Nulägesbeskrivning Verksamhetsbeskrivning - Kommunledningskontoret Kommunledningskontoret

Transkript

1 VERKSAMHETSPLAN KOMMUNSTYRELSEN ÅR 2014

2 Innehållsförteckning Nulägesbeskrivning... 3 Verksamhetsbeskrivning - Kommunledningskontoret... 3 Kommunledningskontoret Kommunledningskontorets inriktning... 3 kopplade till de strategiska målen... 5 Målområde Leva och växa i Mora... 5 Målområde Hållbara Mora... 5 Målområde Mora en regionstad med drivkraft... 7 Målområde Mora tryggt, jämlikt och trivsamt... 9 Internbudget för kommunstyrelsen Verksamhetsplan för kommunstyrelsen Fastställd Kommunstyrelsen Reviderad - Produktion Ledning Kommunledningskontoret Ordförande Bengt-Åke Rehn Förvaltningschef kommundirektör Peter Karlsson Dnr 2013/1 031 Dokument Winess, KS 2

3 Nulägesbeskrivning Verksamhetsbeskrivning - Kommunledningskontoret Kommunledningskontoret är kommunstyrelsens tjänstemannastab. Dess roll är att utgöra ett professionellt ledningsstöd till kommunstyrelsen och att vara kommunstyrelsens förlängda arm. Kommunledningskontoret ska bistå kommunstyrelsen med att leda, samordna och följa upp den samlade kommunala verksamheten. Kontoret ska företräda helheten och kommunicera och samspela med delarna, stå för spelregler och policydokument och driva utvecklingen så att den svarar mot framtidens krav. Kommunledningskontoret är organiserat på ett sådant sätt att kontoret kan stå för kontinuitet och stabilitet i relation till den politiska ledningen. Kommunledningskontoret 2014 Kommundirektör Biträdande kommundirektör (uppdrag) Ekonomi Kansli Personal Utveckling Näringsliv Samhällsplanering Kommunikation Upphandling Överförmynderi Kost Kontaktcenter Integration Stabsenheter är Ekonomi, Kansli, Personal, Utveckling och Kommunikation. Stöd- och serviceenheter är Upphandling, Överförmynderi, Kontaktcenter, Integration och Kost. Kommunledningskontorets inriktning Kommunstyrelsen har en viktig roll när det gäller strategisk utveckling och att samordna kommunens alla verksamheter. Denna verksamhetsplan visar ett antal prioriteringar för kommunstyrelsen och för kommunledningskontoret för verksamhetsåret I Dalarna pågår en mängd projekt som syftar till att utveckla olika delar av näringsliv och samhälle. Analyser pekar på att det finns stora möjligheter till utveckling. Betydande resurser för utvecklingsprojekt satsas av EU, staten, företag och investerare. Flera av dessa utvecklingsprojekt äger rum i eller berör Mora. Det är därför viktigt att den utveckling som sker i Mora inriktas så att 3

4 den också bidrar till utvecklingen av hela länet. Kommunledningskontoret arbetar på en kommunövergripande nivå. Det huvudsakliga uppdraget är att samordna all verksamhet i kommunkoncernen så att den strategiska målbilden för Mora uppnås. Alla övergripande planer och strategier för den fysiska samhällsplaneringen ska samordnas så att de var för sig och tillsammans skapar bästa möjliga förutsättningar för ortens utveckling som regionstad. Under 2014 kommer det att vara nödvändigt att prioritera de strategiska projekten. Detta som en följd av den stora volymen investeringar som frestar på våra ekonomiska förutsättningar. Ett antal projekt har redan påbörjats dels rent fysiskt, genom redan fattade politiska beslut och kommer att pågå under Dessa projekt är: - Resecentrum - Noret handelsområde - Centrumutvecklingsplanen - Genomfart Mora - Strategisk fastighetsförvaltning - Effektivisering av lokalutnyttjande I den strategiska planen har kommunfullmäktige fastställt fyra målområden, vilka har brutits ner i nio strategiska mål med ett antal tillhörande prioriterade mått, som ska ge kommunfullmäktige svar på måluppfyllelse och förflyttning under verksamhetsåret och under mandatperioden Den utgör grunden för den årliga kommunplanen och följs upp i årsredovisningen. I kommunplanen pekar kommunfullmäktige också ut en särskild inriktning för verksamheten i den kommunala organisationen. Under 2014 kommer kommunledningskontorets fokus att vara; - att verka för att Mora kommun ska uppfattas som en företagsvänlig kommun, - att utveckla de områden som medverkar till att Mora är en knutpunkt och motor för handel, industri, besöksnäring och utbildning i regionen, - att öka kvalitet, effektivitet och tillgänglighet i den kommunala organisationen, - att fortsätta utveckla kommunens styrnings- och ledningsmodell, - att säkerställa effektiviteten och kvaliteten i ärendehanteringsprocesser och dokumenthantering, - att fortsätta utveckla e-förvaltning/tjänster/demokrati, - att fortsätta utveckla extern och intern kommunikation, samt - att trygga kommunens strategiska kompetensförsörjning och att kommunen fortsatt kommer att kunna vara en attraktiv arbetsgivare. 4

5 kopplade till de strategiska målen Målområde Leva och växa i Mora Strategiskt mål Moras grundskola ska utvecklas och tillhöra de bästa i landet Strategiskt mål Mora ska ha en stark gymnasieskola med bredd och topp Bättre matchning mellan arbetsplatser och unga: - Nulägesanalys av vilka kanaler och samarbeten som finns mellan företag och grundskola och gymnasium i Mora, vilka utbildningar finns och vilka efterfrågas. - Lyfta fram goda exempel från Mora och andra kommuner på framgångsrika samarbeten mellan företag och skola, särskilt i yngre åldrar. - Skapa mötesplatser för näringsliv och skola och på så sätt bidra till kreativt tänkande och nya arbetssätt. - En gemensam ingång. - Psynk. - Ung företagsamhet. Alla flyktingbarn ska erbjudas relevant stöd i barnomsorg och grundskola: - Samverkan med skolor. Målområde Hållbara Mora Strategiskt mål Mora ska vara ett hållbart samhälle Mora kommun ska verka för ett ökat antal hållbara resor: - Initiera arbete enligt trafikstrategin och handlingsplan Hållbara resor. - Genomföra utmaningen Hela Mora cyklar och går. - Förankra uppdrag med kommunens egna resor. Öka kännedomen om att bygga i trä: - Dialog med byggherrar om att bygga i trä. Bidra till samhällets hushållning med resurser, ekonomi, ekologi och sociala: - Genomföra och följa upp dialoger med samtliga förvaltningar om folkhälsa och miljö. - Bidra till att kommunens kunskap om social hållbarhet. - Påbörja arbetet med att revidera Moras lokala miljömål. - Påbörja arbetet med att revidera Moras folkhälsomål. För att vara en framtidsorienterad arbetsgivare verkar Mora kommun för en hållbar utveckling: - Fortsatt fokus på strategiska hälsofrämjande frågor genom uppdatering av arbetsmiljöpolicyer (bl.a. arbetsmiljöpolicy) och strategier, planera och genomföra aktivt hälso- och friskvårdsprogram (Mora i Rörelse) samt fortsätta arbete med att utveckla chefsstöd för hälsofrämjande planering. - Genomföra upphandling av företagshälsovård (i samverkan med Orsa och Älvdalen) med avsikt att ingå nytt avtal från och med 1 oktober Initiera ett långsiktigt arbete för att se över och aktualisera styrande dokument och rutiner för likabehandling och tillgänglighet. - Genomföra arbetsvärdering enligt Diskrimineringslagen. - Genomföra omvärldsanalys för att kartlägga former att möjliggöra heltid för alla medarbetare i kommunen 5

6 - Med utgångspunkt i en kommunövergripande beskrivning av rekryteringsprocessen ta fram förslag till policy och gemensamt förhållningssätt i rekryteringsfrågor. - Genomföra medarbetarundersökning med syfte att få en nulägesbeskrivning över hur medarbetare i Mora kommun bedömer sin arbetssituation och arbetsmiljö. Resultatet kommer sammanställas på kommun-, förvaltnings- och arbetsplatsnivå och samtliga verksamheter får i uppdrag att utifrån resultatanalyser ta fram handlingsplaner för fortsatt utveckling. - Fortsätta utveckla kvalitetssäkringen av kommunens personal- och löneadministrativa processer, bl.a. informationsstrukturen i personalhandbok på intranätet samt dokumenthanteringsrutiner för personalhandlingar. Fortsatt strategiskt arbete för att skapa ett hållbart mottagande av nyanlända flyktingar: - Samordna och utveckla etableringen genom att involvera de olika aktörerna i samhället, t.ex. kring arbetsmarknadsfrågor, utbildningsfrågor, bostadsförsörjning och sociala insatser. Fortsatt strategiskt arbete för kostfrågor: - En kostpolicy ska tas fram, gällande förskola, grundskola, gymnasium och socialförvaltningen. Kostpolicyn skall gälla både då produktionen sker intern och externt. I policyn skall framgå mål för andel ekologiska livsmedel, egentillagade måltider, närproducerat m.m. - I kommunens tillredning av mat ska andelen närproducerade och ekologiskt odlade livsmedel samt sådan som producerats i enlighet med reglerna för Fair Trade ökas. Inköp av varor som producerats enligt Fair Trade är en övergripande inriktning för kommunen och ska beaktas vid alla upphandlingar. - Rekrytering av kostchef. - Utreda och fastställa kostenhetens placering i organisationen. Strategiskt mål Mora kommuns verksamheter ska bedrivas med god ekonomisk hushållning Fortsatt strategiskt arbete för att öka kvalitet, effektivitet och tillgänglighet i den kommunala organisationen: - Kommunens verksamhetsstyrning ska utvecklas genom att en ny styrmodell arbetas fram. - Påbörja och utveckla planeringsprocessen för kommande verksamhetsstrategi och dess dokumentstruktur. - Det kommunövergripande internkontrollarbetet utvecklas vidare. - Utveckla delårsrapport och årsredovisning med fokus på analys av resultat och måluppfyllelse. Redovisa sambanden mellan nyttjade resurser, prestationer och resultat. - Utveckling och underhåll av ekonomiadministrativa rutiner och processer. - Förvalta och utveckla system avseende ekonomi, planering och uppföljning. - Implementera och utbilda i den förändrade kodplanen. - Utvärdera och utveckla i första hand Ekonomiska styrprinciper och investeringsprocessen och därefter övrig styrdokumentation vid behov. - Effektivisering av processen för e-handel med ständiga förbättringar innebärande bl.a. att hela processen från analys via upphandling och inköp till fakturahantering samt uppföljning sker med hjälp av systemstöd. - För ökad effektivitet och helhetssyn fortsätter utveckling av initiativ med målsättning att långsiktigt integrera arbetet med lönebildning i kommunens verksamhetsplanering. 6

7 Mora kommuns ärendehanteringsprocesser ska hålla hög kvalitet och vara effektiva: - Övergripande processer/rutinbeskrivningar avseende ärendehantering ska tas fram, dokumenteras och publiceras på intranätet. - Nämndsadministrationens effektivitet mäts, i styrelsen och nämnderna, i ett antal parametrar. Syftet är att tydliggöra förbättringsområden. Säkerställande av en effektiv och kvalitativ dokumenthantering: - Projektet ett gemensamt ärende- och dokumenthanteringssystem fortsätter under 2014 med avtalstecknande, införande och implementering. Kommunstyrelsen är ansvarig och tillsätter en resurs för införande och implementering av systemet. En projektplan ska färdigställas. - Det pågår diskussioner i kring E-arkiv (digital slutarkivering) med länets kommuner. Vi ska under året driva på och aktivt delta i en gemensam förstudie. - Dokumenthanteringsplanen är styrelsens och nämndernas viktigaste styrdokument avseende handlingar. En definition om vad en dokumenthanteringsplan är och vad den ska innehålla ska tas fram. - Kommunstyrelsen är arkivmyndighet och har till uppgift att se till att arkivtillsyner genomförs. Tidigare genomförda tillsyner ska följas upp. Ge stöd och service till förtroendevalda, förvaltningar och medborgare: - Löpande uppdatera, lägga in och publicera kommunövergripande styrdokument. - Bjuda in till och anordna sekreterarträffar, arkivredogörarträffar och registratorträffar. - Marknadsföra och genomföra informationsinsatser och utbildningar inom registrering, tjänsteskrivelser, lagar, regler och rutiner etc. - En utbildningskatalog för förtroendevalda2015 ska tas fram under året. - Förbereda för digitala kallelser i det nya ärende- och dokumenthanteringssystemet. - Instruktion för avställning av arkivhandlingar och hantering av e-post ska tas fram. Målområde Mora en regionstad med drivkraft Strategiskt mål Mora ska vara knutpunkt och motor i regionen Mora ska ta ansvar för regionens utveckling genom att stärka och utveckla samverkan mellan kommunerna. - Återkommande initiera och genomföra träffar med kollegorna i grannkommunerna inom näringsliv och utveckling. - Ta initiativ till gemensamt arbete med revision av lokala miljömål med grannkommunerna. - Delta i möten i grannkommunerna. - Aktiv representation i regionala och nationella sammanhang. - Hälsoveckan - utveckla hållbar organisation tillsammans med deltagande kommuner. - Utreda om det är möjligt att ha en gemensam landsbygdsstrategi med någon/några grannkommuner. Stärka och utveckla den fysiska planeringen: - Leda, prioritera och samordna den övergripande samhällsplaneringen. - Delta i Energimyndighetens program "Uthållig kommun". - Delta i arbetet med fördjupad översiktsplan för Mora tätort, Noret Norra. - Samordna strategisk markförsörjning. - Samordna arbetet med VA-plan för Mora kommun. Det ska gå att bo och leva i hela Mora kommun: 7

8 - Genomföra byalags- och dialogmöten. - Ta fram strategi för att knyta våra dialogtillfällen till andra, befintliga forum. - Aktivt arbete inom det Regionala serviceprogrammet. - Aktivt arbeta för att påverka innehållet i nästa Leader-period. Utveckla Mora kommun som en infrastruktur- och kommunikationsnod: - Implementera nytt kollektivtrafiksystem i Mora kopplat Region Dalarnas upphandling. - Minst ett möte per år ska genomföras med Trafikverket. - Stödja Mora Siljan Flygplats utbyggnad och arbete med gränsövergång. - Genomföra översyn av kollektivtrafikbehovet utifrån nya resecentrum som ny kollektivtrafiknod. - Förankra uppdrag om utredning av alternativ drivmedelsförsörjning i Mora. Stärka och bidra till utveckling av näringslivet: - Erbjuda olika mötesplatser och nätverk för näringslivet. - Nyföretagarrådgivning. - Fortsätta arbeta med tjänstemän och politikers attityder till företagare. - Forum Mora. - Uppdatera handlingsplan för Destination Mora. - Beyond Skiing. - Utreda förutsättningarna för "ett företagsvänligt myndighetsutövande". - Etablera ett strategiskt forum för fastighetsägare i Mora kommun. - Utreda hur de gröna näringarna kommer in i kommunens näringslivsarbete. Kommunens roll som attraktiv arbetsgivare är en viktig del i regionens utveckling: - Slutföra projekt och presentera förslag till strategisk kompetensförsörjningsplan för kommunen som arbetsgivare med sikte på 2022 med syfte att kommunen ska ha tillgång till kvalitetssäkrat underlag för att planera sitt långsiktiga kompetensbehov. Projektet genomförs i samverkan med Orsa och Älvdalen. - Fortsätta att utveckla process för lönebildning med målsättning att lönesättning ska bidra till att arbetsgivaren når målen för verksamheten och att lönen ska stimulera till förbättringar av verksamhetens effektivitet, produktivitet och kvalitet. - Koordinera, hålla samman och genomföra lönerevision 2014 med fokus på helhetssyn och utveckling av gemensamt förhållningssätt parallellt med fortsatt utveckling av kommunens lönebildningsprocess (se ovanstående aktivitet). - Ta fram en definition av rollen som chef i Mora kommun för att med avstamp i denna fortsätta utveckla ledarskapet för att möta framtidens krav. Föreslå initiativ för strategisk chefsförsörjning för organisatoriska nivåer med identifierade behov. - I samverkan med Orsa och Älvdalen analysera behov och genomföra utbildningar för nya chefer samt påbörja förberedelser för Talangjakt 2015 med syfte att identifiera och utveckla potentiella ledarämnen i kommunernas olika verksamheter. - Ta fram reviderat program för introduktion för nyanställda samt koordinera och genomföra två kommungemensamma introduktionsdagar 2014 (vår och höst). - Med ett strategiskt kompetensförsörjningsperspektiv genomföra information för blivande pensionärer. Utveckla och stärka varumärket: - Ta fram en plats- och varumärkesplattform för Regionstaden Mora. - Slutföra projektet Infartsskyltar digitala och analoga. - Öka antalet egeninitierade press- och mediekontakter, genomföra två medieanalyser. - Tidningen Nyinflyttad Inspirationsbroschyr 2014/15. - Samordna, följa upp och rapportera kommunövergripande omvärldsbevakning 8

9 Olika externa aktörer som är involverade i integrations- och etableringsarbetet i regionen utgår från Mora: - Mora kommun har en samverkande funktion i arbetet kring integration och etablering bland kommunerna i regionen och verkar för att utveckla och förbättra det arbetet. Målområde Mora tryggt, jämlikt och trivsamt Strategiskt mål Mora ska vara ett tryggt samhälle för alla Bidra med att alla ska kunna ta del av verksamhet och service i kommunen: - Verka för god tillgänglighet vid arrangemang som vi själva ordnar. Bedriva ett skadeförebyggande arbete och därigenom minska antalet skador och olyckor: - Lyfta planeringens roll för förebyggande av skador och olycksfall. Utveckla intern och extern kommunikation inom områdena näringsliv och utveckling: - Genomföra minst en enkät till någon av våra målgrupper. - Använda Morapanelen minst en gång. - Utveckla medborgardialog i arbetet med Fördjupad översiktsplan. - Minst ett intressentmöte inom ramen för gestaltningsuppdraget Gågatan. - I alla våra projekt upprätta en kommunikationsplan för intern och extern kommunikation. Alla medarbetare inom Mora kommuns verksamheter ska arbeta i en miljö som främjar hållbar arbetshälsa: - Kommunen ska som arbetsgivare ha ett främjande förhållningssätt och förebyggande arbetssätt till krishantering. Flera förvaltningar har utifrån verksamhetsbehov utvecklat rutiner för hot och våld. Ett initiativ planeras för att kartlägga och samordna kommungemensamma rutiner om hot och våld samt krishantering ur ett arbetsmiljöperspektiv. Minska utanförskapet bland nyanlända flyktingar och invandrare: - Fortsatt arbete. Anpassa berörda verksamheter utifrån förändringarna i lagstiftningen avseende ensamkommande barn: - En översyn av mottagningssystemet av ensamkommande barn ska genomföras. Strategiskt mål Mora kommuns verksamheter ska präglas av delaktighet och inflytande Utveckla demokratifrågor och det strategiska e-arbetet: - Utveckla och genomföra demokratidagar för seniorer och unga. - Initiera ett projekt som tydliggör nuläget samt påbörja ett strukturerat arbete med att höja nivån på Mora kommuns e-förvaltning. - Utveckla Morapanelen samt genomföra fyra undersökningar Fortsatt fokus på att öka medborgarnas förutsättningar och behov att integrera med politiker och verksamheter digitalt. Skapa möjligheter för intern kommunikation: - Kartlägga kommunikationssystemet genom att skapa en tydlig struktur och ansvar (rätt/trovärdig avsändare) för den interna dialogen och kommunikationen. - Strukturera och delegera ansvaret för lednings- och värdekommunikation. Processer, kvalitetssäkring, stöd och råd till förvaltningar/staber: 9

10 - Utveckla och etablera gemensamma arbetssätt för kommunikationsarbetet; t ex. rutiner, processer, checklistor och mallar för kommunikationsaktiviteter. - Stöd och rådgivande i kommunikationsfrågor till förvaltningar, staber och projekt. - Enheten deltar i styr- och projektgrupp för nya intranätet. Aktivt stöd och råd till projektet löpande. I Mora kommuns uppdrag att som arbetsgivare medverka till verksamheter som präglas av delaktighet och inflytande: - Ett fortsatt partsgemensamt utvecklingsarbete utifrån samverkansavtalet. - Ett partsgemensamt arbete planeras också för att tydligare definiera rutiner och arbetssätt om facklig tid. Ökad tillgänglighet till kommunens växel. - För att öka tillgängligheten ska möjligheten att ha kommunens växel öppen även under lunchtid utredas, i samarbete med Orsa och Älvdalen. Ökat röstdeltagande och säkra genomförda val: - Informationsinsatser på kommunens webbplats samt annonseringar. - För att öka röstdeltagandet bland unga och utrikes födda ska initiativ till samarbete med gymnasiet tas. - Undersöka möjligheten att bedriva verksamhet riktad mot unga och utrikes födda med stöd av bidrag. - Erbjuda kostnadsfri utbildning till samtliga röstmottagare. - En särskild satsning ska göras för att sprida information om det demokratiska systemet i Sverige för att öka valdeltagandet bland utrikesfödda invånare i kommunen. Samma möjligheter till delaktighet och inflytande för nyanlända flyktingar och invånare i övrigt. - Ett arbete pågår för att nyanlända flyktingar och invandrare ges samma möjligheter till delaktighet och inflytande som invånare i övrigt. 10

11 Internbudget för kommunstyrelsen 2014 Budget 2014 Kommundirektör Ekonomi Kansli Personal Utvecklingsenheten Kommunikation Kostenhet Total tkr tkr tkr tkr tkr tkr 400 tkr tkr* Kommunstyrelsens ram tkr Diff * (Struktur löner Osäkerhet ökad kostnad kollektivtrafik Underskott hyror kosten Totalt tkr tkr 400 tkr tkr) Mora kommun Fredsgatan 16, MORA Tel , fax