Förändrad handläggning av medborgarfö r- slag

Transkript

1 SÖDERMALMS STADSDELSFÖRVALTNING ADMINISTRATIVA AVDEL NINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1 (5) DNR Handläggare: Maud Beijner Telefon: Handläggare: Agneta Pernu Olofsson Telefon: Handläggare: Mats Christenson Telefon: Till Södermalms stadsdelsnämnd Förändrad handläggning av medborgarfö r- slag Svar på skrivelse från Anders Göransson m.fl. (S), Erik Malm m.fl. (MP) och Gunnar Ågren (V) Förvaltningens förslag till beslut 1. Stadsdelsnämnden godkänner förvaltningens redovisning. 2. Stadsdelsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att uppdatera gällande rutin för hantering av medborgarförslag. Anders Carstorp stadsdelsdirektör Ted Emanuelsson avdelningschef Sammanfattning Förvaltningen har mottagit en skrivelse från stadsdelsnämnden om förändrad handläggning av medborgarförslag. I skrivelsen föreslås att när förvaltningen lämnar sitt förslag till beslut till nämnden ska det tydligt framgå i själva ärendetexten vem som är den ursprungliga förslagsställaren samt att den som lämnar in förslaget ska beredas möjlighet att skriftligen kommentera förvaltningens förslag till beslut. Den kommentaren bör även ingå i ärendetexten. Eftersom ärenden publiceras på internet måste en prövning enligt personuppgiftslagen ske vilket innebär att uppgifter kan behöva tas bort. Syftet med publicering av personuppgifter måste väga tyngre än intresset att skydda den personliga integriteten. Vid publicering av medborgarförslag går det att utelämna personuppgifter utan att sammanhanget i texten går förlorad. Beredning av beslutsunderlag ska vara sakliga, objektiva och utgå från det allmännas intresse varför förvaltningen menar att det inte är lämpligt att ta med förslagsställarens synpunkter i svar på medborgarförslag. Förslagsställaren har möjlighet att lämna synpunkter direkt till nämnden. Förslaget innebär också en utökad administrativ process som medför förlängda svarstider. Medborgarplatsen 25 Telefon Fax maud.beijner@stockholm.se

2 SID 2 (5) Förvaltningen föreslår att nämnden ger förvaltningen i uppdrag att uppdatera rutinen för hantering av medborgarförslag för en tydligare arbetsgång. Ärendets beredning Ärendet har beretts av den administrativa avdelningen inom Södermalms stadsdelsförvaltning. Skrivelse Förvaltningen har mottagit en skrivelse från stadsdelsnämnden om förändrad handläggning av medborgarförslag. Skrivelsen tar upp två punkter där förändringar föreslås. När förvaltningen lämnar sitt förslag till beslut till nämnden ska det tydligt framgå i själva ärendetexten vem som är den ursprungliga förslagsställaren. Den som lämnar in förslaget ska beredas möjlighet att skriftligen kommentera förvaltningens förslag till beslut. Den kommentaren bör även ingå i ärendetexten. Bakgrund Publicering av personuppgifter Innan handlingar publiceras på internet måste först en bedömning göras om det finns bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) som motsätter detta. Finns inga sekretesshinder ska en bedömning göras, om det är förenligt med bestämmelserna i personuppgiftslagen (PuL) eller personuppgiftsförordningen (PuF). Innan ärenden, som bedöms strida mot PuL/PuF, läggs ut på internet tas alla personuppgifter bort. Detta gäller inte när ärendet/tjänsteutlåtandet hanteras i pappersformat. Skillnaden är den spridning och sökbarhet som internet ger upphov till. När det gäller kommunala handlingar är det främst personuppgiftsförordningen (PuF), 12, som blir tillämplig. Bestämmelserna innebär att personuppgifter som direkt pekar ut en registrerad i dessa dokument inte får publiceras på internet, med undantag för förtroendevalda i deras roll som förtroendevalda och tjänstemän i deras roll som tjänstemän. Förbudet gäller inte om det saknas skäl att anta att det finns risk för att den registrerades personliga integritet kränks genom publiceringen. Den information som läggs ut på internet får som huvudregel inte innehålla personuppgifter som direkt pekar ut den enskilde, till exempel namn, personnummer

3 SID 3 (5) eller samordningsnummer. Men det finns undantag från huvudregeln. Bortsett från person- eller samordningsnummer, som aldrig får göras tillgängliga på internet, får övriga personuppgifter, till exempel namn, publiceras under förutsättning att övriga uppgifter som rör den registrerade inte är känsliga (13 PuL) eller rör lagöverträdelser (21 PuL) och att det saknas skäl att anta att det finns risk för att den registrerades personliga integritet kränks genom överföringen. Personuppgifter får inte publiceras bara för att de ingår i en allmän handling och inte är sekretessbelagda. Det måste finnas ett berättigt ändamål, publicering får inte kränka den registrerades personliga integritet och myndighetens intresse av att publicera uppgifterna måste väga tyngre än den enskildes intresse att skydda sin personliga integritet. Även personuppgifter som enskilt betraktas som harmlösa kan vid en publicering på internet komma att anses som kränkande. Svårigheten med handlingar som medborgarförslag är att det aldrig går att veta om förslagsställaren i efterhand kan uppleva sig bli kränkt. Det går inte att bortse från att ett medborgarförslaget kan ge upphov till missnöje hos berörda/grannar och komma att bli menligt för förslagsställaren. En kommunal nämnd som är förvaltningsmyndighet är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som nämnden har att utföra. Till sin hjälp har nämnden utsett ett personuppgiftsombud som självständigt ska se till att personuppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt. Förordnande och entledigande av personuppgiftsombud ska anmälas till Datainspektionen. Möjlighet att skriftligen kommentera förvaltningens förslag till beslut Nämndens rutiner för medborgarförslag Den 20 september 2007 fattade nämnden beslut om rutiner för hantering av medborgarförslag. I rutinen anges vad som ska göras med ett inkommet medborgarförslag och i vilken ordning. Bland annat anges att om nämnden beslutar att medborgarförslag ska beredas så underrättar förvaltningen förslagsställaren om när förslaget kommer att behandlas av nämnden. Utöver vad som står i rutinen får förslagsställaren ta del av det färdigskrivna svaret på medborgarförslaget som kommer att föreläggas nämnden. Detta ger förslagsställaren möjlighet att kommentera förslaget direkt till nämnden via e-post, telefonkontakt eller vid sammanträdet. Efter beslut underrättar registrator förslagsställaren om nämndens beslut. Om förvaltningen behöver få ett förtydligande av förslaget för att kunna bereda ärendet tar förvaltningen kontakt med förslagsställaren. Beredning av ärende

4 SID 4 (5) Ett tjänsteutlåtande är en skrivning från förvaltningens tjänstemän som utgör ett underlag för politiska beslut. Det ska innehålla förvaltningens stadsdelsdirektörens förslag till beslut i ärendet. Detta förslag bygger på tjänstemannens faktakunskaper och bedömningar. Förvaltningen beredning av beslutsunderlag ska vara sakliga, opartiska, relevanta och begripliga. Det innebär att förvaltningen redogör för sakförhållanden objektivt och presenterar tänkbara lösningar och förslag. Det är viktigt utifrån en objektivitetsprincip att det finns en tydlig åtskillnad mellan förslagsställarens förslag, förvaltningens utredningsarbete och nämndens beslut. I ärenden som motioner, remisser, skrivelser, inspektionsrapporter m.m. gör förvaltningen en egen opartisk utredning utan kommunicering med motionärer m.fl. inför nämndens beslut. I förvaltningslagen 17 finns bestämmelser om kommunicering av ärendet som avser myndighetsutövning mot enskild person. Något motsvarande skyldighet finns inte vad gäller allmänna ärenden som medborgarförslag. Förvaltningens synpunkter och förslag Publicering av personuppgifter Handlingar kan läggas ut på internet under förutsättning att varken sekretesskyddade uppgifter eller uppgifter som strider mot PuL/PuF framgår av handlingarna. Det finns inte någon skyldighet att lägga ut handlingar på internet. Däremot finns det begränsningar i PuL/PuF:s bestämmelser, som måste iakttas. Innan ärenden kan läggas ut måste både en sekretessprövning och en personuppgiftsprövning göras vilket innebär att uppgifter kan behöva tas bort. När ärenden skickas ut i pappersformat tas inte personuppgifterna bort. Skillnaden är den spridning som handlingar på internet får. När personuppgifter en gång har publicerats på internet är det svårt att få bort dem. PuL/PuF menar också att ändamålet med publicering av personuppgifter måste vara berättigat och myndighetens intresse måste väga tyngre än intresset att skydda den personliga integriteten. Vid publicering av medborgarförslag går det att utelämna personuppgifter utan att sammanhanget i texten går förlorad. En annan sak är att såväl protokoll som bilagor och andra handlingar kan komma att lämnas ut till enskilda personer i enlighet med bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen om allmänna handlingars offentlighet. Här finns en skyldighet att lämna ut handlingar. Innan utlämnandet görs alltid en sekretessprövning. Förvaltningen föreslår utifrån beskrivningen i ärendet att nuvarande rutin kvarstår.

5 SID 5 (5) Medborgarförslag Beredning av beslutsunderlag ska vara sakliga, opartiska, relevanta och begripliga. I ärendet redogörs för sakförhållanden objektivt och presenteras tänkbara lösningar och förslag. För att nå en objektiv bedömning bör inte förvaltningens, nämndens och förslagsställarens roller blandas enligt förvaltningens uppfattning. Medborgarförslag handlar om en nytta som alla medborgare i stadsdelsområdet ska kunna ta del av och inte bara förslagsställaren. Förvaltningen tar i sitt utlåtande ställning till det allmännas intresse. Därför anser inte förvaltningen att det är lämpligt att ta med synpunkter från förslagsställaren i underlaget till nämnden. Om förslagsställaren har synpunkter på förvaltningens förslag till svar bör dessa framföras direkt till de förtroendevalda som har att ta ställning till synpunkterna inför sitt beslut. Förslaget skulle innebära en förändring av förvaltningens arbetsordning. Detta innebär ytterligare en administrativ process som i sin tur innebär att svarstider förskjuts då förslagsställarens synpunkter måste inhämtas och infogas i ärendet. Redan idag innebär hanteringen av medborgarförslag att det tar lång tid innan förslagsställaren får svar. Som beskrivits tidigare har förslagsställaren goda möjligheter att lämna kommentarer och synpunkter på det färdiga ärendet direkt till de förtroendevalda via e- post, telefonkontakt eller vid sammanträdet. Förvaltningen föreslår att nämndens rutiner för medborgarförslag i huvudsak behålls. Förvaltningen föreslår dock att nämnden ger förvaltningen i uppdrag att uppdatera rutinen för en tydligare arbetsgång. Redan i dag delges förslagsställaren det färdiga tjänsteutlåtandet om medborgarförslaget, vilket bör framgå i rutinen. Bilagor 1. Skrivelse från S, MP och V 2. Hantering av medborgarförslag (nämndens gällande rutiner)