Att beskriva och bedöma behov med nationellt fackspråk inom äldreomsorgen. Plan för utveckling och introduktion

Transkript

1 Att beskriva och bedöma behov med nationellt fackspråk inom äldreomsorgen Plan för utveckling och introduktion

2 Du får gärna citera Socialstyrelsens texter om du uppger källan, exempelvis i utbildningsmaterial till självkostnadspris, men du får inte använda texterna i kommersiella sammanhang. Socialstyrelsen har ensamrätt att bestämma hur detta verk får användas, enligt lagen (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk (upphovsrättslagen). Även bilder, fotografier och illustrationer är skyddade av upphovsrätten, och du måste ha upphovsmannens tillstånd för att använda dem. ISBN Artikelnr Publicerad februari

3 Förord Inom regeringens satsning för att samordna vård och omsorg om de mest sjuka äldre fick Socialstyrelsen i juni 2011 i uppdrag att förbereda stöd till införande av systematiskt arbetssätt och strukturerad dokumentation med nationellt fackspråk inom äldreomsorgen. Denna rapport till regeringen beskriver läget i det aktuella utvecklingsarbetet och ger underlag till beslut om fortsatt arbete. Rapporten har utarbetats av Ann-Kristin Granberg, Ann-Christin Sultan och Ann-Helene Almborg, Socialstyrelsen Lars-Erik Holm Generaldirektör 3

4 4

5 Innehåll Förord 3 Sammanfattning 7 Bakgrund 8 Uppdraget 8 Gemensam informationsstruktur 8 Att beskriva behov och insatser 11 Klassifikation av funktionshinder och funktionstillstånd 12 Nationell modell för äldreomsorg 13 Behovsorienterat synsätt 14 Modellen stödjer en evidensbaserad praktik 14 Tidigare utvecklingsarbete av modellen 15 Pågående försöksverksamhet 16 Avgränsning av modellen 18 Att införa nytt arbetssätt 19 Implementeringsprocessen 19 Samordning och utvecklingsarbete 22 Mottagare 22 Aktiviteter för att stödja införandet 23 Kompetensutveckling och utbildning 23 Samverkan med andra 24 Fortsatt utvecklingsarbete 24 Planering 25 Uppskattade kostnader 25 Referenser 27 5

6 6

7 Sammanfattning Sedan 2008 har Socialstyrelsen haft regeringens uppdrag att utveckla en modell för att beskriva behov och insatser inom äldreomsorgen. Resultatet är en modell som stöder ett systematiskt arbetssätt och strukturerad dokumentation med nationellt fackspråk. Modellen utgår från ett behovsorienterat arbetssätt. Modellen prövas för närvarande i tre kommuner. Resultatet från försöksverksamheten kommer bland annat att ge svar på hur de olika stegen i det systematiska arbetssättet fungerar i praktisk tillämpning och med lokala itsystem. Resultatet kommer även att ge underlag till färdigställande av den version av modell som landsomfattande introduceras 2013 och för utveckling av olika stöd till införande och användning av modellen. En avgränsad del av modellen kommer att introduceras som ett första led innan gemensam informationsstruktur för socialtjänsten är färdigutvecklad. Introduktionen kommer att omfatta ett behovsorienterat och systematiskt arbetssätt för att beskriva och bedöma behov med nationellt fackspråk. Den utgör också underlag till utförarnas planering av genomförandet av insatser till den enskilde. Utveckling av stöd till införande av gemensam informationsstruktur kommer att ske inom Socialstyrelsens uppdrag om nationellt samordningsansvar för en ändamålsenlig och strukturerad dokumentation i hälso- och sjukvården och socialtjänsten. När den gemensamma informationsstrukturen är färdigutvecklad skapas förutsättningar för kommuner, privata och idéburna utförare att utveckla it-system i linje med regeringens strategi för nationell e-hälsa. Målsättning för år 2012 är att: test och utvärdering av modellen i försökskommuner är utförd stöd till implementering är utarbetat och testat handlednings- och utbildningsmaterialet är utarbetat och testat nödvändiga informationsinsatser är genomförda nationella handledare för utbildning av lokala processledare är rekryterade Målsättning för år är att: genomföra utbildning av lokala processledare i kommunerna det finns regionala nätverk för stöd till lokala processledare det finns plan för utbildningsstöd efter 2014 modellen är kompletterad med insatser det finns plan för insamling av uppgifter om behov utvecklingsarbetet av gemensam informationsstruktur inom socialtjänsten kompletterar modellen med beskrivning av hela processen och all dokumentation inom äldreomsorgen 7

8 Bakgrund Socialstyrelsen har genomfört ett utvecklingsarbete inom projektet Att beskriva behov och insatser med nationellt fackspråk. Arbetet påbörjades 2008 och har skett inom ramen för två olika regeringsuppdrag. Det första uppdraget Öppna jämförelser för vård och omsorg om äldre handlar om att påskynda utvecklingen mot en bättre uppföljning och öppna jämförelser av vården och omsorgen om äldre personer. Det andra uppdraget hör till nationell strategi för e-hälsa och omfattar två delar: Nationell informationsstruktur ( ) och Nationellt fackspråk för vård och omsorg ( ). Uppdragen har inneburit en utveckling av nationellt fackspråk så att den information som dokumenteras om den enskildes behov och insatser inom äldreomsorgen beskrivs med entydiga, enhetliga och jämförbara begrepp, termer och klassifikationer. Utvecklingsarbetet omfattar utredning och dokumentation av dels behovet av stöd, dels beslut och planering av insatser till äldre personer enligt socialtjänstlagen (2001:453), SoL. Grunderna har varit gällande lagstiftning, nationell reglering inom området samt nationell informationsstruktur och nationellt fackspråk inom vård och omsorg. Målet har varit att utveckla en modell för systematiskt arbetssätt och strukturerad individbaserad dokumentation med nationellt fackspråk av äldres behov och insatser [1]. Den nationella modellen är tänkt att stödja huvudmännens möjligheter att utveckla ändamålsenlig dokumentation och uppföljning på både individ- och gruppnivå. Modellen ska ge stöd och kunna användas av biståndshandläggare för utredning och uppföljning och för utförarna som underlag för planering av insatser. Modellen kan användas både vid omfattande behov av stöd och hjälp som vid mindre omfattande behov. Uppdraget För att få till stånd ett systematiskt arbetssätt och strukturerad dokumentation med nationellt fackspråk inom äldreomsorgen har regeringen gett Socialstyrelsen ett nytt uppdrag. Socialstyrelsen ska ta fram en plan för att förbereda införande och utveckling av stöd till implementering av modellen för äldreomsorgen. Uppdraget hör ihop med och är beroende av Socialstyrelsens övergripande arbete med förvaltning, utveckling och nationell samordning av gemensam informationsstruktur inom regeringens strategi för nationell e-hälsa. Uppdraget hör också ihop med att påskynda utvecklingen av bättre uppföljning och öppna jämförelser av vården och omsorgen om äldre personer. Gemensam informationsstruktur Socialstyrelsen har i slutrapporterna för projekten Nationell informationsstruktur och Nationellt fackspråk för vård och omsorg [2, 3] beskrivit två av 8

9 den gemensamma informationsstrukturens grundförutsättningar. Det nationella fackspråket ger förutsättningar för ett entydigt och enhetligt innehåll till vård- och omsorgsdokumentationen. Den nationella informationsstrukturen innehåller generiska modeller och beskrivningar (process-, flödes-, begrepps- och informationsmodeller) av kärnprocessen i vård och omsorg och den typ av information som behövs i processen både för omhändertagandet av en individ och för uppföljning och kunskapsstyrning. Parallellt med detta arbete har Center för ehälsa i samverkan (CeHis) utvecklat metoder under samlingsnamnet tillämpad informationsstruktur inom hälso- och sjukvården. Den tillämpade informationsstrukturen beskriver informationsbehovet för en viss verksamhet med hjälp av det nationella fackspråket, så att det går att tillämpa i it-lösningar via ett regelverk för tillämpad informationsstruktur. Tillsammans utgör nationell informationsstruktur, nationellt fackspråk och tillämpad informationsstruktur insatsområdet gemensam informationsstruktur i regeringens strategi för nationell e-hälsa. Detta insatsområde ska bidra till utveckling av en ändamålsenlig och strukturerad dokumentation inom hälso- och sjukvård och socialtjänst. Inom Socialstyrelsens uppdrag Utveckling av gemensam informationsstruktur inom socialtjänsten och Ändamålsenlig och strukturerad dokumentation underlag för nationell samordning och finansiering har Socialstyrelsen tagit fram en plan för den fortsatta utvecklingen av gemensam informationsstruktur inom socialtjänsten. I uppdraget har ett underlag som beskriver kärnprocessen inom socialtjänstens olika verksamhetsområden på en övergripande nivå tagits fram. Underlaget ska bidra till att förvalta och vidareutveckla den nationella informationsstrukturen. I uppdraget ingick även planering av hur arbetet med att säkerställa att det nationella fackspråket motsvarar behov av begrepp, termer, klassifikationer och kodverk inom socialtjänstens olika verksamhetsområden ska bedrivas. Utveckling av en tillämpad informationsstruktur för socialtjänsten ingår i den fortsatta planeringen inom uppdraget för gemensam informationsstruktur. Rapporten innehåller även en preliminär plan för att ge stöd till kommunerna att införa den gemensamma informationsstrukturen. Socialstyrelsens mål för utveckling och stöd till användning av gemensam informationsstruktur inom socialtjänsten under perioden är följande: en övergripande tillämpad informationsstruktur för hela socialtjänsten har tagits fram preciserade verksamhetsmodeller med informationsmallar inom socialtjänstens sju avgränsade områden samt för den kommunala hälso- och sjukvården är färdigställda. Införande och utbildning har påbörjats det nationella fackspråket täcker socialtjänstens behov av begrepp, termer och klassifikationer det finns riktlinjer och anvisningar om hur gemensam informationsstruktur kan införas och användas inom socialtjänsten berörda inom socialtjänsten har tillgång till riktlinjer, metodbeskrivningar, vägledningar, verktyg, mallar och utbildningsmaterial som stöd för införande av gemensam informationsstruktur 9

10 socialtjänsten har tillräcklig kunskap om den gemensamma informationsstrukturen för att kunna ställa rätt krav vid upphandling av it-system öppna jämförelser, officiell statistik och andra kunskapsunderlag har kompletterats med beskrivningar utifrån den gemensamma informationsstrukturen för den information som utgör underlag för uppföljning Under 2011 har arbetet påbörjats med att ta fram preciserade verksamhetsmodeller inom äldreomsorgen. Dessa modeller behöver vidareutvecklas tillsammans med bland annat verksamhetsföreträdare och sakkunniga inom socialtjänst, juridik och statistik under Vidareutvecklingen av dessa modeller och det nationella fackspråket kommer att ske enligt planen för utveckling av gemensam informationsstruktur inom socialtjänsten [4]. 10

11 Att beskriva behov och insatser Rätten till individuellt stöd finns i 4 kap. 1 SoL och uttrycks på följande sätt: Den som inte själv kan tillgodose sina behov eller kan få dem tillgodosedda på annat sätt har rätt till bistånd från socialnämnden för sin försörjning (försörjningsstöd) och för sin livsföring i övrigt. Den enskilde skall genom biståndet tillförsäkras en skälig levnadsnivå. Biståndet ska utformas så att det stärker hans eller hennes möjligheter att leva ett självständigt liv. Det är med utgångspunkt från denna bestämmelse som det ska ske en utredning som omfattar individuell bedömning av den sökandes behov av stöd och hjälp i sin livsföring. Det saknas idag nationellt överenskomna begrepp och termer för vad som anses ingå i livsföring i övrigt, vilket innebär att det också saknas begrepp och termer för att beskriva behov av stöd och hjälp i livsföringen. För att få till stånd ett gemensamt språk som beskriver behov och insatser inom äldreomsorgen har Internationell klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa, ICF [5] prövats i det utvecklingsarbete som Socialstyrelsen bedrivit under Resultatet är en modell som stödjer ett systematiskt arbetssätt och en strukturerad dokumentation med nationellt fackspråk för att beskriva behov och insatser inom äldreomsorgen och som utgår från ett behovsorienterat arbetssätt. Modellen är en del i arbetet med att skapa förutsättningar för: rättsäkerhet, likvärdig hantering av ansökan, utredning, planering och uppföljning i hela landet att beskriva vilka behov som ingår i ansökan och vilka behov som bedömts ska tillgodoses med stöd och hjälp transparens, ökad tydlighet och bättre möjlighet till insyn i handläggningsprocessen för den enskilde organisering och resursplanering utifrån individernas behov utveckling av säker informationsöverföring, minskad dubbeldokumentation och bättre underlag för planering av genomförandet och rapportering av vad som är utfört uppföljning av resultat, mål och upplevelse av kvalitet på individnivå verksamhetsuppföljning som är jämförbar på lokal och nationell nivå utveckling av ändamålsenlig dokumentation i enlighet med nationell strategi för e-hälsa utveckling av den nationella statistiken utveckling av en evidensbaserad praktik 11

12 Klassifikation av funktionshinder och funktionstillstånd Internationell klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa (ICF) tillhandahåller ett gemensamt språk och ett kodsystem för beskrivningar av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa, utan koppling till specifika sjukdomstillstånd [5]. Klassifikationen är professionsneutral och kan användas av såväl personal inom hälso- och sjukvården som i socialtjänsten. Syftet med ICF är att: vara ett gemensamt språk för att beskriva hälsa 1 och hälsorelaterade tillstånd tillhandahålla jämförelser av data mellan länder, mellan olika delar av verksamheter samt över tid ge en vetenskaplig grund för att förstå och studera hälsa och hälsorelaterade tillstånd, deras konsekvenser och bestämningsfaktorer skapa ett systematiskt kodschema för hälsoinformationssystem ICF utgår från individens perspektiv och skapar förutsättningar för en helhetsbeskrivning av individens livssituation. Figur 1. ICF-modellen med de olika komponenterna och interaktionen mellan dessa [5] Hälsotillstånd (störning/sjukdom) Kroppsfunktion & anatomisk struktur Aktiviteter Delaktighet Omgivningsfaktorer Personliga faktorer Klassifikationen bygger på en biopsykosocial modell (figur 1) som förutsätter interaktion mellan fyra olika komponenter: kroppsfunktioner och kroppsstrukturer, aktiviteter, delaktighet, omgivningsfaktorer och personliga faktorer. Det finns åtta olika kapitel inom kroppsfunktioner respektive 1 Tillstånd av fysiskt, psykiskt och socialt välbefinnande, och inte endast frånvaro av sjukdom eller skada. Socialstyrelsens termbank 12

13 kroppsstrukturer. Dessa beskriver de anatomiska strukturerna respektive de psykiska och fysiologiska funktionerna. Inom aktivitet och delaktighet finns det nio kapitel och inom omgivningsfaktorer fem kapitel [5]. Nationell modell för äldreomsorg Modellen (figur 2) har Socialstyrelsen utvecklat utifrån två regeringsuppdrag [1]. Den version som föreligger i december 2011 är utvecklad för att stödja ett systematiskt arbetssätt med ett behovsorienterat synsätt. Den stödjer också en ändamålsenlig och strukturerad dokumentation om den enskildes behov och insatser, där informationen är beskriven med enhetliga, entydiga och jämförbara begrepp, termer och klassifikationer. Utöver den strukturerade dokumentationen ska det även finnas möjlighet att dokumentera i fritext. Modellen omfattar delar av handläggningsprocessen, genomförandeprocessen och uppföljningen och är avsedd att användas av både biståndshandläggare och utförare. Modellen och den översiktliga beskrivningen i figur 1 omfattar inte alla delar och krav som ställs i lagar, förordningar och föreskrifter på handläggning och dokumentation inom socialtjänsten [6]. Det innebär att det behövs fler aktiviteter och informationsmängder för att täcka hela behovet av dokumentation i socialtjänstprocessen, utöver det som ingår i modellen för närvarande. Modellen kommer att kompletteras efter hand som utvecklingsarbetet av gemensam informationsstruktur fortskrider [4]. Figur 2. Modellen och de olika delarna i det systematiska arbetssättet. 13

14 Behovsorienterat synsätt Rapporter från såväl tillsyn [7] som forskning [8] visar att utredningar ofta saknar en tydlig beskrivning och bedömning av vilka behov den äldre personen har. Däremot finns omfattande beskrivning av sjukdomshistoria, brister i bostaden och närmiljön. Hur dessa faktorer påverkar den äldre personens eget genomförande av olika handlingar och aktiviteter i den dagliga livsföringen beskrivs sällan och bedömningen inriktas i stället på en sammankoppling med det lokala utbudet av insatser. Det innebär att behov uttrycks i termer av insatser och tjänster, t.ex. den sökande har behov av matdistribution på grund av en stroke. Detta arbetssätt ställer inga krav på vare sig biståndshandläggaren eller den sökande, det är enkelt och konkret och innebär att det egentliga behovet inte utreds utan leder direkt till beslut om de insatser som redan finns tillgängliga i det kommunala utbudet. Arbetssättet kännetecknar en utbudsstyrd organisation [9]. För att verkligen utreda behov måste man förstå vad som är problemet för den sökande just nu och hur mycket det begränsar den dagliga livsföringen. Det kräver en bredare beskrivning av den enskildes situation och svårigheter för att bedöma vilka begränsningarna är och deras omfattning. I stället för att sammankoppla direkt med utbudet, t.ex. matdistribution i det tidigare exemplet, behöver biståndshandläggaren gå igenom den äldre personens eget genomförande av olika aktiviteter, t.ex. att planera för matlagning eller inköp, handla, hantera pengar, ta sig till och från affär, lyfta och bära, tillaga mat, duka fram och plocka undan, diska eller att äta. En sådan utredning leder till flera olika handlingsalternativ men också till att otillfredsställda behov blir synliggjorda. Detta arbetssätt kännetecknar en behovsstyrd organisation. Det kan te sig enkelt att bedöma behov, men forskningen visar att behovsbedömning till skillnad från insatsbedömning ställer större krav på biståndshandläggaren och ökar kravet på en professionell kunskap. För att även fånga och tillgodose behov av trygghet, gemenskap och meningsfullhet som är några av de bakomliggande värden som finns i målen för socialtjänstens insatser till äldre personer ställs det ännu större krav på biståndshandläggarens kompetens och professionalitet [8-10]. Det är tydligt att det behövs stöd både för att stärka ett behovsorienterat synsätt och för att åstadkomma en ändamålsenlig dokumentation hos biståndshandläggaren. Modellen stödjer en evidensbaserad praktik Ett systematiskt arbetssätt och strukturerad dokumentation utgör en av förutsättningarna för utveckling av evidensbaserad praktik inom socialtjänsten. I boken Evidensbaserad praktik i socialt arbete [11] beskrivs bl.a. att fungerande begrepp och termer är grundläggande professionella verktyg som behövs för socialarbetarens centrala arbetsuppgifter. Följande krav bör ställas på information om den enskilde och dennes situation: informationen ska vara relevant (valid), så till vida att den behövs för de professionellas utrednings- och bedömningsuppgift 14

15 informationen ska vara tillförlitlig (reliabel), dvs. innehålla så få felaktigheter som möjligt informationen om den enskildes problem och svårigheter (det som ska förbättras eller stödjas) ska ges en sådan karaktär att förändringar kan uppfattas och dokumenteras. Exempelvis kan den enskilde själv få bedöma om problemen minskat eller ökat efter insatsen En strävan är att öka tydligheten, relevansen och tillförlitligheten i bedömningen. Standardiserade bedömningsmetoder kan användas som komplement till annan informationsinhämtning och i dialog med de berörda. För att utveckla den professionella kunskapsbasen och kunskapen om hur arbetet fungerar behövs framförallt möjligheter att sammanställa information om flera användare. Informationen behöver ha en sådan karaktär att man kan uttala sig om problemets svårighetsgrad och därmed också eventuella förändringar i svårighetsgrad över tid [11]. Kunskap om hur det professionella arbetet i den egna verksamheten fungerar kan åstadkommas genom en systematisk lokal uppföljning av arbetet med målgruppen. Det förutsätter att informationen i form av enkla före- och eftermätningar sammanställs på gruppnivå. Dessa ger bland annat underlag för att bedöma verksamheternas kvalitet och för beslut om huruvida man behöver byta ut sina arbetsmetoder eller kanske upphandla insatser från annat håll. Även när det gäller insatserna behövs en mer enhetlig terminologi så att alla inblandade förstår informationen på ett likartat sätt, oavsett roll. Den information om föreslagna och beslutade insatser som förmedlas till den enskilde och som dokumenteras behöver ha en entydig innebörd. Det är främst professionens uppgift att komma överens om en terminologi för insatser med definitionsmässiga preciseringar av termernas innebörd. Efter beslut om vissa insatser vill socialnämnden att insatserna ska genomföras av utföraren på det sätt som avses. För att säkerställa att detta görs behövs bland annat dokumentation och uppföljning för varje enskild individ. Detta kan innebära att verksamheternas organisation och särskilt förfrågningsunderlag vid upphandling av äldreomsorg behöver ses över om man ska få fram nödvändig information om insatsernas resultat [11]. Tidigare utvecklingsarbete av modellen I utvecklingsarbetet under åren har två FoU-enheter och verksamhetsföreträdare från bland annat fyra kommuner deltagit utöver sakkunniga och projektledare från Socialstyrelsen. Två olika testomgångar har genomförts. Den första testomgången genomfördes i en kommun och den andra omgången i fyra kommuner. Socialstyrelsen har diskuterat modellen med brukar- och intresseorganisationer, representanter från kommuner, SKL, länsstyrelser, yrkesföreträdare och delar av Socialstyrelsens vetenskapliga råd. Utvecklingsarbetet har omfattat följande delar: granskning av dokumentation i ett antal socialtjänstakter för att kartlägga vilken information som används i handläggningsprocessen utveckling av första versionen av en modell, som omfattar handläggning, genomförande och uppföljning, samt test och utvärdering i en kommun 15

16 vidareutveckling av modellen, samt test och utvärdering av modellen i fyra kommuner remissomgång fortsatt vidareutveckling av modellen Modellen för att beskriva behov och insatser med nationellt fackspråk inom äldreomsorgen presenterades i december 2009 i Socialstyrelsens slutrapport till regeringen från Öppna jämförelser inom vården och omsorgen om äldre [12]. Utvecklingsarbetet har även presenterats i slutrapporten till regeringen från Nationellt fackspråk för vård och omsorg [3]. Pågående försöksverksamhet Socialstyrelsen har under 2011 fortsatt utvecklingsarbetet med den nationella modellen för att beskriva behov och insatser med nationellt fackspråk inom äldreomsorgen. En del i utvecklingsarbetet är att testa modellen i praktisk tillämpning i it-baserad miljö i både handläggnings- och genomförandeprocessen samt vid uppföljning i några kommuner. Försöksverksamhet har startat i tre kommuner. Testerna i försökskommunerna bygger på att man lokalt beslutat testa användning av modellen genom tillämpning i testmodul inom befintliga itsystem eller i samband med införandet av ett nytt it-system. Modellen kan också tillämpas genom användning av formulär. Strukturerad information förutsätter dock ett it-stöd för effektiv hantering. Utvärdering av försöksverksamheten kommer bland annat att ge underlag till färdigställande av nästa version av modellen vilket beräknas vara klart i slutet av Två kommuner har påbörjat testen av modellen i sina lokala it-system under En kommun testar den strukturerade dokumentationen inom handläggning och uppföljning i en testmodul parallellt med ordinarie dokumentation. Det fanns inte möjlighet att dokumentera genomförda insatser i det lokala it-systemet utan det görs på papper. Den andra kommunen har infört modellen i sitt ordinarie it-system när kommunen bytte och utvecklade ett nytt it-system. Den tredje kommunen håller på att planera testen som kommer att ske i en testmodul parallellt med ordinarie dokumentation under våren Försöket omfattar att med strukturerad dokumentation tydliggöra följande delar: Hantera ansökan inom vilka livsområden och aktiviteter som den sökande vill ha hjälp och stöd, = förtydligad frågeställning Inhämta fakta vilka psykiska eller fysiologiska funktioner som påverkar den sökandes behov av stöd och hjälp inom de livsområden och aktiviteter som ingår i ansökan, = relaterade faktorer 16

17 vilka omgivningsfaktorer som påverkar den sökandes behov av stöd och hjälp inom de livsområden och aktiviteter som ingår i ansökan, = relaterade faktorer Bedöma behov biståndshandläggarens bedömning av den sökandes förmåga att genomföra aktiviteterna, = aktuellt tillstånd vilken förmåga som kan vara önskad eller möjlig att bevara eller uppnå inom en tid, = avsett tillstånd, dvs. målet vilka bedömda begränsningar som ska tillgodoses med insatser för att uppnå skälig levnadsnivå, = bedöma behov vilket eller vilka övergripande mål som gäller för beslutade insatser Besluta om insatser beslutade insatser enligt de förslag på insatser som finns i modellen Försöket omfattar även att: Planera modellens förslag på insatser används i planeringen av genomförandet uppgifter om aktuellt och avsett hälsotillstånd för de livsområden och aktiviteter som omfattas av beslut om stöd och hjälp överförs till utföraren när samtycke för det finns med den enskilde utföraren utgår från de ovan överförda uppgifterna i planeringen av genomförandet Genomföra strukturerat dokumentera när insatser inte har utförts enligt planering Följa upp resultat biståndshandläggaren bedömer efter en tid på nytt den enskildes förmåga att genomföra aktiviteterna, = nytt aktuellt tillstånd vid uppföljning jämföra nytt aktuellt tillstånd mot det tidigare avsedda tillståndet, = målet och strukturerat dokumentera måluppfyllelsen Erfarenheterna från försöksverksamheten kommer bland annat att ge svar på hur de olika stegen i det systematiska arbetssättet fungerar i praktisk tilllämpning med eller utan it-stöd, utifrån de faktiska förutsättningarna i försökskommunerna. Men också bidra med underlag till utveckling av olika stödmaterial till införandet och användningen av den version av modellen som introduceras Försöksverksamheten bidrar även generellt till utvecklingen av en tillämpad informationsstruktur för socialtjänsten och framtagande av en statistisk klassifikation för insatser inom äldreomsorgen vilket är ett arbete som ingår i Socialstyrelsens plan för gemensam informationsstruktur för socialtjänsten [4]. 17

18 Avgränsning av modellen Modellen för att beskriva behov och insatser med nationellt fackspråk inom äldreomsorgen kommer Socialstyrelsen inledningsvis att introducera i en avgränsad version (figur 3). Innan den del som rör beslutade och utförda insatser kan introduceras i sin helhet behöver Socialstyrelsen utveckla en nationell klassifikation för sociala insatser. Avgränsningen för den modell som introduceras kommer därför att omfatta att beskriva och bedöma behov med nationellt fackspråk. Den avgränsade modellen omfattar: hantera ansökan, inhämta fakta, bedöma behov samt följa upp resultat. Den stödjer en enhetlig begreppsanvändning för beskrivning av äldres behov och ger möjlighet till att sammanställa uppgifter om behov på lokal och nationell nivå. Introduktion av den avgränsade modellen bidrar till utveckling av systematiskt och behovsorienterat arbetssätt inom äldreomsorgen. Uppgifter om individens behov ger underlag till utförarens planering av stödet till den enskilde. Sammanställda uppgifter om individers behov utgör grund för organisering och resursplanering inom äldreomsorgen. Figur 3. Avgränsad modell för att beskriva och bedöma behov med nationellt fackspråk inom äldreomsorgen Hantera ansökan Ursprunglig frågeställning Förtydligad frågeställning Inhämta fakta Den enskildes uppfattning Uppfattat hälsotillstånd av: andra handläggaren Relaterade faktorer Bedöma behov Bedömt hälsotillstånd Avsett hälsotillstånd mål Bedömt behov Förslag på insatser Övergripande mål med insatser Följa upp resultat Resultat bedömt hälsotillstånd Måluppfyllelse Den enskildes uppfattning Socialstyrelsen kommer att utveckla en klassifikation för socialtjänstens insatser och ytterligare kodverk innan de kan introduceras. Modellen kommer då att kompletteras med dessa. När utvecklingen av gemensam informationsstruktur omfattar en tillämpad informationsstruktur för äldreomsorgen skapas lika förutsättningar för kommuner, privata och idéburna utförare att utveckla sina it-system i linje med regeringens strategi för nationell e-hälsa. Kommuner, privata och idéburna utförare behöver känna till dessa förutsättningar inför ett eventuellt införande av modellen i lokala it-system. 18

19 Att införa nytt arbetssätt Det finns ingen allmänt accepterad och enhetlig definition av begreppet implementering. Vanligen används ord som genomföra, förverkliga och verkställa. I den här rapporten utgår vi från följande definition: Implementering avser de procedurer som används för att införa nya metoder i en ordinarie verksamhet och som säkerställer att arbetsmetoderna används som avsetts och med varaktighet. I boken Att förändra socialt arbete [13] presenteras vad som ökar möjligheterna till framgångsrikt införande av nya metoder i detta fall nytt arbetssätt. Detta kapitel bygger i huvudsak på vad som generellt gäller för att lyckas med ett förändringsarbete. Det finns olika sätt att se på förändringsarbete. Det synsätt som vanligtvis förknippas med implementering av evidensbaserade insatser och som är utgångspunkt här, är att kunskapsspridning sker planerat, formellt, centraliserat och styrt av ledningen. Socialstyrelsen kommer i utvecklingen av olika stöd för implementering att utgå från nedanstående process. Implementeringsprocessen kan beskrivas i sex steg som inte har fasta gränser utan kan i vissa situationer överlappa varandra [13]. Det är alltså inte fråga om en linjär process. De sex stegen är: 1. Undersöka behov av förutsättningar för förändring. 2. Förankra behov av förändring. 3. Välja arbetssätt och planera genomförandet. 4. Utbilda i det nya arbetssättet 5. Stödja när arbetssättet börjar användas. 6. Varaktigt vidmakthållande av det nya arbetssättet. Implementeringsprocessen Steg 1. Det behövs ett behov När forskningen har analyserat framgångsfaktorer för hållbar implementering har det visat sig att lokala behov är en viktig faktor [14]. Lokala behov kan vara att det finns en insikt om att befintligt arbetssätt är otillräckligt och det finns en vision om att arbetet går att göra bättre. Det första viktiga steget i implementeringsprocessen är därför att undersöka om det finns något behov av förändring. Steg 2. Förankra behov av förändring Steg två handlar om att medvetandegöra organisationen om att den ordinarie verksamheten behöver förändras. Implementeringsarbetet bör ledas av en speciellt utsedd person. Implementeringsprocessen tar lång tid varför introduceringen behöver ske långsiktigt. Information om förändringsbehoven är 19

20 viktigt, sociala marknadsföringsmetoder är användbara inom socialtjänsten [13]. Steg 3. Välj arbetssätt och planera genomförandet Identifiera arbetssättet, fatta beslut om att införa det och mobilisera organisatoriskt stöd. Arbetssättet i detta fall är den avgränsade modellen för behovsorienterat och systematiskt arbetssätt med strukturerad dokumentation för att beskriva och bedöma behov av stöd inom äldreomsorgen. Den viktigaste delen av steg tre blir således att fatta beslut i kommunerna om införandet av den avgränsade modellen och att mobilisera organisatoriskt stöd. Särskilt viktigt är ett aktivt och funktionellt ledarskap. Lokala utbildare har visats sig betydelsefulla för ett lyckat resultat. Studier har visat att arbetsplatser som låg nära utbildarnas arbetsplatser fick mer personligt stöd och feedback, vilket förbättrade resultatet. Det talar för att implementeringen bör ledas av en lokal organisation snarare än en nationell [13]. Specialiserade utbildare är en ytterligare faktor som tycks vara av betydelse. Steg 4. Utbildning i det nya arbetssättet När beslutet om att implementera ett nytt arbetssätt är fattat kan utbildningen av personalen starta. För verksamhet upphandlad enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling och verksamhet som bedrivs utifrån lag (2008:962) om valfrihetssystem gäller att avtalen med utförarna ger utrymme för förändringen. I varje metod finns det inslag som utgör essensen i metoden. Hur utbildningen ska se ut bestäms av kärnkomponenterna, urvalet av professionella och utbildning. Det kallas kärnkomponenter eftersom metoden inte skulle fungera utan dem. Det finns belägg för att ju tydligare en metods kärnkomponenter är definierade, desto lättare är det att implementera metoden med framgång [13]. Urval av professionella kommer här i första hand att handla om de lokala processledarna i kommunerna. Verksamheterna lokalt behöver identifiera vilka dessa personer är. I övrigt behöver olika grupper i verksamheterna olika nivåer på kunskapen. I nationell strategi för e-hälsa har man beskrivit Blooms reviderade taxonomi som har fokus på det kognitiva lärandet. När den tillämpade informationsstrukturen inom äldreomsorgen är utvecklad och ska införas kan ytterligare inlärningsbehov behöva beaktas. Steg 5. Stöd när arbetssättet börjar användas När ett nytt arbetssätt börjar användas kan medarbetarna uppleva att det nya arbetssättet är mer arbetskrävande, vilket vanligtvis också är fallet på kort sikt. I detta skede har arbetsledningen en avgörande betydelse för hur väl förändringsarbetet lyckas. Utöver arbetsledningens engagemang kan handledning och uppföljning av hur metoden tillämpas vara nödvändiga komplement i genomförandet. Den aktuella modellen stödjer ett behovsorienterat och systematiskt arbetssätt. Underlagen är utformade med tanke på att understödjas av it för effektiv hantering när den tillämpade informationsstrukturen är utvecklad. Oavsett om modellen används i it-systemet eller genom formulär behövs 20

21 dock ett engagemang av ledningen och initial handledning för att lyckas med införandet. Steg 6. Varaktigt vidmakthållande av arbetssättet När arbetssättet väl är implementerat så att alla använder det återstår det långsiktiga arbetet med att säkra att arbetssättet behålls. Implementering behöver betraktas som ett långsiktigt projekt och budskapet behöver vara en varaktig omstrukturering till ett nytt arbetssätt. Uppföljning av att arbetssättet används och hur det används behöver ske med jämna mellanrum. Socialstyrelsen har sedan tidigare erfarenhet av att stödja implementering av nya arbetssätt inom socialtjänsten. Det pågår inom myndigheten långsiktiga åtaganden om stöd till implementering av t.ex. ASI (Addiction Severity Index) och BBIC (Barns Behov i Centrum). Erfarenheter från genomförande av dessa uppdrag och projekt kommer att tillvaratas i arbetet med att ta fram stöd till implementering av den avgränsade modellen för systematiskt arbetssätt och strukturerad dokumentation av att beskriva behov. 21

22 Samordning och utvecklingsarbete Innehållet i den avgränsade modellen för att beskriva och bedöma behov med nationellt fackspråk inom äldreomsorgen bygger på användning av nationellt fackspråk som ingår i gemensam informationsstruktur. Planerade aktiviteter som vänder sig till samma mottagare behöver därför samordnas så långt det är möjligt. I Socialstyrelsens övergripande arbete med gemensam informationsstruktur inom vård och omsorg, som är en del av del av strategin för nationell e- hälsa, ingår även det övergripande ansvaret för att planera fortsatt utveckling och införande av gemensam informationsstruktur inom hela socialtjänstens område [15]. Följande planer finns för Socialstyrelsens övergripande arbete med gemensam informationsstruktur som är en del av del av strategin för nationell e-hälsa: plan för samordningsorgan plan för att underlätta införandet plan för utbildning plan för uppföljning av införandet plan för myndighetsinternt arbete plan för gemensam informationsstruktur för socialtjänsten Mottagare Inför introduktionen av den avgränsade modellen för att beskriva och bedöma behov med nationellt fackspråk inom äldreomsorgen är det viktigt att Socialstyrelsen når ut med information till: politiker och beslutsfattare inom kommunal äldreomsorg chefer för biståndshandläggare och kommunala utförare övriga utförare av äldreomsorg verksamhetsutvecklare regionala utvecklingsledare och plattformsledare Dessa grupper behöver känna till och förstå nyttan av ett systematiskt arbetssätt och strukturerad dokumentation med nationellt fackspråk. Det behövs även information och förståelse om strategin för nationell e-hälsa och Socialstyrelsens övergripande arbete med gemensam informationsstruktur. Socialstyrelsen har i det övergripande arbetet med gemensam informationsstruktur genomfört en förstudie där alla mottagare har identifierats [15] och tagit fram en plan för utbildning. För att äldreomsorgens mottagare ska kunna ta ställning och planera för införande av den avgränsade modellen för att beskriva behov är det av stor betydelse att de också tar del av de informations- och utbildningsinsatser som ingår i Socialstyrelsens övergripande 22

23 arbete inom gemensam informationsstruktur, som planeras starta under 2012 och Efter lokalt beslut om att implementera den avgränsade modellen kan kommunerna ta del av det nationella stöd som ska utvecklas för att stödja införande och implementering. Den utbildning som Socialstyrelsen planerar kommer att riktas till lokalt utsedda processledare. Aktiviteter för att stödja införandet För att införa den avgränsade modellen för att beskriva och bedöma behov med nationellt fackspråk inom äldreomsorgen i landet kommer Socialstyrelsen att: presentera och förankra modellen för att beskriva och bedöma behov inom äldreomsorg på konferenser och utbildningar i samarbete med Socialstyrelsens övergripande uppdrag om gemensam informationsstruktur ta fram informationsmaterial utarbeta material för stöd till implementering ta fram handlednings- och utbildningsmaterial och nationellt program för utbildning som stöd till kommuner, privata och idéburna utförare vid införandet av modellen rekrytera och utbilda nationella handledare testa utbildningsmaterial och utbildningsupplägg genomföra utbildning av lokala processledare inleda samarbete med SKL för regionala stödfunktioner och långsiktig utbildningsplanering Kompetensutveckling och utbildning Utbildningsmaterial som tas fram för att stödja införandet av den avgränsade modellen för att beskriva och bedöma behov med nationellt fackspråk inom äldreomsorgen behöver anpassas till mottagarna och till det sätt på vilket den lokala dokumentationen kommer att ske. I planeringen ingår inte stöd till utveckling av lokala it-system. Socialstyrelsen har identifierat och beskrivit de olika intressenternas kompetensbehov och tagit fram ett första förslag till utbildningsplan för den gemensamma informationsstrukturen [15]. Det samlade behovet av kunskap om nationell strategi för e-hälsa och gemensam informationsstruktur behöver säkerställas också för de lokala processledare som ska utbildas för att stödja den lokala implementeringen av modellen. Planeringen för utveckling av stöd till införande av den avgränsade modellen kommer därför att ske i samverkan med planeringen för utbildning i det övergripande uppdraget för gemensam informationsstruktur. En samordning av aktiviteterna behöver också göras så att nödvändiga kunskaper kommer i en ordning som stödjer kunskapsutveckling och största möjliga nytta. Olika former av stödmaterial för praktisk användning av den avgränsade modellen kommer att tas fram för berörda personalgrupper samt utbildningsprogram för lokala processledare. 23

24 Samverkan med andra Förutom att det finns betydande samverkansområden med andra uppdrag inom Socialstyrelsen kan vi se att det i arbetet behöver göras en planering av samverkan med SKL för att förbereda en regional samordning med utvecklingsledarna och de kunskapsplattformar som är under uppbyggnad. I andra arbeten där Socialstyrelsen har medverkat till stöd vid implementering har erfarenheter kring vikten av regionala nätverk uppmärksammats. De lokala processledarna ska kunna utbyta erfarenheter och utveckla sitt arbetssätt, för detta lämpar sig regionala nätverk bra. Fortsatt utvecklingsarbete För att täcka hela processen och all dokumentation som behövs för handläggning, genomförande och uppföljning inom äldreomsorgen kommer Socialstyrelsen att komplettera modellen. Detta kommer att ske genom utveckling av gemensam informationsstruktur och bland annat omfatta: utveckling och förvaltning av verksamhetsbeskrivning av handläggningsprocessen samt genomförande- och uppföljningsprocesserna för att ta fram en tillämpad informationsstruktur utveckling och förvaltning av nationellt fackspråk och de urval som är aktuella för äldreomsorgen utveckling och förvaltning av en nationell klassifikation av insatser inom äldreomsorgen och övrig socialtjänst utveckling och förvaltning av informationsmallar kopplade till nationellt fackspråk i enligt med valda standarder, under förutsättning att kommunerna fattar beslut om att använda samma standard som landstingen tester och utvärdering av underlag i den fortsatta utvecklingen av gemensam informationsstruktur Det behövs även utveckling av den nationella statistiken för att få ökad tillgång av data av god kvalitet för öppna jämförelser och nationell uppföljning av äldreomsorg. Vilket bland annat omfattar: fortsatt arbete med juridiska förutsättningar för nationell insamling av data och nämndernas uppgiftsskyldighet utveckling av uppgifter som ska samlas in som underlag för nationell statistik eller öppna jämförelser 24

25 Planering Nedan redovisas den plan som är specifik för Socialstyrelsens uppdrag om ett nationellt stöd till införandet av ett systematiskt arbetssätt med strukturerad dokumentation för att beskriva och bedöma behov med nationellt fackspråk inom äldreomsorgen. Målsättning för år 2012 är att vid årets utgång: test och utvärdering av modellen i försökskommuner är utförd stöd till implementering är utarbetat och testat handlednings- och utbildningsmaterialet är utarbetat och testat nödvändiga informationsinsatser är genomförda nationella handledare för utbildning av lokala processledare är rekryterade Målsättning för år är att: genomföra utbildning av lokala processledare det finns regionala nätverk för stöd till lokala processledare det finns plan för utbildningsstöd efter 2014 modellen är kompletterad med insatser det finns plan för insamling av uppgifter om behov utvecklingsarbetet av gemensam informationsstruktur inom socialtjänsten kompletterar modellen med beskrivning av hela processen och all dokumentation inom äldreomsorgen Uppskattade kostnader Under 2012 bedömer Socialstyrelsen att det behövs sex miljoner för att slutföra och utvärdera försöksverksamhet, färdigställa den avgränsade modellen, ta fram stödmaterial, genomföra informationssatsningar, planera utbildningsprogram samt testa material och utbildning. Under 2013 och 2014 bedömer Socialstyrelsen att det behövs tio miljoner per år för att genomföra de planerade utbildningsinsatserna för lokala processledare i alla kommuner. Varje kommun utbildar minst två processledare, större kommuner fler samt att en chef i ledande befattning från varje kommun deltar i det första utbildningstillfället. För kommunerna uppstår kostnader för att införa och använda modellen för att beskriva och bedöma behov med nationellt fackspråk inom äldreomsorgen. Det innebär en stor satsning att få till stånd ett nytt arbetssätt. Dels i form av tid för lärande men också i form av ett långsiktigt stöd för att behålla det nya arbetssättet. Till att börja med behöver biståndshandläggarna lära sig och tillämpa arbetssättet men det behöver förstås och allt mer tillämpas även av personal hos kommunala, privata och idéburna utförare för att äld- 25

26 reomsorgen sammantaget ska omfattas av ett behovsorienterat och systematiskt arbetssätt. För att stimulera detta omfattande förändringsarbetet borde det kunna utgå prestationsbaserade ersättning till kommuner som tidigt vill införa modellen. Samt att utveckling av regionalt stöd för tillämpning av modellen ingår i regeringens överrenskommelse med SKL. 26

27 Referenser 1. Att beskriva behov och insatser med nationellt fackspråk: Utveckling av en nationell modell för systematiskt arbetssätt och strukturerad dokumentation inom äldreomsorgen. Stockholm: Socialstyrelsen; Rapport. 2. Nationell Informationsstruktur - ett regeringsuppdrag inom Nationell ITstrategi för vård och omsorg. Stockholm: Socialstyrelsen; Rapport. 3. Nationellt fackspråk för vård och omsorg - Slutrapport. Stockholm: Socialstyrelsen; Rapport. 4. Utveckling av gemensam informationsstruktur inom socialtjänsten - plan för fortsatt arbete och samordning. Stockhom: Socialstyrelsen; Rapport. 5. Klassifikation för funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa (ICF). Stockholm: Socialstyrelsen; Handläggning och Dokumentation inom socialtjänsten: Individ- och familjeomsorg, äldreomsorg, handikappomsorg (SoL och LSS). Stockholm: Socialstyrelsen; Socialsstyrelsen. Tillsynsrapport Hälso- och sjukvård och socialtjänst. Stockholm; Rapport. 8. Lindelöf M, R. Att fördela bistånd. Om handläggningsprocessen inom äldreomsorgen. Umeå; Rapport. 9. Lindelöf M, R. Biståndshandläggning och handlingsutrymme. Från ansökan till beslut inom äldreomsorgen.: Studentlitteratur Rönnbäck, E. Att ta makten och ansvaret för sin utredning: FoU Västernorrland; Rapport. 11. Jergeby, U, editor. Evidensbaserad praktik i socialt arbete. Stockholm: Gotia; Öppna jämförelser av vård och omsorg om äldre Slutrapport från ett treårigt regeringsuppdrag. Stockholm: Socialstyrelsen; Rapport. 13. Roselius, M, Sundell, K editor. Att förändra socialt arbete: Forskare och praktiker om implementering. Stockholm: IMS, Socialstyrelsen; Gothia förlag; Guldbrandsson, K. Från nyhet till vardagsnytta: Om implementeringens mödosamma konst: Statens Folkhälsoinstitut Rapport. 15. Ändamålsenlig och strukturerad dokumentation - underlag för nationell samordning och finasiering. Stockholm: Socialstyrelsen; Rapport. 27