E-resurser och beståndsutveckling: en utmaning för mindre forskningsbibliotek: exemplet Statens väg- och transportforskningsinstitut,

Transkript

1 VTI publikation PM December E-resurser och beståndsutveckling: en utmaning för mindre forskningsbibliotek: exemplet Statens väg- och transportforskningsinstitut, VTI Åsa Aretun

2

3 Förord Denna rapport är baserad på utvecklingsprojektet E-resurser och beståndsutveckling: en utmaning för mindre forskningsbibliotek: exemplet Statens väg och transportforskningsinstitut, VTI. Projektet startade i januari 2011 och pågick fram till Mars Det har finansierats av VTI och genom projektbidrag från Kungliga biblioteket inom ramen för deras utlysningsområde Nationella licenser för e-resurser. Projektets syfte har varit att med VTI som exempel utreda hur informationsförsörjningen vid mindre forskningsinstitut kan förändras för att möta ökade behov av elektronisk vetenskaplig information, med särskilt fokus på ökad tillgång till elektroniska tidskrifter i fulltext. Projektledare har varit Åsa Aretun (fil. dr) som är verksam som forskare vid enheten Mobilitet, aktörer och planering (MAP) vid VTI. Åsa Aretun har tillsammans med Claes Eriksson, dokumentalist vid Bibliotek och informationscenter, BIC vid VTI stått för det operativa arbetet i projektet. Claes Ericsson har vid BIC ansvar för informationssökningar, indexering och klassificering och har länge varit involverad i arbete med e-resursfrågor, databaser och webbplatsen Transguide ( vid VTI. Kerstin Sivebrand, student vid bibliotekarieprogrammet, Bibliotekshögskolan Borås har utfört sitt examensarbete som en del av projektet. Projektarbetet har behandlats löpande i en intern projektgrupp bestående av Åsa Aretun, Claes Ericsson samt Jan Andersson och Maud Göthe-Lundgren, forskningschefer vid VTI och Birgitta Sandstedt, chef för BIC. Till projektet har också knutits en referensgrupp bestående av: Sara Rondahl, bibliotekarie, Folkhälsoinstitutet, Pia Bagge, informationssökningsspecialist, kommunikationsenheten, Läkemedelsverket. Barbro Löwemo och Maria Lindhagen, bibliotekarier vid Totalförsvarets forskningsinstitut. Referensgruppen har träffats två gånger under projekttiden. Uppdragsgivare för projektet har varit Anna Lundén, samordnare e-resurser, Kungliga biblioteket. Ett stort tack till de personer som varit involverade i projektet, och till VTI och Kungliga biblioteket för finansieringen. Linköping, december 2012 Åsa Aretun (Projektledare)

4

5 Innehållsförteckning 1 Inledning E-tidskrifter vid VTI: en skissering av utgångsläge Projektstrategi Rapportens disposition Behov av elektronisk vetenskaplig information: en litteraturöversikt Inledning Akademisering, kunskapsproduktion & -konsumtion E-resurser & effektivisering av forskningsprocessen Förändring av bibliotekens bestånd & informationsservice BICs informationsresurser: en översyn Inledning Informationsresurser, fördelning, användning och behov Översynens rekommendationer Informationsanvändning och behov vid VTI: En enkätstudie Inledning Metod Resultat Slutsatser Diskussion Strategiska riktlinjer och implementering Inledning Strategiska riktlinjer Digital infrastruktur Beståndsutveckling e-tidskrifter Kostnader, kompetenskrav och ändrade arbetsuppgifter Summering och reflektion Litteraturförteckning... 51

6

7 1 Inledning År 2011 erhöll VTI medel från KB för att bedriva ett utvecklingsprojekt kring ökade FoU-behov av elektronisk vetenskaplig informationsförsörjning. Den generella bakgrunden till projektet är att mindre forskningsbibliotek inte har genomgått en jämförbar omställning mot elektronisk vetenskaplig informationsförsörjning som universitet och högskolor samtidigt som de är knutna till verksamheter med likartade informationsförsörjningsbehov. I förhållande till denna situation finns det internationell forskning som visar på två större tendenser när det gäller dessa forskningsbibliotek. Den ena tendensen är att forskningspersonal utnyttjar det egna biblioteket allt mindre och skaffar sig tillgång till elektronisk vetenskaplig information på annat sätt, vilket i förlängningen kan leda till att bibliotek läggs ned. Den andra tendensen är en kraftig omstrukturering av bibliotekens verksamhet mot elektronisk vetenskaplig informationsförsörjning (Barden 1989, Fletcher m fl. 2009, McDonald 1999, Wood & Haig 1987, Branin m fl 2001, Gorman & Miller 1997, Baker 1998,). Litteraturen är dock liten och det saknas belysning av dessa frågor när det gäller mindre forskningsbibliotek i Sverige. Syfte Projektet har bedrivits utifrån syftet att utreda hur biblioteksverksamheten för mindre forskningsbibliotek utanför universitet och högskoleområdet kan förändras för att möta ökade FoU-behov av elektronisk vetenskaplig informationsförsörjning, med särskilt fokus på ökad tillgång till e-tidskrifter i fulltext. Denna fokusering har valts då forskare vid VTI under många år särskilt har efterfrågat elektroniska tidskrifter och att litteraturen på området visar att det idag är svårt att bedriva forskningsverksamhet utan tillgång till dessa resurser samtidigt som kostnaderna för dem är betydande. 1.1 E-tidskrifter vid VTI: en skissering av utgångsläge VTI har cirka 200 medarbetare och är den enskilt största utföraren av transportforskning i Sverige. Den FoU som bedrivs vid institutet innefattar beteende- och samhällsvetenskap såväl som teknik- och naturvetenskap. Forskningsbredden medför särskilda utmaningar för den vetenskapliga informationsförsörjningen. Huvudkontoret finns i Linköping och lokalkontor i Stockholm, Göteborg och Borlänge. Den utspridda lokaliseringen medför att en fysisk informationsförsörjning, vilket karaktäriserar det nuvarande biblioteket, fungerar ineffektivt. Vid projektstart fanns vid biblioteket ett 260 tal tidskrifter i tryckt form, bestående av både vetenskapliga och icke-vetenskapliga tidskrifter samt ett 40 tal elektroniska vetenskapliga tidskrifter. I hälften av dessa ingår den elektroniska utgåvan i prenumerationsavgiften för den fysiska tidskriften. Frågan om ökad tillgång till elektroniska tidskrifter i fulltext hade vid projektstart behandlats och diskuterats inom VTI under flera år, men som inte hade resulterat i någon utökning av dessa resurser. I början av 2009 tillsattes en arbetsgrupp med syfte att inventera och sammanställa behovet av e-tidskrifter ute på de olika forskningsenheterna. Först gjordes en inventering av de önskemål som fanns ute på enheterna. BIC sammanställde och kompletterade med kostnaderna för respektive e-tidskrift. Därefter fick enheterna möjlighet att ranka sina önskemål. När det gällde finansiering beslutades vid VTI att enheterna själva skulle stå för finansiering av de nya prenumerationer som önskades, vilket utmynnade i en ny prenumeration. Denna situation ska även ses mot bakgrund av att from år 2007 skulle forskares vetenskapliga informationsförsörjning i högre grad än tidigare ske genom interndebitering. Redan tidigare 7

8 förekom viss interndebitering när till exempel större informationssökningar utfördes inom ett forskningsprojekt. From år 2007 skulle även inköp av artikelkopior, fjärrinlån och köp av litteratur, samt arbetstid kopplad till dessa tjänster, interndebiteras. I projektansökningar uppmanades forskningspersonal att ta upp poster för informationsförsörjning och inköp av litteratur. Det skedde ingen uppföljning av vilka konsekvenserna av den ökade interndebiteringen blev för forskarna och för forskningen i stort vid VTI. Beställningen av artikelkopior från BIC började sjunka i början av 2000 talet, jämfört med 1990 talet, och framförallt efter år När det gäller inköp av litteratur är trenden ännu tydligare. Projektledaren startade sin anställning vid VTI år Missnöje över bristande tillgång till e- tidskrifter var ett förekommande samtalsämne bland de forskare vid VTI som projektledaren kom i kontakt med under sin första tid som anställd. Den bild som framträdde var att forskare vid VTI sällan utnyttjade BICs resurser eftersom utbudet var begränsat och baserat på en fysisk form. Forskarna skaffade sig tillgång till e-artiklar på andra sätt och där det motiverades med att kunna genomföra sitt arbete och på ett konkurrenskraftigt vis. Eftersom ett positivt utfall av tidigare påtalade behov av och arbete med att ökad tillgången till e-artiklar hade uteblivit, präglades stämningen bland forskarna av tvivel mot att situationen skulle kunna förändras till det bättre vid VTI i framtiden man fick leva med den situation som var och söka andra, individuella lösningar på sin elektroniska informationsförsörjning. I initiala samtal med forskarkollegor framgick att dessa utgick från att BIC var en enhet inom VTI som hade som primär uppgift att se till att den vetenskapliga informationsförsörjningen till dem fungerade. Kritik riktades därför mycket mot BIC avseende avsaknaden av densamma när det gällde e-resurser. I initiala samtal med BICs personal framgick att intern informationsförsörjning endast utgjorde en mindre del av biblioteksverksamheten, att de gärna tillgodosedde forskarnas önskemål om mer e-resurser, men att ekonomiska resurser saknades för det. BICs verksamhet finansierades vid projektstart till största delen av anslagsmedel, vilket man vid BIC menade var öronmärkta medel för uppdraget att fungera som ett nationellt center för transportforskningens informationsförsörjning och resultatspridning. Informationsresurser köptes in i första hand för att serva externa användare, och det var viktigt att dessa resurser var fysiska så att de kunde tillgängliggöras dessa användare, med hänvisning till licensvillkor. Den bild som framkom i initiala samtal med BICs personal var att VTI forskare i praktiken hade påverkat beståndsutbudet genom åren, och att man så långt som möjligt utan att det nationella uppdraget drabbades negativt - försökte tillgodose forskarnas behov av informationsförsörjning. Bedömningen var att forskarna vid VTI i hög grad drog nytta av det nationella uppdraget avseende sin informationsförsörjning. En ökning av elektroniska tidskrifter kunde dock inte motiveras inom ramen för det nationella uppdraget eftersom externa användares tillgång till dessa begränsades och att bevarandeaspekten försvårades. 1.2 Projektstrategi Ansökan till KB om ett projekt kring hur biblioteksverksamheten vid forskningsinstitut kan förändras för att möta ökade FoU-behov av e-resurser kom till mot bakgrund av vad som skisserats ovan. Det stod klart att frågan om utökade e-resurser behövdes hanteras på annorlunda sätt än vad som skett tidigare vid VTI, om ett annat utfall skulle bli möjligt. Det som togs fasta på av initiativtagaren (senare projektledaren), var forskares begränsningar i att på ett professionellt och elaborerat sätt artikulera sina elektroniska vetenskapliga informationsförsörjningsbehov i förhållande till ledning och bibliotekspersonal, tillika kunna förklara konsekvenserna av brist på detsamma, både avseende det vardagliga arbetet och slutprodukter, forskningsprestationer. Forskare har i regel varken tid eller utrymme att till vardags sätta sig in och dra nytta av expertis 8

9 kring elektronisk vetenskaplig informationsanvändning för att påtala egna behov. Projektet erbjöd sådana möjligheter. Den strategi som valdes i projektet var att sätta just forskarperspektivet i centrum med stöd i kunskap om vetenskaplig informationsförsörjning och behov i den elektroniska eran. VTIs kärnverksamhet utgörs av FoU och det var viktigt att utreda och kommunicera vilken roll tillgång till e-artiklar och elektronisk informationsförsörjning spelar för forskare i att bedriva forskning och uppnå verksamhetsmål vid VTI. VTIs verksamhetsidé är att vara ett ledande forskningsinstitut med bredd och kundorientering för internationellt högtstående forskning och utveckling samt kvalificerat utredningsarbete för transportsektorns alla aktörer och intressenter. VTI ska kontinuerligt förbättra kunskapen om transportsektorn för att bidra till en effektiv, säker och långsiktigt hållbar transportförsörjning. I styrningen mot verksamhetsmål om att vara ett framstående i FoU-institut mäts vid VTI exempelvis medverkan i EU och andra internationella forskningsprojekt och publiceringar i form av antal artiklar med peer review, böcker, bokbidrag och konferensbidrag. I projektet ramades elektronisk vetenskaplig informationsförsörjning in som en strategisk forskningsinfrastruktur för att uppnå centrala verksamhetsmål vid VTI. 1.3 Rapportens disposition Följande kapitel 2 består av en litteraturgenomgång kring förändringar av forskares informationsanvändning och behov som konsekvens av den elektroniska utvecklingen och dess implikationer för informationsförsörjning och service. Litteraturgenomgången har genomförts av Åsa Aretun. I kapitel 3 görs en genomgångs av BICs informationsresurser vid projektstart med fokus på interna användare, VTIs egen forskningspersonal. Kapitlet bygger dels på det underlag som för projekt togs fram av Claes Eriksson samt den översyn av verksamheten vid BIC som parallellt med projektet genomfördes av konsult Margareta Nelke. Projektet samordnades med översynen avseende frågor relaterade till elektronisk vetenskaplig informationsförsörjning. I kapitel 4 behandlas forskningspersonalens vetenskapliga informationsanvändning och behov vid VTI, baserat på en webbenkät genomförd av student Kerstin Sivebrand inom ramen för hennes examensarbete i bibliotekarieutbildningen, högskolan i Borås. I kapitlet redogörs för de centrala resultaten från denna undersökning samt den slutdiskussion som förs av författaren. Kapitel 2-4 behandlar de underlag som togs fram i projektet. I kapitel 5 behandlas de strategiska riktlinjer som togs fram på basis av dessa underlag, kring hur biblioteksverksamheten vid VTI kan förändras för att möta anställdas behov av ökad tillgång till e-resurser med specifikt fokus på ökad tillgång till e-artiklar. Riktlinjerna godkändes av projektgruppen och kommunicerades till VTI:s ledning. I kapitel fem behandlas också implementeringen av dessa riktlinjer i ett första steg: satsningar på digital infrastruktur och utökat utbud av e-tidskrifter under vid VTI. Kapitel 6 utgörs av en summering av projektet och reflektion från projektledaren kring såväl framgångsfaktorer som brister i projektarbetet. 9

10 10

11 2 Behov av elektronisk vetenskaplig information: en litteraturöversikt 2.1 Inledning De senaste femton åren har en snabb övergång skett från fysisk till elektroniskt vetenskaplig informationsförsörjning tillika publicering vid universitet och högskolor, nationellt och internationellt. I denna process har tillgången till vetenskaplig information ökat dramatiskt, där elektroniska tidskrifter i fulltext står för merparten (Borgman 2007, Kidd 1998). De flesta universitet/högskolor har valt att tillskjuta betydande resurser till licenser för elektroniska tidskrifter eftersom tillgång till dessa ses som en viktig förutsättning för att själva kunna producera och publicera forskning av hög internationell kvalitet (Harley et al 2010, O Brien 2010). Övergången till elektronisk publicering och spridning av forskning påverkar även förutsättningarna att bedriva forskning utanför universitet/högskola såsom vid forskningsinstitut eftersom denna verksamhet också är beroende av tillgång till vetenskaplig information. Omställningen från fysisk till elektronisk informationsförsörjning har dock gått långsammare vid många forskningsinstitut och möjligheter att tillskjuta mer resurser för e-licenser är begränsade i jämförelse med universitet/högskolor (Branin et al 2001, Fletcher 2009, Lidman 2008, McDonald 1999). Detta kapitel utgörs av en litteraturgenomgång kring förändringar av forskares informationsanvändning och behov som konsekvens av den elektroniska utvecklingen och dess implikationer för informationsförsörjning och service. Genomgången präglas av att den nationella forskningen på området är ringa tillika forskning som rör forskningsinstitut. I genomgången dominerar därför internationell forskning och studier av situationen vid universitet och högskolor. Forskare vid forskningsinstitut har dock liknande vetenskapliga informationsförsörjningsbehov som forskare vid universitet/högskola. Det gäller särskilt för forskare vid forskningsinstitut som VTI, med mål om att den egna forskningen i vissa avseenden ska kunna konkurrera med den som bedrivs vid universitet och högskolor. Litteraturgenomgångens syfte har varit kunskapshöjande och innefattat att utreda hur forskningsinstitut kan förändra sin biblioteksverksamhet för att i högre grad tillgodose forskares behov av vetenskaplig information i den elektroniska eran. 2.2 Akademisering, kunskapsproduktion & -konsumtion Forskningsinstitut i en förändrad omvärld Forskningsinstitut har i regel bildats för rollen att snabba på och underlätta processen från grundforskning till samhällelig tillämpning. De har bildats för att inta en mellanposition med universitet/högskola och grundforskning i ena noden och icke forskningsbedrivande kvalificerad verksamhet i den andra, exempelvis myndigheter och konsultföretag (Gulbrandsen 2011, Stokes 1997). En sådan mellanposition för VTI tydliggörs i regeringens instruktion där VTI ska utföra forsknings- och utvecklingsarbete åt myndigheter och andra uppdragsgivare. Gränserna mellan tillämpad forskning och grundforskning, forskningsinstitut och universitet har dock luckrats upp under senare år genom att den forskning som bedrivs vid universitet/högskolor allt starkare betonas i länders innovationsagendor (Laredo & Mustar 2001, Stokes 1997). Rollen är sammanbunden med ökade krav på samhällsrelevans, tillämpbarhet, kommunikation och samarbete med samhälleliga aktörer. Den är också sammanbunden med ökat politiskt intresse av 11

12 kvalitetssäkring och värdering av forskningsprestationer. Idag sker det genom ett internationellt peer review system baserat på publiceringar i internationella tidskrifter. Forskningsinstitutens mellanposition utmanas också från den andra noden; genom alltfler disputerade anställda vid myndigheter och konsultföretag, delade tjänster och samarbete mellan dessa och universitet/högskolor. Sammantaget har det blivit mer komplicerat att inta och bibehålla en tydlig och konkurrenskraftig mellanposition för forskningsinstitut (ibid). En vanlig strategi för att hantera ovanstående gränsförskjutningar är akademisering; att forskningsinstitut närmar sig universitet och högskolor på olika sätt: rekrytering av kvalificerade forskare, delade tjänster, tjänstebenämningar och meriteringssystem som liknar dem vid universitet/högskolor, ökat samarbete med universitet/högskolor nationellt och internationellt samt att den egna forskningens kvalitet ska mätas och värderas genom det internationella peer review systemet (Gulbrandsen 2011, Guston 2001, Whitley 2003). Akademisering stämmer väl in på flera förändringar som gjorts vid VTI under senare år såsom förändrade tjänstebenämningar, införandet av doktorandprogram och planer på att utveckla ett docentprogram, ökad rekrytering av disputerade forskare samt framtagandet av strategier för vetenskaplig publicering där särskilt fokus läggs på internationell publicering (Verksamhetsplan 2011). I detta projekt fokuseras särskilt den akademisering som skett av VTIs strategiska verksamhetsmål VTI är ett framstående FoU-institut, där kvalitetssäkring ska ske enligt Peer Review systemet och där antalet publikationer i vetenskapliga tidskrifter med Peer Review utgör ett viktigt mått för måluppfyllelse (Verksamhetsplan 2011). Akademisering i form av att ansluta sig till Peer Review systemet medför att konkurrensutsätta sig och överlåta den vetenskapliga bedömningen av den egna forskningsproduktionen till ett internationellt universitets- och högskolestyrt forskarsamhälle där inte någon hänsyn tas till skillnader i forskningsresurser, forskningsroll och uppdrag/uppdragsgivare. Studier pekar på svårigheter för forskare vid forskningsinstitut som förväntas klara av att vara konkurrenskraftiga i förhållande till båda noderna och kunna mäta sig med forskare vid universitet/högskolor som kan lägga merparten av sin arbetsinsats kring att uppnå mål om internationell publicering och med betydande resurser att tillgå för det ändamålet (Gulbrandsen 2011, Guston 2001, Whitley 2003) Förhållanden mellan forskningsproduktion & konsumtion av e-artiklar En viktig resurs i sammanhanget utgörs av elektronisk vetenskaplig informationsförsörjning. Som berördes inledningsvis är universitets- och högskolors övergång från fysisk till elektronisk informationsförsörjning sammanbunden med en syn på att det råder starka samband mellan forskningskonsumtion och forskningsproduktion (Harley et al 2010, O Brien 2010). Bland universitet och högskolor har intresset växt under senare år att också utreda huruvida de betydande resurser som läggs på e-licenser och framförallt elektroniska tidskrifter i fulltext faktiskt ger utdelning i form av egen forskningsproduktion. De flesta studier och utredningar som har hunnit göras på området bygger på forskares självrapporteringar och där de själva uttrycker sådana samband. Det finns också ett par större studier där kvantitativa samband utreds mellan elektronisk informationsanvändning, beräknat som antal nedladdningar av artiklar i fulltext som forskare genomför och deras forskningsprestationer (för en översikt se Palmer et al 2009). Den mest omfattande studien är den så kallade Ciber studien (Ciber 2008) som har genomförts på universitet och högskolor i Storbritannien. 12

13 Tabell 1: Förhållande mellan forskningsproduktion och e-konsumtion (Ciber 2008, s25). Tabell 1 är ett utdrag från Ciberstudien som visar på samvariation mellan användningsnivå (hög, medel, låg) av artiklar i fulltext från e-tidskrifter och forskningsprestation i form av publiceringar i vetenskapliga tidskrifter och erhållandet av forskningsmedel. I denna studie presenteras även fler samvariationer mellan forskares e-artikel konsumtion och forskningsprestationer. Sammantaget tyder dessa studier på att vetenskaplig publicering och erhållande av forskningsmedel är avhängig forskares tillgång till och användning av elektroniska artiklar i fulltext (Ciber 2008, Kroll & Forsman 2010, Nicholas et al 2010, Palmer et al 2009, RIN 2006). Det bör poängteras att mängden studier är liten beroende av att det rör sig om ett relativt nytt område, men att alla så här långt är samstämmiga kring samband mellan elektronisk informationsanvändning och forskningsprestationer. Svaret på frågan om universitet och högskolor får valuta för de medel som läggs på elektroniska resurser är hittills således ja. Vid VTI råder en situation där forskare under flera år har uttryckt nödvändigheten av ökad tillgång e-tidskrifter i fulltext för att kunna utföra forskning, något som kan förstås mot bakgrund av ovanstående kontext, inbegripet VTIs förändrade målsättningar och förväntningar på sina medarbetare. Om forskningsinstitut hanterar förändringar i sin omvärld genom akademisering avseende mål, kvalitetssäkring och mätning tyder dessa studier på att realisering av detta är beroende av god tillgång till elektroniska tidskrifter i fulltext. De få studier som finns kring forskningsinstituts eller motsvarande organisationers vetenskapliga informationsförsörjning i den elektroniska eran visar dock på begränsad tillgång. Forskare hanterar det genom att skaffa sig tillgång till dessa resurser på annat sätt - främst via kontakter med forskare i sina vetenskapliga nätverk som har tillgång till dem (Branin et al 2001, Fletcher 2009, Kidd 1998, McDonald 1999). Problemet med detta förfarande är att vikten av tillgång till e-resurser för att kunna bedriva forskning vid det egna institutet osynliggörs. Forskningsproduktionen tycks flyta på ändå. 13

14 2.3 E-resurser & effektivisering av forskningsprocessen Arbetsflöde, tidsanvändning & flexibilitet i onlinemiljön Forskning om forskares informationsanvändning har tidigare varit relativt begränsad, men har under det sista decenniet fått ett uppsving som en konsekvens av den elektroniska utvecklingen. Nationell forskning inom området är dock fortfarande liten. Den internationella trenden är att större universitet satsar mer resurser på att bygga upp forskning kring vetenskaplig informationsförsörjning och användning vid institutioner som är kopplade till det egna biblioteket. Forskningen är orienterad mot frågor kring hur forskningsprocessen och forskares informationsanvändning har förändras genom tillgång elektroniska resurser. Forskningsresultaten syftar till att komma till användning i biblioteksplanering och i utformning av informationsservice till forskare. En viktig utgångspunkt i denna forskning är betoningen på bibliotekets och informationsservicens roll att stödja forskningsprocesser och underlätta forskningsarbetet Hög användning och värdering av elektroniska artiklar Forskningen inom området visar entydigt att forskare värderar tillgång till elektroniska artiklar i fulltext högst av all typ av vetenskaplig information, vilket också motsvaras av att de använder denna typ av vetenskaplig information betydligt mer än annan vetenskaplig information med fördelningar om ca % e-artiklar och % annan vetenskaplig information (se t ex Houghton et al 2004, Nicholas et al 2011, Palmer et al 2009, RIN 2006). Även om elektronisk informationsanvändning varierar något mellan discipliner och forskningsinriktningar så visar denna forskning att användning av elektroniska artiklar i regel sker på daglig basis, mer eller mindre intensivt i forskningsprocessens olika delar (figur 1). I genomsnitt laddar forskare ned flera hundra elektroniska artiklar under ett arbetsår. Den stora mängden som hanteras är exempelvis förklaringen till varför system där forskare får betala för varje artikel som de vill titta på genom att ladda ned fulltext inte utnyttjas. Det riskerar att bli för kostsamt i faser som kännetecknas av intensiv informationssökning (Palmer et al 2009, O Brien 2010, RIN 2007). Figur 1: Schematisk bild över forsknings- processens olika delar (RIN 2010b, s 8). 14

15 Den höga värderingen och användningen av e-artiklar motsvaras vidare av att brist på tillgång till dem anger forskare som det allvarligaste problemet som kan uppstå kring informationsförsörjningen, vilket försvårar forskningsprocessens alla delar (se fig. 1). Det resulterar exempelvis i problem såsom att ansökningar inte kan skrivas, artiklar inte produceras eller att dessa håller så låg kvalitet att de får avslag (RIN 2006). Den sista typen av problem hänger samman med att akademiska system har etablerats som förutsätter god tillgång till e-baserad informationsförsörjning. Ett viktigt kriterium i Peer bedömningar är exempelvis huruvida ansökningar eller artiklar bidrar till State of the art, något som enbart kan visas genom att referera litteratur. Forskare verkar i detta sammanhang i en konkurrensutsatt situation där det inte tas någon hänsyn till skillnader i tillgång till litteratur. Peer bedömning sker idag inte enbart när det rör ansökningar till större forskningsråd. Trenden är att andra forskningsfinansiärer såsom myndigheter och organisationer tillsätter egna vetenskapliga råd bestående av forskare för bedömning av vetenskaplig kvalitet Tidsåtgång och arbetsflöde Idag måste forskare gå igenom en betydande mängd vetenskapliga artiklar för att kunna bedöma vilka som är de viktigaste och mest relevanta för det aktuella arbetsmomentet såsom exempelvis state of the art - samtidigt som forskningen ofta bedrivs under stark tidspress. I onlinemiljön har forskare därför utvecklat en rad strategier för att hantera stora mängder information på kort tid; strategier som inte kan användas på information i fysisk form. För att exempelvis snabbt identifiera nyckelreferenser jämförs litteraturlistor från olika artiklar online med varandra för att se vilka referenser som förekommer ofta. Många referenser i litteraturlistor är numera klickbara online, vilket medför att forskaren snabbt och enkelt kan ladda ned identifierade nyckelreferenser (Hougton 2004, Eason et al 2000, Sukovics 2008, University of Minnesota Libraries 2007). Det är inte svårt att föreställa sig den tidsåtgång motsvarande process skulle ta med vetenskaplig information i fysisk form och vad det innebär konkurrensmässigt i att exempelvis producera ansökningar och artiklar. Den elektroniska informationsförsörjningen utvecklas hela tiden mot att det ska ta så kort tid som möjligt för forskare att få tillgång till den information som de för tillfället behöver. Ett exempel bland många är just klickbara referenser i såväl brödtext som litteraturlistor, vilket innebär att en artikel i fulltext ofta inte befinner sig mer än på ett klicks avstånd. Ett annat exempel är att alltfler forskare söker efter artiklar med ingången Google eller Google Scholar, som länkas till vetenskapliga databaser och som samkörs med den aktuella forskningsorganisationens egna fulltextlicenser. De tekniska subsystemen är inte synliga för forskaren. Vad som är synligt är den klickbara länken till artikeln i fulltext direkt i Google. Genom ingångar som Google får forskaren dessutom tillgång både till de fulltexter som den egna organisationen prenumererar på och andra artiklar som av olika skäl finns tillgängliga i fulltext online. En ingång med tillgång till alla fulltexter premieras framför att söka i olika databaser, gå in via det egna bibliotekets hemsida osv. Ett ytterligare exempel är möjligheter att söka i texten för att identifiera sektioner av särskilt intresse. Exempelvis Google erbjuder delvis sökning direkt i fulltext, inte endast abstract och annan information som beskriver innehåll i dokument (metadata). Den tidsbesparing som sker via att arbeta online är en viktig förklaring till att forskare idag vänder sig till biblioteket för att få tillgång till information som sista utväg (ibid). En central aspekt med den effektiva tidsanvändningen är att arbetsflödet inte behöver störas eller avbrytas i någon hög utsträckning vid elektronisk informationsförsörjning (Sukovics 2008). Den tidigare fysiska informationsförsörjningen innebar att forskaren behövde göra avbrott i det analytiska arbetsflödet för att gå till biblioteket för att beställa och sedan vänta på litteratur, vilket 15

16 kunde både ta dagar och veckor. När litteraturen väl kom så var det aktuella arbetsmomentet i regel passerat, tankar och idéer som föranledde beställd litteratur delvis bortglömda och litteraturen kom inte till så stor användning. I onlinemiljön kan forskaren få tillgång till den vetenskapliga information som hon eller han momentant behöver för att komma vidare i arbetet. Många vetenskapliga arbetsmoment kräver djup koncentration och fokusering på att lösa analytiska problem där en momentan informationsförsörjning ger många fördelar både tids- och kvalitetsmässigt. Det är en viktig förklaring till den elektroniska informationens popularitet bland forskare (Nicholas et al 2011, Sukovics 2008) Informationsanvändningsmoment och flexibilitet i onlinemiljön Figur 2: Delmoment i forskares informationsanvändning (Palmer et al 2009, s9). Som illustreras i figur 2 kännetecknas forskares informationsanvändning av ett stort antal relativt komplicerade delmoment med olika funktioner och mål. Studier kring vetenskaplig informationsanvändning i onlinemiljö innefattar i regel detaljerade redogörelser av dem och förhållandet dem emellan många utförs parallellt med varandra (se exempelvis Palmer et al 2009, University of Minnesota Libraries 2007). I denna genomgång lämnas den typen av redogörelser av utrymmesskäl därhän. Några exempel bör dock ges. I onlinemiljön och där sökning sker i fulltexter kan forskare använda mycket varierade sökord beroende av vad för 16

17 information som efterfrågas såsom ordvändningar, begrepp och fraser som används av en särskild teoretisk riktning kring ett specifikt tema. Den typen av finkalibriga sökningar är inte möjliga att genomföra via ämnesord eller där sökningen begränsas till abstract och de nyckelord som anges för artiklar i dessa sammanhang. Ett annat exempel är att forskaren kan ha identifierat en sektion i en artikel relevant för läsning som innefattar ytterligare klickbara referenser som leder direkt till ytterligare fulltexter om det visar sig att den aktuella sektionen inte är tillräckligt uttömmande kring ämnet. De olika delmomenten illustrerar att den betydande mängd artiklar som forskare laddar ned (ur forskarens perspektiv klickar upp) under ett år långt ifrån betyder att läsa dem till fullo. Det är vanligt att forskare skannar textsidor och referenser snabbt, använder sökord i texten för att bedöma och finna relevanta textsektioner samt identifiera andra artiklar av relevans för pågående arbetsmoment. Den tidigare refererade Ciberstudien visar att de forskare som processar flest artiklar lägger minst tid på varje session. Att ta fasta på är att många delmoment kräver att kunna öppna fulltexten; de är inte möjliga att genomföra via enbart tillgång till exempelvis abstract. Onlinemiljön erbjuder forskare både snabbhet och flexibilitet avseende hur de vill söka och använda information. Många delmoment som illustreras i figur 2 låter sig svårligen utföras med vetenskaplig information i fysisk form och inte utan avsevärd tidsåtgång och kostnader för att leda till jämförbara resultat som vid elektronisk informationssökning och användning. 2.4 Förändring av bibliotekens bestånd & informationsservice Som poängterats tidigare är en central utgångspunkt i forskning om vetenskaplig informationsanvändning betoningen av bibliotekets och informationsservicens roll att stödja forskningsprocesser och underlätta forskningsarbetet. Det är en viktig anledning till varför forskningen ägnar sig åt detaljerade kartläggningar och analyser av hur och till vad forskare använder sig av vetenskaplig information, vilket leder till vidare analyser kring hur bibliotekens informationsservice ska utformas. Att denna forskning har tagit fart är ytterst symptom på att forskare i hög grad har slutat att använda det fysiska biblioteket och den service bibliotekarier konventionellt har erbjudit när det elektroniska alternativet har gjorts tillgängligt (se t ex RIN 2007, 2010b). Den generella slutsats som dras i denna forskning är att forskares informationssökning- och användning sker integrerat i forskningsprocessens olika delar och i onlinemiljö, vilket bildar utgångspunkten för frågan om hur informationsservicen ska utvecklas (Hougton 2004, Kroll et al 2010, Nicholas et al 2011, O Brien 2010). Slutsatser uttrycks exempelvis som: In fact, academic and research libraries should expect that soon; in all but the most specialized cases, good service will be defined by scholars ability to find and use the digital information they need for at all stages of research. The question facing service developers, then, is not what services need to be offered digitally, but rather how do we proceed in the long term to move all services to an e-research platform (Palmer et al 2009, s34). De generella riktlinjer som litteraturen på området ger är att bestånd och informationsservice ska utformas i syfte att spara tid och förenkla informationsanvändningen, omfattande de olika aktiviteter som ingår i denna term, samt bidra till bättre forskningskvalitet (Ciber 2008, Kroll & Forsman 2010, Nicholas et al 2010, Palmer et al 2009, O Brien 2010, RIN 2010a). Mer konkret ingår i de riktlinjer som vanligen ges att: 17

18 Bibliotekens bestånd ska spegla forskares användning och värdering av vetenskaplig information i sitt arbete. Som samtliga studier visar dominerar forskares informationsanvändning idag av elektroniska artiklar i fulltext, värderas högst och vars brist på tillgång till ses som ett betydande hinder i arbetet. Studierna visar att vid de flesta universitet och högskolor har en sådan omläggning av bestånden gjorts där merparten av budgeten för vetenskaplig information idag läggs på elektroniska artiklar i fulltext. Att bevaka för framtiden är vilken betydelse ökningen av elektroniska böcker kommer ha i forskares informationsanvändning. System för sökning och användning ska bygga på principen att informationsanvändning sker integrerat i forskningsprocessen, vid datorn i onlinemiljö. Ingången till att söka vetenskaplig information på nätet ska vara bred och leda till att forskaren direkt kan klicka sig fram till och öppna fulltexter, både de som ingår i bibliotekets eget bestånd och de som finns tillgängliga på annat sätt såsom via Open access. Ingångar som innebär möjligheter att söka i flera databaser samtidigt och som innefattar möjligheter att söka i fulltext, inte enbart abstracts, är att föredra, och helst båda möjligheterna. System för sökning och användning ska bygga på principen att forskare ska kunna utföra olika typer av informationsaktiviteter samtidigt, från samma digitala plats eller snabbt och enkelt kunna klicka sig vidare för att kunna göra det. Undvika ekonomiska barriärer för att hitta och använda information. Som poängterats tidigare har antalet vetenskapliga publikationer ökat dramatiskt det senaste decenniet där de elektroniska står för merparten av ökningen - vilket medför att forskare idag måste sortera och göra urval utifrån stora mängder information utan att riskera att missa centrala publikationer. En stor del av forskares informationssökning och användning antar därför tratten, startar i ett stort antal artiklar som genom olika strategier snabbt minskar till ett mindre antal artiklar, eller delar av artiklar som sedan kommer till användning. Studier visar att om system införs där den enskilda forskaren, forskningsprojektet eller institutionen får betala per fulltext som öppnas så slutar i regel forskare att utnyttja systemet eftersom de ekonomiska kostnaderna riskerar att bli mycket stora och/eller oöverblickbara. Forskares respons på sådana system är ofta att utnyttja andra organisationers fulltextlicenser via sina forskarnätverk. Detta sker utifrån deras bedömning av att de annars inte kan utföra sitt arbete. Behov av ny informationsservice. Som behandlades inledningsvis råder kopplingar mellan att konsumera och publicera vetenskapliga artiklar. Antalet internationella elektroniska tidskrifter har växts dramatiskt. Många studier identifierar att det idag har blivit svårare för forskare att orientera sig i tidskriftslandskapet och göra strategiska bedömningar kring vilka tidskrifter man ska publicera sig i, vilka målgrupper, vilken rankning och impact factor olika tidskrifter har och därmed vilka publikationer man bör ha extra koll på. För ett mindre forskningsinstitut kan strategiska bedömningar på kollektiv nivå kring var det är lämpligt att publicera sig - som ett viktigt skyltfönster utåt mot forskarsamhället vara viktigt för bedömningen av vilka elektroniska tidskrifter som bör finnas i beståndet. Service för att underlätta publiceringsval för såväl enskilda forskare som forskningsorganisation är något som rekommenderas att biblioteken tillhandahåller. Ökat samarbete mellan bibliotekspersonal och forskare. En viktig utgångspunkt i de rekommendationer som ges är att vetenskaplig informationsservice ska medföra fördelar för forskare, underlätta och inte störa forskningsprocessen med fokus på arbetsflöde och kreativitet. För att informationsservice ska kunna utvecklas i denna riktning krävs ökat samarbete mellan bibliotekspersonal och forskare. 18

19 Ökade kostnader för elektroniska tidskrifter och elektronisk infrastruktur är ett problem som forskningsbibliotek vid universitet och högskolor brottas med. Idag tar elektronisk information i genomsnitt ca % av budgeten för vetenskaplig information vid universitet och högskolor. Den internationella trenden är att universitets och högskolebibliotek i slutet av 1990 talet och i början av 2000 talet fick betydande tillskott i sina budgetar för att öka det elektroniska tidskriftsbeståndet. Denna period är nu över samtidigt som förlagen procentuellt höjer sina avgifter varje år (RIN 2010a). De rekommendationer som ges medför att biblioteken mer strategiskt behöver se över förhållanden mellan kostnader för informationsresurser och personal. Det bör dock poängteras att tillhandahållande av elektronisk infrastruktur och information tar betydande arbete i anspråk. Det innebär vidare omprioriteringar i service såsom att prioritera bort uppgifter med låg användning. Detta gäller också bibliotekets bestånd. Forskningsbibliotek har inte råd att tillhandahålla vetenskaplig information som inte används, såsom fysisk information. När det gäller elektroniskt information behöver biblioteket följa forskares användning för att justera beståndet, modifiera licenser och paket samt leta efter andra lösningar för att hålla ned kostnader (RIN 2010a). I denna rapport bedöms att dessa spörsmål är än mer angelägna för mindre forskningsinstitut och bibliotek med mer begränsade resurser i jämförelse med universitet/högskolor. Det bör poängteras att det är de stora förlagen som idag bestämmer de ekonomiska villkor för tillgång till elektronisk vetenskaplig information; villkor som inte utformats av och inte gynnar forskare och forskningsorganisationer (Branin et al 2001, Fletcher 2009, Kidd 1998, RIN 2010a). I likhet med Sverige så ingår de flesta universitet och högskolor i konsortium som förhandlar som en part med de större förlag som dominerar marknaden och där de avtal som skapas ger både för och nackdelar ur de enskilda bibliotekens perspektiv. Att få till mer fördelaktiga avtal med förlagen genom att förhandla på egen hand är både kostsamt och svårt och rekommenderas inte i litteraturen. Däremot ökat samarbete forskningsbibliotek emellan nationellt och internationellt för att förändra de ekonomiska villkoren, inbegripet påtryckningar på regeringar och myndigheter som finansierar forskning och har ett intresse av god vetenskaplig informationsförsörjning till den (ibid). De rådande ekonomiska villkoren drabbar mindre forskningsinstitut särskilt hårt. Tillfredsställande lösningar på informationsförsörjningsbehov kräver att dessa villkor ändras. I denna rapport rekommenderas därför att forskningsinstitut som VTI engagerar sig i denna fråga nationellt och internationellt, i samarbete med andra forsknings- och specialbibliotek. Detta engagemang bör även omfatta forskningsorganisationers ledning och inte endast bibliotek med personal. 19

20 20

21 3 BICs informationsresurser: en översyn 3.1 Inledning I detta kapitel görs en genomgångs av BICs informationsresurser vid projektstart med fokus på interna användare, VTIs egen forskningspersonal. Kapitlet bygger dels på det underlag som för projektet togs fram av Claes Eriksson samt den översyn av BIC som i anslutning till projektet genomfördes av Margareta Nelke. Översynen syftade till att a) ge beslutsunderlag för fortsatta verksamheten vid BIC, b) formulera förslag till utformning av BIC:s uppdrag c) underlag till verksamhetsplan och budgeten 2012, d) rekommendationer om anpassning av infoförsörjningen till dagens och morgondagens behov. Projektet samordnades med översynen avseende frågor relaterade till elektronisk vetenskaplig informationsförsörjning Det externa och interna uppdraget Inledningsvis bör poängteras att utbudet av tjänster vid BIC har formats i förhållande till uppdragsbeskrivningar och hur dessa har operationaliserats av BIC i samverkan med en rad olika aktörer. Uppdraget kan delas in i ett externt (nationellt) och ett internt. Merparten av BICs tjänster var vid projektstart utformade för att svara mot att kunna fungera som ett nationellt center för transportforskningens informationsförsörjning och resultatspridning. Vid BIC har man länge arbetat med att samla transportforskningsrelaterad information på ett och samma ställe. Transguide är portalen för denna information. BIC erbjuder huvudsakligen fysiska dokument. Elektroniska dokument erbjuds till externa användare om dessa är fritt tillgängliga. BIC fungerar också sedan länge som ett samverkansbibliotek, med möjligheter att ansluta sig till de centrala licensavtal för elektroniska tidskrifter och databaser som tecknas av KB. BICs externa uppdrag har genom åren, och med lite olika tyngpunkter avseende inriktning och målgrupper, ringats in av externa aktörer såsom Transifutredningen (Heller 2003, 2005) och Transportforskningsutredningen (2010). BIC:s externa uppdrag är dock ospecificerat i regleringsbrev och ingår inte i myndighetens instruktion. Det är dock tydligt att VTIs anslag från Näringsdepartementet även ska gå till det nationella transportforskningsbiblioteket BIC, men inte specificerat hur mycket. För intern informationsförsörjning fanns vid projektstart inget klart formulerat uppdrag från VTIs ledning. Projektet genomfördes i en situation där det rådde oklarheter mellan VTIs ledning och BIC hur det interna uppdraget såg ut, samt förhållandet mellan det interna och externa uppdraget vilket arbetet med översynen ska ses mot bakgrund av. Oklarheter rådde även kring BICs finansiering av det interna respektive externa uppdraget; hur ekonomin såg ut för de olika delarna. Den policy som rådde vid VTI vid projektstart var att de faktiska kostnaderna för den interna informationsförsörjningen skulle belastas forskningsprojekten. Bedömningen från BICs sida var att merparten ekonomiska resurser som gick till BIC var öronmärkta för det nationella uppdraget. Forskningspersonalen kunde dra nytta av detta uppdrag, men det tillät inte en formning av tjänster och utbud avseende dessa resurser utifrån interna behov av elektronisk vetenskaplig informationsförsörjning. 3.2 Informationsresurser, fördelning, användning och behov Beståndet av BIC:s tjänster och material anges i tabell nedan. Uppgifter är hämtade den 1 juni 2011, och utfördes inom ramen för översynen (Nelke 2011, s 19). Merparten söktjänster är referenser, men fulltext förekommer. 21

22 Material Beskrivning Bestånd (antal enheter) EXTERNT PRODUCERAT Scopus Elseviers söktjänst. Ingång till vetenskapliga publikationers referenser. Web of Science Thomson Reuters söktjänst. Ingång till vetenskapliga publikationers referenser. Dialog ProQuests söktjänst. Ingång till vetenskapliga publikationers referenser. STN CAS (Chemical abstract) och FIZ Karlsruhe söktjänst. Ingång till vetenskapliga publikationers referenser. INTERNT PRODUCERAT TRAX Ingång till BIC:s fysiska och elektroniska samlingar referenser varav ca elektroniska Webbplatser Beskrivning av och länkar till webbplatser. 178 Litteraturdatabaser Beskrivning av och länkar till relevanta 53 referensdatabaser. Faktadatabaser Beskrivning av och länkar till relevanta 36 faktadatabaser. Konferenser Beskrivning av och länkar till kommande 157 konferenser. Bibliotek Beskrivning av och länkar till bibliotek 64 med transportlitteratur. Tidskrifter Nuvarande och äldre årgångar av tidskrifter 884 som ingår i BIC:s samlingar. Dennis Avslutat projekt om infrastruktursatsning i 7680 Stockholm uppdateras inte. Länkar till nyhetsbrev Förteckning över och länkar till fritt 120 tillgängliga nyhetsbrev. Löpande fysiska tidskrifter Antal titlar BIC prenumererar på år 2010 i 257 fysisk form. Löpande elektroniska tidskrifter Antal titlar år 2010 i elektronisk form. 42 (För ca 26 av dessa tidskrifter ingår den elektroniska utgåvan i prenumerationsavgiften för den fysiska tidskriften) Den fysiska samlingen Böcker, rapporter etc. i bibliotekslokalen och i källaren hyllmeter Tabell 2: Material vid BIC (Nelke 2011, s19) Fördelning av driftskostnader och personalresurser Baserat på översynen fördelas BICs kostnader för löner, elektroniska informationsresurser och fysiska informationsresurser samt övrigt som nedan. Endast KBs (Bibliotek 2009, tabell 7.7) redovisas för att kunna jämföra med ett medeltal för specialbibliotek. Det bör poängteras att år 22

23 2009 var driftskostnaden ovanligt hög. År 2010 var den, enligt interna siffror, ca kr lägre (Nelke 2011, s23). Diagram 1: Driftskostnaden år exkl. lokaler för BIC (Nelke 2011, s23) Diagram 2: Driftskostnaden år exkl. lokaler medeltal per specialbibliotek (Nelke 2011, s23). 23

24 BIC hade under projektet sju heltidstjänster, varav sammanlagda tjänsteledigheter motsvarade en heltid. Enligt översynen gick 7 % år 2010 av personalresurser räknat i arbetstimmar till VTI forskares externa forskningsuppdrag och till renodlad intern VTI-verksamhet (Nelke 2011, 24ff) Intern användning av BICs tjänster Nedanstående tabell är hämtad ur översynen och är en sammanställning av den statistik över den användning av tjänster som mäts vid BIC. För en del av statistiken finns inte möjligheten att skilja på interna och externa användare. Loggstatistik för Transguide år 2008 har kunnat delas upp på interna och externa användare, varav 3 % utgjordes av interna användare. Pga. en webbattack är inte statistiken för år 2009 fullständig (Nelke 2011, s 30) Informationssökning och ämnesbevakning Informationssökningar på uppdrag Ämnesbevakningsprofiler Elektroniska dokument och länkar Nedladdade elektroniska dokument från Transguide Klick på länkar i Transguides länksamlingar24 Leverans av länkar Leverans av länkar till fulltext till interna användare Leverans av länkar till fulltext till externa användare Totalt leveranser av länkar till fulltext Utlån Utlån till interna användare Utlån till externa svenska användare (inkl. bibliotek) Utlån till utlandet Totalt utlån Tabell 3 Statistik över användningen av några av BIC:s tjänster (Nelke 2011, s27f). 24

25 Diagram 3: Antal utlån och kopior av tidskriftsartiklar i fysisk form från BIC:s samlingar totalt samt uppdelat på interna och externa användare (Nelke 2011, s28). Statistiken visar en minskning av användningen av det fysiska biblioteket, men som planar ut efter år Antalet nedladdningar och länkar till fulltext har ökat något. Fördelningen interna och externa användare är förhållandevis jämn. År 2010 levererades utlån och kopior, varav ca 40 % gick till interna användare och ca 60 % till externa. Beställda artikelkopior Fjärrinlånat Inköp av litteratur på beställning

26 Tabell 4: Inköp av artikelkopior, fjärrinlån och köp av litteratur för interna användare (Eriksson 2011, s6). Som framgår av tabell 4 så började beställningen av artikelkopior från BIC att sjunka i början av 2000 talet, jämfört med 1990 talet, och framförallt efter år När det gäller inköp av litteratur är trenden ännu tydligare. Det saknas fullständig statistik över nedladdningar av elektroniska artiklar. Beställningar av artikelkopior 2010 kan dock jämföras med nedladdning av 1250 elektroniska artiklar samma år från 11 tidskrifter som ägs av Elsevier. Denna statistik har hämtats direkt från Elsevier och avser därför nedladdningar oavsett om man fått fram artikeln efter man sökt i en bibliografisk databas, gått direkt till Elseviers användargränssnitt ScienceDirect eller använt VTIs tidskriftsagents EBSCO plattform för e-tidskrifter. Däremot finns inte statistik för andra förlags tidskrifter med (Eriksson 2011, s6f) Interna behov I översynen ingick också en intervju med en forskargrupp avseende hur de såg på det nuvarande utbudet av tjänster i förhållande till egna behov (Nelke 2011, s 29). Deltagare i forskargruppen valdes ut för att återspegla bredden avseende forskningsinriktningar och ämnesområden vid VTI. Forskargruppen ombeddes bl.a. att prioritera BIC:s nuvarande tjänster. Forskargruppen var relativt överens i följande frågor: Hög prioritering Elektroniska dokument och e tidskrifter har hög prioritet. Sprida resultatet av svensk transportforskning internationellt via söktjänsten TRID har hög prioritet. Låg prioritering Bibliotekslokalen har låg prioritet: Man ser inget direkt behov av nuvarande bibliotekslokal och menar att hela samlingen lika väl kan inhysas i källaren, där redan en stor del av materialet redan finns. När man behöver något kan man hämta det där. Beställning av böcker och tidskriftsartiklar har låg prioritet. Ämnesbevakning via BIC har låg prioritet. Den nationella databasen över pågående forskning har låg prioritet. I nedanstående frågor var forskargruppen mindre överens (här framställt polariserat) 26

27 Tillgång till information Nödvändigt att få tillgång till informationen direkt till sin desktop och att genom direkt tillgång till fulltext kunna skanna igenom stora informationsmängder för att finna det intressanta och relevanta. Man har svårt att acceptera proceduren med att erhålla enbart referat för att sedan behöva beställa och vänta på papperskopiorna av artiklar och annat material. Om inte materialet går att få fram direkt så blir det inte använt. Transguide Transguide är onödig, det är information i vetenskapliga tidskrifter som gäller. Transguide är dessutom relativt okänd. Priset på tidskriftsartiklar Det är dyrt att beställa kopior av tidskriftsartiklar via BIC eftersom BIC lägger på en beställningskostnad (för närvarande 15 minuter per artikel) på det faktiska priset. Informationssökningar Informationssökningar måste var och en göra själva. Ingen annan kan göra det eftersom ingen annan kan vara så insatt i ämnesområdet som den som arbetar med det. Att söka information är dessutom i sig en lärande process. Utbildning i informationssökning Någon utbildning i informationssökning behövs inte. Det fungerar bra att först få fram referat, att göra ett urval med hjälp av dem, beställa och sedan vänta några dagar tills informationen i form av kopior av tidskriftsartiklar mm. dyker upp. Det är bra att också ha tillgång till fysiskt material. Det är viktigare att ha en stor bredd i täckningen av ämnesområden än att allt ska vara elektroniskt. I Transguide hittar man en hel del s.k. grått material25 som är svårt att finna på annat håll. Dessutom får man där en samlad ingång till VTI:s egna publikationer. Priset ses inte som ett hinder (möjligen beroende av att man inte har behov av så stor mängd information som de som tycker att det är dyrt). BIC:s tjänst att göra informationssökningar kan med fördel användas som ett komplement till egna informationssökningar. När så har skett har det visat sig att BIC fått fram nytt och tidigare inte känt material genom att de använder fler och annorlunda källor. BIC har bra kompetens inom stora delar av transportområdet. Utbildning kan vara bra vid vissa tillfällen, men har inte hög prioritet. Figur 3: Olika åsikter prioriteringar (Nelke 2011, s30). I diskussion med BIC framkom att man är ense med forskargruppen om att elektroniska dokument och e tidskrifter samt att sprida resultatet av svensk transportforskning internationellt via söktjänsten TRID har hög prioritet. Man var också ense om att beställning av böcker och tidskriftsartiklar, ämnesbevakning samt utbildning i informationssökning har lägre prioritet. Däremot sätter man, till skillnad från forskargruppen, hög prioritet på det fysiska biblioteket, och den nationella projektdatabasen. Även informationssökning får hög prioritet av BIC, medan det råder delade meningar om värdet av denna tjänst i forskargruppen (Nelke 2011, 30f). 27

28 3.3 Översynens rekommendationer Som beskrevs inledningsvis hade översynen ett bredare uppdrag än projektet, men där vissa frågor överlappade. I den genomgång av översynen som har gjorts har det som bedöms ha störst relevans för projektet valts ut och presenterats. Nedan presenteras översynens rekommendationer (se vidare Nelke 2011, s 3f). VTI bör ha ett tydligt uppdrag och mandat att styra såväl det nationella transportforskningsbiblioteket som (självklart) den interna informationsförsörjningen till VTI:s personal. VTI anger den strategiska inriktningen och sätter de ekonomiska ramarna. Inom dessa ramar har BIC mandat att prioritera verksamheter. En verksamhetsplan bör upprättas som komplement till verktyget Balanced Score Cards. Det nationella transportforskningsbibliotekets uppdrag och inriktning är försörjning med prioriterad informationen som svensk forskning behöver inom transportområdet med tonvikt på svenska och internationella forskningsresultat och annat unikt och svåråtkomligt material. Vidare ingår spridning av svenska forskningsresultat. Främsta målgruppen är transportområdets forskare och utredare inom landet och för spridningen av forskningsresultat även internationella forskare. VTI har också ansvar för att, inom rimliga ekonomiska ramar, se till att de egna forskarna och utredarna, oavsett var de geografiskt är lokaliserade, får den kvalificerade informationsförsörjningen från BIC som de behöver för att utföra sitt arbete och hävda sig i konkurrensen om uppdrag och forskningsmedel. Tre huvudspår bör vara vägledande för verksamhetens strategiska inriktning: Från heltäckande utbud till fokusering och prioritering Från fysiskt till elektroniskt bibliotek Från bulktjänster till specialisttjänster. Utifrån dessa huvudspår har några rekommendationer formulerats: Fokusering på forskningsresultat samt unikt och svårtillgängligt material i samlingarna. Stark och aktiv prioritering av elektroniskt material. Samarbete med Google Scholar. Tjänsten att köpa in böcker o. dyl. till andra upphör. Länksamlingarna i Transguide tas bort. BIC deltar i VTI:s externa projekt. BIC deltar i VTI:s strategiska publiceringsarbete. BIC deltar i publicering och spridning av VTI:s publikationer och forskningsresultat. VTI/BIC satsar på att öka antalet vetenskapliga e tidskrifter. Fler åtgärder behövs för att öka användningen av BIC:s resurser. 28

29 BIC olika webbplatser bör ses över och BIC:s webbplats på bör ersättas med Transguides webbplats. I andra hand bör följande genomföras En plan upprättas för övergång till elektroniskt bibliotek och avveckling av de fysiska samlingarna. Det fysiska biblioteket flyttas ner i källaren. Omvärldsbevakningen utökas. Finansiering kan ske genom att tidsbesparingar och genom att anslaget bekostar de delar av lokalerna som idag tas i anspråk av det nationella transportforskningsbiblioteket. Satsningen på e tidskrifter kan emellertid innebära att extra medel måste tillskjutas. 29

30 30

31 4 Informationsanvändning och behov vid VTI: En enkätstudie 4.1 Inledning Inom ramen för projektet utförde Kerstin Sivebrand en enkätundersökning med syftet att utreda forskningspersonalens informationsanvändning och behov vid VTI, inom ramen för hennes examensarbete i bibliotekarieutbildningen, högskolan i Borås. Examensarbetet har titeln Långt bakom forskningsfronten? En fallstudie om vetenskapliga informationsbehov vid Statens väg- och transportforskningsinstitut, VTI (Sivebrand 2012). I detta kapitel redogörs för de centrala resultaten från denna undersökning samt den slutdiskussion som förs av författaren. 4.2 Metod Insamlingsmetoden bestod av en anonym webbenkät till forskningspersonal (forskare, forskningsassistenter, forskningschefer, professorer, utredare och utredningsassistenter). Som förlaga till frågebatteri användes studien: Researchers and discovery services: behaviour, perceptions and needs (RIN 2006). Varje fråga innefattade även ett öppet svarsfält. Av 111 tillfrågade svarade ca 40 %. Någon bortfallsanalys gjordes inte. 4.3 Resultat Hur ser informationsanvändningen ut? Diagram 4: Hur ofta använder du följande? (Sivebrand 2012). Svaren visar att forskningspersonal har en varierad informationsanvändning. Frekvent använda informationskällorna är elektroniska tidskrifter, webbsidor och dagstidningar. 31

32 När det gäller elektroniska tidskrifter så är ett relativt högt användande utbrett. I kommentarer i öppna svarsfält beskriver de respondenter som angett stort behov av elektroniska tidskrifter att de mer eller mindre har gett upp hoppet om att kunna bedriva forskning med de resurser som tillhandahålls genom VTI. Önskemålen går från att önska sig många många fler elektroniska tidskrifter till tydlig irritation över brist på e- resurser och beskrivning av strategier som att exempelvis använda andra personers inloggningsuppgifter för att komma åt sådana resurser Hur värderas informationsanvändningen? Diagram 5: Hur viktig är tillgång till följande informationskällor för din forskning?(sivebrand 2012). Majoriteten av respondenterna har svarat att elektroniska tidskrifter är viktig eller oumbärlig för deras forskning. På en fråga om konsekvenser för deras forskning så svarar majoriteten att utan tillgång till elektroniska tidskrifter skulle de få mycket stora problem. En ämnesspecifik forskare anger i det öppna svarsfältet: Vi måste få kraftigt utökad tillgång till fulltexter av elektroniska tidskrifter. Det är en såpass viktig och strategisk operativ fråga att det är avgörande för VTIs framtid som forskningsinstitut. 32

33 4.3.3 Hur söker forskarna? Diagram 6: Vilka ingångar använder du när du söker vetenskaplig information?(sivebrand 2012) Google, följt av Google Scholar, och Scopus, är de sökingångar som används mest. Andra vanliga sökingångar utgörs av universitets och organisationers hemsidor, egna samlingar, interna kollegor och externa kontakter. 33