Tänk på att Upphandlingsmyndigheten

Transkript

1

2 Tänk på att informationen i detta material inte har uppdaterats sedan januari Aktuella lagar (inklusive beloppsgränser) har förändrats sedan dess och praxis på området kan ha utvecklats, vilket kan ha betydelse för innehållet. Upphandlingsmyndigheten Adress: Box 45140, SE Stockholm Besöksadress: Torsgatan 13, Stockholm Telefon: E-post: info@uhmynd.se upphandlingsmyndigheten.se

3 Publicerad Version 2010:1.3 (reviderad )

4 Innehållsförteckning 1. Introduktion Vad är konkurrenspräglad dialog? Vad är unikt med konkurrenspräglad dialog? Grundläggande upphandlingsrättsliga principer 4 2. Användningsområde När är det lämpligt att konkurrenspräglad dialog används? När får konkurrenspräglad dialog användas? Tillämpningsområde Särskilt komplicerat kontrakt Tekniskt komplicerat Rättsligt eller finansiellt komplicerat Främja innovationsvänlig upphandling vid konkurrenspräglad dialog Processen vid konkurrenspräglad dialog Översikt av processen Förberedelse Behovsanalys Marknadsundersökning Planering inför genomförandet Kontroll innan genomförande av upphandling Jäv Genomförande Annonsering Tidsfrist Urval av sökanden till att delta i dialogen Lägst antal sökande som ska bjudas in till dialog Begränsning av antalet anbudssökande Urvals- /selekteringskriterier Information till ej valda anbudssökanden Innehåll i inbjudan Tid och plats för dialogen Tilldelningskriterier Dialog Syfte och önskat resultat av dialogen vad får diskuteras under dialogen? hur får dialogen genomföras? planering av dialogfasen innehållsfrågor för dialogen dokumentation av dialogmöten skriftlig redovisning av lösningar Organisation och bemanning Sekretess m.m Lagen om företagshemligheter information till dialogdeltagare (anbudssökande) Uteslutning av lösningar i successiva steg Avslutande av dialogen Avbrytande av upphandlingen i dialogfasen Inbjudan att lämna anbud Anbudslämnande Anbudsprövning mottagande och öppnande av anbud anbudsutvärdering klarläggande och precisering precisera och bekräfta åtaganden Kontraktstilldelning Uppföljning 61 Bilaga 1 62

5 2 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG Om vägledningen Bakgrund och syfte Vägledningen ska fungera som ett stöd för upphandlande myndigheter och leverantörer som vill genomföra respektive delta i en konkurrenspräglad dialog. Syftet med vägledningen är att beskriva processen och förutsättningar för genomförandet av den konkurrenspräglade dialogen och därmed bidra till ökad klarhet, rättssäkerhet och förutsebarhet kring regelverkets tillämpning. Avsikten med vägledningen är att den ska vara praktiskt användbar vid tillämpning av konkurrenspräglad dialog. Omfattning Flera moment vid konkurrenspräglad dialog är likadana som vid andra förfaranden, exempelvis urval av sökanden, utvärdering av anbud, tilldelning av kontrakt, avbrytande av upphandling samt överprövning. Dessa delar utvecklas inte närmare i vägledningen. I processbeskrivningarna fokuseras därför på de moment och aktiviteter som är särskilt relevanta vid konkurrenspräglad dialog. Samråd Vägledningen har tagits fram i samråd med ett antal representanter som genomfört konkurrenspräglad dialog. Till dessa riktas ett varmt tack! Definitioner Beskrivande dokument, definieras inte i direktivet men är ett underlag där en upphandlande myndighet kan ange sina behov och krav som komplement till annons vid genomförande av konkurrenspräglad dialog. Koncessionskontrakt, ett kontrakt som innebär att ersättningen helt eller delvis utgörs av rätten att nyttja tjänsten eller anläggningen. LUF, lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster. För övriga begrepp se Upphandlingsstödets ordlista på:

6 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG 3 1. Introduktion 1.1 Vad är konkurrenspräglad dialog? Med konkurrenspräglad dialog avses ett förfarande som varje leverantör kan begära att få delta i och där den upphandlande myndigheten för en dialog med de anbudssökande som har bjudits in att delta i detta förfarande. Konkurrenspräglad dialog anses vara ett flexibelt förfarande för särskilt komplicerade kontrakt och innehåller inslag från selektivt förfarande och förhandlat förfarande med föregående annonsering. 1.2 Vad är unikt med konkurrenspräglad dialog? I samband med de upphandlingsdirektiv som trädde i kraft den 15 juli 2010 infördes konkurrenspräglad dialog som ett nytt förfarande. Bestämmelserna om konkurrenspräglad dialog finns även i de nya direktiven som ska ligga till grund för kommande ändringar i den svenska lagstiftningen. Avsikten är att förfarandet ska vara flexibelt och garantera såväl konkurrens mellan de ekonomiska aktörerna som den upphandlande myndighetens behov av att diskutera alla synpunkter på kontraktet med varje enskild anbudssökande. Det unika med konkurrenspräglad dialog är att detta upphandlingsförfarande ger utrymme för ett mer flexibelt arbetssätt. I situationer där det är svårt att överblicka helheten i ett kommande projekt och när ett kontrakt anses vara särskilt komplicerat kan tillämpning av konkurrenspräglad dialog vara aktuellt. Anledningen till detta är att förfrågningsunderlaget kan växa fram och konkretiseras under dialog med olika aktörer på marknaden. Tillsammans med deltagare i dialogen kan nya innovativa lösningar växa fram som bäst motsvarar den upphandlande myndighetens behov.

7 4 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG 1.3 Grundläggande upphandlingsrättsliga principer Vid tillämpning av konkurrenspräglad dialog ska, i likhet med övrig upphandling, de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna iakttas. Vid upphandlingar ska leverantörer behandlas på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt av den upphandlande myndigheten. Dessutom ska upphandlingen genomföras på ett öppet sätt och principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet ska iakttas.

8 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG 5 2. Användningsområde 2.1 När är det lämpligt att konkurrenspräglad dialog används? Konkurrenspräglad dialog infördes i den svenska lagstiftningen för att den ansågs kunna bidra till att skapa goda förutsättningar för ett effektivt resursutnyttjande och förmånliga inköpsvillkor för det allmänna. Upphandlingsförfarandet ger möjlighet till dialog med leverantörer innan slutgiltiga anbud lämnas, vilket kan bidra till att precisera den upphandlande myndighetens behov och krav. Därigenom kan dialogen också bidra till att genomgående förbättra upphandlingens kvalitet i fråga om finansiering, rättsförhållanden och tillvaratagande av ny teknik när det gäller särskilt komplicerade kontrakt. Dialogen kan även öka möjligheten att beakta till exempel tekniska innovationer och designförslag eftersom den upphandlande myndigheten fortlöpande kan diskutera och väga unika lösningar mot varandra. Det är således sannolikt att upphandling genom konkurrenspräglad dialog kan stimulera framväxten av ny teknik och design av hög kvalitet. De upphandlande myndigheter som genomfört upphandlingar i form av konkurrenspräglad dialog är mycket nöjda med detta upphandlingsförfarande. Erfarenheter visar att även leverantörer uppskattar förfarandet eftersom det är mer fritt än traditionella förfaranden och leverantörerna får en möjlighet att personligen träffa och presentera sina lösningar för den upphandlande myndigheten. Med konkurrenspräglad dialog uppstår möjlighet för nytänkande företag att ta sig in på marknaden och få utlopp för sin kreativitet. Upphandlande myndigheter bör, om förutsättningarna härför är uppfyllda, i större utsträckning använda sig av detta förfarande.

9 6 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG Exempel på situationer som kan anses vara lämpliga för konkurrenspräglad dialog är större integrerade projekt för transportinfrastruktur, stora datanät eller projekt som omfattar komplicerad och strukturerad finansiering vars ekonomiska och rättsliga uppläggning inte kan fastställas i förväg samt i vissa fall områden med snabb teknisk utveckling. För projekt som innebär offentlig-privat samverkan (OPS), liksom när alternativ driftsform för offentligt bedriven verksamhet övervägs, kan konkurrenspräglad dialog också vara lämpligt att använda. TÄNK PÅ! Vid val av upphandlingsförfarande bör den upphandlande myndigheten fundera över vilka mål som ska uppnås och om det är nya tekniska, alternativa eller innovativa lösningar som efterfrågas samt vilket utbud som finns på marknaden. 2.2 När får konkurrenspräglad dialog användas? TILLÄMPNINGSOMRÅDE Konkurrenspräglad dialog kan användas inom hela LOU:s tillämpningsområde, det vill säga för kontraktsvärden både över och under tröskelvärdena av varor, tjänster samt byggentreprenader. Konkurrenspräglad dialog utgör däremot inte ett upphandlingsförfarande i LUF. Europeiska kommissionen har dock uttalat att det inte finns något som hindrar en upphandlande enhet från att i ett förhandlat förfarande med annonsering inom LUF, föreskriva att förhandlingen ska genomföras på ett sätt som följer av reglerna om konkurrenspräglad dialog.

10 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG SÄRSKILT KOMPLICERAT KONTRAKT Konkurrenspräglad dialog är ett undantagsförfarande som endast får tillämpas om det är fråga om särskilt komplicerade kontrakt och om ett öppet eller selektivt förfarande inte kan tillämpas. Båda förutsättningarna måste vara uppfyllda och det är den upphandlande myndigheten som har bevisbördan för att förfarandet får användas. PRAKTISKT TIPS! Den upphandlande myndigheten bör upprätta en promemoria, där det tydligt framgår skälen till varför man väljer att genomföra konkurrenspräglad dialog. När den upphandlande myndigheten tar ställning till huruvida den ska använda sig av konkurrenspräglad dialog måste således myndigheten bedöma om det kommande kontraktet anses som särskilt komplicerat. När det är ett projekt som inte på ett bra sätt kan beskrivas i form av en kravspecifikation eller där man anser att marknaden har den största kompetensen/erfarenheten. Per-Olof Andersson Nacka Kommun Vi hade en vision vi ville uppnå, men vi visste inte hur! Helena Salberg Ström Stockholms universitet

11 8 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG Ett kontrakt anses vara särskilt komplicerat när det inte rimligen kan krävas av en upphandlande myndighet att den på förhand ska kunna formulera tekniska, rättsliga eller finansiella förutsättningar för en upphandling. Det är tillräckligt att någon av dessa tre grunder inte kan specificeras på förhand för att kravet på särskilt komplicerat kontrakt ska anses uppfyllt och konkurrenspräglad dialog ska kunna tillämpas. Kan ett fullständigt och specificerat förfrågningsunderlag utformas som tillgodoser den upphandlande myndighetens behov och krav, är det därmed inte tillåtet att använda konkurrenspräglad dialog, eftersom ett öppet, selektivt, förenklat eller urvalsförfarande kan användas för att tilldela kontraktet. RÄTTSKÄLLA 1. Se Kammarrätten i Göteborgs dom den 15 mars 2013 (mål nr ). Bedömningen av svårighetsgraden beror, enligt domstolen, bland annat på om den upphandlande myndigheten söker lösningar som kräver utveckling av ny och för myndigheten okänd teknik. Förfarandet får användas om det inte rimligen kan begäras att en myndighet ska kunna definiera de prestanda- och funktionskrav som kan tillgodose dess behov eller med vilka dess mål kan uppnås. Det är den upphandlande myndigheten som ska visa att det funnits skäl att i det enskilda fallet tillämpa undantagsförfarandet. 2. Se Förvaltningsrätten i Stockholms dom den 9 mars 2012 (mål nr ). Förvaltningsrätten konstaterade att kommunen ville finna alternativa och innovativa lösningar för bibliotekens driftsformer. Det kan då inte rimligen krävas att kommunen i förväg ska kunna definiera de prestanda- eller funktionskrav som krävs för att uppnå kommunens syfte. Kommunen har således haft skäl att använda konkurrenspräglad dialog.

12 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG 9 Förfarandet är med andra ord tänkt att användas när myndigheten vet vilket resultat som ska uppnås men inte hur det ska uppnås. Det kan uttryckas på så sätt att den upphandlande myndigheten har en obligation of diligence, och om myndigheten har möjlighet att definiera de tekniska förutsättningarna eller kan fastställa den rättsliga eller finansiella ramen för ett kontrakt, är användandet av konkurrenspräglad dialog inte möjligt. TÄNK PÅ! Den upphandlande myndigheten ska på ett objektivt sätt pröva om förutsättningarna för att tillämpa konkurrenspräglad dialog föreligger. Det finns inget lagkrav att en upphandlande myndighet måste vidta särskilda åtgärder för att klarlägga de omständigheter som föranleder att ett särskilt komplicerat kontrakt föreligger genom att exempelvis företa en separat upphandling av förstudie inför ett affärsprojekt. Bedömningen om ett kontrakt är särskilt komplicerat ska ske objektivt med utgångspunkt i kontraktet som sådant. Det är inte den upphandlande myndighetens subjektiva uppfattning om sin egen förmåga att genomföra upphandlingen genom ett öppet, selektivt eller förenklat förfarande eller ett urvalsförfarande som är avgörande. Bedömningen bör i stället ske utifrån vad som rimligen kan krävas av en upphandlande myndighet. Svårigheten kan antas öka om den upphandlande myndigheten söker lösningar som kräver utveckling av ny och för myndigheten okänd teknik eller andra former av innovationer. I motsvarande mån kan svårigheten antas minska om tidigare erfarenheter av likartade komplicerade kontrakt finns. Utgångspunkten är förvisso att det är kontraktet i sig, som på objektiva grunder, ska vara särskilt komplicerat för att konkurrenspräglad dialog ska få användas. I praktiken utesluter detta dock inte att det eventuellt ställs lägre krav på en liten myndighet med färre resurser än på en större myndighet med stora resurser.

13 10 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG Även av Förvaltningsrätten i Malmös dom den 28 juni 2013 (mål-nr ) har frågan om den upphandlande myndigheten haft fog att för att använda sig av upphandlingsförfarandet konkurrenspräglad dialog behandlats. Förvaltningsrätten konstaterade att utvecklandet, genomförandet och underhållet av kommunens verksamhetssystem har upphandlats med ambitionen att tilldela kontrakt till innovativa lösningar. Det kan då inte rimligen krävas att kommunen i förväg ska kunna definiera de prestanda- eller funktionskrav som krävs för att uppnå kommunens syfte TEKNISKT KOMPLICERAT Ett kontrakt kan vara särskilt komplicerat om det inte är möjligt att definiera de prestanda- eller funktionskrav som kan tillgodose den upphandlande myndighetens behov eller med vilka dess mål kan uppnås. Med andra ord ska den upphandlande myndigheten ha en mål- eller behovsbild som inte är möjlig att omsätta till en teknisk specifikation. Två situationer kan aktualiseras: 1. Den upphandlande myndigheten kan inte specificera projektets tekniska egenskaper, genom användning av standarder eller som prestanda- eller funktionskrav. 2. Den upphandlade myndigheten saknar möjlighet att bedöma vilken av flera lösningar som marknaden erbjuder, som bäst kan tillgodose myndighetens behov. I båda situationerna anses kontraktet vara särskilt komplicerat RÄTTSLIGT ELLER FINANSIELLT KOMPLICERAT Ett kontrakt kan vara särskilt komplicerat om det inte är möjligt att ange den rättsliga eller finansiella utformningen av ett projekt. Det kan förekomma situationer där det inte är upphandlingsföremålet, det vill säga varan, tjänsten eller byggentreprenaden i sig som är komplicerad att upphandla. Många gånger kan frågeställningen i stället röra vilken finansieringsform som ska användas eller i vilken rättslig form verksamheten ska bedrivas.

14 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG 11 En upphandling med konkurrenspräglad dialog kan användas för att utvärdera olika alternativa former, såsom att bedriva verksamhet i egen eller privat regi alternativt i konstellationer av offentlig och privat samverkan inom exempelvis tjänster för undervisning, hälso- och sjukvård och omsorgstjänster. Ett annat exempel kan vara att en upphandlande myndighet har svårt att bedöma om leverantörer på marknaden är beredda att stå den ekonomiska risk som ett koncessionskontrakt innebär. 2.3 Främja innovationsvänlig upphandling vid konkurrenspräglad dialog "Den upphandlande myndigheten bör tala om vilken funktion man vill ha och göra klart för leverantörer att man ser positivt och välkomnar nya, innovativa lösningar!" Marie Wall, Statens Maritima Muséer Konkurrenspräglad dialog är ett upphandlingsförfarande som lämpar sig väl för att främja innovationsvänlig upphandling när det gäller särskilt komplicerade kontrakt. Dialogen kan öppna upp för nytänkande, kreativa lösningar samt genomgående förbättra upphandlingens kvalitet ifråga om finansiering, rättsförhållanden och tillvaratagande av ny teknik.

15 12 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG EXEMPEL Behovet i en upphandling är att invånarna ska kunna ta sig mellan fastlandet och en ö, men man vet inte på vilket sätt detta behov bäst kan tillgodoses. Området är väldigt känsligt ur miljösynpunkt och därför måste miljöpåverkan vara minimal. Det enda den upphandlande myndigheten känner till är det uppskattade behovet av antal fordon och människor som kommer att använda förbindelsen. Myndigheten kan då definiera behovet enligt följande: Den upphandlande myndigheten behöver en förbindelse mellan fastlandet och dess ö. Dagligen uppskattas X antal personbilar, X antal lastbilar, X antal cyklar och X antal människor behöva använda sig av förbindelsen. Den kringliggande miljön är mycket känslig och byggandet ska därför ha minsta möjliga miljöpåverkan och designen ska dessutom smälta in och kännas som en naturlig del av omgivningen. Läs mer i vägledningen "Att främja nytänkande - vägledning för innovationsvänlig upphandling" på

16 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG Processen vid konkurrenspräglad dialog Målet vid en upphandling är att uppnå en god affär. Detta innebär bland annat att den upphandlande myndighetens behov tillgodoses genom att konkurrensen på marknaden tas tillvara och att förfarandet sker rättssäkert och effektivt. 3.1 Översikt av processen

17 14 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG FÖRBEREDELSE Generellt sett finns det stora fördelar om affärsprojektet är noga utvecklat genom omsorgsfull behovsdefinition, marknadsundersökning och planering innan en konkurrenspräglad dialog inleds. Upphandlingsförfarandet innebär dialog med potentiella leverantörer, dialog med branschorganisationer och informationsträffar som den upphandlande myndigheten genomför. Redan i förberedelsestadiet bör den upphandlande myndigheten utgå ifrån att upphandlingsprocessen är tidskrävande. Goda kunskaper om den upphandlande myndighetens behov samt vilka alternativ som marknaden erbjuder är vanligtvis en förutsättning för en effektiv dialogprocess BEHOVSANALYS För att kunna definiera projektets omfattning är nödvändigt att genomföra en behovsanalys i syfte att identifiera den upphandlande myndighetens behov eller mål. I behovsanalysen är det lämpligt att fastställa vad som utgör obligatoriska krav och vilka faktorer som kan skapa mervärde. Redan vid behovsanalysen kan det urskiljas om det är möjligt eller inte att formulera hur den upphandlande myndighetens behov eller mål närmare ska uppnås.

18 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG 15 I vissa situationer, särskilt i samband med kommande större projekt, kan det vara aktuellt att upphandla specialistkompetens för att genomföra en noggrann behovsanalys och fastställa var den upphandlande myndighetens fokus bör ligga samt ta fram nödvändiga uppgifter som ska ligga till grund för konkurrenspräglad dialog. Vid exempelvis konkurrenspräglad dialog för Kvarnholmsförbindelsen (bro och tunnel) föregicks upphandlingen av en arkitekttävling. Nacka kommun har därefter tagit fram ett förfrågningsunderlag baserat på vinnande arkitekts förslag innefattande såväl förslagsrutiner (konstruktioner) som bygghandlingar. Alternativt kan den upphandlande myndigheten använda sig av den interna kompetensen. Exempelvis har Haparanda stad, i sin upphandling av den Gränslösa Staden, använt sig av den egna kompetensen inom skola, fritid, tillväxt, samhällsplanering, ekonomi och juridik då de genomförde sin upphandling. Dessutom deltog finska tjänstemän eftersom den aktuella upphandlingen avsåg en fastighet som berörde landsgränsen. TÄNK PÅ! Ha en klar målbild för en kommande upphandling. Säkerställ att berörda politiker/beslutsfattare på din myndighet är involverade från början och ha en tydlig uppfattning om fastställda mål. Kommunicera med den interna beställaren, förankra projektet och målbilden med den berörda avdelningen. Beställaren bör involveras redan under förberedelserna och vara kontaktperson under hela upphandlingsprocessen.

19 16 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG MARKNADSUNDERSÖKNING Inför en upphandling är det viktigt att den upphandlande myndigheten undersöker vad marknaden har att erbjuda i form av lösningar. Marknadsundersökningen sker med utgångspunkt från de behov eller mål som den upphandlande myndigheten har definierat. En marknadsundersökning kan ta olika former, exempelvis genom diskussioner med olika leverantörer eller kontakt med andra som genomfört inköp av liknande slag. Vanligtvis är marknadsundersökning av stor betydelse för ett väl utformat underlag och därmed avgörande för ett bra slutresultat för upphandlingen. Omfattningen av marknadsundersökningen är beroende av i vilken utsträckning den upphandlande myndigheten kan överblicka projektets utvecklingsmöjligheter och begränsningar utifrån vad marknaden kan erbjuda. Vid marknadsundersökningen är det viktigt att alla leverantörer behandlas lika. En marknadsundersökning får inte innebära att förhandlingar inleds eller att löften om framtida leveranser utlovas till någon leverantör. Den får inte heller leda till att någon enskild leverantör får en otillbörlig fördel vid utformningen av förfrågningsunderlaget eller skapa dåliga förutsättningar för en effektiv konkurrens. Några av de frågor som en marknadsundersökning kan ge svar på är följande: Vad erbjuder marknaden utifrån det behov eller mål som den upphandlande myndigheten har? Finns flera olika lösningar på marknaden som kan vara aktuella för att tillgodose myndighetens behov eller mål? Kan leverantörer på marknaden uppfylla uppställda krav? Vilka är leverantörer på marknaden?

20 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG 17 Hur ser konkurrensen på den aktuella marknaden ut? Vad kan kostnaden för behovet uppskattas till? Innan ett beslut om att genomföra konkurrenspräglad dialog för ett affärsprojekt tas, bör alltså en undersökning av marknadens intresse göras för det tilltänkta upplägget. Råder exempelvis stor osäkerhet kring antalet potentiella anbudsgivare som är intresserade av att delta i upphandlingen bör den upphandlande myndigheten överväga att senarelägga starten. I vissa fall kan det vara nödvändigt att förändra delar av projektet i syfte att skapa ett mer attraktivt projekt, reducera vad som uppfattas som hinder för deltagande eller vidta andra stimulerande åtgärder PLANERING INFÖR GENOMFÖRANDET Vid all upphandling är förberedelse av avgörande betydelse för ett bra slutresultat. Detta gäller i synnerhet vid konkurrenspräglad dialog eftersom förfarandets flexibilitet ställer särskilda krav på ett strukturerat och planerat arbetssätt. Även om konkurrenspräglad dialog är avsett som ett flexibelt förfarande för särskilt komplicerade kontrakt, är det nödvändigt att skapa transparens och förutsebarhet. Tidigt i processen, innan ett beslut att annonsera upphandlingen har fattats, finns ett antal centrala vägval och ställningstaganden som har stor betydelse för genomförandet av den konkurrenspräglade dialogen: På vilket sätt ska affärsprojektet beskrivas, det vill säga den upphandlande myndighetens mål och behov? Hur ska projektet planeras och organiseras samt vilken kompetens och vilka resurser behövs för att genomföra en konkurrenspräglad dialog?

21 18 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG Hur ska tillräcklig konkurrens upprätthållas genom hela förfarandet? Vad kan göras för att skapa en effektiv process och för att hålla nere kostnaderna? Det bör alltid finnas en dokumenterad strategi för upphandlingen och en planering som berör dessa aspekter. Det finns ett antal delar inom den konkurrenspräglade dialogen som bör planeras innan förfarandet inleds. Det bör upprättas ett grovt schema över samtliga moment i den konkurrenspräglade dialogen med en översikt över beslutspunkter och tidsramar för de olika stegen i processen. Utöver en grovplanering bör det även finnas en översiktlig planering av den första dialogetappen som omfattar de ämnen som ska diskuteras och vad som bör uppnås, se närmare under avsnitt Kompetens- och resursbehovet bör uppskattas och allokeras redan under förberedelseskedet. Behovet ska inte underskattas, erfarenheter från utlandet visar att en konkurrenspräglad dialog med tre anbudsgivare och tre dialogetapper jämte utvärderingar i snitt tar 80 veckor att genomföra, oräknat den tid det tar för den upphandlande myndigheten att ta fram underlaget för förfarandet. Praktiska erfarenheter visar dock att den totala kostnaden för upphandlingen blir avsevärt lägre vid konkurrenspräglad dialog, i förhållande till traditionella upphandlingsförfaranden. Planeringsstadiet bör även inkludera involvering av interna resurser på myndigheten. Bilda en projektgrupp som ska arbeta under hela upphandlingsprocessen.

22 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG 19 PRAKTISKT TIPS! Definiera kompetenser som projektmedlemmar bör ha utifrån upphandlingsföremålets art. Fundera på om projektgruppsmedlemmar med specialistkompetens även behöver få kunskap om upphandlingsprocessen (exempelvis genom intern grundläggande utbildning i upphandling) eller annan relevant utbildning för att ha förståelse för det kommande arbetet. Det är mycket viktigt att projektgruppen arbetar aktivt under hela upphandlingsprocessen och även fungerar som bollplank för upphandlingsfunktionen. Styrgrupp för projektet bör sättas upp under planeringsarbetet. Styrgruppen har en kontrollerande funktion och är den grupp till vilken återrapportering sker när upphandlingen är avslutad. Styrgruppens sammansättning bör inkludera: politiker (gäller kommuner), högre tjänsteman på myndigheten och jurist med specialistkompetens inom offentlig upphandling. PRAKTISKT TIPS! Upprätta en realistisk tidplan och avsätt nödvändiga resurser eftersom en konkurrenspräglad dialog är tidskrävande. Dock måste det beaktas att det är mer kostsamt för leverantörerna ju längre tid processen tar och den ska därför inte göras onödigt lång. En noggrann planering skapar trygghet och är till fördel för samtliga parter. Alternativ till användning av konkurrenspräglad dialog Konkurrenspräglad dialog är ett alternativ till övriga förfaranden vid upphandling och får användas i undantagsfall. I vissa situationer kan det finnas alternativa förfarandeformer att välja mellan. Det går inte att generellt säga att något förfarande är att föredra framför något annat utan valet av förfarande behöver ske utifrån deras olika för- och nackdelar och omständigheterna i den enskilda upphandlingen.

23 20 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG Upphandling av förstudie En upphandling av en förstudie (behovsanalys, marknadsundersökning, specificering av underlag etc.) inför ett affärsprojekt kan i vissa fall klarlägga om de omständigheter som utgör förutsättningar för att ett särskilt komplicerat kontrakt föreligger. I den typen av upphandling får inte konkurrenspräglad dialog användas. Förhandlat förfarande Situationer kan föreligga när antingen konkurrenspräglad dialog eller förhandlat förfarande kan användas. I sådana fall får det förfarande väljas som är mest lämpat i den aktuella upphandlingssituationen. Förkommersiell upphandling Konkurrenspräglad dialog har likheter med så kallad förkommersiell upphandling. Metoden förkommersiell upphandling omfattar emellertid forsknings- och utvecklingstjänster som är undantagna LOU. Koncessioner Ska tilldelning ske av en tjänste- eller byggkoncession, det vill säga ett kontrakt där leverantörens ersättning består i rätten att helt eller delvis utnyttja tjänsten eller anläggningen, gäller LOU endast i en begränsad omfattning. I de fall det är osäkert om marknaden vill ta den ekonomiska risk som är förenad med en koncession kan konkurrenspräglad dialog vara lämplig att använda. Detta kan dock den upphandlande myndigheten komma fram till först under dialogen. Beskrivning av affärsprojektet Konkurrenspräglad dialog ska innehålla inslag av både flexibilitet och förutsebarhet. Flexibilitet innebär en process som tillgodoser den upphandlande myndighetens intresse att utveckla affärsprojektet utan onödiga låsningar i valet av lösning. Förutsebarhet innebär att processen omgärdas av en öppenhet som skapar en rimlig förutsebarhet för leverantörerna.

24 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG 21 Vid konkurrenspräglad dialog konkretiseras affärsprojektet successivt under processen. Initialt bör den upphandlande myndigheten fokusera på att göra samtliga leverantörer införstådda om vad behovet och målet med upphandlingen är så att detta är klart för dem redan från början. Själva kraven brukar utveckla sig under dialogen eftersom den upphandlande myndigheten först då får en uppfattning om vad som är möjligt att kräva från deltagarna. Upplägget av en konkurrenspräglad dialog kan ske utifrån olika modeller. En modell är att den upphandlande myndigheten formulerar en lösning som man föredrar (föredragen lösning) samt skälet för detta som de deltagande leverantörerna ska utgå ifrån. Detta kan man göra genom att utforma ett så kallat beskrivande dokument. En föredragen lösning är ett preliminärt ställningstagande som kan ändras under dialogen och den ska därför inte utformas på ett sätt som utesluter innovationer eller alternativa lösningar. Fördelen med detta alternativ är att dialogen får en huvudinriktning och ett fokus. En annan modell är att utgångspunkten för dialogen är mer öppen och initiativet att föreslå lösningar läggs på de deltagande leverantörerna. Det är ett dokument som man sedan för en dialog om. Man måste vara transparent och redovisa tilldelningskriterier. Det är dock inte något färdigt förfrågningsunderlag eller en kravspecifikation. Per-Olof Andersson, Nacka kommun Det beskrivande dokumentet utgör ramen för hela processen. Det kan vara svårt för den upphandlande myndigheten att ange urvalskriterier på detta tidiga stadium eftersom vetskap om den lösning som bäst motsvarar behovet saknas. Konsekvensen av detta är att den upphandlande myndigheten endast kan använda sig av generella urvalskriterier som kvalitet och pris. Däremot finns det risk för att dessa generella utvärderingskriterier, utan närmare preciseringar, möjligtvis inte anses uppfylla kravet på transparens.

25 22 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG Det är viktigt att det tydligt framgår av annons och/eller av beskrivande dokument vad som är behov och krav respektive vad som är önskemål eller föredragen lösning. Val av tilldelningskriterier Tilldelningsgrund vid konkurrenspräglad dialog måste vara ekonomiskt mest fördelaktigt. Detta motiveras av att förfarandet endast får användas vid särskilt komplicerade kontrakt där upphandlingsföremålet inte låter sig utvärderas med endast lägsta pris. Användning av tilldelningskriterierna skiljer sig generellt sett inte från andra förfaranden. Vid konkurrenspräglad dialog är dock den upphandlande myndighetens krav helt eller delvis odefinierade vid inledningen av processen där dialogen just syftar till att identifiera och definiera hur den upphandlande myndighetens behov bäst kan tillgodoses. TÄNK PÅ! Tilldelningskriterierna får inte ändras efter att dialogfasen slutförts. Lägg större fokus på att ta fram mer funktionsinriktade kriterier, det vill säga kriterier som till exempel mäter kvalitet i form av hur väl en lösning tillgodoser den upphandlande myndighetens behov. Vid annonsering av konkurrenspräglad dialog ska tilldelningskriterierna framgå. Vid denna tidpunkt är det svårt, för att inte säga omöjligt, att i förväg ange hur utvärderingen kommer att ske. Hur tilldelningskriterierna ska utvärderas behöver emellertid inte anges förrän vid inbjudan till i dialog. Eftersom bilden oftast klarnar efter dialogen är det vanligtvis lättare för den upphandlande myndigheten att vid denna tidpunkt ange hur kriterierna ska utvärderas. Därför är det viktigt att tilldelningskriterierna formuleras på ett brett sätt som inte utesluter att den potentiellt bästa lösningen kan väljas efter det att dialogfasen har genomförts.

26 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG 23 Begränsning av lösningarna i successiva steg under dialogen sker med utgångspunkt från tilldelningskriterierna och deras viktning eller rangordning. Nedan följer några exempel på hur utvärderingskriterierna kan vara utformade: Miljöhänsyn Anbudsgivarens lösning kommer att poängsätts utifrån redovisat hänsynstagande till miljön på kort och lång sikt. Med kort sikt avses den miljöpåverkan som sker under tiden för kontraktets genomförande. Med lång sikt avses den permanenta miljöpåverkan som lösningen medför. Maximal poäng är 8 poäng 0 poäng 1 poäng 2 poäng 3 poäng 4 poäng Kort sikt Mycket stor påverkan Större påverkan Stor påverkan Liten påverkan Mindre påverkan Lång sikt Mycket stor påverkan Större påverkan Stor påverkan Liten påverkan Mindre påverkan Kommentar: den upphandlande myndigheten måste redovisa hur poängsättningen ska ske. Det måste framgå tydligt för leverantören vad krävs för att få den maximala poängen och hur skillnaden mellan de olika poängsättningar bedöms, exempelvis vad innebär större påverkan då 1 poäng tilldelas och vad krävs för att uppnå högre poäng. Förklaring till hur man uppnår en viss poäng bör ske utifrån förutsättningarna i den specifika upphandlingen.

27 24 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG Projektorganisation Anbudsgivarens projektorganisation kommer att poängsättas utifrån redovisad personals erfarenhet och kompetens. Poängsättning i den kategorin kan vara aktuellt i större projekt, där anbudsgivarens projektorganisation kan ha betydelse för projektets genomförande, exempelvis inom större byggprojekt. Maximal poäng är 3 poäng 1 poäng 2 poäng 3 poäng Angiven projektorganisation uppfyller den upphandlande myndighetens krav på erfarenhet och kompetens. Angiven projektorganisation uppfyller den upphandlande myndighetens krav på erfarenhet och kompetens väl. Angiven projektorganisation uppfyller den upphandlande myndighetens krav på erfarenhet och kompetens mycket väl. Kommentar: den upphandlande myndigheten måste redovisa hur poängsättningen ska ske. Det måste framgå tydligt för leverantören vad krävs för att få den maximala poängen och hur skillnaden mellan de olika poängsättningar bedöms, exempelvis vad innebär att angiven organisation uppfyller krav på erfarenhet och kompetens väl då 2 poäng tilldelas och vad krävs för att uppnå högre poäng. Förklaring till hur man uppnår en viss poäng bör ske utifrån förutsättningarna i den specifika upphandlingen.

28 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG 25 Energieffektivisering Anbudsgivarens lösning kommer att bedömas med utgångspunkt ifrån huruvida den innehåller nyskapande energilösningar, som medför minskad miljöpåverkan och totalkostnad. Maximal poäng är 5 poäng 0 poäng 1 poäng 2 poäng 3 poäng 4 poäng 5 poäng Lösnin gen medför ingen energie ffektivi sering. Lösnin gen medför 1 20 % energie ffektivi sering. Lösnin gen medför % energie ffektivi sering. Lösnin gen medför % energie ffektivi sering. Lösnin gen medför % energie ffektivi sering. Lösnin gen medför 81 % eller större energie ffektivi sering. Kommentar: I exemplet ovan har den upphandlande myndigheten redovisat hur poängsättningen ska ske. Det framgår även för leverantören vad som krävs för att få den maximala poängen och hur skillnaden mellan de olika poängsättningarna bedöms. Krav på leverantören Reglerna för att ställa krav på leverantörens redlighet samt ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet enligt 10 och 11 kap. LOU skiljer sig inte från övriga förfaranden.

29 26 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG Kommunicera till deltagande leverantörer Konkurrenspräglad dialog är ett omfattande förfarande som till vissa delar bygger på oklarheter på grund av avsaknad av klargörande rättspraxis. Därför är det värdefullt om deltagarna ges information om betydelsefulla omständigheter i de olika faserna av processen samt hur processen kommer att genomföras, eftersom deltagarna inte kan förväntas ha erfarenhet av denna form att genomföra en upphandling. Erfarenheter visar också att en öppen kommunikation innebär att fel och brister kan rättas till och minskar risken för missförstånd som i slutändan leder till att den upphandlande myndigheten får ett sämre konkurrensunderlag eller att upphandlingen överprövas. Det kan vara lämpligt att fortlöpande underrätta leverantörerna om de beslut som fattas under upphandlingsprocessen även i de situationer när lagen inte föreskriver det. Sammantaget ställer därför konkurrenspräglad dialog högre krav på kontinuerlig kommunikation från den upphandlande myndigheten än vad som är fallet vid andra förfaranden. Beredskap inför ändrade förutsättningar Komplexa projekt, som det vanligtvis handlar om vid konkurrenspräglad dialog, innebär ofta långa processer där politiska, ekonomiska, tekniska, rättsliga och marknadsmässiga förutsättningar kan förändra projektet. Det bör finnas en planering och en beredskap för hur ändrade förutsättningar ska hanteras. Här finns anledning att skilja mellan omständigheter som den upphandlande myndigheten råder över samt sådant som ligger utanför den upphandlande myndighetens kontroll och påverkan. Dessa kan i sin tur delas in i omständigheter som är förutsebara och inte förutsebara. Av principen om öppenhet kan även följa att den upphandlande myndigheten bör redovisa eventuella förändringar i förutsättningarna och hur dessa är tänkta att hanteras, i syfte att ge leverantörer möjlighet att värdera riskerna med ett deltagande i upphandlingen.

30 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG 27 Tillvarata konkurrensen på marknaden Det är angeläget att skapa goda betingelser för leverantörer att delta i den konkurrenspräglade dialogen, eftersom detta i slutändan kan gynna den upphandlande myndigheten i form av mer konkurrenskraftiga erbjudanden. Säkerställande av tillräckligt effektiv konkurrens För att skapa och upprätthålla tillräckligt effektiv konkurrens under upphandlingsprocessen behöver den upphandlande myndigheten ta hänsyn till flera aspekter såsom; antalet potentiella leverantörer och konkurrensen på den aktuella marknaden, rådande marknads- och konjunktursituation, vilket intresse den aktuella upphandlingen kan tänkas ha på marknaden och viljan hos potentiella leverantörer att genomföra en konkurrenspräglad dialog. På en mogen marknad eller på områden där den upphandlande myndigheten har tidigare erfarenheter, finns vanligen större möjligheter att överblicka och förutse utfallet av upphandlingsprocessen. För att kunna åstadkomma och upprätthålla tillräckligt konkurrens, bör den upphandlande myndigheten försäkra sig om: att upphandlingsföremålet formulerats på ett sådant sätt att det väcker intresse bland flera leverantörer på marknaden, att kravnivån på leverantörernas lämplighet inte satts högre än att det säkerställs att de har tillräcklig förmåga att genomföra kontraktet, att om antalet leverantörer begränsats ska det ske på ett sätt som inte förhindrar att upphandlingsprocessen kan genomföras under ett tillräckligt konkurrens, att intresse upprätthålls från de deltagande leverantörernas sida genom hela upphandlingsprocessen, samt att bristande konkurrens uppmärksammas tidigt och hanteras aktivt.

31 28 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG Att lämna ersättning till deltagare i dialogen kan öka intresset från leverantörernas sida till att delta. Läs mer under avsnitt Ersättning på sidan 30. Minimera kostnaderna för anbudsdeltagarna En nyckel till att upprätthålla konkurrensen är att minimera kostnaderna för leverantörerna. Kostnaderna kan bland annat hållas nere genom följande åtgärder: Tillhandahålla information på ett effektivt sätt till deltagarna tidigt i processen. Upprätta en snäv men realistisk tidsplan och hålla sig till denna. Tillförsäkra tillräcklig kompetens och tillräckliga resurser hos projektgruppen. Förbered underlag inför dialog, som deltagarna i god tid får ta del av. Tillförsäkra en effektiv beslutprocess inom myndigheten. Överväg tänkbara sätt att i övrigt begränsa kostnaderna. Begränsning av leverantörer eller lösningar För få deltagande leverantörer innebär en risk för att otillräcklig konkurrens uppstår eller att det inte finns tillräckligt många lösningar på myndighetens behov att diskutera. För många deltagande leverantörer kan medföra konsekvenser i form av höga kostnader och längre tidsåtgång. Potentiella leverantörer kan vidare bedöma ett deltagande som mindre attraktivt eftersom chansen att vinna minskar ju fler som deltar i dialogen. Vad som är en lämplig avvägning beror på omständigheterna i den enskilda upphandlingen såsom vad som ska upphandlas, graden av osäkerhet kring utformningen av den slutliga lösningen, kvaliteten på de tänkbara deltagarna, samt marknadsförutsättningarna.

32 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG 29 Antalet leverantörer och lösningar vid konkurrenspräglad dialog kan begränsas. Detta kan ske dels genom att begränsa antalet leverantörer som inbjuds till dialog, dels genom användning av uteslutning av lösningar i successiva steg under dialogen. Dessa två metoder kan kombineras för att uppnå optimal resursanvändning eftersom kostnaderna ökar med antalet leverantörer att föra dialog med och antalet anbud att utvärdera. Finns en god uppfattning om marknadssituationen och tänkbara utfall av dialogen, kan begränsning ske vid urvalet av leverantörer som ska bjudas in till dialogen. Finns en större oklarhet i tänkbara lösningar eller om affärsprojektet är outvecklat kan det vara lämpligare att bjuda in flera leverantörer till dialogen och därefter begränsa antalet genom uteslutning av lösningar i successiva steg under dialogen. I många upphandlingssituationer kan problemet dock förväntas vara att för få anbudsgivare deltar snarare än att de är för många. Begränsa antalet leverantörer att inbjudas till dialogen Om den upphandlande myndigheten vill att ett högsta antal leverantörer ska bjudas in till dialogen måste detta anges i annonsen. Vidare ska de regler och kriterier för att genomföra begränsningen framgå av annonsen. Sådana krav och kriterier kan exempelvis vara att ange referensuppdrag som har likheter med det affärsprojekt som är föremål för upphandling. Successiv uteslutning av lösningar under dialogen Möjligheten att utesluta lösningar under dialogen i successiva steg ska anges i annonsen eller det beskrivande dokumentet.

33 30 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG Otillräcklig konkurrens Otillräckligt konkurrenstryck kan innebära att upphandlingen inte slutförs med ett optimalt resultat. Frågan måste hanteras beroende på var i processen problemet uppstår samt vad som är orsaken. Beror det exempelvis på den generella marknadssituationen eller på hur den konkurrenspräglade dialogen genomförs? Den upphandlande myndigheten bör förutse och så långt som möjligt säkerställa att tillräckligt konkurrenstryck upprätthålls genom hela processen. Ersättning Ersättning får ges till deltagare i en konkurrenspräglad dialog. Det är upp till den upphandlande myndigheten att besluta om, när och under vilka förutsättningar ersättning ska utgå. Villkoren för att erhålla ersättning ska vara utformade på ett sådant sätt att de inte innebär någon diskriminering av övriga deltagare i dialogen. I vissa fall kan det vara lämpligt att använda sig av ersättning för att öka intresset för leverantörer att delta i en konkurrenspräglad dialog. Detta kan vara fallet om en av deltagarnas lösning kommer att ligga till grund för samtliga deltagares anbud, det sker en kunskapsöverföring, om det läggs ned arbete från de deltagande leverantörernas sida som kan vara rimligt att ersätta, eller om det annars behövs för att motivera potentiella leverantörer att delta i en tids- och resurskrävande dialog. Sett ur leverantörernas perspektiv kommer de att väga kostnaderna för att delta i en konkurrenspräglad dialog mot chansen att vinna ett kontrakt. Särskilt små- och medelstora företag kan därför välja att låta bli att delta i en konkurrenspräglad dialog eftersom de inte har möjlighet att delta utan att få ersättning för sina kostnader.

34 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG KONTROLL INNAN GENOMFÖRANDE AV UPPHANDLING Hantering av de riskfaktorer som föreligger vid konkurrenspräglad dialog bör säkerställas så långt som möjligt innan beslut om genomförande. Dessa kan exempelvis vara: Är förutsättningarna uppfyllda för att använda förfarandet? Finns det tillräckligt med tid för att genomföra förfarandet? Finns tillräckliga resurser och tillräcklig kompetens för att genomföra konkurrenspräglad dialog? Har upphandlingsföremålet beskrivits så långt som det är möjligt utifrån den upphandlande myndighetens krav och behov utan att tänkbara alternativ uteslutits? Kan dialogen genomföras utan risk för felaktig hantering av information eller att någon leverantör ges otillbörliga fördelar? Hur kan kostnader hållas nere för berörda deltagare? Kan tillräcklig konkurrens upprätthållas under den konkurrenspräglade dialogen? Undersökning av marknadens intresse innan beslut om genomförande Innan ett beslut om att genomföra konkurrenspräglad dialog för ett affärsprojekt tas, bör en undersökning av marknadens intresse göras för det tilltänkta upplägget. Råder exempelvis stor osäkerhet kring antalet potentiella anbudsgivare som är intresserade av att delta i upphandlingen bör den upphandlande myndigheten överväga att senarelägga starten. Det kan vara nödvändigt att förändra delar av projektet i syfte att skapa ett mer attraktivt projekt, reducera vad som uppfattas som hinder för deltagande eller vidta andra stimulerande åtgärder.

35 32 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG JÄV Vid upphandlingar kan även jävsproblematik uppstå. Det är därför bra att jävsdeklarationer undertecknas. Många gånger är konsulter inblandade i den typen av upphandlingar. Det är viktigt att de konsultföretag som anlitats av den upphandlande myndigheten inte samtidigt verkar som konsulter hos anbudsgivarna. Se bilaga 1, där en mall för jävsdeklaration finns bifogad.

36 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG Genomförande Denna period sträcker sig från annonsering fram till att den upphandlande myndigheten fattat tilldelningsbeslut. Under denna period är två faser särskilt tidskrävande och viktiga, dels dialogfasen dels anbudsfasen. Eftersom konkurrenspräglad dialog är tids- och resurskrävande bör den upphandlande myndigheten upprätta en detaljerad och realistisk tidplan för att effektivisera arbetsgången. TÄNK PÅ! Information och tydlighet gentemot leverantörer är mycket viktigt. Det ligger i den upphandlande myndighetens intresse att leverantörerna får nödvändig information om upphandlingsförfarandet. Informationsspridning har flera fördelar, till exempel blir processen effektivare vilket innebär tids- och kostnadsbesparingar. Även andra oönskade följder kan undvikas, till exempel att vissa leverantörer avstår från att delta i upphandlingen eftersom de upplever förfarandet som komplicerat. 4.1 Annonsering En upphandling som genomförs som en konkurrenspräglad dialog ska annonseras. Vid direktivstyrda upphandlingar ska annonsen publiceras i den europeiska annonsdatabasen TED. Vid upphandlingar enligt 15 kap. LOU saknas uttryckliga bestämmelser om annonsering för konkurrenspräglad dialog, men kravet på öppenhet medför att annonsering måste ske i en allmänt tillgänglig databas eller i annan form som leder till effektiv konkurrens.

37 34 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG ANNONSERING Av annonsen måste framgå: Att förfarandet konkurrenspräglad dialog används. Om antal anbudssökande ska begränsas och i så fall det lägsta respektive det högsta antal som ska bjudas in. De kriterier och regler som ska användas för att begränsa antalet anbudssökande. Sista dag för att lämna anbudsansökan. Tilldelningskriterier. Om den upphandlande myndigheten avser att genomföra dialogen i successiva steg. Av annonsen kan även framgå: Beskrivning av den upphandlande myndighetens behov och krav. OBS! Den upphandlande myndighetens behov och krav måste alltså inte framgå av annonsen. De måste dock senast framgå av det beskrivande dokumentet. PRAKTISKT TIPS! Blanketter för annonsering finns att ladda ner kostnadsfritt på SIMAP:s hemsida. Om man fyller i blanketten enligt anvisningarna säkerställs det att alla obligatoriska uppgifter kommer med i annonsen. Ladda ner blanketten på v.pdf

38 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG 35 BESKRIVANDE DOKUMENT Den upphandlande myndighetens behov och krav samt övriga uppgifter av betydelse kan anges i ett beskrivande dokument som komplement till annonsen. Det finns inga definierade krav på hur ett beskrivande dokument ska se ut, varken vad gäller form eller innehåll. Det beskrivande dokumentet är lämpligt att använda när den upphandlande myndighetens behov och krav är mer omfattande än vad som anges i en sedvanlig annons eller om man vid annonsering inte är säker på vilka krav man kan ställa. TÄNK PÅ! Begreppet beskrivande dokument definieras inte i direktivet. Det torde emellertid vara fråga om ett dokument motsvarande den ansökningsinbjudan som ofta, vid sidan av annonsen, används vid selektivt eller förhandlat förfarande och, under tröskelvärdena, urvalsförfarande. "Beskrivande dokument innehåller en del information som inte ryms i en annons. Även en förklarande text om vad KPD är och vilka resurser som leverantörer bör ha tillgång till bör framgå av det beskrivande dokumentet." Mathias Sylwan, Sveriges Kommuner och Landsting PRAKTISKA TIPS! Formulera i annonsen och/eller i det beskrivande dokumentet vad målet med upphandlingen är. Själva kraven brukar utvecklas under dialogen eftersom den upphandlande myndigheten först då får en uppfattning om vad som är möjligt att kräva från deltagarna. Väsentliga förutsättningar får inte ändras under upphandlingsprocessen. Därför är det viktigt att den upphandlande myndighetens krav och behov inte formuleras felaktigt eller alltför snävt så att dialogen identifierar andra krav och behov som resulterar i att en eller flera lösningar lämnas som inte ryms inom de ursprungliga förutsättningarna.

39 36 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG Ett beskrivande dokument bör innehålla: mål/-en med upphandlingen lös/detaljerad beskrivning av mål/-en antal anbudssökanden som ska bjudas in till dialog information om successiv uteslutning ska tillämpas eller inte. TÄNK PÅ! Bristande preciseringar i det beskrivande dokumentet kan innebära att det är svårt för leverantörer att förstå vad som upphandlas och att det vid den senare dialogen kan göras sådana preciseringar som medför att leverantörer som skulle ha velat delta valt att inte göra det. OM ANNONSEN OCH DET BESKRIVANDE DOKUMENTET Annonsen och det beskrivande dokumentet ska formuleras klart och tydligt för att minimera utrymmet för tolkningar och missförstånd. Underlaget bör utformas på ett sådant sätt att det underlättar för potentiella anbudssökande att bedöma om upphandlingen är av intresse. Kunskapen om konkurrenspräglad dialog är väldigt begränsad i Sverige och därför rekommenderas det att den upphandlande myndigheten redan i annonsen eller i det beskrivande dokumentet lämnar mer information om förfarandet TIDSFRIST Tidsfristen för att komma in med en ansökan om att få delta i konkurrenspräglad dialog är minst 37 dagar från det att annonsen skickades för publicering. Om annonsen utarbetas och skickas med elektroniska medel får tidsfristen förkortas med sju dagar. Dessa tidsfrister gäller även för upphandlingar som genomförs enligt 15 kap. LOU.

40 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG Urval av sökanden till att delta i dialogen Urvalet av anbudssökanden sker på samma sätt vid konkurrenspräglad dialog som vid övriga förfaranden. Urval och kvalificering får endast ske utifrån de krav och kriterier som angivits i annonsen eller det beskrivande dokumentet. Samtliga ställda krav måste uppfyllas av den anbudssökande för att denne ska få bjudas in till dialog. 4.3 Lägst antal sökande som ska bjudas in till dialog Tillräckligt många sökande ska inbjudas till dialogen så att en effektiv konkurrens uppnås. Enligt lag måste minst tre leverantörer bjudas in till dialog, givet att det finns tre som uppfyller ställda krav. Om antalet anbudssökande som uppfyller ställda krav är färre än minimiantalet får dock den upphandlande myndigheten fortsätta upphandlingen genom att inbjuda den eller de kvalificerade anbudssökande som har begärt att få delta. 4.4 Begränsning av antalet anbudssökande I annonsen kan det anges ett högsta antal leverantörer som ska bjudas in till dialog. Finns det i sådana fall fler anbudssökanden som uppfyller de ställda kraven måste antalet begränsas. Begränsning ska ske utifrån de regler och kriterier som angetts i annonsen. Har inte någon begränsning av det högsta antalet anbudssökande som ska bjudas in angetts, ska samtliga sökanden som uppfyller ställda krav bjudas in till dialog.

41 38 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG Vid begränsning av antalet sökanden som bjuds in till dialog bör beslutet dokumenteras och skälen anges för det fall en leverantör ifrågasätter riktigheten i beslutet. Det finns inget lagkrav att särskilt underrätta de anbudssökandena som inte bjuds in till dialog. Observera dock att samtliga sökanden som ansökt om att få delta i dialogen måste underrättats om tilldelning av kontraktet URVALS- /SELEKTERINGSKRITERIER Det är vanligt förekommande att de kriterier som används för att begränsa antalet dialogdeltagare betecknas som urvals- eller selekteringskriterier. Den upphandlande myndigheten ska i annonsen ange de kriterier som kommer att användas för att begränsa antalet anbudssökanden. Dessa kriterier måste uppfylla de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna. I detta fall blir det ett tvåstegsförfarande, där den första fasen utgörs av en kvalificering och den andra fasen utgör en bedömning av hur väl anbudssökanden uppfyller de urvals- /selekteringskriterier som angivits i annonsen. EXEMPEL Urvals-/selekteringskriterier kan utformas på följande sätt: För det fall antalet anbudssökande överstiger det antal som den upphandlande myndigheten avser att bjuda in till dialog kommer en begränsning att göras utifrån en bedömning av anbudsökandenas ekonomiska kapacitet. De anbudssökandena som har bäst ekonomisk kapacitet kommer att bjudas in till dialog. Härvid kommer anbudssökandenas årsredovisningar att granskas och särskild hänsyn tas till kassalikviditet och soliditet.

42 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG 39 Inbjudan till dialog En skriftlig inbjudan att delta i dialogen ska skickas till de anbudssökande som valts ut vid urvalsprocessen. Inbjudan ska skickas skriftligen till de utvalda anbudssökandena vid ett och samma tillfälle INFORMATION TILL EJ VALDA ANBUDSSÖKANDEN Den upphandlande myndigheten har ingen skyldighet att underrätta de anbudssökandena som inte bjuds in till dialogen. Det rekommenderas dock att även de som inte bjuds in till dialogen underrättas om detta. Leverantörerna kan på så sätt frigöra eventuella resurser som är avsatta för den aktuella upphandlingen och istället fokusera på andra affärer. Praktiska erfarenheter visar att en god kontakt och kommunikation gentemot leverantörerna minskar risken för överprövning. Det bör observeras att en eventuell överprövning inte utgör hinder för att upphandlingen fortsätter. Således behöver inget uppehåll göras i upphandlingen på grund av en överprövning. I förekommande fall kan det dock, på grund av avtalsspärr, föreligga hinder mot att teckna kontrakt. TÄNK PÅ! En öppen kommunikation med deltagarna är starkt rekommenderad! En förklaring till den upphandlande myndighetens agerande leder oftast till förståelse hos leverantörerna.

43 40 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG INNEHÅLL I INBJUDAN Inbjudan ska innehålla: Hänvisning till annons. Beskrivande dokument eller i förekommande fall uppgift om var ett sådant kan hämtas elektroniskt. Finns det beskrivande dokumentet hos annan än den upphandlande myndigheten ska adressen dit framgå. Finns en tidsfrist och avgifter kopplade till att få ut de begärda handlingarna ska även det anges i inbjudan. I förekommande fall tidsfrist för leverantörer att begära kompletterande handlingar. Om det tas ut en avgift för handlingarna anges belopp och betalningssätt. Tid och plats för dialogen. Uppgift om det eller de språk som ska användas. Den inbördes viktningen av kriterierna för tilldelning av kontrakt eller kriteriernas prioritetsordning. Detta gäller dock under förutsättning att det inte angetts i annonsen eller det beskrivande dokumentet. Vilka handlingar som ska bifogas. Övriga uppgifter av betydelse för upphandlingen TID OCH PLATS FÖR DIALOGEN Tid, plats och arbetsspråk för den konkurrenspräglade dialogen ska anges vid inbjudan. PRAKTISKT TIPS! Dialogen kan med fördel föras i andra lokaler än myndighetens interna lokaler. Detta kan i förekommande fall vara fördelaktigt ur sekretessaspekt.

44 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG 41 Utöver tid och plats för dialogen bör det finnas en detaljerad planering över dialogfasens genomförande. Att de utvalda leverantörerna får information om hur dialogen kommer att genomföras underlättar för dem att organisera och bemanna sitt deltagande då dialogen ofta är tids- och resurskrävande. PRAKTISKT TIPS! Det kan vara svårt att på förväg förutspå huruvida utländska leverantörer kommer att dela i dialogen. Därför kan det vara bra att ange att den upphandlande myndigheten har rätt att föra dialogen på annat språk än svenska! I komplexa upphandlingar kan det finnas ett fåtal potentiella leverantörer på världsmarknaden. Anger den upphandlande myndigheten i dylika fall att dialogen enbart ska föras på svenska kanske vissa potentiella leverantörer väljer att avstå från att delta TILLDELNINGSKRITERIER Senast vid inbjudan till dialogen ska tilldelningskriteriernas viktning eller prioritetsordning anges. Tilldelningskriterierna som sådana ska framgå av annonsen eller det beskrivande dokumentet. På grund av upphandlingens karaktär, där lösningen på myndighetens behov eller målet inte kan överblickas förrän efter dialogens genomförande, kan skälen vara uppfyllda för att vid direktivstyrda upphandlingar ange tilldelningskriterierna i fallande prioritetsordning istället för viktning. Vid upphandling enligt 15 kap. LOU är det valfritt för den upphandlande myndigheten att ange fallande prioritetsordning eller viktning.

45 42 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG 4.5 Dialog En väl förberedd och planerad dialog minskar kostnaderna för parterna, leder till ett bättre slutresultat och reducerar risken för missförstånd och därmed eventuellt efterföljande överprövningar SYFTE OCH ÖNSKAT RESULTAT AV DIALOGEN Syftet med dialogen är att identifiera och definiera hur den upphandlande myndighetens behov kan tillgodoses på bästa möjliga sätt. Önskat resultat av dialogen är dels att nå fram till en eller flera lösningar som kan tillgodose den upphandlande myndighetens behov, dels att utgöra grunden för de anbud som de utvalda anbudssökandena bjuds in att lämna VAD FÅR DISKUTERAS UNDER DIALOGEN? Dialogen får omfatta alla aspekter av kontraktet, det vill säga både tekniska, ekonomiska och juridiska aspekter. Exempel på juridiska aspekter är fördelning och begränsning av risker samt garantier. Däremot får dialogen inte medföra ändringar av väsentliga förutsättningar som angivits i annons, beskrivande dokument eller inbjudan till att delta i dialogen. Sådana ändringar strider mot upphandlingslagstiftningen. Dialogen ska föras individuellt mellan den upphandlande myndigheten och varje enskild dialogdeltagare och endast avse den deltagarens förslag och lösning. Den upphandlande myndigheten ska således diskutera med respektive dialogdeltagare om det som är relevant för dennes lösning. Om sekretess under dialogen se nedan avsnitt Sekretess m.m.

46 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG 43 TÄNK PÅ! Det kan vara lämpligt att klargöra för deltagarna att dialogen inte är förpliktande. Däremot är leverantörerna bundna av sina anbud under anbudstiden HUR FÅR DIALOGEN GENOMFÖRAS? Det finns inga närmare bestämmelser för hur dialogen ska genomföras. Den upphandlande myndigheten måste utforma en dialogprocess som är ändamålsenlig utifrån förutsättningarna i den enskilda upphandlingen och som tillförsäkrar att de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna iakttas. Dialogen kan därför genomföras muntligt eller skriftligt och med användning av olika tekniska hjälpmedel. För att en konkurrenspräglad dialog ska genomföras rättssäkert och effektivt behöver den upphandlande myndigheten bland annat säkerställa att: Information tillhandahålls till deltagare under dialogen på ett likabehandlande sätt. Sekretess upprätthålls under dialogen mellan de olika deltagarna. Möten och beslut dokumenteras under dialogen. Dialogen genomförs på ett strukturerat och metodiskt sätt.

47 44 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG PLANERING AV DIALOGFASEN Har den upphandlande myndigheten ett utvecklat affärsprojekt där ett lösningsförslag är utarbetat eller finns det begränsad kännedom om krav och behov, kanske det endast behövs en dialogetapp. Ju mer oklart eller outvecklat ett affärsprojekt är, desto fler dialogetapper kan behöva genomföras. Om möjligt ska dialogfasen som helhet planeras men ett minimum är att det finns en planering för den första dialogetappen. Hur dialogfasen ska genomföras är beroende av: Vad som utgör affärsprojektet. Vilka frågor som behöver utvecklas i dialog. I vilken omfattning det finns en föredragen lösning eller om det är de inbjudna leverantörerna som ska föreslå lösningar. Dialogfasen är ofta tids- och resurskrävande för samtliga parter. Genomförandet av dialogen behöver balansera en önskan om att ha en sammanhållen och koncentrerad dialogfas över tiden med behovet av att det finns tillräckligt med tid och resurser för förberedelse, genomförande, uppföljning och dokumentation för parterna. Det är särskilt viktigt att tiden mellan mötena inte är oproportionerligt kort eftersom möjligheterna till att utforma optimala lösningar berörs, vilket i slutändan påverkar resultatet av upphandlingen. En planering av dialogfasen kan exempelvis innehålla följande frågor: Med vilka etapper eller milstolpar ska dialogen genomföras? Vilka frågor och ämnen ska klarläggas och i vilken ordning ska frågorna diskuteras under dialogen? Om och när ska leverantörerna lämna in skriftliga beskrivningar av lösningen (eller lösningarna) eller preliminära anbud? Tider för dialogmöten samt hur dessa ska genomföras.

48 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG 45 DIALOGMÖTEN Inför varje dialogmöte bör det vara tydligt vilken eller vilka frågor som ska diskuteras och vad som ska uppnås så att mötet kan genomföras med rätt inriktning samt med den kompetens och de resurser som kan behövas. Om möjligt ska det framgå vad som är den upphandlande myndighetens föredragna lösning (eller lösningar) och motiven för detta samt vilka övriga uppgifter och förutsättningar som dialogdeltagaren bör vara medveten om inför varje dialogmöte. Det bör således finnas en agenda för varje dialogmöte. Därmed ökar förutsättningarna för att dialogen sker med fokus på de aktuella krav och önskemål den upphandlande myndigheten har. Dessutom minskar risken för att tid och resurser läggs på att utveckla och diskutera lösningar som inte är godtagbara. Underlaget inför respektive dialogmöte bör skickas ut i god tid innan mötet för att möjliggöra en effektiv inläsning och bra förberedelser. PRAKTISKT TIPS! Det kan vara bra att upprätta en checklista inför varje möte för att säkerställa att målen med respektive möte är uppnådda och att inget relevant glömts bort. Om det bidrar till en mer rättvisande konkurrens bör ordningen mellan deltagarna i dialogmötena varieras över tid. En upphandlande myndighet måste även klarlägga i vilka skeden som konsultation och intern förankring behöver ske. Frågor som aktualiseras i samband med sådana förankringar måste hanteras och lösas inom dialogfasen och därför måste det finnas tid avsatt för detta i planeringen.

49 46 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG Om möjligt bör det eftersträvas att det efter dialogen kan lämnas minst två acceptabla anbud. Utgångspunkten för anbuden kan vara från en föredragen lösning eller så är det möjligt att acceptera anbud som baseras på olika tekniska, finansiella eller rättsliga lösningar. Detta är ett ställningstagande som bör göras i förberedelsen till den konkurrenspräglade dialogen, se avsnitt Förberedelse INNEHÅLLSFRÅGOR FÖR DIALOGEN Vid det första mötet kan det vara en god idé att gå igenom upphandlingsförfarandet, dialogens syfte samt den upphandlande myndighetens målbild. Därefter kan det inledningsvis vara lämpligt att fokusera på den tekniska lösningen samt nyckelfrågor avseende den finansiella lösningen. Den upphandlande myndigheten behöver ofta få vetskap och kunskap om en godtagbar teknisk lösning för att det ska vara meningsfullt att utveckla den finansiella och rättsliga utformningen av ett förslag. Det kan därför vara önskvärt att leverantörerna får presentera en så kallad "outline", det vill säga ge förslag på möjliga lösningar utifrån den upphandlande myndighetens krav och behov. Detta ger parterna en grund att utgå ifrån inför kommande möten. PRAKTISKT TIPS! Villkoren för kontraktet bör diskuteras under dialogen och vara fastställda eftersom det inte föreligger något utrymme för förhandling efter att dialogen stängts. I allt väsentligt bör parterna vara överens om kontraktsvillkoren. Dessa kan konkretiseras under dialogen och med fördel fastställas under slutfasen av dialogen. Kontraktsvillkoren kan även vara av avgörande betydelse för leverantörens slutgiltiga anbud. Exempelvis kan kontraktstidens längd ha betydande påverkan på priset.

50 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG DOKUMENTATION AV DIALOGMÖTEN Resultatet av varje dialogmöte bör dokumenteras genom protokoll och utvärderas. Detta är viktigt för att planera det fortsatta arbetet under dialogen. När en dialogetapp har genomförts är det lämpligt att dokumentera och utvärdera de presenterade lösningarnas relativa för- respektive nackdelar. Varefter dialogen framskrider och den upphandlande myndighetens krav och behov konkretiseras och förtydligas bör det beskrivande dokumentet uppdateras SKRIFTLIG REDOVISNING AV LÖSNINGAR I vissa fall kan deltagarna uppmanas att lämna skriftliga förslag avseende vissa specifika frågor. Detta kan medföra att stabiliteten och klarheten i processen ökar. Vid behov kan ett sådant utkast även följas av en kostnadsmässig uppskattning. Den upphandlande myndigheten behöver dock överväga behovet av få skriftliga underlag mot de ökade kostnader som uppstår för deltagarna. PRAKTISKT TIPS! Den upphandlande myndigheten kan redan under dialogen begära in en prisuppgift, om möjligt, för ett kommande projekt. Att föra en dialog om vad olika val innebär för tillkommande eller avgående kostnad kan i vissa projekt vara viktigt för att uppskatta kostnader i relation till den avsatta budgeten. Observera att prisuppgifter från leverantörer i detta skede inte ska utgöra något bindande anbud, utan utgör endast en preliminär uppskattning för det kommande projektet. Ska deltagarna skriftligen redovisa sina lösningar i de olika etapperna av dialogen bör det framgå i planeringen till dialogen. TÄNK PÅ! Observera att möjligheten att begära skriftlig redovisning av lösningar inte uttryckligen anges i lagen men förekommer ofta i praktiken.

51 48 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG ORGANISATION OCH BEMANNING Dialogfasen kan organiseras och bemannas på olika sätt. En inriktning är att en arbetsgrupp från den upphandlande myndighetens sida deltar i samtliga möten under dialogen. Till varje dialogmöte knyts sedan den expertis som krävs för de aktuella frågorna. Med ett sådant upplägg kan det bli lättare att jämföra och utvärdera de olika lösningsförslagen. För mer komplexa och resurskrävande upphandlingar kan extra möten vara nödvändiga för att genomföra och klargöra olika frågeställningar SEKRETESS M.M. Även under dialogfasen råder absolut sekretess. Det är inte tillåtet att avslöja innehållet i en leverantörs lösning eller annan konfidentiell information som lämnats av en leverantör utan dennes samtycke. Dialogen ska föras individuellt mellan den upphandlande myndigheten och varje anbudssökande. Diskussionerna ska endast avse den sökandens lösning (eller lösningar). Det är inte möjligt för en upphandlande myndigheten att utan deltagarnas samtycke välja ut exempelvis en deltagares finansiella lösning och en annan deltagares tekniska lösning och slå ihop dessa till en lösning eller att kombinera två deltagares tekniska lösningar till en. PRAKTISKT TIPS! Det kan vara lämpligt att efter varje dialogmöte upprätta en överenskommelse mellan den upphandlande myndigheten och deltagaren om vad som utgör specifik information som ska omfattas av sekretess och vad som utgör generell information som kan meddelas andra. Krav på samtycke att innehållet i en lösning ska kunna lämnas ut till övriga deltagare kan utgöra ett villkor för deltagande i en konkurrenspräglad dialog under förutsättning att de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna efterföljs.

52 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG 49 Detta ska i så fall tydligt framgå av annonsen eller det beskrivande dokumentet för att ge potentiella leverantörer möjlighet att värdera ett deltagande på sådana villkor. Observera dock att ett sådant villkor möjligen kan medföra att potentiella leverantörer, särskilt de med spjutspetskompetens, avstår från att delta i upphandlingen. Den upphandlande myndigheten måste även upprätthålla den interna sekretessen hos myndigheten. Det är viktigt att samtliga inblandade informeras om vikten av sekretesskyldigheten och konsekvenserna av att bryta mot den. Detta kan med fördel upprepas regelbundet. Samtliga personer som deltar i upphandlingen bör underteckna sekretessförbindelser. Ju fler personer som är involverade i upphandlingen desto svårare blir det att upprätthålla sekretessen. Av denna anledning ska inte fler personer än nödvändigt involveras i upphandlingen. Ur sekretessynpunkt är benämningen på potentiella leverantörer viktig. En upphandlande myndighet ska inte avslöja konkurrenssituationen och det är därför olämpligt att benämna leverantörerna på ett sätt som innebär att dem får kännedom om vilka andra och hur många andra leverantörer som deltar i upphandlingen. PRAKTISKT TIPS! Benämn inte leverantörerna som 1,2,3 eller A, B, C. Använd istället benämningar som inte avslöjar antalet deltagare! Exempelvis kan man använda sig av djurarter, fruktsorter eller grönsaker. Dessa benämningar kan omöjligtvis avslöja för en enskild leverantör hur många andra leverantörer som deltar i upphandlingen. Ett praktiskt problem är att det kan uppstå misstänksamhet bland allmänheten när de inte informeras om en upphandling. Detta kan dock undvikas på olika sätt, exempelvis genom att man på förhand informerar att inget kan avslöjas förrän upphandlingen är avslutad och att man efter att upphandlingen avslutats håller ett informationsmöte för allmänheten.

53 50 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG Möjligheter att häva den absoluta sekretessen före tilldelningsbeslutet Det föreligger möjlighet att häva den absoluta sekretessen efter det att slutgiltiga anbud lämnats in men före det att tilldelningsbeslut fattats. Detta kan göras genom en så kallad offentlig anbudsöppning, vilket är ytterst ovanligt i Sverige. En förutsättning för en offentlig anbudsöppning är att samtliga anbud och erbjudanden offentliggörs samtidigt LAGEN OM FÖRETAGSHEMLIGHETER Den upphandlande myndigheten bör ha i åtanke att de uppgifter en leverantör lämnar kan omfattas av lagen om skydd för företagshemligheter. Detta innebär att om uppgifterna omfattas av lagen och röjs kan detta bland annat medföra skadeståndsansvar. RÄTTSKÄLLA Lag (1990:409) om skydd för företagshemligheter INFORMATION TILL DIALOGDELTAGARE (ANBUDSSÖKANDE) Information av betydelse för upphandlingen ska lämnas till samtliga deltagare samtidigt för att de ska konkurrera på samma villkor. Praktiskt sett är det lämpligt med en IT-lösning där den upphandlande myndigheten kan lägga ut information till samtliga deltagare. Detta kan minska arbetsinsatsen för den upphandlande myndigheten och säkerställer att samtliga deltagare får likvärdig information samtidigt. Används en sådan lösning är det dock viktigt att säkerställa att sekretessen upprätthålls och att deltagare inte felaktigt kan komma åt information eller få kännedom om hur många andra leverantörer som deltar i dialogen. Det är även lämpligt att inför dialogfasen hålla ett inledande möte med varje leverantör där processen och dess innehåll förklaras.

54 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG UTESLUTNING AV LÖSNINGAR I SUCCESSIVA STEG En upphandlande myndighet kan minska antalet lösningar under dialogen, givet att detta angetts i annonsen eller det beskrivande dokumentet. Det är förslag på lösningar och inte leverantörer som ska väljas bort under dialogfasen. Om en leverantör har lämnat flera förslag till olika lösningar är denne kvar i dialogen så länge inte samtliga lösningar som den leverantören har lämnat har uteslutits. Begränsningar av antalet lösningar ska ske utifrån de tilldelningskriterier som gäller för den aktuella upphandlingen. Det slutgiltiga antalet lösningar måste alltid vara så stort att effektiv konkurrens uppnås, under förutsättning att det finns ett tillräckligt antal lösningar. Vid uteslutning av lösningar bör beslutet dokumenteras med angivande av skäl för det fall leverantör ifrågasätter riktigheten i beslutet. Det finns inget lagkrav på att uteslutning av en lösning ska underrättas den deltagande leverantören. Det rekommenderas dock att underrättelse till den uteslutna anbudssökanden sker. Eftersom det läggs ner stora resurser och mycket tid vid konkurrenspräglad dialog bör anbudssökandena få besked så fort den upphandlande myndigheten fattat beslut om att en viss lösning utesluts. 4.6 Avslutande av dialogen Dialogen fortsätter till dess att det finns en eller flera acceptabla lösningar som tillgodoser den upphandlande myndighetens behov. Det finns ingen tidsgräns för när en dialog ska vara avslutad.

55 52 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG Å ena sidan finns skäl för att dialogfasen inte ska pågå längre än nödvändigt. En utdragen process är sällan till fördel för någondera parten då det är kostsamt att upprätthålla kompetens inom projektet under en längre period. Dessutom riskerar det att tillstöta omvärldsfaktorer som försvårar beslut eller som ändrar behoven och önskemålen. Å andra sidan måste det beaktas att utrymmet för att förändra ett lämnat anbud är begränsat och förhandling är inte tillåten efter det att anbuden är lämnade (däremot behöver lösningen inte vara fullständigt färdigt i alla detaljer, se avsnitt Klarläggande och precisering). Dessutom kan en dialog inte återupptas när den väl har avslutats. Därför är det av yttersta vikt att dialogen inte avslutas förrän den upphandlande myndigheten bedömer att det sannolikt kommer att lämnas attraktiva och godtagbara anbud samt att eventuella oklarheter i de diskuterade lösningarna har retts ut. I annat fall kan den upphandlande myndigheten ha "låst in sig" för tidigt och riskerar därmed att inte få sina behov tillgodosedda. Beslutet om att avsluta dialogen ska snarast möjligt underrättas deltagarna skriftligen. PRELIMINÄRA ANBUD Ett preliminärt anbud är ett fullständigt förslag från en dialogdeltagare som syftar till att tillgodose den upphandlande myndighetens krav och behov. Ett preliminärt anbud har den fördelen att myndigheten kan kontrollera att samtliga deltagares förslag är fullständiga och att dem till fullo är införstådd med alla krav. "Ett preliminärt anbud är särskilt fördelaktigt när deltagarna talar andra språk, eftersom myndigheten måste försäkra sig om att anbudssökandena är införstådda med vad som sagts och vilka krav som ställts." Gunnar Goblirsch, Stockholms läns landsting

56 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG 53 Den upphandlande myndigheten får fortsätta dialogen efter det att de preliminära anbuden begärts in. Dessutom kan den upphandlande myndigheten göra en preliminär bedömning av huruvida det kommer att lämnas anbud som är attraktiva och godtagbara samt huruvida skäl för uteslutning av en viss leverantör föreligger. En annan fördel är att det preliminära anbudet ger en möjlighet för den upphandlande myndigheten att kontrollera prisbilden och att lösningarna inte innehåller några otillåtna reservationer. Det preliminära anbudet ska baseras på de positioner som uppnåtts under dialogen i de olika delarna (tekniskt, finansiellt och juridiskt) och utgör därefter underlaget för att lämna det slutliga anbudet. TÄNK PÅ! Observera att begreppet preliminära anbud inte definieras i lagen och möjligheten att begära in dem inte heller uttryckligen anges i lagen. Det är dock i praktiken vanligt förekommande vid dylika upphandlingar. Leverantörerna måste få proportionerligt med tid för att utforma sina preliminära anbud. Det bör även beaktas att små och medelstora företag i vissa fall inte har lika stora resurser som större företag. En tidsfrist som är för kort kan därför vara diskriminerande för de små och medelstora företagen. Den upphandlande myndigheten kan stämma av med leverantörerna hur lång tid de anser nödvändigt för att utforma ett preliminärt anbud. TÄNK PÅ! Samtliga grundläggande upphandlingsrättsliga principer måste beaktas!

57 54 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG AVBRYTANDE AV UPPHANDLINGEN I DIALOGFASEN Frågan om avbrytande av en konkurrenspräglad dialog under dialogfasen är inte närmare reglerat. Kan en upphandlande myndighet konstatera att någon godtagbar lösning inte kommer att presenteras utifrån de behov och krav som angivits vid annonseringstillfället bör det finnas möjlighet att avbryta upphandlingen utifrån de generella förutsättningarna som gäller för detta. En upphandlande myndighet har ingen skyldighet att fullfölja en påbörjad upphandling. Ett beslut att avbryta en påbörjad upphandling måste dock vila på sakligt godtagbara skäl och följa de grundläggande bestämmelserna i fördraget. Den upphandlande myndigheten har bevisbördan för att det föreligger sakligt godtagbara skäl för avbrytandet. Sakligt godtagbara skäl utgörs av bland annat följande: Bristande konkurrens, det vill säga bara ett anbud inkommer. Myndighetens budget överskrids, det vill säga inkomna anbud är för dyra. Den upphandlande myndigheten inser, efter att ha bedömt anbuden, att den med hänsyn till innehållet i förfrågningsunderlaget inte har möjlighet att välja det bästa anbudet. Om förutsättningarna för upphandlingen förändras under upphandlingens gång, till följd av oförutsedda händelser, kan detta i förekommande fall utgöra ett godtagbart skäl för avbrytande. Väljer den upphandlande myndigheten att avbryta upphandlingen ska beslutet skickas till samtliga leverantörer som anmält intresse. Beslutet ska innehålla skälen för avbrytandet. Beslut att avbryta en upphandling kan bli föremål för överprövning.

58 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG Inbjudan att lämna anbud Efter att dialogen har förklarats avslutad och underrättelse har skickats till deltagarna, ska den upphandlande myndigheten uppmana deltagarna att lämna sina slutgiltiga anbud på grundval av den eller de lösningar som har lagts fram och preciserats under dialogen. Det är inget som utesluter att ett anbud ska lämnas på en annan deltagares lösning under förutsättning att deltagaren har gett samtycke till detta. I inbjudan att lämna anbud ska det framgå: sista dag för att motta anbud, vilken adress eller på vilket sätt anbudet ska skickas eller lämnas till samt vilka språk som är möjliga. Lämpligen tillåts anbuden vara skrivna på de språk som varit tillåtna under dialogen. Någon tidsfrist för lämnande av anbud finns inte angivet i lagen, varför det är rimligt att utgå från att en skälig tid ska ges för deltagarna att lämna anbud. Tidsfristen för att lämna anbudet kan vara en fråga som stäms av med kvarvarande deltagare för att säkerställa att alla har praktiska möjligheter att utforma och lämna anbudet. Om preliminära anbud tidigare lämnats är detta något som kan motivera att en kortare tid ges för att lämna slutgiltiga anbud. För att anbud som lämnas ska vara konkurrenskraftiga eller åtminstone möjliga att godta är det viktigt att deltagarna är insatta i de krav och behov samt övriga förutsättningar och begränsningar kring den önskade lösningen som utvecklats under dialogen.

59 56 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG För att eliminera risk för missförstånd bör det beskrivande dokumentet, med uppdateringar av krav och behov utifrån den dialog som förts, bifogas till inbjudan att lämna anbud. Eventuella ändringar får inte leda till väsentliga förändringar, eftersom sådana förändringar kräver att en helt ny upphandling genomförs. Tidigare angivna krav får dock konkretiseras och förtydligas. Har behoven och kraven inte förändrats sedan inbjudan till att delta i dialogen bör detta framgå tydligt. Om anbud ska lämnas på grundval av en annan enskild deltagares lösning och inte på den som en deltagare själv föreslagit, är det nödvändigt att detta formuleras i ett beskrivande dokument. Observera att det även krävs samtycke från den deltagare vars lösning övriga deltagare ska lämna anbud på. En upphandlande myndighet ska lämna ut kompletterande upplysningar eller handlingar senast sex dagar före angivna sista dag för att komma in med anbud, förutsatt att sådana upplysningar begärts i god tid av en deltagande leverantör. Endast de leverantörer som inbjudits till dialogen får lämna anbud. Det är inte möjligt för någon utomstående att lämna anbud. Det är möjligt att underrättelsen om att dialogen avslutas även innehåller uppmaningen att lämna anbud. 4.8 Anbudslämnande Anbudsgivare som känner osäkerhet kring kraven kan ställa en fråga direkt till den upphandlande myndigheten. Det är dock viktigt att frågan ställs i god tid innan sista dagen för anbudslämnande så att myndigheten hinner svara på frågan. I regel gäller att frågor måste ställa senast sex dagar innan sista dagen för anbudslämnande. Eftersom upphandlingar som genomförs med konkurrenspräglad dialog många gånger är komplexa kan det vara en bra idé att ha större framförhållning än så.

60 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG 57 Om ett preliminärt anbud lämnats tidigare under dialogen utgör detta troligtvis en bra grund att bygga det slutgiltiga anbudet på. En anbudsgivare kan därför utgå ifrån det preliminära anbudet och komplettera och revidera med de uppgifter som tillkommit. Det är väldigt viktigt att anbudsgivaren lämnar korrekta och kompletta uppgifter i anbudet. Bifoga samtliga dokument som efterfrågas. Den upphandlande myndigheten har ingen skyldighet, men dock en möjlighet, att tillåta eventuella förtydliganden och kompletteringar. Kontrollera därför anbudet en extra gång innan det lämnas in! Finns det exempelvis ett färdigt formulär eller liknande för anbudsgivning, ska detta användas av anbudsgivaren. Observera att en anbudsgivare inte får reservera sig mot några eventuella krav som uppställts av den upphandlande myndigheten. Detta innebär en otillåten reservation som medför att anbudet ska förkastas och därmed inte prövas. En anbudsgivare bör utforma anbudet så att det är läsvänligt och lätt att förstå. Att gå igenom och utvärdera ett anbud är tidskrävande. Ju mer lättläst och lättförståeligt anbudet utformas, desto lättare blir det för den upphandlande myndigheten. Ett tips är att följa strukturen i förfrågningsunderlaget när anbudet utformas. Anbudet ska innehålla alla de faktorer och villkor som är nödvändiga för projektets genomförande. Anbudet behöver dock inte vara fullständigt i alla detaljer. Efter det att anbudet har lämnats finns ett visst utrymme för den upphandlande myndigheten att få ett anbud klarlagt och preciserat, se punkten Klarläggande och precisering. Givet upphandlingsformens särskilda förutsättningar är det inte alltid rimligt att anbuden ska vara kompletta vid anbudslämnandet.

61 58 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG Lämna in anbudet i tid, ta ut en viss tidsmarginal. Ett för sent inlämnat anbud får inte prövas av den upphandlande myndigheten. Det är anbudsgivaren som ansvarar för att anbudet kommer in i rätt tid. Checklista inför anbudslämnande Kontrollera noggrant att alla eventuella formkrav på anbudet är uppfyllda! Var uppmärksam på följande: Hur många exemplar av anbudet ska lämnas in? Behörig person ska underteckna samtliga dokument som ska signeras. Har efterfrågade dokument bifogats och är dessa aktuella (oftast ställs krav på att dem inte får vara äldre än en viss tid)? Kräver den upphandlande myndigheten att någon elektronisk kopia ska bifogas? Märk kuvertet på det sätt som anvisas. Finns det möjlighet att använda sig av en elektronisk plattform för anbudslämnande, kan denna möjlighet med fördel användas. 4.9 Anbudsprövning MOTTAGANDE OCH ÖPPNANDE AV ANBUD Reglerna för mottagande och öppnande av anbud skiljer sig inte från övriga upphandlingsförfaranden ANBUDSUTVÄRDERING Anbuden ska utvärderas utifrån de tilldelningskriterier som angivits i annonsen eller det beskrivande dokumentet. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska alltid användas som grund för tilldelning av kontrakt vid konkurrenspräglad dialog.

62 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG 59 Beroende på hur den konkurrenspräglade dialogen lagts upp av den upphandlande myndigheten kan anbudsutvärderingen se olika ut. Tillåts olika alternativa lösningar kan anbuden sinsemellan se olika ut och därför vara svårare att jämföra då olika tekniska lösningar dessutom kan ha efterföljande skilda finansiella och rättsliga utformningar. Även om anbuden ska lämnas på en lösning kan anbuden uppvisa stora skillnader beroende på hur anbudsgivaren väljer att utforma sin riskallokering och affärsmässiga exponering. När det gäller anbud som skiljer sig åt måste den upphandlande myndigheten utvärdera respektive leverantörs lösning i förhållande till tilldelningskriterierna. Resultatet av upphandlingen ska leda till att ett avsett mål uppnås och därför måste respektive lösning utvärderas i förhållande till de tilldelningskriterier som angetts. Förhandling får inte förekomma vid prövning och utvärdering av anbud KLARLÄGGANDE OCH PRECISERING Under utvärderingen får en upphandlande myndighet uppmana en anbudsgivare att klarlägga och precisera sitt anbud. Att klarlägga och precisera innebär att förklara och förtydliga tidigare lämnade uppgifter. Det handlar således inte om att ersätta tidigare uppgifter, utan att på ett eller annat sätt konkretisera dem. Detta får inte leda till att grundläggande delar av anbudet eller inbjudan att lämna anbud ändras så att det snedvrider konkurrensen eller leder till diskriminering. TÄNK PÅ! Initiativ till klarläggande och precisering är en möjlighet för den upphandlande myndigheten och inte en rättighet att påkalla för en anbudsgivare.

63 60 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG Exempel på omständigheter som kan vara föremål för klargörande och precisering är: Detaljerad specifikation av en omständighet som angetts mer övergripande i anbudet. Detaljerad information om underleverantörer. Ansökan om tillstånd etc. som krävs för att genomföra projektet PRECISERA OCH BEKRÄFTA ÅTAGANDEN Den anbudsgivare som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet får uppmanas att precisera vissa aspekter i anbudet eller bekräfta åtaganden. Detta får inte leda till att väsentliga delar av anbudet eller inbjudan ändras så att det snedvrider konkurrensen eller leder till diskriminering. Precisering och bekräftande av åtaganden kan avse aspekter av anbudet som rimligen inte kan anges förrän det finns en stor sannolikhet att det aktuella anbudet är vinnande. Exempelvis kan det röra sig om att färdigställa detaljerade lösningsförslag, ansöka om tillstånd eller bekräfta befintliga åtaganden från anbudsgivaren, underleverantörer eller någon annan utomstående aktör. En anbudsgivare är dock bunden av sitt anbud utan att ytterligare bekräftelse behöver göras. Bestämmelsen lämnar dock inget utrymme för förhandling med den utvalda anbudsgivaren Kontraktstilldelning Vid konkurrenspräglad dialog gäller samma regler avseende formerna för kontraktstilldelning som för övriga upphandlingsförfaranden.

64 KONKURRENSPR ÄG LAD DI A LOG 61 Underrättelse om tilldelningsbeslut ska skickas ut till alla leverantörer som ansökt om att få delta i dialogen i vilket skälen för beslutet ska anges. Kontraktsspärr gäller sedan i 10 eller 15 dagar beroende på vilket sätt underrättelsen skickas (via elektroniska medel eller per post) Uppföljning Efter avslutad konkurrenspräglad dialog bör den upphandlande myndigheten företa en efterhandsbedömning av upphandlingens utfall. Bedömningen kan bland annat inkludera följande moment: I vilken utsträckning upphandlingen har uppfyllt den upphandlande myndighetens behov. Graden av konkurrenstryck genom upphandlingsprocessen. Om förberedelserna inför genomförande har varit tillräckligt långtgående. Uppföljningen är framåtsyftande. Resultatet av utvärderingen ska med andra ord användas för att förbättra upphandlingsrutinerna inför kommande upphandlingar.

65 Deklaration av jäv, intressekonflikter och andra bindningar för personer med uppdrag inom den upphandlande myndigheten Personuppgifter Förnamn Efternamn Arbetsplats Yrkestitel Jag har tagit del av bifogad information om hantering av jäv, intressekonflikter och andra bindningar Beskriv ditt anställningsförhållande avseende grundanställning och i förekommande fall särskilda tilläggsuppdrag. Denna deklaration gäller mitt uppdrag som:

66 1. Har du, eller har du de senaste fem åren, haft någon fastare anknytning till företag eller intressent som har eller har haft annan förtroendeskadlig koppling till upphandlingsföremålet? Styrelseuppdrag i ett företag Konsult åt ett företag Anställd (hel- eller deltid) i ett företag Deltagande i branschorganisation Engagemang eller förtroendepost i ideell organisation Medverkan i innovativt företag Eget företag med verksamhet som rör uppdraget Innehar patent som rör uppdraget Annan fastare anknytning Nej Pågående uppdrag, ange företag eller intressent, arbetsbeskrivning, tidsperiod för ersättning, ersättningen storlek samt mottagare (t.ex. du själv eller företag, organisation eller liknande) Avslutade uppdrag, ange företag eller intressent, arbetsbeskrivning, tidsperiod för ersättning, ersättningen storlek samt mottagare (t.ex. du själv eller företag, organisation eller liknande)

67 2. Har du, eller har du de senaste fem åren, haft något uppdrag för företag eller intressent? Medverkan i marknadsföring eller produktveckling Sakkunnig/expert/vetenskapligt råd åt företag Ledamot av Advisory board/referensgrupp eller dylikt Medverkan i företags forskningsråd för bedömning av forskningsansökningar tillsammans med andra experter Uppdrag för ideell organisation Av företag arvoderad föreläsning avseende din forskning och ditt kunnande Ensam medverkan i företags forskningsråd för bedömning av forskningsansökningar Expertråd till företag om bidrag till forskare eller forskning Annan typ av uppdrag för företag eller intressent Nej Pågående uppdrag, ange företag eller intressent, arbetsbeskrivning, tidsperiod för ersättning, ersättningen storlek samt mottagare (t.ex. du själv eller företag, organisation eller liknande) Avslutade uppdrag, ange företag eller intressent, arbetsbeskrivning, tidsperiod för ersättning, ersättningen storlek samt mottagare (t.ex. du själv eller företag, organisation eller liknande)

68 3. Har du, eller har du de senaste fem åren, haft något tjänster, befattningar, forskningsanslag eller bidrag i vilka företag eller intressent är involverade? Personlig professur/motsvarande av företag Huvudprövare (Principal Investigator) Annan befattning med klinisk prövning Forskningsanslag eller bidrag från ideell organisation Forskningsanslag till grundforskning från företag Forskningsanslag till specialinriktad forskning från företag Annan typ av bidrag från företag eller intressent Nej Pågående uppdrag, ange företag eller intressent, arbetsbeskrivning, tidsperiod för ersättning, ersättningen storlek samt mottagare (t.ex. du själv eller företag, organisation eller liknande) Avslutade uppdrag, ange företag eller intressent, arbetsbeskrivning, tidsperiod för ersättning, ersättningen storlek samt mottagare (t.ex. du själv eller företag, organisation eller liknande)

69 4. Andra former av bindningar till företag eller intressent som ligger nära det egna expertområdet? Släktskap eller nära relationer till person i företag Aktier i företag Nej Lån i företag Annan typ av bindning till företag eller intressent Om du kryssat i någon av rutorna ovan, ange företag eller intressent och vilken typ av bindning det gäller 5. Finns det något annat med anknytning till det aktuella uppdraget som du bedömer eventuellt kan medföra att din opartiskhet ifrågasätts av utomstående? Ja, följande: Nej

70 Jag har inte några förhållanden av arten som efterfrågas i punkterna 1-5 att redovisa. Jag förbinder mig att snarast underrätta den upphandlande myndigheten om ovan redovisade förhållanden förändras under pågående uppdrag/projekt. Jag är till fullo medveten om att den upprättade deklaration utgör en allmän handling, som normalt är offentlig. Namnunderskrift Datum och ort

71 Fylls i av myndigheten Myndighetens anteckningar Myndighetens beslut/bedömning och skälen härför i förekommande fall

72

73