Handlingar till Socialnämndens sammanträde den 17 oktober 2013

Transkript

1 Handlingar till Socialnämndens sammanträde den 17 oktober 2013

2

3 Sidan 3 av 67 Ärende 1

4 Sidan 4 av 67

5 Sidan 5 av 67 Socialkontoret Marianne Iggmark Datum Vår beteckning Dnr Socialnämnden Uppföljning av verksamhetskvaliten på vuxenenheten Förslag till beslut Godkänna socialkontorets uppföljning av kvalitén på Vuxenenheten Sammanfattning Enheten har under året haft en stor personalomsättning och mycket av arbetet har varit akutstyrt. Uppföljningen visar att kvalitén på introduktion, utredningar och handläggningsrutiner behöver utvecklas och förbättras för att säkerställa den enskildes rättsäkerhet. Kvalitetsutvecklaren upplever ett stort engagemang av ledning och medarbetare och det finns en bra grund och god vilja för fortsatt utveckling och kvalitetssäkring av enheten. Beslutsunderlag Socialkontorets tjänsteskrivelse daterad Ärendet Bakgrund I socialnämndens ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbete ska uppföljning genomföras varje år. Kontrollmomentet ska innehålla; - Personalens medverkan i kvalitetsarbetet - Vision, mål och uppdrag - Verksamhetsbeskrivning - Värdegrund - God kvalitet - Systematiskt förbättringsarbete - Personal - Samverkan/samarbete - Information - Uppföljning och utveckling

6 Sidan 6 av 67 Kvalitetsuppföljningen följer socialstyrelsens föreskrift Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete SOSFS 2011:9 samt de kontrollmoment som socialnämnden antagit i Internkontrollplan för socialkontoret Genomförande Uppföljning har skett under september 2013 genom samtal och granskning av handläggningsrutiner med respektive enhetschef och sex handläggare. Undersökande frågor ställdes med uppmaning att beskriva enhetens rutiner och hur handläggning av ärenden fungerar. Dokumentation i enlighet med SOSFS 2006:5 visar brister. Flera utredningar på klienter saknar aktuella arbetsplaner och det framgår inte hur det aktuella beslutet och åtgärden ska kunna leda till minskat bidragsberoende. Även uppföljning av beslut, mål och åtgärd behöver förbättras. Det behövs en genomgång av verksamhetssystemet Procapita för att komma fram till förbättringar för att systemet ska bli ett mer effektivt och kvalitetsäkert stöd i handläggningsarbetet. Övriga förbättringsområden som identifierades är brister i det systematiska förbättringsarbetet genom bättre introduktion av nya medarbetare, revidering av rutiner och användarvänliga manualer för att kvalitetssäkra handläggningsrutinerna. Barnperspektiv Ärendet bedöms inte ha någon särskild påverkan utifrån ett barnperspektiv. SOCIALKONTORET Eva Folke Socialchef Jesper Kyrk Avdelningschef Kvalitet och verksamhetsstöd Bilaga Rapport från kvalitetsuppföljning Vuxenenheten

7 Sidan 7 av 67 Kvalitetsuppföljning i Upplands-Bro kommun Myndighetsutövning- vuxenenheten Enligt socialtjänstlagen, Socialstyrelsens föreskrifter för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete samt Socialnämndens övergripande mål ska insatserna vara av god kvalitet. Genom årlig interkontroll genomför avdelning för kvalitets- och verksamhetsstöd platsbesök på samtliga verksamheter inom socialkontoret. Sammanställd rapport med identifierade förbättringsområden delges avdelning och Socialnämnden. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Kännedom om föreskrift SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Aktuella lagar och förskrifter, förvaltningsrätten Kännedom om kommunens socialnämndens mål, (känt av alla?) Delegationsförordningen Internbudget samt övergripande plan för verksamhetsstyrning och verksamhetsplanering Verksamhets/Kvalitetsplan/Kvalitets- och verksamhetsberättelse 15 jan Styrdokument, riktlinjer, rutiner, nationella riktlinjer (missbruk) Kännedom om Upplands-Bros kris och beredskapsplan Saknas Behöver utvecklas Godkänd X Kommentar Föreskriften Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete SOSFS 2011:9 är inte känt och implementerat på enheten. Enheten har god kännedom om socialnämndensmål bl.a. genom att medarbetarna varit delaktiga i upprättandet av den nu gällande verksamhetsplanen. Delegationsförordningen är känd av de flesta. Den upplevs som svårarbetad då den inte är sökbar. Enhetschef behöver vara mer delaktig i budgetarbetet vilket skulle förbättra och förenkla måluppfyllelsen och säkerställa att den överensstämmer med lagstiftning och klintgruppens behov i Upplands-Bro. Upplands-Bros kris och beredskapsplan är inte känd av alla medarbetare. Behöver förbättras; 1- Delaktighet i budgetprocessen Åtgärd; 2- Formatera delegationsförordningen och göra den mer användarvänlig. Åtgärd; Delegationsordningen är reviderad och sökbar. Antas i socialnämnd Implementera kännedom om Kris- och beredskapsplanen Åtgärd;

8 Sidan 8 av 67 Värdegrund Tilltro Respekt Öppenhet Delaktighet HUR arbetar ni med värdighetsgarantin i verksamheten? Kvalitetsgaranti? Implementering? Saknas Behöver utvecklas Godkänd X Kommentar Enheten upplever att man arbetar mycket med etik och bemötande både mot varandra och mot klienter. Enheten har påbörjat med att ta fram och implementera värdighetsgarantier. Arbetet kommer att slutföras i september. Behöver utvecklas: 1- Värdighetsgarantier Åtgärd; Klient- processer rutiner Ansökan Förhandsbedömning- ställningstagande SOSFS 2006:5 3 kap 1 Handläggning verkställighet SoL 11 Barnperspektiv Avslag Verkställighet Delaktighet Dokumentation Motverka långvarigt bidragsberoende Samverkan. Saknas Behöver utvecklas Godkänd X Kommentar Ansökan: Telefontid varje dag mellan Arbetsanteckningar från genomförda samtal skrivs på block, dessa får inte sparas längre än 5 dagar, enligt Socialstyrelsen, därefter ska de betraktas som en journalhandling. Förbättringsförslag inkom om utvärdering av inkomna samtal och vilka av dem som leder till nybesök. Alla handläggare är inte på plats när det är telefontid, vilket borde prioriteras för att öka tillgänglighet och kontinuitet för klienterna. Kvällsöppet på torsdagar, upplevs inte så meningsfullt då det är få besök. Tidigare fanns det sk hembesöksrunda varje torsdag em. vilket upplevdes som mer meningsfullt. Ärendedragning sker för närvarande varje dag kl 11,00 och är mycket uppskattat och handläggare får stöd i handläggningen. Fördelning av nya ärenden till olika handläggare behöver styras tydligare.

9 Sidan 9 av 67 Önskemål har framkommit om en mottagningsgrupp. Den skulle öka tillgängligheten för klienter, möjliggöra kartläggning av klienter, förbättra och förkorta handläggningstiden och öka professionaliteten. Nackdelen skulle vara att klienten träffar flera handläggare.. Procapita bör kunna effektiviseras genom en aktuell manual för Procapita, mallar för utredning, ASI och att sökverktyget är uppbyggt så att det är möjligt att sortera för att få fram när beslutet upphör. Dokumentation sker i s k aktanteckning. För att få en överblick av aktanteckningarna, måste man gå till utskrift. Journal ska skrivas i löpande, koronologisk ordning för att ge en överblick av händelser som är av vikt i ärendet. Möjlighet att använda sökverktyget i Procapita skulle förenkla handläggningen. Önskemål att kunna söka på beslut som går ut för att få en överblick över sina egna klienters handläggning, bl.a. Bra att riksnorm ligger i Procapita Dokumentation: Av de granskade journalerna på team vuxen-barn: Utredning startas skyndsamt och besök bokas in. Plan (här kallad arbetsplan) skrivs men uppföljning och ny arbetsplan inom tre månader hinner man, enligt uppgift, inte med i den utsträckning som krävs. Hos någon handläggare var det max 20 % som saknade arbetsplaner, medan andra hade betydligt fler. Av de granskade journalerna på team vuxna är det svårt att följa beslutsgången från anmälan, utredning, beslut, plan, uppföljning och avslut. I flera ärenden saknas aktuellt beslut och/eller beslutsmotivering, (arbets-)planer och uppföljning av beslutad insats. Enligt SOL 5 kap 9 ska nämnden i samförstånd med den enskilde planera hjälpen och vården och noga bevaka att planen följs. På några av de granskade journalerna kan bevakning inte utläsas. Stora tidsuppehåll i journalen då man inte kan utläsa om det skett några händelser av vikt för klienten eller om de kommit in med begärda handlingar eller liknande. Vissa akter saknar beslutsmotivering och uppföljning har inte skett, trots en förlängning av beslutad insats. Hur kommunicering med den enskilde har skett, kan inte utläsas. Om handläggare skriver i aktanteckning att en bilaga är efterfrågad, ska det också skrivas in i journalen när den inkommit och var den finns. I ett ärende hade en klient beslut om placering på ett behandlingshem , men syftet med placeringen kan inte utläsas. Inte heller uppföljning av beslutet eller resultatet av insatsen vid utskrivning i maj 2013 kunde utläsas. För klienter som har flera insatser/beslut är det svårt att i systemet få överblick över journalen. Risk finns att viktig information skrivs in som aktanteckning i en insats, samtidigt som anteckningen kan vara av vikt också i någon av de andra insatserna. Egenkontroll och aktgranskning av varandras journaler och akter bör snarast organiseras. Mall för detta behöver upprättas. Syftet med egenkontroll är att skapa ett internt lärande där erfarenheter och goda exempel tas tillvara. Vid granskning av journal för klient som söker ekonomiskt bistånd. Klienten ansökte första gången om ekonomiskt bistånd Någon utredning och arbetsplan för att förhindra bidragsberoende kan inte utläsas i akten. I arkivet finns stora förbättringsbehov för att underlätta hanteringen för handläggare vilket kan spara både frustration och arbetstid. I introduktionen bör det ingå en beskrivning till hur arkivet är organiserat. Enligt befintlig rutin så är det respektive teams ansvar att tömma sitt interna postfack. Överföring av ärenden mellan teamen ska ske via postfack i arkivet. En ansökan om kvinnofrid som lämnats in i april har först i augusti tagits om hand. Vid granskningstillfället fanns i facket för team vuxna (vx) en ansökan om akut hjälp som är daterad 27/7 vilken inte tagits om hand av teamet.

10 Sidan 10 av 67 I arkivet fanns en hög med gamla och avslutade insatser som inte var insorterade. I en hög fanns ca 50 nya ärenden som väntade på att få en akt upprättad. Det fanns en slask-mapp med beslut att inte inleda utredning mm. I denna mapp fanns både gammalt och nytt material. Förbättrade rutiner i arkivet måste snarast upprättas. Samverkan med boendesamordnare upplevs som bra, medan samarbetet med bovärden behöver förbättras. Enheten och kommunen har inget program för att aktivt arbeta för att motverka hemlöshet. Barnfamiljer prioriteras. Extern samverkan sker med SFI, HSL (utsedd person finns), F-kassa och AF (utsedd person finns), men samverkansrutiner och samverkansformer finns inte dokumenterade. Ofta sker samverkan i trepartssamtal med klienten samt övrig part. Samarbetet med UMA (Alma folkhögskola- kostnadsfritt) är bra då de framgångsrikt stöder klienter med mindre än 25 % arbetsoförmåga, till arbete. Internsamverkan sker men formerna är inte beskrivna. Samarbete sker med arbetsmarknadsenheten. Genomströmning av lyckade arbetsträningar är mycket låg. Uppföljning av hur uppdragen utförs och resultaten av insatsen genomförs inte i någon högre utsträckning från vara sig Arbetsmarknadsenheten eller enheten för vuxna. Vid beslut om öppenvårdsinsats skickas en beställning till utföraren. Beställningen bör vara tidsbestämd, ha ett tydligt mål och syfte med insatsen. Hur uppföljningen av insatsen görs kan inte tydligt beskrivas då den inte alltid dokumenteras. Kommunens egenregialternativ ska hålla lika hög standard som externa utförare t.ex. Ungt Stöd som ger månatliga rapporter och en beskrivning av genomförandet. Skriv i uppdragsbeställningen att ni ställer krav på genomförandeplan och hur ni vill att uppföljningen av insatsen ska genomföras, skriftligt eller via trepartssamtal eller liknande. Behöver utvecklas: 1- Samverkansrutiner och samverkansformer bör upprättas. Se även åtgärdsplan för IFO vuxenheten daterad ( underlag från öppna jämförelser samt brukarundersökning våren 2013) Åtgärd; 2- Utvärdering och uppföljning av de klienter som erbjudits stöd av Arbetsmarknadsenheten. Åtgärd; 3- Säkerställa att överlämnandet mellan teamen sker skyndsamt Åtgärd; 4- Säkerställ god ordning i arkivet så att insortering av handlingar och upprättande av nya akter kvalitetssäkras. Beskriv rutinerna i introduktionsmaterialet. Åtgärd; 5- Rutin för hur arbetsanteckningar ska omhändertas och förstöras inom 5 dagar Åtgärd; 6- Plan för egenkontroll av akter och journaler ska upprättas Åtgärd; 7- I beslut och i beställningen av en insats, ska det tydligt framgå mål och syfte med insatsen, samt hur uppföljnigen ska gå till. I beslutet bör det framgå vilka ev. konsekvenser det får om klienten inte samarbetar i sin behandling. Åtgärd; 8- Aktuell manual för Procapita behöver tas fram och implementeras. Åtgärd; Personal processer- rutiner Introduktion ny medarbetare/checklista

11 Sidan 11 av 67 Arbetsmiljö enhetschefens arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet - riskanalys- handlingsplan Arbetsledning tillgänglighet- kunskapsnivå Rekryteringsrutiner, provanställning, utdrag ur belastningsregister(minderårig) mm Medarbetarsamtal - utbildnings- och utvecklingsplan Tjänstelegitimation/Identifikation Saknas Behöver utvecklas Godkänd X Kommentar Enhetschef har socionomutbildning och ledarskapsutbildning och har stor erfarenhet av myndighetsutövning i missbruksärenden. Enheten har och har haft stor personalomsättning. Av 13 medarbetare är 6 nyrekryterade. Nya medarbetare har utbildning som yrkesvägledare, socionom, specialpedagog. Flera saknar praktisk erfarenhet av att handlägga/utreda. För att säkerställa kompetens och kvalitet har enheten handledning/ärendedragning tillsammans varje dag. Ärendedragningen ses som ett bra tillfälle att lära av andra och att i praktiken få kunskap om vad styrdokumentet innebär och hur de ska användas. Kompetens: De 6 intervjuade handläggarena har olika bakgrunder, erfarenheter och kompetenser som passar bra in i verksamheten. Antalet ärenden varierar från 52 till 20. Några handläggare arbetar mycket med tydliga och mätbara mål, studieplaner och mycket budgetprat och coachning för att motverka ett långvarigt bidragsberoende och arbetsmetoden upplevs som framgångsrik. Andra handläggare kan sväva ut i ärenden som upplevs mer intressanta. En reflektion av kvalitetsutvecklaren är att det behövs mer styrning i fördelning i av nya ärenden till olika handläggare. Uppgiften kan komma att läggas på seniorhandläggare framöver. Introduktion genomförs enligt enhetschefen genom att verksamhetsplan, delegationsförordning och riktlinjer för ekonomiskt bistånd delas ut. Nyanställda får en pärm med dokument för att underlätta introduktionen. Pärmen är dock ostrukturerad och innehåller gammal information och i olika versioner. Checklista för introduktion används inte då den anses förlegad. P.g.a. stor personalomsättning och inhyrda konsulter, har en del introduktion genomförts av konsulten. De lokala rutinerna är inte beskrivna, så introduktionen blir något godtycklig beroende på handläggarens tidigare erfarenhet. Trots brist på manual och rutiner upplever de intervjuade introduktionen som positiv och skapar en känsla av tillhörighet i gruppen. Någon medarbetare har arbetat i två veckor utan att få utbildning i Procapita. Det är för lång tid att vänta på att få lära sig hur utredningar, arbetsplaner, beslut mm ska skrivas. Risken är att ärenden samlas på hög, blir felaktiga vilket kan skapa stress och frustration. Inte alla handläggare har tjänstelegitimation att uppvisa vid hembesök. Medarbetaresamtal och avslutningssamtal genomförs enligt plan. Kompetensutvecklingsplan saknas på en del medarbetare. Enhetschefen uppger att den fysiska arbetsmiljön är god. Den psykosociala upplevs vara sämre med hög arbetsbelastning, stor personalomsättning och ljuden av telefonsamtal kan vara störande då man oftast delar rum. Enhetschef och handläggarna har

12 Sidan 12 av 67 inte alltid möjlighet att ta emot klienternas telefonsamtal. För att öka tillgängligheten är kommunen kundcenter duktiga på att möta klienterna som en första instans. Riktlinjer för ekonomiskt bistånd finns, arbetet med att ta fram en rutinmanual är påbörjad men inte färdigställd. Olika rutiner och mallar finns i pärm hos några handläggare men dokumentet saknar oftast datum, likartad profil och vem som är dokumentägare. Behöver förbättras; 1- Introduktionsprogram med checklista över arbetsplatsen och lokala rutiner, behöver utarbetas. Åtgärd; 2- Tjänstelegitimation för samtliga medarbetare och vikarier och ska ingå i introduktionen Åtgärd; 3- Färdigställ lokala rutiner med länkar till aktuella bilagor, och förvara den digitalt för att underlätta revidering och åtkomst Åtgärd; 4- Utbildning i Procapita ska planeras i god tid och ligga i introduktionsprogramet. En fast dag/vecka för utbildning/uppföljning skulle underlätta planeringen för systemförvaltaren och skapa möjlighet för repetition för de som känner sig osäkra i systemet. Åtgärd; Miljö Kontaktperson i miljöfrågor Miljöbil Saknas Behöver utvecklas Godkänd Kommentar X Enheten tar hänsyn till miljön genom att använda kollektiva färdmedel istället för bil. Systematiskt förbättringsarbete Egenkontroll Kvalitetsuppföljning. Kvalitetsbarometern- öppna jämförelser Förbättringsförslag - avvikelser Identifiera, dokumentera, analysera och åtgärda samt följa upp och återkoppling av vidtagna åtgärder Anmälningsskyldigheter -Lex Sarah Klagomål och synpunkter Intern och extern information, APT mm Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Kvalitetssamordnare - kvalitetsmöte Saknas Behöver utvecklas Godkänd X Kommentar

13 Sidan 13 av 67 Idag är mötestrukturen som följer: enhetsmöten 1 ggr/månaden (utan protokoll) och arbetsplatsträffar (APT) 1 ggr/månaden (med protokoll). Det är något oklart vad som skiljer dessa möten åt och en tydligare struktur behövs så att det inte vid enhetsmötet fattas beslut och tas upp information som inte dokumenteras för vidare spridning och ökad delaktighet för medarbetare. Nyanställda har inte fått introduktion om att de förväntas läsa APT-protokoll, hur klagomål och synpunkter ska användas i förbättringsarbetet eller hur Lex Sarah ska anmälas. Kvalitetsmöte/råd har inte kommit igång än. Dessa kan underlätta och effektivisera det systematiska förbättringsarbetet. Det är inte känt av personalen att de ska vara delaktiga i det systematiska förbättringsarbetet. Det finns ingen rutin/vana för hur förbättringsförslag och avvikelser ska användas i det systematiska förbättringsarbetet. Kvalitetsuppföljarens rekommendation är att ta tillvara de nya medarbetarnas tankar och förbättringsförslag genom att få igång arbetet med det systematiska förbättringsarbetet. Förslagen ska tas upp på APT eller på kvalitetsråd. Beställ sedan åtgärder hos den som har mandat att åtgärda förbättringsförslagen. Idag går handläggare direkt till annan handläggare med sitt önskemål och eventuella Denna handläggningsrutin skapar otydlighet och tar tid i anspråk. Det är oklart hur fördelning av klienter sker om en handläggare är sjuk eller på semester. Bör beskrivas i lokalrutin för att minska osäkerheten hos handläggaren. Det framkom vid uppföljningen flera förbättringsförslag bl.a. på Procapita. Det är en kvalitetsförbättring om arbetsgruppen/kvalitetsgruppen kan komma överens om vilka önskade förbättringar av Procapita som man behöver och är överens om. Dessa ska systematiskt och strukturerat presenteras för ledningen för beställning till avdelning för kvalitets och verksamhetsstöd. Idag sker kontakten med systemförvaltare akut och på egna initiativ, vilket skapar hög arbetsbelastning för denne och frustration hos handläggare som inte upplever sig bli hörda. Mall för APT har en punkt för klagomål och synpunkter, men saknar i övrigt punkter för det systematiska förbättringsarbetet (SOSFS 2011:9). Behöver förbättras; 1- Revidera APT mallen med systematiskt förbättringsarbete Åtgärd; 2- Inrätta kvalitetsråd/möten Åtgärd; 3- Arbeta systematiskt med avvikelse förbättringsförslag. Ta tillvara nya medarbetare tankar och förbättringsförslag. Åtgärd; 3- Arbeta fram långsiktiga förslag till förbättring och anpassning av systemet Procapita. Åtgärd; Sammanfattande bedömning av verksamheten Det har varit en stor personalomsättning på enheten och mycket av arbetet har varit akutstyrt. Kvaliten på introduktion, utredningar och handläggningsrutiner behöver utvecklas och säkerställas. Kvalitetsutvecklaren upplever ett stort engagemang hos ledning och medarbetare. Det finns en bra grund och god vilja för utveckling och kvalitetssäkring av enheten.

14 Sidan 14 av 67 Marianne Iggmark Kvalitetsutvecklare Avdelning för Kvalitet- och verksamhetsstöd

15 Sidan 15 av 67 Ärende 2

16 Sidan 16 av 67

17 Sidan 17 av 67 Socialkontoret Handläggare, telefon Datum Vår beteckning Marianne Iggmark Dnr Socialnämnden Arbetsmiljöverkets inspektion av Hemtjänsten i Upplands-Bro kommun Förslag till beslut 1. Fastställa redovisning av vidtagna arbetsmiljöåtgärder med anledning av identifierade brister vid inspektioner inom hemtjänsten Bro och Kungsängen 2. Överlämna redovisningen till Arbetsmiljöverket före 1 november 2013 Sammanfattning Arbetsmiljöverket genomförde en större tillsyn av hemtjänsten i Kungsängen och i Bro med start 2 april Inspektionen är en uppmaning att vidta åtgärder för att undanröja de brister och risker som kom fram vid inspektionen. Socialkontoret har analyserat inspektionsmeddelandet och de redovisade bristerna i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Ändamålsenliga dokument och rutiner är upprättade och andra reviderade. Riskbedömning med åtgärds- och handlingsplaner för medarbetares arbetsmiljö hos brukare är påbörjade och till stora delar upprättade. Arbete ska vara klart senast vid den årliga uppföljningen av genomförandeplanen. Implementeringsarbetet av de vidtagna förbättringarna avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet ligger i fokus under hösten Beslutsunderlag Socialkontorets tjänsteskrivelse den 24 september 2013 Ärendet I Upplands-Bro är hemtjänstens enhetschef tilldelade uppgifter inom arbetsmiljöområdet av avdelningschef för utförare. I arbetsuppgiften ingår att organisera och verkställa det systematiska arbetsmiljöarbetet inom sin enhet. Kommunen har som arbetsgivare antagit en arbetsmiljöpolicy och upprättat vissa rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska gå till. Vissa delar av det systematiska arbetsmiljöarbetet finns på intranätet, men upplevs inte som lättillgängligt vilket har försvårat implementeringen. Andra delar har inte tydligt beskrivits, policy, handlingsprogram och rutiner har inte reviderats kontinuerligt. För att säkerställa att aktuella rutiner finns upprättade och att policy och handlingsprogram blir reviderade och väl kända, kommer personalavdelningen undre hösten 2013 att förbättra det systematiska arbetsmiljöarbetet i Upplands-

18 Sidan 18 av 67 Bro kommun. Personalchefen är ansvarig för förbättringsarbetet. Enhetschef är ansvarig för utformning och implementeringar av systematiska arbetsmiljöarbetet på enheten. Hemtjänsten har med nytillsatt chef, samordnare och personalrepresentanter deltagit i att organisera det systematiska arbetsmiljöarbetet på enheten. Implementeringen av nya rutiner, rollförtydligande och riskbedömnnigar har påbörjats på arbetsplatsträffare och kommer framöver kontinuerligt finnas med vid introduktion, skyddsronder, planeringsdagar och på arbetsplatsträffar. För tillfället finns inget skyddsombud på arbetsplatsen varför det är huvudskyddsombudet som tagit del av hemtjänstens förbättringsarbete. I åtgärdsplan, bilaga 2, beskrivs de av arbetsmiljöverket identifierade brister, med åtgärd, rutiner och handlingsplan. Barnperspektiv Ärendet bedöms inte ha någon särskild påverkan utifrån ett barnperspektiv. SOCIALKONTORET Eva Folke socialchef Barbro Norén Sundin tf avdelningschef utföraravdelningen Bilagor: 1. Inspektionsmeddelande Åtgärdsplan 3. Riskbedömning-arbetsmiljö-personal 4. Riskbedömning av medarbetares arbetsmiljö hos brukare som kan påverka arbetet 5. Rutin för arbetskort Kopia av beslut med bilagor till; Arbetsmiljöverket med beteckning; IMS 2013/13178 IMS 2013/14813 IMS 2013/17829 IMS 2013/17050

19 Sidan 19 av 67 INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid IMS 2013/13178, IMS 2013/14813, IMS 2013/17829, IMS 2013/ (16) Distriktet i Stockholm Helene Eklöf, Akbar Namin, Upplands-Bro Kommun KUNGSÄNGEN Resultatet av inspektionen Ert org. nr Arbetsställe Hemtjänsten i Upplands-Bro Kommun Besöksadress Furuhällsplan 1, Kungsängen Torget 4, Kungsängen Blomstervägen 9 B, Bro Besöksdatum Den 2 april, 17 april, 25 april, 30 april 2013 Besöksdatum återkoppling Den 17 april, 26 april, 26 juni 2013 Deltagare i inspektionen: Eva Folke, socialchef Marja Kammouna, chef för utföraravdelningen Linda Pettersson, reg. skyddsombud Kommunal Jan Ankarberg, huvudskyddsombud 4 arbetstagare hemtjänst Bro 3 arbetstagare hemtjänst Kungsängen 4 arbetstagare, gruppsamordnare Bro, Kungsängen Akbar Namin, arbetsmiljöinspektör Heléne Eklöf, arbetsmiljöinspektör Ni ska före den 1 november 2013 informera Arbetsmiljöverket vad ni har gjort med anledning av de brister och krav vi redovisar här. I svaret bör ni särskilt beskriva: hur ni fört ut innehållet i inspektionsmeddelandet till berörda medarbetare hur ni har uppfyllt kraven hur skyddsombud och övrig personal har varit delaktiga vid genomförandet av åtgärderna Svaret bör undertecknas så att det framgår att den som är skyddsombud har tagit del av det. Postadress: Stockholm Besöksadress: Drottningholmsvägen 37, Stockholm Telefon: Telefax: E-post: arbetsmiljoverket@av.se Webbplats: Organisationsnummer:

20 Sidan 20 av 67 INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid IMS 2013/13178, IMS 2013/14813, IMS 2013/17829, IMS 2013/ (16) Var vänlig ange vår beteckning IMS 2013/13178, 2013/14813, 2013/17829, 2013/17050 i svaret. Se 7 kap. 3 arbetsmiljölagen. Arbetsgivaren ska, enligt 3 kap. 2 första stycket arbetsmiljölagen, vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Trots att vi nu ger er viss tid att informera oss hur ni har åtgärdat våra krav har ni ändå kvar det fulla ansvaret för arbetstagarnas arbetsmiljö. Ert arbetsmiljöansvar gäller oavsett om Arbetsmiljöverket har ställt krav mot er eller inte. Brister och krav Nedan brister och krav gäller hemtjänsten i Upplands-Bro kommun. Systematiskt arbetsmiljöarbete Vid inspektionerna framkom att det finns brister i ert systematiska arbetsmiljöarbete. Arbetsgivaren ska regelbundet undersöka och riskbedöma arbetsförhållandena för att därefter vidta åtgärder för att förebygga ohälsa eller olycksfall i arbetet och så att en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås för arbetstagare. Det ska finnas rutiner (i förväg bestämda tillvägagångssätt) som syftar till att få systematik i arbetsmiljöarbetet. Rutinerna bör ge besked om när, hur och av vem det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras samt vilka som ska medverka. Här avses exempelvis rutiner för skyddsronder, medarbetarundersökningar, riskbedömningar i arbetet med brukare, första hjälpen och krisstöd, rutiner vid kränkande särbehandling, rutiner vid hot och våld, arbetsanpassning och rehabilitering samt alkohol och droger. Rutinerna behöver alltid anpassas till verksamhetens förutsättningar och behov och vara tydliga och lätta att förstå. För att arbetstagarna ska kunna medverka i arbetsmiljöarbetet är det viktigt att rutinerna är lättillgänglig. De behöver också hållas aktuella och innehålla uppgift om senaste uppdatering.

21 Sidan 21 av 67 INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid IMS 2013/13178, IMS 2013/14813, IMS 2013/17829, IMS 2013/ (16) Ni kunde inte uppvisa några tydliga skriftliga rutiner för hur ert systematiska arbetsmiljöarbete är organiserat, samt hur det årligen ska följas upp. Arbetsmiljöverket har tagit del av vissa rutiner och policys i er kvalitetsplan som syftar till kvalitetskontroll. Det framgår dock inte tydligt rutiner för ett förebyggande systematiskt arbetsmiljöarbete. Bristande rutiner kan innebära att brister och risker inte upptäcks och kan leda till ohälsa och olycksfall hos arbetstagarna. Krav 1. Rutiner systematiskt arbetsmiljöarbete Ni ska ta fram skriftliga rutiner för ert systematiska arbetsmiljöarbete. Rutinerna ska minst omfatta: hur ni regelbundet och återkommande ska undersöka arbetsförhållandena och bedöma risker för ohälsa och olycksfall i arbetet - undersökningarna ska gälla alla faktorer som kan påverka arbetsmiljön, både fysiska, psykologiska och sociala faktorer hur ni ska bedöma riskerna - det ska framgå att riskbedömningen ska vara skriftlig och ange vilka riskerna är och om de är allvarliga eller inte att ni efter resultatet av undersökningen och riskbedömningen upprättar en skriftlig handlingsplan för de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet och som inte genomförs omedelbart av handlingsplanen ska framgå vilka åtgärder ni avser att vidta, när åtgärderna ska vara genomförda samt vem som ska se till att de genomförs det ska framgå att genomförda åtgärder ska kontrolleras hur skyddsombud och arbetstagare ska ges möjlighet att medverka i undersökningar, riskbedömningar och framtagande av handlingsplaner Av rutinerna ska det framgå vad som ska göras samt när, hur och av vem de olika delarna i det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras. Ni ska se till att rutiner blir kända av era arbetstagare. Se 3, 4, 5, 8 och 10 Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete.

22 Sidan 22 av 67 INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid IMS 2013/13178, IMS 2013/14813, IMS 2013/17829, IMS 2013/ (16) 2. Rutiner systematiskt arbetsmiljöarbete, årlig uppföljning Ni ska ta fram skriftliga rutiner för hur ert systematiska arbetsmiljöarbete ska följas upp årligen. Om det inte fungerat bra ska det förbättras. Uppföljningen ska vara skriftlig. Se 5 och 11 AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete. Mål och arbetsuppgifter Vid inspektionerna diskuterades hur arbetstagarnas förutsättningar ser ut kring att uppnå de mål som ni satt upp för arbetet i hemtjänsten. Det framkom att det är hög arbetsbelastning för arbetstagarna för att uppnå målen och att tiden inte räcker till för alla arbetsuppgifter. Det är vanligt förekommande att de utför arbetsuppgifter som egentligen inte ingår i deras arbete, bland annat beroende på att det är otydligt kring vem som ska göra vad mellan gruppsamordnare (nedan samordnare) och övriga arbetstagare. De upplever även frustration då de känner sig hindrade att utföra vissa arbetsuppgifter som de anser nödvändiga hos vissa brukare, då uppgifterna inte ingår i den biståndsbedömda tiden. Det saknas framförhållning för oväntade händelser med plötslig arbetsanhopning som följd och arbetstagarna måste själva lösa olika situationer efter bästa förmåga och saknar tillräckligt med stöd för det. Samordnare utför vissa arbetsmiljöuppgifter, exempelvis hembesök för att undersöka och riskbedöma arbetsmiljön, fördelar arbete (upprättar arbetskort) och i dagsläget genomför de medarbetarsamtal för att sedan föra informationen vidare till närmaste chef. De saknar ytterligare befogenheter avseende rätt att fatta beslut och att vidta åtgärder utefter vad som framkommer vid samtalen. Vidare saknas tillräckligt med tid för att genomföra medarbetarsamtalen samt göra hembesöken i den omfattning som behövs och att fortlöpande uppdatera arbetskorten. De saknar en dokumenterad uppgiftsfördelning för de arbetsmiljöuppgifter som de i praktiken utför. Det är oklarheter om arbetsuppgifter samt avsaknad av instruktioner som klargör vilka arbetsuppgifter som ska utföras och av vem. Det är inte tydligt hur arbetsuppgifter ska prioriteras, alternativt väljas bort vid arbetsanhopning. Detta skapar stress, tidspress samt frustration hos arbetstagarna och irritation emellan dem vilket medför sådana fysiska och psykiska påfrestningar att det finns risk att personalen utvecklar ohälsa.

23 Sidan 23 av 67 INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid IMS 2013/13178, IMS 2013/14813, IMS 2013/17829, IMS 2013/ (16) Ni informerade om att ni ska göra en omorganisation efter sommaren som berör samordnarnas arbete, och att de framöver delvis ska ha en funktion som samordnare och delvis utföra ordinarie hemtjänstarbete hos brukare. Det var oklart om ni genomfört en riskbedömning inför förändringen av verksamheten för att kunna vidta de åtgärder som behövs för att förebygga eventuella risker för ohälsa och olycksfall. Om arbetstagarna inte känner till förutsättningarna inför en sådan förändring och arbetsgivarens planerade åtgärder så skapar det onödig oro, rädsla och olust inför förändringen med risk för ohälsa. Krav 3. Arbetsuppgifter Ni ska klargöra för samtliga arbetstagare vilka arbetsuppgifter som ingår i deras olika befattningar/ arbete. Se 7 AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete. 4. Prioritering av arbetsuppgifter Ni ska ge arbetstagarna en skriftlig instruktion som anger i vilken ordning arbetsuppgifter kan prioriteras respektive väljas bort vid arbetsanhopning. Se 2 kap 1 och 3 kap 3 arbetsmiljölagen (AML) samt 7 AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete. 5. Arbetsmiljöuppgifter skriftlig uppgiftsfördelning Ni ska se till att det finns en skriftlig fördelning av uppgifterna i det systematiska arbetsmiljöarbetet till gruppsamordnare, arbetsledare eller andra arbetstagare i er verksamhet, som klart anger vem eller vilka som har till uppgift att förebygga och åtgärda risker för ohälsa och olycksfall i ert arbete. Av fördelnigen ska framgå vem som fått i uppgift att: undersöka arbetsförhållandena bedöma riskerna för ohälsa och olycksfall vidta åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall genomföra kontroller av att vidtagna åtgärder medfört avsett resultat Det ska även skriftligen framgå vilka befogenheter och resurser dessa har att tillgå för att kunna utföra sina arbetsmiljöuppgifter.

24 Sidan 24 av 67 INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid IMS 2013/13178, IMS 2013/14813, IMS 2013/17829, IMS 2013/ (16) Med befogenheter avses rätt att fatta beslut och att vidta åtgärder. Med resurser avses ekonomiska medel, tillgång till personal, utrustning, lokaler och tid. Ni ska vidare se till att de som tilldelats arbetsmiljöuppgifter har kunskaper för uppdraget. De kunskaper som avses är: regler som har betydelse för arbetsmiljön fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och olycksfall åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall Ni ska ge övriga arbetstagare information om uppgiftsfördelningen. Se 6 och 7 AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete. 6. Riskbedömning inför förändringar i verksamheten Ni ska se till att ni, inför den planerade förändringen i er verksamhet, gör en skriftlig bedömning av de arbetsmiljörisker som förändringen kan innebära för arbetstagarna och som kan behöva åtgärdas. Riskbedömningen ska göras före förändringen och avse tiden efter genomförd förändring. Av riskbedömningen ska framgå: vilka ändringarna är var ändringarna ska genomföras vilka arbetstagare eller grupper av arbetstagare som berörs av ändringarna Ni ska därefter bedöma vilka fysiska eller psykosociala risker för ohälsa och olycksfall som ändringarna kan medföra för berörda arbetstagare på såväl kort som lång sikt. Riskbedömningen ska vara skriftlig och ange vilka riskerna är och om de är allvarliga eller inte. Ni ska sedan utifrån resultatet av riskbedömningen, i en skriftlig tidsatt handlingsplan, dokumentera de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet och som inte genomförs omedelbart. Av handlingsplanen ska också framgå vem som ska se till att åtgärderna vidtas. Ni ska kontrollera genomförda åtgärder.

25 Sidan 25 av 67 INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid IMS 2013/13178, IMS 2013/14813, IMS 2013/17829, IMS 2013/ (16) Ni ska se till att skyddsombud och arbetstagare ges möjlighet att medverka i arbetet med riskbedömningar och framtagande av handlingsplan. Se 4, 8 och 10 AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete. Arbetskrav, arbetsbelastning, resurser och stöd Vid inspektionerna framkom att det är hög arbetsbelastning för arbetstagarna, att de arbetar under tidspress och att de upplever stress redan inför kommande arbetspass och att de har utvecklat en låg stresströskel. De beskriver sin situation som att det ofta är kaos avseende den dagliga bemanningen och planering/fördelning av arbetsuppgifter. Det förekommer många vikarier vilket ökar arbelastningen på ordinarie arbetstagare. Sommartid har det förekommit att det endast är en gruppsamordnare i tjänst som ska planera det dagliga arbetet för övriga arbetstagare och att den arbetsbelastningen är ohållbar. I arbetskorten, som styr arbetstagarnas dagliga uppgifter med och hos brukare, saknas tillräcklig planerad och avsatt tid för att gå, cykla eller åka bil emellan kunderna. Detta innebär att arbetstagarna även saknar tid för pauser och toalettbesök. Det är många arbetsuppgifter som behöver utföras vilket inte alltid framgår av arbetskorten och att visst arbete på så sätt inte blir synliggjort och ges tillräcklig tid för. Det framkom att tiden för de insatser som de utför hos brukare inte alltid överensstämmer med den verkliga tiden som insatsen tar. Det förekommer att samma antal insatser hos brukare kvarstår, samtidigt som tiden kortats ned för att utföra dessa. Det framkom att arbetstagarna känner sig pressade att arbeta fortare för att bli klara i tid, det förekommer att de börjar arbeta före utsatt arbetstid för att hinna med alla brukare, att de arbetar under sin lunchrast med bland annat rapportering kring brukare samt justering av arbetskorten. Det är vidare vanligt att de arbetar övertid och att detta inte dokumenteras som det ska. Arbetstagarna påverkas negativt av larm och akuta situationer som stör den dagliga planeringen.

26 Sidan 26 av 67 INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid IMS 2013/13178, IMS 2013/14813, IMS 2013/17829, IMS 2013/ (16) Arbetet är psykiskt och fysiskt tungt och en stor andel av arbetstagarna uppger att de har sömnproblem, magbesvär, värk i axlar och rygg etc. som de sätter i samband med arbetssituationen. Belastningen på arbetstagarna är hög när de ska handla mycket tunga varor (exempelvis vid veckohandling för en brukare) och tiden för insatsen inte är anpassad. Det förekommer att de måste bära tunga varor i trappor. De bär väskor med matlådor och kylklampar när de går till fots emellan brukare, vilket är onödigt tröttande. Vidare var det otydligt hur transport av matlådor organiserats på ett säkert sätt i samband med att man cyklar. De saknar tillräckligt med stöd, hjälp och kunskaper för att hantera den psykiska belastningen och att hantera stressen. De saknar uppdaterade kunskaper i ergonomi (lyfta, bära, förflytta och att öva på detta) samt kunskaper om tidiga tecken på belastningsbesvär. Det saknas skriftliga riskbedömningar för arbete hos vissa brukare och arbetstagarna saknar därmed rätt information om smittorisker, risk för hot/våld etc. och de särskilda instruktioner som de behöver för att arbeta på ett säkert sätt. Det saknas uppdatering av riskbedömningar vid förändringar av brukares vårdbehov, vilket leder till att införskaffande av lyfthjälpmedel eller annan anpassning hos brukare inte görs i tid. Vidare saknar en del arbetstagare information om var de ska hitta genomförda riskbedömningar och information/ instruktioner. Ni saknar rutiner för när och hur arbetstagarna ska ha möjlighet att ta del av riskbedömningar och instruktioner. Det saknas en undersökning, riskbedömning samt vidtagna åtgärder avseende användning av bilar, exempelvis: tillräckligt antal (samordnare saknar emellanåt tillgång till bil för att göra hembesök), avsaknad av laddningsplats (arbetstagare måste i dagsläget köra runt bilarna enbart för att ladda batteriet, vilket de saknar tid för), avsaknad av tillräckligt många parkeringsplatser utanför hemtjänstlokalerna, kalla bilar vintertid. Det saknas tydliga skriftliga rutiner för hur bilarna ska skötas (service, underhåll, tvättas, städas) och när tid är avsatt för detta, alternativt saknas kunskaper om och/eller kontroll av att fastställda rutiner följs. Vidare var det oklart om användning av cyklar har undersökts avseende säkerhet, exempelvis belysning, vinterdäck, cykelhjälm och lasthantering på cykel. Det framkom att lokalerna är trånga i Kungsängen och att de inte är anpassade till verksamheten. Arbetstagarna påtalar att underhåll och service fungerar dåligt avseende toaletter, dusch och tillhörande avlopp. Det saknas toalett i

27 Sidan 27 av 67 INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid IMS 2013/13178, IMS 2013/14813, IMS 2013/17829, IMS 2013/ (16) anslutning till herrarnas omklädningsrum och en fungerande dusch i damernas omklädningsrum. Alternativa duschar saknar antingen lås eller belysning. Vid kontorsarbetsplatserna saknas anpassade skrivbord och belysning för arbetet. Arbetsmiljöverket konstaterade vid rundvandring i lokalerna att det var kvavt på kontoret (otillräcklig ventilation) och drag ifrån tilluft i personalrummet. Det saknas värdeskåp och klädskåp i tillräcklig omfattning. Det saknas vilorum för personalen från den 1 juni 2013 då en viss del av lokalerna inte ska användas längre. Personalen påtalar ett särskilt behov av vilorum vid tillfällen då de arbetar dubbla skift. Vidare informerades vi om att dockningen av Mobipen kan ta lång tid då datorerna tidvis krånglar samt att antalet datorer inte alltid räcker till. Det framkom vidare att lokalerna i Bro inte är anpassade till verksamheten och det är trångt i personalrummet samt belamrat med föremål som inte bör vara där. Vidare påtalas att service och underhåll av lokalerna inte fungerar som avsett och att det exempelvis luktar avlopp i ett rum. Enligt information ifrån er så har en undersökning (skyddsrond) genomförts i Kungsängens lokaler men det är oklart hur arbetstagare och skyddsombud har deltagit i detta arbete samt efterföljande framtagande av åtgärdsplan etc. Vad gäller lokalerna i Bro så är det oklart om det finns en aktuell systematiskt genomförd undersökning avseende lokalerna med tillhörande inredning. Arbetstagarna påtalar att det inte fungerar effektivt avseende felanmälan gällande lokaler med tillhörande inredning till Upplands-Bro Hus. De saknar återkoppling på att felanmälningar mottagits och information om när brister och fel ska åtgärdas/alternativt har åtgärdats, vilket leder till irritation och stress. Det framkom att närmaste chef inte har tillräcklig uppmärksamhet på arbetstagarnas arbetssituation och att det saknas stöd och hjälp av närmaste chef när arbetstagarna behöver det. Vissa arbetstagare deltar inte i regelbundna arbetsplatsträffar tillsammans med närmaste chef. Vidare saknar de vanligtvis möjlighet att medverka i beslut som rör deras arbete. Stämningen och samarbetet på arbetsplatsen är inte god och det framkom att det framförallt beror på att arbetstagarna är stressade och tidspressade och inte orkar bemöta varandra som de egentligen vill och att de fort blir irriterade på varandra när arbetsuppgifter är oklara, när vissa arbetsuppgifter inte har blivit

28 Sidan 28 av 67 INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid IMS 2013/13178, IMS 2013/14813, IMS 2013/17829, IMS 2013/ (16) utförda och förs över på nästa person, fordon eller annan utrustning är trasig eller saknas etc. Ovanstående brister skapar stress, tidspress och frustration hos arbetstagarna samt medför sådana psykiska och fysiska påfrestningar att det finns risk att personalen skadas genom olycksfall eller utvecklar ohälsa. Krav 7. Undersökning och riskbedömning övergripande Ni ska undersöka arbetsförhållandena och bedöma om arbetstagarna utsätts för sådana psykiska och fysiska påfrestningar i arbetet att det finns risker för belastningsskador eller andra skador och ohälsa i arbetet. Vid undersökningen och riskbedömningen ska minst följande förhållanden beaktas: hur arbetsmängd och bemanning är anpassat till de arbetsuppgifter som ska utföras möjligheterna att hinna med förekommande arbetsuppgifter möjligheterna att kunna ta ut raster och pauser i arbetet förekomst av situationer där arbetstagare utför arbetsuppgifter ensam där det bedömts vara olämpligt ur risksynpunkt (exempelvis hot och våldsrisker eller tunga förflyttningar av boenden) tidspress och stressupplevelser, stresshantering i arbetet användning av bilar och cyklar - service, underhåll, säkerhet etc. lokalernas utformning, ventilation, inredning, belysning, utrymme för vila hur felanmälan ska fungera gällande lokaler med tillhörande inredning kontorsarbetsplatser/bildskärmsarbete möjligheterna till stöd i arbetet ledarskapets påverkan på den psykosociala arbetsmiljön kommunikationen och regelbundna möten mellan enhetschef/chefer och arbetstagare arbetstagarnas möjligheter att vara delaktiga i verksamheten och deras möjligheter att kunna påverka sin egen arbetssituation samarbetet mellan arbetstagare och enhetschef/chefer Riskbedömningen ska vara skriftlig och ange vilka riskerna är och om de är allvarliga eller inte.

29 Sidan 29 av 67 INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid IMS 2013/13178, IMS 2013/14813, IMS 2013/17829, IMS 2013/ (16) Ni ska sedan utifrån resultatet av undersökningen och riskbedömningen, i en skriftlig tidsatt handlingsplan, dokumentera de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet och som inte genomförs omedelbart. Av handlingsplanen ska också framgå vem som ska se till att åtgärderna vidtas. Ni ska kontrollera genomförda åtgärder. Ni ska se till att skyddsombud och arbetstagare ges möjlighet att medverka i arbetet med undersökningar, riskbedömningar och framtagande av handlingsplan. Ni ska redovisa om och i så vilka åtgärder som ni vidtar på kort och lång sikt för att förebygga ohälsa och olycksfall hos arbetstagare, till Arbetsmiljöverket. Se 2 kap 1 och 3 kap 2 och 3 AML samt 4, 8 och 10 AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete. Se vidare 2 AFS 1993:2 om åtgärder mot våld och hot i arbetsmiljön, 4-6 och 8 AFS 2012:2 om belastningsergonomi, AFS 2009:2 om arbetsplatsens utformning samt 3-5 AFS 1998:5 om arbete vid bildskärm. 8. Rutiner undersökning och riskbedömning, daglig planering Ni ska ha skriftliga rutiner som innebär att ni, i den dagliga planeringen och fördelningen av arbetsuppgifter till era arbetstagare, undersöker och riskbedömer arbetsmiljön. Undersökningarna ska gälla alla faktorer som kan påverka arbetsmiljön, både fysiska, psykologiska och sociala faktorer. Undersökningen och riskbedömningen ska minst omfatta följande faktorer: arbetsmängd/ antal brukare som arbetstagarna kan hinna med under sin arbetstid hänsyn till komplexiteten hos brukare tidsåtgång per brukare avsatt gångtid/körtid för förflyttning mellan brukare bemanning/vikarietäckning tid avsatt vid larm från brukare möjligheter att ta ut raster och pauser i arbetet möjligheter till återhämtning arbetstagarnas förmåga till att utföra aktuella arbetsuppgifter tillgång till stöd och handledning från arbetsledningen under arbetspassen

30 Sidan 30 av 67 INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid IMS 2013/13178, IMS 2013/14813, IMS 2013/17829, IMS 2013/ (16) Riskbedömningen ska vara skriftligt och det ska framgå vilka riskerna är och om de är allvarliga eller inte. Ni ska sedan utifrån resultatet av den dagliga undersökningen och riskbedömningen, i en skriftlig tidsatt handlingsplan, dokumentera de åtgärder som behövs varje dag för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet och som inte genomförs omedelbart. Av handlingsplanen ska också framgå vem som ska se till att åtgärderna vidtas. Ni ska kontrollera genomförda åtgärder. Ni ska se till att skyddsombud och arbetstagare ges möjlighet att medverka i arbetet med undersökningar, riskbedömningar och framtagande av handlingsplan. Se 4, 5, 8 och 10 AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete. 9. Rutiner undersökning och riskbedömning, arbete hos brukare Ni ska ha skriftliga rutiner för att undersöka och riskbedöma arbetsmiljön i arbetet hos brukare innan arbetet påbörjas hos en ny brukarkontakt samt rutiner för att kontinuerligt följa upp att riskbedömningen är aktuell. Av rutinerna ska minst framgå: när undersökningen och riskbedömningen ska göras vem som gör undersökningen vem som bedömer riskerna och beslutar om åtgärder vilka aspekter/förhållanden som undersöks hur dokumentation ska göras hur enhetschef/annan chef deltar hur skyddsombud/arbetstagare deltar hur och när arbetstagare ska kunna ta del av handlingsplan/instruktioner Riskbedömningen ska vara skriftlig och ange vilka riskerna är och om de är allvarliga eller inte. Ni ska se till att de som genomför undersökningen och riskbedömningen av arbetsmiljön i de enskilda hemmen har tillräckliga kunskaper och tid för sin uppgift.

31 Sidan 31 av 67 INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid IMS 2013/13178, IMS 2013/14813, IMS 2013/17829, IMS 2013/ (16) Se 4, 6, 8 och 10 AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete samt 2 och 3 AFS 1990:18 om omvårdnadsarbete i enskilt hem. Information Det är av stor vikt att riskbedömningarna görs med utgångspunkt från aktuell och beprövad kunskap samt gällande arbetsmiljöregler, och att den/de arbetstagare som gör undersökningar och bedömningar av arbetsmiljöriskerna har tillräckliga kunskaper för att kunna upptäcka och bedöma de risker som kan finnas vid arbete med/hos den enskilda brukaren. Om kunskaperna inte är tillräckliga finns risk att felaktiga bedömningar görs, med risk för ohälsa som följd. Arbetsgivaren ska se till att den/de som får arbetsmiljöuppgiften att göra riskbedömningar har de kunskaper som är nödvändiga för detta. Se vidare i Arbetsmiljöverkets broschyr Hemtjänst och personlig assistans i en bra arbetsmiljö med beställningsnummer ADI Undersökning och riskbedömning arbete hos brukare Ni ska se till att undersöka arbetsmiljön i arbetet med/hos samtliga brukare inklusive de som endast har larm, och bedöma arbetsmiljöriskerna för era arbetstagare. Detta ska sedan göras kontinuerligt och vid förändringar hos brukaren som påverkar arbetstagarnas arbetsmiljö. Riskbedömningen ska omfatta allt arbete som utförs med eller hos brukaren. Undersökningarna ska gälla alla faktorer som kan påverka arbetsmiljön, både fysiska, psykologiska och sociala faktorer. Riskbedömningen ska vara skriftlig och ange vilka riskerna är och om de är allvarliga eller inte. Ni ska sedan utifrån resultatet av undersökningen och riskbedömningen, i en skriftlig tidsatt handlingsplan, dokumentera de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet och som inte genomförs omedelbart. Av handlingsplanen ska också framgå vem som ska se till att åtgärderna vidtas. Beskrivningen av åtgärderna ska vara så tydlig att riskerna kan undvikas. Om en åtgärd är att en instruktion ska följas, ska denna instruktion anges.