Genmälen till revisionsnämndens utvärderingsberättelse Strategi och styrning 3077/ /2016

Transkript

1 3077/ /2016 Genmälen till revisionsnämndens utvärderingsberättelse Strategi och styrning Det skall fortsättningsvis fokuseras på en ekonomi i balans och skuldbördan skall hållas under kontroll. o Verksamhet för år 2016 har planerats utgående från en balanserad budget och den interna kontrollen (en månatlig genomgång av utfallet i ledningsgruppen) skall hjälpa till att eventuella avvikelser noteras och åtgärdas i tid. Utgångspunkten för budgeten 2017 är att även den skall vara i balans utan att staden höjer skattesatserna. o Skuldsättningen beror på både resultatet och det totala nettoinvesteringsbeloppet. Investeringarna har alltid begränsats ytterligare för budgetåret, då planeårens investeringar har varit och fortsättningsvis är för höga jämfört med stadens resurser. Det skall finnas en tydlig koppling mellan stadens strategiska mål och de bindande målen i budgeten. o Budgeten 2016 omfattar strategiska handlingar som är härledda från stadens strategi och en vidareutveckling av teman har påbörjats och åtgärderna syns i enheternas planering och verksamhet. De strategiska handlingarna kommer att ha en väsentlig inverkan även på de enhetsvisa målsättningarna och åtgärderna för Befolkningsutvecklingen har inte realiserats enligt strategin. o Detta stämmer och en orsak till den oönskade utvecklingen är den negativa nativiteten. Bland de strategiska handlingarna finns tilltänkta processer och åtgärder som har som mål att förbättra befolkningsutvecklingen via ökad inflyttning. Stadens arbetslöshet är mindre än i snitt i Finland, det och de strategiska handlingarna under delen Arbete samt en allmänt positiv attityd mot näringsliv och företagsamhet borde stöda en positivare utveckling i framtiden. Inbesparingar relaterat till budgeten 2015 är de bestående eller tillfälliga? o I bokslutet 2015 var utfallet för verksamhetskostnader nästan en miljon euro mindre än budgeterat. Besparingar i personalkostnader var ca 300 tusen euro, som dels beror på att egen personal inte fanns tillgänglig och då köpte staden utomstående tjänster. Och dels berodde besparingarna också på att en del tjänster besattes mitt under året, medan budgeteringen utgick från personalkostnader för ett helt år. Till en mindre del berodde besparingarna dock även på omorganisering av verksamheten och till den delen är besparingarna av bestående natur. Köp av tjänster överskred budgeten. Materialkostnaderna underskred budgeten och där var orsakerna främst kostnaderna för matvaror och energipriser som var lägre än budgeterat. De besparingar inom kosthållet som beror på förändringar i verksamheten är bestående och detsamma gäller den energibesparing som beror på nya lampor och renoveringar. Däremot kommer energipriserna sannolikt att gå upp i framtiden och alla vintrar är inte lika milda som vintern

2 Konkreta resultatmål skall ställas för varje enskilt koncernsamfund. Det skall fortsättningsvis fokuseras på koncernstyrning. o Detta kommer att tas i beaktande i budgeteringsprocessen och budgeten för Dotterbolagens budget kommer till en del att inkluderas i budgeten 2017 även om någon koncernbudget enligt lag inte behöver ingå i budgeten. Utvärdering av hur sektionen för servicetjänster har fungerat. (Tjänsteinnehavarbesluten.) o En utvärdering av hur sektionen för servicetjänster har fungerat ingår i materialet gällande omorganisering av de tekniska funktionerna, varvid bl.a. nyckelpersonerna inom servicesektionen blev intervjuade. Planen är att en omorganisering träder i kraft 2017 och ett separat beslut om de tekniska funktionernas sorterande kommer att fattas under hösten. o Sektionen har infört en systematisk uppföljning av investeringsprojekten. Fastighetschefens tjänsteinnehavarbeslut har delgetts stadsstyrelsen. Dokumentationen och delgivningen av servicetjänsters tjänsteinnehavarbeslut även till det ansvariga kollegiala organet kommer att ses över. 2. Verksamhet Systematiskt tillgodogörande av möjligheten till energiavdrag enligt mervärdesskattelagen o I bokslutsprocessen för ekonomiavdelningen ingår nu en punkt med ansvarspersoner för samlande av information för energiavdrag. Staden har dock ingen möjlighet att tvinga de externa leverantörerna att leverera information som behövs för denna rapportering. Ibruktagande av en regelbunden rutin för genomgång och säkerställande av att stadens strategi uppdateras till att motsvara förändringar i verksamhetsomgivningen o Detta påpekande kommer att beaktas då stadens förvaltningsstadga skrivs om utgående från den nya kommunallagen. I stadsstyrelsens uppgifter kommer i punkt 1 att föreslås att stadsstyrelsen skall i början av varje mandatperiod bereda förslag till stadens vision, centrala målsättningar och strategier. Handläggningen av ett smärre antal ärenden har överskridit i lag stadgade frister inom socialservice, familjetjänster och äldreomsorg. o Inom vuxensocialarbetet har man utarbetat en systematiserad process för hantering av utkomststödsärenden i syfte att stävja överskridningen av den lagstadgade tidsfristen för beslutsfattande. En informationstelefon, som är avsedd för frågor om utkomststöd och som fungerar dagligen en timme, infördes på våren o Familjetjänster har utvecklat uppföljningen av hanteringen av klienternas ärenden med en rapport inkluderande lagenliga tidsfrister och uppföljningen används även som stöd då klienterna delas mellan socialarbetare. Arbetsbördan blir därmed delad så att de lagenliga tidsfristerna kan hållas och planeringen görs minst en gång om året såsom lagen förutsätter. En fortsatt uppföljning av kön inom tandvården och eventuell påverkan av förändringar i FPA:s ersättningssystem o En uppföljning av kön gjordes månadsvis, och i slutet av året fattades ett radikalt beslut om att de patienter som redan fått vård fick vänta längre på sina följande vårdtider. Nya 2

3 patienter kallades in och vård för ca 100 patienter köptes från Biohammas. Vid årsskiftet var kön borta. Nu ingen kö i och med att ett nytt arbetspar, tandläkare & tandskötare, anställdes. En enhetsspecifik plan för egenkontroll skall enligt lag finnas till allmänt påseende vid enheten. o En plan för egenkontroll har utarbetats inom äldreomsorgen och samma person skall fortsätta med de övriga enheternas enhetsspecifika planer för egenkontroll och ombesörja deras lagenliga hantering vid enheten. Planläggningen har inte uppfyllt sina verksamhetsmässiga målsättningar hur kommer problemet att åtgärdas framöver? o Planläggningens verksamhetsmässiga målsättningar var inte helt realistiska jämfört med de resurser som fanns tillgängliga år 2015 och de under året tillämpade prioriteringarna hade en stor påverkan på målsättningarnas uppfyllelse. I verksamhetsplanen för 2016 ingår målsättningar för 2016 och framåt, oftast behövs det flera år för att få en större plan färdig och godkänd. o Själva planläggningens kostnader var ca 47 tusen euro eller 13 % under budgeten, skillnaden uppstod främst på grund av mindre användning av köpta tjänster. o Planläggningens mätetal och deras uppföljning har diskuterats i samband med den strategiska handlingen gällande utveckling av mätetal. Detta och en genomgång av upplägget av enhetens verksamhetsplanering och budgetering för 2017 kommer att tas hänsyn till i frågan. Meningen är att få målsättningarna i proportion till tillgänglig kalendertid, planprojektets kapacitetsbehov och kostnad samt deras prioritering mera genomsynliga. o Behovet av behandling av de förändringar som sker i verksamhetsmålsättningarna kommer att utredas. Målsättningarna kan under budgetårets lopp bli omöjliga eller oekonomiska att genomföra och någon rutin för hur förändringarna skall behandlas finns inte för tillfället. Utvecklingen av sjukfrånvaron är oroväckande. o Det viktigaste verktyget för att i tid identifiera risker för längre sjukfrånvaro är Pargas stads modell för tidigt stöd som utarbetats i samarbete med företagshälsovården. Modellen tidigt stöd som finns på Pargas stads intranät innehåller anvisningar och stödmaterial för förmännen. Målsättningen är att förman och medarbetare i ett tidigt skede ska diskutera och identifiera problem som gäller arbetshälsa och arbetsförmåga. Modellen revideras årligen bl.a. i samarbetskommittén och i samarbetsmöten med arbetarskydd och företagshälsovård. På det senaste mötet uppdaterades processen för hur en anställd kan fråntas rätten till egen anmälan utan intyg för kortare arbetsoförmåga. En förutsättning för att förmännen ska kunna tillämpa modellen för tidigt stöd är att personaltjänster regelbundet förser förmännen med statistik om sjukfrånvaron. Den senaste rapporten skickades ut i samband med material för tertialrapport januari-augusti I samband med utvärderingar av psykosocial belastning på arbetsplatserna har ledarskapets betydelse poängterats starkt. Ett tydlig och professionellt ledarskap betyder också att arbetsprocesser, uppgiftsbeskrivningar och arbetsfördelningsfrågor är klart definierade. Till det goda ledarskapet hör också att personalen bereds möjlighet att delta i planering, förverkligande och utvärdering av verksamheten på arbetsplatserna och att viktiga frågor diskuteras i en god och konstruktiv anda. För att analysera nuläget och planera konkreta 3

4 utvecklingsmöjligheter har en utomstående konsult gjort en utvärdering enligt referensramen Investors In People. Konkreta åtgärder har diskuterats både i ledningsgrupp och i samarbetskommitté. Den första konkreta förmansdagen kring detta tema har planerats till Anvisningar Avskrivningsnivån bör vara föremål för fortsatt värdering: avskrivningar enligt plan 24 % mindre än investeringarna och staden tillämpar inte de strängaste avskrivningsprinciperna enligt gällande anvisningar (bokföringsnämndens kommunsektion) efterlyses ett principiellt ställningstagande och en handlingsplan angående nivån av stadens avskrivningar och avvikelser från anvisningarna o Stadsstyrelsen skall ännu under 2016 beredas en ändring av avskrivningsprinciperna. Avskrivningarna för 2016 kommer även utan ändringar i avskrivningsprinciperna att vara avsevärt närmare stadens målsatta investeringsnivå om 5 milj. euro. Den estimerade skillnaden för bokslutet för 2016 är 7 %. Anvisningarna för intern tillsyn och riskhantering skall godkännas av fullmäktige uppdaterade direktiv. o En beredning av nya anvisningar är planerad för 2016 och de skall behandlas enligt bestämmelserna i kommunallagen. Uppdaterade regelverk och normer för vissa typer av utbetalningar inom socialväsendet och inom familjevården o Social- och hälsovårdsnämnden har godkänt de nya principerna / Budget och rapportering Kostnaderna för dagvatten har inte rapporterats separat i bokslutet. o Vattenverkets anläggningstillgångar (rörnät) för dagvatten har inte bokförts som separata objekt i stadens bokföring och balans och där dagvatten leds bort via diken, har kostnaderna ingått i budgeten för trafikleder. En utredning av hur stor andel av vattenverkets investeringar under de senaste åren hör till dagvattennätet är under arbete. En kalkylmässig andel av vattenverkets resultat och balansräkning rörande dagvatten kommer att rapporteras separat i nästa bokslut. Ändamålsenligheten av nettobindningsnivån tillämpad i budgeteringen och ekonomistyrningen utvärdering o Då bindningsnivån är netto, finns en viss flexibilitet i hur man styr verksamheten och alternativa lösningar kan tas i bruk flexibelt. T.ex. främjar detta samarbetet mellan avdelningarna och även mellan kommuner och öppnar då möjlighet till effektivare användning av resurser, som är av stor betydelse speciellt då resursförbrukningen borde minskas. o Projekt styrs separat inom eget ansvarsområde och då blir extra extern finansiering använd till de ändamål, som staden får dem för och projekten blandas inte in i finansiering av den löpande verksamheten. 4

5 Utveckling av uppställandet och uppföljningen av enheternas verksamhetsmässiga och kvalitativa målsättningar o De strategiska handlingarna som för första gången ingick i stadens budget 2016 har under året vidareutvecklats och separata verksamhetsmål och åtgärder som nu skall ingå i budgeten 2017 på enhetsnivå har härletts. Det här förbättrar klart kopplingen mellan strategin och verksamheternas planering och budgetering. o Systemet Targetor har tagits i bruk i början av året för att förbättra uppföljningen av de verksamhetsmässiga målen och de strategiska handlingarna. o Utvecklingen av uppföljningen fortsätter och större fokus skall i fortsättningen läggas på de kvalitativa målen. Revisionsnämnden rekommenderar att man framöver uppställer mål och mäter utfallet av koncernens ekonomiska nyckeltal i stadens budget. (Kriskommunkriterierna kommer framöver att gälla på koncernnivå.) o Kommunallagen ger inte underlag för att kräva budgetinformation på sådan nivå att en koncernbudget skulle kunna konsolideras. Detta iakttaget kommer det i budgeten 2017 att inkluderas nyckeltal på koncernnivå i mån av möjlighet. De verksamhetsmässiga målen för medborgarinstitutet (Kombi) skall ges separat i budgeten. o Medborgarinstitutet ingår i sin helhet i enheten finsk utbildning. Nyckeltalen och målen för Kombi kommer att ges separat i budgeten