Anbudsspecifikationer

Transkript

1 Anbudsspecifikationer för köp av märkesmaterial och företagspresenter för ECDC Ramavtal om leverans Hänvisning till offentliggörandet: OJ/2010/02/10 PROC/2010/003 Februari 2010

2 Innehållsförteckning Avsnitt A Inledning Vad är ECDC? Vad är ett anbud? Vem kan delta i denna anbudsinfordran?... 4 Avsnitt B Anvisningar och allmän information rörande anbudet Vad ska ingå i mitt anbud? Kontakter mellan ECDC och anbudsgivaren Skriftligt förtydligande före sista dagen för inlämning av anbud Muntligt förtydligande före sista dagen för inlämning av anbud Kontakter mellan ECDC och anbudsgivare efter sista dagen för inlämning av anbud Kan jag erbjuda något som avviker från det som efterfrågas i riktlinjerna? Konsortiers deltagande och underleverantörskap Konsortiers deltagande Underleverantörskap Uppfyller jag alla formella krav för att vara behörig att lämna anbud? Uteslutningskriterier och avsaknad av intressekonflikter Sekretess och allmänhetens tillgång till dokument Vilka är följderna av att lämna ett anbud? Kan ECDC kräva en ekonomisk säkerhet från uppdragstagaren? Hur och när ska jag lägga fram mitt anbud? Språk Datum och postadress System med dubbla kuvert Bekräftelse av inlämning av anbud Hur kommer mitt anbud att utvärderas? Mötet för öppnande av anbuden Mötet för utvärdering av anbuden Intervjuer... 9 AVSNITT C SPECIFIKATIONER Tidsplan Allmänt sammanhang för ramavtalen ECDC:s företagskommunikation och varumärke Vad är ramavtal och hur fungerar de? Efterfrågade tjänster riktlinjer Parti ett: kläder med ECDC:s märke Parti två: Ryggsäckar med ECDC:s märke Parti tre: diverse gåvoartiklar för informationsmontrar Parti fyra: diverse företagsgåvor Varaktighet och uppfyllelseort för kontraktet Kontraktens beräknade värde... 14

3 7 Förväntad tidsram Betalningar osv Priser Innehållet i det tekniska förslaget Innehållet i finansieringsförslaget Urvalskriterier Ekonomisk och finansiell ställning Teknisk och yrkesmässig kompetens Tilldelningskriterier Avsnitt D Standardblanketter Bilaga 1. försäkran på heder och samvete avseende UTESLUTNINGSkriterier och avsaknad av intressekonflikter Bilaga 2. Anbudsgivarens administrativa uppgifter Bilaga 3. Finansiell identifiering och formulär för juridiska personer Bilaga 4. Finansieringsförslag Bilaga 5. Checklista Bilaga 6. Bekräftelse av inlämning av anbud Avsnitt E Kontraktsutkast... 26

4 AVSNITT A INLEDNING 1 Vad är ECDC? Europeiskt centrum för förebyggande och kontroll av sjukdomar (ECDC) inrättades genom Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 851/2004 av den 21 april 2004 för att identifiera, bedöma och informera om befintliga och uppkommande risker för människors hälsa som följer av smittsamma sjukdomar. Inom ramen för denna breda uppdragsbeskrivning kan ECDC:s viktigaste uppgifter delas in i följande fyra kategorier: 1. Vetenskapliga yttranden baserade på den samlade tekniska sakkunskap inom särskilda områden som tillhandahålls av olika europeiska nätverk och tillfälliga vetenskapliga paneler. 2. Tekniskt stöd och information om centrumets verksamhet och resultat, samt spridning av skräddarsydd information till de olika mottagargrupperna. 3. Epidemiologisk övervakning och nätverkssamarbete mellan laboratorier, dvs. utveckling av epidemiologisk övervakning på europeisk nivå och underhåll av nätverk för referenslaboratorier. 4. Ett system för tidig varning och reaktion baserat på specialister på smittsamma sjukdomar som är tillgängliga dygnet runt. Närmare uppgifter om ECDC:s mandat och funktioner finns i den ovan nämnda förordningen på ECDC:s webbplats 2 Vad är ett anbud? ECDC är genom sin organisation och funktion i ständigt behov av varor och tjänster. Anbudsinfordran är det ordnade sättet att vända sig till marknaden för att köpa dessa varor och tjänster. Syftet med att konkurrensutsätta anbuden för tilldelning av kontrakt är dubbelt: Att se till att förfarandet är öppet för insyn. Att erhålla den önskade kvaliteten på tjänster, varor och arbeten till bästa möjliga pris. Genom de tillämpliga bestämmelserna, dvs. direktiv 92/50/EEG, 93/36/EEG och 93/37/EEG, är ECDC förpliktat att garantera bredast möjliga deltagande på lika villkor i anbudsförfaranden och kontrakt. 3 Vem kan delta i denna anbudsinfordran? Detta upphandlingsförfarande är öppet för alla fysiska och juridiska personer som vill lämna anbud för tilldelningen av kontrakt och som är etablerade i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) eller något annat land som täcks av WTO:s avtal om offentlig upphandling ( 1 ). ( 1 ) Mer information finns i länken

5 AVSNITT B ANVISNINGAR OCH ALLMÄN INFORMATION RÖRANDE ANBUDET 1 Vad ska ingå i mitt anbud? Anbudsgivare måste lämna ett anbud som består av följande tre beståndsdelar: A. Tekniskt förslag Det tekniska förslaget ska överensstämma med riktlinjerna och innehålla all information som begärs i avsnitt C.11. Vid utarbetandet av det tekniska förslaget ska de tilldelningskriterier det kommer att utvärderas mot beaktas, se avsnitt C.14. B. Finansieringsförslag Finansieringsförslaget ska innehålla en detaljerad finansiell översikt baserad på formatet avsnitt D.4. Priser ska anges i euro med hjälp av de omräkningskurser som angavs i C-serien av Europeiska unionens officiella tidning den dag då anbudsinfordran publicerades. Denna information finns också på Europeiska centralbankens webbplats på följande adress: Anbudsgivaren ansvarar för en korrekt tillämpning av reglerna om skatter, tullar och andra avgifter (inklusive moms) där han eller hon beskattas. Priser ska anges utan tull- och skatteavgifter och ska vara befriade från andra avgifter (inklusive moms), då ECDC är undantaget från sådana avgifter enligt paragraferna 3 och 4 i Protokollet om immunitet och privilegier för Europeiska gemenskaperna. C. Intyg Intygen är en viktig del av ditt anbud och måste vara fullständiga för att ditt tekniska förslag garanterat ska komma att utvärderas. Intygen måste innehålla följande fyra beståndsdelar: Behörighetsdokument De dokument som krävs enligt avsnitt B.5 nedan som visar att anbudsgivaren har rätt att lämna anbud för detta kontrakt måste tillhandahållas. Urvalskriteriehandlingar Alla handlingar som begärs i avsnitt B.13 Anbudsgivarens administrativa uppgifter Dessa uppgifter krävs för att ECDC ska kunna upprätta kontraktshandlingarna om du skulle tilldelas kontraktet. Uppgifterna är särskilt viktiga för betalningarna, eftersom betalningarna görs genom banköverföring till det konto som anbudsgivaren angivit i standardblanketterna. De standardblanketter som ska användas finns i avsnitt D. Checklista Checklistan som finns i avsnitt D.5 ska ingå som omslagssida till ditt tekniska förslag. 2 Kontakter mellan ECDC och anbudsgivaren 2.1 Skriftligt förtydligande före sista dagen för inlämning av anbud Begäran om förtydligande avseende detta upphandlingsförfarande eller avseende typen av kontrakt ska vara skriftlig och ska skickas per post, fax eller e-post till: ECDC Upphandling Stockholm Fax E-post: procurement@ecdc.europa.eu Tidsfristen för begäran om förtydliganden finns angiven i tidsplanen i avsnitt C.1. I varje begäran om förtydligande som skickas till ECDC ska PROC-hänvisningsnumret och titeln på anbudet ingå. ECDC kommer att tillhandahålla ytterligare information som svar på en begäran om förtydligande. Observera att du regelbundet ska kontrollera om förtydliganden finns tillgängliga för nedladdning från ECDC:s Sida 5

6 webbplats. ECDC:s webbplats finns på Om ECDC upptäcker ett fel, en brist på exakthet, ett utelämnande eller någon annan typ av skrivfel i texten till meddelandet om upphandling eller i anbudsspecifikationerna så kommer ECDC att på egen begäran informera anbudsgivarna. 2.2 Muntligt förtydligande före sista dagen för inlämning av anbud Om det anses nödvändigt med ett besök i ECDC:s lokaler eller ett möte före sista dagen för inlämning av anbud för att tydliggöra vissa aspekter av anbudet, kommer ECDC att göra de nödvändiga förberedelserna och informera eller bjuda in anbudsgivare. Anbudsgivare ska stå för deltagandekostnader. ECDC kan dock besluta att frågan ska hanteras mer effektivt genom ett skriftligt förtydligande. Om ett möte eller besök skulle vara inplanerat så finns datumen angivna i tidsplanen i avsnitt C Kontakter mellan ECDC och anbudsgivare efter sista dagen för inlämning av anbud Om det i samband med ett anbudsförfarande skulle krävas ett förtydligande efter det att anbuden öppnats, eller om uppenbara skrivfel måste rättas till i det inlämnade anbudet, kan ECDC komma att kontakta anbudsgivaren, även om en sådan kontakt inte behöver leda till någon ändring av villkoren i det inlämnade anbudet. 3 Kan jag erbjuda något som avviker från det som efterfrågas i riktlinjerna? Utan en sådan indikation i anbudsspecifikationerna ska inte ditt anbud avvika från de begärda tjänsterna. 4 Konsortiers deltagande och underleverantörskap 4.1 Konsortiers deltagande Konsortier får lämna ett anbud på villkor att anbudet följer konkurrensreglerna. Ett konsortium kan vara en permanent, rättsligt etablerad grupp eller en grupp som har inrättats informellt för ett visst anbudsförfarande. En sådan grupp (eller ett sådant konsortium) måste ange vilket företag eller vilken person som leder projektet (ledaren) och måste dessutom lämna en kopia av det dokument som ger detta företag eller denna person laglig rätt att lämna ett anbud. Alla medlemmar av ett konsortium (dvs. ledaren och alla övriga medlemmar) är direkt och formellt ansvariga inför den upphandlande myndigheten. Dessutom måste varje medlem av konsortiet lägga fram de bevis som efterfrågas för uteslutnings- och urvalskriterier (se avsnitt B.5 och avsnitt C.13) i dessa anbudsspecifikationer. När det gäller urvalskriterierna teknisk och yrkesmässig kompetens kommer de bevis som läggs fram av varje konsortiemedlem att kontrolleras för att säkerställa att konsortiet som helhet uppfyller kriterierna. En person som inte uppfyller kriterierna blir automatiskt utesluten. Särskilt gäller att hela konsortiet utesluts om en person som tillhör det inte uppfyller kriterierna. 4.2 Underleverantörskap Anbudsgivaren måste tydligt ange vilka delar av arbetet som kommer att läggas ut på underleverantörer. Det totala värdet av den del av tjänsterna som läggs ut på underleverantörer får inte motsvara hela kontraktets värde. Om underleverantörskap kan förutses ska den volym/andel av anbudet som läggs ut på underleverantörer anges i anbudet för varje underleverantör. Underleverantörer måste uppfylla de urvalskriterier som gäller för tilldelning av kontraktet. Om den avsedda underleverantörens eller de avsedda underleverantörernas identitet redan är känd när anbudet lämnas in ska alla underleverantörer lämna de bevis som efterfrågas för uteslutnings- och urvalskriterier. Om underleverantörens identitet inte är känd vid den tidpunkt då anbudet lämnas måste den anbudsgivare som tilldelas kontraktet söka skriftligt tillstånd från ECDC innan ett underleverantörskontrakt ingås. Om ingen underleverantör anges antas det att arbetet kommer att utföras direkt av anbudsgivaren. Sida 6

7 5 Uppfyller jag alla formella krav för att vara behörig att lämna anbud? 5.1 Uteslutningskriterier och avsaknad av intressekonflikter Sökande eller anbudsgivare ska uteslutas från deltagande i upphandlingsförfarandet om de a) är i konkurs eller likvidation, är föremål för tvångsförvaltning, har ingått ackordsuppgörelse med borgenärer eller har avbrutit sin näringsverksamhet, eller är i en motsvarande situation till följd av något liknande förfarande enligt nationella lagar och andra förordningar, b) har fällts för brott mot yrkesetiken enligt lagakraftvunnen dom, c) har gjort sig skyldiga till ett allvarligt fel i yrkesutövningen, såvida detta på något sätt kan styrkas av den upphandlande myndigheten, d) inte har fullgjort sina skyldigheter att betala socialförsäkringsavgifter eller skatt enligt lagstiftningen i det land där de är etablerade eller i det land där den upphandlande myndigheten finns, eller där kontraktet ska genomföras, e) i en lagakraftvunnen dom dömts för bedrägeri, korruption, deltagande i kriminella organisationer eller någon annan verksamhet som skadar gemenskapens finansiella intressen, f) i samband med ett annat upphandlingsförfarande eller ett förfarande för beviljande av bidrag som finansierats genom gemenskapsbudgeten har konstaterats bryta mot de kontraktsenliga skyldigheterna på ett allvarligt sätt. ECDC ska som tillräckligt bevis på att den sökande eller anbudsgivare som tilldelas kontraktet inte är i någon av de situationer som beskrivs i punkt a, b eller e ovan godta ett aktuellt utdrag ur kriminalregistret eller, om sådant intyg inte kan uppvisas, en aktuell motsvarande handling, nyligen utfärdad av en rättslig eller administrativ myndighet i ursprungslandet eller i det land den sökande kommer från som visar att dessa krav är uppfyllda. ECDC ska som tillräckligt bevis på att sökanden eller anbudsgivaren inte är i den situation som beskrivs i punkt d ovan godta ett aktuellt intyg utfärdat av de behöriga myndigheterna i landet i fråga. Kontraktet ska inte tilldelas sökande eller anbudsgivare som under upphandlingsförfarandet för detta kontrakt a) befinner sig i intressekonflikt, b) har gjort sig skyldiga till att lämna felaktiga uppgifter i den information som krävs av den upphandlande myndigheten för att få delta i upphandlingsförfarandet eller som har underlåtit att lämna sådan information, c) är i någon av de situationer som innebär uteslutning enligt ovan. Anbudsgivare måste intyga att de inte är i någon av de situationer som listas ovan genom att underteckna bifogad blankett om uteslutningskriterier och avsaknad av intressekonflikter (se avsnitt D.1). 6 Sekretess och allmänhetens tillgång till dokument I sin verksamhet i allmänhet och vid anbudsförfaranden i synnerhet följer ECDC följande EU-bestämmelser: Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter. Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar. 7 Vilka är följderna av att lämna ett anbud? 1. Följder för anbudsgivaren Sida 7

8 Inlämnande av ett anbud innebär godtagande av alla villkor i anbudsinfordran, anbudsspecifikationen och kontraktsutkastet och, i tillämpliga fall, upphävande av anbudsgivarens egna allmänna eller särskilda villkor. Godtagandet är bindande för den anbudsgivare som tilldelas kontraktet under hela kontraktets varaktighet. Anbudsgivare ska noggrant granska och följa samtliga anvisningar samt använda mallarna i specifikationerna och i anbudsinfordran. Ett anbud som inte innehåller all information och dokumentation som krävs kan komma att underkännas. Vid utarbetandet av ett anbud ska bestämmelserna i kontraktsutkastet beaktas (se avsnitt E). Kontraktsutkastet anger i synnerhet metoden och villkoren för betalningar till uppdragstagaren. Anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud under sex månader räknat från sista dagen för inlämning av anbud. Alla dokument som läggs fram av anbudsgivaren kommer att tillhöra ECDC och är sekretessbelagda. ECDC ger ingen ersättning för kostnader i samband med utarbetande och inlämning av anbud. Varje anbudsgivare kommer att få skriftligt besked om resultatet av anbudsinfordran. 2. Ingen skyldighet att tilldela Genomförandet av ett tilldelnings- eller anbudsförfarande innebär inte någon skyldighet för ECDC att tilldela något kontrakt. ECDC är inte skyldigt att betala någon ersättning till anbudsgivare vars anbud inte valts ut. Samma sak gäller om ECDC beslutar att inte genomföra upphandlingen. 8 Kan ECDC kräva en ekonomisk säkerhet från uppdragstagaren? ECDC kan kräva en förskottsgaranti eller en åtagandegaranti av den uppdragstagare som väljs genom detta anbudsförfarande. Vid begäran av en sådan säkerhet inkluderas de särskilda villkor som rör ställande av säkerhet i kontraktsutkastet (avsnitt E). Kostnaderna för säkerheten ska uppdragstagaren stå för. 9 Hur och när ska jag lägga fram mitt anbud? 9.1 Språk Anbud måste lämnas på ett av Europeiska unionens officiella språk. ECDC föredrar dock att få handlingarna på engelska. Språkvalet kommer trots detta inte att ha betydelse vid bedömning av anbudet. 9.2 Datum och postadress Anbudet ska vara poststämplat senast det datum som anges i tidsplanen i avsnitt C.1 eller lämnas in personligen senast kl det datum som anges i avsnitt C.1. Anbudet ska lämnas till följande adress: ECDC Upphandling Stockholm Besöksadress: Tomtebodavägen 11A, Solna 9.3 System med dubbla kuvert Anbud måste lämnas i enlighet med systemet med dubbla kuvert. Det yttre kuvertet eller emballaget ska vara förseglat med självhäftande tejp och undertecknat tvärs över förseglingen samt bära följande information: Projekttiteln Anbudsgivarens namn Märkningen Offer - Not to be opened by the internal mail service Adressen för inlämning av anbud (se ovan) Poststämpeln (om tillämpligt) ska vara läslig på ytterkuvertet De tre inre kuverten är följande: Kuvert A, som ska innehålla ett original (oinbundet, undertecknat och tydligt märkt Original ) av det tekniska förslaget och fyra kopior (inbundna och var och en märkt Kopia ). Kuvert B, som ska innehålla ett signerat original och fyra kopior av finansieringsförslaget. Kuvert C, ett originalexemplar av intygen. Sida 8

9 9.4 Bekräftelse av inlämning av anbud För att det ska vara möjligt att följa inkommande anbud ombeds anbudsgivare som inte lämnar in sina anbud personligen att fylla i och skicka in blanketten i avsnitt D Hur kommer mitt anbud att utvärderas? Anbuden öppnas och utvärderas av en kommitté som har den tekniska och administrativa kapacitet som krävs för att avge ett välgrundat omdöme om anbuden. Kommittémedlemmarna utnämns personligen av ECDC med garanterad opartiskhet och sekretess. Var och en av dessa har lika rösträtt Mötet för öppnande av anbuden Det främsta syftet med mötet för öppnande av anbuden är att kontrollera om det mottagna anbudet uppfyller följande formella krav: Inte har lämnats in senare än tidsfristen för inlämning. Kuvertet som innehåller anbudet är förseglat. Avfattat på ett EU-språk. Undertecknat. Innehåller ett tekniskt förslag och ett finansieringsförslag samt intyg. Har lämnats in med det antal kopior som krävs Mötet för utvärdering av anbuden Anbud som uppfyller de formella krav som kontrollerats vid mötet för öppnande av anbuden kommer att utvärderas i två steg: 1. Utvärderingskommittén diskuterar först anbudsgivarens behörighet och kapacitet att genomföra kontraktet mot bakgrund av de urvalskriterier som definieras i avsnitt C.13. Om ett av de relevanta kriterier som listas under urvalskriterierna inte är positivt kan utvärderingen av anbudet komma att avbrytas. 2. Varje kommittémedlem utvärderar det tekniska förslaget och tilldelar poäng gentemot tilldelningskriterierna som anges i avsnitt C.14. Genom att avväga den tekniska kvaliteten mot priset fastställs det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Utvärderingen av anbud är sekretessbelagd. Utvärderingskommitténs övervägningar är inte offentliga och dess beslut fattas kollektivt. Utvärderingskommitténs medlemmar har tystnadsplikt. Om anbudsgivare meddelas att deras anbud inte har tilldelats kontraktet kan anbudsgivarna begära kompletterande uppgifter via fax eller post. Efter anbudsgivarnas tillåtelse kan dessa uppgifter lämnas i en uppföljningsskrivelse med närmare skriftliga uppgifter, till exempel namnet på den anbudsgivare som tilldelades kontraktet och en sammanfattning av de egenskaper och relativa fördelar som kännetecknar den anbudsgivare som slutligen valts. ECDC vill dock understryka att uppgifter som kan påverka anbudsgivarens kommersiella intressen inte kan lämnas ut Intervjuer Om intervjuer krävs för detta anbudsförfarande ska datumet vara angivet i avsnitt C.1. Om inget datum har angivits innebär detta att ingen intervju behövs. Kostnaderna för att delta i intervjun ska anbudsgivaren stå för. Sida 9

10 AVSNITT C SPECIFIKATIONER Köp av märkesmaterial och företagspresenter för ECDC 1 Tidsplan Tidsplanen för detta anbudsförfarande och resulterande kontrakt är som följer: [Titel] Hänvisning till offentliggörandet: OJ/2010/02/10 PROC/2010/003 Aktivitet Datum Kommentarer Offentliggörande av anbudet [10 februari 2010] Datum då meddelandet om upphandling skickas till Europeiska unionens officiella tidning Besök på plats eller möte för förtydligande - Ej tillämpligt för detta (i tillämpliga fall) anbudsförfarande Sista dag för utgivning av förtydliganden från ECDC [24 mars 2010] Fem arbetsdagar före tidsfristen för inlämning Tidsfrist för inlämning av anbud [31 mars 2010] lokal tid Intervjuer (i tillämpliga fall) - Ej tillämpligt för detta anbudsförfarande Mötet för öppnande av anbud [08 mars 2010] lokal tid Datum för utvärdering av anbud Datum för öppnande plus 1 vecka Beräknat Den utvalda anbudsgivaren underrättas om tilldelat kontrakt Kontraktsunderskrift Datum för utvärdering plus 3 veckor Datum för underrättande plus 2 veckor Beräknat Beräknat Sida 10

11 2 Allmänt sammanhang för ramavtalen ECDC:s företagskommunikation och varumärke ECDC är beroende av att upprätthålla goda arbetsrelationer med ett antal olika parter, klienter och intressenter. Dessa inbegriper bland annat nationella organ för sjukdomsbekämpning, både inom och utanför EU, kolleger inom EU-institutionerna, till exempel Europeiska kommissionen, kolleger inom Världshälsoorganisationen WHO, forskare vid universiteten, hälso- och sjukvårdpersonal, patientgrupper och personer som arbetar för andra hälsorelaterade intressegrupper. ECDC genomför även utåtriktad verksamhet med allmänheten som målgrupp, till exempel informationsmontrar i samband med olika evenemang. ECDC vill förmedla bilden av en professionell och pålitlig partner till sina olika publikgrupper. Ett av de medel som ECDC planerar att använda för att uppnå detta mål är att projicera ett tydligt och enhetligt varumärke. För att bidra till detta mål vill ECDC ingå långsiktiga överenskommelser (ramavtal) med en eller flera uppdragstagare för leverans av olika märkesvaror. Vissa av dessa kommer att användas för gratis utdelning vid informationsmontrarna medan andra kommer att användas som företagspresenter. Ramavtalet eller ramavtalen är tänkta att ingås för en treårsperiod, med möjlighet till förlängning i upp till ytterligare ett år efter överenskommelse mellan parterna. Närmare upplysningar om hur dessa kontrakt kommer att fungera finns i avsnitt C.4 nedan. 3 Vad är ramavtal och hur fungerar de? Ramavtal är avsedda att göra det möjligt för ECDC och uppdragstagaren att snabbt sluta avtal om tillhandahållande och leverans av vissa varor utifrån i förväg överenskomna standardvillkor. Ramavtalen fastställer prislistor för tillhandahållande och leverans av varor. Prislistan kommer att bygga på uppdragstagarens finansieringsförslag (se avsnitt D.4.). ECDC gör sedan beställningar eller sluter särskilda avtal med uppdragstagaren eller uppdragstagarna utifrån denna prislista. Beställningarna kan variera avsevärt i storlek och värde. För de flesta beställningar som läggs inom ramen för kontraktet utfärdar ECDC en enkel beställningssedel till uppdragstagaren med angivande av antal, förväntat leveransdatum och pris. Betalning erläggs när beställningen har effektuerats. Om den lagda beställningens värde är högt och involverar flera varuleveranser under en viss tid kan ECDC utfärda ett särskilt avtal dvs. ett detaljerat kontrakt som beskriver överenskomna produkter och betalningsvillkor. ECDC har definierat fyra partier (grupper) av märkesvaror som myndigheten söker. Parti ett: kläder med ECDC:s märke. Parti två: ryggsäckar med ECDC:s märke. Parti tre: diverse gåvoartiklar för informationsmontrar. Parti fyra: diverse företagsgåvor. Anbudsgivare kan välja att lämna anbud på ett enda parti, flera partier eller alla partier. 4 Efterfrågade tjänster riktlinjer Syftet med dessa riktlinjer är att ge anbudsgivarna instruktioner och vägledning om den typ av anbud de behöver lämna och att tjäna som uppdragstagarens fullmakt under projektgenomförandet och när kontraktet tilldelas. Riktlinjerna och anbudsgivarnas anbud för det parti eller de partier de lämnar anbud för blir en del av de kontrakt som kan tilldelas som ett resultat av detta anbud. 4.1 Parti ett: kläder med ECDC:s märke Artikel 1: ECDC-keps Beskrivning: Keps i kraftig bomullstwill med skärm eller i baseballmodell. 100 % kraftig bomullstwill, ca 240 g/m². Stil: ECDC-logotypen diskret broderad framtill, logotypens storlek minst 4 cm, helst ventilationshål, en storlek för alla med ställbar slejf, helst i metall/plast, för storleksjustering. Ska Sida 11

12 tillhandahållas i 2 3 basfärger grönt, marinblått och beige helst med möjlighet att välja grön eller blå skärm för varje färg. Storlek: En storlek för alla. Kvalitet: Högsta kvalitet Antal: Inköp av minst 500 kepsar förväntas. Prov: Ett prov ska tillhandahållas tillsammans med anbudet. Artikel 2: ECDC-tenniströja Beskrivning: Kortärmad tenniströja i 100 % bomullspiké eller motsvarande, med broderad ECDClogotyp. Minst 190, högst 220 gr/m², sprund med 2 knappar ton-i-ton. Ska tillhandahållas i 3 färger, varav en ska vara marinblått. Storlekar: från S till XXL. Kvalitet: Högsta kvalitet Antal: Inköp av minst 300 tenniströjor förväntas. Prov: Ett prov ska tillhandahållas tillsammans med anbudet. Artikel 3: ECDC-t-tröja Beskrivning: Kortärmade t-tröjor i 100 % bomull med broderad ECDC-logotyp. Minst 190, högst 220 gr/m². Ska tillhandahållas i 3 färger, varav en ska vara marinblått. Storlekar: från S till XXL. Kvalitet: Högsta kvalitet Antal: Inköp av minst 300 t-tröjor förväntas. Prov: Ett prov ska tillhandahållas tillsammans med anbudet. Artikel 4: ECDC-vindjacka (anorak) Beskrivning: Vattenavvisande och vindtät jacka med dold huva och inner-/ytterfickor. Jackan ska ha ventilationsfunktion. Yttermaterialet ska vara 100 % polyester och fodret bomull eller en bomull- /polyesterblandning. En broderad ECDC-logotyp ska finnas på lämplig plats på jackans framsida. Jackan ska tillhandahållas i 2 färger. Kvalitet: Högsta kvalitet Antal: Inköp av minst 100 vindjackor förväntas. Prov: Ett prov ska tillhandahållas tillsammans med anbudet. Artikel 5: ECDC-fleecejacka Beskrivning: Polartec-fleece (340 gsm) eller motsvarande med hållbar vattenavvisande yta som klarar regn och snö. Hel dragkedja fram. 2 handvärmarfickor med dragkedja. En broderad ECDClogotyp ska finnas på lämplig plats på jackans framsida. Jackan ska tillhandahållas i 2 färger. Kvalitet: Högsta kvalitet Antal: Inköp av minst 100 fleecejackor förväntas. Prov: Ett prov ska tillhandahållas tillsammans med anbudet. 4.2 Parti två: Ryggsäckar med ECDC:s märke Beskrivning: Medelstor ryggsäck med diskret ECDC-logotyp Stil: Polyester-/nylonblandning Storlek: Tillräckligt stor för att rymma en bärbar dator men tillräckligt liten för att klara flygets mått för handbagage (ungefärliga mått: längd 48 cm, höjd 48 cm, bredd 36 cm, djup 14 cm) Kvalitet: Högsta kvalitet Antal: Inköp av minst 250 ryggsäckar förväntas. Prov: Ett prov ska tillhandahållas tillsammans med anbudet. Sida 12

13 4.3 Parti tre: diverse gåvoartiklar för informationsmontrar Anbudsgivaren ska föreslå en lista med tio gåvoartiklar till lågt värde (dvs. under 5 euro per enhet) som kan användas som gåvor vid informationsmontrarna. I listan ska minst följande ingå: Stressboll av skumgummi. Ballong. Liten ask med plåster. Termometer. Det är önskvärt men inte nödvändigt att ha med kondomer med ECDC-märket på förpackningen. Prov på varje föreslagen artikel ska tillhandahållas, tillsammans med föreslagen design för ECDCmärket. ECDC förväntar sig att köpa in några tusen sådana artiklar. 4.4 Parti fyra: diverse företagsgåvor Anbudsgivaren ska föreslå en lista med tio gåvoartiklar av högre värde (dvs. upp till 30 euro per enhet) som kan användas som företagsgåvor från ECDC. I listan ska minst följande ingå: Sidenslips med en ECDC-relaterad design. Sidenscarf med en ECDC-relaterad design. Porslinsmugg med en ECDC-relaterad design. Penna av hög kvalitet (Parker, Schaeffer eller motsvarande), diskret märkt med ECDCdesign. Paraply av hög kvalitet med ECDC-design. Prov på varje föreslagen artikel ska tillhandahållas, tillsammans med föreslagen design för ECDCmärket. ECDC förväntar sig att köpa in några hundra sådana artiklar. De ungefärliga antal som anges för varje artikel bör ge en god grund för prisstrukturen. Anbudsgivaren måste garantera att de angivna priserna är fasta, oavsett valda färgalternativ och det antal av varje färg vi kan komma att beställa. För tenniströjor, t-tröjor och vindjackor måste anbudsgivaren garantera att dessa tillverkas och levereras i alla storlekar, från S till XXL, i varje vald färg, i herr- och dammodell, i enlighet med en normal statistisk fördelningskurva. När en uppdragstagare har utsetts kan ECDC be uppdragstagaren göra ytterligare anpassningar av vissa märkta varor eller av deras design. Anbudsgivarna ombeds därför ta med ett timpris för designarbete i sina prislistor. Sida 13

14 Den slutliga sammansättningen av de beställningssedlar som utfärdas av ECDC kommer att bero på provkvaliteten och förhållandet mellan pris och kvalitet för varje artikel. Ett vägledande antal anges ändå för varje artikel utifrån den maximala budget som finns tillgänglig per år under kontraktets löptid. Anbudet ska innehålla produktspecifikationer för varje punkt. Även garantivillkoren för defekter och undermålig kvalitet ska anges för varje produkt. Anbudsgivaren inbjuds också att tillhandahålla en katalog med andra säljfrämjande produkter i sitt utbud, inklusive priser vid mängdköp. Denna katalog/prislista ska inkluderas som en del av kontraktet med den uppdragstagare som tilldelas kontraktet och kan under extraordinära omständigheter användas för ytterligare inköp. Anbudsgivaren ska ange leveranstid för varje produkt, i förekommande fall efter godkännande av designarbete. (Se blanketten för slutligt finansiellt anbud bilaga IV). Den anbudsgivare vars anbud väljs kommer att få tillåtelse att använda bilder av ECDC-märkta produkter i sin egen annonsering/sina egna visningskataloger och för säljfrämjande aktiviteter. 5 Varaktighet och uppfyllelseort för kontraktet Kontraktet kommer att gälla under tre år från datum för undertecknandet. Det kan förlängas i ytterligare ett år genom överenskommelse mellan parterna. Leverans av varor som tillhandahålls enligt detta kontrakt ska ske till ECDC:s huvudkontor i Stockholm. 6 Kontraktens beräknade värde Det beräknade värdet av kontrakten för alla partier är euro per år. 7 Förväntad tidsram De första beställningarna enligt kontraktet kommer att göras under första halvåret Därefter kan minst en beställning per år förväntas. 8 Betalningar osv. Betalning erläggs efter det att varorna har levererats. Var god se det bifogade standardavtalet för närmare uppgifter om ECDC:s standardbetalningsvillkor. 9 Priser Priser ska anges i euro. Priser ska anges utan tull- och skatteavgifter och ska vara befriade från andra avgifter, inklusive moms, då ECDC är undantaget från sådana avgifter enligt paragraferna 3 och 4 i Protokollet om immunitet och privilegier för Europeiska gemenskaperna. Dessa enhetspriser ska vara fasta och inkludera alla kostnader (projektledning, kvalitetskontroll, leveranskostnader, stödresurser osv.) och alla direkta och indirekta utgifter (företagets kostnader, sekreterartjänster, socialförsäkringsavgifter, löner osv.) som uppdragstagaren ådrar sig vid genomförandet av de arbetsuppgifter som kan anförtros uppdragstagaren. Särskilt gäller att enhetspriserna för tillhandahållna varor ska inkludera leverans av varorna till ECDC i Stockholm. Priser ska indexeras i enlighet med kontraktsmallen. 10 Innehållet i det tekniska förslaget Så som beskrivs i avsnitt B.1 ska anbudet bestå av tre delar. En av dessa delar är det tekniska förslaget. Det tekniska förslaget ska överensstämma med riktlinjerna och innehålla all information som begärs i avsnitt C.3. Det tekniska förslaget utgör innehållet i kuvert A (se avsnitt B.9). 11 Innehållet i finansieringsförslaget Finansieringsförslaget måste bygga på formatet i avsnitt D.4. Sida 14

15 Som nämnts i avsnitt B.1 är ECDC undantaget från alla tullavgifter, skatter och andra avgifter, inklusive moms. Av detta skäl ska alla priser som anges i den finansiella översikten vara befriade från moms och andra skatter eller tullavgifter. 12 Urvalskriterier Anbudsgivaren måste lämna in bevis på sin kapacitet att genomföra kontraktet. Utvärderingskommittén kommer att undersöka anbuden för att säkerställa att de uppgifter som efterfrågas i urvalskriterierna har tillhandahållits och att anbudsgivaren uppfyller samtliga dessa kriterier. Anbud där vissa av de begärda uppgifterna saknas kan komma att underkännas direkt. När ett konsortium lämnar ett anbud måste varje medlem av konsortiet lägga fram de bevis som efterfrågas. Vad gäller teknisk kapacitet kommer de bevis som läggs fram av varje konsortiemedlem att kontrolleras på konsortienivå för att säkerställa att konsortiet uppfyller kriterierna Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren måste kunna bevisa att han befinner sig i en stabil finansiell position. Bevis på denna kapacitet ska tillhandahållas genom följande: Intyg om samlad omsättning under de två senaste räkenskapsåren. Granskade bokslut, balansräkningar eller utdrag ur dessa i de fall då publicering av balansräkningen krävs enligt företagslagstiftningen i etableringslandet. Om tjänsteleverantören har ett godtagbart skäl för att inte förete de referenser som den upphandlande myndigheten begär, får han bevisa sin ekonomiska och finansiella ställning med varje annat dokument som den upphandlande myndigheten finner lämpligt Teknisk och yrkesmässig kompetens Anbudsgivaren måste besitta följande tekniska kapacitet för att genomföra kontraktet: Ha visat sig pålitlig vid leverans av märkesartiklar av hög kvalitet. Bevis på denna kapacitet ska tillhandahållas genom följande: En katalog eller broschyr som visar urvalet av märkesartiklar som anbudsgivaren kan tillhandahålla. Exempel på tre beställningar av märkesartiklar som anbudsgivaren nyligen har effektuerat. Sida 15

16 13 Tilldelningskriterier Efter att anbudsgivaren förevisat en lämplig kapacitet att genomföra kontraktet utifrån urvalskriterierna, kommer anbudet att bedömas på grundval av tilldelningskriterierna. Kontraktet kommer att tilldelas den anbudsgivare som erbjuder bäst värde för pengarna, vilket kommer att vara anbudsgivaren med det bästa förhållandet mellan kvalitet och pris, med hänsyn till de tilldelningskriterier som listas nedan. Inga andra tilldelningskriterier och underkriterier än de som beskrivs här nedan kommer att användas för att utvärdera anbudet. Den kvalitetspoäng som erhålls för de tekniska kriterierna divideras med anbudsgivarens sammanlagda pris enligt följande: Förhållande för anbud X = kvalitetspoäng för anbud X pris för anbud X Anbuden kommer att utvärderas enligt tilldelningskriterierna nedan så att en totalpoäng upp till 100 poäng erhålls. För parti ett och parti två: Tilldelningskriterier Viktning A Kvalitet på tillhandahållen provprodukt eller tillhandahållna provprodukter 30 poäng B Kreativitet hos den design som föreslås för ECDC-märkning av varan eller varorna 40 poäng C De erbjudna kontraktsvillkorens kvalitet - tid som behövs för leverans av beställning - garantivillkor för undermåliga varor 30 poäng För parti tre och parti fyra: Tilldelningskriterier Viktning A Kvalitet på tillhandahållen provprodukt eller tillhandahållna provprodukter 25 poäng B Kreativitet hos den design som föreslås för ECDC-märkning av varorna 25 poäng C Det föreslagna produkturvalets lämplighet 30 poäng D De erbjudna kontraktsvillkorens kvalitet - tid som behövs för leverans av beställning - garantivillkor för undermåliga varor 20 poäng Minimipoäng per kriterium Anbud som får mindre än 60 procent av poängen för något av tilldelningskriterierna kommer att anses vara av otillräcklig kvalitet och kommer inte att övervägas vidare. Minimipoäng totalt Anbud som får mindre än 60 procent av poängen efter utvärderingen kommer att anses vara av otillräcklig kvalitet och kommer att uteslutas från följande fas. Sida 16

17 AVSNITT D STANDARDBLANKETTER Standardblanketterna ska fyllas i och tillhandahållas som en del av anbudet. Även alla särskilda handlingar som krävs enligt blanketterna ska tillhandahållas. Blanketterna i bilagan är: Bilaga 1) Försäkran på heder och samvete avseende uteslutningskriterier och avsaknad av intressekonflikter Bilaga 2) Anbudsgivarens administrativa uppgifter Bilaga 3) Finansiell identifiering och formulär för juridiska personer Bilaga 4) Finansiellt förslag Bilaga 5) Checklista Bilaga 6) Bekräftelse av inlämning av anbud Sida 17

18 BILAGA 1. FÖRSÄKRAN PÅ HEDER OCH SAMVETE AVSEENDE UTESLUTNINGSKRITERIER OCH AVSAKNAD AV INTRESSEKONFLIKTER FYLLS I OCH UNDERTECKNAS AV ANBUDSGIVAREN Undertecknad: i sitt eget namn (om den ekonomiska operatören är en fysisk person eller vid eget intyg från en direktör eller en person med rätt att representera, fatta beslut eller utföra kontroll hos den ekonomiska operatören) eller som representant (om den ekonomiska operatören är en juridisk person) fullständigt officiellt namn (endast för juridiska personer): officiell rättslig form (endast för juridiska personer): fullständig officiell adress: momsregistreringsnummer: intygar att det företag eller den organisation som han/hon representerar inte a) är i konkurs eller likvidation, är föremål för tvångsförvaltning, har ingått ackordsuppgörelse med borgenärer eller har avbrutit sin näringsverksamhet, eller är i en motsvarande situation till följd av något liknande förfarande enligt nationella lagar och andra förordningar, b) har fällts för brott mot yrkesetiken enligt lagakraftvunnen dom, c) har gjort sig skyldiga till ett allvarligt fel i yrkesutövningen, såvida detta på något sätt kan styrkas av den upphandlande myndigheten, d) har underlåtit att fullgöra sina skyldigheter att betala socialförsäkringsavgifter eller skatt enligt lagstiftningen i det land där de är etablerade eller i det land där den upphandlande myndigheten finns, eller där kontraktet ska genomföras, e) i en lagakraftvunnen dom dömts för bedrägeri, korruption, deltagande i kriminella organisationer eller någon annan verksamhet som skadar gemenskapens finansiella intressen, f) är föremål för administrativ påföljd för att ha gjort sig skyldig till att lämna felaktiga uppgifter i den information som krävs av den upphandlande myndigheten för att få delta upphandlingsförfarandet eller har underlåtit att lämna sådan information eller har konstaterats bryta mot de kontraktsenliga skyldigheterna på ett allvarligt sätt. Sida 18

19 Dessutom intygar undertecknad på heder och samvete följande: g) Ingen intressekonflikt föreligger i samband med kontraktet. En intressekonflikt kan uppstå särskilt som en följd av ekonomiska intressen, politiska eller nationella tillhörigheter, släktband eller känslomässiga band eller någon annan relevant anknytning eller något annat relevant intresse. h) Företaget eller organisationen underrättar utan dröjsmål den upphandlande myndigheten om varje situation som kan betraktas som en intressekonflikt eller som skulle kunna leda till en intressekonflikt. i) Företaget eller organisationen har inte lämnat och inte kommer att lämna något anbud av något slag från vilken en fördel kan härledas i samband med kontraktet. j) Företaget eller organisationen har inte beviljat eller kommer att bevilja, har inte sökt eller kommer att söka, har inte försökt eller kommer att försöka erhålla och har inte godtagit eller kommer att godta någon fördel, ekonomisk eller av annat slag, för eller från någon annan part som direkt eller indirekt utgör ett olagligt förfarande eller involverar korruption som ett incitament eller en belöning för tilldelning av kontraktet. k) De uppgifter som lämnas till ECDC inom ramen för denna anbudsinfordran är korrekta, uppriktiga och fullständiga. l) Om företaget eller organisationen tilldelas kontraktet ska de lämna bevis på att de inte befinner sig i någon av de situationer som beskrivs i punkterna a, b, d, eller e ovan. För de situationer som beskrivs i a, b och e krävs ett aktuellt utdrag ur kriminalregistret eller, om ett sådant inte kan uppbringas, en aktuell handling med samma bevisvärde utfärdad av en rättslig eller administrativ myndighet i ursprungslandet eller det land personen kommer ifrån som visar att kraven i detta avseende är uppfyllda. Om anbudsgivaren är en juridisk person och den nationella lagstiftningen i det land där anbudsgivaren är etablerad inte tillåter tillhandahållande av sådana handlingar för juridiska personer ska handlingarna tillhandahållas för fysiska personer, exempelvis företagets direktörer eller andra aktörer med rätt att representera, fatta beslut eller utföra kontroll hos anbudsgivaren. För den situation som beskrivs i punkt d ovan krävs aktuella intyg eller skrivelser utfärdade av behöriga myndigheter i den berörda staten. Dessa handlingar ska styrka alla inbetalningar av skatter och socialförsäkringsavgifter anbudsgivaren är skyldig att göra, inklusive exempelvis moms, inkomstskatt (endast fysiska personer), företagsskatt (endast juridiska personer) och socialförsäkringsavgifter. För situationerna a, b, d och e gäller i de fall då de handlingar som anges i de två ovanstående styckena inte utfärdas i det berörda landet att dessa kan ersättas med en försäkran under ed eller, om en sådan inte kan uppbringas, en försäkran utfärdad på heder och samvete som vederbörande avgett inför en rättslig eller administrativ myndighet, en notarie eller en behörig branschorganisation i ursprungslandet eller i det land personen i fråga kommer ifrån. Genom att underteckna den här blanketten bekräftar vederbörande att de känner till de administrativa och ekonomiska påföljder som beskrivs i artikel 133 och artikel 134 b i genomförandebestämmelserna (kommissionens förordning 2342/2002 av den 23 december 2002) som kan tillämpas om någon av de deklarationer eller uppgifter som har lämnats visas vara falska. Fullständigt namn Datum Namnteckning Sida 19

20 BILAGA 2. ANBUDSGIVARENS ADMINISTRATIVA UPPGIFTER Adress och kontaktuppgifter Anbudsgivarens namn Adress Postnummer Tfn Fax E-post Webbplats (i tillämpliga fall) Juridisk ställning Kontaktperson för detta anbud Firmatecknare Sida 20

21 BILAGA 3. FINANSIELL IDENTIFIERING OCH FORMULÄR FÖR JURIDISKA PERSONER Blanketterna för finansiell identifiering och juridiska personer ska laddas ned från följande webbplatser: Instruktioner: Finansiell identifiering: Juridiska personer: För enskilda personer: För privata företag: För offentliga organ: Sida 21

22 BILAGA 4. FINANSIERINGSFÖRSLAG Företag: Datum: Namnteckning: Parti ett: Artikel Kostnad per 1 artikel Keps Tenniströja T-tröja Vindjacka Fleecejacka Designer Kostnad 100 artiklar /per timme per Parti två: Artikel Kostnad per 1 artikel Ryggsäck Designer Kostnad 100 artiklar /per timme per Parti tre: Artikel Kostnad per 1 artikel Stressboll av skumgummi Ballong Liten ask med plåster Termometer Designer För ytterligare artiklar som föreslås av anbudsgivaren kan prislista bifogas. Kostnad 100 artiklar /per timme per Sida 22

23 Parti fyra: Artikel Kostnad per 1 artikel Sidenslips Sidenscarf Porslinsmugg Exklusiv penna i presentask Paraply av hög kvalitet Designer För ytterligare artiklar som föreslås av anbudsgivaren kan prislista bifogas. Kostnad 100 artiklar /per timme per Sida 23

24 BILAGA 5. CHECKLISTA Checklistan ska användas för att säkerställa att alla handlingar har tillhandahållits för detta anbud och på rätt sätt. Denna checklista ska undertecknas och läggas in i kuvert A i anbudet. Anbudet ska lämnas i ett kuvert som innehåller tre separata innerkuvert som är tydligt markerade kuvert A, B och C. Vänligen bocka av nedanstående rutor Kuvert A måste innehålla: Ett undertecknat original och 4 kopior av det tekniska förslaget. Denna checklista, undertecknad och daterad. Kuvert B måste innehålla: Ett undertecknat original och fyra kopior av finansieringsförslaget baserat på formatet i avsnitt D.4. Kuvert C måste innehålla: De bevis som beskrivs i avsnitt B.5. De bevishandlingar som har att göra med urvalskriterierna i avsnitt C.13. Administrativa uppgifter i enlighet med formatet i avsnitt D.2. Se också till att anbudet har avfattats på ett av Europeiska unionens officiella språk, anbudets tekniska förslag och finansieringsförslag båda har undertecknats av anbudsgivaren eller hans vederbörligt auktoriserade ombud, anbudet är fullt läsligt för att utesluta eventuella oklarheter, anbudet lämnas i enlighet med systemet med dubbla kuvert som anges i avsnitt B.9, ytterkuvertet bär den information som anges i avsnitt B.9. Namn: Namnteckning: Datum: Sida 24

25 BILAGA 6. BEKRÄFTELSE AV INLÄMNING AV ANBUD För att det ska vara möjligt att följa inkommande anbud ombeds anbudsgivare som inte lämnar in sina anbud personligen att fylla i och skicka in denna blankett per fax eller e-post. [Titel] Hänvisning till offentliggörandet: [OJ/XXXX/XX/XX-PROC/XXXX/XXX] Att: ECDC, Upphandling Fax: Fax: E-post: procurement@ecdc.europa.eu Jag har lämnat ett anbud för denna anbudsinfordran den / / genom följande leveranstjänst: Rekommenderat brev Expressförsändelse Kurirtjänst Annat Anbudsgivarens namn: E-post: Telefonnummer: Sida 25

26 AVSNITT E KONTRAKTSUTKAST Kontraktsutkastet tillhandahålls bara som information. Lägg märke till att i det fall en anbudsgivares anbud antas kommer det resulterande kontraktet att baseras på detta kontraktsutkast. Sida 26