Arbetsplatsträffar sker nu varje månad då handlingsplanen, med indikatorer kopplade till mål och styrkort alltid gås igenom

Transkript

1 (20) Er referens Finnvid Prescher Kopia till SP Certifiering Box BORÅS Svenska Skogsplantor AB Vibytorps plantskola HALLSBERG Uppföljande resp. Omcertifieringsrevision, TREKANTEN (Svenska Skogsplantor AB), LJUNGBYHED (Svenska Skogsplantor AB), HÄGGEBY (Svenska Skogsplantor AB), HALLSBERG (Svenska Skogsplantor AB), NÄSÅKER (Svenska Skogsplantor AB), Resultat Företagets ledningssystem och förbättringsarbete har utvecklats ytterligare under året. På flertalet plantskolor involveras personalen regelbundet i uppföljning av mål och handlingsprogram. Goda exempel är Häggeby och Kolleberga. Målarbetet riktar sig främst mot att styra upp ett flertal pågående förbättringar i kärnprocesserna som har stor betydelse för både miljö, kvalitet, hållbarhet och den egna lönsamheten. Lean-arbetet som påbörjades på Stakhedens plantskola sprids nu efterhand till fler delar av organisationen. Revisionsledarens bedömning utifrån den senaste 3-årsperioden är att företagets miljöprestanda genom utvecklingsprojekten styr alltmer systematiskt mot hållbar utveckling vilket också är i linje med moderbolaget Sveaskog. Några exempel på miljöförbättringar från : Oljeförbrukning (m3) per miljon plantor - från 11,15 via 13,23 till 11,32 (ej graddagsjusterat) Biobränsleandel i uppvärmning dubblerat sedan 2012 Dieselförbrukning (m3) per miljon plantor - från 1,11 till 0,85 Kemikalieanvändning för snytbaggebehandling aktiv substans - halverad från 2510 till 1280 Conniflexbehandling % av antal beh. Plantor - från 23,6 % till 50% Kemikalieanvändning aktiv substans (kg) per miljon producerade plantor - från 2,58 till 2,0 Kemikalieanvändning aktiv substans (kg) i fröverksamheten - från 98,7 till Miljöförbättringar på plantskolor: Kolleberga Arbetsplatsträffar sker nu varje månad då handlingsplanen, med indikatorer kopplade till mål och styrkort alltid gås igenom SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post SP Box Borås Västeråsen Brinellgatan Borås info@sp.se

2 (20) Vibytorp Aktivt arbete med mikroplantprojektet Ett flertal nya investeringar som minskar de interna transporterna, förbättrar arbetsmiljön och ökar utbytet av färdiga plantor Trekanten Införande av microplantsystem pågår vilket minskar behovet av odlingsyta i växthus och därmed minskar behovet av oljeeldning markant. Ökad försäljning av plantor med mekaniskt snytbaggeskydd Conniflex vilket minskar användningen av bekämpningsmedel. Övergång till syntetdiesel, bytt ut lastmaskiner till moderna samt genomfört utbildning i ecodriving. Säkerställt bevattningsanläggningar så att bevattning kan ske nattetid och därmed kunnat minska vattenmängden på grund av minskad avdunstning och därmed minskat behovet av vattenpumpning. Häggeby Användning av bekämpningsmedel på plantor till försäljning har utfasats och nu används Conniflex för hela produktionen. Investering i mer miljövänliga hjullastare. Kilåmon Investerat i fliseldad biobränslepanna som avsevärt minskat behovet av oljeeldning. Investerat i modernare traktor med bättre miljöprestanda. Påbörjat arbete med att övergå till nytt plantsystem från S-50 till SA-30 vilket avsevärt minskar behovet av uppvärmd odlingsarea samt skapar möjlighet till att klara av volymen med två insådder istället för tre per år. Detta minskar uppvärmningsbehovet, minskar behovet av förflyttning av plantor samt ger förutsättning för bättre arbetsförhållanden.

3 (20) Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/förbättringsmöjligheter Standard Större avvikelser Mindre avvikelser Förbättringsmöjligheter SS-EN ISO 9001: SS-EN ISO 14001: Totala antalet: Intrycket från genomförd revision är att ledningssystemet stödjer vision, strategi och antagna mål och styrkort. Nu pågår dock gradvis en sammanslagning med Sveaskogs ledningssystem eftersom SSP troligen blir ett affärsområde inom Sveaskog i stället för ett självständigt dotterbolag. Beslut för framtiden avseende Svenska skogsplantors organisation efter årsskiftet upplevs dock i viss mån som otydligt ute i organisationen. Man upplever att informationen kunde varit tydligare för att minska spekulationer om vad som är på gång. Man noterar att SSP gradvis går över till att allt mer använda sig av Roten, Sveaskogs intranät för styrning av verksamheten, men man vet inte alltid vilka rutiner som gäller för olika delar av verksamheten - VLS eller Roten. Detta behöver tydliggöras i den egna VLS-en. Det finns potential att förbättra nyttan av intern- och externrevisionens iakttagelser i organisationen vad avser att lära sig och dra nytta av iakttagelser från övriga orter. VLS är ibland tungnavigerat och verkar inte användas i önskad utsträckning, möjligen beroende på dålig sökfunktion i systemet. Uppdatering och utgallring av gamla dokument kan förbättras. Häggeby är ett gott exempel på ett aktivt arbete med handlingsplaner och aktiviteter. De utgår från sin verksamhetsplanering där hela personalen fått vara med och identifiera förbättringsområden. De har därefter identifierat vilka aktiviteter som kan kopplas till de övergripande målen och redovisat dessa aktiviteter som sina nedbrutna mål. Detta verkar vara en framgångsrik metod för att få medarbetarnas engagemang i målarbetet. Övriga plantskolor har i varierande grad ett liknande arbetssätt som också är inriktat på att involvera personalen i målarbetet. De interna revisionerna har under året (2013) följt revisionsplaneringen. Internrevisionens kan förbättras genom en tydligare dokumentation av exempelvis resultaten från utvärdering av lagefterlevnad och uppföljningen av tidigare avvikelser. Ledningens utvärdering av internrevisionens resultat kan också förbättras, se avvikelser. Alla verksamhetens enheter (utom terminaler) erhåller internrevision inom en tvåårsperiod. Stickprov på terminaler bör planläggas i den framtida revisionsplaneringen.

4 (20) Fokusområden SS-EN ISO 9001:2008 Systemangreppssätt för ledningen Genomgång av det valda fokusområdet Systemangreppssätt för ledning ger följande reflektioner: Ledningen har genom ledningssystemet infört flera verktyg för att systematiskt styra verksamheten mot måluppfyllelse. Målen för organisationen uttrycks med antagen vision, strategikarta samt mål & styrkort. Resultaten förmedlas sedan via månadsrapporter och lagerrapporter ut till hela organisationen. Detta resulterar i konkreta handlingsplaner för varje resultatenhet. Genom månadsoch lagerrapporterna erhålls vid varje givet tillfälle en överblick över verksamhetens prestanda. Mognaden hos organisationen när det gäller att hantera detta system har ökat påtagligt de senaste åren. Dock återstår för ledningen att på ett tydligare sätt utveckla rutinerna för att samla information, analysera densamma och därefter utvärdera det egna ledningssystemets prestanda i sin helhet. Ett orosmoment är också att nuvarande organisationsförändringar kan upplevas som en "pålaga" uppifrån. Detta gör det extra viktigt att balansera mellan att avvakta förändringarna och att mer offensivt hävda egna behov i den nya organisationen. Styrkor och förbättringsområden Styrkor intern kommunikation omkring mål och handlingsprogram (dock med ett undantag, se avvikelse) god kompetens och starkt engagemang bland medarbetarna bra rutiner för utbildningsplanering som säkerställer erforderlig kompetens väl utvecklade rutiner för kontinuerlig uppföljning via månads- och lagerrapporter Förbättringsområden rutiner för genomgång av intern- och externrevisionsavvikelser skrivna på andra enheter inom organisationen dokumentstyrningen kan förbättras genom mer noggrannhet och tillämpning av egna rutiner vid ändringar i dokumentationen kundnöjdhetsmätningar inkl. analys av dessa rutinen för utvärdering av lagefterlevnad Rekommendation och villkor När företaget genomfört korrigerande åtgärder för de mindre avvikelserna skall övertygande dokumentation redovisas för SP Certifiering. Redovisningen måste ske inom 6 veckor, dvs senast

5 (20) Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt SS-EN ISO 9001:2008 kvarstår, under förutsättning att avvikelserna åtgärdas med godkänt resultat. Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt SS-EN ISO 14001:2004 förnyas, under förutsättning att avvikelserna åtgärdas med godkänt resultat. Uppdragets omfattning Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 2480 Svenska Skogsplantor AB 2480 M Svenska Skogsplantor AB SS-EN ISO 9001:2008 SS-EN ISO 14001:2004 Uppföljande revision samt förberedelser inför omcertifiering Omcertifieringsrevision Revisions- /aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag Gunnar Brundin (revisionsledare) Mats Lidbeck (revisor) Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan. Revisionen har genomförts genom intervjuer med personal samt granskning av dokument. En revisorsdag innefattar förberedelser, revision, upprättande av rapport samt uppföljning av åtgärder mot eventuellt lämnade avvikelser. Omcertifieringen innefattar dessutom en granskning av den gångna certifieringsperiodens resultat. Revisionsplanen fastställdes vid det inledande mötet. Planen följdes under revisionen. Verksamheten på följande orter besöktes: HALLSBERG (Svenska Skogsplantor AB, Vibytorps plantskola), HÄGGEBY (Svenska Skogsplantor AB, Lugnets Plantskola (Bålsta)), LJUNGBYHED (Svenska Skogsplantor AB, Kolleberga plantskola), NÄSÅKER (Svenska Skogsplantor AB, Kilåmons plantskola), TREKANTEN (Svenska Skogsplantor AB, Trekantens Plantskola Box 71). Företaget företräddes vid revisionen av bl.a. Lena Sammeli, VD, Finnvid Prescher, fröchef och systemansvarig, Hans Thyr, marknadschef, Harry Lepistö, controller, Peter Melin, produktionschef samt av platschefer, samordnare och medarbetare på de besökta enheterna. Avvikelser och förbättringsmöjligheter presenterades och överlämnades till företaget vid det avslutande mötet. Revisionsrapporten, som skickades i efterhand, återfinns dessutom på era sidor på kundwebbplatsen SP System. Några förändringar i företaget, som bedöms påverka certifikat, har inte konstaterats vid revisionen. Antal anställda är idag ca 100 personer. Adress och verksamhetsuppgifter som finns inregistrerade på kundwebbplatsen SP System är korrekta.

6 (20) Planering av kommande revision Nästa revision är preliminärt bokad till oktober Den nuvarande omfattningen för uppföljande revisioner bedöms vara relevant. Giltighetstiden för certifikat 2480 går ut Nästkommande revision är en omcertifiering. Normal omfattning är 2/3 av en certifieringsrevision (steg 1+2). Utgående från resultatet av periodens uppföljande revisioner rekommenderar revisionsledaren att revisionstiden för omcertifieringen (på plats) planeras till 5 dagar. Därigenom bedöms att den fördjupade granskningen av företagets prestanda och ledningssystem ges tillräcklig tid. Revisionsresultaten visar att systemets förankring i verksamheten förenklar revisionen och överblickbarheten för resultat är god. Flertalet funktioner och orter har ingått i periodens revisioner för standarden SS EN-ISO Omcertifieringsrevisionen innefattar förutom revision på plats en dokumentgranskning av 3-årsperiodens resultat. I rekommenderad tid ingår även uppföljande revision för andra certifikat. Alla revisioner under det 3:e certifieringsåret ingår i underlaget för omcertifieringen. Er omcertifieringsrevision kommer att innehålla en analysövning Focus for Future ; vilket är ett analysverktyg revisionslaget använder för att redovisa styrkor och svagheter i ert ledningssystemarbete. Resultatet från Focus for Future kan användas som underlag i ert fortsatta förbättringsarbete. Avvikelser och förbättringsmöjligheter Uppföljning av avvikelser från föregående revision visar att dessa är tillfredsställande åtgärdade utom GB3, GB5, GB6, MLi4 och MLi7 som samtliga skrevs om till nya, mindre avvikelser. AvvikelseId: GB1 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 4.2.3; SS-EN ISO 14001:2004, LJUNGBYHED (Svenska Skogsplantor AB, Kolleberga plantskola) Beskrivning: Observation: Nödlägesrutin uppsatt i verkstad var ej uppdaterad med senaste version, vilket kan tyda på ofullständiga rutiner för uppdatering av dokument. Detta är en avvikelse därför att: Enligt standarderna skall organisationen "säkerställa att rätt version av tillämpliga dokument finns på de platser där de skall användas."

7 (20) AvvikelseId: GB2 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 4.2.3; SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: Observation: Styrande dokument, såsom exempelvis checklista för medarbetarsamtal, har inget angivet datum eller versionsnummer som anger ändringsstatus. Detta är en avvikelse därför att: Enligt standard skall organisationen "säkerställa att ändringar och gällande ändringsstatus för dokument är angivna." AvvikelseId: GB3 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 5.6; SS-EN ISO 14001:2004, 4.6 Beskrivning: Observation: Tidigare avvikelse GB3 kvarstår eftersom man ännu inte har haft en ledningens genomgång efter föregående revision. I tillägg kan också konstateras att utöver utvärdering av resultaten från interna revisioner har ledningen heller inte vid tidigare genomgångar på ett systematiskt sätt sammanställt ett heltäckande underlag av information från ledningssystemet (se även 8.4 i kvalitetsstandarden) och utifrån detta gjort en sammanfattande utvärdering av ledningssystemet. Detta är en avvikelse därför att: Enligt standarder skall ledningen med planerade intervall utvärdera ledningssystemet och "säkerställa att det är fortsatt lämpligt, tillräckligt och verkningsfullt." AvvikelseId: GB4 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 7.3 Beskrivning: Observation: Tidigare avvikelse GB5 kvarstår eftersom en omarbetning av de egna rutinerna har försenats till följd av integreringen med moderbolagets motsvarande rutiner. Det är viktigt att moderbolaget (som inte är kvalitetscertifierat) görs uppmärksamt på att rutinerna för utveckling/konstruktion utformas i enlighet med standardens krav. Detta är en avvikelse därför att: Tidigare avvikelse ännu ej åtgärdad.

8 (20) AvvikelseId: GB5 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 7.6; SS-EN ISO 14001:2004, HALLSBERG (Svenska Skogsplantor AB, Vibytorps plantskola) Beskrivning: Observation: Se tidigare avvikelse MLi4. Förteckning över mätinstrument har inte uppdaterats på några år. Det framgår inte av dokumentet när det är upprättat. Avvikelsen tyder på att genomgången av externa avvikelser skrivna på andra plantskolor inte har gjorts systematiskt. Detta är en avvikelse därför att: Redovisande dokument skall enligt standard hållas uppdaterade och externa avvikelser skall alltid åtgärdas i hela organisationen. AvvikelseId: GB6 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 8.2.2; SS-EN ISO 14001:2004, HALLSBERG (Svenska Skogsplantor AB, Vibytorps plantskola) Beskrivning: Observation: En internrevisionsavvikelse skriven i januari 2014 har ännu inte åtgärdats. Detta är en avvikelse därför att: Enligt egna rutiner skall internrevisionsavvikelser åtgärdas inom 2 månader. Not. När åtgärder sedan granskas i samband med nästkommande internrevision bör resultatet också dokumenteras i internrevisionsrapporten. Möjligen kan rapportblanketten vara mer styrande så att man säkerställer att detta sker och också kommenteras. På liknande sätt kan man också säkerställa exempelvis utvärdering av lagefterlevnad. AvvikelseId: GB7 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 8.4 Beskrivning: Observation: Rutinen för att samla in och analysera information om kundtillfredsställelse är otydlig och resulterar inte i en sammanhållen analys över ledningens bedömning av kundnöjdhet. Den skriftliga rutinen beskriver enbart en metod för att var tredje år göra en kundenkät, dock inte exempelvis den insamling av reklamationer och anlitande av kundpanel som också görs. Inte heller anges ansvar och tidsplan för hur och när informationen skall samlas in och analyseras inför ledningsgruppsmöten och/eller ledningens genomgång. Detta är en avvikelse därför att: Enligt standard skall organisationen "fastställa, samla och analysera relevant information för att visa om kvalitetsledningssystemet är lämpligt och hur det fungerar". Analysen ska bl.a. "ge information om kundtillfredsställelse."

9 (20) AvvikelseId: GB8 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 8.5.2; SS-EN ISO 14001:2004, LJUNGBYHED (Svenska Skogsplantor AB, Kolleberga plantskola) Beskrivning: Observation: Tidigare avvikelse GB6 har delvis åtgärdats genom att rutintexten har ändrats. Denna åtgärd verkar dock inte ha haft avsedd verkan. En internrevisionsavvikelse från 2013 i Kolleberga har släckts genom att man enbart beskrivit den avhjälpande åtgärden - i detta fall att man fraktat bort 3 oljefat som felaktigt placerats utomhus. Den korrigerande åtgärden som skall förhindra upprepning av avvikelsen - att informera verkstadspersonal om hur oljefat skall hanteras - finns inte beskriven. Därmed har man heller inte - efter att vänta viss tid - konstaterat att den korrigerande åtgärden haft avsedd verkan.vid genomgång av avslutade och stängda avvikelser på andra orter konstaterades också att kontroll av att genomförda korrigerande åtgärder haft avsedd verkan görs mycket sällan. Det tycks som om avvikelseplattformen behöver en tydligare och mer styrande struktur som gör användaren uppmärksam på att detta - i de flesta fall - ska göras innan avvikelserna kan stängas. Detta är en avvikelse därför att: Enligt standarderna skall organisationen "granska hur verkningsfulla genomförda korrigerande åtgärder har varit." Not. När denna avvikelse åtgärdas kan man också med fördel ta del av tidigare förbättringsmöjlighet GB16 om användningen av begreppet "förebyggande åtgärder"! AvvikelseId: GB9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, LJUNGBYHED (Svenska Skogsplantor AB, Kolleberga plantskola) Beskrivning: Observation: Se tidigare avvikelse MLi7. Från förteckningen över lagar och andra krav ska man kunna länka till lokala föreskrifter. Länken till Klippans kommun är inaktuell och fungerar inte. Detta tyder på att genomgången av externa avvikelser skrivna på andra orter inte har varit tillräckligt omsorgsfull. Detta är en avvikelse därför att: Tidigare avvikelse på annan ort har ej åtgärdats.

10 (20) AvvikelseId: GB10 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: Observation: Enligt uppgift transporteras ibland bekämpningsmedel mellan olika plantskolor. Sådana transporter faller inom ramen för lagstiftningen om transport av farligt gods och därmed kan organisationen i egenskap av avsändare av farligt gods också behöva anlita en säkerhetsrådgivare. Bl.a. ska en säkerhetsrådgivare ta fram en årlig rapport över de transporter som avsänds. Detta behöver utredas. Detta är en avvikelse därför att: Enligt SRV:s föreskrift om säkerhetsrådgivare skall alla avsändare och transportörer av farligt gods över s.k. begränsade mängder, ha tillgång till en säkerhetsrådgivare. AvvikelseId: GB11 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: Observation: Hur organisationens miljökrav avseende hållbarhet och minskade koldioxidutsläpp skall hanteras i inköpsprocesserna är inte systematiskt klarlagt inom alla inköpsområden. Exempelvis då det gäller upphandlingsavtal för leasingfordon och allmänt för tjänsteresor. Detta är en avvikelse därför att: Enligt standard skall organisationen "kommunicera relevanta rutiner och krav till leverantörer, entreprenörer och andra uppdragstagare." AvvikelseId: GB12 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: Observation: Det är oklart om rutinerna för utvärdering av lagefterlevnad säkerställer att all tillämplig lagstiftning på alla orter blir systematiskt utvärderad. Checklistan som skall fyllas i och som innehåller ett urval av lagar har inte uppdaterats sedan Exempelvis har SÄIFS 1995:3 om hantering av brandfarliga vätskor och gaser ersatts av MSBFS 2013:3 under år I rutinen framgår att checklistan skall gås igenom vid internrevision, dock finns ingen dokumentation om att så har skett vid genomläsning av internrevisionsrapporter från olika plantskolor. Detta är en avvikelse därför att: Enligt standard skall organisationen "regelbundet utvärdera att tillämpliga lagkrav följs" samt enligt 4.5.4: "upprätta och underhålla redovisande dokument i den omfattning som behövs för att visa att organisationen uppfyller kraven i sitt miljöledningssystem och i denna standard samt för att kunna visa de resultat som har uppnåtts."

11 (20) AvvikelseId: MLi1 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 4.2.3; SS-EN ISO 14001:2004, HÄGGEBY (Svenska Skogsplantor AB, Lugnets Plantskola (Bålsta)) Beskrivning: Observation: Pärm för kontroller och besiktning innehöll inaktuella dokument, exempelvis 21 Förteckning över kontrollinstrument som skall kalibreras. Detta är en avvikelse därför att: Uppdatering av pärmen brister med risk för att verksamheten styrs på ett ej avsett sätt. AvvikelseId: MLi2 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 4.2.3; SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: Observation: Trekanten har många dokument i VLS. Internrevisionen har konstaterat att flera av dessa ej är aktuella. VLS saknar bra sökfunktion för att hitta efterfrågade dokument på ett effektivt sätt. Detta är en avvikelse därför att: Företaget brister i styrning av specificerade dokument. AvvikelseId: MLi3 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 5.3; SS-EN ISO 14001:2004, 4.2 HÄGGEBY (Svenska Skogsplantor AB, Lugnets Plantskola (Bålsta)) Beskrivning: Observation: Organisationen har ej säkerställt att policys kommuniceras till säsongsanställd personal och entreprenörer. Detta är en avvikelse därför att: Standardkrav AvvikelseId: MLi4 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 5.4; SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: Observation: Enligt mål och handlingsplaner för Trekantens plantskola skall de flesta aktiviteter och måltal följas upp vid halvårsskiftet. Detta är ej utfört på ett strukturerat sätt. Någon dokumenterad uppföljning kunde ej redovisas. Detta är en avvikelse därför att: Företaget följer ej sina egna instruktioner.

12 (20) AvvikelseId: MLi5 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 7.6 Beskrivning: Observation: Kemikalien Hydrofix har en viktig egenskap i form av viskositet som mäts för att kontrollera egenskapen. Instrumentet som används till detta kontrolleras enligt uppgift men saknas i mätdonsförteckningen. Detta är en avvikelse därför att: Hanteringen av mätdon brister. AvvikelseId: MLi6 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 7.6 Beskrivning: Observation: Enligt mätdonsförteckningen skall vågar och ugnar kontrolleras/kalibreras årligen. Senaste kontroll av vågen enligt dokumentation skedde år Någon dokumentation av kontrollen av ugnen kunde ej uppvisas. Detta är en avvikelse därför att: Hanteringen av mätdon brister. AvvikelseId: MLi7 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 7.6 HÄGGEBY (Svenska Skogsplantor AB, Lugnets Plantskola (Bålsta)) Beskrivning: Observation: Vid revisionen diskuterades mätutrustning som behöver kalibreras. Mätare för viskositet och ugnen för TS-haltbestämning saknas i listan över mätinstrumänt som skall kalibreras. Detta är en avvikelse därför att: Styrningen av kalibrering av kvalitetspåverkande mätutrustning brister. AvvikelseId: MLi8 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 7.6 HÄGGEBY (Svenska Skogsplantor AB, Lugnets Plantskola (Bålsta)) Beskrivning: Observation: Enligt uppgift har temperaturmätutrustningen i frysarna justerats efter senaste kalibreringen. Det är inte gjort någon kalibrering efter justeringen. Status på mätutrustningen är därmed ej känd. Detta är en avvikelse därför att: Hantering av mätutrustning brister.

13 (20) AvvikelseId: MLi9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: Observation: Länken i VLS till regelrätt fungerar ej. Detta är en avvikelse därför att: Tillgång till lagar och andra krav brister. AvvikelseId: MLi10 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, HÄGGEBY (Svenska Skogsplantor AB, Lugnets Plantskola (Bålsta)) Beskrivning: Observation: Säkerhetsdatablad förvaras i pärmar på flera ställen i anslutning till förvaring av kemikalier. I dessa observerades flera datablad från år Detta är en avvikelse därför att: Det är oklart hur aktualiteten på dessa dokument säkerställs. AvvikelseId: MLi11 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, NÄSÅKER (Svenska Skogsplantor AB, Kilåmons plantskola) Beskrivning: Observation: Förteckning över kemikalier för växtskydd sköts på ett bra sätt. Någon förteckning rörande övriga kemikalier som oljor, bränsle, färg, fett, rostlösare och annat kunde ej uppvisas. Detta är en avvikelse därför att: Förteckning över samtliga använda kemikalier skall finnas. AvvikelseId: MLi12 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: Observation: Det är otydligt hur lagefterlevnadskontrollen genomförs på Trekantens plantskola. Något dokument som underlag till ledningens genomgång från Trekantens plantskola rörande lagefterlevnadskontroll kunde ej uppvisas. Detta är en avvikelse därför att: Standardkrav

14 (20) AvvikelseId: GB13 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 5.4; SS-EN ISO 14001:2004, HALLSBERG (Svenska Skogsplantor AB, Vibytorps plantskola) Beskrivning: Överlämnandeprocess för ny affärscontroller har ännu inte påbörjats trots att nuvarande befattningshavare slutar vid årsskiftet. Detta bör prioriteras eftersom funktionen är så central då det gäller att ta fram underlag för ledningens strategiska beslut angående ledningssystemet. AvvikelseId: GB14 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 5.4; SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: För att kunna erhålla måltal för olika parametrar som går att jämföra över tid oavsett olika temperaturer under säsongen kan man med fördel använda sig av SMHI:s tjänster som erbjuder s.k. graddagsjustering. AvvikelseId: GB15 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 7.4; SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: Om man tekniskt förändrar utformningen av leverantörslistan så att det finns möjlighet att sortera efter valda kolumner kan man åstadkomma en mer användarvänlig hantering. AvvikelseId: GB16 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 8.2.2; SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: Terminaler har inte besökts eller på annat sätt reviderats genom intern revision på flera år. Terminalerna bör finnas med i den plan över internrevisioner som finns framtagen så att man - med rimliga intervall - säkerställer deras roll i ledningssystemet.

15 (20) AvvikelseId: GB17 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: Enligt rutin skall miljöaspektlistan uppdateras när ändringar i verksamheten identifieras. För att säkerställa en ständigt uppdaterad lista kan man med fördel en gång om året inför ledningens genomgång gå igenom listan som ett underlag inför punkten "miljöprestanda" och då redovisa ändringar och uppdateringar i protokollet för ledningens genomgång. AvvikelseId: GB18 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: För att säkerställa den antagna visionen om en långsiktigt hållbar skogsföryngring och ett fortsatt miljöengagemang kan man med fördel inom hela organisationen försöka planera in en allmän miljö- och hållbarhetsutbildning med vissa intervall, exempelvis vart 3:e eller vart 5:e år. AvvikelseId: MLi13 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 5.4 Beskrivning: Observation: Företagets övergripande måltal för att öka utbytet bör revideras när systemet med microplantor införs för att bli relevant oavsett vilket system som används på varje plantskola. AvvikelseId: MLi14 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 5.5; SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: Observation: Vid revisionen granskades dagordningen för arbetsplatsmöten. Den kan med fördel kompletteras med punkt om uppföljning av handlingsplaner och utfall i målarbetet.

16 (20) AvvikelseId: MLi15 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 5.5; SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: Observation: Vid revisionen diskuterades befattningsbeskrivningar. Dessa upprättas vid anställningstillfället. Metod för att planerat se över om dessa är aktuella saknas. Dessa skulle eventuellt kunna användas i PU samtal som underlag och därmed även kontroll av aktualiteten. AvvikelseId: MLi16 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 6.2; SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: Observation:Ett bra dokument finns framtaget för introduktion av nyanställda. Dokumentet kan kompletteras med information om företagets policys, värdeord samt övergripande mål för miljö- och kvalitetsledningen. AvvikelseId: MLi17 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 6.3 NÄSÅKER (Svenska Skogsplantor AB, Kilåmons plantskola) Beskrivning: Observation: För att effektivisera arbetet på orten kan med fördel någon form av program för ordning och reda genomföras exempelvis 5S. Detta riktar sig framför allt till verkstadsutrymmen och tillfälliga UH platser ute i verksamheten avseende verktyg och reservdelar. AvvikelseId: MLi18 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 8.5.1; SS-EN ISO 14001:2004, HÄGGEBY (Svenska Skogsplantor AB, Lugnets Plantskola (Bålsta)) Beskrivning: Observation: Vid revisionen diskuterades nyttan med intern- och extern revision. Det saknas idag något strukturerat system för att dra nytta av iakttagelser från revisionsiakttagelser från övriga delar av Svenska skogsplantors verksamhet. Det kan vara ide att lokalt gå igenom avvikelser och förslag till förbättringar från andra delar av verksamheten för att se om det är relevant även för verksamheten i Häggeby.

17 (20) AvvikelseId: MLi19 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 8.5.1; SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: Observation: Enligt uppgift hanteras ej avvikelser från externrevisionen i avvikelsehanteringssystemet. Att även hantera externrevisionens avvikelser i avvikelsehanteringssystemet skulle troligtvis öka nyttan i övrig verksamhet. AvvikelseId: MLi20 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 8.5.1; SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: Observation: För att dra större nytta av avvikelser från intern- och externrevision för övriga verksamhetsorter kan ett mer strukturerat arbete med genomgång av dessa avvikelser och en bedömning av om den egna plantskolan eventuellt också berörs av dessa göras. AvvikelseId: MLi21 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: Observation: Vid besök i kemikalieförråd diskuterades uppdatering av säkerhetsdatablad. Några av bladen var äldre än tre år. Det är oklart hur uppdatering av dessa blad säkerställs.

18 (20) Sammanställning över antal avvikelser och förbättringsmöjligheter Standard: SS-EN ISO 9001:2008 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter GB1, GB2, MLi1, MLi2 5.3 MLi GB13, GB14, MLi13, MLi MLi14, MLi GB MLi MLi GB GB GB5, MLi5, MLi6, MLi7, MLi GB16, GB GB MLi18, MLi19, MLi GB8 1 Summa:

19 (20) Standard: SS-EN ISO 14001:2004 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter 4.2 MLi GB GB9, MLi GB14, MLi GB13, MLi GB18, MLi MLi GB1, GB2, MLi1, MLi GB10, GB11, GB15, MLi10, MLi MLi GB GB12, MLi GB8, MLi18, MLi19, MLi GB16, GB GB3 1 Summa: Information

20 (20) Denna rapport kommer att granskas av SP Certifiering, som kan meddela avvikande bedömning. Med er inloggning till kundwebbplatsen SP System, via Logga in på har ni tillgång till revisions- och certifieringsinformation så som offerter, revisionsplaner, rapporter, certifikat, certifikatsbilagor, statistik m.m som gäller er certifiering. Där finns också certifikatsmärken och faktablad. Rapportering av eventuella avvikelsers korrigerande åtgärder görs där, på sidan "Revisioner". Offentlig information om certifikat finns på samt på SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Certifiering Signature_1 Gunnar Brundin