Kvalitetshandboken. Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok 1

Transkript

1 Kvalitetshandboken Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok 1

2 Innehållsförteckning 1. Allmänt 1.1. Curas historia 1.2. Organisation 1.3. Kvalitetspolicy 1.4. Struktur och ansvar för kvalitetssäkringsarbetet 1.5. Systematiskt förbättringsarbete 1.6. Ekonomiska och verksamhetsmässiga mål 1.7. Kund och behov 1.8. Värdegrund 1.9. Kansliet 2. Verksamheter Handboken följer de riktlinjer som ges för kvalitetssäkringsarbete enligt SoL SFS (2001:453) 3 kap 3 och Kommunallagen (1991:900) samt i Socialstyrelsens Föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2011:9 (M och S) kap 1 och 5 2 st. Tryckt i mars Notavillan 2.2. Klaragymnasiet med internat 2.3. Sjöarp 2.4. Cura Park 2.5. Familjerådgivningen 2.6. Familjehems- och utredningskonsulenterna 2.7. Personliga Ombud 2.8. Resurscentrum 2 Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok 3

3 Curas första kvalitetshandbok togs fram redan i samband med en utbildning i kvalitetsutveckling. Varje verksamhet fick sin egen handbok och man fastslog rutiner för hur det löpande arbetet med boken skulle säkras. Kvalitetssäkring har därefter blivit en självklar och naturlig del i medarbetarnas vardagsarbete och handboken har fortlöpande reviderats och utvecklats. Om kvalitetshandboken Den ursprungliga strukturen har upplevts som komplicerad varför man år 2011 gjorde en omarbetning av den samlade dokumentationen där man dels fastlade en ny, enklare struktur, dels lade samman alla handböckerna till en gemensam. Den nu helt reviderade kvalitetshandboken är dels en samlad handbok för Curas alla verksamheter men är också en tydlig dokumentation av Curas ledningssystem för kvalitetssäkringsarbete i enlighet med SOSFS 2011:9. Precis som i det inledande arbetet med de första handböckerna har vi skapat denna nya kvalitetshandbok för att säkra kvaliteten i Curas verksamheter. Den är i första hand ett stöd för Curas personal i mötet med klienter/elever liksom med uppdragsgivare och redogör för de ansvarsområden som följer med olika befattningar och funktioner inom förbundet. Vidare redogör den för de processer och rutiner som följer av dessa ansvarsområden. Handboken är ett levande dokument och förändras ständigt i takt med förändringar i vår omvärld liksom vid interna förändringar av processer och rutiner i vårt dagliga arbete. Även om kvalitetshandboken i första hand är till för oss som arbetar inom Cura är den också till för våra kunder, klienter/elever, anhöriga, handläggare, politiker, medborgare och tillsynsmyndigheter (Socialstyrelsen och Skolverket). Vår ambition är att utgå från nuläget och sedan utveckla och uppdatera efterhand. Vi vill också låta så många delar som möjligt i vår samlade verksamhet, omfattas av vår handbok eftersom delarna påverkar helheten och tvärt om. Att vi uppdaterar efter hand kommer att innebära att ett tryckt exemplar av handboken snabbt blir inaktuellt. En helt aktuell handbok måste därför hämtas från vår gemensamma server där dokumenten ständigt hålls uppdaterade. För att säkerställa att alla medarbetare känner sig delaktiga i kvalitetssäkringsarbetet har ansvar och struktur för det arbetet, på alla nivåer, också reglerats i handboken. Handboken inleds med en allmän del där en beskrivning av ledningssystemet för det strukturerade kvalitetsarbetet i sin helhet ges. Därefter följer en mera detaljerad beskrivning av varje verksamhet och de ansvarsområden som finns inom varje enskild enhet liksom vilka processer och rutiner som följer av dessa. 4 Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok 5

4 Curas historia Curas organisation Direktion 9 ord ledamöter 9 ersättare Förbundschef Sjöarp Boende och daglig verksamhet för autistiska personer Ekonomisekreterare Personal- och löneadministratör Utredningssekreterare 1.1. Curas historia Tillbaka i tiden var det vanligt att landsting och stat var huvudmän för institutioner och annan verksamhet inom det psykosociala området. Kommunerna var kunder och de tyckte att de saknade den insyn och det inflytande som var önskvärt och därför föddes tankarna på att bilda ett kommunalförbund i Blekinge med syfte att ta över huvudmannaskapet för de aktuella verksamheterna bildades därför Vårdförbundet Blekinge. Alla kommuner i länet utom Karlskrona blev medlemmar vid starten och 1997 gick även Karlskrona in i samarbetet bytte förbundet namn till Kommunsamverkan Cura Individutveckling Cura. Allmänna utgångspunkter för ett kommunalt huvudmannaskap var: en liten organisation med korta beslutsvägar en samlad och samordnad organisation en kostnadseffektiv organisation en organisation där allmänhetens insyn garanterades och en organisation där kommunernas inflytande garanterades Ovanstående utgångspunkter kan fortfarande sägas gälla för förbundets verksamhet. Cura Individutveckling leds av en direktion om nio ledamöter och nio ersättare. Kansliet finns i egna lokaler på Ågatan i Karlshamn. Curas huvuduppdrag har traditionellt varit att i nära samarbete med medlemskommunerna och andra kommuner erbjuda en kvalitativ och kostnadseffektiv vård och behandling inom det psykosociala området. I takt med en allmän samhällelig förändring och därmed förändrade behov hos medlemskommunerna har Curas uppdrag ständigt förändrats för att se olika ut från tid till annan. Över åren har flera nya verksamheter kommit till och andra har avvecklats. Cura ansvarar i dag för åtta olika verksamheter, fyra större och fyra mindre. Sjöarp boende och daglig verksamhet Klaragymnasiet fyraårig gymnasieskola med internat för ungdomar med Aspergers syndrom eller högfungerande autism Notavillan barn- och familjeenhet Cura Park ungdomsboende Familjerådgivning Familjehems- och utredningskonsulenter Personliga Ombud Resurscentrum Ovanstående beskrivning är allmän för Cura medan den specifika verksamhetsmässiga historien beskrivs under varje verksamhet Curas organisation Cura leds av en direktion med nio ordinarie ledamöter och nio ersättare. Dessa utses av respektive kommunfullmäktige med tre ordinarie ledamöter och tre ersättare från Karlskrona, två ordinarie och två ersättare från Ronneby liksom från Karlshamn och en ordinarie ledamot och en ersättare från Olofström respektive Sölvesborg. Förbundschefen leder det verkställande arbetet inom förbundet. De fyra större verksamheterna leds av en verksamhetschef och en biträdande verksamhetschef, med undantag av Klaragymnasiet som har två verksamhetschefer, en för var del, där verksamhetschefen för skolan tillika är rektor. De mindre verksamheterna är samlade i en gemensam enhet konsultgruppen och leds av en verksamhetschef på halvtid. Förbundet har ett mindre kansli med tre medarbetare, en ekonomisekreterare, en löne- och personalassistent och en utredningssekreterare på halvtid. Totalt sysselsätter Cura ca 110 tillsvidareanställda medarbetare. Med något undantag arbetar alla full tid. Till detta kommer ett stort antal timanställda som arbetar vid sommarsemestrar eller vid ordinarie personals sjukdom, tjänstledigheter eller liknande. Notavillan Barn- och familjeenhet Klaragymnasiet med internat Cura Park Ungdomsboende Konsultgrupperna Familjerådgivning Familjehems- och utredningskonsulenter Resurscentrum Personliga ombud 6 Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok 7

5 Kvalitetspolicy Struktur och ansvar för kvalitetssäkringsarbetet 1.3. Kvalitetspolicy beslutsprocess, styrning och ledning inom Cura Individutveckling Förbundsordning Medlemskommunerna beslutar om en förbundsordning som bl.a. reglerar förbundets uppdrag, direktionens sammansättning osv. Förbundsordningen ändras om medlemskommunerna är överens om att Curas uppdrag ska förändras. Budget, plan och mål för verksamheterna Inom de ramar som medlemskommunerna definierat är det sedan politiska beslut inom direktionen som formar Curas samlade verksamheter. Direktionen beslutar om en gemensam delegationsordning för både gymnasieskolan och övriga verksamheter. Denna ändras vid behov. Det viktigaste styrdokumentet är budget och plan för kommande verksamhetsår. Här fastslår politikerna önskad inriktning och utveckling för förbundet tre år framåt i tiden. I budgeten återfinns också mål för verksamheten, både ekonomiska och verksamhetsmässiga. Ekonomiska mål utvärderas i samband med delårsrapport respektive årsredovisning kommande år, de verksamhetsmässiga målen utvärderas i samband med årsredovisning. Beslut om budget för kommande år ska tas under oktober månad. Respektive verksamhetschef har enligt delegationsordningen ansvar för sin budget. Förbundschefen har det samlade ansvaret. Lokala arbetsplaner De övergripande målen ska sedan brytas ned i specifika mål för respektive verksamhet. För detta ansvarar verksamhetscheferna som skriver en lokal arbetsplan, som redovisas för direktionen för kännedom vid årets sista sammanträde. De lokala arbetsplanerna ska utformas så att de på ett strukturerat sätt visar hur de övergripande och de verksamhetsmässiga målen ska utarbetas och uppnås lokalt, vad avser ekonomi, kvalitet och prestation. Utvärdering och uppföljning av målen årsredovisning och verksamhetsberättelse Utvärdering av målen görs i samband med årsredovisningen. Ekonomiska mål och vissa av de verksamhetsmässiga målen utvärderas även i samband med delårsrapporten. För detta ansvarar förbundschefen. Verksamhetscheferna ansvarar för att de lokala målen utvärderas i deras respektive verksamhetsberättelser, vilka redovisas för direktionen för kännedom. Vid sidan av denna formella utvärdering av målen sker en löpande uppföljning av både ekonomiska och verksamhetsmässiga mål under året. Vid varje ledningsgruppsmöte (10ggr/år) redovisar ekonomisekreteraren, både skriftligt och muntligt, det ekonomiska resultatet och större avvikelser diskuteras i gruppen eller analyseras vidare av respektive verksamhetschef. Vid två tillfällen per termin har ekonomisekreterare en mera grundlig uppföljning och genomgång av ekonomin tillsammans med respektive verksamhetschef. Vid varje ledningsmöte ger verksamhetscheferna en redogörelse för hur den egna verksamheten fungerar i förhållande till verksamhetsmålen, i vissa avseenden. Också vid varje direktionssammanträde ges en redovisning, skriftligen och muntligen, av det ekonomiska resultatet och större avvikelser i förhållande till budget analyseras och diskuteras. För detta ansvarar förbundschefen. Denna ansvarar även för den rapport från verksamheterna som i vissa delar fungerar som en uppföljning av de verksamhetsmässiga målen. I samband med årsredovisningen redovisas även anmälningar som avser negativa händelser, tillbud arbetsskador, eller eventuella Lex Sarah-anmälningar. Centrala direktiv och övriga policydokument Ett annat viktigt styrdokument är de centrala direktiven. Centrala direktiv är en samling dokument, regler eller policys som är lika för alla verksamheter inom Cura. De centrala direktiven revideras återkommande i samband med yttre och inre förändringar. Ansvarig för att a-jourhålla direktiven är förbundschefen. På verksamhetsnivå ansvarar verksamhetschefen. Nya eller ändrade direktiv delges direktionen för kännedom. Samtliga centrala direktiv ska redovisas för direktionen en gång vart fjärde år i samband med ny mandatperiod, för godkännande. De samlade centrala direktiven finns på den gemensamma servern och kan nås av alla medarbetare inom Cura. Andra underordnade styrdokument och policys, som också omfattas av kvalitetssäkringen, beslutas av direktionen och revideras i förekommande fall i enlighet med lagstiftning, annars i enlighet med lokala beslut vilka ska framgå av varje dokument. Nedan följer en förteckning över dessa och när de ska revideras. Policydokument Upprättad Revideras Arbetsmiljöplan Brandskyddsplan Dokumenthanteringsplan Finansieringsplan Informationssäkerhetspolicy Internkontrollplan Jämställdhetsplan Lönepolicy 2007 Vid behov 1.4. Struktur och ansvar för kvalitetssäkringsarbetet För att säkerställa att arbetet med kvalitet blir en levande och ständigt pågående process har strukturen för arbetet reglerats. För de verksamhetsspecifika delarna ansvarar respektive verksamhetschef och för de övergripande delarna ansvarar förbundschefen. Kvalitetsansvarig I varje verksamhet (ibland enhet) finns en kvalitetsansvarig med ett särskilt ansvar för kvalitetshandboken. Vad som följer med detta ansvar är i princip detsamma i alla verksamheter men då det förekommer vissa olikheter redovisas detta specifika ansvar under respektive verksamhet i kvalitetshandboken. Kvalitetshandboken som en fast punkt på dagordningen I alla verksamheter är kvalitetssäkringen en återkommande punkt på dagordningen vid personalkonferensen. Här tas eventuella behov av förändringar upp och förs sedan in i boken av kvalitetsansvarig. Om förändringarna är av policykaraktär eller på något sätt kan komma i konflikt med andra styrdokument måste ändringarna först förankras och godkännas av förbundschefen. Kvalitetsträffar Minst två gånger om året hålls en separat konferens som exklusivt behandlar handboken och en grundlig genomgång görs och eventuella förändringar diskuteras och förs sedan in i boken av kvalitetsansvarig. Också här ska ändringar av policykaraktär godkännas av förbundschefen. Utvärdering av kvalitetsarbetet I de verksamhetsberättelser som cheferna skriver i samband med bokslut ska en utvärdering av kvalitetsarbetet på respektive enhet redovisas och utvärderas i förhållande till kvalitetspolicyn. Uppföljning av kvalitetsarbetet Två gånger om året träffas chefer och kvalitetsvariga i en konferens där övergripande frågor kring kvalitetssäkringen diskuteras. Vid dessa tillfällen görs en uppföljning för att säkerställa att handböckerna används på det sätt som är tänkt. Handboken finns tillgänglig för alla Kvalitetshandboken ska finnas på den gemensamma servern och alltid kunna läsas av samtliga medarbetare. Alla kvalitetsansvariga ska kunna göra ändringar under sitt specifika verksamhetsområde direkt i dokumentet. Utredningssekreteraren och förbundschefen kan göra ändringar i dokumentet i sin helhet. I övrigt är dokumentet låst i förhållande till övriga medarbetare eller andra som har möjlighet att ta del av dokumentet. Handboken ska också ligga på förbundets hemsida så att andra intresserade, t.ex kunder, ska kunna gå in och ta del av denna på egen hand. Här uppdateras handboken en gång per år i samband med budgetarbetet. 8 Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok 9

6 Systematiskt förbättringsarbete Kund och behov 1.5. Systematiskt förbättringsarbete Curas medarbetare ska fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser kan inträffa som kan medför brister i verksamhetens kvalitet. Detta görs bl a genom en årlig SWOT-analys som dels genomförs i respektive verksamhet, dels som en gemensam analys inom ramen för styrgruppen. I riskanalyserna ska sannolikheten för att en händelse inträffar uppskattas. Utifrån en bedömning av vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av en händelse, ska handlingsplaner tas fram både på förbunds och på verksamhetsnivå. Cura har en särskild policy för allvarliga kriser och katastrofer i vilken aktiviteter, intern ansvarsfördelning mm är angivet. Varje enhet ska ha en särskild rutin upprättad avseende detta. På verksamhetsnivå ska riskbedömningar ske kontinuerligt på klient/ elevnivå. Risker kopplade till enskilda klienter/elever ska bedömas genom så kallade riskbedömningar. Rapporteringar och utredningar om avvikelser (klagomål, polisanmälningar, missförhållanden och Lex Sarah-anmälningar) ska årligen sammanställas på enhetsnivå och förslag till förbättrade åtgärder vidtas för att säkra verksamhetens kvalitet Ekonomiska och verksamhetsmässiga mål Ytterst ska kvalitetssäkringsarbetet garantera att vi erbjuder våra kunder den kvalitet som följer av lagstiftning och förordningar och också den kvalitet som vi utlovar gentemot våra kunder. Varje år beslutar direktionen om mål för den samlade verksamheten vilka anger en ambitionsnivå för det samlade arbetet. Kvalitetssäkringen ska bidra till att vi uppnår de uppsatta målen varför kvalitet och måluppfyllelse är nära knutna till varandra. Ekonomiska mål Alla Curas verksamheter ska bära sina egna kostnader. Samtliga verksamheter ska vid bokslut ha en balanserad ekonomi där eventuella över- eller underskott ska motiveras av: - att respektive verksamhets beläggning varit större eller mindre än den som antagits vid budgetering, externa uppdrag (institutionsplaceringar från andra län). effektivisering av verksamheten. Intäkter till Resurscentrum ska öka med minst 100 tkr/år. Curas egna kapital ska vara mellan 18 och 20 mnkr. Verksamhetsmässiga mål 1. Personal, struktur Cura är en kvinnodominerad verksamhet där fördelningen i dag är 34 procent män och 66 procent kvinnor. Cura ska eftersträva att under de kommande tre åren få en jämnare fördelning mellan könen, 40/60 procent. Medelåldern inom Cura är idag 44,5 år. Förbundet ska sträva efter att under de kommande tre åren sänka medelåldern. 2. Personal, delaktighet och trivsel Minst 80 procent av Curas medarbetare ska känna till och känna delaktighet i förbundets övergripande ekonomiska och verksamhetsmässiga mål. Minst 80 procent av Curas medarbetare ska vara väl förtrogna med och uppleva att kvalitetshandboken är ett levande och centralt styrdokument för kvalitetsarbetet inom förbundet Minst 80 procent av Curas medarbetare ska uppleva trivsel på arbetsplatsen vad avser ledning, lokaler, materiella resurser, delaktighet, samarbete, jämlikhet mellan könen. Avseende diskriminering på grund av religiös eller politisk åskådning, etnisk härkomst, funktionshinder, sexuell läggning, ålder eller kön har Cura en nolltolerans. Cura ska ha en lönesättning som inte upplevs som diskriminerande med avseende på kön. Cura ska ha en lönepolicy som är känd och upplevd som rättvis av minst 80 procent av medarbetarna. 3. Kompetensutveckling Curas kostnader för kompetenshöjande insatser ska varje år motsvara minst 1,3 procent av förbundets totala personalkostnader. Cura ska genom att ta initiativ till utbildningsinsatser och genom att uppmuntra medarbetare till fritidsstudier höja den samlade nivån avseende högskolepoäng, med minst 100 poäng per år. Minst 80 % av Curas medarbetare ska känna sig nöjda med den kompetensutveckling och handledning som förbundet erbjuder. 4. Organisation och resurser Cura ska eftersträva att organisatoriskt och personellt ha de resurser som krävs för att kunna tillgodose medlemskommunernas behov av placeringar eller andra tjänster som ryms inom förbundets uppdrag. Cura ska sträva efter att i högre grad samutnyttja personal från de olika verksamheterna för att tillvarata och maximalt utnyttja den samlade kompetens som finns inom förbundet. 5. Beläggning Av de placeringar som görs inom Curas verksamhetsområden ska totalt minst 50 procent utgöras av placeringar från medlemskommunerna. 6. Upplevt resultat Minst 80 procent av förbundets kunder ska uppleva att de dokumenterade uppdrag som givits förbundet har genomförts enligt överenskommelse. Minst 80 procent av förbundets medarbetare ska uppleva att deras respektive verksamheter fått de resurser som krävs för att uppfylla de krav som kunderna ställer, avseende, kompetens, personalresurser och materiella resurser. Utvärdering Ekonomiska mål utvärderas dels i samband med årsredovisningen, dels i samband med delårsrapporten. De verksamhetsmässiga målen utvärderas i samband med årsredovisningen. Underlag för utvärdering av de ekonomiska målen hämtas i den årliga årsredovisningen. Underlag för övriga mål som kan utvärderas i siffror hämtas i annat material som Cura förfogar över som rör t.ex. personalstatistik Kund och behov Curas kunder Curas kunder är i första hand våra medlemskommuner, och då i huvudsak kommunernas socialnämnder (inklusive LSS-verksamhet) och gymnasienämnder. Vid sidan av dessa kan även andra kommuner, migrationsverket och landstingets psykiatri vara våra kunder. Förhållandet kunder/klienter och elever Vi ser inte våra klienter/elever primärt som kunder men utgår i allt arbete från att kundernas behov och förväntningar motsvarar de krav och förväntningar som klienter/elever kan ställa på oss i enlighet med tecknade avtal. Prioriteringar Om Curas resurser inte räcker för att tillgodose alla kunders behov och önskemål, ska alltid medlemskommunerna prioriteras. I vissa fall tecknar Cura avtal med andra kommuner och dessa ska komma ifråga i andra hand. (För närvarande har Cura avtal med de flesta kommunerna i Skåne och Halland). Därefter kan övriga kunders behov tillgodoses. Beskrivning av klientgruppen Klientgruppen varierar över tid men en stor del utgörs av utsatta barn och ibland deras föräldrar eller ungdomar och vuxna med neuropsykiatriska funktionshinder. De lagrum som styr insatserna är SoL, LVU, LSS, LPT och HSL (gäller läkemedelshantering). Bedömning av kundernas behov För att Cura och Curas kunder ska vara överens om vad som ryms i det uppdrag man åtagit sig och på vilket sätt uppdraget ska utföras, ska Cura bjuda in till kontinuerliga träffar med representanter för medlemskommunerna. Direktionens ledamöter har ett ansvar för att aktualisera nya behov eller tvärt om. Vid sidan av detta ska alla som arbetar inom Cura genom formella och informella kontakter med kunder och i kontakter med klienter, bidra till att vidga den gemensamma omvärldsanalysen. Detta görs genom att varje enskild medarbetare delar med sig av sina reflektioner och erfarenhetsutbyten till ledningen inom Cura, så att denna kunskap kan bearbetas och vid behov leda till förändringar i verksamheterna. Ömsesidigheten i erfarenhetsutbyte på alla nivåer, är en förutsättning för att Cura ska kunna hålla en hög kvalitet och att uppfattningen om vad som är hög kvalitet delas av Curas kunder. 10 Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok 11

7 Värdegrund Kansliet Avtal ska upprättas De mindre verksamheterna inom Cura, Familjerådgivning, Familjehemsoch utredningskonsulenter samt Personliga Ombud, finansieras genom avgifter (PO även statsbidrag) och svarar mot de reella kostnaderna för verksamheterna. I övriga verksamheter betalar varje kund för en plats, per dygn, per termin eller år. Här ansöker kommunerna om plats, prioritering görs enligt ovan och därefter ska alltid ett avtal som reglerar avtalets omfattning och utformning upprättas. Detta garanterar att kunden och Cura är överens om vilken kvalitet som ska uppnås i arbetet. Varje uppdrag ska utvärderas antingen när det är slutfört eller en gång årligen vid längre placeringar. Hur utvärderingen ska gå till och vilka mål som ska uppnås regleras i Ekonomiska och verksamhetsmässiga mål för verksamheter Värdegrund All verksamhet inom Cura utgår från grundtanken om alla människors lika värde och vi motverkar all form av kränkande behandling. Vi möter de människor vi arbetar med, med respekt och anpassar insatsernas utformning och omfattning till deras behov och förutsättningar. Vårt arbete syftar till att dessa människor ska känna trygghet och trivsel samt uppleva mening och sammanhang. Detta är en grund för att människor ska kunna utvecklas och uppnå största möjliga självständighet utifrån sina specifika förutsättningar. Genom att skapa goda relationer med både de vi arbetar med och våra kunder ges förutsättningar till positivt förändringsarbete. Vi arbetar strukturerat efter väl kända och beprövade metoder som personalen har god kunskap om och kompetens att genomföra. Vårt arbete följs upp och utvärderas kontinuerligt för att säkra en god kvalitet. Vi är angelägna om att ständigt omvärdera och ompröva vårt uppdrag utifrån kundernas behov. Utifrån denna värdegrund har vi skapat devisen Vi får människor att växa Kansliet Personella resurser Personal 4 tjänster 100% Förbundschef 1 100% Personal- och löneadministratör 1 100% Ekonomisekreterare 1 100% Utredningssekreterare 1 50% Utbildningar Socionomutbildning 2 Ekonomi 1 Personaladministration Förbundschef Ansvarsområde Förbundschef 1. Avtal 2. Direktion 3. Revision 4. Utredningsarbete 5. Utvecklingsarbete 6. Ekonomi 7. Samverkan och kundkontakter 8. Personal 9. Kvalitetschef 10. Information och marknadsföring 11. Kompetensutveckling 1. Avtal 1.1. Tecknande av avtal FC ansvarar för att avtal tecknas i alla avseenden där Cura står i ansvarsförhållande till någon annan part. Det kan avse hyresavtal, tjänsteköp, handledning, konsulttjänster, leasingavtal eller liknande. I egenskap av firmatecknare tecknar FC alla avtal som har ekonomisk betydelse för förbundet Förfrågningsunderlag och anbud När tjänster som Cura köper avser större värden tillämpas alltid LOU:s regler om upphandling. Detta kan avse utbildningsinsatser, kurser och konferenser, leasing, banktjänster, osv. Vid större upphandlingar samråder FC med direktionen kring kravspecifikationer. FC ansvarar även för att lämna anbud som avser vårdplatser, konsulttjänster eller liknande, när detta är befogat utifrån förbundets uppdrag Centrala avtal FC ansvarar för att centrala avtal kommer till direktionens och verksamheternas kännedom. 12 Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok Direktion 2.1. Direktionssammanträden Direktionen sammanträder minst fem gånger per år. Tid och plats för kommande sammanträden kommande verksamhetsår, anges i Curas decemberprotokoll. FC upprättar en ärendelista i samråd med ordföranden till varje sammanträde och bokar lokal i förekommande fall. Därefter skrivs kallelser som skickas ut till ledamöter och ersättare samt adjungerande ledamöter, senast 10 dagar före aktuellt sammanträde. FC ansvarar för att ledamöterna får bra underlag för att fatta beslut, antingen skriftligen eller genom muntliga föredragningar. Vid varje sammanträde avger FC en rapport från verksamheterna samt en ekonomisk rapport. FC är direktionens sekreterare och skriver protokoll. FC ser till att protokollet justeras och skickas ut till direktionens ledamöter, adjungerande ledamöter samt till kommunerna. Protokollet sänds med vanlig post eller e-post. FC ansvarar för att justerat protokoll, enligt kommunallagens bestämmelser och Curas reglemente för direktionen, anslås på anslagstavlan, Rådhuset i Karlshamn Överläggning med ordföranden och Curas presidium Vid fasta möten eller via telefonkontakt rapporteras fortlöpande till ordförande om verksamheternas situation och annat som kan påverka Cura. Inför sammanträden har FC beredningsmöten med presidiet. 3. Revision FC ska tillsammans med ES tillhandahålla underlag och verifikationer till revisorerna samt lämna information och förklaringar avseende underlagen. FC redovisar om önskemål finns, delårsbokslutet för tjänsterevisorn och valda revisorer. Vid årets bokslut redovisar FC revisionsrapporten för revisorerna. Efter beslut i direktionen översänds bokslut och revisionsrapport till medlemskommunerna. 4. Utredningsarbete Initiativ till en utredning kan tas av medlemskommunerna, direktionen eller av FC. Utredningar kan aktualiseras av samhälliga förändringar, förändrad lagstiftning, kommunernas förändrade behov eller interna behov. FC kan uppdra till US eller någon annan att verkställa en utredning men ansvarar för att relevant fakta, bearbetning och analys blir gjord. Om utredningen leder fram till ställningstaganden av politisk karaktär beslutar direktionen. FC ansvarar för att beslutet verkställs. 5. Utvecklingsarbete FC ansvarar för att ett kontinuerligt utvecklingsarbete ständigt pågår i verksamheten. För detta krävs ett utåtriktat arbete där kontakter tas med medlemskommunerna, andra kommuner, liknande verksamheter, samarbetspartners och andra huvudmän eller myndigheter som påverkar det arbete som utförs inom Cura. FC ansvarar för att en SWOT-analys genomförs en gång per år där förbundets styrkor, svagheter, möjligheter och hot identifieras. Utifrån denna ska FC i samråd med styrgruppen definiera behov av fortsatt utvecklingsarbete Lagar, förordningar mm FC ska hålla sig ajour med lagar, förordningar och andra anvisningar som har betydelse för Curas verksamheter. Om behov finns ska FC informera direktionen om förändringar som kan få betydelse för Cura. FC ansvarar för att styr- och policydokument är uppdaterade och följer lagstiftning och andra riktlinjer och att ta dem till direktionen för beslut Centrala direktiv FC fastställer i samråd med styrgruppen, på initiativ av medlemskommunerna, direktionen eller på eget initiativ vilka direktiv som ska gälla för verksamheten. Nya eller ändrade direktiv tas upp på direktionsmöten för kännedom. Vart fjärde år i samband med ny mandatperiod tar direktionen beslut om alla centrala direktiv. Besluten finns i direktionens protokoll. FC ansvarar för att direktionens beslut om ändringar av dokument med mera, blir kända för styrgruppen och styrgruppens medlemmar ansvarar vidare för att de blir kända i respektive verksamhet. Besluten finns i mappen Centrala direktiv på Kloker. FC ansvarar för att besluten om ändringar av dokument med mera ändras på Kloker.

8 Kansliet Kansliet 6. Ekonomi 6.1. Budget och plan FC, VC och ES tar enligt fastställd ordning fram underlag för budgetarbetet. Därefter görs verksamhets- och kostnadsanalys liksom budgetjämförelser. Gällande avtal gås igenom tillsammans med VC. Mot denna bakgrund utarbetas budgetförslag och ställning tas till om man ska föreslå förändrade priser. Budgetberedning sker i direktionen. MBL förhandlingar sker i CSG. Offentligt sammanträde avseende budget hålls före oktober månads utgång Bokslut FC ansvarar för budgetarbetet. ES tar fram ekonomiska rapporter, beläggningsstatistik och övrigt relevant underlag för det gångna året. Därefter analyserar FC underlaget och skriver utifrån detta en förvaltningsberättelse som tillsammans med sifferdelen redovisas för direktionen för godkännande. Revisorerna granskar bokslutet och skriver en revisionsberättelse som tillsammans med årsredovisningen överlämnas till medlemskommunernas fullmäktige för beslut om ansvarsfrihet för direktionen. Delårsbokslut upprättas årligen per den 31 augusti. Revisorerna kommenterar bokslutet i en rapport. FC redovisar delårsbokslutet för direktionen för godkännande. Delårsbokslutet översänds till medlemskommunerna tillsammans med revisorsrapporten Lönerapportering FC attesterar tjänstgöringsrapporter, liksom underlagen för löneutbetalningarna avseende VC och kanslipersonal. Särskild uppmärksamhet ägnas underlag som avser personal- och löneassistenten Inventarier/fordon VC samråder med FC före inventarieinköp. VC inhämtar offerter och informerar FC som tar beslut och dokumenterar detta. Fordon leasas i enlighet med avtal som gäller för Karlshamns kommun. Ekonomisekreteraren är ansvarig för register över leasade fordon liksom för beställning av nya Fastigheter/lägenheter/lokaler VC har förstahandsansvar när det gäller att ha en fortlöpande tillsyn och bevakning av fastigheters/lägenheters skick och standard samt rapporterar till FC om skador/brister. Avtal om lägenheter/lokaler tecknas av FC och finns i respektive verksamhetspärm samt i diariet. 7. Samverkan och kundkontakter 7.1. Curas medlemskommuner FC har regelbundna träffar med förvaltningschefer för gymnasieskola, IFO och handikappomsorg. Där diskuteras aktuella frågor och behov i medlemskommunerna. FC ansvarar för att synpunkter eller frågeställningar som har bäring på Curas olika områden förs vidare till berörda inom Cura eller om det anses relevant, till direktionen Övriga kommuner med flera Vid behov har FC möten med externa kommuner och andra organisationer. Aktuella frågor diskuteras och FC tar synpunkter och frågeställningar vidare till Curas interna arbete samt vidtar eventuella åtgärder Myndigheter FC har fortlöpande kontakter för ömsesidigt informationsutbyte med kommunala förvaltningar, brandmyndigheter, socialstyrelsen, länsstyrelsen med flera vars beslut, myndighetsutövning eller liknande har betydelse för Curas verksamhetsområden Regionsamarbete FC ska på uppdrag av direktionen eller på eget initiativ utifrån specifika verksamhetsbehov, som kräver större upptagningsområden genomföra och förverkliga beslut eller idéer. FC ansvarar för att initiera informella överläggningar med kommuner och län eller andra organisationer i regionen samt undersöka behov och intressen för samarbete med andra vårdgivare. FC analyserar eventuella behov och beslut tas av Curas direktion. FC ansvarar för att besluten verkställs KFS FC är ledamot i KFS branschråd - Vård och Omsorg- som sammanträder minst två gånger per år och behandlar frågor inom avtalsområdet Vård och Omsorg m m. FC administrerar Curas del i Trygghetsfonden en gång per år samt håller sig ajour med fondens agerande. Underlaget tar personal- och löneadministratören fram. FC administrerar medlemsavgifterna till KFS en gång per år efter underlag som personal- och lönehandläggaren tagit fram KPA FC har fortlöpande kontakt med KPA som är pensionsförvaltaren till Curas pensionsavtal PA-KFS. FC ansvarar för kostnadsuppföljning samt att bevaka förändringar i PA-KFS AB Vårljus, Gryning vård AB, VoB Syd FC har fortlöpande kontakter på chefsnivå och erfarenhetsutbyte med organisationerna samt bedriver ett gemensamt regionalt samarbete med Vårljus, Gyning och VoB Syd som tillsammans med Cura utgör offentliga alternativ inom verksamhetsområdet. 8. Personal 8.1. Styrgruppsmöten FC kallar till styrgruppsmöten och ansvarar för dagordningen. FC leder mötet och behandlar aktuella frågor som berör verksamheterna. FC informerar om aktuella frågor inom Cura samt går igenom aktuella direktionsärenden. Protokoll skrivs efter rullande schema. Protokoll sänds till VC och övriga i styrgruppen som redovisar detta och informerar sina medarbetare. Uppföljning av protokollet sker vid nästkommande styrgrupp. I styrgruppen diskuteras frågor som är av policykaraktär, ändringar av centrala direktiv, prioriteringar kring kompetensutvecklingsbehov, utvecklingsfrågor mm. Styrgruppsmötena fungerar som arbetsplatsmöten för kanslipersonalen Ledningsgrupp FC leder ledningsgruppsmötena där samtliga VC samt ES ingår. Möten sker i anslutning till Styrgruppsmötena. Här diskuteras chefrelaterade frågor som ekonomi-, personal-, lönefrågor och liknande. Ingen dokumentation görs Bollplank VC FC har telefonkontakt/möten efter behov med VC. Samtalen kan röra enskilda ärenden eller principiella frågor. Initiativ till samtal eller möten kan tas av båda parter Personalkonferenser/ verksamhetskonferenser FC gör spontana besök eller besöker efter inbjudan de olika enheternas konferenser. Här ska utrymme finnas för ömsesidigt informationsutbyte och för att diskutera aktuella frågor Anställningar -VC, bitr.vc, personal till kansli samt ställföreträdande FC FC ansvarar för att annonsera alternativt handplocka tänkbara medarbetare. FC håller i intervjuer tillsammans med lämplig rekryteringsgrupp. FC träffar överenskommelser om lön och meddelar personal- och löneadministratören som skriver anställningsbevis. FC introducerar medarbetare enligt Curas introduktionsprogram, se Centrala direktiv Arbetsmiljöfrågor FC bevakar aktuell lagstiftning och föreskrifter och ansvarar för att utbilda/ informera VC. FC kontrollerar och följer upp hur lagstiftningen följs inom verksamheterna, hur man förankrar arbetsmiljöplanen samt hur man arbetar med kvalitetssäkringen. FC aktualiserar arbetsmiljöfrågor i Centrala samverkansgruppen Central samverkansgrupp FC kallar gruppen minst fyra gånger per år. Gruppen samråder i frågor som rör budget/plan, arbetsmiljöpolicy, jämställdhets-, och mångfaldsplan, lönepolicy, bokslut samt MBL- och AML-frågor. FC skriver protokoll, ansvarar för att fattade beslut och överenskommelser verkställs samt följer upp dessa Förhandlingar/Kollektivavtal FC kallar till överläggningar, förhandlar lokalt och centralt, skriver protokoll och verkställer beslut. FC informerar direktionen Lönerevision/översyn FC ansvarar för att lönebildningsarbetet följer centrala avtal. FC tar initiativ till träffar där lönerevisionsarbetet diskuteras på ett övergripande plan tillsammans med VC. VC föreslår lön för sina medarbetare utifrån gemensamt förhållningssätt. FC genomför lokala förhandlingar utifrån centrala avtal och överenskommelser. FC skriver protokoll, verkställer beslut samt informerar direktionen Försäkringar, TFA, AGS och TGL Centrala överenskommelser tecknas mellan KFS och fackliga organisationer om trygghetsförsäkringar för personal. FC bevakar avtal som tecknats. 14 Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok 15

9 Kansliet Kansliet Företagshälsa FC anlitar företagshälsovården vid behov, för grupp eller individ. FC inhämtar offerter samt träffar avtal angående vilken typ av företagshälsa som skall ges. FC informerar fackliga representanter och medarbetare samt följer upp avtalet Medarbetarsamtal och lönesamtal FC erbjuder medarbetarsamtal till kansliets personal samt VC minst två gånger om året. Samtalen genomförs utifrån en mall Medarbetar- och lönesamtal, se centrala direktiv. FC kallar till lönesamtal i samband med lönerevisionen, förhandlar lön samt anmäler ny lön till personal- och löneadministratören. Beslut om ny lön dokumenteras skriftligen. 9. Kvalitetschef 9.1. Kvalitetsarbetet FC har det övergripande ansvaret för framtagandet av kvalitetshandboken. Tillsammans med US bevakar FC den utveckling inom kvalitetsområdet som är relevant för organisationen samt åtgärdar behov som identifieras gällande kompetenshöjning inom kvalitetsområdet. FC har huvudansvaret gällande den årliga medarbetarenkäten där bland annat medarbetarnas delaktighet, trivsel och syn på verksamhetens kvalitetsarbete mäts. 10. Kompetensutveckling En viktig del i kvalitetsarbetet är att ta ställning till vilket kompetensutvecklingsbehov som finns i verksamheten. Detta görs på olika sätt men viktigast är den årliga kompetensutvecklingsanalysen som görs i samband med förbundets SWOT-analys. Inom ramen för styrgruppen görs en prioritering utifrån det analyserade behovet. FC ansvarar för arbetet. FC beslutar ytterst om kompetensutvecklingsinsatserna. 11. Information/Marknadsföring FC tar ansvar för att Curas verksamheter presenteras på informativt men också attraktivt sätt i en ambition att bli sedda och uppfattade som både effektiv och kvalitativ aktör på marknaden. FC ansvarar tillsammans med styr- och ledningsgrupp för att broschyrer tas fram, att information på hemsidan är adekvat och aktuell. FC har det övergripande ansvaret för att allt informationsmaterial uppdateras kontinuerligt Personal och löneadministratör Ansvarsområde Personal och löneadministratör 1. Lönehantering 2. Lönerevision 3. Pensionsvalet 4. Fakturor 5. Avstämning av konton 6. Närarkiv/centralarkiv 7. Statistik SCB 8. Posthantering 9. Bokning av hotell, resor mm 10. Styrgrupp Central samverkans grupp 1. Lönehantering 1.1. Anställning Personal- och löneadministratören (PL) ansvarar för att anställningsavtal upprättas för alla anställningar inom förbundet. PL får via VC nödvändiga uppgifter och lägger in dessa i lönesystemet. Anställningsavtal lämnas till VC och medarbetare som skriver under båda exemplaren. Om anställningen avser VC, eller kanslipersonal ansvarar PL för att ett ex. sparas i personalakt på kansliet. I annat fall sparas avtalet i respektive verksamhets personalarkiv, för vilket VC ansvarar Tjänstgöringsrapport-T4 Alla medarbetares tjänstgöringsrapporter ska varje månad attesteras av VC och sedan lämnas till PL. PL kontrollerar uppgifterna och registrerar dem i lönesystemet vid mitten av månaden och bearbetning sker därefter i lönesystemet. En grundlista tas fram som kontrolleras mot T4:orna. Grundlistan skickas därefter till VC som också kontrollerar och därefter attesterar den. Alla avvikelser mot medarbetarnas grundscheman registreras i systemet Listor som tas fram ur lönesystemet: Redovisningslista - underlag till ekonomisystemet. Banklista - underlag för lönespecifikationer. Attesteras av FC. Skattedeklaration - skickas till skatteverket. Kostavdragslista - kontrollerar beloppen för momsen, skriver ner den och redovisar för ekonomisekreterare. Semesterlistor och kompensationstidslistor tas fram efter lönekörningen och skickas till VC en gång per månad Visstidsanställda PL kontrollerar med respektive VC när en visstidsanställning är på väg att löpa ut för att se om den ska förnyas. PL uppmärksammar när någon vikarie håller på att kvalificera sig för tillsvidareanställning. Arbetsgivarintyg skrivs när enskilda medarbetare begär detta. 2. Lönerevision 2.1. KFS centrala löneavtal PL ska vara uppdaterad när det gäller aktuella lagar och avtal samt orientera sig kring nyheter när det sluts nya centrala avtal för att kunna informera framförallt VC i det vardagliga arbetet och speciellt inför lönerevisioner. PL ska vara behjälplig med fakta och vid behov kontakta KFS tjänstemän för rådgivning i komplicerade frågor Lokal lönerevision PL biträder FC vid alla lokala förhandlingar och i de förberedande mötena där policyn för lönesättningen fastställs inom ramen för ledningsgruppen. PL ansvarar för att ta fram listor på alla tillsvidareanställda från lönesystemet. PL går igenom dessa och kontrollerar att listorna stämmer. Sedan kontrolleras medarbetarnas facktillhörighet så att dessa hamnar på rätt förhandlingsunderlag. PL tar kontakt med berörda fackförbund och sammanställer därefter ett förhandlingsunderlag som delas ut till FC och respektive VC som lägger löneförslag. Löneförslagen kontrollräknas mot potten som redan är angiven. Efter slutförd förhandling skickas protokoll till respektive fackförbund (SKTF, Kommunal, Saco-SSR och Lärarförbundet) KFS lönestatistik PL ansvarar för att årligen inlämna den statistik som KFS efterfrågar. KFS skickar ut material via e-post samt anvisningar om uppgiftslämnandet. Information kan även hämtas på KFS:s hemsida. Uppgiftslämnandet sker i en Excel-fil som sedan ska skickas via e-post till KFS. Filen ska också revideras om anställningar har upphört eller nyanställningar skett under året. 3. Pensionsvalet 3.1. Skatte- och pensionsregler PL informerar sig om gällande skatte- och pensionsregler, tar fram underlag till beskattning samt anmäler till Lokala skattemyndigheten om eventuella förändringar avseende pensionsskatten, deklarerar och gör eventuella fyllnadsbetalningar Uppgifter till Pensionsvalet Varje månad skickar PL in uppgifter om lönesumman på varje anställd till Pensionsvalet. I samband med detta registreras även eventuella avslutade anställningar eller nyanställningar. 4. Leverantörsfakturor PL får in leverantörsfakturor från verksamheterna. Datum och verifikationsnummer stämplas och kontrolleras. PL slutregistrerar fakturorna och en kvittenslista fästs vid de betalda fakturorna och förvaras därefter i pärmar. 5. Avstämning av konton 5.1. Leverantörsreskontra Avstämning av leverantörsreskontra görs en gång i kvartalet Lönekonton Avstämning av lönekonton görs en gång per månad. 6. Närarkiv/centralarkiv Arkivering av leverantörsreskontra och lönelistor sker enligt dokumenthanteringsplanen. Materialet arkiveras i särskilda arkivlådor som beställs från Karlshamns kommuns centralarkiv. På ryggen av arkivlådan anges organisation, innehåll (verifikationsnummer när detta finns) samt årtal. För avhämtning till centralarkiv kontaktas ansvarig för Karlshamns kommuns centralarkiv. Internposten hämtar materialet. 7. Statistik SCB Varje månad skickas kortperiodisk sysselsättningsstatistik in till SCB. Statistiken tas från lönesystemet. 16 Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok 17

10 Kansliet Kansliet 8. Posthantering PL sköter posthanteringen när ES inte är i tjänst. 9. Bokning av resor, hotell mm PL ansvarar för att boka resor, hotell och liknande vid utbildningar, studiebesök eller övriga tjänsteresor för alla Curas medarbetare liksom för alla Curas gäster. 10. Styrgrupp, Central samverkansgrupp PL ingår i Curas styrgrupp samt deltar alltid i Central samverkansgrupp Ekonomisekreterare Ansvarsområden 1. Administration 2. Ekonomiadministration 3. Avtal 4. PO larm 5. Administration vårdavtal 6. Kansliets lokaler 7. Kansliets bil 1. Administration 1.1. Posthantering Ekonomisekreteraren (ES) ansvarar för inkommande post. Alla leverantörsfakturor ankomstregistreras och fördelas ut till respektive verksamhet för kontroll och kontering för att sedan återlämnas till kansliet för slutregistrering. Resterande post sorteras och numreras enligt upprättat diariesystem. Regelverket för diarieföring avgör vilka dokument som ska diarieföras, tex alla former av avtal, ansökningshandlingar och elevansökningar. Posten delas ut till respektive mottagare Statistik till SCB Efter varje årsbokslut kommer det från SCB krav på inlämnande av räkenskapssammandrag för kommunalförbund. Uppgifterna lämnas in till SCB över internet. På deras angivna webbplats hämtas anvisningar och tidplan. Årligen kommer också krav på inlämnande av driftredovisning avseende gymnasieskolan till SCB. SCB skickar Excel-fil som ska fyllas i och skickas tillbaka som e-post Inköp ES ansvarar för att det i kansliets centrala förråd finns förbrukningsmateriel såsom kopieringspapper, brevpapper, kuvert, pennor osv. samt vid behov göra beställningar till personal på kansliet. Alla beställningar av förbrukningsmaterial görs hos avtalade leverantör vilket för närvarande är Lyreco. ES begär in offerter vid större inköp och vid inköp av kapitalvaror av större värde när FC, VC eller övrig personal begär detta Närarkiv centralarkiv ES arkiverar verifikationer och andra underlag enligt dokumenthanteringsplan. Materialet arkiveras i särskilda arkivlådor som beställs från Karlshamns kommuns centralarkiv. På ryggen av arkivlådan anges organisation, innehåll (verifikationsnummer när detta finns) samt årtal. För avhämtning till centralarkiv kontaktas ansvarig för Karlshamns kommuns centralarkiv. Internposten hämtar materialet Adress, telefonlistor och avtalsförteckning ES ansvarar för att uppdatera Curas adress- och telefonlista med uppgifter för kansli och samtliga verksamheter, liksom att upprätta och uppdatera samlingsdokument över löpande avtal avseende bl a. mobiler, internetabonnemang, leasingbilar samt hyreslägenheter som används i samband med vårdinsatser. 2. Ekonomiadministration 2.1. Fakturering och kundreskontra ES kontrollerar inkommande fakturaunderlag, att antal vårddagar och att rätt vårdavgift är uttagna. ES registrerar och gör en utskrift av fakturor som sedan skickas ut till kunden. Debiteringslista sparas i pärm i kronologisk ordning och fakturaunderlag i pärm märkt Fakturaunderlag som sedan sparas i arkivet. ES ansvarar för bevakning av betalning. Betalningspåminnelse och inkassokrav skrivs ut centralt av Karlshamns kommun, ekonomikontoret som skickar dessa till Cura för kontroll och utskick enligt god inkassosed Bokslutsarbete ES ansvarar för avstämning av balanskonton och eventuella justeringar av dessa liksom för framtagande och sammanställningar av bokslutsunderlag till revisionen. Detta material skall sparas i bokslutspärm enligt viss ordning fastställd av tjänsterevisor. ES sammanställer driftsredovisningen och ansvarar för övriga fortlöpande arbeten och samråder vid behov med tjänsterevisorn Avstämning av balanskonton ES tar fram rapport från ekonomisystemet och stämmer av mot kontoutdrag från bak och postgiro samt justerar eventuella differenser. ES stämmer av från redovisning mot utestående kundfordringar Momsredovisning ES reglerar momskontona månatligen och gör ansökan om återbetalning av moms till Skatteverket Utbetalning av verksamheternas handkassor ES ansvarar för kontroll av underlag för utbetalningar samt kontering och attest enligt attestreglemente. Detsamma gäller bankuttag och insättning på respektive verksamhets bankkonto. Avvikelser rapporteras till FC Institutionsvårds-, öppen- och eftervårdsrapporter VC rapporterar den 26:e varje månad till ES, i undantagsfall till FC, månadens beläggningsunderlag för verksamheten, öppen- och eftervårdsinsatser samt vilka avgifter som skall faktureras respektive kommun eller annan. Verksamhetens ekonomiunderlag lämnas till ES alt. FC. ES kontrollräknar vårdavgifter samt avgifter för efter- och öppenvårdsinsatser och registrerar fakturorna. ES tar ut fakturajournalen som sparas i 10 år. ES följer upp faktureringen och svarar för att de av Karlshamns kommuns beslutade kravrutiner används och håller FC informerad om aktuella krav Genomgång/analys av månadsrapporter med VC och FC ES går månatligen igenom ekonomiska rapporter framtagna ur ekonomisystemet och stämmer av att rätt intäkter är bokade på respektive verksamhets intäktskonto avseende vårdavgifter. ES går igenom utfallet för föregående månad. Genomgången sker månatligen på ledningsgruppsmöte Kvartalsgenomgång/analys med VC och FC ES går en gång per kvartal igenom de ekonomiska rapporterna fast med en djupare analys och med framtagande av enskilda konton och går igenom dessa och går igenom dessa med VC. ES justerar om det finns transaktioner som är bokförda på felaktiga konton och jämför vad som är redovisat och bokfört sista kvartalet och jämför med utlagda budgetbelopp Budgetarbete Budgetarbetet följer fasta rutiner där ES har ett stort ansvar tillsammans med FC och VC. Respektive VC ansvarar för sin budget och för framtagandet men ES är behjälplig när det gäller att ta fram material till VC i form av sammanställning av utfall av drifts- och personalbudget vid halvårsskifte. Personalkostnad tas fram i samarbete med lönehandläggare. ES tar fram övrigt material i form av avtal t ex. hyresavtal, leasingavtal, försäkringar, vårdavtal, läkaravtal, pensionspremier KPA/PV och övrigt. ES dokumenterar och kontrollerar budgetbelopp. ES sammanställer och administrerar budgetarbetet i övrigt Rekrytering ES ansvarar för att ansökningshandlingar registreras och diarieförs. Ansökningshandlingar som inte blir aktuella ska sparas enligt regler för diarieföring. ES ansvarar för att ett brev med tack-för-visat-intressehälsning skickas till ej anställda kandidater. 3. Avtal 3.1. Leasingbilar ES ansvarar för att minst en månad innan avtalstiden går ut på respektive bil, varsko verksamheterna och diskutera vidare behov av bilmodell samt kontakta Jeppssons för beställning. ES informerar VC eller bilansvarig i aktuell verksamhet och att bilen ska gås igenom bilen samt att ett skadeschema ska upprättas (vid behov) och se till att bilen är i gott skick, städad och tvättad innan återlämnade till Jeppssons. ES ska föra fortlöpande register över Curas leasingbilar och att i december varje år begära in milställningen på samtliga leasingbilar inom Cura. Om det är övermil kontakta Jeppssons för debitering innevarande år Mobiltelefoner ES ansvarar för att inga gamla avtal löper vidare utan att man har behovsprövat en ny avtalsperiod liksom att samla in begagnade telefoner med tillbehör samt föra fortlöpande register över Curas mobiltelefoner Telefonabonnemang Anskaffa telefonabonnemang vid behov exempelvis till nya verksamheter eller till lägenheter där vård och omsorg bedrivs Hyresavtal ES ansvarar för att nya hyresavtal till nya verksamheter eller till lägenheter 18 Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok 19

11 Kansliet Kansliet för ungdomsboende eller dylikt upprättas samt att se till att hyresavtal sägs upp i rätt tid. ES kontrollerar att vi betalar rätt hyror mot hyresavtal. Avtal tecknas av FC Leasingavtal arbetsmaskiner ES kontrollerar att vi har rätt kostnad gentemot avtal vad avser leasinghyra för arbetsmaskiner så som kopiatorer och dylikt. Avtal tecknas av FC Internetabonnemang ES anskaffar internetabonnemang vid behov exempelvis till nya verksamheter eller till lägenheter där vård och omsorg bedrivs. Avtal undertecknas av FC Eniro telefonkatalog Efter att ha fått korrektur på innehåll i telefonkatalogen från Eniro, går ES igenom adress- och telefonuppgifter samt att rätt verksamheter finns med. Efter genomgång och information till FC överlämnas uppgifterna för beställning till kontaktman på Eniro. Det är endast i Eniros telefonkatalog vi betalar för att ha dessa uppgifter Preem bensinkort ES för löpande register över bensinkort samt beställer ersättningskort eller helt nya kort i samråd med VC till nya eller befintliga verksamheter. Avtalet skrivs på av FC. ES är kontaktman i förhållande till leverantörer när problem uppstår med kort eller krediter. Se centrala direktiv. 4. PO larm ES är kontaktperson inom Cura individutveckling och blir kontaktad av SOS alarm i det fall ombuden utlöser larmet. ES har inget ansvar för åtgärd, eftersom larmet går direkt till polisen. ES får information från SOS för kännedom samt för att vid behov uppge exakta adressuppgifter om vart ombudet kan vistas t ex. i vilken lägenhet, i vilket hyreshus. Uppgifter om klienter finns i nedersta lådan i arkivskåpet till vänster innanför dörren i arkivet. Om ombuden utlöser ett larm av misstag meddelar ombudet detta till ES som då kontaktar vakthavande polis. 5. Administration vårdavtal ES tar på uppdrag av FC och VC fram underlag som personalkostnader och driftskostnader i ekonomisystemet och löneunderlag för att kunna sammanställa en relevant vårdavgift. 6. Kansliets lokaler 6.1. Kontaktperson ES är kontaktperson i förhållande till hyresvärden KABO eller lokalansvarig när problem uppstår med kansliets lokaler. ES är kontaktperson gentemot leverantör av larm samt kontaktperson gentemot SOS alarm i Växjö när problem uppstår med larm. ES ska vara behjälplig med nyanskaffning eller ändring av koder och dylikt Nycklar kansliet ES är kontaktperson i förhållande till KABO och Blekinge låsteknik vid anskaffning av nya nycklar. 7. Kansliets leasingbil ES ser till att leasingbil finns på plats när den är inbokad av någon på kansliet samt beställer tid för däckbyte VC/utredningssekreterare Ansvarsområden VC 1. Konsultgruppen 2. Personaladministration 3. Budgetansvar 4. Kundkontakter 5. Styrgrupp/ledningsgrupp/central samverkan 6. Kvalitetsarbete 7. Akutsituationer 8. Centrala direktiv 9. Arbetsmiljö 1. Konsultgruppen US är även VC för Konsultgruppen vilken innefattar Curas fyra mindre verksamheter; personliga ombud, familjerådgivning, familjehems- och utredningskonsulenter samt Cura resurscentrum. VC ansvarar för att verksamheterna bedrivs enligt de mål och riktlinjer som finns i budget och plan för Cura Individutveckling. VC skriver den lokala arbetsplanen för varje verksamhet och följer under året upp vad som står i denna. 2. Personaladministration 2.1. Personalkonferens VC gör dagordningen för personalkonferensen samt är ordförande. Sekreterare utses enligt rullande schema. VC följer upp besluten som tas på konferensen och ser till att de verkställs Ledighet VC beviljar ledighet när det gäller semester, kompledighet och ledighet som följer av lagstiftning Nyanställning VC utformar annons i samråd med FC och går sedan igenom anställningshandlingar, gör urval och kallar dessa till intervju tillsammans med personal från den verksamhet som är berörd. Rekryteringsgrupp ska sättas samman i enlighet med bestämmelser i Arbetsmiljöplanen. VC tar referenser och beslutar vem som ska erbjudas tjänsten och meddelar vederbörande samt genomför löneförhandlingar. Underlaget skickas för anställningsavtal till PL för utskrift. VC svarar för att den nyanställde lämnar utdrag från belastnings och misstankeregistret. Detta förvaras i personakten. VC ansvarar för att introduktionen genomförs enligt Curas introduktionsprogram (se Centrala direktiv) Vikarieanställning Vid längre tids frånvaro av tillsvidareanställd medarbetare övervägs tillsättning av vikarie. VC kallar eventuella vikarier till intervju. Om anställning övervägs tas referenser på de sökande. VC svarar för att vikarien har lämnat utdrag från belastnings och misstankeregistret. Vikarierna introduceras av VC enligt Curas introduktionsprogram Medarbetar- och lönesamtal VC ska erbjuda medarbetarna medarbetarsamtal minst två gånger om året vilka genomförs enligt en fastställd mall (se centrala direktiv). Dokumentet förvaras på Kloker. Dokumentet Medarbetar- och lönesamtal som ligger till grund för framtida lönesamtal gås igenom vid ett medarbetarsamtal. Detta dokument ska fyllas i var för sig av medarbetare och VC. Lönesamtalen sker i samband med lönerevisionen och utgår från de centralt tecknade avtalen samt de principer som slagits fast inom ramen för ledningsgruppen Sjukskrivning När personal sjukanmäler eller friskanmäler sig till VC anmäler hon det vidare till PL Tjänstgöringsrapport Vid varje månadsslut kontrollerar VC tjänstgöringsrapporterna. Alla förändringar från grundschemat, t ex OB eller semester, kontrolleras och attesteras av VC. Originalet skickas till lönehandläggaren Semester VC beviljar önskemål om semester om det inte finns lagliga eller andra verksamhetsmässiga skäl däremot Arbetsplatsträff Vid behov sammankallar VC till arbetsplatsträff. 3. Budgetansvar 3.1. Attestera räkningar VC kontrollerar fakturor och attesterar enligt centrala direktiv. VC skickar fakturor till PL Handkassa Varje verksamhet inom konsultgruppen ansvarar för sin egen handkassa. VC har det yttersta ansvaret för dessa Inköp av kapitalvaror Förslag till inköp tas upp på arbetskonferens. VC godkänner förslagen enligt delegation. Inköp över 10 tkr ska godkännas av FC. 4. Kundkontakter VC har i förhållande till Cura Resurscentrum det övergripande ansvaret för kontakterna med medlems- och utomlänskommuner. En gång om året ska denne ta kontakt och erbjuda information om konsultgruppen till medlemskommunerna samt kunna få information av kommunerna om eventuella framtida behov. 20 Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok 21

12 Kansliet Kansliet 5. Styrgrupp/ledningsgrupp/central samverkans grupp VC ingår i Curas styrgrupp samt ledningsgrupp. Efter möten med styrgruppen redogör VC för personalgruppen vad som gåtts igenom. Protokoll från mötet skickas ut via e-post. VC ingår i gruppen för central samverkan. Protokoll från Central samverkansgrupp skickas ut via e-post och gås igenom på personalkonferensen. 6. Kvalitetsarbete 6.1. Kvalitetscirkel möten VC ser till att alla verksamheterna i Konsultgruppen regelbundet går igenom kvalitetshandboken. Arbetsgruppen beslutar om eventuella ändringar och VC ansvarar för att det följs upp. Vid ändringar av policykaraktär måste FC godkänna dessa. Kvalitetsansvarig svarar för ändringar i kvalitetshandboken/kloker. VC godkänner ändringarna Övrigt Kvalitetsarbete Budget för kvalitetsarbete utgår från Curas budget för verksamheten. VC deltar i regelbundna kvalitetsmöten med övriga verksamheters kvalitetsansvariga i enlighet med handbokens rutiner. 7. Kris och katastrofsituationer För kris- och katastrofsituationer finns fastställda rutiner i centrala direktiv. 8. Centrala direktiv I centrala direktiv finns gemensamma direktiv för alla Curas verksamheter. Direktiven finns på Kloker. VC ansvarar för information till all personal vid eventuella ändringar i Centrala direktiv. 9. Arbetsmiljö 9.1. Arbetsskador Rutin finns i Centrala direktiv om arbetsskada aktualiseras. VC ser till att arbetsskaderapporten fylls i tillsammans med den skadade. Ett exemplar skickas till Försäkringskassan och ett till den skadade. Ärendet anmäls på central samverkansgrupp. Eventuell förändring i arbetsrutinen vidtas Smittskydd VC ser till att sakkunnig person konsulteras vid behov när det gäller frågor som rör smittskydd Brandskydd VC ansvarar för att gå igenom hur brandlarm fungerar med nyanställd personal samt att alla verksamheter har fungerande brandskydd. Brandövning med personal genomförs 1 gång vartannat år på initiativ av VC. Övrigt, se Curas Övergripande Brandskyddspolicy. Ansvarsområden Utredningssekreterare 1. Utredningsarbete 2. Utbildning 3. Utvecklingsarbete 4. Kvalitetssäkringsarbete 5. Utvärderingar 6. BBIC-samordnare 7. Lagstiftning 8. Regional samverkan 9. Hemsidan 1. Utredningsarbete Förbundschefen eller direktionen formulerar utredningsuppdraget. US gör därefter upp en arbetsplan i samråd med FC. I arbetsplanen ska framgå hur data och faktainsamling ska gå till samt när och vem som ska kontaktas för detta. Därefter gör US en bearbetning och analys av det insamlade materialet samt en sammanställning där resultatet redovisas utifrån utredningsuppdragets frågor. Eventuell kostnadskalkyl görs i samråd med ekonomisekreterare och FC. Vid behov föredras ärendet för direktionen. 2. Utbildning US ska tillsammans med koordinator i Resurscentrum ha en samlad bild av utbildningsbehovet i förbundet och arbeta för att samordning sker mellan verksamheterna vid olika utbildningsinsatser. 3. Utvecklingsarbete 3.1. Befintlig verksamhet US fungerar som diskussionspart för FC och VC vid utvecklingsarbete i befintliga verksamheter Ny verksamhet I samband med uppstart av ny verksamhet ska US vid behov bistå FC i projektfasen, vilket kan innebära t ex. lokalanskaffning, personalrekrytering, inventarieinköp samt uppföljning av den nya verksamheten. 4. Kvalitetssäkringsarbete US är ansvarig för kvalitetssäkringsgruppen. Gruppen arbetar med att utveckla kvalitetshandboken samt med övergripande kvalitetsfrågor. Kvalitetssäkringsgruppen träffas fyra gånger om året för kvalitetsmöten varav två gånger tillsammans med VC för kvalitetskonferens. Vid dessa möten är US ordförande och för även minnesanteckningar. US uppdaterar kvalitetshandboken en gång per år tillsammans med FC, i samband med årsbokslutet. 5. Utvärderingar På uppdrag av medlemskommunerna, direktionen, FC eller VC gör US utvärderingar av Curas verksamheter. Utvärderingarna kommuniceras med medlemskommunerna. 6. BBIC-samordnare US fungerar som BBIC-samordnare i länet. Samordnaren kallar BBICnätverket i länet till möten fyra gånger per år samt är nätverkets representant på samordnarträffar hos Socialstyrelsen fyra gånger om året. Samordnaren ansvarar för minnesanteckningar från mötena och sammanställer en årsrapport över arbetet i nätverket till Socialstyrelsen vid årsskiftet. Samordnaren organiserar utbildningar som Socialstyrelsen ger, inventerar i nätverket vilka utbildningsbehov som finns samt samordnar vid behov lokala utbildningar för nätverket. Samordnaren håller, tillsammans med utbildare från nätverket, i grundutbildningar i BBIC. 7. Lagstiftning US ska tillsamman med FC känna till den lagstiftning som är tillämplig inom Curas verksamheter med ett särskilt ansvar kring SoL. Vid frågor från enheterna gällande lagstiftning ska US kunna svara, alternativt ta reda på av sakkunnig inom området, vad som gäller. 8. Regional samverkan US ingår i olika nätverk för regional samverkan. Där ska uppdraget vara att dels sprida kunskap om Curas verksamheter och kompetens, dels lyssna in behov som finns i regionen och föra tillbaka dessa till styr- och ledningsgrupp för vidare diskussion. 9. Hemsidan/broschyrer 9.1. Uppdatering US ansvarar för ändring av information och tillägg på den gemensamma hemsidan i samråd med FC och VC Layout och textmaterial US ansvarar för att ta fram textmaterial och layout i samråd med FC, VC och eventuell konsult. 10. Miljöarbete US ansvarar för att regelbundet sammankalla miljöansvariga i Curas verksamheter för att följa upp miljöarbetet inom Cura. 22 Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok 23

13 Notavillan Notavillan 2.1. Notavillan Historik I början av 1980-talet omorganiserades barnhemmet Västerbo i Karlskrona. Enligt nya tankar om småskalighet och närhet öppnade landstinget 1985 två nya barnhem i länet. Ett i öst Rönnvillan och ett i väst Notavillan. Notavillan öppnade i augusti 1985 först på Elersväg i Karlskrona. I januari 1986 flyttade enheten till ett villaområde i Karlshamn, Notavalla, därav verksamhetens namn. Notavillan var ett traditionellt barnhem med fem platser. Nio personer arbetade enligt ett rullande schema. I november 1990 flyttade institutionen till nya lokaler i centrala Karlshamn. I januari 1993 övergick huvudmannaskapet för verksamheten från Landstinget Blekinge till Vårdförbundet Blekinge (numera Cura Individutveckling), ett kommunalförbund med alla Blekinges fem kommuner som medlemmar. En ny flytt gjordes under februari 1997 till ett bostadsområde i utkanten av centrala Karlshamn. Platsantalet utökades samtidigt till åtta. Under 2006 utökades antalet platser till tolv och personalstyrkan fick utökad kompetens i form av fyra personer som kom från Curas enheter Ronnja och Lotsen efter deras avveckling. Personalstyrkan har utökats under åren, först till elva och numera är man femton heltidstjänster och en halvtid. Verksamheten har fasta vikarier. Sedan början av 1990-talet har Notavillan tillgång till separata lägenheter i området för öppenvårdsärenden d.v.s. familjer med mindre omvårdnads/skyddsbehov än de familjer som bor inne på Notavillan. Notavillan arbetar även med eftervård och umgängesärenden. Under hösten 2010 startade Notavillan upp ett skyddat boende för våldsutsatta kvinnor och deras barn. Det skyddade boendet ligger i anslutning till institutionen Personella resurser Personal 15 ½ tjänster 100 % Verksamhetschef (VC) % Biträdande VC % Behandlare 13½ 100 % Utbildningar Skötare psykiatrisk vård 2 Barn och ungdomsvårdare 4 Fritidsledare 1 Fritidspedagog 1 Socialpedagog 2½ Socionom 1 Sjuksköterska (psykiatri) 1 Förskolelärare 1 Beteendevetare Verksamhetschef Ansvarsområden 1. Behandlingsansvar 2. Personaladministration 3. Budgetansvar 4. Kundkontakter 5. Ledningsgrupp 6. Kvalitetschef 7. Akutsituationer 8. Centrala direktiv 9. Arbetsmiljö 10. Juridiska kontakter 11. Skyddat boende 12. Externa uppdrag 1. Behandlingsansvar Verksamhetschefen har det yttersta ansvaret för behandlingsarbetet på Notavillan. (Beträffande innehållet i behandlingsarbetet se Behandlare ) 2. Personaladministration 2.1. Personalkonferens (arbets- och behandlingskonferens) VC ska skriva och sätta upp dagordningen för personalkonferensen. VC förbereder konferensen; tar med konferenspärm, dagordning, behandlingskonferens papper mm. Under konferensen görs schema och eventuella ledigheter för personal gås igenom och VC sätter in vikarier. Efter konferensen sätts protokollet in i konferenspärmen och kopia skickas till FC. VC följer upp besluten som tas på Arbets- och behandlingskonferensen och ser till att de verkställs Ledighet VC beviljar ledighet för berörd personal, går igenom personalschemat så att täckning finns samt tillsätter vikarier Nyanställning VC utformar annons i samråd med FC och går sedan igenom anställningshandlingar, gör urval och kallar dessa till intervju. Personalen erbjuds att ge sin syn på de utvalda. Fackföreningsrepresentanter ska inbjudas till intervjun. VC beslutar vem som ska erbjudas tjänsten (bitr. verksamhetschef anställs av FC) och meddelar vederbörande samt genomför löneförhandlingar. Underlaget skickas för anställningsbevis till personalsekreteraren för utskrift. VC svarar för att den nyanställde lämnar utdrag från belastnings och misstankeregistret. Förvaras i personakten. VC ansvarar för att genomföra introduktionen enligt Cura:s introduktionsprogram (finns på Kloker.) 2.4. Vikarieanställning VC inventerar vikariebehovet och kallar eventuella vikarier till intervju. Om anställning övervägs tas referenser på de sökande. VC svarar för att vikarien har lämnat utdrag från belastnings och misstankeregistret. Vikarierna introduceras av VC enligt Cura:s introduktionsprogram. Vikarierna får gå bredvid två arbetspass. VC timanställer vikarier i högst 3 månader Veckoschema personal VC går igenom veckoschemat för att se om det finns personaltäckning, fastställer detta på arbetskonferensen och anslår schemat på anslagstavlan vid köket, i personalrummet samt i mappen för veckoplanering. 24 Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok 25

14 Notavillan Notavillan 2.6. Medarbetarsamtal och lönesamtal VC ska erbjuda medarbetarna medarbetarsamtal minst två gånger om året och genomförs enligt en fastställd mall (se Centrala direktiv). Dokumentet förvaras på datorservern. Dokumentet Medarbetar- och lönesamtal som ligger till grund för framtida lönesamtal gås igenom vid ett medarbetarsamtal. Detta dokument ska fyllas i var för sig av medarbetare och VC. Lönesamtalen sker i samband med lönerevisionen enligt centrala beslut. Samtalen utgår från de normer och direktiv som ledningsgruppen tagit fram vad gäller löneunderlag (pott) och individuell löneutveckling. Ledningsgruppen fastställer också lägsta och högsta lönenivå Sjukskrivning När personal sjukanmäler eller friskanmäler sig anmäler VC detta till lönehandläggaren. Sätter in vikarie om detta behövs Tjänstgöringsrapport Vid varje månadsslut kontrollerar VC tjänstgöringsrapporterna. Alla förändringar från grundschemat, t.ex. OB, semester, jour, beredskap, kontrolleras och attesteras av VC. Originalet skickas till lönehandläggaren och kopia sätts in i pärmen Tjänstgöringsrapporter Semester På anslagstavlan i personalrummet sätts lista upp där önskemål om semester fylls i av all personal. VC går igenom inkomna önskemål och ser till att minst en ordinarie personal finns på varje helg under semesterperioden samt att i möjligaste mån VC eller bitr. VC inte har semester samtidigt. VC går igenom behovet av semestervikarier och anställer dessa samt beviljar semester (enligt av personal ifylld blankett om semesteransökan). VC skriver personalens veckoschema för semesterperioden och går igenom detta på personalkonferensen Arbetsplatsträff Vid behov sammankallar VC till arbetsplatsträff. 3. Budgetansvar 3.1. Attestera räkningar VC kontrollerar fakturor, bokför och attesterar enligt centrala direktiv. Skickar fakturor till ekonomisekreterare Handkassa VC sorterar kvitton och delar upp i kontoklasser, för in detta på särskild blankett, räknar ihop moms och fäster upp kvitton samt skriver och attesterar utanordning. Kvitton och utanordning skickas därefter till ekonomikontoret. VC räknar kvarvarande pengar, hämtar pengar på Minuten och för in dessa i kassabok. Övrigt, se Centrala direktiv Datalistor VC går igenom datalistor och avstämmer dessa gentemot budget. Sätter in i pärm bevakningslistor som finns på kontoret Inköp av kapitalvaror Förslag till inköp tas upp på arbetskonferens. VC godkänner förslagen enligt delegation. Inköp över 600:- ska faktureras. Inköp över :- ska godkännas av FC. 4. Kundkontakter VC är tillsammans med bitr. VC, Notavillans ansikte utåt mot både medlems- och utomlänskommuner. En gång om året ska denne, tillsammans med bitr. VC, ta kontakt och erbjuda information om Notavillan till medlemskommunerna samt kunna få information av kommunerna om eventuella framtida behov. När telefonförfrågan kommer från en kommun utanför Blekinge informerar VC om Notavillan. Vid behov görs utskick av informationsmaterial. Studiebesök tas även emot från utomlänskommuner. 5. Ledningsgrupp/central samverkan/styrgrupp VC ingår i Cura:s styrgrupp. Efter möten med ledningsgruppen redogör VC för personalgruppen vad som gåtts igenom. Protokoll från mötet sätts in i särskild pärm avsedd för detta. VC ingår i gruppen för central samverkan. Protokoll från Central samverkansgrupp gås igenom på personalkonferensen och sätts sedan in i avsedd pärm. 6. Kvalitetschef 6.1. Kvalitetscirkelmöten VC ser till att hela personalgruppen deltar i kvalitetscirkelmöten två gånger per år, vår och höst. På höstmötet sker en utvärdering av det som sagts på vårmötet. Innehållet i kvalitets cirkeln är de punkter som anmälts på arbetskonferensen och de punkter som anmälts på dagordningen i kvalitetscirkelpärmen. Den aktuella kvalitetscirkelpärmen gås igenom. Ordförande är VC och sekreterare är kvalitetsansvarig. Gruppen beslutar om eventuella ändringar och VC ansvarar för att det följs upp. Kopia på protokoll skickas till kansliet. Därefter avvaktas FC:s godkännande vad gäller ändring av policy, mål och organisation. kvalitetsansvarig svarar för ändringar i kvalitetshandboken/servern. VC godkänner ändringarna Övrigt kvalitetsarbete Budget för kvalitetsarbete utgår från Cura:s budget för verksamheten. VC deltar i regelbundna kvalitetsmöten med övriga verksamheters kvalitetsansvariga. 7. Akutsituationer VC ansvarar för att verksamheten fungerar även i akuta situationer. För rutiner se under behandlare; Säkerhetsrutiner vid speciella situationer Centrala direktiv I Centrala direktiv finns gemensamma direktiv för alla Cura:s verksamheter. Direktiven finns på servern (kloker). VC ansvarar för information till all personal om ändringar i Centrala direktiv. 9. Arbetsmiljö 9.1. Arbetsskador Arbetsskada aktualiseras. Se Centrala direktiv. VC ser till att arbetsskaderapporten fylls i tillsammans med den skadade. Ett exemplar skickas till Central samverkan, Försäkringskassan och till den skadade. Eventuell förändring i arbetsrutinen åtgärdas Skyddsrond Två gånger per år genomförs en skyddsrond. Närvarande är VC och skyddsombud. VC ansvarar för att ett protokoll upprättas samt att en kopia skickas till FC. VC ansvarar för att eventuella brister åtgärdas. Genomgång av brandskydd sker minst en gång per år Smittskydd VC ser till att sakkunnig person konsulteras vid behov när det gäller frågor om smittskydd Krishantering VC ansvarar för att ha krisbearbetande samtal med personal vid behov. Då behov finns av utomstående konsult ansvarar VC för detta Brandskydd VC ansvarar för att gå igenom hur brandlarmet fungerar med nyanställd personal. Informationsblad finns i brandpärmen på personalrummet. Utrymningsplan finns på väggen innanför huvudentrén. Skumsläckare finns i anslutning till varje utgång. Brandövning med personal genomförs 1 gång vartannat år av räddningstjänsten. Övrigt, se Cura:s Övergripande Brandskyddspolicy. 10. Juridiska kontakter Juridiska frågor från klienters ombud som rör ärendet hänvisas till VC. Vid förhandlingar i till exempel förvaltningsrätt/kammarrätt där vittnesuppgifter kan vara aktuella är det alltid VC som representerar Notavillan. 11. Skyddat boende VC har det yttersta ansvaret för den verksamhet som bedrivs i det skyddade boendet. 12. Externa uppdrag Vid externa uppdrag är det i första hand bitr. VC som ansvarar för detta. VC har det yttersta ansvaret och ska alltid hålla sig uppdaterad när det gäller vilka externa uppdrag som är aktuella. 26 Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok 27

15 Notavillan Notavillan Biträdande Verksamhetschef Ansvarsområden 1. Behandlingsansvar 2. Kundkontakt 3. Utredningsansvarig 4. Skyddat boende 5. Styrgrupp/Central samverkan 6. Brandskydd 7. Kontakt gentemot högskolan 8. Externa uppdrag 1. Behandlingsansvar Biträdande verksamhetschefen arbetar som behandlare och har ansvar för behandlingsarbetet på Notavillan. Bitr VC ansvarar för att en kontinuerlig metodutveckling sker i verksamheten samt ska svara för stöd och handledning till personalen i det dagliga praktiska arbetet. När nya metoder förs in i verksamheten ansvarar Bitr VC för implementeringen. 2. Kundkontakt Bitr. VC är, tillsammans med VC, Notavillans ansiktet utåt mot både medlems- och utomlänskommuner. En gång om året ska denne, tillsammans med VC, ta kontakt och erbjuda information om Notavillan till kommunerna samt kunna få information av kommunerna om eventuella framtida behov. Ett led i kontakten med kommunerna är också att närvara vid nätverksmöten för BBIC i länet. 3. Utredning Bitr. VC är ansvarig för utredningsarbetet på Notavillan. Bitr. VC ansvarar också för att hålla i resursgrupperna. 4. Skyddat boende Bitr. VC ansvarar för att utveckla det skyddade boendet i Notavillans regi. I det skyddade boendet ansvarar Bitr. VC för kundkontakter. I anslutning till denna verksamhet ansvarar denne även för metodutveckling när det gäller våldsutsatta kvinnor och barn som bevittnat våld. 5. Styrgrupp Bitr. VC deltar i Curas styrgrupp och ersätter VC i Central samverkansgrupp. 6. Brandskydd Bitr. VC är brandskyddsansvarig på Notavillan och uppdaterar Brandskyddspärmen vid behov. Genomför varje kvartal kontroll av brandskyddet. 7. Kontakt gentemot högskola Bitr VC ska vara kontakten gentemot högskolor när det gäller praktikanter och utbildningsfrågor. 8. Externa uppdrag Vid förfrågan om uppdrag utanför Notavillans ordinarie uppdrag ansvarar bitr. VC, tillsammans med VC, för kontakten med kommunerna. Bitr. VC ansvarar för stöd och handledning till personal vid externa uppdrag Behandlare En behandlare på Notavillan arbetar utifrån nedanstående arbetsområden: 1. Strukturen runt placeringen och behandlingsarbetet 1. Förbesök 2. Akutplaceringar 3. Placering 4. Inflyttning/inskrivning 5. Uppdraget 6. Resursgrupp 7. Veckoschema/veckosamtal 8. Nätverk och sociala kontakter 9. Kontakt med förskola/skola 10. Familjehemskontakt 11. Utflyttning/utskrivning 12. Eftervård 13. Öppenvård 14. Lägenhet 2. Det praktiska arbetet 1. Dagsstruktur 2. Stormöte 3. Inköp och matlagning 4. Städning och tvätt 5. Kläder och utrustning 6. Personlig omvårdnad 7. Sjukvård och medicin 8. Fritidsaktiviteter 9. Transporter 3. Personalfrågor 1. Personliga ansvarsområden 2. Bilvård 3. Trädgårdsarbete 4. Nattpersonal 5. Beredskap 6. Handledning 7. Medarbetarsamtal-lönesamtal 8. Kvalitetsarbetet 9. Praktikanter 10. Studiebesök 11. Intern utbildning 12. Extern utbildning 4. Dokumentation 1. Platsförfrågan 2. Akt 3. Genomförandeplan 4. Arbetskonferens 5. Behandlingskonferens 6. Daganteckningar 7. Månadsrapport 8. Ev. särskilda frågeställningar från socialtjänsten 9. Utredning 10. Utvärderingsblankett 11. Arbetsplatsträff 12. Allmän kontorsbok 5. Säkerhetsrutiner vid speciella situationer 1. Kriminella handlingar 2. Hot och våld 3. Drogpåverkan 4. Självmordsförsök 5. Dödsfall 1. Strukturen runt placeringen och behandlingsarbetet 1.1. Förbesök Personalen tar emot handläggare från socialtjänsten och ev. blivande klient för att presentera Notavillan och dess verksamhet. Ansvarig handläggare informerar om ärendet. Därefter tas beslut om placering Akutplacering Notavillan tar emot akutplaceringar. Vid förfrågan om akutplacering tas information om ärendet emot av tjänstgörande personal beträffande bakgrund, nuläge, syfte med placeringen och tidsplanering. Därefter tas beslut om eventuell inskrivning. Informationen om ärendet skrivs in i pärm Lathund oavsett om Notavillan har plats eller ej. Kan vi inte ta emot placeringen försöker vi hjälpa till att hitta andra alternativ Placering Vid placering (akut eller planerad) krävs ett placeringsbeslut från placerande kommun. Ansvarig handläggare ska även lämna vårdplan och ev. tidigare utredningar. En utvärderingsblankett undertecknas av ansvarig handläggare och VC samt en genomförandeplan upprättas Inflyttning/inskrivning Varje klient/familj får två kontaktpersoner. Vid inflyttning tar någon av dessa, alternativt tjänstgörande personal, emot klienten/familjen och visar rummet samt övriga lokaler. Klienten får en nyckel till rummet och skriver under en nyckelkvittens. En pärm med information delas ut till klienten. Personal presenterar Notavillan och går igenom vilka regler och rutiner som finns samt ger brandskyddsinformation. Reglerna skrivs under och förvaras i klientens akt. Detta ska göras inom ett dygn efter inflyttning, i första hand med kontaktpersonen annars med tjänstgörande personal. Personal kontrollerar vem som får ringa och besöka klienten. Detta dokumenteras på telefonlista i klientens akt. Har man medicin får man inte ha denna på rummet utan den förvaras inlåst i medicinskåp på personalrummet. Alla barn som kommer till Notavillan får tid på barnmottagningen för en hälsokontroll, denna beställs av kontaktpersonen (se 2.7). Kontaktpersonerna ansvarar för att fotografering av barn sker inom en vecka, särskild mall för signalement fylls samtidigt i och förvaras i barnets akt. VC skriver in klienten, skriver under placeringsbeslutet och förvarar det i klientens akt. Uppgifter skickas även till Cura:s kansli för att 28 Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok 29

16 Notavillan Notavillan diarieföras. Diarienumret ska noteras på inskrivningsinformationet, utvärderingsblanketten och på aktpärmen Uppdraget Vi arbetar med omvårdnads-, skydds- behandlings och utredningsuppdrag på Notavillan. Uppdraget ska vara en skriftlig arbetsbeskrivning från ansvarig handläggare i ärendet. Utifrån uppdraget upprättas en genomförandeplan mellan Notavillan, socialtjänsten och klienten. Uppdraget förvaras i klientens akt Resursgrupp I utredningsärenden hålls varje vecka ett resursgruppsmöte. Då deltar kontaktpersonerna och antingen VC eller utredningsansvariga, beroende på uppdraget. I resursgruppen går man igenom vad som har hänt den senaste veckan samt planeringen för veckan som kommer. I omvårdnads och öppenvårdsärenden hålls resursgrupp vid behov Veckoschema/veckosamtal Kontaktpersonerna gör varje vecka ett veckoschema med klienten. Schemat innehåller planerade och fasta aktiviteter, t.ex. skola, städning, terapi, besök och veckosamtal. Även egen tid eller tid med sin kontaktperson planeras och dokumenteras på veckoschemat. Veckosamtalet utgår från genomförandeplanen och hur det är här och nu. Samtalen dokumenteras i daganteckningarna. Veckoschemat hängs upp på en anslagstavla utanför köket och ett sätts i klientens pärm Nätverk och sociala kontakter Nätverkskartan används för att lära känna klienten och kartlägga vilka resurser som finns i nätverket. Kontaktpersonen gör tillsammans med sin klient upp en nätverkskarta. Det görs också upp struktur och riktlinjer för klientens möten, telefonsamtal och besök från sitt nätverk. Vid behov anordnas nätverksmöten. Besök på eller utanför Notavillan ska ske enligt överenskommelse med personal (i förekommande fall enligt överenskommelse med ansvarig handläggare). Besökare ringer på ringklockan och dörren öppnas av personal. Besök får tas emot fram till kl , detta gäller även telefonsamtal. Om besöken ska vara bevakade ordnar personal det enligt uppdrag från ansvarig handläggare. Kontakt med ansvarig handläggare ska ske kontinuerligt, helst genom besök varannan vecka Kontakt med förskola/skola Notavillan har som mål att skolundervisning ska komma igång så fort som möjligt för placerade barn. För de barn som inte kan gå kvar i sin hemskola ordnas undervisning inom Karlshamns kommun. Kontakt tas med närliggande skolor för att se vilken skola som är mest lämplig. För mindre barn har Notavillan förskoleplatser på Regnbågens förskola, som ligger i samma område. Kontaktpersonen är den som har huvudansvaret för kontakten med skola/förskola för sin klient. Om barnet ska gå kvar i sin ordinarie klass/ förskola informeras klassföreståndaren/förskoleläraren om att barnet nu bor på Notavillan. Personal deltar också i föräldramöten och utvecklingssamtal om föräldrarna inte kan närvara. Notavillans personal kör barnet till skolor inom Karlshamns kommun, i vissa fall beställs taxi (Asarums taxi) till och från skolan. I varje barns akt skrivs en checklista om hur skola-taxi-notavillan ska agera och meddela varandra när något avviker från det som bestämts Familjehemskontakt Vid de tillfällen då barn ska flytta från Notavillan till familjehem är personal med vid den första kontakten och inskolningen för att fungerar som stöd och trygghet för barnet. Inskolningen börjar med att barnets vårdnadshavare informeras om och eventuellt träffar familjehemmet tillsammans med ansvarig handläggare. Därefter träffar kontaktpersonerna från Notavillan familjehemmet och informerar om barnet. Socialtjänsten informerar sedan barnet om det tilltänkta familjehemmet. Familjehemmet hälsar därefter på barnet på Notavillan. Ibland kan det behövas flera besök beroende på barnets behov. Barnet besöker sedan familjehemmet tillsammans med kontaktpersonen. Första gången ska besöket vara kort. Efter några dagar görs ett nytt besök som varar lite längre. Vid tredje besöket kan barnet lämnas några timmar i familjehemmet. Det kan behövas flera besök innan barnet är moget för en övernattning. Datum bestäms för utflytt. Efter flytten görs flera besök av kontaktpersonerna i familjehemmet. I början sker besöken med några få dagar emellan och därefter glesas de ut alltmer Utflyttning/utskrivning När det är dags att flytta från Notavillan görs en planering tillsammans med ansvarig handläggare och klient. Det bestäms datum och ordnas med praktiska saker, t.ex. transporter och inköp. Klienten lämnar ifrån sig nycklar och andra saker som tillhör Notavillan samt städar eller får hjälp med städning av rummet. Klienten får möjlighet att välja den mat hon/han vill ha den sista dagen. Notavillan köper en utflyttningspresent till klienten. En utvärderingsblankett fylls i av klient och ansvarig handläggare, var för sig. När klienten skrivs ut noterar VC detta i inskrivningsboken Eftervård Efter att vistelsen på Notavillan är över finns möjlighet till eftervård. Ett eftervårdskontrakt upprättas där tid, plats och antal tillfällen bestäms med ansvarig handläggare Öppenvård Notavillan utför även öppenvård enligt överenskommelse. Detta innebär att personal utför det uppdrag som ansvarig handläggare och klient kommit överens om. Uppdraget kan t.ex. bestå av olika typer av stöd och hjälp i hemmet. Det kan också innebära en kontrollfunktion t.ex. vid bevakade umgängen. Av öppenvårdskontrakt och genomförandeplan ska framgå vilket uppdrag Notavillan har. För att öppenvården ska ske så tryggt som möjligt för barnet/en, ska kontaktpersonen/erna träffa barnet/en vid ett antal tillfällen så att barn och kontaktpersoner ska lära känna varandra. Detta kan ske genom hembesök eller att barnen besöker Notavillan eller den plats där umgänget ska äga rum. Möten med ansvarig handläggare, klient och kontaktperson ska ske kontinuerligt enligt överenskommelse. Notavillans personal rapporterar till ansvarig handläggare om ärendets gång, muntligt eller skriftligt i genomförandeplanen, enligt överenskommelse Lägenhet Notavillan har tillgång till lägenheter i området. Det finns möjlighet att bo där efter att man flyttat ut från Notavillan. Hur mycket stöd man behöver i lägenheten bestäms vid en träff med ansvarig handläggare i socialtjänsten, klient och VC. Kontaktpersonerna ansvarar för att kontraktet följs och besiktigar lägenheten vid in- och utflyttning. 2. Det praktiska arbetet 2.1. Dagsstruktur På Notavillan försöker vi att hålla en dagsstruktur som är sig lik från dag till dag med fasta tider för måltider och sänggående. Vissa rutiner sker alltid på speciella dagar, t.ex. städning och matinköp. Alla tider och dagsrutiner finns nedskrivna på särskilda blanketter som finns i den mapp som tillhör varje rum. I matsalen finns en whiteboard där det står vad som ska hända under dagen och vilka personer som arbetar. Tavlan skrivs av nattpersonalen. En dag på Notavillan börjar med frukost som ska vara färdig senast kl Skolbarn åker till skolan och förskolebarn går till förskolan. Sedan ser alla som är hemma på TV-nyheterna tillsammans och därefter hålls en morgonsamling. Under morgonsamlingen går vi igenom vad var och en ska göra under dagen och vilken personal som arbetar. Ansvarig för morgonsamlingen är oftast den som haft beredskapen under natten. Därefter görs förmiddagssysslorna och kl är det förmiddagsfika. Kl äter man en gemensam lunch. Alla hjälps åt att duka, duka av och diska. Personal är alltid huvudansvarig för matlagningen. Eftermiddagssysslorna görs därefter och kl är det eftermiddagsfika. Fram till kl när det är kvällsmat görs t.ex. läxor eller andra aktiviteter. Kvällspersonal ansvarar för läxläsning. Efter kvällsmaten försöker vi oftast ha lite lugnare aktiviteter och ser på barnprogram. Gemensam fruktstund sker kl Äldre barn kan behöva en smörgås lite senare på kvällen. Barnen har sedan läggtider efter ålder och det ska vara tyst på Notavillan kl Stormöte Stormöte hålls varje vecka, ett för vuxna och ett för barn. Alla som är hemma och särskilt utsedd personal deltar. Stormötet är ett forum för information från personalen till de boende. De boende har också möjlighet att ta upp egna frågor och ge information. Protokoll förs av personalen och förvaras i konferenspärmen. Protokollet läses upp på nästa personalkonferens samt på nästa stormöte Inköp och matlagning En personal är särskilt ansvarig för köket. Hon planerar matsedel och inköp. De boende har möjlighet att påverka matsedeln med egna önskemål och har också möjlighet att hjälpa till vid matlagning och bakning. Veckoinköp sker oftast på måndagar och fredagar, eller via internet Städning och tvätt Personal ansvarar för städning av gemensamma utrymmen och de boende hjälper till i möjligaste mån. Måndagar och fredagar städas samtliga gemensamma utrymmen. De boendes rum och badrum städas torsdag eftermiddag. Vid behov hjälper personal till. Vid utflyttning städar klienten sitt rum och badrum. Personal gör en storstädning av varje rum vid utflyttning. De boende tvättar i gemensam tvättstuga i källaren. Vuxna ansvarar för sin egen och sina barns tvätt. Personal ansvarar för ensamma barns tvätt. 30 Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok 31

17 Notavillan Notavillan 2.5. Kläder och utrustning Kontaktpersonerna går igenom barnets kläder och utrustning och ser om något behöver kompletteras. Eventuell kostnad för detta regleras genom vårdavgiften Personlig omvårdnad Personlig omvårdnad omfattar: hygien, kläder, mat, sömn, stimulans och mänsklig kontakt. Kontaktpersonerna ansvarar i första hand för att deras klienter får dessa behov tillgodosedda men all personal har ett ansvar att se till att den dagliga omvårdnaden fungerar för alla som bor på Notavillan Sjukvård och medicin När ett barn skrivs in på Notavillan bokar kontaktpersonen in ett besök för en allmän läkarundersökning på barnmottagningen i Karlshamn. Före läkarundersökningen tas kontakt med aktuell barnläkare för att ge information. Särskild blankett för läkarbesök fylls i av kontaktpersonen och i vissa fall vårdnadshavare. Blanketten faxas till barnmottagningen. Övrig kontakt med sjukvården/bvc/tandläkare sker vid behov. Om föräldern bor tillsammans med barnet på Notavillan och är placerat enligt SoL är det alltid föräldern i första hand som är ansvarig för kontakten med sjukvården. Personal följer med barn som inte har sina föräldrar med till tandvård och sjukvård. Notavillan ansvarar för transporter i samband med sjukvård eller tandvård. Notavillan står för alla kostnader i samband med barns sjukvård. För att Notavillans personal ska kunna hämta ut medicin krävs att en fullmakt undertecknas av vårdnadshavaren. Om det inte är möjligt att få en sådan fullmakt finns en särskild överenskommelse med apoteket Ugglan i Karlshamn. Då ska personalen visa sitt eget ID samt ett ID som visar att de arbetar på Notavillan. De ska också veta vilken person de hämtar läkemedlet till samt vilken medicin de ska hämta. All medicin förvaras i låst skåp. Medicinlista från ansvarig läkare förvaras i akten. Särskild medicinlista finns i akten där all medicin som ges till klienten fylls i. Delegering till personalen görs av ansvarig sjuksköterska och gäller medicin från dosett/apodos och behovsmedicin. Listor för detta finns i pärm i personalrummet Fritidsaktiviteter Alla inskrivna vid Notavillan har rätt till en meningsfylld fritid. Kontaktpersonerna går tillsammans med klienten igenom vilka fritidsaktiviteter denne har vid inflytt. Möjligheter ges att fortsätta med dessa. Aktiviteter erbjuds även inom ramen för Notavillan Transporter Vid taxiresor för skolskjuts beställs taxi veckovis genom Asarums taxi. Notavillan kan efter överenskommelse med ansvarig handläggare i socialtjänsten ansvara för skolskjuts utanför kommunen. Notavillan disponerar tre bilar. Dagtid kan de stå på Notavillans parkering och på natten ska de stå i garaget. 3. Personalfrågor 3.1. Praktiska ansvarsområden På Notavillan har personalen särskilda praktiska ansvarsområden. Dessa är följande: Bilar, källarförråd samt verktygsförråd Matförråd, kök och frysar Inköp i MA-service, ÖB, västra förrådet och linneskåpet Lägenheterna och dess inventarier Kontoret Apoteksvaror, drogtester och medicindelegering Basinventarier, personalrum och storinköp Blommor och lekrummet Lekrummet och böcker Tvättstuga Utemiljö Östra förrådet 3.2. Bilvård All personal hjälps åt med bilvård vid behov men en person är särskilt bilansvarig. Denna person har huvudansvaret för att se till att det finns spolarvätska, att bilarna blir tvättade och att service, däckbyten och ev. reparationer blir gjorda av det företag som vi leasat bilarna av. Tanka, skriva körjournal och kontrollera att fordonet är körklart ansvarar varje person för som ska använda bilen. Mat och dryck ska inte förtäras i bilarna Trädgårdsarbete All personal hjälps åt med trädgårdsarbete vid behov Nattpersonal Personal arbetar ensam mellan kl Vid behov bestämmer nattpersonalen om beredskapen ska ringas in. Uppgifter som nattpersonalen har: Alla nätter: skriva tavlan i matsalen, väcka barn som ska till skolan och göra frukost. Renskriva daganteckningar på server. Natten mellan onsdag och torsdag: skriva stora tavlan i personalrummet. Andra sysslor att göra: kontrollera om tvätt behöver tas omhand i tvättstugan. Skala potatis, se om det finns bröd till frukost och plocka ur diskmaskinen. De boende kommer alltid i första hand och prioriteras framför de praktiska sysslorna. Att kontrollera: se efter så att samtliga maskiner är avstängda såsom spisarna, tvättmaskin, torktumlare, diskmaskin och kaffebryggare. Kontrollera att mellandörren till grovingången och dörren till kuddrummet inte är låst på natten om det skulle börja brinna. Brandfiltar finns i köket och i personalrummet Beredskap Personal som har beredskap ska finnas tillgänglig per telefon mellan kl Inställelsetid är max 30 minuter Handledning All personal deltar i handledning ca varannan vecka under terminerna Möjlighet till enskild handledning finns. Handledare rekryteras externt och tyngdpunkten ligger på ärende/processhandledning. Inför varje handledningstillfälle bestämmer personalen gemensamt vilka ärenden som ska tas upp. Kontaktpersonerna ansvarar för sitt ärende Medarbetarsamtal-lönesamtal Medarbetarsamtal är ett samtal mellan medarbetare och verksamhetschefen. Det ska syfta till att medarbetaren kan utvecklas i sitt arbete och kunna ta upp frågor som är av vikt för denne. Medarbetarsamtal erbjuds minst två gånger per år. Det är främst VC som kallar till dessa samtal men även medarbetaren har möjlighet att be om att få ha ett medarbetarsamtal. Vid första samtalet för året fylls blanketten Prestationsutvärdering i. Lönesamtal genomförs en gång om året inför lönerevisionen Kvalitetscirkel Alla medarbetare ska aktivt delta i kvalitetscirkel 2 ggr/år. Till kvalitetscirkelmötet ska kvalitetspärmen vara läst och eventuella förslag till ändringar tas upp Praktikanter Notavillan är positiva till att ta emot praktikanter. För att praktiken ska vara givande och för att klienterna inte ska riskera att påverkas negativt ska praktiktiden vara minst 4 veckor. Vi tar emot högst en praktikant per praktikperiod. Vid val av praktikanter tas hänsyn till ålder och mognad samt att praktikantens utbildning måste vara relevant för verksamheten. Förfrågan om praktik tas emot och diskuteras sedan på arbetskonferensen. Handledare utses och tid bokas för ett första samtal. Om både handledare och praktikant är positiva efter detta samtal bestäms när praktikanten ska börja. Praktikanten följer handledarens tider. Övrig information kring praktikanter finns i Centrala direktiv Studiebesök Notavillan tar gärna emot studiebesök. Efter förfrågan på telefon tas frågan upp på arbetskonferensen. Tid och vem som ska närvara bestäms. Studiebesök får aldrig inkräkta på klientens integritet Intern utbildning Viss intern utbildning är obligatorisk och detta meddelas av VC. Studiebesök i andra verksamheter uppmuntras och bör ske ca 1 2 gånger om året Extern utbildning På arbetskonferensen tas aktuella utbildningar och konferenser upp. Med hänsyn till budget, behov och intresse tas ställning till om utbildningen kan beviljas. Rör det sig om längre och dyrare utbildningar tar FC beslut. 4. Dokumentation 4.1. Platsförfrågan Alla förfrågningar som kommer till Notavillan ska dokumenteras på en särskild blankett som sitter i pärmen märkt Lathund. En checklista med frågor fylls i och förfrågningen behandlas på nästkommande arbetskonferens om det inte gäller akuta ärenden. Vid akut platsförfrågan bedömer i första hand verksamhetschefen om Notavillan kan ta emot. I andra hand tjänstgörande personal. Platser kan reserveras med förbehåll att om någon annan behöver platsen får socialtjänsten börja betala dygnskostnad eller säga upp den Akt Till varje klient upprättas en akt som innehåller alla papper som rör klienten. I akten finns bland annat inskrivningsinformation med personuppgifter, placeringsbeslut, genomförandeplan, telefonlista, särskilda frågeställningar, medicinlista, utvärderingsblankett, vårdplan och 32 Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok 33

18 Notavillan Notavillan tidigare utredningar, daganteckningar, behandlingskonferens, regler och nyckelkvittens. Akten är diarieförd och förvaras i dokumentskåp. När ett ärende avslutas skrivs en slutrapport, daganteckningarna renskrivs och alla dokument samlas i en akt. VC ansvarar för att akten arkiveras i centralarkivet. Se dokumenthanteringsplan i Centrala direktiv Genomförandeplan Genomförandeplanen skrivs utifrån uppdraget. Den ska finnas med och revideras vid varje möte med socialtjänsten. Överenskommelserna från föregående möte och nya delmål till nästa möte ska skrivas ner och läsas och undertecknas av alla berörda parter. Förvaras i klienternas akter. En på varje klient Arbetskonferens Arbetskonferensen är varje onsdag eftermiddag. På arbetskonferensen behandlas alla ärenden som har med det dagliga arbetet på institutionen att göra. Inkommen post gås igenom. Eventuell information från ledningsgruppen eller direktionen förmedlas av VC. Dagordningen sätts upp i personalrummet varje vecka där alla kan anmäla vad som ska behandlas. Verksamhetschefen ansvarar för att detta kommer upp på konferensen. Sekreterare och ordförande utses enligt rullande schema. Sekreterare för protokoll och ansvarar för att detta sätts in i konferenspärmen som förvaras i personalrummet. Sekreteraren faxar en kopia till FC Behandlingskonferens På Behandlingskonferensen varje onsdagseftermiddag går personalen igenom varje ärende. Kontaktpersonerna ansvarar för att informera gruppen om ärendet och ta med aktuellt veckoschema. Uppdrag och genomförandeplan gås igenom vid behov. Sekreterare och ordförande är desamma som på arbetskonferensen. Protokollen förvaras i klientens akt Daganteckningar Daganteckningar om vad som hänt klienten under dagen/kvällen skrivs av personal innan varje avslutat arbetspass. Daganteckningarna renskrivs av särskild personal och förvaras i akten. Inför varje arbetspass ska personalen sträva efter att läsa alla daganteckningar. I daganteckningarna förs samtal in från ansvarig handläggare samt även telefonsamtal till och från klient enligt överenskommelse Månadsrapport Daganteckningarna ligger till grund för månadsrapporten som skrivs varje månad av kontaktpersonen. I rapporten brukar det ingå hur det varit för klienten på Notavillan, i skolan, föräldra- och nätverkskontakter, hälsa mm. Klienten får månadsrapporten till sig genom att läsa den själv eller få den uppläst. Den ska också skrivas under av klienten Ev. särskilda frågeställningar från socialtjänsten Ibland kan ansvarig handläggare vilja ha svar på särskilda frågor även om uppdraget inte är en utredning. Frågorna ska kommuniceras med klienten. Personal gör sedan observationer och har samtal med klienten för att kunna besvarar frågorna som därefter besvaras skriftligt Utredning Bitr.Vc är ansvarig för att skriva utredningarna som görs på Notavillan. Vid den första träffen med ansvarig handläggare och familj går kontaktpersonerna och utredningsansvarig igenom utredningsuppdraget och bestämmer tider för när man ska träffas under utredningstiden, som är minst åtta veckor. Kontaktpersonerna och utredningsansvarig bestämmer tider en gång i veckan och har en s.k. Resursgrupp. Vid denna gås uppdraget och genomförandeplanen igenom och anpassas till lämpliga rubriker i BBIC-triangeln. Det finns ett flödesschema för utredningen som följs och det bestäms till nästa resursgrupp, vad man ska titta närmare på, vad som ska tas upp i veckosamtal, vem som ansvarar mm. Vid varje resursgrupp förs minnesanteckningar som följs upp vid nästa resursgrupp. På uppdrag av socialtjänsten kan externa kontakter tas med t.ex. psykolog och specialpedagog. Tider bokas och dessa bedömningar tas sedan med i utredningen. Efter halva utredningstiden hålls ett halvtidsmöte där alla inblandade är närvarande. Man går igenom hur utredningsarbetet fortskrider och om uppdraget behöver revideras eller kompletteras. En skriftlig lägesrapport lämnas. Om vi redan efter halva tiden ser behov av insatser för klienten ska dessa tas upp och diskuteras med ansvarig handläggare och familj. Utredningsansvariga samlar in material till utredningen via daganteckningar, utredningssamtal, veckosamtal, nätverkskartor, behandlingskonferenser, hälsoundersökning och vardagliga observationer. Utredningsansvarig sammanställer allt material till en utredning. I utredningen ska klientens resurser och behov synliggöras samt rekommendationer för fortsatta eventuella insatser. Barnets och föräldrarnas synpunkter ska alltid finnas med i utredningen. När utredningen är klar går verksamhetschefen, kontaktpersonerna och utredningsansvarig igenom den innan den överlämnas till familjen. Familjen ska alltid ha möjlighet att ändra direkta faktafel i texten samt vid behov få ge en skriftlig kommentar till utredningen. Efter att klienten tagit del av utredningen och skrivit under den lämnas den till ansvarig handläggare Utvärderingsblankett Vid inskrivningen på Notavillan får ansvarig handläggare och verksamhetschef skriva under en utvärderingsblankett. Efter avslutat ärende fylls den först i av kontaktpersonerna och därefter av ansvarig handläggare. Frågorna på blanketten rör uppdragets fullföljande och där finns plats för att skriva synpunkter om man har några. Även klienterna får en utvärderingsblankett att fylla i om hur vistelsen och bemötandet på Notavillan varit. Utvärderingsblanketterna förvaras i en pärm i konferensrummet och är underlag till den årliga utvärderingen av kvalitetsmålen Arbetsplatsträff Arbetsplatsträffar hålls vid behov. Verksamhetschefen ansvarar för att kallelse till arbetsplatsträff sätts upp i personalrummet 10 dagar innan mötet. Protokoll förs av till mötet vald sekreterare och ordförande är verksamhetschefen. Protokollet förvaras i en pärm på kontoret som är märkt Arbetsplatsträff. Kopior av protokollet skickas till FC och berörda fackliga organisationer samt övriga verksamheter inom Cura Allmän kontorsbok Allmän information som rör personal (t.ex. sjukskrivningar, målare kommer, bilen tvättad) finns i personalrummet. 5. Säkerhetsrutiner vid speciella situationer 5.1. Kriminella handlingar Vid misstanke om att någon klient som är inskriven på Notavillan gjort sig skyldig till kriminell handling, är var och en i personalgruppen skyldig att ingripa och avstyra denna. Personalen ska därefter samla in fakta om den aktuella händelsen samt omgående underrätta arbetsledningen om vad som inträffat. Arbetsledningen beslutar om åtgärdsplan och eventuell polisanmälan. Arbetsledning eller kontaktpersoner underrättar ansvarig handläggare. Händelsen dokumenteras av kontaktpersonerna. Ersättning för uppkommen skada ska alltid regleras utifrån klientens betalningsförmåga. Ersättningsnivån bestäms på personalkonferensen. Vid tveksamhet samråder man med FC. Kontaktpersonerna gör upp en betalningsplan med klienten. Alla vapen eller vapenliknande saker som använts eller kan tänkas användas i kriminella handlingar ska omhändertas och återsändas till vårdnadshavaren eller överlämnas till polis om ägaren är okänd. Vid tveksamheter ska verksamhetschefen samråda med FC Hot och våld I Cura:s verksamheter finns stora risker för att hot och våld kan förekomma, riktat mot både klienter och personal. Det är Cura:s ambition att genom fortlöpande utbildningar och handledning, arbetsplats- och personalkonferenser skapa ett förhållningssätt som förebygger att hot och våldssituationer uppkommer. Andra förebyggande insatser är upprättandet av individuella handlingsplaner för klienterna. Lokalerna ska vara anpassade och utformade så att det finns en så låg risk som möjligt att bli utsatt för våld och hot. Personalens agerande ska ske utifrån de centrala direktiv som finns i Cura:s handlingsplan i kris och katastrofsituationer se Centrala direktiv. Säkerhetsrutiner kring hot och våld finns även de angivna i Centrala direktiv och i denna kvalitetshandbok. På varje verksamhet finns också ett särskilt anslag vilka rutiner som gäller Drogpåverkan All personal som påträffar en klient som är drogpåverkad ska göra en bedömning av klientens tillstånd. Drogtest tas vid misstanke om att klienten är drogpåverkad. Arbetsledningen ska underrättas. Kontakt ska omedelbart tas med sjukhus när situationen bedöms som allvarlig eller om man är tveksam. Arbetsledning och ansvarig handläggare underrättas. Klienten ska inte vistas på Notavillan så länge denne är drogpåverkad. Händelsen utreds av kontaktperson som dokumenterar det inträffade. En åtgärdsplan som kompletterar genomförandeplanen upprättas av kontaktpersonerna. Alla former av droger som påträffas på verksamheten ska omhändertas och överlämnas till polisen efter beslut av verksamhetschefen. Samråd ska ske med FC Självmordsförsök Ambulans och/eller läkare kontaktas omedelbart om en klient gjort ett självmordsförsök. Vid ensamtjänstgöring ska beredskapen inkallas och verksamhetschefen informeras. Kontaktpersonerna underrättas snarast. Vårdnadshavare eller närmast anhörig samt ansvarig handläggare informeras snarast. 34 Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok 35

19 Notavillan Notavillan Personalen samlar klientgruppen för samtal och information angående händelsen. FC informeras. Om självmord sker utanför Notavillan bedöms det för varje situation vilka som behöver informeras Dödsfall Se Centrala direktiv Handlingsplan i krissituationer Kvalitetsansvarig Ansvarsområden 1. Kvalitetscirkel 2. Justera och uppdatera i kvalitetshandboken 3. Information till nyanställda, vikarier och praktikanter 4. Samarbete med övriga verksamheters kvalitetsansvariga 5. Sammanställning av enkätsvar 6. Gemensamma dokument/dataansvar 1. Kvalitetscirkel Kvalitetsansvarig kallar till kvalitetscirkel två gånger per år; ett vårmöte och ett höstmöte. Vid behov kallas till extra möte. All personal deltar i kvalitetscirkeln. Kvalitetsansvarig ser till att kvalitetscirkeln gjort de ändringar och justeringar i kvalitetshandboken som gemensamt bestämdes på föregående kvalitetscirkel. Kvalitetsansvarig är ständig sekreterare vid kvalitetscirkeln och skriver protokoll som sätts i pärm märkt Q-cirkelprotokoll. Kopia skickas till FC för kännedom och ev. beslut. Kvalitetsansvarig ska engagera medarbetarna i kvalitetsarbetet genom att delegera ut uppgifter om ändringar eller utveckling av kvalitetspärmen som gemensamt behandlats på kvalitetsmötet. Man kommer överens om ett datum när ändringen ska vara utarbetade och kvalitetsansvarig för in ändringarna i kvalitetshandboken. 2. Justera och uppdatera i kvalitetshandbok Kvalitetsansvarig genomför de ändringar som gemensamt bestämts på kvalitetscirkelmötet. Ändringarna görs på servern, papperskopia skriv ut och sätts in i kvalitetspärmen och en kopia skickas till FC för kännedom och ev. beslut. 3. Information till nyanställda Kvalitetsansvarig informerar nyanställda, vikarier och praktikanter om kvalitetsarbetet samt visar och går igenom kvalitetspärmen. 4. Samarbete med övriga verksamheters kvalitetsansvariga Kvalitetsansvarig har kontinuerliga träffar med övriga verksamheters kvalitetsansvariga där kvalitetsarbetet utvecklas och gemensamma dokument tas fram mm. Vid dessa möten sker också utbyte av information mellan verksamheterna. 5. Sammanställning av enkätsvar Kvalitetsansvarig sammanställer årligen de utvärderingsblanketter som fyllts i av handläggare från socialtjänsten. Även utvärderingsblanketter från kontaktpersoner och klienter sammanställs och redovisas för VC. 6. Gemensamma dokument/dataansvar Kvalitetsansvarig ska hålla mallar och blanketter aktuella. Ändra eller byta ut gamla dokument mot nya som kommer från FC. Kvalitetsansvarig har även ett ansvar för att ge grundläggande stöd när det gäller medarbetarnas datoranvändning och visa var mallar och dokument finns på servern. Vid mer omfattande behov av datautbildning hos medarbetarna får detta ske externt Utredningsansvarig Ansvarsområden 1. Resursgrupp 2. Externa kontakter 3. Delgivning 4. Dokumentation 1. Resursgrupp Utredningsansvarig är ansvarig för att sammankalla kontaktpersonerna till resursgrupp en gång i veckan. Vid denna gås uppdraget och genomförandeplanen igenom och anpassas till lämpliga rubriker i BBIC-triangeln. Schema för hela utredningstiden görs upp där alla tider bokas in med både klienter och socialtjänst. Utredningsansvarig ser till att kontaktpersonerna får det material som behövs för att utföra utredningen t.ex. frågeformulär enligt BBIC:s behovsområden och föräldraförmågor. Det finns ett flödesschema för utredningen som följs och det bestäms till nästa resursgrupp, vad man ska titta närmare på, vad som ska tas upp i veckosamtal, vem som ansvarar mm. Vid varje resursgrupp förs minnesanteckningar som följs upp vid nästa resursgrupp. 2. Externa kontakter På uppdrag av socialtjänsten tar utredningsansvarig kontakt med externa kontakter såsom t.ex. psykolog och specialpedagog. Tider bokas och dessa bedömningar tas sedan med i utredningen. 3. Delgivning När utredningen är klar går kontaktpersonerna och utredningsansvarig igenom den innan den överlämnas till familjen. Utredningsansvarig ansvarar för att klienten delges utredningen och skriver under den. Familjen ska alltid ha möjlighet att kunna ändra direkta faktafel i texten samt vid behov få ge en skriftlig kommentar till utredningen. Efter att klienten har tagit del av utredningen och skrivit under den lämnas den till ansvarig handläggare. 4. Dokumentation Efter halva utredningstiden hålls ett halvtidsmöte där alla inblandade är närvarande. På mötet går man igenom hur utredningsarbetet fortskrider och om uppdraget behöver revideras eller kompletteras. Utredningsansvarig ansvarar för att en skriftlig lägesrapport lämnas. Utredningsansvarig samlar in material till utredningen via daganteckningar, utredningssamtal, veckosamtal, nätverkskartor, behandlingskonferenser, hälsoundersökning och vardagliga observationer. Utredningsansvarig sammanställer allt material till en utredning. I utredningen ska klientens resurser och behov synliggöras samt rekommendationer ges för fortsatta eventuella insatser. Barnets och föräldrarnas synpunkter ska alltid finnas med i utredningen. Utredningen skrivs i dokumentet Mall för utredning som finns i en mapp på Kloker. 36 Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok 37

20 Klaragymnasiet Klaragymnasiet 2.2. Klaragymnasiet med internat Historik Hösten år 2000 fick Cura (dåvarande VfB) av sina medlemskommuner uppdraget att utreda behovet av en gymnasieskola i Blekinge för vissa ungdomar med Asperger syndrom/högfungerande autism. Målet var att starta verksamheten hösten Kommunerna i Blekinge deltog i utredningsarbetet via representanter från såväl skolan som handikappomsorgen. Från landstinget deltog habiliteringen och den barnpsykiatriska verksamheten. Studiebesök i liknande eller närliggande verksamheter genomfördes och sakkunniga inom området bidrog med sina kunskaper. De synpunkter som lyftes fram kan sägas omfatta behoven av: Anpassade studier med särskild pedagogik. Fritidsutbildning. Boendeutbildning. Social färdighets- och kompetensträning. Handikappmedvetenhet. Individuellt anpassade lösningar. Helhetssyn livsperspektiv. Familjestöd/utbildning. Handledning till personal i kommunal verksamhet. Mot bakgrund av ovanstående utformades en utbildning som tog sin utgångspunkt i både praktik och teori och som gav förutsättningar för fortsatta studier eller arbete/lärlingsplats och en fungerande fritids- och boendesituation för vissa ungdomar med Asperger syndrom/ högfungerande autism. Genom att erbjuda en utbildning som omfattar teoretiska studier, boende, fritid- och social färdighet- och kompetensträning strävar man efter att uppnå detta. Skolan har också för avsikt att hjälpa till att få till stånd ett fungerande boende samt en fungerande sysselsättning och fritid i hemkommunen efter avslutad skolgång. Vår ambition är att tillsammans med eleven, föräldrarna och hemkommunen arbeta utifrån en helhetssyn med utgångspunkt från hela elevens livssituation och utbildningen måste därför ses i ett livsperspektiv. Verksamheten är utformad som en dygnet runt verksamhet som är öppen hela året. Personal finns tillgänglig även nattetid och under lov för att därmed ha möjlighet att stötta familjen även när den unge åker hem. Loven planeras tillsammans med eleven och dennes familj. Skolans hemvist Under utredningstiden framkom att Olofströms kommun hade goda förutsättningar som placeringsort för Cura gymnasieskola. Samhället Olofström är lagom stort på så sätt att det finns en stadsstruktur som är allmängiltig med affärer, post, apotek, osv. Samtidigt är orten relativt liten så att eleverna kan finna sig till rätta. I direkt anslutning till centrum fanns mycket bra byggnader inklusive lägenheter som kunde utgöra basen för verksamheten. En annan viktig aspekt när det gällde valet av placeringsort var att finna en lämplig skolmiljö. Jämshögs folkhögskola kunde erbjuda en stimulerande skolmiljö med många utvecklingsmöjligheter både under och efter gymnasietiden. I anslutning till skolan fanns också olika boendemöjligheter. Huvudman Cura övertog kommunernas ansvar för gymnasieutbildning avseende vissa ungdomar med Asperger syndrom/högfungerande autism och blev därmed huvudman för verksamheten. Cura anställde egen rektor och egna lärare som skulle svara för undervisningen. Höstterminen år 2001 startade Gymnasieskolan med internat med en grupp på åtta elever i gymnasieutbildningens BAS-år. Eleverna var i åldern år. Många elever hade haft en arbetsam skoltid och det var viktigt att ge eleverna andrum och så bra förutsättningar som möjligt för fortsatta studier. Vi visste också att en grundförutsättning i allt pedagogiskt arbete är att skapa en handikappinsikt hos den unge, dess familj och hos omgivningen och det ville vi fokusera på under det första året. Utbildningen beräknades därför till fyra år. Alla elever behöver kanske inte så lång utbildning, andra behöver kanske fler år än så. Gymnasieutbildningen Gymnasieutbildningen gavs som ett individuellt program med samhällsvetarprogrammet som bas. Förutom kärnämnen läste eleverna karaktärsämnena från samhällsvetenskapsprogrammet med vissa undantag. Kursplanen var särskilt anpassad för att ge eleverna möjlighet att arbeta med sitt funktionshinder, få andra uttrycksmedel än ordet samt möjligheter att röra på sig. Vi visste att eleverna var på mycket olika nivåer vilket ställde stora krav på individuell anpassning i de olika ämnena. Studieplanen var en ram som formades efterhand efter elevens styrkor och intressen. Det som för övrigt skiljer Curas gymnasieutbildning från ett vanligt individuellt program är vårt arbetssätt som grundar sig på den amerikanska TEACCH-modellen, ett strukturerat pedagogiskt arbetssätt. Fritt översatt betyder TEACCH habilitering och undervisning av personer med autism och autismliknande tillstånd. TEACCH innehåller diagnostisering, habilitering, forskning och utbildning som kan behövas hela livet. Metodiken har utvecklats under drygt tjugo års arbete och forskning vid universitetet vid Chapel Hill, North Carolina. Under första året gick eleverna i en särskild undervisningslokal som fanns på BAS-enheten i Olofström i samma lokaler som lägenheterna som tillhör internatet. Lokalen anpassades för gemensam undervisning och enskilda studier. Curas lärare hade ansvaret för kartläggningen av elevens kunskapsnivå, enskilda studieplaner och undervisningen. Vid behov av ytterligare lärartjänster köptes dessa in från andra skolor. Andra läsåret flyttade elevernas undervisning till Jämshögs folkhögskola där vi hyrde lokaler. När det gällde undervisningen på Jämshögs folkhögskola gick Curas elever i en egen klass med möjlighet till integrering med andra elever i vissa ämnen. De elever som började i åk 1 hade kvar sin undervisning på BAS-enheten. Efter att ha vistats på Jämshögs Folkhögskola under några terminer var det dags att höstterminen 2004 flytta in i nya och mera anpassade lokaler på Holjeskolan i Olofström. I samband med detta försvann undervisningen på BAS-enheten och all undervisning samlades på Holjeskolan där med gavs större möjligheter för samarbete och integrering av våra elever i närliggande gymnasieskolor. Kontakten med folkhögskolan fortsatte i den omfattning som undervisningen krävde med fortsatt möjlighet till integrering i vissa ämnen t.ex. media. Under vårterminen 2007 beslutade skolledningen att byta namn på skolan samt förändra skolans programstruktur. Det nya namnet blev Klaragymnasiet. Beslut togs om att skolan skulle erbjuda två program. Ett specialutformat program närliggande SP(SMSP) samt ett programinriktat individuellt program närliggande SP(IVSP). Det individuella programmet indelades i två grenar, IVSP-preparand och IVSP-slussen. Från och med höstterminen 2011 finns Klaragymnasiet i Nordenbersskolans ena flygel. Klaragymnasiet erbjuder det nationella samhällsvetenskapsprogrammet (SA), preparandutbildning samt individuellt alternativ. 38 Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok Cura Individutvecklings Kvalitetshandbok 39