Rapport Uppdrag att leda och samordna införandet av elektronisk fakturahantering i staten

Transkript

1 Rapport Uppdrag att leda och samordna införandet av elektronisk fakturahantering i staten

2 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Publikationen kan laddas ner som tillgänglig PDF och beställas från Word-formatet kan tillhandahållas via Publikationsservice. Datum: Dnr: ESV-nr: 2008:29 Copyright: ESV Rapportansvarig: Peter Norén

3 FÖRORD Förord Regeringen gav den 12 december 2006 Ekonomistyrningsverket (ESV) i uppdrag att fram till den 1 juli 2008 leda och samordna införandet av elektronisk fakturahantering i statlig förvaltning. ESV presenterade en delrapport den 31 maj 2007 (dnr /2007). Här presenteras ESV:s slutrapport för uppdraget. Redovisningen ansluter nära till uppdragets struktur för att underlätta uppföljning. De olika delarna i uppdraget redovisas i separata avsnitt. I respektive avsnitt återges utdrag ur regeringsuppdraget. I de sista två avsnitten görs en presentation av status för myndigheterna i juli 2008 samt en slutsammanställning av projektet och de resultat som uppnåtts. I detta ärende har tf generaldirektör Bengt Anderson beslutat. Funktionsansvarig Peter Norén har varit föredragande. I den slutgiltiga handläggningen har också avdelningschef Peter Björebo och expert Curt Johansson deltagit. 3

4 INNEHÅLL Innehåll Förord Sammanfattning Inledning Bakgrund och syfte Regeringens handlingsplan för e-förvaltning ESV:s uppdrag Standardformat för faktura Genomförda åtgärder Föreskrift om standard för e-faktura Stöd kring Svefaktura via SFTI Pilot tillsammans med Tullverket Handledning kring Svefaktura Samverkan inom Nätverket för elektroniska affärer Övriga företagskontakter Nuläge Svefaktura i myndigheterna Svefaktura i näringslivet Svefaktura i kommuner och landsting Internationell samverkan Bedöma behov av reglering Genomförda åtgärder Föreskrift om standard för e-faktura ESV:s föreskrifter och allmänna råd Handledningar och andra stödinsatser Beslut om dispenser E-faktura i nya ramavtal i den statliga inköpssamordningen Nuläge ESV:s stöd Genomförda åtgärder Informationsmöten Utbildning Stödpaket Frågor och svar och ESV:s ordlista för e-faktura ESV-nytt Samordning av statens leverantörsbearbetning Samordning kring utgående faktura och inomstatlig fakturering Piloter kring elektronisk fakturahantering Kammarkollegiet Administrativ service Referensgrupp och workshops Nuläge

5 INNEHÅLL 6 Incitament för leverantörer Genomförda åtgärder Fördelar för leverantörer Informationsspridning Leverantörskontakter Stöd till leverantörer Samarbete Nuläge Redovisning av myndigheternas status Genomförda åtgärder Nuläge Slutsammanställning av projektet Projektmål Måluppfyllnad leverantörsfaktura Måluppfyllnad kundfaktura Effektmål Lärdomar av införandet Utmaningar Framgångsfaktorer Fortsatt arbete Stöd till myndigheterna Samordning av leverantörsanslutning Regelförenklingar Incitament Uppföljning Infrastruktur Samlat grepp inom e-handelsområdet

6 SAMMANFATTNING 1 Sammanfattning Regeringen har uppdragit åt ESV att leda och samordna införandet av e-faktura. ESV:s uppdrag är en del av regeringens handlingsplan för elektronisk förvaltning 1, som samlats under namnet Nya grunder för it-baserad verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning. I uppdraget ingår att ESV ska leda och samordna införandet av standardformat för elektronisk fakturahantering i staten. I det syftet har ESV utvecklat stöd kring Svefaktura via SFTI, ett samarbetsorgan mellan ESV, Verva och Sveriges Kommuner och Landsting. Svefaktura är den standard som gäller för praktiskt taget samtliga statliga myndigheter. Gensvaret hos näringslivet och kommuner och landsting är också positivt. ESV har haft att bedöma behovet av reglering på området. Regeringen beslutade om ett tillägg till förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring (FBF). Den avser hantering av inkommande och utgående fakturor elektroniskt och började gälla fr.o.m. 1 juli ESV har beslutat om föreskrifter och allmänna råd till den nya 21 f FBF (ESV Cirkulär 2007:15). De två grundläggande frågorna som har reglerats är definition av faktura, och hur inkommande och utgående fakturor ska hanteras elektronisk. På initiativ av ESV fastställde Verva i januari 2007 föreskrift om standard för e- faktura för de statliga myndigheterna (VERVAFS 2007:1). Samtidigt gav Verva ut allmänna råd till denna föreskrift (VERVAFS 2007:1AR). ESV har tillsammans med Sveriges Kommuner & Landsting och Verva gett stöd kring Svefakturastandarden till myndigheter och företag som ska börja tillämpa standarden. ESV har gett myndigheterna stöd i deras införande av elektronisk fakturahantering i form av vägledningar och möjligheter till erfarenhetsutbyte. Stödet har haft formen av informationsmöten, utbildningar, stödpaket, egna webbplatser, gemensam e-postbrevlåda m.m. ESV har analyserat incitament för att få leverantörer att skicka och ta emot fakturor elektroniskt och har genomfört åtgärder inom området. Detta har skett med kontakter med och stöd till leverantörer, samt genom samarbete med Sveriges Kommuner och Landsting. 1 Handlingsplan för eförvaltning nya grunder för it-baserad verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning (Fi 2008/491OFA/SF) 6

7 SAMMANFATTNING Från den 1 oktober 2007 och fram till sommaren 2008 har myndigheterna regelbundet fått svara på enkäten för att ta reda på hur långt de kommit i sitt införandeprojekt avseende elektronisk fakturahantering. Via enkätsvaren har ESV kunnat identifiera risker i införandet samt stötta dem som behöver hjälp i sitt införande. Införandet av e-faktura har gått bra och den 1 juli kunde 99 procent av myndigheterna skicka Svefaktura och 98 procent av myndigheterna kunde ta emot Svefaktura. Projektmålen har uppfyllts tillfredsställande. Uppfyllandet av effektmål, som hemtagning av möjlig potential, får bedömas mot bakgrund av införandet av e- faktura är en långsiktig process, vars slutliga effekter kan bedömas först efter flera år. Hemtagning av rationaliseringar bör ingå som en del i ett generellt produktivitetstryck på myndigheterna. Arbetet med e-faktura måste fortsätta för att säkerställa vad som uppnåtts och nå ytterligare resultat. Det fortsatta arbetet avser stöd till myndigheterna, samordning av leverantörsanslutning, regelförenklingar, incitament, uppföljning och utveckling av infrastruktur. Därutöver förbereder ESV, på uppdrag av regeringen, statens införande av elektroniska inköpsprocesser. 7

8 INLEDNING 2 Inledning 2.1 Bakgrund och syfte Regeringen har uppdragit åt ESV att leda och samordna införandet av elektronisk fakturahantering i staten 2. Denna rapport är ESV:s slutrapport i detta regeringsuppdrag. En delrapport lämnades till regeringen den 31 maj Regeringens handlingsplan för e-förvaltning ESV:s uppdrag är en del av regeringens handlingsplan för elektronisk förvaltning 3, som samlats under namnet Nya grunder för IT-baserad verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning. Det övergripande målet för förvaltningen som helhet är: År 2010 ska det vara så enkelt som möjligt för så många som möjligt att utöva sina rättigheter och skyldigheter samt att ta del av förvaltningens service. Det ska ske där det är till fördel för medborgare och företagare samt där kvaliteten, säkerheten och produktiviteten kan höjas genom att myndigheterna samverkar sektorsvis. Därigenom ska Sverige återta en ledande position inom området elektronisk förvaltning. E-faktura ingår i insatsområde 3, Gemensamma verksamhetsstöd, kompetensförsörjning och samlad uppföljning. Införandet av elektroniska inköpsprocesser, där e-faktura är en del, lyfts fram som ett prioriterat område. Regeringen skriver bland annat följande om målbilden i den nationella handlingsplanen för e-förvaltning: Genomförandet av målet att kunna hantera inköpsprocesserna elektroniskt kan delas in i tre steg: Första steget innebär införandet av elektronisk fakturahantering. ESV leder och samordnar i dag införandet av elektronisk fakturahantering i staten. Från och med den 1 juli 2008 måste alla myndigheter under regeringen hantera inkommande och utgående fakturor elektroniskt. Verva har meddelat en föreskrift om statliga myndigheters elektroniska fakturor som specificerar formatet Svefaktura som standardformat. 2 Regeringsbeslut 33 den (Fi2005/64144) 3 Handlingsplan för eförvaltning nya grunder för it-baserad verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning (Fi 2008/491OFA/SF) 8

9 INLEDNING Andra steget innebär gemensamma IT-stöd och standarder för inköpsprocesser och påbörjas under Det tredje steget innebär IT-stöd för upphandling av ramavtal och nya typer av innovativa upphandlingsformer och inleds under Detta arbete ska spegla en bred syn på elektronisk handel och beakta behov hos kommuner, medborgare och företagare ESV:s uppdrag ESV:s arbete kring e-faktura utgår från indelningen i regeringens uppdrag till ESV: Leda och samordna införandet av standardformat för elektronisk fakturahantering i staten Bedöma behovet av reglering på området ESV skall ge myndigheterna stöd i deras införande av elektronisk fakturahantering Analysera incitament för att få leverantörer att skicka och ta emot fakturor elektroniskt Följa ett antal myndigheters arbete och eventuellt se vilka ytterligare åtgärder som behöver vidtas Därutöver ansvarar också ESV för den infrastruktur för e-faktura som statliga myndigheter nyttjar. Detta görs via ramavtalen för e-faktura som ESV upphandlade under 2006 inom ramen för den statliga inköpssamordningen. 9

10 STANDARDFORMAT FÖR FAKTURA 3 Standardformat för faktura Uppdraget: ESV skall leda och samordna införandet av standardformat för elektronisk fakturahantering i staten. Standardformaten skall vara öppna och interoperabla samt möta de internationella krav som finns på området. Hänsyn skall tas till de standarder och system som behövs för det vidare arbetet med att hantera hela inköpsprocessen elektroniskt. Arbetet skall bedrivas i samverkan med Verket för förvaltningsutveckling (Verva). Det är även av vikt att hänsyn tas till de behov av standarder som finns i kommuner och landsting. ESV skall därför samråda med Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) i denna fråga 3.1 Genomförda åtgärder Föreskrift om standard för e-faktura ESV beredde inom E-nämnden under 2005 förslaget om en gemensam standard för e-faktura i staten. Svefaktura är statens standard för elektroniska fakturor enligt en föreskrift från Verva (VERVAFS 2007:1). Detta redovisas i avsnitt 4 som tar upp frågor kring reglering Stöd kring Svefaktura via SFTI Svefaktura är framtagen av Single Face To Industry (SFTI). SFTI leds sedan hösten 2005 av ESV, Verva och Sveriges Kommuner och Landsting. Det är offentlig sektors organ för att ge rekommendationer om standarder för e-handel och e-faktura. Stöd kring Svefakturastandarden ges främst av SFTI. ESV ger också stöd till myndigheter och företag som ska börja tillämpa standarden. Frågor rörande utveckling och förvaltning av standarder för e-faktura hanteras inom ramen för SFTI där de tre ovanstående myndigheterna har en nära samverkan. För att nå ut med information arbetar SFTI på flera olika sätt: Webbplatsen Utbildningar Handledningar Svar på frågor via e-post till tekniskt.kansli@skl.se Nedan beskrivs mer ingående tre konkreta insatser som rör införandet av standardformat för e-faktura. Exempelfakturor har tagits fram som komplement till redan existerande handledningar och guider. Detta har gjorts i samband med ESV:s arbete att informera 10

11 STANDARDFORMAT FÖR FAKTURA statens största leverantörer och de önskemål som lyfts fram från enskilda företag. Genom att tillhandahålla exempel inom olika situationer och produktområden kan arbetet underlättas för fakturautställare. Mer enhetliga tillämpningar främjas i de fall standarden lämnar öppet för olika lösningar. Den webbaserade verifieringstjänsten för Svefaktura som SFTI tillhandahåller är ett viktigt verktyg för att underlätta införande av Svefaktura. Via tjänsten kan kvalitetssäkring göras och införandet därmed påskyndas. Under våren 2008 har ett arbete genomförts för att ytterligare förbättra de automatiska kontroller som görs via tjänsten. Den nya funktionaliteten som färdigställdes i juni 2008 ger ett bättre stöd till de som använder tjänsten och samtidigt frigörs resurser inom SFTI som tidigare fått lägga avsevärd tid på manuella kontroller Pilot tillsammans med Tullverket Under våren 2006 arbetade ESV tillsammans med Tullverket i deras förstudie kring e-faktura. Arbetet inriktades på att analysera Svefakturastandarden och att säkerställa att den möter kraven på informationsinnehåll för viktiga produktgrupper. Erfarenheterna från pilotprojektet med Tullverket har legat till grund för den handledning som ESV tagit fram kring rekommendationer om användning av Svefaktura, se avsnitt Sommaren 2007 startade Tullverket att ta emot e-faktura från sin reseleverantör. Tullverket har därefter samverkat med ESV för att få fler företag att börja skicka Svefaktura Handledning kring Svefaktura ESV tog sommaren 2006 fram en handledning som innehåller rekommendationer för användning av Svefaktura i staten. Handledningen riktar sig både till de som ställer ut fakturor och de som tar emot fakturor. Arbetet baserades på erfarenheterna från Tullverket och synpunkter från ESV:s referensgrupp. Januari 2007 gjordes en mindre uppdatering av handledningen och i juni 2008 accepterades handledningen i en reviderad version av SFTI (ESV 2008:27). Därmed finns en samsyn med kommuner och landsting kring tillämpning av standarden. Handledningen underlättar för de statliga myndigheterna, men även för andra, som ska använda Svefaktura. Att handledningen nu är gemensam för hela den offentliga sektorn är värdefullt för snabbare spridning Samverkan inom Nätverket för elektroniska affärer ESV deltar i Nätverket för elektroniska affärer (NEA). Där finns flera branschorganisationer representerade, enskilda företag samt olika 11

12 STANDARDFORMAT FÖR FAKTURA systemleverantörer. Genom NEA kan ESV informera om statens införande och skapa kontakter med berörda Övriga företagskontakter Initiativet att införa e-faktura i staten har lovordats av många och arbetet ses som ett viktigt steg för att öka användningen av e-faktura i samhället i övrigt. Det har dock funnits kritik från några branschorganisationer som haft invändningar mot valet av Svefaktura. Det ska noteras att de branschorganisationer som riktat skarpast kritik mot statens införande av e-faktura har mycket begränsad fakturering till de statliga myndigheterna. ESV har fört en dialog med dessa aktörer tillsammans med representanter från Finansdepartementet och Näringsdepartementet och övriga inom SFTI. Valet av Svefaktura motiverades utifrån en analys av statliga myndigheters inköpsmönster i ESV:s förstudie om e-faktura i staten från Där konstateras att staten handlar med ett stort antal branscher och många små och medelstora företag. Många företag har endast små volymer fakturor och det gör det extra viktigt att hitta enkla lösningar som inte har så stora trösklar för att komma i gång. Svefaktura har valts för att den är enkel att använda och kan användas för de flesta typer av varor och tjänster. Det är en öppen standard som baseras på den internationella grundstandarden Universal Business Language (UBL). UBL används i många andra europeiska länder samt i övriga världen och har bedömts som det bästa alternativet då FN-organet UNCEFACT inte 2008 färdigställt motsvarande lösningar som är färdiga för implementering av användare. SFTI verkar dock aktivt för att samordna arbetet inom båda ovanstående initiativ för en långsiktig gemensam lösning. För att nå framgång i att ansluta leverantörer för e-faktura finns goda förutsättningar eftersom stöd finns framtaget i ett stort antal affärssystem och e-handelslösningar. I juni 2008 hade 44 systemleverantörer stöd för Svefaktura som verifierats av SFTI. Vid behov kan andra format än Svefaktura hanteras av myndigheterna. Via den infrastruktur som statliga myndigheter använder kan konvertering göras mellan olika format till Svefaktura. Det är bra för de situationer då exempelvis ett företag står för stora volymer fakturor till en eller flera myndigheter och inte kan hantera Svefaktura, men har stöd för andra standardformat. Myndigheterna står då för kostnaden att konvertera mellan formaten. Leverantören behöver dock delta i arbete med uppsättning och tester av konverteringslösningar. 12

13 STANDARDFORMAT FÖR FAKTURA ESV:s information till näringslivet i syfte att komma i gång med e-fakturering till statliga myndigheter presenteras närmare under avsnittet Nuläge Svefaktura i myndigheterna Statliga myndigheter har varit tidigt ute att etablera stöd för Svefaktura för sina leverantörsfakturor. Av statusredovisning i avsnitt 7 framgår att nästan alla myndigheter kan ta emot respektive skicka Svefaktura. Myndigheters utgående fakturor hanteras inte lika enhetligt som leverantörsfakturorna. Detta område har kommit i gång senare i många fall. Av de myndigheter som har ett eget faktureringssystem har merparten stöd för Svefaktura. De myndigheter som har fåtal utgående fakturor kommer att kunna använda den s.k. Fakturaportalen via ramavtalen för e-faktura för att kunna skicka e-faktura Svefaktura i näringslivet Av statens största leverantörer är gensvaret positivt. Inledningsvis i arbetet med e- faktura fanns frågor kring små och medelstora företags möjligheter att skicka e- faktura till staten. Idag finns en rad olika lösningar etablerade på marknaden som passar olika typer av företag. Lösningarna kostar ofta inte så mycket och fakturaportalen som staten tillhandahåller är gratis att använda. Små och medelstora företag kommer också att kunna ta emot Svefaktura från de statliga myndigheterna genom standardfunktionalitet i sina ekonomisystem. ESV har informerat om standarden och fört en dialog kring införandet med enskilda företag och några branschorganisationer. Statens samlade införande väcker frågor och ESV har prioriterat att ge information om hur statens infrastruktur fungerar samt motiven för valet av Svefaktura som statens standard Svefaktura i kommuner och landsting Svefaktura togs fram på initiativ av kommuner och landsting som komplement till mer avancerad e-handel. Statens införande av e-faktura har gett positiva effekter för många kommuner och landsting som drar nytta av att hela den offentliga sektorn använder Svefaktura Internationell samverkan Att samverka internationellt är viktigt ur ett långsiktigt perspektiv. Genom gemensamma lösningar underlättas handel över gränserna. Många systemleverantörer verkar i flera länder och det underlättar om olika länder använder samma lösningar. 13

14 STANDARDFORMAT FÖR FAKTURA Inom ramen för SFTI medverkar den svenska offentliga sektorn i internationella projekt. Se ESV:s delrapport om e-inköp (ESV 2008:14), där detta beskrivs i mer detalj. 14

15 BEDÖMA BEHOV AV REGLERING 4 Bedöma behov av reglering Uppdraget: ESV skall bedöma behovet av reglering på området. Om införandet av elektronisk fakturahantering kräver föreskrifter skall arbetet med att planera och utarbeta föreskrifter bedrivas i samverkan med Verva och Riksarkivet. 4.1 Genomförda åtgärder Regeringen beslutade i december om en ny 21 f till förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring (FBF) som skulle börja gälla fr.o.m. 1 juli 2008 om hantering av inkommande och utgående fakturor elektroniskt Föreskrift om standard för e-faktura ESV lade förslag om att fastställa Svefaktura som statens standard för e-faktura redan i förstudien 2005 och frågan bereddes inom E-nämnden. Motivet att tydliggöra rekommendation om standardformat var främst att påskynda införandet både för myndigheter och också de företag som handlar med staten. Frågan om standardformat bereddes inom dåvarande Nämnden för elektronisk förvaltning och sedermera Verket för förvaltningsutveckling, Verva. Verva fastställde i januari 2007 föreskrift om standard för e-faktura för de statliga myndigheterna (VERVAFS 2007:1). Samtidigt gav Verva ut allmänna råd till denna föreskrift (VERVAFS 2007:1AR). ESV har samverkat med Verva i frågor kring föreskriften, exempelvis då myndigheter haft behov av undantag för att använda andra standardformat ESV:s föreskrifter och allmänna råd Den 25 oktober 2007 beslutade ESV om föreskrifter och allmänna råd till 21 f FBF (ESV Cirkulär 2007:15). De två grundläggande frågorna som har reglerats är definition av faktura, och hur inkommande och utgående fakturor ska hanteras elektronisk. Med faktura avses sådan handling som tas fram enligt 11 kapitlet mervärdesskattelagen (1994:200) vid omsättning av varor och tjänster. Handlingar mellan statliga myndigheter som ställer krav på betalning för omsättning av varor och tjänster innefattas i kravet att hantera inkommande och utgående fakturor elektroniskt. Däremot kommer det inte att finnas något krav på att hantera 15

16 BEDÖMA BEHOV AV REGLERING rekvisitioner, aviseringar och skattedeklarationer elektroniskt utifrån FBF. För att kunna få effektivitetsvinster bör dock myndigheten se över om dessa handlingar kan hanteras elektroniskt. Enligt ESV:s enkät finns drygt 6 miljoner fakturaliknande dokument. När det gäller begreppet "hantera" har det olika betydelser för transaktioner mellan myndigheter och utomstatliga fakturor. Vid inomstatlig fakturering är det självklart att hela processen ska vara elektroniskt. Vid utomstatlig fakturering behövs en ömsesidig överenskommelse för att kunna skicka eller ställa krav på att ta emot fakturor elektroniskt. Det innebär att om kunden inte vill ha en elektronisk faktura, måste myndigheten från sitt faktureringssystem se till att fakturan skrivs ut på papper. Faktureringssystemet hos myndigheterna förutsätts dock vara elektroniskt. När det gäller leverantörsfakturor kan leverantören fortsätta att skicka pappersfakturor. Då måste myndigheten skanna och tolka fakturan samt lägga in den i sitt system för elektronisk fakturahantering (EFH-system). De fakturor som inte behöver hanteras elektroniskt är utländska fakturor och s.k. förenklade fakturor. Många utländska fakturor kan hanteras elektroniskt men i vissa fall är dessa uppställda eller utfärdade på sådant sätt att detta inte är möjligt. Förenklade fakturor (t.ex. kassakvitton) kan i vissa fall användas vid omsättning av varor och tjänster som uppgår till ett mindre belopp. I dessa fall behöver endast ett begränsat antal uppgifter finnas på fakturan. Förenklade fakturor används vanligtvis vid köp över disk eller vid köp av tåg- och bussbiljetter via automat. Om den förenklade fakturan upprättas i pappersform behöver denna inte överföras till elektronisk form Handledningar och andra stödinsatser ESV har inom SFTI tagit fram en handledning kring rättsfrågor vid e-fakturering. I denna grupp deltog även Riksarkivet, Skatteverket och Bokföringsnämnden med flera. I handledningen behandlas civilrättsliga och offentligrättsliga frågor knutna till mottagande av handlingar, konvertering mellan format samt arkiveringsfrågor. ESV har även tagit fram handledningen Att hantera fakturor elektroniskt (ESV 2008:10). I handledningen beskrivs hur ESV föreskrifter och allmänna råd till 21 f FBF bör tolkas. Därutöver har ESV lagt ut principiella frågor och svar på sin webbplats för att myndigheten löpande ska få aktuell information om tolkningen av regelverket. ESV har sedan arbetet med förstudien även ett löpande samarbete med Riksarkivet angående frågor om arkivering av elektroniska dokument. Ett resultat av detta samarbete är att ESV och Riksarkivet tillsammans har gått ut med vissa 16

17 BEDÖMA BEHOV AV REGLERING förtydliganden om gallring av elektroniska dokument. Ett resultat av samarbetet är att Riksarkivet den 3 juli 2008 utfärdat föreskrifter om gallring för myndigheter som inte kan bevara sina utgående fakturor 4. Detta underlättar för de små och medelstora myndigheter som använder en fakturaportal för sina utgående e-fakturor. ESV anser att det är viktigt att arkivbestämmelserna även ytterligare anpassas till en elektronisk hantering, i annat fall kan de effektivitetsvinster som uppnås försvinna i ökade kostnader för arkivering. ESV deltar inom ramen för SFTI i en arbetsgrupp kring känslig information där bl.a. hantering av sekretessbelagd information diskuteras vid elektronisk handel i bredare perspektiv än bara e-faktura Beslut om dispenser ESV har enligt FBF möjlighet att ge dispens från att hantera fakturor elektroniskt om särskilda skäl föreligger. Den bedömningen som ESV har gjort är att särskilda skäl föreligger om en myndighet ska upphöra, slås samman med andra eller bildas under Även fall då myndigeter enbart har enstaka utgående fakturor till utomstatliga parter har undantag medgivits. ESV har fått in 36 ansökningar från myndigheter om undantag från att hantera fakturor elektroniskt i hela eller delar av verksamheten. ESV har beslutat att ge dispens till 24 myndigheter varav tre är tidsbegränsade för myndigheter som är nystartade. Nio myndigheter har inte beviljats dispens och tre myndigheter har ansökt trots att det inte behövdes i deras fall. Därutöver har regeringen gett undantag i regleringsbrevet till fem myndigheter. De senare har avsett verksamhet i utlandet samt verksamhet knuten till rikets säkerhet E-faktura i nya ramavtal i den statliga inköpssamordningen ESV:s samordningsfunktion för statlig inköpssamordning har under våren 2007 i information till ramavtalsslutande myndigheter 5 uppmärksammat behovet av att införa bestämmelser om e-fakturering i de statliga ramavtalen. Där konstateras att alla nya upphandlingar bör innehålla rutiner för att få e-faktura. Statlig inköpssamordning har gått ut med rekommendation till ramavtalsmyndigheter att beakta detta i kommande upphandlingar inom ramen för den statliga inköpssamordningen. Erfarenhetsutbyte har genomförts inom juristnätverk inom inköpssamordningen för att enas om lämpliga sätt att hantera frågan i avtalstexter. 4 RA-MS 2008:39 5 Se brev daterat via 17

18 BEDÖMA BEHOV AV REGLERING ESV har spridit rekommendationerna om hantering av krav på e-faktura i upphandlingar även till övriga myndigheter. 4.2 Nuläge Föreskrifter är beslutade och stöd finns kring dessa enligt ovanstående redovisning. I nuläget bedömer ESV detta tillräckligt. Några övriga behov av reglering inom standardområdet har ännu inte tillkommit. Få myndigheter har kommit så långt att de har praktisk erfarenhet som kan ge förslag till ändringar. Kommande arbete om elektroniska inköpsprocesser kan föranleda behov att se över VERFAFS 2007:1. Förordningen (SFS 2006:1486) omfattar endast fakturor. Det bör utredas om det är möjligt att utvidga kravet till att även fakturaliknande dokument innefattas i kravet att hantera fakturor elektroniskt, t.ex. rekvisitioner av bidrag och avisering m.m. Riksarkivet har utfärdat föreskrifter om gallring för myndigheter som inte kan bevara sina utgående fakturor elektroniskt (RA-MS 2008:). ESV avser att göra en framställan till Riksarkivet om att få gallra pappersfakturor som skannats och sedan hanteras i elektronisk form. Gallring av pappersfakturor tidigare än tio år skulle då kunna ge ytterligare kostnadsbesparingar hos myndigheterna. Regeringen bör undersöka möjligheten för små myndigheter att samordna nya funktioner som e-faktura, men också senare för inköpsprocessen i sin helhet för att ytterligare effektivisera. 18

19 ESV:S STÖD 5 ESV:s stöd Uppdraget: ESV skall ge myndigheterna stöd i deras införande av elektronisk fakturahantering i form av vägledningar och möjligheter till erfarenhetsutbyte. 5.1 Genomförda åtgärder Informationsmöten ESV har fortlöpande bjudit in statliga myndigheter till informationsmöten om införandet av e-faktura i staten. För att presentera de slutna ramavtalen, delar av stödpaketet samt hur myndigheterna kan välja mellan ramavtalen, har ESV genomfört ett referensgruppsmöte och sex lanseringsmöten. På lanseringsmötena deltog också de båda ramavtalsleverantörerna med varsin timmes presentation. Mötena genomfördes under februari och mars 2007 och besöktes av 191 myndigheter och sammanlagt 428 personer. Det innebär att det bara är ett fåtal myndigheter som inte deltagit vid lanseringsmöten. För att stödja myndigheterna i införandet av elektroniska fakturor har ESV under mars 2008 genomfört tre informationsmöten kring frågor om regelverk, krav på e- faktura, frågor kring ramavtalen, hantering av utgående faktura och leverantörsbearbetning. Flera myndigheter deltog och presenterade goda exempel från det egna införandet. Mötena besöktes av 145 myndigheter och sammanlagt 293 personer. ESV har dessutom deltagit i ett stort antal seminarier för att informera myndigheter. Det har exempelvis skett via flera konferenser, nätverk för ekonomihandläggare, Sveriges universitets- och högskoleförbund samt utbildning för revisorer inom Riksrevisionen Utbildning För att stödja myndigheterna i det fortsatta genomförandet, har ESV tillsammans med SFTI genomfört nio utbildningstillfällen i Svefaktura under perioden januari 2006 till juni Vid dessa utbildningar har både myndigheter, kommuner, landsting, företag och systemleverantörer deltagit. Totalt har 241 personer deltagit vid dessa utbildningar. 19

20 ESV:S STÖD Stödpaket För att stödja myndigheterna i införande av elektroniska fakturor har ett omfattande stödpaket tagits fram. Detta presenteras på ESV:s webbplats I paketet finns bl.a. handledningar, bildspel, böcker och en kalkylmodell för en förenklad lönsamhetsbedömning av införandet i enskilda myndigheter. Handledningarna är indelade i fyra underrubriker: Förstudie, Delprojekt EFHinförande, Delprojekt fakturaväxel och skanningsinförande samt Övriga dokument. Nedan visas en trädstruktur över framtagna handledningar som ESV tagit fram för införandet av e-faktura: Figur 1: Sammanställning över handledningar i ESV:s stödpaket för e-faktura Handledningar Förstudie Delprojekt EFH Införande Delprojekt fakturaväxel och skanning Införande Övriga Införandestrategi för e-faktura Fakturahantering i staten Svefaktura i staten Ordlista Vägledning inför avrop Leverantörsbearbetning Frågor och svar Att införa e-faktura bildspel Utgående faktura Förenklad kalkyl e-faktura Myndigheters hantering av rättsfrågor vid elektronisk fakturering Systemdokumentation och behandlingshistorik E-handel redovisning och juridik Förenklat EDI-avtal Svefaktura formatet vid skanning Frågor och svar och ESV:s ordlista för e-faktura På ESV:s webbplats redovisas myndigheternas frågor och svar knutet till e-faktura. En särskilt e-postadress e-faktura@esv.se finns knuten till e-fakturainförandet. På webbplatsen finns också ESV:s ordlista för e-faktura som också ger svar på många frågor. 20

21 ESV:S STÖD ESV-nytt ESV-nytt är ett nyhetsmagasin som kommer ut fyra gånger per år. I varje nummer finns flera artiklar om e-fakturainförandet. En återkommande artikel är att ta upp vanliga frågor och svar som kommit in till ESV Samordning av statens leverantörsbearbetning Under maj och oktober 2007 höll ESV workshops kring leverantörsbearbetning och leverantörsanslutning där deltagare från flertalet av statens 25 största myndigheter fanns representerade. Samtliga deltagarna var överens om att det är av stor vikt att ESV fortsätter att arbeta med leverantörsbearbetning även efter den 1 juli Enskilda myndigheter har svårare att ställa krav på sina leverantörer. Många var också överens om behovet av samordning för en enhetlig användning av Svefakturastandarden och därmed en mer tidseffektiv anslutning för både leverantörer och myndigheter. Genom denna samverkan ökar också statens chanser att få in e-fakturor i Svefaktura-format. Med Svefaktura undviks kostsamma konverteringar och därmed ytterligare besparingar för staten. I ESV:s stödpaket finns rekommendationer för användning av Svefaktura i staten och en handledning kring leverantörsbearbetning. ESV:s arbete med leverantörsbearbetning redovisas mer under avsnitt 6 nedan Samordning kring utgående faktura och inomstatlig fakturering Enligt ESV:s uppskattningar, ställer myndigheterna ut minst 12 miljoner kundfakturor och minst sex miljoner fakturaliknande dokument som aviseringar, bidragshantering, rekvisitioner m.m. per år, både till företag, myndigheter och privatpersoner. ESV har därför tagit fram en handledning för utgående faktura som särskilt belyser frågeställningarna för de myndigheter som själva ställer ut fakturor. ESV har tillsammans med myndigheter i flera workshops för att hämta in erfarenheter och synpunkter för att underlätta övergången till e-faktura för hela staten. Samtliga myndigheter ska från 1 juli både kunna ta emot och sända elektroniska fakturor, vilket innebär att normalt inte behövs någon överenskommelse mellan myndigheter för att skicka Svefaktura. ESV har samlat in uppgifter över myndigheternas organisationsnummer, deras EFH-system, faktureringssystem, samt beställarreferenser. Denna sammanställning syftar till att underlätta för dem som vill fakturera statliga myndigheter. ESV har tillsammans med myndigheter som 21

22 ESV:S STÖD Skatteverket, SPV, Kammarkollegiet arbetat i workshops för att hämta i synpunkter och erfarenheter för att underlätta införandet för samtliga myndigheter Piloter kring elektronisk fakturahantering Krisberedskapsmyndigheten (KBM) och Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI) genomförde tillsammans med ESV under hösten 2006 och våren 2007 pilotprojekt för införande av EFH-system. Syftet med pilotprojekten var bl.a. att samla in erfarenheter för att ta fram det goda exemplet för kompetensöverföring till övriga myndigheter. KBM:s förstudie ingår som en del av ESV:s stödpaket Kammarkollegiet Administrativ service Kammarkollegiet Administrativ service är ett servicecenter för ekonomi- och löneadministration inom staten. De sköter den löpande redovisningen för ett 40-tal myndigheter. Kammarkollegiet har genom ESV:s ramavtal för elektroniska fakturor, avropat tjänster för fakturaväxel, skanning och tolkning samt EFH-system för alla dessa myndigheter såsom ett avrop. Kammarkollegiet har utvecklat paketlösning som erbjuder tillgång till dessa tjänster. Genom en standardmodell och stordriftsfördelar har införandet av e-fakturahanteringen kunnat genomföras till en väsentligt lägre kostnad för kunderna än vid enskilda införandeprojekt. ESV konstaterar att Kammarkollegiets arbete varit mycket framgångsrikt. Kammarkollegiet har ett standardiserat förfarande och sätter upp lösningarna åt sina kunder inom tre veckor. Kammarkollegiet erbjuder därefter en helhetslösning för den löpande hanteringen som är mycket uppskattad av kunderna. Kostnaden för myndigheter som valt att införa e-faktura med stöd av Kammarkollegiet har varit ca kr, vilket är mindre än en fjärdedel av vad flera mindre myndigheter som valt att göra införandet på egen hand. Förutom det 40-tal myndigheter som Kammarkollegiet redan tidigare sköter den löpande redovisningen för har 25 andra myndigheter anslutits enligt denna modell. ESV bedömer att ytterligare några myndigheter skulle ha vunnit på att gå denna väg Referensgrupp och workshops Förankring av ESV:s arbete har gjorts i en referensgrupp med representanter från ett 40-tal olika myndigheter. ESV har också hållit ett stort antal workshops för att fördjupa diskussionen kring behov och införandemetod. 22

23 ESV:S STÖD 5.2 Nuläge ESV kommer under hösten att följa och stödja myndigheternas arbete genom dagliga kontakter bl.a. via vår gemensamma e-postbrevlåda för e-faktura samt via telefon. Information läggs löpande ut på ESV:s webbplats. ESV planerar att under hösten 2008 bjuda in samtliga myndigheter till informationsdagar för att på så sätt fånga upp eventuella kvarstående frågor i samband med övergång till elektronisk fakturahantering. 23

24 INCITAMENT FÖR LEVERANTÖRER 6 Incitament för leverantörer Uppdraget: ESV skall analysera incitament för att få leverantörer att skicka och ta emot fakturor elektroniskt och föreslå åtgärder på området. ESV skall därvid samråda med representanter för näringslivet, t.ex. leverantörsföreningar. 6.1 Genomförda åtgärder Efter att ha genomfört workshops med ett flertal myndigheter beslutades under våren 2007 att ESV skulle koordinera kartläggningen av leverantörer så att alla större leverantörer får samma budskap kring statens införande av e-faktura samt specifikt information om standarden Svefaktura. ESV tog också på sig att sammanställa och publicera information som är intressant för alla myndigheter kring enskilda företags status och kontaktpersoner Fördelar för leverantörer För att få gehör hos näringslivet har ESV identifierat incitament för leverantörerna att skicka och ta emot e-fakturor. Leverantören sparar kostnader för utskrift, kuvertering och porto. Leverantören kan nå alla statliga myndigheter och även en stor del av hela offentliga sektorn med en fakturastandard. I upphandlingssammanhang har de leverantörer som kan erbjuda e-fakturor konkurrensfördel gentemot de som inte kan erbjuda det. Likviditet är en viktig faktor, särskilt för många små och medelstora företag. ESV ser tillsammans med Riksgälden över möjligheten att i vissa fall få myndigheterna att erbjuda sina leverantörer snabbare betalningsvillkor om leverantören skickar elektroniska fakturor. Idag betalar myndigheterna för skanning och tolkning av fakturor som skickas i pappersform. Möjligheterna att låta företagen stå för kostnaden att skanna och tolka fakturor kan utredas. Nedan beskrivs vilka aktiviteter ESV har genomfört för att informera statens leverantörer om dessa fördelar samt stötta leverantörerna i deras införande tillsammans med myndigheterna Informationsspridning ESV har deltagit vid seminarier och branschföreningsträffar under för att informera om statens övergång till e-faktura och vad det innebär för myndigheter respektive leverantörer. 24

25 INCITAMENT FÖR LEVERANTÖRER Information riktad till näringslivet har löpande publicerats på Myndigheterna har löpande informerats om leverantörernas status genom information på ESV:s webbplats. Ett flertal annonser har också publicerats i dagspressen Leverantörskontakter Under 2007 och 2008 har ESV kontaktat de 100 största leverantörerna till staten för att informera om statens övergång till e-faktura. Detta har bidragit till att dessa leverantörer, som representerar ca 45 procent av statens totala fakturamängd, har fått den information och stöd de behöver för att kunna skicka Svefaktura. Leverantörernas kontaktpersoner, tidplaner och status har löpande publicerats på Detta har både tjäna som inspiration för andra leverantörer, men också för att myndigheterna snabbare ska kunna få reda på aktuell information om vilka leverantörer som kommer att kunna eller kan skicka Svefaktura. Detta besparar myndigheterna mycket jobb. Under 2008 har ESV även kontaktat de leverantörer som är i storleksordningen Totalt skickar de 500 största leverantörerna ca 60 % av alla fakturor till staten. Syftet med informationskampanjen var att informera dessa leverantörer om statens införande av e-faktura samt erbjuda dem ett sätt att själva registrera de uppgifter som ESV fortlöpande publicerar på webben. Detta arbete kommer att fortsätta under hela Stöd till leverantörer ESV har, tillsammans med SFTI och ramavtalsleverantörerna för e-faktura, tagit fram en processbeskrivning som visar hur man går tillväga för att börja skicka e- fakturor till staten och vem som ansvarar för vad. SFTI erbjuder leverantörer och systemleverantörer en online-tjänst för att kunna testa sina Svefakturor. Denna tjänst har byggts ut ytterligare för att minska behovet av manuella tester. ESV har svarat på frågor från både leverantörer och myndigheter via den speciellt inrättade e-postadressen e-faktura@esv.se och genom personliga kontakter. Detta stöd behöver finnas under resten av 2008 och förmodligen ännu längre. ESV har också hjälpt leverantörer att identifiera relevanta pilotmyndigheter som de kan genomföra tester tillsammans med. 25

26 INCITAMENT FÖR LEVERANTÖRER Samarbete ESV samarbetar med Sveriges Kommuner och Landsting kring leverantörskontakter och deltar i deras grupp för leverantörsbearbetning. På detta sätt kan offentlig sektor ge en tydligare bild till varu- och tjänsteleverantörerna, för användningen av standarder för e-handel. ESV har också tagit initiativ till att så långt som möjligt ha gemensamma handledningar och utbildningar för hela den offentliga sektorn genom SFTI. ESV har haft kontakt med flera systemleverantörer av e-fakturalösningar. På detta sätt nås leverantörer med samma information från flera håll. I samarbete med Nutek erbjuds företag finansieringshjälp via programmet Handlingskraft med IT (HIT). Genom detta projekt erbjuds företag i samverkan, ickevinstdrivande organisationer och myndigheter att söka projektmedel. Syftet är att öka affärsmöjligheterna och stärka konkurrenskraften hos små och medelstora företag genom användningen av IT. 6.2 Nuläge Av de 100 största leverantörerna är drygt 90 procent positiva till att stödja Svefaktura. Ca 4 procent av dessa är idag klara att skicka Svefakturor och ytterligare ca 20 procent är i slutfasen av sina tester. ESV har börjat få in kontaktuppgifter och status av leverantörerna Under 2008 räknar ESV med att fortsätta informera och stötta dessa leverantörer i deras införande av e-faktura. Många leverantörer är på god väg att komma igång med Svefaktura. Eftersom även många kommuner och landsting valt att arbeta med samma format kan leverantörerna nå en stor del av hela den offentliga sektorn med samma fakturaformat. 26

27 REDOVISNING AV MYNDIGHETERNAS STATUS 7 Redovisning av myndigheternas status 7.1 Genomförda åtgärder Från den 1 oktober 2007 och fram till sommaren 2008 har myndigheterna regelbundet fått svara på enkäter för att ta reda på hur långt de kommit i sitt införandeprojekt avseende elektronisk fakturahantering. Via enkätsvaren har ESV kunnat identifiera risker i införandet och stötta dem som behöver hjälp i sitt införande. ESV har publicerat enkätsvaren på Statuslistan har varit ett bra verktyg till benchmarking myndigheter emellan men har också varit värdefull för att underlätta kontakter mellan de företag och myndigheter som vill börja skicka e- fakturor till myndigheter redan före 1 juli. ESV har även samlat in kompletterande information om myndigheternas infrastruktur och beställarreferenser. Denna information har publicerats på ESV:s webbplats för att underlätta för myndigheterna när de ska börja skicka elektroniska fakturor inom staten. ESV har också samlat in och publicerat testfiler från ett flertal myndigheter för att underlätta och effektivisera testförfarandet mellan myndigheter. Utöver det har ESV samordnat insamling av information för att underlätta den inomstatliga faktureringen. 7.2 Nuläge Införandet av e-faktura har gått bra och de flesta myndigheter har levt upp till målen enligt kraven i bokföringsförordningen. Nästan alla myndigheter kan skicka och ta emot elektroniska fakturor. Nedanstående två diagram visar antalet myndigheter som kunde skicka respektive ta emot Svefaktura den 1 juli ESV har i regelverket tilldelats en möjlighet att bevilja dispens för myndigheter angående e-fakturainförandet. ESV har beviljat 24 dispenser och regeringen har beviljat fem dispenser. Dispenser har getts restriktivt och utifrån definierade skäl, se avsnitt Dessa 29 myndigheter ingår inte i nedanstående två diagram. 27

28 REDOVISNING AV MYNDIGHETERNAS STATUS Figur 2: Antalet myndigheter som den 1 juli 2008 kunde skicka Svefaktura 1% Ja Nej 99% Figur 3: Antalet myndigheter som den 1 juli 2008 kunde ta emot Svefaktura 2% Ja Nej 98% Enstaka myndigheter hade den 1 juli 2008 delar av verksamheten som ännu inte hunnit ställa om till e-fakturering, men i de flesta fall kommer myndigheterna ganska snart att uppfylla kraven i sin helhet. Detta framgår av nedanstående diagram som visar myndigheternas status enligt ESV:s uppföljning den 1 juli. 28

29 REDOVISNING AV MYNDIGHETERNAS STATUS Figur 4: Status för införandet av e-faktura den 1 juli 0% 4% Ok Avvikelse Varning 96% Några av de myndigheter som rapporterade att de kunde ta emot e-fakturor 1 juli var inte klara med att införa EFH-systemet i hela organisationen och därmed hade totalt sett ca fyra procent av myndigheterna status Varning i ESV:s projektuppföljning. Projektstatus Varning fick de som svarat nej på frågan om de kunde skicka eller ta emot e-faktura eller om de inte hade infört EFH-systemet fullt ut i organisationen. Det fåtal som var försenade den 1 juli beräknas vara klara under hösten Nedanstående diagram visar utvecklingen över tiden. Där framgår att införandet kom igång sent, men tack vare intensivt arbete under första halvåret 2008 har nästan alla myndigheter nått målen i tid. 29

30 REDOVISNING AV MYNDIGHETERNAS STATUS Figur 5: Hur införandet av e-faktura i staten har utvecklats över tiden Antal myndigheter Kan skicka Svefaktura Kan ta emot Svefaktura 50 0 Okt 2007 Nov 2007 Dec 2007 Jan 2008 Feb 2008 Mar 2008 Apr 2008 Maj 2008 Jun 2008 Jul myndigheter kunde skicka Svefaktura och 219 myndigheter kunde ta emot Svefaktura den 1 juli. Arbetet har inför den 1 juli 2008 i första hand varit fokuserat på att komma igång med den inomstatliga faktureringen, men under hösten kommer arbetet med att ansluta utomstatliga leverantörer att intensifieras. Under hösten kommer även faktureringsrutiner och system att justeras för att kunna dra full nytta av den nya faktureringslösningen. 30

31 SLUTSAMMANSTÄLLNING AV PROJEKTET 8 Slutsammanställning av projektet 8.1 Projektmål Kraven på statliga myndigheter regleras i 21f FBF som säger att statliga myndigheter ska hantera inkommande och utgående fakturor elektroniskt. Ändringen trädde i kraft den 1 juli Innebörden i detta har preciserats av ESV i föreskrifter och allmänna råd till denna förordning. Dessa krav definierar en lägsta nivå för projektmålen för respektive myndighet. Enskilda myndigheter går många gånger längre och utför fler åtgärder i sitt införande av e-faktura. Nedan summeras kraven på myndigheterna översiktligt: Fakturering mellan myndigheter ska göras helt elektroniskt både för fakturautställare och fakturamottagare. Myndigheter ska hantera utgående fakturor i ett faktureringssystem och sända e- faktura. Myndigheter ska hantera inkommande fakturor i ett EFH-system, både skannade och tolkade fakturor samt elektroniska fakturor. Fakturering ska göras elektroniskt till/från de utomstatliga affärspartners som så önskar. Om företag som fakturerar staten inte erbjuder e-faktura ska myndigheten skanna och tolka dessa fakturor för hantering i EFH-system. I föreskrifter och allmänna råd anges också några begränsningar som exempelvis att reglerna avser fakturor enligt mervärdesskattelagstiftningens definition och att utländska fakturor undantas. Via allmänna råd betonar ESV att myndigheterna kan gå längre än vad kraven säger om myndigheten själv kan se att det är kostnadseffektivt eller ger service- och kvalitetsvinster internt eller för omvärlden Måluppfyllnad leverantörsfaktura Målen att hantera inkommande fakturor elektroniskt är uppfyllda för staten som helhet. Myndigheterna kan hantera såväl elektroniska fakturor som pappersfakturor som skannats och tolkats. Detta avser såväl fakturor från andra statliga myndigheter som från utomstatliga fakturautställare. Det är enbart 10 myndigheter som ännu inte infört EFH-system i hela sin organisation. I flera av dessa fall handlar det om mindre förseningar och myndigheterna kommer att vara färdiga med införande under hösten så att de uppfyller kraven i FBF. 31

32 SLUTSAMMANSTÄLLNING AV PROJEKTET Många myndigheter hanterar också fakturaliknande dokument elektroniskt, d.v.s. rekvisitioner, aviseringar m.m.. Dessa omfattas inte av kraven men ESV har lyft fram att bör hanteras elektroniskt om det kan effektivisera verksamheten Måluppfyllnad kundfaktura Målen att hantera utgående fakturor är uppfyllda för staten som helhet. De myndigheter som har faktureringssystem har i de flesta fall stöd för e-faktura och kan då skicka e-faktura både till statliga myndigheter och utomstatliga fakturamottagare. Myndigheter som tidigare inte har egna faktureringssystem och ofta har mycket små mängder utgående fakturor, kan använda fakturaportalen via de statliga ramavtalen. Det kräver inga anskaffningar eller ändringar i systemen. Fyra myndigheter har haft svårt att anpassa sina system i tid. Också dessa myndigheter väntas inom ganska kort tid kunna leva upp till kraven. 8.2 Effektmål I ESV:s förstudie från 2005 om e-faktura i staten konstaterades stora möjligheter att effektivisera den statliga administrationen avseende fakturahantering. Nettonyttan för staten med förslaget obligatorisk väg uppskattades till 3,9 miljarder kronor, sett över hela kalkylperioden En stor del av detta ansågs möjligt att falla ut i faktiska rationaliseringar i den statliga verksamheten. Dessutom konstaterades flera viktiga nyttor i verksamheterna av kvalitativ karaktär som inte värderats i pengar, men som ändå är viktiga att beakta. De mål som sattes upp gällde: Tidsvinster i hanteringen av fakturor Kostnadsbesparingar knutet till hanteringen av fakturor Kvalitetsvinster i fakturahanteringen som inte har värderats i pengar. Nedan redogörs för hur dessa mål ska kunna uppfyllas för statsförvaltningen som helhet. Att införa e-fakturering är ett förändringsarbete som kommer att ta tid innan den fulla potentialen kan utnyttjas. Lönsamhetsbedömningen i förstudien sträckte sig över sju år och inledningsvis väntades relativt små effektiviseringsmöjligheter finnas. Nedanstående diagram visar hur ESV i förstudien förväntade sig att utveckling skulle ske. 32

33 SLUTSAMMANSTÄLLNING AV PROJEKTET Figur 6: Beskrivning av förväntad utveckling av faktisk hemtagning av nyttor Hemtagning 100 % Tid Innebörden i diagrammet är att omställningen görs gradvis och inarbetande av nya rutiner, arbetssätt och organisationsformer tar tid. I ESV:s förstudie gjordes bedömningen att bara en knapp tredjedel av den möjliga potentialen faktiskt tas hem under det första året efter införandet. Utifrån ovanstående står det klart att det i dagsläget är för tidigt att uppskatta måluppfyllnad angående effekthemtagning i myndigheterna. Det finns anledning att göra en uppföljning av införandet av e-faktura efter några års användning. En ytterligare faktor som är viktig för att kunna nå målen om effektivisering är att andelen e-faktura ökar i enlighet med ESV:s uppskattningar. Nedanstående diagram visar hur fördelningen mellan e-faktura och pappersfaktura förväntas se ut över tiden: Figur 7: Beskrivning av förväntad fördelning mellan olika former av fakturor över tiden 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% skannade fakturor Fakturaportal Övriga e-fakturor Svefakturor ESV bedömer att det förändringstryck som behövs i processen att möjliggöra faktiska rationaliseringar vid införande av elektroniska fakturor i staten bör ingå som en del i ett generellt produktivitetstryck på myndigheterna. Detta resonemang har 33

34 SLUTSAMMANSTÄLLNING AV PROJEKTET förts i ESV:s rapport Gemensamma lösningar för effektivare administration (ESV 2007:33) samt delrapporten Införandet av elektroniska inköp i staten (ESV 2008:14). 8.3 Lärdomar av införandet Nedan görs en kort sammanfattning av de lärdomar som gjorts av införandet av e- faktura i statsförvaltningen Utmaningar När införandet inleddes hade enbart ett fåtal myndigheter börjat använda e-fakturor. Det var fler som börjat skanna pappersfakturor för hantering i EFH-system. Detta har inneburit att området har varit nytt för många och behovet att sprida kunskap har varit särskilt viktigt. Relativt många myndigheter är små och medelstora och införandet av e-faktura kan många gånger upplevas tungt att genomföra i en liten organisation. ESV konstaterade i förstudien 2005 vikten av att etablera enkla lösningar just med tanke på att göra e- fakturering möjligt också för denna grupp. Tidsplanen för införandet kortades med ett år i december 2006 av regeringen. Detta innebar att tid för föreberedelser och pilotprojekt minskade. Belastningen på systemleverantörernas konsulter ökade också genom att samma antal myndigheter skulle genomföra sina införandeprojekt på kortare tid. Kraven på myndigheterna innebär att all fakturering mellan myndigheter ska göras elektroniskt den 1 juli Att samtidigt för alla myndigheter gå från pappersfakturor till e-fakturor kräver samordning och kontakter mellan berörda inom ett mycket kort tidsspann. När de statliga myndigheterna började sitt införande av e-faktura hade Svefakturastandarden begränsad spridning. När staten valde Svefaktura som standard för e-faktura fick denna bredare förankring både i offentlig sektor och i näringslivet. ESV:s arbete med rekommendationer om tillämpning av standarden samt information till statens leverantörer har därför varit viktig. Det är mottagaren av fakturor som gör de största vinsterna på övergång till e- fakturering. Därför har det inte varit svårt att vinna gehör hos myndigheterna för övergången till e-faktura. För att potentialen ska kunna realiseras är det viktigt att också företagen som ställer ut fakturor ser fördelar, främst eftersom de inte är tvingade till e-fakturering. 34

35 SLUTSAMMANSTÄLLNING AV PROJEKTET Framgångsfaktorer ESV har varit mån om att ha en nära dialog med representanter från de statliga myndigheterna för att fånga deras behov och säkerställa att ESV:s arbete stödjer enskilda myndigheters införande. Under förstudien bildades en referensgrupp och därutöver har olika former av workshops och nätverk etablerats i specifika frågor. ESV förespråkade en stegvis ansats för införandet av elektronisk handel som regeringen också senare ställt sig bakom i handlingsplanen för e-förvaltning. Det är nödvändigt för att inte göra projekten alltför omfattande. Regeringens beslut att göra e-fakturering obligatoriskt för samtliga myndigheter den 1 juli 2008 samt ESV:s uppdrag att leda och samordna införandet i staten har varit mycket viktiga för att lyckas med införandet. Myndigheternas införande av e-faktura har underlättats genom framtagning av stödpaket (handledningar, checklistor och annan information). ESV har också hållit informationsmöten och svarat på frågor från enskilda myndigheter kring införandet. Detta arbete kräver stora resurser, men betalar sig genom att enskilda myndigheters arbete underlättas avsevärt. För att ett samordnat införande skulle vara möjligt för statsförvaltningen har det varit en nödvändighet att ramavtal för e-faktura, som ger myndigheterna enhetliga systemlösningar och tillhörande tjänster, tecknades. Tillsammans med den gemensamma standarden Svefaktura har en hel infrastruktur etablerats som också ger företag olika möjligheter att e-fakturera staten. Att Kammarkollegiets Administrativa service tagit fram tjänster för e-faktura för de små och medelstora myndigheterna har varit viktigt. Det har gett dessa myndigheter mycket enkla och kostnadseffektiva införanden av e-fakturalösningarna. Samverkan med andra stabsmyndigheter är viktigt. Införandet av e-faktura har haft nära kopplingar till Verva, Riksarkivet och Riksgälden. Därutöver har samverkan med Sveriges Kommuner och Landsting varit särskilt viktigt för att offentlig sektor ska arbeta som en helhet i e-handelsfrågor gentemot näringslivet. 8.4 Fortsatt arbete Som det framgår ovan är införandet av e-faktura inte över i och med att den 1 juli 2008 är passerad. För myndigheterna återstår arbete att vidareutveckla sin e- fakturering genom att trimma in rutiner, ansluta fler leverantörer samt att ta valbara delar i bruk såsom tjänst för utskrift av pappersfakturor och e-faktura till privatpersoners Internetbank. Här redogör ESV för hur frågor om e-faktura kommer 35

36 SLUTSAMMANSTÄLLNING AV PROJEKTET att hanteras av ESV framöver inom ramen för den ordinarie verksamheten i myndigheten. Det är viktigt att upprätthålla samordning i staten kring e-faktura för att verkligen nå målen för detta arbete, som ju sträcker sig över flera år framöver Stöd till myndigheterna Stödet från ESV framöver ska rikta sig både till myndigheter som ännu inte lever upp till kraven i FBF och till de myndigheter som vill utveckla sin fakturahantering ytterligare i syfte att effektivisera sin administration Samordning av leverantörsanslutning För att nå målen om effektivisering behöver andelen e-fakturor öka. ESV kommer också framöver att arbeta med samordning av arbetet ut mot näringslivet för att få fler företag att skicka e-faktura. Det är resurseffektivt och ger större genomslag när staten går ut gemensamt. För företagen underlättar det också eftersom lösningarna därmed väntas bli mer enhetliga Regelförenklingar ESV har föreskriftsrätt till 21 f i FBF. Förändringar av föreskrifter och allmänna råd hanteras inom ramen för ESV:s ordinarie regelgivningsprocess. Införandet av elektroniska inköpsprocesser i staten kommer att ställa krav på normering av standarder inom e-handelsområdet vilket ESV beskrivit i sin delrapport i uppdraget om e-inköp. Med anledning av detta är det sannolikt att ESV tillsammans med Verva kommer att behöva se över föreskriften om standard för e-faktura 6 som Verva utfärdat på initiativ av ESV. ESV kommer under hösten 2008 att fortsätta diskussionen med Riksarkivet i syfte att förenkla arkivering av fakturor ytterligare som beskrivit i avsnitt ovan Incitament Frågan om att medge snabbare betalning vid e-fakturering ska undersökas tillsammans med Riksgälden under hösten Under 2010 kan en analys göras av möjligheterna att låta företagen stå för kostnaden att skanna och tolka fakturor. 6 VERVAFS 2007:1 36

37 SLUTSAMMANSTÄLLNING AV PROJEKTET Uppföljning ESV kommer att fortsätta statusuppföljningen för myndigheterna under hela Denna uppföljning görs på kvartalsbasis, men myndigheter uppmanas att fortlöpande meddela ändrad status till ESV Infrastruktur ESV:s arbete att förvalta ramavtalen för e-faktura är viktigt för att underlätta myndigheternas användning av den gemensamma infrastrukturen. Tekniska frågor kring infrastruktur hanteras inom ramen för SFTI:s arbete tillsammans med Verva och Sveriges Kommuner och Landsting Samlat grepp inom e-handelsområdet Införande av e-faktura var det första steget knutet till inköpsprocesserna i regeringens handlingsplan för e-förvaltning. Parallellt har arbetet att förbereda för övergången till e-inköp påbörjats inom ESV på regeringens uppdrag. ESV kommer att hantera frågor om e-faktura och e-inköp samordnat eftersom det finns stora gemensamma beröringspunkter. 37

38 ESV utvecklar och förvaltar en effektiv ekonomisk styrning av staten. Vi tar fram bra beslutsunderlag för den ekonomiska politiken. Vi skapar goda förutsättningar för regering och riksdag till en tydlig och effektiv styrning av statliga myndigheter. Vi säkerställer god tillgång för myndigheterna till bra metoder och effektivt stöd i sin verksamhetsstyrning ESV har bred och djup kompetens och arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna.