Granskningsrapport. Region Skåne. Styrning av bolag och stiftelser. Joakim Eriksson Jakob Smith Ida Brorsson

Transkript

1 Granskningsrapport Region Skåne Styrning av bolag och stiftelser Joakim Eriksson Jakob Smith Ida Brorsson

2 Innehåll 1 UPPDRAGSINFORMATION BAKGRUND SYFTE METOD GAP-ANALYS UTGÅNGSPUNKTER FÖR GRANSKNINGEN ÖVERGRIPANDE STYRNING AV BOLAGEN BOLAGSPOLICY FÖR REGION SKÅNE, REDOVISNING OCH IAKTTAGELSER Ombudsinstruktion AVDELNINGEN FÖR ÄGARFRÅGOR OCH STRATEGISKA INVESTERINGAR INOM REGION SKÅNE, REDOVISNING OCH IAKTTAGELSER SLUTSATS OCH BEDÖMNING UPPFÖLJNING AV TIDIGARE GRANSKNINGAR UPPFÖLJNING: RAPPORT AVSEENDE GRANSKNING AV STIFTELSER OCH DONATIONER UPPFÖLJNING: UPPFÖLJNINGSGRANSKNING AV BOLAGSSTYRNING BOLAGEN BUSINESS REGION SKÅNE AB, REDOVISNING OCH IAKTTAGELSER EVENT IN SKÅNE AB, REDOVISNING OCH IAKTTAGELSER INVEST IN SKÅNE AB, REDOVISNING OCH IAKTTAGELSER TOURISM IN SKÅNE AB, REDOVISNING OCH IAKTTAGELSER FILM I SKÅNE AB, REDOVISNING OCH IAKTTAGELSER SKÅNET AB, REDOVISNING OCH IAKTTAGELSER MALMÖ OPERA OCH MUSIKTEATER AB, REDOVISNING OCH IAKTTAGELSER SKÅNES DANSTEATER AB, REDOVISNING OCH IAKTTAGELSER SKÅNE CARE AB, REDOVISNING OCH IAKTTAGELSER INNOVATOR SKÅNE AB, REDOVISNING OCH IAKTTAGELSER GENERELLA IAKTTAGELSER OCH BEDÖMNINGAR SAMMANFATTANDE ANALYS STIFTELSER STIFTELSEN SKÅNSKA LANDSKAP, REDOVISNING OCH IAKTTAGELSER STIFTELSEN FÖR FRITIDSOMRÅDEN I SKÅNE, REDOVISNING OCH IAKTTAGELSER SLUTSATSER OCH BEDÖMNING SAMMANFATTANDE ANALYS BILAGA 1, TEORIDEL BILAGA 2, JÄMFÖRANDE DEL - BOLAGEN BILAGA

3 Sammanfattning Det övergripande syftet med denna granskning är att ge revisorerna ett underlag för att kunna bedöma om bolagen och stiftelserna arbetar med sin interna styrning, kommunikation och rapportering till ägaren på ett ändamålsenligt sätt. Resultatet av denna rapport visar att strukturerna i planeringen och styrningen av de enskilda bolagen har stärkts under de två senaste åren. Upprättandet av en gemensam bolagspolicy och inrättandet av en avdelning med särskilt ansvar för ägarstyrning tyder på detta. Av regionens ombudsinstruktioner inför bolagsstämmorna framgår hur styrningen av bolagen planeras. Vad avser genomförande av bolagsstyrningen visar granskningsresultaten att för flertalet av bolagen finns adekvata styrdokument antagna i form av ägardirektiv eller motsvarande. Dock är vår bedömning att genomförandedelen ytterligare kan utvecklas. Bland annat har det visat sig att ombudsinstruktionerna inte fullt ut efterlevts. Vi anser att den nya avdelningen för ägarstyrningsfrågor bör kunna bidra till att utveckla hur styrningen implementeras inom regionen. Granskningen visar vidare att dokumentationen av genomförd uppföljning av bolagen brister. I vissa avseenden har inte heller Region Skåne enligt vår bedömning fullt ut levt upp till bolagspolicyn som stipulerar regelbundna möten mellan bolag och regionen på såväl de förtroendevaldas nivå som på tjänstemannanivå. Möten sker regelbundet, dock enligt vår uppfattning, mer ur ett perspektiv av att behandla aktuella problem än att löpande följa upp verksamheten. Bolagsordningen motsvaras i stiftelserna av stiftelseförordnandet. Av 3 kap. 17 kommunallagen (KL) framgår att kravet gällande ändamålsbestämmelse m.m. även gäller stiftelser. Dock framgår av den gamla stiftelselagen (som gällde till och med den 31 dec. 2009) att en förutsättning för att en stiftelse ska kunna bildas är att det finns en självständig förmögenhet som avskiljs för ett bestämt ändamål. Detta innebär en begränsning av möjligheten för regionen att styra stiftelsernas verksamhet. Någon motsvarighet till bolagens ägardirektiv ska därför inte finnas och regionen har inte någon direkt bestämmanderätt över stiftelserna. En viss styrning eller åtminstone ledning bör ändå vara möjlig genom att regionen utser styrelseledamöter alternativt är förvaltare. Det hindrar inte att stiftelserna bör planera sin verksamhet och följa upp den på ett ändamålsenligt sätt. Regionstyrelsen har dessutom uppsiktsplikt enligt 6 kap. 1 KL. Vid uppföljning av Rapport avseende granskning av stiftelser och donationer, nr 18/2008 framkommer att stiftelseförvaltningens kontroll över stiftelserna behöver stärkas. Vår uppfattning är att vidtagna åtgärder kan utvecklas och styrelsen för stiftelserna bör, genom stiftelseförvaltningen och i enlighet med rapportens noteringar, säkerställa en högre grad av kontroll över genomförandet av skogsverksamheten. Som framgår av denna rapport följer bolagen regionens internkontrollreglemente såtillvida att en internkontrollplan tas fram och beslutas av styrelsen. Internkontrollplanen tillsänds därefter Region Skåne. Internkontrollreglementet är inte antaget vid någon bolagsstämma och kan därför formellt sett inte anses vara bindande för bolagen. Vid granskningen framkom därutöver att den interna kontrollen i form av risk- och väsentlighetsanalyser som grund för kontrollplanen saknades i flertalet bolag. Stiftelserna har idag inte formellt sett att följa regionens internkontrollarbete men stiftelsernas respektive ledningar bör ändå tillse att stiftelserna har en betryggande intern kontroll, se vidare avsnitt p 5.4. Bolagens rapportering till ägaren framgår av ägardirektiven, men det sker även en rapportering som inte är formellt beslutad, se ovan om internkontrollplanerna. Rapporteringen är företrädesvis ekonomisk till sin karaktär, årsredovisningar, delårsrapporter men även protokoll från styrelsemöten och annan information av särskild vikt ska enligt brev från regiondirektören skickas in till avdelningen för ägarstyrning. Vår bedömning är att kommunikationen mellan 3

4 regionen och bolagen synes vara tillräcklig, dvs. kommunikationen möjliggör en effektiv styrning och uppföljning. Vi har i granskningen funnit att regionfullmäktige har tagit ställning till beslut i bolagen, som bedömts vara av principiell beskaffenhet eller annars större vikt. Vi har dock noterat att det i bolagspolicyn anges att regionstyrelsen ska besluta om ägardirektiv. Eftersom det är förbehållet fullmäktige att fatta beslut i frågor av principiell beskaffenhet eller annars större vikt anser vi att regionstyrelsens uppdrag i policyn bör förtydligas så att det tydligt framgår att ägardirektiv som innebär en fråga av principiell beskaffenhet eller annars större vikt ska beslutas av fullmäktige. I de stiftelser som omfattas av 3 kap. 16 KL saknas bestämmelser om vilka frågor av principiell beskaffenhet eller annars större vikt som regionfullmäktige ska få ta ställning till innan beslut fattas. 4

5 1 Uppdragsinformation I avsnittet presenteras bakgrund, syfte och metod för utfört uppdrag. 1.1 Bakgrund Under de senaste åren har revisorerna vid Region Skåne genomfört flera granskningar som bl. a. syftat till att undersöka hur de av regionen ägda företagen lever upp till ägardirektiv och andra styrdokument. Region Skånes revisorer har vidare granskat hur regionen utövar ledning, styrning, insyn och kontroll av de stiftelser som är aktuella inom regionens ansvarsområde. Offentligt ägda bolag och stiftelser samt dess ägare, Region Skåne, har att beakta kraven i kommunallagen vid utformandet av bolagens och stiftelsernas styrning. Aktiebolagen omfattas dessutom av aktiebolagslagen och stiftelserna omfattas av stiftelselagen. 1.2 Syfte Det övergripande syftet med denna granskning är att ge revisorerna ett underlag för att kunna bedöma om bolagen och stiftelserna arbetar med sin interna styrning, kommunikation och rapportering till ägaren på ett ändamålsenligt sätt. För att svara på det övergripande syftet har följande revisionsfrågor formulerats: Sker, sammantaget och för de enskilda bolagen och stiftelserna, planering, genomförande och uppföljning vad avser verksamhet och ekonomi på ett ändamålsenligt och effektivt sätt? Är den interna kontrollen, enligt lagar och riktlinjer, tillräcklig? När och hur sker rapportering till ägaren, sammantaget och för de enskilda bolagen och stiftelserna, och är denna kommunikation ändamålsenlig? Är de fall, där bolagen och stiftelserna enligt ovan inhämtat fullmäktiges yttrande innan beslut fattats av principiell betydelse eller annars större vikt, rätt hanterade, och finns det exempel på beslut som fattats utan att fullmäktiges yttranderätt enligt kommunallagen kap 3 17 har tillgodosetts? Finns det åtgärder avseende intern styrning och kommunikation inom enskilda bolag eller stiftelser som borde tillämpas över hela Region Skåne, och i vilka framgångsfaktorer och goda exempel kan lyftas fram i detta sammanhang? Uppföljning av kommentarer och rekommendationer i tidigare gjorda rapporter 2007 och 2008 som inbegriper relevanta områden för denna granskning. 1.3 Metod Uppdraget har genomförts under i huvudsak november 2009 till januari 2010 och kan delas in i fyra faser: Fas 1: Genomförande av en dokumentstudie Vi har inledningsvis genomfört en omfattande dokumentationsstudie där vi har hämtat in material från regionen och bolagen/stiftelserna. I denna del har vi jämfört styrdokument för bolagen och stiftelserna och bedömt formalia i förhållande till den norm som finns på området. Arbetet inkluderar att kartlägga de regler och normer som gäller och som har bäring på bolags- 5

6 /stiftelsestyrning och uppföljning i enlighet med frågeställningarna ovan. Normen finns främst återgiven i externa och interna regelverk och riktlinjer såsom lagstiftning, riktlinjer osv. De dokument som vi i denna del av granskningen främst beaktat är: Ägardirektiv Bolagsordning Stiftelseurkund Stiftelsestadgar Bolagspolicy Ombudsinstruktion Arbetsordning för styrelsen VD-instruktion Internkontrollreglemente i regionen Upphandlingspolicy i regionen Protokoll från bolag och stiftelser ( ) Regionstyrelsens protokoll ( ) Regionfullmäktigeprotokoll ( ) Minnesanteckningar från bolags- stiftelsedialoger eller motsvarande Regionstyrelsens delegation och reglemente Syftet med fas 1 har varit att utgöra en plattform för kommande faser. Fas 2: Genomförande av granskningar i verksamheten Vi har i fas 2 genomfört intervjuer med verksamhetsföreträdare och bolagsledningarna, främst VD men också i flera fall med ordföranden. Syftet har i huvudsak varit att utvärdera om det finns väl fungerande rutiner för planering, implementering och uppföljning gällande styrning av bolag och stiftelser. I denna fas har vi också genomfört uppföljningar av tidigare genomförda granskningar. Utgångspunkt för uppföljningarna har varit rekommendationer eller motsvarande i tidigare rapporter. Därefter har berörda (bolag/stiftelser eller Region Skåne) fått redogöra för nuläget. Vi har därefter bedömt vidtagna åtgärder. Fas 3: Genomförande av stickprov avseende den interna kontrollen I fas 3 har vi tagit utgångspunkt särskilt i bolagens och stiftelsernas interna kontroll. Vi har översiktligt bedömt dess sammantagna internkontrollarbete utifrån främst genomförda kontrollplaner och internkontrollmetodik. Vi har även översiktligt granskat interna regelverk för offentlig upphandling. Fas 4: Analys och rapportering Vi har slutligen analyserat de uppgifter som vi fått fram vid vår granskning och sammanställt resultatet i denna rapport. Den 4 januari deltog Ernst & Young i en avstämning med regionens revisorer och företrädare för revisionskontoret och regionstyrelsen. Eftersom rapporten innehåller såväl uppföljning av två rapporter som beskrivning av tio bolag och två stiftelser har rapporten blivit förhållandevis omfattande. 6

7 Befattningshavare som medverkat Inom ramen för granskningen har vi intervjuat befattningshavare inom bolagen/stiftelserna och företrädare för Region Skåne. Information om vilka befattningshavare som vi varit i kontakt med i samband med granskningen finns i bilaga GAP-analys GAP-analysen innebär en analys av gapet mellan en avsedd situation och en faktisk situation. Utifrån det analyserade gapet föreslår vi åtgärder som ska föra organisationen närmare den avsedda situationen. Med avsedd situation avses organets uppdrag enlig lag, förordning och gällande rätt samt andra bindande direktiv som utfärdas för verksamheten. Den avsedda situationen kan grunda sig i fullmäktiges eller nämndens beslut. Den faktiska situationen baserar sig på hur verksamheten utför sitt uppdrag. Vår bedömning baserar sig på intervjuer och dokument. 1.5 Utgångspunkter för granskningen En utförlig redovisning avseende regelverk för kommunala och landstingskommunala bolag och rättspraxis vid tillämpning återfinns i bilaga 1, teoridel. 7

8 2 Övergripande styrning av bolagen I detta avsnitt beskrivs kortfattat regionens ägarstyrning utifrån dels regionens bolagspolicy och dels utifrån dess nyinrättade avdelning för ägarfrågor och strategiska investeringar. 2.1 Bolagspolicy för Region Skåne, redovisning och iakttagelser Regionfullmäktige har den 16 juni 2008 antagit en bolagspolicy för regionen. Policyn ska antas av respektive bolag vid bolagsstämman. I beskrivningen av respektive bolag under avsnitt 4 redovisas eventuella avvikelser. Policyn antogs mot bakgrund av ökat behov av ägarstyrning för hel- och delägda bolag av Region Skåne och för att bidra till styrningen så att bolagens verksamhet kan bedrivas i enlighet med de målsättningar som kännetecknar Region Skåne. Bolagspolicyn anger regler som ska bidra till en effektiv verksamhet. I den mån det är möjligt ska bolagsverksamheten samordnas med regionens övriga verksamhet. Bolagen ska sträva efter en öppenhet i verksamheten som möjliggör utvärdering av verksamheten. I policyn anges även de krav Region Skåne måste följa utifrån kommunallag, aktiebolagslag och sekretesslag. Under rubriken Former för ägarstyrning anges de frågor som är av principiell beskaffenhet enligt 3 kap. 17 p.3 kommunallagen (KL), och som kräver regionfullmäktiges ställningstagande innan beslut fattas av de bolag som är helägda av regionen. Exempel på sådana frågor i bolagspolicyn är ändring av bolagsordning, förvärv av aktier eller andelar i annat företag, ändring av aktiekapital, förvärv, avveckling eller bildande av dotterbolag. I policyn framgår även de frågor som är av större vikt där regionfullmäktige ska beredas ta ställning innan bolaget fattar beslut. Större strategiska investeringar, investeringar som innebär ny inriktning för bolaget eller andra åtgärder som innebär ny inriktning för bolaget, utgör enligt policyn frågor av större vikt. Förutom skriftlig rapportering av bolagens verksamhet och utveckling till regionen ska regionstyrelsen kontinuerligt anordna träffar med bolagens ledningar/styrelse för att erhålla information om utvecklingen. Regionstyrelsen ansvarar för att träffar genomförs minst en gång per år. Vid träffarna ska bolagens verksamhetsutveckling, ekonomisk resultat, ställning och förväntad utveckling samt pågående och planerade investeringar redovisas. Vad gäller tjänstemannasidan ska vid minst två tillfällen per år genomföras genomgångar mellan företrädare för regionen och bolagens ledningar. Vid delårs- och årsbokslut ska respektive bolag tillsända information till regionstyrelsen avseende bolagets ekonomiska ställning och resultat. I bolagspolicyn anges även de regler som gäller vid bolagsstämmor/årsstämmor och bolagsstyrelser samt styrprinciper avseende personal och ekonomi. Det framkommer även vem som utser revisorer och lekmannarevisorer Ombudsinstruktion Enligt bolagspolicyn ska regionstyrelsen utfärda ombudsinstruktioner inför bolagens årsstämmor. Som ombud på bolagsstämmorna representeras Region Skåne av regionstyrelsens ordförande eller den han eller hon ger fullmakt att vara ombud. Inför bolagsstämmorna under våren 2009 tog koncernkontoret fram förslag till ombudsinstruktioner för samtliga bolag som omfattas av denna granskning. Regionstyrelsen beslutade den 12 maj 2009, 157, i enlighet med förslaget och fastställde därmed instruktionerna. Instruktionerna till ombudet var likartade för samtliga bolag: 8

9 Att resultat- och balansräkningen fastställs enligt framlagt förslag. Att bolagets balanserade vinst disponeras enligt den fastställda balansräkningen. Att ansvarsfrihet beviljas för styrelseledamöterna och verkställande direktören. Att arvoden fastställs enligt framlagt förslag. Att Region Skånes bolagspolicy antas. Att i övrigt rösta i enlighet med vad som redovisats i ärendet. För de tre bolagen Malmö Opera och Musikteater AB, Skånes Dansteater AB och Business Region Skåne AB skulle dessutom ombudet enligt instruktionen rösta för: Att ägardirektiv fastställs. 2.2 Avdelningen för Ägarfrågor och Strategiska investeringar inom Region Skåne, redovisning och iakttagelser Under hösten 2009 har en särskild avdelning för ägarfrågor och strategiska investeringar bildats inom Region Skåne. Syftet med avdelningen är att främja en aktiv ägarstyrning genom att skapa forum för dialoger mellan regionen och bolagen. Genom avdelningen förväntas ägarstyrningen att öka, där den huvudsakliga kontakten från bolagen till ägaren ska ske genom avdelningen för ägarfrågor och strategiska investeringar. Den av regionfullmäktige antagna bolagspolicyn för Region Skåne är vägledande för avdelningens arbete. Följande aktiviteter kommer att genomföras tillsammans med bolagen i syfte att främja informations- och dialogutbytet mellan ägarna: Informationsträffar mellan företrädare för regionstyrelsen och bolagets styrelse Gemensam bolagsdag för majoritetsägda bolag Bolagsstämma Uppföljningsmöten mellan företrädare för avdelningen för ägarfrågor och bolagens ledning Fortlöpande ekonomisk uppföljning Avrapportering av intern kontroll arbetet 2.3 Slutsats och bedömning Region Skåne har under de senaste två åren genomfört förändringar som syftar till att utveckla regionens ägarstyrning. De i detta avsnitt redovisade insatserna (organisationsförändringen och framtagandet av en bolagspolicy) är tecken på detta. Enligt vår bedömning är dessa insatser ändamålsenliga och torde kunna bidra med en tydligare ägarstyrning avseende målformulering och uppföljning. Vi vill dock notera att regionstyrelsen har fått i uppdrag av regionfullmäktige att upprätta ägardirektiv för de av regionen ägda bolagen. Vi vill påminna om att regionstyrelsen ej kan fatta beslut i frågor av principiell beskaffenhet eller annars större vikt enligt 3 kap. 9 KL. Sådana beslut är förbehållna regionfullmäktige. Vi anser därför att regionstyrelsens uppdrag i policyn bör förtydligas så att det tydligt framgår att ägardirektiv som innebär en fråga av principiell beskaffenhet eller annars större vikt ska beslutas av fullmäktige. 9

10 3 Uppföljning av tidigare granskningar 3.1 Uppföljning: Rapport avseende granskning av stiftelser och donationer Ernst & Young har fått i uppdrag av Regions Skånes revisorer att följa upp en under 2008 genomförd granskning av Deloitte. Den aktuella granskningen Rapport avseende granskning av stiftelser och donationer, nr 18/2008, avser stiftelse- och donationsförvaltning inom regionen. I denna granskning har enbart noteringarna gällande skogs- och fritidsstiftelserna följts upp. Nedan följer noteringar (från rapporten) i fetstil. Under Åtgärder återges det svar som Ernst & Young erhållit i samband med vår uppföljning. Avslutningsvis har Ernst & Young, efter att ha beaktat de sammanvägda svaren från Region Skåne samt tagit del av dokumentation som bifogats svaren, lämnat en bedömning huruvida granskningsrapportens noteringar har åtgärdats eller inte. Har Region Skåne utrett frågan om anknutna stiftelser (som Länsstyrelsen registrerat som anknutna med Region Skåne som förvaltare) i enlighet med notering i rapporten? Åtgärder: Den 12 maj 2009, 153, beslutade regionstyrelsen att, efter genomförda avstämningar med bl.a. Länsstyrelsen, genom sitt undertecknande godkänna årsredovisningarna för stiftelserna Emil Bondessons Skogsvårdsfond och Jur. Dr H Cavallis Donationsfond. Undertecknandet skedde efter att styrelserna i respektive stiftelse avgett och undertecknat en årsberättelse. Vidare beslutade regionstyrelsen att styrelserna i stiftelserna Emil Bondessons Skogsvårdsfond och Jur. Dr H Cavallis Donationsfond såsom utskott till regionstyrelsen skulle sköta stiftelsernas angelägenheter under regionstyrelsens ansvar. Enligt uppgift kommer relationen mellan stiftelsen, förvaltaren och styrelsen att utredas vidare under Slutsats och bedömning: En sådan utredning som revisorerna efterfrågade får anses vara genomförd eftersom regionstyrelsen har undertecknat och därmed godkänt årsredovisningen för Eftersom regionstyrelsen undertecknat årsredovisningen får styrelsen också anses ha upprättat densamma. En frågeställning som kvarstår är styrelsens roll i de stiftelser som har anknuten förvaltning. förvaltaren i dessa stiftelser är numera regionstyrelsen i Region Skåne. I 2 kap. 3 stiftelselagen finns bestämmelser om att förvaltaren vid anknuten förvaltning svarar för att föreskrifterna i stiftelseförordnandet följs. Den roll som förvaltaren har vid anknuten förvaltning bör klargöras och komma till uttryck i förvaltningsuppdraget. Vidare finns i 6 kap KL bestämmelser om utskott och nämndsberedningar. Termen utskott har reserverats för organ som består av förtroendevalda, ledamöterna i ett utskott ska väljas bland ledamöterna och ersättarna i den nämnd som utser dem. Vidare stadgas att fullmäktige får bestämma om en nämnd ska ha ett eller flera utskott. Om fullmäktige inte bestämt något om utskott, får nämnden själv bestämma att utskott ska finnas. Vår bedömning är därför att benämningen utskott bör övervägas. Tre av skogs- och fritidsstiftelserna (OD Krooks donation i Kristianstad och Malmöhus län samt Jur. Dr H Cavallis Donationsfond) bedriver verksamhet utöver donationsbreven, vilka åtgärder har vidtagits? Åtgärder: Ett arbete för att renodla stiftelsernas uppdrag i enlighet med stiftelse- /donationsurkund har genomförts inom stiftelserna och Region Skåne. Numera är det enbart 10

11 Stiftelsen Skånska Landskap som erhåller bidrag/anslag från regionen. Denna stiftelse bedriver sedan rekreationsverksamhet/naturvård inom de andra stiftelsernas fastigheter. Det föreligger i nuläget inga avtal mellan stiftelserna som reglerar eventuella kostnader/intäkter för respektive stiftelse. Styrelsebeslut finns emellertid i två stiftelser (OD Krooks donation i Kristianstad och Malmöhus län) som medger att Stiftelsen Skånska Landskap genomför rekreationsverksamhet inom deras fastigheter. Slutsats och bedömning: Genom att Stiftelsen Skånska Landskap handhar all rekreationsverksamhet för stiftelserna har enligt vår bedömning den noterade bristen åtgärdats. Vidare har Stiftelsen Skånska Landskap enligt vår bedömning möjlighet att genomföra dylika insatser på annans mark. Se vidare avsnitt 5 Stiftelser. Vi noterar dock att avtal mellan stiftelserna saknas och vi anser att sådana avtal bör upprättas. I skogsverksamheten görs i många fall beställning, attestering och betalning av Skogssällskapet. Det finns därmed svagheter i kontrollen från styrelsens sida och en viss förstärkning vore önskvärd. Vilka åtgärder har vidtagits? Åtgärder: Enligt uppgift från stiftelseförvaltningen inom Region Skåne har åtgärder i enlighet med noteringen ovan enbart genomförts på så sätt att Skogssällskapets attestförteckning tagits in för kontroll. Slutsats och bedömning: Vad vi kan bedöma bör styrelsen för stiftelserna genom stiftelseförvaltningen, i enlighet med rapportens noteringar, säkerställa en högre grad av kontroll över genomförandet av skogsverksamheten. Sådana kontrollrutiner liksom kontrollerna bör vara dokumenterade och kontrollerna bör löpande föredras för styrelsen. 3.2 Uppföljning: Uppföljningsgranskning av bolagsstyrning Ernst & Young har fått i uppdrag av Regions Skånes revisorer att följa upp de under 2007 och 2008 genomförda granskning av Deloitte. Dels rapporten Granskning av bolagsstyrning nr 17/2007 och dels uppföljningsrapporten Uppföljningsgranskning av bolagsstyrning nr 30/2008. Då den första rapporten om bolagsstyrning följts upp 2008 har vi i denna uppföljningsdel främst koncentrerat vår uppföljning på rapporten från Nedan följer noteringar (från rapporten) i fetstil. Under Åtgärder återges det svar som Ernst & Young erhållit i samband med vår uppföljning. Avslutningsvis har Ernst & Young, efter att ha beaktat de sammanvägda svaren från Region Skåne samt tagit del av dokumentation som bifogats svaren, lämnat en bedömning huruvida granskningsrapportens noteringar har åtgärdats eller inte. Ägardirektiven för Malmö Opera och Musikteater AB och Skånes Dansteater AB bedömdes i granskningen från 2007 vara otydliga. I uppföljningsgranskningen 2008 konstateras att bolagen inte erhållit nya ägardirektiv, varför bristerna bedömdes kvarstå. Har ägardirektiven för bolagen reviderats/tydliggjorts? Åtgärder: Ägardirektivet för Malmö Opera och Musikteater AB har inte reviderats sedan granskningstillfället. Vad gäller Skånes Dansteater AB har ett nytt ägardirektiv antagits 2009, dock har justeringar endast genomförts i det stycke som avser revision vilket medför att de synpunkter som framkom vid tidigare granskningar kvarstår. Det har vid bolagsstämma för SkåNet AB inte antagits något formellt ägardirektiv. Slutsats och bedömning: Utifrån de utvecklingspunkter som identifierades vid uppföljningsgranskningen av bolagsstyrning 2008 framkommer att det inte skett några större 11

12 förändringar. Bristerna som noterades i rapporten bedöms därmed kvarstå. Vi noterar vidare att enligt ombudsinstruktionen, beslutad av regionfullmäktige den 12 maj 2009, skulle ombudet rösta för nya ägardirektiv för både Malmö Opera och Musikteater AB och Skånes Dansteater AB. Det framgick inte vid granskningstillfällena 2007 och 2008 av bolagsordningarna för Malmö Opera och Musikteater AB och Skånes Dansteater AB att bolagen bedrivs utan vinstsyfte. Har bolagsordningarna ändrats på denna punkt? Åtgärder: Det har inte skett några förändringar i bolagsordningar för Malmö Opera och Musikteater AB samt Skånes Dansteater AB där det framgår att bolagen inte har något vinstsyfte. Bristerna som framkom vid uppföljningsgranskningen kvarstår således. Slutsats och bedömning: Utifrån de utvecklingspunkter som identifierades vid uppföljningsgranskningen av bolagsstyrning 2008 framkommer att det inte skett några förändringar. Bristerna som noterades i rapporten bedöms därmed kvarstå.. 12

13 4 Bolagen De bolag som granskningen ska inkludera följer av uppdraget givet av revisorerna vid Region Skåne. Granskningen ska, vad gäller de av regionen ägda bolag, omfatta Malmö Opera och Musikteater AB, Skånes Dansteater AB, Skåne Care AB, Innovator Skåne AB, SkåNet AB och Business Region Skåne AB (inklusive dotterbolag). Business Region Skåne AB:s dotterbolag är Event in Skåne AB, Invest in Skåne AB, Tourism in Skåne AB samt Film i Skåne AB. En övergripande och jämförande analys har genomförts avseende de granskade bolagen. Utgångspunkt för den jämförande analysen har varit ett antal formella styrdokument och ansatsen var att undersöka hur 3 kap punkterna KL har beaktats i ett antal olika styrdokument. Denna jämförande analys redovisas i bilaga 2. För de delägda bolagen omfattas bestämmelserna i 3 kap. 17 KL enbart i rimlig mån, vilket framgår av 3 kap. 18 KL, se vidare bilaga 1. Vi anser att i en bedömning enligt 3 Kap. 18 KL i vilken mån 3 kap. 17 ska tillämpas är det rimligt att då det är fråga om flera ägare som alla är offentligrättsliga juridiska personer bör bestämmelserna i 3 kap. 17 KL i princip kunna tillämpas fullt ut. De saknas i dessa fall privata intressen som kan komma i konflikt med bestämmelserna. Nedan följer en redovisning per bolag gjord efter dokumentstudie och intervjuer. 4.1 Business Region Skåne AB, redovisning och iakttagelser Business Region Skåne AB (BRS) är moderbolaget i en koncern som huvudsakligen tillhandahåller marknadsföringstjänster. Enligt bolagsordningen är bolagets föremål att äga och förvalta aktier och därmed förenlig verksamhet. Därutöver anges att bolaget ska drivas utan vinstsyfte. Ändamålet beskrivs som att bolaget ska äga, leda och samordna dotterbolagens verksamhet. Bolaget ska även fastställa och följa upp övergripande mål för koncernen. Bolaget har en styrelse som utses av de två ägarna Region Skåne (som äger 85 % av aktierna) och Kommunförbundet Skåne (15 % aktieinnehav). Styrelsen består av företrädare för de politiska partierna. Bolagets VD är tillika näringslivschef i Näringsliv Skåne (verksamhet inom Region Skåne) och administrations- och kommunikationstjänster delas av koncernen och Näringsliv Skåne. Ägardirektivet är i enlighet med ombudsinstruktionen för Region Skåne fastställt på bolagsstämma den 10 juni Vid samma möte antogs också regionens bolagspolicy. Bolagets ordförande uppger sig ha ändamålsenliga kontakter med ägaren (regionstyrelsen). VD har de löpande kontakterna med företrädare för ägarna i form av framför allt den nyinrättade avdelningen för ägarfrågor och strategiska investeringar. I enlighet med bolagsordningen har BRS fastställt övergripande mål för respektive dotterbolag och målet består av att medverka till att stärka Skånebilden och bidra till ökad tillväxt. Beslut om förvärvande av aktierna i Film i Skåne har beslutats av regionfullmäktige i enlighet med regelverket. Styrningen gentemot dotterbolagen kanaliseras via styrelsen och VD. Var tredje vecka träffas respektive VD för moderbolaget och döttrarna i en ledningsgrupp där olika frågeställningar tas upp. Detta forum är det som lyfts fram vid intervjuerna som det mest centrala ur intern styrningssynpunkt. Återrapporteringen från dotterbolagen går till BRS som därefter konsoliderar bolagens rapportering till regionstyrelsen. I BRS verksamhetsplan för 2009 anges under aktiviteter att BRS genom fortlöpande ledningsgruppsmöten ska stämma av och koordinera bolagens aktiviteter. 13

14 Region Skånes internkontrollreglemente är inte antaget på bolagsstämman och omfattar därmed formellt inte bolaget eller dess döttrar. Bolaget har inga egna antagna riktlinjer för internkontroll och i praktiken infordrar Region Skåne ändå internkontrollplaner av respektive dotterbolag Slutsats och bedömning Återrapporteringen från dotterbolagen granskas av BRS innan den når regionstyrelsen. Detta förfarande bedömer vi borde fungera tillfredsställande. Vi vill dock uppmärksamma bolaget på att tillsammans med ägarföreträdare att ta fram rapporteringsrutiner för information som ägaren efterlyser från koncernbolagen. Region Skånes Internkontrollreglemente och upphandlingspolicy bör antas på bolagsstämma för BRS och därefter för dotterbolagen för att reglementet formellt ska omfatta koncernen. Rutiner för uppföljning (avstämning och koordinering) av dotterbolagens verksamhet finns delvis formulerade i verksamhetsplaneringen för BRS. Uppföljningen i förhållande till målbeskrivningarna i respektive dotterbolags bolagsordning kan, enligt vår bedömning, utvecklas ytterligare genom dokumenterade uppföljningar. 4.2 Event in Skåne AB, redovisning och iakttagelser Event in Skåne är ett av BRS helägt dotterbolag och utgör koncernens evenemangsbolag. Dess verksamhet syftar enligt bolagsordningen till att genom olika insatser arbeta för att stora evenemang, kongresser etc. förläggs till Skåne. Av ägardirektivet framkommer att bolaget ska anta ett nationellt och internationellt perspektiv i samverkan med kommuner och andra aktörer. Region Skåne ska tillsammans med Kommunförbundet Skåne utse bolagets samtliga styrelseledamöter. BRS styr bolaget genom ägardirektiven som är antagna på stämman. Enligt ägardirektiven ska mätbara mål preciseras inom verksamhetsplaneringen. Bolaget använder sig av balanserade styrkort för sin interna styrning. Bolaget ska till BRS skicka över protokoll från årsstämma och styrelsesammanträden, verksamhetsplan och budget, årsredovisning och delårsrapporter, revisionsberättelse samt annan information som är av betydelse. BRS återrapporterar i sin tur den samlade koncernredovisningen till regionstyrelsen och regionstyrelseförvaltningen. Internkontrollplanerna som lämnas in till regionen är framtagna av den administrativa funktionen vid Näringsliv Skåne. Kontrollplanen avser hela koncernen och dotterbolagens kontrollplaner skiljer sig därför inte åt. Någon dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys för bolaget har inte tagits fram, annat än den riskbedömning som framgår av kontrollåtgärderna angivna i kontrollplanen Slutsats och bedömning Internkontroll är ett verktyg för bolagets ledning och enligt vår bedömning bör bolagets interna kontrollplan tas fram och beslutas av dess ledning och följa vedertagen metodik för internkontrollarbete. 4.3 Invest in Skåne AB, redovisning och iakttagelser Invest in Skåne AB är ett av BRS helägt dotterbolag och är dess investeringsfrämjande bolag inom koncernen. Bolaget ska enligt bolagsordningen främja skånska företags möjligheter till internationellt handelsutbyte och tillika främja utländska direktinvesteringar i Skåne. Bolaget ska vidare utveckla formerna för samarbete med kommuner kring investeringar och etableringar. 14

15 BRS styr bolaget på motsvarande sätt som dess systerbolag dvs. genom ägardirektiven som är antagna på stämman. Enligt ägardirektiven ska mätbara mål preciseras inom verksamhetsplaneringen. Bolaget använder sig av balanserade styrkort för sin interna styrning. Bolaget ska till BRS skicka över protokoll från årsstämma och styrelsesammanträden, verksamhetsplan och budget, årsredovisning och delårsrapporter, revisionsberättelse samt annan information som är av betydelse. BRS återrapporterar i sin tur den samlade koncernredovisningen till regionstyrelsen och förvaltningen. Internkontrollplanerna som lämnas in till regionen är framtagna av den administrativa funktionen vid Näringsliv Skåne. Kontrollplanen avser hela koncernen och dotterbolagens kontrollplaner skiljer sig därför inte åt. Någon dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys för bolaget har inte tagits fram, annat än den riskbedömning som framgår av kontrollåtgärderna angivna i kontrollplanen Slutsats och bedömning Internkontroll är ett verktyg för bolagets ledning och enligt vår bedömning bör bolagets interna kontrollplan tas fram och beslutas av dess ledning och följa vedertagen metodik för internkontrollarbete. 4.4 Tourism in Skåne AB, redovisning och iakttagelser Tourism in Skåne är ett av BRS helägt dotterbolag och är dess turistfrämjande bolag inom koncernen. Enligt dess bolagsordning syftar bolaget till att vårda och utveckla varumärket Skåne. Bolaget ska även fungera som en plattform för delaktighet, engagemang och långsiktigt samarbete med strategiska partners. BRS styr bolaget på motsvarande sätt som dess systerbolag dvs. genom ägardirektiven som är antagna på stämman. Enligt ägardirektiven ska mätbara mål preciseras inom verksamhetsplaneringen. Bolaget använder sig av balanserade styrkort för sin interna styrning. Bolaget ska till BRS skicka över protokoll från årsstämma och styrelsesammanträden, verksamhetsplan och budget, årsredovisning och delårsrapporter, revisionsberättelse samt annan information som är av betydelse. BRS återrapporterar i sin tur den samlade koncernredovisningen till regionstyrelsen och regionstyrelseförvaltningen. Internkontrollplanerna som lämnas in till regionen är framtagna av den administrativa funktionen vid Näringsliv Skåne. Kontrollplanen avser hela koncernen och dotterbolagens kontrollplaner skiljer sig därför inte åt. Någon dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys för bolaget har inte tagits fram, annat än den riskbedömning som framgår av kontrollåtgärderna angivna i kontrollplanen Slutsats och bedömning Internkontroll är ett verktyg för bolagets ledning och enligt vår bedömning bör bolagets interna kontrollplan tas fram och beslutas av dess ledning och följa vedertagen metodik för internkontrollarbete. 4.5 Film i Skåne AB, redovisning och iakttagelser Film i Skåne är ett nytt dotterbolag i koncernen sedan i september Bolaget är inte liksom övriga dotterbolag renodlade marknadsföringsbolag utan fungerar som ett regionalt resurs- och produktionscentrum för film i Skåne. Ändamålet beskrivs i bolagsordningen som att bolagets verksamhet syftar till att utveckla filmverksamheten i Skåne. Bolaget ska bedriva utbildning, 15

16 information och kompetensutveckling avseende film- och medieverksamhet, samproducera arrangemang som överensstämmer med bolagets ändamål samt att genom finansiering delta i filmproduktioner som genomförs i Skåne. Bolaget ska drivas utan vinstsyfte. Vid intervjun framkom att bolaget finansierar filmprojekt som har en anknytning till Skåne antingen genom att produktionsbolaget finns här eller att regissören/kreatören är verksam i Skåne. Filmprojektet måste inte nödvändigtvis genomföras i Skåne. Film i Skåne saknar fortfarande formella ägardirektiv och inte heller Region Skånes bolagspolicy är formellt antagen på den extra bolagsstämman som hölls den 7 oktober Slutsats och bedömning Bolaget är förhållandevis nyetablerat i koncernen och en del formalia i form av på bolagsstämman antagna riktlinjer saknas fortfarande. Två av de viktigare styrdokumenten utgörs av ägardirektiv och bolagspolicy, vilka ännu ej är antagna. Även upphandlingspolicyn och internkontrollreglementet behöver antas av stämman för att omfatta bolaget. Film i Skåne genomför enligt uppgift främst direktupphandlingar. Bolaget bedriver en delvis annan verksamhet än vad som framgår av bolagsordningens 3 Verksamhet. Där anges att bolaget genom finansiering kan delta i filmproduktioner som genomförs i Skåne. Vid intervjun framkom att bolaget genom finansiering deltog i filmproduktion där produktionsbolaget eller kreatören var verksam i Skåne. Filmproduktionen behövde inte genomföras i Skåne. Vår bedömning är att bolagsordningen kan behöva ses över alternativt att bolaget enbart finansierar filmproduktion som genomförs i Skåne. 4.6 SkåNet AB, redovisning och iakttagelser SkåNet AB är ett samägt bolag mellan Region Skåne (62,5 % aktieinnehav) och Kommunförbundet Skåne (37,5 % aktieinnehav). SkåNet AB har som föremål för sin verksamhet att sammanhålla planering, realisering och utveckling av infrastruktur för bredband i Skåne. Ändamålet är att: genom att skapa en IT-infrastruktur, attrahera företag, investeringar, arbetskraft och boende till Skåne. Bolaget ska även fungera som en attraktiv plattform för delaktighet, engagemang och långsiktigt samarbete med strategiska partners, kommuner och Region Skåne. Bolaget ska vara ett icke-vinstdrivande företag. Av SkåNet AB:s bolagsordning framgår hur styrelsen ska utses och att fullmäktige ska beredas tillfälle att yttra sig innan beslut fattas i frågor av principiell beskaffenhet eller annars större vikt. Av ändamålet framgår att verksamheten ska begränsa sig till Skåne. Av arbetsordningen för styrelsen framgår att det åligger styrelsens ordförande att tillse att regionstyrelsen i Region Skåne kallas till styrelsemöte i de fall då fråga är om behandling av ärende som eventuellt ska underställas regionfullmäktige för yttrande. Formella ägardirektiv saknas i bolaget. Dock har styrelsen beslutat om en utvecklingsplan med utgångspunkt i bolagsordningens 3 och 4 (verksamhet och ändamål). Region Skånes bolagspolicy har inte heller antagits på bolagsstämma. Styrelseordförande och VD har enligt vad som framkom vid intervjun kontinuerlig kontakt med företrädare för ägaren och möten sker då det är påkallat av olika anledningar. Bolaget har inte formella protokollförda ägarsamråd med ägaren. I likhet med de andra bolagen som ägs av Region Skåne har regionens internkontrollreglemente inte antagits på bolagsstämman. Internkontrollplan lämnas dock in till regionen årligen. Bolaget har inte genomfört någon riskanalys som grund för kontrollplanen. 16

17 Vid intervjuerna framkom att SkåNet AB enbart har en anställd, VD:n. Två till tre personer, varierande över tiden, är inhyrda på konsultbasis och två till tre är inlånade. Upphandlingen av konsulterna genomfördes 2003 och avtalen gick ut sommaren Vid granskningstillfället hade således SkåNet AB flera konsulter utan avtal. En ny upphandling alternativt anställning är enligt uppgift på gång Slutsats och bedömning Att konsultavtalen har löpt ut ökar enligt vår bedömning väsentligt bolagets risk. Nyckelpersoner utan en trygghet i form av klara anställningsförhållanden/avtal kan söka sig till andra arbetsgivare. Därutöver kan nuvarande avsaknaden av avtal med konsulterna betraktas som en direktupphandling. Vår rekommendation i detta avseende är att skyndsamt handla upp konsulter alternativt anställa personerna inom företaget. I Region Skånes ombudsinstruktion anges att ombudet ska rösta för att fastställa Region Skånes bolagspolicy på bolagsstämman men av protokollet från årsstämman framgår inte att så skett. Inte heller ägardirektiv för bolaget har antagits vid bolagsstämman vilket även påtalats tidigare. Även regionens upphandlingspolicy och det interna kontrollreglementet bör enligt vår uppfattning antas på bolagsstämman. 4.7 Malmö Opera och Musikteater AB, redovisning och iakttagelser Malmö Opera och Musikteater AB är ett samägt bolag mellan Region Skåne (90 % aktieinnehav) och Malmö stad (10 % aktieinnehav). Mellan ägarna finns ett aktieägaravtal. Bolagsordningen för Malmö Opera och Musikteater AB är från 2006 och saknar ändamålsparagraf. I enlighet med aktiebolagslagen anges istället föremålet för bolagets verksamhet. Föremålet anges vara att utöva teaterverksamhet med huvudsaklig inriktning på musikteater i hela dess bredd främst genom egen ensemble samt driva därmed förenlig verksamhet. I ägardirektiven som antogs 2006 anges vidare en programförklaring som ska gälla för verksamheten. Programförklaringen består av åtta punkter vilka anger övergripande mål för verksamheten såsom bolaget skall bedriva sin verksamhet utifrån nationella och regionala kulturpolitiska mål och bolaget skall tillsammans med ägarna och andra aktörer aktivt medverka till regionens tillväxt och utveckling. En del formuleringar i ägardirektiven har i tidigare granskningsrapporter beskrivits som otydliga och en översyn av ägardirektiven har efterfrågats. Nya ägardirektiv har emellertid inte antagits på bolagsstämman. Vid intervjuerna framkom att Malmö Opera och Musikteater AB får såväl finansiering som styrimpulser från två olika intressenter inom Region Skåne, regionstyrelsen och kulturnämnden. Med kulturnämnden har Malmö Opera och Musikteater AB också en separat s.k. uppdragsöverenskommelse, som anger villkor för finansieringen från kulturnämnden. Kontakterna med Region Skåne beskrivs som regelbundna och med en förhållandevis hög frekvens av möten. Framförallt gäller detta för forum inom kulturnämndens intresseområden. Möten med företrädare för regionstyrelsen sker också, dessa är främst informella till sin karaktär och avser bolagets ekonomiska situation. Dessa möten sker inte med samma regelbundenhet som för kulturnämndens vidkommande. Ekonomisk rapportering samt protokoll från styrelsemöten skickas enligt uppgift kontinuerligt till företrädare för regionstyrelsen. 17

18 Vid stämman den 20 maj 2009 informerades om Region Skånes bolagspolicy, 12. Det framgår inte av protokollet om ärendet var för beslut eller enbart information Slutsats och bedömning Föremålet för bolagets verksamhet som regleras av 3 kap. 1 ABL är skiljt från ändamålet med bolagets verksamhet. Föremålet anger vad bolaget ska ägna sig åt medan ändamålet anger syftet med bolagets verksamhet. Enligt vår bedömning anges inte de kommunalrättsliga principerna tillräckligt tydligt i bolagsordning eller ägardirektiv. Region Skåne bör enligt vår uppfattning överväga att till bolagsordningen tillföra en ändamålsparagraf som utifrån de kommunalrättsliga principerna anger ändamålet med verksamheten. Formuleringen driva därmed förenlig verksamhet bör enligt vår uppfattning undvikas i bolagsordning och ägardirektiv. Se vidare bilaga 1. I Region Skånes ombudsinstruktion anges att ombudet ska rösta för att fastställa Region Skånes bolagspolicy på bolagsstämman. Av protokollet från årsstämman framgår inte med tydlighet att så har skett. Ombudet skulle vidare rösta för nya ägardirektiv för bolaget, av protokollet framgår inte att så skett. Det framgick vid intervjuerna att styrning sker via regionstyrelsen och kulturnämnden som företräder regionala och statliga intressen. Detta beskrevs som ett problem eftersom intressena kan komma i konflikt. Bolaget upplevde bland annat att ambitionsnivåerna är olika beroende på varifrån styrsignalerna kommer. Vi anser att det är en strukturell svårighet och att ägarna bör överväga om det är möjligt att samordna regionens och statens mål och ekonomiska ramar för verksamheten i ett gemensamt direktiv. 4.8 Skånes Dansteater AB, redovisning och iakttagelser Skånes Dansteater AB är ett samägt bolag mellan Region Skåne (90 % aktieinnehav) och Malmö stad (10 % aktieinnehav). Mellan ägarna finns ett aktieägaravtal. Bolagsordningen för Skånes Dansteater AB är från 2006 och saknar ändamålsparagraf. I enlighet med aktiebolagslagen anges istället föremålet för bolagets verksamhet. Föremålet anges vara att utöva dansverksamhet främst genom egen ensemble samt driva därmed förenlig verksamhet. Ägardirektivet för Skånes Dansteater AB är från I ägardirektiven anges på liknande sätt som för Malmö Opera och Musikteater AB en programförklaring som ska gälla för verksamheten. Programförklaringen består av åtta punkter vilka anger övergripande mål för verksamheten såsom bolaget skall bedriva sin verksamhet utifrån nationella och regionala kulturpolitiska mål och bolaget skall tillsammans med ägarna och andra aktörer aktivt medverka till regionens tillväxt och utveckling. En del formuleringar i ägardirektiven har i tidigare granskningsrapporter beskrivits som otydliga och en översyn av ägardirektiven har efterfrågats. Förändrade ägardirektiv för Skånes Dansteater AB antogs av årsstämman den 30 juni Förändringarna innebar en anpassning till Region Skånes bolagspolicy varvid punkten 5 Revision och punkten 6.2 sista meningen i ägardirektiven från 2005 upphävdes. Vid denna årsstämma antogs också Region Skånes bolagspolicy som ägardirektiv för bolaget. Vid intervjuerna framkom att Skånes Dansteater AB får såväl finansiering som styrimpulser från två olika intressenter inom Region Skåne, regionstyrelsen och kulturnämnden. Med 18

19 kulturnämnden har Skånes Dansteater AB också en separat s.k. uppdragsöverenskommelse, som anger villkor för finansieringen från kulturnämnden. Kontakterna mellan Skånes Dansteater AB och Region Skåne sker enligt uppgift kontinuerligt med såväl företrädare för kulturnämnden som med företrädare för regionstyrelsen. Möten med företrädare för regionstyrelsen hålls regelbundet även då verksamheten löper som planerat Slutsats och bedömning Föremålet för bolagets verksamhet som regleras av 3 kap. 1 ABL är skiljt från ändamålet med bolagets verksamhet. Föremålet anger vad bolaget ska ägna sig åt medan ändamålet anger syftet med bolagets verksamhet. Enligt vår bedömning anges inte de kommunalrättsliga principerna tillräckligt tydligt i bolagsordning eller ägardirektiv. Region Skåne bör enligt vår uppfattning överväga att till bolagsordningen tillföra en ändamålsparagraf som utifrån de kommunalrättsliga principerna anger ändamålet med verksamheten. Formuleringen driva därmed förenlig verksamhet bör enligt vår uppfattning undvikas i bolagsordning och ägardirektiv. Se vidare bilaga 1. Regionstyrelsens styrning av Skånes Dansteater AB sker kontinuerligt med i förväg planerade möten och bidrar därmed till en förbättrad dialog och kontinuitet i regionens styrning samt förenklar informationsinhämtning. Liksom för Malmö Opera och Musikteater AB konstaterades att det fanns en styrning från olika nämnder (med finansiering från stat och region). Vår bedömning är att strukturen är densamma som för Malmö Opera och Musikteater AB vilket kan innebära problem i framtiden. Det är därför lämpligt att regionen överväger om det är möjligt att samordna regionens och statens mål och ekonomiska ramar för verksamheten i ett gemensamt direktiv. 4.9 Skåne Care AB, redovisning och iakttagelser Skåne Care AB är ett helägt bolag under Region Skåne och ska enligt bolagsordningen bedriva vårdexportverksamhet och därmed förenlig verksamhet i enlighet med lagen (SFS 2001:151) om kommunal tjänsteexport och kommunalt internationellt bistånd. Bolaget ska även bedriva export av konsulttjänster och utbildningstjänster om dessa kan relateras till vårdområdet. Bolaget är förhållandevis nybildat. Bolagsordningen antogs på stämma den 1 oktober Bolaget har ännu inga ägardirektiv. Inte heller Region Skånes bolagspolicy är antagen vid bolagsstämman. Av styrelsens arbetsordning framgår att det åligger styrelsen att tillse att regionfullmäktige i Region Skåne bereds möjlighet att ta ställning innan beslut som är av principiell beskaffenhet eller annars större vikt fattas Slutsats och bedömning Lagen (SFS 2001:151) om kommunal tjänsteexport och kommunalt internationellt bistånd har sedan den 1 mars 2009 ersatts av lagen (SFS 2009:47) om vissa kommunala befogenheter. Eftersom den nya lagen är mer omfattande än den lag som hänvisas till i bolagsordningen kan en ny uppdaterad bolagsordning med fördel inbegripa en precisering av vilka paragrafer i den nya lagen som avses. Ägardirektiv och bolagspolicy bör antas vid bolagsstämma. I Region Skånes ombudsinstruktion anges att ombudet ska rösta för att fastställa Region Skånes bolagspolicy på bolagsstämman. Av protokollet från årsstämman framgår inte att så skett. 19

20 Att styrelsens vid fastställandet av dess arbetsordning klart uttalar ansvaret för att lyfta frågor av principiell beskaffenhet eller annars större vikt tydliggör enligt vår uppfattning ansvarsfördelningen mellan styrelse och VD Innovator Skåne AB, redovisning och iakttagelser Innovator Skåne AB är ett helägt bolag under Region Skåne och ska enligt bolagsordningen tillvarata och utveckla de idéer/innovationer som framkommer i Region Skånes reguljära verksamhet i syfte att förbättra och utveckla denna verksamhet. Bolaget ska även inom ramen för Region Skånes ansvar för regional utveckling och gällande kommunalrättsliga principer stödja bildandet av nya företag som en följd av de idéer/innovationer enligt ovan. Bolaget är förhållandevis nybildat. Bolagsordningen antogs på stämma den 23 januari 2008 och har sedan sommaren 2008 haft sitt nuvarande namn och styrelse. Bolaget har ännu inga ägardirektiv. Inte heller Region Skånes bolagspolicy är antagen vid bolagsstämman. Av styrelseprotokoll framgår att bolagets interna kontrollplan redovisats vid styrelsemöte, men planen synes dock inte ha beslutats av styrelsen. Av styrelsens arbetsordning framgår att det åligger styrelsen att tillse att regionfullmäktige i Region Skåne bereds ta ställning innan beslut som är av principiell beskaffenhet eller annars större vikt fattas Slutsats och bedömning Vi kan notera att de kommunalrättsliga principerna nämns under ändamålsparagrafen. Enligt vår uppfattning är dock inte detta tillräckligt, se vidare bilaga 1. Ägardirektiv och bolagspolicy bör antas vid bolagsstämma. I Region Skånes ombudsinstruktion anges att ombudet ska rösta för att fastställa Region Skånes bolagspolicy på bolagsstämman, av protokollet från årsstämman framgår att så inte varit fallet. Att styrelsens vid fastställandet av dess arbetsordning klart uttalar ansvaret för att lyfta frågor av principiell beskaffenhet eller annars större vikt tydliggör enligt vår uppfattning ansvarsfördelningen mellan styrelse och VD Generella iakttagelser och bedömningar Vid granskningen framkom att protokoll eller minnesanteckningar från genomförda möten med företrädare för bolagen inte kunde tillhandahållas från Region Skåne. Sådan dokumentation är ofta betydelsefull för uppföljning och vidare styrning varför vi menar att regionens företrädare inom ramen för det förändringsarbete som nu pågår avseende ägarstyrning bör ta fram rutiner för hur mötena ska dokumenteras. Vidare noterade vi att flertalet av företrädare för bolagen inte hade kontinuerliga, i förväg planerade möten med företrädare för regionen i syfte att löpande avrapportera/följa upp den ordinarie verksamheten. Möten planerades i stället in för att diskutera uppkomna problem eller andra situationer där behov av diskussioner/information förelåg. Enligt vår uppfattning kan styrningen av bolagen utvecklas och förbättras med kontinuerliga möten oberoende av eventuella problem. Slutligen kan regionstyrelsen behöva se över vilka styrdokument som ska omfatta bolagen. I granskningen har vi konstaterat att både internkontrollreglementet och upphandlingspolicyn inom regionen i praktiken omfattar även bolagen. I formell mening har emellertid bolagen enligt 20