Informationen i Orsa kommun

Transkript

1 Informationen i Orsa kommun - en liten guide

2

3 En liten guide om informationen i Orsa kommun

4 Inte så offentlig verksamhet som våran. Vi jobbar i offentlig verksamhet. Det betyder att kravet på oss att informera alla berörda är större än i andra verksamheter. Vi har till och med en lagstyrd skyldighet att informera folk (och fä höll jag på att skriva, men där är skyldigheten mindre.) Den här skriften är tänkt att vara till stöd för dig som chef. Det är nämligen du som har ansvaret för att alla berörda och ibland några till får den information de har rätt till. Svimma inte nu. Det är inte så svårt som det kan låta. Bara lätt att glömma i brådskan. Du som är informationshanterare på andra sätt har också nytta av häftet. Ta några dagar på dig där du tänker extremt mycket på det här med information sen kommer det att gå automatiskt. Använd dig förslagsvis av den här övningen:

5 Liten komma-igång-övning: Gör så här under tre dagar: Varje gång du får ett papper på ditt bord, ett samtal på telefonen, ett sms, ett mejl eller på annat sätt har kontakt med omvärlden fundera på: 1. Vem berör det här mer än mej? 2. Vilka fler måste veta det här? 3. Vilka fler bör veta det här? 4. Vilka fler har rätt att känna till det här? 5. Hur ska jag sprida den här informationen? 6. Vem kan hjälpa mig med det? Och sen gör det. Informera. De tre första frågorna kan du säkert svaren på bäst själv. I de allra flesta fall är ett av svaren på fråga 1 personalen. Prioritera alltid information till dem i största möjliga mån. Då slipper ni mycket spekulationer och korridorsnack. Svaret på fråga två är oftast de som är direkt berörda. Brukare, enskilda personer eller Svaret på fråga fyra är i åtta fall av tio alla. Ytterst får saker är sekretessbelagda. Arbetsmaterial behöver ni inte heller gå ut med om det inte är av den arten att ni bör rådfråga vissa människor. Men då räcker det med att prata med dom. Var då tydlig med att det handlar om att ni rådfrågar dom. Inte att ni eller någon annan har bestämt något. Fråga fem och sex kan informationsavdelningen hjälpa till med. Varje förvaltning ska ha en egen informatör. Ni ska inte behöva göra allt själva. Glöm inte att arbetsplatsmötena är ett ypperligt tillfälle för interninformation, men de räcker förmodligen inte, Ibland måste informationen ut snabbare. Ta för vana att använda intranätet och uppmana era anställda att titta där. Lite grann är det en uppfostringsfråga.

6 Hur utformar jag informationen? Skriv kort och pang på rödbetan. Vi skriver varken prosa eller poesi. Vi informerar. Tänk över vad som är viktigt för den som ska ta emot informationen att veta och lägg upp informationen utifrån det. Skriv enkelt och begripligt. Det är det till och med lag på. Använd informatören och informationsavdelningen som bollplank. Använd broschyrerna om språket i Orsa kommun och liknande hjälpmedel. Klarspråk i Dalarnas exempelsamling är ett bra stöd. Du hittar båda skrifterna på intranätet.

7 Vem informerar jag? Internt Börja alltid med dem som är direkt berörda. Personalen ska om möjligt alltid informeras först. Enda gången man får gå från den principen är om frågan har ett så stort allmänintresse att man inte hinner samla alla berörda inom rimlig tid. Vad rimlig tid är får man bedöma från fall till fall. Externt. De som är direkt berörda av en fråga ska ha informationen först. För breddinformationen tar vi hjälp av hemsida och media, samt för fördjupning Aktuellt från Orsa. Direkt berörda av en fråga ska inte behöva läsa i tidningen eller höra på radion om ett beslut som berör dem om det är praktiskt möjligt att hinna ut med informationen. Dock. Media jobbar snabbt idag. Ibland hinner vi inte följa grundprinciperna. Då är det viktigt att vi hanterar informationen till media korrekt och snabbt. Mer om det i lathunden som finns med i den här skriften. Krångligare än så här är inte information! Resten av broschyren är vår officiella informationspolicy samt lite råd och stöd och checklistor för olika situationer. Kom ihåg: En checklista är inte en handlingsplan. De är ditt hjälpmedel för att komma ihåg det viktigaste. Men du kommer alltid att behöva lägga till och dra ifrån punkter i checklistan!

8 Informationspolicy för Orsa kommun Antagen av kommunfullmäktige , 3 Syfte Informationsverksamheten inom Orsa kommun ska syfta till en öppen och saklig kommunikation med anställda, kommuninvånarna, myndigheter och andra. Kommunen ska göra skäl för benämningen offentlig verksamhet. Informationsverksamheten ska stödja den demokratiska processen och hjälpa till att göra de beslut som fattas begripliga, om än inte alltid önskvärda. Informationsverksamheten ska också syfta till att diskussionerna bygger på fakta. Självklart ska offentlighetsprincipen gälla i alla delar, liksom rådande lagstiftning gällande sekretess. Lika självklart ska meddelandefriheten respekteras. För att uppnå detta är informationen till kommunens anställda mycket viktig. Mål Att öka förståelsen för kommunens arbete och för förutsättningarna för de olika grupperna som utgör vårt samhälle. Att bidra till att skapa en Orsaidentitet. Att personal och kommuninvånare känner delaktighet i samhällets utveckling. Att öka kunskapen om kommunens förutsättningar. Att förstärka den demokratiska processen genom att skapa riktiga underlag för den politiska debatten. Ansvar För mål och inriktning med informationsverksamheten ansvarar kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen har utsett en ansvarig för informationsverksamheten. Medel Informationsverksamheten ska använda sig av flera verktyg för att nå effektivast spridning av informationen. Kommunens kommunikationsprogram ska utgöra planen för informationsverksamheten. Kommunikationsprogrammet ska gås igenom och vid behov ändras årligen.

9 Innehåll Informationen ska alltid vara så saklig som möjligt. Den ska vara ärlig och får inte innehålla spekulationer. Språket ska vara lättförståeligt. Informationen från Orsa kommun ska inte heller väja för det obehagliga. Spekulera aldrig...

10 Kommunikationsplan Den här modellen kan ni använda när ni har tid att planera informationen ordentligt. Ju tidigare i ett ärende eller i en förändringsprocess ni gör den här planen, desto större chans att ni kan förankra besluten. 1. VAD? Vad har hänt? Vilket är problemet? Vilket är möjligheten? Vilket är förändringen? Vilket är budskapet som ska kommuniceras? Prioritera! Vad är viktigast! Det är inte nödvändigt att berätta allt på en gång. Vi kan inte ta in för mycket information. Var tydlig och rak. Linda inte in något, inte ens svåra saker. Undvik maktspråk och myndighetsklyschor. Strunta i paragraferna, berätta vad problemet består i. 2. VARFÖR? Vilket är ditt syfte med informationen? Utforma den efter det och fransa inte ut i kanten för att prata På Minuten språk. Överinformation kan vara effektiv desinformation. (Ni kommer väl ihåg På Minuten? Radioprogrammet där det handlar om att prata om ett ämne i en minut utan att upprepa sig, staka sig, avvika från lokalen eller ämnet och utan att fransa ut ämnet i kanten. Bra regler för all information.) 3. VEM? Vem måste ha informationen först? Vilka är absolut närmast berörda? Tänk efter noga! Låt någon annan tänka åt dig om du själv är djupt involverad. Upprördhet påverkar omdömet och gör gärna att man genar i tanken. Vem ska lämna informationen? I vår värld är det i nio fall av tio chefen. Informatören och informationsansvarige är bara verktyg. 4. HUR? Öga mot öga är alltid bästa metoden och blir viktigare ju allvarligare situationen är. Naturligtvis fungerar det inte alltid av praktiska skäl. Fundera noga över vilka källor och metoder som ska användas vid varje tillfälle!

11 5. NÄR? Svaret på den frågan är alltid snarast. MEN. Spekulera aldrig. Jag vet inte är ett bättre svar på en fråga än Jag tror att. Kan du inte svara, be att få återkomma när läget är klarare. 6. VAR? På en neutral plats. Att bli kallad till rektorsexpeditionen är maktspråk. Undvik sådant. Det skapar murar. 7. FÖLJ UPP! När stormen lagt sig (om det nu stormat överhuvudtaget): Ta lite tid till att fundera vad som blev bra och vad som inte fungerade. Allt som står här ovan är stöd inte en patentlösning. Så länge vi har med människor att göra vilket vi gudskelov har så reagerar folk olika. Det som fungerade igår fungerar kanske inte idag, men det finns i alla fall en struktur att improvisera utifrån. Flygplan. Ej att förväxla med kommunikationsplan.

12 Förslag till checklista för sociala medier Facebook, Twitter, You Tube m fl kanaler blir allt viktigare även för offentlig verksamhet. Vi ska utnyttja dom kanalerna, inte vara rädd för dom. Lite styrning kommer vi att behöva för att inte snubbla över de speciella regler som styr offentlig verksamet. 1. Det bör finnas ett uppdrag från chefen för att en anställd ska kunna använda social medier i tjänsten. Med detta beslut klargörs att personen använder sociala medier som anställd och inte som privatperson. 2. Kommunen bör utse vilka personer som får skriva på sociala medier för kommunens räkning, på ungefär samma sätt som man utser publicister på hemsidor. 3. Kommunen bör ha en förteckning på den egna webbplatsen över vilka externa webbplatser, t ex Facebook och Twitter som kommunen är aktiv på. 4. Om politiker i kommunen vill länka från kommunens hemsida till exempelvis sin privata blogg eller sitt partis hemsida går det bra. Beslutet om detta ligger hos den som ansvarar för kommunens webbplats. Men det bör klart och tydligt framgå att åsikterna som framförs på t ex bloggen inte är kommunens egna utan den enskilde politikern. 5. Kommunen måste fatta gallringsbeslut om att re-tweet (svar på ett twitterinlägg), Facebook-inlägg eller andra inkomna kommentarer på de sidor man är aktiv på inom sociala medier får gallras (tas bort) fortlöpande. Samma sak gäller för den information som kommunen själv skapat i ett socialt medium. 6. För att dokumentera själva mediet bör man en gång i halvåret eller inför stora förändringar spara skärmdumpar från de sidor man är aktiv på.

13 7. Sekretessbelagda uppgifter får inte publiceras på sociala medier. 8. Brottsligt material ska kommunen ta bort, som till exempel hot eller hets mot folkgrupp m.m. 9. Anställda som använder sociala medier i det privata får skriva om kommunens verksamhet. Yttrandefrihet och meddelarfrihet gäller även här. ( Läs mer i SKL:s bok Lojalitet och yttrandefrihet) 10. Däremot kan det finnas regler för hur anställda får använda sociala medier på arbetstid i kommunen. Här är det upp till varje arbetsgivare att bestämma vilka regler som ska gälla. Analogt socialt media.

14 Checklista Vägledning till lyckade seminarier och möten Att mötas öga för öga är alltid bästa sättet att informera på. Här är råd och tips för seminarier även användbara för mindre grupper. De bygger på Bonners Ledarskapshanböcker, men är lätt orsafierade. Ibland har vi låtit ett mer företagarinriktat tänk vara kvar, men principen är lika fullt överförbar på kommunal verksamhet. Det låter inte så svårt att samla personer i samma rum, bjuda på mat och dryck samtidigt som man ger intressant information, eller hur? Det har visat sig vara svårare än man tror. Att dessutom få dessa människor som anmält sig att dyka upp är inte heller det lättaste. Här ett sätt att skapa bättre möten. 1. Definiera din målgrupp Bra seminarium är inte skapat från företagets/kommunens synsätt de skapas utifrån kundens synsätt! Detta är viktigt att tänka på. Med detta menas att du måste ta reda på vad människor vill veta inte vad du vill berätta för dem! Vid förberedelserna av seminarier och marknadsföringen måste du fokusera på din målgrupp och definiera den. Här måste du vara mycket specifik. Inga seminarium kommer att bli framgångsrika om man försöker nå alla. 2. Värdesätt seminariet Krydda seminariet med nyheter. Om du har en ny lösning du vill presentera, finns det ett intresse i din målgrupp? Krydda seminariet med ett intressant innehåll. Seminariet kommer att vara informationsrikt och användbart även om ingen köper din produkt. Krydda seminariet med en intressant presentation. Till exempel en

15 utomstående som är ett känt namn inom just ert område. Om ni kan finna en utomstående expert som huvudtalare vinner ni ett högt deltagarantal. I kombination med ovanstående kan du lämna ifrån dig en gåva i form av hela presentationen på cd som deltagarna får ta med sig hem. 3. Välj rätt namn Du kan kalla ditt seminarium utifrån vad du valt att krydda det med. Exempel: Ett mål- och visionsseminarium kallas inte för Hur använder du Stratsyst utan istället Vart är Orsa kommun på väg?. Vilket skulle du själv föredra? Eller varför inte namnge seminariet efter det som ska genomgås eller namnge seminariet kopplat till dem som du vill ska delta. Exempel: Kommunens mål en dag för våra enhetschefer. Detta kommer att attrahera en specifik typ av deltagare. 4. Timing Frukostseminarier vinner ofta över heldags eller eftermiddagsseminarier är den tiden på dagen då man är som mest alert och mottaglig för information. Detta tillåter också folk att medverka utan att hela dagen försvinner. 5. Längd Ju kortare desto bättre. Den tid som en människa är alert och uppmärksam är kortare än man tror, även om man presenterar något intressant. Två timmar ger dig precis den tiden du behöver för att skilja ut de som är intresserade, som du vill följa upp, och de som inte är det. Håller du på längre begär du kanske ett större engagemang än deltagarna är beredda att ge.

16 6. Engagemang Nyckeln till framgångsrika seminarier är att engagera sin publik. Ställ frågor och få publiken att anteckna. Många framgångsrika seminarier startar med att presentatören ställer frågan. Vad förväntar ni er att vi ska gå igenom idag? Och varför inte skriva den frågan på ett blädderblock som syns tydligt. 7. Plats Seminarier kan hållas på många ställen, på det egna kontoret, ett konferenscenter, ett hotell eller till och med på någons kontor. En rekommendation är att alltid ha en lokal utanför egna kontoret. Kostnaden är högre men det finns två fördelar. En ny fräsch lokal gör det lättare att stimulera deltagarna till ett nytt sätt att tänka samt att man är där för att lyssna och vill inte bli störd. 8. Införsäljning Allting är förberett och klart att köra. Du har ett intressant program med intressanta talare. Nu saknas bara deltagarna. Hur ska du berätta för den tilltänkta målgruppen varför just de ska delta? Hur ska du få dem att ta sig tid och pengar att delta. Allt startar med inbjudan! Inbjudan syftar till att skapa intresse kring evenemanget, att spinna på VIP-känslan och att detta inte är något som är tillgängligt för vem som helst. 9. När ska du skicka inbjudan? Inbjudan bör skickas ut 4-6 veckor innan. Detta ger folk tid att planera. Om inbjudan går ut tidigare känns det som om det är väldigt långt fram. Om inbjudan inte är klar till dess så kan man skicka en teaser mer för att berätta Missa inte denna dag eller någonting liknande och att mer utförlig information kom mer. Man kan också följa upp med en påminnelse som säger, skynda dig det finns ett fåtal platser kvar.

17 Vad ska inbjudan innehålla? Då inbjudan utgör ett stort jobb bör den innehålla alla de frågor som målgruppen kan tänkas ställa; Vem håller i seminariet och varför? Vem är avsändaren? Vad kan jag förvänta mig att lära mig? Vad ska jag säga till min chef? Har jag tid? Kommer jag att lära mig något intressant? Kommer jag att ha nytta av det i framtiden? Vem kommer att tala? Har jag hört talas om honom/henne? Låter det intressant? Vem kommer att delta? Fick jag inbjudan av en slump eller var den menad till mig? Kommer jag att känna mig utanför om jag deltar? Kommer jag att förstå vad det handlar om? Fler fördelar? Får jag en CD rom med presentationen? Får jag med mig någonting som jag kan visa på kontoret för de som inte kunde komma? Får jag tillgång till deltagarnas namn och telefon? Tänk på att förse deltagarna med verktyg de kan tänkas behöva för att fatta beslut då många inte kan fatta vissa beslut på stående fot.

18 Checklista för mediekontakter Om du hinner förbereda dig: Vad handlar saken om? Ta fram fakta i sakfrågan. Vem frågar vilka om vad? Behöver du informera anställda och andra intressenter. Vilken tes driver journalisten? Är det någon alls? (Varning för konspirationstankar.) Förbered dig på det oväntade. Är du förberedd på att det värsta kan hända händer det sällan. Gå in i intervjun med inställningen att du och journalisten har samma uppdrag. Att berätta för allmänheten vad kommunen håller på med. I mötet med journalisten: Vem ska intervjuas? Var ska det ske? Är det en direkt- eller bandad intervju? Berätta vad du vet. Spekulera inte. Var försiktig med hypotetiska frågor. Visa inte taggarna utåt även om frågan är obekväm eller provokativ. Be att få återkomma om du inte har svaret tillhands. Efter intervjun Behöver du informera någon om att du intervjuas? Det är en dödssynd att låta berörda läsa i tidningen om något de har rätt till att veta först. Efter publiceringen Blev det rätt? Begär rättelse på sakfel, inte på feltyckande och vinklingar. (Även ditt sätt att berätta om en fråga är vinklat utifrån den information du sitter på och den helhetsbild som du har.) Beröm journalisten om artikeln blev bra! Kom ihåg att journalisten ofta har den stund ni har tillsammans på sig för att skaffa sig en uppfattning om en fråga ni arbetat med i månader och år!

19

20 En liten skrift från infoavdelningen/janne Bäckman