Lathund. Övergripande Vitec Fastighet Webb INFORMATION FRÅN VITEC. VITEC Affärsområde Fastighet Växel

Transkript

1 INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Lathund Övergripande Vitec Fastighet Webb VITEC Affärsområde Fastighet Växel GÖTEBORG: REDEG 1 B, V. FRÖLUNDA KALMAR: SVENSKNABBEVÄGEN 25, BOX 751, KALMAR, VÄXEL: LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, STHLM, VÄXEL: UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 42, ÖSTERSUND, VÄXEL:

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Inledning... 4 Förutsättningar... 4 Webbläsare... 4 Plattor... 4 Inloggning... 5 Sidhuvud... 5 Logga ut... 6 Inställningar... 6 Programgenvägar... 6 Helpdesk... 6 Onlinehjälp... 6 Dashboard... 7 Sök... 7 Sökresultat... 8 Filter... 9 Kartan Vyer Block Listblock Statistikblock Exelexport Visa på karta Tabell Stapeldiagram Linjediagram Pajdiagram Lägga till vyer Lägga till block Ändra inställningar för ett block Flytta vyer Navigera vyer Ta bort vyer och block Byta färgschema... 15

3 Spara ändringar Återgå och hjälp Objekt, uppgifter Objekt Objektsbundna areor Objektsbeskrivningar Värdenycklar Kontrakt Kontrakt Personer Aviadress Avgifter Felanmälningar Felanmälan Hyresgäst Kontaktperson Dokument Fastighetskort, uppgifter Areor Värdenycklar Felanmälningar Dokument Person, uppgifter Kontrakt Dokument Felanmälningar Version 1.0 3

4 Inledning Detta dokument beskriver översiktligt innehåll och funktionalitet inom den webbaserade applikationen Vitec Fastighet Web. Dokumentet fungerar både som applikationsbeskrivning och utbildningsdokument och uppdateras löpande i takt med att Vitec Fastighet Web byggs ut. Inom dokumentet kommer Vitec Fastighet Web att förkortas som VFW. Förutsättningar WEBBLÄSARE Vitec Fastighet Web kan inte visas i vilken webbläsare som helst då den använder sig av HTML 5. Äldre webbläsare diskvalificerar sig därmed från användning. Följande webbläsare och versioner är ok att använda sig av: Webbläsare Version Microsoft Internet Explorer 9 och uppåt Google Chrome 22 Mozilla Firefox 16 Safari PLATTOR Följande surfplattor har testats och är godkända att använda sig av: Surfplatta Operativ Webbläsare ipad 1-4 ios 4-6 Safari Samsung Galaxy Tab 10 Android 4 Chrome Google Nexus 7 Android 4 Chrome 4 Version 1.0

5 Inloggning Inloggningen sker med hjälp av den användare som redan finns konfigurerad i den gemensamma databasen för Vitec Hyra, Energiuppföljning, Verksamhetsanalys och Teknisk förvaltning. Figur 1: Inloggning till VFW I samband med att användaruppgifterna anges tänds inloggningsknappen upp som återkoppling på att försök till inloggning nu är möjlig. Genom att fylla i kryssrutan Kom ihåg mig kan användaren slippa logga in vid nästkommande besök då applikationen bibehåller inloggningen på den dator där inloggningen gjordes. Vid besök från annan dator eller enhet kommer inloggningen inte kommas ihåg utan inloggningen får då göras på nytt. Efter inloggning presenteras applikationens huvudvy, Dashboard. Efterföljande kapitel beskriver Dashboard i mer detalj. Sidhuvud Dashboard har ett sidhuvud som presenterar tillgänglig globalt tillgänglig funktionalitet. Sidhuvudet kan delas upp i fem olika beståndsdelar. Utloggning, inställningar, programgenvägar, helpdesk och onlinehjälp. Figur 2: Sidhuvud i VFW Version 1.0 5

6 LOGGA UT Genom att klicka på Logga ut [Användarnamn] loggas ut användaren ut från applikationen och tvingas logga in vid efterföljande besök oavsett om användaren valde Kom ihåg mig vid inloggning eller ej. INSTÄLLNINGAR Inställningar öppnar upp inställningsvyn där användaren kan påverka innehållet i användarkonfigurering av applikationen. Läs mer om inställningar i det egna kapitlet och om unika blockinställningar i kapitlet om just block. PROGRAMGENVÄGAR Presenterar en lista över de applikationer som tillhandahålls för kundens installation via länk. För användare som kör Internet Explorer presenteras även så kallade ClickOnce länkar, dvs. installationslänkar till Vitecs programvaror. För övriga webbläsare döljs dessa ClickOnce länkar då de ej stödjer dem. HELPDESK Funktionen är ej tillgänglig ännu. ONLINEHJÄLP Funktionen är ej tillgänglig ännu. 6 Version 1.0

7 Dashboard Dashboard är en engelsk term och betyder rakt översatt intstrumentbräda. Vitec har valt att kalla huvudvy för just Dashboard och här återfinner användaren ett antal vägar att använda applikationen. Kapitlet beskriver Dashboard i större detalj och var användaren kan gå vidare i applikationen. Figur 3: Dashboard SÖK Applikationen innehåller en sökfunktion som hjälper användaren att finna data i systemet. I takt med att användaren skriver presenteras en lista på sökförslag utifrån de tecken användaren skrivit. Ju fler tecken som skrivs bidrar till en snävare lista av sökförslag. Användaren kan via piltangenterna flytta sig upp och ned i listan. För att välja ett av sökförslagen trycker användaren på Enter och därefter trycker man på Enter igen för att starta sökningen. Om man inte vill söka på något av sökförslagen måste användaren klicka på Esc först för att ta sig ur sökförslagslistan och därefter trycka på Enter för att starta sökningen. Sökning med sökförslag Skriv sökterm Enter väljer första elementet Enter startar sökningen Sökning utan sökförslag Skriv sökterm Esc avbryter sökförslagen Enter startar sökningen När sökningen genomförs försöker applikationen hitta träffar motsvarande söktermen enligt nedanstående lista. Version 1.0 7

8 Fastighet o Adress o Namn Objekt o Adress o Namn o Nummer Kund o Namn o Personnummer Figur 4: Sökning med förslag SÖKRESULTAT Efter genomförd sökning presenteras sökträffarna för användaren i en ny separat lista. Lista innehåller tre delar där varje del kan kollapsa eller expandera oberoende av varandra. 8 Version 1.0

9 Figur 5: Sökresultat Genom att klicka på respektive huvud till de tre listorna i vyn kan respektive lista kollapsa eller expandera vilket illustreras av ikonen -/+ som återfinns längst ut på varje rad. Tillsammans med entitetsnamnet, t.ex. objekt, återfinns även hur många träffar som hittades för söktermen. Vid klick på en sökträff i någon av listorna öppnas motsvarande kort med information, dvs. klick på ett objekt öppnar objektkortet, fastighet öppnar fastighetskortet och person öppnar personkortet. Dialogen kan stängas genom att klicka på kryss i dialogens övre högra hörn. FILTER I dashboardens överkant återfinns ett antal boxar som tillsammans bildar en filtreringsfunktion. Tre av dessa boxar innehåller en kombination av grunddata och värdenycklar medan den fjärde innehåller de fastigheter som motsvarar den valda kombinationen av grunddata och värdenycklar. Ett exempel: Filterbox 1 = Område Filterbox 2 = Förvaltare Filterbox 3 = Ägare Fastighet = Valt område + vald förvaltare + vald ägare Genom att använda sig av de olika boxarna kan användaren enkelt bygga upp ett filter på olika nivåer genom att välja olika många boxar. Den lägsta nivån som är möjlig att nå är en enskild fastighet genom att välja fastighet i boxen Fastighet. Vid förändring i filter laddar applikationen automatiskt om alla block i den vy användaren befinner sig. Övriga vyer laddas om när användaren navigerar dit. Version 1.0 9

10 Figur 6: Dashboardens filter Grunddata inkluderar följande data: Ägare Förvaltare Område Värdenycklar inkluderar alla värdenycklar som finns tillgängliga i installationen av Vitec Hyra / Teknisk förvaltning, Energiuppföljning eller Verksamhetsanalays. När applikationen installeras väljs en kombination av tre filter ut, dvs. tre entiteter att filtrera på. Dessa används som standard för en användare som själv inte valt en filterkombination. För användare som vill genomföra ett eget val av filter görs dessa val under Användarspecifka systeminställningar och fliken Fastighet Web i underliggande system, t.ex. Vitec Hyra. KARTAN Kartan, vilken tillhandahålls av Eniro, utgör en central entitet i Dashboarden. Kartan är ett block, dvs. en entitet som användaren själv väljer att positionera i sina vyer. Kartan kan enbart figurera en enda gång i en vy och kan alltså inte läggas till fler gånger. Kartans funktion är att visa var fastigheter som motsvarar de valda filtret finns placerade. Varje fastighet plottas ut på kartan tillsammans med en kort information om adressuppgifter. Genom att klicka på adressuppgifterna öppnas fastigheten i fastighetskortet. Figur 7: Enirokartan visar utplottade fastigheter För att en fastighet ska kunna plottas ut på fastighetskortet måste det vara koordinatsatt i klienten för t.ex. Vitec Hyra. Detta görs i dialogen Fastighetsinformation och fliken Avancerat. I dialogen återfinns Longitud och Latitude och skall anges på WGS84 decimalt format. 10 Version 1.0

11 Saknas koordinater för fastigheter kan dessa enkelt hittas genom att använda söka fram adressen, högerklicka där punkten ska vara och välja GPS koordinater. Dessa koordinater på decimal format anges sedan i fastighetsinformationen i Vitec Hyra. VYER Dashboarden använder sig av vyer för att gruppera block. Varje vy motsvarar en skärm och kan innehålla en uppsättning av olika block. Vyerna positioneras i en vänster till högerordning och användaren kan byta navigering genom att klicka på pilar till höger och vänster på skärmen. Vid varje byte kontrollerar applikationen om filtret har förändrats, eller inte tidigare laddats. Om så är fallet uppdateras vyn och dess block för att hämta data motsvarande det valda filtret. Figur 8: Exempel på navigering vid vybyte. För att ge en visuell feedback avseende vilken vy användaren befinner sig i presenteras en grafisk representation av detta. I överkant av Dashboard förekommer en rad med cirklar som motsvarar varje enskild vy. Den vy som användaren för närvarande befinner sig i är markerad med cirkel med vitt centrum medan övriga vyer är fyllda cirklar. Figur 9: Tre vyer där användaren befinner sig i den första. BLOCK Dashboarden fylls med block där varje block fyller ett enskilt syfte, att redovisa en viss information eller statistik utifrån det gällande valda filtret. Även om en vy innehåller flera block så fungerar de helt självständigt och det finns således ingen koppling mellan två olika instanser av ett block. Det är alltså fullt möjligt att t.ex. konfigurera att man vill ha två instanser av felanmälan blocket för Teknisk förvaltning. Dessa kan konfigureras att använda samma eller olika inställningar, oavsett vilket så kommer applikationen att se dem som helst fristående block. LISTBLOCK Listblocket visar en uppsättning av data i en enkel lista och fungerar ungefär som en vanlig tabell. Listan kan exponera två funktioner, sidor och löv. Sidor används om data som visas i listan överskrider 10 rader. Användaren kan då navigera mellan sidorna via pilar i blockets nedre vänstra hörn. Version

12 Löv används för att byta fokus på listan. Det kan t.ex. handla om att man byter period för listan vilket skulle kunna röra sig både om år eller månad. Exempel I Topplistan för Energiuppföljningen nedan presenteras förändring värmekonsumption mellan olika fastigheter. Listan använder sig av både sidor och löv. Löv är en period i det här fallet, i bilden syns maj Sidorna används inom lövet. Om t.ex. maj skulle hålla 30 fastigheter skulle 3 sidor finnas in maj lövet. Genom att byta löv, i det här fallet period, kan antalet sidor skilja mellan varje enskilt löv. Figur 10: Exempel på sidor och löv i Topplistan STATISTIKBLOCK Ett statistikblock skiljer sig från ett listblock i flera aspekter. Den primära skillnaden är att statistikblocket kan redovisa en graf. Användaren kan interagera med statistikblocket på flera sätt vilka redovisas nedan. Notera att all funktionalitet inte tillhandahålls i samtliga block utan att detta skiljer sig från block till block. 12 Version 1.0

13 Figur 11: Exempel på statistikblock Vissa filter resulterar i en stor uppsättning fastigheter som resultat. I dessa fall visas ej längre legenden för grafen inom blocket utan kan fällas ut via en särskild legendknapp i grafens vänstra nedre hörn. EXELEXPORT Genom att klicka på Excelikonen i blockets huvud kan som ligger till grund för grafen exporteras till ett Excelark. VISA PÅ KARTA Genom att klicka på kartikonen kan de fastigheter som associeras med data i blocket plottas ut på kartan. TABELL Tabellen visar en uppställning av det data som grafen grundar sig på. STAPELDIAGRAM Visar blockets data formaterat som ett stapeldiagram. LINJEDIAGRAM Visar blockets data formaterat som ett linjediagram. PAJDIAGRAM Visar blockets data formaterat som ett pajdiagram. Version

14 Inställningar Inställningsvyn ger möjlighet för användaren att själv konfigurera sina egna vyer och block. När man arbetar med att konfigurera sina vyer och block finns ett antal kontroller att använda sig av. Figur 12: Dashboardens inställningar LÄGGA TILL VYER För att lägga till en vy, används ikonen under rubriken Lägg till vy. En vy läggs då till sist under Vynavigering. LÄGGA TILL BLOCK Under Vynavigering, markera, genom att klicka på den vy som ett block skall läggas till i. Vyn får då en blå ram för att indikera att den är vald. Klicka sedan på ikonen under Lägg till block, varpå det blir möjligt att välja block. Välj först en blockfamilj i den första listan, block-listan blir då tillgänglig. När du valt ett block i den listan, blir Lägg till-knappen tillgänglig. Vid klick på denna läggs valt block till i vald vy. ÄNDRA INSTÄLLNINGAR FÖR ETT BLOCK Klicka på det block under Block i vald vy som inställningarna skall ändras för. Detta block får då en blå ram för att indikera att det är valt, och inställningarna för blocket visas till vänster. Följ instruktionerna för det aktuella blocket. 14 Version 1.0

15 FLYTTA VYER Klicka och dra i vyn som skall flyttas. Dra och håll vyn ovanför de streckade områdena under Vynavigering, så att det streckade området blir blått. När vyn släpps i ett streckat område kommer vyn att flyttas. NAVIGERA VYER Om man har fler vyer än vad som får plats under Vynavigering kan pilarna vid sidan av vynavigeringen användas för att navigera till vänster och höger bland de tillgängliga vyerna. TA BORT VYER OCH BLOCK Klicka och dra i det block/den vy som skall tas bort. Dra blocket/vyn till ikonen under Ta bort. När blocken/vyn hålls över ikonen blir den röd, släpps blocket/vyn nu tas det bort. BYTA FÄRGSCHEMA Det finns två tillgängliga färgteman, ett ljust och ett mörkt. Det valda temat har en blå ram. Byt tema genom att klicka på det önskade temat SPARA ÄNDRINGAR När applikationen känner av att ändringar gjorts i tema, vyernas sammansättning eller blockens konfigurering kommer spara knappen att tändas till grön för att påminna om att användaren måste spara. ÅTERGÅ OCH HJÄLP Knappen återgå byter tillbaka till Dashboard utan att spara ändringar. Hjälp visar en hjälpinstruktion för hur inställningarna skall användas. Version

16 Objektkort Objektkortet presenterar ett enskilt objekt ur en rad olika infallsvinklar. Figur 13: Objektkortet OBJEKT, UPPGIFTER Objektkorts sidhuvud visar en kort information om objektet avseende grunddata såsom objektnummer, adress, objektstyp, area och lägenhetsnummer. OBJEKT Objektfliken visar en mer utförlig sammanställning av grunddata för objektet och inkluderar ganska mycket data OBJEKTSBUNDNA AREOR Fliken presenterar objekts- och kontaktsarea för objektet. OBJEKTSBESKRIVNINGAR Fliken presenterar alla objektsbeskrivningar, både dess beskrivningstyp och alternativ. VÄRDENYCKLAR Alla värdenycklar som kopplats till objektet visas i fliken. 16 Version 1.0

17 Figur 14: Objektsbeskrivningar för objektet. KONTRAKT Under fliken kontrakt finner man samtliga historiska och gällande kontrakt för det aktuella objektet. Tillsammans med objektsinformation presenteras även information om hyresgäst och kontraktet giltighet. Figur 15: Kontraktslistan KONTRAKT I kontraktslistan kan användaren välja att klicka på olika kontrakt vilket uppdaterar detaljsidan och kompletterande flikar för det valda kontraktet. Kontraktsfliken presenterar mer detaljerad information om kontraktet och inkluderar t.ex. giltighetstiden uppsägningstider med mera. Figur 16: Kontraktsdetaljer PERSONER Fliken personer presenterar alla personer som är knutna till det aktuella kontraktet tillsammans med kontaktuppgifter såsom telefon och epost samt vilken roll personen har på kontraktet. Version

18 AVIADRESS Fliken aviadress visar den aktuella aviadressen för kontraktet. Notera att flera aviadresser kan finnas tillgängliga i Vitec Hyra medan aviadressen i VFW enbart inkluderar den nu gällande. AVGIFTER Avgiftsfliken visar upp alla avgifter som är knutna till objektet. Figur 17: Avgiftsfliken FELANMÄLNINGAR Objektet kan ha felanmälningar kopplade till sig. Dessa återfinns på fliken felanmälningar. Användaren kan välja att titta på detaljer för en enskild felanmälan genom att klicka på den. Figur 18: Lista vav felanmälningar Felanmälningen delas upp i tre separata flikar som presenterar olika information: Felanmälan Hyresgäst Kontaktperson FELANMÄLAN Detaljfliken för en felanmälan visar upp just detaljinformationen för den felanmälan som användaren har valt. Fliken visar bland annat beskrivningar, enhet, åtgärd, status och diverse datum. 18 Version 1.0

19 Figur 19: Detaljinformation om enskild felanmälan HYRESGÄST I fliken hyresgäst återfinns kontaktinformation för den hyresgäst som felanmälan är kopplad till. Figur 20: Hyresgäst för felanmälan KONTAKTPERSON När en felanmälan skapas kan en kontaktperson annan än hyresgästen anges. T.ex. kan det handla om att en annan person är hyresgästen skall hantera kontakt vid justering av det aktuella problemet. Kontaktuppgifter för denna kontaktperson återfinns i fliken kontaktperson. Figur 21: Kontaktperson för felanmälan DOKUMENT Till ett objekt kan en uppsättning dokument och bilder kopplas. Dessa finns tillgängliga på objektkortet under fliken dokument. Förutom information så som namn och nummer presenteras t.ex. kategori samt en länk till dokumentet. Genom att följa länken hämtas och presenteras det aktuella dokumentet. Version

20 Figur 22: Dokument kopplat till objektet. 20 Version 1.0

21 Fastighetskort Fastighetskortet presenterar en fastighet ur flera perspektiv. Kortet summerar en mängd data och grupperar information i flikarna: Areor Värdenycklar Felanmälningar Dokument FASTIGHETSKORT, UPPGIFTER Fastighetskortets huvud inkluderar basuppgifter om fastigheten såsom visningsnamn (t.ex. nummer och namn), adress och ägare. AREOR Under fliken areor hittar man alla areor knutna till fastigheten på upp till tre olika nivåer. Fastighetsbundna areor visar alla areor knutna till fastigheten. Byggnadsbundna areor visar alla areor knutna till fastighetens byggnader. Byggnadsbundna areor visas inte i installationer som inte använder sig av byggnadsbegreppet. Objektsbundna areor presenterar alla areor knutna till objekt i fastigheten. Version

22 Av dessa areor är det möjligt att expandera byggnadsbundna areor och objektbundna areor för att se hur de aggregerade areor fördelar sig över byggnader och objekt. Att expandera och titta på detaljerna görs genom att klicka på Visa detaljer. Figur 23: Expanderade objektsbundna areor VÄRDENYCKLAR Presenterar värdenycklar knutna till fastigheten och motsvarar funktionen på objektskortet fast ur fastighetens perspektiv. Se objektskortet för mer information. FELANMÄLNINGAR Presenterar felanmälningar knutna till fastigheten och motsvarar funktionen på objektskortet fast ur fastighetens perspektiv. Se objektskortet för mer information. DOKUMENT Presenterar dokument knutna till fastigheten och motsvarar funktionen på objektskortet fast ur fastighetens perspektiv. Se objektskortet för mer information. 22 Version 1.0

23 Personkort Personkortet sammanfattar en hyresgäst ur ett antal infallsvinklar och syftar till att visa personens engagemang hos fastighetsbolaget. Personkortet inkluderar följande information: Möjlighet att justera kontaktuppgifter Kontrakt Dokument Felanmälningar Figur 24: Personkortet PERSON, UPPGIFTER I personkortets huvud presenteras personuppgifter och kontaktinformation. Kontaktinformationen inkluderar en klickbar e-postadress som automatiskt kortats av för att få plats på skärmen. Hela e-posten presenteras genom att hålla muspekaren över adressen, tyvärr är detta ej möjligt på plattor. Genom att klicka på e-postadress öppnas ett nytt e-post upp till hyresgästen i den installerade e-postklienten på användarens maskin. Genom att klicka på länken redigera ges möjligheten att enkelt justera kontaktuppgifterna. Både e- postadress och telefonnummer är justerbara. När användaren gör sin första ändring tänds sparaknappen upp och blir grön för att påminna användare om att spara. Version

24 I samband med att ny information sparas visas ett meddelande som indikerar att uppgifterna justerats i databasen. Figur 25: Meddelande om att ändrigar sparats. Om användaren försöker spara utan att gjort ändringar informeras användaren om att inga ändringar finns att spara. Figur 26: Meddelande om att inga ändringar fanns att spara. KONTRAKT Presenterar kontrakt knutna till hyresgästen och motsvarar funktionen på objektskortet fast ur hyresgästens perspektiv. Ett par skillnader finns och de utgörs blanda annat av att hyresgäst ej visas i kontraktslistan samt att enbart giltiga kontrakt finns med i vyn. Hyresgästens historiska kontrakt visas ej upp. Se objektskortet för mer information. DOKUMENT Presenterar dokument knutna till hyresgästen och motsvarar funktionen på objektskortet fast ur hyresgästens perspektiv. Se objektskortet för mer information. FELANMÄLNINGAR Presenterar felanmälningar knutna till hyresgästen och motsvarar funktionen på objektskortet fast ur hyresgästens perspektiv. Se objektskortet för mer information. 24 Version 1.0