska finnas tydliga mål för varje byggnad så att alla vet att den fungerar som den ska. 4. Fastighetsskötarna ska utbildas så att de kan ta ett större ansvar för hur byggnaderna fungerar samtidigt som deras status höjs. När Pelle bestämt sig för att driva EPC-projektet fick han hjälp av Per- Erik och ekonomichefen för kommunens fastigheter. Trion hjälptes åt att informera politiker och arrangerade bland annat ett studiebesök i Nyköpings kommun där flera politiska företrädare fanns med. Pelle poängterar att det är mycket viktigt att informera politikerna och se till att de blir delaktiga från början för att lyckas driva projektet genom den politiska beslutsprocessen. Efter studiebesöket beslutade den tekniska nämnden att genomföra ett EPC-projekt. 3, Intervjuer med nio fastighetsägare 35

38 Upphandlingen Ingen i kommunen hade någon erfarenhet av att handla upp ett EPCprojekt. Innan upphandlingen togs kontakt med en konsult som hjälpte kommunen att skriva förfrågningsunderlag och utvärdera anbuden. Utvärderingen av de nio inkomna anbuden gjordes mycket grundligt med en jämförelse avsnitt för avsnitt. Pelle betonar dock att det var stor skillnad mellan anbuden. Trots att det var betydligt enklare att handla upp EPCprojektet än befarat, anser Pelle att man absolut ska ta hjälp av någon erfaren konsult vid upphandlingen, samtidigt som man själv måste vara involverad. De fördelar som Pelle och Per-Erik ser med att genomföra en upphandling av ett EPC-projekt är att det skapas en helhetssyn som gäller hela fastighetsbeståndet och hur det ska förvaltas. Dessutom skulle det ha varit svårt att ta del av de statliga bidragsmöjligheterna om inte en upphandling och en massiv insats av energisparåtgärder i fastighetsbeståndet genomförts. Finansiering Kommunen har själv valt att finansiera projektet och det redovisas på ett särskilt konto. Det betyder att den besparingsgaranti som entreprenören står för är fristående från finansieringsupplägget. Besparingsgarantin har hjälpt tjänstemännen att driva igenom besluten i den politiska organisationen. Utan en besparingsgaranti hade det varit svårt att starta det projekt som finns idag. Även det statliga bidraget på upp till 30 procent av investeringen för energieffektiviseringsåtgärder, har underlättat besluten i projektfinansieringen. Projektet Projektet genomförs i tre tydliga faser. Fas 1 har klargjort vilka besparingar och kostnader som finns. Nästan hela kommunens fastighets besttånd omfattas. Fas 2 omfattar kvm i egen regi och kvm i entreprenörens regi och är i skrivande stund under genomförande. Fas 1 - Projektutvecklingen Arbetet i Fas 1 inleddes så snart upphandlingen var avslutad. Det var en intensiv period då många olika yrkesmänniskor från entreprenören gjorde en stor insats. Entreprenörens projektledare anlitade en statistikspecialist som hjälpte Per-Erik att samla in och sammanställa all mediastatistik. Fastighetsskötarna följde med entreprenörens energicontrollers runt i alla byggnader och allt sammanställdes i en rapport. Pelle anser i efterhand att rapportens innehåll kunde ha presenterats tydligare. Innan projektutvecklingen startades hade några fastigheter valts bort från projektomfattningen. Orsaken till detta var att det var oklart hur länge dessa skulle 36 Energy Performance Contracting

39 finnas kvar i kommunens ägo. Nu anser Pelle att det hade varit bättre om alla byggnader varit med i projektets alla faser. När Fas 1 var genomförd vidtog en förhandling med entreprenören och med den interna organisationen. Internt gick meningarna isär om hur stort projektet skulle bli och det slutade med att entreprenören fick i uppdrag att genomföra åtgärder i ca kvm för totalt ca 16,7 Mkr medan kommunen skulle genomföra ett projekt på ca kvm för ca 6,5 Mkr. Under denna fas inventerades behovet av utbildningsinsatser bland fastighetsskötarna. Det har varit svårt att ta fram alla ritningar och dokumentation runt fastigheterna. Då detta hade förannonserats i förfrågningsunderlaget skapade det inte några större bekymmer för utvecklingen av projektet utan de brister som fanns, har lösts vartefter de identifierats. Fas 2 - Projektgenomförandet Idag befinner sig projektet i Fas 2. De genomförda åtgärderna ska vara slutbesiktigade i oktober Det betyder att genomförandet av de i Fas 1 framtagna förslagen endast tar 8 månader. Parallellt med det stora projektet har Pelle och Per-Erik också drivit det mindre projektet. Detta har inneburit ett stort merarbete och efter att samtliga upphandlingar av entreprenörer gjorts visade det sig bli totalt dyrare än om projektet hade integrerats i det stora. Dessutom får kommunen inte någon besparingsgaranti för det mindre projektet, vilket kommer att kräva extra stora uppföljningsinsatser av kommunens personal. Besiktningsarbetet har lagts upp så att totalentreprenören inledningsvis genomför egna kontroller. Om dessa fungerar fortsätter besiktningsarbetet enligt denna strategi men om problem uppstår kommer kommunen att genomföra egna besiktningar av alla installationer. Pelle och Per-Erik anser att projektet bygger på ett djupgående samarbete och att det därför måste finnas ett ömsesidigt förtroende. Dessutom kommer en dåligt utförd installation inte att generera de utlovade besparingarna vilket innebär att entreprenören blir tvungen att betala ett vite för den uteblivna besparingen. Fas 2 avslutas med en energideklaration för alla byggnader som ingår i projektet. Fas 3 - Projektuppföljningen Fas 3 innebär att kommunen får en genomgång av alla tekniska anläggningar två gånger om året samt erhåller uppföljningsrapporter regelbundet. Det avtal som styr denna fas är uppsägningsbart varje år och så länge avtalet gäller kommer entreprenören att garantera energibesparingen. Om det skulle gå bättre än förväntat finns ett incitament som ger både kommunen och entreprenören en morot vilket förhoppningsvis leder till att alla arbetar lite hårdare. 3, Intervjuer med nio fastighetsägare 37

40 Resultat av projektet Ett av de tydligaste mervärdena i projektet är att Säffle kommun har uppmärksammats på grund av sitt resultat. Projektet har också inneburit att fastighetsskötarna fått ett verktyg att arbeta med. Ordentlig mediaövervakning och återrapportering garanterar att förvaltningen fungerar effektivt. Ett av de påtagliga värdena är att projektet innehåller ett utbildningspaket bestående av 11 olika kurser med totalt 120 utbildningsdagar. Det kommer att finnas utbildningar i allt från övergripande driftövervakning till hyresgästutbildningar. Dessutom har politikerna insett behovet av att satsa mer pengar på förebyggande underhåll för att hålla kostnaderna nere och slippa göra akuta insatser. Tack vare EPC-projektet har det aldrig blivit aktuellt att friställa någon fastighetsskötare av ekonomiska skäl, däremot kommer behovet att ersätta personal, till exempel vid pensionsavgång, att minska med ca 1,5 tjänst under en femårsperiod. Pelle kan i framtiden ställa högre krav vid nyrekrytering och de som anställs kommer att få en ordentlig utbildning så att de kommer in i kommunens rutiner för fastighetsskötare. Råd och reflektioner EPC-projektet har gett Pelle en bra insikt i hur man kan driva ett projekt på ett annorlunda sätt. För det första måste man tänka på helheten när man vill förändra något. Det är enligt Pelle inte alltid så lätt då de flesta fastighetsförvaltare idag har alldeles för många kostnadskonton och därmed inte får en överblick. Ett helhetstänkande sparar oerhört mycket tid, speciellt i upphandlingsprocessen. Det är i stort sett omöjligt att genomföra ett energieffektiviseringsprojekt med många byggnader på traditionellt sätt. Helhetssynen bör råda även när det gäller val av vilken del av beståndet som ska ingå i projektet. Det flesta anser att det hade varit bättre att ta med alla byggnader i EPC-projektet. Att skapa effektiva livscykelkostnadslösningar istället för billigast för stunden-lösningar genererar större långvariga besparingar och sparar dessutom mycket tid. Pelle och Per-Erik anser att alla kommuner borde fundera på att genomföra ett EPC-projekt. Projektet är en mycket god investering för kommunen samtidigt som personalen får en gedigen utbildning och utrustningen i byggnaderna moderniseras. Pelle tycker också att det är viktigt att flera olika personer involveras tidigt i projektet och att man inte glömmer att ta med ekonomerna som kan diskutera de viktiga ekonomiska effekterna med politikerna som sedan ska fatta beslut. Att informera politiker, fastighetsskötare och brukare har varit en stor uppgift men nödvändig för att lyckas med projektet. Om detta projekt inte hade genomförts hade man fortfarande stått kvar på ruta ett och inte lyckats spara 540 ton koldioxid/år. 38 Energy Performance Contracting

41 Kommunfastigheter Örebro Intervju med: Projektets löptid Mats Brantsberg fastighetschef och Arne Hermansson projektledare Fas 2 påbörjad Projektyta kvm i Fas 1 samt kvm i Fas 2 Investering Energibesparingar Återbetalningstid Korta fakta 146 Mkr i investering och ca 29 Mkr i bidrag 13,8 Mkr/år totalt 8 år Kommunfastigheter äger och förvaltar kvm. Förvaltningen sker till 5/6 av beståndet med egen personal, övrig yta förvaltas av upphandlad driftentreprenör Projektledaren Arne Hermansson har en bakgrund som byggnadsingenjör och formgivare vid en arkitektfirma. Arne har alltid haft ett stort intresse för energifrågor och är idag mycket nöjd med att EPC-projektet är i full gång i kommunen. Mats Brantsberg har tidigare arbetat på Länsstyrelsen. I kommunen har han haft olika roller, bland annat som säkerhetschef, programchef och biträdande kommundirektör innan han tillträdde som fastighetschef Både Mats och Arne har varit delaktiga i EPC-projektet sedan det började ta form. Den första tanken på EPC väcktes dock av kommunens energiingenjör redan 2002 efter att han fått information om affärsmodellen av en entreprenör. När Mats började som fastighetschef befann sig Kommunfastigheter i en situation där kostnaderna steg utan att det fanns möjlighet att höja hyrorna i samma takt. Detta ledde till att det planerade underhållet reducerades vilket fick till följd att driftkostnaderna ökade ännu mer. Allt detta ledde till en snabbt roterande negativ kostnadsspiral. Det fanns ingen möjlighet att få politiskt beslut om hyreshöjningar då hela kommunens organisation genomgick en tuff sanering av sin ekonomi. En satsning på att sänka energikostnaderna på konventionellt sätt genom att en eller flera tjänstemän fick en begränsad budget att arbeta med, gav resultat i form av bland annat konverteringar men det var långt ifrån den kraftiga insats som behövdes. I denna situation väcktes åter tanken på att genomföra ett EPC-projekt. Uppstart av projektet Efter att Göran och Mats diskuterat affärsmodellen kom de fram till att de behövde information om hur ett projekt läggs upp och de bjöd därför in en entreprenör som fick presentera sitt affärsupplägg. Detta resulterade i att samma entreprenör fick genomföra en förstudie på delar av beståndet för att ta reda på om det fanns en rimlig besparingspotential med en lönsam återbetalningstid. Förstudien visade att det fanns en besparingspoten 3, Intervjuer med nio fastighetsägare 39

42 tial på ca 20 procent med en återbetalningstid på ca 9 år. Förstudien redovisades först för tjänstemännen som då hade möjlighet att ställa frågor om resultatet och affärsmodellen. Därefter bjöds förvaltare, driftpersonal och politiker in till ett större informationsmöte där det gavs möjlighet att ställa alla typer av frågor om EPC. Till detta möte kom ca 35 personer. Efter mötet fortsatte man med utvärderingen av affärsmodellen och resultatet av förstudien. Man kom fram till att det var ett mycket lämpligt arbetssätt för att lösa de problem som fanns inom Kommunfastigheter. Mats bestämde sig för att presentera affärsmodellen för fastighetsnämnden där ett beslut togs i augusti 2005 om att genomföra ett EPC-projekt. Under de olika mötena kom flera frågor upp som Mats och hans kollegor var tvungna att reda ut. En av de vanligaste, som också berörde den mest missförstådda faktorn i affärsmodellen, var hur projektet skulle finansieras. Frågor som ställdes var till exempel: Varför ska entreprenören finansiera projektet? Hur mycket pengar tjänar entreprenören? Mats var tvungen att förklara affärsmodellen tydligt för alla så att oklarheterna kunde redas ut. För det första att ett EPC-projekt fungerar som vilken entreprenad som helst där entreprenören tjänar pengar i Fas 1 och Fas 2 och där beställaren sedan får en kapitalkostnad under Fas 3. Denna kapitalkostnad är mindre än besparingen som görs vilket leder till en förbättrad ekonomi. Kommunfastigheter kommer att genomföra investeringen med egna medel och göra komponentavskrivningar med en genomsnittlig avskrivningstid på 14 år för del 1 som är beslutad och omfattar 19 objekt med ca kvm. Mats menar att få eller inga fastighetsägare har de resurser som krävs för att själv genomföra ett EPC-projekt i större skala. De flesta fastighets ägare har, precis som Kommunfastigheter, någon eller några tjänstemän som arbetar med energieffektiviseringsåtgärder, men det är orimligt att kräva att de ska vara specialister inom alla tekniska områden och, som i Kommunfastigheters fall, hinna genomföra en detaljerad analys av kvm på ett halvt år och sedan genomföra förslagen på mindre än två år. Det är utifrån detta perspektiv som ett EPC-projekts lönsamhet bör utvärderas. Dessutom utbildas personalen under hela projektet vilket ger dem möjlighet att ytterligare förfina inställningar i de tekniska anläggningarna så att projektet blir ännu mer lönsamt. Det är viktigt att inse svårigheterna i att med egna resurser genomföra denna typ av åtgärder i en massiv insats för att snabbt få ner energiförbrukningen. Det är knappast möjligt att få samma resultat med egna resurser. Andra fastighets ägare bör 40 Energy Performance Contracting

43 åtminstone genomföra en förstudie för att se den möjliga besparingspotentialen, menar Mats. Det har funnits en oro för att kommunen ska låsa fast sig vid ett fabrikat, men denna oro är mindre befogad eftersom det alltid är beställaren som väljer vilka fabrikat som sätts in i fastigheterna. För Kommunfastigheter är det en del av det strategiska arbetet att renodla antalet fabrikat ur ett tekniskt integrationsperspektiv och ur ett kunskapsperspektiv. Att ha få fabrikat innebär att reservdelshanteringen förenklas och att driftpersonalen har färre system att hålla reda på. Politisk enighet En av de viktigaste komponenterna i affärsmodellen är besparingsgarantin. Denna garanti som sträcker sig över hela återbetalningstiden gör det enklare att få ett beslut om att projektet ska genomföras. Att ansöka om pengar för att genomföra energieffektiviseringsprojekt i egen regi på traditionell basis, är betydligt svårare då risken för projektet tas av kommunen. I Örebro har det varit total enighet bland alla politiska partier att genomföra EPC-projektet. Detta är enligt Mats väldigt positivt och ger en styrka i projektet. Olika partier har lockats av olika argument men totalt sett är EPC-projektet ett projekt där effekterna på ekonomin och miljön är påvisbara vilket sällan är fallet. Mats menar att det är svårt att hitta en lönsammare investering för kommunen. Upphandlingen Upphandlingen gjordes som en förhandlad upphandling med föregående kvalificering. Tre entreprenörer fick möjlighet att lämna anbud. När anbuden inkommit gicks de igenom och sedan besökte man samtliga anbudsgivare för att diskutera mer i detalj hur projektet skulle kunna läggas upp. Efter att tilldelningsbeslutet annonserats valde en av de icke kvalificerade entreprenörerna att överklaga upphandlingen till Länsrätten. Efter knappt två månader meddelade länsrätten domen vari det går att läsa att upphandlingen skett inom lagens ramar. Projektet Projektet startade så snart upphandlingen vunnit laga kraft och Fas 1 genomfördes under första halvåret Det finns därför inga konkreta besparingsresultat att visa, men flera positiva effekter har genererats hos Kommunfastigheter. Projektet ger bra drivkraft i hela organisationen och man har fått en gemensam och klar målsättning som alla strävar efter. Att satsa på utveckling för att komma i framkant ses som mycket positivt inom alla verksamheter. Det finns besparingsbeting för samtliga verksamheter inom kommunen och EPC-projektet betyder att hyrorna inte 3, Intervjuer med nio fastighetsägare 41

44 behöver höjas i samma takt som annars hade varit nödvändigt. Driftpersonalen ser att det äntligen händer något och att mycket av deras idéer kan förverkligas. De slipper hantera gammal utrustning och får ett övervakningssystem som ger dem möjlighet att effektivt kontrollera, följa upp och planera sitt arbete. Driftorganisationen som länge dragits med ökande kostnader kan äntligen bryta trenden och vända den negativa spiralen uppåt istället säger Mats. Råd och reflektioner Det första rådet Mats vill ge till andra fastighetsägare är att fundera på att genomföra ett EPC-projekt. Det finns få investeringar som är lika lönsamma. Men innan man startar ett EPC-projekt är det viktigt att man lär sig affärsmodellen och att man tror på den. Ett bra sätt att lära sig är att genomföra en förstudie vilket ger ett konkret diskussionsunderlag för den egna verksamheten och för diskussioner med den politiska ledningen. Ett annat sätt att få insikt i hur ett EPC-projekt är uppbyggt och fungerar är att göra ett studiebesök hos en fastighetsägare som genomfört ett projekt. Vid detta besök är det bra att ta med sig olika typer av tjänstemän samt politiker som sedan ska fatta beslut i frågan. När man lärt sig affärsmodellen och bestämt sig för att driva ett EPC-projekt, är det viktigt att förankra projektet internt hos tjänstemännen och driftpersonalen men även i det politiska ledet. Mats ser få risker med att genomföra ett EPCprojekt. Det finns dock en risk att det vid riktigt stora insatser av en stor fastighetsägare uppstår brist på hantverkare, vilket i sin tur kan ha negativ effekt på prisnivån. Detta måste dock jämföras med den besparing som kan genereras. Slutligen rekommenderar Mats att man som fastighetsägare tar hjälp av en konsult med uppstartsarbetet, upphandlingen och förhandlingen då affärsmodellen inledningsvis är snårig och en duktig och erfaren konsult kan reda ut många frågor och bidra med kunskap om marknaden och affärsupplägg. 42 Energy Performance Contracting

45 Landstingsfastigheter i Kalmar län Intervju med: Projektets löptid Projektyta Investering Energibesparingar Återbetalningstid Korta fakta om Landstingsfastigheter Stefan Westblom, projektansvarig EPC Upphandling pågår kvm Mkr Mkr/år Målbild ca 8 år Landstingsfastigheter förvaltar kvm verksamhetslokaler med bland annat tre sjukhus, folkhögskolor med mera. Stefan Westblom har arbetat hos Landstingsfastigheter sedan januari Stefan kom till Landstingsfastigheter med ambitionen att genomföra energieffektiviseringsprojekt i det tempo som han tidigare arbetat i. Det blev dock en stor överraskning för Stefan att Landstingsfastigheter påbörjat förberedelserna för ett EPC-projekt. Direkt väcktes två frågor hos Stefan. Den första gällde om detta var ett steg mot att avveckla den interna driftorganisationen och ersätta den med en extern driftorganisation ägd av ett privat företag. Den andra frågan innebar en farhåga om att en extern part skulle genomföra energieffektiviseringsåtgärder som påverkar kvaliteten på inomhusklimatet negativt. Efter att ledningen förklarat intentionerna med projektet och Stefan läst mer om EPC ändrade han snabbt attityd och är idag mycket positiv till att Landstingsfastigheter ska genomföra ett EPC-projekt. Stefan insåg att det var en mycket svår uppgift för Landstingsfastigheters egen organisation att driva energieffektiviseringsprojekt i alla de 132 fastigheterna på ett effektivt sätt. Det krävdes en extern kraft för att lyckas med detta. Situationen hos Landstingsfastigheter I Landstinget finns klara och tydliga målsättningar, utformade av politikerna, om att fastighetsbeståndet ska bli energieffektivare. Under något år har bland annat Stefans chef Irene Brodell letat efter en modell som snabbt och effektivt medför att målen om ett energieffektivare fastighetsbestånd kan nås. Irene m fl har, efter att ha lyssnat på kollegor i branschen och på entreprenörer, kommit till slutsatsen att det krävs hjälp för att kunna paketera och formulera ett projekt utifrån sina egna målsättningar och sin situation. Idag har Stefan skapat sig en bra bild över den tekniska situationen i Landstingsfastigheter och den skiljer sig inte nämnvärt från vad som återfinns hos andra fastighetsägare. Stefan bedömer bland annat att ca 40 procent av de tekniska installationerna har nått eller passerat sin tekniska och ekonomiska livslängd och att en modernisering av dessa är nödvändig. 3, Intervjuer med nio fastighetsägare 43

46 Beslut om att genomföra projekt Stefan anger flera orsaker till att Landstingsfastigheter startat upp ett EPC-projekt. Den första tanken var att det hade varit bra att testa EPCmodellen på några fastigheter, men relativt snart insåg man att det skulle krävas flera upphandlingar och att det under denna tid inte sparas någon energi i övriga fastigheter. Så en första orsak till att EPC-projektet startades upp var att det, om man bestämt sig för att genomföra energieffektiviseringsentreprenader, är lika bra att genomföra projektet i hela beståndet då det oftast finns en lönsam besparingspotential i alla byggnader. Den andra anledningen var att EPC är en etablerad affärsmodell med klara och tydliga beslutssteg som gör det enkelt att driva projektet framåt. Projektet kan vara stort och man kan köpa in en stor insats av en totalentreprenör som kraftfullt sätter in stora resurser. Knorren på affärsmodellen är den garanti som totalentreprenören ställer ut, vilken hjälper till att övertyga de ekonomiska beslutsfattarna om ett genomförande av EPC. Stefan tror att det är sällan som en fastighetsförvaltning kan presentera ett projekt som ger ett positivt kassaflöde och en garanterad återbetalningstid. En av riskerna som Stefan ser med att genomföra ett EPC-projekt är att låta ett externt företag genomföra åtgärder utan att utbilda eller fortbilda den interna organisationen. Därför har Landstingsfastigheter beslutat att projektet ska innehålla en stor utbildningsinsats av driftorganisationen. På så sätt får den egna driftorganisationen en knuff framåt och förhoppningsvis skapas ett mer entusiastiskt arbetsläge. Upphandlingen Landstinget har genomfört två upphandlingar i sitt EPC-arbete. Den första upphandlingen gjordes för att hitta en konsult som kunde hjälpa Landstingsfastigheter att definiera, formulera och sätta upp mål för projektomfattningen och sedan bistå vid upphandlingen av entreprenören. Den andra upphandlingen som fortfarande pågår påbörjades under våren En av anbudsgivarna valde att överklaga tilldelningsbeslutet. Motivet var i huvudsak att denne ansåg sig vara felaktigt tilldelad för lite poäng i några av utvärderingskriterierna. Den erfarenhet som vi som beställare fått av denna process är att det är ytterligt viktigt att utforma skalan för poängtilldelning så att man får en klar och markant skillnad i totalpoäng mellan anbudsgivarna. I nuläget finns få aktörer på marknaden inom EPC, varför det finns ett stort utrymme för fler aktörer enligt Stefan. Upphandlingen av entreprenören har genomförts som en förhandlad upphandling med kvalificering enligt 3 kap LOU. Den styrgrupp som skapa 44 Energy Performance Contracting

47 des tidigt i projektet har varit delaktig i utvärderingsarbetet och deltagit i förhandlingarna med de olika anbudsgivarna. Finansiering Landstingsfastigheter kommer att finansiera projektet, vilket innebär att entreprenörens besparingsgaranti är fristående från finansieringsupplägget. Besparingsgarantin har hjälpt tjänstemännen att driva igenom besluten i den politiska organisationen. Då projektet troligtvis blir stort kommer flera åtgärder som normalt bortprioriteras att ingå, till exempel utbyte av tekniska installationer som nått sin livslängd. Dessa åtgärder har normalt fått vänta tills det sker en verksamhetsförändring. Projektet Projektet har ej påbörjats men Stefan ser fram emot den dialog med entreprenören som Fas 1 innebär. Det kommer att bli ett omfattande arbete där det är viktigt att ha en öppen och tät kommunikation med entreprenören så att projektet utvecklas enligt de intentioner som beställaren fastställt i styrgruppen. Råd och reflektioner EPC-projektet har förändrat Stefans syn på hur energieffektiviseringsprojekt kan läggas upp. För det första måste man läsa på ordentligt om affärsmodellen och vara övertygad för att driva projektet. Eftersom entreprenadtypen EPC är en ny upphandlingsform för flertalet beställare inom fastighetsbranschen, behövs extern hjälp från en organisation med kompetens och erfarenhet av att utarbeta förfrågningshandlingar av EPC-entreprenader. I upphandlingsarbetet ska stor vikt läggas vid valet av utvärderingskriterier så att de blir klart formulerade och ger ett entydigt utfall av vinnande anbudsgivare. De största aktörerna på EPC-marknaden idag är likvärdiga, varför det är svårt att särskilja det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Ett EPC-projekt bör passa de flesta offentliga fastighetsägare, då både ekonomin och miljön snabbt blir betydligt bättre. 3, Intervjuer med nio fastighetsägare 45

48 Lundafastigheter Intervju med: Projektets löptid Patrik Sjöstrand Energioptimerare Fas 1 påbörjad Projektyta kvm i Fas 1 Investering Energibesparingar Återbetalningstid Korta fakta Uppskattningsvis minst 120 Mkr och ca 30 Mkr i bidrag Potential på minst 15 Mkr/år Ca 8 år Lundafastigheter äger och förvaltar kvm. Förvaltningen sköts till största del av entreprenörer med stöd av egen driftpersonal Patrik Sjöstrand började sin anställning på Lundafastigheter i maj Hans uppgift var att optimera energianvändningen i kommunens fastigheter. Målet var att spara minst 10 procent från 2004 års energinivå. Patrik har en gedigen praktisk erfarenhet då han arbetat med kylinstallationer, styr- och reglerteknik och ventilationsanläggningar. Patrik frågade sig dock tidigt: Hur ska jag hinna med 400 byggnader under min livstid? Det kommer krävas en enormt stor insats och det kommer aldrig att gå med den resursbank vi har själva. Det måste finnas ett annat sätt att arbeta! En månad efter att Patrik påbörjat sin anställning, fick Lundafastigheter en ny fastighetschef. Jan-Christer Sandh såg direkt att Lundafastigheter måste göra något åt energiförbrukningen. Om Lundafastigheter skulle kunna fortsätta att underhålla sina byggnader på samma nivå var det nödvändigt att frigöra kapital från andra poster. Posten med störst potential var då energiförbrukningen, säger Jan-Christer. I Lundafastigheter finns mycket stor kompetens inom energiteknik, men hos för få personer. Många utredningar har gjorts men långt ifrån alla har resulterat i projekt. Orsaken är att förslagen ej paketerats ihop till stora projekt och att återbetalningstiden har uppskattats till längre än 5 år vilket tidigare inte varit acceptabelt. För att lyckas med att på bred front spara energi i hela beståndet måste strategin förändras. En av de första upptäckterna Patrik gjorde var att det fanns många olika standarder bland de tekniska installationerna i fastighetsbeståndet. En del var relativt nytt men mycket var gammalt och närmade sig sin tekniska livslängd. Viss utrustning hade även passerat sitt bäst före datum med flera år vilket kan vara en av förklaringarna till Lundafastigheters höga energianvändning. En viktig upptäckt var att mediauppföljningen var mycket bristfällig. Endast 10 procent av byggnaderna hade månadsuppföljning medan övriga 90 procent hade årsuppföljning av energianvändningen, vilket ansågs långt ifrån acceptabelt. Detta var dock inte något 46 Energy Performance Contracting

49 som förvånade Patrik eftersom han tidigare arbetat som entreprenör med Lundafastigheter och andra fastighetsägare i södra Skåne. Det ser ungefär lika dåligt/bra ut i de flesta fastighetsbestånd. I sitt sökande efter andra tillvägagångssätt för att spara energi, gick Patrik på ett seminarium i september Den första tanke som slog Patrik var: Var finns haken? Om detta är så bra, varför har inte alla gjort det? EPC passar perfekt för Lundafastigheter enligt Patrik. Med hjälp av detta affärsupplägg kommer det att finnas en rimlig chans att nå de mål som satts upp. Dessutom kan flera åtgärder som tidigare förkastats trots att de varit lönsamma genomföras, eftersom delprojekt paketeras till ett stort projekt och hela livscykelkostnaden analyseras. Det är också viktigt för Lundafastigheter att visa på ekonomiska resultat eftersom alla verksamheter inom kommunen har krav på sig att skära ner kostnaderna. Uppstart av projektet Efter seminariet åkte Patrik direkt till kontoret och berättade om affärsupplägget för sin chef Jan-Christer Sandh. Patrik försökte förmedla att konceptet skulle passa Lundafastigheter perfekt. Jan-Christer insåg också att affärsmodellen var intressant men att den först måste genomlysas. Därför genomfördes en enkel förstudie där bland annat Lundafastigheters nyckeltal för energianvändning gicks igenom. Det visade sig att det fanns en stor energibesparingspotential. Samtidigt som Lundafastigheter påbörjade förstudiearbetet, fastställde kommunstyrelsen den nya miljöstrategin i form av dokumentet LundaEco. Där kan man bland annat läsa att energiförbrukningen ska sänkas med 10 procent till 2010 från 2001 års nivå. Dessutom står det att allt fossilt bränsle ska konverteras bort. Detta dokument har verkat som en hävstång i beslutsprocessen eftersom politikerna på grund av sina krav och mål för energiförbrukningen hos Lundafastigheter måste tillsätta budgetmedel. För att förankra affärsmodellen hölls ett möte med servicenämnden i december 2005 där nyckeltalsstudien redovisades. Det blev en väckarklocka för flera politiker att det fanns en sådan energibesparingspotential i fastighetsbeståndet. Dessutom summerades energikostnaderna till 80 miljoner kronor vilket var en av de största kostnadsposterna för drift hos Lundafastigheter. När den politiska förankringen var gjord fortsatte Patrik tillsammans med sina kollegor att förankra EPC-modellen hos förvaltarna. Här stötte Patrik inledningsvis på motstånd eftersom förvaltarna såg framför sig hur ett berg av arbetsuppgifter växte fram. 3, Intervjuer med nio fastighetsägare 47

50 De frågor som förvaltarna ställde var till exempel: Behöver vi verkligen göra ett sådant här projekt? Vilka vinster kan vi få? Vilket merarbete skapar det? Då det är oerhört viktigt att man inom förvaltningen är enig om hur arbetet ska gå till tog Patrik med förvaltarna till Robert Johansen på Regionfastigheter. När Robert förklarade för förvaltarna hur deras projekt genomförts och att det inte krävs särskilt mycket insatser från förvaltarna då entreprenören gör den största delen av arbetet, vändes motståndet till ett positivt engagemang. Att kunna få hjälp av en annan fastighetsägare som genomfört ett EPC-projekt med att förklara affärsmodellen och dess effekter har varit till mycket stor nytta för Patrik i hans interna arbete. Konsultstöd Lundafastigheter valde tidigt att handla upp en konsult specialiserad på EPC. Konsulterna har varit ett mycket stort stöd säger Patrik. De har hjälpt Lundafastigheter med allt ifrån att skapa internt presentationsmaterial till att fastställa ramarna för projektet så att upphandlingen av entreprenören har kunnat göras. Under upphandlingen har konsulterna varit ett stort stöd vid skrivandet av förfrågningsunderlaget, utvärderingen och förhandlingarna hos alla anbudsgivare. Patrik understryker att det är viktigt att skapa ett förfrågningsunderlag som återspeglar de egna förhållandena och målen med projektet. Att kopiera någon annans förfrågningsunderlag är inte helt lyckat. Konsulterna har även varit till stor hjälp vid olika informationsmöten. Ett EPC-projekt genomför man troligtvis inte så många gånger som fastighetsägare och det är väldigt lätt att fastna i detaljerna om man inte har ett bollplank att arbeta mot avslutar Patrik. Projektet EPC-projektet handlades upp som en förhandlad upphandling där det ingår en kvalificering av entreprenörerna. Efter kvalificeringen fick de utvalda anbudsgivarna genomföra ett kompetens- och kreativitetstest på fyra olika fastigheter för att demonstrera sitt arbetssätt i praktiken. Detta test poängsattes tillsammans med beskrivningar av organisationen, tidplaner och pris för Fas 1 och Fas 3, innan varje anbudsgivare fick besök av Lundafastigheter. Vid detta besök fick anbudsgivaren presentera sig och sitt anbud innan en förhandling gjordes. Efter dessa besök uppdaterades poängen och en anbudsgivare kallades till slutförhandling där de slutgiltiga villkoren fastställdes. Fas 1 har precis startats så det finns inga konkreta besparingsresultat att visa men det har skapats en positiv attityd både på kontoret och på fältet 48 Energy Performance Contracting

51 vilket ökat motivationen hos de anställda. Andra verksamheter är mycket intresserade av projektet. Hyresgästerna ser projektet med tillförsikt eftersom en sänkt energikostnad i framtiden betyder att hyrorna inte kommer att öka i samma takt som de annars skulle ha gjort. Råd och reflektioner Det har endast gått ett år sedan Patrik började på Lundafastigheter och det faktum att han är nyanställd har bidragit till att han vågat starta upp EPC-projektet. Det krävs nog nya människor för att röra om i en organisation och väcka intresset för en annorlunda arbetsmetod tror Patrik. Man måste också våga chansa och dela med sig av sin kompetens till andra. En starkt bidragande faktor till att EPC-projektet har startats upp är de erfarenheter och lärdomar som andra fastighetsägare delat med sig av till Lundafastigheter. Det är viktigt att inte göra om samma misstag som andra redan har gjort, utan man måste hela tiden utgå från den plattform som andra byggt. Det är också viktigt att ta reda på både för- och nackdelar innan man startar ett EPC-projekt. Det gäller att vara modig om man ska genomföra ett EPC-projekt och vara beredd att informera tjänstemän, politiker och andra intressenter vid flera olika tillfällen. Patrik ser få risker med projektet, men en risk är att man köper EPCentreprenaden av ett företag som inte kan leva upp till garantierna. En annan risk är att man tappar helhetsbilden och fastnar i detaljerna. För att lyckas är det viktigt att hela organisationen är involverad. Hos Lundafastigheter finns ca 50 anställda som alla är informerade om projektet och vad det innebär för dem. Avslutningsvis råder Patrik andra fastighetsägare att också fundera på att starta upp ett EPC-projekt. Med hjälp av en EPC-konsult kan man korta ner alla ledtider till ett minimum och få tillgång till resurser som man saknar. 3, Intervjuer med nio fastighetsägare 49

52 Akademiska Hus Intervju med: Projektet löptid Projektyta Investering Energibesparingar Återbetalningstid Korta fakta Roland Larsson, Förvaltare och chef för teknisk förvaltning Fas 3 påbörjad kvm 700 MWh/år 3 år Akademiska Hus förvaltar lokaler för universitet och högskolar i Sverige med en total yta på 3.5 miljon kvm. Idag arbetar Roland som förvaltare och chef för teknik- och förvaltningsgruppen. Innan Roland började på Akademiska hus hade han arbetat på olika fastighetsförvaltningar i 15 år. Roland har en sjöingenjörsexamen och har seglat på de sju haven. Situationen innan projektet År 1995 övertog Akademiska Hus det gamla militärområdet i centrala Kristianstad. Området bestod av flera logementbyggnader och andra administrativa byggnader. Efter övertagandet byggdes området om för att anpassas till högskolans behov. När besiktningen genomfördes upptäcktes att de fastighetstekniska systemen inte fungerade tillsammans. Efter påtryckningar fick man systemen att fungera hjälpligt under de tre år som garantin hade förlängts till. Men Roland var inte nöjd med resultatet. Det var inte heller hyresgästerna som ringde hela tiden och klagade på inomhusklimatet. När ett problem hade rättats till uppstod snart ett annat, så det var som att flytta problemen runt i byggnaderna i stället för att ta tag i den verkliga orsaken. Ombyggnationen skedde efter färdiga konsulthandlingar med resultatet att ingen ville ta på sig risken och ansvaret för felen. Roland tror inte att det fanns någon som tjänade på projektet. När garantitiden gått ut var systemen fortfarande inte intrimmade och inomhusklimatet var inte bra. OVK var inte godkänd och felanmälningarna duggade tätt. Beslut om att genomföra projektet Roland började fundera på hur han skulle få alla problem lösta samtidigt som han ville kunna sätta press på entreprenörerna. Då kom tanken på att göra en mycket lätt upphandling där han, istället för att använda traditionella handlingar, ställde funktionskrav i form av temperaturkrav och krav på att den som skulle genomföra projektet inte fick bryta mot några lagar och förordningar samt måste ta ett totalansvar. Roland startade upp en selektiv upphandling där han bjöd in tre traditionella entreprenörer. I 50 Energy Performance Contracting

53 samband med detta upptäckte Siemens att ett EPC-projekt var på väg att handlas upp och anmälde sitt intresse och fick vara med och lämna anbud. Det var stor skillnad på angreppssätten som de olika anbudsgivarna presenterade. De traditionella entreprenörerna tittade på de produkter som var installerade medan EPC-entreprenören betraktade byggnaderna ur ett helikopterperspektiv. Valet var därför enkelt och föll på Siemens. Det som Roland ansåg var viktigast var att EPC-entreprenören tog ett totalansvar och ville genomföra projektet som en totalentreprenad med besparingsgarantier. Finansiering I samband med att upphandlingen avslutades erbjöd entreprenören sin finansieringstjänst. Den var dock aldrig aktuell att använda då Akademiska Hus på egen hand kan låna pengar betydligt billigare än vad en entreprenör kan erbjuda. Resultat av projektet Projektet har idag nått Fas 3 Projektuppföljning och de 23 procent som entreprenören garanterade i minskad energianvändning har nåtts. Förutom att energianvändningen gått ner kraftigt har antalet felanmälningar minskat. Idag är inomklimatet betydligt bättre och hyresgästerna mycket nöjdare. För Akademiska Hus är det också viktigt att miljöeffekterna varit mycket positiva eftersom dessa redovisas öppet i årsredovisningen. Råd och reflektioner Roland har många goda råd till de fastighetsförvaltare som behöver förbättra sitt bestånd. Först och främst måste man se byggnaden som en teknisk helhet där varje delsystem ska fungera i samklang med de övriga. För att lyckas med att sänka driftkostnaderna bör man se till att underhållsåtgärder genomförs samtidigt med energibesparande åtgärder annars får man inte en stabil och ekonomiskt hållbar anläggning. För att lyckas driva igenom en EPC-affär måste man förankra den tidigt så att alla som ska vara involverade tror på idén. Man ska vara medveten om att man som beställare tar på sig ett kontrollansvar, vilket innebär att man måste vara delaktig och kontrollera att man får det resultat som utlovats. Roland anser att EPC-modellen är helt rätt koncept och passar både för en del av och hela fastighetsbeståndet. 3, Intervjuer med nio fastighetsägare 51

54 4 Upphandling och avtal Upphandling Upphandlingen av ett EPC-projekt sker vid ett tillfälle och omfattar de tre faserna. Offentliga fastighetsägare ska tillämpa Lagen om offentlig upphandling, LOU, och för att kunna välja det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet bör man genomföra en förhandlad upphandling med föregående kvalificering. Det rekommenderas att även privata fastighetsägare genomför en upphandling eftersom man under upphandlingsprocessen lär sig mycket om vilka värden EPC-projektet kan erbjuda. Upphandling för offentliga beställare Enligt LOU finns det två sätt att utse vinnande anbud: det anbud som har lägst anbudspris det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga. Ett EPC-projekt bör handlas upp utifrån det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet eftersom den upphandlande enheten måste ta hänsyn till samtliga omständigheter såsom pris, leveranstid, driftkostnader, kvalitet, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper, service, tekniskt stöd, miljöpåverkan m m för att nå ett EPC-projekts målsättning, dvs. att maximera lönsamheten med kvalitetssäkrat inneklimat. Ett EPC-projekt karakteriseras som en byggentreprenad eftersom projektering och utförande av arbete hänförs till en verksamhet som anges i bilagan till LOU. Entreprenader över tröskelvärdet 5 miljoner När resultatet av upphandlingen ligger över eller troligtvis kommer att ligga över tröskelvärdet 5 miljoner är det tillrådligt att välja en förhandlad upphandling enligt 3 kap. LOU med en föregående annonsering, eftersom affärens art är förknippad med risker som inte medger en förhandsvärdering (se vidare LOU 3 kap, 14:2 resp 52 Energy Performance Contracting

55 Om en upphandlande enhet väljer förhandlad upphandling med föregående annonsering ska antalet anbudsgivare i förhandlingen inte vara mindre än tre, förutsatt att det finns ett tillräckligt antal lämpliga anbudsgivare. Entreprenader under tröskelvärdet 5 miljoner När resultatet av upphandlingen kommer att hamna under tröskelvärdet 5 miljoner är det tillrådligt att välja en förenklad upphandling enligt urvalsmetoden beskriven i 6 kap LOU med möjligheten att förhandla med anbudsgivarna. Skillnaden mellan att använda en urvalsupphandling enligt 6 kap LOU jämfört med att använda en förhandlad upphandling enligt 3 kap LOU är att tidsfristerna i de olika stegen är kortare samt att en urvalsupphandling inte behöver annonseras ut i Europa via TED (Tendering Electronic Daily). Arbetsgången i en upphandling för ett EPC-projekt En upphandling följer oftast samma process: Produktion av förfrågningsunderlag Annonsera i en allmän databas Kvalificera fram de bästa intressenterna Anbudsarbete för anbudsgivarna Prövning av anbud Förhandla med anbudsgivarna Tilldelningsbeslut Teckna avtal med vinnande anbudsgivare Genom att tillämpa en upphandlingsprocess säkerställer fastighetsägaren att upphandlingen går rätt till samt att anbudsgivarna behandlas enligt principen om likabehandling. Genom att tänka igenom vad som ska handlas upp kan man också tilllämpa proportionalitetsprincipen vilken innebär att den upphandlande enheten inte får ställa högre krav på leverantören än vad som behövs och är ändamålsenligt för den aktuella upphandlingen. Innan upphandlingen startar upp måste ett förfrågningsunderlag skrivas. Detta kan vara en komplex uppgift. När förfrågningsunderlaget är skrivet annonserar fastighetsägaren i en offentlig databas. Till de entreprenörer som läser annonsen och visar intresse för upphandlingen kan ett kvalificeringsunderlag skickas som beskriver projektet mer ingående om inte all information framgår av annonsen. För att kunna delta i kvalificeringen skickar entreprenörerna in en intresseanmälan med svar på de frågor som finns i annonsen eller kvalificeringsunderlaget. Dessa intresseanmälningar ska sedan den upphandlande enheten göra en prövning av för att ta reda 4. Upphandling och avtal 53

56 på vilka som har de bästa förutsättningarna att genomföra projektet. De krav som kan ställas handlar om leverantörens finansiella och ekonomiska ställning samt tekniska förmåga och kapacitet. Enligt LOU bör om möjligt minst tre intressenter väljas ut för att inkomma med anbud. Under anbudstiden kan man låta anbudsgivarna genomföra en avgränsad förstudie så att alla anbudsgivare får visa vilka kompetenser de har. När anbuden inkommit ska de läsas och prövas. I förfrågningsunderlaget ska den upphandlande enheten ange hur prövning av anbuden ska gå till. En upphandlande enhet bör välja att anta det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt. Då upphandlingsmodellen möjliggör förhandling kan den upphandlande enheten förhandla till sig bra villkor innan avtalen sluts. Efter att anbuden prövats och innan avtal sluts, måste ett tilldelningsbeslut skickas ut till alla anbudsgivare varefter man avvaktar eventuella överprövningar som de förlorande entreprenörerna kan få till stånd genom att skicka in tilldelningsbeskedet till Länsrätten inom tio dagar efter att det tillkännagivits. Avtal Varje upphandling är unik och kräver därför specifika avtal. Detta är mycket viktigt att ta hänsyn till vid avtalstecknande så att de krav som ställts och förhandlats om under upphandlingsskedet beskrivs i avtalet. I figur 1 nedan visas en enkel illustration av hur avtalen kan hänga samman och genom att använda den metodik och arbetsgång som presenteras i EPEC-rapporten (se och de avtal som finns med som bilagor till rapporten får man en plattform att utgå ifrån. För att få en rimlig balans mellan parternas olika intressen föreslås att de som vill genomföra ett EPC-projekt använder följande avtalsstruktur: Figur 1. Avtalsstruktur. Huvudavtal=Avtal om EPC-projekt Avtalsstruktur Fas 1 Avtal om projektutveckling Projektutvecklingsrapport Fas 2 Avtal om projektgenomförande Fas 3 Avtal om projektuppföljning 54 Energy Performance Contracting

57 Avtal om EPC-projekt fungerar som ett huvudavtal för hela projektets livscykel. Detta avtal reglerar hur EPC-projektet ska hanteras i stora drag. Samtidigt som huvudavtalet skrivs under, skrivs även Avtal om projektutveckling under och träder i kraft. Detta avtal reglerar den första fasen och ska resultera i en projektutvecklingsrapport. Rapporten ska ta upp alla de förutsättningar, åtgärder, besparingar, utbildningsplaner, tidplaner med mera som beskriver vad som ska göras i Fas 2. Detta innebär att entreprenören tar fram det material som behövs för att göra en energideklaration. När detaljerna för vad som ska göras i den andra och tredje fasen är fastställda, träder Avtal om projektgenomförande och Avtal om projektuppföljning ikraft. Genom att skriva ett Avtal om EPC-projekt för hela projektets livscykel behöver man bara genomföra en upphandling. Denna avtalsstruktur med optioner gör det möjligt för fastighets ägaren att inte påkalla optionerna för hela eller delar av Fas 2 och Fas 3 om förutsättningarna för fortsatt projekt saknas. Det är ju trots allt först efter Fas 1 då projektomfattningen är redovisad som fastighetsägaren kan fatta beslut om huruvida hela eller delar av fastighetsbeståndet är i behov av ett EPCprojekt. 4. Upphandling och avtal 55

58 5 Ekonomi Finansiering De åtgärder som genomförs i ett EPC-projekt ska i möjligaste mån finansieras av energibesparingar. För att säkerställa projektets återbetalningstid och därmed lönsamhet, ingår entreprenören och fastighetsägaren avtal, enligt beskrivningarna i kapitlet om Avtal, som upphör då Fas 3 tar slut. Sägs avtalet upp av fastighetsägaren innan Fas 3 är slut, upphör energibesparingsgarantin att gälla och ansvaret för att energibesparingarna vidmakthålls faller då på fastighetsägaren. Ofta jämställs EPC med tredjepartsfinansiering. Detta är fel då tredjepartsfinansiering endast är en tjänst som entreprenörerna tillhandahåller. Finansieringsmodellen ska alltid vara frikopplad från den besparingsgaranti projektet innehåller. Det går bra att finansiera ett EPC-projekt på vanligt sätt genom banklån, med egna medel eller genom leasing. I de flesta fall är det billigare att finansiera projektet på vanligt sätt vilket också är enklare då frågor om ägande, avskrivning och moms behandlas som vanligt. Huruvida fastighetsägaren ska ta upp ett leasingkontrakt på balansräkningen finns det inga klara svar på, utan det är upp till varje fastighetsägare att rådfråga sin revisor om detta. Vid leasing av projektet skyddas fastighetsägarens egendom av jordabalken vilket är prövat i rättsfallet NJA 1985:35. Lönsamhet Ett EPC-projekt är alltid lönsamt för fastighetsägaren om den samlade besparingen är större än den samlade projektkostnaden. I den årliga besparingen bör man räkna in de besparingar som projektet ger upphov till,och som delvis utgörs av projekterade besparingar varav upp till procent kan vara garanterade. Härtill kommer en stor mängd andra besparingar som sällan adderas till den årliga besparingssumman utan ofta ses som bonusbesparingar. 56 Energy Performance Contracting

59 Besparingar är summan av: projekterade besparingar överprestationsbesparingar minskade akuta kostnader och underhållskostnader Projektkostnaderna är summan av: ersättning till entreprenören för kontraktsarbetena under Fas 1, 2 och 3 byggherrekostnad I den årliga projektkostnaden bör man räkna in alla kostnader som kan hänföras till projektet såsom ersättning till entreprenören och byggherrekostnader. Olika fastighetsägare använder sig av olika avskrivningstider. Den ekonomiska avskrivningstiden kan skilja sig från den tekniska, som kan sättas till 10 till 20 år beroende på vilken utrustning som monteras in i fastigheterna. Några fastighetsägare använder sig av komponentavskrivningsmetoden 8 vid bokföring av projektet. Enligt denna metod beräknas en avskrivningstid för varje komponenttyp och medelavskrivningstiden brukar vara år. Lönsamheten över tiden För att illustrera hur lönsamt ett EPC-projekt är visas kassaflödet över en 17 års period (se figur 2 nedan). 60 Kassaflöde för ett EPC-projekt över tiden Figur 2. Kassaflöde för ett EPC-projekt År 0 År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 År 7 År 8 År 9 År 10 År 11 År 12 År 13 År 14 År 15 År 16 Energikostnader före projektet Energikostnad efter åtgärder Kapitalkostnader under avskrivningstiden Lönsamhetsförbättring Den vänstra blå stapeln År 0 illustrerar energikostnaden innan projektet genomförs. Idag kan energikostnaden utgöra upp till 60 procent av ett fastighetsföretags driftkostnader per år och andelen ökar för varje år då energikostnaderna stiger mer än andra kostnader. Detta var en av de främsta anledningarna till att Säffle kommun startade upp ett EPC-projekt. 5. Ekonomi 57

60 Alternativet hade varit att friställa personal vilket i sin tur initialt inte hade påverkat kostnadsbilden nämnvärt. Staplarna År 1 till och med År 15 visar de ekonomiska effekterna i kassaflödet under avskrivningstiden. De besparingar som genereras ska vara större än kapitalkostnaderna för att projektet ska vara lönsamt. Under avskrivningstiden tillkommer ofta bonusbesparingar som uppstår när fastighetsbeståndet moderniseras så att färre akuta fel uppkommer och personalen nyttjas effektivare med mera. Det betyder att lönsam heten förbättras ytterligare. Den högra stapeln År 16 visar hur lönsamheten blir när projektet är avskrivet, men då bör det vara dags för ytterligare ett investeringsprogram. För en kommun eller ett landsting på kvm skulle ett EPC-projekt innebära att lönsamheten förbättras med ,8 = 1,95 Mkr/år och då har hänsyn ej tagits till energikostnadsökningar eller andra besparingseffekter som ett EPC-projekt genererar, vilket ökar lönsamheten ytterli Ingående värden i exempel (bygger på autentiska uppgifter) Projektkostnad: Besparing: Återbetalningstid: Avskrivningstid: Avskrivningskostnad: 240 kr/kvm 30 kr/kvm 8 år 16 år 240/16 = 15 kr/kvm/år Kalkylränta: 3 % Räntekostnad: 3 % 240 kr/kvm = 7,2 kr/kvm/år Lönsamhetsberäkning Besparing Avskrivningskostnad Räntekostnad Lönsamhetsförbättring + 30 kr/kvm 15 kr/kvm 7,2 kr/kvm + 7,8 kr/kvm Så här mycket skulle ett EPC-projekt påverka din kommun eller ditt landsting Antal kvm: (X) Lönsamhetsförbättring/år: 7,8 (X) = (Y) Lönsamhetsförbättring totalt: (Y) 16 = Energy Performance Contracting

61 gare. Över en sextonårsperiod förbättras lönsamheten med 31,2 Mkr. Detta samtidigt som de fastighetstekniska system som varit i behov av åtgärder moderniserats, personalen utbildats och energianvändningen minskats. EPC-projektets omfattning I ett EPC-projekt kan fastighetsägaren minimera sina byggherrekostnader genom att paketera ihop flera fastigheter i samma upphandling. Tiden för att genomföra en upphandling med 40 fastigheter jämfört med för 10 fastigheter är obetydligt längre vilket beror på de stora synergieffekter som finns. Detta är en av de viktigare parametrarna att ta hänsyn till för att maximera besparingsvolymen så snabbt som möjligt. Vid traditionell upphandling av energieffektiviseringsentreprenader med förprojekterade handlingar vill den entreprenör som sedan installerar komponenterna inte lämna någon besparingsgaranti och då faller hela affärsidén. Dessutom tar det mycket längre tid att driva projekt på detta sätt. Flera av de fastighetsägare som intervjuats har genomfört EPC-projektet i hela eller nästan hela sitt fastighetsbestånd. Orsaken till detta framgår av tabellen nedan. De byggnader som har kort återbetalningstid försörjer byggnader med längre återbetalningstid, vilket gör att lönsamheten ökar till en viss omfattning så att även byggnader som är i stort behov av modernisering kan inkluderas i projektet trots att dess energibesparingspotential i kronor inte ensamt kan stå för investeringen under en rimlig återbetalningstid. Som Bo Flinkberg uttrycker det: När ska man annars få råd att rätta till felen i de sämsta byggnaderna om man inte gör allt samtidigt och ser sitt fastighetsbestånd som en helhet? I tabell 1 på nästa sida visas besparingar, investeringar och återbetalningstider för fem olika fastigheter. Återbetalningstiden är 2, 3, 5, 10 respektive 20 år. Om besparingarna och investeringarna i fastighet Nr 1 och Nr 2 summeras förlängs återbetalningstiden med 0,75 år till 2,75 år och om besparingarna och investeringarna från fastighet Nr 3 adderas till detta skulle återbetalningstiden bli totalt 3,5 år. Om man räknar med alla fastigheter blir återbetalningstiden 8,4 år. Metoden bygger på en helhetssyn där fastigheter med kortare återbetalningstid försörjer fastigheter med längre återbetalningstid vilket innebär att den totala återbetalningstiden blir något längre. Pay off-metoden Pay off-metoden sätter återbetalningstiden i fokus. Man bortser från kalkylräntan och det enda som beräknas är hur snabbt investeringen blir 5. Ekonomi 59

62 Tabell 1a. Beräkning av återbetalningstid. Fastighet nr Besparing Investering Återbetalningstid (inves tering/besparing) kr kr 2 år kr kr 3 år kr kr 5 år kr kr 10 år kr kr 20 år Ackumulerat resultat kr kr 2 år kr kr 2,75 år kr kr 3,5 år kr kr 6,1 år kr kr 8,4 år betald utifrån de årliga inbetalningsöverskotten. Återbetalningstiden får företaget fram genom att grundinvesteringen sätts i relation till det årliga inbetalningsöverskottet. Vid flera investeringsalternativ är det alternativet med kortast återbetalningstid som ska väljas. En nackdel med metoden är att den tenderar att gynna kortsiktiga investeringar. 11 Istället för att endast använda Pay off-metoden gör flera av de intervjuade fastighetsägarna en lönsamhetsanalys över avskrivningstiden i samband med de ekonomiska analyserna av projektet. Orsaken till detta är att man vill hitta en maximal besparing jämfört med den investering som behöver göras för att över avskrivningstiden maximera lönsamheten. 60 Energy Performance Contracting

63 Fastighet nr Besparing Tabell 1b. Beräkning av lönsamhet, enligt formeln Besparing minus Av skrivnings kostnad minus Kalkylränta = Lönsamhetsförbättring. Avskrivningskostnad (15 år) Kalkylränta (4 %) Lönsamhetsförbättring kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Ackumulerat resultat kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Är investeringen lönsam? I den högra delen av tabellen, Beräkning av lönsamheten ovan, används samma siffror som i exemplen i tabell 1 ovan till vänster, vilket åskådliggörs av att den hänger ihop över uppslaget. Lönsamhetsförbättringen beräknas med en avskrivningstid på 15 år och en kalkylränta på 4 procent. Tabellen visar den lönsamhetsförbättring som fastighetsägaren får. Det framgår klart och tydligt att det är betydligt mer lönsamt för fastighetsägaren att projektet omfattar fyra av de fem fastigheterna än bara en fastighet. Även fem fastigheter är lönsammare än bara ett projekt med den fastighet som har kortast återbetalningstid. Detta visar att Pay-offmetoden är behjälplig i bedömningen av projektets lönsamhet men bör kompletteras med en lönsamhetsanalys. Checklista 1. Pay-off (investeringen betald på hur lång tid?) 2. Lönsamhet (besparingen minus avskrivning och ränta) 3. Nuvärdesanalys 5. Ekonomi 61

64 Återbetalningstid i år Helhetsbild av lönsamhetsförbättring och återbetalningstid Lönsamhetsförbättring Återbetalningstid per fastighet Tusen kr Figur 3. De bra investeringarna stöttar de mindre bra men ändå angelägna investeringarna. Varje steg åt höger representerar ytterligare en åtgärd. Återbetalnings tiden på de enskilda objekten blir allt längre, men genom att reslutatet ackumuleras blir det ändå positivt i slutändad Fastighetsnummer 1 59 I figur 3 finns ett annat exempel med 59 olika fastigheter som har en återbetalningstid på mellan 2 och 400 år. Genom att genomföra åtgärder i 42 av 59 fastigheter, vilket motsvarar 80 procent av den totala fastighetsytan, får man en förbättrad lönsamhet med kr kalkylerat med den ovan beskrivna lönsamhetsanalysmetoden. Detta är betydligt mer intressant att välja än de fastigheter som har en återbetalningstid kortare än 3 år, eftersom de endast utgör 7,5 procent av den totala fastighetsytan och lönsamhetsförbättringen blir kr. Det är alltså ekonomiskt bättre att genomföra ett stort EPC-projekt än ett litet, där endast de kortaste återbetalningstiderna får avgöra vad som ska ingå i EPC-projektet. När lönsamhetsförbättringsanalysen är gjord bör även en nuvärdesanalys göras (för mer kunskap om nuvärdesberäkningar, se eller U.F.O.S Kalkylhandbok). Denna görs i samband med en investeringskalkyl där värden för flera år framåt i tiden används i beräkningarna. För att kunna jämföra dessa med varandra och avgöra om investeringen är lönsam eller ej, räknas framtida in- och utbetalningar om till ett nuläge. Ekonomiska garantier och incitament I ett EPC-projekt är garantierna en central del av affärsmodellen. Om inte entreprenören behövt garantera en mätbar och verifierbar mängd energibesparingar varje år, hade flera av de arbetsuppgifter som nu genomförs i projektet ansetts mindre viktiga att genomföra, och då hade projektet 62 Energy Performance Contracting

65 Energinivåer och utfall av bonus MWh Baslinje Figur 4. De tre energi nivåerna. Garanterad energinivå Projekterad energinivå Bonusincitament Tid Fas 1 Fas 2 Fas 3 liknat ett konventionellt projekt med dess fördelar och nackdelar. I en EPC-affär är utgångspunkten att entreprenören ska garantera en viss energimängd per tidsenhet som man sparat i fastigheterna, till exempel en energieffektivisering av X MWh/år. I figur 4 illustreras de tre energinivåerna som fastighetsägaren måste känna till baslinje (blå linje), garanterad energinivå (grön linje) och projekterad energinivå (röd linje). De flesta entreprenörer brukar redovisa både den garanterade och projekterade energinivån vilka aldrig är samma. Entreprenörerna brukar garantera 80 till 90 procent av den projekterade energinivån och normalt finns ett bonusincitament för entreprenören som utfaller när och om projektet presterar bättre än den projekterade nivån. Anledningen till att det finns en bonusmöjlighet är att man vill skapa en drivkraft för entreprenören att åstadkomma ytterligare energibesparingar. De besparingar som genereras över tiden ner till den projekterade nivån ska alltid tillfalla fastighetsägaren. I Fas 1 (projektutvecklingsfasen) fastställs den referensnivå som man mäter energieffektiviseringarna emot. Denna referensnivå kallas baslinje, och är en mycket central del i uppföljningsarbetet. Fastighetsägaren är delaktig i arbetet med att ta fram och fastställa denna baslinje, vilket innebär att entreprenören och fastighetsägaren är överens om utgångspunkten för besparingsberäkningarna. Under Fas 2 (projektgenomförandefasen) arbetar entreprenören så effektivt som möjligt för att nå den nya garanterade energianvändningsnivån. Under Fas 3 (projektuppföljningsfasen) mäts och verifieras den energi som används i fastighetsbestån 5. Ekonomi 63

66 50 Månadsbaserad uppföljningsrapport 40 MWh Figur 5. Månadsbaserad uppföljning. Jan Feb Mars Apr Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Baslinje Projektering Verkligt utfall det för att kontrollera att de åtgärder som genomförts i Fas 2 resulterat i de mål som satts upp i Fas 1. Dessa mätningar och verifieringar korrigeras mot yttre faktorer som ingen av parterna kan påverka, till exempel vädret, så att bonus och vite beräknas efter den verkliga prestationen i projektet. I Figur 5 visas utfallet för en byggnad under ett helt år. De blå staplarna visar utgångsvärdet, den s k baslinjen. De röda staplarna visar den projekterade nivån som är den målnivå som satts vid projekteringen i Fas 1. Utfallet mäts sedan och visas i de gula staplarna. Så länge de gula staplarna är lika höga eller lägre fungerar anläggningen som avsett, men om de gula staplarna är högre än de blå staplarna måste åtgärder vidtas. I detta exempel har baslinjen satts till 400 MWh och den projekterade energinivån till 320 MWh vilket är en besparing på 20 procent. Det verkliga utfallet blev 320 MWh vilket inte ger något prestationsvite eller någon prestationsbonus. Eftersom Fas 3 kan pågå lika länge som återbetalningstiden för hela projektet kan det vara intressant att visa resultatutvecklingen över hela tiden. I figur 6 nedan visas det ackumulerade resultatet över en treårsperiod jämfört med de energikostnader man haft om inte EPC-projektet genomförts. Den blå linjen är den ackumulerade baslinjen uttryckt i kr. Så länge den gula linjen, som är det verkliga utfallet, ligger lägre än den röda linjen, dvs den projekterade energinivån, går projektet bättre än förväntat. I detta exempel ligger utgångspriset på 500 kr/mwh och ökar med 20 kr/år. 64 Energy Performance Contracting

67 Ackumulerat resultat Tusen kr jan mar mars maj maj juli sep nov jul sep nov jan Ack baslinje jan mars mar maj juli sep nov jul maj sep nov jan Ack projektering jan mars maj juli jul mar maj sep nov Ack verkligt utfall sep nov Figur 6. Ackumulerat resultat. Om inget EPC-projekt genomförts skulle den totala energikostnaden för treårsperioden ligga på kr. Efter tre år är den ackumulerade energikostnaden kr eller kr lägre än den ackumulerade baslinjen. Fastighetsägaren bör komma ihåg att en garanti inte är gratis och att det kostar pengar att följa upp och verifiera energianvändningen. Det är därför viktigt att förstå vad och hur mycket av projektet som kan garanteras utan att det får negativa konsekvenser bestående i att uppföljningen av garantin tar en alldeles för stor del av den besparing åtgärderna har bidragit med. 5. Ekonomi 65

68 Kostnadsbeskrivning Kostnad för Fas 1 För att genomföra en ordentlig projektutveckling med alla de moment som krävs för att kunna ta fram garanterade energinivåer, investeringsomfattning, utbildningspaket m.m. måste fastighetsägaren vara beredd att ersätta entreprenören med 2 10 kr/kvm. Den stora spridningen beror på tre faktorer: 1. Antalet fastigheter som ingår i projektet. Att genomföra ett EPC-projekt för många fastigheter samtidigt medför att ställtiderna för entreprenören minskar och synergier mellan olika moment ökar. 2. Vilken typ av fastigheter som ingår i projektet. En hyresfastighet med vanliga lägenheter är mycket billigare att projektutveckla än komplexa sjukhus med integrerade och avancerade tekniska system. 3. Tillgången på underlag i form av energistatistik, ritningar, driftkort m.m. Ett digitalt bibliotek kommer att underlätta för entreprenörerna i deras sökande efter information. Kostnad för Fas 2 Kostnaden för projektgenomförandet bestäms av hur stora besparingar man kan göra genom att utföra olika energi effektiviserande åtgärder. Den totala kostnaden för ett EPC-projekt begränsas av hur lång återbetalningstid som fastighetsägaren kan acceptera. Ju längre återbetalningstid desto fler åtgärder kan genomföras och mer besparingar kan kramas ur byggnaderna. Om fastighets ägaren kan acceptera 7 9 års återbetalningstid för hela EPC-projektet kan ett investeringsutrymme på ca kr/kvm erhållas om många fastigheter åtgärdas samtidigt. Vissa fastigheter kommer att vara betydligt dyrare per kvadratmeter, medan andra kommer att vara betydligt billigare. Den totala investering som kan göras är självreglerande eftersom det är besparingsutrymmet och återbetalningstiden som avgör hur mycket som kan investeras enligt formeln: Investering = besparing per år återbetalningstid Den ersättning som entreprenören tar ut för sitt arbete, vinst m.m. är en del av kostnaden. I ersättningen till entreprenören ingår kostnader för material, projektledning, projektering, upphandling av underentreprenörer m.m., dvs. allt för att nå den energinivå och de klimatkrav och andra funktioner som överenskommits. 66 Energy Performance Contracting

69 Kostnad för Fas 3 Projektuppföljningskostnaden kan variera kraftigt beroende på vad som ska ingå i den. I ett EPC-projekt ingår ofta att entreprenören följer upp energiförbrukningen och jämför den med det projekterade värdet och baslinjen. Detta görs ofta automatiskt, och rapporterna finns tillgängliga digitalt via det uppkopplade energiövervakningssystemet. I uppföljningskostnaden för projektet ingår ofta kvartalsavstämningsmöten, genomgång av fastigheterna två till tre gånger per år och förslag på nya energieffektiviseringsprojekt. I kostnaden ska också ingå att entreprenören tar ansvar för att installerade och berörda produkter och system korrigeras så att energieffektiviseringarna kan vidmakthållas. För denna tjänst tar entreprenören 1 3 kr/kvm/år beroende på fastighetstyp och projektets omfattning samt hur mätarstrukturen ser ut. Det är oerhört viktigt att klarlägga vad som ingår i Fas 3 vid upphandlingen då denna fas kan sträcka sig många år framåt i tiden. En EPC-konsult bör vara involverad tillsammans med styrgruppen för att garantera att man köper de tjänster som verkligen behövs och inte för mycket service som kan genomföras av den egna personalen. Under Fas 3 tillkommer också alla de normala kostnader som uppstår i en fastighetsförvaltning såsom löpande service, planerat underhåll etc. Detta går att paketera i EPC-projektet, men det vanliga är att det handlas upp parallellt under projektets livstid. 5. Ekonomi 67

70 6 Marknaden, lagar och aktörer Det finns inte mycket forskning kring EPC vilket är olyckligt då behovet av utbildade inom EPC kommer att öka kraftigt de närmaste åren. I USA däremot, där de flesta delstater lagstiftat om att offentliga fastighetsägare ska använda EPC när de energieffektiviserar sina fastigheter, pågår mycket forskning och många rapporter och böcker har skrivits. Det finns dessutom speciella myndig heter som behandlar EPC området i varje delstat. Vinsterna för samhället Det finns flera viktiga anledningar att välja EPC som affärsmodell när fastighetsbeståndet ska uppdateras. Ett storskaligt och kvalitetsmedvetet användande av EPC inom den offentliga fastighetssektorn kan skapa synergieffekter och vinster på flera andra områden, till exempel: En minskning av koldioxidutsläpp och övriga miljöförstörande utsläpp i linje med de åtaganden Sverige gjort i EU och Kyotoavtalet. Ett kostnadseffektivt införande av energi- och byggnadsrelaterade EUdirektiv. EPC innebär att kraftiga energieffektiviseringar genomförs, vilket medför att energiproduktionsanläggningarna frigör kapacitet. Trots att det idag endast finns ett fåtal entreprenörer som arbetar som totalentreprenörer skapas ökad sysselsättning hos underentreprenörer och leverantörer vilket genererar många nya arbetstillfällen. Skattemedlen används på ett effektivare sätt eftersom effektiviseringarna ger en sänkt kostnadsbild för fastighetsägarna. Statens bidrag för energieffektivisering får en garanterat bestående effekt. 68 Energy Performance Contracting