1. Anvisningar för upphandlingen

Transkript

1 Anbudsansökningsinbjudan Upphandlingsansvarig Upphandling Gotlands kommun Sporthall Visborg Maja Blomberg TN 2011/1615 Sista ansökansdag: :59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Anvisningar för upphandlingen 1.1. Kort om upphandlingen Upphandlande myndighet Region Gotland Organisationsnummer: För information om Region Gotland, se hemsida: Ansvarig projektledare och upphandlare Ansvarig projektledare är: Alf Johansson E-post: alf.johansson@gotland.se Telefon: Adress: Region Gotland SBF, Projektavdelningen Visby Ansvarig upphandlare är: Maja Blomberg E-post: maja.blomberg@gotland.se Telefon: Adress: Region Gotland SBF, Projektavdelningen Visby Inbjudan Inbjudan Region Gotland inbjuder härmed intresserade att inkomma med en anbudsansökan om att få delta i en förhandlad upphandling för att på totalentreprenad genomföra nybyggnad av sporthall på idrottsområdet Visborg i södra Visby. Projektet skall genomföras i samarbetsformen partnering och Region Gotland avser teckna partneringavtal med en Utskrivet: :52 Sida 1 av 10

2 entreprenör. Beställaren och entreprenören kommer att bidra med sina erfarenheter och kunnande för projektets bästa i förvissning om att de gemensamt kan åstadkomma en bättre helhetslösning än i traditionella entreprenadformer. En förhandlad upphandling bedrivs i två steg och med detta dokument avser regionen att i ett första skede infordra anbudsansökningar och därefter pröva dessa mot i detta dokument uppställda prekvalificeringskrav. Region Gotland avser att bjuda in prekvalificerade anbudsgivare för att förhandla med dessa om ett slutligt förslag till byggnation m.m Omfattning och mål med projektet Sporthallen är tänkt att vara en inomhushall för att tillgodose elitidrottens behov av en modern och flexibel anläggning med åskådarplatser. Med en sådan utformning och dess närhet till färjeterminal och flygplats avses hallen även att attrahera nationella och internationella idrottstävlingar Upphandlingsgenomförande Förhandlat förfarande med föregående annonsering i enlighet med LOU (2007:1091) 4 kap 1. Upphandlingsformen innebär att Region Gotland inbjuder intresserade entreprenörer att skicka in en anbudsansökan för en prekvalificering. Region Gotland utser sedan de anbudssökande som uppfyllt ställda krav beträffande prekvalificeringen. Genomförande av upphandlingen kommer att ske i två steg: Steg 1: Prekvalificering och utvärdering i enlighet med detta dokument (inbjudan) Steg 2: Förhandlat förfarande, utvärdering av bland annat entreprenörens förmåga att genomföra partneringuppdrag. Separat förfrågningsunderlag skickas ut till prekvalificerade anbudsgivare Tider Anbudstider Anbudsansökan skall vara skriftlig, på svenska och avlämnas via upphandlingssystemet TendSign senast den 15 december Eventuella frågor med anledning av anbudsansökan ska vara upphandlande myndighet tillhanda senast den 5 december Frågorna ställs i TendSign via den länk som framgår av upphandlingsannonsen. Länk till aktuell upphandling finns även på Region Gotlands hemsida, Observera att frågor gällande tekniska problem med TendSign ställs till TendSign Support. Om det krävs lämnas skriftlig komplettering, förtydligande eller förändring av förfrågningsunderlaget senast den 9 december Alla svar, förtydliganden och kompletteringar kommer att publiceras i TendSign, inte någon annanstans. Anbudsgivare som inte hämtat förfrågningsunderlaget direkt från TendSign måste själva kontrollera om några förtydliganden och kompletteringar distribuerats. Preliminär tidpunkt för beslut i fråga om vilka anbudssökande som blivit kvalificerade för att bjudas in att lämna anbud är januari Preliminär tidpunkt för att lämna in anbud i steg 2 är i början av mars Tidpunkt för slutförd förhandling och därpå följande beslut om tilldelning av kontrakt är bestämt preliminärt till maj Preliminära projekttider Utskrivet: :52 Sida 2 av 10

3 Projekteringsstart: maj/juni 2012 Antagande av detaljplan: juni 2012 Lagakraftvunnen detaljplan: augusti Produktionsstart: höst 2012 Driftstart: oktober/november Ersättning för upprättande av anbud Region Gotland medger inte ersättning för upprättandet av anbud Regionens miljöansvar Region Gotland har som mål att bli ett ekologiskt hållbart samhälle till år En ekologiskt hållbar samhällsutveckling får vi genom att följa de fyra systemvillkoren: - Minska spridning och nyanvändning av material som hämtas ur jordskorpan - Minska miljöpåverkande utsläpp från samhällets produktion och energianvändning - Bevara naturens produktionskapacitet och värna mångfalden i naturen - Utveckla ett samhälle med god och effektiv resursanvändning som bidrar till att uppfylla alla människors grundläggande behov I förfrågningsunderlaget redovisas de eventuella miljökrav som ställs på anbudsgivaren samt efterfrågade varor och tjänster. Om inga specifika krav ställs förutsätts att antagen leverantör arbetar för att inom sin verksamhet minska den negativa påverkan på miljön och därigenom delta i regionens miljöarbete Att lämna anbud Frågor under anbudstiden Allmänt Om anbudssökande anser att några av de ställda kraven är otydliga, orimliga, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande är det viktigt att ansvarig upphandlare kontaktas så tidigt som möjligt. Frågor ställs i TendSign via den länk som framgår av upphandlingsannonsen. Länk till aktuell upphandling finns även på Region Gotlands hemsida enligt nedan: Observera Frågor gällande tekniska problem med TendSign ställs till TendSign Support Senaste dag för frågor Frågorna ska vara upphandlande myndighet tillhanda senast 5 december Publicering av svar och förtydliganden Om det krävs lämnas skriftlig komplettering, förtydligande eller förändring av förfrågningsunderlaget senast 9 december Alla svar, förtydliganden och kompletteringar kommer att publiceras i TendSign, inte någon annanstans. Anbudsgivare kan endast använda kompletterande upplysningar som meddelats skriftligt av ansvarig upphandlare. Anbudsgivare som inte hämtat förfrågningsunderlaget direkt från TendSign måste själva kontrollera om några förtydliganden och kompletteringar distribuerats. Utskrivet: :52 Sida 3 av 10

4 Obligatoriska krav Anbudsansökningsinbjudan med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav som benämns skall. För att en anbudsansökan ska kunna gå vidare till prekvalificering och utvärdering skall de obligatoriska kraven vara uppfyllda. De obligatoriska kraven gäller krav på såväl anbudssökande och anbudsansökan (kvalificeringskrav) som på efterfrågad vara och/eller tjänst Prekvalificering Anbudsansökningsinbjudan innehåller också ett antal pekvalificeringskrav som kommer att bedömas vid utvärderingen av ansökningar. Dessa kriterier kan innebära att den upphandlande myndigheten begär att anbudssökanden ska ange eller beskriva något i anbudsansökan Svarsbilagor Till anbudsansökan skall följande bifogas: Bilaga 1 - Sanningsförsäkran, är en svarsblankett. Detta dokument skall fyllas i, signeras av behörig firmatecknare eller av denne utsedd ersättare, skannas in och bifogas ansökan elektroniskt i TendSign. Bilaga 2 - Allmän presentation av bolaget och beskrivning av referensobjekt. Beskrivning av bolagets metoder och förmåga att genomföra entreprenaden som ett partneringprojekt samt beskrivning av referensobjekten. Detta dokument skall bifogas ansökan elektroniskt i TendSign. Bilaga 3 - Redovisning av företagets kvalitetssystem. Detta dokument skall skannas in och bifogas ansökan elektroniskt i TendSign. Bilaga 4 - Redovisning av företagets miljöledningssystem. Detta dokument skall skannas in och bifogas ansökan elektroniskt i TendSign. Bilaga 5 osv. - Övrigt som anbudsansökanden önskar bifoga. Var vänlig kontrollera att samtliga bilagor är ifyllda, underskrivna där det behövs samt att allt är bifogat. Ansökan kan komma att förkastas om svaren är ofullständiga eller saknas. Anbudsgivaren intygar att ovantående krav uppfylls. (/ svar) Anbudets form och innehåll Anbudslämnande i TendSign Upphandlingen skall besvaras elektroniskt i TendSign För att underlätta utvärdering bör bifogade bilagor följa anbudsansökningsinbjudans rubricering och numrering Utskrivet: :52 Sida 4 av 10

5 Se även punkten om sekretess. Var vänlig kontrollera att alla bilagor är ifyllda, underskrivna där det behövs samt att allt är bifogat. Ansökan kan komma att förkastas om svaren är ofullständiga eller saknas Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) till dess tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Vissa uppgifter kan omfattas av sekretess även efter denna tidpunkt. Anbudssökande som vill att sekretess ska råda även efter det att anbudssekretessen upphört skall skriftligen inkomma med en begäran om sekretess, innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt hur det skulle skada anbudsgivaren om uppgifterna röjs. En ev. begäran ska scannas in, märkas "Begäran sekretess" och bifogas anbudet i TendSign. Det är emellertid Region Gotland som i varje enskilt fall fattar beslut om sådan sekretess skall gälla och ett sådant beslut kan överklagas vid förvaltningsdomstol. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas Vad händer sedan Tid och plats för öppning av ansökningar Anbudsansökan öppnas 16 december 2011, kl på Region Gotland, Projektavdelningen, Visborgsallén 19, Visby Öppningen är inte offentlig, men representant för handelskammare kan, på anbudsgivarens bekostnad, få närvara i enlighet med bestämmelserna i LOU Kvalificering av leverantör Anbudssökanden kontrolleras avseende de prekvalificeringskrav som ställs när det gäller krav (skall-krav) på anbudsgivaren och efterfrågad tjänst Kontroll av obligatoriska krav Kvalificerade anbudssökande kontrolleras avseende de obligatoriska krav som ställs i prekvalificeringen och efterfrågad tjänst i underlaget Avbrytande av upphandling Om upphandlingen måste avbrytas kommer samtliga anbudssökande att underrättas. I underrättelsen anges grunden för beslutet. Ingen kostnadsersättning utgår då för anbudsansökanden Tilldelningskriterier Tilldelningskriterier Region Gotland kommer att anta det mest fördelaktiga anbudet och kommer att fastställa tilldelningskriterier och dess inbördes viktning i det förfrågningsunderlag som skickas ut med inbjudan att lämna anbud till de anbudssökande som kvalificerat sig. Redan nu kan anges att utvärderingen kommer ske bl a med hänsyn tagen till pris, föreslagen modell för samverkan samt de nyckelpersoner som offereras. Utskrivet: :52 Sida 5 av 10

6 2. Kvalificering och obligatoriska krav 2.1. Uppgifter om anbudssökanden Kontaktuppgifter Leverantör *) Organisationsnummer - för aktiebolag uppge organisationsnummer - för handels- och kommanditbolag uppge dels bolagets organisationsnummer, dels deltagarnas organisations- eller personnummer - för enskild firma uppge personnummer Företagsnamn (Fritextsvar) Organisationsnummer *) (Fritextsvar) Postadress (Fritextsvar) Telefonnummer (Fritextsvar) Telefax (Fritextsvar) Webbplats (Fritextsvar) Kontaktperson 1 Namn (Fritextsvar) Befattning (Fritextsvar) Telefonnummer (Fritextsvar) Mobilnummer (Fritextsvar) E-postadress (Fritextsvar) Kontaktperson 2 Om kontaktperson 1 inte går att nå Namn (Fritextsvar) Befattning (Fritextsvar) Telefonnummer (Fritextsvar) Mobilnummer (Fritextsvar) E-postadress (Fritextsvar) Behörig firmatecknare i samband med tecknande av kontrakt Namn (Fritextsvar) Befattning (Fritextsvar) Telefonnummer (Fritextsvar) Mobilnummer (Fritextsvar) E-postadress (Fritextsvar) 2.2. Kvalificering - Krav på anbudsansökanden Uteslutning av leverantör Upphandlande myndighet skall utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling, om myndigheten får kännedom om att anbudssökande enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott. LOU (2007:1091) 10 Kap. 1. I bifogade anbudsansökan skall behörig firmatecknare eller av denne utsedd ersättare för anbudsansökanden signera sanningsförsäkran, om att anbudsansökande inte är dömd för brott angivna i 10 kap 1 LOU. Utskrivet: :52 Sida 6 av 10

7 Upphandlande myndighet får utesluta leverantörer t ex vid konkurs, brott avseende yrkesutövningen, allvarligt fel i yrkesutövningen m.m. LOU (2007:1091) 10 Kap 2. I bifogade anbudsansökan skall behörig firmatecknare eller av denne utsedd ersättare för anbudsansökanden signera sanningsförsäkran, om att förhållanden angivna i 10 kap 2 LOU inte föreligger för anbudsansökanden. Om anbudsansökanden kommer att använda underentreprenörer för uppdraget skall anbudsansökanden ansvara för att underleverantörerna uppfyller ovanstående krav. Anbudsansökanden intygar att det inte förekommer förhållanden enligt LOU (2007:1091) 10 kap 1 och 2 vid anbudslämnandet. (/ svar) Registrerings-, skatte och avgiftsskyldigheter Anbudsansökaren skall uppfylla lagenligt ställda krav avseende redovisning och betalning av mervärdesskatt, arbetsgivaravgifter och avdragen skatt för anställda. Intyg från Skatteverket eller bolagsverket behöver inte lämnas. Skatteverket kommer att bistå Region Gotland med följande uppgifter för anbudsgivare: - registrerad för moms och som arbetsgivare - erlagd arbetsgivaravgift de senaste tre redovisningsmånaderna - registrering för F-skatt, FA-skatt eller A-skatt - om skulder för svenska skatter och avgifter hos Skatteverket - om skulder hos kronofogdemyndigheten och eventuell uppgift om betalningsuppgörelse Utländskt företag Samverkan med Skatteverket är bara tillämpbart i Sverige. Utländsk leverantör skall insända dokumentation som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar av skatter och avgifter. Dessa intyg eller motsvarande skall inte vara äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag. Efterfrågade handlingar skall scannas in och bifogas anbudet i TendSign. Märk bilagan "Utländskt företag". Anbudsansökanden intygar att ovantående krav uppfylls (/ svar) Besvaras av Region Gotland: ställda krav uppfylls utifrån de uppgifter Region Gotland tagit del av. (/ svar) Underleverantörer Om anbudsansökanden kommer att använda underentreprenörer för uppdraget skall dessa fullgöra sina skyldigheter gällande registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsansökanden skall ansvara för att kontrollera detta. Anbudsansökanden intygar att ovantående krav uppfylls (/ svar) Anbudsansökandes omsättning Utskrivet: :52 Sida 7 av 10

8 Anbudsansökandens nettoomsättning för det till Bolagsverket redovisade senaste ingivna räkenskapsåret skall minst uppgå till 150 mkr. Region Gotland erinrar om att 11 kap 12 LOU medger anbudssökande att åberopa annat företags nettoomsättning jämte sin egen för att uppfylla kravet på nettoomsättning. I det fall lägre nettoomsättning redovisas skall anbudsansökanden ändå anses uppfylla detta krav om anbudsansökande i ansökan lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsansökanden, själv eller genom åberopande av annans kapacitet, innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. I det fall anbudsansökanden åberopar annans kapacitet skall anbudsansökanden till anbudet bifoga en handling som utvisar hur denne förfogar över de åberopade resurserna. Beställaren skall ha möjlighet att kontrollera anbudsansökandens uppgifter. Anbudsansökanden intygar att ovanstående krav uppfylls (/ svar) Anbudsansökanden skall bifoga en kort men tydlig beskrivning om man åberopar annat företags nettoomsättning i enlighet med denna punkt. Märk bilagan "Åberopa annans omsättning" (Fritextsvar) Besvaras av Region gotland: ställda krav uppfylls utifrån de uppgifter Region Gotland tagit del av. (/ svar) Anbudsansökandes kreditvärdighet Uppgifter om företagets riskklass kommer beställaren att begära från Creditsafe. Anbudsansökanden skall ha en ratingpoäng på minst 60, dvs. "god kreditvärdig", eller motsvarande rating hos likvärdigt kreditupplysningsföretag. Besvaras av Region Gotland: ställda krav uppfylls utifrån de uppgifter Region Gotland tagit del av. (/ svar) Anbudsansökandes soliditet Anbudsansökandens soliditet för det till Bolagsverket redovisade senaste ingivna räkenskapsåret skall minst uppgå till 20 %. Anbudsansökanden intygar att ovanstående krav uppfylls (/ svar) Besvaras av Region Gotland: ställda krav uppfylls utifrån de uppgifter Region Gotland tagit del av. (/ svar) Kvalitetssystem Anbudsansökanden skall redovisa sitt övergripande kvalitetssystem. Kvalitetssystemet skall minst innehålla: Utskrivet: :52 Sida 8 av 10

9 (a) en allmän beskrivning av kvalitetsmål (b) en allmän beskrivning av kvalitetssäkring (c) organisation, ansvar och befogenheter för nyckelpersoner. Kvalitetssystemet skall vara av sådan omfattning och ha ett sådant innehåll att det styrker att anbudsansökanden har förmåga att uppfylla mål och inriktning för efterfrågad verksamhet, dvs. uppfylla krav enligt ISO 9001:2008 eller likvärdigt system. Anbudsansökanden intygar att obligatoriska krav enligt ovan uppfylls (/ svar) Anbudsansökanden skall bifoga en kort men tydlig beskrivning av företagets kvalitetssystem. Märk bilagan Bilaga 3 - Kvalitetssystem (/ svar) Besvaras av Region Gotland: ställda krav uppfylls utifrån de uppgifter Region Gotland tagit del av. (/ svar) Miljöledningssystem Anbudsansökanden skall redovisa sitt övergripande miljöledningssystem: (a) en allmän beskrivning av miljömålen (b) en allmän beskrivning av miljöledningssystemet (c) organisation, ansvar och befogenheter för nyckelpersoner. Miljöledningssystemet skall vara av sådan omfattning och ha ett sådant innehåll att det styrker att anbudsansökanden har förmåga att uppfylla mål och inriktning för efterfrågad verksamhet, dvs. uppfylla krav enligt ISO 14001:2004 eller likvärdigt system. Anbudsansökanden intygar att obligatoriska krav enligt ovan uppfylls (/ svar) Anbudsansökanden skall bifoga en kort men tydlig beskrivning av företagets miljöledningssystem. Märk bilagan Bilaga 4 - Miljöledningssystem. (/ svar) Besvaras av Region Gotland: ställda krav uppfylls utifrån de uppgifter Region Gotland tagit del av. (/ svar) Referenser Anbudssökande skall med tillfredsställande referenser ha utfört minst två (2) likvärdiga uppdrag av det slag som avses i denna handling. Uppdragen skall ha slutförts inom de fem senaste åren och ha avsett nybyggnad eller betydande om- och/eller tillbyggnad. Referensuppdragen skall för att anses likvärdiga avse projektering och utförande av Utskrivet: :52 Sida 9 av 10

10 byggnader i motsvarande storlek och ändamål, till exempel sporthallar, arenor, konsertsalar, konferenscenter, köpcentrum och liknande större offenliga lokaler med publika utrymmen. Uppdragen skall verifieras med referenser från de aktuella uppdragsgivarna. Kontaktuppgifter till referensperson hos uppdragsgivarna skall anges Presentation av bolaget Anbudssökande skall till ansökan bifoga en allmän presentation av bolaget. Presentationen skall innehålla en beskrivning av bolagets metoder och förmåga att genomföra entreprenaden som ett partneringprojekt och ta upp frågor som hur beställarens insyn i projektets ekonomi garanteras genom s.k öppna böcker, hur anbudssökanden kommer säkerställa att samråd sker med beställaren vid val av underentreprenör, materialleveranser och projektering, samt hur anbudssökanden arbetar med kalkylering. Beskrivningen skall ge beställaren underlag för att bedöma anbudssökandens förmåga att på ett tillfresställande sätt fullgöra ett entreprenadkontrakt med utökad samverkan (partnering). Kvalificeringskravet är således att anbudssökanden genom en sådan beskrivning skall visa att det finns sådan förmåga. Beskrivningen kan, men behöver inte kompletteras med referenser från tidigare utförda partneringprojekt med för beställaren tillfredsställande resultat. Vid åberopande av referenser skall namn och telefon nummer anges till referensperson, samt tidpunkt för utförande, vilket projekt som avses och ungefärligt kontraktsvärde Kommersiella krav och villkor Inbjudan - Prekvalificering Anbudsansökande skall acceptera fastställda villkor i Inbjudan i sin helhet. Andra kommersiella villkor, t ex egna standardvillkor, som anbudsansökande bifogar till "Inbjudan" och som strider mot dessa punkter, kommer inte att beaktas. Anbudsansökanden intygar att kraven accepteras (/ svar) Utskrivet: :52 Sida 10 av 10