TID HOGIA EKONOMI EN DEL I EN HELHET. Du har överblick över projekt, kund, delprojekt, medarbetare eller projektledare på transaktionsnivå.

Transkript

1 HOGIA EKONOMI TID För alla tjänsteföretag är Tid ett naturligt tillägg till Hogia Ekonomi. Programmet hjälper dig att hålla ordning på dina medarbetares nedlagda tider på olika projekt och kunder. Du för på ett enkelt sätt över uppgifterna till fakturor och underlag för löneberedning. Programmet hjälper dig också att analysera den operativa verksamheten i företaget med utförlig statistik och rapporter. Det är mycket flexibelt och passar de flesta branscher. håller ordning på vad som är gjort, av vem, när och för vem. Du kan lägga upp en mängd olika register som passar just din verksamhet, liksom prislistor för olika typer av uppdrag, kunder, medarbetare eller projekt. Registreringsbilden för tidkorten kan du själv anpassa så att du får in de uppgifter du vill ha. Du har överblick över projekt, kund, delprojekt, medarbetare eller projektledare på transaktionsnivå. EN DEL I EN HELHET Vi brukar säga att de bästa systemlösningarna är de som kan prata med andra och i det avseendet är Hogias program synnerligen pratsamma! Tack vare ett öppet gränssnitt t ex IEA (Interface of Economy Administration) ges möjligheter till samspel på många sätt, såväl mellan våra egna program som med andra föroch eftersystem. Tidsredovisningen är väl integrerad med redovisning och fakturering i ekonomisystemet och det finns kopplingar mellan löneprogrammet, tidsredovisningen och skatteprogrammet. Hogias skatte-, beslutsstöds- och bokslutsprogram uppdateras automatiskt med aktuell information när du jobbar med redovisningen. Dra fördel av släktskapet mellan Hogias program och få ett komplett beslutsstöd för hela din ekonomiska vardag. Nedan presenterar vi ett axplock av våra program. Överblick över pågående projekt Eftersom systemet även hanterar utlägg för kundens räkning samt resor får du Tid/Projekt enkelt en samlad bild av hela projektet. Du har överblick över projekt, kund, Ekonomi delprojekt, medarbetare eller projektledare på transaktionsnivå och om nedlagd tid är attesterad, godkänd för fakturering eller fakturerad. Om du gjort en preciserad budget för projektet kan du enkelt jämföra den med utfallet. Skatt E-faktura Bra på fötterna när du fakturerar Programmet ger dig ett överlägset underlag för faktureringen vilket dels sparar tid, dels skapar förtroende hos dina kunder. Bokslut KUND IEA/IPA Order/Lager skapar underlag för nästa projekt Genom att använda de förberedda listorna eller skapa egna rapporter kan du få ut en mängd information ur programmet, både för enskilda projekt och samlat Beslutsstöd Resa för hela företaget. De detaljerade rapporterna ger dig bra information nästa gång du ska offerera och budgetera ett projekt. De övergripande rapporterna Anläggning Lön gör det lättare att analysera och diskutera företagets organisation, utveckling och lönsamhet. HOGIA BUSINESS SOFTWARE AB Stenungsund Tel: Fax: E-post: hbs@hogia.se

2 Du kan lägga upp budgeten på alla nivåer som ingår i tidsredovisningen: kund, projekt, delprojekt, artikel, medarbetare, resultatenhet och period. Register Du bestämmer själv vilka begrepp du vill använda och kan lägga upp register på medarbetare, projekt och delprojekt, kund, uppdragsart (både debiterbar och icke debiterbar tid), artikel och omkostnader. Du kan även registrera projektledare och projektgrupper. Prislistor I grundinställningen har du möjlighet att ange vilken prissättningsmetod som ska användas. Du bestämmer från vilket register priset ska hämtas och vad som ska styra den prislista som ska hämtas. Om du lagt prislistan i medarbetarregistret kan du styra olika kunder och projekt till olika prislistor. Det finns 10 prislistor per artikel/uppdragsart, medarbetare och valuta. Dessutom kan du använda dig av olika rabatter och specialpriser. tidkortsregistrering Hogia Ekonomi Tid ger dig stora möjligheter till att själv forma layouten för dina tidsunderlag. Registreringsbilden för tidkort kan anpassas till att enbart innehålla de fält du behöver. Olika användare kan ha olika utseenden i tidregistreringsbilden. Tidkortet kan ställas in för registrering på dag- eller veckonivå, eller med det datumintervall du själv bestämmer. Det finns en inbyggd kalender som gör att det räcker att ange t ex veckonummer för den som registrerar. För den som använder ofta återkommande uppgifter vid sin registrering har programmet en speciell möjlighet till snabbregistrering. Vid inmatning på veckonivå ger detta en smidig och effektiv hantering. Hela projekt Systemet hanterar även artiklar, t ex utlägg för kundens räkning samt resor som ingår i projektet. Du får enkelt en samlad bild av hela projektet, nedlagd tid fördelad på huruvida den är attesterad, godkänd för fakturering eller fakturerad. Attest av tidkort Funktionen kan användas när medarbetarna själva registrerar in sina tidkort. Attestansvarig kan gå in och godkänna för fakturering. Kalkyler På varje projekt du lagt upp kan en preciserad kalkyl hanteras där nedlagd tid anges, fördelad på medarbetare, delprojekt och aktivitet. Kalkylen kan därefter ligga till grund för uppföljning såväl som för tidsinmatning. Budget Du kan lägga upp budgeten på alla nivåer som ingår i tidsredovisningen: kund, projekt, delprojekt, artikel, medarbetare, resultatenhet och period. Det är även möjligt att kopiera från projektkalkylen då du skall rapportera tid. Övervakningscentral Under Pågående Arbeten finns en mycket bra övervakningscentral när tiden väl är registrerad. Härifrån administrerar du transaktionerna och kan ha överblick på transaktionsnivå för projekt, kund, delprojekt, medarbetare och projektledare. Listor och rapporter Det finns en mängd information att få ut ur programmet. Du kan antingen använda förberedda listor eller skapa egna rapporter där du utgår från de variabler som finns i systemet. Du kan skapa rapporter som är användarspecifika eller generella för hela företaget. Rapporterna är överförbara till Microsofts Office. Det är även möjligt att ta ut rapporterna i PDF- format vilket underlättar för distribution inom organisationen. Om du ofta skriver ut rapporter med samma urval och sorteringsordning (t ex på kund, medarbetare, projekt och uppdragsarter) kan du lägga upp dessa i fasta bestälningar som du kan använda vid ett annat tillfälle och dessa kan i sin tur göras om till generella mallar som gäller för hela företaget. Fakturering Du väljer själv vilken tid du vill fakturera och hur du vill hantera fakturor på löpande räkning. När du fakturerar uppdateras tidsstatistiken och transaktionerna står som fakturerade. Det finns en funktion för a-contofakturering och slutfakturering av a-conto. Här kan du se se vad som är fakturerat fram till en viss tidpunkt och vad som återstår. A-contofaktureringen kan kopplas till en effektiv fastprisrutin där du själv kan lägga upp din faktureringsplan. På fakturan visas även vad som återstår att fakturera. Innan fakturautskrift kan du enkelt korrigera eller ta bort poster. Ändringarna görs med fördel direkt från den föreslagna fakturan och du ser på fakturaförslaget hur justeringen kommer att påverka den färdiga kundfakturan. Automatfakturering Om du använder funktionen automatfakturering kan du gå in och se vilka kunder/projekt/delprojekt som kommer att faktureras och det är möjligt att välja en specifik kund, ett specifikt projekt eller delprojekt. koppling till lön Efter faktureringen uppdateras kundreskontra och huvudbok med automatik. Du kan knyta artiklar, uppdragsarter och omkostnader till lönearter och exportera dessa till löneprogrammet så att de kommer rakt in i löneberedningen. SYSTEMKRAV Se utförliga systemkrav på

3 HOGIA EKONOMI Hogia Ekonomi är ett modernt integrerat ekonomisystem med redovisning på flera nivåer, kund- och leverantörsreskontra, fakturering samt valutahantering. En registrering uppdaterar alla delar. Arbetsrutinerna bygger på lång erfarenhet men också på en kontinuerlig uppdatering för att passa det moderna affärslivet; rapporter i pdf-format, säker e-post, elektronisk betalning, Autogiro/OCR, webblänkar osv. Hogia Ekonomi är givetvis även anpassat till gällande lagar och avtal. Det generösa urvalet av rapporter, analyser och sökfunktioner ger dig rätt information för rätt tillfälle. Enkelt att skräddarsy för just dina behov Hogia Ekonomi är ett brett, flexibelt och öppet ekonomisystem, enkelt att anpassa till företagets behov. Du bestämmer själv hur du vill använda det. Redovisningen kan ske på resultatenheter eller projekt om det är viktigt, det finns utmärkat funktioner för att hantera olika valutor och språk, utseendet på dina fakturor bestämmer du själv och det finns en mycket kraftfull hantering av prislistor och rabatter om du behöver det. Hogia Ekonomi passar helt enkelt många olika typer av företag och arbetssätt. Programmet kommunicerar också utmärkt med Office-programmen, om du är van att jobba med Excel. Ger dig uppföljningsmöjligheterna och den detaljerade analys som behövs för att styra ett företag. Rapportcentralen ger dig en suverän hantering av utdata Tack vare en åskådlig och dynamisk innehållsförteckning och en effektiv drilldown -funktion hittar du lätt de uppgifter du söker och vill skriva ut eller skicka. För att snabba upp rutinerna kan du skapa fasta rapportbeställningar, både egna och gemensamma. Rapportdesignen är modern och uppdaterad, och du kan enkelt förändra den efter egna behov. Periodisering spar tid I Hogia Ekonomi finns en samlad hantering för månatliga återkommande händelser. Detta har vi samlat på ett ställe i systemet för att på ett enkelt sätt utföra periodiseringar, månatliga automatkonteringar, moms och avskrivningar i ett och samma moment. Genom periodiseringsrutinen kan du fördela dina kostnader och intäkter korrekt och minskar risken för fel. Att ta fram delårsrapporter underlättas avsevärt. Behörighetssystemet skapar säkerhet Administratörsverktyget hanterar uppläggning av företag, användare och profiler, och det är utrustat med ett väl utbyggt behörighetssystem. En användare kan tilldelas olika behörigheter till olika programfunktioner, resultatenheter och projekt. EN DEL I EN HELHET Vi brukar säga att de bästa systemlösningarna är de som kan prata med andra och i det avseendet är Hogias program synnerligen pratsamma! Tack vare ett öppet gränssnitt t ex IEA (Interface of Economy Administration) ges möjligheter till samspel på många sätt, såväl mellan våra egna program som med andra för- och eftersystem. Hogias skatte-, beslutsstöds- och bokslutsprogram, som du smidigt når via knappar i ekonomisystemet, uppdateras automatiskt med aktuell information när du jobbar med redovisningen. På samma sätt finns kopplingar mellan anläggnings- redovisningen och ekonomisystemet, löneprogrammet och skatteprogrammet. Dra fördel av släktskapet mellan Hogias program och få ett komplett beslutsstöd för hela din ekonomiska vardag. Nedan presenterar vi ett axplock av våra program. Skatt Bokslut Beslutsstöd HOGIA BUSINESS SOFTWARE AB Stenungsund Tel: Fax: Ekonomi Anläggning KUND IEA/IPA E-post: hbs@hogia.se Tid/Projekt Lön E-faktura Order/Lager Resa

4 REDOVISNING Redovisningsdelen är kärnan i programmet. Det är här all ekonomisk information sammanställs och bearbetas. Räkenskapsår Programmet hanterar obegränsat med räkenskapsår, vilket innebär att du kan ta fram rapporter och göra jämförelser på valfria data för samtliga år. Du kan ha två räkenskapsår öppna samtidigt för att kunna starta det nya årets bokföring parallellt med bokslutsarbetet. Genom att registrera bokslutstransaktioner får du möjlighet att simulera olika utfall utan att behöva registrera transaktionerna som verifikationer i grundboken. Kvartals- och månadsbokslut skapas snabbt och effektivt. Kontoplan För att du enkelt ska komma igång följer BAS-kontoplanen med programmet. Vill du justera kontoplanen eller bygga en egen går det också bra. Kontoplanen är komplett med moms- och SRUkoder, som ligger till grund för överföring till skatteprogrammet. Elektronisk skattedeklaration (eskd) för momsdeklaration kan göras i samband med momsredovisningen. Kontering Återkommande konteringar (t ex sociala avgifter) hanteras med hjälp av något av de många automatkonteringsalternativen. På samma sätt periodiseras kostnader och intäkter t ex hyror. Du har möjlighet att själv skapa fördelningsmallar för detta. Det finns även en inbyggd konteringshjälp med varning och du kan välja enskilda rader på en verifikation vid rättning. Hogia Ekonomi arbetar med ett i stort sett obegränsat antal verifikationsserier för att tillmötesgå högt ställda krav på uppföljning och detaljerad datalagring. För att spara tid finns det en sökfunktion på kontospecifikation, nummer, text, belopp och datum och du kan även spåra rättade verifikationer. Du kan sätta behörighet på konto, dimensionsnivå och efter registrering finns utskriftsrutiner för verifikationslista och bokföringsorder. Rapportcentralen Rapportcentralen innehåller ett stort antal fasta fördefinierade rapporter, som t ex balans- och resultatrapport, momsrapport, verifikationslista, behandlingshistorik och kontoutdrag. Rapporterna kan du skriva ut eller skicka via e-post, krypterade om du så vill, direkt från programmet i flera olika format bl a txt-, pdf-, rtf- och html-format. Du kan göra rapporturval på dimensioner, tid, resultatenhet, kostnadsbärare osv. Drilldown-funktionen i momsrapporten gör ditt avstämningsarbete enklare. Drilldown finns i de flesta rapporter och gör att du kan få detaljerad information om vad som ingår i utfallet i exempelvis en resultatrapport. Det finns även en drilldownfunktion från kund- och leverantörsreskontra till verifikationslista. Resultatuppföljning Resultatet kan följas upp på konto, resultatenhet och kostnadsbärare. Dessutom kan projektuppföljning göras, oberoende av räkenskapsår över hela projektets livslängd. De olika dimensionerna har avancerade rutiner för inbördes bevakning och datumkontroll, vilket möjliggör en säker registrering. Benämningar på nivåerna och andra viktiga begrepp i systemet kan givetvis anpassas efter egna önskemål. Budget- och bokslutsarbete Programmet innehåller en fullständig budgetrutin med index, möjlighet att låsa budget och att kopiera budgeten från föregående år. Den kan avse hela företaget eller en resultatenhet och läggas upp för både resultat- och balansräkning. Du kan arbeta med periodisering, bokslutstransaktioner (med simuleringsmöjlighet) och det finns koppling till skatte- och bokslutsprogram. KOMMUNIKATION Hogia Ekonomi är väl integrerat med Microsoft Office och du för enkelt över budgetunderlag och rapporter till Excel. Du kan importera och exportera redovisningsdata i SIE-format som kan läsas av skatte- och analysprogram. Rutin för eskd - elektronisk skattedeklaration för moms - finns inbyggt liksom SRU-koppling. PROJEKTREDOVISNING Ibland vill du kunna gå djupare när det gäller analys av företagets ekonomi, t ex uppföljning av händelser över en längre tid oberoende av räkenskapsår. Detta gör du enkelt genom att lägga upp ett projekt som löper över en valfri period och som kan inbegripa intäkter och kostnader på flera kunder eller leverantörer. Projektredovisningen är helt integrerad med övrig redovisning. Anpassa till dina behov Du kan gruppera projekten, balansera pågående projekt över bokslutstillfället, göra en projektbudget och separata budgetar på resultat -och balanskonton. Automatkontering kan fördelas till projekt liksom fasta belopp. Genom att även arbeta med Hogia Ekonomi Tid kan du öka programmets funktionalitet. Bevakning och uppföljning Det finns goda möjligheter att använda bevakningsrutiner, skicka automatiska meddelanden till berörda personer och en speciell funktion som ger dig en utmärkt överblick av hur projektet fortskrider. Alla transaktioner som är projektmärkta sparas i ett särskilt register med sökfunktion, så att du när som helst kan gå in och se på en specifik händelse. Du kan skriva ut rapporter med egna urval, ta fram balans- och resultatsammandrag och använda den inbyggda kopplingen till Excel för analyser

5 LEVERANTÖRSRESKONTRA Leverantörsreskontran är utformad för att effektivisera hanteringen av både dina inhemska och utländska leverantörsfakturor. Systemet hjälper dig att hålla reda på fakturornas förfallodatum, att utnyttja maximal kredittid och att planera din likviditet. Registrering Allt du gör i leverantörsreskontran uppdateras automatiskt i huvudboken. Registreringsbilden är enkel att anpassa och du behöver naturligtvis bara använda de fält som är aktuella för din registrering. Fakturainformationen och konteringen registreras i en och samma bild. En faktura kan registreras vid ankomst och bokas definitivt efter attest. Vid ankomstregistreringen arbetar man med en separat verifikationsserie. Periodisering kan göras direkt vid registreringen. Självklart kan du hoppa över rutinen med ankomstregistrering om du så önskar. Det finns också en rutin för att makulera ankomstregistrerade fakturor. Det öppna gränssnittet möjliggör kopplingar till olika inskanningsprogram. Hogia Ekonomi är nu utrustad med en direktkoppling till BGC för både avgående och ankommande betalningar fakturakontroll Hogia Ekonomi har en unik integration med Svensk Handels Varningslista. Genom en webbsynkronisering har du hela tiden tillgång till aktuell information och kan lätt upptäcka falska fakturor. leverantörsregister Du kan sortera och söka i leverantörsregistret och göra utskrifter av resultaten. Du kan också exportera leverantörer till Word för utskrift av t ex massbrev och etiketter. Statistik och rapporter Du kan ta ut faktura- och reskontrajournaler, prognoser, även åldersfördelade samt statistik per period och ackumulerad. Du kan även simulera kurspåverkan på leverantörsskulder. Betalning Det finns automatiserade betalningsrutiner även för utlandsbetalningar, möjlighet till delbetalning samt elektronisk betalning med förfallodagsbevakning. Det finns också möjlighet att lägga in en betalningsspärr. Efter betalning sker en automatisk uppdatering av huvudboken. KUNDRESKONTRA Kundreskontran ger företaget möjlighet att på ett enkelt och systematiskt sätt hantera kundfordringar. Systemet innehåller automatiserad krav- och räntehantering. Påminnelser och räntefakturor skrivs enkelt ut. EU-anpassat Programmet är EU-anpassat med VAT-nummer, EU-statistik samt upplägg av kontering för inhemsk och trepartshandel, EU-handel samt exporthandel. Betalningskontroll Det är mycket enkelt att sköta inbetalningar i kundreskontran. Du kan söka på kundens namn, nummer, belopp eller datum. Klickar du på önskad faktura, hämtas den in i konteringen. Programmet hanterar autogirofakturor, OCR samt vanliga girobetalningar. är skickad för inkasso kommer den inte med i kravrutinen. När betalning sker, kommer en uppmaning från systemet att du ska dra tillbaka inkassoåtgärderna. Rapporter I kundreskontran finns flera typer av rapporter som underlättar uppföljning och ger underlag till likviditetsprognoser. Externa kopplingar Genom integrationen med Microsoft Office kan du skriva ut massbrev och etiketter från Word. Nu finns även en koppling till Microsofts Business Contact Manager, dit du kan exportera kunder och kontaktpersoner. En annan koppling gäller kreditupplysningar. Kravhantering Programmet lämnar stort utrymme för individuella variationer mellan olika kunder. Du kan se vilka betalningstider som gäller för olika kunder och se till att de, när de betalat, tas bort ur kravhanteringen. Det finns en koppling till Intrum Justitia som innebär att förfallna fakturor kan skickas för inkassoåtgärd. När en faktura

6 VALUTA Valuta förenklar utländska affärstransaktioner och löser problemet med kursdifferenser. KursAutomatik När du hanterar betalningar i utländska valutor bokar systemet automatiskt upp kursvinster och kursförluster på ett speciellt konto. Uppgifter om senaste ändring och föregående kurs finns tillgänglig. Du kan även arbeta med valutakoder. Prislistor, fakturor och betalningar I kund- respektive leverantörsregistret anger du landet, normalvalutan och fakturaspråket. Språkfunktionen klarar sex olika språk förutom svenska. Du kan enkelt göra fakturor och prislistor i olika valutor och ändra kursen vid registrering om du så önskar. En utskriven faktura bokförs automatiskt i svenska kronor och bevakas i reskontran. Du kan ta ut reskontrajournaler i olika valutor och dessutom simulera inverkan av olika kursförändringar. Programmet hanterar även valutaterminer. När det gäller priser och rabatter finns det nästan obgränsade valmöjligheter FAKTURERING Faktureringen ger dig stora valmöjligheter när det gäller layout, priser och rabatter, artikelgrupper, tillfälliga artiklar, varningar m m. Den är helt integrerad med kund-, artikel- och valutaregistret samt med kundreskontran. Prislistor och rabatter I programmets grundinställning anger du vilken prissättningsmetod som ska användas. Det finns 10 prislistor per artikel/uppdragsart, medarbetare och valuta. Dessutom kan du använda dig av olika rabatter och specialpriser. Artiklar kan prissättas i vilken enhet som helst styckvis, ask, kartong, pall etc, med eventuellt olika mängdrabatter. Du kan enkelt göra prislistor i olika valutor. I kundregistret anger du landet, normalvalutan och fakturaspråket. Du kan välja att låta prislistan i SEK ligga till grund för priset i utländsk valuta alternativt ha ett fastställt pris för de utländska valutorna. Du kan lägga upp 10 prislistor per valuta. På kunden anger man sedan vilken prislista de skall debiteras efter. Prismallar För att förenkla prissättningen för användaren finns möjligheten att skapa prismallar. I en prismall anger man, i procent, hur prislista 2-10 skall förhålla sig till grundprislistan. När man sedan lägger upp artikeln anger man vilken prismall som skall gälla och behöver endast ange pris i grundprislistan. Paketartiklar En paketartikel är ett samlingsnamn för en paketering som kan bestå av både artiklar, uppdragsarter (tjänster) och omkostnader och syftet är att skapa ett attraktivt erbjudande som är mer förmånligt än de enskilda delarna var för sig. Paketartikeln kan antingen innebära en procentuell rabatt per artikel eller uppdragsart, eller en direkt justering i prislistan. Du väljer om du vill visa de artiklar/uppdragsarter som ingår i paketet eller ej, på själva fakturan. Det finns också en grundinställning avseende konteringen av de ingående artiklarna för att snabba upp registreringen. Fakturadesign Programmet levereras med moderna standardfakturablanketter som t ex innehåller e-postadress och IBAN-nummer. Men den faktura som bäst uppfyller ditt företags krav kan du själv skapa bättre än någon annan. Du kan utan krångel ta fram din egen layout och lägga in din egen företagslogotyp på fakturan. Programmet ger dig alltid möjlighet att välja vilken typ av information du vill eller inte vill ha med på fakturan och du kan skriva mycket text på fakturan. Tillfälliga artiklar som inte finns i artikelregistret kan skrivas in. En faktura är redigerbar ända tills du godkänner utskriften. Vid fakturering kan du, om du så önskar, få upp en varning när kunden överskrider den kreditlimit som du har angivit i registret. Systemet hanterar också kontant fakturering och fakturerings- avgifter. Efterbearbetning När en faktura skrivs ut, överförs den automatiskt till kundreskontran och till huvudboken. Efter det att fakturan är utskriven och godkänd finns den sparad, så att du har möjlighet att gå in och titta på den och med en knapptryckning skicka den som e-post till kunden. Vidare kan du enkelt få ut en detaljerad fakturajournal. Autogiro/OCR Med autogiro får kunden möjlighet att låta banken automatiskt dra betalningen för en faktura från sitt konto. Programmet hanterar båda autogirotjänsterna; privat och företag, och dessutom kan du skicka medgivandefil. OCR skapar en fakturautskrift som medger optisk läsning. Det betyder att företaget får tryggare och enklare betalningsrutiner. När betalningen kommer in till Bank- respektive Plusgirot skapas en redovisningsfil som läses in i programmet. Om du har många fakturor sparas värdefull administrationstid åt ditt företag. Hogia BG-link Hogia Ekonomi är nu utrustad med en direktkoppling till BGC för både avgående och ankommande betalningar. SYSTEMKRAV Se utförliga systemkrav på HOGIA BUSINESS SOFTWARE AB Stenungsund Tel: Fax: E-post: hbs@hogia.se