Kvalitetsdokument - Regler och riktlinjer för effektiv ärendehantering och nämndadministration i Ale kommun

Transkript

1 K A L L E L S E T J Ä N S T E S K R I V E L S E F Ö R E D R A G N I N G S L I S T A D E L E G E R I N G S O R D N I N G A C K L A M A T I O N S B E S L U T D O K U M E N T H A N T E R I N G S P L A N Ä R E N D E B E R E D N I N G F Ö R V A L T N I N G A R B E T S O R D N I N G B O R D L Ä G G A P O S T Ö P P N I N G Ö V E R K L A G A N D E H Ä N V I S N I N G K O M M U N F U L L M Ä K T I G E T R O M A N O F F E N T L I G H E T S P R I N C I P E N S T A N D A R D M A L L U N D E R S K R I F T Kvalitetsdokument - Regler och riktlinjer för effektiv ärendehantering och nämndadministration i Ale kommun Reviderad augusti 2008 Reviderad augusti 2006

2 Innehållsförteckning 1. INLEDNING Bakgrund Varför har vi ett kvalitetsdokument i Ale kommun? HANTERING AV HANDLINGAR I ALE KOMMUN Allmänt Ärendehanteringssystemet LIS/LÄR Begreppet allmän handling...3 Vad är allmän handling?... 4 Utlämnande av allmän handling... 4 Hemligstämpling... 5 Överklagandehänvisning Rutin för postöppning...6 Öppning och genomgång av post, e-post och fax... 6 Privatadresserad post Ärenderegistrering...8 Vad ska registreras?... 8 Diarieföring... 9 Objektsregistrering... 9 Systematisk förvaring... 9 Vilken registreringsmetod ska man välja?... 9 Hänsyn till Personuppgiftslagen... 9 Att diarieföra... 9 Registrering av sekretessbelagda handlingar... 9 Sortering/arkivering av akter...10 Bevakning...10 Sökning i diariet Registrering av anbud Mottagande av anbud...10 Förvaring av anbud Hantering av remisser Rutin för remittering...12 Besvarande av remiss Delegering Anmälan av delegeringsbeslut Arkiveringsfrågor Arkivvård ÄRENDEBEREDNING Allmänt Beredning av ärenden Kommunfullmäktiges beredningstvång Planering av sammanträden Tjänsteskrivelsen Hur ska man utforma en tjänsteskrivelse?...17 Lathund och mall för tjänsteskrivelser KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA/PROTOKOLL Allmänt Kallelsen skickas ut Föredragningslista...21

3 Protokoll Protokollets disposition och innehåll Allmänt om protokollet...22 Anslag om protokolls justering...23 Expediering...23 Närvarorätt m m...24 KL 5 kap om protokoll...24 Kommunala ord SKRIVINSTRUKTION Allmänt Varför finns det regler för hur vi skriver i kommunen? Regler vid sidan av lagar som styr det vi gör Den grafiska profilen...26 Dokumentlagring Att skriva - Utformning av dokument, detaljer Rubriktexten...27 Löptexten...28 Nytt stycke markeras med en blankrad, inte med indragning...28 Standardmall för brev i Ale kommun...28 Underskrift...28 Underskrift genom någon annan än författaren...28 Bilageförteckning...28 Uppgifter om vem som skrivit dokumentet...28 Diarienummer...28 Språket...28 Namn på myndigheter m fl...29 Bilagor...29 Not...29 Citat...30 Upprepning...30 Från och till...30 Siffror i löpande text...30 Avstavning...30 Plus- och minustecken...31 Förkortning av månadsnamn och veckodagar...31 Förkortningar MALLAR LAGAR OCH FÖRORDNINGAR Allmänt Förvaltningslagen (SFS 1986:223)...37 Kommunallagen (SFS 1991:900)...37 Arkivlagen (SFS 1990:782)...37 Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949:105)...38 Sekretesslagen (SFS 1980:100)...38 Personuppgiftslagen (SFS 1998:204)...38 Överklagande (BESVÄR)...38 Kommunalt arkivreglemente TIPS PÅ ANVÄNDBARA SKRIVHJÄLPMEDEL Allmänt om kapitlet Ordböcker och ordlistor på Internet...40 Hemsidor med lagtexter...40 Allmänna skrivregler och språkrådgivning på Internet...40 Allmänna skrivregler och språkrådgivning i pappersform...40 Handböcker som hjälper dig skriva bättre...41

4 1. Inledning 1.1. Bakgrund För att förtroendevalda i Ale kommun ska ges möjlighet att fatta genomtänkta beslut måste de vara försedda med korrekta och väl underbyggda beslutsunderlag. Det är inte så att varje politiker själv besitter kunskaper inom alla områden som kommunen har ansvar för. Det praktiska arbetet med att utreda och förbereda beslut som politikerna sedan fattar utförs av oss medarbetar/tjänstemän på kommunens förvaltningar. Det är tjänstemännens uppgifter, att utifrån våra fackkunskaper sovra, sortera och presentera fakta. Politikernas huvuduppgift är sedan att, som representanter för medborgarna, välja väg och fatta beslut. För att få en enhetlig och effektiv hantering och beredning av kommunens ärenden köpte Ale kommun 1996 in ett elektroniskt ärendehanteringssystem; LIS/LÄR (Ledning i Samverkan). Systemet gäller för hela ärendeflödet i nämndadministrationen. Kommunstyrelsens förvaltning har kontinuerligt arbetat med att föra in och utveckla systemet i kommunens förvaltningar. Ale kommun ingår i ett samarbetsprojekt ett antal andra kommuner för att, i samverkan med varandra, säkra användningsrätt och gemensamt utveckla LIS/LÄR-plattformen. Från och med årsskiftet 2008 har systemet övertagits och vidareutvecklas av Logica. Kommunstyrelsen beslutade , 220 att, som särskilt uppdrag i Kommunstyrelsens verksamhetsplan för 2004, utarbeta ett kvalitetsdokument för att öka och säkra kvaliteten i nämndadministrationen Varför har vi ett kvalitetsdokument i Ale kommun? Tanken med att ha ett kommungemensamt kvalitetsdokument är att skapa en användbar plattform för hur Ale kommun ska arbeta med ärendehandläggning och nämndadministration. Syftet är att sprida kunskap om gemensamma standarder och rutiner för hur ärenden hanteras och bereds samt hur dokument ska skrivas, bearbetas och lagras samtidigt som medborgarnas möjlighet till insyn i vår verksamhet stärks. Det är viktigt att alla som finns i den kommunala organisationen har kunskap om vilka regler och rutiner som gäller för vår verksamhet. Den enhetlighet som eftersträvas, standarder som gäller för viss dokumenthantering samt rutiner för ärendehanteringen är dokumenterade i detta kvalitetsdokument. 2

5 2. Hantering av handlingar i Ale kommun 2.1. Allmänt Vad gör vi när någon frågar efter ett inkommet brev eller ett skrivet kommunalt dokument? Vad är en allmän handling och går det att lämna ut vad som helst till vem som helst? Vad ska man diarieföra och måste man alltid öppna sin post? Kapitel två innehåller praktisk information om hur vi hanterar kommunala dokument i Ale kommun Ärendehanteringssystemet LIS/LÄR Ale kommun använder ett digitalt ärende- och dokumenthanteringssystem, LIS/LÄR. Systemet är en gemensam plattform för ärende- och dokumenthantering och ska därför inte förväxlas med att bara vara ett system för diarieföring. Kommunens rutiner för användandet av LIS/LÄR innebär att ärenden hanteras elektroniskt från det att ett dokument kommit in till kommunen till dess att ärendet avslutats. Inkommande dokument skannas, vilket medför att samtliga dokument i en akt är läsbara. På detta sätt blir diariet en sökbar informationskälla. En översiktlig beskrivning av systemet är att det består av ett antal databaser. En diariedel där det är möjligt att söka sig fram till handlingar direkt i systemet. Systemets kärna utgörs av dess diarium, genom vilket all in- och utgående brevväxling passerar. Den inkommande posten skannas och skickas vidare till utsedd handläggare. Sådana handlingar som kommit in till ett pågående ärende läggs i diariet och förs automatiskt till rätt handläggare via arbetsgruppsdatabasen. I Arbetsgruppsdatabasen sköts det praktiska arbetet. Omfattande eller komplexa ärenden kan hanteras i speciella projektdatabaser. En fördel med att arbeta i LIS/LÄR är att det blir möjligt att undvika omskrivningar mellan sekreterare och handläggare samt mellan förvaltningar/nämnder. Med ett strukturerat arbetssätt ges också möjlighet till bättre framförhållning i arbetet. Tjänsteskrivelser, kallelser och protokoll kan successivt färdigställas i den mån som uppgifterna blir tillgängliga. På detta sätt får man en enhetlig och effektiv ärendehantering som också kan kvalitetssäkras Begreppet allmän handling Medborgare som bor i Sverige har rätt till insyn i och möjlighet att kontrollera hur politiker och tjänstemän sköter kommunen. På detta sätt är det möjligt att påverka den kommunala verksamheten. Rätten att ta del av allmänna handlingar kallas för offentlighetsprincipen. Sverige har den äldsta offentlighetslagstiftningen i världen och rättigheten har i princip funnits i Sverige sedan år 1766 och är ett viktigt inslag i det demokratiska samhället. För att det ska vara enkelt att avgöra om och när en allmän handling har kommit in till eller har upprättats i kommunen registreras den i ett diarium. Diarieföring är ett sätt att hålla handlingarna ordnade så att de är lätta att hitta. 3

6 Vad är allmän handling? I Tryckfrihetsförordningen (TF) definieras vad som är en allmän handling. Tryckfrihetsförordningens 2 kap 3 lyder: Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Handling är allmän om den förvaras hos myndighet och enligt 6 eller 7 är att anses som inkommen till eller upprättad hos myndighet. En handling blir upprättad när den expedieras, justeras eller på annat sätt färdigställs. Om handlingen inte expedieras, men hör till ett ärende blir den allmän när ärendet är färdigbehandlat. Som inkommen handling räknas även en teknisk upptagning (definitionen teknisk upptagning är ett gemensamt begrepp för sådana upptagningar som innehåller text, bild eller ljud och som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel, t ex. diskett eller CD-skiva) som gjorts tillgänglig för myndigheten i läsbar form, d v s när ADB-bearbetad information blir tillgänglig på bildskärm eller i utskrift hos myndigheten. Bearbetningen måste dock inte utföras i myndighetens lokaler. Om informationen finns hos ett dataföretag för teknisk bearbetning eller lagring, är denna information allmän hos myndigheten inte hos dataföretaget ( 10). Handlingar som lämnats till tryckeri och dylikt räknas inte som allmän handling där. En upprättad handling som sänds mellan kontor, som är underställda samma nämnd, är inte att betrakta som inkommen allmän handling. Men om samma handling skickas till en förvaltning under annan nämnd blir den allmän handling där. Under beredning eller samråd är det möjligt att skicka ett utkast till någon på annan förvaltning för synpunkter utan att handlingen blir allmän. Kallelser till sammanträden inom förvaltningen, interna PM om olika sakförhållanden, minnesanteckningar från personalmöten m.m. blir allmänna handlingar endast om de läggs till akt och arkiveras. Det är viktigt att alla vi som är anställda inom kommunen är medvetna om att en handling som de får eller upprättar är en allmän handling. Det är alltså inte endast exempelvis skrivelser som inkommer eller upprättas i den centrala förvaltningen som är allmänna handlingar, utan även handlingar som kommer direkt till en förskola, skola eller servicehus. S k cookiefiler och globalfiler är allmänna handlingar. Det innebär att vem som helst har rätt att se vilka webbsidor som besökts från kommunens datorer. Utlämnande av allmän handling Hur går det till att lämna ut en allmän handling? Av sekretesslagen 15 kap 4 framgår följande: Myndighet ska på begäran av enskild lämna uppgift ur allmän handling som förvaras hos myndigheten i den mån hinder inte möter på grund av bestämmelse om sekretess eller av hänsyn till arbetets behöriga gång. I tryckfrihetsförordningens 2 kap 14 andra stycket sägs att utlämnande av allmän handling ska prövas av den myndighet som förvarar handlingen. Sekretesslagens 15 kap 6 vidareutvecklar detta: 4

7 Svarar viss befattningshavare vid myndighet enligt arbetsordning eller särskilt beslut för vården av handling, ankommer det på honom att i första hand pröva frågan om handlingens utlämnande till enskild. Det är alltså den befattningshavare som har hand om handlingen som i första hand prövar utlämnandefrågan. Om befattningshavaren är tveksam kan denne tjänsteman hänvisa frågan till myndigheten d v s nämnden/styrelsen som får ta ställning i frågan. Även frågan om myndighetens ställningstagande kan och bör delegeras, eftersom prövning måste ske skyndsamt. År 1998 trädde personuppgiftslagen (PuL) i kraft. Innebörden av reglerna och deras koppling till sekretesslagen är bl a att det är förbjudet att lämna ut personuppgifter om det finns risk för att mottagaren kommer att behandla dem i strid med personuppgiftslagen. Lagens bestämmelser gäller i princip både manuella och elektroniska personuppgiftsbehandlingar. Om den ansvariga befattningshavaren skulle vägra lämna ut en handling eller lämna ut en handling med förbehåll har den som efterfrågar handlingen rätt att få saken prövad av nämnden eller beslutsdelegat. Sökanden ska underrättas om att han kan begära detta och att myndighetens eller beslutsdelegatens beslut krävs för att han ska kunna överklaga. Nämnd-/delegeringsbeslutet ska alltid vara skriftligt för att sökanden ska kunna överklaga. Vägras utlämnande har den som frågat rätt att få överklagandehänvisning. Svenska medborgare har enligt tryckfrihetsförordningens 2 kap 1 rätt att ta del av allmän handling. Detta gäller även utländska medborgare om inte annat sägs i tryckfrihetsförordningen eller annan lag. En begränsning av utländska medborgares rätt kan exempelvis göras som en beredskapsåtgärd när landet befinner sig i en krissituation (tryckfrihetsförordningen 14 kap 5 ). Man får inte fråga om identitet och syfte med begäran (tryckfrihetsförordningen 2 kap 14 ). En allmän handling ska lämnas ut genast eller så snart det är möjligt på stället (tryckfrihetsförordningen 2 kap 12 ). Genast är medan man väntar eller åtminstone under dagen eller i undantagsfall påföljande dag. Kommunfullmäktige har, vid sammanträde , 82, beslutat om avgifter för utlämnande av allmän handling. Hemligstämpling En allmän handling som innehåller sekretessbelagda uppgifter får hemligstämplas. Om en hemlig handling vid registrering märkts med paragrafhänvisning till sekretessbestämmelse kan man snabbare avgöra frågan om utlämnande. Observera att myndighet har skyldighet att pröva utlämnandet vid varje förfrågan även om hemlingstämpel finns. Stämpeln har inte någon juridisk betydelse utan ska ses som en varningssignal. En anteckning eller stämpel om sekretess ska innehålla följande uppgifter: HEMLIG enl Sekr L Kap Datum Myndighet.... 5

8 Ordet hemlig är viktigt ord. Någon annan betecknin än ordet hemlig ska inte användas. Ord som sekretess, konfidentiell, endast för tjänstebruk etc får alltså inte förekomma. Det finns fall där stämplar underkänts på grund av felaktig beteckning. Överklagandehänvisning Den som vill överklaga en nämnds beslut att inte lämna ut allmän handling ska göra detta skriftligen genom ett överklagande/besvär till Kammarrätten i Göteborg. Överklagandehandlingen ska dock inges till den beslutande nämnden som sedan vidarebefordrar den till Kammarrätten. Tiden för överklagande är tre veckor från den dag då beslutet tillkännagavs på kommunens officiella anslagstavla. I överklagandehandlingen anges: klagandens namn och postadress, det beslut som överklagas, med uppgift om beslutande nämnds datum för beslut, paragrafnummer i protokollet eller dyl så att beslutet kan identifieras, klagandens yrkande (vanligen att viss handling eller uppgift ska lämnas ut), de skäl som klaganden åberopar till stöd för sitt yrkande. Hur man överklagar Om Ni vill överklaga detta beslut skall Ni skriva till Kammarrätten i Göteborg men lämna in skrivelsen till Ale kommun, Alafors. Tala om i brevet vilket beslut Ni överklagar. Ale kommun måste ha fått Ert överklagande inom tre veckor från den dag då Ni fick del av beslutet, annars kan överklagandet inte prövas Rutin för postöppning Öppning och genomgång av post, e-post och fax All inkommande post, såväl papperspost som e-post och fax ska öppnas så fort som möjligt. Detta betyder i normalfallet samma dag den kommit in. Posten som kommer in till kommunen måste ovillkorligen öppnas och får alltså inte ligga oöppnad i flera dagar, eller veckor, inte ens under semestertider. Varje tjänsteman ansvarar själv för att den egna e-posten blir öppnad dagligen. Samtliga förvaltningar ska ha rutiner som innebär att all post öppnas. Syftet är att eliminera risken för att inkommen post som innehåller allmänna handlingar blir liggande oöppnad. När posten kommit in till kommunen öppnas den och registreras. Därefter ska en bedömning om huruvida ärendet/handlingen ska beläggas med sekretess ske. Handlingarna som hör till ett upprättat ärende skickas digitalt till ansvarig handläggare via LIS/LÄR ärendehanteringssystem. I de fall en handläggare inte har blivit 6

9 utsedd ska ärendet skickas till förvaltningens fördelare. Ska ärendet remitteras så sker det enligt en, av varje förvaltning, fastställd rutin. Ett sätt är att sekreteraren sköter detta och bevakar att remissvaren kommer in i tid. För förvaltningar som har verksamheter på flera platser, t ex förskolor, skolor, fritidsgårdar, servicehus m.m., är det viktigt att man har rutiner för att ta hand om även den posten. Privatadresserad post Personadresserad post är post som är ställd till en befattningshavare personligen. Personens namn står angiven före kommunen eller nämnden/förvaltningen. Lagen säger inget om hur post till förtroendevald eller privat post ska vara adresserad. Att försändelsen är privatadresserad, d v s att personnamnet på en person står först i adressuppgiften, innebär inte att försändelsen inte kan innehålla allmän handling, lika lite som ett privat brev blir allmänt om det adresseras till myndigheten. Det är alltså innehållet som är avgörande. Det är därför inte tillåtet att låta post ligga oöppnad med hänvisning till att posten är privatadresserad eftersom detta skulle inkräkta på allmänhetens rätt att få tillgång till eventuella allmänna handlingar. Å andra sidan är det heller inte tillåtet att uppsåtligen bryta post som innehåller privata meddelanden. Dessa regler gäller även för hel- eller deltidsengagerad förtroendeman med postmottagning inom kommunförvaltningens lokaler. I regel är all post offentlig handling och den korrespondens man önskar ha privat ska adresseras hem. En fullmakt för papperspost och e-post ska undertecknas av alla anställda så att ingen post blir liggande oöppnad vid frånvaro. När det gäller e-posten utser man en specifik person som får öppna den. FULLMAKT POSTÖPPNING Enligt TF 2:4 är privat post som helt eller delvis rör tjänsten allmän handling. (Det är innehållet och inte adresseringen som avgör om ett brev blir allmän handling). E-post likställs med vanlig post (JO ): Med handling förstås enligt TF 2:3 inte endast konventionella handlingar på papper, utan även upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniskt hjälpmedel. Jag godkänner att post som adresserats till mig öppnas av den person som handhar postöppningen. Jag ansvarar själv för att delegera min e-post till någon som kan läsa den vid min frånvaro. Jag vill inte att post som adresserats till mig öppnas Samtidigt tar jag på mig ansvaret att se till att min post inkl e-post inte blir liggande oöppnad vid min frånvaro och att tjänstepost som skall diarieföras omgående överlämnas till registrator Underskrift: Underskrift: Namn Namn Kommunfullmäktige antog Rutiner och riktlinjer för e-post i Ale kommun. Kommunstyrelsens förvaltning har tagit fram bestämmelser, Rätt sätt för telefoni och e-post. Dokumentet gäller från och med

10 Förtroendemans post som berör honom enbart i sin egenskap av politiker räknas som enskild handling och berörs alltså inte av detta. Om han däremot i sin post finner ett ärende som inte rör honom som enskild politiker utan den myndighet han företräder, har han skyldighet att snarast överlämna handlingen till diariet (t ex miljöoch byggnämndens ordförande får en privatadresserad försändelse som innehåller ansökan om byggnadslov) (tryckfrihetsförordningen 2 kap 4 ) Ärenderegistrering Vad ska registreras? I sekretesslagens 15 kap finns bestämmelser om registrering av allmänna handlingar. Av lagens 1 framgår att en allmän handling som inkommit eller upprättats ska registreras: utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet.. Exempel på post av ringa betydelse kan vara kursinbjudningar och reklam. Vad gäller registrering av handlingar kan sägas att huvudregeln är att sådana handlingar (som t.ex. brev, faxmeddelande och e-post) som kommit in till eller upprättats hos kommunens olika nämnder, förvaltningar, förskolor, skolor, omsorgsenheter, tekniska enheter ska registreras eftersom dessa i normalfallet utgör allmänna handlingar. Om det är helt klart att den inkomna handlingen har liten betydelse för verksamheten, behöver den inte registreras. Exempel på handlingar som inte behöver registreras är pressklipp, reklam, cirkulär inbjudningar till konferenser, kurser, seminarier och skrifter med meningslöst eller obegripligt innehåll, samt handlingar som förekommer i betydande mängd. Vilka handlingar som är av ringa betydelse får avgöras från fall till fall. I registret ska framgå: 1. datum då handlingen/e-posten kom in eller upprättades, 2. diarienummer eller annan beteckning som har åsatts handlingen, 3. i förekommande fall från vem handlingen har kommit in eller till vem den har expedierats, 4. i korthet vad handlingen/e-posten handlar om (ärenderubrik) Notera att punkterna 3 och 4 kan utelämnas om det behövs för att registrets övriga delar ska kunna lämnas ut. Registret/diariet är alltid offentlig handling. Det är upp till varje anställd att själv se till att den post eller e-post som ska registreras blir diarieförd. Det finns tre typer av registrering; diarieföring, objektsregistrering och systematisk förvaring. 8

11 Diarieföring Sådana ärenden/e-post som saknar ett naturligt definitionsbegrepp registreras på annat sätt. Ale kommun har tidigare använt sig av en ämnesplan, s k diarieplan. I och med elektronisk hantering så kan ämnesplanen tas bort då systemet medger fritextsökning. Denna typ av registrering används för allmänna, blandade ärenden där ett bevaknings- och sökbehov finns. Objektsregistrering Ärenden som kan klassificeras till ett visst objekt lämpar sig väl för objektsregistrering. Att objektsregistrera något innebär att ärendena registreras efter objektsbeteckning på ett i förväg bestämt sätt. Dokumenten förvaras i objektsordning (systematisk form). En naturlig sorteringsordning måste finnas, t ex fastighetsbeteckning, och ärendegruppen måste förekomma i någorlunda mängd. Dessutom finns ett behov av en särskild bevakning med sökmöjligheter och plats för noteringar. Exempel: bygglovsärenden, fastighetsärenden. Systematisk förvaring Systematisk förvaring kan inte sägas vara en regelrätt registreringsmetod utan ett alternativ till registrering. Vissa typer av handlingar registreras genom att de förvaras på speciellt sätt. Detta innebär att ärendena förvaras inom ärendegruppen på ett i förväg bestämt sätt och ärendet bevakas med själva handlingen. Ett naturligt sorteringsbegrepp måste finnas, t ex kronologiskt, nummer, personnummer, fastighetsbeteckning etc. Exempel: cirkulär, personuppgifter, protokoll. Observera att handlingar skyddade av sekretess inte kan registreras genom systematisk förvaring (se avsnittet Registrering av sekretessbelagda handlingar nedan). Vilken registreringsmetod ska man välja? Valet av registreringsmetod styrs av vilket behov förvaltningen har att återsöka handlingarna. Man ska lätt kunna hitta den information man söker. Hänsyn till Personuppgiftslagen Personuppgiftslagen, PuL, trädde i kraft hösten 1998 och har till syfte att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks i samband med behandlingen av personuppgifter. Alla kommunala nämnder har ett ansvar för att personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt. Att diarieföra Varje styrelse/nämnd har ett diarium. På varje förvaltning ska det finnas en ansvarig för diariet. De uppgifter/rubriker som ska registreras i diariet framgår av ärende- respektive händelseformulären i LIS/LÄR. För sekretessbelagda ärenden gäller särskilda regler. Registrering av sekretessbelagda handlingar Ett inkommet ärende eller upprättad handling kan behöva sekretessbeläggas på grund av känsliga uppgifter i ärendet. Bedömningen görs av handläggaren. Observera att det är uppgifterna, inte handlingen som sådan, som blir sekretessbelagda. 9

12 Det finns ett absolut krav på registrering av sekretessbelagda handlingar. Av registreringen ska framgå: 1. datum då handlingen inkom eller upprättades 2. diarienummer eller annan beteckning som handlingen märkts med. Dessa uppgifter måste återfinnas i registret/diariet. Det ska alltså framgå att handlingen existerar och är inkommen till myndigheten. Övriga uppgifter (avsändare/ mottagare och ärendemening) får utelämnas om det behövs, så att diariet ändå ska kunna vara offentligt. Observera att ett diarium alltid är offentligt. Sekretessbelagda handlingar ska hållas åtskilda från övriga allmänna handlingar. De ska dessutom märkas med uppgift om på vilka grunder de sekretessbelagts, d v s hänvisning till lämplig paragraf i sekretesslagen (se Hemligstämpling sid 9). Sortering/arkivering av akter Originalhandlingarna i varje ärende samlas i en akt. På akten ska finnas uppgift om nämnd/styrelse, diarienummer och ärendemening. Akten ska förvaras i ett låsbart och brandsäkert utrymme. Bevakning Det är viktigt att ärenden bevakas på ett effektivt sätt så att de tidsramar som är satta för t ex beslut kan hållas. Ansvaret för detta ligger på respektive handläggare som själv lägger in bevakning i LIS/LÄR ärendeberedning. Utnyttja de möjligheter som finns i systemet. Man kan använda sig av bevakningsdatum och olika typer av listor som går att få fram via fritextsökningen. Sökning i diariet De olika diarierna finns i olika databaser. Se till att få läsbehörighet till samtliga diarier av nämndsekreteraren och lägg upp databaserna som bokmärken. Samtliga diarier är sökbara med fritext. Det är möjligt att söka på olika sätt i diariesystemet. Vid fritextsökning kan man söka på all text som är inskriven på ärende- respektive händelseformulären. Det går också att via olika vyer se vem som handlägger ärendena eller vem ärendet inkommit från. Det är alltså enkelt för vem som helst att söka ett ärende även om man har obetydlig information om det Registrering av anbud Mottagande av anbud När skriftliga anbudsförsändelser kommer till den upphandlande enheten ankomststämplas de med datum utanpå de oöppnade kuverten. Detta mottagningsförfarande förutsätter att kuverten är tydligt märkta och att den personal som hanterar inkommande post har tillräckliga kunskaper om de speciella bestämmelser om offentlighet och sekretess som gäller anbudsärenden. Enligt sekretesslagen är det förbjudet att lämna ut uppgifter om andras anbud och om vilka leverantörer som fått skrivelse med inbjudan eller lämnat ansökan eller anbud. 10

13 Det innebär att man i allmänt register/diarium inte får anteckna sådana uppgifter förrän beslut i ärendet tagits. Om ett anbud skulle öppnas av misstag måste man omedelbart se till att det tillsluts och behandlas som övriga anbud. Likaså måste t ex telefaxanbud som inte förseglats läggas i kuvert som tillsluts. Frågan om när ett anbud ska anses inkommit till upphandlande enheten regleras inte i upphandlingslagen utan i förvaltningslagen. Med stöd av förvaltningslagen får anbud lämnas fram till kl den dag som anbudstiden går ut. Den ger också vägledning vid bedömning om handling inkommit i tid. Anbud får anses inkommit i rätt tid om det kommer med morgonposten första arbetsdagen efter anbudstidens utgång. Förvaring av anbud Enligt 1 kap 24 och 6 kap 15 Lagen om offentlig upphandling (LOU) ska en upphandlande enhet på ett betryggande sätt förvara inkomna anbud och anbudsansökningar med tillhörande beskrivningar, modeller, ritningar samt anbudsförteckningar, sammanställningar och liknande. I praktiken innebär det att anbuden datumstämplas när de kommer in och förvaras oöppnade och inlåsta till anbudstidens utgång. Om anbud inte inkommit i kuvert eller i annat tillslutet omslag, måste de genast tillslutas och behandlas som övriga anbud. Det är viktigt att anbuden också efter att de öppnats och medan prövning av dem pågår förvaras på ett sådant sätt att någon obehörig inte kan ta del av dem. Krav vid öppnandet av anbud framgår av 1 kap 20 och 6 kap 7 LOU. Det finns en inköpspolicy Inköpspolicyn som fastställts av Kommunfullmäktige , 65, gäller för all kommunal upphandling. 11

14 2.7. Hantering av remisser Rutin för remittering Efter det att en handläggare tilldelats ett ärende är det dennes ansvar att ärendet, vid behov, remitteras till berörda förvaltningar, nämnder, styrelser, myndigheter m fl. Ett ärende kan remitteras till en annan nämnd eller person antingen elektroniskt eller med papperspost. Olika dokument kan bifogas remissen. En elektronisk remiss (yttrande) kan begäras endast från en arbetsgrupp, projektgrupp eller ett sammanträdesrum i LIS/LÄR. Svar på remiss skickas med e-post till avsändarens diarium. Då svar inkommit från samtliga remissinstanser och detta noterats i diariet och ärendet slutbehandlats, arkiverar den remitterande nämnden samtliga handlingar i ärendet. Besvarande av remiss En remiss som inkommer till en nämnd diarieförs i nämndens diarium. Den får ett eget diarienummer. Efter det att remissen behandlats skickas remissvar, ärendet avförs i diariet och tidpunkt för gallring sätts. Det är förvaltningens beslut hur länge man vill behålla kopior av remissvar o dyl. Det viktiga är att dessa akter inte ska slutarkiveras och därför bör förvaras åtskilda från övriga akter i arkivet eller ha aktomslag i avvikande färg. Handlingarna återfinns alltid i den remitterande nämndens arkiv, med hjälp av det hänvisade diarienumret. Remisser från andra myndigheter än kommunens egna, behandlas som en vanlig inkommen skrivelse och arkiveras hos den nämnd som besvarar remissen. Rutin för besvarande av remitterad motion Genom att motionera är det möjligt för en kommunfullmäktigeledamot att väcka ett ärende i Kommunfullmäktige. Eftersom det i Kommunallagen finns tydliga regler som ställer krav på att ärendena ska beredas, remitteras motionerna till Kommunstyrelsen. Om motionens förslag berör sådana frågor som hanteras av en facknämnd, remitteras motionen till berörda nämnder med en uppmaning att besvara den inom en viss tid. På detta sätt kan en berörd facknämnd ge sina synpunkter på förslaget innan Kommunfullmäktige slutgiltigt avgör frågan. Krav på nämndens förslag till svar på motion Av svaret på motionen ska framgå huruvida nämnden föreslår Kommunfullmäktige att bifalla eller avslå motionen Delegering Begreppet delegering innebär kort och gott att en kommunal nämnd överför självständig beslutanderätt till en förtroendevald eller tjänsteman. I stället för att en nämnd fattar ett beslut går en delegat in och fattar beslut. Regler om delegering av ärenden inom en nämnd finns i kommunallagen (KL) 6 kap

15 Det är nämnderna själva som avgör i vilken utsträckning man vill använda sig av sin delegeringsrätt, inom de ramar som KL anger. Nämnden bestämmer de ärenden man vill delegera och till vem och kan delegera till sitt arbetsutskott, till ledamot eller ersättare i nämnden, samt till anställd i kommunen. Förtroendevalda och anställda får inte fatta beslut gemensamt. Nämnden kan även ställa upp villkor för delegeringen enligt 38. Det är viktigt att delegeringsmöjligheten inte används på ett sådant sätt att nämnden avhänder sig ledningen av och ansvaret för frågor som är principiellt viktiga. I 34 anges frågor/ärenden som nämnden inte har rätt att delegera. Delegeringsordning, antagen av styrelsen respektive nämnden, reglerar de ärenden som delegeras. Beslut som fattas med stöd av delegation måste enligt 35 anmälas till den nämnd som lämnat delegeringsuppdraget. I princip gäller samma formregler för delegeringsbeslut som för nämndbeslut. Varje beslut måste på något sätt skriftligt dokumenteras med uppgift om beslutande, dag för beslut, och beslutets innehåll. Av protokollet från det sammanträde vid vilket delegeringsbeslutet anmäldes ska det alltså framgå vilka delegeringsbeslut som blivit anmälda. Tidpunkten för att överklaga beslutet räknas tre veckor från den dag då anslag om justering av delegeringsprotokollet eller nämndprotokollet, där delegatens beslut anmälts, sattes upp på kommunens offentliga anslagstavla. Beträffande sådana beslut som överklagas genom s.k. förvaltningsbesvär, t.ex. bygglov, miljötillsyn räknas klagotiden från den tidpunkt då den sökande/klagande tagit del av beslutet. Anmälan av delegeringsbeslut Nämnden bestämmer själv när och hur anmälan ska ske. Det viktigaste är inte metoden och rutinerna, utan att man genom nämndens protokoll kan identifiera varje delegeringsbeslut för att det bl a ska kunna överklagas. Tidpunkten för anmälan tas som utgångspunkt för beräkning av överklagandetiden när beslutet överklagas med laglighetsprövning enligt KL. Den beräknas från den dag då justeringen av nämndprotokollet, vid vilket delegationsbeslutet har anmälts, tillkännages på kommunens anslagstavla. Ett sådant protokoll kan t ex vara ett utskottsprotokoll eller ett protokoll från en ledamot eller tjänsteman som fattat delegeringsbeslutet. Huvudprincipen för anmälan av delegeringsbeslut är att beslutet bör anmälas så snart som möjligt, framför allt om det kan förväntas att ett delegeringsbeslut kommer att överklagas. Detta gäller även för beslut som vidaredelegerats av förvaltningschef. En delegat får inte själv överlåta åt någon annan att fatta beslut i delegatens ställe, s k vidaredelegering. Det är endast tillåtet för förvaltningschef. Om nämnden medgivit förvaltningschef att, i sin tur, uppdra åt annan anställd inom kommunen att besluta i hans/hennes ställe, ska sådana beslut anmälas till förvaltningschefen Arkiveringsfrågor Arkivvård I arkivlagen står det att kommunens arkiv är en del av det lokala kulturarvet. De kommunala myndigheternas arkiv måste därför bevaras, hållas ordnade och vårdade så att de tillgodoser medborgarnas rätt att ta del av allmänna handlingar. 13

16 Kommunens arkiv fyller även ytterligare informationsbehov för rättskipning och forskningingsbehov. Kommunstyrelsen är kommunens arkivmyndighet. Dess uppgift är att stödja arkivverksamheten och se till att arkivvården fungerar i kommunen. I arkivvården ingår enligt 6 arkivlagen bl a att: upprätta arkivbeskrivning och arkivförteckning skydda arkivet verkställa föreskriven gallring Av arkivreglementet framgår att: Varje myndighet ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen [ ] på det sätt som [ ] framgår av detta reglemente. Arkivreglementet gäller för samtliga av kommunens nämnder, Kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. Varje nämnd och styrelse ansvarar själv för sitt arkiv. Kommunfullmäktige har, , 121, antagit ett arkivreglemente som reglerar hur Arkivlagen ska tillämpas i kommunen. Ska handlingen bevaras eller gallras? Redan vid registreringen bör man tänka på hur handlingarna ska behandlas så att de sedan lätt kan återsökas samt bevaras eller gallras. Detta görs bland annat för att undvika att arkivet belastas med sådana dokument som inte ska bevaras. Sambandet mellan ärenderegistrering och arkivet regleras i arkivlagen och anger att myndigheterna ska se till att ärenderegistreringen underlättar vad man kallar en effektiv arkivvård. Varje nämnd eller styrelse beslutar själv, via dokumenthanteringsplanen, om vilka handlingar som ska gallras. Om det i en annan lag eller förordning har beslutats om bevarande eller gallring av allmänna handlingar gäller inte Arkivlagens bestämmelser. Gallring måste alltid ske med hänsyn till: rätten att ta del av allmänna handlingar behovet av information för rättskipningen och förvaltningen forskningens behov Arkivhandlingar som inte längre behövs för den löpande verksamheten hos myndigheten kan, efter överenskommelse med arkivmyndigheten, övertas av kommunarkivet för fortsatt vård. Handlingar som ska bevaras ska framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. Riksarkivet (RA) tar i sin författningssamling upp de tekniska krav som måste uppfyllas för att skrivmateriel m m ska godkännas för arkivändamål. Sveriges Provnings- och forskningsinstitut (SP) ger varje år ut en lista över de skrivmateriel som uppfyller RA:s krav och därför har godkänts. Förteckningen kan beställas från SP, e-post: info@sp.se eller via internet: (sökord: skrivmateriel). 14

17 För ytterligare information om arkivfrågor kontakta kommunarkivarien på kommunstyrelsens förvaltning. 15

18 3. Ärendeberedning 3.1. Allmänt Kapitel tre beskriver hur ett ärende bereds, beslutsförfarandet, förvaring och publicering. Kapitlet innehåller allmänna råd och anvisningar om utformning av text, hur man disponerar en tjänsteskrivelse och vad ett protokoll ska innehålla Beredning av ärenden Alla ärenden som ska behandlas av Kommunstyrelsen eller en nämnd bör självklart förberedas, beredas. För att politikerna ska kunna fatta ett klokt och genomtänkt beslut kanske det behövs en utredning, en tydlig kartbild, ett avtalsförslag eller en kostnadsberäkning. För sådana ärenden som ska behandlas i Kommunfullmäktige gäller beredningstvång. Kommunfullmäktiges beredningstvång Ett ärende som väckts med stöd av kommunallagens (KL) regler om initiativrätt i Kommunfullmäktige får inte avgöras utan föregående beredning. Det kommunala beredningstvånget innebär att ett ärende i Kommunfullmäktige måste beredas av Kommunstyrelsen innan det får avgöras i fullmäktige. Innebörden av tvånget är att Kommunstyrelsen ska yttra sig i sådana ärenden som beretts av en annan nämnd. Om nämnden inte lagt fram förslag till beslut i ärendet ankommer det på Kommunstyrelsen att lägga fram beslutsförslag (se KL 5:28). Nämnderna har inget beredningstvång för sådana ärenden som ska beslutas i Kommunstyrelsen. Det är upp till nämnderna själva att bestämma formerna för hur ärenden ska beredas innan beslut fattas. Detta regleras i nämndernas reglementen, som beslutats av Kommunfullmäktige. Det finns undantag från beredningstvånget. För Kommunfullmäktige är följande ärenden undantagna (KL 5:29-5:32): Förrättande av val och avsägelse från uppdrag Ändring av mandatperiod, antalet ledamöter eller ersättare i en nämnd (valår) Behandling av revisionsberättelse utan anmärkning Granskningsärende utan beslutsföljd Återkallande av förtroendeuppdrag Beslut i brådskande ärenden under förutsättning att alla närvarande är eniga. I Ales kommuns allmänna stadgar framgår att ärenden ska beredas av arbetsutskott om beredning behövs. Enligt Kommunfullmäktiges reglemente ska arbetsutskott finnas för alla nämnder Planering av sammanträden Ett ärende ska vara klart och anmälas till sammanträde snarast (enligt förvaltningens uppgjorda rutiner) innan det ska behandlas vid nämnd/styrelsesammanträdet. 16

19 Ärendet tas upp vid ordförandeberedningen ca två veckor innan nämndens/ styrelsens arbetsutskott då ordföranden träffar förvaltningschefen och nämndsekreteraren m fl för att gå igenom de ärenden som är anmälda till kommande möte. Omkring två veckor efter arbetsutskottet sammanträder nämnden/styrelsen och i slutet av varje månad genomförs Fullmäktiges sammanträde (utom juni och december då sammanträdena är tidigarelagda) Tjänsteskrivelsen Hur ska man utforma en tjänsteskrivelse? En tjänsteskrivelse innehåller ett förslag eller en begäran om att t.ex. en nämnd ska fatta ett visst beslut, godkänna något, förelägga någon att vidta en åtgärd eller förbjuda en viss åtgärd eller verksamhet. För att lyckas skriva en bra tjänsteskrivelse krävs god planering. Gör först upp en tidsplan, samla in material och synpunkter från berörda och ställ därefter samman faktamaterialet. Utifrån detta gör man sedan överväganden i tjänsteskrivelsen och skriver fram ett beslutsförslag. Inom Ale kommun ska tjänsteskrivelser utformas på ett likartat sätt. Detta eftersom det då blir lättare för läsaren att hitta i texten, för författaren/handläggaren att disponera texten och för nämndsekreteraren att lyfta ur viktiga delar till paragrafen. Vanligtvis är det den tjänsteman som handlägger ärendet som också skriver tjänsteskrivelsen. Våra tjänsteskrivelser ska kännetecknas av att de är kortfattade, informativa och lätta att förstå. Vi ska enbart lyfta fram det som är väsentligt för beslutsfattandet. Tänk på att de handlingar nämnden ska ta del av innan sammanträdet tillsammans bildar en bunt som ibland är flera centimeter tjock och att politikerna förutsätts läsa allt som kommunen skickar ut. Lathund och mall för tjänsteskrivelser Det finns en lathund för LIS/LÄR som beskriver hur man ska gå tillväga för att skriva en tjänsteskrivelse m m. Mall för tjänsteskrivelser finns i databasen i LIS/LÄR. Den innehåller de rubriker som beskrivs nedan. Ärendets karaktär bestämmer tjänsteskrivelsens utformning. Ett enklare ärende kan innehålla endast en sammanfattning och ett förslag till beslut. En mer omfattande utredning där handläggaren får direktiv att följa, har följande punkter som ram: Rubrik Sammanfattning Förvaltningens beslutsförslag Bakgrund Samråd/samverkan Ekonomisk bedömning/konsekvens Förvaltningens bedömning Ärendet expedieras till Informationsbehov efter beslut 17

20 Det kan vara nödvändigt att göra tillägg eller kanske utesluta någon punkt beroende på ämnet man skriver om. Tjänsteskrivelsens rubrik Rubrik och sammanfattning används i protokollet. Rubriken ska kortfattat beskriva ärendet. Försök att skriva så enkelt du kan. Rubriken ska: beskriva ämnet så att det klart framgår vad ärendet handlar om, innehålla, för ärendet, så karaktäristiska uttryck som möjligt, d v s man bör undvika uttryck som hemställan, begäran, förslag, angående, beträffande och andra meningslösa sökord. Om du använder dig av beskrivande mellanrubriker i beslutsunderlagen blir texten tydligare. Tjänsteskrivelsens sammanfattning Tjänsteskrivelser som är längre än en sida bör som huvudregel innehålla en sammanfattning som ska hållas så kort och koncis som möjligt. Sammanfattningen ska placeras först eftersom läsaren inte ska behöva bläddra igenom hela skrivelsen för att få en uppfattning om innehållet. Nämndsekreteraren hämtar rubrik och sammanfattning från tjänsteskrivelsen i databasen för ärendeberedning, LIS/LÄR och för över den till protokollet. Det finns en väl utarbetad lathund innehållande viss pedagogisk finess för hur man praktiskt arbetar med LIS/LÄR under det som heter gemensamt. Sökvägen på datorn är: G:\INFO\LIS\Lathundar Tjänsteskrivelsens beslutsförslag Tjänsteskrivelsens förstasida ska, förutom sammanfattningen, också innehålla beslutsförslag till nämnden. Beslutsförslaget är ett tjänstemannaförslag från förvaltningen och ska vara tydligt och lätt att förstå. Förslag till beslut: 1. Förslaget ska vara så tydligt formulerat att det i princip ska gå att verkställa beslutet med ledning av förslaget. 2. Förslaget skrivs i självständiga meningar, inte i att-satser. 3. Varje del i beslutsförslaget numreras. Tjänsteskrivelsen - Regler för underskrift Huvudregeln i kommunen är att tjänsteskrivelsen skrivs under av förvaltningschef och kontrasigneras av avdelningschef/handläggare. Kontrollera med din chef vad som gäller på just din förvaltning. Tjänsteskrivelsen - Stödrubriker En tjänsteskrivelse ska innehålla sakförhållanden om ärendet; varför ärendet lyfts, vem man vänder sig till, ärendets innehåll samt de överväganden som leder fram till 18

21 ett ställningstagande. Det ska vara lätt att i tjänsteskrivelsen snabbt hitta ärendets kärna. Tjänsteskrivelsen ska innehålla den information som krävs för att nämnden, Kommunstyrelsen eller Kommunfullmäktige ska kunna ta ställning till förslaget till yttrande. Om tjänsteskrivelsen är mer omfattande än en förstasida finns följande stödrubriker i mallen i LIS/LÄR: Tjänsteskrivelsen - Bakgrund Många gånger behövs det någon form av presentation av sakfrågan. Under rubrik bakgrund görs en sammanfattande beskrivning av själva ärendet. I bakgrunden redovisas varifrån ärendet kommer och vad avsändaren vill. Man anger vilken typ av ärende det är, t ex motion, utredningsrapport, yttrande etc. Om det handlar om ett remissvar ska man ange vilken myndighet som har begärt nämndens synpunkter. Även tidigare beslut och ställningstaganden i ärendet redovisas. Redogörelsen ska vara en beskrivning av fakta. Det är viktigt att inte blanda in egna värderingar, analyser eller slutsatser. Tjänsteskrivelsen - Samråd/Samverkan När ett ärende påverkar medarbetare i verksamheten ska samverkan med de fackliga organisationerna ske innan ärendet tas upp i nämnden. Samverkan kan ske genom direktkontakt med de fackliga organisationerna eller via samverkansgrupperna. Det är förvaltningschefen som är ansvarig för att samverkan med de fackliga organisationerna sker enligt gällande överenskommelser. Tjänsteskrivelsen - Ekonomisk bedömning/konsekvens Medför ärendet någon ekonomisk konsekvens? Ärendet ska här kommenteras ur ekonomisk synvinkel. Tjänsteskrivelsen - Förvaltningens bedömning Här redovisas de överväganden och resonemang, från förvaltningens sida, som har lett fram till beslutsförslaget. Tjänsteskrivelsen - Ärendet expedieras till Handläggaren är den som bäst av alla känner till vem som är berörd av ärendet och noterar därför i tjänsteskrivelsen vem som behöver informeras om beslutet. Denna rubrik är viktig eftersom det är den som till slut avgör vem som får del av beslutet. Informationsbehov efter beslut Behövs det någon form av informationsinsats efter beslutet? Handläggaren anger här eventuella informationsinsatser efter beslut i ärendet. Barnperspektiv Enligt kommunens strategiska plan ska ärenden, som på något sätt kan komma att påverka barn, kommenteras ur deras synvinkel. Miljöperspektiv Ärenden som berör miljön ska kommenteras ur detta perspektiv. Mångfald- och jämställdhetsperspektiv Rör ärendet mångfald och jämställdhet ska ärendet kommenteras även ur dessa perspektiv. 19

22 Rapport Rapport kallas ett skriftligt underlag som inte innehåller något förslag till beslut. Om man vill att nämnden ska fatta beslut med anledning av rapporten lägger man, till rapporten, fram en kort tjänsteskrivelse med beslutsförslag. Skriv enkelt! Krångla inte till det. Försök skriva kort och koncist eftersom läsarens tid är dyrbar. Om man med en timmes arbete kan få en text mera begriplig så kan det medföra att varje läsare sparar 10 minuter. Även om det bara gäller 100 läsare så visar enkel multiplikation att det är en väl använd timme. Försök att anpassa språket efter: syftet med texten; är det information, referat, propaganda eller underhållning? mottagaren mottagarens kunskap om ämnet De grundläggande kraven på det offentliga skriftspråket kan sammanfattas i en rad adjektiv som alla börjar på k-, även kallade K-koden: Klart Koncist Korrekt Komplett Konkret Kort 20

23 4. Kallelse/föredragningslista/protokoll 4.1. Allmänt När ska en kallelse skickas ut och vilka punkter måste vara med i ett kommunalt protokoll? Kapitel handlar om kallelser, föredragningslistor och sammanträdesprotokoll. Sådana dokument som annonserar respektive dokumenterar sammanträden i våra nämnder, utskott eller Kommunfullmäktige Kallelsen skickas ut En vecka innan respektive sammanträde skickas en kallelse med föredragningslista och handlingar till ledamöterna så att de kan förbereda sig. Handlingarna ska också samtidigt distribueras till massmedia och andra intressenter. Nämndernas, Kommunstyrelsens, Kommunfullmäktiges kallelser och föredragningslistor publiceras på kommunens hemsida. Kommunfullmäktiges föredragningslista anslås dessutom på kommunens anslagstavla vid Medborgarkontoret samt kungörs på kommunens informationssida i Alekuriren. Kallelsens original ska förvaras på förvaltningen enligt uppgjord plan (se förvaltningens dokumenthanteringsplan). Föredragningslista En föredragningslista är en förteckning över de punkter (ärenden) som ska behandlas på ett sammanträde. Punkterna Val av justerare och fastställande av justeringsdag måste alltid finnas med. Protokoll Efter genomfört sammanträde skrivs ett sammanträdesprotokoll som justeras senast två veckor efter sammanträdet. Paragraferna i protokollet ska numreras i löpande ordning för varje år. Varje nämnd respektive Kommunstyrelsen och Kommunfullmäktige har en egen nummerserie för sina protokoll. Protokollsutdrag med nämndens respektive Kommunstyrelsens eller Kommunfullmäktiges beslut expedieras till berörda för kännedom eller uppdrag. Originalprotokollen ska förvaras på förvaltningen i låsbara och brandsäkra utrymmen. Protokollen ska inte innehålla några bilagor förutom skriftliga reservationer. Arkivering av protokollen sker enligt dokumenthanteringsplanen Protokollets disposition och innehåll Vad ska ett protokoll innehålla och hur det ska vara utformat? När det gäller protokollets innehåll regleras det av kommunallagens (KL) 5 kap samt 6 kap. 30. Varje nämnd/styrelse/utskott skriver fristående paragrafer där rubriker används. Besluten ska vara självständiga numrerade huvudsatser. Det ska vara möjligt att direkt kunna utläsa beslutet av beslutssatsen. Syftet är att få ett lättläst protokoll. En protokollsmall som alla ska använda finns framtagen. 21

24 Allmänt om protokollet Protokollet förs på ordförandens ansvar. Det ska skrivas på arkivbeständigt papper (vattenstämplat). Varje protokoll ska redovisa tid, plats, beslutande, övriga närvarande, justerande och vilka ärenden som behandlats och beslut som fattats. Varje paragraf ska innehålla: Rubrik Sammanfattning Beslutsunderlag Förslag från beredande organ Uppgift om ledamot avstår från beslut Eventuella yrkanden Propositionsordning vid behov Beslut Eventuell omröstningsbilaga Eventuella jävsförhållanden Eventuella reservationer Bilagor, förutom reservationer och omröstningsbilagor, ska inte bifogas protokollet då det finns risk att det sker dubbel arkivering av handlingar. Rubrik Rubriken hämtas från tjänsteskrivelsen (se avsnittet om tjänsteskrivelse kapitel 3.4) Sammanfattning Protokollets sammanfattning kopieras från tjänsteskrivelsen. Sammanfattningen redogör kortfattat för ärendet och bör omfatta högst en halv A4-sida. Rent språkligt ska innehållet vara enkelt, klart och ha rätt tempus. Det ska vara kronologiskt och tillgodose beslutsfattarnas och allmänhetens intressen samt det historiska intresset. Beredande organens förslag Här skrivs ingen sammanfattning utan man hänvisar direkt till de beredande organens förslagsskrivningar. Yrkanden De förslag och yrkanden som lagts fram och inte tagits tillbaka ska redovisas. Propositionsordning Det ska framgå i vilken ordning ordföranden har lagt fram förslag till beslut. Yrkanden om återremiss och bordläggning ska alltid behandlas före yrkanden i sakfrågan. Omröstning Genomförda omröstningar och hur de har utfallit ska redovisas. Vid öppna omröstningar ska det framgå vilka ledamöter som har deltagit i besluten och hur de har röstat. Vid slutna omröstningar (ärenden som gäller val av förtroendeuppdrag eller anställningsärenden) ska endast utfallet anges (t ex 7 ja-röster, 6 nej-röster). 22