Granskning av nämndernas ansvarsutövande Nyköpings kommun

Transkript

1 Revisionsrapport* Granskning av nämndernas ansvarsutövande Nyköpings kommun Februari 2009 Karin Jäderbrink Certifierad kommunal revisor Inger Kullberg Certifierad kommunal revisor

2 Innehållsförteckning 1 Bakgrund och revisionsfrågor Bakgrund Syfte, metod och revisionsfrågor Granskningsresultat Övergripande styrning och kontroll Kommunstyrelsen Utbildningsnämnden Bygg och tekniknämnden Social- och arbetsmarknadsnämnden Ekonomisk styrning Kommunstyrelsen Utbildningsnämnden Bygg- och tekniknämnden Social- och arbetsmarknadsnämnden Kvalitet och kvalitetsutveckling Kommunstyrelsen Utbildningsnämnden Bygg- och tekniknämnden Social- och arbetsmarknadsnämnden Organisering av arbetet Kommunstyrelsen Utbildningsnämnden Bygg- och tekniknämnden Social- och arbetsmarknadsnämnden Personal och arbetsmiljö Kommunstyrelsen/divisionerna Omvärldsbevakning och anpassningsförmåga Kommunstyrelsen Utbildningsnämnden

3 2.6.3 Bygg- och tekniknämnden Social- och arbetsmarknadsnämnden Förtroendevalda och tjänstemän Våra kommentarer och rekommendationer Uppföljning av ansvarsutövning Sammanfattning och revisionell bedömning

4 1 Bakgrund och revisionsfrågor 1.1 Bakgrund Kommunens revisorer ska varje år uttala sig i frågan om ansvarsfrihet för nämnder och styrelser samt enskilda ledamöter i dessa. För att möjliggöra bedömningar och skapa en tydlig grund för dessa anger kommunallagen fr o m år 2000 att all verksamhet i kommunen ska granskas årligen. En viktig del i den årliga granskningen är att bedöma om nämndens ansvarsutövande är tillfredsställande. Med ansvarsutövande avses nämndens aktiva åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera verksamheten. Ett effektivt ansvarsutövande förutsätter att det finns rutiner som stödjer nämnden i deras arbete. Kommunens revisorer har gett Komrev inom ÖhrlingsPricewaterhouseCoopers i uppdrag att genomföra granskning av ansvarsutövandet. 1.2 Syfte, metod och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att få en översiktlig bild av hur väl styrningen fungerar samt få en bild av hur nämnden/styrelsen i samverkan med divisioner styr och följer upp sin verksamhet. Områden som berörs är övergripande styrning och kontroll, ekonomisk styrning, kvalitet och kvalitetsutveckling, organisering av arbetet, personal samt omvärldsbevakning och anpassningsförmåga. Granskningen ska belysa följande frågor; Har de granskade nämnderna fungerande rutiner för att styra och följa upp verksamheten utifrån KF s uppdrag? Finns en samsyn mellan politiker och tjänstemän gällande styrning och uppföljning av respektive nämnds verksamhet? Granskningen har genomförts genom enkät till de granskade nämnderna samt till ledande chefer och tjänstemän inom berörda verksamheter. Syftet med enkäten var att undersöka hur nämndledamöterna uppfattade väsentliga områden, samt att undersöka om politiker och tjänstemän hade samma uppfattning. 4

5 Intervjuer har skett med kommunchef, divisionschefer samt med ordföranden i respektive nämnd och med kommunstyrelsens ordförande. Granskning har skett av årets protokoll samt nämndernas styrdokument. 1.3 Avgränsning Granskningen har omfattat kommunstyrelsen, social- och arbetsmarknadsnämnden, utbildningsnämnden och bygg- och tekniknämnden. 2 Granskningsresultat Enkäter och intervjuer Enkäten har lämnats/skickats till samtliga i respektive nämnd samt ledande tjänstemän. Av totalt 65 enkäter har det kommit in 52 svar. I enkäten ger svaren på de olika påståendena följande poäng: Instämmer helt 4 Instämmer i huvudsak - 3 Instämmer delvis 2 Instämmer inte alls- 1 Vet ej 0 I tabellen nedan redovisas svaren för respektive frågeområde och nämnd samt genomsnittet för respektive nämnd och för respektive frågeområde. Övergripande Ekonomisk Kvalitet och Organi- Omvärlds- Genomstyrning styrning kvalitets- sering av bevakning & snittligt och kontroll utveckling arbetet anpassnings- värde förmåga Kommunstyrelsen 2,8 3,1 2,7 2,8 2,7 2,8 Utbildningsnämnden 3,3 3,1 3,4 3,0 3,1 3,2 Social- och arbetsmarknadsnämnde 3,1 3,2 3,0 2,8 2,6 3,0 Bygg- och tekniknämnden 2,6 2,7 2,8 2,3 2,6 2,6 Genomsnitt 2,9 3,0 3,0 2,7 2,7 2,9 Svarsfrekvensen har varit hög. Det är dock påfallande många som svarat vet ej, vilket ger låga poäng i enkätsammanställningen. De påståenden som finns i enkäten anser vi vara av den art att en nämndsledamot/tjänsteman, bör känna till dem. Orsaken till de många vet-ej svaren kan variera, man kanske inte vet, har glömt eller beror på ointresse av att fylla i enkäten. Det frågeområde som har det lägsta värdet är organisering av arbetet samt omvärldsbevakning och anpassningsförmåga. Ekonomisk styrning samt kvalitets- och kvalitetsutveckling är de frågeområden som visar de bästa resultaten. 5

6 Även intervjuerna och granskningen av styrdokument och protokoll tyder på att den ekonomiska styrningen är tydlig och att det finns en stor kännedom om det ekonomiska utfallet. Nedan redovisas de iakttagelser som gjorts i samband med intervjuer och enkät för respektive frågeområde och nämnd. 2.1 Övergripande styrning och kontroll Inom frågeområdet finns delfrågor såsom Det finns tydliga av nämnden fastställda mål för samtliga verksamhetsområden Mål och andra styrdokument är väl kända i organisationen Det finns väl fungerande rutiner för att följa upp målen på olika nivåer i verksamheten Hur väl vi når målen inom olika verksamheter redovisas tydligt varje år Nämnden följer systematiskt upp att fattade beslut verkställs Det finns en fastställd plan för arbetet med intern kontroll Planen för intern kontroll följs upp regelbundet och resultatet redovisas för nämnden Kommunstyrelsen Inom detta frågeområde redovisade kommunstyrelsen ett resultat något under genomsnittet. Kommunstyrelsen hade den lägsta svarsfrekvensen bland politikerna, vilket kan påverka resultatet. En av de svarande instämde inte alls i påståendena, kring fastställda mål, följsamhet gentemot fattade beslut och uppföljning av intern kontroll. Övriga svarande hade motsatt uppfattning i de flesta områden, dvs de flesta instämde helt eller delvis i påståendet. Kommunstyrelsen är inte delaktig i internöverenskommelserna mellan nämnderna och divisionerna, men fattar beslut om divisionernas internbudgetar, där finns fastställda mål för de olika verksamheterna. Internkontrollplanen för 2008, fastställdes i december Uppföljningen ska redovisas för kommunstyrelsen i samband med bokslutet. Målen för kommunstyrelsens verksamhet finns i budget 2008 och följer den struktur som utgår från kommunens vision och övergripande mål. Den uppföljning som sker kontinuerligt under året avser det ekonomiska utfallet, med undantag för delårsbokslutet. 6

7 2.1.2 Utbildningsnämnden Utbildningsnämnden redovisar högst snittvärden i enkäten av de nämnder som ingår i granskningen. När det gäller fastställda mål och andra styrdokument indikerar enkätsvaren på att flertalet instämmer helt eller i huvudsak. Detsamma gäller frågorna avseende uppföljning samt redovisning av måluppfyllelse. Plan för intern kontroll finns antagen och ingår enligt uppgift som en del i nämndens styrkedja. I samband med granskningen har vi tagit del av material gällande nämndens mål- och resultatstyrning. I denna ingår delar såsom mål, verksamhetsplan, kvalitetsuppdrag, internöverenskommelser, tjänstegarantier, inriktningsdokument, internkontrollplan etc. I internöverenskommelserna med divisionerna framgår vilka fokusområden, uppdrag, vilken uppföljning som ska ske etc. Verksamhetsplaner finns framtagna för respektive verksamhetsområde på divisionsnivå. De intervjuade beskriver att nämnden har fungerande rutiner för att styra och följa upp de verksamheter man ansvarar för. Arbetet i samverkan med divisionerna beskrivs fungera mycket bra. I de interna överenskommelserna framgår tydliga och mätbara mål Bygg- och tekniknämnden Bygg- och tekniknämndens enkätsvar indikerar på att flertalet anser att det finns fastställda mål och andra styrdokument. Detsamma gäller frågorna avseende uppföljning samt redovisning av måluppfyllelse. För påståendet att nämnden följer systematiskt upp att fattade beslut verkställs är det flera som inte instämmer alls. Frågan kanske inte är relevant, då de flesta ärenden som passerar bygg- och tekniknämnden är ren myndighetsutövning. Frågorna kring intern kontroll visar låga värden. Relativt många av de svarande vet inte om plan finns eller om den rapporterats till nämnd Vi kan konstatera att under 2008 har nämnden inte beslutat om någon internkontrollplan och någon uppföljning har inte heller gjorts. I samband med granskningen har vi tagit del av material såsom verksamhetsberättelser, intern överenskommelser, tjänstegarantier, beskrivning av uppföljning och återrapportering etc. I internöverenskommelserna med divisioner framgår bl.a uppdrag, att uppföljning kommer att ske enligt senare överenskommelse etc. 7

8 De intervjuade beskriver att nämnden har fungerande rutiner för att styra och följa upp de verksamheter man ansvarar för. Arbetet i samverkan med divisionerna beskrivs fungera bra. Man beskriver dock att rollerna mellan kommunstyrelse och bygg- och tekniknämnden varit otydliga. Kommunstyrelsen är ofta involverad i planärenden. Enligt reglementena ska ärenden behandlas av kommunstyrelsen då de är av principiell beskaffenhet. Kommunstyrelsen har också ansvar för den översiktliga planeringen. Det kan råda olika uppfattning om vad som är principiellt och översiktligt Social- och arbetsmarknadsnämnden Trots att nämndens ledamöter svarade vet ej på sju frågor om övergripande styrning och kontroll av verksamheten, uppfattade de flesta att det fanns fastställda mål för verksamheten och att de följdes upp i enlighet med fastställda rutiner. Även internkontrollen var, enligt enkäten väl känd och följdes upp. I internöverenskommelsen anges att internkontrollplanen ska följas upp och avvikelser ska rapporteras till nämnden varje kvartal. Vid granskning nämndens protokoll, finns inte något noterat om internkontrollplanen. Internöverenskommelsen ger divisionen särskilda uppdrag som följs upp varje kvartal. Samverkan mellan nämnd och division uppgavs i intervjuerna fungera väl. 2.2 Ekonomisk styrning Inom frågeområdet finns delfrågor såsom I nämndens budget finns en tydlig koppling mellan ekonomi och uppsatta mål Nämnden gör tydliga prioriteringar när budgeten utarbetas Det finns väl fungerande rutiner för uppföljning av ekonomin inom verksamhetens olika delar Nämnden får regelbunden information om den ekonomiska situationen inom verksamhetens olika delar Vi använder olika nyckeltal och verksamhetsmått som hjälp för att styra och följa upp verksamheten Vi gör kostnadsjämförelser med andra kommuner som underlag för analys av verksamhetens effektivitet 8

9 2.2.1 Kommunstyrelsen Enkäten visar att de flesta anger positiva värden på ovanstående påståenden. En person anser dock att det inte finns någon koppling mellan ekonomi och uppsatta mål, en uppfattning som inte delas av de övriga. Däremot tycks det som att man inte uppfattar om det görs jämförelser med andra kommuner. Den uppföljning av det ekonomiska utfallet som görs varje månad är, enligt vår bedömning, tydlig och lätt att förstå. Kommunstyrelsen har agerat då avvikelser eller oklarheter har uppkommit under året. Av intervjuerna framkommer att kontrollen över ekonomin är mycket god Utbildningsnämnden Enligt enkäten uppfattar nämnden och tjänstemännen att den ekonomiska styrningen är under kontroll. Flertalet instämmer helt eller delvis på gällande kopplingar mellan ekonomi och uppsatta mål. Nästan samtliga svaranden instämmer helt i påståendet att nämnden får regelbunden information om den ekonomiska situationen. Nämnden redovisar lägst genomsnitt inom frågeområdet när det gäller kostnadsjämförelser med andra kommuner. Där svarar flertalet instämmer delvis eller inte alls. Enligt tidigare årsredovisningar och delårsrapporter har nämnden inte redovisat några större budgetavvikelser för 2007 eller Produktionen har redovisat överskott för motsvarande år. De intervjuade beskriver att nämnden har fungerande rutiner för den ekonomiska styrningen. Arbetet i samverkan med divisionerna beskrivs fungera bra. De intervjuade beskriver också att budgetprocess och resursfördelningen fungerar bra. De osäkerhetsfaktorer som nämns är bl.a. elevvolymerna, lokalförsörjning, Gy 11, eventuella utbildningar i samband med ökad arbetslöshet etc. Möjligheterna att hantera ovan nämnda osäkerhetsfaktorer bedöms av de intervjuade vara goda Bygg- och tekniknämnden Även bygg- och tekniknämnden uppger i enkäten, i huvudsak att koppling mellan ekonomi och uppsatta mål fungerar bra. Regelbunden ekonomisk information för verksamhetens olika delar är flertalet svaranden nöjda med. 9

10 Även här, enligt enkäten, förekommer inte kostnadsjämförelser med andra kommuner i någon större utsträckning. De flesta svarar instämmer delvis. Detta verifieras i protokollsgranskningen. De intervjuade hänvisar till att nyckeltal finns i de interna överenskommelserna samt att SKL vart tredje år gör en enkätundersökning för att mäta medborgarnas upplevelse av den kommunala servicen (Kritik på teknik) Jämförelser görs där med andra kommuner. Enligt tidigare årsredovisningar och delårsrapporter har nämnden inte redovisat några större budgetavvikelser för 2007 eller Produktionen har redovisat både underskott och överskott för motsvarande år. De intervjuade beskriver att nämnden har fungerande rutiner för den ekonomiska styrningen. Budgetprocessen och investeringsprocessen löper parallellt med framtagande av interna överenskommelser vilket gör att de av divisionerna känns realistiska. Arbetet i samverkan med divisionerna beskrivs fungera bra. Internbudgetar finns och enligt de intervjuade finns också verksamhetsplaner framtagna för olika verksamhetsområden. De osäkerhetsfaktorer som nämns är bl.a. nedgång i ekonomin, tillväxt i kommunen vilket påverkar exploatering, bygglov, gamla VA-ledningar etc. Möjligheterna för nämnden att hantera ovan nämnda osäkerhetsfaktorer bedöms dock av de intervjuade vara goda Social- och arbetsmarknadsnämnden Inom detta frågeområde hade social- och arbetsmarknadsnämnden högst värde av alla de granskade nämnderna. Internöverenskommelsen reglerar att verksamheten följs upp regelbundet. Den redovisas också regelbundet på nämnderna. Informationen är mycket omfattande och i vissa stycken också på en detaljnivå. I intervjuerna visade representanterna för både nämnd och division att de hade god kontroll över ekonomin. Det fanns också en medvetenhet om att lågkonjunkturen kunde komma att påverka verksamheten. Nämnden och divisionen har inlett ett arbete i samverkan med Sveriges kommuner och landsting där de jämför sig med andra kommuner. Det är ämnat att vara underlag för analyser av verksamhetens effektivitet. 10

11 2.3 Kvalitet och kvalitetsutveckling Inom frågeområdet finns delfrågor såsom Det finns fastställda kvalitetsmål för verksamhetens olika delar Det finns väl fungerande metoder och rutiner för uppföljning av kvaliteten inom verksamhetens olika delar Det sker regelbunden uppföljning av kvaliteten och kvalitetsutvecklingen inom verksamhetens olika delar Vi efterfrågar regelbundet kundernas/brukarnas uppfattning om kvaliteten i verksamheten Resultaten av kvalitetsuppföljningarna används systematiskt för att utveckla verksamheten Kommunstyrelsen I budgeten för 2008 har kommunfullmäktige givit kommundirektören i uppdrag att utveckla en kommungemensam klagomålshantering och införande av tjänstegarantier. Vilket också gjorts under året. Likaså har kvalitetssystemet Kvalitet i Nyköping införts under året. Vilket också rapporterats till kommunstyrelsen Utbildningsnämnden Utbildningsnämnden har arbetat mycket med att utveckla kvalitetsuppföljning och det återfinns också i dess handlingar och i enkätsvaren. De har väldigt höga värden inom detta område. Nästan samtliga svarande instämmer i att det finns fastställda kvalitetsmål för verksamhetens olika delar samt att det finns metoder för uppföljning och kontroll av kvaliteten. I de interna överenskommelserna framgår de kvalitetsuppdrag som prioriterats av nämnden. Där framgår bl.a. mätbara mål, kvalitetsindikatorer etc. Uppföljning av de interna överenskommelserna sker fyra ggr per år. Elevenkäter genomförs årligen. Kvalitetsredovisningar görs årligen och rapporteras till skolverket Bygg- och tekniknämnden Flertalet av de svarande instämmer i att det finns fastställda kvalitetsmål för verksamhetens olika delar. Hälften av de svarande instämmer dock delvis eller inte alls i att det finns samt att det finns metoder för uppföljning och kontroll av kvaliteten. 11

12 I de interna överenskommelserna framgår att uppföljning och utvärdering av verksamheten ska ske enligt senare överenskommelse. Där framgår också att inkomna synpunkter enligt kvalitetssystemet Kvalitet i Nyköping ska diarieföras, besvaras inom 14 dagar och följas upp. Uppföljning av synpunkter skall ske kvartalsvis. Uppföljning av de interna överenskommelserna sker enligt de intervjuade fyra ggr per år. Vid genomgång av protokoll noteras dock inte uppföljningar med ovanstående intervaller. I överenskommelserna framgår bilagor där det framgår budgeterade nyckeltal, budgeterad nivå för kvalitativa mått såsom exempelvis andel invånare som tycker att sophämtning och avfallshantering fungerar bra. Underlagen bygger på SKL`s enkätundersökning för att mäta medborgarnas upplevelse av den kommunala servicen (Kritik på teknik) Jämförelser görs där med andra kommuner Social- och arbetsmarknadsnämnden Även inom detta område fanns påfallande många vet ej-svar. Bortsett från detta instämde de flesta helt eller delvis i påståendena. Internöverenskommelsen innehåller ett krav på att det ska finnas en kvalitetsplan. Divisionen har i flera år arbetat med att utveckla en kvalitetsplan och en synpunktshantering har också funnits i flera år. Uppföljning av kvalitetsplanen redovisas för nämnden i samband med delårsbokslut och årsbokslut, i enlighet med internöverenskommelsen. 2.4 Organisering av arbetet Inom frågeområdet finns delfrågor såsom Organisationen är utformade på ett ändamålsenligt sätt i förhållande till de uppgifter som ska utföras Ansvar och befogenheter är fördelade på ett bra sätt i organisationen Arbetssätt och arbetsmetoder inom olika verksamhetsområden är väl anpassade för att nå nämndens uppsatta mål Nämndens egna arbetsformer är effektiva och man arbetar med rätt frågor Nämnden utvärderar sitt eget arbete och sina egna arbetsformer varje år Förvaltningen klarar att ge nämnden beslutsunderlag och det stöd som i övrigt behövs för nämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten Kommunstyrelsen Enkäterna visar inom detta område en stor spridning. Det är ett högt värde på att divisionerna klarar att ge styrelsen det beslutsunderlag och stöd som behövs, men ett lågt värde på frågan om styrelsen utvärderar sitt eget arbetssätt och sina egna arbetsformer årligen. 12

13 Vid genomgång av handlingar inför kommunstyrelsens möten, kan vi konstatera att de oftast finns välunderbyggda beslutsunderlag. Det är sällan/aldrig som ärenden återremitteras för komplettering. Enkätsvaren på frågan kring utvärdering av de egna arbetsformerna är spretig, det råder olika uppfattning om man utvärderar arbetssättet eller inte. Vi kan konstatera att det i vart fall inte har blivit protokollfört eller funnits med på dagordningen under året Utbildningsnämnden Både tjänstemän och politiker anger att man är positiva till hur organisationen och ansvarsfördelningen fungerar idag. Man beskriver i intervjuerna att det är viktigt med vilka mål och uppföljningsmetoder som finns. Även när det gäller arbetssätt och arbetsmetoder anger flertalet av de intervjuade att man i huvudsak är positiva. Enkätsvaren visar också att divisionen klarar att ge nämnden de beslutsunderlag och det stöd som behövs för nämndens styrning, uppföljning och kontroll. Samverkan mellan divisioner och nämnd fungerar enligt de intervjuade mycket väl. Utförare, nämnd och dess förvaltning samverkar och träffas i olika forum för uppföljning och beredning. Dialog genomförs med divisionsledning och presidium i utbildningsnämnden fyra ggr per år. De intervjuade beskriver att det sker en fortlöpande omprövning av nämndens arbetsformer Bygg- och tekniknämnden Nämndens har inom detta område påfallande många vet ej svar. Orsakerna till detta kan vara många och bör föranleda diskussion. Enkäten redovisar svagt värde gällande att nämnden utvärderar sitt arbete och sina arbetsformer varje år. Där är det en relativt stor andel som inte instämmer alls. Enkätsvaren visar också att förvaltningen klarar att ge nämnden de beslutsunderlag och det stöd som behövs för nämndens styrning uppföljning och kontroll. Tjänstemän och politiker anger i intervjuer och kommentarer till enkäterna det finns oklara ansvars- och ledningsförhållanden mellan kommunstyrelsen och bygg- och tekniknämnden. Direktiv som kommunstyrelsen tar utan att informera bygg- och tekniknämnden går enligt de intervjuade ibland stick i stäv mot beslut som nämnden tagit. Detta har vi inte kunnat verifiera. Samverkan mellan divisioner och nämnd fungerar enligt de intervjuade mycket väl. Utförare, nämnd och dess förvaltning samverkar och träffas i olika forum för uppföljning och beredning. 13

14 2.4.4 Social- och arbetsmarknadsnämnden Även inom detta område fanns påfallande många vet ej-svar. De övriga var helt eller i huvudsak nöjda med arbetets organisering. Beträffande om nämnden utvärderade sitt arbetssätt fanns det flera olika uppfattningar om det skedde eller inte. I handlingar har vi inte funnit någon sådan dokumentation. Samarbetet mellan nämnden och divisionen uppgavs i intervjuerna fungera mycket bra. Rollfördelningen var tydlig, och samarbetsklimatet sådant att det fanns utrymme för diskussion då om man hade delade meningar. 2.5 Omvärldsbevakning och anpassningsförmåga Inom frågeområdet finns delfrågor såsom Nämnd och förvaltning har bra metoder och rutiner för att bevaka omvärldsfrågor av vikt för verksamhetens utveckling Nämnd och förvaltning har god framförhållning och arbetar inte bara med dagsfrågor Det finns en positiv attityd till förändring och utveckling bland personalen i verksamheten Nämnd och förvaltning har bra förmåga att anpassa verksamheten till förändrade krav och förutsättningar Kommunstyrelsen Relativt jämna svar på frågeområdet. Det är ingen som instämt helt med påståendet att nämnd och division har bra metoder och rutiner för att bevaka omvärldsfrågor av vikt för verksamhetens utveckling. Vid intervjuerna framkommer dock att omvärldsbevakning och beredskap för att ändra verksamheten är något som ständigt diskuteras och bevakas. Även protokollen visar att omvärldsfrågor och framtidsfrågor ofta är på kommunstyrelsens agenda. Enkäten tyder dock på att det inte uppfattas som att det sker systematiskt och regelbundet Utbildningsnämnden I de interna överenskommelserna framgår att divisionerna har i uppdrag att följa utvecklingen inom respektive område samt upprätthålla ett kontaktnät med andra kommuner och andra aktörer i syfte att förbättra/utveckla verksamheterna. Enligt de intervjuade finns det bra metoder och rutiner för att följa och bevaka frågor som rör och kommer att påverka nämndens verksamhetsområden. 14

15 2.5.3 Bygg- och tekniknämnden Även inom detta område svarar nämndsledamöterna vet ej, vilket gör att resultatet är lågt. Flertalet av enkätsvaren redovisar dock att man instämmer i huvudsak eller delvis gällande frågeområdet omvärldsbevakning och anpassningsförmåga. Ur handlingarna kan vi se att vid flera nämndsammanträden har företrädare för olika verksamhetsgrenar deltagit, man har också gjort några studiebesök. Detta menar vi är en del av omvärldsbevakningen. I de interna överenskommelserna framgår att divisionerna har i uppdrag delta i nämndens utvecklingsarbete Social- och arbetsmarknadsnämnden De flesta ansåg att de i helt eller i huvudsak hade bra rutiner för omvärldsbevakning och att verksamheten hade god anpassningsförmåga till ändrade förutsättningar. Även har visade enkäten många vet ej-svar, vilket är förvånande då det går att utläsa i nämndens handlingar att de ofta fanns information om aktuella händelser på nämndens sammanträden. Internöverenskommelsens innehåll reglerar inte att ansvar för omvärldsbevakning åligger divisionen. Intervjuerna visar att ständiga diskussioner förs kring verksamhetens förmåga att anpassa sig. 2.6 Personal och arbetsmiljö Inom frågeområdet finns delfrågor såsom Det finns en fastställd plan och rutiner för hur arbetsmiljöarbetet ska bedrivas Det görs regelbundna mätningar av hur personalen ser på sitt arbete, arbetsledning, arbetstrivsel mm. Nämnd och förvaltning arbetar aktivt för att minska ohälsotalen inom verksamheten Det finns fastställda planer eller program för personalens kompetensutveckling Det avsätts tillräckliga resurser i budgeten för personalens kompetensutveckling Nämnd och förvaltning har en tydlig bild av behovet av rekrytering av personal de närmaste tre åren 15

16 Nämnden får regelbunden information om sjukfrånvaron, arbetsskador, personalomsättning mm Kommunstyrelsen/divisionerna Av de granskade nämnderna är det bara kommunstyrelsen som har personalansvar. Kommunstyrelsens medelvärde för enkätsvaren i frågeområdet är högre än inom de andra frågeområdena. Överlag har tjänstemännen haft en högre samstämmighet med påståendena än kommunstyrelsens politiker, vilket kan förklaras med att de arbetar dagligdags med frågorna. Protokoll och handlingar i övrigt visar dock att frågor som rör personal inte ofta finns på agendan för kommunstyrelsen/produktionsstyrelsen. 2.7 Förtroendevalda och tjänstemän Genomgående så har svaren från tjänstemännen ett högre värde, d v s de instämmer i högre grad i påståendena, än vad de förtroendevalda gör. På påståendet det finns tydliga, av nämnden fastställda mål för samtliga verksamhetsområden har de förtroendevalda och tjänstemännen samma värde. På följande påståenden redovisar de förtroendevalda högre svarsvärden än tjänstemän. Planen för intern kontroll följs upp regelbundet och resultatet redovisas för nämnden Det finns fastställda kvalitetsmål för verksamheternas olika delar Nämndens egna arbetsformer är effektiva och man arbetar med rätt frågor Nämnden utvärderar sitt eget arbete och sina egna arbetsformer varje år 2.8 Våra rekommendationer: Undersök om det finns oklarheter mellan kommunstyrelsen och bygg- och tekniknämndens ansvarsområden. Tydliggör vad som gäller och dem kända för nämndsorganisationen. Utveckla arbetet och informationen/kunskapen kring jämförelser med andra kommuner, både ekonomiska och kvalitetsmässiga nyckeltal 16

17 Säkerställ att nämnderna har metoder och rutiner för att följa upp och utvärdera samtliga delar i de interna överenskommelserna. Förslagsvis som kontroller i nämndernas internkontrollplaner. Säkerställ att samtliga nämnder har antagna intern kontrollplaner och att de följs upp i enlighet med planer och internöverenskommlser. Avsätt tid för att utveckla och utvärdera nämndarbetet. För att få en bredd i diskussionerna och fånga olika perspektiv bör utvärderingen göras av tjänstemän och politiker gemensamt. Säkerställ att nämnd och förvaltningsledning diskuterar omvärlds och framtidsfrågor av vikt för verksamhetens utveckling. Ett förslag är att bjuda in intressanta föreläsare, ta del av något intressant projekt eller liknande från någon annan kommun och på så sätt skapa en bättre grund för beslutsfattande i olika frågor. 3 Uppföljning av ansvarsutövning 2007 Granskningen avsåg kommunstyrelsens uppsiktsplikt och kommunstyrelsens uppdrag som produktionsstyrelse. Då lämnades ett antal rekommendationer som kommunstyrelsen besvarade i april Vi hör i denna granskning följt upp fyra rekommendationer : Rekommendation: Införande i reglementet att kommunstyrelsen är produktionsstyrelse. Kommunstyrelsens svar: Införs vid kommande revidering av reglementet. Nuläge Har ännu ej genomförts. 17

18 Rekommendation: Ekonomisk uppföljning bör åtföljas av väsentliga nyckeltal för uppföljning av kvalitet Kommunstyrelsens svar: 2009 års fullmäktigebudget ska identifiera vilka nyckeltal som ska återrapporteras per kvartal. Nyckeltalen kan, efter fastställande, redovisas vid kommunstyrelsens behandling av verksamhetsuppföljning. Nuläge Under 2008 har inga nyckeltal redovisats i samband med verksamhetsuppföljningarna. Rekommendation: Kommunala bolagen bör, lämna regelbunden information Kommunstyrelsens svar: Läggs in i återkommande schema (3ggr år + delår) Nuläge: Tre av de helägda bolagen har vid tvåtillfällen informerat kommunstyrelsen. Rekommendation Diskutera KS omfattande och varierande uppdrag Kommunstyrelsens svar: Temadagar ägnas åt KS olika ansvarsområden och detta kommer att systematiseras. Nuläge: Kommunstyrelsen har haft temadagar under året, men enligt protokoll så har det inte berört just kommunstyrelsens omfattande uppdrag. 18

19 3.1 Våra kommentarer Vi kan konstatera att flera av de rekommendationer som revisionen lämnat och som kommunstyrelsen uppgivit att de ska åtgärda, ännu inte verkställts. 4 Sammanfattning och revisionell bedömning Vi bedömer mot bakgrund av enkätsvar, intervjuer och granskning av styrdokument, att styrningen i allt väsentligt fungerar. Vi bedömer samtidigt att nämndernas styrning och uppföljning behöver utvecklas. Framförallt när det gäller arbetet med internkontroll, utvärdering av nämndens arbetsformer, system för omvärldsbevakning och diskussioner kring framtidsfrågor. Nedan redovisas resultat av de huvudfrågor som ska belysas i granskningen. Har nämnden fungerande rutiner för att styra och följa upp verksamheten utifrån KF s uppdrag? Granskningen visar att det i huvudsak finns fungerande rutiner för att styra och följa upp verksamheten. Budgetprocessen är väl utvecklad, nämndernas arbete med att utforma mål har utvecklats. Det finns dock områden som kan utvecklas, se våra rekommendationer i kapitel 2.8. Finns en samsyn mellan politiker och tjänstemän gällande styrning och uppföljning av respektive nämnds verksamhet? Granskningen visar att i huvudsak finns en samsyn mellan politiker och tjänstemän. Oftast var tjänstemännen mer positiva till enkätens påståenden. Frågorna kring personal avvek från övriga resultat. Tjänstemännen lämnade nästintill samstämmiga svar, medan kommunstyrelsen som har det politiska personalansvaret svarade mer spretigt och var mer negativa till påståendena. 19