Särskild tillsynsorganisation för kommunens andrahandslägenheter

Transkript

1 Malmö stad Stadskontoret 1 (7) Datum Vår referens Karin Andersson Utvecklingssekreterare Tjänsteskrivelse Karin.Andersson@malmo.se Särskild tillsynsorganisation för kommunens andrahandslägenheter STK Sammanfattning Kommunstyrelsen har gett stadskontoret i uppdrag att tillsammans med andra berörda förvaltningar utreda förutsättningarna för en särskild tillsynsorganisation för kommunens andrahandslägenheter. Utredningen har mynnat ut i två tänkbara alternativ: tillsynen för kommunens övergångslägenheter överförs till en särskild tillsynsorganisation knuten till fastighetskontorets lägenhetsenhet eller är kvar inom stadsområdenas socialtjänst men utförs av särskild personal frikopplade från myndighetsutövning. Avsikten med att särskilja tillsynen, oavsett organisatorisk tillhörighet, är att både tillsyn, boendestöd och andra sociala insatser ska fungera bättre. Tillsynsarbetet effektiviseras, samarbetet med hyresvärdar förbättras så att kommunen får tillgång till fler lägenheter och genomströmningen öka så att kommunens sekundära bostadsmarknad inte blir större. Under sådana förhållanden kan kommunens kostnader för hemlösheten minska. Förslag till beslut Vård- och omsorgsberedningen beslutar föreslå kommunstyrelsen att remittera ärendet till samtliga stadsområdesnämnder, sociala resursnämnden och tekniska nämnden för synpunkter och överväganden, särskilt avseende organisatorisk tillhörighet för tillsynsarbetet, finansiering, brukarperspektiv och tillsynspersonalens kvalifikationer. Remissvaren ska ha inkommit senast 30 september Beslutsunderlag G- Tjänsteskrivelse - Vård- och omsorgsberedning 8/4 - Särskild tillsynsorganisation för kommunens andrahandslägenheter Beredningbrev VoO Beslutsplanering Vård- och omsorgsberedningen Vård- och omsorgsberedningen KS Arbetsutskott II Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade den 6 november 2013 att uppdra åt stadskontoret att tillsammans med stadsområdena, sociala resursförvaltningen och fastighetskontoret utreda förutsättningarna för en särskild organisation för arbetet med tillsyn i kommunens andrahandslägenheter. Bak- SIGNERAD

2 grunden till beslutet var bland annat den organisationsförändring som gjordes i september 2005 när fastighetskontorets lägenhetsenhet bildades. Förändringen innebar att det gjordes en åtskillnad mellan den specialistkompetens som behövs i det arbete med hemlösa som regleras av hyreslagen från den som krävs i arbetet som regleras av socialtjänstlagen. Avsikten var att rollfördelningen skulle bli tydlig för personal, hyresvärdar och hemlösa och att den formella hanteringen enligt hyreslagen skulle fungera bättre för att bevara trovärdigheten i förhållande till hyresvärdar. Att den hyresjuridiska kompetensen samlades under ett tak bedömdes också sammantaget bli mindre personalkrävande och mer kostnadseffektivt. Tanken var också att socialtjänsten skulle kunna fokusera mer på att ge hemlösa det stöd och den hjälp de behöver när den hyresjuridiska rollen försvann. 2 (7) Nuläge Nu, tio år senare, är det tydligt att det kvarstår en sammanblandning av roller för socialtjänstens personal genom att både myndighetsutövning, ansvar för individuella stödinsatser och tillsyn så att hyreslagens krav efterlevs finns i samma organisation inom socialtjänsten. Kravet på tillsyn gäller alla andrahandslägenheter, oavsett vem eller vilka som bor i lägenheten, medan det individuella stödet bara ska riktas till dem som har behov av det. Fastighetsägare lämnar lägenheter till kommunen som förbinder sig att utöva tillsyn i lägenheterna minst en gång per månad så länge inget annat avtalas. Med t ex MKB går det att göra överenskommelse om att tillsyn kan ske mer sällan om det framgått att hyresgästen sköter lägenheten väl. Tillsynen fungerar inte optimalt i dag och motsvarar inte i alla avseenden vad som utlovats till hyresvärdarna vilket bl a framgår i den granskning av lägenhetsenhetens och två stadsområdens arbete med sociala lägenheter som stadsrevisionen genomförde under Stadsrevisionen konstaterade då att tillsynen måste förbättras eftersom den inte hade skötts enligt gällande regler/överenskommelser i något av de granskade stadsområdena och revisionen bedömde att samarbetet med fastighetsägare och arbetet med att anskaffa nya lägenheter riskerade att försämras. Revisionen konstaterade också att uteblivna eller försenade hyresinbetalningar var det största hindret för övertag av kontrakt och ansåg därför att stadsområdena borde arbeta mer förebyggande och mer aktivt med kontraktsövertagande. Även om tillsynen inte sköts som den ska tar den mycket tid i anspråk och eftersom det inte görs en åtskillnad av tillsyns- och stödfunktioner fungerar inte heller arbetet med stödinsatser optimalt. I rapporten På jakt efter bästa praktik inom hemlöshetsområdet belyses bl a tillsynsarbetet och socialarbetarnas inställning till det. Socialsekreterare beskriver hur bästa praktiken skulle vara att inte behöva lägga tid på den tekniska tillsynen av lägenheterna utan kunna fokusera på att aktivt hjälpa personer/familjer att komma ut på den öppna bostadsmarknaden eller ge dem stöd så att de klarar av att behålla ett boende. I lägen där socialsekreterarna måste prioritera är det stöd och andra insatser som går före. Stadsområdena arbetar olika med tillsyn, några har särskilt avdelad personal för detta medan andra har samma personer som arbetar med såväl myndighetsutövning och stödinsatser som tillsyn. För att utveckla ett professionellt arbete med både tillsyn och boendestöd bör yrkesrollerna renodlas och en möjlig lösning är att lägga tillsynen i en särskild organisation inom fastighetskontorets lägenhetsenhet. En annan möjlig lösning är att inom stadsområdena tydligt särskilja tillsynsarbetet från myndighets- och stödarbetet. Syftet med en förändring Avsikten med att förändra är att både arbetet med tillsyn och arbetet med boendestöd ska bli bättre. En särskild organisation/funktion med personal som är utbildad för ändamålet kan fokusera på uppdraget och därmed utöva tillsyn bättre och mer effektivt. Det borde medföra att förtroendekapitalet hos hyresvärdarna ökar och att de blir mer benägna att lämna lägenheter till

3 kommunen. Om tillsynen sköttes bättre skulle övertag till förstahandskontrakt kunna ske tidigare än vad som nu är fallet och framför allt skulle övertagen kunna öka i omfattning vilket är en nödvändighet för att inte kommunens sekundära bostadsmarknad ska fortsätta att öka. 3 (7) Ett förbättrat samarbete med hyresvärdar i kombination med att den sociala personalen ges ökade förutsättningar att utveckla metoder för och arbeta med individuellt anpassat boendestöd skulle sannolikt medföra att även personer med en social problematik i ökad omfattning kan få tillgång till lägenheter och större möjlighet att överta sina kontrakt. Får kommunen tillgång till fler lägenheter är det inte bara boendekvalitén som blir bättre för de hemlösa utan följden blir också att antalet dyra placeringar på hotell och dygnsboenden minskar och därmed kan även kommunens hemlöshetskostnader bli lägre. En tankemodell ur ett socialt investeringsperspektiv: En familj med två vuxna och två barn bor i en av Livingrooms lägenheter till en kostnad av kr i månaden. De får istället en lägenhet med högsta rekommenderade kostnaden för en familj av den storleken på kr per månad vilket ger en besparing på kr i månaden innan bostadsbidrag är avdraget. Månadskostnaden för en man som bor på Vallhem är kr medan månadskostnaden för en lägenhet med högsta rekommenderade hyra är kr, en besparing på kr i månaden. Motsvarande för en kvinna som bor på Rönnbacken ger en besparing på kr per månad. Besparingen görs inom budgeten för hemlöshet och i de fall personerna/personen har försörjningsstöd kommer hyreskostnaden att belasta budgeten för ekonomiskt bistånd. Ett rimligt antagande är att även kostnader för reparation, sanering och återställande av lägenheter skulle minska med regelbunden tillsyn av personal som är särskilt utbildad inom området. Tillsynsarbetets organisatoriska tillhörighet och fördelningen av lägenheter Kommunen har två former av lägenheter för andrahandsuthyrning: övergångslägenheter som avser en lägenhet där kontraktet kan övergå till ett förstahandskontrakt efter en med hyresvärden avtalad tid och genomgångslägenheter som avser en lägenhet utan besittningsrätt där kontraktet inte kan övertas. Arbetet med tillsyn av kommunens lägenheter för andrahandsuthyrning kan organisatoriskt flytttas till fastighetskontorets lägenhetsenhet som då blir en sammanhållen organisation med ansvar för i princip alla uppgifter som rör hyreslagstiftning och administration för kommunens övergångslägenheter. Arbetsgruppen har övervägt om även tillsynen för genomgångsboendena i så fall bör flyttas men kom fram till att de lägenheter som blockförhyrs av sociala resursförvaltningen eller stadsområdesförvaltningarna bör vara undantagna eftersom den organisation som tecknat avtal om blockförhyrningen har åtagit sig ansvar för att, som hyresvärd, åtgärda de fel som upptäcks genom tillsynen. Flyttas tillsynen till lägenhetsenheten innebär det i praktiken två olika organisationsformer för tillsynsarbetet, en kommunövergripande för övergångslägenheterna medan genomgångslägenheternas tillsyn även fortsatt utförs av sociala resursförvaltningens och respektive stadsområdes personal. Alternativet kan vara att tillsynsarbetet även för övergångslägenheterna är kvar i stadsområdena men med särskilt avdelad personal som enbart arbetar med tillsyn och inte med vare

4 sig myndighetsutövning eller stödinsatser. Vid årsskiftet 2013/2014 fanns 719 lägenheter som var avsedda att övergå till förstahandskontrakt för hyresgästen, sk övergångslägenheter och vid årsskiftet 2014/2015 fanns 708 sådana lägenheter. Motsvarande för genomgångslägenheter dvs t ex blockförhyrningar eller andra lägenheter som inte kan övergå till förstahandskontrakt var vid samma tidpunkter 408 respektive 477. I nuläget är det således genomgånglägenheterna som ökar, sannolikt beroende på att hyresvärdar ställer krav på att kommunen står kvar som hyresgäst men också för att kommunen på grund av rådande bostadsbrist anskaffat speciella boendelösningar både för socialt och strukturellt hemlösa. 4 (7) Fördelningen mellan övergångs- och genomgångslägenheter är olika i stadsområdena. Innerstaden har i nuläget fler genomgångslägenheter än övergångslägenheter och även Norr har många sådana medan Öster till övervägande delen har övergångslägenheter. Personal och ekonomi 1 januari 2015 hade lägenhetsenheten 708 kontrakt på lägenheter där kontraktet är avsett att övergå till andrahandshyresgästen. Under 2014 anskaffades 193 lägenheter medan 148 övergick till förstahandskontrakt varför ökningen totalt blev 45 lägenheter. Från oktober 2014 och ett år framåt kommer MKB att utöka sin kvot med 100 lägenheter riktade till barnfamiljer i dyra boendelösningar varför tillskottet under det närmaste året bedöms bli minst 250 lägenheter. Det innebär att alternativet med en central tillsynsorganisation knuten till lägenhetsenheten bör ha kapacitet att utöva tillsyn i ca 900 lägenheter spridda över hela Malmö. Genomsnittlig tid för tillsyn per lägenhet bedöms vara ca 2 timmar per månad med avisering, restid, besök, återbesök i en del fall, rapportering till förvaltare osv. Det ska också finnas utrymme till konferens/möten, samverkan och utbildning/fortbildning, varför 32 timmar/person per vecka bedöms vara rimlig arbetstid som kan ägnas åt tillsynsbesök. Personalen bör av säker-

5 hetsskäl i huvudsak vara två vid tillsynsbesöken. Undantag kan göras när det är uppenbart att det är säkert att vara en eller i fall där man gör besök tillsammans med socialtjänstens personal för att det är olämpligt av hänsyn till den/de boende att separera tillsyns- och boendestödsbesök. Det kan t ex röra sig om personer som har psykisk ohälsa. Av praktiska skäl ska tillsynspersonalen ha en geografisk indelning och de ska rapportera eventuella missförhållanden som upptäcks vid tillsynen till förvaltarna som är kontaktpersoner för de olika stadsområdena. Tillsynspersonalens utbildning skräddarsys internt men som grund bör de ha gymnasieutbildning, vara flerspråkiga och ha en personlig lämplighet för arbetet. 5 (7) Sammantaget görs bedömningen att det för en särskild kommungemensam tillsynsorganisation behövs 25 tjänster inklusive sektionschef/chefer för en verksamhet som sköter tillsynen av ca 900 lägenheter. Budget: Genomsnittlig lön kronor i månaden, inklusive sociala avgifter, x 25 = Lokalhyra, drift, underhåll, datorer, telefon osv 25 x = Bilar, cyklar, buss- och taxikort Summa: Stadsområdena får i hemlöshetsbudgeten tillgodoräkna sig kostnader för tillsyn av varje lägenhet. Beloppet indexuppräknas årligen och för 2015 är det kronor per lägenhet och år. Stadsområdena har under åren haft underskott i sina hemlöshetsbudgetar och för 2014 var underskottet för staden totalt 110 Mkr tillfördes medel till stadsområdena för hemlöshetskostnader motsvarande de i DR 2 prognosticerade kostnaderna om 196 miljoner. Dessa fördelades enligt hemlöshetskriteriet vilket innebar att några stadsområden tilldelades mer, medan andra tilldelades mindre, än de förbrukat under När bokslutet var färdigt framgick att hemlöshetskostnaderna för 2014 blivit högre än prognosen visade och för staden totalt uppgick de till 209 Mkr. En kommungemensam tillsynsorganisation kan finansieras genom att de medel för tillsyn i övergångslägenheter som i nuläget fördelas till stadsområdena omfördelas. Förutsättningen är att hemlöshetsbudgeten för 2016, baseras på de reella kostnaderna för respektive stadsområde och inte med hemlöshetskriterierna som grund. Resursfördelning och kriterierna som är föråldrade ska ses över varför det kan vara motiverat att, som en engångsföreteelse, frångå rådande fördelningsprinciper. Stadskontorets synpunkter Det finns mycket som fungerar bra i det hemlöshetsarbete som bedrivs i dag men det finns också sådant som kan fungera bättre och dit hör tillsynsarbetet i kommunens andrahandslägenheter. Kommunen förbinder sig i förhållande till hyresvärdarna att följa upp att andrahandshyresgästen uppfyller kraven på en god hyresgäst i förhållande till hyreslagstiftningen, dvs betalar hyran, vårdar lägenheten väl och inte uppträder störande i förhållande till grannar. Uppföljningen behöver förbättras i alla tre delarna och med föreliggande förslag förstärks tillsynen med att omfatta samtliga tre grundkrav. Detta bör tydliggöra ansvar och rollfördelning och påverka effekten positivt. I nuläget är det socialarbetare som har ansvaret men när det gäller hur lägenhet-

6 erna sköts kan det ifrågasättas om inte deras kompetens kan användas bättre vilket också belyses i FoU-rapporten På jakt efter bästa praktik inom hemlöshetsområdet, en studie av stadsområdenas hemlöshetsarbete i syfte att främja bästa praktik och likabehandling inom hemlöshetsarbetet i kommunen. 6 (7) I nuläget sker en sammanblandning av tillsyns- och bondestödsrollerna vilket kan förklaras av att båda uppdragen finns i samma organisation och ibland t o m utförs av samma personal. En bidragande anledning till att så är fallet är att stadsområdena haft bristande resurser för arbetet. Hemlöshetsbudgeten har varit underfinansierad och det har funnits en stor diskrepans mellan tilldelad budget och kostnader. Under 2014 var t ex hemlöshetsbudgeten knappt 99 Mkr medan de reella kostnaderna var 209 Mkr. För 2015 har stadsområdena fått en uppräkning av hemlöshetsbudgeten till 196 Mkr vilket var den förväntade kostnaden enligt prognosen i DR2. Tillsynsarbetet skulle effektiviseras om arbetsuppgifterna renodlades och särskildes från myndighetsutövning, boendestöd och andra individuella insatser. Det skulle innebära att kontraktsövertagande kom till stånd snabbare och i ökad omfattning och under sådana betingelser kan kommunens kostnader för hemlöshet minska eller åtminstone hållas nere. I vilken omfattning är svårt att förutsäga eftersom faktorer som befolkningsutveckling och bostadsbyggande påverkar situationen. Malmö har en ökande andel som är hemlösa till följd av främst bristen på hyresrätter med rimliga avgifter och som därför tvingas söka socialtjänstens hjälp för att lösa boendesituationen. Det finns åtminstone två tänkbara organisatoriska alternativ för tillsynen av kommunens övergångslägenheter. Den kan flyttas till en särskild organisation inom fastighetskontorets lägenhetsenhet eller placeras i en särskild organisation inom stadsområdenas individ- och familjeomsorg. Fokus för arbetsgruppen var inledningsvis det förstnämnda alternativet men ställningstagandet att tillsynen för genomgångsboendena borde ligga kvar på stadsområdena och sociala resursförvaltningen gjorde det problematiskt eftersom det i praktiken skulle innebära parallella organisationer för tillsynsarbetet, en kommungemensam för övergångslägenheterna och en, fördelad på sex nämnder, för genomgångslägenheterna. Det är genomgångslägenheterna som ökat i omfattning de senaste åren. Sett i det perspektivet aktualiserades alternativet att tillsynen i sin helhet kunde finnas kvar i stadsområdena men skild från myndighetsutövning och stödinsatser. Tillsyn ingår som en obligatorisk del i avtalet när en person/familj får ett andrahandskontrakt och det är inget hyresgästen kan avsäga sig. För dem som har andra insatser från socialtjänsten, boendestöd eller annat individuellt anpassat stöd, eller där det t ex pågår utredningar innebär det att de får besök av och möter ytterligare personal. För en del kan det vara svårt att förstå och upplevas som besvärande att fler kommer på hembesök medan det för andra, t ex med psykisk ohälsa, kan vara mycket känsligt och kanske direkt olämpligt. Det berör inte en majoritet av de boende i kommunens andrahandslägenheter men frågan är viktig att reflektera över eftersom det rör sig om utsatta människor som socialtjänsten har ett särskilt ansvar för. Tillsynsarbetet behöver förbättras oavsett organisatorisk tillhörighet. Det finns för- och nackdelar med båda de alternativ som redogörs för ovan och synpunkter och överväganden, särskilt avseende tillsynens organisatoriska tillhörighet, finansiering, brukarperspektiv och tillsynspersonalens kvalifikationer, bör inhämtas från berörda nämnder innan ett slutligt förslag föreläggs kommunstyrelsen.

7 Ansvariga Birgitta Vilén-Johansso Avdelningschef Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör 7 (7)