Förslag till verksamhetsplan och budget 2017

Transkript

1 Eslövs Friluftsklubb Förslag till verksamhetsplan och budget 2017 Skall fastställas på Årsmötet 1. Organisation Styrelse Kommittéer Ungdom Uttagning Teknisk Skidor och långlopp EFK-nytt-redaktion Valberedningen Statistikansvarig Materialförvaltare Ansvarig för PR, press- och sponsorkontakter Ansvarig(a) för klubbkläder Arbetsgrupper Sportident Idrotten Online/Eventor/Hemsida Funktionärer EES/Rekrytering 1

2 2. Arbetsbeskrivningar Styrelsen som helhet (under ledning av ordföranden) När årsmötet inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter. Styrelsen skall inom ramen för Riksidrottsförbundets, vederbörande SF: s (Svenska Orienteringsförbundet och Svenska Skidförbundet) och föreningens stadgar svara för föreningens verksamhet enligt fastställda planer samt tillvarata medlemmarnas intressen. Tillse att för föreningen gällande lagar och bindande regler iakttas samt ansvara för att föreningens drogpolicy upprätthålles Verkställa av årsmötet fattade beslut Planera, leda och fördela arbetet inom föreningen Ansvara för och förvalta föreningens medel. Tillställa revisorerna räkenskaper mm, enligt stadgarnas 24 Förbereda årsmöte Utser pristagare till Tennfatet och Årets Lyft Se till att fattade beslut verkställts Ordförande Tillsammans med vice ordförande, sekreterare och kassör vara föreningens firmatecknare, och underteckna utgående handlingar. Firmatecknare kan teckna föreningens firma var för sig. Leda styrelsens förhandlingar och arbete Övervaka att föreningens stadgar och övriga för föreningen bindande regler och beslut efterlevs. Representera föreningen utåt, främst gentemot Eslövs kommun, Skånes Orienteringsförbund, Svenska Orienteringsförbundet, Skånes Idrottsförbund, Riksidrottsförbundet, Skånes Skidförbund, Svenska Skidförbundet, andra idrottsföreningar, nya medlemmar. Vice ordförande Tillsammans med ordförande, sekreterare och kassör vara föreningens firmatecknare, och underteckna utgående handlingar. Firmatecknare kan teckna föreningens firma var för sig. Efter överenskommelse med ordföranden, överta delar av dennes uppgifter. Om ordföranden har förhinder, träda in i dennes ställe. Tillsammans med ordförande och kassör se till att föreningen söker bidrag från stat, kommun och idrottsorganisationer, m.fl. Sekreterare Tillsammans med ordförande, vice ordförande och kassör vara föreningens firmatecknare, och underteckna utgående handlingar. Firmatecknare kan teckna föreningens firma var för sig. Förbereda styrelsens sammanträden och föreningens möten Föra protokoll över styrelsens sammanträden Se till att föreningens handlingar hålls ordnade och förvaras på ett betryggande sätt samt ansvara för att föreningens historia dokumenteras Årligen upprätta förslag till verksamhetsberättelse för föreningen Ta emot föreningens post (inklusive e-post) och fördela vidare till dem som ska handlägga det eller dem det berör. För post som är oklart, diskutera med ordförande/vice ordförande vem som ska handlägga det. Ingen post får läggas Beställa och fördela tävlingsprogram från Skånes orienteringsförbund (SKOF) (SkåneVår, SkåneHöst). 2

3 Vice sekreterare Efter överenskommelse med sekreterare, överta delar av dennes uppgifter. Om sekreteraren har förhinder, träda in i dennes ställe. Kassör Tillsammans med ordförande, vice ordförande och sekreterare vara föreningens firmatecknare, och underteckna utgående handlingar. Firmatecknare kan teckna föreningens firma var för sig. Föra medlemsförteckning och se till att medlemmarna betalar beslutade avgifter till föreningen. Svara för föreningens bokföring vilket innebär skyldighet att föra bok över föreningens räkenskaper. Årligen upprätta balans- och resultaträkning. Se till att föreningens skulder betalas i rätt tid. Upprätta särskild uppgift för insändande till Skatteverket (undertecknas av firmatecknare). Föra inventarieförteckning. Se till att såväl föreningens medlemmar i föreningens verksamhet som föreningens byggnader, idrottsmaterial, priser och övriga tillhörigheter är försäkrade på ett betryggande sätt. Kommittéer Svara för årlig statistikrapportering till Svenska orienteringsförbundet och Svenska skidförbundet. Eventuellt kan en vice eller biträdande kassör utses, som kan överta en del av uppgifterna. Denna person kan utses inom eller utom styrelsen (om utanför styrelsen kan personen även utses till adjungerad styrelseledamot). Ungdomskommittén Samordna och förbereda egna arrangemang för ungdomar av Älgots cup (med stöd av tekniska kommittén). Samordna och leda klubbens rekrytering. I samråd med styrelsen hålla kontakt med kommunens skolor och bistå idrottslärarna med orienteringsundervisning (orientering ingår i grundsakolans läroplan). Vara kontaktpersoner för klubbens barn och ungdomar. Samordna barn- och ungdomsträningen. Se till att träningen för barn och ungdomar stegras i lagom takt Uppmuntra barnen och ungdomarna att delta i tävlingar, träningsläger och andra barn- och ungdomsarrangemang i egen eller andras (t.ex. SKOFs) regi. Uttagningskommittén Laguttagningar till Fyrklubbs, Tjoget, Jukola samt ev. till DM-stafetter samt andra stafetter och lagtävlingar som klubben beslutar sig för att delta i. Samordna resor till ovan nämnda arrangemang. 3

4 Tekniska kommittén Kommittén som helhet: Kartframställning (nyritning, revidering). Tävlingsplanering (ansökningar /i samråd med styrelsen/, kontakter med SKOF angående våra tävlingsarrangemang, förberedelser, utse område, se till att kartor revideras, se till att markägare och jakträttsinnehavare kontaktas, med mera). Föreslå tävlingsledare och banläggare inför tävlingar och träningstävlingar (Ungdomscup, Vintercup, Nationella tävlingar och liknande - styrelsen utser formellt). Utbildning av tävlingsledare, banläggare och huvudfunktionärer för tävlingsarrangemang. Uppföljning av banläggarkort. Utveckling av tävlingsarrangemang. Support till andra kommittéer vid arrangemang (t.ex. träningar). Kartansvarig (utses inom kommittén) Kontaktperson gentemot SKOF vad gäller kartfrågor. Markansvarig (utses inom kommittén) Kontakter med markägare och jakträttsinnehavare på de områden vi har kartor. Kontaktperson gentemot SKOF vad gäller markägarfrågor. Kartförsäljning (utses inom kommittén) Klubbens kontaktperson för försäljning av kartor. Skid- och långloppskommittén Göra och underhålla skidspår i Skär och/eller på andra platser, i mån av snö. Arrangerar skidträningar och kretsmästerskap på skidor, i mån av snö. Arrangerar andra aktiviteter för skidåkare och långlöpare. Anmälan och övrigt stöd till tävlande vid deltagande i skidtävlingar. Representerar klubben gentemot Skånes skidförbund och Svenska skidförbundet. EFK-nytt-redaktion Sammanställa och ge ut 6 nummer per år av EFK-nytt. Bevaka olika arrangemang och se till att rapporter kommer med i tidningen. Uppmuntra medlemmar och andra att bidra med material till tidningen, skriva rapporter, med mera. Ansvara för klubbens interna information och se till att EFKnytt fungerar väl som intern informationskanal (inbjudningar, kallelser, med mera). Samverka med hemsidans redaktörer, så att information sprids på bästa sätt, både internt och externt. Valberedningen Fortlöpande under året arbete aktivt med att kartlägga behovet av kandidater till styrelse, kommittéer och förtroendeuppdrag inom föreningen samt i dialog med styrelsen och medlemmarna finna lämplig Personer. Inhämta information om eventuella avsägelser beträffande omval och informera styrelsen senast den 31 oktober. Arbetsgrupper Sportident Ansvara för klubbens Sportident-utrustning (service, nyinköp, m.m.). Upprätthålla tillräckliga Sportident-kunskaper inom klubben. Följa Sportident-utvecklingen. Utbilda träningsassistenter, tävlingsfunktionärer och andra i användning av SportIdent. Administrera SportIdent i samband med egna tävlingsarrangemang. 4

5 Idrotten Online/Eventor (IO)/Hemsida Följa utvecklingen av IO/Eventor och upprätthålla tillräcklig kunskap inom klubben. Föreslå nya tillämpningar. Uppdatera våra sidor i IO. Registrera och uppdatera information om medlemmarna i IO så att de aktiva kan anmäla sig till tävlingar via Eventor (orientering). Administrera tävlingsanmälan via Eventor för klubbens tävlande som inte själv kan anmäla sig. Administrera Eventor vid egna tävlingsarrangemang (ta emot anmälningar, lägg upp inbjudan, information, resultat m.m.). Utbilda klubbens funktionärer i IO, så att t.ex. kassören kan sköta medlemsförteckningen eller ansökan om Lok-stöd samt sköta årlig rapportering till SOFT, Sv. Skidförbundet och RF. Ansvara för klubbens hemsida. Samverka med EFK-nytt-redaktionen och funktionär för PR, press- och sponsorkontakter, så att information sprids internt och externt på bästa sätt. EES/Rekrytering Planera och ansvara för genomförandet av Eslöv Evening Sprint samt därtill kopplad rekryteringsarbete. Funktionärer Statistikansvarig För statistik över tävlingsdeltagande och räknar poäng till Älghornet och Ungdomens Vandringspris. Följer Sverigelistan och ser till att eventuella felaktigheter korrigeras. Materialförvaltare Ansvara för klubbens material (service, underhåll, nyinköp). Ansvara för klubblokalen (inkl. nyckelförteckning). Ansvarig för PR, press- och sponsorkontakter Ansvara för klubbens externa information. Samverka med hemsidans redaktörer, så att information sprids på bästa sätt, både internt och externt. Kontakter med press och sponsorer. Ansvarig för klubbkläder Framtagning av nya klubbkläder. Försäljning av klubbkläder. 3. Verksamhet 2017 Klubbgemensam verksamhet 2017 Arrangera Vintercup i februari i Stehag. Tävl.led.: Arne Thell, Banl.: Ronny Liljenberg. EES - parkorientering i maj (3 stycken). Arrangera Kretsmästerskap i Natt-OL (troligen i Lödde Sandskog). Arrangera Kretsmästerskap på skidor. Bistå idrottslärarna vid skolorna i kommunen med OL-undervisning/utrustning/genomförande. Genomföra Aktivitet förebygger vid Mariaskolan till våren - eventuellt vid fler skolor till hösten. EFK-nytt ges ut med 6 nummer. 5

6 HLR-utbildning Verksamhetsplan 2017, Ungdom Starta träningar i Gyaskogen med ungdomar från kommunens skolor. Orienteringsträning i samband med EES. Beredskap att ta emot nybörjare i den ordinarie verksamheten. Skolverksamhet enligt beskrivning i föregående stycke. Priser och övrigt kr Verksamhetsplan 2017, Uttagningskommittén Arrangera ev. resa till Tjoget, inkl uttagning. Uttagning 4-klubbs. Uttagning övriga stafetter, ej DM. Verksamhetsplan 2017, Skid- och långloppskommittén Skidspår läggs i Skär vid snötillgång. Kretsmästerskap på skidor i EFK:s regi. Verksamhetsplan 2017, Tekniska kommittén Revidering av Gyakartan inför Vintercupen. Revidering av kartutsnitt inför EES-tävlingarna. Nyproduktion av sprinkarta i Stehag (extern resurs). Kontakter med markägare och jakträttsinnehavare. Utse tävlingsledare och banläggare för arrangemang under Delta i konferenser. Utskrift av kartor. Rekning inför närtävlingar 2017 Konferenser Färgpatroner m.m. till laserskrivaren 2 3 Kostnader för nyproduktion av sprintkarta i Stehag är enligt offert upptagen med kr i budgetsammanställningen ; se avsnitt Planering för Vintercup KretsM skidor EES Tävlingsarrangemang 6

7 2019 Vintercup KretsM skidor EES Tävlingsarrangemang 2020 Vintercup KretsM skidor EES Tävlingsarrangemang 5. Budget för 2017 Intäkter Kostnader Kartförsäljning 0 Träning & ungdom 3000 Folkspel 3000 Uttagningskomm 500 Övriga lotterier 0 Tekniska komm 3500 Medlemsavgifter Skid-långlopp 500 Anslag Startavgifter Sponsring 0 Lokalhyra Gåvor 0 Kurser & konf 500 Vintercup 5000 Materialomkostn 1000 EES Kontorsomkostn 2000 Lilla 5-dagars 0 Årsavgifter 4500 Natt- KM 4000 Försäkringar 2000 Priser/uppvaktn 2000 Möteskostnader 2000 Övrigt 1000 Finasiella poster -500 Ny karta Resultat SUMMA SUMMA Poster som kan tillkomma efter diskussion på årsmötet är: Ska vi arrangera en MedelSprint på nya kartan i Stehag till hösten? Ger i så fall ett överskott på minst kr. Ska vi skaffa nya tävlingskläder? Även om var och en betalar, så behöver vi lägga upp ett lager till ett värde av c:a kr. Eventuell subvention till ungdomarna? 7