DC UTBILDNING Excel 2013 fortsättningskurs EX13F-1

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "DC UTBILDNING Excel 2013 fortsättningskurs EX13F-1"

Transkript

1 DC UTBILDNING Excel 2013 fortsättningskurs EX13F-1

2 Excel 2013 fortsättningskurs, upplaga 1 DC UTBILDNING Box HELSINGBORG tel e-post: Internet: admin@dcutbildning.com 2 DC UTBILDNING Excel fk

3 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 FÖRORD... 7 EXCEL FORTSÄTTNINGSKURS... 7 Microsoft Office... 7 FÖRKUNSKAPER... 8 LÄSNING... 8 EXEMPEL... 8 ÖVNINGSUPPGIFTER... 8 TIPS... 8 HUVUDDELAR... 8 GRUND- OCH FÖRDJUPNINGSKURS... 8 PROGRAMMERING... 9 FILLISTA... 9 Kompatibilitet... 9 AVANCERADE BERÄKNINGAR MER OM CELLREFERENSER LÄNKAR Redigera länkar HYPERLÄNKAR NAMN LÅSA FÖNSTERRUTOR DÖLJA RADER, KOLUMNER OCH BLAD DELA FÖNSTER BEVAKNINGSFÖNSTER DIAGRAM SKAPA DIAGRAM FLYTTA, KOPIERA, TA BORT OCH STORLEKSFÖRÄNDRA REDIGERA ETT DIAGRAM Linjediagram Histogram SKRIVA UT ETT DIAGRAM MER OM DIAGRAM KOMBINATIONSDIAGRAM FORMATERA LODRÄT AXEL FORMATERA VÅGRÄT AXEL FORMATERA DATASERIE FORMATERA RITYTA INFOGA TRENDLINJE SPARA EGEN ANPASSAD DIAGRAMTYP Miniatyrdiagram DATASÄKERHET SKYDD Markera Formatera celler Skydda blad Borttagande Skydd av arbetsbok FILSKYDD Säkerhetskopia SÄKERHETSNIVÅ DÖLJA FORMLER AUTOMATSPARA DC UTBILDNING Excel fk 3

4 MALLAR SKAPA EN MALL ANVÄNDA EN MALL REDIGERA EN MALL SÖKVÄGAR FÖR MALLAR AUTOMALL MAKRON INSPELNING AV PROCEDURMAKRO KÖR DATABASER SKAPA POSTER, FÄLT OCH FÄLTNAMN TABELL SORTERA SÖK FILTER Textfilter Talfilter INSTÄLLNINGAR VANLIGA ALTERNATIV FORMLER SPRÅKKONTROLL SPARA SPRÅK AVANCERAT Redigeringsalternativ Klipp ut, kopiera, klistra in Skriv ut Visa Visa alternativ för den här arbetsboken Visa alternativ för det här kalkylbladet Formler (i gruppen Avancerat) Allmänt Kompatibilitet med Lotus Inställningar för kompatibilitet med Lotus för: ANPASSA MENYFLIKSOMRÅDET VERKTYGSFÄLTET SNABBÅTKOMST TILLÄGG SÄKERHETSCENTER INFORMATION HJÄLPFUNKTIONER HJÄLP & UTBILDNING TANGENTTIPS Använda de nya tangentbordsgenvägarna APPENDIX NYHETER I MICROSOFT OFFICE Menyfliksområdet ÖVRIGA NYHETER I OFFICE 2013-PRODUKTERNA Fördelarna med de nya filformaten Dela dokument mellan Office 2013-systemet och en tidigare version av Office SNABBREFERENS Därför har utseendet ändrats i Office Placera kommandon i ett eget verktygsfält Snabb anpassning Ta bort en knapp från verktygsfältet Snabbåtkomst DC UTBILDNING Excel fk

5 Fler alternativ när du behöver det Olika skärmupplösningar påverkar vad du kan se Använda de nya tangentbordsgenvägarna VAD INNEBÄR DE NYA FILFORMATEN? NYHETER I MICROSOFT EXCEL Resultatorienterat användargränssnitt Fler rader och kolumner och andra nya gränser Office-teman och Excel-formatmallar Avancerad villkorsstyrd formatering Enkel formelskrivning Nya OLAP-formler och kubfunktioner Effektivare sortering och filtrering Förbättrade Excel-tabeller Formuläret Nytt utseende för diagram Diagramdelning Användarvänliga pivottabeller Snabba anslutningar till externa data Nya filformat Bättre utskriftsfunktioner Nya sätt att dela ditt arbete Snabb åtkomst till fler mallar SNABBGENOMGÅNG Miniatyrdiagram Använda de nya tangentbordsgenvägarna DEN NYA SIDLAYOUTVYN I EXCEL REPETITION AV GRUNDKURSEN SKRIVA IN OCH REDIGERA ÄNDRA KOLUMNBREDD MARKERA CELLER Markera cellområde Markera rader och kolumner Markera aktuellt område Markera hela bladet TALFORMAT DATUMFORMAT VALUTAFORMAT FÖRHANDSGRANSKA UTSKRIFTSFORMAT SKRIV UT SLUTKONTROLL FILSÖKNING SÖK FIL ASCII KORTKOMMANDON INDEX DC UTBILDNING Excel fk 5

6 Plats för anteckningar 6 DC UTBILDNING Excel fk

7 Förord Excel fortsättningskurs Välkommen till kurs i Excel! Uppläggningen av detta kursmaterial bygger på att du har tillgång till en svensk Windows-version 2013 av programmet. Det går bra att använda det även om du har en engelsk version eller version 2007 eller 2010, som inte skiljer sig så mycket från De svenska Excel-kommandona anges först med de engelska inom parentes. Excel brukar kallas ett kalkylprogram. Egentligen är det mycket mer än så. Mer om detta strax! Man brukar anse att genombrottet för persondatorn (eller mikrodatorn som man ofta sade på den tiden) kom 1976, när Apple lanserade sin datormodell Apple II. Datorns framgång berodde bland annat på att man lanserade ett kalkylprogram, VisiCalc, som var anpassat till datorn. Dessförinnan var kalkylprogram förbehållna storoch minidatorvärlden och dessa program var ofta mycket kostsamma. Det gick nu att få ett komplett system med dator, skrivare och program för kr. När IBM 1981 lanserade sin datormodell IBM PC var det därför självklart att det skulle finnas kalkylprogram till den. Microsoft var genast framme med programmet Multiplan, som var ett kraftfullt program med bland annat den egenheten att både rader och kolumner hade tal som etiketter, dvs. cellen längst upp till vänster i kalkylarket hette R1C1 etc. Efter ett par år lanserade programföretaget Lotus ett revolutionerande nytt program, Förutom kalkylering hade detta program funktioner för att skapa diagram och register. Detta program kom därefter att bli dominerande inom kalkylområdet så länge det teckenbaserade MS-DOS var det operativsystem och användargränssnitt som användes på PC. När sedan Apple 1984 lanserade sin nya datorserie Macintosh, så utvecklade Microsoft sin första version av Excel till denna dator. Det var det första integrerade kalkylprogrammet (med funktionerna kalkyl, diagram och register) som utnyttjade det grafiska gränssnittet. När sedan Microsoft lanserade den första Windows-versionen 1987, så introducerades den första Excel-versionen för PC. Fullt genomslag för Excel på Windows-plattformen fick man i och med lanseringen av Windows 3.0 år Därefter har Excel fått allt större marknadsandelar och är idag det dominerande kalkylprogrammet både för Windows och Macintosh. Excel 2013 går att köra på Windows XP med Service Pack 2, Windows Server 2003 med Service Pack 1, Windows Vista, Windows 7 & 8. Dock kräver det minimum 256 MB RAM och min 500 MHz-processor. Microsoft Office Medan man tidigare köpte kalkylprogram, ordbehandlingsprogram etc. var för sig, så köper man idag vanligtvis kompletta programpaket. Excel ingår i Microsofts programpaket Microsoft Office (som även innehåller bland annat Word och PowerPoint). Ett helt knippe andra program kallas också Office-program, eftersom de har många funktioner gemensamma med de vanliga Office-programmen. DC UTBILDNING Excel fk 7

8 Skärmbilderna är vanligtvis hämtade från Excel 2013 körd under Windows 7, svensk eller engelsk version. Skärmbilderna blir något skiftande beroende på Windows-version. Förkunskaper Det förutsätts att du har kunskaper motsvarande grundkurs i Excel. Läsning En genomgång av möjligheterna med olika funktioner etc. inleder vanligtvis kapitlen. är symbolen för ett läsavsnitt. Exempel Detaljerad genomgång av tillvägagångssätt görs med exempel. Dessa markeras med vidstående symbol. Övningsuppgifter De flesta kapitel innehåller dessutom övningsuppgifter avseende kapitlet. Lösningarna finns i övningsmappen, som skapas, när man hämtar hem övningsfilerna (se Fillista nedan). utgör symbolen för övningsuppgifter. Tips Särskilt nyttig information markeras extra tydligt. är symbolen för tips. Huvuddelar Excel består av tre huvudfunktioner: kalkyl, diagram och databas (register). En koncentrerad endagskurs i Excel består av en fortsatt genomgång av kalkyldelen, en genomgång av de viktigaste diagramtyperna, en genomgång av mallar och datasäkerhet samt en inledning till makro och databaser. Grund- och fördjupningskurs Grundkursen innehåller grundläggande kalkylering och skapande av diagram samt formatering, bildhantering och annan grundhantering av Excel. Fördjupningskursen består av fördjupning av databashantering, pivottabeller, hantering av makro, integration med övriga Office-program m.m. 8 DC UTBILDNING Excel fk

9 Programmering En grundlig genomgång av makroprogrammering utgör en egen kurs. Fillista Följande filer kan hämtas från Efter installation finns de i övningsmappen: Berakna.bmp Order 3.xlsx Budget 1.xlsx Order 4.xlsx Budget 2.xlsx Region 1.xlsx Budget 3.xlsx Region 2.xlsx Budget 4.xlsx Region 3.xlsx Budget 5.xlsx Sverige 1.xlsx Noodles 2.xlsx Sverige 2.xlsx Noodles 3.xlsx Sverige 3.xlsx OM 1.xlsx Utskr01.xls Order 1.xlsx Utskrift 2.xlsx Order 2.xlsx Kompatibilitet Ett problem som kan uppkomma, när någon annan försöker öppna en arbetsbok, som du skrivit i Excel, kan vara att denne inte lyckas med detta. Anledningen till detta brukar vara, att du använder en senare version av programmet än den andre personen. Följande gäller beträffande de versioner som givits ut sedan början av 1990-talet: Microsoft Excel 5.0, som ingår i Microsoft Office 4.x för Windows 3.x Microsoft Excel 5.0, som ingår i Microsoft Office för Windows NT Microsoft Excel 7.0 (ofta kallat Excel 95), som ingår i Office 95 för Windows 95 Ovanstående programversioner sparar dokument i ett sådant filformat, att de går att öppna i valfri Excel-version. De går bra att öppna i senare versioner, men de kan inte öppnas i tidigare versioner. En mindre komplikation utgörs av att Excel 5.0 för Windows 3.x endast kan spara dokument med korta filnamn ( ABC enligt DOS-standard). Om man har skapat ett dokument med Excel 7.0 under Windows 95 och givit det namnet Övningsex. 7.xls, så kommer det att se ut som VNINGS~1.XLS, när det öppnas med Excel 5.0 för Windows 3.x. Microsoft Excel 97 som ingår i Office 97 för Windows Microsoft Excel 98 som ingår i Office 98 för Macintosh Microsoft Excel 2000 som ingår i Office 2000 för Windows Microsoft Excel 2001 som ingår i Office 2001 för Macintosh Microsoft Excel X som ingår i Office X för Macintosh Microsoft Excel 2002 som ingår i Office XP för Windows Microsoft Office Excel 2003 som ingår i Office 2003 för Windows Microsoft Office Excel 2004 som ingår i Office 2004 för Macintosh DC UTBILDNING Excel fk 9

10 Ovanstående programversioner har gemensamt filformat som standardval, varför dokumenten kan öppnas i valfri Excel-version. Dessa versioner kan dessutom öppna dokument skapade i äldre Excel-versioner. Excel har ett helt nytt filformat som standard, nämligen ett XML-baserat. Det använder filtillägget.xlsx. Hur gör man då om man vill se till att en annan användare kan öppna ditt dokument? Lösning. Spara i den version som den andre använder. Välj Arkiv-menyn, Spara som. Om den andra använder någon av versionerna , så väljer du Excel arbetsbok. Om den andra använder en äldre version (eller inte använder Excel alls!), väljer du Andra format och markerar aktuellt filformat. Lägg märke till att du kan spara direkt i Adobe Acrobat PDF-format och HTML (för publicering på webben kan läsas direkt i webbläsare). 10 DC UTBILDNING Excel fk

11 Avancerade beräkningar Mer om cellreferenser I Excel finns det två typer av cellreferenser - nämligen relativa cellreferenser och absoluta cellreferenser. Hittills har vi bara använt relativa cellreferenser. Vi ska nu titta på de absoluta cellreferenserna. Skillnaden förklaras enklast med ett litet exempel: Ta fram en ny arbetsbok och skriv ett tal i cell B2. Markera cell D2 och skriv =B2. Markera cell D3 och skriv =$B$2. I båda dessa celler har du angett en referens till cellen B2, i det första fallet en relativ cellreferens och i det senare en absolut. Vad är då skillnaden? Kopiera cellerna D2 och D3 till E2 respektive E3. Markera cell E2 och studera formeln i formelfältet. Som du ser har cellreferensen i formeln ändrats till C2. När man kopierar en relativ cellreferens ändras denna relativt hur jag kopierar den - kopieras den en kolumn åt höger ökas kolumnbokstaven ett steg och kopieras den en rad nedåt ökas radnumret ett steg och så vidare. Om du markerar cell E3 ser du däremot att en absolut cellreferens inte ändras, oavsett varthän den kopieras. Som du förstått anger man en absolut cellreferens genom att sätta ett $-tecken framför den del i referensen som man vill låsa - ett $-tecken framför kolumnbokstaven låser kolumnbokstaven och ett $-tecken framför radnumret låser radnumret. Vill man låsa både kolumn och rad måste man skriva ett $-tecken framför båda. Istället för att skriva in $-tecknet kan man markera cellreferensen och trycka på tangenten F4. Minnesregel: Dollartecknet $ får du fram med AltGr+4 (4 ovanför bokstavstangenterna), kortkommandot finns på F4. Tips: I stället för AltGr+4 (4 ovanför bokstavstangenterna) kan du trycka Alt+Ctrl+4. Övningsuppgift Ta fram en ny arbetsbok. Döp om de tre bladflikarna enligt bilden. Du kan dessutom ändra färgen på fliken Budget till blå, Utfall gör du gul och Differens får bli röd. Skriv in följande kalkyler på de olika bladen. Rad 8 och kolumn F ska inte fyllas i med tal utan de ska strax kompletteras med formler. Tips: Skriv in 1:a kvart och använd Autofyll för att komplettera övriga kvartalsrubriker (om du använder svensk programversion). DC UTBILDNING Excel fk 11

12 Bladet Budget Bladet Utfall. Bladet Differens Spara arbetsboken under namnet NOODLES i lämplig mapp. Övningsuppgift Skriv in formler för Summa och 2007 på bladen Budget och Utfall. Tips: Eftersom formlerna ska hamna i samma celler på båda bladen, så går det bra att först gruppera de båda bladen och därefter skapa formlerna. Behåll grupperingen. Skapa nu en ny rubrik i cell G3 på bladen Budget och Utfall. Rubriken ska vara Andel, och det är meningen att du nu ska beräkna hur många procent de olika produktgrupperna utgörs av årstotalen. Snygga till kalkylen på så sätt att huvudrubrikerna blir centrerade även över den nya kolumnen! Skapa en formel i cell G4 som räknar ut andelen för Mr. Beef av det totala och visar resultatet i procent (=F4/F8). 12 DC UTBILDNING Excel fk

13 Ledtråd: formatera gärna med knappen Procentformat. Kopiera (med autofyll) formeln nedåt. Vad händer? Som du ser blev resultatet inte som vi tänkt oss. Detta beror på att relativa cellreferenser användes. Om du undersöker formeln i cell G5 ser du att den har ändrats till =F5/F9. Den första cellreferensen ska förstås ändras till F5, men den andra ska ju fortfarande vara F8 om formeln ska stämma. Vi måste göra denna cellreferens till en absolut referens genom att se till att 8:an får ett dollartecken framför sig. Tips! Du vet väl, att du kan dubbelklicka på fyllningshandtaget? Prova! Övningsuppgift Ändra i cell G4 till: =F4/F$8. Kopiera sedan formeln nedåt på nytt. Spara kalkylen under samma namn. Länkar I en formel i Excel kan du hämta cellinnehåll från en cell på ett annat blad och till och med från en annan arbetsbok. En sådan cellreferens kan till exempel se ut så här: =H:\Hemmamapp\[Filnamn.xlsx]Blad1!B2:D4 Ovanstående refererar till cellområdet B2:D4 på Blad1 i arbetsboken FILNAMN.XLSX, Som finns i mappen HEMMAMAPP på nätverksenhet H:. När du skriver formler som ska hämta värden från olika blad inom samma arbetsbok kan du med fördel använda pekmetoden: 1. Markera den cell på det blad som resultatet ska skrivas i. 2. Skriv =. 3. Klicka på det blad som innehåller cellen man vill hämta värde ifrån. 4. Klicka på cellen. 5. Skriv det tecken du vill använda, till exempel Upprepa steg 3 till 5 tills formeln är klar. 7. Tryck på ENTER för att bekräfta inmatningen och samtidigt komma tillbaka till det blad som innehåller formeln. DC UTBILDNING Excel fk 13

14 Redigera länkar I Data, Redigera Länkar (Data, Edit Links) kan du t.ex bryta en länk, varvid det beräknade värdet anges istället för formeln. Ett annat sätt att ersätta länkarna med värden är att använda Kopiera (Copy) och därefter Klistra, Klistra in special (Paste, Paste Special) med Värden (Values) markerat! Övningsuppgift Skapa formler i cellerna B4 till och med F8 på bladet Differens. Formlerna ska räkna ut differensen mellan utfall och budget och blir av typen: =Utfall!B4-Budget!B4. Övningsuppgift Skapa formler för cellerna under Andel. Spara med samma namn som tidigare. Lösningsförslag: NOODLES 2.XLS i övningsmappen. Hyperlänkar Om du så önskar, kan du infoga hyperlänkar i ett kalkylblad. Markera cellen och välj därefter Infoga, Hyperlänk (Insert, Hyperlink). Bladet Differens. 14 DC UTBILDNING Excel fk

15 Namn För att formler ska bli mer lättförståeliga och lättlästa kan man skapa namn på cellreferenser och cellområden. En formel av typen =B2-C2 säger till exempel inte lika mycket som en formel av typen =Inkomster-Utgifter, fastän de kanske i själva verket beräknar samma sak. För att namnge en cell eller ett cellområde gör du så här: 1. Markera cellen eller cellområdet du vill namnge. 2. Klicka i rutan där aktuell cellreferens står (namnrutan till vänster i formelfältet). 3. Skriv in namnet på cellreferensen. 4. Tryck ENTER för att bekräfta inmatningen. Rutan som visar aktuell cellreferens (A1 på bilden). Klicka i rutan för att ange ett namn på markerade celler. Klicka på listpilen för att välja bland befintliga referensnamn och markera cellerna namnet refererar till. Om du vill använda cellnamnet för att markera det område du namngett klickar du på listpilen efter rutan med aktuell cellreferens och väljer referensnamnet i listan. När du ska använda namnet i formeln kan du välja Formler, Namnhanteraren (Formulas, Names). F3- tangenten öppnar en snabbmeny, där du kan välja namn. Du kan också använda rubriker som namn utan att först skapa namnet. Borttagning av ett namn görs genom att välja Formler, Namnhanteraren (Formulas, Name Manager), varefter du markerar och väljer Ta bort (Delete). Ett namn är unikt för hela arbetsboken och kan därför användas som referens från alla blad. Den kan också användas som en genväg till en bestämd cell i arbetsboken! I kursboken Excel fördjupningskurs finns fler exempel på användning av namn för hela kolumner eller t.o.m. för en hel databas. Övningsuppgift Ta fram en ny arbetsbok. Döp Blad (Sheet) 1 till Valutor och Blad 2 till Prislista. Blad 3 tar du lämpligen bort. På blad 1 skapar du en uppställning enligt nedan: Valuta Kurs USD 6,85 EUR 9,21 GBP 13,65 DC UTBILDNING Excel fk 15

16 (du får gärna använda aktuella valutakurser, t.ex. från Cellen med valutakursen för de olika valutorna ger du namnen dollar, euro och pund. I fördjupningskursen kan du lära dig hur du kan låta Excel automatiskt skapa namn! Blad 2 ger du följande innehåll: Produkt Belopp Valuta SEK Gungstol 249,99 USD Öltunna 48,75 EUR Yllekofta 27,95 GBP Därefter utför du beräkningen av priset i svenska kronor med hjälp av namnen. Om du behöver slå upp namnen under tiden du skriver in formlerna, kan du göra det med Formler, Namnhanteraren (Formulas, Name Manager) eller tryck F3. Spara filen som Valutor.xlsx. Övningsuppgift Ta fram en ny arbetsbok och skriv in kalkylen: Självfallet ska alla värden i kolumn F beräknas med formler. Döp om: F15 till Totalsumma D14 till Momssats F14 till Moms F13 till Summa D5:D12 till Antal E5:E12 till Styckepris F5:F12 till Nettopris Skriv in formler i cellerna F5:F12, F13, F14 och F15 i vilka du använder de nya cellnamnen. Spara som NAMN.XLSX. 16 DC UTBILDNING Excel fk

17 Tips! För att få ny rad i cell E4 efter à-pris, så kan du trycka Alt+Enter alternativt välja Start, Justering, Radbryt text (Home, Alignment, Wrap Text). Lösningsförslag: NAMN 1.XLSX. Övningsuppgift Öppna REGION 3.XLSX i övningsmappen. Börja med att ta bort textrutan och pilen. Skapa därefter en formel i cell F4 som räknar ut andelen i procent. Fyll formeln nedåt. Tips: Tänk på att du måste använda absoluta referenser i formeln. Lösningsförslag: REGION 4.XLSX i övningsmappen. Övningsuppgift Öppna SVERIGE 3.XLSX i övningsmappen. Namnge följande cellområden: B4:B9 C4:C9 D4:D9 Budget Utfall Differens Ändra formlerna på rad 10 så att dessa använder namnen. Lägg märke till att Autosumma automatiskt kommer att identifiera namnen! Lösningsförslag: SVERIGE 4.XLSX i övningsmappen. Låsa fönsterrutor När en databas överskrider en skärmsida, så kommer ju fältnamnen att försvinna, när man tittar på poster långt ner i tabellen. Detta går att åtgärda på följande sätt. Välj Visa, Lås fönsterrutor, Lås översta raden (View, Freeze Panes, Freeze Top Row). Därvid kommer raden längst upp att visas även när du går längre ned i tabellen. För att ta bort detta väljer du Visa, Lås upp fönsterrutor (View, Unfreeze Panes). DC UTBILDNING Excel fk 17

18 Om du önskar att både rubrikerna och fältet längst till vänster ska visas när du navigerar i din databas (gäller databaser med fler fält än som ryms på skärmen samtidigt), så kan du markera det andra fältet i den första posten och därefter välja Fönster, Lås fönsterrutor (View, Freeze Panes) alternativt Lås fönsterrutor, Lås första kolumnen (Freeze Panes, Freeze First Column). Dölja rader, kolumner och blad Ibland kan du ha behov att dölja en kolumn eller rad. Du kan i så fall markera kolumnen eller raden och därefter välja Start, Celler, Format, Dölj och ta fram (Home, Cells, Format, Hide & Unhide) och därefter Dölj rader (Hide Rows) etc. När du sedan önskar visa dem igen markerar du kolumnerna resp. raderna närmast före och efter (alternativt markerar du hela bladet) och väljer Format, Rad resp. Kolumn (Row/Column), Ta fram (Unhide). Dela fönster Ibland vill du kunna dela skärmbilden i flera fönster, t.ex. för att kunna ha sista raden i en tabell (som kanske innehåller totalvärden) synlig samtidigt som man ändrar värden eller infogar nya rader. Detta kan du åstadkomma genom att välja Visa, Fönster, Dela (View, Window, Split). Fönstret delas därvid upp i 2-4 delar, beroende på hur kalkylbladet är markerat. Därefter justerar du fönsterdelningen efter eget val genom att dra i avgränsningslinjerna mellan fönstren. Delningen tas bort genom att trycka på samma knapp igen. Bevakningsfönster En intressant funktion är Bevakningsfönster (Watch Window). Genom att ta fram detta verktygsfält med Formler, Bevakningsfönster (Formulas, Watch Window) kan du därefter markera de celler du önskar bevaka. På detta sätt kan du bevaka cellvärden i andra blad och t.o.m. andra arbetsböcker, så länge dessa är öppna. 18 DC UTBILDNING Excel fk

19 Diagram I Excel kan du också skapa diagram av olika typer på ett mycket enkelt sätt. Du kan i efterhand lätt ändra i dina diagram och till och med ändra typ av diagram. Övningsuppgift Skriv in följande kalkyl. Summera helår per produkt samt kvartalssummor. Skriv in 1:a kvart och använd sedan Autofyll för att komplettera med övriga kvartal (om du har svensk programversion - har du engelsk programversion kan du istället skriva Q1 och sedan autofylla). Spara därefter som Noodles. Det är denna kalkyl du ska använda i kapitlets huvudövning. Skapa diagram Du kan skapa ett diagram antingen på ett eget blad eller som ett grafiskt objekt på kalkylbladet. Om du vill skapa ett stapeldiagram på ett eget blad gör du enklast så här: 1. Markera de data som ska ingå i diagrammet. Ta även med de rubriker du vill ha med i diagrammet. 2. Högerklicka på bladfliken och välj Infoga (Insert ) 3. I dialogrutan väljer du Diagram (Chart). 4. Bekräfta med OK. Du kan istället använda kortkommandon F11. Om du istället vill ha ett stapeldiagram på samma blad som kalkylen, gör du så här: 1. Markera de data som ska ingå i diagrammet. Ta även med de rubriker du vill ha med i diagrammet. 2. Välj Infoga, Rekommenderade diagram (Insert, Recommended Charts) och välj den diagramtyp du önskar. DC UTBILDNING Excel fk 19

20 Knapparna till höger om diagrammet betyder: Ändra diagrammet enligt figuren: Diagrammet har hamnat på samma blad som kalkylen, men du bestämmer dig för att du vill flytta det, så väljer du knappen Design, Flytta diagram (Move Chart). Alternativen är Nytt blad (New Sheet - som kan namnges här) eller som ett Objekt i (Object in) ett (aktuellt eller annat) befintligt kalkylblad. Klicka på OK så kommer diagrammet att ha flyttats. Det har också skapats en länk mellan kalkylen och diagrammet, så att ändringar i kalkylen automatiskt återspeglas i diagrammet! 20 DC UTBILDNING Excel fk

21 Övningsuppgift Öppna NOODLES.XLSX eller NOODLES 2.XLSX (bladet Budget) i övningsmappen och använd kalkylen för att skapa ett stapeldiagram (Column chart - kallas ibland för stolpdiagram) av typ 1 utan diagram- och axelrubriker. Tänk på att markera endast de celler eller områden som ska ingå i diagrammet. Diagrammet ska placeras som objekt i bladet Budget. Ledtråd: använd endast kvartalsvärdena men tänk på att markera kalkylrubrikerna. Lösningsförslag: NOODLES 3.XLSX i övningsmappen. Flytta, kopiera, ta bort och storleksförändra Om du klickar på ett diagram som inte ligger som ett eget blad blir detta markerat. Det ser du på den extra ramen med handtag som då sitter runt om diagrammet. När ett diagram är markerat kan du flytta, kopiera, ta bort och ändra storlek på det. För att flytta ett diagram (som är inbäddat på ett kalkylblad) kan du använda Klipp ut (Cut) och Klistra in (Paste), men enklare är att flytta det med dra och släpp-metoden. Peka någonstans i diagrammet, håll ner musknappen och dra diagrammet dit du vill flytta det. För att kopiera ett diagram gör du precis likadant, men håller ner CTRL under hela operationen. Du kan även använda Kopiera (Cut) och Klistra in (Paste). Ett diagram som är markerat kan tas bort genom att du trycker på Delete. Om du vill ändra storlek på diagrammet gör du så här: 1. Se till så att diagrammet är markerat. 2. Peka på ett handtag (ser ut som en grupp prickar). 3. Tryck ner musknappen. 4. Dra utåt eller inåt tills diagrammet får önskad storlek. 5. Släpp musknappen. Om diagrammet finns på ett eget blad kan du inte ändra storlek på det. För att ta bort ett sådant diagram tar du helt enkelt bort själva bladet. Redigera ett diagram Det finns två huvudmetoder för redigering kommandona (där du gör generella redigeringar för diagrammet) och snabbmenyer (högerklicka på diagramelementet du vill ändra). Du kan redigera ditt diagram med gruppen Design. Väljer du Snabblayout (Chart Layouts) finns en rad varianter: Rubriker DC UTBILDNING Excel fk 21

22 Du kan lätt ändra på en rubrik genom att klicka på den och därefter markera upp texten och skriva en annan. Om du högerklickar öppnas en snabbmeny för formatering. Du kan också klicka på Snabblayout, Lägg till diagramelement, Diagramrubrik (Chart Title), Över diagram (Above Chart) för att lägga till en rubrik. Axlar För att ändra till exempel teckensnitt och justering på axlarna högerklickar du i axelns värdeområde och väljer Formatera axel (Format Axis). En dialogruta med samma namn öppnas. I denna dialogruta finns bland annat inställningar av Tal (Number). Ändra färg på en dataserie För att ändra färg på en dataserie (till exempel en stapel) högerklickar du på den. I dialogrutan Formatera dataserie (Format Data Series ) och i valet Fyllning (Fill) kan du ange mönster och färg för stapelserien. Ändra färg på diagrambakgrund Högerklicka på Rityta (Plot Area) och utför motsvarande som för dataserie. Ta bort en dataserie Gör så här för att ta bort en dataserie: 1. Klicka på dataserien (till exempel en stapel). 2. Tryck på Delete. Övningsuppgift Fortsätt med samma kalkyl. Infoga ett nytt blad, Sammanställning, som innehåller årsvärdena för Budget och Utfall för alla produkterna. Skapa ett diagram utgående från bladet Differens. Det ska se ut ungefär som nedan. Om du inte gjort föregående uppgift kan du öppna NOODLES 3.XLSX från övningsmappen. Lösningsförslag: NOODLES 4.XLSX i övningsmappen. 22 DC UTBILDNING Excel fk

23 Övningsuppgift Fortsätt med filen från föregående uppgift. Lägg till dataserien för Differens (Ta inte med Summa!). Lägg märke till att kategoriaxelns (x-axelns) etiketter hamnar inuti diagrammet. Ändra detta genom att markera diagram, Layout, Axlar, Primär vågrät axel, Fler alternativ, Axeletiketter, Lägsta, så kommer etiketterna att hamna underst.. Spara under samma namn. Ett lösningsförslag finns sparat som NOODLES 5.XLSX. Cirkeldiagram Det finns några typer av diagram som måste behandlas speciellt. Det är de så kallade cirkeldiagrammen (Pie Chart). Det finns flera beteckningar på dessa: till exempel pajdiagram och tårtdiagram. Det speciella med denna typ av diagram är att de endast kan visa en kolumn eller en rad med information. Som exempel kan man nämna att endast en avdelnings kostnader kan redovisas, alternativt endast kostnadsfördelningen för en månad av årets tolv. Varför är då dessa diagram användbara överhuvudtaget och finns det inget sätt att få dem att visa mer? Ja och nej. Ja, de är användbara, då användningsområdet för dem är när du vill åskådliggöra fördelningen av olika värden, till exempel hur stor del av alla kostnader kan härledas till en viss post i budgeten? En stor del av cirkeldiagrammen används vid rena procentfördelningar: 35% av rökningen sker utan filter, medan 65% sker med filter. Nej, du kan inte få dem att visa mer än en kolumn eller en rad och dess värden. Detta gäller såväl cirkel- som ring- och 3D-cirkeldiagram. Visserligen går det (tekniskt sett) att använda ringdiagrammet (Doughnut Chart) för att visa flera serier, men det är nog omöjligt att läsa ut något ur ett sådant diagram! Tumregel: Cirkeldiagram kan endast användas vid åskådliggörande av fördelningen inom en kolumn eller en rad i en tabell. 3D-Diagram Diagram i 3D-miljö ser vid första anblicken väldigt annorlunda ut än de traditionella diagrammen. I många fall är det dock ingen skillnad, utan de är endast samma typ av diagram som visar samma sak som 2D-diagram, men på ett kanske effektfullare sätt. DC UTBILDNING Excel fk 23

24 Man kan dock använda 3D-diagrammen på ett fiffigt sätt. Tänk dig att du har en budget och utfall för Denna kan du presentera som ett trevligt stapeldiagram, men hur gör du för att jämföra den med tidigare år? Då får du normalt göra ett stapeldiagram för varje år och därefter låta mottagaren göra sina individuella jämförelser. Ett bättre sätt är då att låta datorn skapa ett 3D-diagram där du kan infoga budget och utfall för till exempel tre år i sträck. Tre års jämförelser vad gäller två produkter ur Mr. Noodles sortiment. Genom denna konstruktion av diagram inför du en tredje axel, i exemplet ovan axeln för vilken produkt staplarna avser. Genom den tredje dimensionen kan du få djup i dina diagram och kan analysera produkterna jämfört med varandra eller utvecklingen över åren som gått, både vad gäller budget och utfall. För att få så bra kontroll över bilden som möjligt har du den så kallade 3D-vyn. Med hjälp av denna dialogruta kan du hantera ur vilken vinkel du ser diagrammet (för att få fram eventuellt skymda staplar), vilket perspektiv du vill anlägga på det och hur mycket det skall vara vinklat uppåt eller nedåt. Gör så här: 1. Se till att diagrammet är aktiverat 2. Högerklicka på diagrammet och välj 3D-rotation 24 DC UTBILDNING Excel fk

25 Med hjälp av Formatera diagramyta kan användaren justera utseendet på diagrammet och dess perspektiv. Linjediagram Ett linjediagram (Line Chart) skapar du på motsvarande sätt som ett vanligt stapeldiagram. Histogram När det är många värden blir stapeldiagrammet svårhanterligt och svåröverskådligt. Då kan man välja att dela in värdena i klasser. När man sedan åskådliggör detta, använder man ett histogram. I Excel förbehandlar man värden och skapar sedan ett stapeldiagram baserat på dessa värden. Exempel. Medlemmar i en förening fördelade på ålder: Summera per 5-årsgrupp enligt bilden och gör sedan ett stapeldiagram. Detta är ett histogram. DC UTBILDNING Excel fk 25

26 Skriva ut ett diagram Utskrift av diagram som skapats på samma blad som kalkylen utförs genom att först markera diagrammet och därefter välja Arkiv (File), Skriv ut (Print). Ett diagram som är skapat på eget blad skrivs ut på motsvarande sätt som en kalkyl. I båda fallen rekommenderas att du först studerar förhandsgranskningen. Övningsuppgift Öppna REGION 4.XLSX. Skapa ett enkelt stapeldiagram på kalkylbladet, baserat på cellområdet A3:D8. Infoga diagramrubriken Region Syd. Lösningsförslag: REGION 5.XLSX på övningsmappen. Övningsuppgift Öppna SVERIGE 4.XLSX från övningsmappen Skapa ett enkelt stapeldiagram på ett eget blad, baserat på cellområdet A3:D10. Ta bort halvårsraden (rad 10) och ändra utseende på diagrammet enligt bilden nedan. Stapelserierna ska vara färgade, för Budget i blått, för Utfall i rött och för Differens i mörkgrönt. Ritytans färg ska ändras till ljusgrön och diagramytans färg ska bli ljusgul. 26 DC UTBILDNING Excel fk

27 Lösningsförslag: SVERIGE 5.XLSX på övningsmappen. Övningsuppgift Öppna REGION eller REGION 5.XLSX. 1. Skapa ett tredimensionellt cirkeldiagram på ett nytt blad baserat på cellområdet A4:A8 och E4:E8. Formatera därefter om diagrammet på följande sätt: 2. Vrid cirkeln ett halvt varv (180 ). 3. Vinkla upp diagrammet i en brantare lutning. 4. Dra ut tårtbiten Ystad en liten bit (tips: klicka först en gång på tårtbiten, vänta ett ögonblick och klicka sedan ytterligare en gång därefter går det bra att dra ut den). 5. Andelarna (i %) ska vara utanför cirkelsektorerna. Kontrollera att diagrammet liknar bilden nedan: Lösningsförslag: REGION 6.XLSX i övningsmappen. DC UTBILDNING Excel fk 27

28 Övningsuppgift Fortsätt med samma fil. Skapa ett tredimensionellt stapeldiagram på ett eget blad, med cellerna A3:D8 från kalkylbladet som underlag. Det kommer då att se ut som nedanstående bild: Lösningsförslag: REGION 7.XLSX i övningsmappen. 28 DC UTBILDNING Excel fk

29 Mer om diagram Kombinationsdiagram Många gånger vill man i samma diagram visa flera samband. I nedanstående exempel önskar man i diagrammet visa även budgeterat antal anställda, men då måste man ju komplettera med en ytterligare y-axel, som ska tilldelas en skala som är anpassad till den nya dataserien. Fortsätt med Noodles (eller Noodles4.xlsx i övningsmappen). Det finns flera sätt att lösa uppgiften, men i det här fallet väljer vi att skapa ett nytt stapeldiagram med alla fem dataserierna (Produkterna och Personal) och därefter ändra serien Personal till en linje, varvid du erhåller ett kombinationsdiagram. Detta tillgår på följande sätt: Skapa diagrammet på vanligt sätt. Du märker, att programmet valt Produkt som vågrät axel (kallas även horisontell, kategori- eller x-axel). Eftersom du önskar använda kvartalen som x-axel, så trycker du på Design, Data, Växla rad/kolumn (Switch Row/Column). Du önskar ta bort serien Summa. Detta gör du genom att välja Design, Data, Markera data (Select Data), klicka på Summa och Ta bort (Remove). DC UTBILDNING Excel fk 29

30 Stäng dialogrutan därefter. Välj därefter Design, Typ (Type), Ändra diagramtyp (Change Chart Type) och välj Kombination (Combination), ändra Mr. Veggie till Grupperad stapel och se till att Personal får en Sekundär axel (Secondary Axis) enligt bilden: Du har nu ändrat serien Personal till en linje, där Excel automatiskt valt skala på den nya axeln som Excel kallar sekundär värdeaxel. Spara filen. Formatera lodrät axel Excel skapar ju automatiskt en skala som är anpassad till de dataserier som används. Det är ju inte säkert att det är precis på det sätt du önskar. I så fall är det enkelt att ändra skalan. För att ändra på den kan du antingen högerklicka på ett axelvärde och välja Formatera axel (Format Axis) eller markera axeln, välja Layout, Axlar (Axis), Fler alternativ för sekundär lodrät axel (More Options for Seconday Axis). 30 DC UTBILDNING Excel fk

31 Som du ser, kan du här till exempel välja att visas som 10. En dialogruta med en mängd inställningsmöjligheter öppnar sig. Vi koncentrerar oss i den här framställningen kring Alternativ för axel (Axis Options) och uppmanar läsaren att på egen hand gå igenom övriga inställningsmöjligheter. Iprickningarna visar, att Excel automatiskt har valt min, max, huvud (Major)- och delenhet (Minor Unit), samt att den vågräta axeln korsar (Horizontal axis crosses) vid 0. Om du önskar ändra på dessa värden är det endast att ändra de ifyllda värdena. Som synes går det också att få logaritmisk skala (passar för exv. mätvärden där det är mycket stor spridning i värdena). Väljer du värden i omvänd ordning (med detta menas egentligen att positiva värden visas som negativa och tvärtom) kommer staplarna att hänga ner. Slutligen kan du välja att kategoriaxel ska korsa vid maximalt värde. Har du valt att visa tusental, erbjuds du här möjligheten att välja visningsenheter, dvs en etikett med texten tusental (Thousands). Välj lämplig skala på den sekundära lodräta axeln och du erhåller diagrammet nedan. DC UTBILDNING Excel fk 31

32 Formatera vågrät axel Öppna REGION 7.XLSX och ändra rubrikerna från jan till 07-01, feb till samt mar till Ställ in formateringarna i tabellen så att Excel uppfattar det som datumformat (yy-mm). Gör sedan ett standarddiagram av området A3:D8. Prova att göra det genom att markera upp området och sedan trycka på F11-tangenten! Ändra därefter till Design, Data, Växla rad/kolumn (Switch Row/Column). Markera den vågräta axeln. Välj Layout, Axlar (Axis), Primär vågrät axel (Primary Horizontal Axis), Fler alternativ för primär vågrät axel (More Primary Horizontal Axis Options ) Här finns åtskilliga inställningar som du kan prova. Formatera dataserie Det finns flera möjligheter att formatera det sätt varpå dataserierna visas i diagrammet. Använd SVERIGE8.XLSX och gör ett standarddiagram på eget blad över de första tre månaderna (av valfritt blad). Markera serien Budget. Högerklicka, välj Formatera dataserie, Fyllning, Bild eller strukturfyllning, ClipArt (Format Data Series, Fill, Picture or texture fill, ClipArt. På bilden är valt en bild med användande av söktext blomkruka flower bucket - på Office.com). För att det ska bli estetiskt tilltalande, kan det vara lämpligt att öka avståndet mellan staplarna. 32 DC UTBILDNING Excel fk

33 Markera en serie, välj Formatera dataserier (Format Data Series), gruppen Alternativ för serie (Series Options), Ändra Mellanrum i x-led (Gap width) från standardvärdet till ett högre värde. Staplarna blir smalare. Ta sedan fram snabbmenyn för serien Budget och välj Formatera dataserier (Format Data Series). Ändra valet Sträck ut (Stretch) till Stapla (Stack). Serien Budget formateras med Stapla (Stack). Markera sedan serien Utfall och formatera den med Toning (Gradient) och välj lämplig variant. DC UTBILDNING Excel fk 33

34 Undersök slutligen vilka olika möjligheter som finns för formatering av dataserier. Formatera rityta En fin bakgrundsbild på ritytan (Plot Area - bakgrunden) kan göra sig bra. Högerklicka på Ritytan (Plot Area) och välj Formatera rityta (Format Plot Area ). Ändra först färgen till en mycket ljus färg. Välj därefter Bild eller strukturfyllning (Picture or texture fill), Fil (File ) och Region Skåne.wmf i övningsmappen. Infoga trendlinje Du kan också låta Excel göra en analys av dina data och beräkna en trendlinje, som sedan (eventuellt) kan användas som prognos. Fortsätt med SVERIGE8.XLSX. Gör ett standarddiagram av Utfall för januari-juni. Markera därefter dataserien och välj Snabblayout, Lägg till diagramelement, Trendlinje (Trendline), Fler alternativ för trendlinje (More Trendline Options). 34 DC UTBILDNING Excel fk

35 Flera varianter av beräkningsmetoder finns. Standardvalet är Linjär (Linear) regression. Acceptera detta. Linjär regression motsvarar Minsta kvadratmetoden för beräkning av linje och lutning, som många lärt sig på gymnasiekursen i matematik och kanske har tillämpat på någon laboration i fysik. Välj Prognos Vidarebefordra (Forecast Forward borde nog hetat Prognos framåt på svenska) 6 punkter. Tryck Stäng (Close) och Excel har gjort en prognos för resten av året! Om du vill, att trendlinjens ekvation ska skrivas ut i diagrammet, så bockar du i rutan Visa ekvation i diagrammet (Display Equation on chart). Ytterligare intressanta alternativ finns dessutom. Spara egen anpassad diagramtyp Du kanske vill använda den design du just skapat som en mall? I så fall ser du till att diagrammet har precis den färgsättning, axelskala, formatering etc. som du önskar. Rensa den från sådana rubriker du inte vill ska ingår i grunddesignen. Högerklicka på ditt diagram, så öppnas en snabbmeny: Därefter väljer du Design, Spara som mall (Save As Template). Då erbjuds du att ge namn till ditt anpassade diagram. Som standard sparas det i en mapp Charts med filtillägget *.CRTX. DC UTBILDNING Excel fk 35

36 När du ska använda en mall, väljer du Design, Ändra diagramtyp (Change Chart Type), Mallar (Templates). Miniatyrdiagram (Sparklines) Det går att skapa ett litet diagram i en enda cell, om du exempelvis vill visa trenden för försäljning. 1. Markera först den cell, där miniatyrdiagrammet ska skapas. 2. Välj Infoga (Insert) och klicka på den diagramtyp du väljer. I bilden ovan har Kolumn (Column) valts. 3. Fyll dialogrutan med det dataområde du ska använda. 4. Bekräfta med OK. 5. Vid behov kan därefter diagrammet formateras. 36 DC UTBILDNING Excel fk

37 Datasäkerhet I Excel finns säkerhet på flera nivåer. Du kan skydda en viss del av en kalkyl, du kan skydda ett kalkylblad eller en hel arbetsbok, och slutligen kan filen förses med lösenord. Du kan också låsa formler. Skydd Följande steg utförs, när du ska skydda en del av ett kalkylblad. Markera Markera den del av kalkylbladet som inte ska vara skyddad. Formatera celler Välj Formatera celler (Format Cells - lämpligen via snabbmenyn). Ta fram fliken Skydd (Protection) och ta bort markeringen vid valet Låst (Locked). Välj OK. Skydda blad Högerklicka på bladfliken och välj Skydda blad (Protect Sheet). Därefter har du möjlighet till olika inställningar, och om du önskar lägga på ett lösenord eller inte. DC UTBILDNING Excel fk 37

38 Borttagande När skyddet ska tas bort,högerklickar du på bladfliken och väljer Ta bort bladets skydd (Unprotect Sheet). Om lösenord har lagts på, så ska detta anges för att skyddet ska kunna tas bort. Skydd av arbetsbok Om istället hela arbetsboken ska skyddas väljs Granska, Skydda arbetsbok (Review, Protect Workbook). Genom detta val kan en användare förhindras att lägga till blad och dessutom begränsa användningen av arbetsboken till vissa användare. Den senare funktionen kräver att tjänsten IRM (Information Rights Management) installeras. Övningsuppgift Öppna filen NOODLES7.XLSX. Skydda området B4:E7. Kontrollera att skyddet fungerar. Ta sedan bort det igen. Filskydd När du sparar arbetsboken, kan du välja att lägga på ett lösenord på filen. Därmed kommer ingen inte att kunna förhandsgranska eller öppna filen utan angivande av lösenord. Följande metod används för att lägga på filskyddet: Välj Arkiv, Spara som, Verktyg, Allmänna alternativ (File, Save As..., Tools, General Options ). Om du skriver in ett lösenord i fältet Lösenord (Password to open), så kommer arbetsboken att bli omöjlig att öppna eller förhandsgranska utan angivande av rätt lösenord. Om du anger ett lösenord i fältet Lösenord för skrivskydd (Password to modify), så kommer alla att kunna se arbetsboken, men för att kunna skriva i den måste lösenord anges. Om rutan Rekommendera filskydd (Read-only recommended) är markerad, så kommer den som öppnar filen att rekommenderas att öppna den med skrivskydd. 38 DC UTBILDNING Excel fk

39 Observera att lösenorden är skifteskänsliga, dvs. Noodles och NOODLES är olika lösenord. Säkerhetskopia Bockar du i Skapa alltid säkerhetskopia (Always create backup), så får du automatiskt en säkerhetskopia av föregående version av din arbetsbok. Filen får namnet Säkerhetskopia av (Backup of) före filnamnet och erhåller filtillägget xlk. Backupfilen öppnas under eget alternativ i Arkiv, Öppna, Säkerhetskopior (File, Open, Backup Files). Övningsuppgift Spara den öppna filen (NOODLES7.XLSX) under namnet NOODLES0.XLSX med angivande av Skapa alltid arbetskopia (Always create backup) och med lösenord NOODLES. Gör någon ändring i filen och spara den igen under samma namn. Öppna backupfilen! Säkerhetsnivå Du kan också välja säkerhetsnivå Arkiv, Alternativ, Säkerhetscenter, Inställningar för säkerhetscenter, Makroinställningar (File, Options, Security, Center Settings for Security Center, Macro Settings ger dig denna möjlighet. Dölja formler Om du vill, att användaren av din fil inte ska kunna se, hur du konstruerat dina formler, så kan du dölja dem. Du gör på liknande sätt som när du skyddar delar av din kalkyl. Efter det att du markerat de celler som du önskar dölja, så väljer du Formatera celler, Skydd, Dold (Format Cells, protection, Hidden), varefter du lägger på skydd genom att högerklicka på bladfliken och välja Skydda blad (Protect Sheet ). Övningsuppgift Dölj formlerna i NOODLES7.XLSX utan lösenord. Kontrollera att formlerna inte syns i Formelfältet. Stäng sedan filen utan att spara. Automatspara Med funktionen för Automatisk filåterställning, kan du låta Excel automatiskt spara filen till disk. Gör på följande sätt: Välj Arkiv, Alternativ, Spara (File, Options, Save) DC UTBILDNING Excel fk 39

40 Bocken framför Spara information för återskapning (Save AutoRecover information) visar att funktionen är aktiv. Det är grundinställningen. Du kan dessutom välja var någonstans lagringsplatsen ska ligga. Om du har en hemmamapp på nätverket, så kan den vara en lämplig sådan lagringsplats. Denna funktion är aktiverad som standard. Övningsuppgift Startvärdet är som synes 10 minuter, men detta kan naturligtvis ändras till önskat tidsintervall Öppna filen SVERIGE.XLTX, kontrollera att bladet heter SVERIGE, skrivskydda filen, spara den som SVEA.XLSX och stäng den. Öppna SVEA.XLSX. Kontrollera att lässkyddet fungerar. Stäng filen. Lösningsförslag: SVEA1.XLSX (lösenord: dc) i övningsmappen. Övningsuppgift Öppna originalet SVERIGE.XLTX (SVEMALL.XLTX om du ej gjort denna), Skydda hela bladet Sverige med undantag av cellerna B4:C9, kontrollera att skyddet fungerar, spara och stäng. 40 DC UTBILDNING Excel fk

41 Mallar En mall (template) är ett blad eller en arbetsbok som innehåller grundinställningar och eventuell text, siffror och formler. Mallen kan användas som underlag när du skapar en kalkyl. Du kan till exempel använda en mall som räknar ut körersättning. Det enda du behöver komplettera varje körersättningskalkyl med är de aktuella värdena. När du öppnar en mall öppnas en kopia av denna och de ändringar du gör i kalkylen påverkar givetvis inte originalmallen. Skapa en mall Först behöver du aktivera möjligheten att spara egna mallar på ett enkelt sätt. För att skapa en mall gör du så här: Välj Arkiv, Alternativ, Spara (File, options, Save) Gör en lämplig inställning för Standardplats för personliga mallar: Skapa arbetsboken med text, siffror, formler och formatinställningar. Välj Spara som... (Save as ) i Arkiv (File)-menyn. Ange filnamn. Välj Excel-mall (Excel Template) i listan Filformat (Save as type). Klicka på OK. Mallen kommer automatiskt att visas vid Arkiv, Nytt, Personligt (File, New, Personal) Övningsuppgift Skapa följande kalkyl: DC UTBILDNING Excel fk 41

42 I cellerna C20, F20, H20 och H21 ska det finnas formler. Eftersom det endast är meningen att den anställde endast ska fylla i B3:D17 samt F3:H18, ska resten av bladet skyddas med lösenord. Genomför detta! Spara sedan kalkylen som en mall med namnet TJÄNSTERESOR. Stäng mallen. Lösningsförslag: TJÄNSTERESOR1.XLTX i övningsmappen. Använda en mall Välj Nytt... (New ) i Arkiv- (File) menyn. Välj därefter Personligt (Personal). En dialogruta med dina mallar öppnas tillsammans med en förhandsgranskningsruta. Markera önskad mall. Klicka på OK. Övningsuppgift Skapa en arbetsbok med hjälp av mallen TJÄNSTERESOR.XLTX och fyll i valfria värden i kalkylen. Spara som JAN Stäng filen och öppna ytterligare en arbetsbok med hjälp av mallen. Konstatera att mallen är oförändrad och stäng sedan arbetsboken. Redigera en mall För att redigera en mall, det vill säga öppna originalet och inte en kopia, gör du så här: Klicka på Arkiv, Öppna (File, Open). Välj Filformat Mallar (Templates), leta rätt på mallen, markera och klicka på OK. Gör önskade redigeringar. Klicka på knappen Spara. Övningsuppgift Öppna SVERIGE8.XLSX från övningsdisketten. Spara kalkylen som mallen SVERIGE.XLTX och stäng den. Lösningsförslag: SVEMALL.XLTX i övningsmappen. Sökvägar för mallar Excel söker efter mallarna i en mapp med namnet Mallar på den lokala hårddisken. Var den finns beror bl.a. på din Windows-version. Om du t.ex. har gemensamma mallar för din arbetsplats på en nätverksenhet, så kan du göra så att även dessa mallar blir lika enkelt tillgängliga. Gör så här: Välj Arkiv, Alternativ, Avancerat, Allmänt, Vid start öppnas alla filer i (File, Options, Advanced, General, At startup, open all files in). Skriv där in sökvägen till mappen med de gemensamma mallarna. Du måste dock konstatera att det inte finns vanliga arbetsböcker (XLSX-filer etc) i samma mapp, för om det gör det, så kommer dessa att startas vid programstarten! 42 DC UTBILDNING Excel fk

43 Automall Om du vill ha ett visst format på alla nya arbetsböcker du öppnar kan du använda en så kallad automall. När du har skapat en arbetsbok med de inställningar du vill ha för alla nya arbetsböcker sparar du mallen med namnet BOK.XLTX (Book.xltx). Därefter anger du sökvägen till platsen med mallen enligt avsnittet Sökväg för mallar. Mallen utnyttjas sedan när du väljer CTRL+n eller väljer Nytt (New) på Arkiv (File)-menyn och sedan Tom arbetsbok (Blank Workbook). DC UTBILDNING Excel fk 43

44 Plats för anteckningar 44 DC UTBILDNING Excel fk

45 Makron Ett makro är en serie kommandon och instruktioner till Excel. Du kan när som helst köra makrot, det vill säga spela upp makrot och utföra instruktionerna, med ett enda kommando. Makron används till exempel för att förenkla komplicerade uppgifter som du utför ofta. Om du skapar ett makro för uppgiften blir det som att ha ett skräddarsytt kommando för just den uppgiften. I det här kapitlet tar vi upp hur du skapar ett så kallat procedurmakro genom att spela in tangent- och mustryckningar. Det tas också upp hur du använder, det vill säga spelar upp, makron och hur du kopplar dessa till ett kortkommando. Det finns givetvis mycket mer att säga om makron, men detta får du lära dig i fördjupningskursen. I detta kapitel förmedlas endast en insikt om vad makro är för någonting och du får lära dig tillräckligt mycket för att kunna skapa egna makron genom inspelning. Inspelning av procedurmakro Det enklaste sättet att skapa ett makro är att helt enkelt spela in tangent- och mustryckningar. När du sedan kör makrot kommer allt du gjorde under inspelningen att spelas upp igen. För att starta inspelningen av ett makro gör du så här: 1. Välj Visa (View), Makron (Macros). 2. Klicka på Spela in makro (Record Macro ). 3. Ange ett namn på makrot. 4. Ange eventuellt en beskrivning av makrot. 5. Ange (om du så önskar) det Kortkommando som du kan välja. 6. Bekräfta med OK. 7. Utför de tangent- och mustryckningar som ska ingå i makrot. 8. Tryck på knappen Stoppa inspelning (Stop recording) i statusfältet eller välj Visa, Makron, Stoppa inspelning (View, Macros, Stop recording). En arbetsbok med makro måste sparas som Makroaktiverad Excel-abetsbok (*.xlsm). Valet av kortkommando är något begränsat. En del bokstäver är ju upptagna av viktiga kommandon. Om du ändå anger ett sådant, så byter det kommandot betydelse! Då kan du istället välja att hålla Shift nedtryckt, när du anger bokstaven, så blir det ett unikt kommando! DC UTBILDNING Excel fk 45

46 Övningsuppgift Skapa ett makro som stänger av rutnätet (Stödlinjer - Gridlines, hittas under Visa, Stödlinjer View, Gridlines). Namnge makrot till RUTNÄTAV och koppla det till kortkommandot CTRL + r. Kör För att starta makrot kan du antingen använda kortkommandot eller göra följande: Klicka på Visa, Makron, Visa makron (View, Macros, View Macros). Välj vilket makro det är du vill spela upp genom att markera det i listan. Klicka på knappen Kör (Run). Övningsuppgift Kör makrot du precis skapade. Spara arbetsboken under namnet MAKRO.XLSM. Övningsuppgift Fortsätt med samma arbetsbok Spela in ett makro (döps till Titel och ge det kortkommandot Ctrl+SHIFT+t som gör följande: Infogar två nya rader högst upp i kalkylbladet. Markerar cell A1. Ändrar teckenstorleken i denna cell till 18. Sätter fetstil och kursiv stil. Markerar cellerna A1:H1 och centrerar texten över kolumner. Gör bakgrunden i dessa celler grå och texten röd. Skriver in ditt namn i cell A1. Markerar cell A2 En lösning finns sparad som MAKRO 1.XLSM. 46 DC UTBILDNING Excel fk

47 Databaser Skapa Du skriver in en databas på ett vanligt kalkylblad, men du bör endast ha en databas på varje kalkylblad. Databas (database) är Excels namn på något som dessutom ofta kallas lista, tabell, matris eller till och med tabellmatris. Register kan också vara en lämplig benämning ibland. Övningsuppgift Skriv in följande databas. Spara som MEDLEMMAR. Rubrikerna är formaterade med fet stil och Arial, 10 punkter. Om du vill, kan du nöja dig med att skriva in de första 2 posterna och sedan öppna den färdigifyllda filen MEDLEMMAR1.XLSX. Fältnamn eller Rubrik Fält Pos t Poster, fält och fältnamn Allmänt gäller att en databas består av poster (records - t.ex. namnen i listan ovan), fältnamn (field name - rubrikerna: medlemsnr, förnamn etc. kallas ibland också etiketter) och fält (field - varje cell som innehåller data som ingår i en post). En av reglerna för databaser är att varje fältnamn måste vara unikt, dvs. du ska inte använda DC UTBILDNING Excel fk 47

48 samma fältnamn flera gånger. I så fall får du skilja dem åt som t.ex. Telefonnr1 och Telefonnr2. Du bör heller inte utelämna fältnamnet. Tabell Excel har en speciell tabellfunktion. Den får du, om du gör på följande sätt: Ställ markören i någon cell i den befintliga databasen. Välj Infoga, Tabell (Insert, Table). Acceptera standardvalen enligt bild. Som du ser, har du fått en överskådlig och lättläst tabell med färgmarkeringar och listpilar bredvid fältnamnen. Välj Design, Konvertera till område (Convert to Range) om du önskar återgå till standardfunktion. Färgsättningen återgår däremot inte. Övningsuppgift Öppna MEDLEMMAR1.XLS, som finns i övningsmappen. Lägg till en valfri post. Notera att tabellen automatiskt utökas med den nya posten. Spara arbetsboken. Sortera Snabbsortering stigande (A till Ö resp. 0 till 99) eller fallande kan du göra genom att markera en cell i den kolumn du ska sortera efter och sedan trycka på någon av sorteringsknapparna i gruppen Data, Sortera och filtrera (Sort & Filter). Om du har infogat tabell enligt beskrivningen ovan, så kan du som alternativ trycka på filterknappen vid aktuellt fältnamn och där utföra sorteringen. Om du vill sortera efter flera sorteringsnycklar använder du istället metoden nedan. 48 DC UTBILDNING Excel fk

49 I gruppen Data finns knappen Sortera... (Sort ). Den använder du om du vill sortera din databas med fler alternativ (max 64) än dem som de enkla sorteringsknapparna ger. Gör så här: 1. Välj Sortera... (Sort by ) i Data-gruppen. 2. I rutan Sortera efter (Sort On) anger du vilket fält du vill sortera efter. 3. I nästa kolumn väljer du Värden (Values - som är standardvalet), Cellfärg (Cell Color), Teckenfärg (Font Color) eller Cellikon (Cell Icon). 4. Välj om sorteringen ska vara A-Ö, dvs stigande (Ascending), Ö-A, dvs fallande (Descending) eller efter en Anpassad lista (Custom List - där veckodagar och månader finns som standardval). 5. Om du vill sortera efter mer än en nyckel trycker du på Lägg till nivå (Add Level) och upprepar valen. 6. Klicka på OK. Om någon cell i huvudsortertingskolumnen är tom, så kommer den att hamna sist oavsett om det är stigande eller fallande sorteringsordning. För att säkerställa möjligheten att återgå till den ursprungliga sorteringen kan du lägga in en extra kolumn med ett löpnummer innan sorteringen gjorts. Någon automatisk indexering eller skapande av löpnummer finns inte i Excel. Övningsuppgift Sortera databasen efter Postnummer. Övningsuppgift Sortera databasen med Ort som första sorteringsnyckel, Gatuadress som andra och Efternamn som tredje sorteringsnyckel. DC UTBILDNING Excel fk 49

50 Sök Sökning Gör så här: 1. Välj gruppen Start, Redigering, Sök och markera (Home, Editing, Find & Select). 2. I menyn väljer du Sök (Find ) 3. I kalkylbladsläget kan du ange ett sökvillkor. Alternativ: Du kan välja att sökfunktionen ska skilja mellan Filköping och FILKÖPING genom att sätta en bock i rutan Matcha gemener/versaler (Match case). Om du bockar i rutan Matcha hela sökinnehållet (Match entire cell contents), så skulle du i exemplet hitta Filköping men inte Filköping C. I ger möjlighet att välja aktuellt Blad (Sheet) eller hela Arbetsboken (Workbook) Du kan också välja att söka Radvis (By Rows) eller Kolumnvis (By Columns). Sök i (Look in)-rutan har alternativen Formler (Formulas), Värden (Values) och Kommentarer (Comments). Om du först markerat en del av databasen, så kommer sökningen att inskränkas till just det området. Om du trycker på fliken Ersätt (Replace ) kommer du att kunna byta ut söktexten mot en annan. I detta läge kan du dessutom välja att byta alla förekomster av sökordet med knappen Ersätt alla (Replace All). Övningsuppgift 50 DC UTBILDNING Excel fk

51 Sök efter alla förekomster av Filköping i databasen. Jokertecken När du fyller i fältet Sök efter (Find what) kan du använda de s.k. jokertecknen (Wild cards), exv. betyder D* alla poster där fältinnehållet börjar på bokstaven D i det angivna fältet. Asterisken (*) betyder flera tecken, hur många (även 0!) och vilka som helst. Det andra jokertecknet? betyder exakt ett tecken, vilket som helst. Fler jokertecken kan användas i sökningen. Filter Ett annat sätt att söka är att filtrera fram endast de poster som du vill se. Detta kan du göra med en funktion som heter Filter (tidigare autofilter). Om du har valt att Infoga tabell (Inser Table), så finns redan Filter aktiverat. Om du så önskar kan du istället göra så här: 1. Markera någon cell i databasen. 2. Välj Filter i Data-gruppen. Till höger om varje fältnamn finns nu en listpil. När du klickar på listpilen kommer en lista upp där du kan välja vilka poster som ska visas. 3. Välj önskat fält, klicka på listfilen och bocka för de villkor du vill använda i filtreringen. Övningsuppgift Se till så att MEDLEMMAR.XLSX eller MEDLEMMAR1.XLSX är öppen. Autofiltrera listan så att endast medlemmar i Filköping visas. För att visa alla poster igen efter en autofiltrering gör du så här: 1. Markera någon cell i databasen. 2. Välj Ta bort (Clear) i Data-gruppen vid Sortera och filtrera (Sort & Filter). Om du väljer Markera allt (Select All) i varje filtermeny vid fältnamnen kommer också alla att visas, liksom om du väljer att avmarkera Filter i Data-gruppen. Övningsuppgift DC UTBILDNING Excel fk 51

52 Visa alla posterna i MEDLEMMAR eller MEDLEMMAR1 med valfri metod. Textfilter Du kan även anpassa ditt filtreringsvillkor genom att klicka på listpilen för det textfält du vill använda i filtreringen och i listan välja Textfilter (Text Filter), Anpassat filter (Custom Filter). I dialogrutan som kommer fram kan du välja 2 samtidiga villkor. Titta igenom listan över de olika jämförelseuttrycken! Du finner t.ex. "är större än" (is greater than), "börjar med" (begins with) och "innehåller" (contains). Talfilter Om du väljer ett talfält, kan du också välja att exempelvis posterna med de 10 högsta värdena visas. Där kan t.ex. även de 5 lägsta värdena (eller procenten!) visas! Jokertecknen (? och *) kan också användas, exempelvis betyder M* alla poster där fältet inleds med bokstaven M, medan M? betyder alla poster med två tecken varav det första är M. Lägg märke till betydelsen av OCH (AND) resp. ELLER i det anpassade autofiltret. Det är s.k. logiskt OCH, vilket innebär att sökvillkoren på båda raderna måste vara uppfyllda samtidigt för att posten ska komma med i urvalet. Det logiska ELLER betyder att det räcker om ett av villkoren är uppfyllda! Om du utför en beräkning med en filtrerad lista, så kommer endast de synliga posterna att tas med. Detsamma gäller utskrift. Filtret stänger du av genom att åter välja Data, Filter. 52 DC UTBILDNING Excel fk

53 Övningsuppgift 1. Öppna BILAR 1.XLSX i övningsmappen. 2. Välj bladet Databas. 3. Sortera registret efter Bilmärke (i första hand) och Årsmodell (i andra hand). Övningsuppgift 1. Filtrera listan med autofilter så att endast Volvo 740 visas. 2. Lägg märke till informationen i Statusfältet längst ner. 3. Återställ, filtrera därefter på så sätt att alla bilar av märket Ford (oavsett modell) som är av årsmodell 1990 eller nyare visas. 4. Återställ listan så att alla poster visas igen. Övningsuppgift 1. Filtrera fram de bilar vars Utpris ligger mellan och Återställ listan. Övningsuppgift 1. Filtrera fram alla bilar vars färg är Röd eller någon variant av röd (Mörkröd, Röd metallic). 2. Återställ listan. DC UTBILDNING Excel fk 53

54 Plats för anteckningar 54 DC UTBILDNING Excel fk

55 Inställningar De flesta inställningar du kan göra i Excel finns samlade i Arkiv, Alternativ (File, Options). Inställningarna är samlade på blad uppdelade i olika kategorier. Vanliga alternativ På bladet Allmänt (General) kan du bestämma vad som ska visas på skärmbilden i Excel. Bland inställningarna bör du förvissa dig om att ditt Användarnamn (User Name) är riktigt. Dina filer sparas nämligen normalt med detta namn inbäddat i metadata. Om du dessutom önskar ett visst antal blad i en ny arbetsbok, så kan du rationalisera ditt arbete genom att ändra inställningen vid Inkludera så här många blad (Include this many sheets) från standradvärdet 1 till nåt värde i området DC UTBILDNING Excel fk 55

56 Formler (Formulas) R1C1 referenstyp (R1C1 reference style) ändrar referenstypen för rad- och kolumnrubriker samt cellreferenser. Referenstypen är som standard av formen A1, där kolumnen anges med en bokstav och raden med en siffra, men kan ändras till formen R1C1, där både kolumner och rader namnges med siffror (detta alternativ används i Microsoft Multiplan föregångaren till Microsoft Excel). Åtskilliga andra inställningar görs här. Språkkontroll 56 DC UTBILDNING Excel fk

57 (Proofing) Åtskilliga inställningar (som du kanske känner igen från Microsoft Word) finns här, och du väljer om dessa ska användas i Excel. Spara (Save) Här kan du till exempel välja att använda Excel eller OpenDocument Spreadsheet (*.ods) som standardformat. DC UTBILDNING Excel fk 57

58 Språk (Language) Här finns inställningarna för bl.a. Redigeringsspråk (Editing Languages) och Gränssnittsspråk (Display Language). 58 DC UTBILDNING Excel fk

59 Avancerat (Advanced) Redigeringsalternativ (Editing options) Flytta markering efter att du tryckt på Retur (After pressing Enter, move selection) flyttar automatiskt den aktiva cellen i angiven riktning, när du trycker på ENTER för att skriva in en formel eller konstant i en cell. Standardvalet är riktning Ned (Down). Infoga decimaler automatiskt (Automatically insert a decimal point) anger om decimaltecken ska infogas automatisk i de tal som du skriver in som heltal i kalkylblad. Exempel: med 2 fasta decimaler angivna, så kommer inmatningen 1000 att tolkas som 10,00. Med värdet -3 fasta decimaler blir det istället ! Aktivera fyllningshandtaget samt dra-och-släppa celler (Enable fill handle and cell dragand-drop) gör så att du kan flytta och kopiera celler och data genom att dra. Tillåt redigering direkt i celler (Allow editing directly in cells) gör så att du kan redigera direkt i en cell genom att dubbelklicka i cellen. DC UTBILDNING Excel fk 59

60 Fyll i cellvärden automatiskt (Enable AutoComplete for cell values). Om de första tecknen du skriver entydigt matchar en befintlig indatapost i kolumnen fylls resten automatiskt i. Zooma med IntelliMouse-hjulet (Zoom on roll with IntelliMouse) bockar du för om du har mus med hjulknapp och du vill att hjulknappen ska zooma i stället för scrolla. Använd systemavgränsare: Om du önskar använda decimalpunkt fast Windows har decimalkomma som standardinställning, går det att ändra detta här. Klipp ut, kopiera, klistra in (Cut, Copy, and Paste) Störs du av de smarta etiketterna som visas när du klistrar in? Här kan du välja att dessa inte ska visas. Skriv ut (Print) Om du vill att skrivaren automatiskt ska gå över i högkvalitetsläge när du till exempel skriver ut diagram, så kan du bocka i rutan här. 60 DC UTBILDNING Excel fk

61 Visa (Display) Visa detta antal dokument i listan (Show this number of Reccent Documents) anger det antal arbetsböcker som ska visas under menyvalet Arkiv, Senaste (File, Recent). Värden 0-50 kan väljas, 25 är standardvärde. Visa alla fönster i aktivitetsfältet (Show all windows in the Taskbar) gör att du kan växla mellan dina arbetsböcker på samma sätt som du växlar mellan öppna program. Lägg särskilt märke till alternativen vid Visa för celler med kommentarer (For cells with comments, show)! Visa alternativ för den här arbetsboken (Display options for this workbook) Bland annat bladflikar och rullningslister kan döljas, om du så önskar. Visa alternativ för det här kalkylbladet (Display options for this worksheet) Bland annat kan du välja att celler med 0-värde ska visas tomma! Detta kan ha betydelse för beräkningar i formler samt för diagram. DC UTBILDNING Excel fk 61

62 Formler (i gruppen Avancerat) (Formulas) Vid beräkning av den här arbetsboken (When calculating this workbook) Här finner du bland annat en viktig inställning av datum för kompatibilitet med Macintosh-versionen av programmet. Allmänt En viktig inställning är Skala innehållet för pappersstorlekarna (Scale content for) A4 och 8,5 x 11 tum. Den senare storleken kallas även Letter. Det är vanligt att arbetsböcker som skickas mellan t.ex. USA och Sverige är formaterade i sina egna format, som kan ge problem vid utskrift. Med en bock i den här rutan avhjälps detta! Vid start öppnas alla filer i (At startup, open all files in) är mappen för mallar. Kompatibilitet med Lotus (Lotus compatibility) Inställningar för kompatibilitet med Lotus för: (Lotus compatibility Settings for) En användare som är van vid kommandona i Lotus kalkylprogram får här möjlighet att styra Excel med invanda kommandon. Anpassa menyfliksområdet 62 DC UTBILDNING Excel fk

63 (Customize Ribbon) Du kan även ändra hur menyfliksområdet ser ut och vilka kommandon som finns där. Det är en funktion som saknas i Excel Gör så här för att skapa en ny menyflik med några kommandon: 1. Välj Arkiv, Alternativ, Anpassa menyfliksområdet (File, Options, Customize Ribbon) 2. Klicka på Ny flik (New Tab). 3. Högerklicka på Ny flik och välj att byta namn till Favoritkommandon 4. Klicka på Lägg till ny grupp (Add New Group) 5. Klicka på Byt namn (Rename) och kalla den Mina kommandon 6. Öppna listrutan vid Välj kommandon från (Choose commands from) 7. Välj de kommandon du önskar finna på den nya fliken. 8. Klicka på OK. 9. Klicka på den nya menyfliken och kontrollera att det blivit som du bestämt. Verktygsfältet Snabbåtkomst Ovanför menyflikarna finns verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar). Här har du möjlighet att bestämma vilka knappar du önskar ha tillgång till där. För att exempelvis ta fram lägga till knappen för dataformuläret (Form) gör du så här: 1. Tryck på Arkiv-fliken (File).. 2. Välj Verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access Toolsbar) 3. Ange: Välj kommandon från: Alla kommandon (Choose commands from: All Commands). 4. Klicka på knappen Formulär (Form) och därefter på Lägg till (Add). 5. Nu finns knappen i Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar)och du kan stänga dialogrutan. DC UTBILDNING Excel fk 63

64 Tillägg (Add-Ins) Alla funktioner är inte installerade från början. Här ges du möjlighet att installera till exempel Analysis ToolPak eller Problemlösaren (Solver Add-in). Säkerhetscenter (Trust Center) Genom att välja Inställningar för Säkerhetscenter (Trust Center Settings )kan du definiera dina säkerhetsinställningar. Delar av dessa har beskrivits i annat kapitel. 64 DC UTBILDNING Excel fk

65 Information Via valet Arkiv, Info (File, Info) kommer du åt inställningar beträffande Behörigheter (Permissions), Förbered för delning (Prepare for Sharing) och Versioner (Versions). DC UTBILDNING Excel fk 65

66 Plats för anteckningar 66 DC UTBILDNING Excel fk

67 Hjälpfunktioner Hjälp & Utbildning Då når hjälpen genom att Klicka på frågetecknet (?) i övre högra hörnet eller klicka på tangenten F1. Innehållet i hjälpen styrs av, vad du gör i Excel för tillfället. Förklaringsfunktionen når du på följande sätt: Det blanka fältet använder du för att på vanligt talspråk be om hjälp! Därefter trycker på knappen Sök (Search - förstoringsglaset). Som du ser, så finns det app-liknande ikoner som leder dig till speciellt intressanta avsnitt, exempelvis Gå utbildning. DC UTBILDNING Excel fk 67

68 Tangenttips Använda de nya tangentbordsgenvägarna De nya tangentbordsgenvägarna kallas även tangenttips. Tryck på ALT så visas tangenttipsen. Då visas tangenttipsen för alla flikar i menyfliksområdet, alla kommandon på flikarna, verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar) samt Microsoft Office-knappen. Tryck på tangenten för den flik som du vill visa. Då visas tangenttipsen för flikens knappar. Tryck sedan på tangenten för önskad knapp. Med hjälp av tangenttips kan du till exempel centrera text i Excel. 1. Tryck på ALT så att tangenttipsen visas. 2. Tryck sedan på W så att fliken Start (H för Home) markeras. 3. Tryck på A och sedan på C i gruppen Justering om du vill centrera den markerade texten. 68 DC UTBILDNING Excel fk

69 Appendix Nyheter i Microsoft Office 2013 Vi jämför nu Office 2013 med Office 2003 och tidigare versioner. Office 2007 och 2010 har redan det mesta av det nya utseendet. När du startar Microsoft Word 2013, Excel 2013, PowerPoint 2013 och Access 2013 eller skapar ett nytt meddelande i Outlook 2013 ser mycket välbekant ut, t.ex. dokumentet i Word och kalkylbladet i Excel, men du ser också att fönstrets övre del har fått ett helt nytt utseende. Det gamla utseendet med menyer och verktygsfält har ersatts av menyfliksområdet (The Ribbon). Det innehåller flikar som du klickar på när du vill ta fram de välkända kommandon som du vanligtvis använder. Med lite tid och erfarenhet kommer du att märka att menyfliksområdet är utformat för att underlätta ditt arbete. Det har faktiskt utformats som svar på Office-användares, och möjligen också dina, önskemål om program som är enklare att använda och som innehåller kommandon som är lättare att hitta. Menyfliksområdet Den nya kontrollcentralen i Word 2013 menyfliksområdet (The Ribbon) (The Ribbon) Visst har det skett stora förändringar i de välkända Microsoft Officeprogrammen, eller snarare förbättringar eftersom alla kommandon och verktyg som du behöver nu tydligt visas och är mer lättillgängliga. I stället för 30 dolda verktygsfält och massor av kommandon gömda på menyer och i dialogrutor har du nu en kontrollcentral där allt det viktiga har sammanförts och tydligt visas. När du har lärt dig använda menyfliksområdet i ett program kommer du att tycka att det är lika lätt att använda i andra program. Menyfliksområdet består av tre komponenter. Flikar som visas överst i menyfliksområdet. Varje flik motsvarar viktiga uppgifter som du utför i ett visst program. Grupper är uppsättningar av närliggande kommandon och visas på flikar. I dem har alla kommandon som du kan tänkas behöva för en viss typ av uppgift förts samman, och eftersom de hela tiden visas och är tillgängliga på skärmen får du värdefull hjälp i arbetet. Kommandon har ordnats i grupper. Ett kommando kan vara en knapp, en meny eller en ruta där du anger information. Hur kommer du igång? Börja med den första fliken. DC UTBILDNING Excel fk 69

70 Den andra fliken i exempelvis Word 2013 är Start. Vanligtvis skriver du i Word och på fliken Start hittar du därför de kommandon som oftast används när du skriver dokument: kommandon för teckenformatering (i gruppen Tecken), alternativ för stycken (i gruppen Stycken) och textstilar (i gruppen Format). Detsamma gäller för de övriga programmen i Office På den andra fliken hittar du de kommandon som används för den viktigaste uppgiften i programmet. Den andra fliken i Excel och PowerPoint kallas också Start. I Outlook, när du skapar ett meddelande, är det fliken Meddelande (Message). I Word används kommandona Klistra in (Paste), Klipp ut (Cut) och Kopiera (Copy) flitigt och därför är det logiskt att de har placerats på fliken Start (Home), den andra fliken i menyfliksområdet. Kommandon har organiserats efter hur de används. Microsoft har tagit reda på att Microsoft Office-användare vanligtvis endast använder ett fåtal kommandon, som de dock använder ofta, och dessa baskommandon har nu getts en mer framträdande placering. Ett exempel på ett sådant kommando är Klistra in. Det är ett av de mest använda kommandona och därför har det fått den mest framträdande platsen i fönstret, tillsammans med de närliggande kommandona Klipp ut (Cut) och Kopiera (Copy). Kommandon som används ofta behöver inte längre dela utrymme med mindre närbesläktade kommandon på en meny eller i ett verktygsfält. De kommandon som används mest är också de som ska vara närmast till hands. Mindre vanliga kommandon har fått mer undanskymda placeringar i menyfliksområdet. De flesta använder exempelvis Klistra in special (Paste Special) mer sällan än Klistra in (Paste) och därför måste du klicka på pilen på Klistra in (Paste) för att komma till Klistra in special (Paste Special). 70 DC UTBILDNING Excel fk

71 Bildverktyg (Picture Tools) visas överst i menyfliksområdet när du har infogat en bild. Här kan du också komprimera bilden. De kommandon som du använder mest visas i menyfliksområdet och är alltid tillgängliga. Vissa andra kommandon visas när du behöver dem och som svar på en åtgärd. Om det inte finns någon bild i Word-dokumentet behöver du ju inga kommandon för redigering av bilder. Men om du infogar en bild i Word, då visas Bildverktyg (Picture Tools) och fliken Format med alla bildkommandon. När du inte arbetar med bilden visas inte Bildverktyg. Om du vill redigera bilden på nytt klickar du på den för att ta fram fliken och alla kommandon som du kan behöva. Word tolkar alltså dina aktiviteter och tillhandhåller de verktyg som du behöver. Menyfliksområdet anpassas efter dina åtgärder. Du behöver inte oroa dig om du inte ser alla kommandon hela tiden. Ta ett första steg så blir alla kommandon du behöver lättillgängliga. Klicka på pilen Klicka på pilen längst ned i en grupp om du vill visa fler alternativ. i gruppen Tecken (Font). Dialogrutan Tecken öppnas. När en liten pil visas i det nedre högra hörnet av en grupp betyder det att det finns flera alternativ i gruppen. Klicka på pilen (som kallas dialogruteikon) om du vill visa en dialogruta eller ett åtgärdsfönster med fler kommandon. I PowerPoint innehåller exempelvis gruppen Tecken (Font) på fliken Start (Home) alla de vanligaste teckensnittskommandona: de som du använder när du vill byta teckensnitt, ändra teckenstorlek och göra texten fet, kursiv eller understruken. Men om du behöver ett mindre vanligt kommando, för att t.ex. göra texten upphöjd, klickar du på pilen i gruppen Tecken för att öppna dialogrutan Tecken som innehåller detta och andra teckensnittsrelaterade alternativ. DC UTBILDNING Excel fk 71

72 Har du någon gång varit tvungen att testa och ångra upprepade gånger när du ska välja teckensnitt, teckensnittsfärg, format eller ändra en bild för att alternativen som du har valt inte har varit vad du hade tänkt dig? Nu kan du i stället förhandsgranska dina val innan du gör dem. Du får ett bättre resultat på kortare tid när du direkt kan välja önskat alternativ utan att behöva testa dig fram. Det enda du behöver göra är att placera musen på ett alternativ. Dokumentet ändras då så att du direkt kan se hur alternativet tar sig ut innan du faktiskt väljer det. När du har hittat rätt alternativ då klickar du på det för att välja det. Om du ofta använder kommandon som inte är så lättillgängliga som du skulle önska kan du enkelt lägga till dem i verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar), som är placerat ovanför menyfliksområdet när du startar ett Microsoft Office-program. Kommandona i det här verktygsfältet är alltid synliga och nära till hands. Om du exempelvis använder Spåra ändringar (Track Changes) i Word eller Excel varje dag för att aktivera omarbetningsmarkeringar och vill slippa klicka på fliken Granska (Review) för att komma åt kommandot varje gång, lägger du till Spåra ändringar (Track Changes) i verktygsfältet Snabbåtkomst. Högerklicka på Spåra ändringar (Track Changes) på fliken Granska (Review) och klicka sedan på Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst (Add to Quick Access Toolbar). Om du vill ta bort en knapp högerklickar du på den och klickar sedan på Ta bort från verktygsfältet Snabbåtkomst (Remove from Quick Access Toolbar). Gruppen Visa/dölj (Show) på fliken Visa (View). Alla kommandon i gruppen visas i hög upplösning. I låg upplösning måste du klicka på pilen på gruppknappen om du vill visa kommandona. All information hittills i den här kursen förutsätter att du använder en skärm med hög upplösning och att programfönstret är maximerat. Om så inte är fallet ser saker och ting lite annorlunda ut, nämligen så här: 72 DC UTBILDNING Excel fk

73 Låg upplösning Om du har en låg skärmupplösning, t.ex bildpunkter, visas bara gruppnamnet i några av grupperna i menyfliksområdet, inga kommandon. Du måste klicka på pilen på gruppknappen om du vill visa kommandona. I Word visas exempelvis alla kommandon i gruppen Visa/dölj (Show) på fliken Visa (View) när du använder hög upplösning. Med upplösning visas endast knappen Visa/dölj (Show), inte kommandona i gruppen. I så fall klickar du på pilen på knappen Visa/dölj (Show), när du vill visa kommandona i gruppen. Vanligtvis är det grupper med kommandon som inte används så ofta som reduceras till namnet i en lägre upplösning. Minimerat Om du, oavsett upplösning, minskar fönstrets storlek visas vid en viss storlek endast namnet på en del grupper och du måste klicka på pilen på gruppknappen om du vill visa kommandon. Tablet PC Om du arbetar på en Tablet PC med en mindre skärm, märker du att menyfliksområdet anpassas till att visa mindre versioner av flikar och grupper. Om du har en större skärm, anpassas menyfliksområdet så att större versioner av flikar och grupper visas. DC UTBILDNING Excel fk 73

74 Övriga nyheter i Office 2013-produkterna. Office Backstage-menyn är ny. Den funktionen öppnas via Arkiv (File)-fliken. På den fliken får du fler alternativ som är samlade på en plats. Finns det fler nyheter? Nya tangentbordsgenvägar och nya filformat för Word, Excel, PowerPoint och Access Backstage i Word. Här finns baskommandon, som öppna, spara och skriva ut dokument. Men här får du dock tillgång till fler kommandon, exempelvis en funktion som hjälper dig att kontrollera att Word-, Excel- och PowerPoint-filer inte innehåller privat information eller kommentarer. Mer information om den här funktionen får du längre fram. Här ser du också Förhandsgranskning (Print Preview) av ditt dokument. När du väljer Skriv ut (Print), visas det i störst format. Arkiv (File)-knappen leder också till programinställningarna som exempelvis styr stavningskontrollen. Klicka på Alternativ (Options) i menyn, och klicka sedan på valfria kategorier i listan till vänster. I Excel kan du t.ex. klicka på Formler (Formulas), om du vill aktivera eller inaktivera R1C1-referenstypen. I Word kan du klicka på Språkkontroll (Proofing), om du vill aktivera eller inaktivera funktionen som kontrollerar stavningen medan du skriver. I tidigare versioner av Office kunde du göra inställningar i dialogrutan Alternativ (Options), som du öppnade på Verktyg (Tools)-menyn. Många av dessa alternativ finns nu under Arkiv (File)-knappen. De har alltså blivit synligare och fått en mer praktisk placering de finns nära till hands när du börjar arbeta med såväl gamla som nya filer. 74 DC UTBILDNING Excel fk

75 Fönstret Nytt i Word När du vill skapa ett nytt dokument, en ny arbetsbok, en ny presentation eller en ny databas kan du öppna ett funktionsspäckat och färgstarkt fönster där du får all den hjälp du behöver för att snabbt komma igång. Du kan använda tangenttips om du exempelvis vill ta bort ett rubrikformat i Word. Tryck på ALT så att tangenttipsen visas. Tryck sedan på W så att fliken Start markeras (H Home). Tryck därefter på E för att markera knappen Radera formatering (Clear) i gruppen Tecken (Fonts) och ta bort rubrikformatet. Om du använder tangentbordet mer än musen är säkert de nya tangentbordsgenvägarna i Office 2013 av stort intresse för dig. Med det nya menyfliksområdet följer också nya tangentbordsgenvägar. Varför? Eftersom den här förändringen innebär två stora fördelar jämfört med föregående versioner: Tangentbordsgenvägar för alla knappar i menyfliksområdet. För tangentbordsgenvägar krävs oftast färre tangenttryckningar. Använda de nya tangentbordsgenvägarna De nya tangentbordsgenvägarna kallas även tangenttips. Tryck på ALT så visas tangenttipsen. Tangenttips visas för alla flikar i menyfliksområdet, alla kommandon på flikarna, verktygsfältet Snabbåtkomst samt Arkiv (File)-menyn. DC UTBILDNING Excel fk 75

76 Tryck på tangenten för den flik som du vill visa. Då visas tangenttips för flikens knappar. Tryck sedan på tangenten för önskad knapp. Vad gäller för de gamla tangentbordsgenvägarna? Äldre tangentbordsgenvägar som inleds med Ctrl fungerar fortfarande, och du kan använda dem som vanligt. Tangentbordsgenvägen Ctrl+c kopierar fortfarande något till Urklipp och Ctrl+v klistrar fortfarande in något från Urklipp. Fördelarna med de nya filformaten. Word 2013, Excel 2013 och PowerPoint 2013 har nu nya filformat (samma som Office 2007 och 2010, men nya jämfört med Office 2003). Det är en förändring som har flera orsaker, bland annat ökad säkerhet för filerna, minskad risk för filfel, reducerad filstorlek och nya funktioner. De nya filformaten bygger på XML (Extensible Markup Language) och omfattar öppna Office XML-format. Mer om det nya filformaten i Word, Excel och PowerPoint Standardfilformatet för dokument, arbetsböcker och presentationer har nu fått tillägget x, motsvarande XML-formatet. I Word sparas alltså ett dokument som standard med filnamnstillägget.docx i stället för.doc. Detta gäller också om du sparar en fil som en mall: Till det gamla filnamnstillägget läggs ett x, t.ex..dotx i Word. Om filen innehåller kod eller makron måste du spara den i det nya makroaktiverade filformatet. För ett Word-dokument blir det.docm, för en Word-mall.dotm. Dela dokument mellan Office 2013-systemet och en tidigare version av Office. Du kanske är den förste i arbetsgruppen som uppgraderar till Office 2013, eller du kanske samarbetar med avdelningar som måste använda Office-dokument sparade i 76 DC UTBILDNING Excel fk

77 äldre format. Ni kan dock fortfarande dela dokument med varandra och du ska nu få veta hur. Du kan öppna en fil som har skapats i tidigare versioner av Office, från 95 till Du bara öppnar filen som vanligt. När du har arbetat med den i 2013-versionen kanske du vill spara den. Som standard sparas en fil i en tidigare version som just den versionen med dialogrutan Spara som (Save As). När du sparar filen får du genom funktionen Kompatibilitetskontroll (Compatibility Control) veta om några funktioner som har lagts till i filen kan vara obrukbara, eller har ersatts med närliggande funktioner. Obs! Om du öppnar en presentation som har skapats i PowerPoint 95 sparas den som standard i PowerPoint 2013-format. Du kan dock välja att spara filen i format. Om du vill spara filen i 2013-format väljer du Word-dokument, Excel-arbetsbok (workbook) eller PowerPoint-presentation i rutan Filformat (Save as type). Kolleger som har Word-, Excel- eller PowerPoint-versionerna 2000 till 2003 (och de senaste säkerhetskorrigeringarna och Service Pack-versionerna) kan öppna dina filer. När de klickar på ditt dokument tillfrågas de om de vill hämta en konverterare som gör att de kan öppna ditt dokument. SNABBREFERENS Därför har utseendet ändrats i Office 2013 I stället för 30 dolda verktygsfält och massor av kommandon gömda på menyer finns nu en kontrollcentral där allt det viktiga har sammanförts och tydligt visas. Office-användare använder vanligtvis endast ett fåtal kommandon som de dock använder väldigt ofta. Dessa baskommandon har nu getts en framträdande plats. Vissa kommandon visas inte alltid utan dyker endast upp som svar på en åtgärd. När du exempelvis infogar en bild i Word visas Bildverktyg och de kommandon du behöver på fliken Format. När du är klar med bilden och klickar utanför den försvinner Bildverktyg liksom fliken Format och kommandona där. Om du behöver ta fram fliken igen klickar du bara på bilden. Placera kommandon i ett eget verktygsfält Om du ofta använder kommandon som inte är så lättillgängliga som du skulle önska kan du lägga till dem i verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar), som är placerat ovanför menyfliksområdet när du startar ett Office-program. Snabb anpassning Verktygsfältet Snabbåtkomst kan anpassas på flera olika sätt: Du kan lägga till knappar i det genom att högerklicka på valfri knapp och sedan klicka på Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst (Add to Quick Access Toolbar). Du kan klicka på Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst (Customiza Quick Access Toolbar) som visas när du högerklickar på någon knapp i verktygsfältet. Välj bland kommandona i den dialogruta som visas. Om du vill flytta verktygsfältet till en egen rad under menyfliksområdet klickar du på pilen i änden av verktygsfältet och sedan på Visa verktygsfältet Snabbåtkomst under menyfliksområdet (Show Quick Access Toolbar Below DC UTBILDNING Excel fk 77

78 the Ribbon). Om du vill placera verktygsfältet ovanför menyfliksområdet gör du samma sak men klickar på Visa verktygsfältet Snabbåtkomst över menyfliksområdet (Show Above the Ribbon). Ta bort en knapp från verktygsfältet Snabbåtkomst 1. Högerklicka på en knapp i verktygsfältet. 2. Klicka på Ta bort från verktygsfältet Snabbåtkomst (Remove from Quick Access Toolbar). Fler alternativ när du behöver det När en liten pil (kallad dialogruteikon) visas i det nedre högra hörnet av en grupp, betyder det att det finns mer detaljerade eller avancerade alternativ för kommandona i gruppen. Klicka på pilen om du vill öppna en dialogruta eller ett åtgärdsfönster som visar de tillgängliga alternativen. Olika skärmupplösningar påverkar vad du kan se Om du använder en skärm med låg upplösning, t.ex bildpunkter, visas endast namnet på vissa grupper i menyfliksområdet, inte de kommandon som ingår i gruppen. Klicka då på pilen på gruppknappen om du vill visa gruppens kommandon. De grupper som endast visas med namnet vid låg skärmupplösning är oftast grupper med kommandon som inte används så ofta. Alternativ I tidigare versioner av Office kunde du göra inställningar i dialogrutan Alternativ (Options), som du öppnade via Verktyg (Tools)-menyn. Många av dessa alternativ finns nu under Arkiv (File)-fliken. De har blivit synligare och fått en mer praktisk placering du har dem nära till hands när du börjar arbeta med såväl gamla som nya filer. Använda de nya tangentbordsgenvägarna De nya tangentbordsgenvägarna kallas även tangenttips. Tryck på ALT så visas tangenttips för alla flikar i menyfliksområdet, verktygsfältet Snabbåtkomst samt Arkiv (File)-menyn. Tryck på tangenten för den flik som du vill visa. Då visas tangenttips för flikens knappar. Tryck sedan på tangenten för önskad knapp. Tidigare tangentbordsgenvägar som börjar med CTRL går fortfarande att använda. Exempelvis kopierar CTRL+C fortfarande till Urklipp och CTRL+V klistrar in från Urklipp. Obs! De flesta äldre tangentbordsgenvägar med ALT+ fungerar fortfarande. Du måste emellertid komma ihåg hela tangentbordsgenvägen det visas inga ledtrådar på skärmen för vilka bokstäver du ska trycka på. Tänk tillbaka på en tidigare version av Office, när du tryckte på ALT+R för att öppna Redigera-menyn och sedan tryckte på den understrukna bokstaven till något av kommandona på menyn. Du kan fortfarande trycka på ALT och sedan på någon av de gamla menytangenterna R (Redigera), V (Visa), I (Infoga) och så vidare. Men någon meny öppnas inte. I stället visas en ruta som anger att du använder en Office snabbtangent. Om du känner till hela tangentsekvensen fortsätter du bara och startar 78 DC UTBILDNING Excel fk

79 kommandot. Om du inte kan sekvensen trycker du på ESC och använder tangenttips i stället. Vad innebär de nya filformaten? Word, Excel och PowerPoint 2013 har nu nya filformat. Det har flera orsaker, bland annat ökad säkerhet för filerna, minskad risk för filfel, reducerad filstorlek och nya funktioner. Du kan öppna filer som har skapats i Office 95 till och med När du sparar en fil som har skapats i en tidigare version i dialogrutan Spara som sparas denna som standard i samma version som den skapades. Du kan också välja att spara filen som en 2013-fil. När du sparar en fil som en tidigare version får du genom funktionen Kompatibilitetskontroll veta om några 2013-funktioner kommer att inaktiveras i filen eller ersättas med närliggande funktioner. Kollegor som har Excel-versionerna 2000 till 2003 (och de senaste säkerhetskorrigeringarna och Service Pack-versionerna) kan arbeta i dina 2013-filer. När de klickar på ditt dokument tillfrågas de om de vill hämta en konverterare som gör att de kan öppna ditt dokument. Nyheter I Microsoft Excel 2013 Microsoft Excel 2013 har ett nytt resultatorienterat användargränssnitt och inkluderar kraftfulla verktyg och funktioner som du kan använda för att analysera, dela och hantera din information på ett så effektivt sätt som möjligt. Excel 2013 har ett helt nytt filformat som standard, nämligen ett XML-baserat. Det använder filtillägget.xlsx. Resultatorienterat användargränssnitt Det är lätt att arbeta i Microsoft Excel i det nya resultatorienterade användargränssnittet. Kommandon och funktioner som tidigare var inbäddade i komplexa menyer och verktygsfält är lättare att hitta bland de aktivitetsorienterade flikarna som består av logiska grupper med kommandon och funktioner. Många dialogrutor har ersatts med listrutor som inkluderar de tillgängliga alternativen, och knappbeskrivningar och förhandsgranskningsexempel gör det lättare att välja rätt alternativ. Oavsett om du formaterar eller analyserar data eller utför någon annan åtgärd i det nya användargränssnittet så visas automatiskt de verktyg som associeras med uppgiften i fråga. DC UTBILDNING Excel fk 79

80 Fler rader och kolumner och andra nya gränser För att du ska kunna utforska stora mängder data i kalkylblad stöder Excel 2013 upp till 1 miljoner rader och kolumner per kalkylblad. Rutnätet i Office Excel 2013 är på hela (dvs 2 20 ) rader gånger (dvs 2 14 ) kolumner, vilket innebär % fler rader och % fler kolumner än i Excel För dig som undrar, är den sista kolumnen XFD i stället för IV. I stället för typer av format kan du använda ett obegränsat antal i samma arbetsbok. Dessutom beror antalet cellreferenser per cell på mängden tillgängligt minne i stället för den tidigare gränsen på Programmets prestanda har förbättrats tack vare en ökad minnesallokering från 1 GB i Microsoft Office Excel 2003 till 2 GB i Excel Du kommer också att upptäcka att beräkningarna i stora kalkylblad med många formler går mycket snabbare eftersom Excel 2013 stöder dubbla processorer och multithreading. Excel 2013 stöder också upp till 16 miljoner färger. Office-teman och Excel-formatmallar I Excel 2013 kan du snabbt formatera informationen i kalkylbladet genom att använda ett tema (Theme) och en specifik formatmall. Teman kan delas mellan andra Office 2013-program, t.ex. Word och PowerPoint, och formatmallarna kan användas för att ändra format på Excel-specifika objekt, t.ex. tabeller, diagram, pivottabeller, figurer o.s.v. i Excel. Använda ett tema Ett tema (Theme) är en fördefinierad uppsättning färger, teckensnitt, linjer och fyllningseffekter som kan tillämpas på hela arbetsboken eller på specifika objekt, t.ex. diagram eller tabeller. Med teman kan du ge dina dokument ett mer professionellt utseende. På ditt företag kanske man har tagit fram ett särskilt företagstema som du kan använda. Eller så kan du välja något av de fördefinierade teman som är tillgängliga i Excel. Det är också lätt att skapa ett eget tema som du kan använda för att ge alla dina Excel-arbetsböcker och andra Office 2013-dokument ett enhetligt och professionellt utseende. När du skapar ett tema kan du ändra färg, teckensnitt och fyllningseffekter separat och välja om du vill ändra alla eller bara några av dessa inställningar. I Excel hittar du Teman under Sidlayout. Använda temateckensnitt Ett temateckensnitt (Theme Font) är ett fördefinierat temabaserat format som du kan använda för att ändra utseende på tabeller, diagram, pivottabeller, figurer eller diagram i Excel. Om de inbyggda, fördefinierade formaten inte passar kan du anpassa ett av dem. När du arbetar med diagram kan du välja bland många fördefinierade format, men du kan inte skapa egna diagramformat. På samma sätt som i Excel 2003 används cellformat för att formatera markerade celler, men nu kan du snabbt tillämpa ett fördefinierat cellformat. De flesta cellformat baseras inte på det tema som används för arbetsboken och du kan enkelt skapa ett eget. Avancerad villkorsstyrd formatering I Excel 2013 kan du använda villkorsstyrd formatering (Conditional Formatting) för att visuellt framhäva data, vilket ofta gör det lättare att analysera informationen samtidigt som det kan ge ett mer professionellt intryck. Du kan snabbt upptäcka undantag och viktiga trender i informationen genom att implementera och hantera flera 80 DC UTBILDNING Excel fk

81 regler för villkorsstyrd formatering, och på så sätt tillämpa formatering i form av färger (Color Scales), datastaplar (Data Bars) och ikonuppsättningar (Icon Sets) i olika nyanser på den information som uppfyller reglerna. Det är lätt att använda villkorsstyrd formatering. Med bara några få musklickningar kan du identifiera datarelationer som du kan använda för att analysera informationen. Enkel formelskrivning Följande förbättringar gör det lättare att skriva formler i Excel Anpassningsbart formelfält Formelfältet (Formula Bar) anpassas automatiskt efter långa, komplexa formler, vilket förhindrar att formlerna täcker annan information i kalkylbladet. Du kan också skriva längre formler med fler kapslingsnivåer än i tidigare versioner av Excel. Automatisk funktionskomplettering Du kan använda automatisk funktionskomplettering för att snabbt skriva rätt formelsyntax. Funktionen upptäcker genast vilka funktioner som du vill använda och hjälper dig att fylla i formelargumenten, så att formeln blir rätt redan från början. Strukturerade referenser Förutom cellreferenser, t.ex. A1 och R1C1, kan Excel 2013 använda strukturerade referenser som refererar till namngivna områden och tabeller i en formel. Enkel åtkomst till namngivna områden Genom att använda Namnhanteraren (Name Manager) i Excel 2013 kan du ordna, uppdatera och hantera flera namngivna områden på ett och samma ställe, vilket gör det lättare för andra som arbetar med ditt kalkylblad att förstå formlerna och informationen i bladet. När du ska använda namnet i formeln kan du välja Formler, Namnhanteraren (Formulas, Name Manager). F3-tangenten öppnar en snabbmeny, där du kan välja namn. Nya OLAP-formler och kubfunktioner Om du arbetar med flerdimensionella databaser (t.ex. SQL Server Analysis Services) i Excel 2013 kan du använda OLAP-formler för att skapa komplexa, användardefinierade rapporter baserade på OLAP-data. Nya kubfunktioner används för att hämta OLAP-data (uppsättningar och värden) från Analysis Services och för att visa informationen i en cell. OLAP-formler kan genereras när du konverterar pivottabellformler till cellformler eller när du använder Komplettera automatiskt för kubfunktionsargument när du skriver formler. Effektivare sortering och filtrering I Excel 2013 kan du snabbt ordna informationen i dina kalkylblad för att få svar på de frågor du vill genom att använda programmets förbättrade filtrerings- och sorteringsfunktioner. Du kan till exempel sortera data efter färg och baserat på mer än 3 (och upp till 64) nivåer. Du kan också filtrera data efter färg eller efter datum, visa över poster i listrutan Filter, filtrera flera poster och filtrera data i pivottabeller. DC UTBILDNING Excel fk 81

82 Förbättrade Excel-tabeller I det nya användargränssnittet i Excel 2013 kan du snabbt skapa, formatera och utöka en Excel-tabell (en Excel-lista i Excel 2003) och ordna informationen i kalkylbladet så att det blir lättare att arbeta med den. Infoga, Tabell (Insert, Table). Bland de nya och förbättrade tabellfunktionerna kan följande nämnas: Rader för tabellrubriker (Header Row) Du kan aktivera eller inaktivera tabellrubrikerna. När tabellrubriker visas, visas de jämte informationen i tabellkolumnerna och ersätter kalkylbladsrubrikerna när du bläddrar i en lång tabell. Beräknade kolumner (Total Row) En beräknad kolumn innehåller en enda formel som justeras för varje rad och som expanderas automatiskt för att inkludera extra rader så att formeln tillämpas även på dessa. Allt du behöver göra är att infoga en formel en gång. Du behöver inte använda kommandona Fyll eller Kopiera. Automatisk filtrering Funktionen Filter är aktiverad som standard i en tabell och möjliggör kraftfull sortering och filtrering av tabelldata. Strukturerade referenser Tack vare den här typen av referenser kan du använda rubrikerna för tabellkolumner i formler i stället för cellreferenser som A1 eller R1C1. Summarader (Total Row) Nu kan du använda anpassade formler och textposter i summarader. Tabellformat Du kan använda ett tabellformat för att snabbt lägga till snygg, professionell formatering till tabeller. Om ett alternativt radformat används i en tabell, bevaras den alternativa formateringsregeln i samband med åtgärder som tidigare skulle ha påverkat och åsidosatt layouten, t.ex. filtrering, att dölja rader eller manuell omstrukturering av rader och kolumner. Välj Infoga, Tabell (Insert, Table). Acceptera standardvalen enligt bild. 82 DC UTBILDNING Excel fk

83 Som du ser, har du fått en överskådlig och lättläst tabell med färgmarkeringar och listpilar bredvid fältnamnen. Välj Design, Konvertera till område (Convert to Range) om du önskar återgå till standardfunktion. Sortering kan ske enligt många fler sorteringsnycklar: Sortering och filtrering kan nu ske även efter färg. Filtrering av värden kallas nu för Talfilter (Number Filtrs). Formuläret En databas kan redigeras på två sätt. Antingen ändrar du i cellerna direkt på kalkylbladet på vanligt sätt och skriver till nya poster (rader) på den första tomma raden under databasen, eller så använder du ett dataformulär för redigering. I Excel 2013 finns inte detta formulär på någon verktygsgrupp, men det är enkelt att lägga till den i verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar - omedelbart till höger om Systemmenyn (System Menu) längst upp till vänster). För att ta fram lägga till knappen för dataformuläret gör du så här: 6. Tryck på knappen till höger i Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar). 7. Välj Fler kommandon (More Commands). 8. Välj Verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar). 9. Ange: Välj kommandon från: Alla kommandon (Choose Commands from: All Commands). 10. Klicka på knappen Formulär (Form) och därefter på Lägg till (Add). 11. Bekräfta med OK. 12. Nu finns knappen i Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar) och du kan stänga dialogrutan. DC UTBILDNING Excel fk 83

84 Du antas ha en databas på kalkylbladet. Markera en cell i databasen. Tryck på knappen Formulär (Form) och följande dialogruta öppnas och första posten visas: För att redigera någonting i en post klickar du helt enkelt i den ruta som ska redigeras och ändrar på vanligt sätt. Du kan även använda tangentbordet för att hoppa mellan 84 DC UTBILDNING Excel fk

85 rutorna. TAB tar dig till nästa fält och SKIFT + TAB tar dig till fältet ovanför. Om du håller på med en redigering, men du vill ångra den innan du valt att gå till nästa post, så kan du använda knappen Återställ (Restore). Genom att klicka på knappen Sök nästa (Find Next) visas nästa post och med knappen Föregående (Find Prev) visas föregående post. Det totala antalet poster visas längst upp till höger. I formulärläget lägger du till en post genom att klicka på knappen Ny (New). En ny post läggs på detta sätt till sist i databasen. Med knappen Ta bort (Delete) kan du ta bort en post från databasen. När du fyllt i sista fältet på en ny post, så kan du trycka på Enter, så kommer en ny post att omedelbart kunna skrivas in. Det maximala antalet fält som kan visas i formulärläget är 32 st. Nytt utseende för diagram I Excel 2013 kan du använda nya diagramverktyg för att snabbt skapa professionella diagram som effektivt förmedlar informationen. De nya, snygga diagrammen baseras på det tema som används för arbetsboken och inkluderar specialeffekter som 3D, transparens och skuggning. Du kan redigera ditt diagram med gruppen Design. Väljer du Snabblayout finns en rad varianter: Det är lätt att bläddra igenom de tillgängliga diagramtyperna i det nya användargränssnittet, så att du kan välja rätt diagram för informationen. Programmet innehåller många fördefinierade diagramformat och diagramlayouter så att du snabbt kan använda lämpligt format och inkludera önskade data i diagrammet. Visuella diagramelementsväljare Förutom snabblayouter och snabbformat kan du använda det nya användargränssnittet för att snabbt ändra varje element i diagrammet så att informationen presenteras på bästa tänkbara sätt. Med några få musklickningar kan du lägga till eller ta bort rubriker, förklaringar, dataetiketter, trendlinjer och andra diagramelement. DC UTBILDNING Excel fk 85

86 Modernt utseende med OfficeArt Eftersom diagram i Excel 2010 ritas med OfficeArt, kan du göra praktiskt taget allt som du kan göra med en OfficeArt-figur med ett diagram och tillhörande diagramelement. Du kan till exempel lägga till en mjuk skuggning eller fasning för att framhäva ett element eller använda transparens för att göra element synliga som till viss del döljs i en diagramlayout. Du kan också använda realistiska 3D-effekter. Skarpa linjer och teckensnitt Linjerna i diagrammen är skarpa och ClearTypeteckensnitt används för texten för att göra den lättare att läsa. Fler färger än någonsin tidigare Du kan lätt välja från de fördefinierade temafärgerna och variera färgintensiteten. Om du vill kan du dessutom lägga till egna färger genom att välja bland 16 miljoner färger i dialogrutan Färger. Diagrammallar Det är mycket lättare att spara favoritdiagrammen som diagrammallar i det nya användargränssnittet. Du kanske vill använda den design du just skapat som en slags mall? I så fall ser du till att diagrammet har precis den färgsättning, axelskala, formatering etc. som du önskar. Rensa den från sådana rubriker du inte vill ska ingår i grunddesignen. Därefter väljer du Design, Spara som mall (Save As Template). Då erbjuds du att ge namn till ditt anpassade diagram. Som standard sparas det i en mapp Charts med filtillägget *.CRTX. När du ska använda en mall, väljer du Design, Ändra diagramtyp (Change Chart Type). 86 DC UTBILDNING Excel fk

87 Diagramdelning Använda Excel-diagram i andra program I Office 2013 delas diagramfunktionerna mellan Excel, Word och PowerPoint. I stället för att använda diagramfunktionerna som tillhandahålls av Microsoft Graph, använder Word och PowerPoint numera de kraftfulla diagramfunktionerna i Excel. Eftersom Excel-kalkylblad används som diagramdatablad för Word- och PowerPoint-diagram, får du tillgång till de avancerade funktionerna i Excel, inklusive formelanvändning, filtrering, sortering och möjligheten att länka ett diagram till externa datakällor, t.ex. Microsoft SQL Server och Analysis Services (OLAP), för att hämta uppdaterad information till diagrammet. Excel-kalkylbladet som innehåller de data som diagrammet baseras på kan lagras i Word-dokumentet eller i PowerPoint-presentationen eller i en separat fil för att minska storleken på dokumenten. Kopiera diagram till andra program Du kan lätt kopiera och klistra in diagram mellan dokument eller från ett program till ett annat. När du kopierar ett diagram från Excel till Word eller PowerPoint ändras det och anpassas automatiskt efter Worddokumentet eller PowerPoint-presentationen, men du kan också bevara Exceldiagramformatet. Kalkylbladsinformationen i Excel kan bäddas in i Word-dokumentet eller i PowerPoint-presentationen, men du kan också lämna den i Excel-källfilen. Animera diagram i PowerPoint I PowerPoint kan du använda animering för att framhäva data i ett Excel-baserat diagram. Du kan animera hela diagrammet eller förklaringen och axeletiketterna. I ett stapeldiagram kan du till och med animera enskilda staplar för att bättre illustrera en specifik punkt. Det är lättare att hitta animeringsfunktionerna och du har mycket bättre kontroll. Du kan exempelvis göra ändringar i enskilda animeringssteg och använda fler animeringseffekter. Användarvänliga pivottabeller Det är mycket lättare att använda pivottabeller i Excel 2013 än i tidigare versioner av Excel. I det nya användargränssnittet för pivottabeller krävs det bara några få musklickningar för att visa rätt information om dina data, och du behöver inte längre dra data till släppzoner som inte alltid är så lätta att träffa. I stället markerar du bara de fält som du vill visa i den nya rutan Fältlista för pivottabell (Pivot Table Field List). DC UTBILDNING Excel fk 87

88 Och när du har skapat en pivottabell kan du utnyttja många andra nya eller förbättrade funktioner för att sammanfatta, analysera och formatera pivottabellen. Använda Ångra i pivottabeller Nu kan du ångra (Undo) de flesta åtgärder som du utför när du skapar eller flyttar element i en pivottabell. Plus- och minusindikeringar för överordnade och underordnade nivåer Dessa indikeringar används för att ange om du kan visa eller dölja delar av pivottabellen för att visa mer eller mindre information. Sortering och filtrering Om du vill sortera markerar du bara ett element i den kolumn som du vill sortera och använder sorteringsknapparna. Du kan filtrera data med hjälp av pivottabellfilter, t.ex. Större än (Greater Than), Lika med (Equals) eller Innehåller (Contains). Villkorsstyrd formatering Du kan använda villkorsstyrd formatering (Conditional Formatting) för en Excel 2013-pivottabell baserat på en cell eller skärningen mellan celler. Pivottabellformat och -layout På samma sätt som för Excel-tabeller och -diagram kan du snabbt använda ett fördefinierat eller anpassat format för en pivottabell. I det nya användargränssnittet är det dessutom mycket lättare att ändra layouten för en pivottabell. Pivotdiagram Precis som med pivottabellerna är det lättare att skapa pivotdiagram i det nya användargränssnittet. Alla filtreringsförbättringar är också tillgängliga för pivotdiagram. När du skapar ett pivotdiagram visas särskilda pivotdiagramverktyg och snabbmenyer som gör det lättare att analysera informationen i diagrammet. Du kan också ändra layouten, stilen och formatet för diagrammet eller diagramelementen på samma sätt som för ett vanligt diagram. I Excel 2013 bevaras den diagramformatering 88 DC UTBILDNING Excel fk

89 du använder när du gör ändringar i pivotdiagrammet, vilket är en förbättring jämfört med tidigare Excel-versioner. Snabba anslutningar till externa data I Excel 2010 behöver du inte längre veta server- eller databasnamnen för företagsspecifika datakällor. I stället kan du använda funktionen för snabb anslutning och välja från en lista med datakällor som du fått tillgång till av företagets administratör. Med hjälp av en Anslutningshanterare (Workbook Connections) i Excel kan du visa alla anslutningar i ett kalkylblad och lättare återanvända en anslutning eller ersätta en anslutning med en annan. Nya filformat XML-baserade filformat I och med Microsoft Office 2007/2013 introduceras nya filformat för Word, Excel och PowerPoint, även kallade öppna Office XML-format. Dessa nya filformat underlättar integrationen med externa datakällor och resulterar i mindre filstorlekar och förbättrad dataåterställning. I Excel är standardformatet för arbetsböcker det XML-baserade Excel-filformatet (.xlsx). Andra tillgängliga XMLbaserade format är det XML-baserade och makroaktiverade Excel-filformatet (.xlsm), Excel-filformatet för Excel-mallar (.xltx) och det makroaktiverade Excel-filformatet för Excel-mallar (.xltm). Binärt Excel 2013-filformat Förutom de nya XML-baserade filformaten introduceras även en binär version av det segmenterade, komprimerade filformatet för stora och komplexa arbetsböcker i Excel Det binära Excel 2013-filformatet (.xls), eller BIFF12, som det också kallas, kan användas för att optimera prestanda och för kompatibilitet med tidigare versioner. Kompatibilitet med tidigare versioner av Excel Du kan kontrollera om en Excel 2013-arbetsbok innehåller funktioner eller formatering som inte är kompatibel med en tidigare version av Excel för att på så sätt kunna göra nödvändiga ändringar för bättre bakåtkompatibilitet. I tidigare versioner av Excel kan du installera uppdateringar och konverterare som gör att du kan öppna en Excel 2013-arbetsbok så att du kan redigera, spara och öppna den igen i Excel 2013 utan att några Excel 2013-specifika funktioner går förlorade. Bättre utskriftsfunktioner Sidlayoutvy Förutom vyn Normal och vyn Förhandsgranska sidbrytning (Page Break Preview) inkluderar Excel 2013 vyn Sidlayout (Page Layout). Du kan använda den här vyn när du skapar ett kalkylblad för att kontrollera hur det kommer att se ut i utskriften. I den här vyn kan du arbeta med sidhuvuden, sidfötter och marginalinställningar direkt i kalkylbladet, och placera objekt, t.ex. diagram eller figurer, precis där du vill. Du har också tillgång till alla alternativ för utskriftsformat på fliken Sidlayout (Page Layout) i det nya användargränssnittet så att du snabbt kan välja inställningar, t.ex. sidorientering. Du ser genast vad som skrivs ut på varje sida, vilket minimerar risken för flera utskriftsförsök eller avklippta data i utskrifterna. Spara till PDF- och XPS-format Även OpenDocument-formaten finns nu som alternativ för Spara. Nya sätt att dela ditt arbete Använda Excel Services för att dela ditt arbete med andra Om du har tillgång till Excel Services kan du enkelt dela Excel 2013-kalkylbladsdata med andra, t.ex. DC UTBILDNING Excel fk 89

90 företagets chefer eller andra intressenter. I Excel 2013 kan du spara en arbetsbok i Excel Services och ange vilken kalkylbladsinformation som andra ska ha tillgång till. Användarna kan sedan använda en webbläsare och Microsoft Excel Web Access för att visa, analysera, skriva ut och extrahera kalkylbladsinformationen. De kan också skapa en statisk ögonblicksbild av informationen med jämna mellanrum eller vid behov. Excel Web Access gör det lätt att utföra aktiviteter, t.ex. att bläddra, filtrera, sortera, visa diagram och analysera pivottabeller. Du kan också ansluta webbdelen Excel Web Access till andra webbdelar för att visa data på olika sätt. Och med rätt behörigheter kan Excel Web Access-användare öppna en arbetsbok i Excel 2013 och utnyttja de kraftfulla funktionerna i Excel för att analysera och arbeta med informationen på sina egna datorer om de har Excel installerat. Om du använder den här metoden för att dela ditt arbete kan du vara säker på att andra har åtkomst till en enda version av informationen på ett och samma ställe, som du kan uppdatera med ny information vid behov. Om du behöver kommentarer och uppdaterad information från andra, t.ex. medlemmar i arbetsgruppen, kan du dela en arbetsbok på samma sätt som i tidigare versioner av Excel för att samla in den information du behöver innan du sparar den i Excel Services. Använda Dokumenthanteringsserver Excel Services kan integreras med Dokumenthanteringsserver för att skapa en verifieringsprocess för nya Excel-rapporter och arbetsflödesåtgärder för arbetsboksberäkningar, t.ex. en cellbaserad avisering eller en arbetsflödesprocess som baseras på en komplex Excel-beräkning. Du kan också använda Dokumenthanteringsserver för att schemalägga omberäkningar av komplexa arbetsboksmodeller nattetid. Snabb åtkomst till fler mallar I Excel 2013 kan du basera en ny arbetsbok på någon av de många mallar som installeras med Excel. Du kan också snabbt hitta och hämta mallar på webbplatsen Microsoft Office Online. Snabbgenomgång Här är du nu, med en ny version av Excel. När du öppnar Excel ser du de kalkylblad som du är van vid. Dessutom visas en del nyheter högst upp i fönstret. Det gamla gränssnittet med Excel-menyer och knappar har ersatts med det nya menyfliksområdet, med flikar som du klickar på för att komma åt kommandona. Menyfliksområdet gör Excel enklare att använda, och det går snabbare att hitta och arbeta med de kommandon som du behöver. Hur ska menyfliksområdet (The Ribbon) användas? Ta reda på det här. Se vad som har ändrats, och varför ändringar gör det enklare och snabbare att skapa bättre Excelkalkylblad. Ja, mycket har ändrats. Allra mest högst upp i fönstret. 90 DC UTBILDNING Excel fk

91 Men det är bra ändringar. Det du behöver är nu mer synligt och lättillgängligt. I stället för ungefär 30 verktygsfält som inte visas, och kommandon som är begravda på menyer, finns en enda kontrollcentral menyfliksområdet, där de viktigaste funktionerna samlas och visas. När du testar den nya designen kommer du att upptäcka att de kommandon som du redan vet hur du använder har grupperats på ett logiskt sätt. De tre delarna i menyfliksområdet är flikar, grupper och kommandon. Det finns tre grundläggande delar i menyfliksområdet: Flikar (Tabs) Det finns ett antal flikar stycken utmed överkanten. Var och en representerar basuppgifter som du utför i Excel. Grupper (Groups) Varje flik innehåller grupper som visar relaterade objekt tillsammans. Kommandon (Commands) Ett kommando kan vara en knapp, en ruta där du skriver information eller en meny. Hur kommer du igång? Börja från början, med den första fliken. De viktigaste kommandona i Excel finns på den första fliken, fliken Start (Home). Kommandona på den här fliken är de som Microsoft har identifierat som de vanligaste. Kommandona Klistra in (Paste), Klipp ut (Cut) och Kopiera (Copy) placeras till exempel först på fliken Start (Home), gruppen Urklipp (Clipboard). Därefter finns formateringskommandon i gruppen Tecken (Font). Kommandon för att centrera och vänster- eller högerjustera text finns i gruppen Justering (Alignment) och kommandon för att infoga och ta bort celler, rader, kolumner och kalkylblad finns i gruppen Celler (Cells). I grupper samlas alla de kommandon som du kan tänkas behöva för en viss uppgift, och de finns kvar genom hela uppgiften i stället för att döljas på menyn. Dessa viktiga kommandon visas ovanpå arbetsytan. Här är ett exempel på hur praktiskt det är: Om du vill att text ska visas på flera rader i en cell, behöver du inte klicka på ett kommando på en meny, klicka på en flik i en dialogrutan och sedan välja ett alternativ i dialogrutan. Du behöver bara klicka på Radbryt (Wrap) text i gruppen Justering (Alignment) på fliken Start (Home). Distribuerad (Distributed Indent) är ny inställning. DC UTBILDNING Excel fk 91

92 Du skapar ett diagram genom att klicka på en knapp på fliken Infoga i gruppen Diagram (Chart). Då blir fliken Diagramverktyg (Chart Tools) tillgänglig: Design, Layout och Format. Kommandona i menyfliksområdet är sådana som du använder mest. I stället för att visa alla kommandon hela tiden, visas nu vissa kommandon när du behöver dem, som svar på en åtgärd som du utför. Om det till exempel inte finns något diagram i kalkylbladet, behöver du inte några kommandon för att arbeta med diagram. Men om du skapar ett diagram visas fliken Diagramverktyg (Chart Tools) med tre flikar: Design, Layout och Format. På dessa flikar finns de kommandon som du behöver för att kunna arbeta med diagrammet. Menyfliksområdet ändras beroende på vilken åtgärd du utför. Använd fliken Design om du vill ändra diagramtyp eller flytta diagrammen, använd fliken Layout om du vill ändra diagramrubrik och andra diagramelement och använd fliken Format om du vill lägga till fyllningsfärger eller ändra linjeformat. När du är klar med diagrammet klickar du utanför diagramområdet. Då försvinner Diagramverktyg (Chart Tools). Om du vill få tillbaka dem klickar du i diagrammet så visas flikarna igen. Miniatyrdiagram (Sparklines) En ny typ av diagram, som ritas upp i en cell. Du behöver inte oroa dig om du inte ser alla kommandon hela tiden. Ta ett första steg så visas alla kommandon du behöver. 92 DC UTBILDNING Excel fk

93 Klicka på pilen längst ned i en grupp om du vill visa fler alternativ. Klicka på pilen i gruppen Tecken (Font). Dialogrutan Formatera celler (Format Cells) öppnas. När du ser den här pilen (kallas för dialogruteikon) i det nedre högra hörnet i en grupp, visas fler alternativ för gruppen. Klicka på pilen så visas en dialogruta eller ett åtgärdsfönster. I gruppen Tecken (Font) på fliken Start (Home) finns till exempel alla kommandon som används när du ändrar teckensnitt: kommandon för att ändra teckensnitt och storlek samt göra texten fet, kursiv eller understruken. Om du vill visa fler alternativ, till exempel för upphöjd text, klickar du på pilen till höger om Tecken (Font) så att dialogrutan Formatera celler (Format Cells) öppnas, där detta och andra närliggande alternativ finns. Om du ofta använder kommandon som inte är så lättillgängliga som du skulle vilja, lägger du till dem i verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar), som finns ovanför menyfliksområdet när du först startar Excel I det verktygsfältet är kommandona alltid synliga och nära till hands. Om du till exempel använder Autofilter varje dag, och du inte vill behöva klicka på fliken Data för att komma åt kommandot Filtrera (Filter) varje gång, kan du lägga till Filtrera (Filter) i verktygsfältet Snabbåtkomst. Lägg gärna till ikonen för Formulär (Form)! DC UTBILDNING Excel fk 93

94 Det gör du genom att högerklicka på Filtrera (Filter) på fliken Data och sedan klicka på Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst (Add to Quick Access Toolbar). Om du vill ta bort en knapp från verktygsfältet högerklickar du på knappen och sedan på Ta bort från verktygsfältet Snabbåtkomst (Remove from Quick Access Toolbar). Med hjälp av tangenttips kan du till exempel centrera text i Excel. Tryck på ALT så att tangenttipsen visas. Tryck sedan på W så att fliken Start (H, Home) markeras. Tryck på A och sedan på C i gruppen Justering (Alignment) om du vill centrera den markerade texten. Om du använder tangentbordet mer än musen, vill du nog veta vad som gäller för tangentbordsgenvägar i Excel Med det nya menyfliksområdet följer också nya tangentbordsgenvägar. Varför? Eftersom den här förändringen innebär två stora fördelar jämfört med föregående versioner: Tangentbordsgenvägar för alla knappar i menyfliksområdet. För tangentbordsgenvägar krävs oftast färre tangenttryckningar. Använda de nya tangentbordsgenvägarna De nya tangentbordsgenvägarna kallas även tangenttips. Tryck på ALT så visas tangenttipsen. Då visas tangenttipsen för alla flikar i menyfliksområdet, alla kommandon på flikarna, och verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar). Tryck på tangenten för den flik som du vill visa. Då visas tangenttipsen för flikens knappar. Tryck sedan på tangenten för önskad knapp. Vad gäller för de gamla tangentbordsgenvägarna? Äldre tangentbordsgenvägar som inleds med Ctrl fungerar fortfarande, och du kan använda dem som vanligt. Tangentbordsgenvägen Ctrl+c kopierar fortfarande något till Urklipp och Ctrl+v klistrar fortfarande in något från Urklipp. 94 DC UTBILDNING Excel fk

95 Den nya sidlayoutvyn i Excel Kolumnrubriker. Radrubriker. Marginallinjaler. Det är inte bara menyfliksområdet som är nytt i Excel Sidlayoutvyn är också ny. Om du har arbetat i utskriftslayoutvyn i Microsoft Word kommer du att uppskatta att det finns en liknande funktion i Excel. Du visar den nya vyn genom att klicka på Sidlayoutvy (Page Layout) i verktygsfältet Visa (View Shortcuts) längst ned till höger i fönstret. Du kan också klicka på fliken Visa (View) i menyfliksområdet och sedan på Sidlayoutvy (Page Layout) i gruppen Arbetsboksvyer (Workbook Views). I sidlayoutvyn finns det sidmarginaler högst upp, på sidorna och längst ned i kalkylbladet, och lite blått utrymme mellan kalkylbladen. Med linjalerna högst upp och på sidorna justerar du marginalerna. Du kan aktivera och inaktivera linjalerna beroende på om du behöver dem eller inte (klicka på Linjal Ruler - i gruppen Visa/dölj (Show) på fliken Visa - View). Tack vare den här nya vyn behöver du inte förhandsgranska för att kunna justera kalkylbladet innan du skriver ut. Det är enkelt att lägga till sidhuvuden och sidfötter i sidlayoutvyn. När du skriver i det nya sidhuvuds- eller sidfotsområdet högst upp eller längst ned på sidan, öppnas fliken Design med alla kommandon som du behöver. Du kan visa varje blad i en arbetsbok i den vy som fungerar bäst för just det bladet. Du markerar en vy i verktygsfältet Visa (View) eller i gruppen Arbetsboksvyer (Workbook Views) på fliken Visa (View). Både Normalvy och Förhandsgranska sidbrytningar (Page Break Preview) finns här. Om du gillar sidlayoutvyn men vill ha mindre vitt utrymme i marginalerna, kan du dölja en del av det. Dubbelklicka i området. Ny dubbelklickning återställer. Gruppen Visa/dölj (Show) på fliken Visa (View). Alla kommandon i gruppen visas med hög upplösning. Om du har låg upplösning måste du klicka på pilen på gruppknappen för att visa kommandona. DC UTBILDNING Excel fk 95

96 Allting som du har hört hittills gäller om skärmen är inställd på hög upplösning och Excel-fönstret är maximerat. Om så inte är fallet ser allt annorlunda ut. Hur kommer det sig? Så här ligger det till: Låg upplösning Om bildskärmen är inställd på låg upplösning, till exempel 800 x 600 bildpunkter, visar vissa grupper i menyfliksområden bara gruppnamnet, inte kommandona i gruppen. Du måste då klicka på pilen på gruppknappen om du vill visa kommandona. På exempelvis fliken Visa (View) har gruppen Visa/dölj (Show) flera kommandon för att visa eller dölja olika objekt. Med en högre upplösning visas alla kommandon i gruppen Visa/dölj (Show). Med en upplösning på 800 x 600 visas knappen Visa/dölj (Show), men inte kommandona i gruppen. I så fall klickar du på pilen på gruppknappen Visa/dölj (Show) när du vill visa kommandona i gruppen. De grupper som bara visar gruppnamnet vid en mindre upplösning är de som innehåller kommandon som inte används så ofta. Minimerat Om du gör Excel-fönstret mindre (oavsett upplösning) visas bara gruppnamnen vid en viss storlek, och du måste då klicka på pilen på gruppnamnen för att kommandona ska visas. Tablet PC Om du arbetar på en Tablet PC med en mindre skärm, märker du att menyfliksområdet anpassas till att visa mindre versioner av flikar och grupper. Om du har en större skärm, anpassas menyfliksområdet så att större versioner av flikar och grupper visas. 96 DC UTBILDNING Excel fk

97 Repetition av grundkursen Skriva in och redigera En cell i Excel kan innehålla text, tal eller formler. När du vill skriva in någonting i Excel måste du först flytta markören till den cell där du vill att inmatningen ska hamna. Enklast gör du detta genom att peka och klicka med musen i den cell dit du vill flytta markören, men du kan också använda tangentbordet. Piltangenterna flyttar markören ett steg i respektive riktning. Det finns även en del andra tangenter för att flytta markören: HOME - flyttar markören till början (första kolumnen) av den rad du står på. END och därefter Pil Höger - flyttar markören till den sista cellen som du skrivit in någonting i på den rad du står på. CTRL + HOME - flyttar markören till den första kolumnen och den första raden (det vill säga till cellen A1). CTRL + END - flyttar markören till cellen i nedre högra hörnet av din kalkyl. Så fort du skriver in tecken i en cell dyker dessa upp både i cellen och på formelfältet. När du skrivit in någonting måste du bekräfta inmatningen. Detta kan du göra antingen genom att trycka på ENTER, TAB eller genom att göra en markörförflyttning med hjälp av musen eller med tangentbordet. Ett litet varningens ord dock! Om du har redigerat innehållet i en cell kan du inte bekräfta ändringarna genom att flytta markören. Den metoden är inte heller särskilt lämplig när man skriver in formler. Du lade kanske märke till att extra knappar dök upp i formelfältet när du började inmatningen. Att klicka på den gröna bocken är ett tredje sätt att bekräfta en inmatning. TUMREGEL: Bekräfta alltid inmatningar med [ENTER], [TAB] eller den gröna bocken vid formelfältet, aldrig genom markörförflyttning. Knapparna i formelfältet (Formula Bar). Det röda krysset avbryter inmatningen, den gröna bocken bekräftar inmatningen. fx för dig till en guide för att skriva en funktion. Med knappen längst till vänster nedtryckt, kan du ändra formelfältets storlek. Om du skriver fel så kan du, så länge du inte bekräftat inmatningen, använda BACKSTEG för att radera det senast inskrivna tecknet. Du kan också avbryta inmatningen genom att trycka på ESC eller klicka på det röda krysset i formelfältet. Då kommer det som var inmatat i cellen tidigare tillbaka. Om du redan hunnit bekräfta inmatningen kan du ångra denna genom att klicka på knappen Ångra (Undo) i verktygsfältet. Ångra-funktionen minns dina senaste 16 redigeringar. Det finns ett kortkommando för den gröna bocken också: CTRL + ENTER. Observera! Om inmatningen är en text kommer innehållet i cellen automatiskt att vänsterjusteras, och om inmatningen är ett tal högerjusteras cellens innehåll. Givetvis kan man ändra på detta i efterhand. Om en text inte får plats i en cell visas denna över cellerna som står till höger under förutsättning att dessa är tomma. I annat fall DC UTBILDNING Excel fk 97

98 ligger texten bakom och syns alltså inte. Kolumnbredden måste i det här fallet ökas. Alternativt kan man medge radbyte (under Format, Celler, Justering - Format, Cells, Alignment). Om ett tal inte får plats i en cell visas det med ####### eller som tiopotens. Även angivelse av datum och tid som inte får plats i cellen, visas som # (detta tecken är för övrigt svenskt karttecken för Brädgård). Vid vissa typer av inmatningar (t.ex. datum och valuta) utökar Excel automatiskt kolumnbredden så att inmatningen får plats i cellen. Om du däremot först har modifierat kolumnbredden, så åsidosätts den automatiska kolumnbreddningen. Text som inte får plats i en cell visas över cellerna som ligger till höger om, men endast om dessa är tomma. Tal som inte får plats visas med ##### eller som tiopotens. 1,2E+08 betyder 1,2 gånger tio upphöjt till åtta, dvs Lägg märke till att andra gången du skriver Text som, så kommer programmet att föreslå texten. Det kallas för automatisk avslutning och fungerar endast med text, dvs. inte med tal, datum etc. Ändra kolumnbredd Om text eller tal inte får plats i en cell måste du öka kolumnbredden. Ett sätt att göra detta är att ta tag i högerkanten på skarven till höger om kolumnbokstaven på den kolumn du vill ändra bredd på. Musmarkören ändrar då utseende till stort svart plus kompletterad med en dubbelriktad pil. Du kan också göra följande: 1. Klicka med höger musknapp på den kolumn du vill ändra bredd på. 2. Välj Kolumnbredd... (Column Width ) i snabbmenyn som kommer fram. 3. Skriv in bredden. Bredden anges som antal tecken (av genomsnittsbredd och som är skrivna med standardteckensnittet). 4. Klicka på OK. 98 DC UTBILDNING Excel fk

99 Ett tredje sätt att ändra kolumnbredden är att låta Excel anpassa bredden till den som behövs för att allting i alla celler i kolumnen ska visas. Detta gör du genom att dubbelklicka på högerkanten på kolumnbokstavsknappen. Om du vill redigera någonting du skrivit in i en cell kan du markera cellen och skriva över innehållet, det vill säga skriva om allting från början. Ett mer effektivt sätt att redigera är givetvis att endast ändra det som verkligen ska ändras. För att kunna redigera i en cell kan du antingen dubbelklicka i cellen, så kallad direkt cellredigering, eller markera cellen och klicka i formelfältet. Förutsättningen för att direkt cellredigering ska fungera är att detta alternativ är valt i Arkiv, Alternativ, Avancerat Tillåt redigering direkt i celler (File, Options, Advanced, Allow editing directly in cells). Ett tredje alternativ är att markera cellen och därefter trycka F2. Markören placeras då sist i den aktuella cellen. Övningsuppgift Skriv in följande kalkyl: Tips: Låt kolumn A och rad 1 var tomma. Det beror på att vi ska använda denna kalkyl för att göra exempel på formateringar i senare kapitel. Det är att rekommendera att du skriver in alla rubrikerna (dvs. kolumn B) först. Använd ENTER för att bekräfta inmatningarna. Anpassa därefter kolumnbredden. Klicka därefter med musen i C4 och skriv in värdena. C6 t.o.m. C8 ska lämnas tomma för ögonblicket. Lättast gör du detta genom att trycka ENTER när du kommit till respektive cell. Övningsuppgift Ändra i cell B2 till BUDGET Ändra i cell C4 till Lösningsförslag: BUDGET 1.XLSX i övningsmappen. Övningsuppgift Skriv in en formel som räknar ut skatten och därefter nettoinkomsten i cell C7 i BUDGET.XLS. Har du inte uppgiften kan du öppna BUDGET 1.XLS från övningsmappen. DC UTBILDNING Excel fk 99

100 Autosumma Funktionen SUMMA är så ofta använd att den fått en egen knapp i standardverktygsfältet - Autosumma (AutoSum). Tecknet heter Sigma, den grekiska bokstaven S. Markera den cell där du vill ha din summafunktion. Klicka på knappen Autosumma (AutoSum). Med hjälp av listpilen bredvid knappen kan du komma åt ytterligare funktioner. Övningsuppgift Skriv in en formel i cell C13 som räknar ut nettoinkomst - summa utgifter. Tips: Tänk på att du redan har skapat celler med belopp för nettoinkomst och summa utgifter! Lösningsförslag: BUDGET 2.XLSX i övningsmappen. Övningsuppgift Markera C5 C13 och använd fyllhandtaget med höger musknapp nedtryckt för att kopiera cellerna till kolumnerna D, E och F. Spara arbetsboken (under samma namn). Ändra sedan så att du bara betalar telefon kvartalsvis och el tertialvis. Högerjustera månadscellerna genom att markera dem och därefter trycka på knappen för högerjustering. Din kalkyl bör nu se ut ungefär som nedan: Lösningsförslag: BUDGET 3.XLSX i övningsmappen. 100 DC UTBILDNING Excel fk

101 Markera celler Ett grundläggande arbetssätt med samtliga program man startar under Windows är att man börjar med att markera det eller de objekt man vill utföra ett kommando på och sedan väljer man kommandot. Så är det förstås även i Excel. För att markera en enda cell klickar du helt enkelt på den - det har du redan sett. Markera cellområde Om du vill markera ett sammanhängande område av celler gör du följande: 1. Peka på en av hörncellerna i det område du vill markera. 2. Tryck ner musknappen och håll den nedtryckt. 3. Dra till det diagonalt motsatta hörnet. 4. Släpp musknappen. Lägg märke till att det markerade områdets kolumn- och radrubriker visas med fet stil. I Excel är det alltid precis en cell som är inmatningscell. Denna cell är vit men med svart ram. I exemplet är B2 inmatningscell. Om du vill behålla markeringen men göra en förflyttning inom det markerade området måste du välja ENTER eller TAB! I annat fall släcks markeringen ut. Du kan kombinera dessa tangenter med SHIFT för att få förflyttning i motsatt riktning! Om det är ett stort område som ska markeras kan det vara lättare att göra på följande sätt: DC UTBILDNING Excel fk 101

102 1. Klicka i en av hörncellerna i det område du vill markera. 2. Håll ner SHIFT. 3. Klicka i den diagonalt motsatta cellen. 4. Släpp SHIFT. Det markerade cellområdet blir färgat med undantag för den cell du började att peka på. Observera dock att även denna cell är med i markeringen, vilket du ser på den tjocka ramen som går runt markeringen. Du kan även markera flera områden genom att markera det första området och sedan hålla CTRL nedtryckt under tiden du markerar övriga områden. För att avmarkera klickar du någonstans på kalkylbladet. Markera rader och kolumner Om du vill markera en hel rad klickar du helt enkelt på radnumret och vill du markera en hel kolumn klickar du på kolumnbokstaven. För att markera flera rader pekar du på det första radnumret, håller ner musknappen samtidigt som du drar muspekaren till den sista raden du vill markera. På samma sätt kan du markera flera kolumner. Markera aktuellt område Om du vill markera hela den aktuella kalkylen eller tabellen kan du använda ett s.k. kortkommando. Håll CTRL nedtryckt och tryck på * på det numeriska tangentbordet. Detta skriver man CTRL+*. Som alternativ till * på det numeriska tangentbordet kan du använda tangenten till höger om Ä, men då måste du också hålla SHIFT nedtryckt! Du kan faktiskt även använda CTRL+a, men se nedan! Markera hela bladet För att markera hela kalkylbladet samtidigt, så klickar du enklast på hörnstenen som finns mellan kolumnknappen A och radknappen 1 i övre, vänstra hörnet av kalkylbladet. Du kan uppnå samma funktion med kortkommandot CTRL+a 2 gånger! Talformat I Excel finns det ett antal inbyggda talformat. Det finns till exempel talformat för tal med olika antal decimaler med eller utan valutabeteckning, format för procent, bråk, datum och tid. För att välja ett talformat gör du så här: 1. Markera den eller de celler som ska få talformatet. 2. Välj gruppen Start (Home). 3. Klicka på knappen Tecken (Font). 4. Klicka på valet Tal (Number). 102 DC UTBILDNING Excel fk

103 5. Under Kategori (Category) väljer du Tal (Number). 6. Välj antal decimaler, om du vill använda tusentalsavgränsning ( ) samt hur du vill att negativa tal ska visas. Datumformat Excel väljer de inställningar som Windows använder för att visa datum. Här kan du ändra på detta för de celler du väljer. Valutaformat I kategorin Valuta (Currency) har du möjlighet att precisera, hur du önskar att talen ska visas. Se upp med att visa negativa tal med andra alternativet (röd text utan minustecken), eftersom utskriften kan komma att dölja teckenfärgen! Anpassade format I kategorin Anpassat (Custom) kan du skräddarsy ett eget format: DC UTBILDNING Excel fk 103

104 0 Visar en siffra i den aktuella positionen. Om det inte finns någon siffra i positionen visas en nolla. Exempel: Talet 1,9 visas som 1,90 med formatet 0,00 men som 01,9 med formatet 00,0 # Samma som för 0, med undantaget att om det inte finns någon siffra visas ingen nolla.? Samma som för 0, med undantaget att om det inte finns någon siffra visas ett mellanslag., Visar decimalkommats position i formatet.. Tusentalspunkt. Visar en punkt efter var tredje siffra. Exempel: Med formatet #.##0 visas talet 12345,6 som Exempel: Format för att visa enheten kilometer (km) efter talet ser ut så här: ##0\ km Format för att visa grader kan konstrueras så här: 0\[Alt+0176] (Alt+0176 är koden för grader i standardteckensnitten). Dessutom finns särskilda kategorier för bl.a. Procent (Percentage), Text och Special. Lägg märke till knapparna Procent (Percent Style), Öka (Increase) decimal resp. Minska (Decrease) i Start (Home)-verktygsfältet. Dessa är mycket användbara. Det finns också knappar för valutaformat (som hämtar det format som finns angivet i Windows grundinställningar, vilket berörs strax). Standardinställningen här gör att t.ex ger resultatet ,00 kr efter det du valt valutaformatknappen (Accounting Number Format). Dessutom finns det en knapp för tusentalsavgränsning (knappen med ett komma på). Tyvärr ger den samma resultat med undantag för att valutan undertrycks, vilket sällan är det man önskar. Förhandsgranska Innan du skriver ut din kalkyl bör du förhandsgranska den. Det är då lättare att bestämma vilka format för utskriften du ska välja. 104 DC UTBILDNING Excel fk

105 För att förhandsgranska en kalkyl gör du så här: 1. Markera det eller de blad som du vill förhandsgranska. 2. Välj, Arkiv, Skriv ut (File, Print). 3. En förhandsgranskad bild visar till höger. I förhandsgranskningsläget finns följande knappar: Sidväljare (Page) nedtill till vänster. Zooma (Zoom) Knappen finns nedtill till höger. Växlar mellan att visa hela sidan och sidan förstorad. Knappen påverkar inte utskriftens storlek. Visa marginaler (Margins)- Slår på eller stänger av handtagen för sidans marginaler, sidhuvudets och sidfotens marginaler och kolumnbredder. Det är enkelt att ställa in marginaler och kolumnbredder genom att dra i handtagen. När du drar ett handtag visas elementets mått i statusfältet. Knappen finns intill Zooma-knappen. Skriv ut (Print)- Skriv ut med angivna inställningar. Inställningar (Settings )- Här gör du de inställningar du önskar. När du inte befinner dig i Skriv ut-läget kan du dessutom välja: DC UTBILDNING Excel fk 105

106 Sidbrytningsgranskning (Page Break Preview). Till vänster om Zooma längst ner till höger. I detta läge kan du granska och ändra sidbrytningarna genom att dra med musen. Utskriftsformat Dialogrutan Utskriftsformat (Page Setup) kan du nå från Sidlayout-menyn. Dialogrutan har fyra flikar - Sida, Marginaler, Sidhuvud/sidfot, Blad (Page, Margins, Header/Footer, Sheet). Sida (Page). På fliken Sida ställer du in orientering (stående/portrait eller liggande/landscape), skalning och pappersstorlek. I rutan Skalning (Scaling) kan du välja att förstora eller förminska utskriftsområdet till en viss procent av normalstorleken. Du kan också välja att förminska det använda området så att den får plats på ett visst antal sidors bredd eller höjd. Förstoring för att passa (fylla upp) görs däremot inte automatiskt. Dialogrutan Utskriftsformat (Page Setup) - fliken Sida (Page). Marginaler (Margins) - Här kan du ställa in marginaler för kalkylen och marginaler för sidhuvud/sidfot. Du kan också välja att centrera hela kalkylen vågrätt och lodrätt på papperet. Tänk på att alla skrivare inte kan skriva långt ut i marginalerna. Det kan förekomma att du gjort alla inställningar rätt men ändå finner att t.ex. sidfoten inte skrivs ut. Det kan då bero på att skrivaren inte kan skriva så långt ned på sidan. Många skrivare kräver 17 mm marginal nedtill vid stående A4! Sidhuvud/sidfot (Header/Footer)- I rutorna Sidhuvud (Header) respektive Sidfot (Footer) finns en lista med färdiga sidhuvud och sidfötter. Du kan också skapa ett eget sidhuvud eller en egen sidfot genom att klicka på knappen Anpassa Sidhuvud (Custom Footer ) respektive Anpassa Sidfot (Custom Header ). 106 DC UTBILDNING Excel fk

107 Dialogrutan Utskriftsformat (Page Setup) - fliken Sidhuvud/sidfot (Header/Footer). I dialogrutan som kommer upp finns tre textrutor du kan skriva text i, beroende på om texten ska hamna till vänster, i mitten eller till höger. Du har också ett antal verktygsknappar till hjälp: Ändra teckensnitt, sidnr, totalt antal sidor, datum, klockslag, filsökning, filnamnm bladnamn, Infoga bild, Formatera bild. (Font button, Page Number button, Total Pages button, Date button, Time button, Find File, File Number button Sheet Name button, Insert picture, Format picture). När det gäller datum och tid, filnamn mm hämtar Excel aktuella uppgifter vid varje utskrift! Blad (Sheet)- Anger vilka områden av bladet du vill skriva ut och styr utskriftsrubrikerna, sidordningen och snabbutskriftens kvalitet. Styr också om rutnät, kommentarer samt rad- och kolumnrubriker ska skrivas ut. DC UTBILDNING Excel fk 107

108 Utskriftsområde (Print area)- Anger det område av ett kalkylblad som ska skrivas ut. (Om du gick in i utskriftsformat via förhandsgranskningsläget, så är detta alternativ inaktivt.) Knappen till höger om fältet "krymper" dialogrutan så det blir enklare att markera på bladet. Utskriftsrubriker (Print titles)- Markera utskriftsrubrikerna för de markerade kalkylbladen. (Om du gick in i utskriftsformat via förhandsgranskningsläget, så är detta alternativ inaktivt). Dessa är följande: Rader överst (Rows to repeat at top)- Markera rutan och markera sedan i kalkylbladet de rader som du vill ska upprepas överst på varje sida. Kolumner till vänster (Columns to repeat at left)- Markera rutan och markera sedan i kalkylbladet de kolumner som du vill ska upprepas längst till vänster på varje sida. Stödlinjer (Gridlines)- En bock i rutan gör att rutnätet på kalkylbladet skrivs ut. Svartvitt (Black and white)- Gör att även färgskrivare skriver ut kalkylen med enbart svart färg. Snabbutskrift (Draft quality)- Väljer skrivarens inbyggda teckensnitt istället för den som valts i kalkylen. Detta gör att utskriften sker med maximal hastighet men utan att använda vald formatering. Inga objekt (bilder, figurer etc) kommer att skrivas ut. Inte heller stödlinjerna skrivs ut. Rad- och kolumnrubriker (Row and column headings)- Skriver ut radnummer och kolumnbokstäver. Kommentarer (Comments)- Du väljer om du vill skriva ut kommentarerna (anteckningarna) samt om du då vill göra detta som de visas i bladet eller i slutet av bladet. Cellfel: (Cell errors as) En bock i rutan gör att du kan styra hur fel ska visas. Sidordning (Page order)- Väljer i vilken ordning programmet ska välja sidnummer. Övningsuppgift Öppna BUDGET.XLSX om du gjort tidigare uppgifter, annars kan du öppna BUDGET 4.XLSX. Gör nedanstående inställningar för utskriftsformatet. Spara sedan under samma namn. Liggande A4. Förstora till 150%. Vänster- och högermarginal: 2,5 cm. Över- och undermarginaler: 3 cm. Marginaler för sidhuvud och sidfot: 2 cm. 108 DC UTBILDNING Excel fk

109 Centrera kalkylen vågrätt och lodrätt. Skapa ett sidhuvud med ditt namn längst till vänster. Skapa en sidfot av typen Sida 1 av 1. Se till att Stödlinjer inte kommer med på utskriften. Förhandsgranska kalkylen. Ta bort kolumn A. Förhandsgranska på nytt. Spara filen. Lösningsförslag: BUDGET 5.XLSX i övningsmappen. Skriv ut För att skriva ut kalkylen väljer du Skriv ut... (Print ) i Arkiv- (File-) menyn. I dialogrutan Skriv ut (Print) kan du bland annat ange följande: Kopior (Copies) Anger hur många exemplar ( copies på engelska) som ska skrivas ut. Inställningar (Settings) Anger om du vill skriva ut markerade områden i ett blad, markerade blad eller hela arbetsboken. Utskriftsområde (Print range) Anger vilka sidor i de markerade bladen som ska skrivas ut. Om t.ex. endast sidan 1 ska skrivas ut, så ska man ange från (From) 1 till (To) 1. Om till- (To-) fältet lämnas tomt innebär det att samtliga sidor från och med sidan 1 ska skrivas ut! Här finns ytterligare utskriftsalternativ. Övningsuppgift Öppna SVERIGE.XLSX eller SVERIGE 3.XLSX från övningsmappen. Förhandsgranska kalkylen. Ändra orienteringen på sidan till liggande. Förhandsgranska igen. Stäng utan att spara. Övningsuppgift Öppna UTSKR01.XLS från övningsmappen. Filen är skapad i den äldre Excel 5.0. Förhandsgranska kalkylen. Ta bort rutnätet (stödlinjerna) på utskriften. Gör kolumn A till utskriftsrubrik. Förhandsgranska igen och observera utskriftsrubrikerna på sida 2. Spara under namnet UTSKRIFT.XLSX som Excel 2007-arbetsbok (Välj Filformat: Microsoft Excel-arbetsbok). Lösningsförslag: UTSKRIFT 2.XLSX i övningsmappen. Övningsuppgift Öppna åter UTSKR01.XLS från övningsmappen. Förhandsgranska kalkylen. Passa in (förminska) kalkylen på ett ark. Förhandsgranska igen. Stäng utan att spara. DC UTBILDNING Excel fk 109

110 Slutkontroll Innan du publicerar eller distribuerar din kalkyl, är det viktigt, att du kontrollerar alla uträkningar och text samt kontrollerar formateringarna. 110 DC UTBILDNING Excel fk

111 Filsökning Sök fil I Office finns det en funktion för att söka efter filer, som du ska öppna. Du hittar den i menyn Arkiv (File) under Öppna... (Open ). I denna dialogruta kan du navigera med hjälp av knapparna i verktygsfältet. Skärmbilden visar dialogrutan när Excel körs i Windows 7. Visningen av sökresultatet bestämmer du med menyn vid knappen Fler alternativ: I rutan Sök (upptill till höger) skriver du in namnet på filen du vill söka efter. Om du inte kommer ihåg hela namnet på filen kan du t.ex. skriva början av filnamnet följt av en asterisk (*). Söksystemet kommer då att hitta alla filer som börjar på det du skrivit in. Övningsuppgift Sök efter Excel-filer på din hårddisk som innehåller BUDGET i filnamnet. DC UTBILDNING Excel fk 111

DC LÄROMEDEL Excel 2010 fortsättningskurs EX10F-2

DC LÄROMEDEL Excel 2010 fortsättningskurs EX10F-2 DC LÄROMEDEL Excel 2010 fortsättningskurs EX10F-2 Excel 2010 fortsättningskurs, upplaga 2 DC LÄROMEDEL Box 1023 251 10 HELSINGBORG tel. 042-26 22 00 fax 042-12 39 00 e-post: admin@dclaromedel.com Internet:

Läs mer

INNEHÅLL DEL 2 FORMATERA KALKYL DEL 1 SKAPA KALKYL

INNEHÅLL DEL 2 FORMATERA KALKYL DEL 1 SKAPA KALKYL 1. INTRODUKTION TILL EXCEL 2008... 5 A. Docendo-pedagogiken...6 B. Hämta övningsfiler...7 C. Starta programmet...8 D. Avsluta programmet...8 E. Programfönstret...9 F. Elementgalleriet...10 G. Verktygslådan...11

Läs mer

4 Kolumn Kalkylbladet är uppdelat i rader (horisontellt) och kolumner (vertikalt). Där dessa möts finns alltid en cell.

4 Kolumn Kalkylbladet är uppdelat i rader (horisontellt) och kolumner (vertikalt). Där dessa möts finns alltid en cell. Lathund för Microsoft Excel 1 2 9 4 Kolumn Kalkylbladet är uppdelat i rader (horisontellt) och kolumner (vertikalt). Där dessa möts finns alltid en cell. Innehåll Autofyll Celler Diagram Ändra diagramtyp

Läs mer

EXCEL 2010 FÖRDJUPNING

EXCEL 2010 FÖRDJUPNING EXCEL 2010 FÖRDJUPNING Microsoft Excel 2010 Fördjupning Inledning Mål och förkunskaper... 5 Pedagogiken... 5 Hämta övningsfiler... 6 Del 1 1 Diagram och bilder Skapa diagram... 7 Snabblayout... 8 Diagrammets

Läs mer

Grundkurs 2 IKT. Dan Haldin Ålands lyceum

Grundkurs 2 IKT. Dan Haldin Ålands lyceum Grundkurs 2 IKT Dan Haldin Ålands lyceum KALKYLERING MED MICROSOFT OFFICE EXCEL... 4 Användning av funktioner i Microsoft Excel... 4 LETARAD FUNKTIONEN... 5 OM funktionen... 8 Mer Diagramhantering...10

Läs mer

INSPIRA. Microsoft. Excel 2007 Grunder

INSPIRA. Microsoft. Excel 2007 Grunder INSPIRA Microsoft Excel 2007 Grunder Del 1 1. Introduktion till Excel 8 2. Hantera en arbetsbok 15 3. Formler och format 38 1 INTRODUKTION TILL EXCEL INTRODUKTION TILL EXCEL Starta programmet 8 Avsluta

Läs mer

Diagram för olika situationer

Diagram för olika situationer 7 Diagram för olika situationer Med hjälp av diagram kan du ta fram trender och prognoser för givna data. Dina diagram ger dig en visuell möjlighet att visa upp dina siffror. En av de största fördelarna

Läs mer

KALKYL OCH DIAGRAM. Kalkylbladet. 170 Datorkunskap Kalkyl och diagram

KALKYL OCH DIAGRAM. Kalkylbladet. 170 Datorkunskap Kalkyl och diagram 170 Datorkunskap Kalkyl och diagram KALKYL OCH DIAGRAM När du behöver göra beräkningar, diagram eller sammanställa större mängder data använder du Excel. Kalkylbladet Ett Excel-dokument kallas även för

Läs mer

Ett enkelt Kalkylexempel - Fruktaffären

Ett enkelt Kalkylexempel - Fruktaffären Ett enkelt Kalkylexempel - Fruktaffären Öppna en ny arbetsbok genom att gå upp i Arkivmenyn och där välja Nytt ange Arbetsbok. Eller klicka på knappen för ny arbetsbok. Du skall nu göra en kalkyl för ett

Läs mer

Tolv dagar med Microsoft Office Excel 2007

Tolv dagar med Microsoft Office Excel 2007 Tolv dagar med Microsoft Office Excel 2007 Innehållsförteckning Rundtur. Gränssnitt 2 Formatering 4 Kolumner och autofyll 5 Formler 6 Funktioner 7 Diagram 8 Utskrift 9 Rundtur. Databaser 10 Sök och ersätt

Läs mer

Diagram (Charts) Begreppen

Diagram (Charts) Begreppen Diagram (Charts) Excel är ett kraftfullt verktyg för att ta fram diagram och det gör ofta dina modeller enklare att förstå. Du kan välja om du vill visa ditt diagram tillsammans med kalkylen (inbäddat)

Läs mer

Information efter genomgång av Microsoft Excel 2010

Information efter genomgång av Microsoft Excel 2010 Information efter genomgång av Microsoft Excel 2010 Här följer lite information om vad vi gick igenom på en datastuga på biblioteket i Åkersberga. Excel är ett kalkylprogram. Förutom rena kalkyler kan

Läs mer

INNEHÅLL EXCEL 2000 FORTSÄTTNING...

INNEHÅLL EXCEL 2000 FORTSÄTTNING... INNEHÅLL EXCEL 2000 FORTSÄTTNING... 2 LABORATIONSHÄFTETS MÅL...2 DIAGRAM... 2 Ändra färger, mönster, linjer och kantlinjer i diagram... 3 Formatera diagramelement... 3 Formatera delar och perspektiv i

Läs mer

SÖKORDSREGISTER SÖKORD

SÖKORDSREGISTER SÖKORD SÖKORDSREGISTER SÖKORD A Absoluta referenser... 133 Anpassa... 17 -Anpassa menyer... 17 -Anpassa verktygsfält... 18 -Anpassa verktygsknappar... 19 Arbetsbladsmenyraden... 20 Arbetsbok... 21 -Ny arbetsbok...

Läs mer

Kapitel 1 Introduktion Microsoft Excel 2003. Kapitel 2 Arbetsbok och kalkylblad

Kapitel 1 Introduktion Microsoft Excel 2003. Kapitel 2 Arbetsbok och kalkylblad Excel 2003 Grundkurs Innehåll Läs detta först 1 Kursens mål... X 2 Kursmaterialets uppläggning... X 3 Kursmaterialets utformning... XI 4 Installation av övningsfi ler... XI 5 Facit... XII 6 Innehåll på

Läs mer

6 PIVOTTABELLER SKAPA PIVOTTABELL. Skapa pivottabell

6 PIVOTTABELLER SKAPA PIVOTTABELL. Skapa pivottabell 6 PIVOTTABELLER PIVOTTABELLER Skapa pivottabell 00 Redigera källdata 0 Formatera pivottabell 0 Anpassa pivottabell 05 Göra beräkningar i pivottabell 09 Skapa pivotdiagram från pivottabell Extra övningar

Läs mer

EXCEL 97. Sammanfattning av programmets grundläggande funktioner med steg-för-steg-beskrivningar och begreppsordlista.

EXCEL 97. Sammanfattning av programmets grundläggande funktioner med steg-för-steg-beskrivningar och begreppsordlista. M I C R O S O F T EXCEL 97 Sammanfattning av programmets grundläggande funktioner med steg-för-steg-beskrivningar och begreppsordlista. PerÅ 5/12/96, 11/2/99, 19/11/03 Utskriven 17/11/03, 19:04 Att kunna

Läs mer

Grundkurs för Microsoft Excel 2003

Grundkurs för Microsoft Excel 2003 1 (224) Grundkurs för Microsoft Excel 2003 Med detta kursmaterial hoppas jag att du får en rolig och givande introduktion till kalkylprogrammet Excel. Efter att du gått igenom kursmaterialet ska du ha

Läs mer

Microsoft Excel Grundkurs

Microsoft Excel Grundkurs Microsoft Excel Grundkurs Excelfönstret Excels menyrad. Excels Verrktygsfält: Den övre raden heter Standard och innehåller knappar för att öppna, stänga, skriva ut mm. Den undre heter Formatera och används

Läs mer

Grundkurs 2 IKT. Dan Haldin Ålands lyceum

Grundkurs 2 IKT. Dan Haldin Ålands lyceum Grundkurs 2 IKT Dan Haldin Ålands lyceum IT 2 GRUNDKURS 2 I DATABEHANDLING VID ÅLANDS LYCEUM I den här boken kommer du att lära dig de program som behövs för att klara Datakörkortets Modul 4 (Microsoft

Läs mer

Kommandon i menyfliksområdet På varje menyflik finns grupper och i varje grupp finns en uppsättning relaterade kommandon.

Kommandon i menyfliksområdet På varje menyflik finns grupper och i varje grupp finns en uppsättning relaterade kommandon. Snabbstartsguide Microsoft Excel 2013 ser annorlunda ut jämfört med tidigare versioner, så vi har skapat den här guiden så att du så snabbt som möjligt ska komma igång. Lägga till kommandon i verktygsfältet

Läs mer

Fördjupning EXCEL 2013

Fördjupning EXCEL 2013 EXCEL 2013 Fördjupning EXCEL 2013 Grunder Inledning Mål och förkunskaper...5 Pedagogiken...5 Hämta övningsfiler...6 1 Diagram och bilder Skapa diagram...7 Snabblayout...8 Diagrammets placering...8 Redigera

Läs mer

Microsoft. Excel 2010. Migrera till Excel 2001. från Excel 2003

Microsoft. Excel 2010. Migrera till Excel 2001. från Excel 2003 I den här guiden Migrera till Excel 2001 Microsoft skiljer sig rent utseendemässigt mycket, så vi har skapat den här guiden för att hjälpa dig att snabbare lära dig programmet. Här kan du läsa om de viktigaste

Läs mer

Microsoft Office Excel, Grundkurs 1. Introduktion

Microsoft Office Excel, Grundkurs 1. Introduktion Dokumentation - Kursmaterial Innehåll 1. Introduktion 1.1. Programfönster 1.2. Inskrift och redigering 1.3. Cellformat 1.4. Arbeta med formler Kursövning E1.xlsx Egna Övningar E1E.xlsx - OnePRO IT, Bengt

Läs mer

LATHUND EXCEL 2003. RXK Läromedel Tel: 08-580 886 00, Fax: 08-580 886 08 www.rxk.se, e-post: info@rxk.se

LATHUND EXCEL 2003. RXK Läromedel Tel: 08-580 886 00, Fax: 08-580 886 08 www.rxk.se, e-post: info@rxk.se LATHUND EXCEL 2003 RXK Läromedel Tel: 08-580 886 00, Fax: 08-580 886 08 www.rxk.se, e-post: info@rxk.se Detta material är författat av RXK Läromedel. Mångfaldigande av någon del av eller hela innehållet

Läs mer

Grunderna i Excel. Identifiera gränssnittsobjekt som du kan använda för att utföra vanliga uppgifter.

Grunderna i Excel. Identifiera gränssnittsobjekt som du kan använda för att utföra vanliga uppgifter. Grunderna i Excel Excel är ett effektivt program för kalkylblad och dataanalys, men för att kunna använda det på bästa sätt måste du först förstå grunderna. I de här självstudierna beskrivs vissa av de

Läs mer

Excel kortkommando. Infoga rad, kolumn eller cell Ta bort rad, kolumn eller cell

Excel kortkommando. Infoga rad, kolumn eller cell Ta bort rad, kolumn eller cell Excel kortkommando Kommando Allmänt F10 Ctrl + B eller Skift + F5 Ctrl + G Ctrl + H Ctrl + i F1 Ctrl + N Ctrl + O Ctrl + P Ctrl + S F12 eller Alt + F2 Ctrl + W eller Alt + F4 Skift + F1 Skift + F10 Ctrl

Läs mer

a) Skapa en ny arbetsbok. b) Skriv in text och värden och ändra kolumnbredd enligt nedan.

a) Skapa en ny arbetsbok. b) Skriv in text och värden och ändra kolumnbredd enligt nedan. 102 Datorkunskap Kalkyl och diagram, övningar Kalkylbladet 1 Skriva in text och värden 170 172 a) Skapa en ny arbetsbok. b) Skriv in text och värden och ändra kolumnbredd enligt nedan. c) Ändra Torget

Läs mer

Grundkurs 2 IKT. Dan Haldin Ålands lyceum

Grundkurs 2 IKT. Dan Haldin Ålands lyceum Grundkurs 2 IKT Dan Haldin Ålands lyceum IT 2 GRUNDKURS 2 I DATABEHANDLING VID ÅLANDS LYCEUM I den här boken kommer du att lära dig de program som behövs för att klara Datakörkortets Modul 4 (Microsoft

Läs mer

Microsoft Excel 2013 Grunder

Microsoft Excel 2013 Grunder EXCEL 2013 Grunder EXCEL 2013 Grunder Inledning Mål och förkunskaper...5 Pedagogiken...5 Hämta övningsfiler...6 1 Introduktion till Excel Starta programmet...7 Avsluta programmet...7 Programfönstret...8

Läs mer

Grundläggande Ordbehandling Microsoft Word

Grundläggande Ordbehandling Microsoft Word Grundläggande Ordbehandling Microsoft Word Programfönstret Namnlist Verktygsfält Menyrad Vågrät linjal Lodrät linjal Rullningslist Statusfält Menyer och Verktygsfält Visa eller dölja ett verktygsfält Högerklicka

Läs mer

Excel Övning 1 ELEV: Datorkunskap Sida 1 Niklas Schilke

Excel Övning 1 ELEV: Datorkunskap Sida 1 Niklas Schilke Datorkunskap Sida 1 Niklas Schilke Excel Inledning Microsoft Excel är ett kalkylprogram som ingår i Microsoft Office. Kalkyl betyder här beräkning så vi kan säga att Excel är ett program som används för

Läs mer

LATHUND EXCEL XP. RXK Läromedel, Tel: 08-580 886 00, Fax: 08-580 886 08 www.rxk.se, e-post: info@rxk.se

LATHUND EXCEL XP. RXK Läromedel, Tel: 08-580 886 00, Fax: 08-580 886 08 www.rxk.se, e-post: info@rxk.se LATHUND EXCEL XP RXK Läromedel, Tel: 08-580 886 00, Fax: 08-580 886 08 www.rxk.se, e-post: info@rxk.se Detta material är författat av RXK Läromedel. Mångfaldigande av någon del av eller hela innehållet

Läs mer

EXCEL. Pivottabeller

EXCEL. Pivottabeller EXCEL 2016 Pivottabeller INLEDNING Mål och förkunskaper...5 Pedagogiken...5 Hämta övningsfiler...6 1 TABELLER Skapa tabell...7 Verktyget Snabbanalys...7 Fliken Infoga...8 Ta bort tabellområde...9 Redigera

Läs mer

Microsoft Excel 2010 Grunder

Microsoft Excel 2010 Grunder EXCEL 2010 GRUNDER EXCEL 2010 GRUNDER Microsoft Excel 2010 Grunder Inledning Mål och förkunskaper...5 Docendo-pedagogiken...5 Hämta övningsfiler...6 del 1 1 Introduktion till Excel Starta programmet...7

Läs mer

1. DEFINIERADE TABELLER. 1.1 Definiera en Excel-tabell

1. DEFINIERADE TABELLER. 1.1 Definiera en Excel-tabell 1. DEFINIERADE TABELLER Det finns ingen enskild funktionalitet i Excel som är så underutnyttjad som Tabellverktyget. Trots att möjligheten att definiera tabeller funnits sedan 2006 då Excel 2007 introducerades,

Läs mer

Excel-guide. Introduktion

Excel-guide. Introduktion Excel-guide Introduktion I denna laboration kommer ni få använda några grundfunktioner i Microsoft Excel. Laborationen utgår ifrån Excel 2010, men om ni vill använda ett annat program för att lösa uppgifterna

Läs mer

EXCEL. Pivottabeller

EXCEL. Pivottabeller EXCEL 2013 Pivottabeller EXCEL 2013 Grunder INLEDNING Mål och förkunskaper...5 Pedagogiken...5 Hämta övningsfiler...6 1 TABELLER Skapa tabell...7 Verktyget Snabbanalys...7 Fliken Infoga...8 Ta bort tabellområde...9

Läs mer

Innehållsförteckning. Skandinaviska Databöcker AB Excel 2007 grundkurs i

Innehållsförteckning. Skandinaviska Databöcker AB Excel 2007 grundkurs i Innehållsförteckning 1 Börja arbeta med Excel... 1 Starta Excel... 1 Öppna en fil... 1 Programinställningar... 2 Markören... 3 Flytta markören via tangentbordet... 3 Med tangenten Enter... 3 Med piltangenter

Läs mer

Registerhantering för Excel 2003

Registerhantering för Excel 2003 1 (124) Registerhantering för Excel 2003 Med detta kursmaterial hoppas jag att du får en rolig och givande introduktion till hur du kan utnyttja Excel som ett registerprogram. Jag hoppas du kommer att

Läs mer

Datorlaboration 1 Deskriptiv statistik med hjälp av MS Excel vers. 2010

Datorlaboration 1 Deskriptiv statistik med hjälp av MS Excel vers. 2010 v. 2015-01-07 ANVISNINGAR Datorlaboration 1 Deskriptiv statistik med hjälp av MS Excel vers. 2010 Detta häfte innehåller kortfattade anvisningar om hur ni använder Excel under denna laboration. Be om hjälp

Läs mer

Datorlaboration 1 Deskriptiv statistik med hjälp av MS Excel

Datorlaboration 1 Deskriptiv statistik med hjälp av MS Excel ANVISNINGAR Datorlaboration 1 Deskriptiv statistik med hjälp av MS Excel Detta häfte innehåller kortfattade anvisningar om hur ni använder Excel under denna laboration. Be om hjälp när/om ni tycker att

Läs mer

Uppgifter. Välj att visa Bokmärken i Acrobat Reader (eller Adobe Reader), så kan du snabbt nå lösningsförslag längre fram i häftet.

Uppgifter. Välj att visa Bokmärken i Acrobat Reader (eller Adobe Reader), så kan du snabbt nå lösningsförslag längre fram i häftet. Lösningsförslag Excel 2007 Uppgifter Välj att visa Bokmärken i Acrobat Reader (eller Adobe Reader), så kan du snabbt nå lösningsförslag längre fram i häftet. 2B Studentbudget...3 2C Spelkalkyl...3 2D Extra

Läs mer

Syfte Syftet med den här laborationen är att du ska lära dig använda några grundfunktioner i Microsoft Excel.

Syfte Syftet med den här laborationen är att du ska lära dig använda några grundfunktioner i Microsoft Excel. Excel-guide Introduktion I denna laboration kommer ni få använda några grundfunktioner i Microsoft Excel. Laborationen utgår ifrån Excel 2010 och Excel 2013, men om ni vill använda ett annat program för

Läs mer

Grundkurs 1 IKT Filhantering

Grundkurs 1 IKT Filhantering Filhantering Dan Haldin Ålands lyceum I N N E H Å L L S F Ö R T E C K N I N G Innehållsförteckning... 2 Filhantering med Windows... 3 Skapa Mappar... 4 Spara rätt... 5 Öppna sparade filer... 7 Flytta och

Läs mer

*****************************************************************************

***************************************************************************** Statistik, 2p ANVISNINGAR Datorlaboration 1 Deskriptiv statistik med hjälp av MS Excel Detta häfte innehåller kortfattade anvisningar om hur ni använder Excel under denna laboration. Be om hjälp när/om

Läs mer

Excel Online Version 1.0 Skolkontoret

Excel Online Version 1.0 Skolkontoret Excel Online Version 1.0 Skolkontoret 1 Innehåll Vad är Excel?... 3 Arbeta i Excel Online... 4 Logga in... 4 Skapa en Excel-fil via OneDrive... 4 Öppna en redan skapad Excel-fil i Excel Online... 4 Byt

Läs mer

SENIORER SENIORER. Grundläggande IT för. Windows 7. Grundläggande IT för. Windows 7. Eva Ansell Marianne Ahlgren. Eva Ansell Marianne Ahlgren

SENIORER SENIORER. Grundläggande IT för. Windows 7. Grundläggande IT för. Windows 7. Eva Ansell Marianne Ahlgren. Eva Ansell Marianne Ahlgren 600 IT för seniorer Windows 7.qxp 2011-06-0 10:27 Sida 1 Eva Ansell Marianne Ahlgren Eva Ansell Marianne Ahlgren Grundläggande IT för SENIORER Windows 7 Det här är en bok för dig som behöver grundläggande

Läs mer

Excel XP. Programfönster

Excel XP. Programfönster Excel XP Programfönster I den här övningen tränar du på olika programfönster. Alla övningar har facit och går att göra på egen hand. Om du ska göra datakörkortet är det här extra bra övningar att träna

Läs mer

POWER POINT FÖRDJUPNING

POWER POINT FÖRDJUPNING POWER POINT 010 FÖRDJUPNING Microsoft PowerPoint 010 Fördjupning Inledning Mål och förkunskaper...5 Pedagogiken...5 Hämta övningsfiler...6 1 Teman Del 1 Skapa presentation med tema...7 Välja tema...8 Redigera

Läs mer

Diagram. I detta kapitel lär du dig: m Diagrammets beståndsdelar. m Att skapa både inbäddat diagram och diagramblad. m Att ändra diagramform.

Diagram. I detta kapitel lär du dig: m Diagrammets beståndsdelar. m Att skapa både inbäddat diagram och diagramblad. m Att ändra diagramform. 1 Diagram Med diagram kan du presentera information på ett effektivt sätt. Eftersom datan visas grafiskt så kan betraktaren ta till sig mycket information på en gång. Microsoft Excel har ett kraftfullt

Läs mer

Kalkylprogram. I övrigt kan man också söka på Google eller YouTube för att få mer information.

Kalkylprogram. I övrigt kan man också söka på Google eller YouTube för att få mer information. Anders Avdic 2018-09-14 Lektion kalkylprogram. Underlag och mallar för övningarna nedan finns i filen Excelunderlag. Färdiga lösningar finns i filerna Exempel hushållsutgifter, Exempel lånekalkyl och Exempel

Läs mer

FrontPage Express. Ämne: Datorkunskap (Internet) Handledare: Thomas Granhäll

FrontPage Express. Ämne: Datorkunskap (Internet) Handledare: Thomas Granhäll FrontPage Express I programpaketet Internet Explorer 4.0 och 5.0 ingår också FrontPage Express som installeras vid en fullständig installation. Det är ett program som man kan använda för att skapa egna

Läs mer

Juni 2003 PlanCon Viewer Handledning PlanCon PROJEKT

Juni 2003 PlanCon Viewer Handledning PlanCon PROJEKT PlanCon Viewer Med PlanCon Viewer kan du som inte har PlanCon öppna PlanCon projekt (*.prj) och skriva ut dessa. Inga ändringar i projektet kan göras. Filtreringar, sorteringar och vissa ändringar i utseendet

Läs mer

Lathund Excel 2010. Nytt utseende. Skapa Nytt. Flikar

Lathund Excel 2010. Nytt utseende. Skapa Nytt. Flikar Lathund Excel 2010 Nytt utseende Programfönstret i Office 2010 har ett nytt utseende. Likt Office 2003 är Arkiv tillbaka. Under Arkiv hittar du de aktiviteter som i 2007 s version finns under Offic knappen

Läs mer

Komma iga ng med formler och funktioner

Komma iga ng med formler och funktioner Komma iga ng med formler och funktioner Det kan vara både krångligt och tidskrävande att utföra beräkningar, både enkla och mer komplexa. Med funktionerna och formlerna i Excel blir det mycket lättare.

Läs mer

Grunderna i Word. Identifiera gränssnittsobjekt som du kan använda för att utföra vanliga uppgifter.

Grunderna i Word. Identifiera gränssnittsobjekt som du kan använda för att utföra vanliga uppgifter. Grunderna i Word Word är ett effektivt ordbehandlings- och layoutprogram, men för att kunna använda det på bästa sätt måste du först förstå grunderna. I de här självstudierna beskrivs vissa av de aktiviteter

Läs mer

Microsoft. Access 2007. Grundkurs. www.databok.se

Microsoft. Access 2007. Grundkurs. www.databok.se Microsoft Access 2007 Grundkurs www.databok.se Innehållsförteckning 1 Börja arbeta med Access... 1 Vad är en databas?... 1 Starta Access 2007... 1 Skapa en ny databas... 2 Skärmbilden, arbetsytan och deras

Läs mer

Diagramritning med Excel och figurritning med Word

Diagramritning med Excel och figurritning med Word 1(11) Inför fysiklaborationerna Diagramritning med Excel och figurritning med Word Del 1. Uppgift: Excel Målet med denna del är att du skall lära dig grunderna i Excel. Du bör kunna så mycket att du kan

Läs mer

Innehåll. Excel för avancerade användare

Innehåll. Excel för avancerade användare Innehåll 1. Grunderna i Excel... 1 Celler... 1 Inmatning... 1 Redigering... 2 Rader och kolumner... 2 Höjd, bredd och autopassa... 2 Infoga rader och kolumner... 3 Kopiera och klistra in... 4 Kopiera...

Läs mer

Snabbkommandon och andra nyttigheter i Calc

Snabbkommandon och andra nyttigheter i Calc Snabbkommandon och andra nyttigheter i Calc Markera... en enstaka cell. Klicka på cellen eller använd Piltangenterna. ett cellområde. Klicka på den första (övre vänstra ) cellen i området och dra sedan

Läs mer

ÖVNINGAR TILL EXCEL KAPITEL 1.

ÖVNINGAR TILL EXCEL KAPITEL 1. ÖVNINGAR TILL EXCEL KAPITEL 1. 1. Skapa nedanstående kalkyl i Excel. I ruta B5 och B11 skall du inte skriva in värden utan Formler. I B5 skriver du = B2+B3+B4 och i B11 skriver du =B7+B8+B9+B10 I B13 skall

Läs mer

Inledning till OpenOffice Calculator Datorlära 2 FK2005

Inledning till OpenOffice Calculator Datorlära 2 FK2005 Inledning till OpenOffice Calculator Datorlära 2 FK2005 Mål Lära sig att skapa och använda ett räkneblad med OpenOffice Calculator Beräkna medelvärde och standardavvikelsen med räknebladet Producera en

Läs mer

Eva Ansell EXCEL 2007 MICROSOFT

Eva Ansell EXCEL 2007 MICROSOFT Eva Ansell EXCEL 007 MICROSOFT Del FORMATERA KALKYL. Formatera tal... 5. Formatera tecken... 7 6. Textjustering... 9 7. Kopiera format... 5 8. Formatera celler... 5 9. Dokumentteman... 56 0. Rader och

Läs mer

LATHUND EXCEL 2000 SV/EN

LATHUND EXCEL 2000 SV/EN LATHUND EXCEL 2000 SV/EN RXK Konsult AB, Riddarplatsen 36 Plan 7 177 30 Järfälla Tel: 08-580 886 00, Fax: 08-580 259 40 www.rxk.se, e-post: info@rxk.se Detta material är författat av RXK Konsult AB. Mångfaldigande

Läs mer

Kopplingar via datalänk från Winbas till Excel samt Pivottabell 1 (13)

Kopplingar via datalänk från Winbas till Excel samt Pivottabell 1 (13) Kopplingar via datalänk från Winbas till Excel samt Pivottabell 1 (13) Skapa datakälla Första gången man gör en koppling till databasen måste man skapa en ny datakälla, denna källa kan sedan användas till

Läs mer

Introduktion till Winbas. excel till Winbas

Introduktion till Winbas. excel till Winbas Introduktion till Winbas excel till Winbas Skapa datakälla Första gången man gör en koppling till databasen måste man skapa en ny datakälla, denna källa kan sedan användas till flera olika kopplingar.

Läs mer

Datorövning 1 Calc i OpenOffice 1

Datorövning 1 Calc i OpenOffice 1 Datorövning 1 Calc i OpenOffice 1 1 OpenOffice Calc Till förmån för de som följer kursen Fysikexperiment för lärare skall vi här gå igenom några få exempel på hur OO Calc (motsvarar MS Excel) kan användas

Läs mer

Introduktion till Word och Excel. 14 september 2008

Introduktion till Word och Excel. 14 september 2008 Introduktion till Word och Excel 14 september 2008 1 Innehåll 1 Inledning 3 2 Word 3 2.1 Uppgift................................ 3 2.2 Instruktioner............................. 3 2.2.1 Hämta hem ler.......................

Läs mer

Migrera till PowerPoint 2010

Migrera till PowerPoint 2010 I den här guiden Microsoft Microsoft PowerPoint 2010 skiljer sig rent utseendemässigt mycket, så vi har skapat den här guiden för att hjälpa dig att snabbare lära dig programmet. Här kan du läsa om de

Läs mer

INNEHÅLL ALLMÄNT... 2

INNEHÅLL ALLMÄNT... 2 INNEHÅLL ALLMÄNT... 2 POWERPOINT... 2 KOMMA IGÅNG MED POWERPOINT... 3 SKAPA EN PRESENTATION... 4 INFOGA... 5 Kopiera kalkylbladsceller från Microsoft Excel till en presentation...5 Dela information mellan

Läs mer

E-post. A. Windows Mail. Öppna alternativ. Placera ikonen på skrivbordet.

E-post. A. Windows Mail. Öppna alternativ. Placera ikonen på skrivbordet. E-post A. Windows Mail Öppna alternativ Klicka på startknappen Startmenyn öppnas Klicka på Alla Program Leta reda på Windows Mail Dubbelklicka Windows Mail öppnas. Om ikonen ligger i Start-menyn Klicka

Läs mer

Sida 1 av (9) Instruktion Word

Sida 1 av (9) Instruktion Word Sida 1 av (9) Instruktion Word Menyfliksområdet... 2 Snabbåtkomst... 3 Skapa nytt dokument... 3 Skriva in text... 4 Marginalinställningar... 4 Tabulatorinställningar... 5 Placera ut nya tabbar... 5 Ta

Läs mer

Introduktion till Word och Excel

Introduktion till Word och Excel Introduktion till Word och Excel HT 2006 Detta dokument baseras på Introduktion till datoranvändning för ingenjörsprogrammen skrivet av Stefan Pålsson 2005. Omarbetningen av detta dokument är gjord av

Läs mer

Katedralskolan 2004-11-05 Lena Claesson MICROSOFT EXCEL

Katedralskolan 2004-11-05 Lena Claesson MICROSOFT EXCEL Katedralskolan 2004-11-05 MICROSOFT EXCEL Lös varje uppgift på ett separat blad inom samma excelarbetsbok. Bladen döper du till uppg1, uppg2 osv och hela arbetsboken döper du till ditt eget namn. Spara

Läs mer

Användarhantering Windows 7 I denna laboration kommer vi att skapa nya användare och grupper och titta på hur man hantera dessa.

Användarhantering Windows 7 I denna laboration kommer vi att skapa nya användare och grupper och titta på hur man hantera dessa. Användarhantering Windows 7 I denna laboration kommer vi att skapa nya användare och grupper och titta på hur man hantera dessa. Antal: Enskilt Material: En dator med Windows 7 (Vista, Windows 8 eller

Läs mer

Kom igång med. Windows 8. www.datautb.se DATAUTB MORIN AB

Kom igång med. Windows 8. www.datautb.se DATAUTB MORIN AB Kom igång med Windows 8 www.datautb.se DATAUTB MORIN AB Innehållsförteckning Grunderna i Windows.... 1 Miljön i Windows 8... 2 Startskärmen... 2 Zooma... 2 Snabbknappar... 3 Sök... 4 Dela... 4 Start...

Läs mer

Eva Ansell Ulrika Nilsson WORD 2008 MICROSOFT. för Mac

Eva Ansell Ulrika Nilsson WORD 2008 MICROSOFT. för Mac Eva Ansell Ulrika Nilsson MICROSOFT WORD 2008 för Mac 1. Introduktion till Word 2008 för MAc A. Docendo-pedagogiken...6 B. Hämta övningsfiler...7 C. Starta programmet...8 D. Avsluta programmet...8 E. Programfönstret...9

Läs mer

Snabbstartsguide. Verktygsfältet Snabbåtkomst Kommandona här är alltid synliga. Högerklicka på ett kommando om du vill lägga till det här.

Snabbstartsguide. Verktygsfältet Snabbåtkomst Kommandona här är alltid synliga. Högerklicka på ett kommando om du vill lägga till det här. Snabbstartsguide Microsoft Word 2013 ser annorlunda ut jämfört med tidigare versioner, så vi har skapat den här guiden så att du så snabbt som möjligt ska komma igång. Verktygsfältet Snabbåtkomst Kommandona

Läs mer

Excel 2010. Grundkurs. SDM & Personalkurs

Excel 2010. Grundkurs. SDM & Personalkurs Excel 2010 Grundkurs SDM & Personalkurs INNEHÅLLSFÖRTECKNING Vad kan man göra med Excel? 3 Fliken Infoga 3 Verktygsflikar 3 Fliken Start 3 Fliken Sidlayout 4 Fliken Formler 4 Fliken Data 4 Fliken Granska

Läs mer

Datakörkortet. behandlade ord

Datakörkortet. behandlade ord Datakörkortet behandlade ord Modul 4 Facit finns inte till alla uppgifter. I vissa fall är instruktionerna i uppgifterna tillräckligt detaljerade. 4A Formatera 1. Öppna boken formatera.xls. 2. Markera

Läs mer

Histogram, pivottabeller och tabell med beskrivande statistik i Excel

Histogram, pivottabeller och tabell med beskrivande statistik i Excel Histogram, pivottabeller och tabell med beskrivande statistik i Excel 1 Histogram är bra för att dem på ett visuellt sätt ger oss mycket information. Att göra ett histogram i Excel är dock rätt så bökigt.

Läs mer

Preliminärt utbildningsinnehåll

Preliminärt utbildningsinnehåll 2009-01-29 1 (6) Preliminärt utbildningsinnehåll MS Windows XP Pro Grunderna för hur Windows fungerar Begrepp Skrivbordet Aktivitetsfältet Startmenyn Fönsterhantering, menyval och dialogrutor Växla mellan

Läs mer

ITför. alla av Eva Ansell

ITför. alla av Eva Ansell ITför alla av Eva Ansell Innehåll 1 Introduktion.... 7 Grundläggande om datorn........... 7 Operativsystem och program...7 Vad är Windows?...8 Starta och avsluta Windows 7...9 Starta datorn....9 Stänga

Läs mer

Lathund till Publisher TEXT. Skriva text. Importera text. Infoga text. Dra och släpp

Lathund till Publisher TEXT. Skriva text. Importera text. Infoga text. Dra och släpp Lathund till Publisher TEXT Pekverktyget använder du när du ska markera en ram som du vill förändra på något sätt. Klicka på textverktyget. Placera muspekaren på den tomma dokumentytan, det spelar ingen

Läs mer

Allmän it-kunskap. Innehåll

Allmän it-kunskap. Innehåll sförteckning Datorkunskap 2.0 Office 2007, Windows Vista Allmän it-kunskap Datorer och program... 7 Användningsområden...7 Program...7 Stora och små datorer...8 Gamla datorer...9 Datorns funktion... 10

Läs mer

Datorövning 1 Statistik med Excel (Office 2007, svenska)

Datorövning 1 Statistik med Excel (Office 2007, svenska) Datorövning 1 Statistik med Excel (Office 2007, svenska) I processövningen som ni ska genomföra ingår det att konstruera samt sammanställa en enkät. Denna sammanställning ska göras med hjälp av programmet

Läs mer

Gran Canaria - Arbetsbeskrivning knapplänkar (Mediator 8)

Gran Canaria - Arbetsbeskrivning knapplänkar (Mediator 8) Gran Canaria - Arbetsbeskrivning knapplänkar (Mediator 8) I detta exempel kommer du att lära dig Att skapa en ny presentation från början Att skapa en enkel knapp Att använda händelseinställningar, events

Läs mer

Hämtning av sekundärdata och introduktion till Excel

Hämtning av sekundärdata och introduktion till Excel Metod och analys, 7.5hp 1 Hämtning av sekundärdata och introduktion till Excel Hämta sekundärdata från SCB Excels utformning Summera rader och kolumner Beräkna kohorter Låsning av celler Kopiera rader

Läs mer

Datorövning 1 Statistik med Excel (Office 2007, svenska)

Datorövning 1 Statistik med Excel (Office 2007, svenska) Datorövning 1 Statistik med Excel (Office 2007, svenska) I processövningen som ni ska genomföra ingår det att konstruera samt sammanställa en enkät. Denna sammanställning ska göras med hjälp av programmet

Läs mer

Manual. Verktyg för skolanalys. Astrakan. Motion Chart på enkelt sätt. Artisan Global Media

Manual. Verktyg för skolanalys. Astrakan. Motion Chart på enkelt sätt. Artisan Global Media Manual Astrakan Verktyg för skolanalys Motion Chart på enkelt sätt Artisan Global Media ~ 2 ~ Innehåll Manual för Verktyg för skolanalys... 3 Skapa ett konto och logga in... 3 Arbeta med analysdata och

Läs mer

För att skapa ett diagram måste man ha ett underlag. En kalkyl med uträkningar.

För att skapa ett diagram måste man ha ett underlag. En kalkyl med uträkningar. Instruktion 6. Diagram Övning 25. Stapeldiagram. För att skapa ett diagram måste man ha ett underlag. En kalkyl med uträkningar. Det första man bör göra är att markera upp de uppgifter som skall finnas

Läs mer

För att skapa ett diagram måste man ha ett underlag. En kalkyl med uträkningar.

För att skapa ett diagram måste man ha ett underlag. En kalkyl med uträkningar. Instruktion 6. Diagram Övning 25. Stapeldiagram. För att skapa ett diagram måste man ha ett underlag. En kalkyl med uträkningar. Det första man bör göra är att markera upp de uppgifter som skall finnas

Läs mer

DC UTBILDNING Excel 2013 Grundkurs 1 dag EX13G-1

DC UTBILDNING Excel 2013 Grundkurs 1 dag EX13G-1 DC UTBILDNING Excel 2013 Grundkurs 1 dag EX13G-1 Excel 2013, grundkurs DC UTBILDNING Box 1023 251 10 HELSINGBORG tel. 042-26 22 00 e-post: Internet: admin @dcutbildning.com www.dclutbildning.com EX13G-1

Läs mer

INSPIRA. Microsoft. Word 2007 Grunder

INSPIRA. Microsoft. Word 2007 Grunder INSPIRA Microsoft Word 007 Grunder Del 1 1. Introduktion till Word 8. Hantera dokument 15 3. Redigera text 30. Format 53 3 REDIGERA TEXT REDIGERA TEXT Flytta insättningspunkten 30 Markera text 31 Redigera

Läs mer

Introduktion till förändringar i Office 2007 och 2010... 3. Floati... 3. Infoga en bild... 4. Text... 4. Tabeller... 5

Introduktion till förändringar i Office 2007 och 2010... 3. Floati... 3. Infoga en bild... 4. Text... 4. Tabeller... 5 Innehållsförteckning Introduktion till förändringar i Office 2007 och 2010... 3 Floati... 3 Infoga en bild... 4 Text... 4 Tabeller... 5 Ändra utseende på en tabell... 5 Officeknappen... 6 Ändra ett programs

Läs mer

Övning 2: I cellerna B19 och F26 ska du beräkna den totala ytan för respektive hus. I cell C28 den totala ytan, för båda husen.

Övning 2: I cellerna B19 och F26 ska du beräkna den totala ytan för respektive hus. I cell C28 den totala ytan, för båda husen. VT -09 Excelövningar KY Eslöv Öppna filen Excelövningar.xls. Det är en Excelfil som innehåller alla de övningar jag har gjort, som är av allmän karaktär, dvs. beräkningar och kalkyler, men t ex inte diagram.

Läs mer

Att räkna med Excel 2010

Att räkna med Excel 2010 Att räkna med Excel 2010 Grundkurs SDM Studentdatorutbildning vid Malmö högskola INNEHÅLLSFÖRTECKNING Att räkna med Excel! 3 Fliken Infoga 3 Verktygsflikar 3 Fliken Start 3 Fliken Sidlayout 4 Fliken Formler

Läs mer

Microsoft Access 2016 Grunder

Microsoft Access 2016 Grunder ACCESS 2016 Grunder INLEDNING Mål och förkunskaper...5 Pedagogiken...5 Hämta övningsfiler...6 Övningsdatabaserna...7 1 INTRODUKTION TILL ACCESS Starta programmet...8 Avsluta programmet...8 Programfönstret...9

Läs mer