Baker Tilly Sverige AB ISQC 1 ISQC

Transkript

1 ISQC

2 Innehållsförteckning A Inledning sid 3 B Översikt Baker Tilly Sverige sid 4 C Beskrivning Baker Tilly Sveriges interna kvalitetskontrollsystem sid 5 D Övergripande beskrivning av ISQC1 inom Baker Tilly Sverige sid 9 ISQC 1 1. Ledningsansvar för kvalitet inom revisionsföretaget sid Relevanta yrkesetiska krav sid Acceptera och behålla kunder sid Personal/HR sid Hur uppdrag utförs sid Övervakning sid Dokumentation sid 31 2

3 A. Inledning Baker Tilly Sverige AB är ett nätverk bestående av fristående medlemsbyråer. Nätverket syftar till att hitta ett samarbete avseende administrativa lösningar, marknadsföring, utbildning och ett gemensamt internt kvalitetskontrollsystem. Denna kvalitetshandbok följer ISQC1 struktur. Baker Tilly Sverige AB har som mål att varje medlemsbyrå (delägare) skall utveckla, upprätthålla, och följa framtagna delar i det befintliga kvalitetskontrollsystem som finns. En efterlevnad av denna handbok bedöms med rimlig säkerhet ge medlemsbyråernas delägare och medarbetare, i enlighet med International Standard on Quality Control (ISQC) 1, bra förutsättningar att följa standarder och lagar för yrkesutövningen avlämna korrekta rapporter Det är av största betydelse att i varje enskild situation uppfylla god revisions- och revisorssed respektive god sed för redovisningskonsulter. Därför skall medlemsbyrå inom Baker Tilly Sverige AB implementera, övervaka och därigenom följa Baker Tilly Sverige AB:s kvalitetskontrollsystem. Avsnitt i denna handbok är uppbyggda efter aktivitet-rutin-kontroll. Handbok Revision respektive Handbok Redovisning utgör separata dokument. Avvikelse från ISQC1 handbok får endast ske av enmansbyrå som utgörs av ägaren utan anställda eller inhyrda konsulter, men först efter godkännande av Baker Tilly Sverige AB:s kvalitetsnämnd och styrelse. Beteckningar och fraser som definierats i ISQC1 har samma betydelse i denna handbok, med undantag av att begreppet revisionsföretag har ersatts av medlemsbyrå. 3

4 B. Översikt Baker Tilly Sveriges interna kvalitetskontrollsystem Kvalitetsnämnden Revision, KNrev Kvalitetsnämnden Redovisning, KNred Kristian Thore (C) Björn Bentevik Christina Thulin (C) Åsa Dahlgren Jerry Thorin Helén Eriksson Kvalitetskontrollanter Revision, KKrev Kvalitetskontrollanter Redovisning, KKred Auktoriserad eller godkänd revisor som Auktoriserad redovisningskonsult som är uppfyller motsvarande krav som Far ställer medlem i Far eller SRF och har den yrkeserfarenpå sina kontrollanter. het och utbildning som krävs och som i övrigt är lämplig att utföra kvalitetskontroll. Kvalitetsansvarig Revision, KArev Kvalitetsansvarig Redovisning, KAred En på varje medlemsbyrå utsedd En på varje medlemsbyrå utsedd auktoriserad kvalificerad revisor redovisningskonsult Baker Tilly Sverige AB huvudkontor HK HK är beläget i Uddevalla och sköter därifrån all administration som rör kvalitetsarbete. Övriga personer och medlemsbyråer i organisationen finns upptagna på 4

5 C. Beskrivning av Baker Tilly Sveriges interna kvalitetskontrollsystem Det interna kvalitetskontrollprogrammet är uppbyggt av tre delar 1. gemensam kvalitetshandbok 2. inspektion/övervakning 3. utbildning a) Gemensam kvalitetshandbok Baker Tilly Sverige har en handbok (denna) som avser ISQC1, en handbok som avser revision samt en handbok som avser redovisning/rådgivning. Dessutom finns ytterligare gemensamma policydokument t ex riktlinjer för koncernrevision och uppdrag i företag av allmänt intresse. Gemensamma handböcker och policydokument finns publicerade på Baker Tilly Sverige AB:s intranät och är tillgängliga för samtliga medarbetare. Handböckerna uppdateras regelbundet av kvalitetsnämnderna. De uppdaterade handböckerna publiceras på Baker Tillys intranät och i samband med detta meddelas samtliga kvalitetsansvariga (KArev respektive KAred). b) Inspektion/övervakning Baker Tilly Sverige AB har ett eget kvalitetskontrollsystem för revision, som senast granskades (systemgranskning) och godkändes av Far 2009/2010. Kvalitetssystem för redovisning granskas Kvalitetsnämnder KNrev och KNred KNs uppgift är: att utveckla, upprätthålla och övervaka efterlevnad av befintligt kvalitetskontrollsystem att administrera och fatta beslut kring periodvis extern granskning PEG att tillhandahålla kvalitetshandbok att anordna årlig utbildning av kvalitetskontrollanter och kvalitetsansvariga. Omfattning: Kvalitetsnämnderna skall sammanträda minst fyra (4) gånger per år. Kvalitetskontrollanter KKrev och KKred Kvalitetskontrollanternas uppgift är: att genom kvalitetskontroller hos medlemsbyråer övervaka efterlevnad av befintligt kvalitetskontrollsystem att ge byråledningar och kvalificerade revisorer och redovisningskonsulter feedback och förslag till framtida förbättringar Omfattning: Kvalitetskontroller inom Baker Tilly Sverige ska utföras i enlighet med Riktlinjer för BTS kvalitetskontroll av revisionsverksamhet respektive Riktlinjer för BTS kvalitetskontroll av redovisningsverksamhet, som finns publicerade på Baker Tillys intranät. Kvalitetskontrollanter skall genomgå årlig utbildning inom Baker Tilly Sverige och bör genomgå årlig utbildning hos Far eller SRF (avseende redovisning). Kvalitetskontrollanterna inbjuds också delta (frivilligt) i den årliga obligatoriska utbildningen för kvalitetsansvariga. 5

6 Kvalitetsansvarig KArev och KAred Kvalitetsansvarigas uppgift är: Baker Tilly Sverige AB ISQC 1 att vara länken mellan kvalitetsnämnden och medlemsbyrån att utbilda och implementera handbok och praxis hos medlemsbyråns personal att bistå kvalitetskontrollanter i samband med den periodvisa externa granskningen PEG att utföra periodvisa interna kontroller på den egna medlemsbyrån PIG att utföra årlig intern kontroll ÅIG på den egna medlemsbyrån att rapportera till byråledning och kvalitetsnämnden efter periodvis extern och intern granskning, samt att föreslå förbättringar för den egna byrån Arbetsordning för kvalitetsansvariga finns på intranätet. Omfattning: Kvalitetsansvariga skall genomgå årlig utbildning inom Baker Tilly Sverige. Baker Tilly Sverige AB huvudkontor HK HK är beläget i Uddevalla och sköter därifrån all administration som rör nätverket Baker Tilly Sverige AB. Korrespondens som sker avseende det interna kvalitetskontrollsystemet skall gå via HK. HK:s uppgift är: att kommunicera med kvalitetsnämnderna, kvalitetskontrollanterna och kvalitetsansvariga för revision och redovisning i frågor som rör kvalitetskontroll. att sammanställa de uppgifter som är relevanta för kvalitetsnämnderna och kvalitetskontrollanterna. att ansvara för kvalitetsnämndernas arkivering Omfattning och definitioner av Byrågemensamma kontroller Byråkontroll och uppdragskontroll inom Baker Tilly Sverige genomförs som Årlig intern granskning ÅIG, Periodvis extern granskning PEG och Periodvis intern granskning PIG enligt nedanstående schema. Granskningsintervallen är desamma för revisions- respektive redovisningsverksamheten. År 3 PIG År 6 PEG År 9 PIG År 12 PEG ÅR 1 ÅIG År 2 ÅIG ÅR 3 ÅIG ÅR 4 ÅIG ÅR 5 ÅIG ÅR 6 ÅIG ÅR 7 ÅIG ÅR 38 ÅIG ÅR 9 ÅIG ÅR 10 ÅIG ÅR 11 ÅIG ÅR 12 ÅIG Årlig intern granskning ÅIG Efterlevnad av handboken ISQC1 samt handbok Revision respektive handbok Redovisning ska kontrolleras årligen av byråns kvalitetsansvariga via checklista ÅIG som finns på intranätet. Respektive medlemsbyrå bestämmer själva hur arbetet fördelas mellan de kvalitetsansvariga för revision och redovisning. ÅIG avsnitt 5 ska dock genomföras av KArev avseende revisionsmedarbetare respektive av KAred avseende redovisningsmedarbetare. Genomförandet av ÅIG avsnitt 5 ska helst planeras så att icke 6

7 kvalificerade medarbetare som inte omfattas av PEG/PIG granskas minst en gång under en sexårsperiod. ÅIG ska vara färdigställd senast 30 november vilket ska bekräftas till HK. Rapportering av utfallet sker till byråledning. KA ansvarar för att brister som noterats åtgärdas. ÅIG genomförs enligt fastställd checklista som finns publicerad på intranätet. Omfattning och definition av kontroller Revision: Periodvis extern granskning PEG Kvalificerade revisorer och tillhörande byråer granskas av KKrev en gång vart sjätte (6) år. Rapportering sker till byråledning efter utförd granskning samt till KNrev. Kvalificerade revisorer med uppdrag av allmänt intresse granskas av KKrev en gång vart tredje år (3) år. Rapportering sker till byråledning efter utförd granskning samt till KNrev. Den externa granskningen utförs i enlighet med checklistor som publiceras av Far samt med komplement rörande interna riktlinjer för Baker Tilly Sverige enligt handbok ISQC1 samt handbok Revision. Periodvis intern granskning PIG Kvalificerade revisorer och tillhörande byråer granskas internt av byråns KArev en gång vart sjätte (6) år genom periodvis intern granskning - PIG. Denna skall vara slutförd senast 30 november vilket ska bekräftas till HK. Rapportering av utfallet sker till byråledning efter utförd granskning samt till KNrev. PIG ska genomföras enligt fastställd checklista och i enlighet med Riktlinjer för utförande av PIG, som finns på intranätet. KNrev ansvarar för att upprätthålla schema över medlemsbyråernas granskningsintervall samt informera byråer när PIG ska genomföras. Omfattning och definitioner av kontroller Redovisning: Periodvis extern granskning PEG Auktoriserade redovisningskonsulter samt redovisningsmedarbetare med eget kundansvar och tillhörande byråer granskas av KKred en gång vart sjätte (6) år. Rapportering sker till byråledning efter utförd granskning samt till KNred. Den externa granskningen utförs i enlighet med checklistor som publiceras av Far och SRF samt med komplement rörande interna riktlinjer för Baker Tilly Sverige enligt handbok ISQC1 samt handbok Redovisning. Periodvis intern granskning PIG Auktoriserade redovisningskonsulter och redovisningsmedarbetare med eget kundansvar och tillhörande byråer granskas internt av byråns KAred en gång vart sjätte (6) år genom periodvis intern granskning - PIG. Denna skall vara slutförd senast 30 november vilket ska bekräftas till HK. Rapportering av utfallet sker till byråledning efter utförd granskning samt till KNred. PIG ska genomföras enligt fastställd checklista och i enlighet med Riktlinjer för utförande av PIG, som finns på intranätet. KNred ansvarar för att upprätthålla schema över medlemsbyråernas granskningsintervall samt informera byråer när PIG ska genomföras. 7

8 c) Utbildning Baker Tilly Sverige AB ISQC 1 Kvalitetsnämnderna KNrev och KNred tillser att både kvalitetskontrollanter och kvalitetsansvariga utbildas i såväl uppmärksammade som aktuella frågor och metodik en gång per år. Dessa utbildningar hålls i augusti - september. Kvalitetsnämnderna KNrev respektive KNred sammanställer väsentliga frågor och sådant som bör förbättras från höstens periodvis externa kontroller PEG. Detta rapporteras skriftligen till KArev och KAred så snart PEG är avslutade, normalt i januari året efter granskningsåret. Styrelsen informeras samtidigt. Delägarna informeras i samband med Knivsta-dagarna i februari. KN informerar även utbildningskommittén om identifierat utbildningsbehov med önskemål inför revisions- respektive redovisningsdagarna under hösten innan februari månads utgång. Utbildningskommittén tillhandahåller utbildning i aktuella frågor för samtliga medarbetare under de s.k. Knivsta-dagarna, som hålls i februari samt i samband med revisions- respektive redovisingsdagarna under hösten. Närvaro är inte obligatorisk vid dessa tillfällen. 8

9 D. Övergripande beskrivning av ISQC1 inom Baker Tilly Sverige ISQC1 står för International Standard on Quality Control. Detta regelverk gäller för revisionsföretag, både vad avser revisionsuppdrag och andra närliggande tjänster såsom redovisningstjänster och rådgivningstjänster. Baker Tilly Sverige följer det framtagna regelverket ISQC1. Denna handbok är ett anpassat komplement. ISQC1 baseras på sex (6) delar: 1. Ledningsansvar 2. Relevanta yrkesetiska krav 3. Acceptera och behålla kundrelationer, samt hantering av särskilda uppdrag 4. Personal 5. Hur uppdrag utförs 6. Övervakning 7. Dokumentation Rutiner och kontroller enligt denna handbok samt tolkning av oberoendesituationer och revisions och redovisningsmetodik är gemensamma för alla medlemsbyråer inom Baker Tilly Sverige. Rutiner och kontroller enligt denna handbok skall ses som en lägsta nivå för utformning av det interna kvalitetskontrollsystemet. Enskilda byråer kan dock, beroende på olika storlek och struktur, behöva komplettera och utöka regelverket för att uppnå kraven enligt ISQC1. VD eller motsvarande person(er) i byråledande ställning (framöver används endast begreppet byråledning) har det yttersta ansvaret för att ISQC1 fungerar på medlemsbyrån. I det fall en utsedd byråchef saknas, ansvarar samtliga delägare solidariskt för kvalitetskontrollsystemet. Trots att byråledningen har det yttersta ansvaret, är kvalificerade revisorer ochredovisningskonsulter samt övriga medarbetare, i varierande grad, ansvariga för efterlevnaden av Baker Tilly Sverige AB:s och medlemsbyråns riktlinjer för kvalitetskontroll. Kvalificerad revisor har alltid det fulla ansvaret för att det enskilda uppdraget utförs enligt god revisionssed och god revisorssed. Likaså har kvalificerad redovisningskonsult ansvar för att uppdrag utförs i enlighet med Svensk standard för redovisningstjänster, Reko. 9

10 Förtydliganden: ISQC1 punkterna 12 (a)-(s) Intern övervakare Internt ansvarig på medlemsbyrån för kontroll av kvalitetssystem, KArev respektive KAred Uppdragsanknuten kvalitetskontroll Processen är obligatorisk för vid bestyrkandeuppdrag för företag av allmänt intresse, men även på uppdrag där revisionsföretaget har bedömt att byrårisken är hög p g a uppdragets komplexitet, storlek eller annat och därigenom fastställt att en uppdragsanknuten kvalitetskontroll skall ske. Detta innebär en objektiv utvärdering av revisionsteamets bedömningar och slutsatser, vilket skall ske innan avgivande av rapport. Särskild kvalitetsgranskare CRP kvalificerad revisor som utsetts för kontroll av enskilt uppdrag p.g.a. förhöjd revisionsrisk (storlek, företag av allmänt intresse, komplexitet etc.) Sakkunnig hos Baker Tilly Sverige AB eller Far, se även bilaga för specialister Medlemsbyrå formellt invald medlemsbyrå inom Baker Tilly Sverige AB Byråledning VD, utsedd byråchef, operativa (aktiva) delägare som anses ha en företagsledande ställning Ansvarig revisor påskrivande revisor, huvudansvarig revisor RN Revisorsnämnden Företag av allmänt intresse börsnoterat företag eller företag som lyder under Finansinspektionen 10

11 1 Ledningsansvar för kvalitet inom revisionsföretaget ISQC1 punkterna 18-19, samt A4-A5 1.1 Ledningsfunktioner I denna handbok görs hänvisningar till olika ledningsfunktioner inom medlemsbyrån. Delägare kan ha flera funktioner, vilket inte skapar några problem så länge byråns personal är informerad av delägarens ansvarsområden. Det övergripande ansvaret för kvalitetskontrollsystemet kan inte delegeras bort, utan ligger på byråledningen. Till sin hjälp utser byråledningen en KArev och en KAred. Delegering av funktioner kan ske så att olika personer på byrån ansvarar för olika områden (personal/hr, tekniska lösningar etc). Person som tilldelas särskilt ansvarsområde och uppgifter skall först utvärderas i fråga om erforderlig erfarenhet och förmågan att fullgöra sitt ansvar. Fyra ledningsfunktioner skall finnas på varje medlemsbyrå, nämligen en definierad byråledning, en utsedd kvalitetsansvarig för revision respektive redovisning och en personalansvarig. Vilka personer som innehar dessa funktioner skall tydligt framgå i organisationsbeskrivningen över den egna medlemsbyrån. Byråledning Ansvarar för att övervaka effektiviteten i allt arbete, även sådant som utförs av andra ledningsfunktioner. I det fall det inte finns någon uttalad byråchef, ansvarar samtliga delägare solidariskt för denna funktion. Byråledningen skall vara representerad på Baker Tilly Sveriges delägarmöten. Person som ingår i byråledningen skall ha hög kompetens och anses vara en god förebild. Personen skall ta ansvar för byråns utveckling och årligen sätta sig in i de rapporter som lämnas av byråns KArev och KAred. Byråledningen har ansvar för att bestämma medlemsbyråns operativa och interna rapporteringsstruktur. I detta ingår att besluta om alla viktiga frågor som rör revisionsföretaget och dess yrkesutövning. KArev Kvalificerad revisor som ansvarar för att implementera handbok och information till personalen, att utföra intern kvalitetskontroll (ÅIG och PIG), samt att rapportera såväl till byråledningen som till KNrev. KAred Auktoriserad redovisningskonsult som ansvarar för att implementera handbok och information till personalen, att utföra intern kvalitetskontroll (ÅIG och PIG), samt att rapportera såväl till byråledningen som till KNred. KArev respektive KAred är den som aktivt driver kvalitetsfrågor och Baker Tilly Sveriges riktlinjer på den egna byrån. KA har inte något ansvar utöver detta. HR-funktionen Funktionen kallas även personalansvar och ansvarar för samtliga HR-funktioner inklusive att föra ett register avseende personalens yrkesmässiga nivå, vidareutveckling, utbildning och lön. Rutin ledningsfunktioner Byråns delägare ansvarar för att utse byråledning och att samtliga obligatoriska funktioner är bemannade. Kvalitetsfrågor ska vara en stående punkt på dagordningen vid möten i byråledningen då kvalitetsansvariga informerar om aktuella frågor i anslutning till kvalitet. KArev samt KAred ska beredas möjlighet att närvara vid ledningsmöten, för att informera om väsentliga iakttagelser inom sitt ansvarsområde, om den kvalitetsansvarige inte ingår i byråledningen. Kontroll ledningsfunktioner Punkt 1.1 i årlig intern granskning (ÅIG) genom kontroll av att medarbetarna har kännedom om vem som ansvarar för obligatoriska funktioner på den egna byrån. 11

12 1.2 Signaler från ledningen Baker Tilly Sverige AB ISQC 1 Byråledningen skall skicka tydliga signaler till övriga medarbetare att kvalitetshandbok, standarder och regelverk skall följas och tydligt värdesätta arbete av hög kvalitet. Byråledningen skall visa engagemang genom att a) Fastställa riktlinjer och rutiner för utvärdering av prestationer samt ha en koppling till ersättning och befordran b) Fördela ledningsansvaret så att kommersiella intressen inte åsidosätter kvalitet på levererade tjänster c) Tillhandahålla tillräckliga resurser och stöd för den egna byråns kvalitetskontroll Rutin signaler från ledningen Baker Tilly Sveriges gemensamma kvalitetshandböcker är tillgängliga för samtliga medarbetare via intranätet. KArev och KAred ansvarar för att medarbetarna är informerade om var dessa finns och hur de ska användas. Medlemsbyrån genomför årligen minst ett internt utbildnings- och informationsmöte. Vid detta tillfälle informeras samtliga medarbetare om byråns egna gällande ledningsfunktioner och Baker Tilly Sveriges aktuella organisation. Medlemsbyrån håller dessutom återkommande regelbundna interna möten (minst fyra gånger per år) för samtliga medarbetare och byråledning. Vid dessa tillfällen följs en dagordning med en stående punkt som berör kvalitetshandboken ISQC1, handbok Revision respektive handbok Redovisning. Vid förändringar i byråns eller Baker Tilly Sveriges ledningsfunktioner, informeras medarbetare och byråledning. I samband med månadsmöten framhåller byråledningen goda prestationer. Kund- och uppdragsansvarig lämnar även beröm till medarbetarna efter väl utförda uppdrag. Det årliga informations- och utbildningsmötet samt medlemsbyråns regelbundna möten ska protokollföras med närvaroförteckning och förvaras centralt hos byrån. Protokollet kan vara handskrivet. Gentemot delägare visar byråledningen sin inställning i kvalitetsfrågor genom att delägaravtal för medlemsbyråer innehåller bestämmelser om ekonomiska konsekvenser för den som i sin yrkesutövning avviker från god sed och Baker Tillys kvalitetsdokument. En hög kvalitet förutsätter kompetensutveckling och adekvata arbetsverktyg. Byråledningen tillser att tillräckliga resurser i form av tid och pengar alltid finns för information och utbildning samt kvalitetskontroll och kvalitetsarbete. Kontroll signaler från ledningen Punkt 1.1 i årlig intern granskning (ÅIG). Samtal med medarbetare i samband med detta, samt även vid utvecklingssamtal hur de anser att byråledningen uppmuntrar och följer ett utförande av hög kvalitet. Punkt 1.2 i årlig intern granskning (ÅIG), genom uppföljning av protokoll att informations- och utbildningsmöten genomförts och att innehållet varit relevant. Kontroll av hur frånvarande medarbetare informerats. Baker Tilly Sveriges styrelse har rätt att få se medlemsbyråernas delägaravtal för kontroll av att dessa innehåller bestämmelser om ekonomiska konsekvenser för den delägare som inte uppfyller kvalitetskraven i sin yrkesutövning. 12

13 2 Relevanta yrkesetiska krav 2.1 Yrkesetiska regler ISQC1 punkterna 20-25, samt A7-A9 Baker Tilly Sverige AB ISQC 1 IFAC-koden lägger fast de grundläggande principerna för god yrkessed, nämligen 1) Hederlighet 2) Objektivitet (beskrivs i avsnitt 2.1) 3) Professionell kompetens (beskrivs i avsnitt personal/hr) 4) Tystnadsplikt (beskrivs i avsnitt 2.3) 5) Professionellt uppträdande Byråledningen har ansvaret för att verksamheten drivs enligt god revisionssed och god revisorssed samt Svensk standard för redovisningstjänster, Reko. För att kunna uppnå detta krävs att medlemsbyråns interna rutiner säkerställer att all personal tillämpar Fars och SRF:s riktlinjer rörande etikfrågor. 2.1 Rutin yrkesetiska regler Under det årliga informations- och utbildningsmötet informeras samtliga medarbetare om de grundläggande principerna för god yrkessed. Vid nyanställning ska reglerna om oberoende och tystnadsplikt liksom övriga yrkesetiska regler gås igenom. Den nyanställde ska underteckna bekräftelse som visar att denne är införstådd i de väsentliga delarna. Detta dokumenteras tillsammans med anställningsavtal. Varje medarbetare ska minst en gång per år underteckna försäkran om att oberoende och tystnadsplikt respektive övriga yrkesetiska regler följts. Mall för detta finns publicerad på Baker Tillys intranät, Årlig försäkran. Kontroll yrkesetiska regler Punkt 2.1 i årlig intern granskning (ÅIG). Kontroll att årligt informations- och utbildningsmöte genomförts och att innehållet varit tillräckligt. Kontroll av att samtliga medarbetare undertecknat årlig försäkran om oberoende och tystnadsplikt. 2.2 Oberoende ISQC1 punkterna 21-25, samt A10-A17 Det är av största vikt att objektiviteten inte kan ifrågasättas och att vårt oberoende ligger fast som en grundprincip för trovärdigheten i alla bestyrkandeuppdrag. Medlemsbyråer, dess delägare och medarbetare skall i utförande av bestyrkandeuppdrag vara faktiskt och synbart oberoende. Delägare och medarbetare får inte ha sådana intressen, influenser eller relationer avseende kundens affärer som kan påverka professionell bedömning eller objektivitet (intressekonflikt). Delägare och medarbetare skall följa Fars EtikR1, Revisorslagen, ISA 220 och ISQC1pkt Medlemsbyråns riktlinjer för oberoende kräver att alla medlemmar i bestyrkandeteamet uppfyller dessa villkor för alla bestyrkandeuppdrag och lämnade rapporter. Rutin oberoende Bestyrkandeuppdrag som utförs inom Baker Tilly Sverige AB skall pröva samtliga typer av hot mot oberoendet och dokumenteras enligt den s k analysmodellen. Under det årliga informations- och utbildningsmötet utbildas samtliga medarbetare i oberoendefrågor. Genomgång sker av hur hot mot oberoendet skall dokumenteras enligt den s.k. analysmodellen. Vidare utbildas samtliga byråns medarbetare i Baker Tilly Sveriges gemensamma tolkning av centrala oberoendefrågor som bokföring, grundbokföring, nätverk/revisionsgrupp, närstående etc. 13

14 a) Samtliga typer av hot mot oberoendet prövas öppet var för sig och dokumenteras i analysmodellen. Om hot identifierats skall detta beskrivas under aktuellt område och följas upp med vidtagna motåtgärder. b) Oberoende till nya bestyrkandeuppdrag prövas av ansvarig revisor. Respektive byrå ansvarar för att utveckla interna rutiner för att säkerställa byråns oberoende till nya kunder. Detta kan t ex kontrolleras genom att samtliga medarbetare as för oberoendekontroll, med svarskrav om någon i personalen inte är oberoende till uppdraget. Därefter bedöms oberoendet till revisionskunder årligen genom att ansvarig revisor dokumenterar väsentliga frågor i blankett Behållande av kund (el. motsvarande). c) Oberoende till nya bestyrkandeuppdrag liksom befintliga uppdrag gäller inte bara den egna byrån utan även gentemot andra medlemsbyråer inom Baker Tilly. I analysmodellen måste därför oberoendet gentemot nätverket prövas av ansvarig revisor genom att 1) fråga kunden om annat Baker Tillykontor anlitats och 2) kontrollera om inköp skett från andra Baker Tilly-kontor genom granskning av resultaträkning, leverantörsregister e dyl. d) All skriftlig rådgivning (konsultationer) måste dokumenteras centralt inom medlemsbyrån t ex genom särskild kodning i tidredovisning eller faktureringssystem, så att den i efterhand kan identifieras, dokumenteras och bedömas. Rådgivning skall även bedömas utifrån hur stort felet kan bli, d v s även riskbedömas mot framtida skadestånd. e) Om byrån har utfört redovisningstjänster till revisionskund (kombiuppdrag) uppstår alltid ett självgranskningshot som ska bedömas i analysmodellen. Motåtgärder måste beskrivas och slutsats om uppdragets behållande skall framgå. f) All skriftlig rådgivning till revisionskund skall före uppdraget utförs godkännas och signeras av huvudansvarig revisor. Lämnad rådgivning som är fristående från revisionsuppdraget till revisionskunder innebär per automatik att ett självgranskningshot uppstår. Utifrån medlemsbyråns centrala dokumentation av rådgivningstjänster (punkt d) ovan) har ansvarig revisor relevanta underlag för att kunna bedöma oberoendet i analysmodellen. Motåtgärder skall beskrivas och slutsats om uppdragets behållande skall framgå. g) När redovisningsmedarbetare eller annan rådgivare inom Baker Tilly Sverige erhåller förfrågan om nytt rådgivningsuppdrag måste denne kontrollera om bolaget har en revisor verksam inom nätverket (t ex via InfoTorg). Om så är fallet måste den ansvarige revisorn kontaktas för godkännande av uppdraget innan detta får antas. Detsamma gäller vid utökning eller förändring av de tjänster som levereras i redovisnings- respektive rådgivningsuppdrag där revisorn är verksam inom nätverket. h) Byråledningens ska ha rutiner för att säkerställa att egenintresse (t ex högt arvode, obetalda fakturor från klienten, affärsintressen med klienten) eller vänskapshot inte förekommer. Byråledningen ska två gånger per år bedöma detta i aktuella kunduppdrag genom att gå igenom kundreskontra, omsättning per revisionsuppdrag, omsättning från samma redovisningsbyrå, tänkbara affärsintressen, långvariga kundrelationer osv. Byråledningen signerar och styrker aktuella frågor och informerar ansvarig revisor. Aktuella situationer bifogas i analysmodellen av ansvarig revisor. i) Medarbetare skall snarast informera ansvarig revisor och KArev om de själva eller någon annan på byrån bedöms ha tillhandahållit en tjänst som kan vara förbjuden enligt ABL, Fars EtikR1 eller tillsynsmyndighet. Detta skall ske även om situationen kan leda till att revisionsföretaget inte kan slutföra bestyrkandeuppdraget. j) All personal lämnar årligen skriftlig bekräftelse på att riktlinjer och rutiner avseende oberoendefrågor har följts. k) Företag av särskild storlek/allmänt intresse skall bedömas av minst två kvalificerade revisorer, utifrån vad som gäller tillhandahållna redovisningstjänster och att punkt i IFAC:s etiska kod avseende revisorsrotation säkerställts. Se vidare Revision av företag av allmänt intresse. 14

15 Kontroll oberoende Baker Tilly Sverige AB ISQC 1 Punkt 2.1 i årlig intern granskning (ÅIG). Kontroll av att årligt informationsmöte innehållit utbildning i etik- och oberoendefrågor. Stickprov på att fakturerad rådgivning kan identifieras och dokumenteras utifrån tidredovisnings- och faktureringssystem eller motsvarande samt att denna bedömts utifrån skadeståndsrisk. Kontroll av att samtliga delägare och medarbetare har lämnat skriftlig bekräftelse avseende oberoendehantering, Årlig försäkran. Genomgång av att byråledningen genomfört övergripande bedömning av egenintresse- och vänskapshot. Avsnitt 5 i årlig intern granskning (ÅIG). Genomgång av medarbetares uppdrag för att bedöma dokumentation av hot och eventuella motåtgärder i analysmodellen. Rutin intressekonflikter Närhelst en intressekonflikt eller potentiell intressekonflikt identifieras, bör delägare och medarbetare varken agera, ge råd eller kommentera saken förrän de grundligt har övervägt situationen och gått igenom fakta och omständigheter. Intressekonflikter på ett revisionsuppdrag skall alltid bedömas av två kvalificerade revisorer. Omständigheterna skall beskrivas i analysmodellen och motåtgärder skall prövas. Detaljerna bör noga dokumenteras i sin helhet och bifogas analysmodellen. I det fall hot mot oberoendet konstaterats, skall motåtgärder vidtas. Två motåtgärder skall särskilt kommenteras: 1. I det fall hot mot oberoende uppmärksammats, kan en s.k. 2nd opinion vara ett sätt att (enligt befintlig praxis) hantera situationen. Revisor som anlitas för att lämna s.k. 2nd opinion skall vara utomstående från såväl medlemsbyrån som Baker Tilly Sverige AB. Då detta är en väsentlig fråga, skall den uppkomna situationen diskuteras med annan delägare på medlemsbyrån samt förslagsvis Fars jurist. Notera att begreppet 2nd opinion är en av flera motåtgärder, inte nödvändigtvis en universal lösning och att det därför kan finnas situationer där enda utvägen är att avsäga sig uppdraget. 2. Självgranskningshot p g a revision i kombination med av revisionsbyrån utförd grundbokföring är ett centralt problem. I det fall medlemsbyrån tillhandahåller såväl revisions- som redovisningstjänster, skall verifikationer vara konterade och attesterade av uppdragsgivaren. Här är det möjligt att använda konteringsinstruktion, men samtliga verifikationer skall vara signerade av uppdragsgivaren (undantag uppdragsgivarens egna kundfakturor). Byråledningen beslutar därefter om medlemsbyrån skall: Upphöra att leverera tjänsten och avsäga sig uppdraget Införa motåtgärder för att på lämpligt sätt hantera konflikten Vidta disciplinära åtgärder och sanktioner för delägare/medarbetare avseende ev. överträdelser. Kontroll intressekonflikter Punkt i årlig intern granskning (ÅIG) samt kontroll att utomstående revisor signerat ärendet. 2.3 Kombiuppdrag I ABL 9 kap 17 stadgas bl a att den inte får vara revisor som är verksam i samma företag som den som yrkesmässigt biträder bolaget vid grundbokföringen eller medelsförvaltningen eller bolagets kontroll däröver. I större företag eller moderföretag i större koncerner gäller vidare att den får inte vara revisor som är verksam i samma företag som den som biträder vid bokföringen eller medelsförvaltningen eller bolagets kontroll däröver. För definition av större företag se ABL 9 kap Den situation som beskrivs i denna bestämmelse brukar kallas för byråjäv. 15

16 Bestämmelsen innebär att redovisningstjänster som inte är grundbokföring eller medelsförvaltning kan tillhandahållas till revisionskunder som inte är större företag eller noterade företag. Vidare får redovisningstjänsterna inte utföras av någon i revisionsteamet. Uppdrag där enskild medlemsbyrå eller byrå tillsammans med annan medlemsbyrå inom Baker Tilly Sverige biträder en uppdragsgivare med redovisningstjänster och/eller eventuellt närliggande konsulttjänster samt revisionstjänster kallas kombiuppdrag. Observera att redovisnings- eller konsulttjänsterna och revisionsuppdraget är två skilda uppdrag för vilka det ska utses två olika ansvariga personer inom byrån. För tjänsterna ska därför upprättas skilda uppdragsbrev, som undertecknas av den ansvariga för respektive uppdrag. De redovisningstjänster som kan tillhandahållas i ett kombiuppdrag kan vara mer eller mindre omfattande. Exempel på redovisningstjänster som kan utföras i ett kombiuppdrag är t ex: Biträde med löpande bokföring (registrering) Biträde vid upprättande av delar av ett bokslut Biträde vid upprättande av årsbokslut/årsredovisning Biträde vid upprättande av koncernredovisning Biträde vid upprättande av kassaflödesanalys Förbud mot kombiuppdrag Inom Baker Tilly Sverige föreligger förbud för kombiuppdrag vid följande situationer: 1. Det föreligger alltid förbud mot att biträda med redovisningstjänster åt en revisionskund som definieras som större företag (50/40/80) eller moderföretag i större koncerner (50/40/80) samt företag noterade vid börs och vissa finansiella företag (se ABL 9 kap ). 2. Det föreligger alltid förbud mot att utföra betalningsuppdrag i ett kombiuppdrag. 3. Det föreligger alltid förbud mot att någon som ingår i revisionsteamet också utför redovisningstjänster åt samma kund och vice versa. 4. Bokslutsrapport bör ej lämnas i ett kombiuppdrag. Rutin för hantering av kombiuppdrag För att undvika jäv eller situationer där revisorns oberoende kan ifrågasättas ska alla kombiuppdrag inom Baker Tilly Sverige - oavsett storlek - hanteras enligt följande: 1. Vid antagande av ett (kombi)uppdrag ska alltid redovisningskonsulten kontrollera vem som är vald revisor och kontakta denne för diskussion om huruvida redovisningsuppdraget kan antas utan att revisorns opartiskhet och självständighet kan ifrågasättas. 2. Vid utökning eller förändring av redovisningstjänsten i kombiuppdrag ska redovisningskonsulten likaså alltid kontakta revisorn innan det utökade eller förändrade uppdraget får antas. 3. Samtliga av kundens affärshändelser ska följa bokföringslagens krav, d v s vara attesterade och klassificerade (=konterade) av kunden, med undantag för kundfakturor. 16

17 Attest: En attest kan vara manuell eller digital. Spårbarhet ska alltid föreligga, d v s det ska klart framgå att varje verifikation/affärshändelse är godkänd av kunden och att den ska bokföras i verksamheten. Klassificering: Kunden ska alltid klassificera affärshändelserna, d v s på varje affärshändelse ange vad som avses, antingen via löptext eller via kontering. Som alternativ till detta kan en konteringsinstruktion upprättas. Av konteringsinstruktionen ska framgå vilket kundföretag som avses, kundens underskrift och datum samt kort beskrivning om verksamheten och hur olika typer av vanligt förekommande transaktioner ska klassificeras. Om oklarhet sedan uppstår under arbetets gång ska kunden kontaktas. I avvaktan på kundens instruktion bokförs affärshändelsen på ett s k Obs-konto. Alla rättelser, kompletteringar och bokslutstransaktioner som redovisningskonsulten upprättar i samband med kundens bokslut ska attesteras av kunden. Sådan attest kan göras i efterhand, dock senast i samband med undertecknandet av årsredovisningen/ årsbokslutet och innan revisionsberättelsens undertecknande. Vid befarad jävs- eller oberoendesituation I kombiuppdrag uppstår alltid ett självgranskningshot som revisorn måste bedöma och hantera i Analysmodellen. Motåtgärder måste beskrivas och slutsats om uppdragets behållande skall framgå. Om det kan befaras att det kan uppstå en jävs- eller oberoendesituation för revisorn, som inte kan hävas med andra åtgärder än att företaget frånträder det ena uppdraget, ska den uppkomna situationen omedelbart diskuteras med kunden. Kontroll kombiuppdrag Punkt 2.1 i årlig intern granskning (ÅIG). Kontroll av att årligt informationsmöte innehållit utbildning i oberoendefrågor. Kontroll av att samtliga delägare och medarbetare har lämnat skriftlig bekräftelse avseende oberoendehantering, Årlig försäkran. Avsnitt 5 i årlig intern granskning (ÅIG). Genomgång av medarbetares uppdrag för att bedöma dokumentation av hot och eventuella motåtgärder i analysmodellen. 2.4 Tystnadsplikt ISQC1 punkterna A56-A59 Delägare och medarbetare ska skydda och iaktta tystnadsplikt för all kundinformation som måste vara konfidentiell och skyddad enligt tillämpliga lagar, tillsynsmyndigheter, avsnitt D i Fars EtikR1, revisionsföretagets riktlinjer samt särskilda kundinstruktioner eller avtal. Om medlemsbyrån anlitar underkonsulter vid utförande av ett kunduppdrag omfattas även konsulterna av tystnadsplikten. Underkonsulterna ska därför informeras om gällande regler. Detta bör även framgå av avtalet som tecknas mellan byrån och underkonsulterna. Rutin tystnadsplikt Under det årliga informations- och utbildningsmötet informeras samtliga medarbetare om reglerna kring tystnadsplikt och upplysningsplikt enligt EtikR1 regel D. All personal lämnar årligen skriftlig bekräftelse på att tystnadsplikt har följts, Årlig försäkran. Kontroll tystnadsplikt Punkt 2.2 i årlig intern granskning (ÅIG) där byråns personal tillfrågas om rutinerna kring tystnadsplikt. Kontroll av att samtliga medarbetare lämnat skriftlig bekräftelse om att reglerna för tystnadsplikt följts. 17

18 3 Acceptera och behålla kunder ISQC1 punkterna 26-28, samt A18-A Nya kunduppdrag Baker Tilly Sverige AB ISQC 1 Vad som nedan sägs om nya kunduppdrag avser såväl nya kunder som utökning eller annan förändring i uppdrag för befintliga kunder. Rutin nya kunduppdrag: En utvärdering av en potentiell kund eller nytt uppdrag och godkännande ska föregå varje kundförslag och varje accepterat uppdrag. Detta gäller oavsett om det är byråledningen eller en medarbetare som blivit tillfrågad/kontaktad. Utvärderingen ska innefatta en bedömning av medlemsbyråns kompetens, resurser och de risker som är förknippade med kunden. Denna omfattar en granskningsprocess som utförs av det (potentiella) uppdragsteamet som därefter beslutar om uppdraget accepteras eller behålls. Vid övervägande om huruvida medlemsbyrån ska acceptera/fortsätta med ett visst uppdrag ska såväl byråinterna faktorer som kundens miljö beaktas. Rutinen för att anta nya kunduppdrag ska minst innefatta följande åtgärder: inhämta tillgänglig information om företaget (årsredovisning, Infotorg, ev. aktuell sie-4 fil) och företagsledningen kontakta/träffa företagsledningen och skaffa tillräcklig kunskap om verksamheten genomföra ID-kontroll bedöm om byrån kan hantera uppdraget p g a storlek eller komplexitet bedöm tillgång till eventuella specialister som kan behövas samt ytterligare resurser om uppdragsanknuten kontroll blir aktuellt bedöm om uppdraget innebär förhöjd revisionsrisk och byrårisk bedöm om företagsledningens hederlighet kan ifrågasättas bedöm om hot mot oberoende finns kontakta tidigare revisor efter inval De överväganden som gjorts innan ny kund accepteras ska dokumenteras i checklista Utvärdering av nytt uppdrag, vilken ska signeras av ansvarig revisor samt representant för byråledningen. Om uppdraget kan antas ska därefter uppdragsbrev upprättas. I uppdragsbrevet måste en s k disclaimer finnas med, vilken klarlägger ansvarsfrågan mellan medlemsbyrån, Baker Tilly Sverige respektive Baker Tilly International. Disclaimern finns på intranätet. Kontroll nya kunduppdrag Punkt 3.1 i årlig intern granskning (ÅIG) med kontroll att representant för byråledningen har signerat utvärderingen. Stickprovskontroll av att överväganden i samband med att nya kunder antagits dokumenterats i blankett Utvärdering av nytt uppdrag samt att erforderliga undersökningsåtgärder gjorts före kunden accepterats. 3.2 Befintliga kunduppdrag Rutin befintliga kunduppdrag Samtliga kunduppdrag ska övergripande utvärderas årligen av byråledningen. Bedömning bör ske utifrån byråns kompetens, förmåga och resurser samt oberoende. Som underlag för bedömningen använder byråledningen omsättning per kund, kundreskontra och förteckning över förfallna, obetalda fakturor, förteckning över särskilda uppdrag m m. 18

19 Varje enskilt kunduppdrag skall utvärderas årligen enligt checklista Behållande av kund (el. motsvarande). Utvärderingen utförs av ansvarig revisor respektive redovisningskonsult. Visar utvärderingen att omständigheter kring uppdraget förändrats på ett sätt som innebär att hot mot oberoendet uppstår ska detta dokumenteras i analysmodellen för revisionsuppdrag. För övriga uppdrag sker dokumentation av överväganden på för situationen ändamålsenligt sätt. Byråledningen ska därefter utvärdera motåtgärderna/övervägandena samt bedöma om dessa är tillräckliga eller om uppdraget måste lämnas i förtid. Byråledningen ska i sådana fall signera utvärderingen. I det fall uppdrag skall lämnas i förtid, skall alltid Fars Etikregler och RN:s praxis beaktas. Kontroll befintliga kunduppdrag Punkt 3.2 i årlig intern granskning (ÅIG) att byråledningen övergripande utvärderat befintliga uppdrag. Avsnitt 5 i årlig intern granskning (ÅIG). Kontroll av att obligatoriskt dokument Utvärdering av befintligt uppdrag ifyllts och signerats av ansvarig revisor samt att byråledningen i förekommande fall signerat analysmodellen. 3.3 Acceptera och behålla särskilda uppdrag I det fall uppdraget omfattar ett s k bestyrkandeuppdrag av allmänt intresse eller bedöms kunna vara ett uppdrag som kräver uppdragsanknuten kvalitetskontroll, skall särskild hantering ske. HK ansvarar för att föra ett centralt register över Baker Tillys uppdrag av allmänt intresse och ska två gånger per år (31 maj respektive 30 november) uppdatera förteckningen via KArev, så att registret alltid är aktuellt. Utöver nedanstående hänvisas till dokumentet Revision av företag av allmänt intresse som beskriver hur sådana uppdrag ska hanteras inom Baker Tilly. Rutin acceptera och behålla särskilda uppdrag Uppdrag av s.k. särskilt intresse skall bedömas och utvärderas av byråledningen gemensamt och signeras. KArev skall omgående meddela Baker Tilly Sverige styrelse och KNrev via HK då ett uppdrag av allmänt intresse antas eller avslutas. Kontroll acceptera och behålla särskilda uppdrag Punkt 3.4 i årlig intern granskning (ÅIG). Kontroll av att byråledningen godkänt och signerat uppdraget samt att meddelande lämnats till Baker Tilly Sverige styrelse och KNrev. 3.4 Lämna en kundrelation Det kan uppkomma sådan information då det redan är ett accepterat/befintligt kunduppdrag, som gör att det är nödvändigt att avgå från uppdraget i förtid. Denna process innefattar beaktande av yrkesmässiga krav, krav i lagar och andra författningar samt eventuell obligatorisk rapportering som måste utföras till följd av händelsen. Rutin lämna en kundrelation Förtida avgång skall alltid bedömas av byråledningen och vid osäkra fall skall även Fars jurist kontaktas. Kontroll lämna en kundrelation Punkt 3.3 i årlig intern granskning (ÅIG) att byråledningens signatur finns i ärendet, samt att ev. korrespondens med Fars jurist finns tillgänglig. 19

20 4 Personal/HR ISQC1 punkterna 29-31, samt A24-A31 Baker Tilly Sverige AB ISQC 1 Medlemsbyrå skall ha tillräckligt med personal, med rätt kompetens, med tillräcklig förmåga och med tillräcklig vilja att följa yrkesetiska regler, för att medlemsbyrån skall: kunna utföra uppdrag enligt standarder och lagar kunna lämna rapporter som är korrekta Medlemsbyrån skall därför ha bra rekryterings- och utvärderingsrutiner för att skapa förutsättningar att bemanna uppdrag rätt, samt att utveckla personalen. Dessa riktlinjer och rutiner skall omfatta: Rekrytering Utvärdering av prestationer Förmåga och tid för anställd att utföra uppdrag Kompetens Karriärutveckling Befordran Ersättning Bedömning av personalbehov Medlemsbyrån skall utse person med ansvar för personal/hr-funktionen. Denna befattning innefattar att: Upprätthålla riktlinjerna för personalarbetet. Identifiera ändringar av riktlinjer som krävs till följd av arbetslagstiftning och författningar samt att vara fortsatt konkurrenskraftig på marknaden. Ge vägledning och rådgivning i personalrelaterade frågor. Upprätthålla system för utvärdering av prestationer. På begäran rekommendera särskilda åtgärder eller rutiner som är lämpliga med hänsyn till omständigheterna (dvs. disciplinåtgärder, rekrytering). Schemalägga behovskonstaterad intern vidareutbildning. Upprätthålla centralt förvarade personalakter (inklusive årliga bekräftelser av oberoende, avtal om tystnadsplikt och rapporter om vidareutbildning). Tillhandahålla introduktionsutbildning för nyanställda. 4.1 Rekrytera och behålla personal Byråledning och HR-funktionen skall utvärdera kraven på medarbetarna för att kunna säkerställa att de har den kapacitet och kompetens som krävs för att tillgodose kundernas behov. Detta innefattar vanligen att bedöma de förväntade framtida uppdragen i syfte att kunna identifiera perioder med hög belastning och potentiella resursbrister 20

21 Rutin rekrytera och behålla personal Medlemsbyråns personalrutiner skall fastläggas i personalhandbok eller motsvarande. Byrån ska ha ett centralt personalregister där varje medarbetares uppgifter inklusive genomförd utbildning framgår. Kontroll Punkt 4.1 i årlig intern granskning (ÅIG). 4.2 Vidareutbildning - kompetens och karriärutveckling Delägare och medarbetare i Baker Tilly Sverige skall uppfylla minimikraven på vidareutbildning enligt definition i Fars EtikR1. Inom Baker Tilly Sverige AB är det dock önskvärt att följa nätverkets profilering att vara en byrå med hög kompetens, vilket gör att vidareutbildning varje år bör överstiga dessa minimikrav. Rutin vidareutbildning Medlemsbyrån har ett centralt personalregister där varje medarbetares vidareutbildning är beskriven utifrån utvecklingssamtal och karriärplanering. Kontroll vidareutbildning Punkt 4.2 i årlig intern granskning (ÅIG). 4.3 Utse uppdragsteam - utvärdera prestationer och hantera medarbetares förmåga och tid att utföra uppdrag Varje uppdrag skall tilldelas lämplig bemanning. Hänsyn skall tas till kompetens samt att tillräckligt med tid finns för att uppdraget utförs enligt standarder för yrkesutövningen och tillämpliga krav i lagar och andra författningar. Rutin utse uppdragsteam Byråledning tar regelbundet fram tidsbudget för den kommande periodens uppdrag. Ansvarig revisor genomför löpande utvärdering av medarbetare och har tillgång till centralt uppdaterad personalinformation. Härigenom kontrolleras att byrån löpande har tillräckligt med personal och rätt kompetens. I det fall upprättad tidsbudget behöver justeras, informeras byråledningen. Ansvarig revisor godkänner i revisionsstrategin/granskningsplanen de personer som bemannar uppdraget och därigenom att uppdragsteamet som helhet har den kompetens som krävs för att slutföra uppdraget enligt standarder för yrkesutövningen och revisionsföretagets kvalitetskontrollsystem. Utvärdering av prestation används även för att skapa en röd tråd i utbildning för varje medarbetare. Kontroll utse uppdragsteam Punkt 5 i årlig intern granskning (ÅIG), genom granskning av medarbetares uppdrag. Denna kompletteras med löpande utvärdering av medarbetare från ansvariga revisorer. Kontroll av att tidsbudget upprättas löpande för att bedöma personalbehov och resurser. 4.4 Belöna efterlevnad - befordran och ersättning Att medlemsbyråns riktlinjer följs ska löpande beaktas och hanteras i den specifika och övergripande bedömningen av enskilda delägare och medarbetare och i den regelbundet återkommande bedömningsprocessen för personalen. 21

22 Rutin belöna efterlevnad befordran och ersättning Medarbetares utvärdering dokumenteras hos personalansvarig och ska gås igenom vid utvecklings- och lönesamtal. Kvalitet i utfört arbete ska vara en parameter vid lönesättning. Medarbetarens prestation ska diskuteras och utvärderas vid löne- och utvecklingssamtal och det ska tydligt framgå för medarbetaren hur kvaliteten påverkar lönesättningen. Den som ansvarar för att hålla utvecklingssamtal och utarbeta förslag till lönejustering ska vid dessa tillfällen inhämta synpunkter från övriga kvalificerade medarbetare på byrån som underlag. Kontroll belöna efterlevnad befordran och ersättning Punkt 4.4 i årlig intern granskning (ÅIG), att medarbetares bedömda kvalitet ingår i utvecklings- och lönesamtal. Rating och lön skall finnas dokumenterat i centralt personalregister. 4.5 Disciplinåtgärder Revisionsföretagets kvalitetskontrollsystem kräver mer än fungerande övervakning. Det är viktigt att ha en hel process för tillsyn, som innefattar konsekvenser och rättelseåtgärder vid överträdelser, åsidosättande, bristande vederbörlig omsorg eller uppmärksamhet, missbruk samt bedrägeri. Den rättelseåtgärd som vidtas beror på omständigheterna. Allvarliga, uppsåtliga och upprepade överträdelser eller åsidosättanden av revisionsföretagets riktlinjer och regler för yrkesutövningen kan inte tolereras. Rutin disciplinåtgärder Varje medlemsbyrå inom Baker Tilly Sverige ska i sina delägaravtal överenskomma om konsekvenser av ekonomisk innebörd gentemot delägare som uppsåtligen bryter mot gällande regler i denna handbok och handbok Revision respektive handbok Redovisning. Innebörden i dessa regler ska vara utformade så att de ekonomiska konsekvenserna ska vara kännbara och därigenom ha ett preventivt syfte. Vidare ska delägaravtalet utformas så att upprepade, allvarliga kvalitetsbrister ytterst ska kunna utgöra grund för uppsägning och utträde. Kvalitetsbrister i utfört arbete hos enskild medarbetare ska uppmärksammas a) Av kund- eller uppdragsansvarig i samband med review av uppdrag. Bristerna ska påtalas och medarbetaren uppmanas åtgärda bristerna innan undertecknande av revisionsberättelse eller annan rapportering. b) Kund- och uppdragsansvariga ska vid upprepade kvalitetsbrister uppmärksamma byråledning och/eller HR om detta förhållande. c) HR ska så snart det bedöms nödvändigt diskutera med medarbetaren kring vilka åtgärder som behövs i form av utbildning, handledning, arbetsverktyg m m för att åtgärda bristerna d) HR ska löpande följa upp utvecklingen hos den enskilde för att säkerställa att vidtagna åtgärder får avsedd effekt. Om en medarbetare inte klarar att upprätthålla kvaliteten i arbetet och trots åtgärder enligt ovan inte förbättrar sin arbetsinsats ska disciplinära åtgärder vidtas. Dessa kan, beroende på hur allvarliga bristerna är, innefatta Reprimand Obligatoriskt krav att slutföra definierad vidareutbildning. Avstängning från arbetet. Uppsägning. Formell anmälan till yrkesorganisationens disciplinkommitté. 22