Datadirektionen c/o Stig-Göran Lindqvist direktör ÅBO AKADEMI DATADIREKTIONEN

Transkript

1 Datadirektionen c/o Stig-Göran Lindqvist direktör ÅBO AKADEMI DATADIREKTIONEN Till direktionen för datacentralen Strategiska linjedragningar med anledning av olika konsolideringsplaner gällande Akademins IT-verksamhet. Slutrapport av den av direktionen tillsatta arbetsgruppen Direktionen tillsatte på sitt möte den en arbetsgrupp med uppgift att bereda strategiska ställningstaganden med anledning av förnyandet av statsförvaltningens IT (ValtIT-projektet), UVM:s nya IT-strategi och utvecklandet av det finlandssvenska högskolesamarbetet. Direktionen behandlar ställningstagandena på sitt möte den 23.5 i samband med en diskussion om utvecklandet av datacentralens och Akademins IT-verksamhet, och med behandlingen av direktionens utlåtande om Akademins strategirapport. Strategirapporten saknar i sin nuvarande version så gott som helt linjedragningar beträffande Akademins IT-verksamhet. Direktionen beslöt att gruppen består av direktionens ordförande, professor Matti Hotokka, direktören för datacentralen, Stig-Göran Lindqvist samt representanter för forskningen och undervisningen. DD:s ordförande och direktören tillfrågade prorektor, professor Ulrika Wolf-Knuts och professor Helena Hurme huruvida de kunde ställa upp i gruppen. Båda accepterade uppdraget. Arbetsgruppen har sammanträtt en gång i form av ett videomöte den , vartill man flitigt utnyttjat e-post. Åbo, Matti Hotokka, sammankallare, ordförande för datadirektionen Helena Hurme Ulrika Wolf-Knuts Stig-Göran Lindqvist, sekreterare Fänriksgatan 3, FIN ÅBO, Finland sti go@abo.fi tel: , fax:

2 Inledning Akademin har en tämligen färsk IT-strategi (godkänd av styrelsen den ). Med tanke på att Akademin bereder sin nya (allmänna) strategi och på de talrika konsoliderings- och utvecklingsplaner som är aktuella inom IT-sektorn finns det dock skäl att komplettera IT-strategin med vissa konkretiserande strategiska linjedragningar. Den här rapportens tidsperspektiv är av storleksordningen tre år. Med konsoliderings- och utvecklingsplaner avses närmast : Datacentralens samarbete med svenskspråkiga högskolor - Novia - Hanken - nordiska universitetsdatacentraler Det lokala datacentralsamarbetet - Åbo (Åbo universitet, Åbo handelshögskola, yrkeshögskolorna, Åbo stad) - Vasa (Vasa universitet, Hanken, yrkeshögskolorna, Tritonia) - Jakobstad (Novia, yrkesinstitutet, det nya campusområdet) - Helsingfors (Hanken, Novia, Cityfolkhögskolan, G18) Den nationella samordningen av universitetens IT-verksamhet, med UVM:s IT strategi som ram och universitetens IT-chefer som koordinatorer Den nationella samordningen inom ValtIT-projektet Intern samordning av Akademins IT-verksamhet Det nuvarande samarbetet och de för Akademin viktigaste projekten och planerna har listats i bilaga 1. Några aktuella målsättningar för Akademins IT-verksamhet De allmänna ramarna för datacentralen och för Akademins IT-verksamhet ges av Universitetslagen och Instruktionen för de fristående institutionerna (bilaga 2). I Akademins strategi kunde man i dagens situation särskilt framhäva nedan nämnda uppgifter och de prioriteringar som följer av uppgifterna och hotbilderna. Slutligen anges ett antal åtgärdsförslag. Datacentralens uppgifter Upprätthållandet och utvecklandet av IT-sakkunskap av hög kvalitet i samråd med enheterna för att kunna erbjuda IT-funktioner i utvecklingens frontlinje åt forskningen och undervisningen vid Akademin Upprätthållandet och utvecklandet av välfungerande och rationella lösningar för IT-basfunktionerna med bevarandet av full kontroll särskilt över de IT-funktioner som är av strategisk eller verksamhetskritisk betydelse för Akademin Upprätthållandet och utvecklandet av IT-sakkunskap och -användarstöd på svenska för Akademin och för det svenskspråkiga samhället. Samarbetet med finlandssvenska högskolor och nordiska universitet är centralt Hotbilder inom ValtIT-projekten Förnyandet av statsförvaltningens IT går under namnet ValtIT-reformen. Strävan är att förenhetliga statens alla ämbetsverks IT-funktioner, inklusive universitetens. Här ingår

3 vissa hotbilder för universiteten. ValtIT:s spetsprojekt kan uppdelas i tre kategorier: Upprättandet av en gemensam statlig upphandlingsenhet, Hansel, med vilken man eftersträvar fördelaktiga totalkostnader och ett förenhetligande av (bl.a.) ITutrustningen och programvaran. Akademin har ingått ett avtal med Hansel, som tillsvidare fungerat acceptabelt. Det är dock skäl att kontinuerligt följa med prisnivån samt hur ett universitets specialbehov kan tillgodoses. Utvecklandet av gemensam programvara och drift av denna. Detta gäller typiskt administrativa system inom t.ex. ekonomi- och personalförvaltningen. Utvecklandet av dylika tillämpningar är ofta för dyrt för ett enskilt universitet (eller ämbetsverk) varför ValtIT:s modell kan vara till nytta för Akademin. Också här finns dock skäl att övervaka kostnadsutvecklingen, samt huruvida man förmår beakta Akademins behov av svensk betjäning i tillräcklig grad. Inrättandet av en organisation statens IT-servicecentral, som centralt skulle upprätthålla driften av IT-bassystemen (bl.a. underhållet av arbetsstationerna och serverdatorerna, Help Desk-funktionen, ledningen av närstödet, e- postsystemet) för hela statsförvaltningen. Den allmänna målsättningen är att man med centraliseringen kan avlasta ämbetsverken (och universiteten) skötseln av basfunktioner och att dessa istället kan styra sina IT-resurser mot kärnfunktionerna. De nuvarande planerna innehåller dock hotbilder: Centraliseringen innebär att nämnda funktioner standardiseras strikt och att universitetet avstår kontrollen över t.ex. sina arbetsstationer. Den närstödsoch Help Desk-service man skulle erbjuda vore likaså standardiserad och begränsad (se bilaga 1 om ValtIT och närstödet/help Desken). Det finns fog för misstanken att kostnaderna för den centrala modellen för universitetens del blir större än idag och att kärnfunktionernas IT-resurser sålunda minskar istället för att öka. Några orsaker är att de priser som statsförvaltningen måste betala för programvara typiskt är avsevärt högre än vad de är för ett universitet, samt på att ett universitet ofta har lätt att värva egen IT-arbetskraft förmånligt. Fatalt vore det ifall Akademin skulle tvingas avstå från kontrollen och utvecklandet av sådana verksamhetskritiska och dynamiska funktioner som t.ex. e-posten med dess hjälpfunktioner (se bilaga 1 om ValtIT och e-posten). Det svenska språkets ställning har tillsvidare inte alls beaktats i ValtIT:s planer. (I UVM:s IT-strategi anges däremot som en nyckelåtgärd att Vad de svenskspråkiga högskolornas IT-stöd beträffar, beaktas att deras personal och studerande behöver fullständigt svenskspråkig service ). Uppfattningen är idag att ett universitet inte nödvändigtvis direkt kan påtvingas ValtIT:s lösningsmodeller. I statsrådets principbeslut angående utvecklandet av statens ITförvaltning ( ) noteras bl.a. att ämbetsverkens ansvar för utvecklandet av sin egen verksamhet hålls oförändrad. Det torde också i sista hand vara ämbetsverket som avgör vilka behoven för dess kärnfunktioner är. Prioriteringar Samordningen av drift och utvecklandet av IT-bassystem sköts i första hand via det svenskspråkiga högskolesamarbetet. Målen är att dels ytterligare effektivera dessa funktioner och dels upprätthålla grunden för och en tillräcklig volym på den svenskspråkiga IT-sakkunskapen.

4 ValtIT:s servicecentralmodell, enligt föreliggande planer, motsvarar däremot inte Akademins behov Vad gäller drift och utvecklande av enskilda IT-system samarbetar datacentralen traditionellt med de andra högskolorna i Åbo och Vasa, och numera också i liten skala i Jakobstad och Helsingfors. Samarbetet utvecklas med de föränderliga behoven fortsättningsvis i denna form. Användarstödet och sakkunskapen hålls svenskspråkiga. Vad gäller utvecklandet och driften av stora och dyra tillämpningar, som är gemensamma för många universitet, deltar Akademin i nationellt samarbete främst inom ramen för UVM-finansierade projekt, men också inom sådana ValtIT-initierade projekt som betjänar Akademin. Åtgärdsförslag Novia-samarbetet Akademins ledning tar initiativet till att samordna drift och utvecklande av ITbassystem, eventuella andra tillämpningar samt deras användarstöd inom ramen för det finlandssvenska högskolesamarbetet. En utredningsgrupp tillsätts för att kartlägga IT-systemen och möjligheterna till samordning av vissa IT-funktioner. Också organisatoriska frågor utreds för att stöda samordningen. Medel har ansökts av UVM för kartläggningen. Hankens och ÅA:s datacentralers samarbete Samarbetet fungerar dynamiskt och informellt. Datacentralerna uppgör avtal för de viktigaste projekten (se bilaga 1). Datacentralernas lokala samarbete i Åbo, Vasa, Jakobstad och Helsingfors Samarbetet i Åbo och Vasa är redan idag mångsidigt och under ständig utveckling på ett informellt sätt. Det synliggörs och dokumenteras bättre genom att uppgöra formella avtal över de viktigaste gemensamma funktionerna (datacentralen initierar). I Jakobstad förutsätter det nya campusets planering samarbete mellan enheterna. I Helsingfors har samarbetsdiskussioner förts mellan parterna i G18. Datacentralen undersöker möjligheterna till ett samarbetsavtal (se bilaga 1). Datacentralernas samarbete i Vasa kring Tritonias IT-funktioner fungerar väl. Det utreds huruvida det kunde formaliseras med ett avtal, där en IT-koordineringsgrupp kunde utses, där kostnaderna för tillämpningar och tjänster man erbjuder varandra ses över och där eventuella nya samarbetsprojekt kartläggs. Nationella IT-projekt Akademins förvaltning och datacentralen följer aktivt med utvecklandet av sådana nationella gemensamma tillämpningar som aktualiseras inom ramen för UVM:s IT-strategi och ValtIT och som är av betydande intresse för Akademin (se bilaga 1). I den mån Akademin går in för dylika tillämpningar, övervakar förvaltningen och datacentralen kontinuerligt systemens kostnader och kvalitet. Den interna konsolideringen Konsolideringen av Akademins IT-funktioner aktiveras. Samordningen av ITupphandlingar och förenhetligandet av IT-utrustningen är på gång i.o.m. Hanselavtalen. Interna instruktioner för (IT-)upphandlingar samt för hantering av IT-projekt utvecklas av förvaltningen i samarbete med datacentralen.

5 Konsolideringen omfattar därtill en centralisering av systemskötseln av enheternas serverdatorer till datacentralen i den mån detta är möjligt. Målet är att minska på IT-systemarbetet vid enheterna. Arrangemangen baseras på en överenskommelse mellan respektive enhet och datacentralen. En ökad satsning på kärnfunktionernas IT-lösningar IT är en viktig faktor för utvecklandet av Akademins produktivitet. Datacentralens resurser för avancerat IT-tekniskt stöd och innovativitet kring forskningens och undervisningens IT-lösningar ökas. Ett tyngdpunktsområde är att befrämja den IT-baserade undervisningen genom att introducera nya programverktyg och hårdvara, även för handikappade. Datacentralens sakkunskap om beräkningsklusters och gridsystem förstärks. Behovet och organiseringen av det IT-tekniska stödet kring statistisk programvara utreds. Andra ev. behov utreds efterhand. Personresurserna som behövs för denna ökade satsning skulle frigöras genom den nedan föreslagna reformen av IT-stödet. Ifall resurser kan frigöras via samordning av vissa IT-tjänster med Novia och Hanken kunde dessa möjligen också utnyttjas för satsningen. IT-stödet förnyas. Samordning med Lärcentret i Åbo och Lärocentret i Vasa Det finns behov av att förnya Orakelfunktionen (Help Desken) och närstödet : Oraklet sköts idag så att hela den ordinarie DC-personalen (i Åbo) delar på dejoureringen (några timmar/vecka/peson). Närstödet sköts av planerarpersonal på deltid, medan den andra delen av arbetstiden används för systemarbete. Tidvis hjälper en civiltjänstgörare och någon praktikant till. Närstödsarbetet består till en betydande del av rutinuppgifter. Tjänsterna sköts huvudsakligen av överkvalificerad personal, vars motivation för uppgifterna inte alltid är den bästa. En tredelning av stödet behövs: en Help Desk-funktion, ett närstöd för rutinproblem och sakkunnigstöd för mera avancerade uppdrag. Help Desk-tjänsten och det enklare närstödet bör administrativt förenas till en funktion, IT-stödet, som sköts av ny personal, som anställs enkom för dessa uppgifter. En databas över stöduppdragen upprättas för en bättre uppföljning av och statistik över uppdragen. Också användaren skulle via databasen kunna följa med hur uppdraget avancerar. De nuvarande närstödsplanerarna har redan idag i princip uppdraget att delta i planeringsarbetet gällande sin ansvarsenhets IT-lösningar och att utföra mera krävande närstöd. I praktiken går dock arbetstiden åt till systemarbetet på datacentralen och till rutinstödet. Genom att flytta det enklare närstödet åt ny personal skulle tid frigöras för sakkunnigstöd. På grund av det lokala stödbehovet behövs en IT-stödet -funktion även i Vasa. Arbetet skulle koordineras så att Åbo och Vasa kompletterar varandra vid eventuella arbetsköer och dejoureringar. IT-stödet skulle även betjäna Tritonias användare av Akademins system. Helpdesk-stödet i Jakobstad och Helsingfors sköts i första hand från Vasa. I Jakobstad har datacentralen en IT-stödperson. Genom samarbete med Novia kan en lokal stödperson anlitas i Helsingfors. Grundandet av Lärcentret i Åbo har medfört behov av IT-tekniskt närstöd och Help Desk-tjänster kring bl.a. e-lärandeplattformar och IT-baserade kommunikationssystem samt kring multimediatjänster. Det är rationellt

6 att samordna DC:s och LC:s behov i Åbo. Planerna har varit att inrätta ett gemensamt användarstöd i nya ASA. Reformen behöver dock genomföras nu, redan innan LC:s flyttning till ASA kan realiseras. DC:s Vasasektion koordinerar den avancerade sakkunnighjälpen på ovannämnda områden, och betjänar såväl Lärcentret i Åbo som i viss mån Lärocentret i Tritonia. Även kursbiblioteket skulle flytta till nya ASA, och dess kunddisk kunde då placeras i samma utrymmen. Sålunda kunde en större samlad betjäningspunkt skapas. För att underlätta kommunikationen mellan orterna tas nödvändig ITbaserad kommunikationsteknik i bruk. Samtal skall enkelt och snabbt kunna vidarekopplas mellan orterna och en intern kommunikationskanal kunde ständigt vara öppen för att snabbt informationsutbyte vid eventuella problemsituationer. Man överväger även möjligheterna att ge stöd via nya kommunikativa kanaler som t.ex. Connect Pro. Åtgärdsförslag: Oraklet och närstödet slås ihop till en ny funktion, som kallas IT-stödet, i enlighet med ITIL-kvalitetsmodellen. Det täcker i Åbo också Lärcentrets behov av IT-tekniskt användarstöd för lärare och studerande. I Vasa ger det visst användarstöd också åt Lärocentret i Tritonia. En uppdragsdatabas upprättas (ett s.k. ticketsystem). Nya kommunikationstekniska lösningar tas ibruk för stödet. Personal (t.ex. deltidsanställda studerande, datanomer) anställs uttryckligen för Help Desk-funktionen och för det mera rutinartade närstödet. De nuvarande närstödsplanerarna frikopplas från rutinstödet, men bevarar det övergripande ansvaret för DC:s stöd åt enheten och fördjupar sin sakkunskap om enhetens IT-lösningar. Man utreder möjligheter till samarbete med de övriga svenskspråkiga högskolorna för att bredda basen för vissa delar av IT-stödet. Det bör noteras att IT-stödet vid Akademin inte är jämförbart med det som ValtIT avser med närstöd och Help Desk, utan betydligt mångsidigare (se bilaga 1, avsnittet om ValtIT:s spetsprojekt). Om åtgärdernas kostnadsverkningar och datacentralens ekonomi Samordningen med Novia och Hanken kan ge vissa inbesparingar, som dock är svåra att uppskatta i detta skede. De nationella IT-projekten, som främst gäller stora administrativa system, är ofta mycket dyra. Flera av dem är sådana som Akademin dock nödvändigtvis måste delta i. En betydande del (men knappast allt) av investeringskostnaderna finansieras typiskt av UVM och FM, medan driftskostnaderna kommer att falla på universitetet. Ett mål med dylika system är att rationalisera förvaltningens och enheternas administrativa processer samtidigt som kvaliteten kan förbättras.

7 Konsolideringen av datordriften inom Akademin kan ge vissa inbesparingar i form av arbetstid för en del enheters personal. För att driva det förnyade IT-stödet skulle det krävas löneanslag motsvarande c:a 4 personer (sammanlagt c:a per år för orterna). En mindre del av detta föreslås anvisad via budgeten för virtualisering av undervisningen. En civiltjänstgörare i Åbo och en i Vasa skulle, i mån av tillgänglighet, utnyttjas för systemet. Med dagens resursering av IT-verksamheten vid Akademin kan dess mål inte uppfyllas. IT utgör en viktig faktor vid utvecklandet av kärnfunktionerna, och vid rationalisering av olika processer vid Akademin samt vid förbättrandet av produktiviteten. Datacentralens allmänna budgetutveckling uppvisar allvarliga strukturella problem, som kräver åtgärder. Den dåliga utvecklingen har för datacentralens del särskilt drabbat den historiska delen av lönebudgeten (budgeten 2007 är på medan behovet är ), men också investeringsbudgeten som fluktuerar efter behoven men som år 2007 är på sin lägsta nivå sedan år Siffrorna bör också ses mot paradoxen att allmänna inbesparingar och rationaliseringar inom en organisation förutsätter ökade IT-satsningar: statsbudgeten år 2003 år 2007 datacentralen */ % ÅA totalt % Siffrorna i Därtill får datacentralen en del löner bekostade med stiftelsemedel, av vilka DC:s andel dock i praktiken hållits oförändrad sedan år */ Innehåller anslag öronmärkta för förvaltningens IT-projekt ( ). Innehåller inte årets tilläggsanslag för lönejusteringar.

8 Bilaga 1 Nuvarande samarbetsprojekt och vissa aktuella planer som är av intresse för Akademin IT-samarbetet med svenskspråkiga högskolor idag Yrkeshögskolan vid ÅA Samarbetet består idag närmast av informella kontakter. I Vasa sker erfarenhetsutbyte inom gemensamma expertgrupper. Hanken Ett projekt med målet att samordna Hankens och ÅA:s e-postsystem och vidareutvecklingen av dem är under arbete. Båda parter skulle utnyttja likadana e-postsystem med kringsystem såsom filtrering, virushantering och diverse e- postverktyg. Systemen skulle opereras av ÅA:s datacentral. Detta förverkligas för de första användargrupperna under våren Akademin grundar sin nya webbportal på den av Hanken utvecklade tekniska plattformen (bl.a. portalprogramvaran och innehållshanteringssystemet). Det fortsatta tekniska utvecklingsarbetet sker kring denna plattform i samarbete mellan datacentralerna Hankens och Akademins datacentraler utbyter tekniska lösningar även gällande andra system (bl.a. LDAP-systemen och arbetsstationsunderhåll) ÅA utnyttjar i Helsingfors Hankens modembank och en datanätanslutning för G18. Nordiska universitetsdatacentraler Datacentralen deltar i nordiskt IT-samarbete bla. inom NUAS IT-grupp, via Unitcf (de större svenska universitetens IT-chefers forum), samt inom Gnomis (det nordiska middleware-samarbetet). Konkreta projekt omfattar bl.a. utvärderingar av universitetens IT-funktioner, Kalmarunionen (arbetet mot ett gemensamt autentiseringssystem för datoranvändarna), samt flitigt erfarenhetsutbyte t.ex. kring e-postservicen. Vasasektionen (och Tritonia) samarbetar med Umeå universitet om den nätbaserade undervisningen. Datacentralernas lokala samarbete Åbo- samarbetsportföljen innehåller idag bl.a: Kompatibla data- och kabelnät. Delvis gemensamma kablar och kabelrör. En gemensam anslutning till Funet och övriga Internet för alla universiteten och yrkeshögskolorna i Åbo. Knutpunkten är placerad på ÅA:s datacentral. Systemansvaret är Funets. De trådlösa näten, som är utvecklade i samarbete (SparkNet) och är kompatibla för ÅA, TY, TuKKK och Åbo yrkeshögskola. Också Åbo stad ingår i samarbetet. Opereringen av de gemensamma komponenterna i SparkNet är till en del utlokaliserade till företaget MasterPlanet Oy. Studentbyns datanät, som opereras av TY:s adb-central också för ÅA:s, TuKKK:s och yrkeshögskolornas räkning. Den gemensamma (ÅA, TY, TuKKK) modem- och ISDN-banken (uppringningsservicen), som sköts av TY:s adb-central. DC sköter ÅA:s användarstöd. Trip-textdatabassystemet, som DC opererar, utnyttjas av TY till c:a 50%.

9 Ekonomisystemen RainDance och Kokopankki, som opereras av DC också för TuKKK:s räkning. TuKKK:s diariesystem, som opereras av ÅA. Samarbete kring vissa anskaffningar av såväl hårdvara som programvara. ett nytt gemensamt beräkningskluster som TY:s institution för fysik och ÅA:s datacentral avser att operera och utveckla tillsammans. Systemägare är därtill ÅA:s fysikaliska kemi och tekniska kemi. Vasa ÅA:s och VY:s datacentraler samt yrkeshögskolorna i Vasa samarbetar kring ett trådlöst lokalt datanät Wireless Mobile Vaasa. ÅA och Hanken utnyttjar VY för sin Funetanslutning. Vasa-datacentralerna samarbetar kring IT-lösningarna för Tritonia. ÅA:s datacentral opererar bl.a. desktop-videomötessystemet Adobe Connect Pro även för Tritonia (inkluderande VY och Hanken). Ett samarbete kring e- lärandeplattformen Moodle växer fram. Datacentralerna har tillsatt gemensamma expertgrupper för erfarenhetsutbyte och för gemensamma skolningstillfällen. Datacentralens Vasasektion svarar för Övningsskolans datanät, serverdatorer, datasäkerheten och säkerhetskopieringen, m.m. Den nationella samordningen UVM:s IT-strategi ( innehåller bl.a. följande nyckelåtgärder som särskilt berör Akademin : Inom universitetet sköts arbetsstationerna, datanätet samt de gemensamma tillämpningarna och deras serverdatorer huvudsakligen centralt. IT-samarbetet mellan närbelägna högskolor samt bland de svenskspråkiga högskolorna ökas. Vad de svenskspråkiga högskolornas IT-stöd beträffar, beaktas att deras personal och studerande behöver fullständigt svenskspråkig service. Undervisningsministeriets IT-strategi för åren omfattar bl.a. följande för Akademin intressanta projekt: Ett gemensamt studieadministrativt system för universiteten utvecklas, ett modulärt bassystem med öppna gränssnitt. Akademins studieadministrativa system är idag nya och förnyade. De har redan all den funktionalitet som planeras för det nationella systemet. På längre sikt kan ett deltagande i det gemensamma utvecklingsarbetet dock tänkas bli intressant. Elektronisk ärendehantering. Projektet omfattar kommunikationen, diariefunktioner och arkivering. De första delprojekten betjänar resultatstyrningsprocessen och hanteringen av UVM-sektorns betänkanden och utlåtanden. Akademin behöver därtill ett system för hantering av interna och andra externa dokument, samt för hantering av enheternas dokument. Vidareutveckling av användaradministrationen och autentiseringen (HAKAsamarbetet. Akademin ligger i frontlinjen beträffande dessa system. Datawarehouse-projektet, datacentralernas initiativ. Avsikten är att bygga databaser som förenar studie-, forsknings-, ekonomi- och personalförvaltningssystemen för att utveckla rapporteringen och ledningsverktyg.

10 ValtITs spetsprojekt ( omfattar bl.a. Autentisering av medborgaren (Vetuma-projektet) samt autentisering och auktorisering av statens tjänstemän (baserar sig på högskolornas HAKA-projekt) ValtIT:s projekt för dokumenthantering och arkivering torde ge ramar för UVM:s projekt för e-ärendehantering. Nytt gemensamt helhetssystem för statens ekonomi- och personalförvaltning, med kringsystem. Detta skulle för Akademins del ersätta bl.a. Personec och Raindance, men det är oklart huruvida universitetens ev. nya juridiska status gör det nya helhetssystemet olämpligt. Centraliserad service för bas-it-tekniken (bl.a. drift, Help Desk och användarstöd gällande arbetsstationer, serverdatorer och e-posten). För Akademins del är detta problematiskt med tanke på tryggandet av svenskspråkig service och behovet av att upprätthålla IT-sakkunskap på hög nivå inom de svenska högskolorna. Kostnadsfrågorna är också oroande. Det bör noteras att det ValtIT i sin servicecentralmodell inbegriper i närstöds- och Help Desk-funktionen kraftigt skiljer sig från Akademins IT-stöd. IT-stödet vid Akademin inkluderar bl.a. olika stödformer (användarens besök vid Help Desk, telefonkontakt, e-postkontakt, stödpersonens besök hos användaren), olika målgrupper (anställd, studerande, annan datoranvändare, hemanvändare), olika datorkoncept (arbetsstationer, bärbara, datorklasser, privata datorer) och problemtyper (systemomgivning, användarrättigheter, bastillämpningar, e- lärandetillämpningar, andra tillämpningar, utlåningsfunktion). ValtIT:s koncept torde utesluta åtminstone personliga besök och hjälp över disken vid Oraklet, stödet åt studerande och stödet åt den omfattande hemanvändningen eller användningen från studentbostäder. Det begränsar sig till en kraftigt standardiserad pc-omgivning och standardkontorstillämpningar. Beträffande e-posten måste det noteras att den IT-baserade kommunikationen är i ett kraftigt utvecklingsskede och att det är väsentligt för Akademin att kunna följa med i utvecklingens tätgrupp. ValtIT:s modell innebär att funktionaliteten sannolikt begränsas till ett för statsföravltningen gemensamt normalt e-post- och kalendersystem. Dataskyddsproblematiken är också viktig för Akademin och egen kontroll över filtrerings- och datasäkerhetssystemen behövs för de omedelbara ingripanden som idag är nödvändiga för att skydda ett universitets e-postsystem från olika angrepp.

11 Bilaga 2 Universitetslagen Universiteten har till uppgift att främja den fria forskningen och den vetenskapliga utbildningen, att meddela på forskning grundad högsta undervisning och att fostra de studerande till att tjäna fosterlandet och mänskligheten. Universiteten skall fullgöra sina uppgifter i samverkan med det övriga samhället och främja forskningsresultatens genomslagskraft i samhället. Åbo Akademi skall särskilt tillgodose den svenskspråkiga befolkningens behov av utbildning och forskning samt i sin verksamhet beakta landets tvåspråkighet. Ur instruktionen för de fristående institutionerna Instruktion för de fristående institutionerna biblioteket, datacentralen, fortbildningscentralen och centret för språk och kommunikation vid Åbo Akademi Fastställd av kansler Institutionernas uppgifter... 2 Datacentralens uppgift är att främja utnyttjandet av informationsteknik (nedan IT) i forskningen, undervisningen och förvaltningen vid Åbo Akademi, inbegripet Österbottens högskola, genom: 1) att samordna, planera och ta initiativ för att utveckla utnyttjandet av IT inom informationsbehandlingen och informationsförvaltningen samt kommunikationen vid akademin, 2) att erbjuda IT-resurser och IT-sakkunskap åt akademins institutioner och enheter, deras anställda och studerande, 3) att ansvara för akademins datanät och datasäkerhet, 4) att samordna och utfärda direktiv för anskaffningar, samt handha underhåll av IT-utrustning och basprogramvara för akademins institutioner och enheter, samt 5) att handha övriga uppgifter som faller inom dess verksamhetsområde....