Internationella projekt och åtaganden

Transkript

1 Landstingets revisorer Revisionsrapport Februari 2012 Bilaga nr 4 till överläggningar med landstingets revisorer den 9 februari Internationella projekt och åtaganden

2 Tjänsteställe, handläggare Revisionskontoret 11REV50 Innehållsförteckning 1 Bakgrund Syfte, revisionsfråga och avgränsning Revisionskriterier Granskningsansvarig Metod och urval Resultat av granskningen Landstingsfullmäktiges uppdrag till Regionala nämnden Regionala nämndens uttolkning av uppdraget Sammanställning av internationella projekt Regionala nämndens beslut under Revisionell bedömning...8

3 Tjänsteställe, handläggare Revisionskontoret REV50 1 (9) Revisorer Anders Emnegard Distribution 1 BAKGRUND Regionala nämnden är, på fullmäktiges uppdrag, politiskt ledningsorgan för det löpande internationella arbetet. Regionala nämnden svarar därvid för samordning av landstingets åtaganden i det internationella arbetet. Landstingets internationella engagemang och samarbeten ska planeras väl och bygga på förväntad nytta för regionen, verksamheten och medborgarna. Långsiktighet och regelbunden uppföljning av engagemangen är viktigt. 2 SYFTE, REVISIONSFRÅGA OCH AVGRÄNSNING Syftet är översiktligt redogöra för landstingets internationella engagemang och därvid granska om Regionala nämnden har en ändamålsenlig styrning, ledning och kontroll av internationella projekt och samarbetsområden. Utifrån syftet ska följande revisionsfrågor besvaras: Finns det ändamålsenliga riktlinjer och rutiner för landstingets arbete med internationella frågor och samarbeten? Finns en kontinuerlig uppföljning av uppdrag, arbetssätt och måluppfyllelse? Är redovisningen tydlig avseende nytta och måluppfyllelse? Uppdraget är avgränsat till att inte omfatta en granskning av kostnader/ ekonomi eller intern kontroll av enskilda projekt och åtaganden. 3 REVISIONSKRITERIER Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna hämtas bland annat från lagar, interna regelverk, policyer och fullmäktigebeslut. Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Landstinget Västernorrland Storgatan 1, Härnösand revision@lvn.se HÄRNÖSAND

4 REV50 2 Granskningens revisionskriterier utgörs huvudsakligen av: Kommunallag (1991:900), Reglemente för Regionala nämnden, Landstingsplan , Internationell Policy, Internationell handlingsplan samt andra beslut och anvisningar. 4 GRANSKNINGSANSVARIG Yrkesrevisor Anders Emnegard har svarat för granskningsarbetet. 5 METOD OCH URVAL Granskningen har genomförts genom studier av Regionala nämndens protokoll under 2011 och landstingets interna styrdokument. Intervjuer har genomförts med anställda vid nämndens förvaltning Regional utveckling. 6 RESULTAT AV GRANSKNINGEN 6.1 Landstingsfullmäktiges uppdrag till Regionala nämnden Regionala nämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Regionala nämnden har enligt reglementet fått landstingsfullmäktiges uppdrag att svara för samordning av landstingets åtaganden i det internationella arbetet. I den internationella policyn utvecklas uppdraget vidare: Regionala nämnden är på landstingsfullmäktiges uppdrag, politiskt ledningsorgan för det löpande internationella arbetet och svarar bland annat för: riktlinjer och program för agerande i internationella politiska nätverk och övrigt internationellt samarbete officiella internationella kontakter yttranden över remisser i internationella frågor löpande omvärldsbevakning uppföljning av internationell policy och internationellt samarbete andra ställningstaganden i det löpande arbetet, vilka kräver politiska beslut

5 REV50 3 Enligt den internationella policyn ska landstingets internationella engagemang och samarbeten planeras väl och bygga på förväntad nytta för regionen, verksamheten och medborgarna. Långsiktighet och regelbunden uppföljning av engagemangen är viktigt. Arbetet ska präglas av: tydliga uppdrag och mandat för landstingets företrädare samverkan med övriga aktörer i länet inom aktuella sakfrågor en kontinuerlig återrapportering till uppdragsgivaren kontinuerlig uppföljning av uppdrag, arbetssätt och måluppfyllelse. Den förväntade nyttan formuleras i tre övergripande inriktningsmål: Ge Västernorrland goda utvecklingsförutsättningar. Utveckla landstingets verksamhet. Gynna medborgarna i Västernorrland. Av landstingsplanen för åren framgår att Regionala nämnden ansvarar på fullmäktiges uppdrag för planering och uppföljning av det internationella arbetet och att nämnden beslutar om en årlig internationell handlingsplan. I landstingsplanen ges en avsiktsförklaring kring representationskontoret i Bryssel samt en beskrivning av syftet med deltagande i de politiska nätverken Assembly of European Regions (AER) och Conference of Peripheral and Maritime Regions of Europe (CPMR). I landstingsplanen omnämns också olika internationella samarbeten såsom vänortssamarbete, utvecklingsprojekt, Mittnordenkommittén och Europaforum Norra Sverige. Kommentar Uppdraget att ge nytta för regionen, verksamheten och medborgarna får anses utgå från de allmänna befogenhetsprinciperna i kommunallagen: allmänintresset och lokaliseringsprincipen. Dessa befogenhetsprinciper innebär att landsting själva får ha hand om sådana angelägenheter av allmänt intresse som har anknytning till landstingets område eller dess medlemmar 1, principerna anger alltså vilka uppgifter som är tillåtna (men ej obligatoriska) för landsting att utföra. 6.2 Regionala nämndens uttolkning av uppdraget Regionala nämnden uttolkar årligen sitt uppdrag i en särskild handlingsplan för internationella frågor. Handlingsplanen är avsedd att vara ett verktyg för att sätta upp realistiska delmål och aktiviteter men också fungera som ett styrdokument. Av handlingsplanen framgår att den grundas på Landstingsplanen, ett flertal övergripande styrdokument inom landstinget samt EU-strategin Europa Medlem är den som är folkbokförd i kommunen, äger fast egendom i kommunen eller är taxerad till kommunalskatt där. Medlem av ett landsting är den som är medlem av en kommun inom landstinget.

6 REV50 4 Regionala nämnden har under 2011 utarbetat en ny handlingsplan för det internationella arbetet. Den nya mandatperioden har inneburit en viss förskjutning i arbetet, den politiska processen inleddes i april 2011 i Regionala nämndens utskott för internationella och kulturella frågor. Handlingsplanen beslutades av nämnden i oktober Planen gäller för åren Handlingsplanen anger prioriterade aktiviteter för följande områden: Mid Sweden Office 2 Europaforum Norra Sverige Northern Sparsely Populated Areas Assembly of European Regions Conference of Peripheral and Maritime Regions of Europe Vänorter Mittnordenkommittén Projektsamarbeten Kompetensutveckling, omvärldsbevakning och forskning Internationella aktiviteter i Västernorrland Uppföljning och rapportering Kommentar I nämndens uttolkning av sitt uppdrag i den årliga handlingsplanen finns tydliga härledningar till landstingsplanen, den internationella policyn och andra interna styrdokument. Handlingsplanen ger vidare en tydlig bild av vilka områden och aktiviteter som ska prioriteras. De övergripande inriktningsmålen från landstingsplanen är dock inte konkretiserade i effektmål eller delmål i den internationella handlingsplanen. Detta begränsar möjligheten för nämnden att utvärdera i vilken grad de prioriterade insatserna har gett avsedd effekt/nytta. Vi menar att en ökad klarhet i form av väl utvecklade mål skulle underlätta och bidra till en tydligare styrning av den internationella verksamheten. Vi ser positivt på Regionala nämndens beslut att förtroendevalda i politiska nätverk ska lämna skriftlig rapport till nämnden efter genomfört möte. 6.3 Sammanställning av internationella projekt En av de prioriterade aktiviteterna i handlingsplanen är att upprätta en förteckning på landstingets webbplats över samtliga internationella projekt som landstinget deltar i. För närvarande redovisas information och länkar till de politiska nätverken, representationskontoret i Bryssel, vänortsarbetet, program och fonder inom EU som berör Västernorrlands län 2 Numera Mid Sweden European Office

7 REV50 5 samt projekt som landstinget deltar i. Följande EU-finansierade projekt presenteras vid tiden för granskningen: Virtuella projektkontoret Bästa resan Konst i Världsarvet More4NRG Transportlösningar i glesbygd Creative Industries Network Enables Regional Growth (CINERGY) North East Cargo Link II (NECL II) Regionala nämnden finansierar landstingets insats i de aktuella exemplen ovan. Vi har inte noterat någon annan sammanställning av internationella projekt och åtaganden, i t.ex. delårsrapporterna eller i ekonomiredovisningen till nämnden. Redovisningen av viktiga händelser i delårsrapporterna är sorterad efter de olika expertgrupperna vid nämndens förvaltning Regional utveckling. Som ett exempel redovisas det nya projektet CINERGY under rubriken Tillväxt, ett annat exempel är projektet Transportlösningar i glesbygd som redovisas under rubriken Trafik. Under rubriken Internationella frågor redovisas arbetet med den internationella handlingsplanen och vänortssamarbetet. Resultatet av flera projekt redovisas i delårsrapporterna, det framgår inte tydligt vilka projekt som är delfinansierade med EU-medel. I Regionala nämndens budgetuppföljning redovisas samverkansavtal och medfinansiering särskilt. Dessa sorterar under Tillväxt i budgeten. Det framgår inte vilka av de redovisade projekten som är delfinansierade med EU-medel. Enligt den internationella handlingsplanen ansvarar varje verksamhet inom landstinget för att bevaka finansieringsmöjligheter och etablera projektsamarbeten inom ramen för sitt verksamhetsområde och sin budget. En prioriterad aktivitet i den internationella handlingsplanen är att förbättra uppföljningen av landstingets internationella samarbeten och projekt genom en särskild sammanställning utifrån förvaltningarnas verksamhetsrapportering. Med anledning av detta har Regionala nämnden i januari 2012 tagit initiativ till att efterhöra om landstingets förvaltningar bedriver EU-finansierade projekt. Kommentar Regionala nämnden har inte redovisat en total sammanställning av samtliga projekt och åtaganden av internationell karaktär under Möjligen är det inte heller relevant med en sådan sammanställning, sett utifrån ett verksamhetsperspektiv. Ska t.ex. projektet CINERGY presen-

8 REV50 6 teras som ett tillväxtprojekt med delfinansiering från EU eller ska projektet presenteras som ett internationellt/eu-projekt inom tillväxtområdet? 6.4 Regionala nämndens beslut under 2011 Vid genomgången av Regionala nämndens protokoll och beslutsunderlag under 2011 har nedanstående iakttagelser gjorts kring internationella frågor. Valärenden och representation Regionala nämndens utsåg i januari 2011 ledamöter och ersättare till arbetsutskottet och utskottet för internationella och kulturella frågor. Nämnden utsåg också representanter/ledamöter i de internationella politiska nätverken och till styrelsen för Coompanion Västernorrland. Regionala nämnden har löpande under året beslutat om deltagande och representation vid utbildningar och konferenser. I anslutning till nämndens hantering av valärenden har vi noterat följande: Nämnden har i ett särskilt beslut förtydligat uppdraget för sina två utskott, särskilt avseende uppgiftsfördelningen mellan utskotten. I samband med behandlingen av verksamhetsplanen i oktober 2011 förtydligades också förväntningarna på de förtroendevalda i de politiska nätverken: Förtroendevalda i politiska nätverk ska lämna skriftlig rapport till Regionala nämnden efter genomfört möte. Deltagande och representation vid utbildningar och konferenser med internationell anknytning har beretts av utskottet för internationella och kulturella frågor, då tiden medgett det. Projekt Regionala nämnden har beslutat om följande projekt under 2011: Start av det nya projektet Creative Industries Network Enables Regional Growth (CINERGY). Medfinansiering och medverkan som partner i det nya projektet Regions For Green Growth (R4GG). Medfinansiering av fyra Leader-projekt i länet. Medfinansiering av ett nytt energiprojekt inom Botnia Atlantica. I anslutning till nämndens beslut om projekt har vi noterat följande: Inget av de nya projekten har beretts av utskottet för internationella och kulturella frågor. Detta har vi uppfattat ligger i linje med nämndens principer för fördelning av ärenden mellan utskotten: Vägledande faktorer har varit vid vilket expertområde på förvaltningen som arbetsinsatsen görs eller finansieringen sker. Det framgår inte av beslutsunderlaget att Leader-projekten är delfinansierade med medel från EU.

9 REV50 7 Verksamhetsplanering och återrapportering Regionala nämnden har i oktober 2011 beslutat om Internationell handlingsplan för samt om Verksamhetsplan för 2012 med budget samt flerårsplan för Muntliga och skriftliga rapporter har redovisats löpande under året i utskotten och i nämnden. I maj 2011 lämnades en särskild redovisning av Västernorrlands deltagande i de politiska nätverken AER och CPMR under Rapporten redovisades även för Landstingsfullmäktige. Under året har projektet More4NRG slutredovisats för nämnden. I anslutning till nämndens beslut om kring verksamhetsplanering har vi noterat följande: I delårsrapporterna och styrkorten under 2011 redovisas inte mål och resultat för de internationella frågorna, styrkorten hänvisar istället till den internationella handlingsplanen. Nämnden har gjort en ansats att lägga in de internationella frågorna i verksamhetsplanen och de balanserade styrkorten för Nämnden konstaterar dock i verksamhetsplanen att den internationella handlingsplanen är ledande för det internationella arbetet. Enligt delårsrapporten avslutades EU-projektet Konst i Världsarvet Vi har inte noterat någon slutredovisning av projektet till nämnden. Slutredovisningen av More4NRG redovisas i ett särskilt PM. Av redovisningen framgår vilka huvudsakliga aktiviteter som genomförts. Projektets slutrapport har inte delgivits nämnden. Nämnden har inte beslutat närmare om formerna för återrapportering av internationella projekt. Övriga ärenden Regionala nämnden har i övrigt hanterat följande ärenden med internationell koppling under 2011: Ny organisation för Mid Sweden Office. Överenskommelse om internationell samverkan i Västernorrland. Ny strategi för Europaforum Norra Sverige. Kunskapsseminarium kring det landstingsägda ramprogrammet för Industrisamhällets Kulturarv (ISKA). Värdskap för höstmötet 2012 för Kommitté 3 inom AER. Förlängning av planeringsperioden för vänortssamarbetet med Somogy län i Ungern. Finansiering och deltagande i AER:s Youth Regional Network. Vi har noterat att samtliga ärenden har beretts av utskottet för internationella och kulturella frågor.

10 REV REVISIONELL BEDÖMNING Bakgrund Regionala nämnden är, på fullmäktiges uppdrag, politiskt ledningsorgan för det löpande internationella arbetet. Landstingets internationella engagemang och samarbeten ska planeras väl och bygga på förväntad nytta för regionen, verksamheten eller medborgarna. Långsiktighet och regelbunden uppföljning av engagemangen är viktigt. Syftet med granskningen är att översiktligt redogöra för landstingets internationella engagemang och därvid granska om Regionala nämnden har en ändamålsenlig styrning, ledning och kontroll av internationella projekt och samarbetsområden. Utifrån syftet ska följande revisionsfrågor besvaras: Finns det ändamålsenliga riktlinjer och rutiner för landstingets arbete med internationella frågor och samarbeten? Finns en kontinuerlig uppföljning av uppdrag, arbetssätt och måluppfyllelse? Är redovisningen tydlig avseende nytta och måluppfyllelse? Granskningens resultat I nämndens uttolkning av sitt uppdrag i den årliga handlingsplanen finns tydliga härledningar till landstingsplanen, den internationella policyn och andra interna styrdokument. Handlingsplanen ger vidare en tydlig bild av vilka områden och aktiviteter som ska prioriteras. De övergripande inriktningsmålen från landstingsplanen är dock inte konkretiserade i effektmål eller delmål i den internationella handlingsplanen. Detta begränsar möjligheten för nämnden att utvärdera i vilken grad de prioriterade insatserna har gett avsedd effekt/nytta. Vi menar att en ökad klarhet i form av väl utvecklade mål skulle underlätta och bidra till en tydligare styrning av den internationella verksamheten. Regionala nämnden har under året lämnat en relativt omfattande redovisning av aktiviteter i de politiska nätverken till Landstingsfullmäktige. Över huvudtaget är nämndens uppföljning och redovisning av det internationella arbetet präglat av väl formulerade syften och en omfattande redovisning av genomförda aktiviteter - snarare än en redovisning av måluppfyllelse. För en extern bedömare innebär det svårigheter att bilda sig en uppfattning om verksamhetens effektivitet och om verksamheten gett avsedd nytta. Vi ser positivt på Regionala nämndens beslut att förtroendevalda i politiska nätverk ska lämna skriftlig rapport till nämnden efter genomfört möte.

11

12 Revisionskontoret, Härnösand Tfn E-post: Webbplats: