KALLELSE TILL SVINESUNDSKOMMITTÉNS ÅRSMÖTE 21 OKTOBER 2016

Transkript

1

2 KALLELSE TILL SVINESUNDSKOMMITTÉNS ÅRSMÖTE 21 OKTOBER 2016 Till Svinesundskommitténs medlemmar; kommuner, region/ fylke, kommunalförbund och ombud Kommuner: Region/Fylke: Aremark, Bengtsfors, Dals-Ed, Fredrikstad, Halden, Hvaler, Rakkestad, Rygge, Råde Sarpsborg, Strömstad och Tanum, Åmål, Mellerud, Trollhättan Västra Götalandsregionen, Östfolds fylkeskommune samt Fyrbodals kommunalförbund. Utsedda ombud Styrelsen för Svinsundskommittén Härmed kallas medlemmarna genom utsedda ombud till Svinesundskommitténs extra årsmöte/ föreningsstämma fredagen den 21 oktober kl Extra Årsmötet äger rum Fredagen den 21 april i Länsstyrelsens Sessionssal Drottninggatan 2, Vänersborg s+l%c3%a4n/@ , ,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x0:0xe7a5e2cd11 b1cd81!8m2!3d !4d Mötesförhandlingarna inleds kl Handlingar till mötet finns bifogade i kallelsen. Nedan framgår dagordning vid årsmötet. Vid detta extra årsmöte skall beslut fattas om budget, service/medlemsavgifter, varför det är angeläget att samtliga medlemmar är representerade. Stadgar/vedtekter för Svinesundskommittén finns att läsa på Frågor med anledning av denna kallelse, kan ställas till Elsie Hellström, +46 (0) eller elsie.hellstrom@svinesundskommitten.com Strömstad Elsie Hellström Verksamhetsledare/Daglig Ledere Svinesundskommittén c/o Strömstads Kommun Strömstad Besök: Stadshuset Norra Bergsgatan 23 Strömstad Tel: info@svinesundskommitten.com

3 SVINESUNDSKOMMITTÉNS ÅRSMÖTE 21 OKTOBER 2016, VÄNERSBORG Dagordning: 1. Årsmötet öppnas av styrelsens ordförande 2. Godkännande av dagordning 3. Fastställande av röstlängd 4. Frågan om mötet blivit behörigen utlyst 5. Val av ordförande vid mötet 6. Val av sekreterare vid mötet 7. Val av två ledamöter att justera protokollet 8. Fastställande av årsavgifter 9. Fastställande av budget Fastställande av firmatecknare 11. Mötet avslutas Svinesundskommittén c/o Strömstads Kommun Strömstad Besök: Stadshuset Norra Bergsgatan 23 Strömstad Tel:

4 Budget förslag Svinesundskommittén 2017 Kostnader inkl moms Arvoden + resor (möten, styrelsen, revision)pol valda Reseersättningar ovanst Löner baspersonal ingen ersättare för föräldraledig medarbetare sparar Administrativa tjänster, Lokalhyra Försäkring Finansiella kostnader Serviceavgifter till branschorg Tele och mobil Kontorsmaterial och tidningar Redovisning och revision Datorer m fl inventarier, program,licenser Externa tjänster IT och kommunikationstjänster Konsulter Personalens resor, traktamenten, seminarier Bilkostnader Resor Seminarier, deltagaravg SK:s egna möten o konferenser Representation Seminarier

5 Summa Övriga projektkostnader SSC Blå tillväxt 0 tas inte ut 2017 utan Gränshinder FRAMFOR Gränsen som attraktion Grön tillväxt - Skog Turism Forskning Summa kostnader Intäkter 2017 Norska kommuner Svenska kommuner Östfolds fylkeskommune VGR Fyrbodal I anspråktagande av reserverade medel 0 Nordiska ministerrådet ' DKK Stöd för Annikas tjänst Summa intäkter

6 Avgifter Bas x1 kr x2 kr Summa Summa SVERIGE Invånare x x2 kr S:a 2017 Antal invånare % av totalt antal invånare Bengtsfors ,12% Dals-Ed ,05% Strömstad ,84% Tanum ,50% Mellerud ,73% Trollhättan ,14% Åmål ,63% ,00% Summa NORGE Halden ,20% Sarpsborg ,20% Fredrikstad ,29% Hvaler ,24% Aremark ,70% Råde ,66% Rakkestad ,02%

7 Rygge ,69% ,00% Summa Totalt Kommunerna SWE Kommunerna NO Västra Göltralandsregionen Östfolds Fylkeskommune Fyrbodals kommunalförbund (endast 2017) S.a avgifter

8

9 Firmatecknare Bakgrund Vid Svineundskommitténs årsmöte i april togs inget beslut om firmatecknare. Banken kräver att det skall fattas beslut vid varje årsmöte, och dessutom har det skett namnförändringar. Firmatecknare beslut från årsmötet 2015 Nytt förslag Firmatecknare extra årsmötet 2016 Styrelsen beslutar att styrelsen i sin helhet i förening tecknar föreningens firma. att två (2) styrelseledamoter i förening tecknar föreningens firma. att verksamhetsledare Elsie Hellström, , har teckningsrätt vad gäller löpande förvaltning, kassa, behörighetsadministration bank och inbetalningar av mervärdesskatt och arbetsgivaravgifter samt rätt att utkvittera ankommande ass, brev, postförskott och paket. att Anita Hansson, , har rätt att göra uttag eller överföringar från plusgiro, bankgiro och bank när det gäller den löpande förvaltningen upp till två (2) prisbasbelopp per transaktionstillfälle samt att Anita Hansson har rätt att göra inbetalningar av mervärdesskatt och arbetsgivaravgifter samt rätt att utkvittera ankommande ass, brev, postförskott och paket.

10 Svinesundskommittén SAMMANTRÄDESPROTOKOLL AU Datum: 12 september 2016 Sida 1 av Plats och tid: Telefonmöte Måndagen 12 september kl Beslutande: Siv Henriette Jacobsen Östfolds fylkeskommune (ordförer) Peter Birgersson Dafteryd Strömstad kommun Ulf Eriksson Västra Götalandsregionen Per Jonsson Bengtsfors kommun Jon Ivar Nygård Fredrikstad kommune Thor Edquist Halden kommune Linda Engsmyr Sarpsborgs kommune Övriga deltagande: Elsie Hellström Verksamhetsledare/Daglig Ledere,, Sekreterare:.,,,,,,,,, Paragrafer: 50- Elsie Hellström Justerare: Ordförande Peter Birgersson Dafteryd... Siv Henriette Jacobsen Justerare:

11 Svinesundskommittén SAMMANTRÄDESPROTOKOLL AU Datum: 12 september 2016 Sida 2 av 50 Sammanträdet öppnas Ordförer öppnar mötet 51 Justerare Dagens möte justerades genom att det nya förslaget till budget och årsavgifter ( se bilaga) sändes ut per e-post till AUs ledamöter som svarade med vändande e-post. 52 Godkännande av dagordningen Detta är ett extra möte för att slutligen fastställa AUs förslag till styrelsen avseende budget och årsavgift för verksamhetsåret Budget och årsavgifter 2017 Återupptogs frågan avseende budget och årsavgift från AU den 26 augusti Årsavgiften har varit en återkommande fråga under 2015 och I dag finns inga riktlinjer i stadgarna, för hur årsavgiften skall beräknas vilket innebär avsaknad av en gemensam struktur för medlemmarna. Förutom att det bör fastställas riktlinjer för uttag av årsavgift/serviceavgift har driftkostnaderna ökat vilket innebär förslag på höjda avgifter. Orsak till kostnadsökningarna för Svinesundskommittén är följande; Den förlorade rätten, att lyfta moms på grund av att vi nu är en ideell förening och likställs i moms lagstiftningen med privat företag. Vi vilar ej längre under den s.k Ludvikamomsen. Vi skall enligt Skatteverket sälja tjänster riktade till enskilda uppdragsgivare, inte driva verksamhet som riktar sig till medlemmarna generellt, om momsrätten skall återföras. Detta gäller enligt beslut från Skatteverket fr.o.m , de kräver en mer konsultliknande verksamhet. Viktigt att poängtera är att bedriva konsultverksamhet ligger inte i linje med det avtal som Svinesundskommitténs och tidigare Gränskommittén har med Nordiska Ministerrådet. Det avviker även från styrelsens beslutade verksamhetsplan. Nordiska Ministerrådets bidrag är Svinesundskommitténs största årliga intäktskälla. Ökade kostnader för Svinesundskommittén kopplat till beslutet, att vara en fristående organisation (egen juridisk person). Nya och/eller ökade kostnader är -kopplade till Svinesundskommittén som arbetsgivare, -försäkringskostnader företag och personal -kostnader för att köpa ekonomi och redovisningstjänster, -kostnader för att bygga upp eget datasystem Justerare:

12 Svinesundskommittén SAMMANTRÄDESPROTOKOLL AU Datum: 12 september 2016 Sida 3 av -kostnader för att kommunikation och information Tjänsterna går att inte att köpa genom Strömstad kommun, som utredningen antydde vid bildandet av Svinesundskommittén. Det är flera orsaker men främst på grund av kommunernas säkerhetspolicy och ekonomiska system som inte tillåter externa användare, samt regler för att kunna driva EU- Interregprojekt. Krav från Nordiska Ministerrådet att höja egeninsatsen för att behålla den nuvarande nivån från NMR i årligt stöd fr.o.m För att kunna genomföra den verksamhetsplan som fastställdes på styrelsemötet , som bl.a innebär att stärka Svinesundskommittén som en gränsregional arena för projekt och att vara en stark arena för kommuner och region/fylke i Svinesundsregionen/gränsregionen. Elsie Hellström presenterar ett förslag till budget och årsavgifter enligt AUs diskussion vid mötet (se bilaga) Beslut Svinesundskommittén AU beslutar att föreslå årsmötet att fastställa en bas avgift på kronor per kommun för kommuner med 5000 invånare och över att fastställa en bas avgift på kronor för kommuner under 5000 invånare att fastställa en tilläggsavgift på 2 kr per kommuninvånare för kommunerna Strömstad, Tanum, Bengtsfors, Dals Ed, Halden, Fredrikstad, Sarpsborg, Aremark samt Hvaler kommune, att fastställa en tilläggsavgift på 1kr per kommuninvånare för övriga medlemskommuner att äska kronor från Västra Götalandsregionen och kronor från Östfolds Fylkeskommune d.v.s en fördubbling av avgiften att fastställa budget för verksamhetsåret 2017 enligt bilagda förslag att arbeta aktivt för att rekrytera nya medlemmar under 2016/2017 Justerare: