Förfrågningsunderlag. Leverans enligt ABA 99. Projekt Akutmottagning vid Norrlands Universitetssjukhus Program för Logistiksystem

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Leverans enligt ABA 99 Projekt Akutmottagning vid Norrlands Universitetssjukhus Program för Logistiksystem Bilaga 7.11 kravspecifikation Sida 1

2 Innehållsförteckning 1. FÖRKORTNINGAR ALLMÄN ORIENTERING NUVARANDE ARBETSORDNING KRAVSPECIFIKATION PÅ LOGISTIKSYSTEMET PROGRAMVARA LOGISTIKSYSTEM ANSLUTNINGAR TILL BEFINTLIGA SYSTEM OPTION, ANSLUTNING AV ÖVRIGA SJUKHUSBUNDNA AKUTMOTTAGNINGAR ANVÄNDARGRÄNSSNITT BILDSKÄRMSPRESENTATIONER ANVÄNDARE BEHÖRIGHETER STATISTIK OCH RAPPORTER Sida 2

3 1. Förkortningar VLL CS, UmU ESS LS Master NUS Paratus Patientliggare PBD Rakel RETTS RETTS-p RoS RTG SC SITHS Ssk Tri/dok TTD TVT Usk VLL VSVD Science computing, Umeå Universitet Emergency Symtoms and Signs enligt RETTS Logistiksystem Befolkningsregister kopplad mot SC Norrlands Universitetssjukhus, Umeå Journalsystem för ambulanssjukvården Handskrivet dokument med teamens registrerade besök Preliminär bedömning av doktor Nationellt kommunikationssystem för samverkan och ledning Rapid Triage and Treatment System Pediatriska delen av RETTS Remiss och svar, digital överföring Röntgen SYSTeam Cross, sjukhusets journalsystem Säker informationsteknologi för hälso- och sjukvård Sjuksköterska Triageblad med dokumentationsmöjligheter Tid till doktor, beräknad från ankomsttid Total vistelsetid på akutmottagningen Undersköterska Västerbottens Läns Landsting Vasa sjukvårdsdistrikt, Finland Sida 3

4 2. Allmän orientering VLL VLL, VSVD och CS UmU driver gemensamt ett EU-finansierat utvecklingsprojekt för att skapa ett verktyg som gör det möjligt att simulera verksamheten på en akutmottagning. I samband härmed har behovet av ett logistiksystem aktualiserats att i realtid kunna presentera och för uppföljning i detalj (tider) dokumentera patientflödet genom en akutmottagning. I Västerbotten finns en akutmottagning vid vart och ett av de tre sjukhusen, Norrlands Universitetssjukhus ( besök/år), Skellefteå Lasarett ( besök/år) och Lycksele lasarett ( besök/år) På akutmottagningarna arbetar läkare med skilda specialiteter, sjuksköterskor, undersköterskor och sekreterare dygnet runt 7 dagar i veckan. Mottagningarna har undersökningsrum, samtalsrum, övervakningsrum och rum för provtagning. NUS har 23 rum, Skellefteå lasarett 21 rum och Lycksele lasarett 8 rum. På akutmottagningarna dokumenterar vårdpersonalen manuellt i tri/dok. RETTS och RETTS p med lokala anvisningar används som triageringssystem. Det aktuella projektet medför att logistiksystem införs i ett första skede vid Akutmottagningen, NUS men i förlängningen är avsikten att införa systemet vid alla mottagningarna. Sida 4

5 3. Nuvarande arbetsordning VLL Figur 1 Nuvarande process akutmottagningen Ankomst De flesta patienter som inkommer är gående. Sekreterare - tar personuppgifter (bekräftad via id-handling eller ej) - registrerar patienten i SC och kontrollerar samtidigt personuppgifter mot Master (oavsett ankomst sätt) - för patient med okänd identitet skapas reserv eller katastrofnummer - skapar dokumentet tri/dok för triageteamet - underlag för senare registrering i SC samt i förekommande fall formulär för skadejournal - registrerar avslutat besök i SC - hanterar patientförfrågningar Triageteam (ssk+usk) - dokumenterar manuellt i tri/dok inklusive klockslag och signatur - tar anamnes (sjukhistoria) och väljer ESS grupp - triagerar enligt manual med manuellt beslutsstöd - kompletterar med åtgärder enligt triagemanual (nuvarande system är RETTS och RETTS p), lokala anvisningar, t.ex. vitalparametrar och triagenivå/färg bestäms - tilldelad sektion meddelas eller hänvisning till alternativ vårdnivå Sida 5

6 Figur 2 Tri/dok framsida Sida 6

7 Ankomst med ambulans - ambulanspatienter är i möjligaste mån triagerade och registrerade i ambulansjournal (Paratus) före överlämnande till akutpersonal. - Tri/dok skrivs ut i pappersform på ambulanspatienter där bl.a. triageringen finns dokumenterad och läkemedel som givits inklusive signatur Omvårdnadsteam - för föranmäld patient förbereds övertagande - i patientliggaren noteras för alla patienter namn, start och stopptid för triage samt signatur av ansvarig personal - patienten tilldelas undersökningsrum, noteras på patientliggaren - utför åtgärder enligt trigeringssystemets behandlingsanvisningar (t.ex. provtagning, övervakning), lokala anvisningar och generella direktiv. Allt dokumenteras i tri/dok även tidpunkter - remiss skapas i RoS och prov tas, skickas varefter delsvar och slutsvar erhålles. Personalen går in med jämna mellanrum i systemen och kontrollerar om provsvar finns tillgängliga. Figur 3 Patientliggare Sida 7

8 Figur 4 Tri/dok baksida, dokumentationsdel Sida 8

9 Läkare - övertar patient, noterar tidpunkt och signerar i patientliggaren - tar anamnes - genomför undersökning och ev. åtgärd - ordinerar: läkemedel, skrivs in och signeras i tri/dok provtagning, EKG och andra åtgärder t.ex. gipsning dikterar/skriver röntgenremisser i SC och personalen meddelas att röntgen skall utföras - gör bedömning efter svar på ovanstående - ev. komplettering med konsultation av annan specialist - preliminär bedömning, diagnos (PBD) - skriver recept, sjukskrivning etc. - dokumenterar i SC Omvårdnadsteam - ger kompletterande patientinformation - dokumenterar händelser och åtgärder i tri/dok - gör patienten klar, förbereds för avfärd och avslutar i undersökningsrum Patient klar akutmottagningen, tid noteras på patientliggaren Patienten lämnar akuten, när-var-hur noteras på patientliggaren Besöket avslutas i SC av ansvarig receptionspersonal Sida 9

10 4. Kravspecifikation på logistiksystemet Logistiksystemet föreslås följa processen i figur 5. Figur 5 Logistikprocess akutmottagningen Sida 10

11 4.1 Programvara logistiksystem Figur 6 Översikt programvara logistiksystem Systemet föreslås ge följande utformning: - ge möjlighet att kontrollera personuppgifter mot befolkningsregister - ge förutsättningar för registrering av händelser av olika slag på ett så enkelt och användarvänligt sätt som möjligt - innehålla beslutsstöd för triagering enligt aktuellt triageringssystem (RETTS, RETTS-p) dvs. ESS och val av prioritet (färg) - efter triageringsfasen kan tri/dok skrivas ut och användas för dokumentation av patientens fortsatta handläggning på akutmottagningen - följer patienten enligt schemat logistikprocess akutmottagning Sida 11

12 - innehåller förteckning över tjänstgörande personal - visar på ett översiktligt sätt alla parametrar enligt 5.1 i bildskärmspresentationer - kan selektera bland parametrarna för presentation i ytterligare minst 10 olika vyer - kan visa var patienten befinner sig i mottagningsflödet t.ex. vad patienten väntar på - kan för enskild parameter presentera status t.ex. för lab. och rtg ( remiss skriven, skickad, undersökning gjord, svar, klart) - tidsregistrerar varje händelse och tiden skall kunna presenteras samt vara tillgänglig för statistisk bearbetning - alla insatser kan signeras - alla parametrar kan selekteras för att kunna jämföras med varandra i ett och samma dokument - kan selektera sekretesspatienter 4.2 Anslutningar till befintliga system Figur 7 Översikt anslutningar befintliga system Sida 12

13 LS hämtar från ambulansjournalsystem (Paratus) redan kontrollerade personuppgifter, utförda triageuppgifter och andra händelser. LS hämtar information från andra system som används vid akutmottagningen för att: - undvika dubbelregistrering - kontrollera patientdata - införa tider och markeringar när prover/röntgen är utförda och svar finns tillgängliga dvs. följa externa undersökningar Dokumentation från LS sammanställs i ett separat dokument. Syftet är att dokumentet skall vara tillgängligt för användare av SC. 4.3 Option, anslutning av övriga sjukhusbundna akutmottagningar Optioner: Levererat system skall kunna införas på övriga sjukhusbundna akutmottagningar i länet. 5. Användargränssnitt 5.1 Bildskärmspresentationer I en översiktsbild föreslås nedanstående uppgifter kunna presenteras för att få en tydlig översikt över den enskilda patientens väg genom akutmottagningen. Variabler Ankomsttid Ambulans Personnummer Namn Kön Triagefärg Kontaktorsak Klinik/Team Fritext Rum TTD Läkare Sjuksköterska Förklaring Timmar och minuter samt löpande tid från starttid Ikon ååmmdd-xxxx, även omräknad i ålder Efternamn samt förnamn enligt uppgifter från Master Ikon Enligt det befintliga systemet på akutmottagningen från RETTS (vit-röd-orange-gul-grön-blå) ESS-nummer enligt RETTS Patientansvarigt team samt tid för tilldelning Kompletterande uppgifter rörande kontaktorsaken i fritext Bokstäver och siffror Löpande tid (timmar, minuter) från ankomsttid Patientansvarig Patientansvarig Sida 13

14 Undersköterska Påminnelse Remisser Klar akuten Avdelning Transport Avfärd Avviken VLL Patientansvarig Uppgifter/ordinationer finns att utföra Remiss t.ex. till lab, rtg och konsultation. Status delmoment t.ex. skickad pågår utförd delsvar finns slutsvar finns Allt klart, markeras med destination Vald avdelning, bokstäver och siffror Beställd, klockslag, avfärd, åter Fysisk avfärd, markeras Markeras i vilket skede detta inträffade Patienter med sekretess identifieras och selekteras. Det skall finnas möjlighet att som användare skapa nya variabler för tillfällig registrering. Det skall finnas möjlighet att presentera i systemet tillgängliga data i minst 10 olika bildskärmsvyer. 5.2 Användare Användare av systemet är de personer som för dagen tjänstgör på akutmottagningen. Läs- och skrivbehörighet tilldelas efter yrkesroll eller till person. Delar av informationen kan finnas som översikt för icke professionell grupp. Inloggade användare visualiseras med namn och titel. Det är lätt att ge respektive ta bort behörighet. 5.3 Behörigheter Inloggning enligt VLL s regelverks rutiner, SITHS-kort, användarnamn, lösenord. Målet är att alltid hålla logistikdelen minutaktuell men akuta och kritiska situationer kan göra att personalen måste ha möjlighet att i efterhand registrera händelser och ändra klockslag för utföranden. 6. Statistik och rapporter Registrerade parametrar skall vara tillgängliga för export till simuleringsprogrammet. Alla registrerade parametrar skall kunna tas fram genom ett rapportsystem som man själv lätt kan hantera genom att välja valfria parametrar och sammanföra dem på samma dokument för jämförelse. Minst fem rapportmallar skall skapas. Sida 14

15 Sökfunktion skall finnas för att enkelt hitta enskilda ärenden. Sida 15