Nyheter i 3L Pro, version 2012.Q3

Transkript

1 Nyheter i 3L Pro, version 2012.Q3 Det känns väldigt roligt att äntligen få släppa version 2012.Q3 av 3L Pro till er. I den här versionen har vi sedan i våras arbetat mycket med att modernisera utseendet samt att öka användarvänligheten. Bland annat kommer ni att märka att våra Övriga funktioner numera finns som knappar i respektive bild vilket ökar intuitiviteten. Ni kommer från och med nu också märka mer att vi numera ingår i Vitec-koncernen. Det syns bland annat i att vi visar Vitec-logotypen istället för logotypen för 3L System på ett flertal ställen. Att vi ingår i Vitec-koncernen påverkar inte 3L Pro. Produkten kommer att fortsätta vidareutvecklas och supportas. Fördelarna är att vi nu har tillgång till ett ännu bredare produktsortiment inom koncernen. Som exempel kan nämnas Vitec Energiuppföljning, ett verktyg för effektivare driftstatistik och rapportering och som stödjer arbetet att följa upp och minska energi- och vattenförbrukningar. Samordning av hela produktportföljen har precis påbörjats. En information som är så viktig att jag vill lägga den här i inledningen är att det på grund av ändringar i mediaförbrukningen inte är möjligt att backa en avisering i 2012.Q3 som är gjord i tidigare versioner. Se alltså till att backa eventuella sådana innan uppgraderingen! Jag vill med detta passa på att önska er en trevlig höst! Marie Lucander support@3lsystem.com

2 Innehåll NYHETER I VERSION 2012.Q ALLMÄNT... 4 Ny färg och form... 4 Ny utskriftshantering Produktregistrering Kalender bankfria dagar skapas automatiskt Utökning av Sök i 3L Pro REDOVISNING Ny bild för verifikationsregistering Fler Excelnära rapporter Kontroll av giltighetsdatum vid import av SIE Historik vid ändring eller borttag av verifikationsrad Kopiering av koddelar till klienter Information om ej giltigt konto FAKTURERING- OCH KUNDRESKONTRA Möjlighet att bläddra mellan kunder Tillfällig adress gäller även i kundfakturering Utökning SveFaktura Påminnelser/Kravbrev via Addoro Nytt val att ange språkkod som används till t.ex. bgcinvoice Förbättrad loggning och meddelandefunktioner vid inläsning av anmälningsfiler (EFA) LEVERANTÖRSRESKONTRA Möjlighet att bläddra mellan leverantörer Ändrad kontroll vid spara leverantör Ändringar rörande leverantörsbetalningar Betalningsdatum kan bli dagens datum PROJEKTSTYRNING Inläsning av budget/prognos utökad till att omfatta alla 10 koddelar PERSONALADMINISTRATION Styrparametrar följer med till ny klient Omdöpt menypunkt och revidering av val i rapport, Semester & ATF Omfattande revideringar i ATF-hanteringen TIDREDOVISNING Omdöpta menypunkter, tidsregistrering HYRES- OCH AVGIFTSADMINISTRATION INKL. BOSTADSRÄTTSFÖRENING Möjlighet att bläddra mellan kontrakt Format för data från LMV LMV-nummer vid byte av namnskyltar E-faktura avmarkerar autogiro Sida 2 av 40

3 Utökning export av kontraktsinformation Påminnelser/Kravbrev via Addoro Nytt val att ange språkkod som används till t.ex. bgcinvoice Förbättrad loggning och meddelandefunktioner vid inläsning av anmälningsfiler (EFA) Utökning av möjlighet att radera/editera reskontrapost Utökning av automatisk information vid utskrift av upplåtelseavtal Avsättning till inre reparationsfond på kalkylerat andelstal Revideringar i mediaförbrukning MARKFÖRVALTNING Format för data från LMV MASKINUTHYRNING (UTHYRNING) Ändringar i rapporten Debiteringsunderlag Pris föreslås från hyresobjektsgruppen Sida 3 av 40

4 Nyheter i version 2012.Q3 Allmänt Ny färg och form Det är främst inom det allmänna området som förändringarna märks i denna version. Först och främst har vi ändrat färgsättningen på hela produkten. En licensierad produkt, som därmed räknas som en officiell installation, är ljust grå. Möjligheterna att själv ändra och bestämma färg är borta. Det beror på att utseendet i 3L Pro är en del av vårt varumärke. Därför finns det två förbestämda färgsättningar för en testmiljö. Att det finns två beror på att vi vet att en del av er kunder arbetar med två testdatabaser parallellt. Man kan också tänka sig att man har ett färgschema för en testmiljö och ett annat för en historikmiljö Förvald testmiljö Alternativ testmiljö Sida 4 av 40

5 Vi vet att en del av er idag har valt väldigt skarpa färger för testmiljöer för att det ska vara tydligt att man är i en testmiljö. Vi har därför lagt till en upplysning om att man befinner sig i en testmiljö. Denna upplysning kommer i normalfallet var 5:e minut, men ni kan själva ändra detta intervall om ni anser att det är för ofta eller för sällan. Det finns inte heller längre någon bakgrundsbild i 3L Pro så om man väljer att varken ha det aktiva skrivbordet eller supportsidan som startsida så blir bakgrunden helt vit Vi har också bytt alla ikoner till en mer modern variant som ni som kör Capifast CRM kommer att känna igen. Exempel: Ikon för öppna huvudmeny i version 2012.Q2 Ikon för att öppna huvudmeny i version 2012.Q3 Sida 5 av 40

6 Vi visar också beskrivningstexter för knapparna i verktygsraden för alla användare (tidigare kunde man välja detta, men defaultinstallationen var utan). Exempel verktygslisten för bilden kontraktsparter/kunder normalläge version 2012.Q2 Exempel verktygslisten för bilden kontraktsparter/kunder i normalläge version 2013.Q2 Vissa knappar i verktygslisten har vi tagit bort och andra har vi flyttat på, t.ex. knappen för huvudmeny som nu ligger näst längt bort till vänster i anslutning till stäng fönster. Det är alltså en gruppering av knapparna som gjorts, allt för att det ska vara enklare att hitta. Vi har också flyttat ner Övriga funktioner samt utskriftsval från registerbilder till knappar i bilden där de syns mycket bättre: Exempel från version 2012.Q2 Sida 6 av 40

7 Samma bild i version 2012.Q3 För att ytterligare öka intuitiviteten för vad som måste anges när man registrerar en post har vi lagt en svagt gul färg i de fält som är obligatoriska. För kunder gäller det kund/part ID som är det fält som 3L Pro kräver för att kunna spara en post. Det är också möjligt att definiera egna fält som obligatoriska. Man kan också stänga fält som aldrig används av er. Detta görs under knappen för Fältguide Hör av er till oss om ni önskar en genomgång av denna funktion. I rapporter där det finns flera val att göra som påverkar vilken typ av rapport man får ut har vi lyft fram dessa för mer intuitivitet, dvs. från droplist till radioknappar. Exempel är reskontralistorna: Sida 7 av 40

8 Kundreskontralista 2012.Q2 Kundreskontralista 2012.Q3 Sida 8 av 40

9 Ledordet för oss har varit att vi ska göra bilderna lugnare för ögat. Exempel har varit att ta bort skuggor och nedsänkta boxar i bilden. Ett exempel som är ganska tydligt är från kontraktsbilden: Del av kontraktsbilden 2012.Q2 Samma del av kontraktsbilden 2012.Q3 Vi har även lagt in en knapp för att veta i vilka fält man kan ta översikt. I de fall arbetet med att göra bilderna lugnare för ögat innebär att vi måste gå in och ändra i en specifik bild har vi till den här versionen gjort det för de ca 50 vanligaste bilderna i 3L Pro. Arbetet fortsätter framöver. Det innebär t.ex. att det inte finns knapp för att veta i vilka fält man kan ta översikt i alla bilder. Sida 9 av 40

10 Andra saker för att göra bilden lugnare för ögat och som slår igenom i alla bilder är att relationsträden har fått en och samma ikon för alla punkter. Relationsträd för kontraktsbilden 2012.Q2 Relationsträd för kontraktsbilden 2012.Q3 Ni kommer att märka andra utseendeförändringar i 3L Pro också, även om de inte är beskrivna här. Sida 10 av 40

11 Ny utskriftshantering För de rapporter där själva rapporten är huvudsyftet, t.ex. redovisnings- och andra rapporter så är starta-knappen borttagen (den gröna pilen). Snabbkommandot F10 ger, precis som tidigare, utskrift till bildskärmen. Det som är nytt är att om du klickar på utskrift till skrivare så får du direkt välja på vilken skrivare du vill ha rapporten och vid valet skriv ut kommer rapporten där. Dvs. det tidigare förfarandet med att först välja skrivare och sedan starta är förändrat. Detta är en anpassning till det arbetssätt vi är vana vid i t.ex. Office-paketet. Sida 11 av 40

12 Vid val Utskrift till fil fungerar det på samma sätt Filformaten har nya benämningar. Här är en tabell som förklarar: Benämning på filformat tom version 2012.Q2 Benämning på filformat from version 2012.Q3 Excel, specialrapport Excel Excel, standardrapport Excel, utskriftsformatterad Excel, endast data Excel, rådata Pdf Pdf HTML Utgår Text Text PSR Utgår Urklipp Utgår CSV CSV SQL Syntax Utgår dbase III Utgår DIF Utgår Sida 12 av 40

13 För rapporter där det finns möjlighet att göra drill-down vid utskrift till bildskärm så visas alltid rapporten med denna möjlighet. För bearbetningar där själva rapporten inte är huvudsyftet, t.ex. avisering eller generering av fasta löner finns starta-knappen kvar. Sida 13 av 40

14 Produktregistrering Vi har tidigare informerat om produktregistrering och att man har haft möjlighet att göra detta. From version 2012.Q3 är produktregistreringen obligatorisk för alla våra kunder. Vi skickar ut licensnyckeln igen i närhet till releasen, men hör av dig till oss om du inte har fått denna information! Kalender bankfria dagar skapas automatiskt Vid uppgraderingen skapas automatiskt kalender bankfria dagar med lördagar, söndagar och andra bankfria dagar. Önskar ni andra bankfria dagar än dessa kan ni själva gå in och komplettera i kalendern. OBS! Ni som kör Palette måste även i fortsättningen föra över dessa till Palette en gång om året. Sida 14 av 40

15 Utökning av Sök i 3L Pro Numera går det att söka även på personnummer. Personer med Skyddad ID undantas även fortsättningsvis om man inte ändrar inställningen för detta. Ytterligare information som vi utökat med är bland annat fakturanummer, kundens telefonnummer, pg och bg för leverantörer. Informationen om vilka träffar man fått är dessutom grupperad så att man kan expandera den del man är intresserad av. Sida 15 av 40

16 Redovisning Ny bild för verifikationsregistering From version 2012.Q3 finns möjlighet att använda en ny bild för verifikationsregistrering. Vi kommer inte att öppna den för alla kunder automatiskt, men om du är intresserad av att använda denna nya bild är du mer än välkommen att höra av dig till oss så ordnar vi det. Anledningen till att vi inte ersätter den nuvarande registreringsbilden är bland annat att alla funktioner från den nuvarande bilden för verifikationsregistrering ännu inte är implementerade i den nya. Någon gång under 2013 planerar vi att byta ut den nuvarande bilden till den nya för alla användare. Sida 16 av 40

17 De största skillnaderna jämför med den tidigare bilden för verifikationsregistrering är: Det går att kopiera ut information från ett verifikat till Excel. Det går att klistra in information från Excel till verifikatet. Utseendet är mer Excelliknande med alla rader som i ett Excelark. Det går att vandra med tab och pil upp och pil ned mellan raderna. Endast de koddelar som man har angivit som aktiva i styrparametrarna visas i bilden, dvs. om man endast använder konto, kostnadsställe och projekt så är det endast dessa som syns i bilden. Bläddring på datum är annorlunda så att det fungerar likadant oavsett var i 3L Pro du arbetar med datum. Sida 17 av 40

18 Du väljer inte längre bokföringsår. Datumet styr. Detta innebär att du nu kan se på verifikat även för år som du inte längre kan registrera på, dvs. de som är helt stängda. + i Ver.nummer ger nytt verifikat(plus-tecknet). Du kan också manuellt fritt ange ett vernr. Översikt ger översikt på befintliga verifikat i fallande ordning. + i Konto avslutar verifikatet (plus-tecknet). Detta innebär att du alltså enkelt kan avsluta ett verifikat även om du bara har tillgång till det numeriska tangentbordet. Du kan ange + på vilken rad som helst. Motsvarar att trycka Esc eller klicka i fönster för verifikationsval. Kopiera föregående värde med. eller, fungerar i samtliga kolumner med undantag för datumfält. I Belopp, Antal och Belopp i valuta kan minustecken antingen anges före eller efter siffrorna. Du kan skriva en formel i Belopp, Antal och Belopp (400/62,5*4-). Notera att om minustecken är angivet sist placeras detta först. Därefter sker formelberäkning. Förutom ovanstående finns en mängd mindre nyheter. De funktioner som ännu inte är implementerade och som kan påverka vem som vill använda den nya registreringsbilden är: Användning på andra ställen än direkt från menyn redovisning/dagliga rutiner, dvs. den nya bilden används inte för att kontera leverantörsfakturor, registrera ingående balanser eller dylikt. Den nya bilden visas inte heller om man kommer till verifikationen via drill-down. Kontering mot likvidavräkningskonto i klienten Stanna i eller hoppa över fältet ver.text Kopiera ver.text automatiskt från föregående rad (det går att kopiera med, eller. ) Standardtexter Översättning till andra språk. Hopp till anl/inv Hopp till lån Sida 18 av 40

19 Fler Excelnära rapporter Saldobalans, saldobalans/redkod, Huvudbok, huvudbok/redkod, verifikationslista samt verifikationslista/redkod finns nu alla som bearbetningsbart format i Excel, d.v.s. det format som nu heter Excel och som tidigare hette Excel, specialrapport. För utskrifter av rapporter till filformatet Excel (tidigare benämnt Excel specialrapport) gäller: Om inget filnamn anges när rapporten skrivs ut så öppnas den direkt när den skapats. Vi har tyvärr ingen möjlighet att påverka att den ska öppnas i maximerat läge, men Excel startas och rapporten finns där. Man får själv välja att spara som Om filnamn anges så skapas rapporten på angiven sökväg och man får själv öppna den därifrån. Sida 19 av 40

20 Kontroll av giltighetsdatum vid import av SIE4 Vid import av SIE4-filer kontrolleras nu även så att kontot och/eller koddelarna är giltiga vid importen. Det medför att ni inte längre får in transaktioner på t.ex. avslutade projekt eller kostnadsställen. OBS! Slut- och startdatum gäller, inte projektstatus. Om det kommer transaktioner på ett ogiltigt konto eller koddel hanteras detta i den nya hanteringen som infördes from version 2012.Q2. Se det nyhetsdokumentet för mer information eller kontakta oss för en genomgång. Historik vid ändring eller borttag av verifikationsrad Tidigare har det funnits möjlighet att slå på loggning av ändring/radering av verifikationsrader. Denna loggning är nu påslagen för alla, vilket innebär att de rader som ändras from uppgraderingen till denna version går att spåra. I den verifikationsbild som finns sedan tidigare kommer man åt rapporten via knappen historik som syns om det finns historik. Sida 20 av 40

21 I den nya verifikationsregistreringsbilden finns en knapp i bilden för att skriva ut historik. Här visar vi även raderade och ändrade rader som överstrukna direkt i bilden. Kopiering av koddelar till klienter Om man lägger upp en koddel i huvudbolaget får man frågan om man vill kopiera ut denna till klienterna. Det underlättar bland annat när man vill ha samma motparter och alla aktiviteter i alla bolag. Information om ej giltigt konto Om man är och tittar på ett verifikat där det finns ett konto som inte är giltigt så får man numera information om vilket konto det gäller. Sida 21 av 40

22 Fakturering- och kundreskontra Möjlighet att bläddra mellan kunder Det är möjligt att bläddra till nästa och föregående kund med hjälp av pilar i verktygslisten. Nästa kund = nästa kundnummer Tillfällig adress gäller även i kundfakturering. Om man vill att aviadress ska förslås för kundfakturor så gäller det numera även tillfälliga adresser. Datumjämförelsen görs mot fakturadatum. Sida 22 av 40

23 Utökning SveFaktura Utställarens/Säljarens PartID samt leveransdatum skickas nu med i SveFaktura. Säljande bolags organisationsnummer anges som PartyID Leveransdatum anges i ActualDeliveryDate Leveransdatum anges på fliken Huvud2 på fakturan. Kontakta oss för en ny komplett filspecifikation vid behov. Påminnelser/Kravbrev via Addoro From version 2012.Q3 finns möjlighet att även skriva påminnelser/kravbrev via Addoro. Ett nytt urval för detta finns i bilden för påminnelser/kravbrev. Kontakta oss för att komma igång med detta. Sida 23 av 40

24 Nytt val att ange språkkod som används till t.ex. bgcinvoice På kunden kan egna språk anges. ISO-koden (ISO 639) anges också. Denna skickas med i bgcinvoicefilen. Om inget språk är valt på kunden, eller om ISO-koden är blank skickas SV, dvs språkkoden för Svenska. Att ange ett språk här innebär inte att 3L Pro översätts till detta språk. Förbättrad loggning och meddelandefunktioner vid inläsning av anmälningsfiler (EFA) Vi har identifierat två fall när det är viktigt att få notis om att något behöver åtgärdas efter inläsning av anmälningsfil: 1. Avanmälan stämmer inte med bankid, dvs. bankid för avanmälan som kommer i filen är skilt från den som finns på kunden i 3L Pro. (Ex avanmälan kommer från Handelsbanken, men kundid från SEB står på kunden) 2. Den som anmäler e-faktura är inte avimottagare. Loggning av detta sker i en Excelfil som innehåller följande information: Sida 24 av 40

25 Loggfilen byggs på, dvs. den blir inte ny för varje inläsning, vilket gör att man kan gå tillbaka och titta historiskt på vad som har hänt. Var filen hamnar när man läser in filerna automatiskt bestäms i den så kallade integrationsmotorn som hanterar inläsningen. Om man läser in filerna manuellt ställer man in sökvägen för var loggfilen ska skapas under: Programinställningar - Fakturering - Sökväg till loggfil, efakturaanmälan. Vid manuell inläsning får man också en upplysning på den rapport som visas på skärmen efter inläsning. Nedan ett exempel på en anmälare som inte är avimottagare och att uppdatering därför inte har skett. Vid automatisk inläsning är det också möjligt att skicka mail till kunden som har anmält. Det är möjligt att skicka mail både när e-faktura har aktiverats samt när e-fakturaanmälan av någon anledning har misslyckats. Inställningar för dessa mail finns under Programinställningar Fakturering. Sida 25 av 40

26 Inställningen är Default Nej, dvs det skickas inte mail till kund vid inläsning av anmälningsfil utan att ni aktivt går in och talar om att ni vill det samt vilken text och vilken ämnesrad mailet ska ha. Leverantörsreskontra Möjlighet att bläddra mellan leverantörer Det är möjligt att bläddra till nästa och föregående leverantör med hjälp av pilar i verktygslisten. Nästa leverantör = nästa leverantörsnamn (bokstavsordning) Ändrad kontroll vid spara leverantör När en leverantör sparas görs alltid en kontroll på att adress är angiven. Dessutom görs kontroll på att antingen bg eller pg är ifyllt. Båda behöver inte vara ifyllda för att undvika varning. Ändringar rörande leverantörsbetalningar Sedan den nya funktionen med leverantörsbetalningar utvecklades under 2007 har de tidigare programmen för att hantera leverantörsbetalningar legat kvar i meny. Samma sak kan alltså utföras genom flera olika menyval. För att öka intuitiviteten för våra användare vilken menypunkt som ska användas har vi nu rensat i menyn så att det inte finns flera menypunkter som gör samma sak. Leverantörsbetalningar är kompletterad med sådan funktionalitet som tidigare gjorde att vissa användare valde att använda de äldre betalningsfunktionerna istället. Som exempel kan nämnas att det går att spara klienturval i leverantörsbetalningar samt att man kan läsa in återrapporteringsfilen härifrån. Sida 26 av 40

27 Betalningsdatum kan bli dagens datum Ny möjlighet gällande betalningsdatum. Om så önskas föreslås alltid dagens datum i stället för morgondagens datum vid skapande av leverantörsbetalningsfil. Kan användas i vissa andra nordiska länder. Sida 27 av 40

28 Projektstyrning Inläsning av budget/prognos utökad till att omfatta alla 10 koddelar Det är nu möjligt att importera projektbudget från excel inkl alla koddelar. Det finns dessutom samma möjlighet till kodkomplettering som vid sie-importen. Filen som läses in ska ha följande format i Excel. Personaladministration Styrparametrar följer med till ny klient. När man skapar en ny klient via Gruppering av klientföretag följer styrparametrarna för lön med. Omdöpt menypunkt och revidering av val i rapport, Semester & ATF I ett led att öka intuitiviteten har menypunkten Semesteruppgift/-skuld döpts om till Semesteruppgift. Valet i rapporten att presentera semester som semesterskuld eller semesteruppgift är i och med detta borttaget. Den semesterskuld som fanns som ett val här är inte samma semesterskuld som nu finns kvar i menyn och som är den som ska användas. Sida 28 av 40

29 Omfattande revideringar i ATF-hanteringen. Efter att ATF-hanteringen har varit i bruk ett tag har vi definierat några förbättringsområden. Dessa är korrigerade till denna version. Hör av dig till någon av våra konsulter om du önskar en genomgång av vad detta innebär för just dig. Följande områden har reviderats: 1. Det har inte gått att göra undantag på personalnivå för ATF:en. Det kan förekomma att personal som hör till en ATF-berättigad yrkeskod inte ska vara med i den generella ATFberäkningen pga avtalslösningar. 2. Det har ibland blivit merarbete då en löneperiod sträcker sig över ATF-årsskiftet. 3. Det kan ha varit svårt med att stämma av ATF m.h.a. rapporten Lönetransaktioner, då ATF inte följer kontantprincipen. 4. Det har inte gått att spara ATF till nästkommande år, vilket vissa avtal stödjer. Personalregistret har med anledning av punkt 1 utökats med val Ingen ATF Sida 29 av 40

30 <Manuell / ingen ATF> innebär att personen inte tas med i ATF-saldo, aktivering och avslut. Däremot så räknas saldo på lönespec, saldoruta i personal och löneregistrering samt i Ny tidregistrering. Saldot räknas dock i detta fall enligt kontantprincipen alla ATF-insättningar minus alla ATF-uttag från begynnelsen till aktuell löneperiodens utbetalningsdatum (lönespec) alternativt dagens datum (saldorutor) jämfört mot utbetalningsdatum i löneperiod. Med anledning av punkt 2 går ATF-hanteringen numera på datum i lönetransaktionen istället för datum i löneperioden. Med anledning av detta är datumregistrering numera tvingande vid uttag av ATF. Detta innebär: Inget krav på speciell löneperiod vid ATF-körningar. Vid registrering av lönetransaktioner som påverkar ATF, såsom uttag och frånvaro, måste dessa registreras med datum. När en löneart märks med någon ATF-flagga, så sätts registrera datum automatiskt till på. Om datummärkning inte har skett eller blivit fel, kan detta kompletteras vid ATF-körning. Se nedan. Att tänka på! Vid registrering av lönetransaktioner som påverkar ATF, t.ex. frånvaro, så behöver dessa delas upp på flera rader (inom löneperioden) om utfallet går över ett ATFårsskifte. Exempel: ATF-år ¼ - 31/3. Sjuk dag 2-14 från åååå åååå behöver delas upp på två rader - en med delen som avser mars och en del med det som avser april. Extra insats krävs i samband med övergången till det nya, om datum inte angivits på ATFpåverkande lönearter vid löneregistrering. Detta hanteras genom en ny funktion för datumkontroll i ATF-körningen. (Se nedan) Intjänad ATF dyker bara upp i denna kontroll om vår ATF-hantering nyligen tagits i bruk. Inträffar detta, så ska datum sättas till den period som ATF-tjänats in. Exempel: ATF-år ¼ - 31/3, intjänande år i fjol. Den intjänade ATF som får tas ut under perioden , ska ha periodmärkning (Not. När systemet aktiverar ATF, kan tidsperioden vara mindre beroende på om personen inte varit anställd hela intjänande perioden.) Se över ATF-märkningen av lönearter. Om t.ex. Uttag av ATF kontant har överföring till annan löneart, får bara en av dem vara flaggade som uttag av ATF. ATF-rätt anges per yrkeskod. Om en ATF-rätt förändras, sätt slutdatum på den gamla och gör en ny utan slutdatum med den nya ATF-rätten. Sätt aldrig slutdatum på en ATF-rätt annat än att du har fått nytt förändrat värde. Detta för att dina ATF-årsskiften ska bli så smidiga som möjligt. Sida 30 av 40

31 Datumkontroll vid ATF-körning När vi nu frångått datumurval mot löneperiod, krävs i stället att datum finns på alla ATF-påverkande transaktioner. Med ATF-påverkande transaktioner menas de som är registrerade på löneart med någon av de inringade märkningarna: I ATF-saldo, aktivering & avslut ska du alltid göra en datumkontroll innan resterande körningar. De första två urvalen kan användas för att hitta transaktioner som saknar datum. (Datumurvalet går mot löneperioden). Det tredje listar transaktioner med datum. (Datumurval går mot lönetransaktioner.) Ett grövre datumurval föreslås utifrån valt ATF-år, men kan manuellt snävas åt efter behov. Om urvalet ger träffar (tryck Start för att köra), visas ett fönster där datumen kan fyllas på alternativt redigeras. För punkt tre har vi utökat rapporten lönetransaktioner med nya datumurval. Sida 31 av 40

32 Det första nya urvalet avser det datumintervall du kan ange i en löneperiod. Det andra urvalet avser de datum du kan ange i varje lönetransaktion. Revidering med anledning av punkt 4. För anställda med intjänandeår i fjol, kan ej uttagen ATF sparas till nästa år. Varje anställd som ska omfattas av denna funktion märks upp i personalregistret. Om ATF kan sparas för den anställde, visas en stjärna efter den anställdes namn på ATF-rapporterna. Vid Avsluta uttagsår och saldo finns, skapas en uttagspost motsvarande saldot. Pris och belopp nollas dock. Samtidigt skapas en aktiveringspost med motsvarande antal på det kommande uttagsåret. Dessutom skapas också en aktiveringspost motsvarande intjänat, ej aktiverat. Vid Aktivera intjänad ATF och om ATF har sparats, visas ej aktiverat med negativt saldo. I detta fall kommer ingenting att hända per den anställde i denna körning. Om ingen ATF har sparats, kommer aktivering av ej aktiverat ske precis som för anställd som inte sparar sin ATF. Sida 32 av 40

33 Tidredovisning Omdöpta menypunkter, tidsregistrering I ett led att öka intuitiviteten har menypunkten Registrera tidkort döpts om till Registrera tid/dag och menypunkten Ny tidredovisning har döpts om till Registrera tid/period. Dessa två menypunkter har också placerats först i menyn för Dagliga rutiner. Hyres- och avgiftsadministration inkl. Bostadsrättsförening Det är på grund av ändringar i mediaförbrukningen inte möjligt att backa en avisering i 2012.Q3 som är gjord i tidigare versioner. Se alltså till att backa eventuella sådana innan uppgraderingen! Möjlighet att bläddra mellan kontrakt Det är möjligt att bläddra till nästa och föregående kontrakt med hjälp av pilar i verktygslisten. Nästa kontrakt = nästa kontrakt + version Format för data från LMV From denna version har vi uppdaterat vår fastighetsdatahantering så att den motsvarar det format som LMV levererar. (Termkatalog_OFF_10.10) Sida 33 av 40

34 LMV-nummer vid byte av namnskyltar På rapporten byte av namnskyltar skrivs LMV-numret ut. E-faktura avmarkerar autogiro Vid inläsning av anmälningsfil för e-faktura tas autogiroflagga bort på kontraktet i de fall det finns. Utökning export av kontraktsinformation Vid export av kontraktsinformation i XML-format skrivs även person-/organisationsnumret i filen för kontrakt. Påminnelser/Kravbrev via Addoro From version 2012.Q3 finns möjlighet att även skriva påminnelser/kravbrev via Addoro. Ett nytt urval för detta finns i bilden för påminnelser/kravbrev. Kontakta oss för att komma igång med detta. Nytt val att ange språkkod som används till t.ex. bgcinvoice På kunden kan egna språk anges. ISO-koden (ISO 639) anges också. Denna skickas med i bgcinvoicefilen. Om inget språk är valt på kunden, eller om ISO-koden är blank skickas SV, dvs språkkoden för Svenska. Att ange ett språk här innebär inte att 3L Pro översätts till detta språk. Sida 34 av 40

35 Förbättrad loggning och meddelandefunktioner vid inläsning av anmälningsfiler (EFA) Vi har identifierat två fall när det är viktigt att få notis om att något behöver åtgärdas efter inläsning av anmälningsfil: 1. Avanmälan stämmer inte med bankid, dvs. bankid för avanmälan som kommer i filen är skilt från den som finns på kunden i 3L Pro. (Ex avanmälan kommer från Handelsbanken, men kundid från SEB står på kunden) 2. Den som anmäler e-faktura är inte avimottagare. Loggning av detta sker i en Excelfil som innehåller följande information: Loggfilen byggs på, dvs. den blir inte ny för varje inläsning, vilket gör att man kan gå tillbaka och titta historiskt på vad som har hänt. Var filen hamnar när man läser in filerna automatiskt bestäms i den så kallade integrationsmotorn som hanterar inläsningen. Om man läser in filerna manuellt ställer man in sökvägen för var loggfilen ska skapas under: Programinställningar - Fakturering - Sökväg till loggfil, efakturaanmälan. Vid manuell inläsning får man också en upplysning på den rapport som visas på skärmen efter inläsning. Nedan ett exempel på en anmälare som inte är avimottagare och att uppdatering därför inte har skett. Sida 35 av 40

36 Vid automatisk inläsning är det också möjligt att skicka mail till kunden som har anmält. Det är möjligt att skicka mail både när e-faktura har aktiverats samt när e-fakturaanmälan av någon anledning har misslyckats. Inställningar för dessa mail finns under Programinställningar Fakturering. Inställningen är Default Nej, dvs det skickas inte mail till kund vid inläsning av anmälningsfil utan att ni aktivt går in och talar om att ni vill det samt vilken text och vilken ämnesrad mailet ska ha. Utökning av möjlighet att radera/editera reskontrapost Det finns from version 2012.Q3 möjlighet att radera en post i Korrigera reskontra. Rättighet för att radera är alltså tillagd och den eller de användare som ska ha denna rättighet måste åsättas denna. I samband med detta har även editeringsmöjligheterna setts över. Att ha möjlighet att mata in/editera reskontraposter i Korrigera reskontra möjliggör bland mycket annat: 1. Avstämning reskontra huvudbok från tidigare system 2. Påminnelsehantering/krav/dröjsmålsränta, även för poster från tidigare system 3. Underrättelse till panthavare för poster från tidigare system 4. Kunna stänga ner gamla affärssystemet Sida 36 av 40

37 Följande fält kan editeras i definierade situationer: Om betalning finns: Nedan markerade fält kan ändras Sida 37 av 40

38 Om betalning inte finns, men det finns ett verifikationsnummer i bilden ELLER det finns en avi med motsvarande referensnummer, kan nedan markerade fält ändras: Om betalning inte finns, det finns heller inger verifikationsnummer i bilden eller motsvarande referensnummer bland avierna så får alla fält ändras och radera-funktionen görs tillgänglig för den eller de användare som har rättighet till denna. Utökning av automatisk information vid utskrift av upplåtelseavtal Vid utskrift av upplåtelseavtal (egen wordmall) kan namn/årsavgift/tillträdesdatum hämtas från kontraktet. Sida 38 av 40

39 Avsättning till inre reparationsfond på kalkylerat andelstal Möjlighet finns att göra avsättning till inre reparationsfond på kalkylerat andelstal samt att titta en rapport innan den skarpa avsättningen sker. Revideringar i mediaförbrukning Vissa synpunkter på hanteringen av mediaförbrukningen som vi presenterade i version 2012.Q2 har framkommit. Dessa är reviderade till denna version: Hur många månader som föreslås mellan avläsningsperiod och debiteringsperiod är inställningsbart. Default och det som sätts vid uppgradering till versionen är 5. Om man felaktigt väljer en avläsningsperiod bakåt i tiden så att denna period redan är aviserad ska det inte skapas några debiteringar. När körningen startar görs en kontroll och man får upp ett meddelande om detta inträffar. Perioden är redan aviserad för kontrakt XXXXXXXX-X,, ingen debitering skapas med valen OK och Avbryt : OK gör att inga debiteringar skapas på just detta kontrakt, men att programmet fortsätter körningen med nästa kontrakt (i hopp om att det går bättre med det). Avbryt avbryter hela körningen. Det är nu möjligt att backa skapade debiteringar och avier i mediaförbrukningen. Dock kan man på grund av detta INTE backa en avisering i version 2012.Q3 som är gjord i version 2012.Q2 eller tidigare. Spärr finns i programmet. Sida 39 av 40