Beslutsunderlag, Upphandling IT tjänst för informationsöverföring mellan vårdgivare, ITMV

Transkript

1 (1)1, Upphandling IT tjänst för informationsöverföring mellan vårdgivare, ITMV Förslag till beslut: SITIV beslutar följande: 1. Anta uppdragsbeskrivning, tidplan, kostnader och finansiering för upphandling av nytt IT stöd 2. Ge systemägare för SVPL, Jan Carlström, uppdrag att hantera upphandling enligt uppdragsbeskrivning. Anta kostnader och finansiering för uppgradering av funktionalitet i KLARA SVPL enligt beskrivning Sammanfattning Efter SITVs beslut 9 april 2014, att avbryta samarbete med Skåne om gemensamt IT stöd för samordnad vård- och omsorgsplanering, har styrgrupp SVPL berett frågan om fortsatt hantering och tagit fram beslutsförslag om upphandling av IT tjänst. Målet med upphandlingen är att få en IT tjänst som stöder processer för samordnad vård- och omsorgplanering inom sluten- och öppenvård. IT tjänsten ska vara kostnadseffektiv, webbaserad med ett förbättrat användargränssnitt jämfört med dagens IT tjänst och kunna möta privatpersoners och verksamheters framtida behov. Till uppdragsägare för upphandlingen föreslås ordförande i styrgrupp SVPL, Jan Carlström. För besluts av verksamhetsfunktionalitet föreslås styrgrupp SVPL. SITIV är slutgiltigt beslutsfattande för upphandlingen. Projektledare VGR Inköp rapporterar till VGR Inköp IT styrgrupp för kännedom. Projektledare VGR Inköp leder tillsammans med funktionskoordinator SVPL projektgruppen. Den tidigare införandeprojekt gruppen har initialt i uppdrag att uppdatera kravspecifikationen och strukturera kraven i nödvändig grundfunktionalitet med beaktande av lagkrav. Därutöver läggs resterande krav som kommande utveckling och optioner. Placering av drift ska klargöras och IT kraven anpassas mot vald placering. Ett förhandlat upphandlingsförfarande förordas där fem ansökande utses till att få lämna slutligt anbud, varefter förhandling sker. Inbjudan i steg 1 skickas ut i slutet av augusti Om ingen överprövning sker kan leverans till pilot ske hösten 2015, med ett klart breddinförande senast under våren Avtalslängd beräknas till 5 år med option på förlängning med maximalt 5 år i tidsperioder som beställaren beslutar. Utvecklings- underhåll- och supportavtal tecknas där medel för utveckling avsätts och andra linjens användarsupport hos leverantören ska ingå priset. I avtalet regleras att VGR och de 49 kommunerna äger en kopia av källkoden. Upphandlingsvärde beräknas till ca. 5 mnkr/år under 5 år ca. 25 miljoner kr. Värdet är baserat på kostnader för dagens IT-tjänst. Driftkostnader tillkommer, vilka i dag är ca. 1,4 mnkr/år. Kostnader för upphandlingsprojekt uppskattas till ca kr. SAMSA, förvaltningsgrupp för SVPL, har tagit fram behov av nödvändig uppgradering av funktionaliteter i KLARA SVPL under kvarvarande avtalsperiod till en kostnad av ca kr enligt specifikation i bilaga 2.

2 (2)1 Leverans av uppgradering av KLARA SVPL ska ske enligt tidplan efter överenskommelse mellan Siemens och funktionskoordinator. Bilagor 1. Uppdragsbeskrivning Upphandling av IT stöd för samordnad vård och omsorgsplanering 2. Beskrivning och tidsuppskattning av funktionalitetsförändringar i KLARA SVPL

3 ()1 1 Bakgrund Idag används IT-tjänsten KLARA SVPL inom VG för samordnad vård- och omsorgsplanering och omfattar både vård- och omsorgsperspektivet samt betalningsperspektivet. Tjänsten tillhandahålls av Siemens. Support- och underhållsavtal finns tecknat med Siemens till En upphandling avbröts i september 201 till förmån för ett samarbete med Region Skåne och deras IT-stöd Mina Planer för samordnad vård- och omsorgsplanering. Under senare delen av 201 förändrades de förutsättningar för samarbete som fanns då detta beslut fattades. Efter rekommendation av styrgrupp SVPL fattade SITIV, 9 april 2014, beslut om att avbryta samverkan med Region Skåne och ge Jan Carlström och styrgrupp SVPL uppdrag att ta fram uppdragsbeskrivning, tidplan och kostnader för upphandling. Vidare gav SITIV styrgrupp SVPL uppdrag att ta fram prissatt plan för nödvändig utveckling under återstående avtalstid för KLARA SVPL. 2 Ärendets gång Samarbetet med Region Skåne avbröts efter SITIVs möte 9 april 2014 i samförstånd med Skåne. Inköp VGR tillsatte projektledare Kristina Karlsson för själva upphandlingsarbetet. Hon kommer leda projektgruppen tillsammans med funktionskoordinator för samordnad vård- och omsorgsplanering, Gunilla Augustsson. Den projektgrupp som bildades januari 2014 för införande av Mina Planer aktiveras för att istället arbeta med upphandlingen och har inbokade möte resterande del av året. Utskick till ordföranden i vårdsamverkansorganisationerna och resp. projektmedlems linjechef har gjorts av Jan Carlström för att förankra deltagande och förnyat uppdrag för projektgruppsmedlemmarna. Projektgruppens primära uppdrag är att uppdatera och strukturera tidigare kravspecifikation med krav om grundfunktionalitet, lagkrav, optioner och utveckling. Styrgrupp SVPL styr upphandling och ansvarar för funktionalitetsförändringar i KLARA SVPL utifrån verksamheternas behov. På uppdrag av SITIV har uppdragsbeskrivning och beslutsförslag tagits fram och godkänts. Efter diskussion vid möte i styrgrupp SVPL har beslut fattas per capsulam via e-post , vad gäller beslutsförslag 1 och 2, Beslutsförslag om kostnader för uppgradering av KLARA SVPL fattas beslut per capsulam via e-post Förslag upphandlingsförfarande Ett förhandlat upphandlingsförfarande förordas där fem ansökande utses till att få lämna slutligt anbud. Inbjudan i steg 1skickas ut i slutet av augusti Placering av drift ska vara klargjord innan förfrågningsunderlaget skickas ut i steg 2, så att IT kraven anpassas efter vald driftplacering. Förfrågan har gått från upphandlingsprojektet till IT-strategiska och IT-arkitektgruppen i VGR om att i samverkan med IT representanter från länets kommuner utreda lämpligaste placering av drift. I uppdraget ingår även att beräkna resursåtgång för VGR IT i införandeprojektet. Beräkningen ska innehålla behov av kompetenser såsom teknisk projektledare, system- och infrastrukturarkitekter, nätverkstekniker samt vilken tid de olika resurserna behöver. Det ska

4 (4)1 också anges om viss anpassning kan vara VGR intern och andra delar tillhöra projektet och delfinansieras av kommunerna. Utvärdering av leverantörernas bud i steg 2 kommer att ske enligt mervärdesprincipen med ett påslag på priset för ej uppnådda börkrav. Avsikten är att genom förhandling med de utvalda leverantörerna få in maximalt av önskad funktionalitet och med hög kvalitet i priset. Fokusering är på god användarvänlighet. Upphandling av tjänst istället för av ett system förordas. Avtal beräknas tecknas på 5 år med option på maximalt 5 års förlängning. Beslut om förlängning, och tidsperiod för densamma, meddelas leverantören av beställaren. Ett utvecklings- underhåll- och supportavtal tecknas där medel för utveckling avsätts och andra linjens användarsupport hos leverantören ska ingå priset. I avtalet regleras att VGR och de 49 kommunerna äger en kopia av källkoden. 4 Organisation och ansvar Till uppdragsägare för upphandlingen föreslås ordförande i styrgrupp SVPL, Jan Carlström. För besluts av verksamhetsfunktionalitet föreslås styrgrupp SVPL. SITIV är slutgiltigt beslutsfattande för upphandlingen. Projektledare Kristina Karlsson, VGR Inköp, leder själva upphandlingsarbetet och rapporterar till VGR Inköp IT styrgrupp för kännedom. Projektledare och funktionskoordinator för samordnad vård- och omsorgsplanering, Gunilla Augustsson leder tillsammans arbetet i projektgruppen. Projektgrupp för upphandlingen består av de deltagare som tillsattes för införandeprojekt Mina Planer. Deltagarna representerar de fem vårdsamverkansgrupperingarna och har representation från primärvård, sjukhus och kommun samt fördelning av olika yrkesroller. Både verksamhet och IT finns representerade. Gruppens uppdrag består initialt av att uppdatera tidigare beslutad kravspecifikation. Kravspecifikationen ska struktureras i nödvändiga grundkrav med de funktioner som finns i dagens IT tjänst, lagkrav, nödvändiga övriga krav. Därutöver läggs resterande krav som kommande utveckling och optioner. Projektgruppen rapporterar till styrgrupp SVPL 5 Tidplan Tabellen visar tidsramar i upphandlingsförfarandet. Efter godkännande av uppdragsbeskrivning i SITIV juni 2014 kan upphandlingen påbörjas i augusti Arbetet med kravspecifikationen pågår fram till oktober innan steg 2 inleds med att förfrågningsunderlaget med kravspecifikation skickas ut till utvalda leverantörer. En leverans till pilot kan, om inga överprövningar sker, göras i september Senare under hösten kan breddinförande alternativt fler piloter startas och därefter införande i hela VG under våren 2016.

5 (5)1 Steg i process startdatum start steg 1, ansökan skickas ut antal dagar till nästa steg datum nästa steg sista dag lämna in ansökan steg Urval av leverantör Anbudsunderlag steg 2, skickas ut Sista dag lämna anbud utvärdering steg 2 klar Tilldelningsbeslut Avtal tecknas om ej överprövning Leverans till drift, pilot Breddinförande Klart senast maj Kostnader Kostnaderna redovisas som upphandlingsvärde exkl. driftkostnad samt projektkostnader. 6.1 Upphandlingsvärde Leverantörkostnader för dagens IT tjänst är 4,4 mnkr/år. Kostnader för upphandlingen har baserats på kostnader för dagens IT-tjänst. Vid upphandlingen sätts ett värde på ca. 5 mnkr/år. Avsikten är att genom förhandling få in maximalt av önskad funktionalitet och med hög kvalitet i priset. Fokusering är på god användarvänlighet. Ett avtal i 5 år ger ett upphandlingsvärde på ca. 25 mnkr. Vidare tecknas ett utvecklings- underhåll- och supportavtal där reserverade medel för utveckling och andra linjens användarsupport hos leverantören ska ingå priset. 6.2 Drift kostnader Placering av drift för kommande IT tjänst ska klargöras i början av upphandlingsprojektet för att anpassa IT kraven mot vald placering. Dagens driftkostnad är knappt 1,4 mnkr/år. 6. Kostnader upphandlingsprojekt Kostnader för upphandlingsprojekt uppskattas till ca kr. Resurser behövs av IT arkitekter för utredning av drift, projektstöd för att sammanställa slutgiltig kravspecifikation samt overheadkostnader såsom möteslokaler.

6 (6)1 6.4 Kostnader införandeprojekt IT resurser i införandeprojektet går inte beräkna innan placering av drift är klargjord. Uppdrag går från upphandlingsprojektet till VGR IT om att beräkna resursbehovet för införandet. En kostnad för avveckling och arkivering av nuvarande IT tjänst kan tillkomma. Beräknad kostnad ca. 2,7 mnkr plus VGR IT kostnader är en tidig uppskattning. I den kostnaden ingår projektledning och overheadkostnader t.ex. möteslokaler, utbildning, resor, informationsmaterial m.m 6.5 Specifikation av uppskattade projektkostnader Beräknade kostnader Upphandlings- och Införandeprojekt ITMV, exkl. kostnader för leverans av IT-tjänst och drift Upphandlingsprojekt underlag kostnad Total VGR Kommuner % IT arkitekt resurser(utöver arkitekturgrupp) 00h x 600kr/h /0 Projektstöd, kravspec 60h x 850 kr/h /50 Overheadkostnader t.ex. möteslokaler /0 TOTAL Upphandlingsprojekt Införandeprojekt underlag kostnad Total VGR Kommuner % Projektledare 80% 14h/mån, 15 månader, 2010 h x 850 kr /50 Projektstöd 50% 12 månader, 1008 h x 850 kr /50 Informatör 80 h x 550 kr /50 Övrigt, lokalkostnad, resor, utb m.m 12 månader * 8000 kr /0 TOTAL Införandeprojekt Exkl. resurser VGR IT, avveckling, arkivering Funktionalitetsförändringar i KLARA SVPL Eftersom upphandling 2011 avbröts för samarbete med Skåne, kommer KLARA SVPL användas längre än beräknat. Nytt system beräknas vara breddinfört halvårsskiftet 2016, vilket medför att viss nödvändig utveckling av KLARA SVPL måste ske för den återstående avtalstiden. SAMSA, förvaltningsgrupp för SVPL, har tagit fram ett förslag med beskrivning av nödvändig uppgradering av funktionalitet i KLARA SVPL där Siemens har tids uppskattat varje enskild ändring för att få fram ett pris. Detta förslag har förvaltningsledningen gått igenom och minimerat behoven till det som uppfattas som nödvändigt för att säkra god och säker process i det fortsatt arbetet fram till sommaren Förslaget är nu avstämt med SAMSA. Totalt omfattar förslaget ca. 200 timmar där utvecklingstid är ca. 150 timmar och resterande timmar är för paketering, uppdatering av testmiljöer, och diverse administrativ tid för leverantören. Kostnaden beräknas till ca kr. Leverans av uppgradering av KLARA SVPL ska ske enligt tidplan efter överenskommelse mellan Siemens och funktionskoordinator. Beskrivning och tidsuppskattning av funktionalitetsförändringar, bilaga 2.

7 (7)1 8 Finansiering Styrgruppen föreslår fördelning enligt tidigare praxis.» Leverans av IT-tjänst och drift fördelas med 0% VGK och 70% VGR» Upphandlingsprojekt fördelas med 0% VGK och 70% VGR. Personella resurser såsom projektstöd för sammanställa kravspecifikationen fördelas 50/50 %.» Införandeprojekt fördelas med 0% VGK och 70% VGR. Personella resurser såsom projektledare, projektstöd, informatör fördelas 50/50 %.» Kostnader för funktionalitetsförändringar i KLARA SVPL fördelas 0% VGK och 70% VGR

8 (8)1 Uppdragsbeskrivning Bilaga 1 Upphandling av IT-stöd för samordnad vård- och omsorgsplanering Bakgrund Idag används IT-tjänsten KLARA SVPL inom VG för samordnad vård- och omsorgsplanering och omfattar både vård- och omsorgsperspektivet samt betalningsperspektivet. Tjänsten tillhandahålls av Siemens. Support- och underhållsavtal finns tecknat med Siemens till Driften sköts av VGR-IT. Uppskattningsvis berörs ca användare av tjänsten för samordnad vårdplanering. Minst 5500 av dessa arbetar inom kommunerna. I samordnad vård- och omsorgsplanering involveras 49 kommuner, samtliga sjukhus, drygt 200 vårdcentraler inom VGPv, rehab enheter inom Vårdval Rehab samt privata vårdgivare inom VGR och kommuner. Antalet vårdplaneringar uppgår till ca per år och beräknas öka i antal då fler processer inom området vård- och omsorgsplaneringar ska hanteras i IT stödet. Mål med upphandling De viktigaste målen utan inbördes ordning är att få fram en IT tjänst som tydligt stödjer och förenklar processerna vid vård och omsorgsplaneringar få ett förbättrat användargränssnitt jämfört med nuvarande lösning göra tjänsten mer kostnadseffektiv få ett supportavtal som möter användarnas behov möta framtida behov såsom åtkomst för privatpersoner. koppling till nationella tjänster, mobilitet och övrig teknisk utveckling Krav IT stödet ska styras av lagstiftningar och gemensam rutin för vård och omsorgsplaneringar i Västra Götaland samt hantera beräkning av betalningsansvaret Tjänsten ska vara webb baserad. Säkerhetskraven är vittgående och inloggning ska ske med stark autentisering Tjänsten ska kunna integreras med andra tjänster och system. Sådan integrering kommer att kravställas men kan även beställas under avtalstiden t.ex. nationella tjänster. Resurser för detta ska finnas hos leverantören.

9 (9)1 Upphandlingsstrategi Upphandlingen sker med förhandlat förfarande där 5 ansökande i steg 1 utses till att få lämna slutligt anbud i steg 2. Utvärdering kommer att ske enligt mervärdesprincipen med ett påslag på priset för ej uppnådda börkrav. Avsikten är att därefter genom förhandling få in maximalt av önskad funktionalitet och med hög kvalitet i priset. Fokusering är på god användarvänlighet Upphandling av tjänst istället för av ett system förordas. Avtal beräknas tecknas på 5 år med option på maximalt 5 års förlängning. Beslut om förlängning, och tidsperiod för densamma, meddelas leverantören av beställaren. Ett utvecklings- underhåll- och supportavtal tecknas där medel för utveckling avsätts och andra linjens användarsupport hos leverantören ska ingå priset. I avtalet regleras att VGR och de 49 kommunerna äger en kopia av källkoden. Organisation och ansvar Uppdragsägare för upphandlingen är ordförande i styrgrupp SVPL, Jan Carlström. Beslutsfattande för verksamhetsfunktionalitet är styrgrupp SVPL Slutgiltigt beslutsfattande i upphandlingen är SITIV Projektledaren från VGR Inköp rapporterar till VGR Inköps IT styrgrupp för kännedom. Projektledare Kristina Karlsson, VGR Inköp, leder själva upphandlingsarbetet. Projektledare och funktionskoordinator för samordnad vård- och omsorgsplanering, Gunilla Augustsson leder tillsammans arbetet i projektgruppen. Projektgrupp för upphandlingen består av de deltagare som tillsattes för införandeprojekt Mina Planer. Deltagarna representerar de fem vårdsamverkansgrupperingarna och har representation från primärvård, sjukhus och kommun samt fördelning av olika yrkesroller. Både verksamhet och IT finns representerade. Gruppens uppdrag består initialt av att uppdatera tidigare beslutad kravspecifikation. Kravspecifikationen ska struktureras i nödvändiga grundkrav med de funktioner som finns i dagens IT tjänst, lagkrav, nödvändiga övriga krav. Därutöver läggs resterande krav som kommande utveckling och optioner. Projektgruppen rapporterar till styrgrupp SVPL

10 (10)1 Bilaga 2 Beskrivning och tidsuppskattning av funktionalitetsförändringar i KLARA SVPL Utveckling/ Ändring i KLARA fram till 15121: Meddelande Beskrivning Tidsåtgång utveckling(tim) Ändring av namn/rubrik Ändring av namn/rubrik Kallelse och underlag till vårdplanering Alla meddelanden Ändra rubrik från föreslagen mötestid till överenskommen tid. 0,5 Istället för "Nytt" meddelande Räcker med "Vill du skapa meddelande". Även i flikarna. 1,0 Ändring av namn/rubrik Ändra rubrik Ändra från Utebliven utskrivning till Avbrott i processen. 1,0 Ändring av namn/rubrik Vårdbegäran Publicera/Avisera Kryssruta även för Hemtjänst och Trygghetslarm, ev också en ruta med möjlighet till fritext för övriga insatser. Ej tvingande. Längt upp på meddelanden står både publicera/avisera. Ska stå vad som är gjort! Byte av namn Rubriken Aktuella läkemedel bör ändras till Läkemedelshantering 0,5 2,0 4,0 Utskrivningsmeddelande Har man satt datum och aviserat ett utskrivningsmeddelande ska datum inte kunna ändras. 2,0 Information vid utskrivning Sjukhuset ska kunna redigera meddelandet "Information vid utskrivning" fram till ärendet är avslutat. Får inte påverka betalningsberäkningen. 2,0

11 (11) 1 Vårdplanen Vårdplanen Generellt Första sidan Meddelande Tvingande fält för genomfört mötesdatum samt starttid. Ej kunna framåtdateras. Ej kunna bakåtdateras innan datum för när kallelse skickad. Ska vara sökbart. Kryssrutan gällande inskriven eller ej i HSV skall flyttas till kommunfliken i vpl. Ska vara tvingande för kommunen. Om någon går in i ett avslutat ärende ska meddelanderuta att ärendet är avslutat komma upp. Vänsterlisten ska visa alla vägar när man kommer in i systemet. Inte tre huvudrubriker som idag. Man ska fortfarande komma in i inkorgen. Förslag på ordning: Patient, Meddelande, inkomna meddelanden, grafisk ärendeöversikt, sök ärende, samtycke, rapporter Alla meddelande ska synas i meddelande listen. De meddelanden som inte kan skickas ska vara nedsläckta men synas.,0 2,0,0 2,0 5,0 Kallelse De 2 datumrutorna i kallelsen måste kunna nollställas. DVS man ska kunna återskapa en tom ruta 4,0 Kallelse Kallelse ska bara kunna redigeras och aviseras fram till vårdplanen är aviserad 2,0

12 (12) 1 Organisationsträdet Förenkla tekniken med kommunikation inom egna organisationen. Kan idag inte skicka inom egen org utan att skapa meddelande. 0,0 Översikter I inkorgen skall visas adress via Mouse over funktion på patientnamnet.(folkbokföringsadress?? Vistelseadress??) Båda där det är aktuellt. 20,0 Utebliven utskrivning= Avbrott i processen Meddelande om Avbrott i processen ska innehålla val med huvudrubrik "Orsak till avbrott i process" Förändrat tillstånd (genererar en paus i processen) Avliden (generear ett avlsut i processen) Patienten vill inte fortsätta processen (genererar ett avslut i process) Smitta på enheten (genererar paus i processen) 0,0 Avbrott i processen Avslut av ärende De val som valts som "Orsak till avbrott i process" påverkar möjligheten till fortsatta val. Ingående parter ska ha möjlighet att stänga slutenvårdsärenden styrd via behörighet. Sysadm 1. Men öppenvårdspatienter kan alla avsluta. 10,0 2,0

13 (1) 1 Kontakter Gör det möjligt att skriva in flera kontakter åt gången innan man behöver spara. Nu är det alldeles för många klick. 5,0 Inkorgen Att kunna skicka felsänt från inkorgen utan att först behöva gå in i meddelandet. Kräver först tootip över patientnamn gällande adress. Se ovan. 12,0 Inkorgen Ska kunna skicka felsänt trots att man hunnit kvittera. 4,0 Avsluta KLARA När man klickar på krysset skall meddelanderuta "vill du verkligen avsluta programmet" komma upp, undvika att systemet låser sig. 4,0 betalrutan Vid två eller flera betalperioder borde första betaldagen i perod 1 vara den som syns och inte som nu betaldag 1 i senaste perioden kommentar Ska inte kunna ta bort annans parts kommentar under kommentarer 6,0 Antal timmar utveckling 157,0 Antal timmar totalt (400 x 1.5) 25,5