DMS ger begreppet varumärkesarbete en helt ny innebörd. DMS är byggt och underhålls av BAM54, alla rättigheter förbehålls.

Transkript

1 DMS ger begreppet varumärkesarbete en helt ny innebörd

2 Marknadsansvariges kraftfullaste verktyg Medarbetarnas tryggaste stöd Ledningens säkraste tillgång Organisationens levande varumärkesplattform Webbtjänst Mervärden

3 En smidig webbtjänst som gör marknadsföringen till ett effektivt lagarbete DMS är ett kraftfullt Brand Management-system som underlättar ert dagliga arbete med marknadsföring och kommunikation. Producera, kommentera, godkänn, beställ och arkivera allt ert kommunikationsmaterial i ett och samma system. En gemensam plattform för kontroll, utveckling, ordning och styrning av ert kommunikations- och varumärkesmaterial. Ett effektivt och kvalitetsstyrt arbetsflöde som sparar tid och pengar. Webbtjänst Mervärden

4 Mervärden som skapar dialog och bygger varumärket Löpande kontroll på kostnader för produktion och beställningar av säljblad, inbjudningar, foldrar, banners etc. Utbildade medarbetare som ansvarar för innehållet i systemet så att det alltid är uppdaterat och aktuellt. Anpassat flöde för er organisation som nyttjar kompetens och resurser på bästa sätt. Enkel kontroll och uppföljning av producerat, nedladdat och beställt material. Rak och enkel dialog mellan medarbetare och avdelningar kring allt varumärkesbyggande material. Tydliga vägar för ansvar, beslut, bokningar och godkännanden av allt som produceras och laddas upp i systemet. Central för bokningar, frågor och information kring kommunikationsmaterial som produceras också utanför systemet. Webbtjänst Mervärden

5 8 ovärderliga fördelar i marknadsföringsarbetet 1 Återanvändning av tidigare kampanjer 2 Enhetlighet i allt kommunikationsmaterial 3 Större genomslagskraft vid marknadsaktiviteter 4 Total kontroll på budskap, tonalitet, profil och bildspråk 5 Effektivare administration och produktion som sparar tid och pengar 6 Professionell produktion av trycksaker och annonser för webb och print 7 Lättanvänd webbtjänst som inte kräver någon egen mjukvara eller server 8 Snabbare genomförande av profilmässiga och organisatoriska förändringar FÖRDELAR KVALITETSFLÖDE Lätt

6 Lätt att använda och administrera E-postnotifikationer Systemet känner av bildupplösning Inbyggt flöde för korrekturläsning, kommentarer och godkännande Inlagda uppgifter för tryckerier och andra leverantörer, inkl papper och priser Leverantörer kan ladda upp och ladda ner bilder och dokument Individuell anpassning av åtkomst och tillgänglighet Beställningsbekräftelse Beställningshistorik Statistik för inloggning och nedladdning Autologin från intranätet FÖRDELAR KVALITETSFLÖDE Lätt

7 Ett flöde för kontroll, kvalitet och trygghet Producera Utan att behöva vara grafisk formgivare kan alla i er organisation producera professionellt marknadsföringsmaterial med hjälp av DMS :s genialiska mallfunktion. Skriv in texten och välj bild, tryck på spara så är broschyren, produktbladet eller webbannonsen klar. Kontrollera I DMS ingår ett integrerat arbetsflöde för granskning och godkännande av alla dokument som både produceras och läggs in i systemet. Korrekturdialogen mellan den som skapat dokumentet och granskaren sker direkt i DMS. Beställa Beställ allt från kuvert, broschyrer och klisteretiketter till utställningsmaterial, skyltar och profilkläder direkt från systemet. Du anger bara hur många och vart det ska levereras och klickar på Beställ. Arkivera Skaffa en total kontroll över genomförd marknadsföring och bygg samtidigt upp en värdefull historik. Dokumentera filer och uppgifter för redan producerade och publicerade broschyrer, produktblad, webbannonser, filmer, presentationer, kampanjer och utställningar. DMS is built and maintained by BAM54, all rights reserved. ADVANTAGES QUALITY FLOW FUNCTIONS MODULES REFERENCES

8 Funktioner & Finesser ANVÄNDARNIVÅ Filöverföring Använd DMS som ett molnbaserat USB. Ladda upp stora och många bilder eller dokument till din DMS -administratör. Ladda ner stora och många bilder som din DMS -administratör har laddat upp i din filöverföringsfolder.

9 Funktioner & Finesser ANVÄNDARNIVÅ Ändra region för att komma åt andra enheter inom organisationen som använder samma DMS men har sina egna rum med eget innehåll. Mallar - redigering online: arbetsflöde Skicka en kommentar som rör ditt dokument till granskaren, d v s personen som ansvarar för korrekturläsning och godkännande av denna typ av dokument. Avbryt granskning: Om du ändrar dig och inte vill ha ditt utkast granskat än.

10 Funktioner & Finesser ANVÄNDARNIVÅ Mallar - redigering online: dokumenthantering Välj den dokumentkategori som du vill ska visas. Öppna ditt dokuments info-sida för att se detaljerade fakta. Klicka för att beställa tryck eller leverans från lager. Kontrollera och hantera alla dina godkända dokument. Skapa en kopia av ditt dokument för att göra ett nytt som bygger på samma innehåll.

11 Funktioner & Finesser ANVÄNDARNIVÅ Mallar - redigering online: dokumenthantering Kontrollera detaljerad information om dina godkända dokument. Genom hela arbetsflödet kan du följa statusen på ditt dokument. Ändra region för att komma åt andra enheter inom organisationen som använder samma DMS men har sina egna rum med eget innehåll. Praktiska fakta om ditt dokument genereras automatiskt av systemet.

12 Funktioner & Finesser ANVÄNDARNIVÅ Mallar - redigering online: skapa visitkort Klicka för att visa dold information. Välj mallkategori. Kontrollera hur många dokument varje steg i arbetsflödet innehåller. Klicka för att läsa detaljer om den här mallen.

13 Funktioner & Finesser ANVÄNDARNIVÅ Support Läs FAQ. Ladda upp bilaga. Välj typ av ärende: - Felrapport - Support - Uppladdning av nytt material till din DMS -administratör. Skriv och skicka ett meddelande/ ärende till din DMS -administratör.

14 Funktioner & Finesser ANVÄNDARNIVÅ Personlig profil - systeminställningar Ändra systemspråk, vilket inkluderar systemmenyer, notifikationer och systemmeddelanden. Klicka på din profil för att ändra användarinställningar, systemspråk eller lösenord. Lösenord behövs endast om du inte kan gå in i DMS via intranätet.

15 Funktioner & Finesser ANVÄNDARNIVÅ Beställning trycksaker - kundvagn Klicka för att inkludera distributionsservice från t ex Posten, DHL eller FedEx. Ändra till det antal som du vill beställa. Gå till orderformulär.

16 Funktioner & Finesser ANVÄNDARNIVÅ Beställning trycksaker Läs beskrivning och viktiga fakta om produkten du ska beställa. I det här fallet att rollupen levereras i en väska tillsammans med två spottar. Läs viktiga detaljer om dokumentet. Välj antal och lägg till i kundvagnen. Kontrollera pris. Ladda ner pdf anpassad för kontorsskrivare.

17 Funktioner & Finesser ANVÄNDARNIVÅ Som information om händelser i systemet får du notifikationer via e-post. Händelser för dokument eller supportärenden som berör dig genererar en notifikation. Systemet skickar ett e-post till dig varje gång som en händelse utförs av en granskare eller din DMS -administratör. Notifikationer Klicka på symbolen med ögat för att läsa alla dina notifikationer. Informationsrutan öppnar kommentaren, granskningssvaret eller ditt supportärende.

18 Funktioner & Finesser ADMINISTRATÖRSNIVÅ Publicera viktiga nyheter om varumärket, profilen, kommunikationskonceptet eller bara nytt DMS -innehåll. Start - Nyheter: redigera Klicka för att redigera en nyhet. Lägg till eller redigera nyheter.

19 Funktioner & Finesser ADMINISTRATÖRSNIVÅ Kategorier som utgör menyn till vänster är mycket lätta att hantera. Bara dra boxarna åt vänster/höger för att omvandla dem till en huvud- eller underkategori. Sortera och skapa kategorier Dölj kategorin tillfälligt för att hindra vanliga användare från att se kategorin i menyn till vänster. Ta bort kategorin. Klicka för att skapa nya eller hantera befintliga kategorier. Skapa en ny kategori.

20 Funktioner & Finesser ADMINISTRATÖRSNIVÅ Statistik Se nedladdningshistorik och vem som har laddat ned vad. Kontrollera om tryckeriet har laddat ner den PDF som du eller användaren har skickat för tryck. Håll ordning på vem som har loggat in eller hur många som har loggat in via intranätet och inloggningssidan. Kontrollera vilken plattform och webbläsare användaren nyttjar.

21 Funktioner & Finesser ADMINISTRATÖRSNIVÅ Tryckerier & Papper/Material Lägg till och hantera information om dina avtalsleverantörer och det papper/material som era broschyrer, rollups och klistermärken ska tryckas på. Klicka för att lägga till och hantera priser. Ändra leveranstiden för ett tryckeri och en specifik produkt. Uppgifterna används av systemet för att skapa prisinformation, visa leveranstiden, skicka beställningen till rätt leverantör m m. Redigera prisgrupp = produktnamn och papper/material.

22 Funktioner & Finesser ADMINISTRATÖRSNIVÅ Roller gör det möjligt att bestämma vad varje användare kan se och få tillgång till. Roller Det finns ingen gräns för hur många roller du kan skapa. En rekommenderad standarduppsättning av roller som är lätta att hantera följer med systemet. När en ny användare har registrerat sig väljer du vilken roll personen ska ha. Därmed bestämmer du också vad användaren kommer att kunna se och utföra.

23 Funktioner & Finesser ADMINISTRATÖRSNIVÅ Nya användare kan komma in i systemet antingen genom att först registrera sig eller logga in automatiskt via intranätet. Som DMS - administratör kan du också manuellt lägga till nya användare. Hantera användare - lägg till ny användare Genom att besluta vilken region den nya användaren ska tillhöra så definierar du vilken region som öppnas när användaren går in i DMS första gången.

24 Funktioner & Finesser ADMINISTRATÖRSNIVÅ Kontrollera beställningshistorik: Som DMS - administratör kan du se alla bestäl l- ningar som har skickats från systemet, exempelvis annonser som levererats till tidningar eller webbutgivare. Beställningshistorik Ändra region för att komma åt andra enheter inom organisationen som använder samma DMS men har sina egna rum med eget innehåll. Alla beställningar sparas av systemet vilket gör det möjligt att spåra en beställning som mottagaren/leverantören haft problem med.

25 Funktioner & Finesser ADMINISTRATÖRSNIVÅ Som DMS - administratör kan du lägga till och redigera alla informationstexter som rör innehållet i DMS. Du kan även lägga till och redigera tillhörande bilder. Redigera sida - informationstexter och bilder För att göra det enkelt att ge användarna relevant information innehåller alla startsidor en standardtext som följer med systemet. DMS är utrustat med ett praktiskt och lättanvänt verktygsfält för att lägga till och redigera texter och bilder. Gränssnittet i verktygsfältet är standardiserat och kan hittas i många program och webblösningar.

26 Funktioner & Finesser ADMINISTRATÖRSNIVÅ Filöverföring - hantera foldrar Filöverföringsmodulen fungerar som ett webbaserat USB och gör det enkelt att förse enskilda användare med filer. Det innebär även att varje användare kan ladda upp filer som de vill att du ska ta hand om och hantera. Det kan till exempel vara bilder som ska kontrolleras, bearbetas och laddas upp i bildbanken. Ladda upp flera dokument eller stora bilder i användarnas personliga mappar.

27 Funktioner & Finesser ADMINISTRATÖRSNIVÅ Lägga till objekt I modulerna Bildbank, Mallar, Beställning och Arkiv kan du lägga till nya objekt (filer). Tillsammans med bilden eller dokumentet lägger du även in tillhörande information. Uppladdningsformulärets utseende och rubriker är olika beroende på vilken typ av objekt du laddar upp. Uppgifterna är anpassade efter objek tets användningsområde.

28 Moduler Grafisk profil MODULER REFERENSER

29 Moduler Bilder MODULER REFERENSER

30 Moduler Bilder MODULER REFERENSER

31 Moduler Mallar MODULER REFERENSER

32 Moduler Mallar MODULER REFERENSER

33 Moduler Beställning MODULER REFERENSER

34 Moduler Beställning MODULER REFERENSER

35 Moduler Arkiv MODULER REFERENSER

36 Moduler Arkiv MODULER REFERENSER

37 Moduler Filöverföring MODULER REFERENSER

38 Moduler Support MODULER REFERENSER

39 Nu har vi fått det stöd och den styrning vi behöver. Carina Levonen är ansvarig för marknad och kommunikation inom Rejlers Sverige. Som en del av arbetet ingår rollen som DMS -administratör. Det innebär bland annat att hon ansvarar för att innehållet i Rejlers DMS är uppdaterat och att de dokument som hennes medarbetare producerar i systemet granskas och godkänns. För mig är DMS en otrolig tillgång för att kunna hålla samman allt material vi tar fram och använder i organisationen. Det är också en plattform där jag kan lägga ut viktig information som gäller allt från beställning av våra mässkoncept till nyheter om mallar, bilder och dokument. Rejlers har använt DMS sedan sommaren Vår organisation har växt snabbt och växer fortfarande. Vi behövde ett verktyg för att få ordning och kunna jobba mer strukturerat med allt vårt kommunikationsmaterial. Med DMS har vi fått det stöd och den styrning vi behöver. Carina är en av tre DMS -administratörer inom Rejlerkoncernen. Finland och Norge har egna, vilket Carina påpekar är nödvändigt när dokument som har producerats i DMS ska korrekturläsas. Även om jag förstår finska är det en helt annan sak att korrekturläsa, därför är det skönt att Marja i Finland tar hand om det, säger Carina och skrattar. Hon betonar fördelen med att alla tre länderna och koncernens 80 kontor använder samma DMS. Det underlättar enormt för att kunna hålla en enhetlighet i allt kommunikationsmaterial. Dessutom får vi som är DMS -administratörer en naturlig samlingspunkt för dialog om hur vi kan bli ännu bättre. Carina Levonen Marknadsföring & Kommunikation Rejlers Sweden