IP Office och 5602 Användarmanual

Transkript

1 IP Office och 5602 Användarmanual [ ] Issue [3] (6 June 2006)

2 2006 Avaya Inc. All Rights Reserved. Notice While reasonable efforts were made to ensure that the information in this document was complete and accurate at the time of printing, Avaya Inc. can assume no liability for any errors. Changes and corrections to the information in this document may be incorporated in future releases. Documentation Disclaimer Avaya Inc. is not responsible for any modifications, additions, or deletions to the original published version of this documentation unless such modifications, additions, or deletions were performed by Avaya. Link Disclaimer Avaya Inc. is not responsible for the contents or reliability of any linked Web sites referenced elsewhere within this Documentation, and Avaya does not necessarily endorse the products, services, or information described or offered within them. We cannot guarantee that these links will work all of the time and we have no control over the availability of the linked pages. License USE OR INSTALLATION OF THE PRODUCT INDICATES THE END USER S ACCEPTANCE OF THE TERMS SET FORTH HEREIN AND THE GENERAL LICENSE TERMS AVAILABLE ON THE AVAYA WEBSITE AT ( GENERAL LICENSE TERMS ). IF YOU DO NOT WISH TO BE BOUND BY THESE TERMS, YOU MUST RETURN THE PRODUCT(S) TO THE POINT OF PURCHASE WITHIN TEN (10) DAYS OF DELIVERY FOR A REFUND OR CREDIT. Avaya grants End User a license within the scope of the license types described below. The applicable number of licenses and units of capacity for which the license is granted will be one (1), unless a different number of licenses or units of capacity is specified in the Documentation or other materials available to End User. Designated Processor means a single stand-alone computing device. Server means a Designated Processor that hosts a software application to be accessed by multiple users. Software means the computer programs in object code, originally licensed by Avaya and ultimately utilized by End User, whether as stand-alone Products or pre-installed on Hardware. Hardware means the standard hardware Products, originally sold by Avaya and ultimately utilized by End User. License Type(s): Designated System(s) License (DS). End User may install and use each copy of the Software on only one Designated Processor, unless a different number of Designated Processors is indicated in the Documentation or other materials available to End User. Avaya may require the Designated Processor(s) to be identified by type, serial number, feature key, location or other specific designation, or to be provided by End User to Avaya through electronic means established by Avaya specifically for this purpose. Copyright Except where expressly stated otherwise, the Product is protected by copyright and other laws respecting proprietary rights. Unauthorized reproduction, transfer, and or use can be a criminal, as well as a civil, offense under the applicable law. Third-Party Components Certain software programs or portions thereof included in the Product may contain software distributed under third party agreements ( Third Party Components ), which may contain terms that expand or limit rights to use certain portions of the Product ( Third Party Terms ). Information identifying Third Party Components and the Third Party Terms that apply to them is available on Avaya s web site at: Avaya Fraud Intervention If you suspect that you are being victimized by toll fraud and you need technical assistance or support, call Technical Service Center Toll Fraud Intervention Hotline at for the United States and Canada. Suspected security vulnerabilities with Avaya Products should be reported to Avaya by sending mail to: securityalerts@avaya.com. For additional support telephone numbers, see the Avaya Support web site ( Trademarks Avaya and the Avaya logo are registered trademarks of Avaya Inc. in the United States of America and other jurisdictions. Unless otherwise provided in this document, marks identified by, and SM are registered marks, trademarks and service marks, respectively, of Avaya Inc. All other trademarks are the property of their respective owners. Documentation information For the most current versions of documentation, go to the Avaya Support web site ( or the IP Office Knowledge Base ( Avaya Support Avaya provides a telephone number for you to use to report problems or to ask questions about your contact center. The support telephone number is in the United States. For additional support telephone numbers, see the Avaya Web site:

3 Innehållsförteckning Telefonen... 1 Om denna Manual...1 Översikt...1 Call Appearance Knappar...3 Call Appearance Knapp ikoner...3 Displayen...4 Grundläggande Hantering av Samtal... 5 Besvara ett Samtal...5 Ringa ett Samtal...5 Avsluta ett samtal...6 Återuppringning...6 Högtalare...6 Sekretess...6 Väntkoppla...7 Transferera...8 Konferens...9 Meddelande...9 Systemfunktioner Introduktion...10 Besvara ett Samtal...10 Vidarekoppling...11 Medflytta Samtal...11 Stör Ej...12 Röstbrevlåda...12 Standard Kortkoder och 5602 Användarmanual Sid iii

4

5 Telefonen Om denna Manual Denna manual beskriver hur man använder alla funktionerna på er Avaya IP Office 4602/5602 telefon. För grundläggande inställningar och funktionalitet, hänvisas till den relevanta Snabbreferens Manualen för er IP Office telefon. Mer information om IP Office är tillgängligt från och även från Översikt Denna manual täcker både användande av 4602 och 5602 telefonen till Avaya IP Office. Båda telefonerna är liknande varandra, skillnaden är att 5602 är endast supportad på IP Office och 4602 är supportad på ett större sortiment av Avaya telefonväxlar och 5602 Användarmanual Sid 1

6 4602 och 5602 Användarmanual Anm 1. Display och Call Appearance Knappar: Två Call Appearance knappar tillåter er att hantera flera samtal samtidigt och displayen visar information. Detaljer om system funktioner (allokerade av er system administratör) kan även visas. 2. Meddelandelampa: Denna lampa används som följer; På (fast sken): Det nya meddelande i er röstbrevlåda, eller i en annan röstbrevlåda som ni har konfigurerats för att at emot meddelande ifrån. 3. Messages: Ger åtkomst till röstbrevlåda. 4. Samtalshanteringsknappar: Hold: Placerar ett samtal på vänt. Se Vänt. Transfer: Transfererar ett samtal. Se Transferera. Conference: Skapar konferens av väntkopplade samtal. Se Konferens. Drop: Lägger på samtall. Se Avsluta samtal. Redial: Återuppringer senast slagna nummer. Se Återuppringning. 5. Knappsats: Standard 12-knappars knappsats för att slå telefonnummer. 6. Volym kontroll: Justerar högtalare, lur och ringsignalsvolym beroende på vilket som är aktivt. 7. Mute: Alternerar mellan mikrofon på/av. När mikrofonen är av så lyser lampan rött och personen ni pratar med kan inte höra er. 8. Speaker: Aktiverar högtalarläge. När högtalarläge är valt så lyser lampan rött. Observera att ni inte kan prata i högtalarläge utan endast lyssna och 5602 telefonerna suppportar inte headset och 5602 Användarmanual Sid 2

7 Call Appearance Knappar Telefonen Normalt, så innehåller displayen två stycken call appearance knappar. Att ha mer än en call appearance knapp är användbart. När ni placerar ett samtal på vänt så kan ni bevara ett annat samtal och använda call appearance knapparna för att alternera mellan samtalen. Att ha två Call Appearance knappar är väldigt användbart. När ni placerar ett samtal på vänt så kan ni besvara/ringa eller transferera eller skapa konferens. Om det är inställt att ni skall ha samtal väntar funktion så visas nästa samtal på den andra call appearance knappen. Observera Även om er system administratör kan ersätta Call Appearance knapparna med Bridged, Line och Call Coverage Appearance knappar, kommer detta att begränsa användandet av funktioner såsom konferens och transfer. Det är därför rekommenderat att ni behåller Call Appearance knapparna som de är i grunden. Call Appearance Knapp ikoner Ikonen som visas bredvid Call Appearance/Funktions Knappen låter er avgöra status för (t.ex. på Vänt) varje samtal. Ikoner indikerar även om en funktion har blivit aktiverad på en specifik knapp Inkommande samtal: En symbol bredvid en call appearance knapp indikerar ett inkommande samtal. För att besvara samtalet och placera ett annat samtal på vänt, tryck /. Ansluten: En symbol bredvid en call appearance knapp indikerar att detta är det aktuella anslutna samtalet. Inringarens telefonnummer visas om det är tillgängligt. På Vänt: För att placera ett samtal på vänt, tryck Hold eller tillhörande. indikerar ett samtal på vänt och ett H visas i displayen. För att ta ett samtal från väntläge, tryck Hold och 5602 Användarmanual Sid 3

8 4602 och 5602 Användarmanual Displayen B D G H N Telefon Låst: Enbart interna samtal. Vidarekoppling aktiverat: Se Vidarekoppling. I Grupp: Ni kan aktivera/avaktivera medverkan i grupp. Väntkopplat samtal: Visar antalet väntkopplade samtal. Se Väntkoppla. Stör Ej aktiverat: Se Stör Ej. 0 Nattkopplat: Detta visas om en eller flera grupper är nattkopplade. P U V Parkerat samtal: Visar antal parkerade samtal. Ej Tillgänglig: Detta visas på den anknytning som ringer till en anknytning som har Stör Ej aktiverat men som inte har röstbrevlåda aktiverat. Röstbrevlåda: Detta visas på den anknytning som ringer till en anknytning som har Stör Ej aktiverat och röstbrevlåda aktiverat. Se Röstbrevlåda. 01 Samtal i Samtalslistan: Telefonen kan lagra och visa senaste samtal. DISC CONN CONF Avbruten: För att avsluta samtalet, tryck Ansluten: Ni befinner er i samtal. Speaker. Konferens samtal: Ni deltar i ett konferens samtal. Se Konferens. Indikerar att den post som visas är den valda posten. Anm De saker som visas av er IP telefon kan skilja sig från beskrivningarna ovan och 5602 Användarmanual Sid 4

9 Grundläggande Hantering av Samtal Besvara ett Samtal När ett samtal kommer till er telefon kommer ni att höra en ringsignal och en blinkande klock ikon ( ) visas på den associerade call appearance knappen. För att besvara ett inkommande samtal: Gör något av följande: eller Om ni inte är aktiv med ett annat samtal, besvara samtalet med er lur, headset eller högtalartelefon (se Högtalartelefon). Om ni redan är aktiv med ett annat samtal, placera det aktiva samtalet på vänt (se Vänt), besvara sedan det inkommande samtalet genom att välja call appearance knappen. Ringa ett Samtal Ni kan ringa ett samtal på något av följande sätt: För att manuellt ringa ett samtal: 1. Slå numret på knappsatsen (kom ihåg att inkludera det eventuella linjevalsprefixet som krävs för utgående linje) och lyssna för fortsättningen av samtalet. 2. Om nödvändigt, justera volymen. För att ändra volymen, tryck och. Displayen visar volymnivån (det finns 8 st volymnivåer). 3 Om samtalet inte besvaras, tryck Speaker eller tryck Drop. eller När samtalet besvaras, prata antingen i högtalarläge eller lyft upp luren. För att automatiskt ringa ett samtal: För att få telefonen att ringa upp det senast slagna numret, tryck Redial och och 5602 Användarmanual Sid 5

10 4602 och 5602 Användarmanual Avsluta ett samtal För att avsluta ett aktivt samtal: Antingen: Lägg på luren. eller Tryck Drop. Återuppringning Återuppringningsfunktionen ringer automatiskt det senaste interna eller externa numret som ni har slagit (upp till 24 siffror). För att utföra en återuppringning: Tryck Redial. Högtalare Högtalartelefonen tillåter er att monitorera inkommande samtal, men ni måste använda luren för att prata med den inringande. Ni kan även använda Speaker för att avsluta ett pågående samtal. Speaker alternerar mellan högtalare på/av. Den röda lampan lyser när högtalare är aktiv. Sekretess Under ett aktivt samtal så förhindrar sekretess funktionen att den ni pratar med kan höra er. Denna funktion kan både användas med ett samtal i lurläge och i högtalarläge. För att förhindra den andra personen på linjen från att höra er: 1. Tryck Mute. Lampan bredvid knappen lyser när sekretess är aktiv. För att avaktivera sekretess, tryck Mute igen och 5602 Användarmanual Sid 6

11 Väntkoppla Grundläggande Hantering av Samtal Om det kommer in ett nytt samtal på en Call Appearance knapp medans ni redan är upptagen med ett aktivt samtal, kan ni placera det aktiva samtalet på vänt och besvara det nya samtalet. För att placera ett aktivt samtal på vänt: 1. Tryck Hold eller eller med bredvid sig. Symbolen ändras till ; visar att linjen är väntkopplad. 2. Besvara det andra samtalet genom att trycka på den Call Appearance knappen med bredvid sig. Symbolen ändras då till ; för att visa att samtalet är uppkopplat. För att gå tillbaka till det väntkopplade samtalet: 1. Om ni har ett aktivt samtal, placera först det samtalet på vänt som beskrives ovan. 2 För att ta upp ett väntkopplat samtal, tryck på Call Appearance knappen med bredvid sig. Anmärkning Efter en förutbestämd tid (ställd av er system administratör), blir ni påmind om att ni har ett väntkopplat samtal genom att vänt ikonen ändrar sig och telefonen börjar att ringa. Om systemfunktionen AutoHold är aktiverad (fråga er system administratör) kan ni placera ett aktivt samtal ( ) på vänt genom att trycka ( ) på nästa inkommande smatal. Om AutoHold inte är aktiverat, då kommer det första samtalet att läggas på när ni trycker på näsat samtals Call Appearance knapp ( ). För att transferera ett väntkopplat samtal, se Transferera och 5602 Användarmanual Sid 7

12 4602 och 5602 Användarmanual Transferera Transferfunktionen tillåter er att transferera ett samtal från er anknytning till en annan anknytning eller ett externt nummer. För att transferera ett aktivt samtal till en annan anknytning: 1. Med ett aktivt samtal, trcyk Transfer. 2. När ni hör kopplingston, slå numret dit ni vill transferera samtalet. 3. Gör något av följande: eller eller eller För att transferera samtalet utan att annonsera det, tryck Transfer igen. Transfereringen är nu utförd. För att annonsera samtalet innan transferring, vänta på att den uppringda personen svarar. Om den uppringde personen är villig att ta samtalet, tryck Transfer igen för att slutföra transfereringen. Om den uppringde personen inte vill acceptera samtalet, tryck Drop. Återgå till det väntkopplade samtalet genom att trycka på tillhörande bredvid. Om det uppringda numret är upptaget eller inte svarar, tryck Drop. Återgå till det väntkopplade samtalet genom att trycka på tillhörande bredvid och 5602 Användarmanual Sid 8

13 Konferens Grundläggande Hantering av Samtal Konferensfunktionen tillåter er att skapa en telefonkonferens som innehåller andra deltagare (även er själv). Anmärkningar Antal deltagare som kan deltage i konferensen kontrolleras av ert telefonsystem. Två Call Appearance knappar krävs för konferensfunktionen. För att lägga till en deltagare till ett samtal: 1. Tryck Conference. 2. Slå numret till den person som ni vill lägga till i samtalet. 3. Om den uppringda personen inte svarar eller inte vill deltage i konferensen, tryck Drop. Ni kan återvända till det väntkopplade samtalet genom att trycka på dess call appearande knapp. 4. För att lägga till den uppringda personen i samtalet, tryck Conference igen. 5. Repetera punkt 1 till 4 för att lägga till fler deltagare i konferensen. För att lägga till ett väntkopplat samtal till ett aktivt samtal: Tryck Conference. Meddelande Message knappen används för att komma åt er röstbrevlåda (om installerad). Röstguidningen som ges kommer att variera beroende på vilket röstbrevlådesystem som är installerat. För fler detaljer se Mailbox User Guides som tillhandahålls till de olika röstbrevlådesystemen. Meddelandelampan längst upp på telefonen är tänd så länge som det finns röstmeddelanden som inte är avlyssnade och 5602 Användarmanual Sid 9

14 Systemfunktioner Introduktion Precis som erans telefon specifika funktioner, kan ni även få tillträde till en mängd funktioner i systemet genom att ringa kortkoder. Dessa instruktioner är för ett grundinställt system. Besvara ett Samtal För att besvara ett inkommande samtal: Lyft upp luren. De grundinställda typerna av ringsignal är: Interna samtal - enkelringning. Externa samtal - dubbelringningar. Dessa kan bli ändrade av er system administratör. För att besvara samtalet från en annan anknytning: Ni kan besvara ett samtal från en annan anknytning genom att använda Pick-Up; lyft luren och slå: Anm *30 för att plocka ett samtal som ringer någonstans i växeln. *31 för att plocka ett samtal som ringer inom er grupp. *32*201# för att plocka ett samtal från en specifik anknytning, i detta exempel 201. Om er telefon ringer längre än en specificerad tid (15 sekunder i grunden), kommer någon omstyrningsfunktion som ni har aktiverat att börja gälla, t.ex. vidarekoppling eller röstbrevlåda och 5602 Användarmanual Sid 10

15 Vidarekoppling Systemfunktioner Era samtal kan bli vidarekopplade till en annan anknytning eller till ett externt samtal: Ni är borta från ert rum (vid ej svar). eller När er telefon är upptagen (på samtliga Call Appearance knapparna). eller När ni är iväg från kontoret (t.ex. när ni är på semester). Följande alternative finns för vidarekoppling: För att ställa in numret som dina samtal skall vidarekopplas till, slå *07*201#, vidarekoppling till 201 i detta exempel. För att aktivera vidarekoppling alltid (ej gruppsamtal), slå *01. Ett D visas i displayen. För att avaktivera, slå *02. För att aktivera vidarekoppling vid upptaget, slå *03. För att avaktivera, slå *04. För att aktivera vidarekoppling vid ej svar, slå *05. För att avaktivera, slå *06. För att aktivera vidarekoppling av gruppsamtal, slå *50. För att avaktivera, slå *51. Denna inställning påverkar endast vidarekoppling alltid. Medflytta Samtal Ni kan medflytta era samtal till en annan anknytning. I exemplen nedan så är N anknytningen som ni vill medflytta era samtal till eller ert eget anknytningsnummer. Anm Om inte samtalet besvaras på den tillfälliga anknytningen, så går samtalet till er röstbrevlåda eller vidarekoppling vid ej svars destinationen. Från en annan anknytning: Slå *12*N# från den anknytning som du temporärt använder. Slå *13*N# för att styra om samtalen till din egen anknytning, innan du går tillbaka dit. Från din egen anknytning: Slå *14*N# från din egen anknytning. Slå *14*# för att avbryta funktionen från din egen anknytning och 5602 Användarmanual Sid 11

16 4602 och 5602 Användarmanual Stör Ej Ni kan välja att inte alls ta emot samtal eller endast ta emot de samtal som kommer från de som finns i er undantagslista: För att aktivera Stör ej (med eller utan undantag), slå *08. Ett N visas i displayen. För att avaktivera, slå *09. För att addera ett nummer i undantagslistan, slå *10*N#. För att radera ett nummer i undantagslistan, slå *11*N#. Anm De som ringer till er, förutom de undantagna, hör antingen upptagetton eller styrs om till er röstbrevlåda. Röstbrevlåda Ni kan aktivera röstbrevlåda för att tillåta inringande att lämna ett meddelande till er när ni är ute från kontoret, iväg från ert skrivbord eller upptagen med att annat samtal. Ni kan lyssna av er röstbrevlåda internt från valfri telefon eller externt. Er röstbrevlåda kan ställas in till att lämna meddelanden till er genom att ringa upp er: denna funktion är känd som Voic Ringback. Anm Alla system har inte support för röstbrevlåda eller har det installerat. Följande inställningar är tillgängliga för röstbrevlådor: För att aktivera röstbrevlåda, slå *18. För att avaktivera, slå *19. För att lyssna av er röstbrevlåda, slå *17. För att aktivera Voic Ringback, slå *48. För att avaktivera, slå *49. Om ni slår en siffra under tiden ni lysnnar på ett meddelande så får ni tillgång till fler möjligheter: När ett meddelande har levererats, så sparas det i systemet i 24 timmar (detta är en fixerad tid för Voic Lite, men kan ändras av er system administratör om er IP Office är utrustad med Voic Pro). Ni kan lyssna av era röstmeddelande från en annan anknytning genom att använda den PIN kod som er system administratör har programmerat upp till er. Ni kan lyssna av era röstmeddelande om ni är utanför kontoret, antingen genom att ringa från ett nummer som är registrerat för uppgiften eller genom att ringa ert direktvalsnummer och ange PIN kod när det efterfrågas. Om koden godkänns, slå 2 för att lysnna på era meddelande. System administratören specificerar det nummer som en inringande i er röstbrevlåda hamnar hos om den personen väljer att trycka 0, och din address om er röstbrevlåda och är integrerade och 5602 Användarmanual Sid 12

17 Standard Kortkoder Systemfunktioner Följande koder är de kortkoder som är tillgängliga för alla när systemet är grundinställt. Er System Administratör kan lägga till ytterligare kortkoder för andra funktioner och för kortnummer. När N visas, skall det ersättas med det lämpliga numret. Till exempel, med *07*N#, ersätt N med det anknytingsnumret som ni vill vidarekoppla era samtal till när ni har aktiverat funktionen. *00 Avaktivera vidarekoppling alltid *32*N# Plocka samtal Anknytning *01 Vidarekoppling alltid På *33*N# Sätt samtal på kö *02 Vidarekoppling alltid Av *34 Väntmusik *03 Vidarekoppling vid upptaget På *35*N# Logga in Anknytning *04 Vidarekoppling vid upptaget Av *36 Logga ut Anknytning *05 Vidarekoppling vid ej svar På *37*N# Parkera Samtal *06 Vidarekoppling vid ej svar Av *38*N# Plocka upp Parkerat Samtal *07*N# Vidarekopplingsnummer *39 Relä 1 På *08 Stör ej På *40 Relä 1 Av *09 Stör ej Av *41 Relä 1 Puls *10*N# Stör ej undantag Addera *42 Relä 2 På *11*N# Stör ej undantag Raddera *43 Relä 2 Av *12*N# Medflyttning hit På *44 Relä 2 Puls *13*N# Medflyttning hit Av *45*N# Stjäla samtal *14*N# Medflyttning till *46 Stjäla samtal *15 Samtal väntar På *47 Lägga till Konferens *16 Samtal väntar Av *48 Voic Ringback På *17 Hämta röstmeddelande *49 Voic Ringback Av *18 Röstbrevlåda På *50 Vidarekoppling av gruppsamtal På *19 Röstbrevlåda Av *51 Vidarekoppling av gruppsamtal Av *20*N# Sätt grupp i Nattkoppling *52 Koppla ner Samtal *21*N# Sätt grupp i Dagkoppling *53*N# Plocka samtal medlemmar *29 Pendla samtal *57*N# Vidarekoppling vid uppagetnummer *30 Plocka samtal Alla *70*N# Anropa fysisk ankytningsport *31 Plocka samtal Grupp *71*N# Anropa fysisk ankytning genom ID 4602 och 5602 Användarmanual Sid 13

18

19 A alternera...13 avsluta ett samtal...6 C call appearance knappar...3 G grupp...13 H högtalare...6 I inkommande samtal...5 K knappar...1 konferens...9 M meddelande...9 medflytta...13 medflyttning...11, 13 O om denna manual...1 P parkera samtal...13 pick up...13 Index R relä ring kadens ringa utföra... 5 ringa samtal... 5 röstbrevlåda...12, 13 S samtal återuppringning... 6 avsluta...6, 13 besvara...5, 10 konferens... 9 pick up transferera... 8 vänt... 7 väntar vidarekoppling...11, 13 sekretess... 6 standard kortkoder stör ej...12, 13 T transferera... 8 V vänt... 7 vidarekoppling...5, 13 volym och 5602 Användarmanual Sid 15

20 4602 och 5602 Användarmanual Performance figures and data quoted in this document are typical, and must be specifically confirmed in writing by Avaya before they become applicable to any particular order or contract. The company reserves the right to make alterations or amendments to the detailed specifications at its discretion. The publication of information in this document does not imply freedom from patent or other protective rights of Avaya or others. Intellectual property related to this product (including trademarks) and registered to Lucent Technologies have been transferred or licensed to Avaya. All trademarks identified by the or are registered trademarks or trademarks, respectively, of Avaya Inc. All other trademarks are the property of their respective owners. This document contains proprietary information of Avaya and is not to be disclosed or used except in accordance with applicable agreements. Any comments or suggestions regarding this document should be sent to 2006 Avaya Inc. All rights reserved. Avaya Unit 1, Sterling Court Mundells Welwyn Garden City Hertfordshire AL7 1LZ England Tel: +44 (0) Fax: +44 (0) Web: och 5602 Användarmanual Sid 16