Tranås kommun. Uppföljning av granskning av organisation och planering för extraordinära händelser och höjd beredskap.

Transkript

1 Uppföljning av granskning av organisation och planering för extraordinära händelser och höjd Revisionsrapport KPMG AB 12 januari 2011 Antal sidor: Rapport sv 0903.dotm

2 Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte 1 3. Avgränsning 1 4. Ansvarig nämnd/styrelse 1 5. Metod 2 6. Projektorganisation 2 7. Kommunernas ansvar gällande extraordinära händelser i fredstid och höjd Risk- och sårbarhetsanalys Planeringen Psykiskt och socialt omhändertagande (POSOM) 3 8. Sammanfattande kommentarer från revisionsrapporten från Iakttagelser Kommentarer 4 Revrapport_Uppföljning av granskning av planering för extraordinära händelser och höjd _Tranås.docm

3 1. Bakgrund 2. Syfte År 2009 genomförde s revisorer en granskning av kommunens organisation och. Det konstaterades att det fanns brister i kommunstyrelsens planering inför extraordinära händelser och höjd. Bland annat konstaterades det att de viktigaste planerna inte gällde, då de varken var antagna av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen. De var vidare inaktuella och bidrog till en osäkerhet om vad som faktiskt gällde. Ett antal förbättringsförslag lades fram i rapporten. Föreliggande granskning syftar till att följa upp tidigare genomförd granskning för att undersöka i vilken utsträckning påpekade brister har åtgärdats. Bland annat kommer nedanstående revisionsfrågor att belysas. Har kommunens planer inom området reviderats, så att det numera är tydligt vad som gäller? Har planerna antagits av behörigt organ inom kommunen? Vilka nämnder har tagit fram planer för ledningen av sina respektive verksamheter under extraordinära händelser och höjd? Hur har kommunen säkerställt informationsfunktionen under extraordinära händelser och höjd? Hur ser kommunens ledningsgrupp för extraordinära händelser och höjd ut? Vilket stöd planeras till ledningsgruppen? Har krisorganisationen övats sedan granskningen genomfördes? Vad i övrigt har förändrats inom kommunens organisation och planering inför extraordinära händelser och höjd? 3. Avgränsning Granskningen omfattar endast de områden som behandlades i den tidigare revisionsrapporten. 4. Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen omfattar alla kommunala nämnder och bolag, dock med fokus på kommunstyrelsen. Revrapport_Uppföljning av granskning av planering för extraordinära händelser och höjd _Tranås.docm 1

4 5. Metod Granskningen har genomförts genom studier av dokument och intervjuer. Intervjuer har genomförts med 6. Projektorganisation Granskningen har utförts av Fredrik Ottosson. 7. Kommunernas ansvar gällande extraordinära händelser i fredstid och höjd Kommunernas ansvar för kris regleras främst i lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd och tillhörande förordning. I lagens 1 kap. 4 definieras en extraordinär händelse. Med extraordinär händelse avses i denna lag en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. Av lag (1992:1403) om totalförsvar och höjd framgår att höjd består av två nivåer: skärpt eller högsta. Under högsta är totalförsvar all samhällsverksamhet som då skall bedrivas. Höjd inträder automatiskt vid krig. Regeringen har även rätt att besluta om höjd vid krigsfara eller om det råder sådana utomordentliga förhållanden som är föranledda av att det är krig utanför Sveriges gränser eller av att Sverige har varit i krig eller krigsfara. 7.1 Risk- och sårbarhetsanalys Kommunerna ges i uppdrag att analysera vilka extraordinära händelser i fredstid som kan inträffa i kommunen och hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten. Resultatet av arbetet skall värderas och sammanställas i en så kallad risk- och sårbarhetsanalys (ROSA) (2 kap. 1 ). En risk- och sårbarhetsanalys består i huvudsak av riskinventering, prioritering av risker och utarbetande av scenarier. Kommunen har även ett ansvar att, i sitt geografiska område, verka för samverkan mellan aktörer (andra myndigheter och privata aktörer) i det förberedande krishanteringsarbetet (2 kap. 7 ). Kommunen bör därför ha en bild av risker och sårbarheter inom kommunens geografiska område. För att klara detta måste kommunen efter hand inkludera andra viktiga aktörer utanför kommunens egen organisation i arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser. Tanken är att de olika aktörernas åtgärder samordnas vid en extraordinär händelse. Kommunen ansvarar även för att dess förtroendevalda och anställda personal får den utbildning och övning som behövs för att de skall kunna lösa sina uppgifter vid extraordinära händelser i fredstid (2 kap. 8 ). Revrapport_Uppföljning av granskning av planering för extraordinära händelser och höjd _Tranås.docm 2

5 7.2 Planeringen Kommunen ska utifrån risk- och sårbarhetsanalysen för varje ny mandatperiod fastställa en plan för hur den skall hantera extraordinära händelser (2 kap. 1 ). Myndigheten för samhällsskydd och (MSB) har givit ut rekommendationer för kommunernas planering för extraordinära händelser. 1 MSB framför att planen bör innehålla den viktigaste informationen som behövs för att man skall kunna få en överblick av kommunens hela krishanteringsorganisation och snabbt kunna komma in i sin uppgift vid en inträffad kris. Kommunen bör undvika att i planen ta in uppgifter som snabbt kan bli inaktuella. Dessa bör istället hanteras i dokument vid sidan av planen. Till planen för extraordinära händelser bör även en ledningsplan finnas. Kommunens informationshantering vid extraordinära händelser bör planeras särskilt exempelvis i en informationsplan. En sådan bör främst innehålla: Respektive nämnd och kommunalt företag bör även ta fram en plan för sin verksamhet. Denna plan bör bland annat reglera ledning, informationsspridning, prioriterad verksamhet, lägsta acceptabla servicenivå. 7.3 Psykiskt och socialt omhändertagande (POSOM) I samband med en särskild händelse kan det finnas behov av att kunna organisera psykiskt och socialt omhändertagande av människor som direkt eller indirekt drabbats av händelsen. I de flesta kommuner finns för denna uppgift s.k. POSOM-grupper. POSOM-grupperna kan bestå av olika sammansättningar av representanter för olika samhällsfunktioner och frivilligorganisationer. 8. Sammanfattande kommentarer från revisionsrapporten från 2009 Flera av de viktigaste planerna var inte antagna av varken kommunstyrelsen eller fullmäktige, och gällde därför inte. Kommunen saknade således formellt en plan för extraordinära händelser och informationsplan, något som föreskrivs i lag. De dokument som fanns om kommunens hantering av och ledning vid extraordinära händelser och höjd innehöll uppgifter som både kompletterar och överlappar varandra. I vissa hänseenden gavs motstridiga uppgifter, t.ex. ledningen vid höjd, vilket bidrog till en osäkerhet om vad som faktiskt gällde. Det bedömdes att det var en nackdel att inte ledningsgruppen hade en stabsorganisation med tjänstemän knuten till sig. Vidare kritiserades avsaknaden av avtal som reglerar Tranås Uniteds skyldighet att tillhandahålla informationstjänster vid en extraordinär händelse eller höjd. Kommunens POSOM-grupp bedömdes fungera väl. 1 Krissmyndigheten (2004), kbm rekommenderar 2004:1 - Kommunens plan för hantering av extraordinära händelser vägledning från krissmyndigheten Revrapport_Uppföljning av granskning av planering för extraordinära händelser och höjd _Tranås.docm 3

6 9. Iakttagelser 10. Kommentarer KPMG, dag som ovan Fredrik Ottosson Revisor Revrapport_Uppföljning av granskning av planering för extraordinära händelser och höjd _Tranås.docm 4