1. Allmän information

Transkript

1 INBJUDAN TILL ANSÖKAN AVSEENDE UPPHANDLING AV 1. Allmän information 1.1. Inbjudan Swedavia AB, organisationsnummer , (härefter Swedavia) inbjuder härmed till anbudsansökan i ovan rubricerad upphandling. Annonseringen utförs och uppdateras genom portalen e-avrop, Att använda e-avrop är kostnadsfritt. Observera att samtliga handlingar tillhandahålls via e-avrop och att det är anbudssökandens eget ansvar att kontrollera att ansökningsunderlaget är komplett samt uppdatera sig på eventuella kompletteringar under ansökningstiden Föreskrifter Upphandlingen genomförs i två steg enligt bestämmelserna om förhandlat förfarande i Lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF). Ingen ersättning för kostnader i samband med anbudsansökning utgår Presentation av upphandlande enhet Swedavia ägs till 100 procent av den svenska staten och ansvarar för drift och utveckling av statens civila flygplatsverksamhet. Koncernen, som består av Swedavia samt dotter- och intressebolag, har cirka medarbetare och omsatte under 2010 cirka 5 miljarder kronor. Swedavias verksamhet omfattar tillhandahållande och utveckling av flygplatsoperativa tjänster, så som start-, landnings- och passagerartjänst, samt kommersiella tjänster med anknytning till flygplatsverksamhet, så som bilparkering, reklam, marktjänster, etc. I nuläget bedriver Swedavia verksamhet vid 13 flygplatser, men en anpassning av flygplatsverksamhetens omfattning pågår vilket medför att tre flygplatser (Sundsvall Härnösand Airport, Ängelholm Helsingborg Airport samt Örnsköldsvik Airport) kommer att säljas ut. Detta innebär att Swedavia framöver kommer att omfatta följande flygplatser (i storleksordning baserat på passagerarmängd); Stockholm Arlanda Airport, Göteborg Landvetter Airport, Bromma Stockholm Airport, Malmö Airport, Luleå Airport, Umeå Airport, Åre Östersund Airport, Visby Airport, Ronneby Airport samt Kiruna Airport. Utöver verksamhet på ovanstående flygplatser arbetar närmre 100 medarbetare i Norrköping med framförallt business support och konsultverksamhet. Swedavias huvudkontor är placerat på Stockholm Arlanda Airport. För mer information avseende Swedavias arbete och organisation besök gärna: Upphandlingens syfte och omfattning Upphandlingen omfattar ett ramavtal för resebyråtjänster. Swedavia avser att teckna avtal med en (1) leverantör för denna tjänst som skall administrera Swedavias resor på ett professionellt sätt utifrån de förutsättningar som finns. Sida 1 av 5

2 Syftet med upphandlingen är att få en rationell och kostnadseffektiv lösning vid beställning av resor och tillhörande tjänster som medarbetare inom Swedavia har behov av i tjänsten. Avtalet omfattar bokning av olika typer av affärsresande, till exempel flygresor, tågresor, hotell, konferens, hyrbilar och övriga anslutningstransporter. Merparten av Swedavias genomförda resor sker med flyg mellan Swedavias egna flygplatser samt tåg mellan Norrköping och Stockholm Arlanda Airport, men en del tjänsteresor genomförs även utanför Sveriges gränser. Swedavias sammanlagda resevolym uppgår årligen till cirka 20 miljoner kronor. Swedavias resor beställs idag framförallt via personlig service över telefon och e-post. Vanligtvis är det resenären själv som bokar men i vissa fall genomförs bokningar av utsedda resebeställare inom företaget. Framöver ämnar däremot Swedavia primärt använda ett självbokningssystem för bokning av resor. De allra flesta av Swedavias resor är planerade men behov finns även av resor av akut karaktär, varför bokningsservice behöver finnas tillgänglig dygnet runt året runt Avtalsperiod Swedavia avser att teckna ramavtal med avtalsstart , för två (2) år samt möjlighet till förlängning i högst 24 månader Helt eller delat uppdrag Swedavia avser att teckna ramavtal med en (1) leverantör som ansvarar för hela resebokningstjänsten Frågor under ansökningstiden Frågor om upphandlingen ställs via e-avrop. Svar på eventuella frågor och önskemål om förtydliganden och/eller kompletteringar kommer skriftligen att skickas, via e-avrop, till samtliga som prenumererar på upphandlingen i portalen. Endast skriftliga svar från Swedavia Inköp är bindande för Swedavia i denna upphandling. Swedavia förbehåller sig rätten att inte svara på frågor inkomna senare än 7 dagar före sista ansökningsdag Formella krav på anbudsansökan Fullständig anbudsansökan skall innehålla: Ifyllt Ansökningsformulär (bilaga 1) Efterfrågad dokumentation enligt Krav på anbudssökanden (kapitel 2 samt bilaga 2) 1.9. Kvalificering av anbudssökanden Vid kvalificering för denna upphandling kommer respektive anbudssökandes lämplighet för detta åtagande prövas. 1. Baserat på inkomna ansökningar kommer Swedavia att genomföra en prövning för att avgöra om respektive anbudssökande uppfyller Swedavias skall-krav enligt Krav på anbudssökanden (kapitel 2). 2. Till de anbudssökanden som uppfyller samtliga skall-krav, och därmed kvalificerat sig till andra omgången, kommer Swedavia att skicka förfrågningsunderlag och inbjudan att lämna anbud. De anbudssökande som inte kvalificerat sig till andra omgången i upphandlingen meddelas skriftligen. Sida 2 av 5

3 1.10. Om inlämning och hur ansökan skyddas En anbudssökande kan lämna elektronisk ansökan förutsatt att anbudssökanden är prenumerant på förfrågningsunderlaget på e-avrop samt att sista ansökningsdag inte har passerats. Innan sista ansökningsdag passerats kan anbudssökanden redigera och radera sin anbudsansökan. Ansvarig upphandlare kan öppna anbudssökandens ansökan förutsatt att sista ansökningsdag har passerats och upphandlaren har tillgång till anbudssökandens inlämningsbevis. Öppning av inkomna ansökningar sker snarast efter sista ansökansdag Sista dag för lämnande av ansökan Fullständig anbudsansökan skall ha registrerats elektroniskt på e-avrop senast fredagen den 8 april Undertecknat inlämningsbevis av behörig person skickas till kontaktperson för upphandlingen per post, e-post eller fax. Inlämningsbeviset skall vara Swedavia tillhanda senast första måndagen efter sista ansökningsdag. Anbudsansökan som inkommer efter denna dag kommer inte att tas upp till prövning Kontaktperson för upphandlingen Louise Brask, Swedavia Inköp tfn fax e-post louise.brask@swedavia.se Bilagor Bilaga 1. Ansökningsformulär Bilaga 2. Referensförteckning Sida 3 av 5

4 2. Krav på anbudssökanden 2.1. Kontroll och uteslutning av leverantör En anbudssökande kan komma att uteslutas från fortsatt deltagande i upphandlingen om någon av de omständigheter som räknas upp i 10 kap. 1-3 LUF föreligger. Anbudssökande och eventuella underleverantörer skall inneha F-skattesedel och vara registrerade i relevant företagsregister. Swedavia verifierar att kravet är uppfyllt genom att inhämta nödvändigt bevisunderlag från ansvarig myndighet Ekonomiska och finansiella krav Anbudssökanden och eventuella underleverantörer skall inneha tillräcklig ekonomisk och finansiell stabilitet och styrka för att kunna uppfylla sina åtaganden under avtalstiden. Swedavia kommer att inhämta information från Skatteverket och Upplysningscentralen (UC) för denna bedömning. En kreditvärdering som uppfyller minst UC riskklass 3 (normal risk) enligt UC Risks Riskklassificeringssystem, eller motsvarande från annat kreditvärderingsinstitut, anses uppfylla detta krav. Om anbudssökanden inte uppnår ovan nämnda skall-krav kan det ändå komma att anses klarlagt att anbudssökanden har en acceptabel finansiell och ekonomisk ställning om en godtagbar förklaring lämnas med ansökan, till exempel med hänvisning till en bifogad koncern- eller bankgaranti Krav på IATA-nummer och tillgång till bokningssystem Anbudssökanden skall inneha gällande IATA-nummer samt inneha erforderlig teknik och bedriva sådan teknikutveckling att tjänsten kan utföras med fullgott resultat under avtalstiden. Anbudssökanden skall bifoga en kopia av sitt IATA-tillstånd Krav på ansvarsförsäkring Anbudssökanden skall inneha gällande ansvarsförsäkring för resebyråverksamhet. Anbudssökanden skall bifoga en kopia av sitt försäkringsbrev Krav på organisation och kapacitet Anbudssökanden skall förfoga över de resurser och den organisation som krävs för att utföra uppdrag av den omfattning som efterfrågas (se kapitel 1.4). Anbudssökanden skall bifoga en företagspresentation innefattande bland annat årsredovisning och beskrivning av anbudssökandens resurser (antal anställda, IT-system, etc.) och organisation. Sida 4 av 5

5 2.6. Krav på erfarenhet Anbudssökanden skall ha erfarenhet av uppdrag som är av samma eller liknande art och omfattning som det uppdrag ansökan avser (se kapitel 1.4). Anbudssökanden skall redovisa maximalt tre (3) referenser över uppdrag som är likartade det som efterfrågas i denna inbjudan. Referensuppdraget/n skall vara påbörjade och inte äldre än tre (3) år. Uppdragen beskrivs genom att anbudssökanden fyller i Referensförteckningen (bilaga 2) för respektive referensuppdrag. Swedavia förbehåller sig rätten att ta in egna referenser internt och externt Krav på kvalitetsledningsarbete Anbudssökanden skall ha ett strukturerat kvalitetsledningsarbete. Anbudssökanden skall garantera att leveranser till Swedavia sker i överensstämmelse med detta arbete under hela avtalsperioden. Det strukturerade kvalitetsledningsarbetet skall omfatta minst den del av anbudssökandens verksamhet som innefattas av den i annonsen efterfrågade tjänsten. Anbudssökanden som har ett certifierat kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001 eller motsvarande skall bifoga en kopia på certifikat. Certifikatets giltighetstid och vilka delar av verksamheten som omfattas skall tydligt framgå. Anbudssökanden som inte har ett certifierat kvalitetsledningssystem skall bifoga en kortfattad beskrivning av sitt kvalitetsledningsarbete Krav på miljöledningsarbete Swedavia har ett strukturerat miljöledningsarbete i enlighet med ISO 14001, vilket bland annat innebär att krav på leverantörers miljöledningsarbete ställs vid anskaffningar. Anbudssökanden skall inneha ett strukturerat miljöledningsarbete som visar att företaget känner till sin verksamhets betydande miljöaspekter och som genom ständiga förbättringar leder till minskad miljöpåverkan. Det strukturerade miljöledningsarbetet skall omfatta minst den del av anbudssökandens verksamhet som innefattas av den i annonsen efterfrågade tjänsten. Anbudssökanden som har ett certifierat miljöledningssystem enligt ISO eller motsvarande skall bifoga en kopia på certifikat. Certifikatets giltighetstid och vilka delar av verksamheten som omfattas skall tydligt framgå. Anbudssökanden som inte har ett certifierat miljöledningssystem skall bifoga en kortfattad redogörelse över sitt miljöledningsarbete. Redogörelsen bör innefatta: - Anbudssökandens miljöpolicy. - Redovisning av anbudssökandens betydande miljöaspekter. - Redovisning av anbudssökandens miljömål och miljöprogram som syftar till konkreta miljöförbättringar. - Redovisning av hur anbudssökanden utbildar sina medarbetare i miljöfrågor. - Redovisning av vilka miljökrav som ställs på eventuella underleverantörer. - Anbudssökandens rutiner för bevakning av miljölagstiftning som företagets verksamhet berörs av. Anbudssökanden skall ange namn och kontaktuppgifter till dess kontaktperson för miljöfrågor. Sida 5 av 5